Makalah sistem pelaporan keuangan
-
Upload
pondokcabe2014 -
Category
Education
-
view
476 -
download
7
Transcript of Makalah sistem pelaporan keuangan
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Informasi salah satu faktor penting yang sangat berpengaruh di dalam
pelaporan keuangan yang jujur dan transparan. Informasi mengenai pengelolaan
keuangan di suatu departemen menjadi sangat penting yang di dalamnya
mendukung proses keputusan manajemen dan dituntut untuk dapat dikelola secara
teliti serta kehati-hatian yang tinggi. Sistem komputerisasi dengan bahasa
pemogramannya yang kompleks adalah suatu cara terbaik untuk menghindari
terjadinya kesalahan/meminimalisir keterlambatan informasi dan menuntut
keakuratan data. Untuk mengolah data-data yang ada diperlukan suatu sistem baik
secara manual atau komputerisasi. Untuk itu dibutuhkan suatu analisa terhadap
sistem dan kemudian melakukan perancangan Sistem Pelaporan Keuangan pada
Departemen Kebudayaan dan Pariwisata, Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni
dan Film yang terkomputerisasi.
Surat Perintah Membayar atau yang dikenal SPM yang diterbitkan oleh
Ditjen NBSF dan Surat Perintah Pencairan Dana atau SP2D yang diterbitkan oleh
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN Jakarta IV) pada Direktorat
Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film menjadi hal penting yang harus ditangani
secara ser ius agar pelaporan keuangan menjadi benar-benar valid .
Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film adalah Satuan kerja di
salah satu Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang mempunyai 5 (lima)
Direktorat dan satu Sekretariat yang diantaranya ada Direktorat Kesenian,
2
Direktorat Kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa, Direktorat Tradisi,
Direktorat Pembangunan Karakter dan Pekerti Bangsa dan Direktorat Perfilman
adapun di Kesekretariatan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film
mempunyai 4 (empat) bagian diantaranya Bagian Perencanaan dan Hukum, Bagian
Kepegawaian, Bagian Keuangan dan Bagian Umum, disini penulis tertarik
membuat Analisis Sistem Infomasi pada Bagian Keuangan untuk memudahkan
pelaporan keuangan yang sangat dibutuhkan kevalidannya dan kebenarannya.
1.2 Identifikasi Masalah
Dalam penyusunan dan penulisan ini penulis melihat adanya permasalahan yang
ada pada penelitian yaitu :
1. Pembuatan Laporan Keuangan yang tidak valid dan memakan waktu;
2. Kesalahan penggunan AKUN dan SUB KEGIATAN yang berakibat tidak
sinkronnya laporan keuangan;
3. Kesulitan di dalam mengontrol realisasi daya serap keuangan yang diminta
oleh pimpinan dan juga hambatan unit kerja yang tidak berada di dalam satu
tempat.
3
1.3 Pembatasan Masalah
Mengingat begitu luasnya ruang lingkup permasalahan dan dengan adanya
keterbatasan data, waktu dan kemampuan yang dimiliki serta menghindari
pembahasan yang melebar, maka batasan masalah adalah Kesalahan penggunan
AKUN dan SUB KEGIATAN yang berakibat tidak sinkronnya laporan keuangan
dalam memberikan laporan yang akurat, sesuai dengan kenyataan yang ada.
Pembuatan laporan yang efisien waktu dan mempermudah penyajian laporan pada
periode-periode tertentu.
1.4 Perumusan Masalah
Untuk memperjelas dan mempermudah pemahaman dalam penulisan kerja
Praktik, maka rumusan masalah yang akan dibahas adalah :
Bagaimana analisis Sistem Informasi Laporan Keuangan berdasarkan
AKUN dan Sub Kegiatan pada Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film.
1.5 Tujuan dan Kegunaan
1.5.1 Tujuan
Tujuan mengadakan penelitian adalah untuk melakukan analisis sistem
informasi keuangan pada Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film.
4
1.5.2 Kegunaan
1. Memudahkan Satuan Kerja Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan
Film dalam proses pelaporan keuangan berdasarkan Surat Perintah
Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
2. Pengefisiensian waktu dalam pembuatan laporan pada periode tertentu.
1.6 Metodologi Penelitian
Dalam penyusunan riset ini, penulis menggunakan metode penelitian dan
pemecahan masalahnya dengan cara :
1. Metode Wawancara
Dilakukan tanya jawab kepada PUM (pemegang uang muka kerja)
tiap-tiap Direktorat serta Bendahara Pengeluaran di Direktorat
Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film guna mendapatkan informasi,
sehingga data-data yang diperoleh dapat dijadikan bahan dalam
penulisan.
2. Metode Observasi
Dilakukan suatu pengamatan langsung ke lapangan pada sistem
yang sedang berjalan, mulai dari pengecekan daya serap per
kegiatan, sub kegiatan dan Akun sampai dengan pembuatan
laporan.
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
2.1.1 Sistem
Pada dasarnya suatu sistem adalah sekelompok sistem yang erat hubungan satu
dengan yang lainnya, yang bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari
definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem, menurut pendapat
mulyadi (1993, hal 2-3) adalah sebagai berikut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula
dari sekelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan
Unsur-unsur berhubungan erat satu dan yang lainnya dan sifat kerjasama antar
unsur tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur-unsur tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem
Setiap sistem mempunyai maksud, tujuan dna sasaran tertentu, dan unsur-unsur
bekerja sama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan
tersebut.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar
6
Menurut pendapat Goordon B. Davis (1991, hal :67-68 : “Sistem dapat berbentuk
abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur. Dari
gagasan atau konsepsi yang saling tergantung, sedangkan sistem fisik tidak hanya
terbentuk konsptual, karena dapat memperlihatkan kegiatan dan perilaku. Sebuah
sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama
untuk mencapai sebuah maksud, tujuan atau sasaran”.
Menurut Drs. Moekijat (1991, hal 4) : “Sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan
yang kompleks atau terorganisasi; Suatu kumpulan atau perpaduan hal-hal atau
bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh”.
2.1.2 Informasi
Goordon B. Davis (1993, hal : 27) berpendapat bahwa : “Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang”.
Berdasarkan pendapat Wilkinson (1993 hal : 3) : “Pengertian informasi adalah
informasi yang terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai
melalui pemprosesan. Idealnya informasi adalah pengetahuan yang berarti dan
berguna untuk mencapai sasaran”.
7
Berdasarkan pendapat Berry E. Chusing (1982, hal : 11) :” Informasi adalah hasil
pemprosesan data yang terorganisasi dan mempunyai arti bagi yang
menerimanya”.
Kualitas dari suatu informasi, pendapat dari Jhon Bruch dan Gary Grudriitski
(1986, hal 10-11) :” adalah sebagai berikut :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan
maksudnya atau tidak menyesatkan.
2. Tepat Waktu
Informasi bagi pemakainya harus tepat pada waktunya karena informasi yang
usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
3. Relevan
Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya sehingga informasi yang
ditujukan pada orang yang tepat karena manfaat informasi bagi tiap orang
adalah berbeda.
Jogiyanto H.M (1989, hal 25) berpendapat bahwa : Informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya,
Sumber data informasi adalah sebuah data yang menggambarkan suatu
kejadian nyata pada saat tertentu, ditunjang dengan akurat, tepat waktu,
relevannya informasi tersebut”.
8
2.1.3 Sistem Informasi
Definisi sistem informasi yaitu suatu rangkain informasi yang di dalamnya
terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling bertergantungan satu
sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil, yaitu dari
sub-sub, dan seterusnya sampai yang terkecil.
Berdasarkan pendapat Wilkonson (1993, hal : 14) “Sistem Informasi adalah
suatu kerangka kerja dengan sumber daya manusia (manusia, komputer)
dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi),
guna mencapai sasaran suatu Depertemen”.
Pendapat Robert A. Leitch dan K. Rosccoe Davis (1984, hal : 11) “ Sistem
Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial
dan kegiatan. Strategi dari suatu organisasi dan menyediakan untuk pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Drs. Zulkifli Amsyah, MLS (1996, hal : 9) “ Sistem Informasi disini diartikan
sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari
pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali,
penyajian, pendistribusian kepada para manajemen dan mengambil keputusan”.
9
2.2 Analisis Sistem
Tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting,
karena kesalahan pada tahap ini akan menimbulkan masalah pada tahap-tahap berikutnya.
2.3 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem menurut Yogiyanto (1995, hal : 129) adalah penguraian dari sistem
informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikannya.
2.4 Perancangan Sistem
Desain Sistem menurut Rovert J. Verzello/Jhon Reuter III dalam buku Jogiyanto :
tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-
kebutuhan fungsional dan persiapan rancang bangun implementasi : menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk.
Menurut Jhon Burch dan Gary G, desain adalah sebagai perencanaan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu
yang utuh dan berfungsi.
Menutut George M.Scoot desain adalah bagaimana menentukan sistem, akan
menyelesaikan apa yang diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga
10
setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah
ditetapkan pada akhir anaalisis sistem.
Dari ketiga definis diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah
suatu tahapan yang mempersiapkan rancangan implementasi dan menggambarkan sistem-
sistem usulan yang dikembangkan
Perancangan sistem di bagi menjadi 2(dua) yaitu :
1. Perancangan sistem secara umum
Tujuan dari perencanaan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada use tentang sistem yang baru. Perencanaan sistem secara
umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan
dirancang adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.
2. Perancangan sistem terinci
Pada tahap perancangan output secara umum, perancangan outputnya hanya
dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru, output apa saja
yang dibutuhkan untuk sistem yang baru ? perancangan output secara umum
dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini sedangkan “bagaimana dan seperti
apa bentuk dari output-output tersebut”. Perancangan output terrinci dimaksudkan
untuk menjawab pertanyaan itu, misalkan bagaimana bentuk laporan yang ingin
ditampilkan baik dilayar keluaran dalam bentuk dokumen keras, dan bagaimana
bentuk input data layar komputer.
11
Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai;
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang baru yang lengkap.
2.5 Peralatan Perencanaan Sistem
2.5.1 Kamus Data
Pendapat Jogiyanto H.M (1999, hal : 725-728) : “ Kamus data adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang
mengalir di sistem dengan lengkap, kamus data dibuat pada tahap analisis sistem
dan digunakan baik pada analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem.
Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar
analisis sistem dengan memakai sistem tentang data mengalir di sistem yaitu
tentang data tahap perencanaan sistem, kamus data digunakan untuk merancang
input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan
arus data yang ada di diagram yang ada diagram arus data.
Kamus data mencerminkan keterangan yang jelas, tentang data yang dicatatnya.
Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data berisi hal-hal berikut :
12
- Nama Arus Data
Nama dari arus data yang ada di kamus data harus sesuai dengan arus data
yang ada di diagram arus data.
- Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari
item-item data apa saja.
Nama Field Type Description
2.5.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional
sistem yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang
dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun
komputerisasi.
Komponen Data Flow Diagram ada empat yaitu :
1. Komponen Terminator
Kesatuan luar, disimbolkan dengan kotak , merupakan kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem dapat berupa orang, departemen atau sistem lain yang
berada di lingkungan yang akan memberikan input atau menerima input dari
sistem.
13
Gambar 2.1 Simbol Terminator
2. Komponen Data Flow/Alur Data
Arus data disimbolkan dengan panah, ini mengalir diantara proses, simpan data
dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa
masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Gambar 2.2 Simbol alur data
2.6 Pengertian AKUN
2.6.1 Arti AKUN
Akun atau sering disebut juga MAK (mata anggaran kegiatan) adalah jenis-
jenis kode pengeluaran 6 (enam) digit yang mempunyai PAGU tersendiri
pada tiap-tiap kegiatan yang ada di dalam suatu K/L (kementerian/lembaga)
pemerintahan yang penggunaannya secara umum dipergunakan oleh tiap
institusi Pemerintahan di seluruh tanah air.
Pada dasarnya AKUN/MAK memudahkan suatu K/L untuk memonitoring
berapa kebutuhan dana pada tiap-tiap K/L tersebut sehingga tidak terjadi
ketumpang tiindihan di dalam penyerapan dana yang telah terpakai.
14
Untuk membantu monitoring pengeluaran-pengeluaran yang lalu
dipergunakan sistem yang terkomputerisasi. Yang dimaksud dengan
komputerisasi adalah “ Perubahan sistem lama yang digunakan secara
manual menjadi sistem yang baru dengan menggunakan alat bantu
komputer “ dalam pengamat komputer dan komputerisasi oleh Sanyoto
Gandodiyoto (1998, hal 28) “Komputer itu sendiri pada dasarnya
merupakan sistem , yaitu sistem rangkaian sub sistem yang terdiri dari
peralatan dan fasilitas berupa komponen perangkat keras (hardware)
maupun perangkat lunak (soft ware).
2.6.2 Jenis-Jenis AKUN
KODE AKUN NAMA AKUN
511111 Belanja Gaji Pokok PNS
511119 Belanja Pembulatan Gaji PNS
511121 Belanja Tunj. Suami/Istri PNS
511122 Belanja Tunj. Anak PNS
511123 Belanja Tunj. Struktural PNS
511125 Belanja Tunj. PPh PNS
511126 Belanja Tunj. Beras PNS
511129 Belanja Uang Makan PNS
511151 Belanja Tunjangan Umum PNS
512211 Belanja uang lembur
512412 Belanja Pegawai Transito
521111 Belanja Keperluan Perkantoran
521115 Honor yang terkait dengan operasional Satuan Kerja
521119 Belanja Barang Operasional Lainnya
521211 Belanja Bahan
521213 Honor yang terkait dengan output kegiatan
521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya
522113 Belanja Jasa Konsultan
522114 Belanja Sewa
522115 Belanja Jasa Profesi
523111 Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan
523121 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
523129 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya
15
523199 Belanja Biaya Pemeliharaan Lainnya
524111 Belanja perjalanan biasa (DN)
524119 Belanja perjalanan lainnya (DN)
524219 Belanja perjalanan lainnya (LN)
532111 Belanja Modal Peralatan dan Mesin
Akun adalah kode yang disediakan oleh unit kerja yang khusus menangani
permintaan suatua K/L tertentu terhadap suatu kegiatan atau perencanaan
kegiatan yang akan dilaksanakan menyangkut besaran dana yang akan
diberikan, apabila permintaan melebihi dari anggaran yang telah diberikan
maka permintaan dana suatu kegiatan tidak dapat diberikan.
2.6.3 Metode Pengawasan Pengendalian AKUN
Umumnya metode pengawasan pengendalian ini terdiri atas :
1). Pengendalian Sistem SPM (surat perintah membayar)
Dalam pengendalian sistem SPM ini, K/L akan dapat melihat berapa
besaran yang telah dimintakan oleh suatu Direktorat di dalam suatu
kegiatan yang akan dilaksanakan.
2). Pengendalian Sistem SP2D (surat perintah membayar)
Adalah kelanjutan dari SPM diatas yang selanjutnya diajukan ke suatu
institusi yang khusus menangani permintaan pencairan anggaran K/L
(kementerian/lembaga) tertentu yang dikenal dengan KPPN (kantor
pelayanan perbendaharaan negara).
16
Berdasarkan dua pengendalian tadi akan terpantau dan diketahui secara
riil dan jelas berapa dana atau anggaran suatu K/L telah dilaksanakan
baik permintaan harian, mingguan dan bulanan.
17
BAB III
TINJAUAN UMUM DITJEN NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM
3.1 Sejarah Singkat
Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film merupakan Unit Kerja pada
Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang membawahi 5 (lima ) unit kerja pusat dan
13 BPSNT (Balai Pelestarian Nilai Tradisional) 11 (sebelas) berada di Daerah dan dua
diantaranya berada di pusat (Jakarta) GNI (Galeri Nasional Indonesia) LSF (Lembaga
Sensor Film), Direktorat Kesenian, Direktorat Perfilman, Direktorat Kepercayaan
Terhadap Tuhan Yang Maha Esa, Direktorat Tradisi, Direktorat Pembangunan Karakter
dan Pekerti Bangsa, dan satu Kesekretariatan Jenderal.
Direktorat Jenderal NBSF (Nilai Budaya, Seni dan Film) merupakan unit kerja
eselon I pada Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang secara rutin melaporkan
perkembangan maju mundurnya suatu kegiatan baik yang berada di pusat maupun di
daerah, dan juga melaporkan realisasi anggaran pada tiap-tiap unit kerja yang dibawahinya
yang pada akhirnya menjadi laporan pertanggung jawaban Presiden pada DPR-RI.
Direktorat Jenderal NBSF secara khusus menangani masalah-masah yang berada di
pusat maupun di daerah, mulai dari pelestarian kesenian, HaKI, Perfilman, Penyensoran
Film (iklan dan film-film (baik milik sendiri maupun luar negeri), aliran kepercayaan yang
berada di tanah air, dan yang masih hangat-hangatnya masalah keris dan batik yang sudah
di akui dunia Internasional.
18
Dengan memilikinya 13 BPSNT yang sebelas berada di daerah Ditjen NBSF
seringkali mengalami kendala tentang laporan keuangan, atau yang biasa disebut
disclemer itu terjadi karena antara pusat dan daerah sering kali tidak sinkron, khusus
mengenai masalah BMN (Barang Milik Negara) yang permasalahannya sampai sekarang
belum selesai, sebagain dikarnakan seringkali terjadi perubahan-perubahan struktur
organisasi pada masa-masa yang lalu dan belum lagi mengenai bencana alam besar yang
menimpa beberapa daerah tempat BPSNT berada, yag berakibat hilangnya data.
Apabila kita melihat pada latar belakang dan sejarah Ditjen Nilai Budaya, Seni
dan Film berada, maka salah tugas pokoknya adalah membangun masyarakat yang
mencintai kesenian, mencintai kekayaan alam atau melestariakan peninggalan-peninggalan
sejarah dengan cara merawat dan menjaganya, mengenal budaya nenek moyangnya dan
dapat melestarikan jangan sampai di akui oleh bangsa-bangsa lainnya dan juga mendidik
masyarakat tentang aliran kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa yang sebagain
besar berada di daerah (pelosok-pelosok). Sekretariat Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film
mempunyai tugas melakukan koordinasi, memberikan pelayanan teknis dan administrasi
kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film Dalam
melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film
menyelenggarakan fungsi :
19
a. Pengkoordinasian Penyusunan rencana dan peraturan perundang-
undang di lingkungan Direktorat Jenderal;
b. Pengelolaan urusan Kepegawaian serta Penataan Organisasi dan
terlaksananya di lingkungan Direktorat Jenderal;
c. Pengelolaan urusan keuangan di lingkungan Direktorat Jenderal;
d. Pengelolaan urusan tata persuratan, rumah tangga dan perlengkapan di
lingkungan Direktorat Jenderal;
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang dijabarkan diatas, perlu dirinci
dalam uraian tugas sebagai berikut :
(1) Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja tahunan di
lingkungan Direktorat Jenderal;
(2) Melakukan koordinasi, pelayanan teknis dan administrasi di lingkungan
Direktorat Jenderal;
(3) Mengkoordinasikan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan
langsung sesuai tugasnya masing-masing;
3.2 Struktur Organisasi
Merupakan suatu bagan yang menggambarkan bentuk organisasi yang akan
memperhatikan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan
hubungan kerja sama. Dan juga dikatakan sebagai pola hubungan yang mapan antara
komponen-konponen bagan-bagan dari organisasi, serta suatu kerangka yang mewujudkan
suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan
organisasi.
20
STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT
DIREKTORAT JENDERAL NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM
3.3 Deskripsi Pekerjaan
1. Sekretaris Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film mempunyai tugas :
memberikan pelayanan teknis administrasi kepada seluruh Satuan
Organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan
Film.
2. Kepala Bagian Keuangan mempunyai tugas :
melaksanakan pengelolaan keuangan Direktorat Jenderal Nilai Budaya,
Seni dan Film.
KASUBBAG
Perbendaharaan Negara
SEKRETARIS DITJEN
NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM
KEPALA BAGIAN
KEUANGAN
KASUBBAG
Verifikasi Anggaran
KASUBBAG
Pelaksanaan Anggaran
21
2.1. Kepala Subbag Pelaksanaan Anggaran mempunyai tugas :
melakukan pengelolaan, penggunaan, pengeluaran dan
penerimaan anggaran dilingkungan Direktorat Jenderal Nilai
Budaya, Seni dan Film serta revisi anggaran di Bagian
Keuangan.
2.2. Kepala Subbag Perbendaharaan Anggaran mempunyai tugas:
melakukan urusan Perbendaharaan Anggaran dan tata usaha
keuangan di lingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya,
Seni dan Film.
2.3. Kepala Subbag Verifikasi Anggaran mempunyai tugas :
melakukan urusan Verifikasi Anggaran di lingkungan
Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film.
22
BAB IV
ANALISA SISTEM INFORMASI LAPORAN KEUANGAN
DIREKTORAT JENDERAL NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM
4.1 Sistem Berjalan
Pada bagian ini penulis menguraikan secara detail sistem berjalan pada DITJEN Nilai
Budaya, Seni dan Film terurama pada transaksi SPM (surat perintah membayar) dan SP2D
(surat perintah pencairan dana). Unit yang terlibat dalam sistem simpan pinjam ini adalah
Bendahara Pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film dan Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Jakarta IV.
1. Proses Surat Perintah Membayar (SPM)
Bendahara pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film membuat pengajuan
anggaran dengan memasukkan kode program, kode kegiatan dan Akun kedalam Surat
Perintah Membayar (SPM);
2. Proses Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Setelah kelengkapan berkas Surat Perintah Membayar sesuai dengan persyaratan
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), maka dikeluarkan lah Surat
Perintah Pencairana Dana (SP2D)
3. Proses Laporan
Bagian Keuangan membuat laporan bulanan berdasarkan arsip Surat Perintah
Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencaiaran Dana (SP2D) yang dibuat setiap
23
bulan berdasarkan jenis SPM dan Direktorat kemudian diserahkan kebendahara
pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film.
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Bagian Keuangan
Kantor KPPN
Jakarta IV
Bendahara
Pengeluaran
Sistem
Informasi
Laporan
Keuangan
Diagram Konteks
SPM
SP2D
Laporan SP2D
24
Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan
Bagian Keuangan
1.
Input
SPM
SP
2D
Kantor KPPN
Jakarta IV
2.
Input
SP2D
Bendahara
Pengeluaran
3.
Laporan
SP2D
SPM
SP2D
LAPORAN
SP2D
DIAGRAM LEVEL O
Keterangan :
SPM : Surat Perintah Membayar
SP2D : Surat Perintah Pencaiaran Dana
KPPN : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
25
4.2 Kamus Data Sistem Berjalan
A. Kamus Data Masukan (Input) Sistem Berjalan
1. Nama arus data : Surat Perintah Membayar
Alias : SPM
Bentuk data : Berkas / Kertas cetakan
Arus data : Bagian Keuangan – Proses 1.0
Proses 1.0 – Bagian Keuangan
Penjelasan : Pengajuan pembuatan SPM
Volume : 1 lembar
Isi = Nomer SPM+ Tgl SPM + Kode Program + Jenis SPM +
Kode Kegiatan + Kode Sub Kegiatan + Kode AKUN/MAK +
Jumlah SPM + Jumlah Pajak + Uraian SPM + Unit Kerja
2. Nama arus data : Surat Perintah Pencairan Dana
Alias : SP2D
Bentuk data : Berkas / Kertas cetakan
Arus data : KPPN – Proses 1.0
Proses 1.0 – Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Penjelasan : Digunakan untuk permohonan SP2D yang telah di
ACC
Volume : 1 lembar
Isi = Nomer SPM + Tgl SPM + Satker + Nomor SP2D + Tgl
SP2D + Klasifikasi Belanja + Jumlah Uang Setelah dipotong pajak
+ Bank/pos + Uraian SP2D
26
B. Kamus Data Keluaran ( Output ) Sistem Berjalan
1. Nama arus data : Laporan SP2D
Alias : SP2D
Bentuk data : Berkas / Kertas cetakan
Arus data : SP2D – Proses 1.0
Proses 1.0 – Bendahara Pengeluaran
Penjelasan : SPM yang telah dikeluarkan SP2Dnya
Volume : 1 lembar
Isi = Nomer SPM + Tgl SPM + Nomer SP2D + Tgl SP2D +
Uraian SP2D+ Jumlah SPM + Pajak + Jumlah SP2D +
Kode Program + AKUN + Unit Kerja
27
4.3 Permasalahan
Setiap Unit kerja baik instansi pemerintah maupun swasta didalam menjalankan
kegiatannya seringkali menghadapi masalah. Dan masalah itu menjadi penghambat
jalannya kegiatan, keberhasilan dan tujuan yang ditetapkan. Demikian halnya dengan
Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film adalah:
1. Penyediaan informasi yang tidak akurat mengenai laporan transaksi harian,
mingguan dan bulanan sehingga dalam pembuatan laporan sering mengalami
kesulitan.
2. Sering terjadi kesalahan dalam memasukan data sehingga terjadi kehilangan
pada data.
4.4 Analisa masalah
4.4.1 Analisa Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang dimiliki oleh Ditjen Nilai Budaya, Seni dan
Film yang dalam hal ini Bagian Keuangan saat ini seluruh pegawai Bagian
Keuangan telah memiliki standarisasi kerja sesuai dengan prosedur yang
ada. Sehingga pegawai bagian keuangan telah dapat melakukan
pekerjaannya sesuai dengan tugasnya masing - masing dengan baik.
28
4.4.2 Analisa Teknologi
Teknologi yang digunakan dalam proses pencatatan Surat Perintah
Membayar (SPM) pada Bagian Keuangan Direktorat Jenderal Nilai
Budaya, Seni dan Film menggunakan Microft Excel, pada saat ini
penggunaan Microsoft Excel pada Bagian Keuangan Ditjen Nilai Budaya,
Seni dan Film dianggap sudah cukup baik.
4.4.3 Analisa Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam pembuatan laporan keungan pada
Bagian Keungan adalah berupa Surat Perintah Membayar (SPM) dan
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Dokumen ini menerangkan
tentang pengajuan unit kerja yang akan dimintakah pencaiaran dana.
Dokumen ini merupakan sumber inputan bagi proses-proses berikutnya
seperti untuk pembuatan laporan harian, laporan bulanan dan laporan
akhir tiap tahunnya. Pada saat ini dokumen tersebut telah cukup dan
dilengkapi dengan baik.
4.4.4 Analisa Laporan
Laporan yang dihasilkan oleh sistem yang ada pada saat ini adalah laporan
harian, laporan bulanan dan laporan tahunan. Laporan-laporan ini
memberikan informasi hasil pemasukan yang diperoleh oleh Bagian
Keuangan, sebagai arsip yang nantinya diberikan kepada Bendahara
Pengeluaran. Pada saat ini informasi laporan pemasukan yang dihasilkan,
29
yang nantinya diberikan kepada Bendahara Pengeluaran sudah cukup
baik.
4.4.5 Analisa Sistem
Dalam analiasa sistem ada masalah yang dihadapi pada saat ini,sebagai
berikut:
Pada proses input laporan harian dalam pembuatan laporan harian harus
mencatat satu per satu SP2D yang diterima dari KPPN per harinya, mulai
dari pencatatan nomor SP2D, tanggal SP2D, nilai rupiah di SP2D, nomor
SPM, tanggal SPM dan jumlah potongan (pajak) di SPM kedalam laporan
harian. Sehingga pada tahap ini sering terjadi ketidak akuratan mengenai
SPM yang dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran Ditjen NBSF,
khususnya pencatatan MAK/AKUN (mata anggaran kegiatan), nama
Direktorat, dan nama kegiatan yang sering salah dalam memasukan data
dan perhitungan serta memerlukan waktu yang lama.
4.5 Pemecahan masalah
Dalam mengatasi masalah seperti apa yang disebutkan pada bagian analiasa
masalah, diperlukan adanya sistem komputerisasi. Dengan sistem komputerisasi terhadap
sistem yang lama atau sistem yang sedang berjalan diharapkan dapat mengurangi atau
bahkan menghilangkan kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan yang dilakukan
secara manual yang sifatnya rutin dan berulang-ulang.
30
Keuntungan-keuntungan yang diharapkan dapat diperoleh jika menggunakan sistem
komputerisasi, yaitu:
1. Mempermudah dalam pencarian data sehingga lebih efektif dan efisien.
2. Mempercepat proses pencatatan.
3. Mempercepat proses pembuatan laporan akhir.
31
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
1. Dalam Sistem yang berjalan dapat disimpulkan :
1. Masih sering terjadi kesalahan dalam penginputan data pada MAK/AKUN
kegiatan;
2. Pembuatan laporan Realisasi daya serap pada masing-masing Direktorat
yang kurang cepat dan akurat ;
3. Teknologi yang digukan untuk mengolah data pada umumnya sudah baik,
namum masih perlu diperbaharui dikarenakan semakin meningkatnya
kebutuhan akan data yang lebih cepat dan akurat.
5.2 SARAN
Untuk lebih memudahkan serta mempercepat proses transaksi kegiatan maka
penulis memberikan saran yaitu :
1. Dapat dikembangkannya sebuah aplikasi laporan keuangan tersebut menjadi
sistem informasi yang berbasis clien dan server.
2. Sebaiknya penginputan data SPM dan SP2D yang ada di Direktorat Jenderal
Nilai Budaya Seni dan Film dilakukan setiap kali ada data baru yang masuk,
untuk menghindari penumpukkan dan keterlambatan laporan yang dibutuhkan.
32
DAFTAR PUSATA
Mulyadi, Sistem Akutansi, Jakarta Penerbit STIE YKPN 1993.
Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta :
Penerbit PPM, 1991.
Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen”, Penerbit : PT. Remaja
Rosdakarya, 1991.
Wilkinson, Sistem Akunting dan Informasi Terjemahan Marinus Sing, Edisi 3,
Penerbit : Bina Rupa Aksara, Jakarta 1993;
Berry E. Chusing, Sistem Informasi Management, Ensiklopedia Adm, Jakarta,
1982;
Jhon Burch, Gary Grudritski, Informasi Sistem Theory and Practice, New York :
Penerbit Jhon Wiley, Sons, 1986;
Jogiyanto, H.M, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis , Yogyakarta : Andi Offset, 1991;
Robert A. Leitch, K. Rosccoe Davis, Accounting Information System Englewood
Cliff“, New Jersey : Penerbit Prentice-Hall, Inc, 1984;
Jogiyanto, H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi 1989, Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1995;
Sanyoto Gandodiyoto, Sistem Komputer : 1998.