TUGAS TERSTRUKTURMANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

PERENCANAAN SDM DI PT “SIP TOK WES”

Dosen : Ika Atsari Dewi. STP. MP MSDM kelas C

Muhammad Firas A.I115100700111025

Desember 2012

BAB I PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : PT SIP TOK WESBerdiri : 2012Pemimpin : M. Firas. A.I.Lokasi perusahaaan : MALANG

Latar Belakang Mendirikan UsahaUsaha bermacam-macam kue, juga

merupakan salah satu usaha brownies dengan inovasi terbaru saat ini dimana produk ini dibuat dengan lapisan berwarna-warni dengan beragam rasa. Dengan alasan produk yang terlihat begitu-begitu saja di pasaran, Rainbrownies diciptakan sebagai pilihan varian terbaru dari brownies yang ada seperti yang biasa dikonsumsi masyarakat. Produk Rainbrownies dibuat dengan melihat kondisi permintaan

masyarakat saat ini dimana produk serupa yaitu Rainbow Cake sedang merajai pasar sehingga menginspirasi kami untuk menciptakan lapisan “pelangi” dengan aneka rasa pada setiap lapisannya. Rainbrownies pun dibandrol dengan harga yang tidak jauh beda dengan produk brownies yang telah ada sebelumnya sehingga Rainbrownies diharapkan mampu untuk diperhitungkan oleh konsumen pecinta brownies. Produk ini pula diharapkan mampu menjadi terobosan atau salah satu brownies yang diperhitungkan, maka dengan begitu usaha ini dapat dijalankan dengan baik maupun dikembangkan lebih besar agar dapat menembus cakupan pasar yang lebih luas.

BAB II STRUKTUR ORGANISASI DAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

Struktur organisasi merupakan bagian yang terpenting dalam suatu usaha. Dengan adanya struktur organisasi maka akan ada tugas dan kewajiban yang dimiliki oleh setiap anggota yang ikut dalam menjalankan suatu bisnis atau usaha. Dengan demikian maka usaha tersebut dapat

berjalan sesuai dengan target yang sudah direncanakan. Berikut ini merupakan struktur organisasi dalam bussiness plan Rainbrownies :

Dalam struktur organisasi setiap devisi memiliki fungsi dan tugas masing -masing dalam perusahaan Rainbrownies ini. Direktur utama bertugas sebagai pengendali utama dalam usaha dan penanggung jawab utama. Wakil direktur bertugas untuk bertanggung jawab kepada direktur utama dan sebagai perwakilan direktur utama. Supplier bertugas sebagai penyedia bahan baku,

mensortir bahan baku, dan pemilihan bahan baku yang baik untuk proses produksi dan dia harus bertanggung jawab jika ada bahan baku yang rusak maka ia harus membeli kembali bahan baku yang rusak tersebut. Manajer produksi bertugas mengolah atau memproduksi atau membuat bahan baku yang telah dibeli menjadi produk olahan makanan jadi dan bertanggung jawab selama proses produksi tersebut. Manajer finansial bertugas sebagai pengatur keuangan dalam produksi mulai dari pengeluaran bahan baku, pemeliharaan mesin, dan operasional. Manajer marketing bertugas memasarkan, menjual, dan promosi produk Rainbrownies dan bertanggung jawab selama proses penjualan. Manajer SDM bertugas untuk merekrut dan mengatur para anggota dalam memproduksi agar

hasil produksi sesuai dengan tujuan atau harapan.

No. Jabatan Jumlah

1. Executive Direktur 12. Wakil Direktur 13. Manajer Keuangan 14. Manajer Pemasaran 15. Manajer SDM 16. Sekretaris 17. Manajer Produksi 3

8. STAFF 4

BAB III JOB SPESIFICATION DAN JOB DESCRIPTION

3.1 Executive DirekturJob Spesification

Usia : 20-? tahun Pendidikan : master (S1-S3)

jurusan : manajemen, bisnis, keuangan (pendidikan berjalan)

Keahlian khusus Teknis : komunikasi, industry,

marketing

Produk : produk knowledge secara luas dan market knowledge

Manajerial : leadership people management

Karakteristik : supel, komunikatif, kreatif, berwawasan luas, tegas

Job Description

Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif

Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO)

Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan

Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar

Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas

Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.

Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam … (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin Anda gunakan).

3.2 Wakil direktur Job Description

sebagai orang tertinggi kedua lembaga setelah Direktur

bertindak sebagai pengambil keputusan tertinggi sementara ketika Direktur sedang tidak ada di tempat, sakit dan meninggal dunia (PJS)

bertanggung jawab dalam membantu Direktur

Bertanggung jawab sepenuhnya kepada lembaga

bertanggung jawab melaporkan perkembangan lembaga semenjak pemberian jabatan sementara ketika Direktur tidsk di tempat

Job Spesification Berpengalaman dalam

mengadakan perjanjian antar perusahaan

Mampu bekerja sama dengan seluruh unit pekerja dengan baik

Bertanggung jawab, jujur serta loyal terhadap perusahaan

3.3 Manejer KeuanganJob Description

Sebagai kepala keuangan tertinggi lembaga

Berhak memegang dan mengeluarkan Kas keuangan lembaga

Bertanggung jawab mencatat, besar kecilnya pengeluaran saldo kas

sebagai juru bayar lembaga bila di tunjuk

berhak mengajukan dan memporsentasekan kebutuhan kebendaharaan kepada Direktur

bersedia memberi laporan pertanggung jawaban tentang keuangan lembaga secara tertulis dan lisan kepada Direktur

Ikut bertanggung jawab sepenuhnya kepada lembaga

Job Spesification MA Keuangan, Akuntansi atau

pengalaman setara. Pengalaman manajemen yang luas

keuangan atau biaya. 5 tahun + tingkat pengalaman

senior di operasi program pembangunan internasional.

Dalam pengetahuan yang mendalam tentang USAID, CDC dan lembaga donor internasional.

Pengetahuan tentang metode akuntansi biaya dan praktek yang

berlaku untuk pengelolaan uang pribadi dan federal.

Nyaman dengan pendekatan tim untuk manajemen dan kemampuan untuk mengelola kegiatan utama secara bersamaan.

Dalam pengetahuan yang mendalam aplikasi software keuangan, database, spreadsheet, dan / atau pengolah kata yang diperlukan. Paket meliputi: Microsoft Outlook, Access, Excel dan Word ditambah universitas tertentu akuntansi & pelaporan paket.

Baik keterampilan manajemen umum terutama di fasilitasi, membangun tim dan koordinasi.

3.4 Manajer PemasaranJob Description

Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar dan sumber daya perusahaan.

Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing.

Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.

Melakukan perencanaan tindakan antisipatif dalam menghadapi penurunan order.

Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran.

Melakukan identifikasi dan meramalkan peluang pasar.

Merencanakan pengembangan jaringan pemasaran.

Job Spesification

Berpendidikan min S2 bidang marketing

Berpengalaman dalam pemasaran dan promosi

Sehat Tidak ada masalah dalam riwayat

hidupnya (kriminalis) Jujur, mampu berkomunikasi

dengan baik Professional Bertanggung jawab kepadsa

perusahaan

3.5 Manajer SDMJob Description

Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

Supervisor bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia ,bahan baku setengah jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya guna memaksimalkan effisiensi, meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan.

Job Spesification

Berpendidikan minimal S2 Bidang Industri

Minimal nilai saat pendidikan B Mengerti jalannya proses produksi

dengan baik Bisa memahamkan ilmunya pada

bawahannya Memahami peralatan dan

kebutuhan produksi Bertanggungjawab

3.6 SekretarisJob Description

Merencanakan, mengatur, membina, mengelola, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas kesekretariatan yang meliputi urusan keuangan, umum dan perlengkapan serta barang milik daerah pada SKPD maupun kepegawaian,

Melakukan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dan perumusan program kerja Dinas berdasarkan program dan kegiatan masing- masing bidang,

Memberikan pelayanan teknis operasional dan pelayanan administrasi sesuai dengan petunjuk atasan kepada seluruh bidang dalam lingkungan Dinas,

Mengkoordinasikan pelaporan akuntabilitas kinerja program dan kegiatan masing-masing bidang;

Bertindak selaku Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) pada bidang tugasnya,

Mengendalikan pendistribusikan pelayanan naskah dinas dan mengkoordinasikan tugas-tugas bidang, sub bagian sesuai dengan petunjuk atasan,

Job Spesification

Pendidikan minimal S1 Wanita Berpenampilan menarik Berpengalaman dan mampu

membantu direktur dalam urusan administrasi

Jujur, bertanggung jawab, dan loyal terhadap perusahaan

3.7 Manajer Produksi Job Description Bertanggung jawab atas

perencanaan, pengkoordinasian,

pengarahan, dan pengawasan atas pelaksanaan produksi.

Bekerja sama dengan kepala bagian PPC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi.

Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi.

Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan.

Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan.

Selalu menjaga agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya.

Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan karyawan di bawah tanggung

jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan.

Job Spesification

Berpendidikan minimal S2 Bidang Industri

Mengerti jalannya proses produksi dengan baik

Memahami peralatan dan kebutuhan produksi

Bertanggungjawab

3.8 StaffJob Description

sebagai kepala - kepala bagian pada bidang - bidangnya (Keagamaan, Pendidikan, Sosial kemasyarakatan dll)

bertanggung jawab sepenuhnya dalam menjalani semua program kerja

berhak mengajukan serta memporsentasikan kebutuhan dan matrix kerja kepada Direktur

Job Spesification

Minimal berpendidkan S1 Jujur, bertanggungjawab Mampu mengkoordinir dan

mengawasi pembukuan baik administrasi maupun akutansi

BAB IV PEREKRUTAN DAN SELEKSI

4.1 Jabatan yang DibahasManajer SDM

Job Description

Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

Supervisor bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia ,bahan baku setengah jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya guna memaksimalkan effisiensi, meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah

jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan.

Job Spesification

Berpendidikan minimal S2 Bidang Industri

Minimal nilai saat pendidikan B Mengerti jalannya proses produksi

dengan baik Bisa memahamkan ilmunya pada

bawahannya Memahami peralatan dan

kebutuhan produksi Bertanggungjawab

4.2 PerekrutanProses-proses yang terdapat di sistem manajemen perekrutan mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja hingga penerimaan karyawan baru adalah

sebagai berikut :• Alur Proses Manajemen PerekrutanProses bisnis Manajemen Perekrutan menjelaskan mengenai proses pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja (man power planning), pendataan dan penyeleksian pelamar hingga penempatan kandidat tersebut ke unit yang membutuhkan. Pendataan pelamar meliputi data pelamar (personal data), data aplikasi (application data), data tambahan/additional data (pendidikan/education, riwayat pekerjaan/work experiences, kualifikasi/qualification, dan lain-lain) hingga penilaian (appraisal) pelamar.Proses-proses dalam recruitment management terdiri atas :- Perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu

- Pembuatan lowongan kerja- Seleksi pelamar eksternal- Perpanjangan kontrak karyawan subkontraktor dan karyawan percobaan- Seleksi pelamar internal1. Teori rekrutmen “pencarian” (prospecting theory of recruitment)

Menurut teori ini rekrutmen dapat dilakukan sebagai sebuah proses satu arah (one-way process) yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari calon karyawan.2. Teori rekrutmen “pasangan” (mating theory of recruitment)Teori ini mengemukakan bahwa calon karyawan maupun menejer sama-sama mencari organisasi, sebagaimana organisasi mencari mereka.

4.3 Seleksi

1.Non-ilmiahSeleksi yang dilaksanakan tidak berdasarkan kepada kriteria, standart, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi non-ilmiah sering dilaksanakan di negara sedang berkembang, karena umumnya belum melaksanakan manajemen professional. Unsur-unsur yang diseleksi meliputi :- Surat lamaran bermaterai atau tidak- Ijazah sekolah dan daftar nilai- Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman- Referensi dari pihak yang dapat dipercaya-Wawancara langsung -Penanpilan dan keadaan fisik pelamar-Keturunan dari pelamar

bersangkutan-Tulisan pelamar Seleksi non-ilmiah kurang dapat dipercaya, bahkan menimbulkan kesulitankesulitan bagi perusahaan2.ilmiahSeleksi ini didasarkan kepada job specification dan kebutuhan nyata jabatan yang diisi serta berpedoman kepada kriteria dan standart-standart tertentu. Seleksi ilmiah hendaknya dilaksanaakan dengan cara-cara berikut:- Metode kerja yang jelas dan sistematis.- Berorientasi kepada prestasi kerja.- Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan.- Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya

Proses seleksi

Langkah-langkah seleksi meliputi1. Seleksi surat-surat lamaran.2. Pengisian blanko lamaran.3. Pemeriksaan referensi4. Wawancara pendahuluan5. Test penerimaanTest penerimaan meliputi Physical test (medical test), academic test (knwoledge test ), dan phsycological test.6. Test PsikologiJenis-jenis test psikologi :- test kecerdasan- test kepribadian- test bakat- test minat- test prestasi

BAB V PLACEMENT DAN REPLACEMENT

5.1 Placement

Prosedur penempatan pegawai berkaitan erat dengan sistem dan proses yang digunakan. Berkaitan dengan sistem penempatan , mengemukakan ”Harus terdapat maksud dan tujuan dalam merencanakan sistem penempatan karyawan”

Untuk mengetahui prosedur penempatan karyawan harus memenuhi persyaratan :1. Harus ada wewenang untuk menempatkan personalia yang datang dari daftar personalia yang di kembangkan melalui analisis tenaga kerja.2. Harus mempunyai standar yang

digunakan untuk membandingkan calon pekerjaan.

3. Harus mempunyai pelamar pekerjaan yang akan diseleksi untuk ditempatkan.

Apabila terjadi salah penempatan (missplacement) maka perlu diadakan suatu program penyesuaian kembali (redjustment) karyawan yang berrsangkutan nsesuai dengan keahlian yang dimiliki, yitu dengan melakukan :

1. Menempatkan kembali (replacement) pada posisi yang lebih sesuai.

2. Menugaskan kembali (reasignment) dengan tugas-tugas yang sesuai dengan bakat dan kemampuan.

Tujuan PenempatanSetiap pekerjaan yang dilaksanakan pada dasarnya mempunyai tujuan. Tujuan berfungsi untuk mengarahkan prilaku, begitu juga dengan penempatan karyawan, manajemen sumber daya manusia, menempatkan

seorang karyawan atau calon karyawan dengan tujuan antara lain agar karyawan bersangkutan lebih berdaya guna dalam melaksakan pekerjaaan yang dibebankan, serta untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan sebagai dasar kelancaran tugas.

Menurut B. Siswanto Sastrohadiwiryo yang dikutip oleh suwatno (2003 : 133) maksud diadakan penempatan karyawan adalah untuk menempatakan karyawan sebagai unsur pelaksana pekerjaan pada posisi yang sesuai dengan kriteria sebagai berikut:

1. Kemampuan2. Kecakapan3. Keahlian

5.2 Replacement

1. Promosi

Promosi terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab dan atau level. Umumnya diberikan sebagai penghargaan, hadiah (reward system) atas usaha dan prestasinya di masa lampau, maka akan muncul dua permasalahan.

2. Transfer dan DemosiTransfer dan demosi adalah dua kegiatan utama penempatan karyawan lainnya yang ada pada perusahaan.

3. Job-Posting Programs

Job-posting program memberikan informasi kepada karyawan tentang

pembukaan lowongan kerja dan persyaratannya. Pengumuman tentang lowongan kerja tersebut mengundang para karyawan yang memenuhi syarat untuk melamarnya. Biasanya diumumkan melalui bulletin atau surat kabar perusahaan baik surat kabar biasa maupun elektronik. Kualifikasi dan ketentuan lain biasanya diambil dari informasi analisis pekerjaan, melalui pencalonan diri ataupun dengan rekomendasi supervisor, karyawan yang tertarik dapat mengajukan permohonan kepada departemen SDM.

BAB VI ORIENTASI

Tujuan

Program Orientasi bertujuan :

1. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata

2. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru

3. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru

4. Mengajarkan kepada karyawan baru bahan yang secukupnya dalam hal kebijakan dan prosedur-prosedur perusahaan

Bahan orientasi karyawan baru

a. Training untuk pengenalan profil Perusahaan

Sejarah Perusahaan Norma & tradisi Perusahaan Kebijakan perusahaan Deskripsi produk dan jasa yang

dihasilkan Struktur, Otoritas & Tanggung

Jawab Standar Operation Procedure

perusahaan dan bagian tertentu yang relevan

Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan

b. Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya :

Disiplin & tata tertib Prosedur penggajian 1Transportasi dari dan ke

perusahaan Jam masuk & pulang kantor

c. Pengurusan hak-hak dan fasilitas karyawan yang mesti diberikan

Gaji Pakaian seragam kerja Tempat & ruang kerja dan

peralatannya Pemeliharaan Kesehatan Fasilitas jabatan

d. Perkenalan dengan Pejabat Perusahaan dan Rekan Kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan baru.

Bentuk dan Jenis Orientasi

Dalam pelaksanaannya, orientasi terbagi kepada dua bagian yaitu:1. Orientasi formal, yang dilakukan jika jumlah karyawan baru yang diterima banyak. Dalam program orientasi formal, terdapat beberapa aspek yang dikenakan dan diberikan antara lain: masalah organisasional, termasuk pabrik (kalau ada pabrik), perkenalan dengan pihak-pihak yang mempunyai hubungan kerja (baik atasan, bawahan, maupun rekan sekerja), kompensasi maupun tugas dan jabatan.

2. Orientasi informal (Buddy System), yang dilakukan jika jumlah karyawan baru yang diterima sedikit. Buddy yang artinya adalah teman baik, menunjukan bahwa pada Buddy System, karyawan baru

diperlakukan sebagai teman baik. Sehingga dalam program orientasinnya, karyawan baru tersebut diajak berkliling lokasi pekerjaan oleh perusahaan dan dikenalkan kepada karyawan senior.

Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi :1.Penekanan pada kertas kerja.Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalumengisis formulir yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkanlangsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidaksebagai bagian dari perusahaan2.Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaanSuatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkanpada pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan stres.

3.Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikanYaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal inidapat mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yangpenting dalam organisasi.4.Memberikan informasi yang terlalu cepatProses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalucepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemasTahap-tahap Orientasi :1.PerkenalanMemperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan

mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.2.Penjelasan Tujuan Perusahaan

Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.3.Sosialisasi Kebijakan Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination,

juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.4.Jalur Komunikasi

Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email mapun telephone.5. Proses Monitoring

Tentunya pada awal bekerja, si pegawai

baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.

BAB VII TRANING

Training magang memang penting untuk membantu karyawan meningkatkan kualitas dan produktivitas kerjanya. Tapi, tak kalah penting untuk memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan training itu sendiri, yakni sebagai berikut:• Sebelum Merancang TrainingTerlebih dahulu perlu dilakukan analisis kebutuhan training. Ini terkait dengan strategi bisnis dan umpan balik karyawan. Cara peling sederhana : Sebarkan kusioner kepada karyawan untuk mengetahui tarining apa yang mereka butuhkan. Analisis sekaligus juga untuk menentukan siapa yang memerlukan training, kenapa dia memerlukan dan apa modul yang tepat untuk menutup “gap” antara kenyataan dan harapan.• Training Diberikan atau Dilaksanakan

Bilamana:-Ada kebijakan/Peraturan internal/eksternal, sistem, alat dan teknologi baru- Ada kemauan dan/atau kemampuan kerja karyawan dibawah standar- Ada rencana pengembangan untuk karyawan tertentu guna mengamban posisi tertentu• Contoh-contoh Informasi yang Membantu untuk Mendorong Diadakannya Training-Sering terjadi kesalahan dalam proses kerja-Keluhan dari pelanggan/rekan/kontak bisnis-Keluhan dari karyawan-Turn Over, tingginya prosentase keluar-masuk karyawan-Masalah-masalah yang berkaitan dengan

absensi/disiplin/motivasi•Merencanakan Training

- Menentukan tajuk materi yang menarik- Menjelaskan mengapa training tersebut penting- Menetapkan sasaran dan tujuan program training tersebut- Menetapkan penanggungjawab (penyelenggara,koordinator)- Menunjuk siapa yang akan menghadiri/mengikuti training- Memilih Trainer (orang yang memberi training)- Menyiapkan garis besar isi program training yang akan diberikan- Menetapkan teknik dan metode yang akan diterapkan - Menentukan tempat yang cocok- Menyiapkan sistem dan standar penilaian

- Menghitung biaya yang diperlukan

• Menentukan Jadwal Training Yang Tepat- Tidak banyak mengganggu kelancaran kerja- Pada saat kesibukan kerja menurun- Karena manfaat training bukan hanya bagi karyawan secara pribadi tapi juga bagi perusahaan, maka pembagian waktu yang ideal dalam menentukan jadwal adalah dengan perbandingan fifty-fifty: 50% dari waktu training diambil dari jam kerja karyawan, dan 50 % diambil dari waktu diluar jam kerja.

BAB VIII CAREER PLANING AND DEVELOPEMENT

Untuk career path dari seorang manajer merupakan tugas-tugas atau beban yang harus dikerjakan demi kelangsungan output yang dihasilkan oleh perusahaan. Kumpulan dari tugas-tugas tersebutlah yang akan menjadikan pekerjaan seorang karyawan tersebut dinamakan sebagai karirnya. Dimana manajer tersebut jika mampu dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan maka akan dapat menduduki posisi-posisi tertentu dalam jabatannya, misalnya dari jabatan manajer sdm dapat berubah posisi menjadi kepala manajer. Kemudian untuk karir planingnya yaitu proses yang dilakukan oleh manajer dalam melakukan dan menyelesaikan tugas-tugas yang sesuai dengan standart output

perusahaan dengan harapan agar tujuan karirnya dapat tercapai. Departemen personalia dan produksi berhak memberikan informasi tentang karir planning dan berhak mempertimbangkan para karyawan yang akan menduduki jabatan yang lebih tinggi dari sebelumnya atau promosi. Dengan tujuan agar terwujudnya tujuan karir, maka seorang manajer berhak melakukan pengebangan karir. Pengembangan-pengembangan yang dapat dilakukan antara lain adalah menjalin hubungan yang baik antar komponen perusahaan, berprestasi dalam kerja dan berperilaku baik selama mengabdi pada perusahaan.

BAB IX PERFORMANCE APPRAISAL

Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) adalah proses di mana organisasi – organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan – keputusan departemen personalia dan memberikan feedback kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.

Tujuan Performance Appraisal.Tujuan dari Penilaian Kinerja Kerja Karyawan dapat dibagi menjadi 2 klasifikasi. Diantaranya penilaian menurut Pengunaan Administratif dan Penggunaan Pengenbangan : Penggunaan Administratif :

• Kompensasi• Promosi• Pemecatan• Perampingan• Pemberhentian-sementara Penggunaan Pengembangan :• Mengidentifikasi kekuatan• Mengidentifikasi bidang – bidang untuk pertumbuhan• Perencanaan Pengembangan• Pelatihan dan Perencanaan Karir3. Faktor yang Mempengaruhi Prestasi Kerja Karyawan.Setiap individu memiliki karakteristik yang di eksplor atau dikembangakan masing-masing individu dalam menggali kemampuan yang ada untuk di aplikasikan kedalam suatu pekerjaan yang sesuai. Oleh karena itu, seorang pimpinan harus memiliki penguasaan sumber daya

manusia yang baik sehingga dapat mengelola karyawan sesuai dengan kemampuan. Jika penempatan karyawan tepat maka kepuasaan kerja akan dirasakan masing- masing pihak yang bersangkutan dalam suatu perusahaan atau oragnisasi.Kepuasan kerja ini berpengaruh terhadap Kinerja karyawan, berikut faktor yang mempengauhi kepuasan kerja:3.1 Faktor-Intristik Pekerjaan itu sendiri, berkaitan langsung dengan interaksi antara pekerja dan pekerjaannya.3.2 Faktor-eksteristik

Berhubungan dengan konteks interaksi dan kebijakan-kebijakan organisasi.

BAB X KOMPENSASI DAN BALAS JASA

Beberapa sistem kompensasi yang biasa digunakan adalah sistem prestasi, sistem kontrak/borongan.

a. Sistem Prestasi

Upah menurut prestasi kerja sering juga disebut dengan upah sistemhasil. Pengupahan dengan cara ini mengaitkan secara langsung antara besarnya upah dengan prestasi kerja yang ditujukan oleh karyawan yang bersangkutan. Sedikit banyaknya upah tersebut tergantung pada sedikit banyaknya hasil yang dicapai karyawan dalam waktu tertentu. Cara ini dapat diterapkan bila hasil kerja dapat diukur secara kuantitatif. Cara ini dapat mendorong karyawan yang kurang produktif menjadi lebih produktif. Cara ini akan sangat menguntungkan bagi karyawan yang dapat bekerja cepat dan berkemampaun tinggi. Contoh

kompensasi sistemhasil : per potong, per meter, per kilo, per liter dan sebagainya.

b. Sistem Waktu

Besarnya kompensasi dihitung berdasarkan standar waktu seperti Jam,Hari, Minggu, Bulan. Besarnya Upah ditentukan oleh lamanya karyawan melaksanakan atau menyelesaikan suatu pekerjaan. Umumnya cara ini digunakan bila ada kesulitan dalam menerapkan cara pengupahan berdasarkan prestasi.

Kelemahan dari sistem waktu adalah :

1. Mengakibatkan mengendornya semangat karyawan yang produktifitasnya tinggi (di atas rata-rata ).

2. Tidak membedakan usia, pengalaman, dan kemampuan karyawan.

3. Membutuhkan pengawasan yang ketat agar karyawan sungguh- sungguh benerja.

4. Kurang mengakui adanya prestasi kerja karyawan.

Sedangkan kelebihan sistem waktu adalah

1. Dapat mencegah hal- hal yang kurang diinginkan seperti pilih kasih, diskriminasi maupun kompetisi yang kurang sehat.

2. Menjamin kepastian penerimaan upah secara periodik.

3. Tidak memandang rendah karyawan yang cukup lanjut usia.

LANGKAH -LANGKAH

langkah pertama: analisis jabatan

Lakukan proses analisis jabatan yang

tepat pada setiap posisi yang ada dalam

perusahaan. Hal yang paling penting

adalah memastikan bahwa bahwa adanya

pemetaan terhadap beban kerja, resiko

pekerjaan, serta kompetensi yang

menyertai analisis jabatan tersebut. Dari

kegiatan analisis jabatan ini akan

dimunculkan informasi yang terkait

dengan job grade (level jabatan).

langkah kedua: analisis kompetensi

karyawan/ penilaian bobot karyawan

Evaluasi kompetensi dari karyawan yang

dimaksud, bagaimana cara kita melakukan

proses penilaian terhadap kompetensi

karyawan tersebut. Cara yang dilakukan

adalah melakukan proses evaluasi

terhadap kesesuaian antara aktual

kompetensi yang dimiliki oleh karyawan

dengan standar kompetensi yang

dipersyaratkan. Tahapan ini aka sangat

penting untuk melihat kecukupan dari

individu yang bersangkutan.

Pendeskripsian terhadap kompetensi

jabatan juga dibutuhkan dalam ruang

lingkup analisis dan evaluasi kompetensi

karyawan tersebut, misalnya penempatan

karyawan dalam posisi manajerial dimana

kompetensi problem solving (teknik

pemecahan masalah) juga dibutuhkan

atau project management (mengelola

proyek) juga menjadi hal yang sangat

penting.

langkah ketiga: penyusunan kelas

jabatan

Melakukan proses penyusunan kelas

jabatan pada setiap posisi dan fungsi yang

ada dalam organisasi. Buatlah cluster

pekerjaan dan kelas jabatan pada setiap

posisi struktur yang ada dalam organisasi

yang dimaksud.

langkah keempat: riset dan survey gaji

Lakukan proses benchmarking untuk

melakukan kegiatan riset dengan melihat

status aktual gaji yang ada di pasaran.

Buat pengelompokan dalam range salary

gaji, biasanya disesuaikan dengan jenis

industrinya dan pengalaman kerja

individu yang terkait dalam

pengelompokan gaji tersebut. Sesuaikan

dengan jenis usaha yang dimiliki oleh

perusahaan dan budget yang telah

distandarkan.

langkah kelima: penyusunan tabel gaji

Melakukan proses penyusunan tabel gaji

yang disesuaikan dengan pemetaan gaji

yang ada. Peta dan tabel gaji ini

menjelaskan antara kelas jabatan dan

data serta informasi gaji yang termuat.

Setelah semua langkah dijalankan

tetapkan alokasi posisi jabatan ke dalam

tabel gaji, sesuaikan dengan kondisi aktual

gaji yang ada, apabila ditemukan

ketidaksesuaian dapat dilakukan proses

adjustmen sesuai dengan komposisi yang

dipersyaratkan dalam standar gaji yang

ada.

Dengan runtutan tahapan ini, perusahaan

sudah dapat mencoba untuk mengaplikasi

pengembangan sistem kompensasi dalam

perusahaan. Beberapa pertimbangan

tertentu, misalnya untuk menjaga

independensi dari hasil penyusunan

sistem, perusahaan dapat menggunakan

referensi eksternal yaitu jasa konsultan.

Pilihlah konsultan yang memiliki

pengalaman kerja yang tepat dalam

mengoptimalkan sistem kompensasi di

perusahaan Anda.

METODE

1. Metode Rangking (Rangking Methode)

Metode rangking memang simple atau praktis, yaitu hanya dengan membandingkan setiap jabatan yang ada didalam organisasi perusahaan, dengan melihat kemampuan yang dipersyaratkan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan.

Metode ini sebaiknya digunakan untuk mengevaluasi jabatan yang jumlahnya tidak banyak, maksimal 30 Jabatan.

2. Metode Klasifikasi ( Classification Methode)

Metode klasifikasi ini adalah dengan menempatkan jabatan-jabatan pada grade atau kategori tertentu yang telah dibuat sebelumnya atau yang sudah menjadi standar, kemudian dibandingkan apakah sudah sesuai atau tidak, dan proses terus dilakukan sampai betul-betul sesuai.

Metode ini lebih mudah dari metode rangking namun kemungkinan ada kesulitan jika menemukan jabatan

yang diluar kategori atau standar atau terpaksa mengilangkan jabatan karena tidak ada kategorinya.

3. Metode Perbandingan Faktor

Metode ini membandingkan faktor-faktor suatu jabatan yang biasanya dikompensasi dan jumlah faktor yang dibandingkan tidaklah banyak, biasanya 4 atau 5 faktor, dan biasanya yang dibandingkan adalah kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan.

Karena dalam metode ini yang dinilai adalah faktor-faktor yang bisa dikompensasi maka kita harus mampu mempunyai data apa saja

yang dapat dikompensasi serta harus mempunyai rentang antara batas bawah (terendah) dan batas atas (tertinggi). Semakin tinggi nilai kompensasinya semakin tinggi bobot/nilai jabatan itu.

4. Metode Point

Metode ini memberikan point tertentu kepada faktor-faktor suatu jabatan seperti kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan, kemudian seluruh hasil penilaian pada setiap faktor, dijumlahkan sehingga didapat jumlah total point tertentu, semakin tinggi jumlah pointnya semakin tinggi juga nilai jabatannya.

Imbalan Ektrinsik

a. Imbalan ektrinsik yang berbentuk uang antara lain misalnya :- gaji- upah- honor- bonus- komisi- insentif- upah, dll

b. Imbalan ektrinsik yang bentuknya sebagai benefit / tunjangan pelengkap contohnya seperti :- uang cuti- uang makan- uang transportasi / antar jemput- asuransi- jamsostek / jaminan sosial tenaga kerja- uang pensiun

BAB XI INSENTIF

Fungsi utama dari insentif adalah untuk memberikan tanggungjawab dan dorongan kepada karyawan. Insentif menjamin bahwa karyawan akan mengarahkan usahanya untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan tujuan utama pemberian insentif adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja individu maupun kelompok.

PERHITUNGAN TAYLOR-Upah normal Rp. 1.000.000,- (1 minggu =40jam)-Upah normal/jam = 25.000-Output standart/minggu = 50 produk/8jam-ada dua jenis upah:-Standart dan diatas standart Rp. 20.000/produkRp. 15.000,-

karyawan Hasil kerja/mg

(unit)

Upah per unit

produk yg dihasilkan

Upah/minggu

R 40 Rp.15rb Rp.600.000S 60 Rp.20rb Rp.1.200.000T 80 Rp.20rb Rp.1.600.000U 100 Rp.20rb Rp.2.000.000