MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL...

MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS

CODIGO: JU-M02

VERSION: 05

FECHA: 19-04-2016

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Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Código Postal 111311 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co

Código: MC-F26 Versión: 02 Fecha vigencia: 06-01-2016


DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ

FECHA

VIGENCIA VERSIÓN

Primera Versión

Fabio Ricardo Téllez

Romero

Laura Fernanda Gómez

Ramírez

27-01-2015 01

Se realiza actualización Normativa

teniendo en cuenta que el Decreto

1510 de 2013 fue Compilado y

Derogado por el Decreto 1082 de

2015


Romero


Ramírez

01-07-2015

02

Se actualiza el manual con el sello

de Calidad otorgado por Cotecna y

el sello The Code.


Romero


Ramírez

24/09/2015 03

Se realiza la actualización del

documento con el sello de la nueva

Administración. Se actualiza el

control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.


Romero


Ramírez

06-01-2016 04

Se actualiza el documento, en el

sentido de suprimir el logo del IDT,

teniendo en cuenta el memorando

2016IE627 del 13-04-2016 de

comunicaciones, así mismo, se

reemplaza el mapa de procesos con

el ajuste realizado al proceso de

Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el trabajo.

Oscar Castaño Barreto

Asesor Jurídico 19-04-2016 05


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

MARCO LEGAL

CAPÍTULO I – GENERALIDADES DEL MANUAL

1.1 CONSULTA Y APLICACIÓN DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN.

CAPÍTULO II – EL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

2.1 NATURALEZA Y OBJETO DE LA ENTIDAD.

2.2 FUNCIONES DEL INSTITUTO

2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL INSTITUTO.

2.4 MISIÓN.

2.5 VISIÓN.

2.6 POLÍTICA DE CALIDAD.

2.6.1 Objetivos de calidad.

2.6.2 Objetivos institucionales.

2.6.3 Valores institucionales.

2.7 MAPA DE PROCESOS.

CAPÍTULO III – CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

3.1 EL CONTRATO ESTATAL

3.2 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS ESTATALES.

3.2.1 LAS PARTES.

3.2.2 OBJETO.

3.2.3 OBLIGACIONES.

3.2.3.1 Del contratista o asociado

3.2.3.2 De la administración.

3.2.4 VALOR.

3.2.5 FORMA DE PAGO.

3.2.5.1 Anticipo.

3.2.5.2 Desembolsos y aportes.

3.2.6 RENDIMIENTOS FINANCIEROS.

3.2.7 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

3.2.8 PLAZO.

3.2.9 GARANTÍAS.

3.2.10 PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y APORTES

PARAFISCALES.


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3.2.11 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES.

3.2.11.1 Terminación unilateral.

3.2.11.2 Interpretación unilateral del contrato.

3.2.11.3 Modificación unilateral del contrato.

3.2.11.4 Caducidad del contrato.

CAPÍTULO IV – LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS

ESTATALES

4.1 GENERALIDADES.

4.1.1 INTERVENTORÍA

4.1.2 SUPERVISIÓN.

4.1.2.1 Diferencia entre supervisión e interventoría.

4.1.2.2 Funciones del supervisor.

4.1.2.3 Seguimiento contractual.

4.1.2.4 Documentos necesarios para ejercer la supervisión.

4.1.2.4.1 Acta de inicio.

4.1.2.4.2 Informe de supervisión.

4.1.2.4.3 Certificación de pago.

4.1.2.4.4 Plan de mejoramiento.

4.1.2.4.5 Requerimiento.

4.1.2.5 MEDIDAS CONTRACTUALES A ADOPTARSE FRENTE A INCUMPLIMIENTOS

DEL CONTRATISTA O ASOCIADO

4.1.2.5.1 Multas

4.1.2.5.2 Cláusula penal pecuniaria – Declaratoria de incumplimiento

4.1.2.5.3 Caducidad

4.1.2.5.4 Procedimiento para imposición de multas, declaratoria de incumplimiento o caducidad

administrativa

4.1.2.6 Limitaciones del(a) supervisor(a)

4.1.2.7 Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión.

4.1.2.7.1 Responsabilidad civil.

4.1.2.7.2 Responsabilidad fiscal.

4.1.2.7.3 Responsabilidad disciplinaria.

4.1.2.7.4 Responsabilidad penal.

4.1.2.7.5 Responsabilidad patrimonial.

4.1.2.8 Responsabilidad solidaria de supervisores interventores y otros servidores públicos.

CAPÍTULO V – MODIFICACIONES CONTRACTUALES

5.1 Cuando proceden las modificaciones al contrato.

5.2. Clases de modificaciones contractuales.

5.2.1. Adiciones

5.2.2 Prórrogas

5.2.3 Cesiones

5.2.4 Suspensiones


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5.2.5 Otras modificaciones

5.3 Oportunidad.

5.4 Documento modificatorio

5.5 Aprobación de garantías y solicitud de certificado de registro presupuestal.

CAPÍTULO VI – LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES

6.1 Objetivo.

6.2 Marco conceptual y término para la liquidación de los contratos estatales.

6.3 Contratos que requieren liquidación.

INTRODUCCIÓN

Con miras a contribuir en la prevención y solución de las problemáticas presentadas en el marco de

la contratación del Instituto, especialmente las relacionadas con la supervisión, el seguimiento y

control de los mismos, la Entidad se puso en la tarea de construir el Manual de Supervisión de

Contratos del Instituto Distrital de Turismo.

El propósito fundamental es el fortalecimiento de las competencias de quienes participan en la

supervisión de los contratos o convenios del Instituto, así como de aquellas personas que participan

en el desarrollo de las actividades propias de supervisión, como apoyo a la supervisión, ampliando y

reforzando los conocimientos sobre el tema, la unificación de los criterios que en materia de

contratación se vienen aplicando y la divulgación de las políticas que sobre este particular ha

determinado la Entidad.

Para el Instituto Distrital de Turismo, en su compromiso de propender por una eficaz gestión

contractual, es grato entregar hoy el Manual de Supervisión, considerando que la entrega de

instrumentos o herramientas tendientes a facilitar dicha tarea a los encargados de adelantar el

seguimiento y vigilancia de la ejecución de los contratos o convenios, es un mecanismo idóneo para

disminuir las situaciones que ponen en riesgo el cumplimiento de estos últimos y en consecuencia el

cumplimiento de las metas y cometidos de la Entidad.

Este Manual de Supervisión responde a la necesidad de la Entidad de adoptar un instrumento que

implemente y reglamente aquellas actividades que debe adelantar el (la) supervisor(a) en ejercicio

del control técnico, administrativo, financiero del contrato o convenio, atendiendo su cumplimiento

y ejecución bajo los postulados constitucionales y legales que rigen la contratación pública.

El presente Manual, recoge una serie de parámetros y lineamientos generales que debe observar el

(la) supervisor(a); así como también todos aquellos formatos, registros, comunicaciones y actas que

deben ser elaboradas durante la ejecución y hasta la liquidación del contrato o convenio, sin

perjuicio del estudio constante que éste debe realizar frente a la normatividad aplicable a sus

obligaciones como tal.


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En este Manual se establecen orientaciones generales, que permitan el conocimiento de las

funciones e instrumentos que se deben diligenciar para obtener mejores resultados.

MARCO LEGAL

El régimen contractual del Instituto Distrital de Turismo, es el previsto en la Ley 80 de 1993 y

demás normas que la reglamenten o complementen, de conformidad con lo dispuesto en el literal b)

numeral 1o. del artículo 2o. de la citada ley.

Igualmente y según lo establece el artículo 13 de la mencionada ley, a la contratación estatal le son

aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por

la misma.

Para el desarrollo de la actividad de supervisión en la contratación administrativa, se debe actuar

con fundamento en la normatividad reguladora y reglamentaria de estos aspectos de control, que a

continuación se relacionan:

a) CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.

Artículo 6, 123 y 124 – Responsabilidad de los servidores públicos.

Artículo 209 – Principios de la función administrativa.

b) ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN (Ley 80 de 1993).

Artículo 4 (Derechos y deberes de las entidades estatales).

Artículo 5 (Derechos y deberes de los contratistas).

Artículo 14 (Medios para el cumplimiento del objeto contractual).

Artículo 23 (Principios que rigen la contratación estatal).

Artículo 32 (De los contratos estatales).


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Artículo 53 modificado por el Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 (Responsabilidades de

interventores, consultores y asesores).

c) LEY 190 DE 1995 (Estatuto anticorrupción).

Normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública.

d) LEY 678 DE 2001

Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los

agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía

con fines de repetición.

e) LEY 734 DE 2002 (Estatuto único disciplinario).

Artículo 48

Artículo 53 (Regula las actuaciones de particulares que cumplen funciones de

interventoría).

f) LEY 1150 DE 2007 y sus decretos reglamentarios Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de1993

y se dictan otras disposiciones sobre la contratación con Recursos Públicos.

g) LEY 1474 DE 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión

pública.

h) DECRETO 2551 DE 1993

Celebración de contratos de consultoría.

i) DECRETO 1082 DE 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de

Planeación Nacional.

j) DIRECTIVA PRESIDENCIAL 012 DE 2002

Lucha contra la corrupción en la contratación estatal.

k) NTCGP1000 DE 2009


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Numeral 7.4.3 (Verificación de productos y/o servicios adquiridos.)

CAPÍTULO I – GENERALIDADES DEL MANUAL

1.1 CONSULTA Y APLICACIÓN DEL MANUAL DE SUPERVISIÓN

El manual de supervisión es un documento que hace parte del Sistema Integrado de Gestión – SIG

de la entidad, por tanto, la consulta y aplicación debe esté debe ser permanente y de obligatorio

cumplimiento, por las instancias que se involucren en el proceso Jurídico. Para la consulta de

manual de supervisión ingrese a la Intranet de la entidad, en el link de Sistema Integrado de

Gestión, proceso Jurídico, documentos.

CAPÍTULO II – INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

2.1 NATURALEZA Y OBJETO DE LA ENTIDAD


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El Instituto Distrital de Turismo es un establecimiento público del orden distrital, con personería

jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital

de Desarrollo Económico, creado mediante Acuerdo Distrital No. 275 del 27 de febrero de 2007,

identificado con el NIT 900.140.515-6, que tiene como objeto la ejecución de las políticas, planes y

programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino

turístico sostenible.

2.2 FUNCIONES DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

El Instituto Distrital de Turismo desempeña las siguientes funciones:

a. Fomentar la industria del turismo en Bogotá, Distrito Capital, convirtiendo la ciudad en destino

turístico sostenible.

b. Ejecutar y hacer seguimiento a la política pública de turismo del Distrito Capital.

c. Elaborar y ejecutar planes, programas y estrategias en materia turística.

d. Impulsar el desarrollo empresarial turístico en coordinación con las instituciones de apoyo

empresarial distritales, departamentales y nacionales.

e. Diseñar y gestionar estrategias e instrumentos que concreten las políticas de turismo del

Distrito.

f. Promover y coordinar con las diferentes entidades territoriales, la elaboración de planes,

programas y, en general, todo lo atinente a las políticas del sector turístico, de acuerdo con las

directrices de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

g. Ejecutar, controlar, coordinar y evaluar planes, programas y proyectos para la promoción del

turismo nacional e internacional hacia el Distrito Capital.

h. Evaluar y hacer seguimiento al impacto que genere la aplicación de las políticas en materia

turística sobre la promoción, competitividad, productividad, información, y fomento al

desarrollo de formas asociativas de promoción y desarrollo turístico y, en general, sobre

cualquier persona natural o jurídica que explote la actividad turística.

i. Coordinar con entidades oficiales o privadas que tengan en su haber funciones que se

relacionen y/o afecten la actividad turística, el planeamiento, articulación y establecimiento de

alianzas estratégicas para la ejecución de sus planes y programas.

j. Promover la incorporación del manejo ambiental en los proyectos turísticos, en coordinación

con las entidades u organismos del orden distrital y nacional pertinentes.

k. Impulsar organizadamente desarrollos turísticos desde las localidades del Distrito Capital.

l. Fomentar la formalización, cualificación y formación de los prestadores de servicios turísticos

de Bogotá, como agente facilitador de los derechos del consumidor y canalizador de las quejas

y sugerencias en materia de calidad de los servicios.

m. Coordinar con las demás entidades competentes en la materia, acciones orientadas a la

protección y promoción del patrimonio cultural, con fines turísticos.

2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL INSTITUTO

La estructura orgánica del Instituto Distrital de Turismo es la siguiente:


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2.4 MISIÓN

Impulsar el desarrollo económico de Bogotá, a través de la promoción y posicionamiento de la

actividad turística de la Ciudad y de gestionar las condiciones de competitividad y sostenibilidad

turística del destino.

2.5 VISIÓN

Posicionar a Bogotá en el 2020, como destino turístico sostenible y al sector turístico como uno de

los principales dinamizadores del desarrollo económico y social para la ciudad.

2.6 POLÍTICA DE CALIDAD

Estamos comprometidos con el desarrollo económico de la ciudad, mediante la implementación de

los lineamientos estratégicos de la Política Pública Distrital de Turismo, a fin de satisfacer a

nuestros clientes.

Para ello el IDT soporta sus procesos en un equipo humano idóneo, un modelo de gestión por

procesos y una alta disposición al mejoramiento continuo.

2.6.1 Objetivos de Calidad


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Contribuir al desarrollo económico de la ciudad, mediante el posicionamiento del Distrito

Capital como destino turístico atractivo y sostenible.

Satisfacer a los clientes mediante el fortalecimiento de las condiciones de competitividad

turística e imagen de Bogotá.

Mejorar continuamente los procesos, promoviendo la eficacia, la eficiencia y la

efectividad.

2.6.2 Objetivos Institucionales

Aumentar el flujo de turistas hacia Bogotá -Región, con el fin de que la actividad turística

estimule el desarrollo económico y social de la ciudad.

Mejorar las condiciones de competitividad turística de la ciudad para consolidar y

posicionar a Bogotá – Región como un destino líder de talla mundial.

Fortalecer la cadena de valor asociada al turismo con el fin de mejorar las condiciones de

sostenibilidad económica, social, ambiental y cultural de Bogotá cómo Destino Turístico.

Incidir favorablemente sobre los indicadores de desarrollo económico y social de la ciudad,

directamente relacionados con las actividades del sector turismo, con el fin de visibilizar su

importancia para la ciudad.

Lograr la articulación interinstitucional que contribuya al desarrollo turístico de las

Localidades de la Ciudad.

Fortalecer continuamente la gestión institucional implementando el Sistema Integrado de

Gestión - SIG.

Posicionar al Instituto Distrital de Turismo como entidad rectora de la actividad Turística.

2.6.3 Valores institucionales

Justicia: Equilibrio que se establece entre la causa y el efecto entre una acción y sus

resultados, en desarrollo de los principios de igualdad y dignidad que garantizan a cada

cual lo que necesita y requiere para desarrollarse como sujeto autónomo y digno.

Honestidad: Actuar con rectitud, honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos

de la vida, procediendo acorde con las reglas, valores y buenos principios adoptados por la

sociedad.

Equidad: Las actuaciones de las servidoras y los servidores públicos del IDT deben estar

orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.

Probidad: Es la cualidad que caracteriza al servidor o la servidora como una persona

justa, íntegra y recta.

Respeto: Es el principio por el cual las servidoras y los servidores expresan un trato

humano a los ciudadanos y ciudadanas y a sus compañeras y compañeros de trabajo,

reconociéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminación.

Responsabilidad: Es el principio por el cual las servidoras y los servidores se hacen

cargo de las consecuencias de sus acciones, decisiones, palabras, actuaciones y en general


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de todos los actos libres que realicen, no solamente cuando de ellos se deriven

consecuencias buenas y gratificantes, sino también cuando éstas sean adversas e

indeseables. Ello supone responder por los propios actos y enmendar los errores cuando

sea posible.

Solidaridad: Es el valor que surge del reconocimiento de la igualdad entre los seres

humanos. En tal sentido los servidores y servidoras comprenden el dolor, la pena y la

desventura de los demás, por lo tanto su quehacer se dirigirá de manera especial a los

grupos y personas más vulnerables y desprotegidas.

Trabajo en equipo: Es el valor por el cual las servidoras y servidores coordinarán e

integrarán esfuerzos para obtener mayores niveles de productividad, lograr los objetivos

institucionales, mejorar la prestación del servicio y garantizar la materialización de los

derechos de los ciudadanos y las ciudadanas de Bogotá, haciendo que el aprendizaje

individual sea también colectivo e institucional.

Servicio: Es el valor por el cual los servidores y las servidoras que tienen el encargo

constitucional y legal de administrar lo que es de todos y para todos, facilitan el

cumplimiento de las responsabilidades del Distrito Capital, ofrecen respuestas efectivas a

los requerimientos, necesidades, inquietudes y expectativas de la ciudadanía y facilitan el

cumplimiento de los deberes y la realización efectiva de los derechos a todos los

ciudadanos y ciudadanas de la Capital. Los ciudadanos y ciudadanas son el eje de la

gestión pública, y todos y cada uno de nuestros esfuerzos deben estar dirigidos a satisfacer

sus necesidades y garantizar su bienestar individual y colectivo.


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2.7 MAPA DE PROCESO

CAPÍTULO III – CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

3.1 EL CONTRATOS ESTATAL

Es aquél acuerdo de voluntades generador de derechos y obligaciones para quienes lo suscriben, en

el cual una de las partes es una entidad pública. Este acuerdo de voluntades denominado contrato,

puede ser de aquéllos de los previstos en el derecho privado o los que se deriven del ejercicio de la

autonomía de la voluntad de las partes suscribientes1.

1 Según lo establecido en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.


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El contrato estatal es en principio solemne, es decir que debe cumplir con un requisito en particular,

cual es el de constar por escrito, salvo los casos de urgencia manifiesta, situación que puede

decretar directamente cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización previa, a

través de acto debidamente motivado. 2

3.2 CONTENIDO DE LOS CONTRATOS ESTATALES

Señalaremos a continuación algunos de los principales elementos con que debe contar el acuerdo de

voluntades entre la entidad y su contratista y que deben ser conocidos a cabalidad por el (la)

supervisor(a) de los contratos a fin de poder ejercer de manera adecuada y oportuna su labor.

3.2.1 LAS PARTES

CONTRATISTA O ASOCIADO

Son las personas jurídicas públicas o privadas y/o las personas naturales que suscriben el contrato y

las cuales en virtud de esto adquieren derechos y obligaciones recíprocamente.

CONTRATANTE

Es el Instituto Distrital de Turismo.

3.2.2 OBJETO

Expresa con precisión la prestación principal a cargo del contratista, la obra, el bien o servicio que

contrata la entidad. El objeto debe dar una idea precisa de la prestación que se busca obtener.

3.2.3 OBLIGACIONES

3.2.3.1 Del contratista o Asociado

Constituyen las actividades, tareas y/o prestaciones que debe ejecutar el contratista o asociado para

que se entienda cumplido el objeto de la contratación. Las obligaciones deben estar detalladas de

manera tal que se pueda constatar el cumplimiento de la totalidad de la prestación.

Las obligaciones pueden ser generales y específicas.

2 De conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación directa por urgencia manifiesta,

tendrá lugar cuando se acredite la existencia de alguna de las siguientes situaciones:

Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro.

Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción.

Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.

Cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección.


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Las generales consisten en las actividades y funciones que debe cumplir y conocer el contratista o

asociado para el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen con su ejecución, tales

como conocer a cabalidad los pliegos de condiciones / Invitación Pública /estudio previo /anexo

técnico, suministrar al (la) supervisor(a) del contrato o convenio toda la información que le sea

solicitada, dar cumplimiento a las obligaciones frente al Sistema General de Seguridad Social, etc.

Las obligaciones específicas pueden ser de carácter administrativo, técnico y financiero. Estas se

refieren a las actividades relacionadas directamente con el objeto del contrato o convenio, por lo

que alcanzar su cumplimiento depende de la ejecución de estas obligaciones. Es así como las

obligaciones específicas variarán para cada uno de los contratos o convenios dependiendo de su

objeto.

3.2.3.2 De la administración

Son las actividades, tareas y/o prestaciones a cargo de la entidad pública contratante, necesarias

para el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y para el cumplimiento mismo del

objeto del contrato o convenio. Entre las principales obligaciones de la entidad contratante por regla

general se encuentran el pago oportuno del precio pactado y el suministro de los elementos,

información e insumos necesarios para que el contratista o asociado desarrolle el contrato o

convenio.

3.2.4 VALOR

Se entiende por valor la contraprestación económica en moneda nacional y/o extranjera que

reconoce la entidad, según lo pactado en el contrato o convenio, por los bienes, obras y/o servicios

a cargo del contratista o el asociado según sea el caso, en el marco de la ejecución contractual.

3.2.5 FORMA DE PAGO

Es la estipulación que indica de qué manera la entidad ,

resultantes de la contratación. La forma de pago pactada debe garantizar que el contrato o convenio

se desarrolle con un flujo de recursos adecuado de tal manera que se mantenga permanentemente

financiado hasta cumplir con su objeto. Por esto es conveniente fijar lapsos que le permitan a la

entidad manejar su disponibilidad financiera o de flujo de caja de acuerdo con el Plan Anual de

Caja –PAC-.

3.2.5.1 Anticipo

Son los recursos entregados por parte de la entidad pública al contratista destinados a cubrir los

costos iniciales en que debe incurrir éste para la iniciación de la ejecución del objeto contratado, por

esto se debe entender el anticipo como un factor determinante para impulsar la ejecución del

contrato y su inversión debe estar destinada a aspectos directamente relacionados con este fin. El

dinero que se le entrega al contratista por concepto de anticipo sigue siendo público y los

rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecen al tesoro y se deben


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manejar en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad pública, o de acuerdo con los

casos previstos en la ley, deberá constituirse un patrimonio autónomo para el manejo de los recursos

entregados en calidad de anticipo3.

Para incluir el anticipo en el contrato deben estar plenamente justificadas las razones por las cuales

se hace necesario pactarlo, atendiendo la naturaleza del contrato y la necesidad del anticipo para el

cabal cumplimiento del objeto.

La suma de dinero entregada a título de anticipo al contratista, en ningún caso puede exceder el

50% del valor del contrato.4

3.2.5.2 Desembolsos y aportes

Consiste en la entrega de recursos en dinero o en especie de la entidad a otras entidades públicas o

privadas, normalmente sin ánimo de lucro, en cumplimiento de lo acordado en convenios

(interadministrativos, de asociación, de cooperación), los cuales tienen un objeto de interés común

para las partes, por lo que estas deciden aunar esfuerzos para alcanzar ese fin común. En esa

medida, la entrega de recursos no es a título de pago sino de aportes a través de los desembolsos

pactados. Sin dichas sumas de dinero no son invertidas por el ejecutor, los rendimientos financieros

que se generen serán de propiedad de quien hizo el aporte y por lo tanto deberán consignarse en el

tesoro, en caso de ser del Instituto Distrital de Turismo.

Adicionalmente debe advertirse que los asociados también realizan aportes en dinero o en especie,

en el marco de las obligaciones pactadas en los convenios que se suscriban, frente a lo cual el (la)

supervisor(a) o interventor(a) deberá realizar el debido seguimiento.

3.2.6 RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Son las sumas de dinero generadas por los recursos de la entidad al estar consignados en cuentas

bancarias antes de ser invertidas por el contratista o asociado. Estos se generan en el caso de los

aportes en los convenios y del anticipo en los contratos. En estos casos dichos rendimientos si

llegarán a generarse deberán ser consignados a favor de la Tesorería Distrital. Para el caso de los

convenios debe revisarse la legislación vigente.

3.2.7 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Para que la administración pueda adquirir una obligación que implique un compromiso de su

presupuesto, debe contar con un certificado de disponibilidad presupuestal – CDP-, el cual es un

documento que acredita que la administración reservó los recursos necesarios para el compromiso

que va a adquirir y que no se utilizarán para otros fines.

3Artículo 2.2.1.1.2.4.1 Decreto 1082 de 2015

4 Artículo 40 Ley 80 de 1993


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3.2.8 PLAZO

Se entiende por plazo el período de tiempo durante el cual el contratista debe cumplir con sus

obligaciones y con el objeto del contrato o convenio. Ese plazo puede ser expresado en períodos de

tiempo, es decir en días, meses, años, etc., también puede ser determinado como una fecha

específica, es decir que un día de un mes y un año específico es el momento hasta el cual puede

ejecutarse el contrato o convenio. Igualmente el plazo de un contrato convenio puede atarse a una

condición, es decir que el plazo se puede definir en función del acaecimi

recursos del contrato.

3.2.9 GARANTÍAS

Todo contratista deberá garantizar a la entidad pública contratante el cumplimiento de las diferentes

obligaciones emanadas del contrato o convenio, dependiendo de cuáles sean los riesgos que se

puedan presentar en la ejecución del mismo de acuerdo con el objeto y la modalidad de selección.

Debe asegurarse el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales

con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los

riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad

extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y

subcontratistas.

Siempre que se aumente el valor o el plazo del contrato o convenio, el contratista o asociado, deberá

extender la garantía, ya sea para cubrir el mayor plazo otorgado o los mayores recursos asignados.

Es obligación del supervisor velar porque las garantías exigidas en los contratos o convenios se

encuentren vigentes durante toda la ejecución de los mismos y hasta su liquidación.

3.2.10 PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y APORTES

PARAFISCALES

Toda persona que celebre un contrato o convenio de cualquier naturaleza con una entidad del sector

público, deberá cumplir con la obligación del pago a los sistemas de salud, riesgos laborales,

pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar.5

Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se debe acreditar el pago de aportes a los

empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal,

cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal. Sin

5 Según lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la ley 1150 de 2007.


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perjuicio de lo anterior, el (la) supervisor(a) tiene la facultad de solicitar en cualquier momento los

soportes que acrediten dichos pagos.

Adicionalmente a esto, se debe tener en cuenta que las entidades públicas al momento de liquidar

los contratos deben verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista

frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre

el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

Para los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión o trabajos

artísticos que sólo puedan encomendarse a una persona suscritos con personas naturales, cabe

señalar que los Ministerios de la Protección Social y de Hacienda y Crédito Público teniendo en

cuenta el marco normativo pertinente, concluyeron que el Ingreso Base de Cotización (IBC) para el

pago de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, riesgos laborales y pensiones, lo

constituye el 40% de los ingresos brutos del valor mensualizado del contrato sin que sea dable

descontar previamente costos o conceptos deducibles adicionales de ninguna índole.6

De acuerdo con lo anterior, los contratistas realizarán el pago de la cotización en salud y pensiones,

sobre el 40% del valor mensualizado del contrato de prestación de servicios, sin realizar ninguna

clase de descuento; pago éste que debe ser verificado en estos mismos términos por los supervisores

de los contratos.

3.2.11 CLÁUSULAS EXCEPCIONALES

Estas cláusulas son facultades especiales que la ley otorga a las entidades públicas para hacerlas

efectivas en los contratos por ella celebrados. Son facultades especiales toda vez que consiste en

otorgar a la administración la posibilidad de imponer de manera unilateral y mediante acto

administrativo, decisiones que resultan necesarias para garantizar el cumplimiento del objeto del

contrato.

Estas cláusulas excepcionales son la terminación unilateral, la modificación unilateral, la

interpretación unilateral, y la caducidad.

Dependiendo del objeto del contrato, el pacto de estas cláusulas puede ser obligatorio, potestativo o

estar prohibido. Es obligatorio pactarlas por ejemplo en los contratos de obra, prestación de

servicios públicos y explotación o concesión de bienes del Estado. Para aquéllos contratos en que es

obligatorio incluir las cláusulas excepcionales, estas se entenderán pactadas aunque no se consignen

expresamente7. El pacto de las cláusulas excepcionales es potestativo en los contratos de suministro

y de prestación de servicios.

Se encuentra prohibida su utilización para los contratos que se celebren con personas públicas

internacionales, o de cooperación, ayuda o asistencia; en los interadministrativos; en los de

empréstito, donación y arrendamiento y en los contratos que tengan por objeto actividades

6 De conformidad con el inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y la circular conjunta 0001 de 2004.

7 Artículo 14 de la Ley 80 de 1993.


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comerciales o industriales de las entidades estatales que no correspondan a monopolio estatal,

prestación de servicios público, la explotación y concesión de bienes del Estado y los contratos de

obra, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, así

como en los contratos de seguro tomados por las entidades estatales.

En los contratos de consultoría no es posible pactar cláusulas excepcionales conforme con lo

expuesto por el Consejo de Estado.8

El (la) supervisor(a) deberá conocer si las cláusulas se encuentran o no pactadas en el contrato para

que en caso de considerarlo necesario acuda a su utilización.

3.2.11.1 Terminación unilateral

Consiste en la extinción o casación de los efectos jurídicos del contrato por decisión unilateral de la

administración, cuando la incapacidad física, económica o financiera del contratista haga

razonablemente presumir su imposibilidad para ejecutar el objeto contractual. Así mismo,

procederá esta medida cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de

orden público lo imponga.

La terminación unilateral del contrato es una medida adoptada para efectos de la protección de los

recursos del Estado y del servicio público ante circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que

impidan la ejecución del contrato o en los casos que se afecte considerablemente la solvencia

económica del contratista, pero no es una medida que se adopte ante el incumplimiento del contrato.

3.2.11.2 Interpretación unilateral del contrato

Si bien no se trata de una medida que deba adoptarse ante el incumplimiento del contrato, es preciso

mencionarla en tanto se trata de un mecanismo que consiste en la facultad conferida a la entidad

estatal para interpretar las estipulaciones o cláusulas del contrato, en el evento de que durante la

ejecución del mismo surjan discrepancias sobre su significado, que puedan conducir a la

paralización o afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer y no se logre acuerdo

con el contratista.

Es ésta una herramienta que puede utilizar la administración en aquellos contratos en que los que se

hubiere pactado y en los casos que no estén prohibidos por la ley.

3.2.11.3 Modificación unilateral del contrato

De igual manera, la modificación unilateral del contrato procede, no como medida de sanción ante

el incumplimiento del contrato, pero si como mecanismo tendiente a evitar la afectación o

paralización del servicio, mediante la introducción de variaciones o modificaciones unilaterales al

contenido del contrato estatal, cuando previamente no se logra un acuerdo al respecto con el

8Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil , 30 de noviembre de 2011, Número11001-03-06-000-2011-00064-00


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contratista. Mediante esta figura pueden suprimirse o adicionarse obras, trabajos, suministros o

servicios.

El contratista tiene derecho a renunciar a la ejecución del contrato si se introducen modificaciones

que afecten un 20% o

idad

adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del

objeto del mismo.

3.2.11.4 Caducidad del contrato

Consiste en la extinción o cesación de los efectos jurídicos del contrato por decisión unilateral de la

administración, por el grave incumplimiento de las obligaciones del contratista imputable a título de

culpa que afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que los

incumplimientos pueden conducir a su paralización.9

Cuando se declara la caducidad del contrato se puede hacer efectiva la cláusula penal pactada en el

contrato, toda vez que dicha declaratoria es constitutiva del siniestro de incumplimiento.

Este instrumento legal permite a la Administración excluir definitivamente de la ejecución del

objeto contratado al contratista incumplido, o que haya incurrido en una falta al momento de la

celebración del mismo y proceder a hacerlo a través de un nuevo contratista o con el garante de la

obligación, todo lo cual encuentra su fundamento en la necesidad de asegurar la continuidad en la

prestación de los servicios públicos.

En aquellos casos en que proceda la imposición de sanciones al contratista es necesario informar de

las mismas a la Cámara de Comercio y notificar a la Procuraduría General de la Nación10

.

CAPÍTULO IV – LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS

ESTATALES

4.1. GENERALIDADES

Es la figura a través de la cual la entidad propende porque el contrato se cumpla con los objetivos

propuestos y que permita alcanzar las m

forma de cumplir los cometidos de la entidad. La supervisión y/o interventoría debe dar a la entidad,

la posibilidad de tomar en tiempo las medidas necesarias para que se cumpla con el objeto

9 De conformidad con el artículo 18 de la Ley 80 de 1993.

10 Según lo estipulado en el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 218 del Decreto 19 de 2012 y artículo 2.2.1.1.1.5.7 del

Decreto 1082 de 2015.


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contractual y generar un aprendizaje continuo a nivel institucional que permita mejorar la

concepción de los contratos y el diseño de los servicios que se encuentran en cabeza de la entidad.

4.1.1 INTERVENTORÍA

La interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realizada

por una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el Instituto, cuando el seguimiento del

contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión

del mismo lo justifiquen. Dicha complejidad sólo puede ser determinada por el área

correspondiente, quien deberá señalarlo en los respectivos estudios previos. No obstante, lo anterior

cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá

contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato

dentro de la interventoría. El contrato de interventoría será supervisado directamente por el Instituto

Distrital de Turismo.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de

supervisión e interventoría, sin embargo, el Instituto puede dividir la vigilancia del contrato, caso en

el cual en el contrato de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del

interventor y las demás quedarán a cargo del Instituto través del(la) supervisor(a).

La contratación de interventoría será obligatoria para cierta clase de contratos, por ejemplo, en los

contratos de obra resultantes de procesos de licitación.

Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la

garantía de cumplimiento y calidad del servicio, en el caso de ser Interventoría de obra las mismas

deberán extenderse hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal.

interventoría, sin que resulte aplicable el límite de adición hasta el cincuenta por ciento (50%) del

valor del respectivo contrato.

En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad

para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de

la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la

entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de

contar con interventoría.

4.1.2 SUPERVISIÓN

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico

que sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio, es ejercida por el mismo Instituto

cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, el (la) Supervisora)

puede contratar o designar el personal de apoyo, que sea requerido.


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Una de las principales obligaciones de la Administración en materia contractual, es mantener una

correcta y permanente vigilancia de la ejecución de las obligaciones contractuales por parte del

contratista o asociado. A su vez, quien efectúe esta vigilancia, será interlocutor permanente de la

entidad ante el contratista o asociado.

Esta vigilancia es adelantada por un(a) funcionario(a) de la entidad

,

administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato o

convenio, así como el apoyo a la implementación de un proyecto a cargo de la Entidad o el

cumplimiento de su misión institucional, lo que quiere decir, que es ejercida por el (la)

funcionario(a) que se indique en la cláusula de supervisión de la minuta del contrato o convenio.

Sin embargo, de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la entidad puede celebrar

contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los

contratos que le es propia, siempre y cuando las actividades no puedan realizarse con personal de

planta o requieran de conocimientos especializados, tal como lo establece el numeral 3 del artículo

32 de la Ley 80 de 1993.

4.1.2.1 Diferencia entre supervisión e interventoría

La Interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice

una persona natural o jurídica, externa al Instituto y contratada para tal fin por la Entidad, cuando el

seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la

complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.

La interventoría es comúnmente una modalidad del contrato de consultoría definido en el artículo

32, numeral 2º de la Ley 80 de 1993.

Es obligatorio que en todo contrato de obra celebrado como resultado de un proceso licitatorio se

contrate una persona independiente de la entidad para ejercer el control, vigilancia y seguimiento en

la ejecución de estos contratos. Sin embargo, cuando la complejidad de la contratación lo amerite o

se requiera una Interventoría especializada, el Instituto podrá contratar interventorías externas.

Por su parte, como ya se indicó en el numeral anterior, la Supervisión la efectúa la Entidad a través

de un (a) servidor (a) público (a), con el fin de realizar seguimiento técnico, administrativo,

financiero, contable y jurídico del contrato, así como el apoyo a la implementación de un proyecto a

cargo de la Entidad o el cumplimiento de su misión institucional.

4.1.2.2 Funciones del supervisor(a)

El (la)supervisor(a) deberá vigilar, controlar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos o

convenios celebrados por el Instituto Distrital de Turismo, en los términos, condiciones y

especificaciones pactadas con las circunstancias de tiempo, modo y lugar, condiciones técnicas y


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económicas señaladas en el pliego de condiciones, o anexo técnico o estudios previos, la oferta o

carta de aceptación, para asegurar el logro exitoso de los objetivos y finalidades que se persiguen

con su ejecución.

Dentro de los aspectos a verificar, controlar y vigilar por parte del(a) supervisor(a) del contrato y

los apoyos a la misma, se encuentran:

1. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas logrando que se desarrolle el objeto del

contrato o convenio, dentro de los presupuestos de tiempo, modo, lugar, calidad, cantidad e

inversión previstos originalmente, para proteger efectivamente los intereses del Instituto.

2. Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan

constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o

pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio.

3. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

4. Acompañar al contratista o asociado en la búsqueda de las soluciones pertinentes que aseguren

la finalización de un contrato y/o convenio con éxito, facilitando la interacción entre él y el

Instituto.

5. Conocer y analizar los siguientes documentos entre otros: el contrato, la propuesta, el pliego de

condiciones o anexo técnico y la evaluación técnica, etc., con el fin de controlar, vigilar y hacer

seguimiento durante la ejecución del contrato o convenio, con el fin que este se desarrolle

conforme a lo pactado y con las condiciones técnicas y económicas contratadas o convenidas.

6. Elaborar y suscribir con el contratista o asociado el acta de inicio, generada desde el aplicativo

que disponga la entidad, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de legalización,

perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio.

7. Coordinar con las dependencias de la Entidad que tengan relación con la ejecución del contrato

o convenio, las acciones necesarias para el cabal cumplimiento del mismo.

8. Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del objeto y obligaciones contratadas o

convenidas, efectuando visitas periódicas, de acuerdo al cronograma establecido para el

efecto, al lugar donde se desarrolla el contrato o convenio, realizando seguimiento al

cronograma de actividades presentado por el contratista o asociado y por él aprobado (cuando

sea del caso), revisando los documentos que se produzcan en la ejecución y/o los bienes que se

entreguen.

9. Verificar que el contratista o asociado, en la ejecución del contrato o convenio, de

cumplimiento a la obligación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en los

términos que sobre el particular, establezca la normatividad vigente, como requisito para

certificar el pago o desembolso.

10. Prestar colaboración al contratista o asociado en todo aquello que dependa del Instituto,

sirviéndole de canal de comunicación con las diferentes dependencias que la conforman.

11. Apoyar al contratista o asociado orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus

obligaciones e informándole sobre los trámites y procedimientos de la Entidad.

12. Enviar por escrito al contratista o asociado las indicaciones y recomendaciones necesarias, que

contribuyan al cumplimiento del contrato o convenio y prestación efectiva del servicio. Estudia

y da trámite a las sugerencias, consultas o reclamaciones del contratista o asociado a la mayor

brevedad posible.


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13. Informar de manera oportuna al(a) ordenador(a) del gasto, cualquier fenómeno que altere el

equilibrio económico o financiero del contrato o convenio, con el fin que se estudie la situación

y se adopten los mecanismos necesarios en caso de ser procedente, para lograr el

restablecimiento del mismo.

14. Ejercer control en el plazo del contrato o convenio para gestionar oportunamente las

modificaciones contractuales a que haya lugar, tales como prórroga, adición, otrosí, cesiones o

suspensiones.

15. Solicitar al contratista o asociado la presentación de los informes de ejecución del contrato o

convenio, con la periodicidad y exigencias establecidas en el pliego de condiciones, o

invitación pública anexo técnico, estudios previos o la minuta o aceptación de la oferta.

16. Elaborar, suscribir y enviar los informes de supervisión, con la periodicidad y con la

información mínima exigida, que permitan conocer el avance, recomendaciones, dificultades

en la ejecución del contrato o convenio.

17. Requerir por escrito al contratista o asociado en caso de inejecución, ejecución indebida o

deficiente del objeto y/u obligaciones contractuales, en procura de asegurar el cumplimiento

satisfactorio de dichas obligaciones.

18. Realizar el seguimiento a los requerimientos hechos al contratista o asociado con el fin de

verificar si han sido acatados y por consiguiente existe un cumplimiento satisfactorio del

objeto u obligaciones contractuales, o por el contrario, persisten los incumplimientos o

deficiencias.

19. Comunicar oportunamente al(la) ordenador(a) del gasto, persistan deficiencias en la ejecución

del contrato o convenio, cuando no sean tomados en cuenta, en forma reiterada, los correctivos

y recomendaciones hechos por el(la) supervisor(a) del contrato o convenio, cuando no se

cumpla el plan de mejoramiento acordado y en general cuando resulte manifiesta la falta de

voluntad o la negligencia del contratista o asociado, para lograr el cumplimiento a cabalidad de

las obligaciones convenidas a fin de tomar las medidas legales y/o contractuales a que haya

lugar.

20. Exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los

exigidos por las normas técnicas obligatorias.

21. Elaborar y suscribir el acta de liquidación en el Formato de Acta de Liquidación del Contrato y

efectuar el trámite de acuerdo con procedimiento establecido para tal fin.

22. Llevar a cabo las demás actividades administrativas, técnicas o financieras que se requieran

para cumplir a cabalidad con el desarrollo propio de la supervisión.

La persona o personas que desarrollan actividades de control y vigilancia deberán conocer con

precisión y detalle el alcance de sus deberes y responsabilidades en calidad de supervisores(as) o

apoyo a la supervisión, cada uno de los elementos y características del objeto contractual, el ámbito

jurídico, técnico y financiero dentro del cual debe desarrollarse el contrato o convenio y sus

requisitos, las condiciones del mismo, tales como: plazo, calidad de los bienes a suministrar o de los

servicios a prestar o de las obras a realizar, precio total o unitario, liquidación de cupos o usuarios,

forma de pago, requisitos para el pago, formas de comprobación de calidades y características de

los bienes o de los servicios o de los materiales empleados o de la medición de las cantidades según

fuere el caso.


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4.1.2.3 Seguimiento contractual

Con el fin de vigilar que el contrato o convenio se desarrolle conforme a lo pactado y con las

condiciones técnicas y económicas señaladas en los estudios previos, el pliego de condiciones o

invitación pública, estudio previo o anexo técnico, la minuta o carta de aceptación y la oferta, es

necesario que el(la) supervisor(a) y los(as) servidores(as) públicos (as) y/o contratistas que sean

designados como apoyo a la supervisión conozcan y consulten de manera permanente los

documentos e instrumentos que se relacionan a continuación:

a) Manual de contratación del Instituto Distrital de Turismo.

b) Manual de supervisión de contratos del Instituto Distrital de Turismo

c) Estudios previos.

d) Anexos Técnicos (si aplica)

e) Pliego de condiciones o Invitación Pública.

f) Copia del contrato o convenio o la aceptación de la oferta y sus modificaciones.

g) Propuesta presentada por el contratista o asociado (si aplica).

Comité Técnico

En el marco de la estructuración de los convenios suscritos por el Instituto, es común la creación de

un comité técnico, conformado por funcionarios/as y representantes del asociado, con el fin de

realizar actividades que faciliten la ejecución óptima del convenio, entre otras, el estudio de las

hojas de vida del personal vinculado al convenio, diseño o aprobación de cronogramas de trabajo,

articulación de aspectos operativos, solución de circunstancias particulares que puedan tener lugar

en la ejecución, verificación de cumplimiento de avances en el proyecto, entre otras, dependiendo

las particularidades propias de cada convenio.

4.1.2.4 Documentos necesarios para ejercer la supervisión

En caso que el(la) supervisor(a) delegado(a) en el contrato o convenio requiera un(a) servidor(a) o

contratista para apoyar el desarrollo de las actividades propias de supervisión, deberá utilizar el

formato diseñado para tal fin, el cual se encuentra anexo a este Manual, en el que indicará el

nombre de quien designa, y la fecha de la designación así como poner de manifiesto que quienes

ejerzan apoyo a la supervisión, junto con el(la) supervisor(a) del contrato o convenio, deberá

efectuar la vigilancia, control y seguimiento a la ejecución del mismo para asegurar el logro exitoso

de los objetivos y finalidades que se persiguen, en los términos, condiciones y especificaciones

pactadas. Esto como garantía del buen uso, manejo e inversión de los dineros públicos y demás

recursos del Estado que se han puesto a disposición del contratista o asociado. De igual manera

indicará que la persona designada deberá al momento de asumir las actividades de apoyo a la

supervisión, conocer y consultar de manera permanente, los documentos e instrumentos señalados

en el numeral 4.1.2.3 del presente manual.

4.1.2.5 Acta de inicio


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Es el documento en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual comienza la ejecución

del contrato o convenio. Incluye esta acta los datos generales del contrato, como lo son el número,

la fecha del contrato o convenio, la clase de contrato, el objeto, el contratista o asociado, el valor, el

plazo y la fecha de inicio. También incluye el nombre de la persona encargada de ejercer la

actividad de supervisión.

Así mismo, es importante reiterar que antes de suscribir el ACTA DE INICIO, en calidad de

supervisor(a), deberá verificar el estricto cumplimiento de los requisitos de ejecución previstos en el

contrato(s)/convenio(s).

El acta de inicio debe ser generada desde el aplicativo que determine la entidad y suscrita por el

contratista o asociado y por el (la) supervisor(a) del contrato.

4.1.2.6 Informe de supervisión

Es el documento en el que el (la) supervisor(a) refleja la ejecución del contrato o convenio y el

cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista o asociado (el cual se anexa al presente

manual). Es el producto del monitoreo, seguimiento y verificación de los soportes e informes

presentados por el contratista o asociado.

Por regla general, los informes de supervisión deben tener la misma periodicidad que los pagos del

contrato o convenio, es decir que deben estar acordes con la forma de pago prevista en los mismos y

siempre se deberá presentar un informe final, distinto al del último periodo de ejecución del

contrato o convenio.

Sólo cuando haya incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, se

presente una reclamación de desequilibrio económico del contrato o convenio o algún conflicto de

naturaleza contractual, el(la) supervisor(a) presentará al(a) ordenador(a) del gasto un informe, en un

término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que incluya un

concepto técnico sobre los mismos y la recomendación de las medidas que deben adoptarse en el

caso concreto para subsanar o resolver la situación presentada.

Los informes de supervisión deberán contener como mínimo los siguientes aspectos y tendrán que

ser remitidos al Asesoría Jurídica del Instituto o el área que haga sus veces.

Periodo a que corresponde el informe.

Reporte de desempeños deficientes o a mejorar.

Porcentaje de ejecución física y presupuestal.

Datos del (de la) supervisor(a) y del contrato o convenio supervisado.

Evaluación del cumplimiento de las obligaciones

Concepto general del cumplimiento.

Recomendaciones o sugerencias acerca del desempeño del contratista o asociado

Declaraciones o propuestas del contratista o asociado ante un eventual anomalía


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Relación de pagos a la Seguridad Social y aportes Parafiscales.

Resultado esperado al momento de finalizar la ejecución.

Los riesgos en el manejo de los recursos.

Indicar si existe plan de mejoramiento y su nivel de cumplimiento

Indicar si el contratista o asociado

Indicar si procede pago

Información cualitativa y cuantitativa de la ejecución, de acuerdo a las metas del proyecto

Observaciones del (la) supervisor(a).

El formato de informe de supervisión, es un modelo básico

El formato de informe de supervisión, es un modelo básico para todo tipo de contrato, el cual

contiene como la palabra lo indica la información necesaria para conocer los avances en la

ejecución, sin embargo dependiendo la complejidad y de la ejecución del contrato o convenio, el

(la) supervisor(a) determinará la exigencia de la información que deba ser reportada en el respectivo

formato de informe.

4.1.2.6.1 Certificación de cumplimiento a satisfacción

Es el documento a través del cual el(la) supervisor(a) certifica el cumplimiento de los requisitos

para proceder al pago o desembolso, con el fin de tramitar la respectiva cuenta a favor del

contratista o asociado, teniendo en cuenta la forma de pago estipulada en el contrato o convenio.

En este caso el(la) supervisor(a) debe verificar previo a certificar el respectivo pago, que se

cumplan todas las condiciones necesarias en la ejecución del contrato o convenio para proceder al

mismo, de lo contrario deberá poner en conocimiento la condición que da lugar al no pago o no

desembolso.

El certificado de pago, debe ser generado desde el aplicativo SISCO y suscrito por el (la)

supervisor(a) del contrato o convenio.

4.1.2.6.2 Plan de mejoramiento

Es una medida de gestión que se puede utilizar durante la ejecución del contrato o convenio a través

de un documento por el cual se establece en detalle la obligación que presenta un cumplimiento no

satisfactorio, las medidas correctivas o mecanismos establecidos para mejorar, el plazo dentro del

cual deberán adoptarse los correctivos y el instrumento de verificación de la implementación y

cumplimiento del plan.

Es importante tener en cuenta que el plan de mejoramiento debe implementarse junto con el

contratista o asociado y de manera concertada a fin de establecer las falencias presentadas los


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correctivos que deben adoptarse por parte de éste para cumplir cabalmente con las obligaciones

contractuales.

4.1.2.6.3 Requerimiento

Es una comunicación formal que realiza el (la) funcionario(a) delegado en la minuta del contrato

como supervisor(a) al representante legal del contratista o asociado para solicitar el cumplimiento

de las obligaciones contractuales, información, aclaraciones respecto a la ejecución del contrato o

emitir recomendaciones, observaciones, precisiones, aclaraciones sobre el mismo. Este documento

es el primer paso para evidenciar que se garantizó el debido proceso con el fin de que el contratista

o asociado ejerza su derecho de defensa y contradicción en el evento que se lleguen a producir

medidas contractuales por incumplimiento parcial o total del contrato o convenio.

Es necesario requerir por escrito al contratista o asociado, en caso de inejecución, ejecución

indebida o deficiente del objeto y obligaciones contractuales, e informar a las instancias pertinentes

para tomar las medidas legales a que haya lugar.

4.1.2.7 MEDIDAS CONTRACTUALES A ADOPTARSE FRENTE A INCUMPLIMIENTOS

DEL CONTRATISTA O ASOCIADO

La Ley 1150 de 2007 que modificó la Ley 80 de 1993, estableció diferentes medidas encaminadas a

constreñir o apremiar al contratista o asociado para el cumplimiento del objeto contractual; de igual

forma, existen herramientas efectivamente sancionatorias a las que pude acudir la entidad estatal a

fin de corregir o castigar el incumplimiento del contratista o asociado.

Estas medidas son las previstas en el Estatuto General de la Contratación Pública, y deben ser

pactadas en el contrato o convenio. Estos mecanismos son aplicables durante toda la vigencia del

contrato o convenio y aún después de su culminación (antes de su liquidación) cuando el contratista

o asociado no ha satisfecho las prestaciones a su cargo en las condiciones de tiempo, modo y lugar

estipuladas, o lo haya hecho tardíamente o en forma defectuosa, desconociendo con ello sus

compromisos contractuales y los deberes que tiene en materia de contratación estatal.

De igual manera, estas medidas deben adoptarse cuando quiera que las medidas de gestión

anteriormente previstas no proporcionen el resultado esperado. Es decir en los casos en que

persistan las deficiencias en la ejecución del contrato o convenio, cuando las inconformidades no se

ajusten y se tornen repetitivas, cuando no se adopten los correctivos e instrucciones impartidos por

el(la) supervisor(a) de forma reiterada, en caso de presentarse falta de cumplimiento al plan de

mejoramiento acordado, a los pactos suscritos en reuniones y que consten en actas escritas, y en

general, cuando resulte manifiesta la falta de voluntad o la negligencia del contratista o asociado

para ajustar su actividad a lo descrito en los términos del contrato o convenio y sea renuente a

cumplir los compromisos adquiridos durante su ejecución.

La ley 1474 del 12 de julio de 2011, en su Artículo 86, definió el procedimiento a seguir por parte

de las Entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública para la


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imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Cabe señalar que la imposición

de sanciones durante la ejecución del contrato, no exime al contratista o asociado del cumplimiento

de sus obligaciones contractuales.

Dentro de las medidas contractuales se pueden mencionar las siguientes:

4.1.2.7.1 Multas

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007que modificó la Ley 80

de 1993, las entidades estatales tienen la facultad de imponer las multas que se hayan pactado en el

contrato o convenio con el fin de conminar11

al contratista o asociado al cumplimiento de sus

obligaciones. La decisión de imponer una multa debe estar precedida del procedimiento establecido

en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011; la multa sólo procede mientras se halle pendiente la

ejecución de las obligaciones a cargo del contratista o asociado.

Debe precisarse que la cláusula de multas surge del ejercicio de la autonomía de la voluntad de las

partes, y por ello no puede ser considerada una cláusula excepcional, en tanto su fundamento está en

el pacto suscrito por las partes y no en disposiciones exorbitantes que operan por ministerio de la

Ley.

La ley 1150 de 2007, modificatoria de la Ley 80 de 1993, estipuló que las Entidades Estatales

pueden hacer efectivas las multas de forma directa, sin necesidad de ir al juez del contrato,

acudiendo a la compensación de las sumas adeudadas al contratista o asociado, cobro de la garantía

única u otros medios como la jurisdicción coactiva.

4.1.2.7.2 Cláusula penal pecuniaria – Declaratoria de incumplimiento

La cláusula penal pecuniaria es el acuerdo en virtud del cual las partes de un contrato o convenio

fijan una suma de dinero o un porcentaje del valor del mismo como estimación anticipada de

perjuicios, total o parcial, frente al incumplimiento de las obligaciones por parte de uno de ellos o

bien como pena, con independencia de los perjuicios que tal hecho genere.

Al igual que las multas, la cláusula penal pecuniaria surge del ejercicio

por ministerio de la Ley.

El artícul 80 de 1993, señaló que las Entidades

Estatales tienen la facultad de declarar directamente el incumplimiento del contrato o convenio con

el propósito de hacer efectiva la Cláusula Penal Pecuniaria estipulada en el contrato, respetando

claro está, el debido proceso, éste último establecido por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Una

11

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 se advierte que la naturaleza conminatoria de la multa sólo procede mientras se halle pendiente la ejecución de la obligación (por cuya causa se pretende multar) por parte del contratista dentro del plazo de ejecución.


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vez declarado el incumplimiento mediante acto administrativo y ejecutoriado el mismo, procederá

la efectividad de la sanción pecuniaria acudiendo a la compensación de las sumas adeudadas al

contratista o asociado, cobro de la garantía única u otros medios como la jurisdicción coactiva.

4.1.2.7.3 Caducidad

Como se mencionó en el apartado de cláusulas o prerrogativas de la administración, la caducidad

consiste en la extinción o cesación de los efectos jurídicos del contrato por decisión unilateral de la

administración, mediante acto administrativo motivado, por el grave incumplimiento de las

obligaciones del contratista o asociado que afecten de manera directa la ejecución del contrato y se

evidencie que los incumplimientos pueden conducir a su paralización.

Cuando se declara la caducidad del contrato se puede hacer efectiva la cláusula penal pactada en el

contrato, toda vez que dicha declaratoria es constitutiva del siniestro de incumplimiento.

4.1.2.7.4 Procedimiento para imposición de multas, declaratoria de incumplimiento,

sanción o caducidad administrativa

Cuando se detecte un posible incumplimiento, el(la) interventor(a) o supervisor(a) del contrato,

deberá solicitar acompañamiento a la Asesoría Jurídica del Instituto o al área que haga sus veces

para establecer si se cuenta con los soportes que evidencien el presunto incumplimiento o en su

defecto efectuar un requerimiento al contratista o asociado por escrito y a través del medio más

eficaz, en aras de que aclare y explique las razones que han dado lugar al requerimiento, y si es del

caso, allegue la documentación que soporte el cabal cumplimiento de sus obligaciones

contractuales. Lo anterior, con el propósito de dejar constancia del requerimiento, en atención al

artículo 17 de la ley 1150 de 2007.

En los casos en que exista garantía de cumplimiento otorgada mediante póliza de seguros, se

enviará comunicación al garante de la misma manera que al contratista o asociado, indicando que se

está estudiando la posibilidad de imponer una multa, sanción o declarar el incumplimiento.

El requerimiento deberá contener como mínimo lo siguiente:

Las razones por las cuales se está estudiando la posibilidad de sancionarle por el

incumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo (indicar cuales obligaciones).

Los documentos o soportes, en caso de ser necesario, que a juicio de la supervisión o la

interventoría deban ser allegados para aclarar las situaciones particulares de cada caso.

El término dentro del cual el contratista o asociado debe presentar sus explicaciones o

aclaraciones y adjuntar los documentos o soportes requeridos y también aquellos que considere

necesarios. Es importante que se teng

de documentos requeridos.


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En caso de que el contratista o asociado no de respuesta al requerimiento anterior dentro del término

otorgado o que la respuesta allegada no logre desvirtuar en su totalidad el posible incumplimiento

de las obligaciones, el(la) interventor(a) o supervisor(a), sin perjuicio de los deberes contractuales y

legales que le asisten, en especial aquellos determinados en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011,

deberá elaborar y enviar al área encargada del proyecto, un informe de supervisión o interventoría

pormenorizado que sustente la actuación e indique los hechos generadores del posible

incumplimiento, las cláusulas u obligaciones incumplidas, así como las consecuencias que podrían

derivarse para el contratista o asociado. El mencionado informe deberá acompañarse de los

respectivos soportes documentales.

En caso de que la respuesta al requerimiento allegada por el contratista o asociado sea satisfactoria

para la interventoría o supervisión, no habrá lugar a la aplicación del procedimiento previsto en el

artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Es importante tener en cuenta que dentro del informe mencionado, la supervisión o interventoría

debe cuantificar de manera clara los perjuicios causados por el contratista o asociado en razón al

posible incumplimiento, de conformidad con el inciso primero del artículo 86 de la Ley 1474 de

2011.

Remitir el mencionado informe a la Asesoría Jurídica con los respectivos soportes documentales,

junto con la solicitud para adelantar todas las actuaciones relacionadas con la citación y el

desarrollo de la audiencia de imposición de multas, sanciones y declaratoria de incumplimiento.

4.1.2.8 Limitaciones del (la) supervisor(a)

El (la) supervisor(a) y quien este designado(a) como apoyo para desarrollar las actividades propias

de la supervisión, en el ejercicio de esta actividad, deberán tener en cuenta, además de los casos

previstos en la ley, la prohibición de las siguientes prácticas:

Iniciar el contrato o convenio antes del verificar el estricto cumplimiento de los requisitos de

ejecución.

Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo o entrabar las actuaciones de las

autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato o

convenio sobre el cual se ejerce la labor de seguimiento y control.

Delegar la supervisión; solo quien es supervisor(a) puede apoyarse en apoyo a la supervisión,

pero continuará al frente de la responsabilidad asignada.

Certificar como recibida a satisfacción, bienes o servicios que no hayan sido ejecutados en

debida forma.

Omitir la obligación de exigirle al contratista o asociado, como requisito para el pago, efectuar

mes a mes los pagos al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, ARL, aportes

parafiscales) cuando haya lugar a ello.

Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista o asociado que modifiquen o alteren

las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio sin el lleno de los requisitos

legales y normativos internos pertinentes.


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Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o

cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista o asociado.

Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato o convenio o

constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los

mismos.

Omitir la obligación de informar al ordenador del gasto los hechos o circunstancias que puedan

constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner en riesgo

el cumplimiento del contrato.

4.1.2.9 Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión

Teniendo en cuenta que los (las) supervisores(as) y profesionales de apoyo a la supervisión de los

contratos estatales actúan en representación del Instituto Distrital de Turismo y son los(as)

encargados(as) de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos, la ley ha previsto

cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función,

de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011.

4.1.2.9.1 Responsabilidad civil

Cuando el Instituto Distrital de Turismo sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la

negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión, quienes tenían a cargo estas

funciones responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.

4.1.2.9.2 Responsabilidad Fiscal

Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública,

constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la

imposición de sanciones fiscales.

Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad

y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se

desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que causen

daño a los contratistas, caso en el cual la entidad podrá ser condenada a pagar el daño emergente y

el lucro cesante. (Ley 610 de 2000).

4.1.2.9.3 Responsabilidad disciplinaria

Cuando el(la) supervisor(a) incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en

la Ley 734 de 2002, que impliquen incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de

derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades,

impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de sanciones tales como:

Destitución del cargo e inhabilidad para desempeñar cargos públicos entre 10 y 20 años, suspensión

en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses, multa hasta de 90 días de salario o amonestación


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escrita con copia a la hoja de vida, previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la

defensa.

De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, el régimen

disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión

en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2002 “Código

Disciplinario Único”.

La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002,

estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los interventores y supervisores, las

siguientes:

a. No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto,

los exigidos por las normas técnicas obligatorias.

b. Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.

c. Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan

constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o

pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Para el caso de las supervisiones adelantadas por funcionarios (as) públicos (as), se aplica el

régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público.

4.1.2.9.4 Responsabilidad penal

Cuando la acción u omisión del(a) supervisor(a) o interventor(a) se constituya en delito, éstos

podrán ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) años de prisión. Es el

caso, por ejemplo, del interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o

liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales.

4.1.2.9.5 Responsabilidad patrimonial

Adicionalmente, a las responsabilidades en materia penal, disciplinaria y fiscal antes señaladas, los

supervisores e interventores, puede ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, para los casos

en los que se condene a la Entidad, como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del

mismo modo, ser llamado en garantía, cuando sin que exista la condena, exista una demanda en

contra de la Entidad. (Artículo 90 de la Constitución Política y Ley 678 de 2001).

4.1.2.10 Responsabilidad solidaria de supervisores(as), interventores(as) y otros(as)

servidores(as) públicos(as)

Establece el parágrafo 3º del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que SERÁN

SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento,

por los daños que le sean imputables.

a) El (la) interventor(a) o supervisor(a) que no haya informado oportunamente a la Entidad de un


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posible incumplimiento del contrato o convenio vigilado principal, parcial o total, de alguna de

las obligaciones a cargo del contratista será solidariamente responsable con éste de los

perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al (la)

interventor o supervisor(a).

b) El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos

de un contratista o asociado y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las

medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados.

CAPÍTULO V – MODIFICACIONES CONTRACTUALES

Las Modificaciones Contractuales son las variaciones que puede tener un contrato o convenio

durante su ejecución, por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado

en la Ley 80 de 1993; dichas modificaciones deberán constar por escrito, bien sea en documento

suscrito por las partes o mediante acto administrativo.

En consecuencia podríamos decir que según la intervención de las partes en la modificación

contractual las modificaciones pueden clasificarse en dos:

I. Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Son aquellas variaciones que puede tener un contrato

durante su ejecución, existiendo acuerdo entre las partes del contrato (contratante - Entidad

Pública y contratista - particular o público). con relación a la variación del contrato.

II. Modificaciones Unilaterales: De conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la ley 80

de 1993, son aquellas variaciones necesarias durante la ejecución del contrato con el fin de

evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con el

contrato y cuando previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo. En este caso la

administración en acto administrativo debidamente motivado, modificará el contrato mediante

la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios, entre otros.

5.1. Cuando proceden las modificaciones al contrato

Cuando un contrato o convenio debe ser prorrogado, adicionado o en general se va a variar alguna

de las estipulaciones, debe existir una justificación que explique las razones objetivas por las se

requiere dicha modificación.

Para las modificaciones se debe tener en cuenta que no se trata entonces de transcribir la

justificación del contrato o convenio inicial, sino de dar cuenta de las razones específicas de la

modificación, siendo innecesario escribir la misión de la entidad, apartes del plan de desarrollo o

apartes del proyecto.

5.2. Clases de modificaciones contractuales


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5.2.1. Adiciones

Como su nombre lo indica es una modificación cuyo objeto es adicionar el valor del contrato o

convenio. Los contratos estatales, por expresa prohibición legal no podrán adicionarse en más del

cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV. Es decir, que si el valor

de un contrato equivale a 100 salarios mínimos del año en que se suscribió el contrato, el total de las

adiciones en valor que se hagan no pueden superar los 50 salarios mínimos.

El (la) supervisor(a) o interventor(a) debe explicar las razones que indiquen el por qué se debe

efectuar la adición de recursos al contrato o convenio, por lo cual es necesario señalar el saldo sin

ejecutar a la fecha, si lo hay, y lo que queda pendiente por realizar para satisfacer la necesidad como

fue formulada en los estudios previos o anexo técnico, el mayor valor requerido y la forma de pago

del mismo, además, de presentar los argumentos que sustentan el monto a adicionar en relación con

lo contratado.

Con relación a la forma de pago, es necesario incluir en la justificación cómo quedará la forma de

pago del contrato o convenio puesto que el valor del mismo ha sido aumentado, de tal manera que

exista coherencia y claridad entre la forma de pago inicialmente pactada, los pagos efectuados y el

valor total de contrato o convenio, incluida la adición.

Para que la Entidad pueda realizar la adición, además de requerirse la justificación, que cumpla con

los parámetros y condiciones mencionadas, se requiere contar previamente con los recursos

necesarios para dicha adición, por lo que deberá anexarse el respectivo Certificado de

Disponibilidad Presupuestal – CDP.

Por último, frente a los contratos de obra es preciso advertir que el Consejo de Estado12

ha

distinguido con claridad la forma de proceder y entender el ajuste al valor del contrato que puede

suscitarse en la celebración de contratos a precio indeterminado pero determinable, en los cuales, el

ajuste al valor final del contrato no es en sí misma una adición contractual y por tanto no resulta

aplicable la previsión contenida en el artículo 40 de la ley 80 de 1993.

5.2.2. Prórrogas

Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato o

convenio a solicitud del contratista o asociado y previo visto bueno del (la) supervisor(a) o

Interventor(a). Ésta modificación sólo podrá realizarse mientras el contrato esté vigente y deberá

constar en documento escrito suscrito por las partes.

La decisión de prorrogar el plazo del contrato o convenio no puede estar fundada en la demora del

contratista o asociado por motivos de su propia culpa o negligencia para la entrega del bien, obra o

servicio contratado, deberá obedecer a razones ajenas a la voluntad de las partes o derivado de un

12

Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Concepto 1439 de 18 de julio de 2002. Consejera Ponente Susana

Montes de Echeverri


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tercero. Así mismo, al tomar la decisión de prorrogar el contrato o convenio deberá analizarse si el

mayor plazo de ejecución acarrea un mayor valor, caso en el cual deberá solicitarse la prórroga y

adición del contrato o convenio, adjuntando el respectivo Certificado de Disponibilidad

Presupuestal – CDP.

5.2.3. Cesiones

La cesión consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato o

convenio en un tercero, para lo cual el cedente (contratista o asociado inicial) deberá contar con la

autorización previa y escrita de la Entidad, evento en el cual el (la)supervisor(a) deberá emitir su

concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario (nuevo contratista o

asociado), quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas

para la contratación original.

Así mismo, es viable la cesión en los contratos o convenios cuando eventos o imprevistos lo

justifican razonablemente, aun cuando dicho evento sea previo a la legalización del contrato o

convenio y suscripción del acta de inicio, obligándose el cesionario, una vez suscrita la cesión, a

suscribir el acta de inicio del contrato o convenio y a constituir la garantía requerida, la cual deberá

ser aprobada por la entidad.

Para que la cesión resulte procedente, es necesario además de lo mencionado como condiciones

generales para todo tipo de modificación que se allegue junto a la solicitud, los documentos que

homologuen la experiencia y requisitos del cesionario, de conformidad con lo solicitado en los

pliegos de condiciones o según la modalidad de contratación

5.2.4. Suspensiones

Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias no imputables al contratista o

asociado que impidan atender las obligaciones contractuales, las partes podrán suspender la

ejecución del contrato o convenio, exponiendo de manera detallada las razones que motivaron tal

decisión, el tiempo durante el cual se suspende el contrato o convenio, de tal manera que se pacte un

tiempo determinado o determinable de la suspensión.

Es importante que la solicitud de suspensión del contrato o convenio ocurra previamente a la fecha

a partir de la cual iniciará la suspensión del contrato o convenio, dado que no existen suspensiones

retroactivas. En el documento que se acuerda la interrupción del contrato o convenio se establecerá

la oportunidad o las circunstancias precisas de su reanudación, cumplidas éstas, el Instituto ordenará

que la ejecución del contrato se reinicie.

La suspensión del contrato o convenio no implica prórroga al plazo inicialmente pactado, pero

incidirá en su fecha de terminación, toda vez que el tiempo suspendido postergará en un término

igual la fecha de terminación del contrato o convenio.

5.2.5. Otras modificaciones


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Es un acuerdo que celebran las partes, entidad y contratista o asociado para aclarar, agregar o

suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos.

No es posible modificar el objeto del contrato, ni desmejorar las condiciones de la propuesta

adjudicada o presentada.

5.3. Oportunidad

Ninguna modificación contractual se puede realizar después de que el contrato o convenio se

encuentre vencido, es decir, después de que haya cumplido el plazo de ejecución, ni tampoco se

pueden realizar cuando hacen referencia a hechos que se permitieron ejecutar sin que la variación

requerida hubiera surtido el respectivo trámite para perfeccionar la modificación (suscripción por

las partes). Por ello, el (la) supervisor(a) del contrato o convenio debe llevar un control estricto de

las fechas de vencimiento de los contratos o convenios para tramitar las modificaciones con la

antelación suficiente de acuerdo con los plazos establecidos en el manual de contratación vigente,

así como tener presente el valor ejecutado con el fin de no exceder el límite legal en las adiciones.

Para la radicación de la solicitud de la modificación junto con sus anexos en la Asesoría Jurídica, es

necesario tener en cuenta que dicha radicación debe realizarse con por lo menos por lo menos una

(1) semana de antelación a la fecha en que se requiera la elaboración de la modificación, más aún si

se trata de una prórroga.

5.4. Documento Modificatorio

Documento mediante el cual se elevan a escrito las modificaciones contractuales a las condiciones

pactadas inicialmente en el contrato o convenio debidamente suscritas por las partes de común

acuerdo.

5.5. Aprobación de Garantías y solicitud de Certificado de Registro Presupuestal

Con relación a la Garantía Única, si para el contrato o convenio inicial se requirió la constitución de

ésta, de acuerdo con el tipo de modificación incluida, se determinará si implica la modificación o

actualización de la misma y su respectiva aprobación. Mismo tratamiento tendrá la Póliza de

Responsabilidad Civil Extracontractual, si ésta se requirió en el contrato inicial.

De acuerdo con lo anterior, para la adición al contrato o convenio deberá ampliarse la garantía única

y la póliza de responsabilidad extracontractual (si aplican) para que la misma cubra el valor

adicionado; cuando se realizan prórrogas y suspensiones al plazo del contrato o convenio la garantía

y póliza (si aplican) deberán ser ampliadas en tiempo, de manera tal que abarque la ejecución del

contrato o convenio y el lapso adicional que resulta de la prórroga o suspensión; para el caso de las

cesiones el nuevo contratista o asociado (cesionario) deberá constituir pólizas a favor de la Entidad.

En cuanto a otro tipo de modificaciones dependiendo su contenido, éstas pueden afectar la garantía;

sin embargo, dado que se modifican las condiciones inicialmente pactadas, es obligación del

contratista o asociado como tomador de la garantía dar a conocer a la Aseguradora la modificación


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realizada, puesto que la aseguradora debe tener conocimiento ante eventuales cambios en el estado

del riesgo.

Teniendo en cuenta que la aprobación de garantías es requisito de la ejecución del contrato o

convenio, es deber del (a) supervisor(a) o interventor (a) del contrato o convenio objeto de

modificación, verificar el cumplimiento de éstos requisitos, los que en todo caso, se incluyen en el

texto de la modificación para el conocimiento de las partes y del (la) supervisor(a) o interventor (a).

Ahora bien, cuando la modificación implique la adición de recursos, es deber del (a) supervisor (a)

verificar, posterior a la suscripción de la modificación, la existencia del respectivo Certificado de

Registro Presupuestal.

CAPÍTULO VI – LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ESTATALES

6.1 Objetivo

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 es claro que los contratos

considerados de tracto sucesivo deben ser liquidados, teniendo en cuenta que la liquidación es una

etapa posterior a la terminación del contrato en la cual se realiza un balance material y financiero de

la ejecución del mismo, donde se da fin al negocio jurídico con el reconocimiento de las

prestaciones reciprocas (saldos a favor de las partes, cruce de cuentas, conciliaciones o

transacciones pactadas declaraciones de paz y salvo que haya lugar).

6.2 Marco conceptual y término para la liquidación de los contratos estatales

a) Liquidación bilateral o por mutuo acuerdo (Ley 80 de 1993, artículo 60 y Ley 1150 de

2007, artículo 11).

Es el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan el estado final de la

ejecución de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia

de la ejecución del contrato.

El plazo para realizar esta liquidación es el señalado en los pliegos de condiciones, anexos

técnicos o en el contrato; en su defecto la liquidación deberá realizarse dentro de los cuatro

(4) meses siguientes a la finalización del contrato.

El acta de liquidación de mutuo acuerdo o bilateral deberá contener las prestaciones y

obligaciones cumplidas o no por ambas partes, su equivalencia, multas debidas o

canceladas, la verificación del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de

seguridad social integral, así como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a

cargo del contratista o asociado; además, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que

haya lugar y en ella constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarias para


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superar las divergencias presentadas. En el acta las partes se podrán declarar a paz y salvo,

o dejar constancia de las prestaciones debidas o de las salvedades sobre aquellos puntos en

los cuales no se logre acuerdo.

Ahora bien, la competencia para realizar la liquidación radica en cabeza del jefe de la

entidad contratante, o su delegado, y en el contratista o su representante legal, quienes

deben contar con la suficiente capacidad, a fin de efectuar los actos de disposición

necesarios, para lograr el cumplimiento de los acuerdos a que haya lugar con ocasión de la

liquidación contractual.

b) Liquidación unilateral (Ley 1150, artículo 11).

Cuando el contratista o asociado, previamente citado, no se presenta a la liquidación

voluntaria, o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, el contratante

liquidará el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado, susceptible del

recurso de reposición. La liquidación se hará dentro de los dos meses siguientes al

vencimiento del plazo convenido por las partes para practicarla de mutuo acuerdo, o en su

defecto, al vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes previstos por la ley para efectuar

la liquidación de común acuerdo. No obstante, siempre podrá liquidarse el contrato

unilateralmente o de mutuo acuerdo hasta antes de vencerse el término para la caducidad de

la acción contractual (dos años) o de la notificación del auto admisorio de la demanda

interpuesta por el contratista.

Téngase en cuenta, que la invitación previa y por escrito al contratista o asociado para

liquidar el contrato de mutuo acuerdo es condición forzosa para que pueda acudirse a la

liquidación unilateral.

Los contratistas o asociados tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por

mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los

aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Las salvedades deben identificar claramente

los aspectos surgidos con ocasión a la ejecución del contrato.

c) Recurso de reposición

Es un recurso ordinario que se interpone para que toda decisión que tome una autoridad

judicial o administrativa sea revisada por el mismo funcionario para que la revoque, aclare

o modifique total o parcialmente.

d) Liquidación judicial (Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011, artículo

164).

Es aquella practicada por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Si la

administración no liquida el contrato durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento

del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado


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podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar

dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar.

6.3 Contratos que requieren liquidación

a) Los contratos de tracto sucesivo por ejemplo (suministro, prestación de servicios, obra,

mantenimiento, consultoría, interventoría, convenios, interadministrativos entre otros).

b) Aquellos en los que se haya declarado la caducidad contractual.

c) Aquellos en que se presenten causales de nulidad absoluta del contrato, en los cuales el jefe

o representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato.

d) Contratos que siendo de ejecución instantánea (compraventa) se hayan prolongado en el

tiempo.

e) En los casos en que se generen saldos a favor de cualquiera de las partes.

En cumplimiento del artículo 217 del Decreto 19 de 2012, mediante el cual se modificó el artículo

60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de prestación de servicios no serán objeto de liquidación,

salvo en los siguientes casos:

1. Muerte del contratista., 2. Incapacidad permanente del contratista, 3. Incapacidad temporal del

contratista que afecte la ejecución adecuada del objeto contractual, 4. Terminación anticipada por

mutuo acuerdo, 5. Cuando haya procedido la aplicación de la potestad exorbitante de terminación

unilateral, 6. Cuando se haya declarado la caducidad del contrato, 7. Cuando se haya declarado el

incumplimiento total o parcial del contrato, 8. Cuando el contratista no presente el informe final de

ejecución, 9. Cuando se haya pactado cesión de derechos patrimoniales de autor, 10. Demás

factores que generen una terminación anómala de la ejecución del contrato.


CODIGO: JU-M02

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FECHA: 06-01-2011

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CONTROL DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Fabio Ricardo Téllez Romero-

Contratista Asesoría Jurídica

Asesor Jurídico

Líder de Proceso

Asesor de Planeación y

Sistemas

Representante de la Alta

Dirección - SIG

19-04-2016

MANUAL DE SUPERVISIÓN DE CONTRATOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL...

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