Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (3) Datum...

Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (3)

Datum Tjänsteskrivelse 2015-12-10 Vår referens Cecilia Antonsson Ekonomichef [email protected]

Nämndsbudget 2016 servicenämnden SN-2015-1898

Sammanfattning Servicenämnden tar varje år fram en nämndsbudget. Nämndsbudgeten innehåller nämndsmål, verksamhetsplanering och ekonomi. I nämndsbudgeten redovisas också förvaltningens åtagan-den för året. Inför framtagandet av nämndsbudgeten har servicenämnden samverkat med tek-niska nämnden, stadsbyggnadsnämnden och miljönämnden i sitt målarbete.

Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att godkänna nämndsbudget 2016 med nämndsmål och uppföljning nämndsmål,

att i samband med årsanalysen 2015 justera formuleringen av och målvärdet för uppföljningen på nämndsmålen Färdtjänsten i Malmö stad ska präglas av god tillgänglighet och ett gott bemötande och Servicenämnden ska i samverkan med skolnämnder bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möj-lighet till påverkan på skolmåltidsmiljön på grund av att en komplett analys av 2015 års mätningar först är klara vid detta tillfälle,

att under våren 2016 fastslå hur medarbetarenkäten för Malmö stad ska användas som analys-underlag för att följa upp nämndmålet Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med rätt kompetens uppnå serviceförvaltningen uppdrag, samt,

att ställa sig bakom förvaltningens åtaganden för 2016.

Beslutsunderlag • Tjänsteskrivelse AU nämndsbudget 2016• Bilaga 1: Resultaträkning per avdelning 2015• Nämndsbudget 2016 servicenämnden

Beslutsplanering Servicenämndens arbetsutskott 2015-12-10 Servicenämnden 2015-12-15

SIG

NE

RA

D

2 (3) Ärende

Nämndens arbete med målen fram till beslut om preliminära nämndsmål i oktober 2015 I oktober 2015 beslutade nämnden om 19 preliminära nämndsmål för 2016. Av de preliminära nämndsmålen var många långsiktiga mål som kvarstod från 2015. Följande förändringar gjordes:

• En mindre justering av nämndsmålet som gällde utbyggnad av förskola och grundskola un-der målområde 3. I målet förtydligades ordet ”skolor” till ordet ”grundskolor”. Det nya må-let löd: Servicenämnden ska i samverkan möta beställarens efterfrågan på förskolor och grundskolor av hög kvalitet.

• Ett nytt mål under målområde 8 som omfattar kommuntekniks arbete med att hålla stadengrön och attraktiv: Servicenämnden ska genom en lyhörd och ansvarfull relation till beställarnämndernabidra till en ren, grön och attraktiv stad.

• En större justering av nämndsmålet kring nämnden som arbetsgivare under målområde niosom gjorde detta mål mer inriktat på arbetsmiljö. Det nya målet löd: Servicenämnden ska bedrivaett arbetsmiljöarbete som präglas av ansvar, delaktighet och engagemang, i syfte att minska olyckor ochohälsa.

• Ett nytt nämndsmål under målområde 9 som beskriver servicenämndens ansvar för servicetill Malmö stads medarbetare: Med hög kvalitet och god service i de interna tjänsterna ska servicenämn-den underlätta för medarbetarna i Malmö stads verksamheter.

Förvaltningens arbete oktober–november 2015 Efter nämndens beslut om preliminära mål i oktober vidtog förvaltningens arbete med att koppla sina åtaganden till målen. Under detta arbete prövas kopplingen mellan mål och verk-samhet och viktiga erfarenheter görs.

Under arbetet med att ta fram åtaganden och resultatuppföljningar för det nya nämndsmålet Servicenämnden ska bedriva ett arbetsmiljöarbete som präglas av ansvar, delaktighet och engagemang, i syfte att minska olyckor och ohälsa gjorde förvaltningen erfarenheten att nämndsmålet blev för snävt. Som målen var formulerat hade det svårt att fånga upp hela intentionen i kommunfullmäktigemålet. Därför föreslår förvaltningen att målet vidgas till forumleringen: Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med rätt kompetens uppnå serviceförvaltningens uppdrag. Målet föreslås under 2016 att följas upp med hjälp av Malmö stads medarbetarenkät, som ger viktiga indikationer på hur väl förvaltningen lyckas med sitt arbete. Eftersom medarbetarenkäten för staden görs om till 2016 års utskick, föreslår förvaltningen att nämnden beslutar om att förvaltningen under våren 2016 tar fram en exakt beskrivning på hur medarbetarenkäten ska användas som resultatuppfölj-ning.

Förvaltningen föreslår också att nämnden i samband med årsanalysen 2015 ska justera formule-ringen av och målvärdet för uppföljningen på nämndsmålen Färdtjänsten i Malmö stad ska präglas av god tillgänglighet och ett gott bemötande samt Servicenämnden ska i samverkan med skolnämnder bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möjlighet till påverkan på skolmåltidsmiljön. Anledningen är att analysen av 2015 års mätningar pågår under november och december.

På grund av att förvaltningen har varit tvungna att prioritera arbetet med det ökande antalet en-samkommande barn beslutades att den NKI-undersökning som skulle göras på stadsfastigheter skjuts upp till 2016. Det innebär att inget målvärde kan sättas för denna resultatuppföljning för 2016.

3 (3)

Ansvariga Cecilia Antonsson, ekonomichef Carina Tempel, servicedirektör

Nämndsbudget 2016Servicenämnden

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ............................................................................................................. 2

2 Nämndens ansvar ........................................................................................................... 3

3 Mål ................................................................................................................................... 5

3.1 Målområde 1 – En ung, global och modern stad .................................................................. 7

3.2 Målområde 2 – En stad för arbete och näringsliv .................................................................. 8

3.3 Målområde 3 – En stad för barn och unga .............................................................................. 9

3.4 Målområde 4 – En öppen stad .................................................................................................. 10

3.5 Målområde 5 – En stad för alla ................................................................................................. 11

3.6 Målområde 6 – En trygg och tillgänglig stad ....................................................................... 12

3.7 Målområde 7 – En kreativ stad ................................................................................................. 12

3.8 Målområde 8 – En ekologiskt hållbar stad ............................................................................ 13

3.9 Målområde 9 – En stad med bra arbetsvillkor ..................................................................... 15

4 Verksamhetsspecifika nyckeltal .................................................................................. 17

5 Planering av verksamheten ......................................................................................... 18

5.1 Planeringsförutsättningar .......................................................................................................... 18

5.2 Nämndsövergripande utmaningar och utvecklingsarbete ............................................ 19

5.3 Förvaltningsövergripande utmaningar och strategier .................................................... 21

5.4 Verksamhetsspecifika utmaningar och ekonomiska konsekvenser ............................ 22

5.5 Utvecklingsfastigheter ................................................................................................................ 29

6 Ekonomi......................................................................................................................... 31

6.1 Resultaträkning .............................................................................................................................. 31

6.2 Investeringsram ............................................................................................................................. 37

Bilagor

Bilaga 1: Resultaträkning per avdelning

1 Sammanfattning

Servicenämnden är Malmö stads interna serviceorganisation. Dess uppdrag är att underlätta för stadens förvaltningar genom att samordna och effektivisera service och tjänster som Malmöborna behöver.

Nämnden har antagit 19 mål för 2016. Målen omfattar samtliga kommunfullmäktigemål. Fokus ligger bland annat på att stärka relationen med beställarnämnderna, att bedriva ett aktivt arbete inom miljö, jämställdhet och antidiskriminering samt att säkerställa utbyggnaden av skolor och förskolor.

Nämnden pekar på fler viktiga utmaningar under det kommande året. Samordning och samverkan med de övriga nämnderna i staden är viktigt, bland annat inom områdena lokalförsörjning, investeringsstyrning och utbyggnadsstrategi. För de olika avdelningarna finns utmaningar som förtätningen av staden, ökat elevantal, arbetsmiljöarbete, förtydligande av tjänster och överenskommelser samt organisatoriska förändringar.

Servicenämnden har ett resultatkrav/negativt kommunbidrag på 145,6 mnkr för 2016, en förändring med 125,4 mnkr i förhållande till budget och prognos 2015. (Resultatkravet 2015 är 20,2 mnkr.) I förhållande till 2015 består de största förändringarna av höjt resultatkrav till följd av övergång till komponentavskrivningar med 131 mnkr och ny skolhyresmodell med 11,9 mnkr samtidigt som resultatkravet har sänkts med 21 mnkr till följd av driftskonsekvenser för färdigställda investeringar.

Servicenämndens intäkter 2016 är budgeterad till 2 902 mnkr. Intäkterna ökar netto med 171 mnkr i förhållande till prognos 2015 (Utfallsprognos 2) och med 166 mnkr jämfört med budget 2015. Den största ökningen i förhållande till 2015 beror på: nya hyreskontrakt för färdigställda investeringar, ny skolhyresmodell samt nya verksamheter såsom städservice. Konsumentprisindex (KPI) ökade med 0,09 % mellan oktober 2014 och 2015, vilket innebär att indexeringen av befintliga avtal, där indexeringen baseras på KPI är försumbar.

I budgeten ingår inte intäkter och kostnader till följd av de verksamheter som startat upp under hösten 2015 till följd av ensamkommande barn.

Den av kommunfullmäktige beslutade investeringsramen för servicenämnden uppgår 2016 till 1 204 mnkr. Ramen är avsedd främst för att möjliggöra investeringar främst avseende skolor, förskolor, omsorgsboenden samt beslutade övriga investeringar. I beslutad ram ingår även 150 mnkr till följd av att långtidsplanerat underhåll flyttas från driftskostnad till investeringsutgift i konsekvens med övergången till komponentavskrivningar. För 2015 är servicenämndens prognos avseende investeringar 1 000 mnkr. I jämförelse mot beslutad budget 2015 är detta en positiv avvikelse på 260 mnkr.

Servicenämnden, Nämndsbudget 2016 2(39)

2 Nämndens ansvar

Servicenämnden har ansvar för kommungemensam service och tjänster till Malmö stads förvaltningar och kommunala bolag. Nämnden har också ansvara för förvaltning och byggnation av kommunala fastigheter och för myndighetsutövning och administration av färdtjänst och riksfärdtjänst. Servicenämndens uppdrag är att underlätta för stadens förvaltningar genom att samordna och effektivisera service och tjänster som Malmöborna behöver.

Serviceförvaltningen är indelad i fyra verksamhetsavdelningar: stadsfastigheter, skolrestauranger, kommuntjänster och kommunteknik. Förvaltningen har cirka 1 300 anställda, och har totalt sett en jämn könsfördelning. Verksamheten är mycket diversifierad och de anställda omfattar ett 100-tal yrkeskategorier.

Förvaltningen leds av en servicedirektör. Till sin hjälp har direktören en stab som består av fem avdelningar: HR, ekonomi, utveckling, kommunikation och kansli.

Stadsfastigheter förvaltar Malmö stads fastigheter för skola, förskola, äldreomsorg, kultur och fritid samt kontor och övriga lokaler. Avdelningen ska stödja Malmö stads övriga förvaltningar att uppnå sina mål genom att erbjuda verksamhetsanpassade och kostnadseffektiva lokaler. Stadsfastigheter förvaltar sammanlagt 1,7 miljoner kvm byggnad samt 4,3 miljoner kvm markyta. Fastigheterna utgörs av allt från det lite ovanligare som Malmö Opera, Moriskan och Rådhuset till de många kommunala förskolorna och skolorna. Markytan består bland annat av skolgårdar och fritidsanläggningar. En betydande del av stadsfastigheters verksamhet är nyproduktion, vilket i dagsläget uppgår till en investeringsvolym på ca 1,2 miljarder kronor per år.


Skolrestaurangers uppdrag är att leverera en komplett, högkvalitativ kostservice till Malmö stads kommunala grund- och gymnasieskolor. Det innebär allt från produktion till servering av mat och omfattar såväl normalkost som specialkost. Skolrestaurangers verksamhet är placerad på cirka 90 olika kök i Malmö stad. En viktig del av avdelningens uppdrag är att föra en dialog med skolförvaltningarna. Detta sker på en strategisk nivå såväl som direkt med rektorer och medarbetare i skolorna – och med eleverna.

Kommuntjänsters uppdrag är att tillhandahålla kvalitativa, hållbara och kostnadseffektiva administrativa tjänster till Malmö stads förvaltningar och Malmöborna. Avdelningen utför service och tjänster av varierande innehåll. Det kan både gälla kommungemensamma tjänster som alla Malmö stads förvaltningar ska använda sig av, som televäxeln och HR-service, och sådana tjänster som det är frivilligt att anlita, som vaktmästartjänster eller städtjänster. Avdelningen utför också myndighetsutövning på kommunstyrelsens uppdrag, i form av utredning av färdtjänst och riksfärdtjänst. Likvärdig service, hög tillgänglighet och professionellt bemötande är grundstenar i kommuntjänsters arbete.

Kommunteknik ska tillgodose behovet av en väl fungerande stadsmiljö och erbjuda lokalt miljöanpassade och ekonomiskt effektiva helhetslösningar av drift, underhåll och skötsel inom gator, parker och fastigheter samt beredskap och teknisk service. En viktig samarbetspartner är gatukontoret. Avdelningen har mycket varierande verksamheter, allt från att projektera och uppföra lekplatser och multisportarenor, till trafikskyltning, skötsel av byggnader, renhållning av stadsmiljön och att sköta Malvin – Malmö stads egna ”Blocket”.


3 Mål

Servicenämnden gjorde under början av 2015 ett gediget arbete för att ta fram nämndsmål. Nämndsmålen ska gälla för mandatperioden, men omprövas varje år. Nämndsmålen är formulerade så att det går att göra en årlig bedömning av måluppfyllelsen, trots målens långsiktiga natur. Samtidigt garanterar långsiktigheten i målen att förvaltningen har möjligheten att arbeta strategiskt och systematiskt med dess uppfyllande. Långsiktiga nämndsmål ger förvaltningen möjlighet att planera sina åtaganden i rätt ordning och på ett sätt som blir begripligt och ger en stabilitet för medarbetarna.

Nämndens grundläggande inställning är att den, genom sin funktion som internt serviceorgan, på ett eller annat sätt kan bidra till samtliga kommunfullmäktigemål. Nämndens möjligheter att bidra till målen är av naturliga skäl tätt knuten till andra nämnders bidrag till målen. I många fall bidrar nämnden indirekt till kommunfullmäktigemålet, genom att möjliggöra arbetet för en annan nämnd. Därför har servicenämnden försökt att följa övriga nämnders målarbete och justera sina mål. Ett särskilt samarbete har skett med de övriga tekniska nämnderna. Detta beskrivs nedan.

Nämndens eget arbete inför nämndsbudget 2016

Nämnden tog under våren 2015 fram 17 mål som visar på hur nämnden ska bidra till kommunfullmäktigemålens uppfyllelse. Nämndsmålen beskriver det resultat som nämnden förväntar sig av förvaltningen. Till varje nämndsmål finns en eller flera resultatuppföljningar kopplade. Uppföljningarna ska fungera som en indikation på om arbetet med målen lett till målets uppfyllande. Till varje uppföljning som är kvantifierbar finns ett målvärde kopplat, om inte mätningen görs för första gången och ett målvärde är svårt att identifiera.

Nämnden har tagit fram 19 mål för 2016. Under översynen av målen inför nämndsbudget 2016 gjorde nämnden en mindre justering av nämndsmålet och uppföljningen som gällde utbyggnad av förskola och grundskola under målområde 3. Nämnden antog också ett nytt mål under målområde 8 som omfattar kommuntekniks arbete med att hålla staden grön och attraktiv. Under målområde 9 gjordes en större justering av nämndsmålet kring nämnden som arbetsgivare. Detta gjorde att nya uppföljningar togs fram. Ett helt nytt mål beslutades också under målområde 9. Det beskriver servicenämndens ansvar för service till Malmö stads medarbetare.

Samarbete med de tekniska nämnderna inför nämndsbudget 2016

Malmö stad arbetar sedan budgetåret 2015 med en ny modell för målstyrning. I kommunfullmäktiges budget för 2015 pekar kommunfullmäktige ut vikten av att Malmö stads nämnder samarbetar för att uppnå kommunfullmäktigemålen.


Kommunfullmäktigemålen strävar mot att skapa en gemensam riktning och förändring i hela den kommunala verksamheten. Utgångspunkten i ett effektivt arbete kring målen är ett gemensamt gränsöverskridande arbete som kännetecknas av öppenhet, samarbete, samverkan, dialog, kommunikation och tillit. Detta ska prägla nämnder och bolagsstyrelsers arbete med styrning och ledning med utgångspunkt i kommunfullmäktigemålen. (Ur Kommunfullmäktiges budget för Malmö stad 2015)

Den 4 september 2015 samlades de tekniska nämndernas presidier till en workshop med fokus på en hållbar stad för barn och unga. Syftet med workshopen var att bygga en grund för gemensamma prioriteringar i förhållande till kommunfullmäktigemålen och utgångspunkt för workshopen var nämndernas respektive roller i nämndsgemensamma processer. Ledande styrdokument för staden som Malmö stads budget, översiktsplanen, utbyggnadsstrategin, miljöprogrammet och trafik- och mobilitetsplanen låg som grund för diskussionen.

Workshopens tema var: Vad är viktigt för de tekniska nämnderna att gemensamt prioritera under 2016 för att bygga en hållbar stad för barn och unga?

Efter workshopen har en arbetsgrupp med representanter från de fem förvaltningarna sammanställt materialet från workshopen och skickat ut sammanställningen till presidierna. Därefter har arbetsgruppen samlats för att analysera materialet med utgångspunkten att se vilka beröringspunkter och samarbetsmöjligheter som finns i förhållande till nämndernas mål. Arbetsgruppen lämnade sedan förslag på möjliga sammanvävningar av nämndsmål. Servicenämnden gjorde med ledning av detta en mindre justering av sitt mål som gäller utbyggand av förskola och grundskola. Serviceförvaltningen har också samarbetat med fastighetskontoret kring uppföljningarna av målet.

Om avsnittets upplägg

Alla nämndsmål är kopplade enbart mot ett kommunfullmäktigemål och ett målområde, även om nämndsmålet kan ha påverkan på flera kommunfullmäktigemål.

En asterisk (*) innan ett åtagande innebär att åtagandet även är kopplat till Malmö stads miljöprogram och dess handlingsplan. Åtaganden som inleds med "serviceförvaltningen ska" är åtaganden som omfattar alla eller flera avdelningar i serviceförvaltningen. Åtaganden som inleds med en specifik avdelnings namn ska bara utföras av denna avdelning.

Även åtagandena har i de allra flesta fall resultatuppföljningar kopplade till sig. Dessa syns inte i denna rapport. Det gör inte heller de aktiviteter som kopplas till åtagandena.


3.1 MÅLOMRÅDE 1 – EN UNG, GLOBAL OCH MODERN STAD

3.1.1 Kommunfullmäktigemål – Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och delaktighet står högt på dagordningen.

Nämndsmål Åtaganden

Servicenämnden ska utveckla det systematiska miljöarbetet och stärka satsningarna på ekologiskt hållbart byggande

Uppföljning nämndsmål Andel miljöcertifierade byggnader av det totala fastighetsbeståndet.

Målvärde 2016: 2,5 %

Stadsfastigheter ska bygga efter Miljöbyggprogram SYD eller annat kommungemensamt styrdokument för hållbart byggande eller likvärdig miljöcertifiering.

* Stadsfastigheter ska analysera och lämna åtgärdsförslag på kartlagda fastigheter med låga värden (avseende exempelvis grönytefaktor) på förskolor, skolor och vårdboenden.

Stadsfastigheter ska samverka med övriga förvaltningar kring utvecklingen av skolgårdsfaktorn.

Stadsfastigheter ska delta i framtagande av Grönplan för Malmö.

Serviceförvaltningen ska minska matsvinnet i skolrestaurangers verksamhet.

Servicenämnden ska bidra till att göra Malmö en socialt hållbar stad

Uppföljning nämndsmål Kvalitativ uppföljning av vilka åtgärdsförslag i kommissionens rapport som serviceförvaltningen arbetat med samt vilka kunskapsallianser som skapats i samverkan med berörda nämnder kring hur socialt ansvar och lokalt engagemang kan främjas inom serviceförvaltningens verksamhetsområden.

Serviceförvaltningen ska samverka med grundskolenämnden och förskolenämnden kring barnrättsperspektivet vid byggprocessen av skolor och förskolor.

Serviceförvaltningen ska beakta social hållbarhet vid utveckling av nya och helt omarbetade tjänster.

Serviceförvaltningen ska ta fram exempel på en god inomhusmiljö i skolan som förbättrar inlärningsprocessen för eleverna och samtidigt ger en god arbetsmiljö för stadens lärare.

Serviceförvaltningen ska etablera ett arbetssätt som säkrar barns och ungas perspektiv i beslutsunderlagen till servicenämnden.

Serviceförvaltningen ska identifiera potentiella kunskapsallianser för att fånga viktiga erfarenheter och kunskaper som kan vara betydelsefulla för att utveckla staden i Malmökommissionens anda. (Uppdrag från kommunfullmäktige i budget.)

3.1.2 Uppdrag – Nämnderna ges i uppdrag att utifrån sina verksamheter identifiera potentiella kunskapsallianser för att fånga viktiga erfarenheter och kunskaper som kan vara betydelsefulla för att utveckla staden i Malmökommissionens anda.

Servicenämnden kommer att fortsätta att implementera begreppet social hållbarhet utifrån Malmökommissionens rekommendationer. Kunskapsspridning och kunskapsinhämtning är viktigt i många sammanhang och måste ske på olika nivåer.

Under 2015 har serviceförvaltningen genom dialogmöten inventerat hur varje avdelning kan koppla begreppet social hållbarhet till sitt ordinarie arbete. Praktiska förslag på aktiviteter har tagits fram och integrerats i förvaltningens åtaganden för 2016. Denna inventering kommer 2016 att följas upp genom nya dialogmöten, som säkrar att verksamheten identifierar potentiella kunskapsallianser.


3.2 MÅLOMRÅDE 2 – EN STAD FÖR ARBETE OCH NÄRINGSLIV

3.2.1 Kommunfullmäktigemål – Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättningar för självförsörjning.


Vid förvaltningsspecifik tjänsteupphandling ska servicenämnden ställa krav på stadens tjänsteleverantörer som syftar till att förbättra de sociala villkoren för arbetstagare

Uppföljning nämndsmål Andel av nya avtal inom fokusbranscherna med villkor enligt Vita jobb-modellen.

Målvärde 2016: 100 %.

Serviceförvaltningen ska använda Vita jobb-modellen vid tjänsteupphandlingar.

Servicenämnden ska bidra till att fler Malmöbor blir självförsörjande och får tillgång till arbetsmarknaden

Uppföljning nämndsmål Antalet erbjudna praktikplatser och arbetsträningsplatser till arbetslösa Malmöbor (könsuppdelad).

Målvärde 2016: 80 platser.

Antalet erbjudna praktikplatser till unga studerande och studenter upp till 30 år (könsuppdelad). Målvärde 2016: 20 platser.

Serviceförvaltningen ska skapa en karta av tillgängliga praktikplatser i förvaltningen.

Serviceförvaltningen ska samarbeta med högskolor, universitet och andra aktörer för skapandet av praktikplatser.


3.3 MÅLOMRÅDE 3 – EN STAD FÖR BARN OCH UNGA

3.3.1 Kommunfullmäktigemål – Malmös barn och unga ska få det stöd och den utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential.


Servicenämnden ska i samverkan med skolnämnder bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möjlighet till påverkan på skolmåltidsmiljön

Uppföljning nämndsmål Andelen elever som uppger sig vara nöjda.

Målvärde 2016: Formuleringen och målvärdet justeras i samband med årsanalysen, då en komplett analys av föregående års mätning är klar.

Andelen skolor som har två fungerande matråd/forum för diskussion kring skolmåltiden per år.

Målvärde 2016: 50 %

Skolrestauranger ska tillsammans med skolförvaltningarna genomföra en mätning av elevernas nöjdhet med skolmaten 2016.

Skolrestauranger ska utvärdera 2015 års enkätresultat för både grundskola och gymnasium.

Skolrestauranger ska påbörja ett förbättringsarbete av grundskolemenyn.

Skolrestauranger ska hålla matråd, tillsammans med representanter från grundskolan.

Servicenämnden ska i samverkan möta beställarens efterfrågan på förskolor och grundskolor av hög kvalitet

Uppföljning nämndsmål Beställarens upplevelse av nöjdhet med stadsfastigheters bemötande gällande förskolor och grundskolor.

Målvärde 2016: basår.

Antal tillförda grundskoleplatser. Målvärde 2016: 1 400 platser.

Antal tillförda förskoleplatser. Målvärde 2016: 700 platser.

Stadsfastigheter ska sträva efter att producera grund- och förskoleplatser i enlighet med de beställningar och önskemål som inkommer från förvaltningarna.

Stadsfastigheter ska genomföra en NKI-undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser förskola.

Stadsfastigheter ska i samråd med förskoleförvaltningen genomföra några av de förbättringsförslag som framkom i den gemensamma workshopen i syfte att skapa samsyn och effektivitet för våra gemensamma delar i byggprocessen.

Stadsfastigheter ska genomföra en NKI-undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser grundskola.

Stadsfastigheter ska tillsammans med grundskoleförvaltningen identifiera förbättringsförslag i syfte att skapa samsyn och effektivitet för våra gemensamma delar i byggprocessen.

Stadsfastigheter ska inventera grundskolors status gällande ljud, ljus och klimat.


3.4 MÅLOMRÅDE 4 – EN ÖPPEN STAD

3.4.1 Kommunfullmäktigemål – Malmö ska vara en öppen, jämställd och inkluderande stad, fri från diskriminering, där alla ges lika rättigheter och möjligheter och där mångfalden är en tillgång.


Servicenämnden ska driva ett aktivt och systematiskt jämställdhets- och anti-diskrimineringsarbete som präglas av hög kompetens inom området

Uppföljning nämndsmål Antal genomförda jämställdhetsanalyser. Målvärde 2016: 4 analyser

Andel tillsvidareanställda medarbetare som fått utbildning i jämställdhets- och antidiskrimineringsarbetet.


Serviceförvaltningen ska genomföra, utvärdera, analysera jämställdhetsanalyser och genomföra förändringar.

Serviceförvaltningen ska kompetensutveckla chefer och medarbetare i jämställdhets- och antidiskrimineringsarbete.

Serviceförvaltningens nätverk för jämställdhet och antidiskriminering ska ta fram en uppdragsbeskrivning för nätverket.

Servicenämnden ska öka tillgängligheten till Malmö stads verksamheter genom professionell hantering av medborgarkontakter som präglas av bra bemötande och god service

Uppföljning nämndsmål Andel inkommande samtal där televäxeln direkt besvarar uppringarens frågor.


Etablerande av serviceöverenskommelser om svarstid i telefon för verksamheterna televäxeln och debiteringen.

Målvärde 2016: Överenskommelser finns.

Serviceförvaltningen ska etablera ett gemensamt arbetssätt för att ta till vara på synpunkter och avvikelser.

Kommuntjänster ska stärka samarbetet med andra förvaltningar för att i samverkan öka tillgängligheten till stadens verksamheter.

Kommuntjänster ska ta tillvara på mångfalden i verksamheten för att förbättra service och bemötande gentemot Malmöborna.


3.5 MÅLOMRÅDE 5 – EN STAD FÖR ALLA

3.5.1 Kommunfullmäktigemål – Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället


Färdtjänsten i Malmö stad ska präglas av god tillgänglighet och ett gott bemötande

Uppföljning nämndsmål Nöjdhet med tillgänglighet, bemötande och utförande i färdtjänsten.

Målvärde 2016: Formuleringen och målvärdet justeras i samband med årsanalysen, då en komplett analys av föregående års mätning är klar.

Kommuntjänster ska kvalitetsutveckla prioriterade områden inom färdtjänsthandläggningen och resor med specialfordon.

Kommuntjänster ska öka medarbetarnas kompetens om funktionshinder och sjukdomstillstånd, i de verksamheter som möter färdtjänstkunder.

Servicenämnden ska stödja beställaren i utformningen och utförandet av äldre- och LSS-boenden

Uppföljning nämndsmål Beställarens upplevelse av nöjdhet med stadsfastigheters bemötande gällande äldre- och LSS-boende.


Stadsfastigheter ska genomföra en NKI-undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser boende.

Stadsfastigheter ska fördjupa dialogen med beställaren i syfte att skapa samsyn och effektivitet i gemensamma delar av byggprocessen.

Stadsfastigheter ska utveckla och anlägga utemiljön på särskilda boenden för äldre och funktionsnedsatta i samverkan med personal på boendena.


3.6 MÅLOMRÅDE 6 – EN TRYGG OCH TILLGÄNGLIG STAD

3.6.1 Kommunfullmäktigemål – I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum.


Tillsammans med övriga nämnder ska servicenämnden bidra till en tillgänglig, jämställd och trygg stad genom utformningen av det offentliga rummet

Uppföljning nämndsmål Granskning av att de tre perspektiven tillgänglighet, jämställdhet och trygghet inkluderas i dialogmöten.

Målvärde 2016: 70 % av dialogmötena möter kriterierna.

Stadsfastigheter ska vidarutveckla dialogen i syfte att verka för att förbättra samordningen med fastighetskontoret, stadsbyggnadskontoret och gatukontoret gällande planerings-, projekterings- och driftarbete.

Stadsfastigheter ska fördjupa sitt arbete med trygga grundskolegårdar.

Kommunteknik ska till sina uppdragsgivare presentera konkreta förslag på förändringar i stadsmiljön i avsikt att förbättra driftförutsättningarna.

3.7 MÅLOMRÅDE 7 – EN KREATIV STAD

3.7.1 Kommunfullmäktigemål – I Malmö ska alla kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur.


Servicenämnden ska stödja beställaren i utformningen och utförandet av fritids- och kulturanläggningar

Uppföljning nämndsmål Beställarens upplevelse av nöjdhet med stadsfastigheters bemötande gällande fritids- och kulturanläggningar.


Stadsfastigheter ska genomföra en NKI undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser kultur och fritid.

Stadsfastigheter ska fördjupa dialogen med fritidsförvaltningen och genom högre grad av transperens och gemensam planering, samordna sitt arbete för att förbättra de gemensamma förutsättningarna vid utförande av underhållsarbete.

Stadsfastigheter ska fördjupa dialogen med kulturförvaltningen i syfte att skapa samsyn och effektivitet i gemensamma delar av byggprocessen.

Stadsfastigheter ska utvärdera Hylliebadets utformning av omklädningsrum och duschutrymme via ett urval av de sju diskrimineringsgrunderna samt funktion och drift.

Stadsfastigheter ska kommunicera gränsdragningslista med beställarens respektive verksamhetsrepresentant, för att tydliggöra och konkretisera ansvar i syfte att skapa samsyn kring ansvarsfrågan.


3.8 MÅLOMRÅDE 8 – EN EKOLOGISKT HÅLLBAR STAD

3.8.1 Kommunfullmäktigemål – Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad.


Servicenämnden ska klimatanpassa fastigheterna med särskilt fokus på ökad nederbörd

Uppföljning nämndsmål Genomsnittlig grönytefaktor på förvaltningens fastigheter.

Målvärde 2016: Upprätthålla en grönytefaktor på 0,478 likt basår 2015.

Stadsfastigheter ska arbeta vidare med klimatanpassningsplan för våra befintliga fastigheter med särskilt fokus på ökad nederbörd.

Stadsfastigheter ska, med fokus på erfarenheter från Tullstorps LSS och Segevångsskolan, identifiera utvärderingskriterier uppdelat per verksamhet och undersöka möjlighet till systematisering in i projekteringsanvisningar.

Stadsfastigheter ska fortsätta att delta i arbetet med en kommungemensam Skyfallsplan och påföljande åtgärdsplan.

Servicenämnden ska minska mängden köpt energi och öka andelen egenproducerad förnybar energi

Uppföljning nämndsmål Total köpt energi per kvm BTA (normalårskorrigerad).

Målvärde 2016: Minskat med 4 KWh per kvm BTA jmf med basår 2015

Andel egenproducerad förnybar energi relativt total energi i förvaltade fastigheter 2014.

Målvärde 2016: Upprätthåll en kapacitet om 3,5 procent relativt total energi i förvaltade fastigheter 2014.

Stadsfastigheter ska ta fram och arbeta efter åtgärdsplaner på enhetsnivå för att minska energianvändningen genom optimerings- och energiåtgärdsprojekt.

Stadsfastigheter ska bygga energieffektiva byggnader.

* Stadsfastigheter ska delta i utvecklingsarbetet med en kommungemensam handlingsplan för energistrategin.

* Stadsfastigheter ska definiera förnybar fjärrvärme och utreda förutsättningarna för att försörjas med sådan.

Stadsfastigheter ska fortsätta arbeta för att öka andelen egenproducerad förnybar energi med särskilt fokus på vindkraft.

Stadsfastigheter ska utveckla och arbeta efter en handlingsplan för effektivare användning av energi och mer förnybar energi.

Servicenämnden ska genom en lyhörd och ansvarfull relation till beställarnämnderna bidra till en ren, grön och attraktiv stad

Uppföljning nämndsmål Antal kvalitetsavdrag i driftentreprenaderna.

Målvärde 2016: Färre än 10.

Kommunteknik ska förbättra dialogen med avdelningens beställare i Malmö stad.


3.8.2 Kommunfullmäktigemål – Malmö ska vara en hälsofrämjande och klimatsmart stad där det är enkelt att göra hållbara val.


Servicenämnden ska bidra till att Malmö stad är ett föredöme inom ekologiska produkter

Uppföljning nämndsmål Andelen ekologiska livsmedel (monetärt värde).


Serviceförvaltningen ska föra dialog med skolförvaltningarna om hur andelen ekologiska produkter kan öka.

Servicenämnden ska bidra till en giftfri miljö

Uppföljning nämndsmål Förändring i antal farliga kemisktekniska produkter i förvaltningens kemikalielista.

Målvärde 2016: 10 produkter färre än basår 2015.

Serviceförvaltningen ska fortsatt delta i utvecklingsarbetet med en kommungemensam kemikalieplan och påföljande åtgärdsplan.

Serviceförvaltningen ska dokumentera uppgifter om förvaltningens kemisktekniska produkter i förvaltningens gemensamma systemstöd.

Serviceförvaltningen ska genomföra en susbstitutionsutredning rörande farliga kemisktekniska produkter på respektive avdelning.

Stadsfastigheter ska bygga nybyggnadsprojekt med fokus på sunda material och analysera genomförd projektering.

Stadsfastigheter ska göra en sammanställning av fakta avseende graden av föroreningar i mark på förskolor och grundskolor.

* Stadsfastigheter ska vid om- och nybyggnad ställa krav på giftfria varor och produkter motsvarande BASTA:s egenskapskrav.


3.9 MÅLOMRÅDE 9 – EN STAD MED BRA ARBETSVILLKOR

3.9.1 Kommunfullmäktigemål – Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna.


Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med rätt kompetens uppnå serviceförvaltningens uppdrag Uppföljning nämndsmål Analys av medarbetarenkät 2016.

Exakta indikatorer och målvärden bestäms när medarbetarenkätens upplägg är klart. Malmö stad tar nytt grepp 2016 med införande av ny enkät, vilket betyder att 2016 blir basår för kommande arbete.

Serviceförvaltningen ska öka såväl kompetensen som kartläggningen av arbetsmiljön. Särskilt fokus skall läggas vid organisatorisk och social arbetsmiljö.

Serviceförvaltningens verksamheter ska rapportera tillbud, olycksfall och arbetssjukdom och arbeta aktivt med åtgärder.

Serviceförvaltningen ska aktivt arbeta med rehabiliteringsprocessen.

Serviceförvaltningen ska öka andelen medarbetare med utländsk härkomst.

Serviceförvaltningen ska arbeta för att antalet ofrivilligt deltidsanställda ska minska.

Serviceförvaltningen ska i dialog med medarbetarna verka för ett bra arbetsklimat där det är naturligt för män och kvinnor att ta ut sin föräldraledighet.

Kommunteknik ska arbeta för att förbättra medarbetarnas hälsa och minska sjukfrånvaron.

Med hög kvalitet och god service i de interna tjänsterna ska servicenämnden underlätta för medarbetarna i Malmö stads verksamheter

Uppföljning nämndsmål Kundnöjdhet IT-service servicedesk och support.

Målvärde 2016: 90 % ger betyg 3-5.

Resultat av HR-service NKI-mätning av bemötande.

Målvärde 2016: 70.

Resultat av HR-service NKI-mätning av nöjdhet med hantering av senaste ärende.

Målvärde 2016: 70.

Serviceförvaltningen ska ta fram en tjänstekatalog som finns tillgänglig för alla Malmö stads förvaltningar. Under 2016 omfattas kommuntjänsters tjänster och serviceförvaltningens kommunikationstjänster.

Kommuntjänster ska hålla en jämn och god kvalitet i leveransen av de interna tjänsterna, med fokus på supportverksamheten.

3.9.2 Uppdrag – Nämnderna ska fortsätta öka andelen heltidstjänster.

Serviceförvaltningen ska arbeta aktivt för att ta bort ofrivilliga deltidsanställningar på förvaltningen. Önskad tjänstgöringsgrad är ett av kommunstyrelsens fastställda mål och riktlinjerna är beslutade i kommunstyrelsens arbetsgivarutskott. Antalet ofrivilligt deltidsanställda medarbetare följs upp årligen för Malmö stads räkning. Ambitionen för Malmö stad och även serviceförvaltningen är att medarbetare får önskad tjänstgöringsgrad


senast sex månader efter anmälan enligt riktlinjen med förutsättningen att man arbetar utifrån en arbetsidsmodell och är beredd att även arbeta utanför den egna arbetsplatsen. Medarbetaren ska skriftligen anmäla om utökad tjänstgöringsgrad senast 3 månader före önskad förändring.


4 Verksamhetsspecifika nyckeltal

För att komplettera nämndsmålen följer nämnden även 10 verksamhetsspecifika nyckeltal.

Verksamhetsspecifika nyckeltal

Avdelning Nyckeltal Budget 2016 Prognos 2015

Kommunteknik Driftyta mark, (kvm) 12 600 000 12 580 440

Kommunteknik Driftyta fastighet (kvm) 818 856 818 856

Kommunteknik Vinter, timmar (utfall) 9 450 7 000

Kommunteknik Tilläggsarbeten till avtal (utfall) (%) 68 65

Skolrestauranger Andel elever specialkost (%) 5,40 5,50

Skolrestauranger Livsmedelskostnad per grundportion 9,20 9,50

Skolrestauranger Personalkostnad per grundportion 14,10 14,05

Stadsfastigheter Förvaltad yta (kvm) 1 690 188 1 652 282

Stadsfastigheter Vakansgrad (%) 4,0 4,0

Stadsfastigheter Drift- och investeringsunderhåll (kr/kvm)

152 150


5 Planering av verksamheten

Under detta avsnitt redovisas serviceförvaltningens planering för verksamheten de kommande åren. Övergripande utmaningar och utvecklingsarbeten berörs, såväl som mer verksamhetsspecifika utmaningar och dess konsekvenser för ekonomin.

5.1 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR

Här redovisas viktiga planeringsförutsättningar för 2016 med utblick mot kommande år.

5.1.1 Befolkningsprognos

Servicenämnden påverkas av befolkningsförändringarna, framförallt i egenskap av ansvarig för att förvalta och producera kommunens fastigheter och i egenskap av arbetsgivare.

Stor ökning av antalet barn och äldre

Vid utgången av 2014 fanns det ca 22 500 barn i åldrarna 1-5 i Malmö och år 2025 bedöms antalet öka med 3 400 barn. Även barn i åldrarna 6-15 förväntas öka med ca 12 600 barn, vilket motsvarar en ökning med 41 procent. Antalet unga i åldrarna 16-19 förväntas minska fram till år 2017 för att sedan börja öka igen och fram till år 2025 beräknas antalet vara cirka 15 700 personer. Bland de äldre sker ökningarna framförallt i åldersgrupperna 65-74 och 75-79 år, en ökning med sammanlagt strax under 7 800 personer. Gruppen 80-84 år ökar med strax över 2 000 personer medan åldrarna däröver totalt sett förväntas minska fram till år 2025. (Stadskontoret, Malmö stads befolkningsprognos 2015–2025. Även följande stycken.)

De förväntade stora ökningarna av antalet barn innebär utmaningar för staden, bland annat vad gäller utbyggnad av lokaler och tillgång på rätt kompetens inom ett flertal yrkeskategorier. Även serviceförvaltningens produktion av skolmåltider påverkas av elevökningen. Tillströmningen av flyktingar under hösten 2015 kan komma att påverka den befintliga prognosen.

Ökad försörjningsbörda

År 2014 hade varje Malmöbo i yrkesaktiv ålder 1,60 invånare att försörja genom sitt arbete, inklusive sig själv. Utifrån befolkningsprognosen kommer den siffran nå 1,66 år 2025 och därmed ökar försörjningsbördan.

En ökad försörjningskvot fram till år 2025 ställer ännu högre krav på att en så stor andel som möjligt av befolkningen i arbetsför ålder har en sysselsättning. Många av kommunens verksamheter är personalintensiva och det är avgörande att det både finns tillräckligt med personal och att denna har rätt kompetens.


5.1.2 Ekonomiska förutsättningar

Serviceförvaltningen har till uppgift att driva kommungemensamma serviceverksamheter och göra överenskommelser och avtal med beställande förvaltningar och kommunala bolag. Att serviceförvaltningens intäkter regleras via överenskommelser och avtal innebär att förvaltningen generellt sett inte får någon pris- och lönekompensation från kommunfullmäktige. Överenskommelserna och avtalen regleras oftast enligt branschens index. Eftersom indexutvecklingen, bland annat konsumentprisindex, bara haft marginella förändringar de senaste åren har möjligheterna att reglera priserna varit små.

5.2 NÄMNDSÖVERGRIPANDE UTMANINGAR OCH UTVECKLINGSARBETE

Som intern serviceorganisation är serviceförvaltningen starkt beroende av både mål, ekonomi och utvecklingsarbete i Malmö stads övriga förvaltningar. Därför är de utmaningar som spänner över flera nämnders ansvarsområden viktiga fokusområden för servicenämnden.

5.2.1 Utbyggnadsstrategi och Plan för samhällsservicens markbehov

Servicenämnden deltar tillsammans med de övriga tekniska förvaltningarna i arbetet med utbyggnadsstrategin. Syftet med utbyggnadsstrategin är att lägga fast en gemensam prioriteringsordning och samordnad planering för stadsbyggnadskontoret, gatukontoret och fastighetskontoret. Målet är att på sikt säkerställa kapacitet för bostadsförsörjning och arbetsplatser samt att utbyggnad av samhällsservice kan ske i takt med bostadsbyggandet.

Arbetet bedrivs även i andra konstellationer som det förvaltningsövergripande arbetet med Plan för samhällsservicens markbehov i Malmö (PLASMA). PLASMA:s huvudsyfte är att föreslå principer och prioriteringar för planeringen av samhällsservice i enlighet med Malmös översiktsplans intentioner om en tät och funktionsblandad stad. Dessutom ska PLASMA föreslå organisatoriska lösningar för en mer välfungerande och strukturerad planeringsprocess, samt skapa en gemensam viljeinriktning för planeringen av samhällsservice.

Utöver PLASMA har serviceförvaltningen periodiskt återkommande träffar med stadsbyggnadskontorets avdelningschef och enhetschefer gällande bygglov i aktuella och strategiska frågor. Dessutom samarbetar serviceförvaltningen med stadsbyggnadskontoret i olika planprocesser såsom översiktsplan, fördjupad översiktsplan och detaljplan kopplade till utvecklingen av Malmö.


5.2.2 En utvecklad lokalförsörjningsplan

Fastighetskontoret har fått i uppdrag att skärpa lokalförsörjningsplanens innehåll och form och intentionen är att det blir det vassa verktyg som staden behöver för att kunna bedöma framtida investerings- och driftkonsekvenser för hela Malmö stads lokalbehov. Den övergripande lokalförsörjningsplanen ska ligga till grund för investeringsbedömning och investeringsbudget samt även ge den budgetmässiga driftkostnaden för Malmös stads alla lokaler, oavsett om de är internt eller externt förhyrda.

Genom förra årets lokalförsörjningsplan togs första steget att komma närmare detta mål men investeringsplanen och lokalförsörjningsplanen behöver länkas samman ännu tydligare. Eftersom investeringsplanen och lokalförsörjningsplanen bland annat har olika tidsperspektiv behöver processer, rutiner och beslutsunderlag ses över och justeras.

När staden nu står inför framtagandet av budgetunderlag för 2017 och framåt, har styrgruppen för lokalförsörjning beslutat att fastighetskontoret inte ska göra en övergripande lokalförsörjningsplan för 2016–2025. Fastighetskontoret ska istället fokusera på att tillsammans med övriga förvaltningar ta fram en välfungerande process med nya dokument och rutiner som har samma tidshorisont som budgeten de utgör underlag till.

5.2.3 Utveckling av stadens investeringsstyrning

Kommunfullmäktige har i budget 2016 gett kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur investeringsprocessen långsiktigt kan säkras, samt utveckla en sammanhållen ekonomisk styrmodell för exploateringsverksamheten. Tack vare ett gott finansiellt läge har Malmö stad under en följd av år kunnat upprätthålla en hög investeringsvolym och ett flertal strategiska investeringar har byggt det Malmö som vi har idag. Investeringsvolymen har gått från 1 miljard år 2000 till 1,5 miljarder år 2010 och ligger under de närmsta åren kring 2,7 miljarder årligen. Behoven och utmaningarna ökar samtidigt som de ekonomiska förutsättningarna börjar bli alltmer ansträngda. Det kommer att bli viktigt att omsätta stadens strategiska dokument och befolkningsutveckling till en långsiktig bedömning av investeringsbehovet utifrån de finansiella förutsättningarna.

Investeringsplanen ska ge underlag till bedömning och prioritering både i det långa perspektivet (4-15 år) och i det korta perspektivet (1-3 år). Den långsiktiga planen kommer tillsammans med den kortsiktiga bedömningen att bli en del i ordinarie budgetprocess. Den kortsiktiga planen kommer att utgöra underlag till fördelning av investeringsmedel till respektive nämnd. Den långsiktiga planen kommer tillsammans med bedömningar kring befolkningsutveckling, stadens finansiella förutsättningar och nyttoanalyser att vara ett planerings- och prioriteringsunderlag för kommunfullmäktige.

Målet är att samla investeringarna i en portfölj som utifrån kommunfullmäktiges mål och översiktsplanens inriktningar ger kommunstyrelsen förutsättningar till planering och


styrning på lång sikt men även transparens och flexibilitet i det korta perspektivet. Genom olika grindbeslut under planeringen ges kommunstyrelsen möjlighet till reflektion, genomlysning och prövning av projekteten, vilket kommer att ställa krav på att planeringsunderlag och handlingsplaner bland annat kompletteras med ekonomiska analyser och nyttobedömningar.

5.2.4 Ökning av antalet ensamkommande barn

Under 2015 har Malmö upplevt en stor ökning av antalet ensamkommande barn. Arbetet är prioriterat för hela kommunen och serviceförvaltningen spelar en viktig roll. Många av förvaltningens medarbetare är direkt eller indirekt delaktiga i de insatser som serviceförvaltningen gör. För att möta de krav och ge det stöd som staden behöver har serviceförvaltningen under 2015 skapat en egen krisorganisation.

Under 2016 kommer krisarbetet behöva övergå i ordinarie verksamhet. Detta innebär bland annat förvaltning och produktion av en ny kategori av boende. Denna nya kategori består av transitboende, anvisningsboende och boende för permanent uppehållstillstånd för flyktingar och asylsökande. Stadsfastigheter kommer att påverkas av hur Malmö stad fördela nybyggnation av nya boenden. Transitplatserna som stadsfastigheter tillskapat under krissituationen kommer att behöva verksamhetsanpassas och utformas så att de bland annat möter de myndighetskrav som ställs på denna kategori av boende.

Sedan oktober 2015 levererar skolrestauranger måltider till boenden för ensamkommande barn. En särskild organisation har byggts upp inom skolrestauranger. Denna skiljer sig från skolrestaurangers ordinarie verksamhet, eftersom serverings- och leveranstider även sker under kvällar och helger. Troligtvis fortsätter leveranserna under 2016 och den särskilda organisationen för ändamålet kommer att finnas kvar. Dock ingår inte verksamheten för ensamkommande barn i skolrestaurangers budget 2016.

5.3 FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE UTMANINGAR OCH STRATEGIER

En av serviceförvaltningens viktigaste utmaningar är att fortsätta utveckla relationen till Malmö stads övriga förvaltningar. Under 2014 inleddes ett strategiskt arbete genom Ledarforum, som samlar alla chefer i förvaltningen. Alla chefer deltog i en workshop som utmynnade i fem strategiska riktningar att arbeta vidare med:

• modernisering av förvaltningens vision och genomlysning av förvaltningens uppdrag

• utveckling av relationen till kunder och beställare • utveckling av ledarskap och medarbetarskap • satsning på utveckling och omvärld • utveckling av organisation och verksamhet

Under 2016 ska den modell för tjänsteproduktion som tagits fram införas och en


tjänstekatalog ska upprättas. Kommuntjänster och tjänster inom kommunikation blir de första som ska ingå i tjänstekatalogen. I samband med detta ser förvaltningen över överenskommelser, avtal och tjänstebeskrivningar. Under året kommer förvaltningen också att etablera ett gemensamt arbetssätt för hantering av synpunkter och avvikelser. Syftet är att fånga upp kundernas behov och eventuella förbättringsområden på ett bättre sätt.

I slutet av 2015 och början av 2016 kommer förvaltningens strategiska riktningar och det arbete som bedrivits kring dem att utvärderas. Nya eller omarbetade strategiska riktningar kommer att arbetas fram i dialog med förvaltningens chefer.

5.4 VERKSAMHETSSPECIFIKA UTMANINGAR OCH EKONOMISKA KONSEKVENSER

I detta avsnitt redogörs för verksamheternas specifika utmaningar och deras ekonomiska konskevenser för budgetåret 2016 med utblick på kommande år.

5.4.1 Stadsfastigheter

Stadsfastigheter kommer under 2016 att arbeta med delar av verksamheten för att förbättra systematiken i det interna arbete som utförs samt för att höja kvalitén på interna informations- och beslutsunderlag. Arbete med ledarskap och medarbetarskap kommer att fortskrida. Stadsfastigheter kommer att arbeta vidare med utvecklingen av dialogen med de beställande förvaltningarna och fördjupa denna i syfte att skapa bättre förutsättningar för samverkan och samarbete.

Förtätning av staden

Det är en utmaning att förena tid, kostnader och kommunala krav vid exempelvis utbyggnaden av förskolor och grundskolor. Misstankar om förorenad mark och osäkerhet kring hantering av denna fråga gör det svårt att förutsäga färdigställandetider och slutkostnader. Vidare är krav som ställs angående ventilation och ljudnivåer (buller) utmaningar som behöver hanteras. Men även krav som ställs på förskolors utemiljö kan vara svåra att matcha, eftersom det är svårt att hitta tomter i tillräcklig storlek i de centrala delarna av staden.

För att hantera utmaningarna och arbetet när det gäller misstanke om, eller vid konstaterad, förorenad mark kommer arbetet att fortgå även under 2016. Bedömningar kring åtgärder görs objektspecifikt och förslag på verksamhetsspecifika värden har tagits fram för förskola samt grundskola. Arbetet sker i samarbete med grundskoleförvaltningen, miljöförvaltningen, gatukontoret och fastighetskontoret varav de sistnämnda även är samordningsansvariga,

Parallellt med detta arbete pågår en diskussion kring hur staden strategiskt ska hantera uppkomna kostnader i samband med förorenad mark. I arbetet deltar representanter från


fastighetskontoret, stadskontoret samt serviceförvaltningen.

Ny skolhyresmodell

Från och med den 1 januari 2016 börjar de nya skolhyrorna att gälla, vilket innebär att befintliga avtal och tilläggsavtal ersätts med ett nytt avtal för respektive objekt. Stadsfastigheter har tillsammans med skolförvaltningarna och fastighetskontoret (LiMa) samverkat kring utformningen av överenskommelserna i avtalet och ansvarsfördelningen mellan hyresgäst och hyresvärd. Detta innebär att ansvarsfördelningen för samtliga grund- och gymnasieskolor kommer att vara gemensam, vilket ökar tydligheten och kan underlätta det vardagliga arbetet för kunden och förvaltaren. Avtalen kommer att skrivas om under det första halvåret av 2016.

Komponentavskrivning

Regelverket för hur kommuner ska beräkna avskrivningar på anläggningstillgångar har ändrats. Till skillnad mot dagens regelverk, då hela underhållskostnaden påverkar resultatet det år den inträffar, kommer delar av det långtidsplanerade underhållet att hanteras som investering. Detta leder på sikt till att den årliga avskrivningskostnaden kommer att öka. Under 2014 och 2015 utarbetades riktlinjer för komponentavskrivning. Serviceförvaltningen har genomfört arbetet tillsammans med stadskontoret, gatukontoret och fastighetskontoret. Sedan sommaren 2015 har riktlinjerna implementerats i det praktiska arbetet. Regelverket gäller fullt ut från och med 2016.

Ventilationsutredning

Samtliga grundskolor är nu inventerade utifrån gällande myndighetskrav med fokus på ventilationens tekniska standard. I resultatet från inventeringen, platsbesök och genomgång av tekniska lösningar har skolor med högst prioritet identifierats. Totalt handlar det om 11 skolor som har prioritet 1. Dessa kommer att kunna åtgärdas under en tre- till fyraårs period. Skälet till att det tar så lång tid är att det krävs omfattande åtgärder i byggnaderna. Prioriteringen sker tillsammans med grundskoleförvaltningen då åtgärderna kommer att påverka verksamheten. Analysen fortsätter för övriga skolor där åtgärder är nödvändiga.

Kapacitetsutredning

Kapacitetsutredning av samtliga gymnasie-, grund- och förskolor pågår. Fokus ligger på det pedagogiska rummets kapacitet. Förutsättningarna för att öka antalet personer utreds i förhållande till: rummets storlek, ventilationsanläggningens kapacitet och gällande brandkrav. Fastighetskontoret ansvarar för samordningen och stadsfastigheter levererar underlag till utredningen i nära samarbete med fastighetskontorets avdelning som ansvarar för lokalförsörjning. Sammanställning av utredningen kommer att ske under senhösten och vintern 2015. Stadsfastigheter kommer att bidra med synpunker utifrån fastighetsägarperspektiv. Kapacitetsutredningen kommer att beslutas av kommunstyrelsen i januari 2016.


5.4.2 Skolrestauranger

Skolrestauranger arbetar under 2016 vidare utifrån sina målsättningar att öka andelen ekologisk mat, att öka andelen mat som lagas nära kunden och att minska matsvinnet. Avdelningen påverkas bland annat att elevtillströmningen och av att nya överenskommelser ska tas fram med de beställande förvaltningarna.

Nya överenskommelser för skollunch

Avtalen för skollunch på skolförvaltningarna gäller till och med december 2016. Under våren kommer förhandlingar med representanter från skolförvaltningarna påbörjas och de nya överenskommelserna ska börja gälla från och med 1 januari 2017.

Förändringar i kundunderlag

Antalet elever på grundskolan ökar kraftigt för alla årskurser med sammanlagt cirka 2 000 grundportioner per år. Antalet elever på gymnasieskolorna ökar med 200 grundportioner per år. Däremot minskar antal levererade luncher till förskolor med cirka 750 grundportioner till följd av att fler förskolor tillagar måltider i egna kök.

Livsmedelskostnader

Skolrestauranger fortsätter arbeta med att minska svinn med ytterligare 1 procent av livsmedelsbudgeten. Lägre menykostnad budgeteras till följd av lägre inköpspriser i samband med nytt livsmedelsavtal som tecknades under 2015.

Andel ekologiska inköp

Malmö stads policy för hållbar utveckling och mat, som är beslutad av kommunfullmäktige, anger att kommunen ska ha 100 procent ekologiska livsmedel år 2020. Skolrestauranger föresätter sig att i dialog med kunden öka andelen ekologiska livsmedel med cirka 5 procent per år. År 2016 innebär det att 70 procent av livsmedelsbudgeten ska användas till ekologiska inköp.

Utveckling av kök 2016–2019

Under de närmsta åren kommer antalet elever i grundskolan att öka kraftigt och därmed ställs högre krav på de befintliga kökens kapacitet, då nya skolor inte byggs i samma takt som behovet av elevplatser uppstår. För att bemöta det ökade behovet arbetar skolrestauranger med att utöka antalet restaurangkök som lagar alla måltider på plats.

Detta ligger också i linje med strategin att laga måltiderna nära kunden för att öka matkvaliteten. Av 85 restaurangkök lagar för närvarande 26 kök all mat på plats. Mellan 2016 och 2019 planeras för att ytterligare ett tiotal kök ska byggas eller renoveras och


därmed kunna laga alla eller största delen av måltiderna på plats. Skolrestauranger fortsätter också att arbeta med förbättringar av arbetsmiljön i köken.

Ny avdelningschef

Den nya avdelningschefen för skolrestauranger börjar den 1 februari. Den tidigare chefen avslutade sin tjänst i september 2015.

5.4.3 Kommuntjänster

Kommuntjänster kommer under 2016 att fortsätta sitt omfattande förbättringsarbete, bland annat genom att tydliggöra och anpassa sina tjänster.

Lokalbehov

Specialtransporter är fortfarande i behov av att flytta verksamheten till nya lokaler som en konsekvens av skyfallet hösten 2014. Tillsammans med fastighetskontoret letar specialtransporter efter ändamålsenliga lokaler även hos externa fastighetsägare. HR-service ska under 2016 flytta från nuvarande lokaler på Pildammsskolan med anledning av att staden behöver frigöra samtliga lokaler som kan iordningställas för skolverksamhet.

Utvecklingsarbete och tjänster

HR-service har fått finansiering genom beställarrådet för en projektledare under 2016, vars uppgift främst blir att utveckla och genomföra åtgärder i verksamheten som ska leda till ökad kundnöjdhet, färre ärenden, kortare handläggningstider, samt ökad arbetstillfredsställelse hos medarbetarna. Under 2016 kommer HR-service även delta i Malmö stads utvecklingsarbete med att stödja verksamheterna, främst vård och omsorg, med utgångspunkt i bemanningsplanering med syfte att minska de delade turerna och skapa möjlighet till att minska deltidstjänsterna till förmån för heltidstjänster.

Det förändringsarbete som inleddes inom enheten intern service 2015 avseende organisationsstruktur, ekonomimodell och tjänsteöversyn kommer fortlöpa under 2016. En av utmaningarna är att anpassa supporttjänsterna efter den varierande efterfrågan från förvaltningarna på ett smidigt och effektivt sätt utifrån avdelningens grunduppdrag. Flera av kommuntjänsters verksamheter kommer påverkas av beslutet om kommungemensamt kontaktcenter som väntas i början av 2016.

IT-service ser utmaningar framöver i arbetet med att förbättra och tydliggöra leveranserna av digitala tjänster till stadens verksamheter, med utgångspunkt i de gemensamma processer som finns i IT-organisationen och det värde leveranserna utgör för verksamheterna i den service de tillhandahåller Malmöborna.


Kvalitetsarbete inom färdtjänsten

Kommunstyrelsens beslut om att servicenämnden har uppdraget att driva specialtransporter till och med januari 2019 innebär att verksamheten kommer genomlysas av en extern part för att utvärdera vad som är optimal drift för att nå kostnadseffektivitet med bibehållen kvalitet.

Serviceresor kommer under 2016 fokusera på uppföljningen av entreprenörsavtalen och reklamationer. Processarbetet fortsätter under året som ett led i att tydliggöra och kvalitetssäkra verksamheten. Kvalitetsarbetet är resurskrävande och kan komma att innebära behov av ökad bemanning. Nytt entreprenörsavtal för personbilstransporter kommer att påbörjas under året om inte nuvarande avtal som löper ut i september förlängs.

Verksamhetssystem för myndighetsutövningen

Färdtjänsthandläggningen inom serviceresor kommer behöva ersätta befintligt verksamhetssystem under 2016 för att stärka rättssäkerheten och kvalitetssäkra utförande och uppföljning av myndighetsutövningen. I första hand kommer system som redan finns i Malmö stad att utvärderas för införande. Debiteringen har behov av ett ärendehanteringssystem för att hantera verksamhetens dokumentationskrav, vilket kommer utredas under året.

Serviceförvaltningens tjänstekatalog

Samtliga verksamheter inom kommuntjänster kommer att ingå i arbetet med att införa den nya modellen för förvaltningens tjänstekatalog och överenskommelser under 2016. Arbetet med att kartlägga tjänsteutbudet på serviceresor och debiteringen har redan påbörjats och fortsätter framöver. Inom intern service har tjänsteöversynen varit en del av ett större förändringsarbete under 2015, och HR-service liksom IT-service kommer behöva anpassa sina tjänstebeskrivningar utifrån den nya modellen. Städservice, som är en ny verksamhet inom kommuntjänster, omfattas också av arbetet med tjänstekatalogen under 2016.

Servicenämndens nya reglemente

I det nya reglementet föreslås posthanteringen, som idag ryms inom verksamheten post och bud, bli en kommungemensam tjänst. Det innebär att prisstruktur och organisation för tjänster och verksamhet behöver ses över. Enligt förslaget till nytt reglemente kommer serviceresor ha fortsatt ansvar för myndighetsutövning avseende färdtjänst och riksfärdtjänst samt för administration av färdtjänst innefattande bland annat beställningscentral för färdtjänstresor, avtalsuppföljning och kvalitetssäkring. Serviceresor kommer även fortsättningsvis att sköta administration av tjänsteresor inkluderande utfärdande av tillstånd (tjänsteresekort), avtalsuppföljning och kvalitetssäkring.


5.4.4 Kommunteknik

Kommunteknik kommer under 2016 att påverkas av förändringar i form av nya verksamheter och mindre organisationsförändringar. Flera viktiga överenskommelser ses också över under perioden.

Trafiksignaler ny verksamhet på kommunteknik

Den 1 januari 2016 startar kommunteknik upp en ny verksamhet, trafiksignaler, som ska sköta drift och underhåll av alla trafiksignaler i Malmö stad. Uppdraget från gatukontoret har ett liknande upplägg som driften av gatubelysningen i Malmö stad. Det innebär en öppen redovisning av kostnader och intäkter med löpande avstämningar med beställaren, för att bland annat kunna anpassa ersättningsnivåer till förändringar i uppdraget.

Till en början kommer denna nya verksamhet engagera två personer, med en möjlig utökning till tre. Organisatoriskt kommer trafiksignaler att drivas tätt tillsammans med verksamheten gatubelysning, för att kunna dela arbetsledning och även ta tillvara på andra möjliga synergieffekter. Det gör att det finns en osäkerhet kring resursbehovet i nuläget.

Nya överenskommelser och avtal under 2016

Kommunteknik har under 2015 tagit fram en ny överenskommelse med gatukontoret om vinterväghållningen i Malmö stad. Överenskommelsen omfattar vintersäsongerna 2015/2016 till 2017/2018, men kan förlängas 1 + 1 säsong. Den nya överenskommelsen innebär endast mindre förändringar jämfört med nuvarande.

Under 2016 har även stadsfastigheter för avsikt att se över överenskommelsen med kommunteknik gällande driften av fastigheter i Malmö stad. Kommunteknik ansvarar idag för driften av en betydande del av dessa fastigheter, men det är ännu oklart om och hur kommuntekniks roll förändras i de nya avtalen. Nuvarande överenskommelse gäller till och med oktober 2016.

Gällande driftavtal för markskötsel i Västra Malmö kommer det under 2016 att lyftas in en del ytor i avtalet som tidigare har skötts med garantiåtagande. Främst avser det ytor i Hyllie, Limhamn och Västra hamnen, som tillför modesta förändringar av den ekonomiska ersättningen i driftavtalet.

Kommunteknik spelar även en viktig roll som kund och beställare i Malmö stad, med många externa leverantörer som motparter. I den dagliga verksamheten pågår ständigt arbete med nya upphandlingar och större direktinköp. Ett antal upphandlingar av betydande karaktär kommer att genomföras 2016. Det gäller städ-, transport-, och anläggningstjänster som alla även bedöms falla inom ramen för användande av Vita jobb-modellen.


Nya regler om personalliggare

Från och med årsskiftet den 1 januari införs nya regler om krav på personalliggare i byggbranschen. De nya reglerna innebär att en byggherre ansvarar för att tillhandahålla en (elektronisk) personalliggare på en byggarbetsplats, samt även att hålla den samlade informationen tillgänglig för Skatteverket. Kommunteknik kommer att påverkas i sin roll som utförare av projekterings-, byggnads-, rivnings- och markarbeten. Alla arbeten över ett beställningsvärde på ca 177 tkr omfattas av dessa regler, vilket kommer att innebära ökat administrativt arbete för kommunteknik.

Organisatoriska förändringar

Enheten markskötsel kommer genomföra ett antal mindre justeringar i den organisation som togs i drift under 2014/2015. Syftet är att trimma organisationen och rätta till några mindre önskvärda effekter av den ursprungliga förändringen.

Även enheten markanläggning genomför några mindre justeringar i organisationen. En förändring innebär införande av sektionschefer för att stödja arbetsledarna. En annan förändring innebär sammanslagning av kostnadsställen (och arbetsledaransvar), för att anpassa verksamheten till lägre beställningsvolymer för bredbandsgrävningar och stenläggningar.

Efter ett år med verksamheten merservice som en egen enhet inom kommunteknik har det vuxit fram ett önskemål om förändring. Kommunteknik har för avsikt att dela upp de olika verksamheterna i merservice och fördela dessa till övriga enheter på kommunteknik, för att få en närmare koppling till de respektive verksamhetsområdena skötsel, anläggning och verkstad.

Osäker riktning för enheten service

Enheten service har under de senaste åren anpassat verksamheten till en verklighet med ett minimum av externa kunder. Anpassningen har inneburit lägre omsättning och mindre marginaler i verksamheten. Utöver denna förändring har Malmö stads policy att upphandla fordon med garanterat återköpsvärde, som ska servas på (extern) märkesverkstad, minskat bilverkstadens kundunderlag ytterligare. Denna utveckling bedöms fortsätta i det fall Malmö stad har för avsikt att öka andelen fordon med garanterat återköpsvärde.

Arbetstidsmodeller

Malmö stads avtal med Kommunal om så kallade klämdagar sades upp från arbetsgivarens sida under 2015. Kommunteknik vill utreda möjligheten till alternativa arbetstider och har därför gett alla enheter inom avdelningen i uppdrag att diskutera arbetstidsmodeller på sina arbetsplatsträffar. Dokumentation från diskussionerna ska sammanställas i december 2015 och fungera som arbetsmaterial till en partsammansatt grupp, som i sin tur ska arbeta fram förslag på möjliga arbetstidsmodeller med avlämning i januari 2016.


Felanmälan och beställning

Kommunteknik startade under 2015 en utredning kring felanmälan som fortsätter under 2016. Målet med utredningen är att skapa en strukturerad informationshantering som tydliggör arbetsgång och ansvarsfördelning inom avdelningen. Ärendeprocessen för felanmälan och beställning inom kommunteknik ska konkretiseras, processkartläggas och nedtecknas i form av lokala rutiner, i syfte att göra dem mindre personberoende.

5.5 UTVECKLINGSFASTIGHETER

Utvecklingsfastigheter kallas de fastigheter som servicenämnden inte har full rådighet över och som kan vara av strategisk karaktär för Malmö stad. Finansförvaltningen ersätter stadsfastigheter för hyresförlusterna från och med budget 2000. Totalt sett budgeteras 14 mnkr som ersättning för utvecklingsfastigheterna 2016.

Sege Park

I avvaktan på en ny detaljplan för området har det inte utförts några omfattande insatser på byggnaderna eller marken utöver akut underhåll. Beslutet att rättpsykiatriska kliniken ska flytta från området har ännu inte verkställts. Verksamheten planerar lämna området under andra hälften av 2016. Avflyttningen av verksamheten faller väl inom den planerade tidsplanen för den fortsatta exploateringen av Sege Park.

I dagsläget nyttjas ett flertal byggnader på Sege Park som transitboende för ensamkommande barn. Osäkerhet råder om hur långvarigt detta blir och hur det påverkar den fortsatta planeringen för området.

Kvarteret Dekanen, f.d. Pildammsskolan

Ett planprogram för kvarteret Dekanen pågår under ledning av stadsbyggnadskontoret, vilket på sikt kommer att påverka förändrings- och utbyggnadsmöjligheterna för kvartetet. Byggnaderna används för närvarande av HR-service, Komvux, Malmö International School och av tillfälligt placerade förskolor.

Behovet av en grundskola i de centrala delarna av Malmö är stort. För att realisera en grundskola inom kvarteret Dekanen planeras avflyttning av två verksamheter, Komvux och HR-Service som är planerade att lämna under 2016.

Lokaler kommer därefter att iordningställas i byggnad E för att tillfälligt inrymma Malmö International School, som då flyttar inom Dekanen från byggnad A o B. När dessa båda byggnader blir tomma kommer lokalerna att renoveras för att inrymma en ny grundskola. Grundskolan beräknas kunna flytta in vid årsskiftet 2018/2019 under förutsättningar att alla tidplaner hålls. Det är i nuläget oklart hur länge den internationella skolan kommer att ha sin verksamhet i kvarteret Dekanen.


Kvarteret Heleneholm 4

År 2006 förvärvade Malmö stad kvarteret Heleneholm 4 (f.d. lärarhögskolan). I de administrativa lokalerna inom byggnad S-Y finns stadsområdesförvaltning Söder, en tandvårdsklinik, Musikhögskolan och en förskola. På området finns ytterligare en förskola, inom Byggnad K, förskolans placering på Heleneholm är kopplad till områdets framtida utveckling.

Efter önskemål från fritidsförvaltningen pågår projektering för att anpassa idrottshallen i byggnad O, så att den kan ta emot mer publik. Diskussion pågår med skolförvaltningarna och fastighetskontoret om den framtida inriktningen av kvarvarande lokaler. Heleneholm utreds som ett alternativ för de verksamheter som lämnar kvarteret Dekanen.

Kvarteret Forskaren inom Mas Södra

Fastigheten ingår som utvecklingsfastighet sedan 2010, när dåvarande hyresgäst lämnade lokalerna. Fastighetens renoveringsbehov, dess speciella karaktär och innehåll gör att potentiella hyresgäster på marknaden är få. Stadsfastigheter har inlett en diskussion med fastighetskontoret om fastighetens framtida användning men för stunden finns inga konkreta planer. Stadsfastigheter kommer att arbeta för att fastigheten överlämnas till fastighetskontoret för försäljning under 2016.

Heleneholms ambulansstation

Räddningstjänsten Syds enhet för färdtjänst med specialtransporter är placerade på Heleneholms ambulansstation och enheten övergick till serviceförvaltningen 2014. Vid en tidigare genomförd utredning gjordes bedömningen att fastigheten är i starkt behov av renovering. Ska fastigheten behållas på längre sikt bör alternativet att riva byggnaden och bygga nytt utifrån Malmö stads lokalbehov beaktas. Specialtransporter har med fastighetskontorets lokalförsörjningsavdelning hjälp letat efter alternativa lokaler men ännu ej funnit några. Då lokalerna är i starkt behov av åtgärder anser stadsfastigheter att de inte är lämpliga att hyra ut i nuvarande skick.


6 Ekonomi

I detta avsnitt kommenteras de ekonomiska förutsättningarna för 2016 avseende resultaträkning och investeringsram.

6.1 RESULTATRÄKNING

Tkr Prognos 2015 Budget 2016 Förändring

Intäkter 2 730 852 2 902 000 171 148

Totala intäkter 2 730 852 2 902 000 171 148

Lönekostnader -402 751 -440 266 -37 515

PO-Pålägg -154 623 -168 765 -14 142

Övriga personalkostnader -1 876 -569 1 307

Totala personalkostnader -559 250 -609 600 -50 350

Övriga kostnader -1 509 199 -1 479 606 29 593

Avskrivningar -462 400 -515 200 -52 800

Totala övriga kostnader -1 971 599 -1 994 806 -23 207

Nettokostnad exkl. finansnetto 200 003 297 594 97 591

Kommunbidrag -20 203 -145 594 -125 391

Finansiella intäkter

Finansiella kostnader -157 900 -152 000 5 900

Resultat 21 900 0 -21 900

Nettokostnad 42 103 145 594 103 491

6.1.1 Resultatkrav

Servicenämnden har ett resultatkrav/negativt kommunbidrag på 145,6 mnkr för 2016. Detta är en förändring på 125,4 mnkr i förhållande till budget och prognos 2015. Förändringen är beslutad av kommunfullmäktige.

Förändringen består av:

• Lägre räntekostnader, netto -5 mnkr (Budget 2015, -35 mnkr och budget 2016, -40 mnkr)

• Driftkonsekvenser av hög investeringsvolym, 21 mnkr • Höjt personalomkostnadspålägg för ungdomar, 1,1 mnkr • Pris- och lönekompensation för vissa tjänster på kommuntjänster, 0,4 • Effekter av övergång till komponentavskrivningar, -131 mnkr • Effekter av ny skolhyresmodell, -11,9 mnkr


Det positiva resultatet i prognosen för 2015 på 21,9 mnkr är främst att hänföra till stadfastigheter och beror bland annat på den vädermässigt milda inledningen av året och ett positivt finansnetto. I prognosen ingår också att förvaltningen tar en nettokostnad på 16 mnkr till följd av skyfallet augusti 2014, där försäkringsersättningen inte utgår. Motsvarande belopp finns som överskott kommuncentralt, då kostnaden bokades upp i bokslut 2014.

Resultaträkning per avdelning, se bilaga 1.

6.1.2 Intäkter

Serviceförvaltningens intäkter för 2015 är budgeterade till 2 902 mnkr. Intäkterna ökar netto med 171 mnkr i förhållande till prognos 2015 (Utfallsprognos 2) och med 166 mnkr jämfört med budget 2015.

Stadsfastigheters budgeterade intäkter för 2016 är 1 704 mnkr. Det är en ökning med 125 mnkr i förhållande till prognos 2015 och med 113 mnkr jämfört med budget 2015. Ökningen beror till största delen på nya hyreskontrakt för färdigställda investeringar. Här kan bland annat nämnas helårseffekt avseende Malmö Live, Hylliebadet och WMU samt ett antal färdigställda förskolor och skolor. Ytterligare en anledning till ökade intäkter är effekten av översynen av skolhyresmodell. Prognosen är något lägre än budget 2015 till följd av reglering efter skyfallet 2014. Ersättning från stadskontoret för eftersatt underhåll uppgår till 41 mnkr vilket är samma belopp som 2015. Konsumentprisindex ökade med 0,09 % mellan oktober 2014 och 2015, vilket innebär att indexeringen av befintliga avtal är försumbar.

Kommuntekniks budgeterade intäkter för 2016 är 583 mnkr och avdelningen ökar sina intäkter med 12 mnkr i förhållande till prognos 2015, men endast 5 mnkr jämfört med budget 2015. Prognosen 2015 är lägre till följd av volymen på tilläggsbeställningar och vinterväghållning. Gatukontoret är en av två stora beställare till kommunteknik och den omorganisation som gatukontoret gjorde 2015 har haft stor effekt på kommunikation och samarbete under det gångna året. Med ett års erfarenhet av nya kontaktvägar och arbetssätt kan kommunteknik se en förbättring av samarbetet kring bland annat tilläggsarbeten. Den nya verksamheten, trafiksignaler, ger en mindre intäktsökning för 2016. Det nya avtalet för vinterväghållning och de tillkommande ytorna i driftavtal för markskötsel i Västra Malmö ger endast mindre effekter på kommuntekniks intäkter. Även indexuppräkningen är marginell.

Kommuntjänsters budgeterade intäkter för 2016 är 300 mnkr, en nettoökning med 33 mnkr i förhållande till prognos 2015 och med 38 mnkr jämfört med budget 2015. För kommuntjänster har en förändring av resultatkravet/kommunbidraget för de så kallade ”icke valbara tjänsterna” gjorts i samband med budget 2016. Tidigare har detta hanterats via serviceförvaltningens ledning och kommuntjänster har därigenom fått en intäkt för detta. Från och med 2016 får kommuntjänster inte denna intäkt på 15 mnkr utan detta avspeglar sig med motsvarande belopp i att avdelningen istället har ett budgeterat negativt


resultat.

I övrigt ökar kommuntjänsters intäkter med 49 mnkr (38 mnkr i förhållande till prognos) för den nya enheten städservice. IT-service ökar sina intäkter med 12 mnkr. Detta motsvarar de ökade resurser som behövs för att leverera service och utveckling och som ersätts av stadskontoret, den största ökningen är på stadsnät. Även HR-service och extern service ökar sina intäkter bland annat genom uppräkning av priser enligt avtal samt en viss utökning av tjänster som exempelvis bemanningsplanering. Avseende intern service så genomgår verksamheten en omstrukturering och tjänsteutbudet förändras med hänsyn till efterfrågan vilket minskar deras intäkter. Här kan nämnas avveckling av tryckeriet som skedde redan under 2015, överföring av tjänster till före detta beställare för vaktmästar- och supporttjänster samt förändrat uppdrag för skanningen.

Skolrestaurangers budgeterade intäkter för 2016 är 259 mnkr, en minskning med 6 mnkr i förhållande till prognos. Prognosen är högre till följd av leverans av mat till ensamkommande barn som beräknas ge 9 mnkr för 2015. I budget 2016 är inte denna post beaktad varken på intäkts- eller kostnadssidan, då det är svårt att bedöma i vilken omfattning denna leverans kommer att ske under 2016. Detta innebär att den ordinarie verksamheten ökar sina intäkter med 3 mnkr i förhållande till prognos 2015 och 4 mnkr jämfört med budget 2015. Ökningen kan hänföras till ökat antal elever på grund- och gymnasieskolan samt försäljning till fritidskunder. Emellertid påverkas intäkterna negativt av sänkta avtalsindex som har lett till sänkta priser för skollunch till grundskolan, sänkningen är i genomsnitt 1,80 procent jämfört med 2015 års prisnivå. Även minskad försäljning till förskolor och avslutade avtal till privata kunder påverkar intäkterna negativt.

Detta håller omsättningen på lägre nivå än som vad som krävs utifrån kostnadsvolymen och sätter press på skolrestaurangers ekonomi under 2016.

Priset per portion för skollunch 2016:

• för årskurs F–5: 23,60 kr • för årskurs 6–9: 31,40 kr • för gymnasiet: 35,35 kr

6.1.3 Personalkostnader

Personalkostnaderna är budgeterade till 610 mnkr, en ökning med 50 mnkr i förhållande till prognos 2015 och med 59 mnkr jämfört med budget 2015. Den största ökningen står kommuntjänster för med en ökning på 40 mnkr i förhållande till prognos. Detta kan hänföras till de verksamhetsförändringar som är beskrivna under intäkter. Kommunteknik ökar sina personalkostnader med 11 mnkr. Ökningen hänför sig bland annat till den nya verksamheten trafiksignaler och till enheten fastighet till följd av ökade uppdrag under 2015. Till följd av de lägre volymerna på tilläggsbeställningar 2015 har kommunteknik under 2015 försökt att anpassa personalstyrkan för att möta effekten av de lägre intäkterna


och därigenom fått en något lägre prognos på personalkostnaderna. I budget 2016 är denna effekt inte planerad. För skolrestaurangers del är budgeten i paritet med 2015 års prognos för ordinarieverksamheten. Kostnadsökningen på grund av fler elever, bemanning på nya kök och löneöversyn har skolrestauranger försökt att balansera i budgeten med lägre bemanning till följd av avslutade kontrakt med förskolor. Det kvarstår dock en risk att den planerade minskningen av bemanningen inte är tillräcklig för att klara nivån på budgeterade personalkostnader.

I ökningen ingår även förväntade löneökningar för 2016 för samtliga avdelningar.

6.1.4 Övriga kostnader

Övriga kostnader är totalt budgeterade till 1 480 mnkr, en minskning med 30 mnkr i förhållande till prognos 2015 och med 53 mnkr jämfört med budget 2015. Den största förändringen är att hänföra till stadsfastigheter.

Stadsfastigheters övriga kostnader är budgeterade till 835 mnkr, en minskning med 21 mnkr i förhållande till prognos 2015 och med 46 mnkr i förhållande till budget 2015. I prognosen ingår återförda kostnader för ej genomförda åtgärder efter skyfallet 2014 med 14 mnkr. I budget 2016 har inom övriga kostnader beaktats förändrade principer för långtidsplanerat underhåll till följd av komponentavskrivningar. I budgeten finns även utrymme för att eventuellt göra en justering gentemot stadskontoret avseende ny skolhyresmodell.

I stadsfastigheters övriga kostnader ingår bland annat akut underhåll, driftsunderhåll, fastighetsservice, förbrukningsavgifter samt eftersatt underhåll. Total budgeterad fastighetsyta uppgår till 1 690 188 kvm.

Till följd av införandet av komponentavskrivningar uppdelas det tidigare långtidsplanerade underhållet från och med budget 2016 i driftsunderhåll och investeringsunderhåll. Ett regelverk är framtaget som styr vilken finansiering som gäller. De underhållsåtgärder som påbörjats under 2015 och fortsätter in på 2016 bedöms som driftsunderhåll. Kostnaden för driftsunderhåll budgeteras till 107 mnkr, vilket motsvarar 63 kr/kvm. Investeringsunderhållet bedöms uppgå till 150 mnkr. Dessa två poster tillsammans ger 152 kr/kvm, att jämföra med prognosen för det långtidplanerade underhållet 2015 som är 150 kr/kvm.

Kostnaden för akut underhåll är budgeterad till samma nivå som 2015, d.v.s. 20 mnkr och motsvarar 12 kr/kvm. Kostnaderna för åtgärder efter skador och försäkringspremie gällande egendom är sammantaget budgeterade till 25 mnkr. Kostnaderna är beräknade efter det interna självförsäkringssystem som finns inom Malmö stad. Budgeten inrymmer en viss osäkerhetsfaktor med anledning av följdskador och premieförändringar till följd av skyfallet 2014.


Stadsfastigheter har driften av fastigheterna utlagd på funktionsentreprenad. Fastighetsbeståndet är uppdelat i åtta områden varav kommunteknik innehar fyra. Nuvarande avtal tecknades med tre entreprenörer 2009 och har förlängts en gång och gäller till och med oktober 2016. Under 2014 och 2015 har ett arbete pågått med att ta fram ett nytt förfrågningsunderlag för att genomföra en ny upphandling.

I övrigt gäller de övriga driftavtalen under 2016, såsom avtal för utemiljö, kyla, storkök, ammoniakanläggningar, hissar och glasreperationer.

Målsättningen är att fortsätta med satsningen på energibesparingsåtgärder under 2016. Serviceförvaltningen har under ett antal år satsat på olika energibesparingsåtgärder såsom optimeringar av energianläggningar, investeringar i ny bättre teknik, egen effektiv energiproduktion samt vid om- och nybyggnad skapa energieffektiva lokaler. Dessa åtgärder har varit och är nödvändiga, inte minst ur ett ekonomiskt perspektiv, då den allmänna prisutvecklingen har ökat mer än vad som varit möjligt att kompensera med hyreshöjningar.

Förbrukningsavgifterna är budgeterade till 88 mnkr och är i samma nivå som prognos 2015. Avtal tecknades med ny leverantör, Energi Försäljning Sverige AB, och gäller från och med 2014. Avtalet är tecknat med ursprungsgarantier GoO (Guarantees of Origin), ursprungsgarantier är ett bevis som redovisar från vilka energikällor el har producerats. För 2016 är 80 % av elbehovet prissäkrat.

Enligt VA Syd fanns det inga beslut om prishöjningar när stadsfastigheter upprättade budgeten, beslut väntas i december månad. Beräknad prishöjning är 5 % jämfört med 2015.

Värmekostnaden för 2016 är budgeterad till 114 mnkr vilket är en ökning med drygt 10 mnkr jämfört med budget 2015 och med 23 mnkr i förhållande till prognos 2015. År 2009 tecknades ett nytt fjärrvärmeavtal som gäller till och med 2015. Det gynnsamma energiavtalet tillsammans med de åtgärder som genomförts för energioptimering har för avtalsperioden inneburit succesivt minskade energikostnader. Nytt fjärrvärmeavtal har tecknats att gälla från och med 2016 och förväntas ge en ökad kostnad med drygt 10 mnkr baserat på ett genomsnittligt normalår. Prognosen 2015 baseras på ett betydligt varmare år en ett normalår.

Stadsfastigheter har sedan 1993 erhållit anslag i syfte att åtgärda det eftersatta underhållet. Från och med 2010 har åtgärderna riktats mot fritidsfastigheterna. Nivån på anslaget har sedan 2014 varit 41 mnkr och är oförändrat i budget 2016. Utöver de 41 mnkr har stadsfastigheter avsatt ytterligare 3 mnkr till eftersatt underhåll. Förvaltningens bedömning är att 2016 är det sista året dessa medel behövs för fritidsfastigheterna.

Kommuntekniks övriga kostnader är budgeterade till 371 mnkr, en ökning på 3 mnkr i förhållande till prognos 2015 och är i samma nivå som budget 2015. De största posterna som ingår i kommuntekniks övriga kostnader är entreprenad- och tjänstekostnader, materialkostnader samt fordons- och maskinkostnader.


Kommuntjänsters övriga kostnader är budgeterade till 123 mnkr, vilket är en ökning med 9 mnkr i förhållande till prognos 2015 och med 11 mnkr i förhållande till budget 2015. Den största ökningen är att hänföra till den nya verksamheten städservice. Även IT-service ökar sin övriga kostnader och detta kan hänföras till bland annat utbyggnaden av stadsnät. Intern service minskar sina övriga kostnader till följd av förändrat utbud av tjänster som nämns under intäkter.

Skolrestaurangers övriga kostnader är budgeterade till 133 mnkr, vilket är en minskning med 7 mnkr i förhållande till prognos 2015 men en ökning med 2 mnkr jämfört med budget 2015. Prognosen är högre till följd av leverans av mat till ensamkommande barn som beräknas ge 9 mnkr för 2015. I budget 2016 är inte denna post beaktad. Den största posten i övriga kostnader är livsmedelskostnader på 78 mnkr, en minskning med 4 mnkr i förhållande till budget 2015. Livsmedelskostnaderna minskar till följd av nytt livsmedelsavtal vilket gäller från sommaren 2015 och det resulterar i en lägre menykostnad. Även avslutade kundavtal och fortsatt satsning på minskat svinn håller nere kostnaderna för livsmedel. I budget 2015 togs höjd för ökade kostnader inför ett nytt livsmedelsavtal. Hyreskostnaderna är något högre 2016 än 2015 då ett antal nya kök tillkommer.

6.1.5 Kapitalkostnader

Avskrivningarna är budgeterade till 515 mnkr, en ökning med 53 mnkr i förhållande till prognos och med 58 mnkr jämfört med budget 2015. Ökningen beror främst på färdigställda ny- och ombyggnationer, här kan nämnas Hylliebadet och Malmö Live som får helårseffekt 2016. Från och med 2016 gäller komponentavskrivningar fullt. Det innebär att modellen nu används både för de investeringar som färdigställs samt att det befintliga fastighetsbeståndet kommer att räknas om enligt denna modell. Det har gjorts en preliminär beräkning av vad effekterna på det befintliga beståndet ger i avskrivningar, men det är först när den skarpa beräkningen i anläggningsregistret görs som den verkliga effekten kan bedömmas, varför budgeten avseende avskrivningar innehåller en viss osäkerhetsfaktor. Kommunfullmäktige har kompenserat nämnden genom resultatkravet/negativa kommunbidraget för effekten av beräknad merkostnaden till följd av komponentavskrivningar med 19 mnkr.

Finansnettot är budgeterat till 152 mnkr, vilket är 6 mnkr lägre än prognos 2015 och 23 mnkr lägre jämfört med budget. Bedömningen är att de lån som kommer att nytecknas eller regleras under året sker på en lägre räntenivå.

Serviceförvaltningen har gjort bedömningen att tre nya lån kommer att behöva tecknas under 2016: Ett lån på 300 mnkr under våren, ytterligare ett lån på 400 mnkr under sommaren samt ett lån under hösten på 300 mnkr för färdigställda investeringar. Under 2016 kommer även två lån att räntejusteras.


6.2 INVESTERINGSRAM

Typ av investering Prognos 2015 Budget 2016 Förändring

Servicenämnden 1 000 000 1 203 900 203 900

Investeringsbudgeten upprättas i februari månad inför kommande år och baseras på kundernas identifierade lokalbehov enligt framtagen lokalförsörjningsplan. På grund av att planen och budgeten tas fram i ett sådant tidigt skede och på bruttonivå innebär detta att projekt kan komma att tidigareläggas, försenas och bortprioriteras.

Sedan budget 2014 har servicenämnden tilldelats en investeringsram fördelad efter beslutade respektive ej beslutade investeringar samt per kategori det vill säga skolor, förskolor, LSS, övriga boenden, fritid, kultur samt övrigt.

Målet om en hållbar ekonomisk utveckling sätter indirekt en gräns för investeringsverksamhetens omfattning i staden. Mellan 2016–2019 har stadens investeringsnivå satts till runt 2 700 mnkr per år.

Den av kommunfullmäktige beslutade investeringsramen 2016 avseende servicenämnden uppgår till 1 203,9 mnkr. För 2015 uppgår servicenämndens prognos avseende investeringar 1 000 mnkr. I jämförelse mot beslutad budget 2015 är detta en positiv avvikelse på 260 mnkr.

Servicenämnden tilldelades i kommunfullmäktiges budget (beslut i juni) en investeringsram om 831 mnkr för 2016 för att genomföra beslutade investeringar samt planerade omsorgsboenden. Nämndens begäran om investeringsram för år 2016 uppgick, enligt nämndens budgetskrivelse till 1 764 mnkr och baserades på de projekt som var aktuella enligt lokalförsörjningsplanen. I kommunfullmäktiges beslut om budget 2016 fanns det även kommuncentralt avsatt en ofördelad investeringsram, denna investeringsram skulle kunna överföras till respektive nämnd i kommande budgetbeslut. I ett tilläggsärende som behandlades i kommunfullmäktige under hösten tilldelades servicenämnden ytterligare 223 mnkr ur denna ram för att möjliggöra investeringar främst avseende skolor, förskolor, omsorgsboenden samt beslutade övriga investeringar.

Vid samma tillfälle beslutades att öka investeringsramen med 150 mnkr till följd av att långtidsplanerat underhåll flyttas från driftskostnad till investeringsutgift i konsekvens med övergången till komponentavskrivningar. Därmed blir 2016 års ram för nämnden 1 204 mnkr.

Skolrestaurangers del av investeringsramen beräknas till 23 mnkr, detta är en ökning jämfört med tidigare år, då volymen varit mellan 4-12 mnkr. Ökningen kan hänföras till utrustning av två kök i nya skolor och fyra ombyggda kök samt ökat behov av utbyte av äldre utrustning och en fortsatt satsning på en förbättrad arbetsmiljö.

Grundskoleförvaltningen har aviserat att elevunderlaget inte motsvarar tidigare prognoser med följden att några nya skolprojekt förskjuts minst ett år framåt i tiden. Projekten är


Cementens skola och skolan vid Gyllins trädgård. Ett intensivt arbete pågår för att snabbt få fram en grundskola på Malmö Borgarskolas tomt. Enligt plan vill grundskoleförvaltningen ha skolan klar inför höstterminen 2018.

Projekt som återfinnes i investeringsplanen 2016–2021, dock utan investeringsbelopp, är ventilationsåtgärder samt marksaneringskostnader gällande skolor och förskolor. En diskussion pågår i staden kring hur dessa frågor ska hanteras och finansieras.

Serviceförvaltningen har täta kontakter med stadskontoret om utvecklingen och behovet av investeringsmedel bland annat genom investeringsgruppen.

Köp av bostadsrätter

Stadsområdesförvaltningarna har stora svårigheter med att finna lämpliga boenden för hemlösa ungdomar i åldern 18–23. Särskilt svårt är det att hitta lösningar för de ungdomar som kommer från behandlings- eller familjehem och som i många fall är i behov av fortsatt stöd under en övergångsperiod. I en del fall blir personen kvar på behandlingshemmet med höga kostnader som följd bara för att det inte finns någon bostad i Malmö. I andra fall köper individ-och familjeomsorgsavadelningarna på de olika stadsområdesförvaltningarna platser på boenden där omfattningen av vilken hjälp den boende kan få varierar. Även här handlar det om höga kostnader.

Stadsområdesförvaltningarna gjorde i maj 2014 en gemensam inventering av behovet av bostadsrätter för den här målgruppen och kom fram till att minst 30 lägenheter fördelat på sex per stadsområde behöver köpas in över en treårsperiod. Hittills har serviceförvaltningen fått in beställningar på 11 bostadsrätter för den här målgruppen.

Några av de större investeringarna som beräknas bli färdigställda under 2016

Skolor Nybyggnad av Stapelbäddens flexiskola beräknas bli klar under våren, Nybyggnationen av Glasugnens skola och Rosengårdsskolans samt Munkhätteskolans ombyggnation beräknas bli klara under sommaren och Lorensborgsskolans tillbyggnad beräknas vara klar i slutet av året.

Förskolor Några nya förskolor beräknas vara klara under året: Svansjöns förskola, Kalkbrottets förskola, Myggans förskola, Galjonens paviljongförskola (etapp 3) och Almängens förskola.

Övriga projekt Vindkraftverk nummer 2 beräknas vara klar i slutet av året. Om- och tillbyggnad av Malmö operas orkestersal beräknas vara under våren och idrottshallen vid Stapelbädden beräknas vara klar till sommaren.

Pågående större objektsgodkända projekt

Några av de större pågående projekten som beräknas bli klara 2017 och framåt är:


• Risebergaskolan och Geijerskolan, om- och tillbyggnad • Hyllie nya skola och förskola, nybyggnad • Bladbaggens skola inklusive förskola i Bunkeflo, nybyggnad • Rörsjöns nya förskola, nybyggnad • Granbackens förskola i Riseberga, nybyggnad • Soltofta omsorgsboende i Husie, nybyggnad • Kulladalsskolan, tillbyggnad


Budget 2016 serviceförvaltningen

SEF ledningStads-fastigheter

Kommun-tjänster

Kommun-teknik

Skolres-tauranger

Totalt Service-förvaltningen

Intäkter 56 000 1 704 000 300 000 583 000 259 000 2 902 000Totala intäkter 56 000 1 704 000 300 000 583 000 259 000 2 902 000Lönekostnader -26 794 -48 900 -137 345 -145 473 -81 754 -440 266PO- pålägg -9 906 -18 800 -52 823 -55 938 -31 298 -168 765Övriga personalkostnader 0 0 -32 -89 -448 -569Personalkostnader -36 700 -67 700 -190 200 -201 500 -113 500 -609 600Övriga kostnader -17 793 -835 280 -123 120 -370 378 -133 035 -1 479 606Avskrivningar 0 -504 000 -1 000 -2 900 -7 300 -515 200Totala övriga kostnader -17 793 -1 339 280 -124 120 -373 278 -140 335 -1 994 806Nettokostnad 1 507 297 020 -14 320 8 222 5 165 297 594Kommunbidrag -145 594 0 0 0 0 -145 594Finansiella intäkter 0 0 0 0 0 0Finansiella kostnader 0 -150 000 -150 -250 -1 600 -152 000KB & finansiella poster -145 594 -150 000 -150 -250 -1 600 -297 594Resultat -144 087 147 020 -14 470 7 972 3 565 0

Övrig ekonomisk information Budget 2016 Budget 2016 Budget 2016 Budget 2016 Budget 2016 Budget 2016Investeringar 0 1 177 900 0 3 000 23 000 1 203 900

Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (3) Datum...

Documents

Transcript of Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (3) Datum...