Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de ... · A més dels registres...

03/09/2002 Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de documents

1/87

Índex general

Pàg. I. Disposicions de caràcter general 4 II. Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada 14 i sortida de documents de la Universitat de Girona III. Consideracions sobre el Sistema d’informació comú 19 del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona IV. Normes generals sobre el registre 23 1. Registre d’entrada de documents 26 A. Definició de les dades d’un assentament d’entrada 28 - Assentament d’un registre d’entrada del Sistema d’informació comú del registre de documents - Les dades d’un assentament d’entrada B. Segellament de documents 47 - Supòsits en què es pot segellar el document que es registra - Mètode de treball del registre C. Diagramació i descripció del procediment 51 -Diagramació -Descripció del procediment 2. Registre de sortida de documents 57 A. Definició de les dades d’un assentament de sortida 59 - Assentament d’un registre de sortida del Sistema d’informació comú del registre de documents - Les dades d’un assentament de sortida B. Segellament de documents 69 C. Diagramació i descripció del procediment 71 -Diagramació -Descripció del procediment


2/87

Índex general Pàg. Annexos 76 1. Formulari de petició de tramesa de documentació a destinacions 77 externes o generals 2. Formulari de petició de diligència 78 3. Formulari de petició d’anul·lació d’assentament 79 4. Requisits i dades bàsiques dels documents de correspondència o 80 sol·licitud expedits per la UdG

03/09/2002 Norma Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de documents

3/87

Índex. Norma Pàg. I. Disposicions de caràcter general 4 II. Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada 14 i sortida de documents de la Universitat de Girona III. Consideracions sobre el Sistema d’informació comú del registre 19 d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona IV. Normes generals sobre el registre 23

03/09/2002 4 /87

I. Disposicions de caràcter general


5/87

Índex. Disposicions de caràcter general Pàg -Articles 68 i 69 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, 6 procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 1234, de 22 de desembre de 1989) -Articles 35 c) i h), 38, 45.4 i disposició addicional segona de la 7 Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú (BOE núm. 285, de 27 de novembre 1992 modificada per la Llei 4/1999, de 13 de gener) -Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida 8 de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2004, de 27 de gener de 1995) -Decret 95/1995, de 24 de març, de modificació del Decret 360/1994, 11 de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2033, de 3 d’abril de 1995) -Decret 264/1997, de 17 d’octubre, de modificació del Decret 360/1994, 12 de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2503, de 24 d’octubre de 1997)


6/87

Articles 68 i 69 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 1234, de 22 de desembre de 1989)

TÍTOL 3 L’actuació administrativa ... Capítol 5 El procediment general SECCIÓ I Els registres comuns i les oficines de gestió unificada Article 68 A més dels registres d’entrada i sortida de documents que preceptuen les normes vigents, s’han d’establir els registres comuns a tota l’Administració de la Generalitat i les oficines de gestió unificada per a determinats procediments. Article 69 69.1 Els registres comuns han d’estar situats en els llocs que s’estableixi per reglament. 69.2 Els registres comuns han d’admetre les peticions i les instàncies que s’adrecen a qualsevol Departament de l’Administració de la Generalitat, als seus organismes autònoms, i, si escau, als ens locals, i els han de trametre al destinatari dins el termini de quaranta-vuit hores. 69.3 L’entrada d’un document en el registre comú produeix els mateixos efectes, quant al còmput de terminis, que el lliurament directe a l’òrgan o l’ens que n’és el destinatari. 69.4 Cadascun dels registres comuns ha de tenir una oficina d’informació, amb les funcions que s’estableixin per reglament.


7/87

Articles 35 c) i h), 38, 42.1, 2, 3 i 4, 45.4 i disposició addicional segona de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú* (BOE núm. 285, de 27 de novembre de 1992 modificada per la Llei 4/1999, de 13 de gener)

TÍTOL IV De l’activitat de les administracions públiques Capítol I Normes generals Article 35. Drets dels ciutadans Els ciutadans, en les seves relacions amb les administracions públiques, tenen els drets següents: ... a)A conéixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitacio dels procediments en els quals tenen la condicio de persones interessades, i a obtenir copies dels documents que contenen ... c) A obtenir còpia segellada dels documents que es presentin, aportant-la juntament amb els originals, com també a la devolució d’aquests, excepte quan els originals hagin de formar part del procediment. ... h) A l’accés als registres i arxius de les administracions públiques en els termes previstos a la Constitució i a aquesta o altres lleis. Article 38. Registres 1. Els òrgans administratius han de portar un registre general en el qual s’ha de fer constar l’assentament corresponent de tot escrit o comunicació que es presenti o que es rebi en qualsevol unitat administrativa pròpia. També s’hi ha d’anotar la sortida dels escrits i les comunicacions oficials adreçades a altres òrgans o particulars. 2. Els òrgans administratius poden crear en les unitats administratives corresponents de la seva pròpia organització altres registres amb la finalitat de facilitar la presentació d’escrits i comunicacions. Aquests registres són auxiliars del registre general, al qual han de comunicar qualsevol anotació que efectuïn. Els assentaments s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels escrits i comunicacions, i han d’indicar la data del dia de la recepció o sortida. Conclòs el tràmit de registre, els escrits i les comunicacions han de ser cursats sense dilació als seus destinataris i a les unitats administratives corresponents des

del registre en què hagin estat rebudes. 3. Els registres generals i també tots els registres que les administracions públiques estableixin per a la recepció d’escrits i comunicacions dels particulars o d’òrgans administratius s’han d’instal·lar en suport informàtic. El sistema ha de garantir la constància, en cada assentament que es faci, d’un número, epígraf expressiu de la seva naturalesa, data d’entrada, data i hora de la seva presentació, identificació de la persona interessada, òrgan administratiu remitent, si és procedent, i persona o òrgan administratiu al qual s’envia, i, si escau, referència al contingut de l’escrit o la comunicació que es registra. Així mateix, el sistema ha de garantir la integració informàtica en el registre general de les anotacions efectuades en els altres registres de l’òrgan administratiu. 4 Les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que els ciutadans adrecin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar: a) Als registres dels òrgans administratius als quals s’adrecin. b) Als registres de qualsevol òrgan administratiu que pertanyi a l’Administració general de l’Estat, a la de qualsevol administració de les comunitats autònomes, a la d’alguna de les entitats que integren l’Administració local si, en aquest darrer cas, s’ha subscrit el conveni oportú. c) A les oficines de correus, en la forma que, reglamentàriament, s’estableixi. d) A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d’Espanya a l’estranger. e) A qualsevol altre lloc que estableixin les disposicions vigents. Per mitjà de convenis de col·laboració subscrits entre les administracions públiques, s’han d’establir sistemes d’intercomunicació i coordinació de registres que garanteixin la compatibilitat informàtica així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i de les sol·licituds, els escrits, les comunicacions i els documents que

es presentin en qualsevol dels registres. 5 Per a l’eficàcia dels drets que reconeix l’article 35.c) d’aquesta Llei als ciutadans, aquests poden adjuntar una còpia dels documents que presentin juntament amb les seves sol·licituds, escrits i comunicacions. Aquesta còpia, amb l’acarament previ amb l’original per qualsevol dels registres als quals es refereixen els punts a) i b) de l’apartat 4 d’aquest article, s’ha de trametre a l’òrgan destinatari i tornar l’original al ciutadà. Quan l’original hagi de constar en el procediment, s’ha de lliurar la còpia al ciutadà, una vegada segellada pels registres i amb la comprovació prèvia de la identitat amb l’original. 6 Cada administració pública ha d’establir els dies i l’horari en què han d’estar oberts els seus registres, i ha de garantir el dret dels ciutadans a la presentació de documents previst a l’article 35. 7 Es poden fer efectius, a més d’altres mitjans, per gir postal o telegràfic, o per transferència dirigida a l’oficina pública corresponent, qualsevol tribut que s’hagi de satisfer en el moment de la presentació de sol·licituds i escrits a les administracions públiques. 8 Les administracions públiques han de fer pública i mantenir actualitzada una relació de les oficines de registre pròpies i concertades, els seus sistemes d’accés i comunicació, i també els horaris de funcionament. Article 42. Obligació de resoldre 1 L’administració està obligada a dictar resolució expressa en tots els procediments i a notificar-la sigui quina sigui la seva forma d’iniciació. … 2. El termini màxim per notificar la resolució expressa és el que fixi la norma reguladora del procediment corresponent. Aquest termini no pot excedir els sis mesos llevat que una norma amb rang de llei ’estableixi un de més llarg o que ho prevegi la normativa comunitària europea.


8/87

Articles 35 c) i h), 38, 42.1, 2, 3 i 4 i 45.4 i disposició addicional segona de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú* (BOE núm. 285, de 27 de novembre de 1992 modificada per la Llei 4/1999, de 13 de gener) 3. Quan les normes reguladores dels procediments no fixin el termini màxim, aquest és de tres mesos. Aquest termini i els que preveu l’apartat anterior es compten: a) En els procediments iniciats d’ofici, des de la data de l’acord d’iniciació. b) En els iniciats a sol·licitud de l’interessat, des de la data en què la sol·licitud hagi tingut entrada al registre de l’òrgan competent per a la seva tramitació. 4. Les administracions públiques han de publicar i mantenir actualitzades, a efectes informatius, les relacions de procediments, i n’han d’indicar els terminis màxims de durada, així com els efectes que produeix el silenci administratiu. En tot cas, les administracions públiques han d’informar els interessats del termini màxim normativament establert per a la resolució i la notificació dels procediments, així com dels efectes que pugui produir el silenci administratiu, inclosa l’esmentada menció en la notificació o publicació de l’acord d’iniciació d’ofici, o en comunicació que se’ls ha d’adreçar a aquest efecte dins dels deu dies següents a la recepció de la sol·licitud en el registre de l’òrgan competent per a la seva tramitació. En aquest últim cas, la comunicació ha d’indicar a més la data en què l’òrgan competent ha rebut la sol·licitud. … Article 45. Incorporació de mitjans tècnics ... 4. Els programes i les aplicacions electrònics, informàtics i telemàtics que siguin utilitzats per les administracions públiques per a l’exercici de les seves potestats, hauran de ser prèviament aprovats per l’òrgan competent, el qual n’haurà de difondre públicament les característiques. Article 70. Sol·licitud d’iniciació 1. Les sol·licituds que es formulin han de contenir:

a) Nom i cognoms de la persona interessada i, si s’escau, de la persona que la representi, i també la identificació del mitjà preferent o del lloc que s’assenyali per a les notificacions. b) Fets, raons i petició en què es concreti, amb tota claredat, la sol·licitud. c) Lloc i data d) Signatura de la persona sol·licitant o acreditació de l’autenticitat de la seva voluntat expressada per qualsevol mitjà. e) Òrgan, centre o unitat administrativa a la qual s’adreça. 2.Quan les pretensions corresponents a una pluralitat de persones tinguin un contingut i un fonament idèntics o substancialment similar , poden ser formulades en una única sol·licitud, llevat que les normes reguladores dels procediments específics ho disposin altrament. 3.De les sol·licituds, les comunicacions i els escrits que presentin a les oficines de l’Administració, les persones interessades en poden exigir el rebut corresponent que n’acrediti la data de presentació. S’ha d’admetre com a rebut una còpia on figuri la data de presentació anotada per l’oficina. 4. Les administracions públiques han d’establir models i sistemes normalitzats de sol·licituds quan es tracti de procediments que impliquin la resolució nombrosa d’una sèrie de procediments. Els esmentats models han d’estar a la disposició dels ciutadans en les dependències administratives. Les persones sol·licitants hi poden adjuntar els elements que estimin convenients per a precisar o completar les dades del model, els quals han de ser admesos i tinguts en compte per l’òrgan a què s’adrecin. ... Disposició addicional segona La incorporació a suport informàtic dels registres a què es refereix

l’article 38 d’aquesta Llei ha de ser efectiva en la forma i els terminis que determinin el Govern, els òrgans de govern de les comunitats autònomes i les entitats que integren l’Administració local, segons el grau de desenvolupament dels mitjans tècnics de què disposin * Traducció no oficial


9/87

Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2004, de 27 de gener de 1995) L’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, estableix una nova regulació dels registres administratius. Igualment les noves tècniques aplicables, fonamentalment en el camp de la comunicació i de la informàtica, obren la possibilitat de portar a terme les tasques relacionades amb els registres de forma més àgil i segura. Aquest Decret regula els registres integrats en el Sistema d’informació comú del registre d’entrada i de sortida de documents de l’Administració de la Generalitat i els no integrats, els quals s’hi hauran d’integrar quan sigui possible tècnicament. La finalitat del registre és aconseguir un sistema de control i de garantia interna i externa dels documents que es presenten a l’Administració i dels documents oficials que s’envien a altres òrgans o a particulars. Aquest sistema ha de ser coherent amb una Administració que es vol moderna i racional, al servei dels ciutadans i que, per tant, faciliti l’exercici dels drets i interessos d’aquests. Igualment, aquest Decret compleix el que disposa l’apartat 7 de l’esmentat article 38, que obliga a l’Administració de la Generalitat a fer pública, i mantenir actualitzada, una llista d’oficines de registre pròpies o concertades, amb els sistemes d’accés i comunicació, com també els horaris de funcionament d’aquestes. El Decret es pot vincular a la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, que regula, als articles 68 i 69, els registres comuns. Les funcions que la Llei catalana preveu per a aquests registres encaixen dins de les previstes en aquest Decret amb caràcter general, la qual cosa fa que el present Decret es pugui considerar, també d’alguna manera, com un desplegament parcial de la Llei catalana. La Llei 30/1992, de 26 de novembre, ha aprofundit en la línia que marca la Llei catalana en regular els registres comuns però de

manera que la regulació bàsica estatal resulta, en aquesta matèria, més favorable per a l’exercici dels drets i dels interessos dels ciutadans que la Llei 13/1989, de 14 de desembre. D’acord amb l’article 62.1 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, a proposta del Departament de Presidència, vist el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora, i d’acord amb el Govern. Decreto: Article 1 Tipologia de les unitats de registre 1.1 Cada departament de l’Administració de la Generalitat ha de disposar d’un registre general. Igualment han de tenir un registre general els comissionats, les delegacions territorials, les direccions generals que no estiguin en el mateix edifici que el registre general del seu departament i els òrgans assimilats als anteriors. També han de tenir un registre general les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia vinculades o dependents de l’Administració de la Generalitat. Si aquestes estan ubicades al mateix immoble que el Departament, poden utilitzar el mateix registre general. 1.2 Hi pot haver un registre general o auxiliar a les unitats administratives en què el secretari general del departament al qual estigui adscrita ho consideri necessari a la vista del volum o la naturalesa de l’activitat que portin a terme. 1.3 Els registres auxiliars estan vinculats al registre general de l’òrgan administratiu de què depengui la unitat corresponent. Els registres auxiliars han de comunicar al registre general esmentat tots els assentaments que efectuïn d’acord amb el que preveu l’article 9.2. Article 2 Acceptació i rebuig de documents Tots els registres han d’acceptar tots els documents que s’hi presentin o es rebin, sempre que s’identifiqui l’emissor del document i que s’adrecin a qualsevol de les administracions públiques consignades a l’article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les

administracions públiques i del procediment administratiu comú. Els documents que no compleixin les característiques esmentades anteriorment s’han de rebutjar. Article 3 Tipus de documents que s’han de registrar 3.1 S’han de registrar els documents de sol·licitud i els documents de correspondència. Aquests documents no s’han de registrar quan es trametin entre unitats que tinguin un mateix registre. 3.2 No s’han de registrar els documents de propaganda, encara que s’hi especifiqui una destinació, ni els documents de què s’acompanyin els documents de sol·licitud i de correspondència esmentats a l’apartat anterior. Article 4 Nous mitjans de tramesa de documents 4.1 Els nous mitjans tecnològics de transmissió de documents per vies electròniques, informàtiques i telemàtiques han de garantir l’autenticitat, la integració i la conservació de la informació, com també l’efectiva recepció d’aquests documents, tant per als òrgans administratius com per a les persones interessades. 4.2 Els documents que es trameten mitjançant fax no han de passar pel tràmit de registre mentre que amb aquest sistema no es puguin garantir els requisits consignats en l’apartat 1 d’aquest article. Quan es rebi per fax un tipus de document que s’hagi de registrar, s’ha de sol·licitar la tramesa del document original i registrar-lo quan aquest arribi al registre i serà a partir d’aquest moment quan començarà a produir-se els efectes previstos a la Llei 30/1992, de 26 de novembre. 4.3 Els telegrames només s’han de registrar quan es tracti d’un document que compleixi les característiques consignades als articles 2 i 3 d’aquest Decret. 4.4 Els documents enviats mitjançant correu electrònic entre òrgans de l’Administració de al Generalitat s’han de registrar quan es tracti de documents que compleixin les característiques consignades als articles 2 i 3 d’aquest Decret.


10/87

Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2004, de 27 de gener de 1995) Els assentaments corresponents a aquestes trameses quedaran anotats automàticament al Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents. Article 5 Registre d’entrada i registre de sortida 5.1 S’han de registrar d’entrada tots els documents que compleixin les característiques consignades a l’article 3 d’aquest Decret. 5.2 S’han de registrar de sortida els documents oficials. A l’efecte d’aquest Decret, s’entén per documents oficials els documents emesos pels òrgans administratius que s’adrecin a altres òrgans o a particulars. 5.3 S’han de registrar d’entrada però no s’han de registrar de sortida els documents que es presenten en un registre i que tenen una destinació que no correspon a la del registre on es presenti el document, és a dir, documents adreçats a destinacions d’altres òrgans de la mateixa Administració de la Generalitat o adreçats a qualsevol altra administració. Aquests documents s’han d’enviar al seu destinatari dins el termini màxim de 48 hores, després que, en el mateix registre d’entrada, s’anoti la data en què s’envia aquest document per tal de controlar-ne la tramesa. Article 6 Característiques dels assentaments 6.1 Cada assentament corresponent a la recepció d’un document ha de contenir, almenys, les dades següents: a) Número de registre, que és el número identificador del document b) Data i hora de presentació; aquesta dada indica el dia, l’hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol dels llocs de presentació consignats a l’article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre. c) Data d’alta al registre; aquesta dada indica el dia en què un document entra o surt d’un registre. d) Tipus de document, que indica la naturalesa del document que es registra, d’acord amb la classificació que assenyala l’article 3. e) Assumpte del document, que n’és un resum explicatiu del contingut. f) Data del document, que ha de ser

la data consignada al document que es registra. g) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa de procedència. h) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa de destinació. 6.2 Cada assentament relatiu a la sortida d’un document ha de contenir les mateixes dades assenyalades a l’apartat anterior, excepte la data de presentació (apartat b). 6.3 En el cas del registre d’entrada i quan el document ja hagi estat registrat dintre de l’Administració de la Generalitat, s’ha de mantenir el número identificador del document que li ha assignat el primer registre de l’Administració de la Generalitat. Article 7 Segellat de documents 7.1 El document que s’hagi de registrar s’ha de segellar. Els segells del registre han de contenir les dades següents: a) Especificació del registre de què es tracti. b) Número d’entrada o de sortida assignat al document. c) Data d’alta al registre d’entrada o de sortida del document. En el cas de les entrades, s’ha d’especificar l’hora i el minut. 7.2 No obstant el que disposa l’apartat anterior, no s’ha de segellar de sortida els documents especificats a l’article 5.3. Article 8 Tractament de les còpies dels documents al registre d’entrada. 8.1 Si la presenta i ho sol·licita la persona interessada, s’ha de segellar, amb el segell de registre, la còpia del document objecte de la inscripció, on també s’hi han d’indicar el dia, l’hora i el minut. Aquesta còpia s’ha de retornar a la persona interessada. 8.2 S’ha de posar un segell identificatiu de l’òrgan o la unitat de què es tracti a les còpies dels documents que es presentin juntament amb els documents de sol·licitud o els documents de correspondència, si ho sol·licita la persona interessada. Article 9 Garanties del registre

9.1 Els registres s’han de tancar cada dia i els assentaments han de quedar ordenats cronològicament d’acord amb la presentació o la sortida dels documents. 9.2 Els registres auxiliars han d’enviar a seu registre general tota la informació dels assentaments efectuats. Aquests assentaments han de quedar integrats al registre general sempre que es disposi dels mitjans informàtics adequats. 9.3 L’òrgan responsable del Sistema d’informació del registre d’entrades i sortides de documents ha de garantir el manteniment dels elements comuns del Sistema i de les dades compartides. 9.4 En tots els casos s’ha de garantir la certesa de les dades registrals. DISPOSICIONS ADDICIONALS -1 A l’annex d’aquest Decret s’especifiquen les oficines de registre pròpies, els sistemes d’accés i els horaris de funcionament d’aquestes. -2 El Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya és una aplicació informàtica interdepartamental desenvolupada pel Centre Informàtic de la Generalitat de Catalunya, SA, en els tres entorns que s’hi utilitzen: PC, AS/400 i Host. La utilització d’aquesta aplicació és obligatòria per a tots els registres informatitzats. -3 La interconnexió dels registres informatitzats s’ha de fer d’acord amb les disponibilitats pressupostàries de cada departament. Igualment, la incorporació al Sistema comú del registre d’entrada i sortida de documents de tots els registres no informatitzats dependents de l’Administració de la Generalitat s’ha d’efectuar d’acord amb les disponibilitats pressupostàries de cada departament. DISPOSICIÓ DEROGATÒRIA Aquest Decret deroga el Decret 134/1980, de 29 de juliol, sobre el règim de registre d’escrits i documents.


11/87

Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2004, de 27 de gener de 1995) DISPOSICIONS FINALS -1 Es faculta el Departament de la Presidència per tal que cada tres mesos faci públics, mitjançant ordre els canvis produïts a la llista d’oficines de registre pròpies, el sistema d’accés i els horaris de funcionament d’aquestes, les quals figuren a l’annex d’aquest Decret. Igualment, el Departament esmentat ha d’elaborar i fer pública, cada any, també mitjançant ordre, la llista esmentada completa i actualitzada. -2 Aquest Decret entrarà en vigor el dia 1 d’abril de 1995, excepte l’annex, que entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya. Barcelona, 15 de desembre de 1994 JORDI PUJOL President de la Generalitat de Catalunya


12/87

Decret 95/1995, de 24 de març, de modificació del Decret 360/1994, de 15 de desembre, de registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya ( DOGC núm. 2033, de 3 d’abril de 1995) El Decret 360/1994, de 15 de desembre, preveu la seva entrada en vigor (excepte els annexos) el dia 1 d’abril de 1995. Els canvis tècnics i d’organització que implica l’aplicació de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú i del Decret esmentat fan aconsellable ajornar l’entrada en vigor d’aquest Decret. Igualment, s’ha de facilitar la possibilitat que els departaments puguin, si ho consideren oportú, modificar l’horari de les oficines de registre adscrites, ja que la limitació que implica el Decret 360/1994, de 15 de desembre, dificulta el funcionament dels registres afectats especialment en moments d’afluència massiva. Aquesta mesura afavoreix l’agilitat i la flexibilitat en el funcionament dels registres i deixa en mans dels departaments, que són els millors coneixedors de la realitat i les necessitats dels registres adscrits, la possibilitat de prendre mesures que facilitin el funcionament d’aquests, sempre amb la salvaguarda dels drets dels ciutadans. D’acord amb l’article 62.1 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, a proposta del Departament de la Presidència i d’acord amb el Govern, Decreto: Article únic Les disposicions finals del Decret 360/1994, de 15 de desembre, queden redactades de la manera següent: “-1 Es faculta el Departament de la Presidència per tal que cada tres mesos faci públics, mitjançant ordre, els canvis produïts a la llista d’oficines pròpies, el sistema d’accés i els horaris de funcionament d’aquestes, les quals figuren a l’annex d’aquest Decret. Igualment, el Departament esmentat ha d’elaborar i fer pública, cada any, també mitjançant ordre, la llista esmentada completa i actualitzada. “No obstant el que s’ha exposat anteriorment, els departaments poden establir un horari específic de

registre per aquells procediments que impliquin una presentació molt elevada de documents en un termini concret. Aquesta especificació d’horari ha de figurar a la mateixa disposició on es reguli la presentació de documents i no podrà superar aquest termini de presentació. “-2 Aquest Decret entrarà en vigor el dia 1 de juny de 1995, excepte l’annex, que entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al DOGC.” DISPOSICIÓ FINAL Aquest Decret entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al DOGC. Barcelona, 24 de març de 1995 JORDI PUJOL President de la Generalitat de Catalunya.


13/87

Decret 264/1997, de 17 d’octubre, de modificació del Decret 360/1994, de 15 desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2503, de 24 d’octubre de 1997) El Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d'entrada i sortida de documents de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, modificat pel Decret 95/1995, de 24 de març, aplica i desplega la regulació bàsica que estableix la Llei 30/1992, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, per als registres administratius. La disposició final 1 del Decret esmentat faculta el Departament de la Presidència per tal que cada tres mesos faci públics mitjançant una ordre els canvis produïts a la llista d'oficines de registre pròpies, el sistema d'accés i els horaris de funcionament d'aquestes. També estableix que el Departament esmentat ha d'elaborar i fer pública cada any, també mitjançant una ordre, la llista esmentada completa i actualitzada. Des de l'entrada en vigor de la Llei 30/1992, els ciutadans poden presentar les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que adrecin als òrgans de les administracions públiques a qualsevol dels punts establerts a l'article 38.4 d'aquesta Llei, amb la qual cosa es facilita en gran mesura l'exercici dels drets dels ciutadans respecte de la presentació de documents adreçats a les administracions, atès que no està limitada a un registre concret. Els canvis que es produeixen a la llista d'oficines de registre, com per exemple, canvis d'adreça, supressions o creacions de registres, etc., són conseqüència dels canvis organitzatius que es produeixen als òrgans administratius. Aquests canvis dels òrgans administratius, segons la naturalesa que tenen, es fan públics per vies que permeten una comunicació immediata als ciutadans, com poden ser la premsa o els òrgans encarregats de facilitar informació als ciutadans. Per tots aquests motius, la publicació trimestral i parcial de la llista d'oficines de registre de l'Administració de la Generalitat perd eficàcia i utilitat com a via de comunicació immediata als ciutadans dels canvis que s'hi puguin produir.

D'altra banda, a l’esmentada disposició final 1 també s'especifica que la llista contindrà tant les oficines de registre pròpies com les concertades, d'acord amb el que disposa l'article 38.7 de la Llei 30/1992, per tal que també contingui en un futur les oficines de registre dels ens locals amb els quals l'Administració de la Generalitat subscrigui convenis. En conseqüència, d'acord amb l'article 62.1 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d'organització, procediment i règim jurídic de l'Administració de la Generalitat, d'acord amb el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora i a proposta del Departament de la Presidència, Decreto: Article únic Es modifica la disposició final 1 del Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d'entrada i sortida de documents de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, modificat pel Decret 95/1995, de 24 de març, que queda redactada de la manera següent: "-1 Es faculta el Departament de la Presidència per tal que elabori i faci pública cada any, mitjançant una ordre, la llista completa i actualitzada d'oficines de registre pròpies i concertades, el sistema d'accés i els horaris de funcionament d'aquestes. "No obstant el que s'ha exposat anteriorment, els departaments poden establir un horari específic de registre per als procediments administratius que impliquin una presentació molt elevada de documents durant el termini de presentació de documents que tinguin establert. Aquesta especificació d'horari ha de figurar a la mateixa disposició on es reguli la presentació de documents del procediment administratiu de què es tracti. El termini de vigència d'aquest horari específic no podrà superar el termini de presentació de documents que s'estableixi a la disposició en què es reguli la presentació de documents." Disposició final Aquest Decret entrarà en vigor l'endemà de la seva publicació al

Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya. Barcelona, 17 d’octubre de 1997 Jordi Pujol President de la Generalitat de Catalunya Xavier Trias i Vidal de Llobatera Conseller de la Presidència

03/09/2002

14/87

II. Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona


15/87

Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona (Aprovat per acord de la Junta de Govern de la UdG en la sessió tinguda el dia 11 de desembre de 1997, DOGC núm. 2564, de 26 de gener de 1998, BOU núm. 30, novembre-desembre de 1997 i BOE núm. 55, de 5 de març de 1998). Modificat per acord de la Junta de Govern de 2 de maig de 2002. (DOGC núm.3638, de 17 de maig de 2002). En tenir la Universitat de Girona la consideració d’Administració pública, aquesta es regeix per la Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú (BOE núm. 285, de 27/11/92), i en conseqüència, és necessària la creació d’un sistema de registre que compleixi les condicions establertes a la normativa vigent aplicable. La finalitat d’aquest Reglament és, a més de donar compliment a la normativa legal, contribuir a la millora de l’ordre i l’eficàcia en la tramitació dels assumptes i en l’activitat administrativa general de la Universitat. Aquest Reglament estableix el sistema de registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, en determina l’estructura i en regula el funcionament. La finalitat del registre és aconseguir un sistema de control i de garantia interna i externa dels documents que es presenten a la Universitat, dels documents oficials que aquesta envia a altres organismes o a particulars i també a altres administracions, quan la UdG exerceix la funció de lloc de presentació que estableix l’article 38.4 de la Llei estatal 30/92, sempre que existeixi un conveni de col·laboració amb aquelles. Aquest sistema ha de ser coherent amb una Administració que es vol moderna i racional, al servei dels ciutadans i que, per tant, els faciliti l’exercici dels drets i els interessos. Igualment aquest Reglament dóna compliment al que disposa l’article 38.7 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, que obliga la Universitat a fer pública i mantenir actualitzada una llista d’oficines de registre pròpies o concertades, amb els sistemes d’accés i comunicació, com també els horaris de funcionament d’aquestes. D’acord amb l’article 51 w) dels Estatuts de la Universitat de Girona, la Junta de Govern, a proposta de la Gerència. ACORDA:

Article únic. Aprovar el Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, que s’annexa a aquest acord. ANNEX Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona Article 1. Estructura del sistema de registre 1 La Universitat disposarà d’un sistema automatitzat de registre general únic i comú per a tots els òrgans, serveis i unitats administratives. 2 El sistema de registre general s’organitzarà desconcentradament. Per això estarà integrat per una Oficina Central de Registre (Rectorat) i per una oficina auxiliar de registre a cada àrea d’estudis. 3 Cada òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat estarà connectat al sistema de registre i podrà rebre, mantenir, emetre i consultar, segons els tipus de registre que es tracti i els atributs de cada usuari, informació relativa als assentaments dels documents registrats. 4 Els usuaris del sistema de registre de cada òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat es vincularan a l’oficina auxiliar de registre de l’àrea d’estudis on radiquin i el conjunt de les oficines auxiliars de registre estaran vinculades al Sistema General de Registre, del qual formaran part integrant. 5 El Sistema General de Registre serà gestionat per l’Oficina Central de Registre, la qual, a més d’exercir les funcions pròpies d’una oficina auxiliar en relació amb els òrgans, serveis i unitats administratives del Rectorat també exercirà les funcions d’administració i supervisió del Sistema. 6 Les funcions pròpies de les oficines auxiliars de registre seran exercides per les seccions administratives de cada àrea d’estudis. 7 Els assentaments que efectuïn les oficines auxiliars de registre

quedaran integrats al registre general de la Universitat del qual formen part. Article 2. Acceptació i rebuig de documents 1 Les oficines de registre, tant la central com les auxiliars, han d’acceptar tots els documents que s’hi presentin o que rebin sempre que s’identifiqui l’emissor del document i que s’adreci a qualsevol òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat de Girona. 2 D’acord amb el que estableix l’article 38.4 de la Llei estatal 30/92, també hauran d’acceptar els documents adreçats a qualsevol altra administració pública amb la qual la Universitat hagi subscrit un conveni a aquest efecte. 3 Els documents que no compleixin les característiques esmentades anteriorment s’han de rebutjar. Article 3. Tipus de documents que s’han de registrar 1 S’han de registrar els documents de sol·licitud i els documents de correspondència. Aquests documents no s’han de registrar quan es trameten entre òrgans, serveis i unitats administratives de la Universitat de Girona, llevat d’aquells relatius a procediments subjectes a còmput de terminis. 2 No s’han de registrar els documents de propaganda, encara que s’hi especifiqui una destinació, ni els documents de què s’acompanyin els documents de sol·licitud i de correspondència esmentats a l’apartat anterior ni els documents personals, és a dir els que s’adrecen a la persona i no a l’òrgan o al càrrec que ocupa o representa. Article 4. Nous mitjans de tramesa de documents 1 Els nous mitjans tecnològics de transmissió de documents per vies electròniques, informàtiques i telemàtiques han de garantir l’autenticitat, la integració i la conservació de la informació, com també l’efectiva recepció d’aquests documents, tant per l’Administració com per a les persones interessades. 2 Els documents que es trameten mitjançant telefax no han de passar pel tràmit de registre mentre no es


16/87

Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona (Aprovat per acord de la Junta de Govern de la UdG en la sessió tinguda el dia 11 de desembre de 1997, DOGC núm. 2564, de 26 de gener de 1998, BOU núm. 30, novembre-desembre de 1997 i BOE núm. 55, de 5 de març de 1998). Modificat per acord de la Junta de Govern de 2 de maig de 2002. (DOGC núm.3638, de 17 de maig de 2002). puguin garantir amb aquest sistema els requisits consignats en l’apartat 1 d’aquest article. Quan es rebi per telefax un tipus de document que s’hagi de registrar, s’ha de sol·licitar la tramesa del document original i registrar-lo quan arribi al registre. Serà a partir d’aquest moment quan començaran a produir-se els efectes previstos a la Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre. 3 Els telegrames només s’han de registrar quan es tracti d’un document que compleixi les característiques consignades als articles 2 i 3 d’aquest Reglament. Article 5. Registre d’entrada i registre de sortida 1 S’han de registrar d’entrada tots els documents que compleixin les característiques consignades a l’article 3 d’aquest Reglament. 2 S’han de registrar de sortida els documents oficials. A l’efecte d’aquest Reglament, s’entén per documents oficials els documents emesos pels òrgans administratius que s’adrecin a altres òrgans o a particulars. 3 S’han de registrar d’entrada però no s’han de registrar de sortida els documents que es presenten en una oficina de registre i que es destinen a òrgans, serveis i unitats administratives vinculades o dependents d’una oficina de registre diferent de la que l’ha registrat d’entrada, és a dir, documents adreçats a destinacions vinculades a altres oficines de registre de la Universitat i també els que es destinen a altres administracions, als quals es refereix l’article 2.2 d’aquest Reglament. 4 Les oficines de registre hauran de trametre els documents donats d’alta en el registre als destinataris interns (òrgans, serveis i unitats administratives de la UdG) en el termini màxim de les 24 hores següents a la data d’alta de l’assentament. Els documents amb destinació externa a la UdG hauran de ser tramesos per les oficines auxiliars de registre a l’Oficina Central de Registre en el mateix termini a fi que aquesta els pugui enviar als seus destinataris sense dilació, després d’anotar, en l’assentament corresponent del

registre d’entrada, la data en què s’envia el document per tal de controlar-ne la tramesa. Article 6. Característiques dels assentaments 1 Cada assentament corresponent a la recepció d’un document ha de contenir, almenys, les dades següents: a) Número de registre, que és el número que identifica al document. b) Data i hora de presentació; aquesta dada indica el dia, l’hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol dels llocs de presentació consignats a l’article 38.4 de la Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre. c) Data d’alta al registre; aquesta dada indica el dia en què un document entra al registre o en surt. d) Tipus de document, que indica la naturalesa del document que es registra, d’acord amb la classificació que assenyala l’article 3 d’aquest Reglament. e) Assumpte del document, que és un resum explicatiu del contingut. f) Data del document, que ha de ser la data consignada al document que es registra. g) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa de procedència. h) Identificació de la persona, l’organisme o la unitat administrativa de destinació. 2 Cada assentament relatiu a la sortida d’un document ha de contenir les mateixes dades assenyalades a l’apartat anterior, excepte la data de presentació (apartat b). 3 En el cas del registre d’entrada i quan el document ja hagi estat registrat en el registre general d’entrada de la Universitat, s’ha de mantenir el número identificador del document que li ha assignat la primera oficina de registre. Article 7. Segellat de documents 1 El document que s’hagi de registrar s’ha de segellar. Els segells del registre han de contenir les dades següents: a) Especificació del registre de què es tracti i de la oficina que ha efectuat l’alta en el registre.

b) Número d’entrada o sortida (definitiu) assignat al document. c) Data, hora i minut d’alta al registre d’entrada o de sortida del document. 2 No obstant el que disposa l’apartat anterior, no s’han de segellar de sortida els documents especificats a l’article 5.3 d’aquest Reglament. Article 8. Tractament de les còpies dels documents al registre d’entrada 1 Si la presenta i ho sol·licita la persona interessada, s’ha de segellar, amb el segell de registre, la còpia del document objecte de l’assentament, on també s’han d’indicar el dia, l’hora i el minut. Aquesta còpia s’ha de retornar a la persona interessada. 2 S’ha de posar un segell identificatiu de l’òrgan o la unitat de què es tracti a les còpies dels documents que es presentin juntament amb els documents de sol·licitud o els documents de correspondència, si ho sol·licita la persona interessada. Article 9. Garanties del registre 1 El registre s’ha de tancar cada dia i els assentaments han de quedar ordenats cronològicament d’acord amb la presentació o la sortida dels documents. 2 La Unitat de Gestió Documental i Registre mitjançant l’Oficina Central de Registre ha de garantir el manteniment dels elements comuns del Sistema i de les dades compartides. 3 En tots els casos s’ha de garantir la certesa de les dades registrals. DISPOSICIONS ADDICIONALS PRIMERA.- En el moment de l’entrada en vigor d’aquest reglament es crea l’Oficina Central de Registre, el sistema d’accés i l’horari de funcionament de la qual s’especifiquen a continuació: Rectorat. Oficina Central de Registre Edifici Les Àligues. Plaça de Sant Domènec, 3 17071 Girona


17/87

Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona (Aprovat per acord de la Junta de Govern de la UdG en la sessió tinguda el dia 11 de desembre de 1997, DOGC núm. 2564, de 26 de gener de 1998, BOU núm. 30, novembre-desembre de 1997 i BOE núm. 55, de 5 de març de 1998). Modificat per acord de la Junta de Govern de 2 de maig de 2002. (DOGC núm.3638, de 17 de maig de 2002). Horari: De l’1 de setembre al 30 de juny: De dilluns a dijous, de les 9.15 a les 14 h, i de les 15.30 a les 16.45 h Divendres, de les 9.15 a les 14 h De l’1 de juliol al 31 d’agost, per Setmana Santa i del 20 de desembre al 10 de gener: De dilluns a divendres, de les 9.15 a les 14 h. Sistemes d’accés i de comunicació: personal i per les oficines de correus. SEGONA. La creació i la posada en funcionament progressiu de les noves oficines de registre es donaran a conèixer mitjançant la disposició pertinent publicada en el DOGC i el BOU. DISPOSICIÓ TRANSITÒRIA. La implementació del sistema de registre als diferents òrgans, serveis i unitats administratives de la Universitat es farà de manera progressiva, d’acord amb els mitjans tècnics i les disponibilitats pressupostàries existents. En qualsevol cas s’efectuarà mitjançant la creació de les diferents oficines auxiliars de registre a cada àrea d’estudis i la connexió al sistema general a través d’aquestes dels diferents òrgans, serveis i unitats administratives que hi radiquin. DISPOSICIONS FINALS PRIMERA. Es faculta la Secretaria General de la Universitat perquè dicti les normes que consideri necessàries per a l’aplicació i el desenvolupament d’aquest Reglament i, singularment, aquelles relatives al procediment de registre d’entrada i sortida de documents i perquè elabori i faci pública anualment la llista completa i actualitzada d’oficines de registre, els seus sistemes d’accés i els horaris de funcionament. (Redactada d’acord amb la modificació aprovada per la Junta de Govern en la sessió 3/02, de 2 de maig de 2002). SEGONA. A partir de l’entrada en vigor d’aquest reglament i de la posada en funcionament del sistema de registre d’entrada i sortida de documents, general i automatitzat,

resten sense validesa tots els registres d’entrada i sortida de documents existents a l’actualitat a la Universitat de Girona. TERCERA. Aquest reglament entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació en el BOE.


18/87

Creació i posada en funcionament de les oficines auxiliars de registre - Instrucció 1/1998, de 15 de desembre, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 2802, d’11 de gener de 1999) mitjançant la qual es creaven les oficines auxiliars de registre de : Àrea d’Estudis d’Economia, Campus Montilivi, Àrea d’Estudis de Ciències, Campus Montilivi, la posada en funcionament de les quals s’efectuà el 25 de gener de 1999. - Instrucció d’1 de juny de 1999, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 2905, de 8 de juny de 1999), mitjançant la qual es creava l’oficina auxiliar de registre de: Àrea d’Estudis de Lletres, Plaça Ferrater Mora, la posada en funcionament de la qual s’efectuà el 15 de juny de 1999. - Instrucció de 23 de juny de 1999, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 2921, d’1 de juliol de 1999), mitjançant la qual es creaven les oficines auxiliars de registre de: Àrea d’Estudis de Ciències de l’Educació, Emili Grahit, Àrea d’Estudis d’Infermeria, Emili Grahit, la posada en funcionament de les quals s’efectuà el 12 de juliol. - Instrucció de 15 de novembre de 1999, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 3022, de 24 de novembre de 1999), mitjantçant la qual es creaven les oficines auxiliars de registre de: Àrea d’Estudis de Dret, Campus Montilivi, la posada en funcionament de la qual s’efectuà el dia 1 de desembre de 1999. Àrea d’Estudis Politècnics, Campus Montilivi, la posada en funcionament de la qual s’efectuà el dia 20 de desembre de 1999.

- Instrucció de 12 de setembre de 2001, de la Gerència de la Universitat de Girona, mitjançant la qual es crea l' oficina auxiliar de registre de:

Àrea d'Estudis Turístics, Plaça de l'Abadia, Sant Feliu de Guíxols

La posada en funcionament de la qual s'efectuà el dia 16 de setembre de 2001.

03/09/2002

19/87

III. Consideracions sobre el Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents

de la Universitat de Girona


20/87

El Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents de la UdG Com a primer pas dins de la direcció que han de prendre totes les administracions públiques pel que fa al servei que han d’oferir al ciutadà com a punts de presentació de documents, el Sistema considera la Universitat de Girona com un registre únic i, d’altra banda, garanteix un control sobre els documents que entren i surten de les diferents oficines de registre. Per tant, d’acord amb el que s’estableix a l’article 1 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la UdG, hi haurà un únic registre per a tota la Universitat, el qual s’organitzarà de manera desconcentrada mitjançant l’Oficina Central de Registre (Rectorat) i les oficines auxiliars de registre per a cada àrea d’estudis. És més, entre les oficines de registre i les unitats administratives connectades al Sistema comú, a més de l’automatització, hi haurà un traspàs d’informació i, com a conseqüència d’aquest traspàs d’informació, hi haurà un estalvi de tasques entre oficines de registre, atès que els assentaments es transmetran telemàticament i, per tant, les oficines de registre per on passi un document no hauran de donar d’alta un assentament nou per a aquest mateix document; els documents es trameten i els assentaments, també. Això vol dir, a grans trets, que la primera oficina de registre de la Universitat de Girona que rebi un document (encara que no s’adreci a les unitats administratives que depenguin d’aquesta oficina de registre) farà un assentament, segellarà el document i el trametrà sense dilació al seu destinatari. El sistema incorpora automàticament l’assentament a l’oficina de registre que correspongui en funció de la pertinença de la unitat administrativa destinatària. D’altra banda, les prestacions complementàries que en el futur pot oferir aquest Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents són les següents: -Possibilitat d’enllaçar un tractament d’imatge amb el Sistema d’informació. -Possibilitat de connectar-hi aplicacions de gestió mitjançant l’adaptació corresponent, d’acord amb les característiques de l’aplicació i de l’òrgan de gestió de què es tracti. -Possibilitat de connectar al Sistema les trameses que es facin mitjançant el correu electrònic.

La configuració del Sistema d’informació El Sistema d’informació permet establir diversos tipus d’usuaris, mitjançant els quals les oficines de registre de la Universitat de Girona poden estar més o menys vinculades entre elles i les seves unitats administratives, i aquestes amb les del conjunt de la Universitat de Girona. D’aquesta manera, hi ha un usuari previst per a l’estructura general del registre, uns altres previstos per a les oficines de registre i uns tercers per a les unitats administratives. 1. Usuari per a l’estructura general del registre 1.1 Usuari administrador (ADM) Aquest tipus d’usuari està pensat per a la persona que respon de les dades del Sistema d’informació, és a dir, del registre. Aquesta persona és responsable directa tant de les dades del registre per si mateix (dades dels assentaments) com de les dades d’organització interna del registre (confecció i manteniment de taules del registre, etc.). Això no vol dir, però, que en sigui la responsable última, tant d’un tipus de dades com de les altres. Es tracta de la persona responsable de l’Oficina Central de Registre. D’aquesta manera, hi haurà un únic usuari administrador del Sistema d’informació de registre i totes les oficines de registre tindran el mateix administrador. Les funcions de “l’ADM” són d’organització i coordinació de les diferents oficines de registre i les seves unitats administratives. Resum de les funcions principals que té assignades aquest tipus d’usuari: -Elaborar i mantenir les taules de classificació, nominal i uniforme. -Donar d’alta i mantenir les persones usuàries de l’aplicació del registre i assignar la modalitat d’ús i privilegis. -Elaborar i mantenir les taules de procedències / destinacions pròpies i generals.


21/87

El Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents de la UdG -Elaborar i mantenir la taula d’assumptes. -Elaborar i mantenir la taula de tipus de document. -Elaborar i mantenir la taula de tipus de procedències. -Elaborar i mantenir la taula de motius de diligències. -Fer tancament del dia de registre. -Anul·lar assentaments externs. -Anul·lar assentaments interns. -Fer recerca d’assentaments externs i interns. -Consignar diligències als assentaments del registre. -Especificar la denominació dels registres, generals i de les oficines de registre, que es consignaran als respectius segells de registre. -Trametre documents registrats adreçats a registres d’altres òrgans administratius. -Extreure diferents llistes, entre les quals hi ha el llibre de registre. 2. Usuaris de les oficines de registre Usuari d’alta (A) Aquest tipus d’usuari està pensat per a les persones de les oficines de registre que introdueixen les dades al Sistema, és a dir, per a les persones que registren documents i donen d’alta assentaments. Per tant, les funcions assignades a aquest tipus d’usuari són les necessàries per portar a terme les tasques quotidianes de les oficines de registre. Resum de les funcions principals que té assignades aquest usuari: -Donar d’alta assentaments. -Fer recerca d’assentaments (per diversos camps: procedència, destinació, etc.). -Extreure llistes per a les unitats administratives destinatàries, etc.

És a dir, aquestes funcions permeten portar a terme, automàticament, totes les accions necessàries d’un dia de registre. 3. Usuaris de les unitats administratives 3.1 Usuaris de modificació o manteniment (M) Aquest tipus d’usuari està pensat com una figura que col·labora amb les oficines de registre i en complementa les funcions. Aquesta figura està situada a les unitats administratives en les secretaries de càrrecs, de serveis i de seccions. Aquesta col·laboració és diferent en el registre d’entrada i en el registre de sortida. De tota manera, potser el nom “modificador” no és gaire indicatiu de les funcions que té assignades, ja que, més que modificar, col·labora amb les oficines de registre. Resum de les funcions principals que té assignades aquest tipus d’usuari: 1) Registre d’entrada -Fer recerca d’assentaments Els assentaments en relació amb els quals pot fer recerca aquest usuari són els que el registre ha destinat a la seva unitat administrativa com a destinació efectiva. -Modificar o mantenir les següents dades respecte dels assentaments que li pertoquen: Classificació nominal-uniforme Destinació interna Número d’expedient Arxiu provisional Estat Sovint aquests usuaris coneixen aquestes dades amb més exactitud que les mateixes oficines de registre, atès que són les unitats administratives que s’encarreguen de la tramitació dels documents. -Extreure llistes d’assentaments donats d’alta, destinacions pròpies, etc. 2) Registre de sortida -Donar d’alta assentaments per al registre de sortida.


22/87

El Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents de la UdG Les altes que faci aquest usuari s’acumularan en una bústia d’espera de l’oficina de registre de sortida de la qual depengui la unitat administrativa. Aquesta funció té la finalitat d’eliminar feina de les oficines de registre i, a més, permet més exactitud en les dades, atès que l’usuari que les emplena coneix el document directament. Es poden emplenar totes les dades de l’assentament i aquest s’identificarà amb un número provisional d’acord amb una numeració correlativa assignada pel registre de sortida. Quan l’oficina de registre rebi el document per registrar-lo, obrirà l’assentament corresponent, en podrà modificar les dades que consideri necessàries, llevat de la procedència efectiva i, en validar-lo, el sistema assignarà un número definitiu d’acord amb una numeració general correlativa del registre de sortida. -Fer recerca d’assentaments. -Anul·lar assentaments donats d’alta i que es trobin a la bústia d’espera. 3.2 Usuaris de consulta (C) Aquest usuari està pensat per als càrrecs i els comandaments dels òrgans i les unitats administratives que vulguin obtenir informació sobre els assentaments de documents, la procedència o destinació dels quals hagi estat o sigui un òrgan o unitat administrativa la consulta dels quals estigui permesa a l’usuari. Aquests usuaris podran tenir accés (de consulta) al Sistema d’informació i podran veure els assentaments rebuts o emesos pels òrgans o les unitats administratives que els siguin permesos. (Per exemple, la cap del Servei de Recursos Humans podria consultar tots els assentaments rebuts o emesos per les tres seccions que integren aquest Servei: Secció de PAS, Secció de Personal Acadèmic i Secció de Nòmines). Els usuaris “M” i “C” estan pensats per aconseguir una qualitat més gran en la informació i una major exactitud en les dades relatives als documents que entren en un òrgan o unitat administrativa o en surten.

03/09/2002

23/87

IV. Normes generals sobre el registre


24/87

Normes generals sobre el registre 1. Garantia de les dades del registre D’acord amb l’article 9 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, en tots els casos el registre ha de garantir la certesa de les dades registrals; aquest mateix article també estableix que el registre s’ha de tancar cada dia. Sota aquesta premissa, el Sistema d’informació comú del registre és un sistema tancat i rígid per tal d’assegurar el compliment dels principis bàsics de transparència de l’actuació de l’Administració i de veracitat i d’accessibilitat a la informació administrativa. Tanmateix, les característiques del procediment de registre (contacte directe amb el ciutadà, existència sovintejada de puntes de treball realment importants i, en alguns casos, concurrència d’altres tasques relacionades amb l’atenció al ciutadà), han fet que sigui realment difícil portar absolutament al dia la feina de registre durant tots els dies de l’any. És per aquest motiu que el Sistema d’informació comú del registre, tot i que és un sistema tancat, ha de permetre consignar observacions de diferent naturalesa respecte de qualsevol assentament efectuat en el registre. Així, ofereix la funció de la “diligència” per tal que es pugui anotar al registre qualsevol incident respecte dels assentaments que es fan. El funcionament i la mecànica d’aquesta funció s’especifiquen, per al registre d’entrada, a l’apartat 1. Registre d’entrada de documents. A. Definició de les dades d’un assentament d’entrada, 16. Diligència i, per al registre de sortida, a l’apartat 2. Registre de sortida de documents. A. Definició de les dades d’un assentament de sortida, 14. Diligència. L’anotació que es faci mitjançant aquesta funció a qualsevol assentament quedarà consignada al camp Assumpte per tal que també aparegui a les llistes que el registre tramet diàriament als òrgans, serveis i unitats administratives destinataris efectius dels documents. És important, de cara a l’homologació de la informació, que els incidents de tota mena que es produeixin respecte dels assentaments del registre sempre estiguin inclosos dintre del Sistema. 2. Publicació i actualització de la llista d’oficines de registre de la Universitat de Girona D’acord amb el que s’estableix a la disposició final

primera del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, mitjançant la disposició pertinent, la Secretaria General elaborarà i farà pública anualment la llista completa i actualitzada de les oficines de registre, els seus sistemes d’accés i els horaris de funcionament. 3. Integritat i conservació de les dades dels registres Les dades del registre informatitzat s’han de conservar en el suport magnètic. Per tal que aquests suports garanteixin la integritat i la conservació d’aquesta informació, s’han de tenir en compte els aspectes que s’especifiquen tot seguit. El responsable del Registre (usuari “ADM”) ha de fer dues còpies de les dades que corresponen a un any natural de registre. És recomanable fer aquestes còpies a mitjan o al final del mes de gener respecte de l’any anterior per tal de poder-hi incloure tots els assentaments que tinguin una data de presentació corresponent a l’any anterior, atès que els assentaments s’ordenen per data de presentació. Una d’aquestes còpies s’ha d’arxivar a la mateixa Oficina Central de Registre, i en el termini que s’estableixi es traspassarà a l’Arxiu de la Universitat de Girona. L’altra còpia s’ha de trametre immediatament i directament al Servei Informàtic, el qual la tindrà en custòdia permanent.

03/09/2002 Descripció del procés Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de documents

25/87

Índex. Descripció del procés Pàg. 1. Registre d’entrada de documents 26 2. Registre de sortida de documents 57

03/09/2002

26/87

1. Registre d’entrada de documents


27/87

Índex. Registre d’entrada de documents Pàg A. Definició de les dades d’un assentament d’entrada 28 B. Segellament de documents 47 C. Diagramació i descripció del procediment 51

03/09/2002

28/87

A. Definició de les dades d’un assentament d’entrada


29/87

Índex. Definició de les dades d’un assentament d’entrada Pàg. - Assentament d’un registre d’entrada del Sistema d’informació 30 comú del registre de documents - Les dades d’un assentament d’entrada 31 1 Número de registre / Assentament de sortida associat 31 2 Data i hora de presentació 31 3 Data i hora d’alta al registre 32 4 Assumpte 32 5 Data del document 32 6 Tipus de document 32 7 Tipus de procedència 34 8 Procedència 34 9 Població de procedència 36 10 Destinació 36 11 Població de destinació 39 12 Suport físic 39 13 Classificació 39 14 Número d’expedient i arxiu provisional 41 15 Estat 42 16 Diligència 42


30/87

Referències i observacions relatives a la documentació complementària i que s’acompanya i sobre l’estat de tramitació del document

Assentament d’un registre d’entrada del Sistema d’informació comú del registre de documents Núm. de registre0ν : (codi registre) A001E/ (Núm.) 000.000- (Any) 1998 Assentament de sortida associat: (codi registre) A001S/ (Núm.) 000.000- (Any) 1998 Data i hora de presentació0: 11/01/98 09: 46: 59 Data i hora d’alta0: 12/01/98 10: 46: 23 Assumpte: S’hi ha d’expressar breument el contingut del document que es registra de manera que permeti identificar-lo1 Data del document: 11-01-98 Tipus de document: Classe document⊗ Tipus de procedència: Forma d’arribada ⊗ Procedència0: Codi ⊗ Especificació de l’emissor/a del document Població de procedència: Codi ⊗2 Destinació formal: Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa al qual l’emissor/a adreça el document Destinació efectiva0 : Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa al qual l’oficina de registre tramet el document Especificació de la persona a la qual es tramet el document Població de destinació: Codi ⊗3 Suport físic: Paper/imatge ⊗ Classificació: Núm. d’expedient: Arxiu provisional: Estat:

0 Dades que s’han de consignar obligatòriament per donar d’alta un assentament. ν Negreta. Dades que cal consignar obligatòriament en. un assentament tal com estableix la normativa vigent. 1 En aquest camp es disposa d’una taula per emplenar els assumptes més usuals; els altres s’hauran d’emplenar manualment. ⊗ Aquest símbol indica les dades que s’han d’emplenar mitjançant una taula. 2 La taula serveix per a les poblacions de Catalunya, per a la resta cal buscar a la taula ALTRES i emplenar-ho manualment. 3 Per defecte sempre surt la població de Girona. Si és una altra població, s’emplena mitjançant una taula que serveix per a les poblacions de Catalunya; per a la resta cal buscar a la taula ALTRES i emplenar-ho manualment. 4 Per emplenar el terme de classificacio nominal es dispona d’una taula per als termes mes usuals. Els altres s’hauran d’emplenar manualment

Concepte general ⊗ Nominal4 Uniforme⊗


31/87

Les dades d’un assentament d’entrada En aquest apartat es defineixen les característiques principals de les dades que configuren un assentament del registre d’entrada. 1. Número de registre (identificador del document) 1.1 Característiques generals El número es compon: D’una banda, del codi del registre de què es tracti: Compost de 5 dígits A001E (aquest codi ens indica que es tracta del registre d’entrada). I d’altra banda, el número del document està compost de 6 dígits seguits de 4 més que indiquen l’any. Aquesta numeració és correlativa i única per al registre general de la Universitat de Girona. El dia 1 de gener de cada any, la numeració dels assentaments del registre s’ha de començar amb el número 1. 1.2 Especificacions de procediment Un aspecte molt important que s’ha de tenir en compte és que un document només pot tenir un sol número identificador. El número el donarà la primera oficina de registre de la Universitat de Girona que rebi el document (i que, per tant, faci l’assentament) i aquest serà l’únic número que donarà la Universitat de Girona. Aquest imperatiu respon a dues necessitats: d’una banda, obeeix al concepte de registre “únic” de la Universitat de Girona i, de l’altra, és motivat pel fet que aquest primer número, pràcticament en tots els casos, serà el número que coneixerà la persona que ha presentat el document i, per tant, serà la seva referència a l’hora d’adreçar-se a l’òrgan administratiu a què correspongui. 1.3 Assentament de sortida associat En aquest camp s’inclou també una informació que és el número de registre de l’assentament de sortida associat. És un apartat de referència en el qual consta, si escau, el número de registre de sortida de l’assentament del document de resposta a aquest document d’entrada. Aquesta dada l’informa automàticament el Sistema en el moment en què es valida l’assentament de sortida. Així, des del registre d’entrada, aquest és un camp

informatiu i no modificable. Naturalment, aquesta informació sempre apareixerà amb posterioritat a l’alta de l’assentament. 2. Data i hora de presentació 2.1 Característiques generals Aquesta data sempre ha de fer referència al moment en què la persona interessada ha presentat el document en un dels llocs de presentació especificats al punt 4 de l’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre. Per tant, no fa referència al moment en què una oficina de registre dóna d’alta l’assentament d’un document al registre de la Universitat de Girona, sinó que sempre serà la data i l’hora en què el ciutadà ha presentat el document. Aquesta data (i hora, si s’escau) de presentació quedarà consignada en un segell estampat al document. Si un document arriba a una oficina de registre amb més d’un segell, la data de presentació del document serà sempre la del segell més antic. 2.2 Especificacions de procediment Independentment de la importància que pugui tenir aquesta dada per al còmput de terminis, és evident que té molta importància si es té en compte el concepte de registre únic a què vol arribar la llei, i en té més encara en els casos de presentació de documents (sol·licituds, per exemple) amb contingents determinats. És per tots aquests motius que els assentaments del registre s’han d’ordenar d’acord amb aquesta data (i hora) de presentació (sigui quin sigui l’organisme que l’hagi consignat). D’altra banda, també cal tenir en compte que és possible que algun d’aquests llocs de presentació consignats al punt 4 de l’article 38 esmentat, i també en una primera fase, no especifiquin l’hora de la presentació i que només hi consignin la data: un d’aquests casos podrien ser actualment els documents presentats a Correus. Tenint en compte aquesta possibilitat (manca d’hora de presentació), els assentaments s’han d’ordenar de la manera següent: 1) Quan no s’especifica el minut de presentació:


32/87

Les dades d’un assentament d’entrada l’escrit s’ha de considerar presentat l’últim minut (és a dir, al minut 59) de l’hora corresponent. Per exemple: 10 hores = 10.59 minuts. 2) Quan no s’especifica l’hora de presentació: l’escrit s’ha de considerar presentat l’última hora del tancament del registre. Si el termini de presentació s’acaba en una hora concreta d’un dia determinat (per exemple, a les 12 h) s’ha de considerar presentat, a l’efecte d’ordenació, a les 11.59 minuts del dia que correspongui. 3. Data (i hora) d’alta al registre (data d’entrada) 3.1 Característiques generals Aquesta és la data en què una oficina de registre dóna d’alta l’assentament d’un document al registre de la Universitat de Girona, és a dir, quan entra en aquesta oficina de registre. Per tant, la data de presentació i la data d’alta al registre (data d’entrada) coincidiran en una oficina de registre de la Universitat de Girona quan sigui el primer lloc de presentació del document. Independentment que el sistema ordeni els assentaments per la data i l’hora de presentació, els usuaris del registre també podran extreure una llista dels assentaments que s’han donat d’alta en un dia determinat d’acord amb aquesta data. 3.2 Especificacions de procediment La data (i l’hora) d’alta al registre es consignarà al segell que s’estamparà al document mitjançant una impressora connectada al Sistema d’informació. La raó és que: Aquesta és l’única data que, en el 100% dels casos, correspondrà a l’oficina de registre de la Universitat de Girona que formalitza l’assentament, ja que la data de presentació pot haver estat donada per qualsevol dels llocs de presentació especificats al punt 4 de l’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre. Aquests casos es redueixen a dos: -Si el lloc triat pel ciutadà per presentar el document és una oficina de registre de la Universitat de Girona. En aquest cas, la data (i hora) d’alta al registre coincidirà amb la data de presentació.

-Si l’oficina de registre que fa l’assentament és la primera oficina de la Universitat de Girona que rep el document, però aquest ja ha estat presentat prèviament en un altre lloc (com ara Correus o una altra Administració). En aquest cas s’ha de consignar la data d’alta al registre de la Universitat de Girona al segell per tal que no coincideixi amb la de presentació (que ja l’ha donat un dels llocs de presentació esmentats anteriorment). 4. Assumpte S’hi ha d’expressar de manera breu i concisa el contingut del document que es registra. Per als assumptes més usuals, es disposa d’una taula d’assumptes codificats. La dada es pot emplenar a partir d’aquesta taula, manualment, o bé també amb la combinació de les dues fórmules alhora. Les dades relatives a l’anul·lació d’un assentament o a la consignació d’una diligència quedaran recollides en aquest apartat. 5. Data del document És la data del document que es registra, que indica la data en què es va emetre el document. 6. Tipus de document 6.1 Característiques generals S’hi ha d’indicar la naturalesa del document que es registra. Aquesta dada s’emplena mitjançant una taula general. 6.2 Especificacions de procediment Determinar quins documents s’han de registrar i quins documents no s’han de registrar sempre ha estat una qüestió molt debatuda i problemàtica. El primer problema de base es planteja a l’hora de definir què és exactament un document administratiu i quantes classes de documents hi ha. Aquesta qüestió ha estat estudiada en alguns manuals administratius, on s’han concretat dues característiques bàsiques dels documents administratius: un document administratiu és el document que emet un òrgan administratiu i el document administratiu s’ha de poder incorporar a un expedient administratiu. Aquestes dues característiques no delimiten prou el


33/87

Les dades d’un assentament d’entrada concepte de document administratiu, ja que, d’acord amb la primera característica, per exemple, s’haurien d’excloure documents de contingut administratiu emesos per particulars (recursos, sol·licituds, etc.) i, d’acord amb la segona característica, s’hi haurien d’incloure plànols, fotografies, etc., objectes que probablement no són documents només administratius. Independentment d’aquestes interpretacions, per determinar els tipus de documents que s’han de registrar, s’han de tenir en compte diversos aspectes. 6.2.1 Llei 30/1992, de 26 de novembre La Llei 30/1992 no determina en cap sentit els documents que han de passar el tràmit del registre, és més, especifica que “els òrgans administratius portaran un registre general en què es farà el corresponent assentament de tot escrit o comunicació que es presenti o que es rebi en qualsevol unitat administrativa pròpia”. Més endavant, però, quan tracta de les dades que han de formar part de l’assentament, especifica: “...i, si escau, referència al contingut de l’escrit o comunicació que es registra”. Amb aquesta afirmació es pot deduir que es poden presentar escrits en un registre que no s’hagin de registrar; per tant, la Llei 30/1992 simplement obvia aquesta qüestió. 6.2.2 Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona. Amb la interpretació d’aquest Decret i la seva adequació a la Universitat de Girona mitjançant el Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona no s’han de registrar (Article 3.2): a) La propaganda. b) La documentació de què s’acompanyi un escrit de correspondència i de sol·licitud. c) Els escrits i documents personals, és a dir, els que s’adrecen a la persona i no a l’òrgan o el càrrec que ocupa o representa. d) Els documents de correspondència i de sol·licitud que es trametin entre òrgans i unitats administratives de la Universitat de Girona, llevat dels que formin

part de procediments subjectes a còmputs de terminis i/o d’aquells dels quals es puguin derivar drets i obligacions per a terceres persones. En canvi, sí que s’han de registrar (Article 3.1): - Els documents de correspondència. - Els documents de sol·licitud. 6.2.3 Especificació del tipus de documents que s’han de registrar El pas següent, per determinar quins són els documents que han de passar el tràmit del registre, és especificar quins són els diferents tipus de documents de correspondència o bé de sol·licitud que entren a la Universitat de Girona o que en surten habitualment. Aquests són, per tant, els documents que s’han de registrar: a) Documents de comunicació o correspondència: - Ofici - Carta - Notificació b) Documents de sol·licitud (administratius o jurídics): - Sol·licitud - Convocatòria - Citació - Recurs - Reclamació - Requeriment - Al·legacions - Denúncia c) Documents de correspondència i de sol·licitud que es trametin entre òrgans o unitats administratives de la Universitat de Girona, en el cas que formin part de procediments subjectes a còmput de terminis i/o que se’n puguin derivar drets i obligacions per a terceres persones. Els documents que no es puguin incloure en cap d’aquestes tres categories no s’han de registrar. Cal tenir en compte, però, que, segons quin sigui el mètode de treball de les diferents unitats administratives, pot haver-hi documents administratius inclosos dintre d’un document de correspondència (per exemple: un ofici que contingui un informe o una notificació que contingui una resolució). D’aquesta manera, en lloc de generar dos documents per a una actuació, se’n genera un de sol.


34/87

Les dades d’un assentament d’entrada Aquest document (que en conté dos) també s’ha de registrar, no com al document administratiu que conté (informe, resolució, etc.) sinó com a document de correspondència que també és. 7. Tipus de procedència 7.1 Característiques generals S’hi indica la forma d’arribada del document a l’oficina de registre. Aquesta dada dóna informació interessant respecte del circuit que ha de seguir un document. Aquesta dada s’emplena mitjançant una taula general. 7.2 Especificacions de procediment Les opcions que s’han introduït en aquesta taula són les següents: - Persona interessada (a mà) Amb aquesta modalitat d’arribada la persona interessada acostuma a quedar-se una còpia del document i per referir-s’hi utilitzarà les dades del segell. Aquesta informació és la que permet determinar que la data i hora d’alta i la de presentació coincidiran. - Ensobrat (Correus o correus privats, valises, etc.). Normalment no hi haurà còpia segellada. En aquest cas, la data i l’hora d’alta hauran de coincidir amb la de presentació, com en el cas anterior. - Correu certificat i correu certificat amb justificant de recepció. Aquesta modalitat serveix per a garantir la data de presentació quan un document no s’ha presentat en cap oficina de registre de la Universitat de Girona, sinó en una de Correus. La data i l’hora d’alta i la de presentació són diferents. Això permet establir que la data i l’hora de presentació siguin anteriors a la data d’alta. - Telegrama - Correu electrònic Quan sigui possible registrar les trameses que es facin per aquest mitjà, s’anotaran automàticament al Sistema d’informació del registre d’entrada i sortida. Per tant, no caldrà introduir-hi aquesta informació. La data i l’hora de presentació i la d’alta coincidiran.

- Presentat anteriorment És en els supòsits en què el document no s’ha presentat en una oficina de registre de la Universitat de Girona, sinó en el registre d’una altra Administració pública, d’acord amb l’apartat 4, lletres b i d, de l’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre. La data i l’hora d’alta i la de presentació no coincidiran, i aquesta darrera sempre serà anterior. 8. Procedència 8.1 Característiques generals S’hi ha d’indicar la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa que remet el document. 8.2 Especificacions de procediment Aquesta dada té dos nivells d’informació; un de general i un altre d’específic. El nivell general, que és obligatori, s’ha d’emplenar mitjançant la taula de procedències. El nivell específic s’ha d’emplenar manualment i és opcional, llevat del cas dels particulars, que també és obligatori. Aquest nivell s’emplenarà, generalment, per precisar la persona concreta que emet el document. Normalment només s’utilitzarà quan el nivell general de procedència sigui “particulars”, supòsit en el qual aquest nivell específic servirà per a consignar el nom i els cognoms de la persona emissora del document. Quan una oficina auxiliar de registre doni d’alta un assentament la procedència del qual no estigui codificada, haurà de comunicar-ho a l’Oficina Central de Registre per tal que, si escau, la doni d’alta a la taula de tipus de procedències / destinacions. 8.3 Taula de tipus de procedències / destinacions Aquesta taula se subdivideix en dues: - Una taula conté els òrgans, els serveis i les unitats administratives de la Universitat de Girona. És la taula de procedències / destinacions pròpies. Tots els òrgans, els serveis i les unitats administratives propis de la Universitat de Girona formaran una classe i s’identificarà pel codi número 0. Per exemple, començaran amb el codi número 0 la


35/87

Les dades d’un assentament d’entrada Secretaria General, el Servei de Recursos Humans, la Secció de Personal Acadèmic, etc. - L’altra taula inclou totes les procedències / destinacions que no són pròpies de la Universitat de Girona. És la taula de tipus de procedències / destinacions generals, les quals s’han subdividit en 9 classes. El primer número del codi de cada procedència / destinació indica la pertinença a les classes següents: λ Els codis que comencen pel número 1 són de procedències / destinacions que pertanyen a Administracions i institucions de països estrangers, supranacionals i internacionals. Així, per exemple, tenen la consideració d’institucions de països estrangers: el Ministeri d’Educació de l’Estat francès, l’ambaixada del Marroc, l’Ajuntament de Bolonya, etc. Tenen la consideració d’institucions supranacionals: el Parlament Europeu, la Comissió de la Unió Europea, etc. Per exemple, tenen la consideració d’institucions internacionals: l’ONU, la UNESCO, etc. λ Els codis que comencen pel número 2 són de procedències / destinacions que pertanyen a Administracions i institucions estatals i autonòmiques. Així, per exemple, tenen la consideració d’Administració estatal: Els ministeris i els òrgans que en depenen: Ministeri de Foment, Museo Arqueológico Nacional, etc. L’administració tributària: Agència Tributària d’Olot, etc. L’administració militar: Govern Militar de Girona, etc. Les institucions parlamentàries: Congrés dels Diputats, Senat. Les entitats de dret públic i les empreses públiques vinculades amb l’administració de l’Estat: RTVE, RENFE, etc. D’altra banda, tenen la consideració d’administracions i institucions autonòmiques: la Presidència de la Xunta de Galícia, la Conselleria d’Interior del Govern Basc, el Archivo General de Andalucía, etc. λ Els codis que comencen pel número 3 són de procedències / destinacions que pertanyen a la Generalitat de Catalunya. Així, per exemple, tenen la consideració de la Generalitat de Catalunya: Els departaments: Departament d’Ensenyament, Departament de Cultura, etc.

El Parlament: Parlament de Catalunya Els serveis: Servei Territorial d’Arquitectura i Habitatge de Girona, Servei de Biblioteques, etc. Les entitats de dret públic i les empreses públiques vinculades a la Generalitat de Catalunya: Televisió de Catalunya, SA (TV3 i Canal 33), Centre de la Propietat Forestal, Centre Informàtic de la Generalitat de Catalunya (CIGESA), etc. λ Els codis que comencen pel número 4 són de procedències / destinacions que pertanyen a l’Administració local catalana i a la resta de l’Estat. Així, per exemple, tenen la consideració d’Administració local: Les diputacions: Diputació de Girona, Diputació de Huelva, etc. Els consells comarcals: Consell Comarcal del Gironès, etc. Els ajuntaments: Ajuntament de Figueres, Ajuntament de Madrid, etc. λ Els codis que comencen pel número 5 són de procedències / destinacions que pertanyen a l’Administració de justícia. Així, per exemple, tenen la consideració d’Administració de justícia: Les audiències: Audiència Provincial de Girona. Els jutjats: Jutjats de Girona. El registre civil, el Ministeri Fiscal, el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya. λ Els codis que comencen pel número 6 són de procedències / destinacions que pertanyen a l’Administració universitària i a centres d’ensenyament. Així, per exemple, tenen la consideració d’Administració universitària: Les universitats: Universitat de Lleida, Universitat de Salamanca, Universitat de Cambridge, etc. Els centres d’ensenyament (inclou centres de primària i secundària): IES Santiago Sobrequés, IES Castell d’Estela, Centre Maristes de Girona, etc. λ Els codis que comencen pel número 7 són de procedències / destinacions que pertanyen a Institucions, entitats i associacions. Així, per exemple, tenen la consideració d’institucions, entitats i associacions: Les fundacions: Fundació SER.GI, etc. Les associacions: JAAETA (Jove Associació d’Estudiants d’Enginyeria Tècnica Agrícola), etc. Els col·legis professionals: Col·legi de Periodistes de Catalunya, Col·legi d’Enginyers Industrials, etc. Els patronats: Patronat Català Pro Europa, etc.


36/87

Les dades d’un assentament d’entrada Els consorcis: Consorci de la Ruta del Carrilet, Consorci per a la Normalització Lingüística, etc. Els sindicats: CCOO, FETE-UGT, etc. λ Els codis que comencen pel número 8 són de procedències / destinacions que pertanyen al sector privat. Així, per exemple, tenen la consideració de sector privat: Les empreses privades: Impremta Palahí, SG Editores, SA, Caixa de Girona, Curbet Comunicació Gràfica, SL, etc. λ Els codis que comencen pel número 9 són de procedències / destinacions que pertanyen a particulars. Es refereix a persones físiques el nom i cognoms de les quals s’introduiran manualment, ja que no hi ha codis particularitzats. Aquest és el contingut inicial de la taula de procedències / destinacions, però quan alguna oficina auxiliar de registre necessiti donar d’alta una o diverses procedències / destinacions pel fet que no figurin en aquesta taula, s’haurà d’adreçar al cap de l’Oficina Central de Registre, que és l’únic usuari amb capacitat per fer-ho. És per aquest motiu que el contingut de la taula anirà canviant al llarg del temps. 9. Població de procedència S’hi ha d’indicar el nom de la població on està la persona interessada, la unitat administrativa o l’organisme emissor del document. Aquesta dada es pot emplenar de dues maneres: la primera mitjançant una taula codificada si la població pertany a Catalunya; la segona, per a les altres poblacions (Estat espanyol, Europa, etc.), cal usar el codi ALTRES, el qual desplega un camp on cal introduir manualment el nom de la població. 10. Destinació En aquest apartat cal distingir: el tipus de destinatari, la destinació formal i la destinació efectiva. 10.1 Tipus de destinatari El tipus de destinatari d’un registre d’entrada pot ser de dues classes: - Destinatari intern: persona, unitat o òrgan de la Universitat de Girona.

-Destinatari extern: persona, unitat o organisme extern a la Universitat de Girona. 10.2 Destinació formal S’hi ha d’indicar la unitat administrativa o l’organisme al qual l’emissor (autor-expedidor) adreça el document. Si el destinatari és intern, aquesta dada s’emplena mitjançant la taula de destinacions pròpies, i si és extern a la Universitat de Girona, mitjançant la taula de destinacions generals. En aquest últim cas, la destinació formal i l’efectiva serà la mateixa, ja que des de la Universitat de Girona no es pot saber l’organització interna dels organismes aliens ni la distribució de funcions i competències que tenen. Per exemple: quan un estudiant presenta un recurs per denegació de beca, l’adreça al rector de la Universitat de Girona; el Rectorat serà la destinació formal. Però, en realitat, com que qui tramita aquesta mena d’assumptes és la Secció de Beques i Ajuts als Estudiants, el document s’enviarà des de l’oficina de registre a aquesta Secció. 10.3 Destinació efectiva Les dades que es consignen en aquest apartat són relatives a la persona, la unitat administrativa o l’òrgan al qual l’oficina de registre tramet realment el document, ja que és qui gestiona efectivament la competència sobre l’assumpte de què es tracti o qui en tramita l’expedient. Aquesta dada té dos nivells d’informació: un de general i un altre d’específic. El nivell general, que és obligatori, s’ha d’emplenar mitjançant la taula de destinacions. Això és així perquè amb el Sistema d’informació del registre es traspassen assentaments entre oficines de registre i usuaris de naturalesa diferent, i potser, més endavant, també entre registres de diferents administracions, i si no s’indiqués la destinació sense cap error d’identificació (per exemple: errors de tecleig, indicació incorrecta o abreujada del nom d’un òrgan, etc.) no es podria tenir la certesa que l’assentament arribés realment a la destinació correcta. La consignació del codi és el sistema de transmissió


37/87

Les dades d’un assentament d’entrada d’assentaments més fiable. El nivell específic s’ha d’emplenar manualment i és opcional. Serveix per a precisar les unitats administratives dependents de la que s’ha consignat en el nivell general i, més usualment, el nom i els cognoms de la persona a la qual es tramet en concret el document. Si continuem amb l’exemple que s’ha usat a l’apartat 10.2, el nivell general seria la Secció de Beques i Ajuts als Estudiants; i el nivell específic seria el nom i els cognoms de la persona responsable de la Secció. 10.4 Taula de tipus procedències/destinacions Per emplenar la destinació formal i la destinació efectiva s’utilitzarà la taula de tipus de procedències / destinacions, el funcionament i contingut de la qual ja s’ha assenyalat a l’apartat 8.3. 10.5 Tramesa de la documentació a la destinació corresponent L’article 38.2 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, estableix que “... un cop conclòs el tràmit de registre, els escrits i les comunicacions han de ser cursats sense dilació als seus destinataris i a les unitats administratives corresponents des del registre en què hagin estat rebuts.” L’aplicació pel que fa al procediment d’aquest precepte general s’ha de fer en consideració a la tipologia de les destinacions (internes o externes a la Universitat de Girona), la mecànica de treball de les oficines de registre i la concreció que altres normes o disposicions fan d’aquest principi. 10.5.1 Documents amb destinacions a òrgans, serveis i unitats administratives interns de la Universitat de Girona D’acord amb el que s’estableix a l’article 5.4 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, en el termini màxim de les 24 hores següents a la data d’alta d’un assentament en el registre, els usuaris “A” de cada oficina de registre hauran de trametre els documents als seus destinataris interns. Per això, un cop al dia, en finalitzar l’horari d’atenció

al públic, o bé l’endemà, abans d’iniciar el treball amb l’aplicació de registre, els responsables de cada oficina de registre extrauran una llista, en doble exemplar, dels assentaments per a cada destinació interna i hi adjuntaran els documents que s’hi relacionin. Cal tenir en compte que els terminis s’interrompen en dies festius. Les llistes i els documents amb destinació a òrgans, serveis i unitats orgàniques dependents de l’oficina de registre que ha donat d’alta es repartiran als destinataris mitjançant les respectives consergeries. Els altres s’enviaran per correu intern i les consergeries en faran la distribució. Com que tots els destinataris interns estaran connectats a l’aplicació de registre, podran consultar i obtenir informació dels documents dels quals són destinataris des del mateix moment de la seva alta en l’aplicació de registre. Aquest fet comportarà, d’una banda, que podran seguir i controlar la recepció dels documents que els destinen, i de l’altra, si escau, reclamar als responsables de les oficines de registre la tramesa urgent dels documents dels quals tinguin una necessitat peremptòria de tramitació. Tot això no obsta, però, perquè, d’acord amb la importància de determinats documents, les oficines de registre puguin informar immediatament les unitats destinatàries de la seva entrada i, si es considera oportú, també els els puguin trametre a l’acte. 10.5.2 Documents amb destinació a òrgans, serveis i unitats administratives externs a la Universitat de Girona A l’apartat 3 de l’article 5 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, s’estableix que “s’han de registrar d’entrada però no s’han de registrar de sortida els documents que es presenten en una oficina de registre i que es destinen a òrgans, serveis i unitats administratives vinculades o dependents d’una oficina de registre diferent de la que l’ha registrat d’entrada, és a dir, documents adreçats a destinacions vinculades a altres oficines de registre de la Universitat i també els que es destinen a altres administracions, als quals es refereix l’article 2.2 d’aquest Reglament”. Quan una oficina de registre rep un document adreçat a un destinatari extern a la Universitat de Girona, és


38/87

Les dades d’un assentament d’entrada quan està exercint bàsicament la funció de lloc de presentació (article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre) i, per tant, el document s’ha de trametre sense dilació al seu destinatari. En certa manera, és la mateixa funció que han estat exercint les oficines de Correus respecte de l’Administració. Amb la Llei 30/1992 i amb el pas del temps, és previsible que l’exercici del dret que tenen els ciutadans de presentar documents adreçats a l’Administració en qualsevol punt dels consignats a l’article 38.4 vagi augmentant i que, a mesura que passi el temps, sigui més usual. D’acord amb els principis d’una Administració eficaç i eficient, aquesta tasca no ha de representar ni un volum de feina excessiu per a la mateixa Administració ni un entrebanc per al còmput de terminis. Per tant, en aquesta qüestió s’ha de combinar la seguretat (si es vol jurídica) amb l’agilitat de la tramitació dels documents. Si la tramesa d’aquests documents corresponents a altres òrgans o a altres administracions es fa mitjançant un ofici o un document de correspondència de l’òrgan que ha exercit la funció de lloc de presentació, es creen molts inconvenients de tramitació: 1) El document de correspondència (ofici, etc.) s’ha de signar. Atès el que disposa l’article 5.4 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, la persona encarregada de l’oficina auxiliar de registre no signaria el document, sinó que ho faria la persona responsable de l’Oficina Central. La confecció i la signatura d’aquest document comporten feina afegida i dilació en el temps. 2) Aquest document de correspondència és un document buit de contingut. La seva funció és, bàsicament, que es pugui registrar de sortida per “demostrar” que s’ha tramès al seu destinatari. Per al registre de sortida també implica més volum de feina. 3) Aquest mateix document de correspondència provoca que el document registrat d’entrada (que és el document principal) passi a segon terme per al registre destinatari, el qual es veuria obligat a

registrar d’entrada el primer document de correspondència i, a l’assentament del registre, hauria de fer referència només a alguna dada indicativa del document principal. Amb això es perdria tota la informació que arriba al registre destinatari. Vistos tots aquests problemes, alguns dels quals poden comportar pèrdua d’informació, es demostra la necessitat de trametre aquests documents als destinataris sense més feina afegida ni dilació que l’estrictament necessària. De fet, el que interessa saber d’aquestes trameses és la data en què es van fer. Aquesta dada ja queda reflectida al registre de l’assentament i a les llistes. El procés que se seguirà per a l’enregistrament i la tramesa al destinatari extern d’aquests documents es descriu a continuació: Els escrits i documents amb destinació externa a la Universitat de Girona els registraran i els donaran d’alta en el Sistema els usuaris “A” de les oficines de registre on es presentin o es rebin, de la mateixa manera com es fa amb un document amb destinació interna. A continuació, en el cas que l’alta l’hagi fet una oficina auxiliar de registre, trametrà el document original segellat a l’Oficina Central de Registre de la Universitat de Girona en el termini màxim de les 24 hores següents a la data d’alta de l’assentament del document en el registre, ja que l’usuari “ADM” és l’únic que està autoritzat per fer-ne la tramesa al destinatari extern i per validar-la. A aquest efecte, l’usuari “A” acompanyarà l’escrit o document amb un formulari de petició de tramesa de documentació a destinacions externes o generals (cal emprar un formulari com el que s’adjunta a l’annex núm. 1), i l’usuari “ADM” tan sols consignarà la data de tramesa a destinació a l’assentament corresponent. En cap cas no registrarà de sortida el document o escrit que s’ha donat d’alta ni tampoc el formulari o l’ofici de tramesa per tal d’evitar confusions al destinatari, atès que l’únic document que interessa i, per tant, que s’haurà de donar d’alta en el registre del destinatari és el document d’acompanyament de l’escrit de comunicació i no pas aquest darrer. Per aquestes raons, la validació de la tramesa al


39/87

Les dades d’un assentament d’entrada destinatari extern, consta al mateix assentament d’entrada i no pas en un assentament de sortida, de l’escrit de comunicació o del mateix document que l’acompanya. 11. Població de destinació S’hi ha d’indicar el nom de la població on es troba l’òrgan, el servei o la unitat administrativa destinatari del document. Atès que la major part de les destinacions dels assentaments correspondran a òrgans, serveis o unitats internes de la Universitat de Girona, i que també gairebé tots estan situats a la ciutat de Girona, el Sistema informarà per defecte aquest apartat amb la població de Girona. Tanmateix, hi ha la possibilitat de fer assentaments de documents destinats a òrgans, serveis i unitats de la mateixa Universitat situats en altres poblacions diferents de Girona i també destinats a altres administracions tant de Catalunya com de la resta de l’Estat. En el cas que la població de destinació sigui de Catalunya, s’ha d’emplenar mitjançant una taula de poblacions. Si la població de destinació és fora de Catalunya, s’ha de seleccionar el codi ALTRES i emplenar manualment la casella que es desplegarà amb el nom de la població corresponent. 12. Suport físic S’hi indica el suport físic del document que es registra. De moment, l’únic suport amb què es presentaran els documents al registre serà el paper. Per tant, l’aplicació ja dóna per defecte aquest camp emplenat amb aquesta informació. Si en el futur es poden admetre documents amb altres suports (imatge), hi ha la possibilitat d’informar aquest camp mitjançant una taula. 13. Classificació L’objecte de la classificació és que tots els òrgans, serveis i unitats administratives de la Universitat de Girona se serveixin d’uns mateixos mecanismes i apliquin uns mateixos criteris per tal d’identificar els documents, amb la finalitat de crear les unitats documentals (expedients), les quals són l’element indispensable per poder tractar, arxivar, accedir-hi i recuperar la documentació i la informació administrativa i, en etapes ulteriors, determinar-ne la conservació i/o l’eliminació.

El sistema de classificació dels documents consisteix en la identificació del document d’acord amb uns conceptes generals als quals es poden associar, si escau, uns altres termes secundaris de noms propis o nominals (taula de termes nominals: organismes, entitats, persones, poblacions, regions, etc.) i també uns termes de classificació uniformes, que es poden aplicar a qualsevol concepte general. Aquests termes secundaris fan una funció de complement del concepte general ja que n’especifiquen la tipologia documental (informes i estudis; estadístiques, etc.) o l’activitat general (reunions; congressos i conferències, etc.) a la qual es refereixen. Tots tres termes s’informen mitjançant les taules corresponents, però els nominals també es poden emplenar manualment. Els conceptes que s’assignen a cada document han de reflectir tan exactament com sigui possible el contingut del document sobre la base de l’assumpte o l’activitat a la qual es refereixi. La taula de conceptes o termes de classificació generals, que és de consignació obligatòria, és un conjunt ordenat lògicament i jeràrquicament a partir de les funcions generals de la Universitat de Girona, les quals s’estructuren en 11 classes: Categoria gestió 1. Organització i administració generals 2. Gestió de la informació i de les comunicacions 3. Representació i relacions públiques 4. Gestió dels recursos humans 5. Gestió dels recursos econòmics 6. Gestió dels béns mobles 7. Gestió dels béns immobles 8. Legislació i assumptes jurídics Categoria explotació 9. Gestió dels recursos acadèmics 10. Organització de la docència 11. Organització de la recerca Cadascuna d’aquestes 11 classes se subdivideix en subclasses i divisions que reflecteixen i ordenen conceptualment les diferents subfuncions i activitats de cada funció general. Així, per exemple, la funció general de Gestió dels recursos acadèmics se


40/87

Les dades d’un assentament d’entrada subdivideix en 8 subclasses: Accés i admissió Inscripcions Anul·lacions i trasllats Expedients d’estudiants Expedició de títols Beques i ajuts Organització dels estudiants Serveis oferts a la comunitat universitària I la subclasse beques i ajuts, en tres divisions: Beques del règim general Beques de col·laboració Ajuts I els ajuts, en tres subdivisions més, segons la naturalesa: Biblioteca Servei d’Esports Consell d’Estudiants La relació de conceptes generals es presenta a la taula de classificació també de manera jeràrquica dins de cada classe, i els conceptes de la subclasse es presenten sempre associats amb els de la classe corresponent, i els de les subdivisions, amb la subclasse corresponent. D’aquesta manera: Gestió dels recursos acadèmics Gestió dels recursos acadèmics Beques i ajuts Beques i Ajuts Ajuts Beques i Ajuts Ajuts Biblioteca A l’hora de classificar un document en l’alta d’un assentament, sempre s’actuarà de la mateixa manera: a) S’identificarà l’assumpte o l’activitat principal a la qual es refereixi. Per això es llegirà el document –ac- ció que, d’altra banda, és indispensable per fer l’assentament i determinar-ne la procedència, la destinació, l’assumpte, etc., camps obligatoris–, se n’analitzarà el contingut i se’n fixarà l’assumpte principal o el més rellevant en el cas que n’hi hagi més d’un. b) Tenint en compte l’estructura de funcions generals de la Universitat de Girona –les onze classes assenyalades abans–, s’escollirà la classe a la qual encaixi més l’assumpte o l’activitat de què tracti el

document i, a partir del nivell de classe, es podrà anar concretant fins a arribar al nivell d’especificitat que es consideri adequat, tenint presents les funcions i les competències que exerceix la unitat orgànica destinatària en el sentit de si exerceix funcions molt específiques (p.e.: Oficina de Promoció de l’Ocupació en relació amb els expedients d’ajuts als estudiants) o genèriques (p.e.: Vicerectorat de Docència i Estudiants també en relació amb els expedients d’ajuts als estudiants). Així, en fer un assentament d’una sol·licitud d’un ajut econòmic per col·laborar al Servei de Biblioteca, presentada per Marta Compte i Gurt, la classificaríem amb el concepte general Beques i Ajuts Ajuts Biblioteca, el nominal Compte Gurt, Marta i l’uniforme en blanc, en el cas que el document es destinés a l’Oficina de Promoció de l’Ocupació, i amb el concepte general Gestió dels recursos acadèmics Beques i ajuts, el nominal Compte Gurt, Marta i l’uniforme en blanc, en el cas que el document es destinés al Vicerectorat de Docència i Estudiants. L’Oficina de Promoció de l’Ocupació requerirà una classificació molt més precisa que no pas el Vicerectorat, perquè gestionarà un volum de documents i expedients relatius a ajuts força més gran i complet, i per això mateix li caldrà subdividir-los per poder-los identificar i controlar de manera independent, mentre que el Vicerectorat, atès que el seu àmbit competencial és molt més ampli i té un nivell de responsabilitat molt més superior, tindrà un ventall documental molt més genèric i, consegüentment, el sistema o els nivells de classificació que utilitzi també ho hauran de ser. Si l’assentament que es classifiqués fos d’un document de notificació de l’aprovació de la Normativa reguladora dels ajuts econòmics de col·laboració amb el Servei de Biblioteca, tant si es destina a l’Oficina de Promoció de l’Ocupació com al Vicerectorat de Docència i Estudiants, hauríem d’afegir als conceptes generals de classificació el terme uniforme Legislació i Normativa i deixar en blanc la nominal. Ajuts Ajuts Biblioteca Legislació i Normativa. I Gestió dels recursos acadèmics Beques i ajuts Legislació i Normativa, en el cas del Vicerectorat de Docència i Estudiants. Els apartats de classificació, juntament amb els del número d’expedient, d’arxiu provisional i estat del document, poden ésser modificats permanentment. Aquesta possibilitat es justifica en el fet que els assentaments poden canviar de destinació interna i, per tant, els nivells de concreció de la classificació, el número d’expedient i l’arxiu provisional poden variar en funció de les necessitats de la unitat administrativa


41/87

Les dades d’un assentament d’entrada destinatària, la qual, a més, és la que coneix millor el document i l’expedient al qual pertany pel fet que és la que el tramita. Usualment, els usuaris “A” classificaran els documents amb conceptes de classificació genèrics i seran els destinataris interns els que, si escau, concretaran o especificaran més els termes de classificació emprant nivells més baixos. El fet de tenir els documents classificats amb un quadre o sistema homogeni per a tota la Universitat facilita extraordinàriament als òrgans, serveis i unitats administratives la constitució dels expedients i el seu arxivament i, en conseqüència, l’accés i la recuperació de la documentació i la informació administratives. És un factor decisiu per a l’assoliment de l’efectivitat i l’eficiència en el funcionament administratiu de l’organisme. La classificació dels documents enregistrats permetrà recuperar i reconstruir intel·lectualment els expedients administratius de l’organisme i disposar més ràpidament i fàcilment de la documentació i la informació administratives i gestionar-les. 14. Número d’expedient i arxiu provisional Aquests apartats serveixen per a identificar l’expedient i el lloc on està col·locat. L’expedient és la unitat que resulta de l’agrupació del conjunt de documents rebuts i tramesos per un òrgan, servei o unitat administrativa, relatius a un mateix assumpte o activitat. 14.1 Número d’expedient Els expedients acostumen a ser identificats amb codis numèrics o alfanumèrics per part dels òrgans, serveis o unitats administratives que els tenen o en gestionen la tramitació. Així, per exemple, els expedients més usuals i clars són els que deriven de procediments més o menys reglats, com ara els expedients per a provisió de llocs de treball, els expedients de beques, els expedients de contractació, els expedients acadèmics, els expedients de sessions d’òrgans col·legiats, etc. Un altre tipus d’expedients són els que s’originen per una agrupació de documents referents a una mateixa activitat, subjecte, tema, etc., feta pel personal dels mateixos òrgans, serveis o unitats administratives. En són exemples: l’acte d’inauguració del curs acadèmic, l’expedient personal del Sr./Sra. X, l’expedient de comandes de material fungible de

l’any 1997 del Servei X. El conjunt dels expedients d’una mateixa naturalesa constituirà una sèrie. Normalment, els òrgans, serveis o unitats administratives identifiquen aquests expedients. Primer, amb la sèrie com les que hem assenyalat anteriorment, i després, amb un número que identifica l’expedient individualitzat dintre la sèrie. Exemples: Número d’expedient: CU 94/016 Aquesta numeració indica que és l’expedient número 16 de la convocatòria de l’any 1994 per a la provisió de llocs de treball de personal docent funcionari de la categoria de catedràtic d’universitat de la Universitat de Girona. Així, si des de l’oficina de registre que fa l’assentament, o posteriorment des de l’òrgan, servei o unitat administrativa que rep el document, es consigna el número d’expedient, dada que s’obté mitjançant la referència que pugui dur el document que s’enregistra o el coneixement que en tingui la mateixa unitat de registre afectada, s’aporta una dada importantíssima per a la tramitació, el seguiment i l’arxivament del document des d’un doble punt de vista: 1) Per a l’ordre i la diligència en la manera de conservar i arxivar els documents. 2) Per a la recuperació efectiva i eficaç dels expedients, els documents i la informació pertinents. D’aquesta manera, si s’informa aquest camp en tots els assentaments d’entrada, es pot reconstruir intel·lectualment sense cap mena de problema tot un expedient administratiu amb una simple operació de recerca. La consignació d’aquesta dada és optativa i pot ser modificada en qualsevol moment per part de l’organ, servei o unitat administrativa, atès que és qui millor coneix l’expedient al qual es refereix o pertany el document enregistrat. 14.2 Arxiu provisional És una dada complementària del número d’expedient que indica el lloc de l’arxiu de l’òrgan, servei o unitat administrativa –arxiu de gestió, arxiu actiu– on està


42/87

Les dades d’un assentament d’entrada arxivat físicament l’expedient i, per tant, el document del qual es fa l’assentament. Exemple: Número d’expedient: CU 94/016 Número d’arxiu provisional: E2-3/38 Aquesta signatura significa que l’expedient de concurs per a la provisió de llocs de treball de personal docent funcionari de la categoria de catedràtic d’universitat de la Universitat de Girona està arxivat a la carpeta 38 de la 3a prestatgeria de la Secció de Personal Acadèmic. Aquest número l’atorga l’òrgan, servei o unitat administrativa que gestiona i deté l’expedient i sempre pot ser modificat. 15. Estat El camp estat s’ha pensat perquè els usuaris puguin deixar constància de les incidències de recepció i tramitació dels documents (pendent de resposta, reclamació documentació complementària, etc.). També pot ser l’apartat destinat a consignar qualsevol observació, en sentit ampli, relativa al document i a la seva tramitació. Generalment serà usat per l’usuari “M”, però l’usuari “A” també el pot utilitzar, singularment, per consignar-hi referències i observacions sobre la documentació complementària i d’acompanyament del document que s’enregistra. Per exemple: s’adjunta certificació, conté plànols, s’adjunten fotocòpies, etc. Els diferents usuaris “M” pels quals passi l’assentament no han d’eliminar la informació d’aquest apartat. En tot cas, han de limitar-se a modificar-la, si escau, a ampliar-la o bé completar-la amb les incidències que es produeixin. Pel que fa als usuaris “A”, una vegada han tramès l’assentament a la destinació corresponent, només podran modificar aquest camp quan canviï la destinació efectiva. 16. La diligència La diligència no és un camp més de l’assentament, sinó que és una funció que permet anotar les incidències que es puguin produir respecte dels assentaments del registre.

L’anotació que es faci mitjançant aquesta funció a qualsevol assentament quedarà consignada al camp Assumpte, per tal que també aparegui a les llistes que les oficines de registre trameten diàriament a les unitats administratives destinatàries dels documents. 16.1 Característiques generals Es recull amb el nom de “diligència” (encara que no es tracti d’una diligència estrictament) el fet de deixar constància, en un assentament, d’una observació sobre alguna de les dades que formen part d’aquest assentament. Aquestes observacions, com veurem a l’apartat següent, poden ser de diversos tipus. Cal dir, com a consideració general, que els usuaris “A” podran esmenar directament les dades dels assentaments (totes les dades excepte la data d’alta i la procedència) mentre el dia de registre estigui obert. Un cop tancat, però, el dia de registre, els canvis o les observacions que s’hagin de fer s’hauran d’introduir mitjançant una diligència. 16. 2 Especificacions de procediment La funció “Diligència” és exclusiva del cap de l’Oficina Central de Registre (usuari “ADM”). Qualsevol usuari de l’aplicació pot proposar al cap de l’Oficina Central de Registre (usuari “ADM”) la consignació de diligències en els assentaments en constatar errors, inexactituds, etc., en les dades i també per consignar els incidents que s’hagin produït en el procés d’enregistrament i que afectin o alterin la correlació que hi ha d’haver entre determinades dades consignades. Generalment, seran els usuaris “A” els que proposaran a “l’ADM” la consignació de diligències en els assentaments, atès que és en la fase d’alta d’un assentament on es poden produir més errors i incidents. Tanmateix, si qualsevol altre usuari “M” o “C” en detecta, ho ha de comunicar igualment a “l’ADM” La petició s’ha d’adreçar a “l’ADM” amb un formulari com el que s’adjunta a l’annex núm. 2, en el qual han de quedar perfectament especificades les dades següents: -Usuari que fa la petició i unitat administrativa a la qual està adscrit. -Número, dates d’alta i de presentació, i procedència del document en l’assentament del qual s’ha de practicar la diligència.


43/87

Les dades d’un assentament d’entrada - La motivació i el tipus de diligència que s’ha d’efectuar. - Observacions. “L’ADM” constatarà i valorarà la petició de diligència i, en el cas que sigui pertinent, la trametrà al secretari general de la Universitat perquè l’autoritzi. Un cop obtinguda l’autorització, “l’ADM” diligenciarà l’assentament. No és necessari l’ús de la diligència per modificar dades o informacions d’apartats modificables d’un assentament mentre el dia d’alta no s’hagi tancat, sinó que l’usuari “A” de cada oficina de registre ho podrà fer directament. Si el dia d’alta és tancat, aleshores ho haurà de fer mitjançant una diligència, llevat de les informacions que són sempre modificables i de l’apartat de destinació efectiva, en la qual els canvis operats resten consignats a l’històric de l’assentament. 16.2.1 Dades que no s’han de corregir o especificar mitjançant la diligència Per tal d’aconseguir un bon funcionament del Sistema d’informació, és important tenir en compte que no totes les incidències que es puguin produir s’han de consignar mitjançant la diligència. Hi ha dues dades de l’assentament que, atesa la naturalesa i la importància que tenen dintre del Sistema, s’han de modificar per una altra via: -Destinació (efectiva i interna) La modificació de la destinació efectiva correspon a l’usuari “A” de l’oficina de registre a la qual pertany l’òrgan, el servei o la unitat administrativa destinatari del document. Qualsevol modificació que es produeixi en la destinació efectiva resta consignada a “l’històric” de moviments de l’assentament. Els canvis de destinació efectiva en assentaments de documents amb destinació externa tan sols pot fer-los “l’ADM”. La destinació interna és una informació permanentment actualitzable per part dels usuaris “M” i dels òrgans, serveis i unitats administratives que tenen destinat el document. La modificació de la destinació interna tan sols s’ha de fer en el cas que aquells redestinin internament el document perquè el trameten a un altre òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat de Girona.

-Anul·lació d’assentaments És una funció exclusiva del cap de l’Oficina Central de Registre. Si bé s’ha de seguir el mateix procediment que s’ha previst per a la consignació de les diligències (cal emprar un formulari com el que s’adjunta a l’annex número 3), no es fa efectiu amb aquest mecanisme, sinó que, atesa la importància i la transcendència d’aquesta acció, existeix com una funció pròpia i independent del Sistema, la qual únicament pot ser activada per l’usuari “ADM” per a qualsevol mena d’assentaments (amb destinació interna o externa) i tant si corresponen a dies d’alta oberts com tancats. L’anul·lació d’assentaments és una funció excepcional del Sistema reservada tan sols als assentaments l’esmena o la correcció de les dades dels quals sigui molt complexa o inviable mitjançant una diligència. 16.2.2 Casos d’aplicació de les diligències S’ha de tenir en compte que la diligència o l’observació que es faci respecte d’un assentament ha de contenir dues parts: a) El motiu pel qual es fa l’observació o la diligència. b) La dada que es modifica de l’assentament de què es tracti. D’aquestes dues informacions, la que es pot tipificar és el motiu; en canvi, la dada modificada pot ser diferent en cada cas. En termes generals, els motius que provoquen incidències respecte dels assentaments del registre es poden incloure dintre de les tres categories següents: errors, incidents tècnics i puntes de treball. 1) Error Sota aquest tipus de motivació es recullen els errors que es produeixin respecte d’algunes dades de l’assentament. Si la detecció d’aquest error es produeix abans de tancar el registre, el poden esmenar els usuaris “A” entrant a l’assentament directament. Però si la detecció de l’error es produeix després d’haver tancat el registre i afecta dades no modificables, s’ha de seguir el procediment assenyalat a l’apartat 16.2: Per això, a l’apartat de “motivació” del formulari de petició de diligència s’hi especificarà *Error, i a


44/87

Les dades d’un assentament d’entrada l’apartat de “tipus de diligència a efectuar” s’anotaran les dades sobre les quals s’ha comès l’error i la seva rectificació. Per exemple: en un assentament corresponent a un dia tancat, al camp procedència s’ha consignat el nom “Pere Garcia” i es comprova que és “Pere Gràcia”. La petició de diligència de l’assentament es faria de la manera següent: Motivació: *Error. Tipus de diligència a efectuar: Procedència: Pere Gràcia. Un altre exemple podria ser la consignació errònia de l’assumpte, de la data del document, etc. 2) Incident tècnic Sota aquest tipus de motivació es recullen incidents derivats de qüestions tècniques, per exemple: tall de subministrament elèctric, aturada de l’ordinador, etc. Mentre perdurin aquests incidents, l’oficina de registre no podrà fer els assentaments dels documents que va rebent. Així, tant en el cas que es puguin realitzar assentaments durant el mateix dia com l’endemà que el dia ja estarà tancat, els usuaris “A” hauran de demanar la inclusió d’una diligència, ja que la data i hora d’alta no es correspondran amb la que realment hauria de ser i, per tant, no es mantindria la correlació que hi ha d’haver entre data i hora d’alta, de presentació i tipus de procedència. La petició de diligència haurà d’indicar aquesta observació sobre la data i hora d’alta al registre (data i hora d’entrada) i l’apartat motivació serà: *Incident tècnic. En aquest cas, l’usuari “A” farà l’assentament amb les mateixes dades que si s’hagués fet el dia i l’hora en què corresponia (és a dir, el dia anterior, si és aquest el cas); l’única diferència és que la data i l’hora real d’alta al registre (entrada), en lloc de ser la que consta al camp de l’assentament, serà la que es consignarà a l’apartat tipus de diligència a efectuar i posteriorment, si escau, a la diligència. El procediment és el següent: a) Al camp Data i hora de presentació de l’assentament, l’usuari “A” hi consignarà la data i l’hora de què es tracti realment (és a dir, el dia anterior, si és aquest el cas). Això es pot fer perquè el Sistema tanca el dia de registre sobre la data d’alta al registre (data d’entrada) no sobre la data i hora de presentació.

b) Al camp Data i hora d’alta al registre de l’assentament, l’usuari “A” no hi podrà consignar una data ni una hora anteriors. Per tant, en aquest camp s’haurà de deixar la data i l’hora que el Sistema doni per defecte. L’esmena es farà mitjançant la diligència. L’usuari “A” consignarà en el formulari de petició de diligència el text que correspongui; en aquest cas seria: DAR: XX.XX.XXXX XX:XX:XX Un cop introduïda en el Sistema pel cap de l’Oficina Central de Registre, apareixerà en el camp Assumpte. La data i l’hora de presentació introduïdes a l’assentament coincidiran amb la data i l’hora d’alta al registre (entrada) que s’han consignat a la diligència quan l’oficina de registre és el lloc de presentació. La data i l’hora de presentació introduïdes a l’assentament no coincidiran amb la data i l’hora d’alta al registre (entrada) que s’han consignat a la diligència quan l’oficina de registre no és el lloc de presentació. 3) Punta de treball Sota aquest tipus de motivació es recullen incidents relacionats amb les puntes de treball que es generen a les oficines de registre motivades per la presentació massiva de documentació a causa de l’acabament d’un termini de presentació de documents (p.e.: convocatòries, etc.). Aquestes circumstàncies fan que la feina de les oficines de registre s’incrementi en xifres realment importants, fins al punt que es pot triplicar o quadruplicar la mitjana d’assentaments diaris. És evident que, si els recursos de l’oficina de registre continuen essent els mateixos, no podrà assumir aquest increment de feina i, per tant, li quedaran assentaments de documents que no haurà pogut fer en el mateix moment de la presentació o la recepció i els haurà de donar d’alta posteriorment, durant el mateix dia o l’endemà. En aquests casos, els usuaris “A” hauran de demanar la inclusió d’una diligència, ja que la data i l’hora d’alta no es correspondran amb les que realment haurien de ser i, per tant, no es mantindria la correlació que hi ha d’haver entre data i hora d’alta, de presentació i tipus de procedència. La petició de diligència haurà d’indicar aquesta observació sobre la data i l’hora d’alta al registre


45/87

Les dades d’un assentament d’entrada (data i hora d’entrada) i l’apartat motivació serà: *Punta de treball. En aquest cas, l’usuari “A” farà l’assentament amb les mateixes dades que si s’hagués fet el dia i l’hora en què corresponia (és a dir, el dia anterior, si aquest és el cas). L’única diferència és que la data i l’hora real d’alta al registre (entrada), en lloc de ser les que consten al camp de l’assentament, seran les que es consignaran a l’apartat tipus de diligència a efectuar i, si escau, posteriorment a la diligència. El procediment és el següent: a) Al camp Data i hora de presentació de l’assentament, l’usuari “A” consignarà la data i l’hora de què es tracti realment (és a dir, el dia anterior, si és aquest el cas). Això es pot fer perquè el Sistema tanca el dia de registre sobre la data d’alta al registre (data d’entrada), no sobre la data i l’hora de presentació. b) Al camp Data i hora d’alta al registre de l’assentament, l’usuari “A” no hi podrà consignar una data ni una hora anteriors, atès que el dia de registre estarà tancat. Per tant, en aquest camp s’haurà de deixar la data i l’hora que el Sistema doni per defecte. L’esmena es farà mitjançant la diligència. L’usuari “A” consignarà al formulari de petició de diligència el text que correspongui. En aquest cas seria: DAR: XX.XX.XXXX XX:XX:XX Un cop introduïda en el Sistema pel cap de l’Oficina Central del Registre, apareixerà en el camp Assumpte. La data i l’hora de presentació introduïdes a l’assentament coincidiran amb la data i l’hora d’alta al registre (entrada), que s’han consignat a la diligència quan l’oficina de registre és el lloc de presentació. La data i l’hora de presentació introduïdes a l’assentament no coincidiran amb la data i l’hora d’alta al registre (entrada), que s’han consignat a la diligència quan l’oficina de registre no és el lloc de presentació.


46/87

Les dades d’un assentament d’entrada Resum dels casos en què s’ha d’aplicar cada diligència: Diligència Cas d’aplicació *Error. * Per indicar l’error en la introducció d’una dada de l’assentament (assumpte, data del document, tipus de document, tipus de procedència, població de destinació, etc.) *Incident tècnic. DAR: * Per indicar que, a causa d’un incident tècnic, la data i l’hora d’alta al registre (entrada) no són les que figuren a l’assentament, sinó que són les que s’indiquen en aquesta diligència. *Punta de treball. DAR: * Per indicar que, a causa d’una punta de treball, la data i l’hora d’alta al registre (entrada) no són les que figuren a l’assentament, sinó que les que s’indiquen en aquesta diligència.

03/09/2002

47/87

B. Segellament de documents


48/87

Índex. Segellament de documents. Registre d’entrada Pàg -Supòsits en què es pot segellar el document que es registra 49 -Mètode de treball del registre 49


49/87

Segellament de documents. Registre d’entrada 1. Supòsits en què es pot segellar el document que es registra En tots els casos, en un mateix document, només es pot estampar un segell de registre d’entrada de la Universitat de Girona. Els motius que provoquen aquest funcionament són diversos: a) La concepció que s’ha d’adoptar de registre únic de la Universitat de Girona (com ja s’ha vist, d’acord amb la concepció de la Llei 30/1992 i el Decret 360/1994 i el Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona). b) La necessitat que hi hagi un sol número identificador per document registrat. Aquesta necessitat, com hem vist, provoca el fet que s’hagi de respectar el número que hagi assignat a un document la primera oficina de registre de la Universitat de Girona que l’hagi registrat. Per tant, tenint en compte també el motiu anterior, no seria coherent que una segona oficina de registre de la Universitat de Girona pogués estampar un altre segell al mateix document amb el mateix número de registre. c) El cúmul de segells que es podria produir en un mateix document si cada oficina de registre i òrgan, servei o unitat administrativa per on passi aquest document, fins que arribi a la seva destinació final, estampés un segell de registre d’entrada. Per tant, una oficina de registre pot segellar qualsevol document que s’hagi de registrar sempre que no contingui ja un segell del registre d’entrada d’una altra oficina de registre de la Universitat de Girona. A la pràctica, només hi ha dues situacions en què es produeix aquesta circumstància: a) Quan una oficina de registre de la Universitat de Girona és el lloc triat pel ciutadà per a la presentació del document. En aquest cas, al document no hi haurà cap segell estampat. b) Quan una oficina de registre de la Universitat de Girona és la primera oficina de registre de la Universitat de Girona que rep un document, encara que aquest document hagi estat presentat prèviament en un altre lloc de presentació que no sigui una oficina de registre de la Universitat de Girona. En aquest cas, al document hi haurà un segell

corresponent al lloc on el ciutadà ha presentat el document ( per exemple, Correus, Administració de l’Estat, Administració de la Generalitat, etc.). 2. Mètode de treball del registre Com a consideració general, i independentment d’altres qüestions d’organització, s’entén que el fet de registrar un document comprèn dues actuacions: 1) Emplenar les dades d’un assentament al registre d’entrada de documents. Aquestes dades es divideixen en dues parts: una part identifica el document (número de registre, assumpte, tipus de document, procedència, destinació, etc.) i l’altra part acredita l’entrada d’un document al registre (data i hora de presentació i data d’alta al registre). 2) Segellar el document presentat (i una còpia, si la persona interessada ho demana). En aquest segell de registre d’entrada també hi ha aquests dos tipus de dades: les dades que identifiquen el document (número de registre) i les dades que acrediten l’entrada (data i hora d’alta al registre). També com a consideració general, s’entén que l’ordre lògic de realització d’aquestes operacions és el que s’ha indicat, és a dir, primer es fa l’assentament i posteriorment s’estampa el segell de registre amb les dades indicades, on es copia una part de les dades de l’assentament del document que es registra. El sistema de registre de la Universitat de Girona ha de tenir un controlador únic de les dades del registre. És a dir, del número de registre, la data i l’hora d’alta, per tal d’evitar duplicitat de números, etc. Aquest “controlador únic” de les dades és l’aplicació del registre, és a dir, el mateix Sistema d’informació. Per això s’ha de treballar amb el mètode assenyalat anteriorment, el qual consisteix a formalitzar l’assentament - segellar el document. 2.1 Aspectes que s’han de tenir en compte 1) No s’han de modificar ni el número de registre ni la data i l’hora d’alta al registre, ja que el Sistema els dóna per defecte. 2) S’elimina la possibilitat d’errors de transcripció de les dades del segell a l’assentament.


50/87

Segellament de documents. Registre d’entrada 3) Per poder consignar les dades del segell, es poden emplenar només unes dades mínimes de l’assentament, que són: - Núm. de registre (s’informa per defecte, però no és modificable). - Data i hora de presentació (s’informa per defecte, però és modificable). - Data i hora d’alta al registre (s’informa per defecte, però no és modificable). - Procedència - Destinació efectiva. Posteriorment es poden emplenar la resta de dades de l’assentament. 4) També es disposa de la funció d’alta repetitiva, és a dir, la pantalla d’un nou assentament apareix amb la majoria de dades de l’anterior (i només caldria modificar-ne la procedència). Aquesta funció és útil en els casos de puntes de treball provocades per la presentació massiva de documentació per un procediment administratiu concret (per exemple, convocatòries). 2.2 Mecanisme de segellament El mecanisme de segellament que permet treballar d’aquesta manera es du a terme mitjançant unes impressores connectades als PC dels usuaris “A”. Aquestes impressores reprodueixen el segell amb les dades que conté l’assentament.

03/09/2002

51/87

C. Diagramació i descripció del procediment


52/87

Índex. Diagramació i descripció del procediment Pàg. - Diagramació 53 - Descripció del procediment 56

03/09/2002

53/87

Diagramació Significació dels símbols SÍMBOLS D’OPERACIÓ:

Operació de control: Operació específica de control, per exemple analitzar, comparar, comprovar, revisar, aprovar, etc. En el seu interior es descriu breument l’operació.

Operació de confecció: Confecció i/o primera formalització de documents. La primera vegada que apareix un document, si no va precedit pels símbols d’inici/final o arxiu, ha d’anar precedit per aquest símbol.

Decisió: Indicador de bifurcació davant de dues opcions alternatives. En el seu interior es descriu breument la pregunta diferenciadora d’ambdues operacions. Operació general: Qualsevol tipus d’operació no representada pels símbols anteriors. En el seu interior es descriu breument l’operació. SÍMBOLS DE DOCUMENTACIÓ:

Document: Qualsevol document preparat o utilitzat en el procés. En el seu interior s’indica la denominació del document. En el cas de múltiples documents, s’indica amb la superposició del símbol.

SÍMBOLS DE FLUX:

Inici-final: Inici o final d’una línia de procés. En el seu interior s’indica el punt d’origen o destinació de la línia de procés.

Arxiu definitiu: Punt de l’arxiu on van a parar de manera definitiva els documents utilitzats.

Connector entre pàgines: Connector de la línia de procés entre diferents pàgines. En el seu interior es consigna una lletra majúscula que diferencia els que surten d’una mateixa pàgina i el número de la pàgina on es connecta. SÍMBOLS DEL PROCÉS ELECTRÒNIC DE DADES:

Pantalla: Entrada o sortida d’informació de l’ordinador. Teleprocés: Flux d’informació a través de l’ordinador.

Magatzem de dades.

03/09/2002 Diagramació. Registre d’entrada

54/87

Persona interessada

Correus o valisa

Document

És registrable?Procediments

interns. Consergeries

Té segell de presentació o

registre?

És un segell de la UdG?

Destinació interna

Alta assentament

A-2

No

Recerca d'assentaments per destinació efectiva

Sí

Enviar destinació interna

Documents

Sí

Emplenar dades de l'assentament

Base de dades

1

22

1

3

4

Sí

No No

Enviar destinació interna

Segellar el document

03/09/2002 Diagramació. Registre d’entrada

55/87

A-1

Al cap del dia

La unitat destinatària és interna de la

UdG?

Destinacions internes

Trametre i extreure llistes Base de dades

Registre destinacions

externes

Treure llistes per destinacions

Documents i llistes destinacions externes

Documents i llistes destinacions internes

Documents i llistes destinacions externes

No

Sí

5

6

Adjuntar els documents a les llistes

Enviar a l’Oficina Central

de Registre

Enviar a desitnacions

internes o pròpies

Enviar a destinacions externes

03/09/2002

56/87

Descripció del procediment. Registre d’entrada 1. Quan arriba un document a una oficina de registre, el primer pas és determinar si és un document registrable o si no ho és, d’acord amb l’article 38.4 de la Llei 30/1992, els articles 2 i 3 del Decret 360/1994, i els articles 2, 3 i 5 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona. Si el document no és registrable, s’ha de seguir el circuit de distribució propi de cada oficina de registre per a aquest tipus de documents (passar-los a la consergeria respectiva perquè els distribueixi a cada òrgan, servei o unitat administrativa destinatària). 2. Si el document és registrable, s’ha d’observar si porta algun segell que correspongui a una presentació o a un registre anterior d’aquest document. Si el document no porta cap segell de presentació o de registre anterior, s’ha d’entendre que l’oficina de registre on arriba el document és el primer lloc on aquest es presenta i, per tant, l’haurà de donar d’alta emplenant les dades de l’assentament. En aquest cas, la data (i l’hora) de presentació i la data (i l’hora) d’alta de l’assentament coincidiran, ja que l’oficina de registre és també el lloc de presentació. Si el document porta un segell de presentació o de registre anterior, s’ha de distingir si és del registre de la Universitat de Girona o no. Si ho és, l’oficina de registre el trametrà directament a la destinació efectiva. Per obtenir aquesta informació caldrà que es recerqui l’assentament corresponent al Sistema d’informació. Si el segell del document no pertany al registre de la Universitat de Girona, és a dir, que, per exemple, sigui un segell de correu certificat o un segell de registre d’entrada d’una altra administració (estatal, autonòmica, etc.), s’haurà de fer l’assentament, i la data de presentació (i l’hora) que s’hi haurà de consignar és la que indica el segell, i la data (i l’hora) d’alta al registre és la data en què l’oficina de registre de la Universitat de Girona fa l’assentament. Aquestes dates i hores no coincidiran. 3. D’acord amb les característiques del document, s’emplenen les dades de l’assentament tenint en compte el que s’indica a l’apartat Definició de les dades d’un assentament d’entrada. S’especifica la destinació efectiva del document, que pot ser interna (unitat o òrgan de la Universitat de Girona) o externa (és a dir, una persona, unitat o òrgan extern a la Universitat de Girona). 4. Sigui quina sigui la via mitjançant la qual arriba el document a l’oficina de registre, un cop fet l’assentament, el document es pot segellar d’entrada sempre que no porti ja prèviament un segell del registre d’entrada de la Universitat de Girona. Si el document arriba amb un segell del registre d’entrada de la Universitat de Girona, vol dir que aquell document ja té número de registre i, per tant, no se li pot assignar un altre número i s’ha de trametre directament a la destinació efectiva. Si el document no porta cap segell de registre de la Universitat de Girona, es pot segellar el document i assignar-li un número de registre. 5. Al cap del dia, el responsable de l’oficina de registre (usuari “A”) extraurà les llistes dels assentaments donats d’alta per destinacions efectives. Després hi adjuntarà els documents corresponents a cada llista. 6. A continuació, separarà els que s’adrecen a destinacions pròpies o internes dels que s’adrecen a destinacions generals o externes a la Universitat de Girona. -Seguidament, enviarà les llistes dels assentaments juntament amb els documents registrats a les destinacions pròpies o internes corresponents. -Enviarà els documents i les llistes adreçats a destinacions externes a la Universitat de Girona a l’Oficina Central de Registre, la qual anotarà en els assentaments dels documents respectius la data de tramesa a la destinació externa, extraurà les llistes corresponents del Sistema i ho enviarà conjuntament a cada destinació externa mitjançant el sistema de correu més adient. S’ha de tenir en compte que aquesta tramesa s’ha de fer sense dilació.

03/09/2002

57/87

2. Registre de sortida de documents

03/09/2002 Descripció del procediment Manual del procediment d’entrada i sortida de documents

58/87

Índex. Registre de sortida de documents Pàg. A. Definició de les dades d’un assentament de sortida 59 B. Segellament de documents 69 C. Diagramació i descripció del procediment 71

03/09/2002

59/87

A. Definició de les dades d’un assentament de sortida


60/87

Índex. Definició de les dades d’un assentament de sortida Pàg. - Assentament d’un registre de sortida del Sistema 61 d’informació comú del registre de documents - Les dades d’un assentament de sortida 62 1 Número de registre / Assentament d’entrada associat 62 2 Data (i hora) d’alta al registre 62 3 Assumpte 62 4 Data del document 62 5 Tipus de document 62 6 Procedència 63 7 Població de procedència 63 8 Destinació 63 9 Població de destinació 64 10 Suport físic 64 11 Classificació 64 12 Número d’expedient i arxiu provisional 64 13 Estat 64 14 Diligència 65


61/87

Referències i observacions relatives a la documentació complementària i que s’acompanya i sobre l’estat de tramitació del document

Assentament d’un registre de sortida del Sistema d’informació comú del registre de documents Núm. de registre0ν : (codi registre) A001S/ (Núm.) 000.000- (Any) 1998 Assentament d’entrada associat: (codi registre) A001E/ (Núm.) 000.000- (Any) 1998 Data i hora d’alta0: 18/01/98 10:46:23 Assumpte S’hi ha d’expressar breument el contingut del document que es registra, de manera que permeti identificar-lo.1 Data del document: 17-01-98 Tipus de document: Classe document⊗ Procedència formal: Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa que emet formalment el document Procedència efectiva0: Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa que emet realment el document Especificació de la persona que emet el document Població de procedència: Codi ⊗ 2 Destinació0 : Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa al qual l’emissor/a adreça el document Especificació de la persona a la qual es tramet el document Població de destinació: Codi ⊗3 Suport físic: Paper/imatge ⊗ Classificació: Núm. d’expedient: Arxiu provisional: Estat: .

0 Dades que s’han de consignar obligatòriament per donar d’alta un assentament. ν Negreta. Dades que s’han de consignar obligatòriament en un assentament tal com estableix la normativa vigent. 1 En aquest camp es disposa d’una taula per emplenar els assumptes més usuals, els altres s’hauran d’emplenar manualment. ⊗ Aquest símbol indica les dades que s’han d’emplenar mitjançant una taula. 2 Per defecte sempre surt la població de Girona. Si és una altra població, s’emplena mitjançant una taula que serveix per a les poblacions de Catalunya; per a la resta cal buscar a la taula ALTRES i emplenar-ho manualment. 3 La taula serveix per a les poblacions de Catalunya, per a la resta cal buscar a la taula ALTRES i emplenar-ho manualment.

Concepte general ⊗ Nominal4 Uniforme


62/87

Les dades d’un assentament de sortida Les dades que apareixen a l’assentament de sortida són les mateixes que les del registre d’entrada, excepte la data i l’hora de presentació del document i el tipus de procedència, ja que aquestes dades no tenen sentit en el registre de sortida. El registre de sortida de la Universitat de Girona manté un funcionament similar al del registre d’entrada, també està automatitzat i connectat al Sistema d’informació comú. Per això, s’ha volgut mantenir una homogeneïtzació entre el registre d’entrada i el registre de sortida i, per tant, hi ha molts aspectes del registre d’entrada que s’han traslladat al registre de sortida. En aquest apartat es defineixen les característiques principals de les dades que configuren un assentament del registre de sortida. 1. Número de registre (identificador del document) El número de registre de sortida manté la mateixa estructura que el d’entrada. Es compon: D’una banda, del codi del registre de què es tracti: Compost de 5 dígits A001S (aquest codi ens indica que es tracta del registre de sortida). I d’altra banda, consta del número del document, el qual està compost de 6 dígits seguits de 4 més que indiquen l’any. Aquesta numeració és correlativa i única per al registre general de sortida de la Universitat de Girona. El dia 1 de gener de cada any, la numeració dels assentaments del registre s’ha de començar amb el número 1. En aquest apartat també s’inclou (com en l’assentament del registre d’entrada, però a la inversa) la referència de l’assentament d’entrada associat. És a dir, de l’assentament del document d’entrada del qual, quan escaigui, el document que es dóna d’alta en el registre de sortida és la resposta o la conseqüència. A diferència del registre d’entrada, aquesta dada s’ha d’informar mitjançant una taula que es desplega en clicar sobre el camp assentament d’entrada associat, el qual inclou la relació de tots els assentaments donats d’alta al registre d’entrada i d’on cal seleccionar el que correspongui. Aquesta informació s’obté mitjançant la referència concreta que pugui portar el document que s’enregistra o també de la lectura del seu contingut i la recerca subsegüent a la

taula de la relació d’assentaments d’entrada. Aquest camp es pot modificar mentre el dia és obert. 2. Data (i hora) d’alta al registre (data de sortida) És la data en què una oficina de registre dóna d’alta o valida un assentament d’un document en el registre de la Universitat de Girona. A diferència del registre d’entrada, en el de sortida no cal especificar l’hora en què es registra el document. L’aplicació del registre, però, dóna l’hora per defecte. Les llistes que s’extreguin ens donaran els assentaments ordenats per la data (i l’hora) d’alta i no per la data (i l’hora) de presentació, ja que per al registre de sortida no és necessària. La data (i l’hora) d’alta al registre es consignarà al segell que s’estamparà al document mitjançant una impressora connectada al Sistema d’informació. 3. Assumpte S’hi ha d’expressar de manera breu i concisa el contingut del document que es registra. Per als assumptes més usuals es disposa d’una taula d’assumptes codificats, que és la mateixa que s’usa per al registre d’entrada. La dada es pot emplenar a partir d’aquesta taula, manualment, o bé també amb la combinació de les dues fórmules alhora. Aquesta darrera modalitat serà la més corrent, atès que caldrà afegir al text de l’assumpte codificat alguna indicació (per exemple: denegació, concessió, admissió, etc.) per precisar el contingut de l’assumpte. Les dades relatives a l’anul·lació d’un assentament o a la consignació d’una diligència quedaran recollides en aquest apartat. 4. Data del document És la data del document que es registra, que indica la data en què es va emetre el document. 5. Tipus de document S’hi ha d’indicar la naturalesa del document que es registra. Aquesta dada s’emplena mitjançant una taula general. Per al registre de sortida s’han de fer les mateixes consideracions que s’especifiquen a l’apartat número 6. Tipus de document del registre d’entrada.


63/87

Les dades d’un assentament de sortida 6. Procedència En el cas del registre de sortida, la procedència es comporta de la mateixa manera que la destinació en el registre d’entrada. Així, té dos subapartats: Procedència formal i Procedència efectiva. L’única diferència respecte a la destinació en el registre d’entrada és que la procedència, en el registre de sortida, només pot ser interna, és a dir, d’un òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat de Girona. 6.1 Procedència formal S’hi ha d’indicar l’òrgan, el servei o la unitat administrativa que emet el document formalment perquè és el competent en la matèria de què es tracti. Sovint no coincideix amb l’emissor efectiu. Aquesta dada s’emplena mitjançant la taula de tipus de procedències / destinacions, excloent les generals o externes. Per aclarir la diferència entre procedència formal i efectiva reprenem l’exemple usat a l’apartat 10. Destinació del registre d’entrada. Així, la resposta a un recurs de denegació d’una beca presentat per un estudiant tindrà com a procedència formal el Rectorat –que és l’òrgan que exerceix la competència i el que signa el document– i la procedència efectiva serà la Secció de Beques i Ajuts als Estudiants, que en realitat és qui gestiona l’assumpte i en tramita l’expedient. 6.2 Procedència efectiva S’hi ha d’indicar l’òrgan, el servei o la unitat administrativa que tramita l'expedient al qual pertany el document que s’enregistra i, consegüentment, el que l’ha elaborat i el gestiona. A vegades és el mateix que el de la procedència formal. Aquesta dada té dos nivells d’informació: un de general i un altre d’específic. El nivell general és obligatori i s’emplena mitjançant la taula de tipus de procedències, excloent les generals o externes. El nivell específic és opcional i s’emplena manualment. Serveix per a precisar les unitats administratives dependents de la que s’ha consignat en el nivell general i, més usualment, el nom i els cognoms de la persona que ha elaborat o gestiona directament el document o l’expedient al qual pertany.

6.3 Taula de tipus de procedències / destinacions Aquesta taula és la mateixa que s’usa per al registre d’entrada. Així, el seu contingut i funcionament queden perfectament explicats a l’apartat 8.3 Taula de tipus de procedències / destinacions del registre d’entrada. Tanmateix, en el registre de sortida, per informar la procedència tan sols es poden utilitzar les procedències pròpies o internes de la Universitat de Girona. Quan un usuari doni d’alta un assentament de sortida la procedència del qual no estigui codificada, haurà de comunicar-ho a l’Oficina Central per tal que, si escau, la doni d’alta a la taula de tipus de procedències / destinacions. 7. Població de procedència S’hi ha d’indicar el nom de la població on està l’òrgan, el servei o la unitat administrativa emissor del document. Atès que els òrgans, serveis o unitats administratives de la Universitat de Girona (procedències) estan situats a la ciutat de Girona, el Sistema informarà per defecte aquest apartat amb la població de Girona. Tanmateix, hi ha la possibilitat que en el futur hi hagi procedències (òrgans, serveis o unitats administratives de la Universitat de Girona) que puguin estar situats en altres poblacions diferents de Girona. Com que seran poblacions catalanes, es podrà emplenar mitjançant la taula de poblacions associada a aquest apartat. 8. Destinació S’hi ha d’indicar la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa a qui es tramet realment el document. 8.1 Característiques generals Aquest apartat es comporta igual que el de procedència en el registre d’entrada. Així, té dos nivells: un de general i un altre d’específic. El nivell general és obligatori i s’emplena mitjançant la taula de destinacions. De tota manera, tan sols es poden utilitzar les destinacions generals o externes a la Universitat de Girona, ja que el registre de sortida no admet assentaments de documents interns. El nivell específic s’ha d’emplenar manualment i és


64/87

Les dades d’un assentament de sortida opcional, llevat del cas dels particulars, que també és obligatori. Aquest nivell s’emplenarà, generalment, per precisar la persona concreta a qui es destina el document. Normalment només s’utilitzarà quan el nivell general de destinació sigui “particulars”, supòsit en el qual aquest nivell específic servirà per a consignar els cognoms i el nom de la persona destinatària del document. Quan un usuari doni d’alta un assentament de sortida la destinació del qual no estigui codificada, haurà de comunicar-ho a l’Oficina Central per tal que, si escau, la doni d’alta a la taula de tipus de procedències / destinacions. 8.2 Taula de tipus de procedències / destinacions Aquest apartat ja s’ha explicat en el camp procedència. (Vegeu l’apartat 6.3 Taula de tipus de procedències / destinacions, del registre de sortida). En el cas de la destinació, però, tan sols es poden emprar les destinacions generals o externes a la Universitat de Girona. 9. Població de destinació S’hi ha d’indicar el nom de la població d’on és la persona interessada, la unitat administrativa o l’organisme al qual es destina el document. Aquesta dada es pot emplenar de dues maneres: la primera mitjançant una taula codificada si la població pertany a Catalunya; la segona, per a les poblacions restants (Estat espanyol, Europa, etc.), cal usar el codi ALTRES, el qual desplega un camp on cal introduir manualment el nom de la població. 10. Suport físic S’hi indica el suport físic del document que es registra. De moment, l’únic suport amb què es presentaran els documents al registre serà el paper. Per tant, l’aplicació ja dóna per defecte aquest camp emplenat amb aquesta informació. Si en el futur es poden admetre documents amb altres suports (imatge), hi ha la possibilitat d’informar aquest camp mitjançant una taula. 11. Classificació El contingut d’aquest apartat, el funcionament dels camps de què es compon i l’ús de les taules de les

quals es disposa per informar-los són els que s’han assenyalat a l’apartat 13. Classificació del registre d’entrada. Els apartats de classificació, juntament amb el número d’expedient, d’arxiu provisional i estat del document, poden ésser modificats permanentment. Usualment, els usuaris “A” classificaran els documents amb conceptes de classificació genèrics, i seran els usuaris “M” els que, si escau, concretaran o especificaran més els termes de classificació emprant els nivells més baixos. Quan els apartats als quals ens acabem de referir siguin informats pels usuaris “M”, en el cas dels assentaments que es donen d’alta mitjançant el mecanisme de bústia d’espera, els usuaris “A” no els hauran de modificar a l’hora de fer la validació de l’assentament per les raons assenyalades abans. A diferència del registre d’entrada, la freqüència amb què s’hauran de modificar tots aquests camps serà baixa, ja que molts assentaments de sortida seran donats d’alta per usuaris “M” de les unitats administratives de procedència, que són els que poden concretar millor el nivell de classificació i els que coneixen millor el número d’expedient i la signatura de l’arxiu provisional, ja que són els gestors de l’expedient i els que el tramiten. 12. Número d’expedient i arxiu provisional El contingut i el funcionament d’aquests dos camps són els mateixos que en el registre d’entrada. Per això ens remetem al que s’ha assenyalat a l’apartat 14. Número d’expedient i arxiu provisional del registre d’entrada. 13. Estat Aquest camp es destina al fet que els usuaris “A” i “M” puguin fer-hi constar les incidències, les observacions i qualsevol altra informació relativa a l’emissió i a la tramitació del document del qual es fa l’assentament. Per exemple: s’adjunta una certificació; es tramet per missatgeria, s’envia còpia al Rectorat, s’ha de completar la documentació, etc. Els usuaris que tinguin permesa l’actualització de les dades d’aquest camp (els usuaris “A”, mentre el dia d’alta estigui obert, i de manera permanent els usuaris “M” de l’òrgan, el servei o la unitat administrativa emissora del document) no han d’eliminar la informació que contingui en cada moment, sinó limitar-se a modificar-la en el supòsit que no respongui a la realitat, ampliar-la o completar-la.


65/87

Les dades d’un assentament de sortida 14. Diligència La diligència no és un camp més de l’assentament, sinó que és una funció que permet anotar les incidències que es puguin produir respecte dels assentaments del registre. L’anotació que es faci mitjançant aquesta funció a qualsevol assentament quedarà consignada al camp Assumpte, per tal que també aparegui a les llistes que les oficines de registre trametran diàriament a les unitats administratives d’on procedeixen els documents. 14.1 Característiques generals Es recull amb el nom de “diligència” (encara que no es tracti d’una diligència estrictament) el fet de deixar constància, en un assentament, d’una observació sobre alguna de les dades que formen part d’aquest assentament. Aquestes observacions, com veurem a l’apartat següent, poden ser de diversos tipus. Cal dir, com a consideració general, que els usuaris “A” podran esmenar directament dades dels assentaments (totes les dades excepte la data d’alta, la procedència efectiva i la destinació) mentre el dia de registre estigui obert. Un cop tancat, però, el dia de registre, els canvis o les observacions que s’hagin d’efectuar s’hauran d’introduir mitjançant una diligència. 14.2 Especificacions de procediment La funció “Diligència” és exclusiva del cap de l’Oficina Central de Registre (usuari “ADM”). Qualsevol usuari de l’aplicació pot proposar al cap de l’Oficina Central de Registre (usuari “ADM”) la consignació de diligències en els assentaments en constatar errors, inexactituds, etc., en les dades i també per consignar els incidents que s’hagin produït en el procés d’enregistrament, i que afectin o alterin la correlació que hi ha d’haver entre determinades dades consignades. Generalment, seran els usuaris “A” els que proposaran a “l’ADM” la consignació de diligències en els assentaments, atès que és en la fase d’alta d’un assentament on es poden produir més errors i incidents. Tanmateix, si qualsevol altre usuari “M” o “C” en detecta, ho ha de comunicar igualment a “l’ADM”. La petició s’ha d’adreçar a “l’ADM” amb un formulari com el que s’adjunta a l’annex núm. 2, en

el qual han de quedar perfectament especificades les dades següents: -Usuari que fa la petició i unitat administrativa a la qual està adscrit. -Número, data d’alta i destinació de l’assentament en el qual s’ha de practicar la diligència. -La motivació i el tipus de diligència que s’ha d’efectuar. -Observacions. “L’ADM” constatarà i valorarà la petició de diligència i, en el cas que sigui pertinent, la trametrà al secretari general de la Universitat perquè l’autoritzi. Un cop obtinguda l’autorització, “l’ADM” diligenciarà l’assentament. No és necessari l’ús de la diligència per modificar dades o informacions d’apartats modificables d’un assentament mentre el dia d’alta no s’hagi tancat, sinó que l’usuari “A” de cada oficina de registre ho podrà fer directament. Si el dia d’alta és tancat, aleshores ho haurà de fer mitjançant una diligència, llevat d’informacions que són sempre modificables per part dels usuaris “M”. 14.2.1 Dades que no s’han de corregir o especificar mitjançant la diligència Per tal d’aconseguir un bon funcionament del Sistema d’informació, és important tenir en compte que no totes les incidències que es puguin produir s’han de consignar mitjançant la diligència. Hi ha una dada de l’assentament que, atesa la naturalesa i la importància que té dintre del Sistema, s’ha de modificar per una altra via: -Anul·lació d’assentaments És una funció exclusiva del cap de l’Oficina Central de Registre, llevat del cas dels assentaments que es troben a la bústia d’espera, per als quals aquesta funció correspon als usuaris “M” de les unitats administratives de procedència. Si bé s’ha de seguir el mateix procediment que s’ha previst per a la consignació de diligències (cal emprar un formulari com el que s’adjunta a l’annex núm. 3), no es fa efectiu amb aquest mecanisme, sinó que, atesa la importància i la transcendència d’aquesta acció, existeix com una funció pròpia i independent del Sistema.


66/87

Les dades d’un assentament de sortida A diferència del Registre d’entrada, aquesta funció també podrà usar-la l’usuari “M”. Això és així pel fet que en el registre de sortida l’usuari “M” pot donar d’alta assentaments de la seva unitat administrativa que, mitjançant la bústia d’espera, arriben a l’usuari “A”, que és qui realment dóna d’alta de sortida l’assentament mitjançant la validació. En aquest procés es pot donar el cas que s’hagi d’anul·lar un assentament que es troba a la bústia d’espera (això vol dir que no s’ha produït l’alta efectiva de l’assentament en el Registre de sortida). Si es produeix aquesta situació, l’usuari “M” pot anul·lar-lo directament, sense que li calgui demanar autorització mitjançant l’ús del formulari (annex núm. 3). D’aquesta manera s’evita que l’usuari “A” doni d’alta un assentament incorrecte. L’anul·lació d’assentaments és una funció excepcional del Sistema reservada tan sols als assentaments l’esmena o correcció de les dades dels quals sigui molt complexa o inviable mitjançant una diligència. 14.2.2 Casos d’aplicació de les diligències S’ha de tenir en compte que la diligència o l’observació que s’efectuï respecte d’un assentament ha de contenir dues parts: a) El motiu pel qual es fa l’observació o la diligència. b) La dada que es modifica de l’assentament de què es tracti. D’aquestes dues informacions la que es pot tipificar és el motiu; en canvi, la dada modificada pot ser diferent en cada cas. En termes generals, els motius que provoquen incidències respecte dels assentaments del registre es poden incloure dintre de les tres categories següents: errors, incidents tècnics i puntes de treball. 1) Error Sota aquest tipus de motivació es recullen els errors que es produeixin respecte d’algunes dades de l’assentament. Si la detecció d’aquest error es produeix abans de tancar el registre, el poden esmenar els usuaris “A” entrant a l’assentament directament. Però si la detecció de l’error es produeix després d’haver tancat el registre i afecta dades no modificables, s’ha de seguir el procediment assenyalat a l’apartat 14.2:

Per això a l’apartat de “motivació” del formulari de petició de diligència s’hi especificarà *Error, i a l’apartat de “tipus de diligència a efectuar” s’anotaran les dades sobre les quals s’ha comès l’error i la seva rectificació. Per exemple, en un assentament corresponent a un dia tancat, al camp procedència efectiva s’ha consignat el nom “Servei de Gestió Acadèmica” i es comprova que és “Servei de Gestió Econòmica”; la petició de diligència quedaria de la manera següent: Motivació: *Error. Tipus de diligència a efectuar: Procedència. Servei de Gestió Econòmica. Un altre exemple podria ser la consignació errònia de l’assumpte, de la data del document, etc. 2) Incident tècnic Sota aquest tipus de motivació es recullen incidents derivats de qüestions tècniques, per exemple: tall de subministrament elèctric, aturada de l’ordinador, etc. Mentre perdurin aquests incidents, l’oficina de registre no podrà fer els assentaments dels documents que va rebent. Si l’oficina de registre té temps d’introduir els assentaments durant el mateix dia, no hi ha problema, però si els ha d’introduir l’endemà, que el dia ja estarà tancat, els usuaris “A” hauran de demanar la inclusió d’una diligència, ja que al camp data i hora d’alta al registre no es podrà introduir la data i l’hora real de sortida (per exemple, el dia anterior). La petició de diligència haurà d’indicar aquesta observació sobre la data i l’hora d’alta al registre (data de sortida) i l’apartat motivació serà: *Incident tècnic. En aquest cas, l’usuari “A” farà l’assentament amb les mateixes dades que si s’hagués fet el dia i l’hora en què corresponia (és a dir, el dia anterior, si és aquest el cas); l’única diferència és que la data i l’hora real d’alta al registre (sortida), en lloc de ser les que consten al camp de l’assentament, seran les que es consignaran a l’apartat tipus de diligència a efectuar i posteriorment, si escau, a la diligència. El procediment és el següent: Al camp Data i hora d’alta al registre de l’assentament, l’usuari “A” no hi podrà consignar una data ni una hora anteriors, atès que el dia de registre estarà tancat. Per tant, en aquest camp s’haurà de deixar la data i l’hora que el Sistema doni per defecte.


67/87

Les dades d’un assentament de sortida L’esmena es farà mitjançant la diligència. L’usuari “A” consignarà en el formulari de petició de diligència el text que correspongui; en aquest cas seria: DAR: XX.XX.XXXX XX:XX:XX Un cop introduïda en el Sistema pel cap de l’Oficina Central de Registre, apareixerà en el camp Assumpte 3) Punta de treball Sota aquest tipus de motivació es recullen incidents relacionats amb les puntes de treball que es generen a les oficines de registre, motivades per la presentació i l’expedició massiva de documentació a causa de l’acabament d’un termini per la Universitat de Girona (p.e.: notificacions de resolucions, etc.). Aquestes circumstàncies fan que la feina de les oficines de registre s’incrementi en xifres realment importants, fins al punt que es pot triplicar o quadruplicar la mitjana d’assentaments diaris. És evident que si els recursos de l’oficina de registre continuen essent els mateixos, no podrà assumir aquest increment de feina i, per tant, no podrà fer els assentaments dels documents que va rebent. Si l’oficina de registre té temps d’introduir els assentaments durant el mateix dia, no hi ha problema, però si els ha d’introduir l’endemà, quan el dia de registre ja estarà tancat, els usuaris “A” hauran de demanar la inclusió d’una diligència, ja que al camp data i hora d’alta al registre no es podrà introduir la data i l’hora real de sortida (per exemple, el dia anterior). La petició de diligència haurà d’indicar aquesta observació sobre la data i l’hora d’alta al registre (data de sortida) i l’apartat motivació serà: *Punta de treball. En aquest cas, igual que en l’anterior (incident tècnic), l’usuari “A” farà l’assentament amb les mateixes dades que si s’hagués fet el dia i l’hora en què corresponia (és a dir, el dia anterior, si és aquest el cas); l’única diferència és que la data i l’hora real d’alta al registre (sortida), en lloc de ser les que consten al camp de l’assentament, seran les que es consignaran a l’apartat tipus de diligència a efectuar i posteriorment, si escau, a la diligència. El procediment també serà el mateix que en el tipus de motivació anterior (incident tècnic): Al camp Data i hora d’alta al registre de l’assentament, l’usuari “A” no hi podrà consignar una data ni una hora anteriors, atès que el dia de registre estarà tancat. Per tant, en aquest camp s’haurà de deixar la data i l’hora que el Sistema doni per defecte.

L’esmena es farà mitjançant la diligència. L’usuari “A” consignarà en el formulari de petició de diligència el text que correspongui; en aquest cas seria: DAR: XX.XX.XXXX XX:XX:XX Un cop introduïda en el Sistema pel cap de l’Oficina Central de Registre, apareixerà en el camp Assumpte.


68/87

Les dades d’un assentament de sortida Resum dels casos en què s’ha d’aplicar diligència: Diligència Cas de l’aplicació *Error. * Per indicar l’error en la introducció d’una dada de l’assentament (assumpte, data del document, tipus de document, tipus de procedència, població de destinació, etc.). *Incident tècnic. DAR: * Per indicar que, a causa d’un incident tècnic, la data i l’hora d’alta al registre (sortida) no són les que figuren a l’assentament, sinó que són les que s’indiquen en aquesta diligència. *Punta de treball. DAR: * Per indicar que, a causa d’una punta de treball, la data i l’hora d’alta al registre (sortida) no són les que figuren a l’assentament, sinó que són les que s’indiquen en aquesta diligència.

03/09/2002

69/87

B. Segellament de documents

03/09/2002 Descripció del procés Manual del procediment del registre d’entrada i sortida de documents

70/87

Segellament de documents. Registre de sortida Tal com ja s’ha comentat a l’apartat 1. Número de registre, és convenient que els assentaments del registre de sortida mantinguin certa homogeneïtat amb el registre d’entrada pel que fa a la composició del número de registre (codi de registre + número + any). D’acord amb l’apartat 3 de l’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, i els articles 6 i 7 del Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents, seria suficient la consignació de la data d’alta en el registre. Tanmateix, per donar compliment al que estableixen l’apartat 2 de l’article 38 de la Llei esmentada i l’article 9.1 del Decret de la Generalitat també esmentat, pel que fa a l’ordre d’anotació dels assentaments al registre i a la seva ordenació cronològica, respectivament, esdevé indispensable la consignació de l’hora d’alta de l’assentament. Atès que el Sistema ja l’assigna per defecte en el moment de confirmar o validar l’assentament i que convé tendir cap a la màxima equiparació entre els mètodes i les informacions dels dos registres (entrada i sortida), la informació que apareixerà en el segell del registre de sortida és la mateixa que en el d’entrada. En tots els casos, en un mateix document només es pot estampar un segell de registre de sortida de la Universitat de Girona. Els números provisionals de registre, en el cas dels assentaments donats d’alta des de la bústia d’espera, com el seu mateix nom indica, no tenen cap més efecte que el de poder identificar el document mentre no sigui validat per l’oficina de registre i no s’integri en el registre general de sortida de la Universitat de Girona. L’únic que es considera vàlid i té efectes administratius és el segell estampat per l’oficina de registre corresponent. 1. Mètode de treball del registre Com a consideració general, i independentment d’altres qüestions d’organització, s’entén que el fet de registrar un document comprèn dues actuacions: 1) Emplenar les dades d’un assentament en el registre de sortida de documents. Aquestes dades es divideixen en dues parts: una part identifica el document (número de registre, assumpte, tipus de document, procedència, destinació, etc.) i l’altra part acredita la sortida d’un document al registre (data i hora d’alta al registre). 2) Segellar el document original i la seva còpia, que es retorna a la unitat administrativa emissora. En aquest segell de registre de sortida també hi ha aquests dos tipus de dades: les dades que identifiquen el document (número de registre) i les dades que acrediten la sortida (data i hora d’alta al registre).

També, com a consideració general, s’entén que l’ordre lògic de realització d’aquestes operacions és el que s’ha indicat, és a dir, primer es fa l’assentament i posteriorment s’estampa el segell de registre amb les dades indicades, on es copia una part de les dades de l’assentament del document que es registra. El Sistema de registre de la Universitat de Girona ha de tenir un controlador únic de les dades del registre. És a dir, del número de registre, data i hora d’alta, per tal d’evitar duplicitat de números, etc. Aquest “controlador únic” de les dades és l’aplicació del registre, és a dir, el mateix Sistema d’informació. Per això s’ha de treballar amb el mètode assenyalat anteriorment, el qual consisteix a formalitzar l’assentament - segellar el document. 1.1 Aspectes que s’han de tenir en compte 1) No s’han de modificar ni el número de registre ni la data i hora d’alta al registre, ja que el Sistema els dóna per defecte. 2) S’elimina la possibilitat d’errors de transcripció de les dades del segell a l’assentament. 3) Per poder consignar les dades del segell, es poden emplenar només unes dades mínimes de l’assentament, que són: -Núm. de registre (s’informa per defecte, però no és modificable). -Data i hora d’alta al registre (s’informa per defecte, però no és modificable). -Procedència efectiva. -Destinació. Posteriorment es poden emplenar la resta de dades de l’assentament. 4) També es disposa de la funció d’alta repetitiva, és a dir, la pantalla d’un nou assentament apareix amb la majoria de dades de l’anterior (i només caldria modificar-ne la destinació). Aquesta funció és útil en els casos de puntes de treball provocades per l’expedició massiva de documentació per un procediment administratiu concret (per exemple, notificació de resolucions). 1. 2 Mecanisme de segellament El mecanisme de segellament que permet treballar d’aquesta manera es fa mitjançant unes impressores connectades als PC dels usuaris “A”. Aquestes impressores reprodueixen el segell amb les dades que conté l’assentament.

03/09/2002

71/87

C. Diagramació i descripció del procediment

03/09/2002 Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de documents.

72/87

Índex. Diagramació i descripció del procediment Pàg. - Diagramació 73 - Descripció del procediment 75

03/09/2002 Diagramació. Registre de sortida.

73/87

A-2

Unitats internes

És registrable?

Bústia d'espera

Alta assentament provisional

Documents, sobres i llistes d'assentaments

Documents

Procediments interns

Qui el registra?

Sí

Usuari "M"( unitat administrativa

de procedència)

Usuari "A" (Oficina de registre)

Té núm. provisional ?

Alta assentament

Buscar núm. d'assentament

Alta bústia d'espera

1

2

3

No

Sí

No

03/09/2002 Diagramació. Registre de sortida.

74/87

A-1

Base de dades

Documents originals

Al cap del dia

Emplenar dades assentament, i si escau, modificar

i validar

Treure llistes d'assentaments per unitats internes

Llistes i còpia dels documents registrats

Destinació externa

Unitats internes

4

5

6

7

Enviar

Segellar documents

03/09/2002

75/87

Descripció del procediment. Registre de sortida

1. Quan els òrgans, serveis o unitats administratives de la UdG emeten un document, han de determinar si és un document registrable o si no ho és, d’acord amb l’article 38 de la Llei 30/1992, els articles 2 i 3 del Decret 360/1994 i els articles 2, 3 i 5 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona. Si el document no és registrable, s’ha de seguir el circuit de distribució propi de cada àrea d’estudis per a aquest tipus de documents (passar-los a la consergeria respectiva perquè els distribueixi o els trameti als destinataris). 2. Si el document és registrable1, l’usuari “M” de la unitat administrativa respectiva té dues opcions: a) Donar-lo d’alta provisionalment, emplenant ell mateix les dades de l’assentament tenint en compte el que s’especifica a l’apartat Definició de les dades d’un assentament de sortida. b) Trametre’l directament a l’oficina de registre de la qual depengui la unitat interna emissora perquè el doni d’alta emplenant les dades de l’assentament i l’expedeixi. En tots dos supòsits trametrà el document a l’oficina de registre en doble exemplar (l’original, per expedir al destinatari i la còpia que li serà retornada segellada) i amb el sobre amb el qual s’haurà de trametre l’original al destinatari on haurà de constar el remitent. En el primer supòsit, tanmateix, l’haurà d’adjuntar a la llista on figurin els documents registrats provisionalment i haurà d’anotar, amb llapis, a la còpia de cada document, el número de registre provisional que li haurà atorgat el Sistema, a fi que pugui ser identificat de manera inequívoca. Com a criteri general, es recomana que cada òrgan, servei o unitat administrativa registri els seus propis documents, atès que és el que els coneix millor. 3. Quan els documents arriben a l’oficina de registre, l’usuari “A” haurà de distingir els registrats provisionalment dels que no ho han estat. Per fer-ho, comprovarà si duen anotat el número provisional de registre a les còpies respectives. Els que compleixin aquest requisit seran els documents que haurà rebut adjunts amb la llista dels assentaments donats d’alta a la bústia de sortida. En el primer cas caldrà cercar en el Sistema d’informació l’assentament corresponent mitjançant l’opció Alta des de la bústia d’espera de l’aplicació de Registre. En el segon, donar d’alta l’assentament mitjançant l’opció Alta. 4. Una vegada escollida l’opció d’alta, l’usuari “A” emplenarà les dades de l’assentament tenint en compte el que s’especifica a l’apartat Definició de les dades d’un assentament de sortida si es troba en modalitat Alta i verificarà i, si escau, completarà i/o modificarà les dades ja introduïdes a l’assentament si la modalitat de treball és Alta des de la bústia d’espera. Seguidament, confirmarà o validarà, respectivament, l’assentament. En el cas dels assentaments donats d’Alta des de la bústia d’espera, l’oficina de registre ja es troba les dades introduïdes. El número i la data d’alta al Registre que apareixen es refereixen a l’alta que ha fet la unitat administrativa corresponent. En el moment, però, en què l’usuari “A” valida l’assentament i, consegüentment, es produeix la seva integració en el Registre General de Sortida de la UdG, aquestes dades canvien. Es refereixen a l’alta que efectua l’oficina de registre i l’assentament, amb les dades actualitzades, queda emmagatzemat a la base de dades del Sistema d’informació del Registre. 5. Seguidament, se segellen el document i la còpia amb el segell de registre de sortida. 6. Al cap del dia, el responsable de l’oficina de registre (usuari “A”) extraurà les llistes dels assentaments donats d’alta per unitats internes de procedència efectiva i hi adjuntarà les còpies dels documents que s’hi relacionin. 7. Seguidament: -Enviarà les llistes dels assentaments, juntament amb la còpia dels documents registrats que s´hi relacionin, a la unitat interna de la qual procedien. -Enviarà els documents originals a les destinacions externes corresponents, mitjançant el sistema de correus adient.

1 Els documents que s’hagin de registrar de sortida s’hauran d’elaborar tenint en compte les indicacions i els criteris de redacció i l’exemple de comunicació que figuren a l’annex núm. 4 d’aquest Manual.

03/09/2002

76/87

Annexos

03/09/2002 77/87

Annex 1

FORMULARI DE PETICIÓ DE TRAMESA DE DOCUMENTACIÓ A DESTINACIONS EXTERNES O GENERALS

SR. / SRA. RESPONSABLE DE L’OFICINA DE REGISTRE DE adjunta el document, les dades de l’assentament del qual s’especifiquen a continuació, a fi que sigui tramès a la seva destinació externa. Número de registre: A001E/ ..... -199 Procedència: Destinació efectiva: Observacions: (Signatura) Girona, d de AL CAP DE L’OFICINA CENTRAL DE REGISTRE

03/09/2002 78/87

Annex 2

SOL·LICITUD DE DILIGÈNCIA ADMINISTRATIVA OFICINA………….. DE REGISTRE - ………………………………………

DE: 0

A 0

M 0

C

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. NOM I COGNOMS DE LA PERSONA QUE FA LA PETICIÓ:

TIPUS D’USUARI

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ÒRGAN, SERVEI O UNITAT ADMINISTRATIVA AL QUAL ESTÀ ADSCRIT: ……………………………………………………………………………………………… OFICINA DE REGISTRE AL QUAL PERTANY:

DADES DE L’ASSENTAMENT: Registre d’ENTRADA Registre de SORTIDA

Núm. de registre d’entrada:

………………………………………

Núm. de registre de sortida:

………………………………………

Data de presentació:

………………………………………

Hora de presentació:

………………………………………

Data d’ALTA de l’assentament:

……………………………………… Data d’ALTA de l’assentament:

………………………………………

Hora d’ALTA de l’assentament:

……………………………………… Hora d’ALTA de l’assentament:

………………………………………

Procedència: Destinació:

………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………

MOTIVACIÓ: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

TIPUS DE DILIGÈNCIA A EFECTUAR: … ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

OBSERVACIONS: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Signatura i càrrec

Girona, ……………………… d ……………………………………………………..…………… de ………………

Annex 3

CAP DE L’OFICINA CENTRAL DE REGISTRE Conforme: Signatura: Data: ………………….…………..………

SECRETARI GENERAL DE LA UNIVERSITAT DE GIRONA Autorització:

Signatura: Data: ………………….…………..………

03/09/2002 79/87

SOL·LICITUD D’ANUL·LACIÓ D’ASSENTAMENT OFICINA …………… DE REGISTRE - …..……………..………………..

DE: 0

A 0

M 0

C

……………………………………………………………………………………………………………………………………… NOM I COGNOMS DE LA PERSONA QUE FA LA PETICIÓ:

TIPUS D’USUARI

………………………………………………………………………………………………………………………………………

ÒRGAN, SERVEI O UNITAT ADMINISTRATIVA AL QUAL ESTÀ ADSCRIT: ……………………………………………………………………………………………………….. OFICINA DE REGISTRE AL QUAL PERTANY:

DADES DE L’ASSENTAMENT: Registre d’ENTRADA Registre de SORTIDA

Núm. de registre d’entrada:

………………………………………

Núm. de registre de sortida:

………………………………

Data de presentació:

………………………………………

Hora de presentació:

………………………………………

Data d’ALTA de l’assentament:

……………………………………… Data d’ALTA de

l’assentament:

………………………………

Hora d’ALTA de l’assentament:

……………………………………… Hora d’ALTA de

l’assentament:

………………………………

Procedència: Destinació:

………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………

MOTIVACIÓ DE L’ANUL·LACIÓ: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

OBSERVACIONS: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Signatura i càrrec Girona, …………… d ………………………………… de ………………

CAP DE L’OFICINA CENTRAL DE REGISTRE Conforme: Signatura: Data: ………………….…………..………

SECRETARI GENERAL DE LA UNIVERSITAT DE GIRONA Autorització:

Signatura: Data: ………………….…………..………

03/09/2002 80/87

Annex 4

REQUISITS I DADES BÀSIQUES DELS DOCUMENTS DE CORRESPONDÈNCIA O SOL·LICITUD EXPEDITS PER LA UdG

1. Paper oficial amb el logotip corresponent. 2. Denominació correcta de l’òrgan, servei o unitat administrativa que emet el document. Aquestes dades identifiquen el remitent i han de figurar en el sobre de tramesa corresponent. 3. Òrgan, càrrec, i persona (jurídica o física) destinatària, i adreça. Aquestes dades hauran de ser les mateixes que figurin en el sobre de tramesa corresponent1. 4. Codi de classificació2. 5. Indicació de la referència interna de l’organisme o de la unitat administrativa emissora. Ho expressarem d’aquesta manera: NR, seguit de les inicials en majúscules de la persona que signa el document i després d’una barra, les inicials en minúscula de la persona que en fa tramitació o el seguiment. També s’hi pot expressar el número de l’expedient al qual pertany el document. 6. Indicació d’una de les referències de l’emissor del document d’entrada, en el cas que el document que s’expedeix en sigui la resposta o la conseqüència. Ho expressarem d’aquesta manera: VR i, a continuació, una de les referències que ens indiqui en l’escrit que responem (NR, CC, etc.) o bé el número del seu registre de sortida o el del nostre registre d’entrada. 7. Assumpte: Expressió brevíssima i concisa del contingut principal del document. 8. Nom complet i càrrec o funció del signatari del document. 9. Lloc i data d’emissió. 10. Si escau, indicació dels documents annexos i d’altres dades o informacions addicionals, com ara, a qui se’n tramet còpia.

1 Els documents s’han d’adreçar al càrrec i no a la persona que l’ocupa per motius de racionalització i franquícia postal. Quan un escrit s’envia a una persona determinada, cal fer constar primer la unitat administrativa a la qual està adscrita. 2 S’extreu del quadre de classificació de la documentació administrativa de la UdG.

03/09/2002 81/87

11. En el cas de documents normatius (reglaments), de constància (actes), de judici (informes) i d’altra tipologia que tinguin més d’una pàgina o el procés de redacció dels quals s’esdevingui en un període temporal més o menys llarg, i convingui seguir-ne tota la seqüència, caldrà indicar també: 11.1 Els números de pàgina amb l’ús d’un peu de pàgina que incorpora automàticament el número i el nombre total de pàgines del document (1/10, 2/10, 3/10: primera pàgina, segona pàgina, etc, del total de deu de què es compon el document). 11.2 Un element o una dada que permeti identificar la versió del document amb l’ús d’un peu de pàgina que incorpori o bé la referència apropiada (V-1, V-2, etc.: primera versió, segona versió) o bé, de manera automàtica, la data (dia, mes, any) i, fins i tot, l’hora en què s’ha produït el document.

03/09/2002 82/87

Criteris de redacció i exemple de comunicació: la carta Característiques formals Paper de mida IS0 A4, amb el logotip de l’òrgan o, si no se’n té, de la Universitat. Definició La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal, de contingut general i divers, no prevista en la tramitació d’un procediment administratiu. Referències Han d’anar sempre sagnades a la part superior dreta. CC: codi de classificació, extret del quadre de classificació de la documentació administrativa de la UdG. NR: indicació de la referència interna de l’organisme o de la unitat administrativa emissora. Hi apareixeran les inicials en majúscules de la persona que signa el document i després d’una barra, les inicials en minúscula de la persona que en fa tramitació o el seguiment, o, també, el número d’expedient al qual pertany el document. VR: indicació d’una de les referència de l’emissor del document d’entrada, en el cas que el document que s’expedeix en sigui la resposta o la conseqüència. Inclourà una de les referències que ens indiqui en l’escrit que responem (NR, CC, etc.) o bé el número del seu registre de sortida o el del nostre registre d’entrada. Assumpte: expressió brevíssima i concisa del contingut principal del document.

03/09/2002 83/87

Estructura 1. Encapçalament 1.1 Capçalera

Normalment ja es troba impresa. Identifica el nom de l’organisme que envia la carta, i hi pot aparèixer l’adreça i el telèfon. Se situa al marge superior esquerre del document.

1.2 Dades del destinatari

Són les següents: - Nom i cognoms / Nom de l’organisme i/o del càrrec - Carrer - Codi postal i població - Comarca, si cal Se situen alineades al marge superior esquerre, seguint l’eix vertical que dibuixen les línies de la capçalera. S’ometen només en el cas que es tracti d’una circular, adreçada a diferents persones amb una mateixa redacció.

1.3 Salutació

La carta ha d’incloure una fórmula de salutació adequada al context en què s’inscriu. Poden ser les següents, per ordre de formalitat creixent: Benvolgut company, / Benvolguda companya, (relació amistosa) Benvolgut senyor, / Benvolguda senyora, (relació habitual) Senyor, / Senyora, (la més general i neutra) Distingit senyor, / Distingida senyora, (formal)

03/09/2002 84/87

No es poden abreujar, i no inclouen mai el nom de la persona. En el cas de la circular, tenim dues opcions, de més a menys adequada: a) Utilitzar dos models d’escrit, un amb la salutació en la forma masculina, i l’altre amb la salutació en la forma femenina. b) Incloure en el mateix escrit les dues fórmules, separades per una barra inclinada, tal com hem vist en els exemples anteriors. Cal evitar la fórmula: Benvolgut/uda senyor/a,

2. Cos de la carta

És la part que permet una redacció més flexible. No obstant això, cal tenir en compte que sempre ha d’incloure tres parts: - Introducció. Motiu pel qual s’ha escrit la carta Algunes fórmules d’introducció poden ser les següents: Informació: Em plau comunicar-vos.. / Us faig saber... / Perquè en tingueu coneixement... Sol·licitud: Us escric per demanar-vos... / Amb aquesta carta us vull demanar... Tramesa: Em plau fer-vos arribar / Us trameto adjunta... Resposta: En resposta a la vostra carta de data 20 de maig... / En relació amb la vostra carta... - Exposició. Desenvolupament dels fets, arguments, etc. - Conclusió. Síntesi del que s’ha dit, o bé demanda, expressió de desig, d’agraïment... Aquesta informació s’ha de distribuir clarament en paràgrafs.

03/09/2002 85/87

3. Comiat

És una fórmula que s’ha de correspondre amb la salutació, i ha de reflectir el grau de formalitat. Per ordre de formalitat creixent: - Cordialment, - Ben cordialment, - Rebeu una salutació cordial. - Atentament, - Ben atentament, - Aprofito l’avinentesa per saludar-vos atentament. Quan no inclou una frase, es tanca amb una coma. Opcionalment, la conclusió i el comiat poden formar part d’un mateix paràgraf: - Mentre esperem la vostra resposta, us saludem atentament. - Us agraïm per endavant el vostre interès i us saludem atentament.

4. Peu de la carta

4.1 Signatura Hi ha de constar primer el nom de la persona i després el càrrec, sense l’article determinat. Estructura: - Signatura - Nom i cognoms (identificació personal) - Càrrec (identificació funcional)

03/09/2002 86/87

4.2 Datació Ha d’anar situada al final, després de la signatura, separada per un doble espai. L’estructura és la següent: - Població: no va precedida de preposició, i se separa de la data amb una coma. - Data: el dia i l’any s’escriuen amb xifres i el mes, amb lletres. No hi ha d’haver punt final.

03/09/2002 87/87

Exemple de comunicació : la carta

Vicerectorat d’Estudiants CC: 703N18 NR: ASF/mvp VR: RE 3521 Assumpte: Funcionament de la Comissió de Beques Sr. Enric Mas i Adroher c/ Prat de la Riba, 52 1r 1a 17700 Girona Senyor, En resposta a la vostra carta de data 20 de desembre de 1997, en la qual em fèieu saber la vostra preocupació pel retard en el compliment de la tasca encomanada a la Comissió de Beques, em plau informar-vos del procediment que s’ha seguit. He comentat la vostra carta al Sr. Miquel Nogué, president de l’esmentada Comissió, el qual m’ha exposat l’estat actual dels projectes que prepara i me n’ha mostrat la documentació. D’aquesta manera, he pogut comprovar que el retard a què us referíeu fa convenient una modificació en la periodicitat de les reunions de la Comissió. He demanat al president que us escrivís personalment per oferir-vos una informació detallada sobre aquest assumpte. Us agraeixo el vostre interès, i us asseguro que acollirem sempre amb atenció les vostres indicacions. Atentament, Àngels Solà Margarit Vicerectora d’Estudiants Girona, 20 de gener de 1998

Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de ... · A més dels registres...

Documents

Transcript of Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de ... · A més dels registres...