Manual da Comissão deAdministração do Clube

Manual da Comissão de Administração do Clube

226A-PT—(709)

Parte do Kit para Dirigente de Clube

Esta é a edição de 2009 do Manual da Comissão de Administração do Clube, para ser usada pelos clubes em 2010-11, 2011-12 e 2012-13. As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary, os quais devem ser consulta-dos se necessitar de mais detalhes. Alterações efetuadas em tais documentos pelo conselho de legislação de 2010, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão deste manual revogam as respectivas normas aqui dispostas.

Conteúdo

Introdução 1

1 Atribuições e responsabilidades da comissão 3

Programação da reunião semanal 4Boletim e site do clube 5Frequência 6Companheirismo 7

2 Presidente da comissão de administração do clube 9

A comissão 10Subcomissões 11Estabelecimento de metas 11Orçamento 12Comunicação 13

3 Recursos 15

Apêndices

Seção sobre administração nas Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs 18Exemplo de programação da reunião semanal 20Questões para discussão — Assembleia distrital 21

Folhas-tarefas

Resumo 22Metas 23Plano de ação 24Estudo de caso: Comissão de administração do clube 25

1MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE

Introdução

Esta edição do Manual da Comissão de Administração do Clube foi elaborada para ajudar comissões do mundo todo a estabelecer metas e compreender suas atribuições. Considerando que as responsabilidades das comissões variam de acordo com as leis, culturas e procedimentos locais, as sugestões aqui contidas devem ser adaptadas às necessidades do clube. Nos campos “Mundo afora” verá exemplos de como as atribuições diferem de um clube a outro. Além disso, não deixe de ler as dicas dos campos “Lembrete”.

Esta publicação é composta de três seções. A primeira descreve as prin-cipais responsabilidades da comissão, a segunda as atribuições do seu presidente e a terceira recursos úteis disponibilizados pelo RI e Fundação. Em seguida às seções, foram colocados os apêndices, inclusive as Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs e uma lista de questões para discussão, além de folhas-tarefas para uso na assembleia distrital.

Utilize este manual para se preparar para a função de presidente da co-missão de administração do clube. Faça uma leitura antes da assembleia distrital e leve-o ao evento em si. Preste atenção especial às perguntas do apêndice 3 para aproveitar ao máximo os debates durante o encontro. Terminado o treinamento, esta publicação será útil ao seu trabalho com os demais rotarianos do clube.

O Plano de Liderança de Clube recomenda que os Rotary Clubs possuam as seguintes comissões permanentes em sua estrutura administrativa:

Administração do clube•

Desenvolvimento do quadro social•

Relações públicas•

Projetos de prestação de serviços•

Fundação Rotária•

Lembrete

É importante que o presidente da comissão distribua cópias do capítulo 1 aos demais membros para que eles saibam quais são as suas responsabilidades.

2 MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE

Toda comissão tem à disposição um manual, no qual estão destacadas suas responsabilidades, bem como recursos e materiais de apoio a seus integran-tes. Entregue aos membros cópias de informações que lhe dizem respeito. Este manual é parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT) e pode ser baixado gratuitamente no site www.rotary.org ou comprado por meio do Catálogo do RI.

Tenha sempre em mente que seu Rotary Club e mais de 33.000 outros fazem parte do Rotary International e que todos se benefi ciam dos serviços e recursos proporcionados pela organização, entre eles publicações, informações no site www.rotary.org, subsídios da Fundação Rotária e apoio de funcionários da sede mundial em Evanston e de sete escritórios internacionais.

Comentários?

Se tiver dúvidas ou comentários sobre este manual ou qualquer material de treinamento queira encaminhá-los a:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EUAE-mail: [email protected].: +1-847-866-3000Fax: +1-847-866-9446

3ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO

Atribuições e responsabilidades da comissão

A comissão de administração do clube conduz atividades associadas à operacionalização do clube. Efi cácia administrativa possibilita ao Rotary Club prover serviços à comunidade, reter sócios e formar líderes capacita-dos a desempenhar funções no clube, no distrito e no Rotary International.

São responsabilidades da comissão:

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas anuais • do clube.

Organizar programas semanais e especiais. •

Produzir o boletim e o site do clube.•

Ajudar o secretário do clube a monitorar o comparecimento às reuniões. •

Promover companheirismo entre os sócios do clube. •

Realizar atividades que favoreçam a operacionalização efi caz do clube.•

Ao ler mais abaixo os detalhes dessas responsabilidades, procure refl etir sobre as metas da comissão, o plano de ação e os recursos que precisará durante o ano.

C A P Í T U L O 1

Lembrete

A comissão de admi-nistração do clube se dedica aos Serviços Internos e aos Serviços Profi ssionais.

Lembrete

Subcomissões podem ser formadas para administrar as responsa-bilidades da comissão, especialmente no caso de clubes grandes.


Programação da reunião semanal

O presidente da comissão de administração do clube é responsável por desenvolver programações de reuniões semanais que forneçam aos sócios informações rotárias e os motivem a aumentar sua participação em ini-ciativas que atendem a necessidades do clube, da comunidade local e do mundo.

De modo a planejar reuniões semanais efi cazes, recomenda-se:

Preparar uma agenda para cada reunião semanal (veja apêndice 2: • Exemplo de programação da reunião semanal).

Elaborar a programação com antecedência.•

Relacionar os tópicos das reuniões aos projetos e atividades do clube.•

Fazer rodízio de responsabilidades entre os membros da comissão no • que se refere à programação das reuniões.

Realizar atividades de comemoração de dias, semanas e meses especiais.•

Preparar planos de contingência, caso partes da programação tenham que • ser canceladas.

Reuniões bem estruturadas que contam com programação atraente e re-levante ajudam a aumentar os conhecimentos dos sócios sobre o Rotary, reforçar o valor da associação à entidade e conscientizar sobre as necessida-des da comunidade local e internacional.

Calendário do Rotary. O calendário do ano rotário serve de base ao plane-jamento das reuniões semanais. É recomendável que o novo lema do RI seja divulgado no início do ano. Chame atenção a eventos como a assembleia distrital, a conferência distrital e a convenção do RI, à medida que sejam realizados. Poderá incluir nas programações semanais atividades que se relacionem com as seguintes datas comemorativas:

Julho Não há nenhuma comemoração especial

Agosto Mês do Desenvolvimento do Quadro Social e Expansão

Setembro Mês das Novas Gerações

Outubro Mês dos Serviços Profi ssionais

Novembro Mês da Fundação RotáriaSemana Mundial do Interact (semana do dia 5)

Dezembro Mês da Família

Janeiro Mês da Conscientização Rotária

Fevereiro Mês da Compreensão Mundial23 de fevereiro — Dia da Paz e Compreensão Mundial / Aniversário do Rotary

Março Mês da AlfabetizaçãoSemana Mundial do Rotaract (semana do dia 13)

Mundo afora

Os assuntos tratados nas reuniões semanais variam de uma região a outra, dependendo da cultura local.

Lembrete

Ao preparar as progra-mações das reuniões semanais, crie um plano de contingência caso o plano original não possa ser seguido. Por exemplo, pergunte a um dos sócios se ele pode dar uma palestra se for necessário.


Abril Mês da Revista

Maio Não há nenhuma comemoração especial

Junho Mês dos Grupos de Companheirismo do Rotary

Assembleia de clube. Cabe à comissão de administração planejar as assem-bleias com a ajuda do presidente e do secretário do clube. O evento oferece aos sócios a oportunidade de discutir os programas e as atividades do clube, bem como obter informações relevantes. Sócios novos devem ser especialmente incentivados a comparecer a esses encontros para aprender sobre o trabalho realizado pelo Rotary Club. Assembleias de clube possibi-litam aos rotarianos:

Avaliar pontos fortes e fracos do clube.•

Estabelecer metas e elaborar planos de ação.•

Compreender como os planos de ação do clube são executados.•

Coordenar as atividades das comissões.•

Engajar-se em discussões informais que estimulem soluções criativas • para projetos.

Aprender sobre o Rotary e seus programas.•

Tópicos relevantes para discussão incluem:

Metas anuais e de longo prazo.•

Projetos de prestação de serviços e atividades do clube.•

Estratégias de desenvolvimento do quadro social e de retenção de sócios.•

Conferências distritais ou outros encontros do distrito e do RI.•

Programas do Rotary.•

Qualquer assunto que tenha recebido destaque em fórum de discussão. •

Em geral, clubes efi cazes realizam de quatro a seis assembleias durante o ano, embora muitos prefi ram fazê-lo mensalmente.

Boletim e site do clube

Outra importante responsabilidade da comissão é comunicar-se com os sócios através do boletim e site do clube. Este procedimento é fundamental para mantê-los informados sobre notícias que não foram divulgadas nas reuniões semanais. O boletim e o site do clube devem ser usados para:

Anunciar as reuniões semanais de clube.•

Divulgar o horário das atividades do clube.•

Discutir metas, planos e projetos do clube.•

Veicular assuntos de destaque de outros clubes e distritos.•

Enaltecer o companheirismo através da divulgação de eventos especiais • da vida dos sócios.

Lembrete

Para informações sobre o uso das Marcas do Rotary no boletim e no site do clube, consulte o Guia de Identidade Visual do RI (547-PT), disponível em www.rotary.org.


Destacar assuntos de importância relacionados ao clube e ao Rotary • International.

Promover os projetos de prestação de serviços e a participação dos • sócios.

É essencial que os responsáveis pela elaboração do boletim e do site se comuniquem regularmente com comissões e líderes de outros clubes para assegurar a precisão dos dados publicados. Fontes de informação para o boletim e o site do clube incluem:

Membros do conselho diretor e presidentes de comissão de clube.•

Carta mensal do governador.•

Governador assistente e comissões distritais.•

Encontros do clube e distritais, bem como do RI e da Fundação Rotária.•

The Rotarian• ou revistas rotárias regionais.

Rotary World• e outras publicações do RI.

www.rotary.org.•

Considere o envio do boletim aos sócios via e-mail, ou a elaboração de uma versão on-line a ser veiculada no site do clube. Use as diretrizes abaixo ao criar o boletim ou site do clube:

Incluir os seguintes itens no cabeçalho: nome do clube, cidade, estado e • país, e o número do distrito.

Publicar semanalmente.•

Incorporar fotos de sócios e eventos.•

Incluir o nome do clube sempre que usar a palavra Rotary e o emblema e • logotipos da organização.

Frequência

A comissão é responsável por ajudar o secretário a registrar a presença dos sócios e incentivar o comparecimento. Esta pode contribuir também certifi -cando-se de que os sócios estejam familiarizados com as seguintes normas:

Todos os sócios devem comparecer às reuniões regulares de clube.•

Um sócio é considerado presente se participar de pelo menos 60% de • cada reunião.

Incentivo à frequência. A frequência pode ser incentivada através das se-guintes medidas:

Garantir que as reuniões sejam relevantes e atraentes.•

Enfatizar a importância de compensar as faltas.•

Utilizar questionário para determinar os motivos pelos quais os sócios • faltam às reuniões.

Homenagear sócios que tenham índices exemplares de comparecimento.•

Designar sócios para fazer parte de comissões ou para executar tarefas • específi cas.

Lembrete

O endereço do site do clube deve seguir as diretrizes do Rotary, por exemplo, www.rotary7600.org e www.rotaryclubcampinas.org. Para mais informações sobre o uso das Marcas do Rotary, consulte o Guia de Identidade Visual do RI (547-PT).

Lembrete

Os sócios que falta-rem a três reuniões consecutivas devem ser informados de que uma quarta falta pode resultar no cancela-mento do título de sócio. Defi na com o secretário do clube quem será responsável por notifi car os sócios que têm três faltas.

Lembrete

Para mais detalhes, consulte a seção Frequência no Manual de Procedimento.


Cancelamento do título de sócio. O título de sócio de um rotariano pode ser cancelado por uma ou duas das razões a seguir, exceto quando o conse-lho diretor do clube determinar o contrário:

Deixar de efetuar pagamento das cotas per capita dentro de 30 dias do • prazo estipulado.

Deixar de comparecer a pelo menos 50% das reuniões semanais (inclu-• sive as faltas compensadas) de Rotary Club em cada semestre do ano rotário.

Deixar de comparecer a pelo menos 30% das reuniões semanais do seu • próprio Rotary Club em cada semestre do ano rotário.

Deixar de comparecer, sem recuperar frequência, a quatro reuniões con-• secutivas, sem a autorização do conselho diretor do clube.

Relatórios de frequência. Uma de suas responsabilidades é submeter, com a colaboração do secretário do clube, relatórios mensais de frequência dentro de 15 dias após a última reunião do mês. Clubes que não pertencem a um distrito devem enviar seus relatórios de frequência ao Rotary International.

O mesmo se aplica aos sócios cuja soma da idade e do número de anos de afi liação ao Rotary totalize pelo menos 85 anos.

Companheirismo

O companheirismo se refere ao convívio cordial enfatizado nos Rotary Clubs e é o que mais incentiva os sócios a ser atuantes. Cabe à comissão de administração do clube assegurar que este seja parte integrante de toda reu-nião, projeto ou atividade de clube. O companheirismo pode ser enfatizado através das seguintes práticas:

Usar crachás durante as reuniões para facilitar a interação entre os pre-• sentes.

Sugerir que, a cada reunião, os sócios se sentem em lugares diferentes • para favorecer o entrosamento.

Indicar um rotariano a cada semana para apresentar os novos sócios e • palestrantes.

Incentivar o relacionamento com outros Rotary Clubs do distrito, da • região e de todo o mundo.

Incluir cônjuges e parentes nas atividades de companheirismo e de pres-• tação de serviços.

Mundo afora

A maneira como o companheirismo é incentivado varia de uma cultura a outra. Alguns clubes nos EUA reservam alguns minutos em cada reunião para falar sobre um evento agradável ocorrido na vida de um sócio, como o nascimento de uma criança.


Família rotária. A família rotária inclui rotaractianos, interactianos, mem-bros do Inner Wheel, ex-participantes de programas da Fundação Rotária, estudantes de Intercâmbio de Jovens e parentes de rotarianos. Visando demonstrar apreço pelos rotarianos e demais membros da família rotária, procure implementar as seguintes atividades:

Destacar datas de aniversários. •

Prestar assistência quando estiverem doentes, se sentindo sozinhos ou • passando por difi culdades.

Apresentar condolências em casos de morte na família. •

Comemorar aniversários, casamentos e formaturas.•

9PRESIDENTE DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE

Presidente da comissão de administração do clube

Consulte o conselho diretor e demais rotarianos do clube, e outras pessoas do distrito e do Rotary International para saber o que é esperado de você e dos membros da comissão. É recomendável também que trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato. Faça as seguintes perguntas:

Qual é o seu papel como presidente da comissão?•

Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?•

Quais são as suas metas anuais e de longo prazo?•

Que tipos de programações semanais deverão ser elaboradas? •

Como a comissão pode motivar o comparecimento dos sócios às reuniões • do clube?

Como presidente da comissão, você é responsável por assegurar que esta cumpra suas atribuições. Há várias maneiras de se preparar para assumir a função de presidente. Além de participar das sessões de treinamento da assembleia distrital, você deve:

Ler este manual integralmente.•

Familiarizar-se com os procedimentos e regulamentos que constam do • regimento interno do clube.

Selecionar os membros da comissão, com a ajuda do presidente eleito.•

Preparar os membros da comissão para o próximo ano.•

Criar subcomissões se for necessário.•

C A P Í T U L O 2

Lembrete

Durante a assembleia distrital, discuta as perguntas do apêndice 3 com os presidentes de comissão de outros clubes.


Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas anuais e • de longo prazo do clube.

Desenvolver um plano de comunicação para o ano.•

Estabelecer metas anuais e de longo prazo do clube com o presidente • eleito do clube.

Quanto mais preparado você estiver, mais produtivo será o seu mandato. Ao tomar posse, você será responsável por:

Administrar o orçamento da comissão. •

Trabalhar com outras comissões de clube e distrito na implementação de • iniciativas que envolvem dois ou mais clubes.

Planejar e conduzir atividades e reuniões da comissão.•

Informar o conselho diretor, o presidente e os sócios do clube sobre as • atividades e os avanços rumo ao alcance das metas da comissão.

Converse com o seu antecessor sobre as tarefas específi cas ao clube. A preparação de uma lista de tarefas regulares ajuda a organizar e manter em dia o trabalho da comissão. As responsabilidades relacionadas acima estão descritas a seguir.

A comissão

Colabore com o presidente eleito na seleção de membros da comissão e na realização de reuniões de planejamento antes do início do ano. Para garan-tir a continuidade dos trabalhos, os membros da comissão devem exercer, quando possível, mandatos de três anos consecutivos, e é importante que conheçam bem as normas do RI referentes à administração do clube. Ao selecionar novos membros, considere as seguintes características:

Atenção a detalhes. •

Conhecimento das normas do Rotary.•

Capacidade de organização.•

Capacidade de comunicação oral e escrita.•

Experiência em design ou edição.•

Habilidades relativas ao uso de computadores e internet.•

Após formar a comissão, você será responsável por preparar seus integran-tes para o ano seguinte. Para tanto, deverá:

Informar os novos membros sobre as atividades relacionadas ao plano • estratégico do clube.

Emparceirar novos membros com outros mais experientes.•

Incentivar a comunicação com pessoas que ocupam a mesma função em • outros clubes.

Informar os membros sobre os recursos disponíveis à comissão.•

Apresentar aos membros uma lista de atividades e encontros distritais.•

Lembrete

O tesoureiro e o secre-tário do clube devem integrar esta comissão, sendo que o presidente do clube deve ser mem-bro ex offi cio de todas as comissões do clube.


Subcomissões

Dependendo do tamanho do clube e das metas estabelecidas, a comissão pode ser dividida em subcomissões como as seguintes ou outras defi nidas pelo próprio clube:

Programação semanal•

Boletim e site do clube•

Frequência•

Companheirismo•

Utilize da melhor maneira possível as habilidades e os interesses dos membros aos designar-lhes tarefas e reconheça seus esforços e dedicação à comissão.

Estabelecimento de metas

É sua responsabilidade garantir que a comissão alcance suas metas, as quais devem ter base nas metas anuais e de longo prazo do clube. Analise o plano estratégico do clube e determine o que o pode ser feito pela comissão para que este alcance a sua visão.

As Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs são um guia prático cujo objetivo é auxiliar o presidente eleito do clube a estabelecer, com as comissões do clube, as metas anuais em apoio ao cumprimento das metas de longo prazo. O material conta com uma seção para cada comissão recomendada pelo clube e deve ser levado à assembleia distrital, onde terá a oportunidade de analisá-lo com o presidente e outros líderes do clube. Esse documento pode ser usado o ano inteiro e facilita a avaliação dos resultados em relação ao alcance das metas estabelecidas. Ele é revisado periodicamente, conforme apropriado.

Metas efi cazes. Para garantir que as metas estabelecidas sejam efi cazes, certifi que-se de que elas refl etem precisamente as atribuições da comissão e os interesses do clube. As metas devem ser:

Participativas.• Aqueles que participam da defi nição das metas e elabo-ração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Ao estabelecer as metas do clube, consulte os sócios e os líderes do clube e do distrito.

Mensuráveis.• As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcan-çado.

Desafi adoras.• As metas devem ser desafi adoras o sufi ciente para ir além das conquistas do passado.

Realistas.• Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Compare as novas metas com as metas alcançadas anteriormente.

Delimitadas.• As metas devem ter prazo ou cronograma de desenvolvi-mento.

Lembrete

Há várias ferramentas disponíveis para ajudar o clube no seu planeja-mento, inclusive Plano de Liderança de Clube, Guia para Planejamento Estratégico e Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs.

Mundo afora

Os clubes têm a liberdade de formar comissões com base no número de sócios e em suas metas.


Plano de ação. Colabore com os membros da comissão e com outros líderes do clube no desenvolvimento de um plano de ação que especifi que os pas-sos a ser seguidos para alcance de cada meta. As seguintes medidas podem facilitar a elaboração de um plano de ação:

Defi nir um prazo para cada passo.•

Determinar quem será responsável por implementar cada passo.•

Estabelecer critérios para medir o progresso dos trabalhos. •

Considerar os recursos disponíveis em seu clube, distrito e RI.•

Garantir recursos humanos, informativos e fi nanceiros antes de imple-• mentar o plano de ação.

Avaliar o sucesso de metas passadas e do seu plano, fazendo as devidas • alterações.

Avalie regularmente suas metas para assegurar que esteja avançando em direção a seu alcance como previsto e faça os ajustes necessários.

Motivação. É importante lembrar que rotarianos são voluntários e que seu envolvimento depende de estarem pessoalmente motivados. Uma de suas responsabilidades é garantir que os integrantes da comissão se mantenham interessados. Elementos motivadores incluem:

Garantia de que o alcance da meta benefi ciará a comunidade e o clube, • bem como o distrito e o Rotary.

Oportunidades para companheirismo.•

Oportunidades para estabelecimento de contatos.•

Convicção de que a meta é alcançável e o projeto ou atividade terá êxito.•

Designação de tarefas que são desafi adoras e que requerem o uso de habi-• lidades específi cas.

Reconhecimento dos esforços e tempo gasto trabalhando para alcançar as • metas da comissão.

A identifi cação de elementos motivadores ajuda a manter o compromisso dos sócios com o Rotary e a encorajar sua participação nas atividades do clube.

Orçamento

Antes de 1º de julho, determine, com a ajuda dos membros da comissão e o tesoureiro do clube, as verbas necessárias ao alcance das metas da comissão, inclusive as atividades planejadas de angariação de recursos. Assegure-se de que as necessidades fi nanceiras da comissão sejam conside-radas no orçamento do clube.

Monitore os fundos, transações e relatórios da comissão, mantenha-se constantemente informado sobre o orçamento e reúna-se regularmente com o tesoureiro do clube, tomando medidas para correção imediata de erros ou problemas.


Comunicação

Antes do início do ano, desenvolva um plano para comunicação com outros líderes do clube, destacando com quem, quando e como irá comuni-car-se, inclusive:

Membros da comissão.• As comissões devem reunir-se regularmente para identifi car e reavaliar os recursos, discutir projetos em andamento e novas iniciativas, e desenvolver estratégias para alcançar suas metas e as do clube.

Seu clube.• Informe as atividades da comissão, inclusive planos de ação e progresso alcançado, aos sócios, ao presidente e ao conselho diretor do clube.

Outras comissões.• Em geral, o trabalho de uma comissão afeta as ativida-des de outra. Canais efi cazes de comunicação facilitam a coordenação de projetos e atividades realizadas pelas comissões. A comissão de adminis-tração do clube deve colaborar com as seguintes comissões:

Comissão de desenvolvimento do quadro social (para receber os no- −vos sócios, informá-los sobre as normas e procedimentos do clube e envolvê-los nas atividades do clube).

Comissão de prestação de serviços e comissão da Fundação Rotária −(para integrar a programação semanal com o boletim e os projetos do clube).

Comissão de relações públicas (para garantir que os sócios estejam a −par da publicidade recebida pelo clube na comunidade e informá-los sobre como podem colaborar).

Seu distrito.• Se a sua comissão necessitar de orientação ou informações, contate o governador assistente ou outros dirigentes distritais.

15RECURSOS

Recursos

Há vários recursos para ajudar sua comissão a desempenhar suas atribui-ções, como materiais produzidos pelo Rotary International, website do RI, companheiros rotarianos e funcionários da sede mundial.

Recursos informativos

Manual do Secretário de Clube (229-PT) — Parte do Kit para Dirigente de • Clube (225-PT), descreve as responsabilidades do secretário de clube.

Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) — Parte do Kit para Dirigente • de Clube (225-PT), descreve as responsabilidades do tesoureiro de clube.

Carta mensal do governador — Correspondência enviada pelo governa-• dor de distrito com o propósito de informar e motivar os líderes de clube e divulgar as realizações dos clubes.

Manual de Procedimento (035-PT) — Contém normas e diretrizes estabe-• lecidas pelo conselho de legislação, conselho diretor do RI e curadores da Fundação Rotária. Edição revisada é publicada a cada três anos, após o conselho de legislação. Inclui os documentos estatutários do RI.

Offi cial Directory• (007-EN) — Informações de contato para administrado-res, comissões, grupos de apoio e funcionários da secretaria do RI; lista mundial de distritos e governadores e lista de clubes em cada distrito, inclusive dados de contato.

C A P Í T U L O 3

Lembrete

Publicações podem ser baixadas do link www.rotary.org/pt/aboutus/sitetools/downloadlibrary ou encomendadas através de shop.rotary.org, [email protected] ou do escritório internacional local.


Diretório distrital — Lista de atividades e líderes distritais (caso seu dis-• trito produza referido material).

Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs• — Auxilia na avaliação do clube e no estabelecimento das metas da comissão de admi-nistração do clube (veja apêndice 1).

Regimento Interno Recomendado para o Clube e Estatutos Prescritos • para o Rotary Club — Versões atualizadas disponíveis no Manual de Procedimento e em www.rotary.org.

Rotary World• — Jornal trimestral para líderes de clube e distrito.

The Rotarian• (ou revista regional do Rotary) — Revista ofi cial do RI, pu-blicada mensalmente, veicula informações sobre recursos para projetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor do RI e encontros do RI. Além disso, 31 revistas regionais publicadas em 25 idiomas são ofereci-das a rotarianos em todo o mundo.

Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Guia para a elaboração de • publicações rotárias. Inclui informações sobre o uso apropriado do em-blema e Marcas do Rotary.

www.rotary.org

Guia para Planejamento Estratégico — Ferramenta on-line para ajudar os • clubes a defi nir uma visão e metas anuais e de longo prazo.

Seção Administração de clube (clique em Sócios) — Oferece aos líderes • do clube informações úteis sobre efi cácia operacional e links a respeito dos seguintes assuntos: administração, desenvolvimento do quadro so-cial, relações públicas, prestação de serviços, Fundação Rotária, recursos para os clubes, e outros.

Código Normativo do Rotary e Código Normativo da Fundação Rotária — • Normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho diretor do RI e pelo conselho de curadores da Fundação Rotária em apoio aos Estatutos e ao Regimento Interno do RI. Revisados após cada reunião do conselho dire-tor do RI e do conselho de curadores da Fundação.

Recursos humanos

Informações de contato podem ser obtidas no Offi cial Directory, no site www.rotary.org ou com o governador de distrito.

Governador assistente — Rotariano indicado para auxiliar o governador • na administração de clubes. Ele visitará o seu clube trimestralmente, ou com maior frequência e está disponível para esclarecer dúvidas ou oferecer orientação.

Outros presidentes de comissão de clubes do distrito — Líderes capacita-• dos a oferecer apoio a projetos e iniciativas de clube.

Governador de distrito — Administrador do RI responsável por apresen-• tar estratégias que aumentem a efi cácia dos clubes.

Lembrete

O site do RI oferece recursos on-line e informações sobre os diversos aspectos do Rotary. Por meio dele, rotarianos podem baixar publicações gratuita-mente, encomendar materiais do Catálogo e verifi car locais e horários de reuniões semanais.

17RECURSOS

Ex-líderes de clube e ex-presidentes de comissão de clube — Rotarianos • experientes que podem ajudá-lo a planejar o ano do seu mandato. Estão qualifi cados para liderar as atividades da comissão.

Grupos de apoio do RI e da Fundação Rotária — Grupos de rotarianos • indicados pelo presidente do RI para auxiliar Rotary Clubs e distritos no cumprimento dos objetivos das ênfases presidenciais.

Equipe de Suporte a Clubes e Distritos (CDS) — Funcionários da secre-• taria e dos escritórios internacionais do RI capacitados para esclarecer dúvidas administrativas e encaminhar questões aos devidos encarrega-dos do RI e da Fundação Rotária.

Recursos fi nanceiros

Campanhas de arrecadação de fundos.•

Fundos oferecidos por doadores individuais ou empresas locais.•

Subsídios de outras fundações.•

Subsídios da Fundação Rotária para fi nanciamento de projetos humani-• tários de clubes e distritos.


Apêndice 1: Seção sobre Administração nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Agosto de 2009

19RECURSOS


Apêndice 2: Exemplo de programação da reunião semanal

Início Término Duração Atividade

5 min Abertura da reuniãoDe acordo com os costumes locais

30 min Refeição e intervalo para atividades de companheirismo

20 min Pronunciamento do presidente do clubeApresentação dos rotarianos visitantes e convidadosComunicações e avisosRelatórios das comissõesAssuntos internos do clube

30 min ProgramaçãoApresentação do palestrante PalestraObservações fi nais do presidente

5 min Encerramento

21RECURSOS

Apêndice 3: Questões para discussão — Assembleia distrital

A leitura deste manual antes da assembleia distrital o ajudará a preparar-se para o treinamento, o qual incluirá grupos para discutir as questões abaixo. Para melhor responder às perguntas a seguir, fale com líderes de clube atuais e anteriores e reveja as primeiras partes deste manual.

Quais são as responsabilidades da comissão de administração do clube e quais são suas atribuições como presidente da comissão?

Como você poderia manter a programação semanal do clube relevante e atraente?

Quais os seus planos para o boletim e site do clube?

Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Quais são as metas anuais e as de longo prazo da comissão?


OBSERVAÇÕES

Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Atribuições e responsabilidades

Folha-tarefa 1: ResumoA ser preenchida na assembleia distrital

23RECURSOS

OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 2: Metas

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam

Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

Meta para o 1º ano:



A ser preenchida na assembleia distrital


OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 3: Plano de ação

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

EtapaQuem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progres-so será medido?

Que recursos es-tão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:


25RECURSOS

OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de administração do clube

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado de administração para o Rotary Club de Harbor Town usando a tabela na próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Harbor Town está localizado em uma cidade de 10.000 habitantes que conta com diversas microempresas e uma indústria pesqueira de pequeno porte. Contudo, nos últimos anos, a economia local tem sofrido, principalmente em virtude da pesca predatória.

O clube que, com 25 sócios, já foi parte relevante da comunidade teve sua importância diminuída. Pouco mais da metade deles comparece às reuniões semanais, sentando-se ao lado das mesmas pessoas todas as vezes. Quase não há palestrantes de fora e as reuniões praticamente consistem da chamada de presença e almoço.

Em geral, quando um dos sócios pede baixa, um amigo seu o acompanha. O pagamento das cotas do clube é enviado com atraso, e em alguns casos não é sequer coletado. Nos últimos anos, alguns líderes de clube não têm participado dos eventos distritais. Os relatórios não são arquivados e os registros do clube estão sempre desorganizados.

As atividades de maior sucesso incluem um evento de venda de peixe frito em benefício ao centro de jovens local e um torneio de golfe que atrai residentes da vizinhança. Essas duas atividades têm sido conduzidas anualmente nos últimos quinze anos. Embora haja rotarianos dedicados no clube, estes parecem se distanciar cada vez mais. Recentemente, a governadora de distrito solici-tou ao clube que busque maneiras de se aprimorar.

Como o clube pode aprimorar suas reuniões semanais?

De que forma a melhoria da programação das reuniões semanais poderia aumentar o comparecimento?

Como o companheirismo pode ser incorporado às reuniões semanais de modo a fazer com que os sócios se envolvam mais?

Como o clube pode aprimorar as atividades que obtiveram sucesso para aumentar a satisfação de seus sócios?



OBSERVAÇÕESEstudo de caso: Plano de ação

EtapaQuem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progres-so será medido?

Que recursos es-tão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?


226A-PT—(709)

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

www.rotary.org

Plano de Liderança de Clube

Guia para Planejamento Estratégico

Diretrizes para Aumentar a Efi cácia dos Rotary Clubs

Estes materiais devem ser usados juntos. Faça o download em www.rotary.org.

Manual da Comissão deAdministração do Clube

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