Manual da Comissão deRelações Públicas

Manual da Comissão de Relações Públicas

226C-PT—(709)

Parte do Kit para Dirigente de Clube

Esta é a edição de 2009 do Manual da Comissão de Relações Públicas para ser usada pelos clubes em 2010-11, 2011-12 e 2012-13. As informações aqui con-tidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI, no Código Normativo do Rotary e no Código Normativo da Fundação Rotária, os quais devem ser consultados se necessitar de informações mais detalhadas. Alterações efetuadas em tais documentos pelo conselho de legis-lação de 2010, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão deste manual revogam as respectivas normas aqui dispostas.

Conteúdo

Introdução 1

1 Atribuições e responsabilidades da comissão 3

Promovendo o seu clube 4Componentes de relações públicas 4Imagem pública e quadro social 5Principais mensagens do Rotary 7

2 Presidente da comissão de relações públicas 9

A comissão 10Subcomissões 11Estabelecimento de metas 11Orçamento 12Comunicação 13

3 Recursos 15

Apêndices

Seção sobre relações públicas nas Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs 18Questões para discussão — Assembleia distrital 19

Folhas-tarefas

Resumo 20Metas 21Plano de ação 22Estudo de caso: Comissão de relações públicas 23

1MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Introdução

Esta edição do Manual da Comissão de Relações Públicas do Clube foi elaborada para ajudar comissões do mundo todo a estabelecer metas e compreender suas atribuições. Considerando que as responsabilidades das comissões variam de acordo com as leis, culturas e procedimentos locais, as sugestões aqui contidas devem ser adaptadas de acordo com as neces-sidades do clube. Nos campos “Mundo afora” verá exemplos de como as atribuições diferem de um clube a outro. Além disso, não deixe de ler as dicas dos campos “Lembrete”.

Esta publicação é composta de três seções. A primeira descreve as prin-cipais responsabilidades da comissão, a segunda as atribuições do seu presidente e a terceira recursos úteis disponibilizados pelo RI e Fundação. Em seguida às seções, foram colocados os apêndices, inclusive as Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs e uma lista de questões para discussão, além de folhas-tarefas para uso na assembleia distrital.

Utilize este manual para se preparar para a função de presidente da comis-são de relações públicas do clube. Faça uma leitura antes da assembleia distrital e leve-o ao evento em si. Preste atenção especial às perguntas do apêndice 2 para aproveitar ao máximo os debates durante o encontro. Terminado o treinamento, esta publicação será útil ao seu trabalho com os demais rotarianos do clube.

O Plano de Liderança de Clube recomenda que os Rotary Clubs possuam as seguintes comissões permanentes em sua estrutura administrativa:

Administração do clube•

Desenvolvimento do quadro social•

Relações públicas•

Projetos de prestação de serviços•

Fundação Rotária•

Lembrete

É importante que o presidente da comissão distribua cópias do capítulo 1 aos demais membros para que eles saibam quais são suas responsabilidades.

2 MANUAL DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Toda comissão conta com um manual, no qual estão destacadas suas responsabilidades, bem como recursos disponíveis, atribuições específi -cas e materiais de apoio a seus integrantes. Entregue aos membros cópias de informações que lhe dizem respeito. Este manual é parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT) e pode ser baixado gratuitamente no site www.rotary.org ou comprado por meio do Catálogo do RI.

Tenha sempre em mente que seu Rotary Club e mais de 33.000 outros fazem parte do Rotary International e que todos se benefi ciam dos serviços e recursos proporcionados pela organização, entre eles publicações, infor-mações no site www.rotary.org, subsídios da Fundação Rotária e apoio de funcionários da sede mundial em Evanston e de sete escritórios internacio-nais.

Comentários?

Se tiver dúvidas ou comentários sobre este manual ou qualquer material de treinamento queira encaminhá-los a:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EUAE-mail: [email protected].: +1-847-866-3000Fax: +1-847-866-9446

3ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO

Atribuições e responsabilidades da comissão

A função da comissão de relações públicas é levar ao público informa-ções sobre o Rotary e divulgar os projetos de prestação de serviços e as atividades do clube. Através de esforços efi cazes de relações públicas comunidades em todo o mundo têm consciência da capacidade do Rotary de atender a necessidades humanitárias prementes. Quando um Rotary Club possui imagem positiva junto ao público, seus sócios são motivados a ser atuantes e rotarianos potenciais se sentem atraídos pela organização.

São responsabilidades da comissão:

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube • para o ano seguinte.

Promover o Rotary e o seu Rotary Club na comunidade. •

Trabalhar com rotarianos do clube de forma a ampliar ao máximo os • esforços de relações públicas.

Compreender os componentes de relações públicas que ajudarão a pro-• mover o Rotary na comunidade.

Conhecer as mensagens principais do Rotary e ser capaz de transmiti-las • efi cazmente ao dirigir-se ao público em geral.

Ao ler mais abaixo os detalhes destas responsabilidades, procure refl etir sobre as metas da comissão, o plano de ação e os recursos que precisará durante o ano.

C A P Í T U L O 1

Lembrete

A comissão de relações públicas do clube se dedica aos Serviços Internos.

Lembrete

Subcomissões podem ser criadas para adminis-trar as responsabilidades da comissão, principal-mente se o clube for grande.


Promovendo o seu clube

A principal responsabilidade da comissão de relações públicas é divulgar à comunidade os projetos de prestação de serviços e atividades do seu clube e, desta forma, difundir os valores e o trabalho da organização. As pessoas tomam conhecimento do Rotary através da mídia e de contatos pessoais. Portanto, é essencial comunicar as realizações do clube aos sócios do clube e à imprensa.

Existem várias maneiras de promover seu clube e o Rotary, entre elas:

Patrocinar eventos especiais, como maratonas, atividades de reciclagem • de materiais ou iniciativas para arrecadar fundos.

Realizar exposições e mostras na comunidade. •

Divulgar projetos e eventos do clube em jornais, revistas, outdoors, • ônibus, estações rodoviárias, ferroviárias, aeroportos, etc.

Incentivar o uso de distintivos de lapela pelos sócios.•

Veicular informações sobre o Rotary em fóruns on-line, calendários da • comunidade ou em sites de outras organizações.

Sua comissão deve buscar ideias antes do início do ano e estabelecer um plano para sua implementação. Para promover o Rotary com efi cácia, você deverá trabalhar com outros rotarianos, compreender os mecanismos de relações públicas e conhecer e saber usar as principais mensagens do Rotary.

Componentes de relações públicas

Para desenvolver relações públicas que sejam efi cazes é necessário dedica-ção e planejamento. Quando a comissão desenvolver o plano de ação antes do início do ano rotário, deve levar em consideração o público-alvo, as estratégias e os recursos, bem como projetos e atividades a ser promovidos.

Público-alvo. Para assegurar uma imagem positiva do Rotary, as relações públicas do clube devem ser direcionadas a diferentes grupos representa-dos na comunidade, entre eles:

Pessoas diretamente afetadas pelos projetos de prestação de serviços do • Rotary

Estudantes e educadores •

Representantes governamentais locais •

Outras ONGs•

Empresários locais •

Líderes cívicos•

Organizações comunitárias •

Mídia (jornal, rádio, televisão, internet)•

Mídia especializada em determinados assuntos, como educação ou saúde •

Direcione seus esforços de relações públicas a pessoas que são importantes para o sucesso dos projetos e atividades que seu clube quer implementar.

Lembrete

Em caso de publicidade negativa sobre o Rotary ou o clube, a comissão deve se reunir para dis-cutir como agir. Combata impressões errôneas com campanhas de relações públicas bem planejadas e direciona-das a abordar os pontos incorretos. Para mais informações, consulte o Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de Crise (515-PT).

Mundo afora

Adesivos promovendo os programas pró-paz do Rotary foram expostos na janela traseira de 1.000 táxis no Japão por dois meses.


Mídia. Informações podem ser transmitidas através de diversos meios, inclusive:

Televisão•

Jornal•

Internet, inclusive blogs e sites de rede social•

Agências de notícias internacionais•

Publicações de organizações e instituições•

Publicações on-line•

Publicações especializadas•

Canais de TV a cabo•

Programas de estações de rádio com entrevistas e debates sobre assuntos • de interesse público

Boletins corporativos•

Outdoors•

O clube deve escolher cuidadosamente os veículos mais capazes de promo-ver o Rotary ao seu público-alvo.

Comunicados à mídia. O comunicado à mídia é o meio mais básico e amplamente utilizado para encaminhar informações à imprensa, pois além de dar destaque a um evento, pode servir de base para a elaboração de um artigo sobre o assunto. Bons comunicados devem prover resposta às seguintes perguntas: Quem? O quê? Quando? Onde? Por quê? e Como? Certifi que-se de escrever um comunicado que seja objetivo e conciso (não mais de uma página).

Folhas informativas. Visam fornecer informações básicas sobre o Rotary, sua história, objetivos e ênfases relativas a projetos. Entre rotarianos, são utilizadas para orientar sócios novos e potenciais, enquanto que fora do Rotary, são usadas para oferecer informações gerais ao público e à mídia sobre a organização e suas atividades. Considere a possibilidade de ane-xar uma folha informativa aos seus comunicados à mídia, elas podem ser encontradas no site www.rotary.org.

Imagem pública e quadro social

A imagem da organização e o desenvolvimento do quadro social estão inti-mamente conectados. Através da divulgação bem feita da imagem do clube, as pessoas se interessarão pelo Rotary e fi carão mais propensas a aceitar convites para entrar para o clube. A comissão de relações públicas deve sempre ter isto em mente.

Os sócios do seu clube podem ajudá-lo a promover o Rotary e o clube das seguintes maneiras.

Promover uma imagem positiva. Trabalhe com a comissão de desenvolvi-mento do quadro social do clube para descobrir o que atrai novos sócios ao Rotary e determinar o veículo que tem maior probabilidade de alcançá-los. Discuta como trabalharem juntos para recrutar novos sócios através de atividades de relações públicas.

Lembrete

Para modelos de comuni-cados à mídia e cartas ao editor, acesse www.rotary.org.

Mundo afora

Outdoors promovendo mensagens da cam-panha Humanidade em Ação foram colo-cados em regiões de muito trânsito na Nova Zelândia e em estações de trem argentinas. Os outdoors foram possíveis graças a Subsídios para Relações Públicas do RI e doações de vendedores.

Mundo afora

Os Rotary Clubs de Rochester, nos EUA, e de Toronto, no Canadá, co-patrocinaram várias atividades de capta-ção de recursos em comemoração à viagem inaugural da primeira balsa de alta velocidade dos Grandes Lagos. Em virtude de mais de 30 artigos em jornais locais, o RI observou um aumento signifi cativo de envio de Formulários para Sócio em Potencial provenientes das áreas de Rochester e Toronto.


Para ajudar a recrutar novos sócios, a comissão de relações públicas deve:

Divulgar os trabalhos do Rotary que envolvem participação de adoles-• centes e auxílio a estes.

Dar destaque aos serviços prestados, à rede de contatos e às oportunida-• des de companheirismo.

Divulgar as atividades do clube em publicações periódicas comerciais e • empresariais.

Criar uma seção especial para não-rotarianos no website do clube e • incentivar organizações comunitárias a acessá-la.

Para manter os sócios interessados e motivados, a comissão de relações públicas deve:

Procurar oportunidades para rotarianos darem palestras em eventos esco-• lares na comunidade.

Compartilhar com os sócios os artigos de mídia que veicularam ativida-• des e projetos do clube.

Tornar as atividades de clube mais atraentes para a mídia. Pense nos tipos de atividades e eventos que poderiam atrair o interesse de sua comunidade. Trabalhe com a comissão de administração do clube para tornar as reuniões semanais mais atraentes para a mídia e com a comissão de projetos de prestação de serviços para implementar projetos que chamam a atenção da imprensa e do seu público-alvo, como:

Projetos de prestação de serviços que atendem a necessidades da comu-• nidade ou se relacionem a tema de destaque no momento.

Projeto internacional de prestação de serviços patrocinado pelo clube ou • por um sócio.

Projetos que envolvam jovens ou pessoas de destaque da comunidade.•

Palestrantes de destaque nas reuniões de clube.•

Apresentação de ex-participantes da Fundação Rotária a respeito de suas • experiências em outra cultura.

Atividades de Interact e Rotaract Clubs.•

Aniversários de clubes ou programas locais.•

Relatos com fortes elementos visuais.•

Recrutar a ajuda dos sócios. O quadro social é um recurso valioso para sua comissão. Envolva os sócios em seus esforços de relações públicas pedindo a eles que falem a outras pessoas sobre as atividades e projetos do clube e sobre o Rotary em geral. Certifi que-se de que todos os sócios do clube conhecem o Objetivo do Rotary e os programas e atividades da organiza-ção, e incentive-os a buscar oportunidades para divulgar as realizações do Rotary através de seus contatos pessoais e profi ssionais.

Mundo afora

Um clube em Uganda recrutou 9 sócios em um ano graças a esforços de relações públicas e a um Subsídio para Relações Públicas do RI. O subsí-dio patrocinou uma série de comerciais de TV e rádio que recomendava um website especial do clube. Um esforço semelhante de um distrito americano atraiu 30 novos sócios.

Mundo afora

Em Mangalore, Índia, aproximadamente 20 milhões de pessoas viram um anúncio de utilidade pública sobre a erradicação da pólio durante seis meses em cinco vias de entrada da cidade. Os anúncios incluíam informações de contato do clube.

Mundo afora

Uma campanha de três meses promovendo o 50º aniversário de um clube sueco incluiu uma expo-sição sobre sua história e o trabalho humanitá-rio feito pelo clube na biblioteca local, anúncios no jornal local e pôsteres do Rotary em bancos e escritórios públicos.


Principais mensagens do Rotary

Uma das melhores maneiras de promover o Rotary é falar sobre o clube e a organização. Você pode dar palestra a grupos de não-rotarianos em eventos ligados a projetos e outras ocasiões. Prepare decla-rações concisas sobre o clube e o Rotary para divulgar na mídia e esteja preparado para responder a cada uma das seguintes perguntas usando no máximo um minuto:

O que é o Rotary?•

Quem são os rotarianos?•

O que o Rotary faz?•

As respostas devem ser positivas, baseadas em fatos, específi cas e sucintas. As seguintes mensagens podem ser incorporadas em materiais de relações públicas ou pronunciamentos:

O Rotary é uma das maiores organizações internacionais de prestação de serviços humanitários em todo o mundo.

Mais de 33.000 Rotary Clubs congregam aproximadamente 1,2 milhão de rotarianos em mais de • 200 países e regiões geográfi cas.

Desde 1905, os rotarianos têm atendido a necessidades comunitárias no mundo inteiro através de • serviços voluntários.

O Rotary é uma rede global de líderes empresariais, profi ssionais e comunitários.

Por meio de serviços voluntários, os homens e mulheres do Rotary fazem amizades e ampliam sua • rede de contatos profi ssionais e empresariais.

Ao participar de projetos humanitários internacionais, os rotarianos interagem com pessoas do • mundo inteiro e promovem compreensão entre diversas culturas.

O Rotary promove paz e compreensão mundial através de seus programas educacionais e humanitários.

O Rotary patrocina o maior programa privado de bolsas de estudos internacionais do mundo. • Desde 1947, o Rotary concedeu bolsas, avaliadas em torno de US$500 milhões, a 38.000 estudan-tes de 100 países. Esses embaixadores culturais do Rotary usam, em prol de suas comunidades, os conhecimentos adquiridos através de cursos no exterior.

Milhares de projetos executados por clubes e distritos rotários dedicam-se a promover a paz com-• batendo causas de confl itos e instabilidade social, como fome, pobreza, doenças e analfabetismo.

A principal meta fi lantrópica do Rotary é erradicar a pólio mundialmente.

Desde 1985, os rotarianos contribuem tempo e verbas para ajudar a imunizar mais de dois bilhões • de crianças em 122 países.

Até o presente momento, o Rotary doou mais de US$800 milhões e inúmeras horas de serviços • voluntários para o combate à pólio.

O Rotary e seus parceiros reduziram a incidência de pólio em 99% no mundo inteiro.

Em 2008, menos de 2.000 casos de pólio foram registrados em comparação com os 350.000 casos • em 1998.

O vírus continua endêmico em apenas quatro países: Afeganistão, Índia, Nigéria e Paquistão.•

Para mais mensagens do Rotary, acesse www.rotary.org.

9PRESIDENTE DA COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Presidente da comissão de relações públicas

Consulte o conselho diretor e demais rotarianos do clube, e outras pessoas do distrito e do Rotary International para saber o que é esperado de você e dos membros da comissão. É recomendável também que trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato. Faça as seguintes perguntas:

Que é o seu papel como presidente da comissão?•

Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?•

Quais são as metas anuais e de longo prazo da comissão?•

Que tipo de atividades seu clube deve conduzir novamente para conti-• nuar a aprimorar sua imagem pública e atrair sócios qualifi cados?

Como você deve divulgar o Rotary e seu clube à comunidade? •

Como presidente da comissão, você é responsável por assegurar que esta cumpra suas atribuições. Há várias maneiras de se preparar para a função de presidente. Além de participar das sessões de treinamento durante a assembleia distrital, você deve:

Ler este manual integralmente.•

Familiarizar-se com os procedimentos e regulamentos que constam do • regimento interno do clube.

Selecionar os membros da comissão, com a ajuda do presidente eleito.•

Preparar os membros da comissão para o próximo ano.•

C A P Í T U L O 2

Lembrete

Durante a assembleia distrital, discuta as perguntas do apêndice 2 com os presidentes de comissão de outros clubes.


Criar subcomissões se for necessário.•

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas de rela-• ções públicas do clube.

Desenvolver um plano de comunicação para o ano.•

Avaliar e estabelecer metas anuais e de longo prazo com o presidente • eleito do clube.

Quanto mais preparado você estiver, mais produtivo será o seu mandato. Ao tomar posse, você será responsável por:

Administrar o orçamento da comissão. •

Trabalhar com outras comissões do clube e distrito na implementação de • iniciativas que envolvem dois ou mais clubes.

Planejar e conduzir atividades e reuniões da comissão.•

Informar o conselho diretor, o presidente e os sócios do clube sobre as • atividades e os avanços rumo ao alcance das metas da comissão.

Converse com seu antecessor sobre as tarefas específi cas ao clube. A pre-paração de uma lista de tarefas regulares ajuda a organizar e manter em dia o trabalho da comissão. As responsabilidades relacionadas acima estão descritas a seguir.

A comissão

Colabore com o presidente eleito na seleção de membros da comissão e na realização de reuniões de planejamento antes do início do ano. Para garan-tir a continuidade dos trabalhos, os membros da comissão devem exercer, quando possível, mandatos de três anos consecutivos, e é importante que conheçam bem as normas do RI referentes às relações públicas do clube. Ao selecionar novos membros, considere as seguintes características:

Contatos ou experiência profi ssional em comunicação social. •

Habilidade em oratória, escrita ou fotografi a.•

Experiência na criação de websites.•

Familiaridade com sites de rede social.•

Trabalho comunitário reconhecido. •

Após formar a comissão, você será responsável por preparar seus integran-tes para o ano seguinte. Para tanto, deverá:

Informar os membros sobre as atividades relacionadas ao plano estraté-• gico do clube.

Formar parcerias de novos membros com outros mais experientes.•

Incentivar a comunicação com pessoas que exercem a mesma função em • outros clubes.

Informar os membros sobre os recursos disponíveis à comissão.•

Apresentar aos membros uma lista de atividades e encontros distritais.•

Lembrete

O presidente do clube deve ser membro ex offi cio de todas as comissões de clube.


Subcomissões

Dependendo do tamanho do clube e das metas estabelecidas, a comissão pode ser dividida em subcomissões como as seguintes ou outras defi nidas pelo próprio clube:

Relações com a mídia•

Publicidade/marketing•

Eventos especiais•

Utilize da melhor maneira possível as habilidades e interesses dos mem-bros ao designar-lhes tarefas e reconheça seus esforços e dedicação à comissão.

Estabelecimento de metas

É sua responsabilidade garantir que a comissão alcance suas metas, as quais devem ter base nas metas anuais e de longo prazo do clube. Analise o plano estratégico do clube e determine o que o pode ser feito pela comissão para que este alcance a sua visão.

As Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs são um guia prático cujo objetivo é auxiliar o presidente eleito do clube a estabelecer, com as comissões do clube, as metas anuais em apoio ao cumprimento das metas de longo prazo. O material conta com uma seção para cada comis-são recomendada para os clubes, e deve ser levado à assembleia distrital, onde terá a oportunidade de analisá-lo com o presidente e outros líderes do clube. Esse documento pode ser usado o ano inteiro e facilita a avaliação dos resultados em relação ao alcance das metas estabelecidas. Ele deve ser revisado periodicamente, conforme apropriado.

Metas efi cazes. Para garantir que as metas estabelecidas sejam efi cazes, certifi que-se de que elas refl etem precisamente as atribuições da comissão e os interesses do clube. As metas devem ser:

Participativas.• Aqueles que participam da defi nição das metas e elabo-ração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Ao estabelecer as metas do clube, consulte os sócios e os líderes do clube e do distrito.

Mensuráveis.• As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafi adoras.• As metas devem ser desafi adoras o sufi ciente para ir além das conquistas do passado.

Realistas.• Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Compare as novas metas com aquelas alcançadas anteriormente.

Delimitadas.• As metas devem ter prazo ou cronograma de desenvolvimento.

Lembrete

Há várias ferramentas disponíveis para ajudar o clube no seu planeja-mento, inclusive Plano de Liderança de Clube, Guia para Planejamento Estratégico e Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs.

Mundo afora

Clubes variam em tama-nho e metas e podem estruturar suas comis-sões de acordo.


Plano de ação. Colabore com os membros da comissão e com outros líderes do clube no desenvolvimento de um plano de ação que especifi que os pas-sos a ser seguidos para alcance de cada meta. As seguintes medidas podem facilitar a elaboração de um plano de ação:

Defi nir um prazo para cada passo.•

Determinar quem será responsável por implementar cada passo.•

Estabelecer critérios para medir o progresso dos trabalhos. •

Considerar os recursos disponíveis em seu clube, distrito e RI.•

Garantir recursos humanos, informativos e fi nanceiros antes de imple-• mentar o plano de ação.

Avaliar o sucesso de metas passadas e do seu plano, fazendo as devidas • alterações.

Avalie regularmente suas metas para assegurar que esteja avançando em direção a seu alcance como previsto, e faça os ajustes necessários.

Motivação. É importante lembrar que rotarianos são voluntários e que seu envolvimento em atividades depende de estarem pessoalmente motivados. Uma de suas responsabilidades é garantir que os integrantes da comissão se mantenham interessados. Elementos motivadores incluem:

Garantia de que o alcance da meta benefi ciará a comunidade e o clube, • bem como o distrito e o Rotary.

Oportunidades de companheirismo.•

Oportunidades para estabelecimento de contatos.•

Convicção de que a meta é alcançável e o projeto ou atividade terá êxito.•

Designação de tarefas que são desafi adoras e requerem o uso de habilida-• des específi cas.

Reconhecimento dos esforços e tempo gasto trabalhando para alcançar as • metas da comissão.

A identifi cação de elementos motivadores ajuda a manter o compromisso dos sócios com o Rotary e a encorajar sua participação nas atividades do clube.

Orçamento

Antes de 1º de julho, determine, com a ajuda dos membros da comissão e do tesoureiro do clube, as verbas necessárias ao alcance das metas da comissão, inclusive as atividades planejadas de angariação de recursos. Assegure-se que as necessidades fi nanceiras da comissão sejam considera-das no orçamento do clube.

Monitore os fundos, transações e relatórios da comissão, mantenha-se constantemente informado sobre o orçamento e reúna-se regularmente com o tesoureiro do clube, tomando medidas para correção imediata de erros ou problemas.


Comunicação

Antes do início do ano, desenvolva um plano para comunicação com outros líderes do clube, destacando com quem, quando e como irá comuni-car-se, inclusive:

Membros da comissão.• As comissões devem reunir-se regularmente para identifi car e reavaliar os recursos, discutir projetos em andamento e novas iniciativas, e desenvolver estratégias para alcançar suas metas e as do clube.

Seu clube• . Informe as atividades da comissão, inclusive planos de ação e progresso alcançado, aos sócios, ao presidente e ao conselho diretor do clube.

Outras comissões. • Em geral, o trabalho de uma comissão afeta as ativida-des de outra. Canais efi cazes de comunicação facilitam a coordenação de projetos e atividades realizadas pelas comissões. A comissão de relações públicas deve colaborar com as seguintes comissões:

Comissão de projetos de prestação de serviços (para fi car ciente sobre −as iniciativas que podem ser do interesse da mídia).

Comissão de desenvolvimento do quadro social (para unir esforços −na tentativa de alcançar sócios potenciais na comunidade e cultivar o orgulho dos sócios atuais).

Comissão da Fundação Rotária (para inteirar-se sobre projetos huma- −nitários que receberam subsídios ou sobre a vinda de benefi ciários de bolsas de estudos).

Comissão de administração do clube (para informar a mídia sobre a −programação da reunião na semana e planejar o site do clube de modo a ser atrativo à mídia e ao público em geral).

Seu distrito.• Se a sua comissão necessitar de orientação ou informações, contate o governador assistente ou outros dirigentes distritais.

15RECURSOS

Recursos

Há vários recursos para ajudar sua comissão a desempenhar suas atribui-ções como materiais produzidos pelo Rotary International, website do RI, companheiros rotarianos e funcionários da sede mundial.

Recursos informativos

Relações Públicas Efi cazes: Guia para Rotary Clubs (257-PT) — Ferramentas e sugestões para promoção de atividades de clube que atraiam a atenção da comunidade e de sócios potenciais.

Diretório distrital — Lista de atividades e líderes distritais (caso seu dis-• trito produza este material).

Rotary: Humanidade em Ação V (607-PT) — Jogo de quatro DVDs com • anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, mídia impressa, internet e outdoors. Oferece materiais de apoio ao desenvolvimento do quadro social e à campanha Elimine a Pólio Agora.

Rotary: Humanidade em Ação IV (612-PT) —- Kit de anúncios de utili-• dade pública com enfoque no quadro social, traz material para televisão, rádio, imprensa escrita e outdoor. Os anúncios de utilidade pública e outros recursos, inclusive pôster promocional, cartões (tipo cartão postal e do tamanho de carteira de bolso) e suplemento de jornal são excelente maneira de compartilhar o Rotary na comunidade.

C A P Í T U L O 3

Lembrete

Baixe as publicações em www.rotary.org/downloadlibrary ou encomende-as por meio de shop.rotary.org/catalog, [email protected] ou do escritório internacional de sua região.

Lembrete

Faça download de anún-cios de utilidade pública no site www.rotary.org ou encomende uma cópia gratuita em CD através do catálogo on-line ou impresso.


Rotary: Humanidade em Ação III (609-PT) — Traz anúncios de utilidade • pública para televisão, rádio, imprensa escrita, outdoor e internet dos kits Humanidade em Ação I e II, com enfoque no trabalho rotário em erradicação da pólio, alfabetização, recursos hídricos, trabalhos com a juventude, combate à fome, conscientização internacional e paz.

Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de Crise (515-PT) — Ajuda • clubes e distritos a lidar com a mídia quando eventos inesperados cau-sam assédio por parte dela.

Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs — Auxilia na ava-• liação do clube e no estabelecimento das metas da comissão de relações públicas (veja apêndice 1).

The Rotarian• (ou revistas regionais do Rotary) — A revista ofi cial do RI publicada mensalmente. Veicula informações sobre recursos para pro-jetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor do RI e encontros do RI. Além disso, 31 revistas regionais, publicadas em 25 idiomas, são oferecidas a rotarianos em todo o mundo.

Isto É Rotary (001-PT) — Folheto ilustrado que apresenta o Rotary para • sócios potenciais e o público em geral.

Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Guia para a elaboração • de publicações rotárias. Inclui informações sobre o uso apropriado do emblema e Marcas do Rotary.

O Que É o Rotary? (419-PT) — Cartão de bolso com respostas para per-• guntas frequentes sobre o Rotary.

www.rotary.org

Kit sobre o Pólio Plus — Inclui dicas sobre como divulgar informações a • jornais, boletins e revistas especializadas.

PR Tips• — Boletim quinzenal enviado via e-mail com ideias para clubes e distritos promoverem o Rotary em suas comunidades. Faça assinatura on-line ou via e-mail pelo endereço [email protected].

Folha de dados sobre o Rotary — Folhas informativas para preparar • comunicados à mídia e materiais promocionais para ajudar na divulga-ção do excelente trabalho rotário.

Relações públicas efi cazes (clique em Sócios/Administração de clube) — • Visa ajudar líderes de clube a divulgar uma imagem positiva do clube e da organização. Inclui modelos de comunicados à mídia, dicas para trabalhar com a mídia e anúncios de utilidade pública.

17RECURSOS

Recursos humanos

Informações de contato podem ser obtidas no Offi cial Directory, no site www.rotary.org, ou com o governador de seu distrito.

Governador assistente — Rotariano indicado para auxiliar o governador • na administração de clubes. Ele visitará o seu clube trimestralmente, ou com maior frequência e está disponível para esclarecer dúvidas ou ofere-cer orientação.

Governador de distrito — Administrador do RI responsável por apresen-• tar estratégias que aumentem a efi cácia dos clubes.

Membros da comissão distrital de relações públicas — Rotarianos indi-• cados para auxiliar o clube em iniciativas relacionadas a esforços de relações públicas.

Outros presidentes de comissão de clubes do distrito — Líderes capacita-• dos a oferecer apoio a projetos e iniciativas de clube.

Ex-líderes de clube e ex-presidentes de comissão de clube — Rotarianos • experientes que podem ajudá-lo a planejar o ano do seu mandato. Estão qualifi cados para liderar as atividades da comissão.

Membros do Grupo de Apoio à Imagem Pública do Rotary — Indicado • pelo presidente do RI, o grupo oferece informações e apoio aos clubes e distritos para ajudá-los a divulgar seus projetos na mídia, contar seus sucessos e explicar o que o Rotary é e faz.

Equipe de suporte a clubes e distritos — Funcionários da secretaria e • dos escritórios internacionais do RI capacitados para esclarecer dúvidas administrativas e encaminhar questões aos devidos funcionários do RI e da Fundação.

Funcionários da divisão de relações públicas do RI na sede mundial — • Dedicam-se a auxiliar clubes, distritos e RI em seus esforços de relações públicas.

Recursos fi nanceiros

Campanhas de arrecadação de fundos.•

Recursos oferecidos por doadores individuais ou empresas locais.•

Subsídios de outras fundações.•

Subsídios para Relações Públicas do RI (outorgados a distritos; sua dis-• ponibilidade depende da aprovação anual do conselho diretor do RI).

Subsídios da Fundação Rotária para fi nanciamento de projetos humani-• tários de clubes e distritos.


Apêndice 1: Seção sobre Relações Públicas nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Agosto de 2009

19RECURSOS

Apêndice 2: Questões para discussão – Assembleia distrital

A leitura deste manual antes da assembleia distrital o ajudará a preparar-se para o treinamento, o qual incluirá grupos para discutir as questões abaixo. Para melhor responder às perguntas a seguir, fale com líderes de clube atuais e anteriores e reveja as primeiras partes deste manual.

Quais são as responsabilidades da comissão de relações públicas do clube e quais são as suas atribui-ções como presidente da comissão?

Como você pode promover o Rotary a sócios potenciais e com quem pode trabalhar para divulgar o clube na comunidade?

Como a comissão de relações públicas pode promover uma imagem positiva?

Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Quais são as metas anuais e de longo prazo da comissão?


OBSERVAÇÕES

Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Atribuições e responsabilidades

Folha-tarefa 1: ResumoA ser preenchida na assembleia distrital

21RECURSOS

OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 2: Metas

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam

Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

Meta para o 1º ano:



A ser preenchida na assembleia distrital


OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 3: Plano de ação

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

EtapaQuem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progres-so será medido?

Que recursos es-tão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:


23RECURSOS

OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de relações públicas

Após ler o estudo de caso abaixo, crie um plano de relações públicas para o Rotary Club de Royal Gardens usando o plano de ação da próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Royal Gardens está localizado em próspera cidade de 35.000 habitantes. Os 40 sócios do clube refletem a diversidade da comunidade profissional de Royal Gardens.

O clube já conduziu vários projetos para atender às necessidades da comunidade, sendo que o mais bem-sucedido e duradouro beneficia os idosos. Através do projeto, os rotarianos preparam e distribuem refeições, providenciam reparos para as residências e fazem visitas a doentes em hospitais.

Além disso, o clube colaborou recentemente com escolas locais para selecionar uma pessoa do distrito para receber uma Bolsa Educacional da Fundação Rotária. A bolsista, que optou por es-tudar os efeitos do aquecimento global nos níveis dos oceanos, corresponde-se regularmente com rotarianos do clube para compartilhar suas experiências.

A programação semanal do clube inclui frequentemente palestrantes locais que discorrem sobre assuntos importantes à comunidade. O índice de comparecimento às reuniões é alto e o entusias-mo dos sócios contagiante.

Uma pesquisa indicou que poucas pessoas da comunidade estão cientes dos esforços do clube, e algumas achavam que o Rotary fosse um clube social para homens mais velhos. Vários rotarianos reclamaram da dificuldade de atrair novos sócios, bem como da falta de reconhecimento da comu-nidade com relação aos serviços prestados pelo clube. As atividades implementadas nos últimos cinco anos não receberam nenhuma cobertura da mídia.

A cidade conta com duas estações de rádio. Uma delas apresenta músicas populares e a outra tem programação com notícias e talk-shows. O jornal diário tem circulação de 15.000 exemplares e o jornal semanal de 9.000. Royal Gardens conta com uma estação de televisão que veicula regular-mente anúncios de utilidade pública. O novo cinema da cidade também passa anúncios locais antes do filme.

Como o clube pode oferecer à mídia e à comunidade informações básicas sobre o Rotary International e o próprio clube?



OBSERVAÇÕESQue atividades atuais do clube podem ser do interesse da mídia? Qual o canal de mídia mais apro-priado para cada atividade? Por quê?

Como os programas do clube podem interessar à mídia?

Que medidas o clube deve tomar para manter a mídia e a comunidade informadas sobre suas atividades?


25RECURSOS

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso: Plano de ação

EtapaQuem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progres-so será medido?

Que recursos es-tão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?


226C-PT—(709)

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

www.rotary.org

Plano de Liderança de Clube

Guia para Planejamento Estratégico

Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs

Estes materiais devem ser usados juntos. Faça o download em www.rotary.org.

Manual da Comissão deRelações Públicas

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