M A G I S T R S K A N A L O G A - Milovan...
189
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU M A G I S T R S K A N A L O G A MAGISTRSKEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE PETER FABJANČIČ
Transcript of M A G I S T R S K A N A L O G A - Milovan...
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE
V NOVEM MESTU
M A G I S T R S K A N A L O G A
MAGISTRSKEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE
PETER FABJANČIČ
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE
V NOVEM MESTU
MAGISTRSKA NALOGA
PRENOVA POSLOVNEGA PROCESA OB
IMPLEMENTACIJI INFORMACIJSKE REŠITVE V
JAVNI UPRAVI – UVEDBA E-GRADIV ZA SEJE
OBČINSKEGA SVETA
Mentor: doc. dr. Dušan Caf
Novo mesto, februar 2012 Peter Fabjančič
IZJAVA O AVTORSTVU
Podpisani Peter Fabjančič, študent FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ izjavljam:
da sem magistrsko nalogo pripravljal samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v
magistrski nalogi;
da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na
spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici FIŠ (obkroži odločitev):
o takoj,
o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru,
o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjižnici FIŠ zaradi
prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge.
da je magistrska naloga, ki sem jo oddal v elektronski obliki identična tiskani verziji;
da je magistrska naloga lektorirana.
V Novem mestu, dne _________________ Podpis avtorja ______________________
POVZETEK
Racionalizacija poslovanja je vse pomembnejši dejavnik poslovne vrednosti organizacije, ki
jo lahko dosežemo z zmanjševanjem stroškov, optimizacijo poslovnih procesov in uporabo
informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT). Številne lokalne skupnosti v Sloveniji so
soočene z zahtevami po zagotavljanju kakovostnejših storitev ter zahtevami po izvrševanju le-
teh z vedno nižjimi stroški. Za zagotovitev učinkovitega komuniciranja in preglednega
delovanja občinskega sveta je potrebno povečati učinkovitost in uspešnost delovanja občinske
uprave in skrajšati čas izvajanja posameznih nalog. Občinske uprave morajo postati
učinkovitejše in uvesti storitve elektronskega poslovanja (e-poslovanja). Predpogoj za uvedbo
elektronskega poslovanja, ki ga bomo predstavili v tej magistrski nalogi, je vpeljava IKT in
elektronskih gradiv v poslovanje občinskega sveta.
KLJUČNE BESEDE:
optimizacija poslovnih procesov, e-poslovanje, informacijsko-komunikacijska tehnologija, e-
gradiva, pregledno delovanje, poslovna vrednost
ABSTRACT
Business cost reduction that can be achieved by reducing costs, optimizing business processes
and implementation of Information and communications technology plays an increasingly
important role in business value of a company or organisation. Many local communities in
Slovenia are required to provide better quality services and their implementation at lower
costs. Efficiency and effectiveness of municipal administration and faster completion of tasks
is necessary to ensure effective communication and transparency of municipality operations.
To achieve better effectiveness, municipality administrations should implement various
electronic services (E-services). This master's thesis focuses on implementation of ICT and
E-materials as the base for introduction of E-services in the business of the municipal council.
KEYWORDS:
Business process optimization, e-services, information and communications technology, e-
materials, business transparency, business value
KAZALO
1 UVOD ................................................................................................................................. 1
1.1 Opredelitev področja in opis problema ........................................................................ 1
1.2 Namen magistrske naloge ............................................................................................ 5
1.3 Načrt poteka raziskave ................................................................................................. 6
1.3.1 Raziskovalno vprašanje ........................................................................................ 7
1.3.2 Metodologija ......................................................................................................... 7
1.4 Zasnova magistrske naloge .......................................................................................... 8
2 E-POSLOVANJE ............................................................................................................... 9
2.1 Razlogi za uvedbo elektronskega poslovanja .............................................................. 9
2.2 Informatizacija uprave in e–uprava ........................................................................... 11
3 INFORMATIZACIJA POSLOVNIH PROCESOV ......................................................... 12
3.1 Od preoblikovanja poslovnega procesa k informatizaciji .......................................... 12
3.1.1 Opredelitev poslovnega procesa ........................................................................ 12
3.1.2 Opredelitev ter pomen informacijske tehnologije in informatizacije ................. 13
3.2 Projekt informatizacije poslovnega procesa za oddajo gradiva za občinski svet ...... 15
3.3 Izračun uvedbe IKT za seje občinskega sveta ........................................................... 20
3.3.1 Razlogi za uvedbo e-gradiva .............................................................................. 22
3.3.2 Prednosti in slabosti uvedbe e-gradiva .............................................................. 23
3.4 Objava e-gradiv na spletni strani MO NM ter nakup strojne opreme........................ 24
4 UPRAVLJANJE ZNANJA .............................................................................................. 26
4.1 Kaj je upravljanje znanja ........................................................................................... 26
4.2 Pomen upravljanje znanja .......................................................................................... 27
4.2.1 Pomen upravljanja znanja za posameznika, organizacijo in družbo ................. 29
4.3 Izbrana tema/znanje za prenos v Službi občinskega sveta ........................................ 32
4.3.1 Zajem in kreiranje znanja ................................................................................... 32
4.3.2 Širjenje in deljenje znanja .................................................................................. 33
4.3.3 Pridobivanje in uporaba znanja ......................................................................... 34
4.4 Udeleženci kroga znanja ............................................................................................ 35
4.4.1 Ustvarjalec znanja .............................................................................................. 35
4.4.2 Posrednik znanja ................................................................................................ 35
4.4.3 Uporabnik znanja ............................................................................................... 35
5 POSLOVNA USPEŠNOST ............................................................................................. 38
5.1 Management poslovnih procesov .............................................................................. 39
5.2 Prenova poslovanja, ključni dejavniki in procesna usmerjenost poslovanja ............. 40
5.3 Informacijska tehnologija .......................................................................................... 41
5.4 Poslovna vrednost javnega sektorja ........................................................................... 42
5.4.1 Poslovna vrednost stranke .................................................................................. 42
5.4.2 Javna oz. družbena vrednost .............................................................................. 42
5.4.3 Poslovna vrednost informatike ........................................................................... 43
5.5 Merjenje vrednosti informatike ................................................................................. 44
5.6 Vrednostni model za javni sektor – The Public sector Value Model ........................ 44
5.7 Management informatike – Služba za informatiko .................................................... 46
6 IKT IN E-GRADIVA ZA SEJE OBČINSKEGA SVETA .............................................. 47
6.1 Opis okolja ................................................................................................................. 47
6.2 Notranja organizacija občinske uprave Mestne občine Novo mesto ......................... 47
6.3 Občinski svet .............................................................................................................. 48
6.4 Služba občinskega sveta ............................................................................................ 49
6.5 Sklicevanje sej in gradiva občinskega sveta na spletni strani MO NM ..................... 51
6.6 Glasovanje, snemanje in zapisniki sej občinskega sveta ........................................... 52
6.7 Primer poteka dela Službe občinskega sveta za pripravo seje občinskega sveta ....... 54
7 ANALIZA PODATKOV ................................................................................................. 57
7.1 1. enota: Informacijsko komunikacijska tehnologija (IKT) ....................................... 57
7.2 2. enota: Klasično gradivo, e-gradivo (razlika) ......................................................... 60
7.3 3. enota: Proces .......................................................................................................... 62
7.4 4. enota: Poslovna vrednost oz. doprinos .................................................................. 64
7.5 5. enota: Izboljšave/prihodnost .................................................................................. 65
7.6 Interpretacija končnih ugotovitev .............................................................................. 67
7.7 Interpretacija paradigmatskega modela ..................................................................... 68
8 ZAKLJUČEK ................................................................................................................... 71
9 LITERATURA ................................................................................................................. 73
10 VIRI .................................................................................................................................. 78
PRILOGE
KAZALO SLIK
Slika 3.1: Proces priprave gradiva za obravnavo na seji občinskega sveta (optimiran) ........... 18
Slika 4.1: Elementi upravljanja znanja ..................................................................................... 32
Slika 5.1: Ključni dejavniki sprememb poslovanja .................................................................. 40
Slika 5.2: Vrednostni model za javni sektor ............................................................................. 45
Slika 6.1: Organizacijska shema Mestne občine Novo mesto .................................................. 48
KAZALO TABEL
Tabela 3.1: Proces priprave gradiv za seje občinskega sveta ................................................... 17
Tabela 3.2: Proces priprave gradiv za seje občinskega sveta z uvedbo IKT ............................ 20
Tabela 3.3: Primerjava in ocenjeni stroški nadgradnje z dodatno IKT opremo ....................... 21
Tabela 3.4: Zahteve informacijske rešitve ................................................................................ 24
Tabela 5.1: Tabela merljivih in nemerljivih koristi .................................................................. 44
1
1 UVOD
Na spremembe v okolju in na vedno večje zahteve razvite informacijske družbe ter s tem
posameznikov v družbi se morajo pripraviti tudi lokalne skupnosti. Uvajanje e-uprave, e-
poslovanja in e-demokracije vzpostavlja med državo in državljani ter na nižjem nivoju
lokalno skupnostjo in občani nek nov odnos in sodelovanje, pri katerem naj ne bi šlo le za
učinkovitejšo in cenejšo javno upravo zaradi uporabe informacijske tehnologije, ampak tudi
za povsem novo razmišljanje, drugačno organizacijo postopkov in bolj kakovostno razmerje
med posameznikom in oblastjo.
Namen in cilj magistrske naloge je opisati in predstaviti potek priprave in posredovanja e-
gradiv za seje občinskega sveta ter zaključek samega procesa s končnim odločanjem na seji
občinskega sveta z uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT); podati predloge
izboljšav v postopku procesa priprave, izdelave in posredovanja e-gradiv, izboljšav za samo
e-gradivo in izboljšav za spremljanje e-gradiv na sejah občinskega sveta ter večanja in širjenja
preglednosti e-gradiv med upravo, občinskim svetom in javnostjo; hkrati pridobiti podatke, ki
bodo pokazali, kakšno je mnenje, razmišljanje in izkušnje pripravljavcev gradiv, vodij
oddelkov, zaposlenih v Službi občinskega sveta, ter svetnic in svetnikov o klasičnem gradivu
in o e-gradivu ter kakšna je učinkovitost e-gradiv. Vse z namenom racionalizacije poslovanja
ter doprinosa k poslovni uspešnosti Mestne občine (MO) Novo mesto.
1.1 Opredelitev področja in opis problema
Zahteve uporabnikov v informacijski družbi so vse večje. Naše okolje postaja vedno hitrejše,
družba pa postaja vedno bolj povezana in razdalje med deležniki ne predstavljajo več težavo.
Nove tehnologije prinašajo uporabnikom in lokalni skupnosti možnost, da tvorno sodelujejo
in delujejo ter veliko pregledneje in hitreje spremljajo delovanje oblasti na lokalni ravni.
Raziskovalni problem temelji na delu zaposlenih v Mestni občini Novo mesto, ki so med
drugim zadolženi tudi za pripravo gradiva za odločanje na sejah Občinskega sveta MO Novo
mesto ter njihovo uporabo z IKT, s katero se občinska uprava tudi v tem segmentu vedno bolj
približuje občankam in občanom ter vzpostavlja neke nove, boljše odnose med vodstvom
(župan), obravnavanim organom kot celoto (občinski svet) ter njegovim okoljem.
2
Glede na odpor administracije in odpor do novosti v delovnem procesu uporaba IKT ni bila
dobro sprejeta in je pri uporabi le-te prihajalo do tihega odpora, saj spremembe zahtevajo
dodatno izobraževanje in usposabljanje. Kot rečeno, javna uprava podpira uvedbo IKT do
točke, ko je razmerje med potrebo po prilagajanju na eni strani in poenostavitvijo delovnega
procesa na drugi strani še vedno v korist poenostavitve delovnega procesa. V tistem trenutku,
ko pa bi uporaba IKT zahtevala dodatno izobraževanje in usposabljanje ter napor v smislu
učenja uporabe, pa prihaja do nezadovoljstva in odpora pri uporabi (Svete in Pinterič, 2008:
49-50).
Pri uvedbi sprememb bi bilo potrebno upoštevati načelo transakcijske oz. postopne
spremembe, ki predstavlja nenehno odzivanje na spremembe v okolju in dejansko pomeni
nenehno izboljševanje vpeljanih pristopov.
Bukovec pravi, da je prilagajanje spremembam v okolju dinamičen proces in da se
prepoznava dva načina sprememb, in sicer transformacijskega in transakcijskega, s čemer je
zadnji zanimiv z vidika postopne spremembe, ki predstavlja nenehno odzivanje na
spremembe v okolju in dejansko pomeni nenehno izboljševanje vpeljanih pristopov. Ta
sposobnost obvladovanja transakcijskih sprememb mora biti za doseganje uspešnosti in
doprinosa vedno prisotna in v današnjem svetu, tj. konkurenčnem globalnem trgu, nenehno
dokazovana (Bukovec, 2009:75).
Ključni dejavnik e-uprave pa so tudi ljudje, tj. posamezniki – javni uradniki, ki imajo znanje,
da javno upravo spremenijo v smer racionalizacije in pravilnega izkoriščanja IKT, s katero se
bodo približali občanu.
»Brez ljudi, ki imajo voljo, politično moč, ustrezen položaj in znanje, da premaknejo ogromna
kolesja uprave in jih zavrtijo v smer racionalizacije in smiselnega izkoriščanja informacijsko-
komunikacijske tehnologije, sploh ne gre. Lahko bi rekli: e-uprava so ljudje« (Kričej, 2002:
27).
Danes se številne države po vsem svetu, tudi Slovenija, srečujejo z vedno večjo in drago
javno upravo. Mnoge izmed njih se zaradi visokih in naraščajočih stroškov delovanja ter
počasnega prilagajanja potrebam gospodarstva in države kot celote odločajo za različne
programe, ki bi povečali učinkovitost in uspešnost javne uprave in omogočili racionalizacijo
poslovanja – zniževanje stroškov, skrajšanje poslovnih ciklov, skrajševanje rokov reševanja
zadev.
3
Javna uprava v RS je v zadnjem času podvržena nenehnim pritiskom in normalna reakcija je,
da se mora organizirati tako, da bo omogočila lažji in hitrejši gospodarski razvoj države.
Cilj prenove je učinkovitejša, kakovostnejša, preglednejša in odgovornejša javna uprava s
profesionalnimi, nepolitičnimi, usposobljenimi in motiviranimi javnimi uslužbenci« (Kričej,
2002: 29).
Najpomembnejša ovira za učinkovito uvajanje e-uprave v Sloveniji bi lahko bilo predvsem
nezavedanje pomena uporabe informacijskih tehnologij. Vpeljava informacijsko-
komunikacijskih tehnologij prinaša odpor in nelagodje zaposlenih, saj zahteva vsaj minimalne
prilagoditve delovnega procesa ter predvsem dodatno izobraževanje (Svete in Pinterič, 2008:
83).
Z e-upravo kot povezovalnim členom vseh organov javne uprave se bo skušalo zagotavljati
učinkovito, kakovostno, dostopno, preprosto, zanesljivo, odprto in pregledno opravljanje
storitev. Poudarjena je (in bo tudi v prihodnje) usmerjenost k uporabnikom, torej
posameznikom, pravnim osebam in javnim uslužbencem, ki jim mora biti javna uprava na
voljo kot popoln servis njihovih potreb, jih oskrbeti z vsemi informacijami, seveda v skladu z
javnim interesom, in jim zagotoviti poslovanje z javno upravo v varnem okolju. Z rešitvami e-
uprave se lahko zagotovi odzivnost organov javne uprave, kar pomeni, da se bodo organi
zmožni odzivati na pripombe uporabnikov pravilno in pravočasno (Batagelj et al., 2008: 107).
Raziskavo na področju informatizacije v Mestni občini Novo mesto s poudarkom na prenovi
poslovnega procesa ob implementaciji informacijske rešitve (analiza uvedbe e-gradiv za seje
občinskega sveta) bomo opravili, ker želimo prikazati prenovo poslovanja in kaj bi oz. je s
takšno prenovo organizacija pridobila.
Sodoben svet se vedno hitreje spreminja in tudi javna uprava v Sloveniji ni izjema. Sicer se
srečuje z nekoliko drugačnimi težavami kot gospodarstvo, pa vendarle se srečuje z enotnimi,
kot so optimizacija poslovanja in racionalizacija stroškov. Javno upravo je potrebno narediti
konkurenčnejšo. Predpogoj, ki ga bomo predstavili tudi v tej magistrski nalogi, pa je vpeljava
informacijsko-komunikacijske tehnologije na področje poslovanja v MO Novo mesto. V
navedeni magistrski nalogi bomo izvedli raziskavo na primeru uvedbe e-gradiv za seje
občinskega sveta.
Z učinkovitostjo dosedanjega načina komuniciranja občinske uprave in občinskega sveta niso
bili zadovoljni ne javnost, ne zaposleni v javni upravi, ne občinski svet. Jasno je, da je
4
potrebno izvesti izboljšave, katere ponuja nova tehnologija – predvsem informacijske
tehnologije v javni upravi in komunikacijske tehnologije med javnostjo in občinskim svetom,
tj. njihovimi predstavniki. Obstoječi poslovni procesi in načini komuniciranja so prepočasni,
preveč se zapravlja za tisto, kar bi moralo biti narejeno hitro, kvalitetnejše in z manjšimi
stroški. Z uporabo sodobne tehnologije bi pridobili hitre in kakovostne informacije ter jih
posredovali javnosti natančno, hitro in ceneje.
Nekatere lokalne skupnosti v Sloveniji so procese racionalizacije na nekaterih področjih
poslovanja že postorile, se pravi spremenile in prešle na sodoben način poslovanja z uporabo
informacijsko-komunikacijskih tehnologij, medtem ko nekatere to še čaka in je verjetno samo
vprašanje časa, kdaj bo takšen način poslovanja postal vsakdanja praksa. Predvidevamo, da
bodo lahko zaključki te raziskave pripomogli občinam pri odločitvi o spremembi izvajanja
načina poslovanja in uvedbi e-gradiv za seje občinskega sveta z vidika varčevanja in prenove
poslovnega procesa.
S seznanitvijo nad zastarelim načinom priprave gradiv, počasnostjo posredovanja gradiv,
neracionalnim urejanjem gradiva, časovno pripravo gradiva ter nad počasno in nezanesljivo
komunikacijo med občinsko upravo in občinskim svetom smo prišli do zaključka, da je
potrebno nekaj postoriti tudi na tem področju.
V Mestni občini Novo mesto je opazen napredek pri uvajanju informacijsko-komunikacijskih
tehnologij tudi na obravnavanem področju, težave pa nastopijo, ker se ne opusti načina dela,
ki naj bi bil sedaj že stvar preteklosti.
Številne lokalne skupnosti v Sloveniji so soočene z zahtevami po zagotavljanju čim boljših
storitev ter zahtevami po izvrševanju le-teh z nižjimi stroški.
Kot v zasebnem se tudi v javnem sektorju izvajajo pritiski za povečanje prihodkov,
zmanjšanje stroškov in povečanje kakovosti storitev za državljane (Jupp in Younger, 2004).
V magistrski nalogi nas bo zanimalo predvsem to, kako deležniki v procesu priprave gradiv za
seje občinskega sveta vidijo in razumejo pomen uporabe informacijsko-komunikacijske
tehnologije, ki naj bi bila predvsem v smeri racionalizacije poslovanja, optimizacije poslovnih
procesov, zmanjševanja stroškov oz. varčevanja na materialnih in ostalih stroških ter
transparentnosti objavljenih gradiv na spletnih straneh, pa tudi vidijo razliko med papirnatim
poslovanjem in pripravo gradiv v e-obliki. Naš namen je pridobiti podatke, ki bodo pokazali,
kje deležniki v procesu vidijo pozitivne in negativne vidike sedanjega načina poslovanja s
5
klasičnim (papirnatim) gradivom ter pozitivne in negativne vidike uvedbe e-gradiv in novega
načina poslovanja ter kakšno znanje se prenaša in uporablja v procesu dela. Zanimale nas
bodo tudi težave, ki nastopijo po uvedbi novega načina poslovanja z e-gradivi in katere so
tiste težave, ki jih je potrebno postoriti za izboljšanje.
1.2 Namen magistrske naloge
Empirični del in izsledki raziskovanja bodo prispevali k umestitvi informacijsko-
komunikacijske tehnologije v poslovanje občin ter lažjemu delu občinskih svetov. Občine bi
ta del poslovanja lahko v prihodnosti uporabile (nekatere so ga že) za morebitno spremembo
poslovnega procesa oz. vpeljavo informacijsko-komunikacijske tehnologije z namenom
skrajšanja časa priprave gradiva, racionalizacijo oz. zmanjšanja stroškov poslovanja ter bolj
transparentnega poteka sej občinskega/mestnega sveta. Skratka prispevek primera dobre
prakse za ostale občine, ki še ne uporabljajo IKT v takšni meri pri delovanju občinskega
sveta. Z raziskavo bomo dobili odgovore na vprašanja, kako uspešen je prehod na poslovanje
z e-gradivi in ali so pri tem nastale težave ter kako se jih rešuje. S kakovostno raziskavo bomo
pridobili podatke od ljudi, ki so v procesu udeleženi in ki dejansko o navedenem problemu
veliko vedo in so seznanjeni s pozitivnimi in negativnimi vidiki.
Namen raziskave je pridobiti podatke, ki bodo pokazali, kakšno je mnenje, razmišljanje in
izkušnje pripravljavcev gradiv, vodij oddelkov, zaposlenih v Službi občinskega sveta,
svetnikov in svetnic o e-gradivu ter kakšna je učinkovitost e-gradiv napram klasičnemu
gradivu.
Cilji magistrske naloge so:
• preučiti in predstaviti teoretične osnove na področju informatizacije, e-uprave in iz nje
izhajajoče poslovne vrednosti uvedbe informacijsko-komunikacijskih tehnologij v
poslovanje javne uprave;
• opisati in predstaviti potek priprave in posredovanja gradiv za seje občinskega sveta
ter zaključek samega postopka z odločanjem na seji občinskega sveta z uporabo
informacijsko-komunikacijskih tehnologij, kot so uporaba spletne strani, glasovalnih
naprav, programa za vodenje sej itd.;
6
• podati predlog izboljšav v postopku procesa priprave in posredovanja gradiv ter
odločanja na sejah občinskega sveta;
• ugotoviti potrebne spremembe v delovnem procesu postopka priprave in posredovanja
gradiv ter odločanja na sejah občinskega sveta pa tudi preučiti vpliv na potreben čas in
stroške za dokončanje procesa podprtega z informacijsko-komunikacijsko tehnologijo.
1.3 Načrt poteka raziskave
Izvedli bomo kvalitativno raziskavo in uporabili namensko vzorčenje, katera bosta zajemala
naslednje deležnike:
• dva predstavnika izdelovalcev e-gradiv za seje občinskega sveta;
• dva predstavnika Službe občinskega sveta;
• dva predstavnika Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto (svetnika).
S temi deležniki bomo pokrili celoten krog relevantnih oseb od začetka do konca procesa, tj.
od začetka priprave e-gradiva za seje občinskega sveta do uporabnikov e-gradiv.
Intervjuvanci bodo različne starosti, imeli bodo različno izobrazbo in različno znanje ter
zavedanje o informacijsko-komunikacijski tehnologiji in e-gradivu kot doprinosu k
poslovanju MO Novo mesto.
S kakovostno raziskavo z omenjenimi osebami bomo pridobili relevantne (pozitivne in
negativne) podatke in informacije o vseh spektrih e-gradiva. Intervjuji bodo potekali v
prostorih Mestne občine Novo mesto, v primeru svetnikov pa na njihovih delovnih mestih.
Aktivnosti, ki jih bo potrebno izvesti za izdelavo magistrske naloge ter izvedbo kvalitativne
raziskave, so:
Preučevanje literature, izdelava dispozicije in aktivnosti z usklajevanjem pri njeni pripravi,
oddaja dispozicije, odobritev vodstva Mestne občine Novo mesto za opravljanje kvalitativne
raziskave, izvedba kontaktov z vsemi tangiranimi deležniki – intervjuvanci, konzultacije z
mentorjem, izdelava kontaktnih pisem, izdelava usmeritvenih vprašanj za intervjuvance,
izvedba razgovorov, kvalitativna analiza pridobljenih podatkov (raziskovalni problem,
7
raziskovalno vprašanje, cilji naloge, namen naloge, opis vzorca, opis metode raziskovanja,
potek zbiranja podatkov, analiza podatkov, podrobnejši način analize podatkov, urejanje
gradiva, določitev enot kodiranja, odprto kodiranje, izbor in definiranje pojmov in kategorij,
odnosno kodiranje in postavitev paradigmatskega modela, analiza podatkov in podrobnejša
analiza podatkov, interpretacija paradigmatskega modela), povzetek spoznanj in ugotovitev,
zaključno pisanje magistrske naloge, konzultacije z mentorjem.
1.3.1 Raziskovalno vprašanje
V magistrski nalogi bomo odgovorili na naslednja raziskovalna vprašanja:
Vprašanje: Ali in na kak način uvedba informacijsko-komunikacijskih tehnologij doprinaša k
poslovni vrednosti Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto (na primeru postopka
priprave in posredovanja gradiv ter odločanja na sejah občinskega sveta)?
Podvprašanje 1: Na kakšen način je mogoče optimizirati proces postopka priprave in
posredovanja gradiv ter transparentnost odločanja na sejah občinskega sveta v Mestni občini
Novo mesto?
Podvprašanje 2: Kako prenova poslovnega procesa priprave in posredovanja gradiva za seje
občinskega sveta vpliva na ustaljene delovne procese, njihov čas priprave in stroške?
1.3.2 Metodologija
V magistrski nalogi bomo preučili strokovno literaturo domačih in tujih avtorjev, ki se
nanašajo na javno upravo, e-upravo, e-poslovanje, informacijsko-komunikacijsko tehnologijo,
poslovni proces, poslovno odličnost, e-gradiva, komunikacijo, znanje ter transparentnost in
katera bo osnova za predstavitev teoretičnega ozadja ter postavitev izhodišč za obravnavano
tematiko.
Uporabili bomo kvalitativno metodo raziskovanja z delno strukturiranimi intervjuji, katere
bomo izvedli z dvema predstavnikoma izdelovalcev gradiv, dvema predstavnikoma Službe
občinskega sveta in dvema predstavnikoma Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto
(svetnika), s čimer bomo pokrili celoten krog priprave e-gradiv od izdelovalcev do končnih
uporabnikov. Intervju bo sestavljen iz vprašanj, ki si med seboj logično sledijo.
Za delno strukturiran intervju smo se odločili zato, ker lahko v njem dodajamo ali
odvzemamo posamezna usmeritvena vprašanja glede na potek intervjuja. Spraševalec se
8
umakne v ozadje in pusti vprašanemu, da prosto govori, ne da bi ga motil (Mesec, 1998).
Delno strukturiran intervju bo sestavljen iz petih vsebinskih sklopov, kateri bodo smiselno
povzemali raziskovalna vprašanja. Instrument usmeritvenih raziskovalnih vprašanj za delno
strukturiran intervju bomo sestavili sami, z njim pa bomo pridobili subjektivne podatke in
kasneje informacije. Sledila bo analiza podatkov (urejanje gradiva, določitev enot kodiranja,
odprto kodiranje, izbor in definiranje pojmov, odnosno kodiranje, postavitev paradigmatskega
modela ter na koncu oblikovanje končne interpretacije).
S pomočjo omenjene analize bomo ugotovili, ali z implementacijo informacijsko-
komunikacijskih tehnologij v postopek priprave gradiv za seje občinskega sveta res
pripomoremo h kvalitetnejši pripravi gradiv, optimizaciji delovnega procesa, kvalitetnejšemu
odločanju na sejah občinskega sveta, hitrejši pripravi in znižanju stroškov ter k
transparentnosti gradiv; vse zaradi doprinosa k poslovni vrednosti občinskega sveta in MO
NM ter na ta način ovrgli ali potrdili raziskovalna vprašanja, ki smo jih zastavili ter podali
priporočila za prenovo in izboljšave poslovnega procesa ob implementaciji informacijsko-
komunikacijske tehnologije.
1.4 Zasnova magistrske naloge
Ključni pojmi magistrske naloge so pojmi, kot so e-poslovanje, informatizacija poslovnega
procesa, upravljanje znanja, poslovna uspešnost, e-gradiva za seje občinskega sveta, zato
bomo v magistrski nalogi najprej opredelili te pojme in predstavili pojmovanje različnih
avtorjev s teh področij.
V teoretičnem delu bomo predstavili zgoraj omenjene pojme, ki so potrebni za informatizacijo
v javni upravi, tj. uvedbo e-gradiv za seje občinskega sveta. V nadaljevanju magistrske naloge
bomo predstavili razloge za uvedbo e-poslovanja in e-gradiva, širjenje in uporabo znanja v
občinski upravi, management poslovnih procesov, prenovo poslovanja, poslovno vrednost
javnega sektorja, splošno o e-gradivih ter notranjo organizacijo občinske uprave in
občinskega sveta. Sledila bo analiza v raziskavi pridobljenih podatkov, s katero bomo
odgovorili na raziskovalno vprašanje. Analizi podatkov bo sledil raziskovalni oz. empirični
del v obliki prilog, ki bo z intervjuji in dekodiranjem bralca popeljal do razumevanja vpeljave
e-gradiv za seje občinskega sveta ter vzporednih ukrepov za dosego tega cilja.
9
2 E-POSLOVANJE
Lokalne skupnosti se morajo pripraviti na vedno večje zahteve uporabnikov oz. informacijske
družbe, zato je uvajanje e-uprave, e-poslovanja in e-demokracije potrebno in nujno, saj to
uvajanje postavlja nek nov, višji standard in povezovanje med državo (lokalno skupnostjo) in
državljani (meščani). Pri vsej stvari pa naj ne bi šlo toliko za učinkovitejšo in cenejšo javno
upravo, ampak bolj za drugačno organizacijo postopkov in nova, kakovostnejša in boljša
razmerja med posameznikom in oblastjo.
Pomembno je, da se na spremembe v okolju in na vedno večje zahteve razvite informacijske
družbe odzivajo in uspešno prilagajajo tudi občinski organi. Obstaja vrsta možnosti za
učinkovito, neposredno in prijazno komunikacijo uradnikov z občani. Lokalna skupnost mora
vzpostaviti drugačen odnos med lokalno oblastjo in njenimi prebivalci.
V okvir elektronskega poslovanja ni zajeta le uvedba novih informacijsko-komunikacijskih
tehnologij, ampak tudi sprememba poslovnih procesov ter organiziranosti.
E-uprava prinaša številne prednosti, med katerimi so vsekakor najpomembnejše odprava
neprijetnih uradniških (birokratskih) procedur, občanke in občani pa imajo možnost
spremljanja dogajanja v občini in nenazadnje možnost sodobnega dvostranskega odnosa in s
tem komunikacije, ki vodi v demokratičen dialog med javno upravo in njenimi uporabniki.
Državna uprava ni podjetje in njen motiv ni podjetniški, kar pomeni, da primarni cilj ni
povrnitev investicije, temveč dobrobit državljanov in modernizacija procesov ter posledično
znižanje stroškov poslovanja, ki pa je politično motiviran cilj. (Pinterič in Svete 2007:143)
2.1 Razlogi za uvedbo elektronskega poslovanja
E-poslovanje je v informacijski družbi temeljna značilnost. ZEPEP (Ur. list RS, št. 98/2004)
govori, da elektronsko poslovanje zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo z
uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije. Elektronsko poslovanje temelji na
elektronskem procesu in prenosu podatkov. Pod pojmom e-poslovanje v občinski upravi v
povezavi z občinskim svetom razumemo kakršne koli aktivnosti v smislu komunikacije;
aktivnosti in storitve, ki jih posameznik preko interneta izvaja oz. opravlja z občinsko upravo
kakor tudi poslovanje med zaposlenimi v sami občinski upravi.
10
E-upravljanje pomeni popolno izrabo elektronskih orodij za transformacijo upravnih
procesov, kar vključuje velik vpliv IKT za dosego povečanja učinkovitosti, uspešnosti in
transparentnosti javne uprave (Pinterič in Grivec, 2007: 96).
Elektronsko poslovanje pomeni elektronski način opravljanja dela. Evropska komisija je e-
poslovanje opredelila kot katero koli obliko poslovanja, pri kateri stranke delujejo
elektronsko, namesto da bi delale fizično ali bile v neposrednem fizičnem stiku. (Jerman,
2001:12)
Ni enotne definicije e-poslovanja. Koncept e-poslovanja si lahko vsak predstavlja po svoje,
vendar je splošna predstava o e-poslovanju kot o kanalu, ki skrajša postopke, odpravi uporabo
papirja in fizične obiske (Pinterič in Svete 2007:144).
Elektronsko poslovanje prinaša organizacijam neposredne koristi tudi v obliki skrajševanja
poslovnega cikla. Poslovni cikel predstavlja celoten čas, ki je potreben za razvoj, izdelavo in
posredovanje proizvoda ali storitve odjemalcu. Krajši poslovni cikel pomeni med drugim
nižje stroške in hitrejši odziv na dinamične zahteve trga. (Kovačič et al., 2004: 269-272)
Temeljne koristi, ki jih prinaša e-uprava lokalnim skupnostim, so predvsem razbremenitev
delavcev, povečanje časovnih prihrankov, posledično večja učinkovitost dela zaradi manjših
psihičnih obremenitev, večja natančnost pri opravljanju storitev, manjša verjetnost napak,
večje število obravnavanih zahtevkov, hitrejše reševanje postopkov, večja personalizacija
storitev, večja preglednost poslovanja uprave in večji ugled uprave (Kovačič et al., 2009: 8).
Republika Slovenija se načeloma lahko pohvali z ustrezno pravno podlago za uvedbo sistema
e-uprave (Pinterič et al., 2008: 109). Med tovrstne temelje nedvomno sodijo ZUP (Ur. list RS,
št. 24/2006), ZEPEP (Ur. list RS, št. 98/2004) ter ZVOP (Ur. list RS, št. 94/2007).
V avgustu 2004 je Vlada RS pripravila Strategijo 2 (2004), ki govori, da je potrebno
sistematično izboljšati spletno podobo in delovanje vseh organov državne uprave na
svetovnem spletu ter jo približati viziji učinkovite in demokratične državne uprave usmerjene
k svojim državljanom. Med drugim strategija pravi tudi, da mora uporaba računalnika
oziroma osnovnih programskih paketov ter sposobnost komuniciranja prek svetovnega spleta
in drugih elektronskih komunikacijskih kanalov postati obvezno znanje vseh zaposlenih v
državni upravi, saj je pri nalogah v okviru delovanja državne uprave na svetovnem spletu
enostavno neizogibno. Center Vlade RS za informatiko je pripravil Akcijski načrt e-uprave do
leta 2004 (2004). Ministrstvo za javno upravo je pripravilo Akcijski načrt e-uprave do leta
11
2010 (2006). Medtem ko Strategija e-uprave RS za obdobje od leta 2006 do leta 2010 – SEP-
2010 (2006), ugotavlja, da so bile marsikatere upravne storitve uspešno vključene v slovenski
koncept e-uprave in da še vedno obstaja precej prostora za izboljšave. SEP-2010 med drugim
daje precejšen poudarek tudi povečanju transparentnosti. Najnovejši dokument Ministrstva za
javno upravo: Akcijski načrt elektronskega poslovanja javne uprave od 2010 do 2015 – AN
SREP (2010), pa podaja nove smernice za elektronsko poslovanje v RS.
2.2 Informatizacija uprave in e–uprava
Informatizacija je odraz tehnoloških zmožnosti in s tem izrazom se označuje tehnološke in
strukturne spremembe v organizacijah, ki so posledica uvajanja in uporabe IKT.
Informatizacija je omogočila, da se je povsem hierarhična in vertikalna ureditev javne uprave
vsaj delno spremenila tudi v horizontalno, kjer posamezni deležniki med sabo komunicirajo z
namenom lažjega dostopa in pridobivanja informacij.
Informatizacija je interdisciplinaren proces, ki se prepleta z ostalimi znanostmi, kot so
organizacijske, upravljavske, komunikacijske in sociološke (Vintar, 1997).
V procesu informatizacije so eden izmed pomembnejših dejavnikov tudi kadri oz. ljudje.
Kljub temu da je IKT vedno bolj prilagodljiva in avtomatizirana, so kadri v ravnanju z IKT
nepogrešljivi. IKT lahko preneha delovati in ljudje so tisti, ki s svojim znanjem in
inovativnostjo rešijo marsikatero težavo. Kadri so edino konkurenčno orožje, so izobraženi,
imajo poslovna znanja in razumejo vlogo poslovnih procesov ter znajo neposredno uporabljati
sodobno informacijsko tehnologijo (Kovačič in Groznik, 2006: 24)
»Brez ljudi, ki imajo voljo, politično moč, ustrezen položaj in znanje, da premaknejo
ogromna kolesja uprave in jih zavrtijo v smer racionalizacije in smiselnega izkoriščanja
informacijsko-komunikacijske tehnologije, sploh ne gre. Lahko bi rekli: e-uprava so ljudje.«
(Kričej, 2002: 27)
Torej lahko povzamemo, da so ključni dejavnik e-uprave ljudje, tj. posamezniki – javni
uradniki, ki imajo znanje, položaj in moč, da sedanji birokratizem javne uprave spremenijo v
smer racionalizacije in pravilnega izkoriščanja informacijsko-komunikacijske tehnologije, s
katero se bodo približali najpomembnejšemu delu lokalne samouprave – končnemu
uporabniku – občanu.
12
3 INFORMATIZACIJA POSLOVNIH PROCESOV
Prenova poslovnih procesov pomeni korenito spremembo že obstoječih poslovnih procesov z
namenom, da bi dosegli boljše rezultate in pri tem lahko znižali stroške, povečali kakovost
storitev ter skrajšali čas poteka poslovnega procesa. Informacijsko-komunikacijska
tehnologija pa je pri tem procesu neizogiben del informatizacije in s tem prenove procesa.
3.1 Od preoblikovanja poslovnega procesa k informatizaciji
3.1.1 Opredelitev poslovnega procesa
V poslovnem sistemu poteka izvajanje poslovnega procesa. Poslovni proces je tisti delovni
proces, ki je usmerjen v ustvarjanje poslovnih učinkov – proizvodov in storitev. Turk (Turk v
Žurga, 2001: 27) členi poslovni sistem na izvajalni, upravljavski in informacijski sistem –
izvajalni sistem kot celota nalog, ki jih je treba izvesti, upravljavski sistem kot celotna
odločitev, ki jo je treba sprejeti, in informacijski sistem kot celota zbiranja in obdelovanja
podatkov ter njihovega preoblikovanja v informacije.
Organizacije državne uprave lahko opredelimo kot poslovne sisteme glede na procese oz.
dejavnosti, ki se v njih odvijajo (Žurga, 2001: 27).
Smoter delovanja organizacij v javnem sektorju in v državni upravi pa je izražen s
poslanstvom teh organizacij ne glede na to, da niso vse organizacije, ki sodelujejo pri
zagotavljanju javnih dobrin, nepridobitno usmerjene. (Žurga 2001: 28)
Vidik delovanja javne uprave se ne obravnava toliko po načelu vhod-proces-izhod, ampak
bolj po načelu najugodnejšega vhoda in izhoda, tj. vidik učinkovitosti, ter da izhod pomeni
tudi doseganje postavljenih ciljev v čim večji meri – vidik uspešnosti.
Racionalizacija označuje celoto ukrepov za boljšo organizacijo delovnega procesa in to z
namenom znižanja stroškov in povečanja storilnosti dela. Z izrazom racionalizacija zajemamo
ukrepe, ki zagotavljajo optimalno izvajanje upravnega poslovanja (Janez Stare, 2010).
Sistemi sami po sebi ne rešujejo problemov, niti ne povečujejo konkurenčne sposobnosti
družb. Zato nakup sistemov, ki niso prilagojeni potrebam, urejenosti in zrelosti organizacije,
nikakor ne more biti donosna naložba. Družbe, ki organizacijsko niso pripravljene na uvedbo
13
sodobnih, procesno in storitveno usmerjenih informacijskih sistemov, bi se morala uvajanja
novih sistemov lotevati pilotno in postopno (Caf, 2007).
Da bi izboljšali uspešnost poslovanja skozi nižje stroške, krajše izvajalne čase in boljšo
kakovost potrebujemo prenovo poslovanja v smeri preoblikovanja, prestrukturiranja ali
prenove poslovnih procesov ob uporabi sodobne informacijske tehnologije (Kovačič et al.,
2004: 55).
Informatizacija mora biti usmerjena v zagotavljanje konkurenčne prednosti, v primeru javne
uprave pa v zagotavljanje zadovoljstva strank. Poslovni procesi so v organizaciji ponavadi
nepregledni in neprilagodljivi, neenotni pri izvajanju, delo se podvaja in pojavljajo se
relativno dolgi čakalni časi za podpise, odobritve, pošto ipd. Takšno stanje je neprimerno za
informatizacijo, zato je potrebno poslovne procese najprej poenotiti, morda na novo definirati
oz. jih spremeniti, kar imenujemo prenova poslovnega procesa. Šele po tem je smiselno
procese ustrezno informatizirati oz. v njihovo izvajanje vključiti uporabo primerne IKT. Po
drugi strani pa prav IKT omogoča drugačen način dela oz. prenovo procesov, zato morata
prenova in informatizacija poslovanja potekati hkrati. Za organizacijo je pomembno, da
poslovne procese izvaja učinkovito in uspešno, pri čemer si pomaga z njihovo
informatizacijo, saj večkrat prav IKT omogoča veliko sprememb, ki pripomorejo k večji
učinkovitosti in uspešnosti poslovnih procesov. Cilj prenove procesov z uporabo IKT je, da
skuša poiskati optimum treh omejujočih, medsebojno odvisnih, vendar običajno nasprotujočih
si temeljnih ciljev: čas, stroški in kakovost. Prenova poslovnih procesov zajema in vključuje
naslednja osnovana izhodišča: poenostavitev poslovnih postopkov, skrajševanje poslovnega
cikla, dvigovanje dodane vrednosti, zniževanje stroškov ter dvigovanje zanesljivosti.
Kot pravita Kovačič in Bosilij so načini prenove poslovanja različni in na splošno ločimo med
projektnimi aktivnostmi izboljšav in prenovi poslovanja. Cilji izboljšav so največkrat analiza,
poenostavitev in avtomatizacija delovnih postopkov (uporaba IKT) ter zniževanje stroškov
(Kovačič in Bosilij Vukšić, 2005).
3.1.2 Opredelitev ter pomen informacijske tehnologije in informatizacije
Gričar pravi, da so informacijska tehnologija sredstva in vedenje o obravnavanju podatkov: o
zbiranju, obdelovanju, hranjenju, posredovanju ter prenašanju podatkov in o oblikovanju
informacij. V ožjem smislu so to računalniki, telekomunikacija in sredstva za pisarniško
poslovanje. Z drugega vidika informacijsko tehnologijo sestavljajo računalniška oprema,
14
računalniški programi, telekomunikacije in ustrezne tehnike in postopki (Gričar v Žurga,
2001: 65). Žurga pravi, da se poleg izraza informacijska tehnologija uporablja tudi izraz, kot
je informacijska in komunikacijska tehnologija (Žurga, 2001). Gualtieri opredeljuje pojem
novejše tehnologije, kot so videokonference, cd-rom, internet, e-pošta, spletne strani itd. Nove
informacijske tehnologije imajo po Gualtieriju številne prednosti, kot so: hitrost,
neformalnost, relativna enostavnost dostopa, možnost za ciljno usmerjanje in relativno nizki
stroški (Gualtieri v Žurga, 2001: 65). Dejansko se seznam novih tehnologij hitro spreminja,
stabilna na njem sta, kot meni Žurga, le računalnik in zaslon, ki ostajata glavni uporabniški
vmesnik (Žurga, 2001).
Gualtieri pravi, da je organizacija OECD (Organization for Economic Cooperation and
Development) preučevala vpliv informacijske družbe na proces oblikovanja politik in
demokratizacijo. Ugotovitve študije so bile, da se vplivi novih tehnologij in informacijske
družbe polagoma večajo. Tehnologija se razvija zelo hitro, informacijske družbe pa
počasneje. Študija je tudi ugotovila, da so vplivi novih tehnologij na politično okolje v
določeni meri celo negativni in ne kažejo povečane preglednosti udeležbe javnosti pri
oblikovanju politik (Gualtieri v Žurga, 2001).
Zaradi uvajanja novih informacijskih in telekomunikacijskih tehnologij pa je vse več
informacij hitreje dostopnih, kar vpliva na glavne udeležence procesov določanja politik na
različne načine: bolje obveščeni mediji, ki zato tudi več sprašujejo, bolje obveščene interesne
skupine, medsebojno bolje povezane z mrežami in zato lažje vplivajo na upravo; prilagoditev
političnih strank na nove informacijske tehnologije za pridobivanje finančnih sredstev,
organiziranje sodelavcev; zakonodajalci so vedno bolj stisnjeni med javnostjo in izvršilno
vejo, kar povzroča, da postaja vedno bolj realna plebiscitarna demokracija; razmerja z
javnostjo se niso veliko spremenila, stiki so sicer hitrejši, vpliv na določevalce pa ni nujno
večji; upravni aparat povečuje svoj vpliv in ugled, ker ima na razpolago vire za povečevanje
svoje združevalne in svetovalne vloge.
Informatizacija je splošen, enovit in celovit proces uvedbe in uporabe informacijsko-
komunikacijske tehnologije (Kovačič in Peček, 2004: 2).
Z uvedbo IKT in poenostavitvijo delovnih procesov, skrajševanjem poslovnega ciklusa,
ukinitvijo podvojenih in odvečnih aktivnosti lahko podjetje zniža stroške poslovanja in
izboljša poslovanje organizacije. To lahko doseže s prenovo poslovnega procesa.
15
Informatizacija poslovanja pa je usmerjena k optimizaciji izvajanja poslovnih procesov
(Kovačič et al., 2004:2)
Kot pravita Kovačič in Petek (2004: 13), je poglavitna naloga informatizacije znižanje
stroškov in skrajšanje časa potrebnega za izvajanje poslovnih procesov oz. posameznih
aktivnosti znotraj teh procesov.
3.2 Projekt informatizacije poslovnega procesa za oddajo gradiva za občinski svet
Brez natančnega planiranja in natančne priprave poslovnih odločitev pri sedanjem stanju
tehnologije, v mnogih primerih sploh ni mogoče poslovati, kaj šele iti v korak z razvitimi
organizacijami. Spremembe lahko pričakujemo tudi zato, ker je okolje postalo premajhno za
nekatere človekove zahteve. Priprava podlage za sprejemanje poslovnih odločitev zahteva
mnogo tehničnega dela, ki se nanaša na medsebojno usklajevanje posameznih faz poslovnega
procesa. To usklajevanje je mogoče prenesti na računalnik in s tem omogočiti strokovnim
službam, da se bolj posvetijo analizi posledic sprejetih poslovnih odločitev. Še pomembnejša
prednost prenosa tega dela na računalnik se kaže v tem, da je pripravo poslovnih odločitev
mogoče povezati z optimizacijo poslovanja. Tako omogočimo (tudi takrat, ko je poslovni
proces nepregleden) kvalitetno podlago za odločanje. Pri uvajanju optimizacije poslovanja se
moramo odločiti, kaj je primerno vzeti kot poslovni sistem. To namreč ni vedno podjetje.
Model lahko konstruiramo za del podjetja in druge dele istega podjetja opazujemo kot okolje
izbranega poslovnega sistema. Strokovno delo v zvezi z optimizacijo se nanaša na različna
področja, zato je težko zadovoljiti potrebe po znanju. K sodelovanju je potrebno pritegniti
zlasti planerje, komercialiste, finančnike, organizatorje, informatike, tehnologe itd. Vsi
morajo biti vsaj približno seznanjeni z optimizacijskimi metodami, sicer pri skupnem delu ne
morejo kvalitetno sodelovati. K sodelovanju je potrebno pritegniti tudi vodilne delavce, ki so
odgovorni za poslovne odločitve. Nadalje potrebujemo seveda tudi kvalitetne podatke o
poslovnem sitemu, ki ga želimo optimizirati in o njegovem okolju.
Beseda optimizacija je izvedena iz latinske besede optimus, ki pomeni najboljši. Pri nas se je
uveljavila po angleškem zgledu. V rabi je tudi beseda optimiranje, zato običajno tudi rečemo,
da izvajanje poslovnega procesa optimiramo (Meško, 1997).
Poslovanje javne uprave je seveda specifično in s tem prav tako optimizacija njegovega
poslovanja. Prikazana optimizacija procesa v nadaljevanju je del določenega procesa, ki se
16
začne veliko prej in konča nekoliko kasneje, in vsekakor doprinese k optimizaciji celotnega
procesa in delno celotnega poslovanja občinske uprave.
V samem postopku, ki sledi pripravi gradiva (pa naj si bo to priprava proračuna, zaključnega
računa, občinskega prostorskega načrta ali nekoliko manj pomembnih zadev, kot so odloki,
pravilniki oz. različne premoženjske in kadrovske zadeve itd.), si je potrebno nekoliko več
časa vzeti za pojme, kot so podpisovanje, časovna usklajenost, oddaja gradiva, nadzor in
seveda obravnava na kolegiju občinske uprave in nenazadnje odločitve najvišje instance, ali
se sploh gre v obravnavo določene zadeve.
Srž oz. problem obravnavanega procesa vidimo predvsem v tem, da je v procesu vse preveč
porabe časa in finančnih sredstev.
Projekt informatizacije poslovnega procesa priprave gradiv za seje občinskega sveta smo
obravnavali skozi štiri faze, in sicer najprej smo definirali poslovni proces, nato smo
analizirali in določili cilje poslovnega procesa, predstavili in zamislili smo si bodoči proces
podprt z IKT in na koncu še testirali vpeljavo prenovljenih poslovnih procesov v poslovanje
organizacije.
Posredovanje gradiv za obravnavo na seji občinskega sveta je pred uvedbo IKT potekalo
klasično. S pomočjo spodnje tabele (glej Tabelo 3.1) lahko ugotovimo, da je korakov med
začetkom oddaje gradiva in končanjem procesa s končno obravnavo na svetu občinskega
sveta veliko preveč.
17
Tabela 3.1: Proces priprave gradiv za seje občinskega sveta
zap. št. Zaporednost in opis korakov v procesu
Referent pripravi gradivo (tiskanje).
Gradivo gre v pregled in odobritev vodji oddelka oz. službe.
Vodja oddelka lahko: posredovano gradivo zavrne in ga posreduje nazaj referentu (referent popravi oz. pripravi novo gradivo), (tiskanje);
gradivo posreduje na kolegij občinske uprave (tiskanje).
Gradivo obravnava kolegij občinske uprave (fotokopiranje za vse člane kolegija)
Kolegij lahko: posredovano gradivo dokončno zavrne;
ga posreduje nazaj referentu ((referent popravi oz. pripravi novo gradivo), (tiskanje);
gradivo posreduje v podpis direktorju občinske uprave.
Direktor lahko: gradivo zavrne kot neustrezno in ga vrne referentu v popravek (referent popravi oz. pripravi novo gradivo), (tiskanje);
gradivo podpiše in ga posreduje županu.
Župan lahko: gradivo dokončno zavrne;
gradivo dokončno odobri in podpiše.
Po dokončni županovi potrditvi se gradivo posreduje Službi občinskega sveta.
Služba občinskega sveta gradivo posreduje v fotokopirnico.
Služba občinskega sveta fotokopirano gradivo posreduje s klasično pošto vsem naslovnikom (svetnice in svetniki, vodje oddelkov OU, novinarji, KS …).
Vir: Lastni prikaz, 2011.
Cilj uvedbe IKT je bila optimizacija (stroški, čas) procesa priprave gradiv za seje občinskega
sveta (uvedba e-gradiv) ter večja preglednost (glej Sliko 3.1).
18
Slika 3.1: Proces priprave gradiva za obravnavo na seji občinskega sveta (optimiran)
Vir: Lastni prikaz, 2011.
Informatizacija poslovnega procesa se je začela s pobudami ekološko ozaveščenih delavcev
občinske uprave ter kasneje s predlogi nekaterih svetnic in svetnikov občinskega sveta, ki so
se zavedali finančne situacije tako občine kot širše države. Sodelavke in sodelavci so izvajali
pozitiven pritisk na vodstvo, da je z vidika fotokopiranja v 21. stoletju nesprejemljivo trošiti
finančna sredstva za papir, tj. fotokopije, in po nepotrebnem zapravljati čas za nefunkcionalen
proces.
Nekatere svetnice in svetniki občinskega sveta so s svetniškimi pobudami in vprašanji vršili
določen pritisk na razmišljanje vodstva občinske uprave, da je v sedanjem globalno kriznem
času nesmiselno trošiti proračunska sredstva za tiskanje velike količine papirja in jih raje
nameniti za vlaganje v informacijsko tehnologijo. Z uvedbo e-gradiva za svetnice in svetnike
občinskega sveta za obravnavo gradiv je Mestna občina Novo mesto naredila dodaten korak k
e-upravi. Projekt se je vsekakor začel z mislijo, ali je smiselno iti v tako investicijo in kaj bi z
njo pridobili oz. privarčevali. Celoten strošek bi se vsekakor finančno povrnil v kratkem času
oz. manj kot v enem letu. Ker so razmere v javnem sektorju neugodne, so varčnost, javnost, in
ekološka osveščenost le nekatere izmed nujnosti, ki jih je potrebno postoriti. Sklicevanje sej
občinskega sveta je pred uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije potekalo
klasično, s pošto in dostavno službo in s tem načinom dela je prihajalo do velikih časovnih
zamud. Svetnice in svetniki, javnost ter mediji so bili zelo pozno, v nekaterih primerih tudi ne,
obveščeni o časovnem razporedu sej in tako je prihajalo do nepotrebnih izostankov na sejah,
do morebitnih nesklepčnosti na sejah in raznih prelaganj sej, odborov in komisij na druge,
kasnejše datume. Z uporabo informacijsko-komunikacijskih tehnologij se vse seje tako
19
občinskega sveta kot delovnih teles skličejo z uporabo elektronske pošte in sklic objavi na
spletni strani Mestne občine Novo mesto (glej Tabelo 3.2). Predpogoj je seveda pridobitev
vseh elektronskih naslovov posameznih svetnikov in članov delovnih teles. Z narejenimi
bazami podatkov in z elektronsko pošto javni uslužbenec sklic sej občinskega sveta in
delovnih teles izvrši neprimerno hitreje kot prej in vsi svetniki ter vabljeni udeleženci so
obveščeni o mesečni časovnici razporeda sej in točkah, ki bodo obravnavane na seji. Še isti
dan, kot se z elektronsko pošto obvestijo udeleženci sej, odborov in komisij, se objavi na
spletni strani tudi sklic seje občinskega sveta in še dodatno tudi vsa gradiva za seje
občinskega sveta. Ta gradiva, ki jih pripravljajo oddelki in službe občinske uprave, se z
elektronsko pošto in tudi kot fizično gradivo naslovijo na službo občinske uprave, ki jih z
informacijsko-komunikacijsko tehnologijo spremeni v ustrezno obliko pa tudi ažurno objavi
na spletni strani.
Na spletni strani so kronološko navedena in zbrana vsa minula gradiva za seje občinskega
sveta ter tekoči nabor gradiv za prihajajočo sejo. Gradiva se javno objavijo po samem sklicu
seje in so na vpogled vsakomur z osebnim računalnikom in internetno povezavo. Pri objavi
gradiv v spletni obliki se lahko gradivo objavi v enaki obliki, kot je pripravljeno originalno
gradivo, saj se s skenirno napravo lahko zajame tudi barvne fotografije in slike, to pa je še
posebej pomembno pri prostorskih zadevah, kar pa pri fotokopiranju ni mogoče oz. je z
velikimi stroški barvnega fotokopiranja. Z uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije
se je skrajšal čas od županovega sklica seje ter zagotovila pravočasna in popolna
informiranost javnosti, torej svetnikov, medijev in ostale zainteresirane javnosti.
20
Tabela 3.2: Proces priprave gradiv za seje občinskega sveta z uvedbo IKT
zap. št. Zaporednost in opis korakov v procesu
Referent z IKT pripravi gradivo.
Gradivo gre v pregled in odobritev vodji oddelka oz. službe (e-pošta).
Vodja oddelka lahko: posredovano gradivo zavrne in ga posreduje nazaj referentu (e-pošta) (referent z IKT popravi oz. pripravi novo gradivo);
gradivo posreduje na kolegij občinske uprave (e-pošta).
Gradivo z IKT obravnava kolegij občinske uprave.
Kolegij lahko: posredovano gradivo dokončno zavrne;
ga posreduje nazaj referentu (e-pošta);
(referent z IKT popravi oz. pripravi novo gradivo);
gradivo posreduje v podpis direktorju občinske uprave (e-pošta).
Direktor lahko: gradivo zavrne kot neustrezno in ga vrne referentu v popravek (e-pošta) (referent z IKT popravi oz. pripravi novo gradivo);
gradivo podpiše in ga posreduje županu (e-pošta).
Župan lahko: gradivo dokončno zavrne;
gradivo dokončno odobri, natisne in podpiše.
Po dokončni županovi potrditvi se gradivo posreduje Službi občinskega sveta.
Služba občinskega sveta gradivo preoblikuje z ustrezno IT opremo in ga objavi na spletni strani MO NM.
Služba občinskega sveta posreduje vsem naslovnikom (svetnice in svetniki, vodje oddelkov OU, novinarji, KS) e-pošto, da je gradivo objavljeno na spletni strani njim in tudi vsem ostalim.
Vir: Lastni prikaz, 2011.
3.3 Izračun uvedbe IKT za seje občinskega sveta
Kot primer je bil v letu 2011 narejen okvirni izračun stroškov za leto 2010 v segmentu uvedbe
IKT za seje občanskega sveta (glej Tabelo 3.3). Predvideni stroški nadgradnje so prikazani za
21
nakup tridesetih prenosnikov s pripadajočo programsko opremo, vzdrževanjem in osnovnim
izobraževanjem.
Tabela 3.3: Primerjava in ocenjeni stroški nadgradnje z dodatno IKT opremo
PREJ SEDAJ
Poštnina Poštnina za posredovana gradiva v letu 2010 1.484 EUR
0,00 EUR
Fotokopiranje Fotokopiranje gradiv 20.475 EUR
0,00 EUR
IKT 0,00 EUR 15.000,00 EUR
Nakup 30 prenosnih računalnikov, s 17'' velikostjo ekrana, torbo in programsko opremo bi po ocenah stal nekje do 500,00 EUR/prenosni računalnik.
Vzdrževanje 0,00 EUR 3.000,00 EUR
Vzdrževanje 30 prenosnih računalnikov s povprečno 2 urami vzdrževanja na leto (100,00 EUR/ 1 ura vzdrževanja)
Stroški izobraževanja 0,00 EUR 0,00 EUR
Ocenjenih stroškov izobraževanja ni, saj izobraževanje izvede Služba za informatiko.
Vzdrževanje spletne strani 0,00 EUR Storitev vzdrževanja je urejena v vzpostavitvi spletne strani.
SKUPAJ 22.000,00 EUR 18.000,00 EUR
Vir: Lastni prikaz, 2011.
Kot vidimo v tabeli, so letni stroški uvedbe IKT za delo občinskega sveta nižji od
fotokopiranja in stroškov transporta gradiv. V mandatu (4 leta) pa se razlika v ceni še poveča.
22
Srednjeročno in dolgoročno ima MO NM manjše stroške in obremenitev proračuna ter v
poprečju privarčuje več kot 16.000 EUR v mandatu (4 leta). Ker pa se vsi svetniki niso
odločili za nakup prenosnika, je razlika večja, in če se nobeden ne bi odločil za nakup, bi bilo
privarčevanih sredstev lahko tudi okoli 88.000 EUR.
Fotokopiranje ni več domena sodobnega človeka in sveta. Fotokopiranje za obravnavo na
sejah občinskega sveta je finančno zelo velik zalogaj, povsem nepotreben v današnjih časih,
ko se varčuje na vsakem koraku in ko se z okoljskimi problemi srečujemo skoraj vsak dan.
Racionalizacija je potrebna v vseh vidikih delovanja občinske uprave in en majhen del je tudi
menjava klasičnih fotokopiranih gradiv z obravnavo e-gradiv na spletnih straneh MO NM s
prenosnimi računalniki z brezžično povezavo.
3.3.1 Razlogi za uvedbo e-gradiva
1. Z vidika pripravljavcev (MO NM):
• vpogled v letni razpored sej občinskega sveta;
• komentiranje in obrazložitve;
• vpogled v nenapovedana obvestila;
• prihranek na času;
• ažurno objavljanje gradiv;
• enakost gradiva (celostna podoba, obrazci);
• obveščanje vodstva.
2. Z vidika uporabnikov (članice in člani občinskega sveta):
• vpogled v nabor gradiv za sejo v vsakem trenutku;
• vpogled v vse pretekle seje mandata;
• vpogled v vsa gradiva preteklih sej;
• vpogled v letni razpored sej občinskega sveta;
• komunikacija med svetnicami in svetniki občinskega sveta ter Službo občinskega
sveta (MO NM);
• obveščanje opravičenih izostankov s sej.
23
3.3.2 Prednosti in slabosti uvedbe e-gradiva
Prednosti uvedbe e-gradiva
Dostopnost – tako pripravljavcem kot uporabnikom je omogočena takojšnja dostopnost
vpogleda v e-gradiva in njihov pregled ter seznanitev.
Ažurnost – e-gradiva se vnaša sproti in so v vsakem trenutku aktualna. V nabor točk za
obravnavo na seji občinskega sveta so lahko tekoče dodajana vsa morebitna gradiva, ki so
slučajno izpadla oz. bila kako drugače spregledana.
Čas – z dnem, ko župan skliče sejo svetnicam in svetnikom ni potrebno čakati na dostavno
službo pošte oz. v najslabšem primeru, da sami obiščejo pošto in prevzamejo gradivo, ampak
se jih z e-sporočilom obvesti o sklicu seje oz. napoti na spletno stran MO NM.
Stroški – stroški bi bili z uvedbo e-gradiva minimalni, saj bi MO NM mesečno veliko
prihranila, še več pa letno (vezano na občinski proračun) in mandatno.
Javnost – vsa gradiva za seje občinskega sveta bi bile javno dostopne vsem, ki bi jih
obravnavana tematika zanimala – občankam in občanom.
Slabosti uvedbe e-gradiva
Slabosti uvedbe e-gradiva se nakazujejo predvsem v potencialnem1 nakupu nove strojne in
programske opreme, ki je dodaten finančni strošek v danem trenutku. Če pa se ne pristopi k
spremljanju dela s prenosniki, se v spremljanju sej in samem delu članic in članov občinskega
sveta lahko pričakuje težave pri obsežnih in zapletenih obravnavah. Prav tako se pričakuje
dodatno delo in izobraževanje v Službi občinskega sveta. Dodatno znanje rokovanja z e-
gradivi potrebujejo svetnice in svetniki. Potrebno pa je nameniti tudi več pozornosti varnosti
gradiva na spletni strani, saj lahko pride do zlorab e-gradiva, kot so spreminjanje vsebine ipd.
Kaj želimo z uvedbo e-gradiva doseči oz. zahteve (glej Tabelo 3.4):
1 Novo programsko in strojno opremo se lahko nabavi za vse svetnice in svetnike občinskega sveta ali samo za
tiste, ki izrazijo željo po novi (dodatni) opremi, kar je še ceneje kot predstavljeni izračun. Opremo se lahko
svetnicam in svetnikom kupi za nedoločen čas ali se jim oprema ponudi v uporabo do konca mandata (4 leta), ko
jo vrnejo oz. jo lahko nato odkupijo.
24
• boljši učinki v poslovanju podjetja – zmanjšanje stroškov, razbremenitev kadrovskih
virov;
• boljši rezultati pri izvajanju procesa – zmanjševanje delovnih stroškov, povečanje
kakovosti izvajanja storitev;
• sprememba potrebnih postopkov za dostavo gradiva;
• drugačen časovni razpored za dostavo gradiv;
• sprememba samega postopka obravnave gradiv;
• gradiva implementirana v spletno stran MO NM;
• pregledno e-arhiviranje vseh preteklih sej;
• enakost predloženega gradiva za obravnavo.
Tabela 3.4: Zahteve informacijske rešitve
STANJE CILJ
Fotokopiranje E-gradiva
Plačevanje poštnine Pošiljanje gradiv z e-pošto oz. objava na spletni strani
Velika finančna sredstva za fotokopiranje in poštnino
Zmanjšanje stroškov oz. brez stroškov
Neažurnost Takojšnje prikazovanje na spletni strani in obravnava gradiv (ažurnost)
Priprava gradiva Omogočanje priprave in takojšnji popravki gradiva
Velika količina fizičnega gradiva na sejah občinskega sveta
Informacijsko spremljanje e-gradiva na sejah občinskega sveta
Vir: Lastni prikaz, 2011.
3.4 Objava e-gradiv na spletni strani MO NM ter nakup strojne opreme
Predlog rešitve je predvidel objavo e-gradiv na spletni strani Mestne občine Novo mesto in
nakup prenosnikov za nemoteno delo uporabnikov, tj. svetnic in svetnikov Občinskega sveta
Mestne občine Novo mesto.
E-gradivo se objavlja na spletni strani Mestne občine Novo mesto, zato se je izvedel nakup
prenosnih računalnikov za tiste svetnice in svetnike, ki so se za le-tega odločili, in sicer za
25
obravnavo e-gradiv na sejah občinskega sveta. Prehod na ta način je smiselno izpeljati po
končanem mandatu oz. z začetkom novega. S tem se je mogoče izogniti težavam vseh
vpletenih pri hitrem preskoku na nov način, torej uvedbi prenosnih računalnikov. Glede na
dejstvo, da se vzporedno gradivo že nekaj časa objavlja v elektronski obliki na spletni strani
Mestne občine Novo mesto, se povečanega obsega dela s strani upravljavca in pripravljavcev
ni pričakovalo, nekaj več dela pa je bilo pričakovati od Službe občinskega sveta in samih
uporabnikov prenosnih računalnikov, tj. svetnic in svetnikov občinskega sveta.
26
4 UPRAVLJANJE ZNANJA
Dandanes se zaradi širjenja svetovnega spleta znanje širi vse hitreje. Dostopno je vsakomur, v
vsakem trenutku, bolj kot kdajkoli prej. Zaradi tega dejstva morajo organizacije ponovno
pregledati svojo strateško usmerjenost in poslovanje in se pripraviti na prihajajočo situacijo,
tj. pojavljanje vedno več znanja, v vseh oblikah. Znanje in informacije so lahko karkoli in se
lahko vidijo tudi kot tekmovalna prednost pred ostalimi organizacijami. Pa vendar se je
potrebno vprašati, ali širjenje znanja organizaciji doprinaša k poslovni vrednosti ali pa jo
odpira konkurenci in jo ustvarja ranljivo. Pa vendarle širjenje in posredovanje znanja
doprinese organizaciji in njenim boljšim rezultatom.
4.1 Kaj je upravljanje znanja
Upravljanje znanja je v zadnjih letih tema, ki se je uvrščala takoj za prenovo in
informatizacijo poslovnih procesov. Področje njenega delovanja se je prekrivalo s področjem
managementa odgovornosti in organizacijskega učenja in si pridobivalo veljavo z vsakdanjimi
objavami novic o naraščajoči potrebi po izobraženi družbi v zvezi z naraščajočo rabo
medmrežja. Na začetku se je upravljanje znanja ukvarjalo izključno z informacijskimi sistemi,
nato pa se je vsebina razširila tudi na organizacijski razvoj, upravljanje intelektualnega
kapitala in upravljanje odgovornosti. Do konca 90. let prejšnjega stoletja pa so prevladujoče
teme v upravljanju znanja postale učeča se družba, organizacijsko osmišljevanje, upravljanje
inovacij in upravljanje sprememb.
Upravljanje z znanjem ni nekaj novega, saj se v organizacijah pojavlja in uporablja že kar
nekaj časa. Drucker pravi, da je znanje osnovni kapital podjetja in pomemben vir dohodkov
(Drucker, 1974). Senge pa pravi, da je učeča se organizacija bistvena dimenzija upravljanja z
znanjem. Torej upravljanje z znanjem ni nekaj novega, se je pa z razvojem informacijskih-
komunikacijskih tehnologij omogočilo hitrejše zbiranje, organiziranje in uporaba znanja
(Senger, 1994). Bahra definira upravljanje v organizaciji z znanjem kot opis kulture,
procesov, infrastrukture in tehnologije v organizaciji, ki pridobiva in optimizira uporabo
intelektualnega kapitala za dosego ciljev organizacije (Bahra, 2001).
27
4.2 Pomen upravljanje znanja
Obvladovanje znanja je v današnjem svetu zelo pomembno za uspešno in učinkovito
delovanje organizacije in je lahko kritični dejavnik rasti ali celo obstoja le-tega. Že v
preteklosti so ljudje vedno znova prenašali znanje iz generacije v generacijo, včasih uspešno,
drugič manj uspešno. Znanje v organizaciji je zbir znanja zaposlenih, tako delavcev kot
strokovnjakov, ki je lahko splošno ali zelo specifično in se prenaša tudi s komuniciranjem.
Organizacija lahko veliko pridobi, če uspe to znanje izkoristiti. Znanje se nahaja v ljudeh,
zaposlenih, njihovih delovnih navadah in pravilih. Znanje se deli na eksplicitno in tiho
(tacitno) znanje. Prvega lahko zlahka povzamemo in shranimo, medtem ko tiho znanje težko
opišemo in težko prenesemo ter ga pridobimo predvsem oz. tudi z izkušnjami. Organizacija,
ki ne poskrbi za zajem in prenos znanja, se pogosto znajde v težavah (Nonaka v Dalkir, 2005).
Upravljanje znanja je eden izmed odgovorov na izziv, da se poskuša upravljati zapleteno in z
informacijami preobremenjeno delovno okolje. Učinkovito upravljanje znanja zahteva
organizacijo za identifikacijo, ustvarjanje, pridobitev, razpršitev in izkoriščanje prednosti
znanja, ki zagotavljajo strateško prednost organizaciji. Jasno je treba razlikovati med
informacijo, ki je digitalizirana, in resničnim znanjem. Znanje obstaja v ljudeh in ne samo po
sebi v organizaciji. Upravljanje znanja postaja vse bolj ključnega pomena v današnjem, na
znanju temelječem, gospodarstvu. Ustvarjanje in širjenje znanja je vedno bolj pomemben
dejavnik konkurenčnosti na globalnem trgu. V organizacijah in s tem tudi na trgu je vse več
in več znanja, ki je zelo pomembno in iskano in ki je vgrajeno v proizvode (zlasti visoko
tehnološke). Pa tudi t.i. tiho (tacitno) znanje zaposlenih je postalo zelo iskano blago oz. želja
organizacij, da bi se tega znanja polastile oz. ga vpeljale v poslovanje podjetja kot dodano
vrednost. Pojav interneta in svetovnega spleta je povzročil neomejen vir znanja za vse.
Delavska proizvodnja z relativno poceni delovno silo in hierarhičnim upravljanjem je
tlakovala pot do organizacij, baziranih na znanju. Danes manj ljudi naredi več in znanje
zahteva več sodelovanja in delovanja v skupinah, organizacijskih teamih, ki stremijo k dodani
vrednosti. Prednost, ki jo ima organizacija, se kaže predvsem v tem, kako učinkovito
uporablja, kar zna in kako hitro pridobi in uporabi novo znanje (Davenport in Prusak v Dalkir,
2005). Organizacija v dobi znanja je tista, ki se uči, zapomni in temelji na najboljših
razpoložljivih informacijah in posledično znanju. Vse prej omenjeno je ustvarilo močno
potrebo po namernem in sistematičnem pristopu za izgraditev (vzpostavitev) baze znanja v
organizaciji z novimi in dragocenimi izkušnjami ter najboljšimi praksami. Povedano drugače,
28
da bi bili uspešni v današnjem zahtevnem okolju, se morajo podjetja učiti iz svojih preteklih
napak. Z organizacijskim znanjem se ne namerava zamenjati posameznih znanj, vendar bi se
ga lahko dopolnilo tako, da bi bil močnejši, še bolj usklajen in širše aplikativen. Upravljanje z
znanjem predstavlja sistematičen pristop, da se zagotovi popolno izrabo organizacije in s tem
organizacijske baze znanja skupaj s posameznimi veščinami, kompetencami, mislimi,
inovacijami in idejami za ustvarjanje še bolj uspešnega in učinkovitega dela v organizaciji.
Upravljanje z znanjem je bilo sprva opredeljeno kot proces uporabe sistematičnega pristopa k
zajemanju, strukturi, upravljanju in širjenju znanja v celotni organizaciji, da bi se delalo
hitreje, uporabilo najboljše prakse in zmanjšalo stroške (Nonaka in Takeuchi v Dalkir, 2005).
Upravljanje znanja se je izkazalo za zelo uspešno v zajemanju, shranjevanju in posledično
razširjanju znanja, ki je bilo opravljeno zlasti na izkušnjah in najboljših praksah.
Vodstva v organizacijah najbolj pogosto navajajo, da je njihova največja prednost znanje, ki
ga imajo njihovi zaposleni. Z uporabo intelektualnega kapitala je nujno potrebno zagotoviti,
da se tako pomembno znanje ne izgubi in pogreši.
Upravljanje znanja mora temeljiti na treh stopnjah, in sicer na ravni posameznika, skupine ali
skupnosti in same organizacije. Osnovni cilj upravljanja z znanjem je spodbuditev znanja v
korist organizacije (Nickols v Dalkir, 2005).
Tipični cilji upravljanja znanja po Dalkirju (2005) so:
• nemoten prehod od tistih, ki se upokojujejo, do njihovih naslednikov, ki se zaposlijo
namesto njih;
• zmanjševanje izgub organizacijskega spomina oz. baz podatkov zaradi upokojitev;
• določitev kritičnih virov in kritičnih področij znanja, tako da organizacija »ve, kaj ve«;
• zgraditev skupine metod, ki se lahko uporabljajo s posamezniki, s skupinami in z
organizacijo za zajezitev morebitnih izgub intelektualnega kapitala.
Dalkir pravi, da se ena od glavnih lastnosti upravljanja znanja nanaša na dejstvo, da se ukvarja
z znanjem kakor tudi informacijami. Znanje je bolj subjektivne narave oz. druga beseda za
vedeti in običajno temelji na izkušnjah oz. individualnih vrednotah. Podatki so vsebina, ki je
neposredno opazljiva ali preverljiva, informacije pa so vsebine, ki predstavljajo analizo
podatkov; informacijam dodamo interpretacijo s svojim znanjem. Druga razpoznavna lastnost
upravljanja z znanjem je sposobnost za reševanje znanja v vseh svojih oblikah, predvsem s
29
tihim znanjem in eksplicitnim znanjem. Tiho znanje je težko izraziti in tudi težko ubesediti.
Nasprotno pa eksplicitno znanje predstavlja vsebino, ki je bilo ujeto v nekatere oblike, kot so
besede, zvočni zapisi ali slike. Napačno prepričanje je, da se upravljanje znanja osredotoča na
vse, kar je tiho znanje, se preobrazi v eksplicitno, nato pa shrani in nekje arhivira, po navadi v
obliki neke vrste portala ali intraneta. Upravljanje znanja se ukvarja s celotnim krogom
upravljanja znanja, kar pa se bo obrazložilo nekoliko kasneje (Dalkir, 2005).
Danes je upravljanje znanja pomembno še bolj kot v preteklosti in se ga aplicira v poslovanje
vseh pomembnejših organizacij in podjetij. Podjetja delujejo globalno in delujejo v različnih
mestih, večjezično in večkulturno. Danes se dela več in hitreje. Delovna sila je bolj mobilna,
kar povzroča težave z znanje in je potrebno nenehno izobraževanje zaposlenih. Tehnološki
napredek je hiter in ljudje so z IKT vedno bolj povezani. Upravljanje znanja je eden izmed
odgovorov na izziv, da se poskuša upravljati zapleteno in z informacijami preobremenjeno
delovno okolje. Učinkovito upravljanje znanja zahteva organizacijo za identifikacijo,
ustvarjanje, pridobitev, razpršitev in izkoriščanje prednosti znanja, ki zagotavljajo strateško
prednost organizaciji. Jasno je treba razlikovati med informacijo, ki je digitalizirana, in
resničnim znanjem. Znanje obstaja v ljudeh in ne samo po sebi v organizaciji. Krog
upravljanja znanja lahko opišemo kot informacijsko pot, da bi se informacija oz. znanje
preoblikovalo iz informacije v vredno sredstvo za organizacijo s pomočjo kroga znanja. Eden
od glavnih procesov v managementu znanja je prepoznavanje in lociranje znanja in virov
znanja v organizaciji. Dragoceno znanje je nato prevedeno v eksplicitno obliko, pogosto
imenovano tudi kot kodifikacija znanja, z namenom olajšanja širjenja. Prakse omogočajo lažji
prenos znanja iz osebe na osebo za reševanje problemov. Ko se to znanje prenese do skladišča
organizacijskega znanja, postane del »organizacijskega pomnilnika ali spomina«. Upravljanje
znanja prinaša koristi za posameznega delojemalca, skupnostim v praksi in za samo
organizacijo.
4.2.1 Pomen upravljanja znanja za posameznika, organizacijo in družbo
Za posameznika upravljanje znanja pomaga ljudem opraviti njihovo delo in prihrani čas za
boljšo odločitev in reševanje problemov, gradi občutek pripadnosti v organizaciji, pomaga
ljudem, da ostanejo seznanjeni z inovacijami ter zagotavlja izzive in priložnosti, da
posamezniki prispevajo.
30
Za družbo upravljanje znanja razvija strokovno usposobljenost, spodbuja mentorstvo,
omogoča učinkovitejše mreženje in sodelovanje, razvija poklicni etični kodeks, ki ga lahko
člani upoštevajo, razvija skupni jezik sporazumevanja.
Za organizacijo upravljanje znanja pomaga upravljati strategijo organizacije, probleme rešuje
hitro, razvrednoti najboljše prakse, izboljšuje znanje vgrajeno v izdelke in storitve, premeša
ideje, jih osveži in povečuje možnosti za inovacije, organizacijam omogoča, da ostanejo pred
konkurenco bolje.
Management znanja seveda uporablja tudi informacijska orodja za zajem, posredovanje in
uporabo znanja.
Ruggles (Ruggles v Dalkir, 2005) je opisal in določil informacijska orodja managementa
znanja, ki:
• izboljšajo in omogočajo pridobivanje znanja, kodifikacijo in prenos znanja;
• ustvarjajo znanje (na primer podatkovno rudarjenje, ki odkriva nove vzorce v
podatkih);
• kodirajo znanje, da bi bilo v sprejemljivi obliki dostopno in dosegljivo tudi za druge;
• prenašajo znanje za zmanjševanje težav s časom in prostorom pri komunikaciji v
organizaciji.
Dalkir (2005) pravi, da začetni fazi zajem znanja in faza ustvarjanja ne uporabljata veliko
informacijske tehnologije, a nekaj med njimi je tudi že precej uveljavljenih in sodobnih, saj so
se razvile z razvojem informacijsko-komunikacijskih tehnologij ter z uporabo socialnih
omrežij. Upravljanje z znanjem običajno obravnava enega izmed dveh splošnih ciljev:
ponovna uporaba znanja in znanje za spodbujanje učinkovitosti. Cilj uporabe znanja je
zmanjšati čas, potreben za izvedbo nalog, kot tudi pomoč pri vzdrževanju višjih standardov v
zvezi s kakovostjo dela. Organizacija mora poiskati potrebno ravnotežje med strateško
vrednostjo in širjenjem znanja kot doprinosu k poslovni vrednosti organizacije na eni strani
oz. morebitno ogroženostjo poslovanju na drugi strani.
Znanje je potrebno oblikovati in vgraditi, da bi omogočili postopno obdelavo in prenos
znanja. Cilj je ohraniti in deliti znanje s širšo javnostjo oz. zaposlenimi v organizaciji.
Informacijska in komunikacijska tehnologija, kot so intranet in zbirke znanj oz. tudi baze
31
podatkov zagotavljajo potrebno infrastrukturo. Poslovni procesi in kultura omogočajo
potrebne spodbude in priložnosti vsem zaposlenim na področju znanja, da postanejo aktivni
udeleženci v celotnem ciklusu (krogu) upravljanja znanja.
Zadnja faza je internalizacija (eksplicitno znanje v tiho znanje), ki se pojavi skozi novo
pridobljeno vedenje, znanje. Internalizacija je močno povezana z načinom učenja z delom oz.
prakso in pretvarja posamezne izkušnje in znanja v posamezne modele. Ko je znanje enkrat
internalizirano, se nato uporabi za zaposlene, ki ga širijo in vgradijo v svoje že obstoječe tiho
znanje. Zaposleni se učijo od novega znanja, kar se vidi v spremembah, da opravljajo svoje
delo drugače. Znanje, izkušnje in najboljše prakse gredo skozi celoten proces faz socializacije,
eksternalizacije in kombinacije, vendar pa se ne smejo ustaviti na eni od teh faz. Šele ko je
znanje internacionalizirano v notranje posameznikovo tacitno znanje v obliki skupnih
modelov ali tehničnega znanja, šele takrat postane to znanje dragoceno za posameznika in za
organizacijo. Da pa organizacijsko znanje sploh poteka in se uporablja, se mora celoten
proces začeti vedno znova v t.i. spiralo ustvarjanja znanja (Nonaka in Takeuchi v Dalkir,
2005).
Je pa vsekakor širjenje znanja sprejemljivo tudi za družbo, saj se v družbi, kjer je znanje
dostopno vsem, znanje širi, spodbuja konkurenčnost podjetij, spodbuja razmišljanje
posameznikov za nove rešitve in inovacije, spodbuja vedno nova in nova razmišljanja ter
izboljšave. Širjenje in posredovanje znanja pri posameznikih torej vzpodbuja nova
razmišljanja, v organizacijah spodbuja konkurenčnost in vedno nove oblike in načine trženja,
nove tehnologije in postopke, približevanje kupcem itd.. Pri znanju, ki se posreduje in širi v
družbi pa se vidi pozitiven efekt tudi v obnašanju in kulturi ter sprejemljivosti družbe v
lokalnem okolju z drugačno kulturno identiteto, kar pomeni razumevanje in videnje pozitivnih
lastnosti multikulturalizma.
V Službi občinskega sveta je širjenje znanja slabo dodelano in prepuščeno odločitvi vsakega
posameznika vse do trenutka, ko pride do uvajanja novega zaposlenega na delovno mesto, kar
pa se ponavadi uredi z mentorstvom in kasneje izobraževanji, ki jih zaposleni obiskujejo v
sklopu izobraževanj Ministrstva za javno upravo, Skupnostjo občin Slovenije ipd. V zadnjem
času se vedno bolj izvajajo notranja izobraževanja, ki naj bi bili nekakšni zametki širjenja
znanja, tako da lahko rečemo, da se širjenje znanja v MO NM povečuje in izboljšuje.
32
4.3 Izbrana tema/znanje za prenos v Službi občinskega sveta
V Službi občinskega sveta se znanje za prenos nanaša predvsem na delo za potrebe
Občinskega sveta. Za izvedbo določenih nalog (glej Sliko 4.1) je potrebno usklajeno
delovanje zaposlenih s pomočjo informacijsko-komunikacijske tehnologije po vnaprej
določenih procesih.
Slika 4.1: Elementi upravljanja znanja
Vir: Lastni prikaz, 2011.
Znanje posameznika je potrebno predvsem za dela, kot so oblikovanje in urejanje e-gradiv,
vodenje sej in glasovanje na seji, snemanje in pisanje zapisnikov, objava gradiv na spletni
strani MO NM, potrebno pa je še drugo znanje, kot je poznavanje zakonodaje, pa tudi znanje,
ki obsega vse do kulturnih, etičnih in moralnih znanj.
4.3.1 Zajem in kreiranje znanja
Prva faza (kreiranje znanja) vključuje različne načine, kako v organizaciji namerno in
zavestno povečamo obseg znanja. To lahko dosežemo skozi učenje, nakup, najem ali
oblikovanje namenjenih sredstev. Najpogosteje pridobivajo podjetja nova znanja s pomočjo
učenja posameznikov in timov.
Znanje na področju dela v Službi občinskega sveta je delno eksplicitno in delno tiho, tacitno.
Eksplicitno znanje se zajema z osvajanjem zakonodaje, ki se tiče tega področja, v osnovi torej
Poslovnika občinskega sveta MO NM in Statuta Mestne občine Novo mesto. Se pa obravnava
zakonodaja tako s področja volitev, financ, pristojnosti, prostora itd. Napisana so tudi interna
ljudje
procesi tehnologija
33
navodila za delovanje službe. Med eksplicitno znanje se seveda štejejo tudi razni seminarji,
izobraževanja in izpiti za upravne delavce. Tacitno oz. tiho znanje pa je težje formalizirati in
zapisati, saj se to znanje nanaša predvsem na izkušnje posameznikov v Službi občinskega
sveta. To znanje se nanaša predvsem na osebne izkušnje dodatnega znanja računalništva,
interneta in osebne tankočutnosti ter odnosa do svetnic in svetnikov in pripadnosti mestu, tj.
Novemu mestu. Ustvarjanje, kreiranje znanja tako leži v aktiviranju in pretvorbi ravno tega
tacitnega znanja, ki je enako, če ne še pomembnejše, eksplicitnemu znanju. Torej,
individualno znanje, ki je na začetku tacitno, je nato prevedeno v neko vredno znanje,
organizacijsko znanje. Ustvarjanje individualnega znanja se deli z ostalimi v organizaciji in
postane organizacijsko znanje.
V nadaljevanju je potrebno to eksplicitno in predvsem tacitno znanje preoblikovati (kodiranje)
v obliko, ki bi bila dostopna vsem in bi bila urejena, zapisana, prenosljiva in lahko razumljiva
(Davenport in Prusak, 1998: 68). V tem delu lahko poleg preoblikovanja tacitnega znanja v
eksplicitno govorimo tudi o eksplicitnem znanju, ki ga preoblikujemo v isto enako eksplicitno
znanje, s to razliko, da je to naše dodatno znanje, ki se izraža v obliki zapiskov, teorij, baz
podatkov, zajeto pa je tudi seveda v knjigah in dokumentih. (Nonaka in Takeuchi, 1995: 61).
Tacitno oz. tiho znanje je potrebno formalizirati in ga preoblikovati v eksplicitno, kar
pomeni, da ga je potrebno preoblikovati v obliko, ki bo na voljo ostalim zaposlenim v
občinski upravi. Vse osebno znanje, ki se nanaša na izkušnje je potrebno zapisati v obliki
zapiskov, postopkov in navodil, da bi se lahko vsi zainteresirani v primeru kakršnih koli
nepredvidljivih situacij lahko seznanili z delom Službe občinske uprave in ga opravljali brez
nekih nepredvidljivih posledic za občinsko upravo in s tem Mestno občino Novo mesto kot
organizacijo. S tem postane osebno tacitno znanje eksplicitno in formalizirano ter na voljo
zaposlenim in s tem organizaciji.
4.3.2 Širjenje in deljenje znanja
Druga faza (širjenje in deljenje znanja) se v organizaciji odvija v največji meri spontano, ko
se zaposleni pogovarjajo o problemih, na katere so naleteli. Tako se tacitno, nezapisano
znanje posameznika prenaša na sodelavce. Več kot ima organizacija tacitnega znanja, bolj
mora sodobna tehnologija omogočati neposredno povezavo med ljudmi. V primeru
eksplicitnega znanja pa je namen informacijsko-komunikacijske tehnologije prenos znanja, ki
je že zapisan ali zajet v določenih dokumentih, s pomočjo določenih orodij pa se zaposleni
34
odloči in določi, katero znanje potrebuje. Za eksplicitno znanje je značilno, da se hitro in
enostavno prenaša iz enega kraja oz. prostora v drug kraj oz. prostor ter ga lahko prenesemo
tudi na drugo osebo/e.
Ko se na ravni kolegija občinske uprave (kot odločitvenega telesa na ravni občinske uprave, v
katerem odloča direktor občinske uprave in vodje oddelkov skupaj) določi in opredeli, da ima
novo znanje neko »novo vrednost« za organizacijo, je naslednji korak kontekstualizacija te
zajete vsebine, kar v prvi vrsti pomeni predvsem vzdrževanje povezave med znanjem in
tistimi, ki posedujejo to znanje ter tistimi, ki so seznanjeni s to vsebino znanja. To so
predvsem avtorji idej, strokovnjaki pa tudi tisti, ki že imajo veliko izkušenj s podobnimi
primeri. V našem primeru, tj. Službi občinskega sveta je znanje nujno potrebno deliti zaradi
kontinuiranega ponavljanja mesečnih sej občinskega sveta, ki morajo potekati brez možnosti,
da seje morda sploh ne bi bilo zaradi kadrovske podhranjenosti ali neznanja.
Znanje v Službi občinskega sveta bi se delilo predvsem z mentorstvom in navodili vodje
oddelka na svoje podrejene delavce. Ker pa lahko prihaja do nekaterih težav, kot so politična
opredeljenost in s tem nejasne odločitve, bi bilo potrebno napisati službena navodila v pisni
obliki – knjižici navodil. Napačna ne bi bila tudi mesečna srečanja v obliki delavnic vseh
udeleženih v procesu izdelave gradiv za seje občinskega sveta.
Ker se v Službi občinskega sveta vedno bolj uporabljajo informacijske rešitve, nam je zaradi
tega dejstva fizično delo olajšano, je pa vsekakor več znanja potrebnega s področij
računalništva, informatike pa tudi družboslovja.
Znanje, ki bi se ga preneslo naprej, bi bilo potrebno na koncu še preveriti, ali je bilo res
preneseno in to z mesečnimi poročili oz. morda celo nekakšnimi pisnimi izpiti, ki bi jih
izdelal tisti, kateremu je bilo preneseno znanje namenjeno.
4.3.3 Pridobivanje in uporaba znanja
V tej fazi je potrebno pridobljeno znanje integrirati v obstoječe znanje, in sicer tako da
dopolnjuje že obstoječe znanje in ga spravlja na nek višji nivo. Kar pomeni, da zaposleni v
organizaciji uporabljajo svoje (prejšnje in obstoječe) znanje ter dodajajo novo znanje, ki se ga
je iz tacitnega spremenilo v eksplicitno znanje in je na voljo vsem zainteresiranim v
omenjenem podjetju.
35
4.4 Udeleženci kroga znanja
4.4.1 Ustvarjalec znanja
Ustvarjalec znanja (knowledge producer) je v Službi občinskega sveta zaposleni, ki poseduje
oz. izdela znanje, ki je potrebno za nemoten potek sej občinskega sveta, je pa vsekakor
celoten proces dela vezan na celotno občinsko upravo, ki je, kot omenjeno, javna služba in s
tem vezana na delo za ljudi, posredno preko občinskega sveta kot njihovih izvoljenih
predstavnikov. Torej je ustvarjalec znanja celotna občinska uprava.
4.4.2 Posrednik znanja
Posrednik (knowledge intermediary) je v tem primeru isto, zaposleni v občinskem svetu, ki z
raznimi, prej omenjenimi, delavnicami, mentorstvom, sestanki, izobraževanji in priročno
neformalno literaturo seznanja vodstvo in ostale zaposlene o potrebnih nalogah in procesih, ki
so potrebni, da ne pride do nepredvidenih zastojev in s tem mora vsak udeleženi v procesu
priprave gradiv za seje občinskega sveta ali vodenja in sodelovanja na seji dati svoj delež
znanja in maksimalne volje za izvedbo procesa, ki se konča z zaključkom mesečne seje.
4.4.3 Uporabnik znanja
Uporabniki znanja so v navedenem primeru, torej znanju s področja dela Službe občinske
uprave, tisti zaposleni v Mestni občini Novo mesto, ki prihajajo v kakršen koli neposreden ali
posreden stik z Občinskim svetom Mestne občine Novo mesto. Torej pripravljalci gradiv, ki
svoje znanje dopolnjujejo z novim znanjem, vodstvo, ki bi moralo vedeti manj ali več vse o
posameznih delih, ki jih opravljajo zaposleni v občinski upravi, morebitni novi zaposleni v
MO NM ali Službi občinskega sveta, zaposleni iz Oddelka za informatiko, zaposleni v
Kabinetu župana. Torej so uporabniki znanja (knowledge reuser) v MO NM vsekakor tisti
zaposleni v občinski upravi, ki se ukvarjajo z delom s področja izdelave gradiv, priprave sej
občinskega sveta, informatike, prava in dela z mediji, ki ga opravlja Kabinet župana.
Uporabniki znanja pa so v širšem pomenu in pavšalno vsekakor tudi vsi zaposleni, saj če
delajo v občinski upravi in če je vmesni člen med njimi in občankami ter občani občinski svet,
potem morajo vsi vsaj nekaj vedeti o postopkih in delu Službe občinskega sveta.
Znanje v Službi občinskega sveta je rutinsko z vidika vsakomesečnega pripravljanja gradiv,
opremljenosti sejne dvorane, postopkov glede novinarjev ipd., pa vendarle vedno različno in
36
specifično, saj je za vsako sejo potrebno izdelati drugačno gradivo, prihaja do vedno
drugačnih zapletov in odpletov, situacije so nepredvidljive in vedno znova drugačne. Uporaba
znanja je na tem področju predvsem tacitna (tiha), kar pomeni, da se vsak posameznik uči
sproti pri svojem nadrejenem, s samostojnim učenju na primeru drugih občin, prebiranjem
razne zakonske literature in internih pravilnikov itd.
Po seznanitvi uporabnikov (občinske uprave) z znanjem se vsekakor mora zgoditi povratna
zanka z njihovimi pripombami na posredovano znanje in njihovimi novimi, boljšimi predlogi
z vedno znova boljšimi in racionalnejšimi ter profesionalnimi prijemi za kvalitetnejše delo.
Torej, krog upravljanja z znanjem se ponovi, ko uporabniki razumejo krog in se ga odločijo
uporabiti. Uporabniki nato potrdijo uporabnost tega modela in sporočijo (povratna
informacija) vrednost zajetega znanja tudi takrat, ko postane zastarel in neuporaben z vidika
organizacije, njihovega dela, ali če se tega znanja ne da uporabiti. Torej kot rečeno,
uporabniki nato pridejo na dan z novo idejo, novo vsebino, s katero prispevajo k izdelavi
novega integriranega kroga in vedno znova novim znanjem.
Znanje, ki je potrebno za izpeljavo seje občinskega sveta, je delno eksplicitno in delno tiho,
tacitno. Eksplicitno znanje se zajema z osvajanjem zakonodaje, ki se tiče tega področja, v
osnovi torej Poslovnika Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto in Statuta Mestne
občine Novo mesto. Se pa potrebuje tudi znanje zakonodaje tako s področja volitev, financ,
prostora ipd. Med eksplicitno znanje se seveda štejejo tudi razni seminarji, izobraževanja in
izpiti za upravne delavce, ki pa jih z dela Službe občinskega sveta ni oz. se kompenzirajo s
področij, kot so finance, informatika, družboslovje in arhiviranje. Potemtakem se znanje
nanaša predvsem na izkušnje posameznikov v Službi občinskega sveta.
Uporabniki, svetnice in svetniki, so bili sprva deležni tudi 2-urnega uvodnega
(predstavitvenega) izobraževanja, kjer jim je bilo predstavljeno delo s prenosnim
računalnikom in predstavljeno gradivo v elektronski obliki. Le-to jim je predstavila Služba za
informatiko. Predstavljen jim je bil tudi motiv oz. vzrok za prehod na delo s prenosnim
računalnikom. V nadaljevanju jim je bila po potrebi nudena tudi pomoč pri sami uporabi
prenosnikov in ogledu gradiv na spletni strani.
S stališča upravljavcev in pripravljavcev se ni spremenilo skoraj nič. Pripravljavci gradiv za
obravnavo na sejah občinskega sveta pripravljajo gradiva kot do sedaj s tem, da morajo v, s
poslovnikom, določenem časovnem roku pripraviti in oddati gradivo v elektronski obliki.
Potrebnega je tudi nekaj dodatnega znanja s preoblikovanjem ustvarjenih dokumentov v druge
37
oblike. Službo občinskega sveta pa z drugačnimi postopki pri sprejemu gradiva v elektronski
obliki ter časovnem posredovanju gradiva. Služba za informatiko mora predvsem skozi
vzpostavitev brezžične povezave z vsemi prenosnimi računalniki in morebitnim dodatnim
servisiranjem v predvidenem času 2 ur na leto na osebni računalnik poskrbeti za nemoteno
delo.
38
5 POSLOVNA USPEŠNOST
Sodobne države si ne moremo predstavljati brez kakovostne javne uprave. Učinkovita in
uspešna vlada uresničuje vse tisto, kar si želijo njeni državljani. Cilj javnih nepridobitnih
institucij ni doseganje finančnih učinkov, marveč doseganje poslanstva oziroma opravljanje
storitev. Uspešnost je opredeljena kot razmerje med vložki in izidi, ki v javnem sektorju niso
opredeljeni finančno. Kategorije oz. kazalniki, ki neposredno izražajo uspešnost, so:
zmožnosti zaposlenih, tehnika in tehnologija, organizacija kakovost in izid. (Andoljšek in
Seljak, 2005)
Tudi informacijska tehnologija sama po sebi ne predstavlja konkurenčne prednosti in
poslovne uspešnosti. Zanjo se preveč zapravlja, saj se vlaga brez jasnih ciljev in povezave IT-
ja s strategijo podjetja. Bistvo je v njeni uporabi in prednostih, ki jih prinese v poslovanje.
Informatika pozitivno vpliva na uspešnost poslovanja, nudi priložnosti za ustvarjanje
konkurenčne prednosti. V sedanjem svetu je potrebna preusmeritev informatike iz podporne
funkcije v službo, ki jo vodstvo obravnava kot sredstvo za doseganje ciljev. Vodstvo mora
informatiko načrtovati strateško in jo aktivno vključevati v projekte prenove in
informatizacijo poslovanja. Tudi krepitev sodelovanje vodstva z vodjem službe za
informatiko doprinaša k večanju poslovne vrednosti informatike.
Mnenje, da informatika za podjetje ni strateškega pomena, mu ne more prinesti konkurenčne
prednosti oziroma za podjetje predstavlja predvsem neizogibne stroške, je razširjeno med
prenekaterimi managerji (Groznik et al., 2005).
Vpeljava informacijske tehnologije (IT) v podjetje samo po sebi ne predstavlja neke poslovne
in konkurenčne prednosti, ampak je lahko sama sebi namen. Vsekakor se v današnjem času za
IT veliko zapravlja, saj se jo vpeljuje brez neke strategije podjetja in jasnih ciljev.
Pomembno je razumevanje pomena, da je potrebno gledati poslovno vrednost informatike
skozi izboljšave, ki jih informatizacija prinese v poslovne procese. Vloga IT-ja ni več samo
»obdelava podatkov« in zagotavljanje ustreznih programskih rešitev za posamezne poslovne
funkcije.
Vsaka organizacija je zbirka ali zaporedje aktivnosti, namenjenih snovanju in razvijanju,
proizvajanju, nudenju in prodajanju, dostavljanju in vzdrževanju njegovih izdelkov ali
storitev. (Porter v Kovačič in Bosilj Vukšić, 2005: 19)
39
IT se mora preusmeriti iz tradicionalno podporne funkcije v mehanizem, ki ga management
jemlje kot sredstvo za doseganje ciljev podjetja. (Groznik et al., 2005)
Pri poslovni vrednosti informatike je tudi v javnem sektorju kot v zasebnem sektorju zelo
pomemben člen notranja organizacija oz. t.i. služba za informatiko in njeni zaposleni s
pripadajočim ustreznim znanjem. Vodstvo take službe mora strateško načrtovati izboljšave v
poslovanju tako za samo podjetje kot v poslovanju navzven do prebivalcev lokalne skupnosti.
Sodelovati mora z najvišjim vodstvom podjetja in sodelovati pri projektih prenove in
izboljšanja poslovanja seveda z IT-jem v smislu informatizacije.
Poslovne vrednost informatike se je torej potrebno lotiti z nekoliko drugačnega zornega kota,
in sicer zato, ker se tematika obravnava z vidika javnega sektorja in je s tem drugačna kot v
zasebnem sektorju. IT v javnem sektorju je pomemben člen pri zagotavljanju družbene oz.
javne poslovne vrednosti. V smislu lastne učinkovitosti in storitev za meščanke in meščane.
Poslovna vrednost informatike bi se morala v javnem sektorju v prvi vrsti gledati »skozi oči«
uporabnikov javnih dobrin in v tem primeru nekatere kazalce vrednosti ne moremo meriti z
ekonomskimi kazalci (dobiček), ampak s termini, kot so uporabnost, zadovoljstvo, kakovost,
naklonjenost.
5.1 Management poslovnih procesov
Management poslovnih procesov (MPP) je nova oblika organiziranosti in delovanja ter
sodoben poslovni pristop k upravljanju s spremembami pri prenavljanju poslovanja. Z
usklajenimi ukrepi na področju organiziranosti, obvladovanja procesov in njihove
informatizacije MPP odpravlja nepovezanost oz. vrzel med strateškim in operativnim
managementom, ki povzroča težave v mnogih organizacijah. Sodoben strateški pogled MPP
na konkurenčnost izpostavlja, da smo konkurenčni tedaj, ko smo sposobni predvidevati
spremembe ter se prilagajati priložnostim in nevarnostim poslovnega okolja hitreje in
ustrezneje od svojih konkurentov. MPP obravnava ključna vprašanja dejavnikov sprememb v
smeri zagotavljanja konkurenčne prednosti s procesno usmerjenostjo poslovanja, pri tem pa
moramo izrabljati in dodatno razvijati svoja ključna znanja ter sposobnosti, se na osnovi
znanja s ciljem zagotavljanja dodane vrednosti, povezovati z ostalimi organizacijami ter
opuščati aktivnosti ali procese, kjer nismo konkurenčni (Kovačič, 2008).
40
5.2 Prenova poslovanja, ključni dejavniki in procesna usmerjenost poslovanja
Projekt prenove poslovanja se začne najpogosteje kot odgovor vodstva organizacije na
ključna vprašanja poslovne uspešnosti oz. vprašanja o načinu in predmetu poslovanja.
Ko se prenavlja podjetje, se najprej razmisli o strategiji, o strateških vidikih in poslovanju, ki
omogočajo uspešno in učinkovito izvajanje poslovnih procesov.
Gre predvsem za možnosti in pripravljenost organizacije in zaposlenih na spremembe,
management in uvajanje teh sprememb ter zagotavljanje znanj, veščin, pogojev, orodij in
tehnologije potrebnih za udejanjanje sprememb oz. prenove poslovanja (Kovačič, 2008).
Strateški projekti preoblikovanja, prestrukturiranja ali prenove poslovanja so uspešni le ob
razvoju ključnih, prej naštetih dejavnikov sprememb: usposobljenih, motiviranih, stimuliranih
in organiziranih kadrih, novemu poslovnemu modelu prilagojenih poslovnih procesov ter
uporabi sodobne informacijske tehnologije (glej Sliko 5.1).
Prenova poslovnih procesov zahteva temeljit vnovični premislek o poslovnih procesih in
njihovo korenito preoblikovanje, da bi dosegli njihovo celovitost ter preglednost,
prilagodljivost in povezljivost. Ob tem želimo izboljšati ključne kazalce učinkovitosti, kot so
stroški, kakovost izdelkov ali storitev in hitrost izvajanja (Kovačič, 2008).
Slika 5.1: Ključni dejavniki sprememb poslovanja
Vir: Kovačič, 2008.
Podjetja morajo biti zaradi vse hujših pritiskov okolja vse bolj prilagodljiva, kar pa jim
pogosto onemogočajo neustrezni in zastareli načini organiziranosti. Večjo uspešnost jim lahko
zagotovi procesna usmerjenost poslovanja, ki temelji na poslovnih procesih, ne pa na
organizaciji z oddelki in službami.
41
Procesna usmerjenost poslovanja je način delovanja in organiziranja, ki se uporablja v
uspešnih podjetjih predvsem kot odgovor na nesposobnost podjetij prilagajanju spremembam
in posledično izgubljanju konkurenčnosti.
S stališča povečevanja konkurenčnosti se vse bolj uveljavlja procesno usmerjena prenova
poslovanja, kjer ob že uveljavljenih dejavnikih sprememb oz. prenove poslovnih procesov
(ceneje, hitreje in bolj kakovostno) postajajo ključni dejavniki konkurenčnosti področja:
upravljanje z znanjem in inovativnost, sposobnost povezovanja oz. povezljivost z ostalimi
organizacijami ter sposobnost hitrega ukrepanja in sprotnega prilagajanja spremembam.
Nenehne in vse hitrejše ter pogostejše spremembe in vse večja konkurenca danes vedno bolj
ogrožajo uspešnost podjetij in celo njihov obstoj. Redke organizacije lahko nadzirajo zunanje
vplive, ki nanje vplivajo, lahko pa nadzirajo način, kako se nanje odzivajo. Čeprav se večina
organizacij zaveda, da globalna ekonomija in hitro spreminjajoči se trgi od njih zahtevajo
hitrost in odzivnost, jim njihov način organiziranosti teh sprememb ne dopušča. Torej, da bi
se podjetja soočila s sodobnimi izzivi, morajo prevzeti načela poslovne usmerjenosti, ki pa je
v tesni povezavi tudi z IT-jem in informatizacijo poslovanja. Ustrezna stopnja procesne
usmerjenosti je predpogoj za informatizacijo poslovnih procesov, kajti neurejenih in
neusklajenih poslovnih procesov nima smisla informatizirati (Škrinjar et al., 2005).
5.3 Informacijska tehnologija
Informacijska tehnologija (IT) zajema področja zajemanja, obdelovanja, shranjevanja in
prenašanja vseh vrst informacij. Delimo jo na strojni in programski del, da ta področja
povežemo, mora biti prisotna še informacijsko-komunikacijska tehnologija. V sodobni
informacijski družbi IT nastopa z vlogo dostopnosti do informacij, krajšanja poslovnih
ciklusov in povečanja konkurenčnosti. IT ima najpomembnejšo vlogo pri prenovi poslovnih
procesov, vendar zgolj z njenim vključevanjem v avtomatizacijo posameznih procesov ali
postopkov največkrat dosežemo, globalno gledano, slabe, če ne celo negativne rezultate. Od
uporabe sodobne IT pričakujemo dvig kakovosti, znižanje stroškov in skrajševanje časa
izvajanja prenovljenih poslovnih postopkov (Kovačič, 2008).
Naložba v informatiko, brez potrebne predhodne prenove procesov, vpliva zgolj na
učinkovitost, nima pa sodobnega, potrebnega vpliva na uspešnost poslovanja.
42
5.4 Poslovna vrednost javnega sektorja
Številne lokalne skupnosti v Sloveniji so soočene z zahtevami po zagotavljanju čim boljših
storitev, soočajo se tudi z zahtevami po izvrševanju le-teh z nižjimi stroški, torej nižji ceni
izvajanja storitev. Ker v javnem sektorju ni konkurence, ki zahteva vedno višjo raven
posameznikove in organizacijske uspešnosti, kot je to na primer v zasebnem sektorju, javni
sektor čuti manj pritiska za večanje vrednosti ali t.i. »proizvodnjo« vrednosti za svoje
meščane. V javnem sektorju že takoj na začetku trčimo v pojma kvantitete in kvalitete za
presojo uspešnosti javnega sektorja in vprašati se je potrebno, ali je za prebivalstvo
pomembnejša dobro izvedena storitev ali čim več izvedenih storitev ne glede na kvaliteto. Kot
v zasebnem se tudi v javnem sektorju izvajajo pritiski za povečanje prihodkov, zmanjšanje
stroškov in povečanje kakovosti storitev za državljane. V preteklosti so raziskave opredelile
ključne izhode, da bi se zagotovili bolj uravnoteženi in celoviti ukrepi za ustvarjanje vrednosti
javnega sektorja, in sicer povečanje prihodkov, poenostavitev interakcij med javnim
sektorjem in prebivalstvom ter ustvarjanje strankinega zadovoljstva (Jupp in Younger, 2004).
5.4.1 Poslovna vrednost stranke
Ena izmed sestavnih delov poslovne vrednosti je tudi poslovna vrednost stranke (customer
value), ki je vrednost prejeta od končnega uporabnika oz. jo čuti končni uporabnik ob nakupu
izdelka ali opravljeni storitvi. Končni uporabnik pa lahko pomeni tako posamezno osebo kot
tudi organizacijo. Vrednost stranke je mišljena s pojmi, kot so uporabnost, kvaliteta, kakovost,
korist in zadovoljstvo. Povečanje ali zmanjšanje poslovne vrednosti stranke v osnovi torej
pomeni, da nek ukrep proizvaja oz. daje, kar pomeni, da je merljiv v smislu zadovoljstva
kupcev, rasti prihodkov ter donosnosti.
5.4.2 Javna oz. družbena vrednost
Javna oz. družbena vrednost se je sprožila kot načelo v javnem sektorju, ki poskuša izboljšati
delovno organizacijo v smislu lastne notranje učinkovitosti in zunanjih storitev za meščanke
in meščane. Poznamo dva vira javne oz. družbene vrednosti:
• javna vrednost, ki je posledica izboljšave oblasti same kot take, tj. kot potrebnega
sredstva za družbo;
43
• javna vrednost, ki izhaja iz zagotavljanja posebnih dobrin neposredno osebam ali
skupinam, ki jih javni sektor zagotavlja skozi javne službe, kjer se izraz uporablja za
storitve, ki jih oblast namenja svojim državljanom ter javno dobro, katerega
razpoložljivost se ne zmanjša (oz. se ne sme zmanjšati) zaradi uporabe drugih ljudi;
javno dobro lahko uporabljajo vsi brez izključevanja kogarkoli.
Javna oz. družbena vrednost je osnova za poslovno vrednost javnega sektorja.
5.4.3 Poslovna vrednost informatike
IT investicija sama po sebi ni zagotovilo za izboljšanje produktivnosti. Poleg naložb v IT
mora podjetje upravljati tudi s poslovnimi procesi in organizacijskimi viri (Sward, 2006).
Informacijska tehnologija sama po sebi ne predstavlja neke konkurenčne prednosti. V mnogih
primerih se zanjo preveč zapravlja, saj se vanjo vlaga brez jasnih ciljev in brez povezave s
strategijo podjetja (Groznik et al., 2005).
IT seveda vpliva na dobro poslovanje, ustvarja priložnosti za konkurenčno poslovanje,
predvsem pa mora podjetje informatizacijo pravilno izvesti. Poslovno vrednost informatike se
vidi predvsem skozi izboljšave, ki jih prinese v poslovne procese in ne skozi samo
informatiko. Informatika se že dolgo časa ne obravnava zgolj kot pripomoček za obdelavo
preprostih podatkov, ampak kot dodatna pomoč oz. zagotovilo za ustrezno programsko rešitev
za poslovne procese ter integracijo in avtomatizacijo poslovnih procesov.
Vodstva podjetij želijo videti koristi IT-ja, ki pa jih informatiki velikokrat ne znajo pokazati.
Informatika na ta način postane za podjetje strošek in nastalega problema se je potrebno lotiti
z dveh vidikov. Z vidika izbire ustreznih kriterijev merjenja učinkov informatike in z vidika
izbiranja pravih naložb (Groznik et al., 2005). Pomembni dejavniki vplivajo na vrednost
informacijske tehnologije (IT) v podjetju. Usklajenost med IT in poslovnimi procesi,
organizacijsko strukturo in strategijo. Na ravni IKT pa vplivajo na poslovno vrednost IT-ja t.i.
dejavniki, kot so uporabnost, funkcionalnost, dostopnost, zanesljivost, delovanje in varnost.
Vodstveni delavci si glede vlaganj v informatiko zastavljajo številna vprašanja: kako lahko le-
te pripomorejo k zagotavljanju trajne konkurenčne prednosti, ali lahko strateški plan
informatike pripomore k zagotavljanju trajne konkurenčne prednosti in s tem uspešnosti
poslovnega sistema, ob kakšnih pogojih se vlaganja v informatiko pretvorijo v poslovno
vrednost (Krisper in Rožanec, 2005).
44
Po drugi strani pa Carr pravi, da se je potrebno vprašati, ali informacijska tehnologija, ki je
danes dostopna vsem, sploh še predstavlja konkurenčno prednost (Carr, 2003).
5.5 Merjenje vrednosti informatike
Za vrednotenje naložb v informatiko se najpogosteje uporabljajo finančne metode. Za realno
oceno informacijskih naložb pa je pogoj obravnavanje tako stroškov kot tudi koristi. Koristi
delimo na dva načina, in sicer na neposredne in posredne ter na otipljive (merljive) in
neotipljive (nemerljive) (glej Tabelo 5.1). Pri prvi delitvi ugotavljamo, ali korist izhaja
neposredno iz same informacijske naložbe ali posredno iz neke skupne organizacijske rešitve.
Po drugem načinu razdelimo koristi na otipljive (merljive), ki jih lahko izračunamo in
izrazimo s številkami, in na neotipljive, ki jih, čeprav vemo, da obstajajo, lahko kvečjemu
ocenimo (Apfel v Groznik et al., 2005).
V javnem sektorju so zelo pomembne neotipljive koristi, ki pa so pogosto težko merljive.
Tabela 5.1: Tabela merljivih in nemerljivih koristi
OTIPLJIVE KORISTI NEOTIPLJIVE KORISTI
Višja produktivnost Višje zadovoljstvo strank
Nižji operativni stroški Povečana prilagodljivost poslovanja
Sprememba strukture zaposlenih Višja kakovost informacij
Višja dodana vrednost Izboljšanja kontrola virov
Nižji prodajni stroški Izboljšanje procesa načrtovanja
Nižji stroški administracije Zvišanje naklonjenosti zaposlenih
Znižanje rasti izdatkov Izboljšano upravljanje premoženja
Znižani stroški delovne opreme Boljši poslovni videz podjetja
Vir: Groznik, Vičič, 2005.
5.6 Vrednostni model za javni sektor – The Public sector Value Model
Vrednostni model je standard za merjenje uspešnosti, ki bi javnim delavcem omogočil, da
ocenijo, kako učinkovito sredstva ustvarjajo vrednost (Cole et al., 2006). Vrednosti model
45
meri dva vzvoda, in sicer "vrednost stranke« (državljana, občana, meščana) in stroškovno
učinkovitost. S povečanjem enega ali drugega lahko javni sektor to razume kot ustvarjanje
vrednosti. S povečanjem enega na račun drugega lahko javni sektor razume, da obstaja
kompromis med obema načinoma za ustvarjanje vrednosti. Zmanjšanje v obeh vzvodih pa
predstavlja zmanjšanje vrednosti javnega sektorja.
Iz slike se vidi povezava teh dveh vzvodov (glej Sliko 5.2). Torej, vrednost javnega sektorja
je večja, če stroškovna učinkovitost narašča oz. se posluje s čim manjšimi stroški ter večja,
kot je vrednost izhodov oz. vrednost za meščane, večja je vrednost javnega sektorja.
Za ekipo, ki opravlja tovrstne analize za javni sektor, je pomembno, da se doseže konsenz-
soglasje v ključnih izhodih, ki bazirajo na razlogih, zakaj mora javni sektor na eni strani
upravičiti pričakovanja meščanov, da javni sektor upravlja z nekaterimi javnimi zadevami.
Zelo pomembna je teža posameznih izhodov, ker kasneje zelo pomaga pri določevanju
prioritet. Seveda je zopet pomembna tudi stroškovna učinkovitost.
Vrednostni model gleda na relativne spremembe. Ne more navesti, ali javni sektor opravlja
delo dobro ali slabo, lahko pa pokaže, ali javni sektor počne zadeve bolje ali slabše kot leto
pred tem in lahko navede, kateri ukrepi so bili sprejeti za vzrok teh izboljšav in pomoč pri
odkrivanju težav.
Primer: javni sektor lahko zmanjša število zaposlenih, vendar pa se s tem v javnem sektorju
lahko zmanjša poslovna vrednost stranke in družbena vrednost (Jupp in Younger, 2004).
Slika 5.2: Vrednostni model za javni sektor
Vir: Jupp, Younger, 2004.
46
5.7 Management informatike – Služba za informatiko
Za management informatike velja enako kot za management drugih področij. Potrebno je
dobro vodenje in organizacija, motivacija zaposlenih in seveda podpora najvišjega vodstva.
To pomeni, da potrebujejo vodje informatike predvsem poslovna in managerska znanja
(Groznik et al., 2005).
Vloga vodij služb za informatiko oz. CIO (Chief Information officer) je predvsem v
strateškem načrtovanje informatike, vzpodbujanju informacijske kulture v podjetju in skrb za
ustanovitev in dobro organizacijo t.i. službe za informatiko, ki je vnaprejšnji pogoj za dobro
infiltracijo IT-ja v poslovne procese (Šušnjar, 2005).
Najpomembnejši cilji, ki bi jih morala zasledovati služba za informatiko, so priprava
podatkov in zagotavljaje pomoči managementu pri poslovnem odločanju, izpostavljanje in
zagotavljanje poslovne vrednosti informatike, sledi zniževanje stroškov informatike,
razvijanje oz. izboljševanje informacijske infrastrukture ter usklajevanje strategije
informatizacije s poslovno strategijo podjetja. Torej, če mora imeti vodja informatike v
podjetju tudi managerske sposobnosti in izkušnje, spadajo med njegove naloge tudi
zagotavljanje konkurenčne sposobnosti podjetja, prenavljanje poslovanja in poslovnih
procesov, uveljavljanje elektronskega poslovanja in prilagajanje organiziranosti novim
potrebam, vzpostavljanje inf. arhitekture, zagotavljanje učinkovitosti informatike itd.
(Groznik et al., 2005)
Vodja službe za informatiko naj ne bi bila le oseba, ki vodi oddelek za servisiranje
informacijske opreme, ampak bi moral biti v prvi vrsti manager z vizijo.
Naloga službe za informatiko je vodenje in koordinacija dela pri projektih, usklajevanje in
zagotavljanje pogojev za razvijanje in/ali uvajanje programskih rešitev oz. prenovo in
informatizacijo posameznih poslovnih procesov, načrtovanje razvoja informatike v skladu z
razvojem in poslovnimi potrebami podjetja ter dosežki informacijske tehnologije,
izobraževanje uporabnikov in pomoč uporabnikom pri razvoju njihovih rešitev ter
zagotavljanje varnosti, zanesljivosti in kakovosti delovanja informatike v podjetju. (Groznik
et al, 2005).
47
6 IKT IN E-GRADIVA ZA SEJE OBČINSKEGA SVETA
6.1 Opis okolja
Lokalne skupnosti so se s prihodom IKT začele zelo hitro spreminjati. Če se je prej napredek
meril v desetletjih, se sedaj v letih, polletjih. Na vpliv IKT na poslovanje organizacij ni imuna
niti občinska uprava, kaj šele občinski svet. S prihodom IKT v vse pore poslovanja ni nič
čudnega, če so se začele spremembe dogajati tudi na področju poslovanja MO NM. Uvajanje
IKT se na področju delovanja Službe občinskega sveta in delovanja Občinskega sveta uvaja
predvsem z namenom večje preglednosti, kar se kaže predvsem v povečanju odgovornosti
nosilcev javnih funkcij, smotrnejši porabi javnih sredstev, zmanjševanju tveganja za slabo
vodenje in dvigovanju zaupanja kot tudi zgledu občankam in občanom. V elektronsko
poslovanje ni zajeta le uvedba novih IKT, ampak tudi sprememba delovnih procesov ter
notranja organiziranost občinske uprave.
6.2 Notranja organizacija občinske uprave Mestne občine Novo mesto
Notranjo organizacijo in delovna področja občinske uprave Mestne občine Novo mesto (v
nadaljevanju: občinska uprava) in njeno delovanje ureja Odlok o organizaciji in delovnem
področju občinske uprave MO NM (2011). Občinska uprava v okviru pravic in dolžnosti
Mestne občine Novo mesto opravlja upravne, strokovne, pospeševalne, razvojne in druge
naloge. Svoje naloge opravlja občinska uprava v skladu z zakoni in Statutom Mestne občine
Novo mesto.
Delo občinske uprave je javno. Javnost dela občinske uprave se skladno s statutom občine
zagotavlja z objavljanjem splošnih aktov, z uradnimi sporočili za javnost, z objavljanjem
gradiv sej občinskega sveta na spletni strani Mestne občine Novo mesto, posredovanjem
informacij sredstvom javnega obveščanja, novinarskimi konferencami, z organizacijo in
sodelovanjem na okroglih mizah in drugimi oblikami sodelovanja s predstavniki sredstev
javnega obveščanja oz. na drug način, ki omogoča javnosti, da se seznani z delom občinske
uprave.
Organizacija občinske uprave mora biti prilagojena poslanstvu in nalogam občinske uprave
ter poslovnim procesom, ki potekajo v občinski upravi. Organizacija občinske uprave mora
48
zagotavljati: zakonito, strokovno, racionalno in usklajeno izvrševanje nalog občinske uprave;
zakonito, strokovno in pravočasno uresničevanje pravic, interesov in obveznosti udeležencev
v postopkih ter drugih strank; smotrno organizacijo in vodenje dela v upravi; koordinirano
izvajanje nalog in učinkovito izvajanje projektnih nalog; notranji nadzor nad opravljanjem
nalog; usmerjenost občinske uprave k uporabnikom njenih storitev ter učinkovito sodelovanje
z drugimi organi, organizacijami in ustanovami.
Notranje organizacijske enote se ustanovi z aktom o notranji organizaciji in sistemizaciji
delovnih mest znotraj organa občinske uprave za učinkovitejše izvajanje upravnih (in drugih)
nalog z delovnega področja organa občinske uprave (glej Sliko 6.1).
Slika 6.1: Organizacijska shema Mestne občine Novo mesto
Vir: Mestna občina Novo mesto, 2011.
6.3 Občinski svet
Občinski svet je predstavniško telo občine in eden izmed treh organov občine. Izvolijo ga
volilni upravičenci s stalnim prebivališčem na območju te iste občine. Občinski svet preko
izvoljenih predstavnikov (svetnikov) posreduje županu in občinski upravi (ki je izvršilno telo
občine) interese prebivalcev občine.
49
Javnost dela občinskega sveta je zagotovljena s Poslovnikom Občinskega sveta Mestne
občine Novo mesto (Ur. list RS, 96/2008), ki pravi:
»Delo občinskega sveta in njegovih delovnih teles je javno. Javnost se zagotavlja z
obveščanjem javnosti o delu občinskih organov, s posredovanjem sporočil občanom in
sredstvom javnega obveščanja o sprejetih odločitvah, z navzočnostjo občanov in
predstavnikov sredstev javnega obveščanja na sejah organov občine ter na druge načine, ki so
v rabi. Župan in direktor občinske uprave obveščata občane in sredstva javnega obveščanja o
delu občinskega sveta, delovnih teles, občinskega sveta, župana in občinske uprave«.
6.4 Služba občinskega sveta
Strokovno in administrativno delo za občinski svet in za delovna telesa občinskega sveta
zagotavlja direktor občinske uprave z zaposlenimi v občinski upravi. Direktor občinske
uprave lahko določi javnega uslužbenca v občinski upravi, ki pomaga pri pripravi in vodenju
sej ter opravlja druga opravila, potrebna za nemoteno delo občinskega sveta in njegovih
delovnih teles, če ni za to s sistemizacijo delovnih mest v občinski upravi določeno drugače,
in sicer s posebnim delovnim mestom. Za zapisnik občinskega sveta in delovnih teles
občinskega sveta skrbi direktor občinske uprave. Slednji lahko za vodenje zapisnikov
pooblasti druge javne uslužbence občinske uprave. V Mestni občini Novo mesto je z notranjo
organizacijo ustanovljena Služba občinskega sveta.
Delovno področje Službe občinskega sveta temelji na zakonskih in drugih pravnih podlagah,
kot so Zakon o lokalni samoupravi, Zakon o lokalnih volitvah, Zakon o financiranju občin,
Statut Mestne občine Novo mesto, Poslovnik Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto,
poslovniki delovnih teles ter poslovnik Nadzornega odbora Mestne občine Novo mesto.
Služba občinskega sveta z opredeljenim obsegom nalog opravlja predvsem organizacijske,
administrativne, tehnične ter delno strokovne naloge:
− za občinski svet;
− za delovna telesa občinskega sveta;
− za Nadzorni odbor Mestne občine Novo mesto;
− na področju izdelave in vodenja poročil, evidenc ter analiz o gradivih za občinski svet,
delovna telesa, nadzorni odbor in kolegij občinske uprave;
50
− s področja priprave in posredovanja čistopisov sprejetih odlokov ter drugih aktov
občinskega sveta za objavo v Uradnem listu RS ter njihovo arhiviranje.
Za občinski svet služba občinskega sveta opravlja naslednje sklope nalog:
− gradiva: evidenca, zbiranje, preizkus formalnih zadev posredovanih gradiv, priprava
delovnih osnutkov dnevnih redov, priprava, pravočasna odprava gradiv za redne, izredne
in korespondenčne seje občinskega sveta; objava gradiv na spletni strani MO NM;
− sodelovanje pri pripravah in izvedbi slavnostne seje občinskega sveta; izvajanje sklepov
komisije za priznanja in nagrade: razpis in objava razpisa, priprava obrazložitev in
predlogov sklepov, aktivnosti za izdelavo priznanj; sodelovanje pri pripravi scenarija in
protokola za podelitev priznanj in nagrad, zbiranje podatkov o nagrajencih in
posredovanje le-teh za izplačilo nagrad;
− rezervacija in tehnične priprave sejne dvorane pred sejami;
− seje občinskega sveta (posredovanje vseh potrebnih gradiv (dodatna gradiva, poročila
delovnih teles), ugotavljanje sklepčnosti, vodenje zapisnika, servisiranje predsedujočemu,
štetje glasov ter druga opravila v skladu s poslovniškimi določili in navodili župana);
− naloge po seji (priprava čistopisov in posredovanje sprejetih gradiv za objavo v
lektoriranje; priprava sklepov in zapisnika; posredovanje sklepov v podpis in odprava
sklepov, objava sprejetih aktov v Uradnem listu RS, posredovanje evidence prisotnosti
članov občinskega sveta za obračun sejnin in nadomestil, arhivska ureditev gradiva za
sejo sveta, evidenca objavljenih aktov v Uradnih listih RS).
Delo in znanje v Službi občinskega sveta je rutinsko z vidika vsakomesečnega pripravljanja
gradiv, opremljenosti sejne dvorane, postopkov glede novinarjev ipd., pa vendarle vedno
različno in specifično, saj je za vsako sejo občinskega sveta potrebno izdelati drugačno
gradivo, prihaja do različnih zapletov, situacije so nepredvidljive in vedno znova drugačne.
Uporaba znanja je na tem področju predvsem tacitna (tiha), kar pomeni, da se vsak
posameznik uči sproti pri svojem nadrejenem, s samostojnim učenjem na primeru drugih
občin, s prebiranjem razne zakonske literature in internih pravilnikov itd. Po seznanitvi
občinske uprave s pripombami in predlogi članic in članov občinskega sveta se sprožijo
postopki za vedno znova boljše in racionalnejše ter profesionalne prijeme za kvalitetnejše
delo na sejah občinskega sveta.
51
6.5 Sklicevanje sej in gradiva občinskega sveta na spletni strani MO NM
Sklicevanje sej občinskega sveta je pred uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije
potekalo klasično, s pošto in dostavno službo in s tem načinom dela je prihajalo do velikih
časovnih zamud. Svetnice in svetniki, javnost ter mediji so bili zelo pozno, v nekaterih
primerih tudi ne, obveščeni o časovnem razporedu sej in tako je prihajalo do nepotrebnih
izostankov na sejah, tudi do morebitnih nesklepčnosti na sejah in raznih prelaganj sej,
odborov in komisij na druge, kasnejše datume.
Z uporabo informacijsko-komunikacijskih tehnologij (IKT) se vse seje tako občinskega sveta
kot delovnih teles skličejo z uporabo elektronske pošte in sklic le-te se objavi na spletni strani
Mestne občine Novo mesto. Predpogoj je pridobitev vseh elektronskih naslovov posameznih
svetnikov in članov delovnih teles. Z urejenim adresarjem in elektronsko pošto javni
uslužbenec sklic sej občinskega sveta in delovnih teles izvrši neprimerno hitreje kot prej in vsi
svetniki ter vabljeni udeleženci so v trenutku oz. hitro obveščeni o mesečni časovnici
razporeda sej in vsebini točk, ki bodo obravnavane na seji.
Isti dan, kot se z elektronsko pošto obvestijo udeleženci sej, odborov in komisij, se objavi na
spletni strani tudi sklic seje občinskega sveta in dodatno tudi vsa e-gradiva za seje občinskega
sveta. Ta gradiva, ki jih pripravljajo oddelki in službe občinske uprave se z elektronsko pošto
naslovijo na službo občinskega sveta, ki jih z informacijsko-komunikacijsko tehnologijo
(IKT) spremeni v ustrezno obliko in tudi ažurno objavi na spletni strani.
Spletna stran MO NM (Mestna občina Novo mesto/) ima za področje občinskega sveta
urejeno tudi podstran, kjer služba občinskega sveta objavlja gradiva za seje občinskega sveta
v elektronski obliki (Mestna občina Novo mesto - seje) in kjer si lahko člani in članice
občinskega sveta gradiva lahko ogledajo in jih uporabljajo. Gradiva so kronološko sortirana
za vse minule seje občinskega sveta ter na prvem mestu seveda tekoči nabor gradiv za
prihajajočo sejo. Gradiva se javno objavijo na spletu po samem uradnem sklicu seje in so na
vpogled vsakomur z informacijsko tehnologijo (prenosnik, dlančnik, tablični računalnik,
GSM) in komunikacijsko tehnologijo – internetno povezavo.
Pri objavi gradiv v elektronski obliki pa se lahko gradivo objavi v boljši obliki, kot je
pripravljeno originalno gradivo, saj se ali s skenirno napravo ali pa specifično programsko
opremo zajame tudi barvne fotografije in nadbesedila oz. hipertekst, kar je še posebej
52
pomembno in uporabno pri sprejemanju prostorskih dokumentov, kar pri fotokopiranju ni bilo
mogoče oz. je bilo mogoče z velikimi stroški barvnega fotokopiranja.
Omenimo še, da se je z informacijsko-komunikacijsko tehnologijo poskrbelo tudi za
arhiviranje gradiv občinskega sveta, saj se vsa količinsko prekomerna gradiva v fizični obliki
hranijo v arhivu mestne občine, služba občinskega sveta pa sedaj še vsa gradiva tudi v
elektronski obliki. Glede na to, da so potrebni veliki prostori za arhiviranje ter da oseba –
arhivar, ki določene dokumente posreduje nazaj v obdelavo, in da se prej ali slej kakšen
pomemben dokument izgubi, so elektronski dokumenti na zgoščenkah, trdih diskih in spletu
dobrodošel napredek. Sedaj so gradiva za obravnavo na sejah občinskega sveta in tista, ki
zadevajo prebivalce mestne občine, javno dostopne vsem tudi za nekaj let nazaj. S tem se je
še dodatno poskrbelo za javnost posredovanih gradiv za seje občinskega sveta in
informiranost širše družbe. E-arhiviranje pa je stvar drugih postopkov in znanj, ki pa jih na
tem mestu ne bi opisoval.
6.6 Glasovanje, snemanje in zapisniki sej občinskega sveta
Glasovanje, snemanje in zapisniki za potrebe svetnic in svetnikov na sejah občinskega sveta
je bilo v Mestni občini Novo mesto pred uvedbo informacijsko-komunikacijske tehnologije v
tem spektru poslovanja urejeno brez vsakršne tehnološke podpore.
Glasovanje se je izvajalo z javnim dvigom rok za oz. proti predlagani odločitvi oz. sprejetju.
Naključno preštevanje dvignjenih rok za oz. proti je lahko prineslo tudi napačne rezultate pri
izenačenih glasovanjih in nepotrebne težave.
V zapisnikih sej se ne da razbrati, kako je glasoval posamezen svetnik, ki zastopa stališče
nekatere politične stranke, tj. dela družbe, ampak se lahko vidi samo, kako je pri nekateri
točki glasoval občinski svet kot celota, torej ZA oz. PROTI določeni točki dnevnega reda.
Z uporabo IKT pa se je glasovanje svetnic in svetnikov pripeljalo na raven, ko se lahko za
vsakega svetnika vidi in ugotovi, kako se je opredelil pri glasovanju. Javnost se lahko sedaj
poimensko seznani z glasom svetnika ali svetnice, ki je bil izvoljen v občinski svet razen v
primeru tajnih sej, ko je javnost izključena.
Z uvedbo elektronskega glasovanja Optimus (Optimus, 2011) vsak posamezen svetnik glasuje
s pritiskom na tipko in elektronski sistem zabeleži vsako glasovanje svetnice ali svetnika oz.
53
njegovo opredeljenost oz. neopredeljenost. Posamezno glasovanje se v sistemu shrani in po
seji objavi na spletni strani MO NM in tako se lahko kdor koli in kadar koli seznani z izpisom
glasovanja na sejah občinskega sveta Mestne občine Novo mesto.
Z uvedbo novih informacijsko-komunikacijskih tehnologij pa se vsaka seja občinskega sveta
in delovnih teles tudi digitalno zvočno posname. Vsak glas, mnenje, strinjanje ali
negodovanje se tako zabeleži. Na sami seji se sedaj služba občinskega sveta lahko bolj v
popolnosti posveča vodenju in nemotenemu poteku same seje kot pa natančnejšemu pisanju
zapisnika. Na sami seji se zapisnik piše le kot skupek zaznamkov, ki pomagajo kasneje pri
pisanju dejanskega »čistopisa« zapisnika. Po koncu seje se shranjeni zvočni zapis iz
snemalnega sistema prenese na osebni računalnik, kjer se ga z uporabo informacijsko-
komunikacijske tehnologije lahko dobesedno ali kako drugače pretipka v urejevalnik besedila
in ureja naprej. Z zvočnim snemanjem se je tako doprineslo h kvaliteti same seje, saj se pod
predpostavko navidezne javnosti zaradi snemanja udeleženci sej previdneje in kvalitetnejše
izražajo ter s snemanjem sej kvalitetnejše zapišejo razprave svetnikov v obliki zapisnika seje.
Pred uvedbo informacijsko-komunikacijskih tehnologij so se vsi zapisniki občinskega sveta
pisali klasično s svinčnikom in papirjem. Glede na veliko potrebnih del med samo sejo
občinskega sveta se je tako lahko veliko pomembnih oz. manj pomembnih mnenj svetnic in
svetnikov spustilo oz. zapisalo napačno. Na prihajajočih sejah občinskega sveta, ko so se
sprejemali zapisniki prejšnjih sej, je tako prihajalo do nepotrebnih zapletov pri tem, kaj je
kakšen svetnik rekel, kaj ni rekel, kaj je še dodatnega rekel oz. kaj je mislil. Prihajalo je do
časovnih zamud, komplikacij in neresnosti, kar je metalo slabo luč tako na službo občinskega
sveta, župana in občinsko upravo. Sedaj so zapisniki dejansko napisani tako, kot je seja v
resnici potekala, brez odstopanj. Redkokdaj oz. skoraj nikoli se več ne zgodi, da bi se moralo
zapisnike na naslednji seji popravljati zaradi napačnih izjav. Sedaj se jih popravlja zaradi
drugih zadev, kot so recimo napačna interpretacija predlaganih sklepov oz. napake v
pripravljenem gradivu. Težave nastopijo morda zato, ker se ne upošteva starega in dobrega
nasveta predstavnika Skupnosti občin Slovenije (Skupnost občin Slovenije), da ni poanta
zapisnikov v dobesednem pisanju zapisnikov, ampak v kvalitetnih sklepih. Kakor koli z
uporabo informacijsko-komunikacijskih tehnologij se tudi časovno pridobi veliko, saj se
zapisniki napišejo veliko hitreje in kvalitetnejše kot brez IKT.
54
6.7 Primer poteka dela Službe občinskega sveta za pripravo seje občinskega sveta
1. Na začetku koledarskega leta oddelki občinske uprave pripravijo mesečni razpored
njihovih gradiv za obravnave na posameznih sejah občinskega sveta. Izredna
gradiva se po preučitvi nadrejenih sproti uvrščajo na mesečni razpored in s tem na
seje občinskega sveta.
2. Župan v skladu s Poslovnikom občinskega sveta skliče sejo in začnejo teči
poslovniški roki.
3. Služba občinskega sveta v posvetovanju in koordinaciji z drugimi oddelki pripravi
delovni osnutek dnevnega reda in ga posreduje v seznanitev in pregled županu.
4. Oddelki začnejo pripravljati in zaključevati gradiva, se povezujejo z zunanjimi
pripravljavci ter usklajujejo zadeve s Službo občinskega sveta.
5. Gradiva, ki naj bi se uvrstila na sejo občinskega sveta, je potrebno obravnavati na
sejah kolegija občinske uprave, s katerimi se seznani direktor občinske uprave in
vodje oddelkov, kar uredi in posreduje služba občinskega sveta.
6. Vsa gradiva se morajo podpisati s strani pripravljavcev, direktorja in župana.
Podpise ureja služba občinskega sveta.
7. Za vsako gradivo je potrebno izdelati naslovnico župana z obrazložitvijo
(pripravijo oddelki) in predlogom sklepa.
8. Ko so gradiva podpisana, jih služba občinskega sveta objavi v elektronski obliki na
spletu. Nekatera gradiva je potrebno spremeniti v sprejemljiv format – obliko.
9. Prvo gradivo se posreduje 15 dni pred sejo (odloki).
10. Drugo gradivo se posreduje 7 dni pred sejo (pravilniki, sklepi, premoženjske
pravne zadeve).
11. Teden dni pred sejo je potrebno sklicati vsa delovna telesa občinskega sveta in za
vsako od njih narediti dnevni red gradiv, ki jih bodo obravnavali in jim
posredovati gradivo.
12. Za vsako sejo delovnega telesa je potrebno naslednji dan napisati poročila in
sklepe za njihove predsednike, ki poročajo o sklepih delovnih teles na seji
občinskega sveta.
13. Potrebno je uskladiti rezervacijo in tehnično pripravo sejne dvorane pred sejami.
14. Pripraviti je potrebno vse za nemoten potek seje občinskega sveta (razdelitev
gradiva, priprava pijače, priprava prezentacij, priprava glasovalnega sistema,
priprava snemalnega sistema, vodenje na seji glasovalnega sistema).
55
15. Na sami seji občinskega sveta je treba voditi postopke ugotavljanja sklepčnosti,
vodenja zapisnika, servisiranja predsedujočemu, štetja glasov ter druga opravila v
skladu s poslovniškimi določili in navodili župana.
16. Po seji napisati transkript – zapisnik občinskega sveta in nato še lektorirano
verzijo zapisnika.
17. Glasovanje je javno in poročilo o glasovanju je potrebno urediti v smiselno obliko
in ga objaviti na spletu.
18. Po seji je potrebno napisati zapisnike vseh delovnih teles.
19. Po seji je potrebno napisati vse sklepe in jih posredovati v podpis.
20. Po podpisanih sklepih je potrebno vse sklepe posredovati tistim, ki so zadolženi za
realizacijo sklepov občinskega sveta.
21. Po vsaki seji občinskega sveta napisati poročilo o poteku seje občinskega sveta,
delovnih teles in nadzornega odbora.
22. Za vse odloke ter druge akte sprejete v drugi obravnavi pripraviti čistopise in jih
posredovati za objavo v Uradnem listu RS ter njihovo arhiviranje.
23. Glede na evidenco prisotnosti članov občinskega sveta na seji izdelati obračun
sejnin in nadomestil ter jih posredovati Oddelku za finance in računovodstvo.
24. Po seji vsa originalna gradiva po pravilih arhiviranja arhivsko urediti.
25. Voditi evidenco objavljenih aktov v Uradnih listih RS.
26. Voditi evidenco vseh podanih pobud na sejah in njihovih odgovorov.
Vsi zgoraj zapisani koraki so nekoliko natančnejši povzetek dejavnosti, ki jih je potrebno
opraviti za izvedbo ene seje Občinskega sveta z vidika službe občinskega sveta. Veliko dela je
tudi na ravni koordinacije z ostalimi oddelki ter seveda tudi službo za informatiko, ki bdi nad
nemotenim delovanjem informacijsko-komunikacijskih tehnologij in Kabinetom župana, ki
skrbi za usklajeno delo z mediji.
Znanje, ki je potrebno za izpeljavo seje občinskega sveta, je, kot omenjeno že prej, delno
eksplicitno in delno tiho, tacitno. Eksplicitno znanje se zajema z osvajanjem zakonodaje, ki se
tiče tega področja, v osnovi torej Poslovnika Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto in
Statuta Mestne občine Novo mesto. Se pa potrebuje tudi znanje zakonodaje tako s področja
volitev, financ, prostora ipd. Med eksplicitno znanje se seveda štejejo tudi razni seminarji,
izobraževanja in izpiti za upravne delavce, ki pa jih z dela službe občinskega sveta ni oz. se
56
kompenzirajo s področji, kot so finance, informatika, družboslovje in arhiviranje. Torej se
znanje nanaša predvsem na izkušnje posameznikov v Službi občinskega sveta.
57
7 ANALIZA PODATKOV
S polstrukturiranimi intervjuji, katere smo izvedli med intervjuvanci v procesu priprave
gradiv za seje občinskega sveta, tj. 2 predstavniki pripravljavcev, 2 predstavniki Službe
občinskega sveta in 2 predstavniki občinskega sveta. V mesecu oktobru 2011 smo pripravili
analizo podatkov (urejanje gradiva, določitev enot kodiranja, odprto kodiranje, izbor in
definiranje pojmov, odnosno kodiranje ter izdelava paradigmatskega modela (prologe)).
Delno strukturiran intervju je sestavljen iz petih vsebinskih sklopov, in sicer: informacijsko-
komunikacijska tehnologija, e-gradivo, proces, poslovna vrednost in izboljšave/prihodnost.
Na vprašanja so intervjuvanci odgovarjali precej podobno in se odgovori niso bistveno
razlikovali.
7.1 1. enota: Informacijsko komunikacijska tehnologija (IKT)
1. Koliko let že uporabljate IKT pri svojem delu – kaj IKT pomeni za vas?
2. Kako ocenjujete vpliv e-gradiv oz. IKT na poslovanje OU?
3. Kaj IKT še vsebuje poleg e-gradiv za seje občinskega sveta oz. kaj bi bilo še
potrebno?
4. Katere prednosti je IKT prinesla v delo občinske uprave, občinskega sveta in MO NM
na sploh?
5. Katere vrste IKT uporabljate v procesu gradiv za seje občinskega sveta?
6. Se je z uporabo IKT in e-gradiv zaupanje v delo občinske uprave in občinskega sveta
okrepilo?
7. Kako bi opisali vaš odnos do uvedbe e-gradiv in IKT (kaj sprememba pomeni za vas,
kako vpliva na vaše delo)?
8. Ali ste naklonjeni spremembam pri pripravi/spremljanju e-gradiv za seje občinskega
sveta ali ne in zakaj?
9. Ali se vam vaše poznavanje informacijsko-komunikacijskih tehnologij zdi dovolj
dobro za pripravo/spremljanje e-gradiv (kako ocenjujete vaše znanje informacijsko-
58
komunikacijskih tehnologij) oz. ali bi potrebovali nadgradnjo na določenih področjih,
in če, na katerih?
10. Kako bi opisali vaš odnos do spremembe procesa priprave/spremljanja gradiva za seje
občinskega sveta iz klasičnega na e-gradiva?
Udeleženci v raziskavi imajo različno število let prakse pri uporabi informacijsko-
komunikacijske tehnologij (IKT), in sicer od 5 do 15 let. Informacijska tehnologija jim
pomeni predvsem olajšanje dela zaradi hitrosti in učinkovitosti programske in strojne opreme.
Komunikacijska tehnologija pa jim pomeni olajšanje dela predvsem zaradi lažje povezljivosti
akterjev z elektronsko pošto. Vpliv IKT na poslovanje občinske uprave vidijo intervjuvanci
predvsem v prenovi in optimizaciji procesov, kar se vidi tudi na časovni komponenti, torej
krajši čas postopkov, uporabe spletne strani za iskanje določenih podatkov in ne več toliko
osebnih obiskov pri upravnem delavcu na sedežu uprave. Vpliv IKT vidijo tudi v ozaveščanju
delavcev uprave s sodobno tehnologijo in postopki, s katerimi lahko olajšajo delo sebi in
postopke strankam. Vpliv e-gradiv so morda najbolj občutili pri elektronskem načinu
poslovanja ter pri dejstvu, da vse več ljudi zahteva e-gradiva in e-obrazce. Povečalo se je tudi
število izobraževanj na temo informacijsko-komunikacijskih tehnologij. Intervjuvanci so
pozitivno ocenili tudi vpliv IKT na participacijo in povezovanje vseh udeležencev pa tudi
ozaveščanje javnosti in občinske uprave. Delo je vsaj pri delu z e-gradivi vsekakor narejeno
kvalitetnejše. Prav tako so povedali, da pri svojem delu v procesu priprave gradiv za seje
občinskega sveta uporabljajo predvsem strojno in programsko opremo, kar pomeni
stacionarne računalnike oz. prenosnike z nameščeno programsko opremo. Veliko oz. vedno
več se uporablja elektronska pošta, za kar je potrebno internetno omrežje, v zadnjem času tudi
brezžično omrežje, s katerim niso več toliko vezani na prostor. Zaposleni v Službi občinskega
sveta za potrebe izvedbe seje potrebujejo predvsem prenosne računalnike, glasovalni in avdio
sistem, projektor za prikaz prezentacij in kasneje, po seji, opremo za pisanje zapisnikov
(nožni krmilnik in programska oprema). Pripravljavci gradiv potrebujejo predvsem osebni
računalnik, povezljivost v različne baze podatkov ter zmogljivejšo programsko opremo.
Svetniki na sejah pa prenosnik, brezžično omrežje in glasovalno napravo za oddajo glasu. IKT
je v delo občinske uprave prinesla predvsem tekmovalnost pripravljavcev gradiv, saj sedaj
skuša vsak po najboljših zmožnostih pripraviti dobro gradivo, ki bo javno dostopno vsem.
IKT vsekakor doprinese pri bolj racionalnem poslovanju, saj na račun interneta in e-gradiv
odpadejo draga fotokopiranja gradiv. Seveda pa se tako uprava kot občinski svet z uvedbo
IKT računalniško opismenjujeta, hkrati pa tudi javnost, saj morajo vsi trije akterji uporabljati
59
IKT za ogled gradiv in sodelovanje v procesu. IKT je torej na nek način povečala
zadovoljstvo in participacijo uporabnikov na račun transparentnosti, saj so e-gradiva dostopna
vsem. Intervjuvanci vidijo prednosti IKT tudi v modernizaciji dela, posledično na varčevanju,
a se vsekakor zavedajo, da je za to potrebno tudi nekaj znanja in potrpežljivosti predvsem v
obliki seminarjev in tečajev. Intervjuvanci so v nadaljevanju menili, da se je z uporabo IKT in
e-gradivi zaupanje v delo občinske uprave in občinskega sveta okrepilo, saj so e-gradiva, za
razliko od klasičnega gradiva, dostopna vsem. Javnost lahko vidi vsa gradiva in kdo jih je
pripravil. Zaradi transparentnosti gradiv se mora občinska uprava na nek način bolj potruditi
pri pripravi gradiv, saj njihovo delo sedaj lahko vidi širša množica ljudi, ne pa kot prej le
občinski svet. Po drugi strani pa morajo tudi člani občinskega sveta paziti, kako glasujejo in
sodelujejo v razpravah. Transparentnost je vse akterje prisilila v bolj previdno delo, ene zaradi
zaposlitve in druge zaradi volitev, tj. kritičnosti javnosti. Z omenjenim se je odnos
intervjuvancev do uvedbe e-gradiv in IKT nekoliko spremenil. Še vedno menijo, da je uvedba
IKT predvsem pozitivna in da prinaša s seboj manj fizičnega dela, vsekakor pa več
potrebnega znanja. Na račun IKT se intervjuvanci zavedajo, da bo bolj trpelo njihovo zdravje,
vsaj kar se tiče dela z računalnikom (tj. obremenitev oči, hrbta itd). Po drugi strani pa se vsi
strinjajo, da je uvedba IKT pomemben doprinos pri skrbi za okolje zaradi prenehanja porabe
velikih količin papirja in tudi pomemben zgled občanom, da se na tak način tudi nekaj malega
privarčuje. Delo občinskega sveta in občinske uprave je z uvedbo IKT skrajšalo čas priprave
gradiva, olajšalo arhiviranje ter zmanjšalo stroške poslovanja, kar je pozitivna in napredna
sprememba, ki občino in občinski svet uvršča med modernejše in naprednejše občine v
Sloveniji. Odnos do uvedbe IKT pa intervjuvanci povezujejo tudi z dodatnim izobraževanjem
tj. pripravljavci predvsem z izobraževanji glede priprave gradiva in svetniki z
izobraževanjem, z delom s prenosniki in sodelovanjem na nov način na seji občinskega sveta.
Intervjuvanci so spremembam pri pripravi e-gradiv in uvedbi IKT naklonjeni, saj so ekološko
ozaveščeni in se zavedajo trenutne situacije in poslovanja z manjšimi materialnimi stroški. Jih
pa nekoliko skrbi vpliv na zdravje. Znanje IKT se vsem intervjuvancem zdi zadovoljivo, kar
pomeni, da vsak od njih potrebuje neka dodatna znanja oz. se zavedajo, da uvedba novih
tehnologij s seboj prinese nova izobraževanja in to predvsem na področjih skeniranja in
arhiviranja dokumentov, znanja programskih jezikov, znanja objavljanja gradiv na spletni
strani, urejanja spletnih strani in uporabe novih programov za urejanje gradiva. Za konec prve
enote, tj. IKT, so intervjuvanci navedli, da spremembo procesa priprave gradiva iz klasičnega
v e-gradivo podpirajo. Sicer se je proces delno spremenil, kar prinese dodatno izobraževanje
tako svetnikov kot pripravljavcev gradiv. Na račun spremembe procesa z e-gradivom pa se je
60
pridobilo nekaj pomembnih kazalcev, kot so hitrejša priprava in obravnave na sejah
občinskega sveta in zmanjšanje materialnih stroškov.
7.2 2. enota: Klasično gradivo, e-gradivo (razlika)
11. Kaj so po vašem mnenju slabosti in prednosti klasičnega (papirnatega) gradiva?
12. Katere so pozitivne lastnosti pri pripravi/spremljanju klasičnega (papirnatega) gradiva,
če jih prepoznavate?
13. Katere so težave oz. negativne lastnosti, ki vas odvračajo od priprave/spremljanja
klasičnega (papirnatega) gradiva, če jih prepoznavate?
14. Katere so po vašem mnenju slabosti in prednosti e-gradiva?
15. Katere so pozitivne lastnosti pri pripravi/spremljanju e-gradiva, če jih prepoznavate?
16. Katere so težave oz. negativne lastnosti, ki vas odvračajo od priprave/spremljanja e-
gradiva, če jih prepoznavate?
17. Ali lahko primerjate in navedete glavne razlike med pripravo/spremljanjem klasičnega
gradiva in e-gradiva?
18. Ali lahko časovno opredelite razliko med pripravo/spremljanjem klasičnega gradiva in
e-gradiva?
19. Ali lahko opredelite finančno razliko med pripravo/spremljanjem klasičnega gradiva
in e-gradiva?
20. Katero vrsto gradiva raje pripravljate/uporabljate pri svojem delu in zakaj?
V tej enoti so intervjuvanci navedli, da se zavedajo slabosti klasičnih gradiv, kot so stroški
papirja, fotokopiranja, distribucij, tiskanja ter poraba časa in preveč dela za neekološko delo.
Prav tako so omenili nepovezljivost tako dokumentov kot posameznih akterjev za hitrejše
kroženje dokumentov. V zvezi s klasičnim gradivom pa so omenili tudi nekaj pozitivnih
lastnosti (sicer malo) pa vendarle stvari, kot so boljša kontrola izhodnega gradiva, lažja
uporaba papirnatega gradiva, manj zdravstveno obremenjujoče, saj ni potrebno konstantno
gledanje v monitor računalnika. Menili so tudi, da je papirnato gradivo bolj pregledno. Med
pozitivnimi stvarmi klasičnega gradiva so omenili predvsem navajenost in s tem povezano
61
sigurnost in varnost, saj so omenili, da se ne morejo znebiti občutka, da se e-gradivo lahko
izgubi. Omembe vredno je tudi, da se jim zdi arhiviranje papirnatega gradiva lažje in varnejše,
da je papir trajnejši dokument od e-gradiva. Skratka, da so trenutno še navajeni na papir, da pa
se zavedajo potratnosti in neekonomičnosti časa, v katerem živimo. Težave, ki jih odvračajo
od priprave in spremljanja klasičnega gradiva pa so predvsem stroški poslovanja, kot so
recimo cena papirja, cena delovanja tiskalnika in cena kartuše, stroški fotokopiranja in
razmnoževanja gradiva, stroški distribucije tj. posredovanja gradiv s klasično pošto do
svetnikov občinskega sveta. Faktor odvračanja klasičnega gradiva so tudi težave pri
obsežnejših gradivih, možnost poškodb, zamudnost in velike količine ustvarjenega gradiva,
kar se nanaša na ekološki vidik. Po drugi strani pa pri delu z e-gradivi opažajo nekaj več
slabosti kot tudi prednosti. Med slabosti e-gradiv uvrščajo predvsem dejstvo, da gradiva niso
podpisana, ko se jih objavi na spletu, oteženo iskanje po gradivu, bojazen po izgubi podatkov
(varnost podatkov), nepokritost območij z internetno povezavo, kar vpliva na spremljanje sej
in povezljivost, nenavajenost in težje rokovanje ter težja preglednost v začetni fazi uvajanja
pa tudi slabša kontrola nad izhodnimi gradivi. Prednosti e-gradiv intervjuvanci vidijo
predvsem v ažurnosti objave gradiva na spletni strani, transparentnosti, kar pomeni, da je
gradivo vidno in dostopno vsem, da svetniki z elektronskim sporočilom dobijo na svoje
naslove sporočilo, da je gradivo objavljeno na spletni strani in da ni potrebe po klasični
distribuciji s pošto; dokumente se da do zadnjega popravljati in obdelovati, stroški so od
zaključka izdelave gradiva pri referentu nični, kar pomeni, da odpadejo stroški fotokopiranja
in pošiljanja s pošto, gradivo je hitro dosegljivo, urejeno in pregledno, gradivo v e-obliki je
sedaj lahko barvno in večjih formatov, ki se jih lahko pomanjšuje in povečuje. Pozitivne
lastnosti pri pripravi oz. spremljanju e-gradiv vidijo intervjuvanci predvsem v tem, da se je
zmanjšal čas priprave gradiva, zmanjšala se je poraba papirja, seje potekajo hitreje, ni več
tiskanja in fotokopiranja gradiv, e-gradivo se hitro pošlje z elektronsko pošto na želene
naslove, je zanesljivo, se preprosto lahko tudi arhivira, zmanjšanje materialnih stroškov in
hitrejše in lažje spremljanje seje občinskega sveta. Pri pripravi oz. spremljanju sej z e-gradivi
se pojavljajo tudi nekatere težave, in sicer so intervjuvanci omenili predvsem to, da so e-
gradiva obremenjujoča za zdravje z vidika gledanja v monitor računalnika, moti jih morebitna
nepravilna oblika gradiva, gradiva so premalo razločna in se težko berejo, moti jih dolgotrajno
delo z računalnikom, težko pisanje pripomb na seji občinskega sveta, priprava pred sejo in
nenavajenost na rokovanje s prenosniki in e-gradivi. Glavne razlike so intervjuvanci opazili v
času in finančnih sredstvih pa tudi v stroških tiskanja in poštnega pošiljanja, posredovanja in
spremljanja gradiv, pregledovanja dokumentov, objavi na spletni strani in da je delo po eni
62
strani malenkost težje oz. sedaj malenkost lažje. Kot omenjeno, je časovna dimenzija zelo
pomembna in intervjuvanci so menili, da je e-gradivo narejeno hitrejše, hitreje se ga posreduje
in se hitreje prebere. Finančni vidik pa so označili kot najpomembnejši, in sicer zaradi tega,
ker e-gradivo vpliva na finančni vidik z vidika cene, torej je cenejše, ni stroškov z distribucijo
gradiv, ni stroškov tiskanja, fotokopiranja in razmnoževanja, ni porabe elektrike, kartuš za
tiskanje in papirja. Stroški IKT opreme za seje občinskega sveta pa se po izračunih povrnejo
manj kot v letu dni na račun prihranka s fotokopiranjem in pošiljanjem s klasično pošto. Na
morda eno bolj zanimivih vprašanj so intervjuvanci odgovorili, da pri svojem delu morda raje
uporabljajo papirnato gradivo, saj je delo s papirjem zanimivo, a se zavedajo stroškov, da je
gradivo pošiljati s klasično pošto zanimivo, a zopet stroškovno neracionalno, da obstaja v delu
s papirjem nek čar, a se je potrebno v sedanjem času obnašati racionalno in da to racionalnost
prinaša informacijsko-komunikacijska tehnologija. Po razmišljanju so se intervjuvanci
strinjali, da kljub zadovoljstvu, ki jim ga daje papirnato gradivo tako pri delu kot uporabi
nekako ne morejo (ne smejo) več razmišljati na tak način in morajo iz e-gradiv poskušati
dobiti približek klasičnemu papirju, seveda v elektronski obliki z manj stroški.
7.3 3. enota: Proces
21. Kako bi opisali spremembo procesa priprave/spremljanja gradiva za seje občinskega
sveta z uporabo IKT oz. pripravo/spremljanje e-gradiva glede na pripravo klasičnega
gradiva?
22. Ali se je v procesu priprave/spremljanja gradiva skrajšal čas same/ga
priprave/spremljanja gradiva?
23. Ali se je v procesu priprave/spremljanja gradiva spremenil finančni vidik same/ga
priprave/spremljanja gradiva?
24. Ali v procesu priprave/spremljanja e-gradiva vidite kakšno težavo?
25. Ali lahko primerjate proces priprave/spremljanja gradiva prej in sedaj?
26. Kje vidite prednosti in slabosti procesa v pripravi/spremljanju gradiva z IKT?
V tretji enoti so intervjuvanci zaznali spremembo procesa priprave gradiva za seje občinskega
sveta z uporabo IKT, in sicer najprej z zavedanjem, da delo poteka nekoliko drugače.
63
Spremembo so zaznali predvsem tako, da se je prej dolgotrajen proces naenkrat začel dogajati
precej hitreje. Intervjuvanci so opazili, da se e-gradiva gibljejo hitreje med samimi
izdelovalci, zunanjimi izdelovalci, vodstvom in uporabniki. Na začetku je proces izdelave e-
gradiv povsem enak izdelavi klasičnemu gradivu, kasneje pa nastopijo spremembe pri
razmnoževanju gradiv in distribuciji gradiv ter uporabi. Spremembo procesa pripravljavci
gradiva in svetniki ocenjujejo kot potrebno in pozitivno. Ugotavljajo, da se mora najprej
sprememba zgoditi »v glavah« posameznikov. Uporabniki e-gradiva so spremembo zaznali s
tem, da gradiva niso več dobivali domov po pošti, ampak so si ga lahko od kjer koli in kadar
koli ogledali na spletni strani MO NM. Nekateri med njimi so ugotovili, da so sedaj gradiva
malenkostno preglednejša, a težja za uporabo. Prišli pa so tudi do ugotovitve, da bo s strani
občinske uprave potrebno izvesti izobraževanja za svetnike in svetnice občinskega sveta z
rokovanjem pri ogledu e-gradiv na prenosnikih. Intervjuvanci so tudi poudarili, da so gradiva
preglednejša in transparentnejša, saj jih vidi kdor koli hoče oz. izkaže interes, kaj oz. o čem
občinski svet odloča. Intervjuvanci so prav tako poudarili, da je proces hitrejši, da prenosi
gradiv potekajo hitreje, da se je delo optimiziralo in ni izgube časa pri distribuciji in izdelavi
gradiva. Sam proces priprave gradiva se je stroškovno pocenil, ker ni več stroškov
fotokopiranja in distribucije. Ugotavljajo, da se z manjšimi stroški lahko pripravi več gradiva.
Intervjuvanci so poudarili, da se na račun e-gradiv privarčuje sredstva, ki pa na drugi strani
narastejo za nakup IKT opreme, predvsem prenosnikov za delo občinskega sveta in
vzpostavitev brezžičnega interneta v sejni dvorani. Z e-gradivi se privarčuje, nastopijo pa tudi
stroški, ki so enkratni. V samem procesu priprave e-gradiva pa je prišlo tudi do nekaterih
težav kot na primer, da gradiva objavljena na spletni strani niso podpisana oz. če se klasična
gradiva poskenirajo, se objavi tudi podpis, če pa so s posebno programsko opremo
spremenjena iz worda v pdf obliko, podpisa ni, kar pa ni pomembno na relaciji občinski svet –
občinska uprava, saj objavljena gradiva na spletni strani niso sprejeta in ne začnejo veljati,
dokler jih občinski svet na seji ne potrdi. So pa intervjuvanci ugotovili, da je to slabost in
težava in da bi bilo potrebno v prihodnosti razmisliti o uvedbi elektronskih podpisov in večji
varnosti spletne strani oz. e-gradiv. Nekaj besed so namenili tudi programski opremi, ki bi
morala biti za pripravljavce gradiva nekoliko boljša, kar pa zopet za sabo prinese večja
finančna sredstva. V sami primerjavi procesa prej in sedaj so intervjuvanci poudarili, da je
sedaj proces bolj učinkovit, hitrejši, kvalitetnejši, cenejši, delno optimiziran, učinkovit,
pregleden ter lažji za delo. Na koncu so intervjuvanci še poudarili prednosti in slabosti
spremenjenega procesa v pripravi e-gradiva z IKT, in sicer da se je prihranilo na času,
materialu in stroških. To pomeni, da gradivo hitreje kroži, se obdeluje in seje hitreje potekajo.
64
Med slabostmi pa so predvsem poudarili učenje z novimi tehnologijami, neustrezno opremo
uporabnikov, pomanjkljivo znanje IKT in že prej omenjeno podpisovanje e-gradiv.
7.4 4. enota: Poslovna vrednost oz. doprinos
27. Ali se je z uvedbo e-gradiv povečal doprinos MO NM ter kako?
28. Kje in kako opazite doprinos uvedbe e-gradiv, če jih opazite?
29. Ali e-gradiva pripomorejo h kvalitetnejši/emu pripravi/spremljanju gradiv in zakaj?
30. Menite, da e-gradiva pripomorejo k optimizaciji delovnega procesa ter zakaj?
31. Menite, da e-gradiva pripomorejo h kvalitetnejšemu odločanju na sejah občinskega
sveta ter zakaj?
32. Menite, da e-gradiva pripomorejo k hitrejši pripravi/spremljanju gradiva ter kako?
33. Menite, da e-gradiva pripomorejo k znižanju stroškov ter kako?
V tretji enoti so intervjuvanci povedali, da se je z uvedbo e-gradiv povečal doprinos MO NM
v smislu večje transparentnosti gradiv (gradiva so na ogled in dostopna vsem, ki to želijo).
Intervjuvanci menijo, da so e-gradiva le začetek poti, kako občinsko upravo in občinski svet
približati občankam in občanom, prav tako pa se sama občinska uprava približuje s svojim
delom občinskemu svetu. Doprinos je tudi računalniško opismenjevanje, saj se mora tako
občinska uprava kot občinski svet in javnost naučiti rokovati, vsak na svoj način, z e-gradivi
in pripadajočo informacijsko-komunikacijsko opremo. Z e-gradivi se povečujejo tudi obiski
na spletni strani, saj vsi zainteresirani, ki prej niso obiskovali spletne strani, sedaj poleg e-
gradiv na strani MO NM pogledajo še kakšno drugo pomembno stran, za katero niso vedeli,
da se jo lahko poslužijo. Posledica objave e-gradiv na spletni strani je tudi vedno večje
komuniciranje tako z elektronsko pošto kot tudi komuniciranje preko spletne strani, kjer ima
MO NM prostor za stik z občani. Doprinos je tudi v tem, da je vse manj meščank in
meščanov, ki osebno obiščejo občinsko upravo, saj raje na spletni strani sami najdejo
potreben podatek kam in na koga se obrniti za pomoč. Je pa tudi nekaj na tem, da sedaj ljudje
vedo več, kaj občinska uprava dela, pripravlja in o čem občinski svet v imenu volivcev
odloča. Na kratko intervjuvanci opazijo doprinos uvedbe e-gradiv v povečanju vidnosti
gradiv, nižjih stroških poslovanja, večanju uporabe IKT, večji hitrosti priprave gradiva,
65
ekološkem poslovanju, zgledu ljudem v mestu, uporabi spletne strani in splošni navadi, da
pride IKT v vsakega posameznika. Intervjuvanci so menili, da e-gradiva pripomorejo h
kvalitetnejši pripravi gradiva predvsem zato, ker se lahko do zadnjega trenutka pred oddajo
spreminja in popravlja. Z IKT lažje najdeš napako in jo odpraviš. Grafične slike so v e-
gradivu veliko bolj vidne. Vsi pa so bili tudi mnenja, da e-gradiva v procesu priprave gradiva
za seje občinskega sveta pripomorejo k optimizaciji procesa, saj se znižajo stroški in skrajša
čas za gradivo, da prispe do uporabnikov, tj. članic in članov občinskega sveta pa tudi vseh
ostalih. Odločanje na sejah občinskega sveta je sedaj zaradi uvedbe e-gradiv morda celo
nekoliko manj kvalitetnejše. Svetniki imajo težave pri spremljanju seje, saj v e-gradivih
predolgo časa iščejo določeno gradivo. Intervjuvanci poudarjajo, da se morajo sedaj svetniki
na sejo pripraviti že prej. Na sami seji delo poteka s prenosniki in se do e-gradiv dostopa
preko spletne strani ali pa si jih svetniki naložijo v računalnik in v gradiva lepijo opomnike, ki
jih opominjajo na pomembnejše stvari oz. tam, kjer bi radi razpravljali. Ker seje potekajo
hitro, je nekaterim, ki so prišli na sejo nepripravljeni, težje spremljati seje in je posledično s
tem odločanje manj kvalitetno. Intervjuvanci pa so mnenja, da je doprinos e-gradiv v veliki
meri pogojen tudi z znižanjem stroškov za seje občinskega sveta, ki pa se nikjer ne poznajo
oz. privarčevana sredstva niso namensko porabljena, kar je minus občinski upravi, saj bi se
morala privarčevana sredstva nekje poznati in za nekaj uporabiti.
7.5 5. enota: Izboljšave/prihodnost
34. Menite, da se je z uvedbo IKT olajšalo delo občinskega sveta in občinske uprave ter
olajšalo spremljanje sej s strani javnosti ter zakaj (e-gradiva, e-pošta, e-glasovanje,
objava gradiv na spletni strani)?
35. Ali in kako po vašem mnenju IKT dviguje zaupanje med občinsko upravo, svetniki in
javnostjo ter zakaj?
36. Ali uvedba IKT pripomore k večji transparentnosti (preglednosti) gradiv za svetnike,
občinsko upravo in javnost ter zakaj?
37. Ali menite, da obstaja razlika v transparentnosti med e-gradivi in klasičnimi gradivi ter
ali bi lahko transparentnost še povečali?
66
38. Ali imate kakšen predlog za izboljšanje glede IKT pri pripravi/spremljanju sej
občinskega sveta?
39. Kakšna se vam zdi vloga IKT pri izdelavi/spremljanju e-gradiv v prihodnosti?
40. Ali bi želeli za konec še kaj dodati in kar vas v tem intervjuju nisem vprašal?
Intervjuvanci so bili v tej enoti mnenja, da se je z uvedbo IKT delo občinske uprave in
občinskega sveta olajšalo. Prav tako se je olajšalo tudi spremljanje sej s strani javnosti in
zainteresiranih medijev. Gradiva so z uvedbo e-gradiv dostopna vsem od kjer koli in kadar
koli. Svetniki se morajo za delo pripraviti prej in imajo na razpolago gradiva v elektronski
obliki. Na seje svetniki posledično, ker se pripravljajo doma, prihajajo bolj pripravljeni. Na
seji se zaseda manj prostora s papirjem in se namesto z iskanjem po papirjih več energije
uporabi za spremljanje materiala pripravljenega za sejo. Na spletni strani so objavljena vsa
gradiva. Po seji se objavi tudi poimensko glasovanje, kako je kak svetnik na seji glasoval.
Intervjuvanci so poudarili, da IKT dviguje zaupanje med občinskim svetom, občinsko upravo
in javnostjo. Zaradi uvedbe e-gradiv se zvišuje dnevno število objavljenih dokumentov na
spletni strani, zaradi večjega števila pa se tudi zmanjšuje preglednost. Z vidika javnosti se
mora občinska uprava zavedati svojega poslanstva in delati za ljudi in izvoljene predstavnike
ljudi. Intervjuvancem se je zdelo medsebojno zaupanje večje. Posledično, ker je gradivo
javno, se množice pogovarjajo o tem gradivu, izražajo se kritične misli in pozitivne ideje.
Novinarji pišejo o zadevah in obveščajo javnost še z drugega vidika. Več je vedenja in znanja,
kar pa je dobrodošlo. Vsi trije akterji v zgodbi e-gradiv so sedaj med seboj veliko bolj
povezani in seznanjeni s spremembami. Hitreje se izve, kaj občinska uprava dela.
Transparentnost je na visokem nivoju. Ker je sedaj uporabnik gradiv celotna množica
meščank in meščanov, se mora občinska uprava še bolj potruditi pri izdelavi kakovostnega
gradiva in občinski svet sprejemati kakovostne odločitve v imenu volivcev. Z e-gradivi se je
zmanjšalo opredeljevanje. IKT povečuje odgovornost nosilcev javnih funkcij. Tudi
odgovornost svetnikov se s transparentnostjo povečuje. Odgovornost župana je večja za
sprejete odločitve. Sredstva se porabljajo smotrneje, razprave so bolj argumentirane, kar se bo
še izboljšalo, ko se bodo seje snemale z videom. IKT in e-gradiva so pripomogla na nek način
tudi k zmanjševanju tveganja za slabo upravljanje in zlorabo oblasti, saj na drugi strani sedaj
kritično opazuje in preverja delo župana in občinske uprave vsa javnost. Transparentnost oz.
preglednost se lahko še poveča z vključitvijo naprednih tehnologij. Intervjuvanci pa so za
konec imeli še veliko predlogov za izboljšanje priprave e-gradiv, vodenja sej, optimizacije
67
postopka. Zaradi pomembnosti bi morala biti gradiva za seje občinskega sveta objavljena na
prvi strani spletne strani podpisana, seje bi se moralo posneti s kamero za kvalitetnejše
razprave, uvesti bi se morala napredna tehnologija, kot so facebook, googlegroups ali skype,
in gradiva bi morala biti povezana z različnimi bazami podatkov v obliki hiperbesedil. V
prihodnosti bo največji poudarek temeljil na varnosti gradiv in same lokacije sej, ki morda ne
bo več statična, ampak se bodo le-te preselile na internet. E-gradivo pa bo postalo vedno bolj
multifunkcijsko v smislu vključevanja zvoka, videa in spletnih povezav.
7.6 Interpretacija končnih ugotovitev
Na podlagi opravljenih intervjujev smo pridobili podatke o tem, ali z implementacijo
informacijsko-komunikacijskih tehnologij v postopek priprave gradiv za seje občinskega
sveta res pripomoremo h kvalitetnejši pripravi gradiv, optimizaciji delovnega procesa,
kvalitetnejšemu odločanju na sejah občinskega sveta, hitrejši pripravi, znižanju stroškov in k
transparentnosti gradiv, vse zaradi doprinosa k poslovni vrednosti občinskega sveta in MO
NM.
Ugotovili smo, da z implementacijo informacijsko-komunikacijskih tehnologij v postopek
priprave gradiv za seje občinskega sveta res pripomoremo h kvalitetnejši pripravi gradiv,
optimizaciji delovnega procesa, kvalitetnejšemu odločanju na sejah občinskega sveta, hitrejši
pripravi, znižanju stroškov in k transparentnosti gradiv in da ta implementacija pomeni
doprinos k poslovni vrednosti tako občinskega sveta kot MO NM.
Ker izdelan paradigmatski model predstavlja odgovore na vprašanja, ki so bila usmerjena k
pridobitvi odgovora na raziskovalno vprašanje, smo ugotovili, da iz tega izhaja, da je za to
potrebna sodobna informacijsko-komunikacijska tehnologija, uvedba e-gradiv, sprememba
procesa, usmeritev v prihodnost ter strmenje k poslovni vrednosti. Ob vseh petih
najpomembnejših omenjenih dejavnikov pa se pojavijo tudi težave, ki se kažejo predvsem v
ne/sprejemanju sprememb, bojazni po izgubi podatkov, različni izkušenosti pri uporabni IKT,
potrebi po dodatnem znanju, potrebi po prenovi procesov, pri odgovornosti povečane
transparentnosti, težav pri osebni odgovornosti, uporabi e-gradiv, varnosti spletne strani in e-
gradiv ter včasih slabšemu odločanju na sejah občinskega sveta.
68
7.7 Interpretacija paradigmatskega modela
Dejavniki, ki neposredno izhajajo iz osnovnega problema o tem, ali z implementacijo
informacijsko-komunikacijskih tehnologij v postopek priprave gradiv za seje občinskega
sveta res pripomoremo h kvalitetnejši pripravi gradiv, optimizaciji delovnega procesa,
kvalitetnejšemu odločanju na sejah občinskega sveta, hitrejši pripravi, znižanju stroškov in k
transparentnosti gradiv, vse zaradi doprinosa k poslovni vrednosti občinskega sveta in MO
NM, so:
• informacijsko-komunikacijska tehnologija (hitrost olajšanje dela transparentnost,
dodatno znanje učinkovitost, povezljivost, racionalnost, zadovoljstvo uporabnikov);
• e-gradivo (dosegljivost, nižji stroški, preglednost, ekološkost, nenavajenost, hitrost,
varčnost, zanesljivost);
• proces (optimiziran, hitrejši, kvalitetnejši, cenejši, učinkovitejši, preglednejši, lažje
delo, varčnejši);
• izboljšave/prihodnost (dostopnost gradiv, računalniško opismenjevanje, širjenje
transparentnosti, varnost dokumentov, nižji stroški poslovanja, ekološko poslovanje,
vključitev naprednejših tehnologij, izobraževanje);
• poslovna vrednost (participacija občanov, povečevanje odgovornosti nosilcev javnih
funkcij, smotrnejša poraba javnih sredstev, zmanjšanje tveganja za slabo upravljanje
in zlorabo oblasti, dvigovanje zaupanja, zgled občankam in občanom);
Če povzamemo, vidimo iz paradigmatskega modela, da je kategorija prvega reda povezana z
vsemi kategorijami drugega reda, da so med sabo povezane kategorije drugega reda ter da so
tudi med kategorijami tretjega reda vzpostavljeni določeni odnosi oz. povezave.
Med posameznimi dejavniki obstajajo vzročno-posledični odnosi in interakcije. Tako lahko v
paradigmatskem modelu vidimo, da so povezane naslednje kategorije:
• Informacijsko-komunikacijska tehnologija ↔ e-gradivo
Informacijsko-komunikacijska tehnologija je povezana z e-gradivom in obratno, saj je
za izdelavo e-gradiv potreben IT in za prenos gradiv KT. Prav tako e-gradivo narejeno
tudi z ekološkim namenom vpliva na IKT, ki pri uporabnikih vzbuja zadovoljstvo.
69
• E-gradivo ↔ proces
E-gradivo je povezano s procesom in obratno, saj zaradi e-gradiv, ki omogočajo nižje
stroške vplivamo na proces, ki je zaradi tega cenejši, učinkovitejši in preglednejši.
• Proces ↔ poslovna vrednost
Proces je tesno obojestransko povezan s poslovno vrednostjo in obratno, saj
optimiziran, kvaliteten, cenejši in učinkovitejši proces vpliva na poslovno vrednost
občinskega sveta in občinske uprave, ki se kaže v zgledu do občank in občanov ter
obratno neka smotrnejša poraba javnih sredstev in dvigovanje zaupanja povezuje
transparentnejši proces.
• Poslovna vrednost ↔ prihodnost/izboljšave
Poslovna vrednost in prihodnost sta tesno povezana, saj se v prihodnosti obetajo še
nekatere novitete v smislu tehnološkega napredka, dostopnosti in transparentnosti
gradiv, ki bodo vplivale na še večjo poslovno vrednost občinske uprave in občinskega
sveta v smislu povečevanja odgovornosti nosilcev javnih funkcij, smotrnejše porabe
javnih sredstev in zmanjševanja tveganja za slabo upravljanje in zlorabo oblasti. In
obratno dvigovanje zaupanja se bo še dvigovalo s širjenjem in večanjem
transparentnosti in vključitvijo novejših tehnologij.
• Prihodnost/izboljšave ↔ informacijsko-komunikacijska tehnologija
Prihodnost/izboljšave je obojestransko povezana z informacijsko-komunikacijsko
tehnologijo, saj bo prihodnost pokazala, kaj še potrebuje za nižje stroške poslovanja in
predvideva se, da bo to informacijsko-komunikacijska tehnologija. Po drugi strani pa
je informacijsko-komunikacijska tehnologija tisti del poslovanja, ki lahko omogoči
nižje stroške poslovanja.
• Informacijsko-komunikacija tehnologija → poslovna vrednost
Informacijsko-komunikacijska tehnologija omogoča s svojo transparentnostjo večjo
poslovno vrednost, ki se manifestira v zgledu do občank in občanov, dvigovanju
zaupanja, zmanjševanjem tveganja za slabo vodenje in zlorabo oblasti, smotrnejšo
porabo javnih sredstev ter povečevanje odgovornosti nosilcev javnih funkcij.
• Informacijsko komunikacijska tehnologija ↔ proces
70
Je pa tudi informacijsko-komunikacijska tehnologija tista, ki svojim olajšanjem dela,
učinkovitostjo in povezljivostjo vpliva na proces, ki je zaradi tega posledično, hitrejši,
kvalitetnejši in preglednejši. In obratno optimiziran sistem vpliva na zadovoljstvo
uporabnikov informacijsko-komunikacijske tehnologije.
• Prihodnost/izboljšave ↔ e-gradivo
E-gradivo vzbuja pri uporabnikih tudi neke vrste odpor zaradi neznanja in
nenavajenosti, kar pa je v povezavi z izboljšavami, kot so izobraževanje, dodatna
znanja in računalniško opismenjevanje.
• E-gradivo → poslovna vrednost
Dosegljivost in preglednost e-gradiva sta ena izmed vzrokov za povečanje poslovne
vrednosti, ki se kaže predvsem v večjem delovanju občanov, povečanju odgovornosti
javnih funkcij, smotrnejši porabi javnih sredstev, zmanjševanju tveganja za slabo
upravljanje in zlorabo oblasti ter dvigovanje zaupanja.
71
8 ZAKLJUČEK
V uvodnem delu te magistrske naloge smo si zastavili vprašanje, ali in na kak način z
implementacijo informacijsko-komunikacijskih tehnologij v postopek priprave gradiv za seje
občinskega sveta res pripomoremo h kvalitetnejši pripravi gradiv, optimizaciji delovnega
procesa, kvalitetnejšemu odločanju na sejah občinskega sveta, hitrejši pripravi, znižanju
stroškov in k transparentnosti gradiv, vse v namen doprinosa k poslovni vrednosti občinskega
sveta in MO NM.
V Mestni občini Novo mesto oz. Oddelku za občinski svet se opazi napredek pri uvajanju
informacijsko-komunikacijskih tehnologij, vsaj kar se tiče priprave gradiv v elektronski
obliki, objavljanja gradiv na spletni strani, uporabe spletne strani, obveščanja javnosti in
medijev, uporabe glasovalnih sistemov in sistemov za vodenje sej občinskega sveta itd.
Težave niti ne nastopijo pri uvajanju novih postopkov in tehnologij, katere je težko uvesti, saj
so posamezniki zelo »zbirokratizirani« in ne sprejmejo drugačnega načina dela, ampak je
težava v tem, da se nikakor ne opusti načina dela, ki je sedaj že stvar preteklosti.
Kot rečeno, je največja težava način dela posameznikov, ki so navajeni starega, utečenega
načina dela in ga niso pripravljeni opustiti. Le-ta pa je precej drag in s tem stvar preteklosti, še
posebej, če se lahko danes zadeve s pomočjo začetnega vložka v IKT stori ceneje.
Poudarjena je usmerjenost k uporabnikom, torej posameznikom, pravnim osebam in javnim
uslužbencem, ki jim mora biti javna uprava na voljo kot popoln servis njihovih potreb, jih
oskrbeti z vsemi informacijami, seveda v skladu z javnim interesom, in jim zagotoviti
poslovanje z javno upravo v varnem okolju. Z rešitvami e-uprave se lahko zagotovi odzivnost
organov javne uprave, kar pomeni, da se bodo organi zmožni odzivati na pripombe
uporabnikov pravilno in pravočasno (Batagelj e tal., 2008: 107).
Izhajajoč iz predpostavke, da je za zagon doprinosa k poslovni vrednosti občinskega sveta
potrebna informacijsko-komunikacijska tehnologija so se same po sebi vrstile logične
predpostavke oz. elementi, ki so potrebni, da se doprinos v tej smeri uresniči in kasneje še
nadgradi. Sama informacijsko-komunikacijska tehnologija je vzvod, s katerim pripravljavci
gradiva pripravijo gradivo hitro in učinkovito, upoštevajoč zmogljivost komunikacij in se
povezujejo med seboj in v druge baze podatkov. E-gradivo je narejeno hitreje in varčnejše kot
klasično, s čimer se sledi ekološkemu in finančnemu vidiku. Dosegljivost gradiv se je
72
povečala iz sedanjih nekaj oseb, kot so novinarji in člani občinskega sveta na vso javnost, saj
so gradiva objavljena na spletni strani in s tem dosegljiva vsem. Res je, da so na začetku
gradiva lahko komu bolj neprijazna od papirja, pa vendarle vidik varčnosti prevlada nad
nenavajenostjo. Sama sprememba procesa priprave e-gradiva, ki je sedaj delno optimiziran in
s tem hitrejši, varčnejši, učinkovitejši in preglednejši, je tudi to, da je transparentnejši, kar
nam v nadaljevanju poudari poslovno vrednost, ki se kaže zaradi vključitve javnosti predvsem
v povečevanju odgovornosti nosilcev javnih funkcij, smotrnejši porabi javnih sredstev,
zmanjšanem tveganju za slabo upravljanje in zlorabo oblasti, dvigovanju zaupanja in zgledu
do občank in občanov ter nenazadnje večji participaciji ljudi, kar naj bi vodilo v večjo
demokracijo in odločanje. V prihodnosti bo potrebno dati poudarek na varnost objavljenih
dokumentov, še nižje stroške poslovanja, vključitev naprednejših tehnologij ter izobraževanja
tako izdelovalcev kot uporabnikov e-gradiv.
Skratka, odgovor na raziskovano vprašanje in dve podvprašanji je pritrdilen. Z
implementacijo informacijsko-komunikacijskih tehnologij v postopek priprave gradiv za seje
občinskega sveta pripomoremo h kvalitetnejši pripravi gradiv, optimizaciji delovnega procesa,
kvalitetnejšemu odločanju na sejah občinskega sveta, hitrejši pripravi, znižanju stroškov in k
transparentnosti gradiv, predvsem z vidika doprinosa k poslovni vrednosti občinskega sveta in
širše MO NM, ki se kaže v največji meri v transparentnosti e-gradiv in s tem lažji participaciji
občank in občanov pri spremljanju in oblikovanju lokalne politike.
73
9 LITERATURA
1. Andoljšek, Žiga in Seljak, Janko (2005): Merjenje učinkovitosti in uspešnosti javne
uprave. Ljubljana: Fakulteta za upravo.
2. Bahra, Nicholas (2001): Competitive knowledge management. Palgrave.
3. Batagelj, Teja, Gabrijel, Tadej, Gregorc, Helena, Kričej, Dušan, Rep, Roman, Šel,
Davorka, Zatler, Renata, Mizori Zupan, Tatjana in Zupančič, Maja, ur. (2008): E –
uprava: zavezništvo z uporabniki. Ljubljana: Pasadena.
4. Bukovec, Boris (2009): Nova paradigma obvladovanja sprememb. Nova Gorica:
Fakulteta za uporabne družbene študije.
5. Dalkir, Kimiz (2005): Knowledge management in theory and practice. Elsevier
Butterworth–Heinemann.
6. Davenport, Thomas in Prusak, Larry (1998). Working knowledge. Boston: Harvard
Business School Press.
7. Drucker, Peter F. (1974): Management: Tasks, Responsabilities, Practices. New York:
Harper&Row.
8. Gričar, Jože (1994): Management informacij in informacijska tehnologija. Kranj:
Organizacija.
9. Groznik, Aleš, Indihar Štamberger, Mojca in Kovačič, Andrej (2005): Vloga
menedžmenta pri zagotavljanju poslovne vrednosti informatike V Uporabna
Informatika, št.: 4 (str.: 213 – 222).
10. Groznik, Aleš in Vičič, Dejan (2005): Pomen informatike pri prevzemih in
združevanjih podjetij V Uporabna informatika.
11. Jerman Blažič, Borka, Klobučar, Tomaž, Perše, Zoran in Nedeljković, Dragan (2001):
Elektronsko poslovanje na internetu. Ljubljana: Gospodarski vestnik.
12. Kovačič, Andrej, Jaklič, Jurij, Indihar Štemberger, Mojca in Groznik, Aleš (2004):
Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.
74
75
13. Kovačič, Andrej in Bosilij Vukšić, Vesna (2005): Management poslovnih procesov,
Prenova in informatizacija poslovanja s praktičnimi primeri. Ljubljana: GV založba,
str. 13 - 44).
14. Kovačič, Andrej, Groznik, Aleš in Ribič, Miroslav (2009): Temelji elektronskega
poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.
15. Kričej, Dušan (2002): Uprava na dlani: Poslovanje z državo po internetu danes in
jutri. Ljubljana: Pasadena.
16. Krisper, Marjan in Rožanec, Alenka (2004): Obvladovanje informatike v poslovnih
sistemih V Uporabna informatika, št. 4 (str. 185 – 198).
17. Mesec, Blaž (1998): Uvod v kvalitativno raziskovanje v socialnem delu. Ljubljana:
Visoka šola za socialno delo.
18. Meško, Ivan (1997): Optimizacija poslovanja. Maribor: Ekonomsko-poslovna
fakulteta.
19. Nonaka, Ikujiro in Nishiguchi, Toshihiro (Eds.) (2001): Knowledge emergence:
Social, technical, and evolutionary dimensions of knowledge creation. New York:
Oxford University Press.
20. Nonaka, Ikujiro in Takeuchi, Hirotaka (1995): The knowledge-creating company: how
Japanese companies create the dynamics of innovation. New York: Oxford University
Press.
21. Pinterič, Uroš in Grivec, Malči. (2007): Informacijsko komunikacijske tehnologije v
sodobni družbi: multidisciplinarni pogledi. Nova Gorica: Fakulteta za uporabne
družbene študije.
22. Pinterič, Uroš in Svete, Uroš (ur.) (2007): Elektronsko upravljanje in poslovanje v
službi uporabnika. Ljubljana. Fakulteta za družbene vede.
23. Pinterič, Uroš, Benda, Nina in Belak, Ben (2008): Modernizacija slovenskih občinskih
uprav: izbrane teme. Novo mesto: Univerzitetno in raziskovalno središče Novo mesto.
24. Ruggles, Ruddy, and Holtshouse, Dan (1999). The knowledge advantage. Dover,
N.H.: Capstone Publishers.
76
77
25. Senge, Peter M. (1994): The fifth discipline: The art and practise of the learning
organizations. New York, Doubleday.
26. Stare, Janez (2010): Upravno poslovanje. Ljubljana: Fakulteta za upravo.
27. Svete, Uroš in Pinterič, Uroš (2008): E – država: upravno - varnostni vidik. Nova
Gorica: Fakulteta za uporabne družbene študije.
28. Šušnjar, Goran (2005): Kdo vodi informatiko v slovenskih podjetjih v Uporabna
Informatika, št. 4 (str. 36 – 38).
29. Vintar, Mirko (1997): Informatizacija kot priložnost za prenovo poslovanja državne
uprave: informatizirati in ne avtomatizirati V Zbornik referatov. Dnevi slovenske
uprave, Ljubljana: Visoka upravna šola (str.: 122-135).
30. Žurga, Gordana (2001): Kakovost državne uprave. Ljubljana: Fakulteta za družbene
vede.
78
79
10 VIRI
1. Caf, Dušan (2007): Krivci so neznanje, klientelizem in korupcija. Moj mikro,
http://www.mojmikro.si/mreza/na_sledi/krivci_so_neznanje_klientelizem_in_korupcij
a (28. 11.2011).
2. Carr, Nicholas G. (2003): IT Doesn't Matter. Harvard Business Review. Dostopno
prek:
http://www.econ.uba.ar/www/departamentos/sistemas/plan97/tecn_informac/rota/Zim
erman/IT%20Doesnt%20matter%20Carr.pdf (29. 11. 2011).
3. Center Vlade RS za informatiko (2001): E poslovanje v javni upravi RS za obdobje od
leta 2001 do leta 2004. Dostopno prek: http://www.gov.si/cvi/ (28. 11. 2011).
4. Center Vlade RS za informatiko (2004): Akcijski načrt e-uprave do leta 2004.
Dostopno prek: http://e-uprava.gov.si/eud/e-uprava/akcijski_nacrt_1.4.pdf (28.
11.2011).
5. Cole, Martin in Parston, Greg: Unlocking public value (2006): A new model for
achieving high performance in public service organizations. John Wiley & Sons.
Hoboken, New Jersey. Dostopno prek:
http://www.accenture.com/NR/rdonlyres/87CE687F-5D48-422D-AFAD-
E6651F4F3D4D/0/Accenture_Preface_UPV.pdf (29. 11. 2010).
6. Bernik Mojca, Florjančič, Jože in Rajkovič, Vladislav (2002): Upravljanje z znanjem
in uporaba informacijskih tehnologij. Dostopno prek: http://lopes1.fov.uni-
mb.si/is2002/bernik.pdf (29.11.2011).
7. Jupp, Vivienne in Younger P. Mark (2004): A Value model for the public sector.
Outlook Journal. Dostopno prek:
http://www.accenture.com/NR/rdonlyres/DA0C089A-0E43-4E58-B9B8-
E0B3A285C7EC/0/hp_gov.pdf (29. 11. 2010).
8. Kovačič, Andrej: Management poslovnih procesov: kako do konkurenčne prednosti,
2008. Dostopno prek: http://www.process-conference.org/mpp2008/index08.html
(28.10.2010).
80
81
9. Ministrstvo za javno upravo (2006): Strategija e-uprave RS za obdobje od leta 2006 do
leta 2010 (SEP-2010). Dostopno prek:
http://www.mju.gov.si/fileadmin/mju.gov.si/pageuploads/mju_dokumenti/pdf/SEP-
2010.pdf (28. 11. 2011).
10. Ministrstvo za javno upravo (2007): Akcijski načrt e-uprave do leta 2010 (AN
2006/2010). Dostopno prek: http://e-uprava.gov.si/e-
uprava/novice.euprava?novice.id=1222&novice.tip=4&novice.veljavnost=novice.velj
avnost.aktivne (28. 11. 2011).
11. Ministrstvo za javno upravo (2010): Akcijski načrt elektronskega poslovanja javne
uprave od 2010 do 2015 (AN SREP). Dostopno prek:
http://www.mju.gov.si/fileadmin/mju.gov.si/pageuploads/SOJP/PDF/AN-SREP-
_080410.pdf (28. 11. 2011).
12. Odlok o organizaciji in delovnem področju občinske uprave Mestne občine Novo
mesto. Ur. l. RS: 62/2011. Dostopno prek: http://www.uradni-
list.si/1/content?id=104824&part=&highlight=Odlok+o+organizaciji+in+delovnem+p
odro%C4%8Dju+ob%C4%8Dinske+uprave+mestne+ob%C4%8Dine (28. 11. 2011).
13. Optimus. Dostopno prek: http://www.optimus.si/ (28. 11. 2011).
14. Organization for Economic Cooperation and Development. Dostopno prek:
http://www.oecd.org/home/0,3675,en_2649_201185_1_1_1_1_1,00.html (28. 11.
2011).
15. Poslovnik Občinskega sveta Mestne občine Novo mesto (uradno prečiščeno besedilo-
UPB1). Ur. l. RS: 96/2008. Dostopno prek: http://www.uradni-
list.si/1/content?id=88663&part=&highlight=poslovnik+ob%C4%8Dinskega+sveta+
mestne+ob%C4%8Dine+novo+mesto (28. 11. 2011)
16. Mestna občina Novo mesto. Dostopno prek http://www.novomesto.si/si/ (29. 11.
2010).
17. Skupnosti občin Slovenije. Dostopno prek: http://www.skupnostobcin.si/ (28. 11.
2011).
82
83
18. Statut Mestne občine Novo mesto (uradno prečiščeno besedilo-Statut MONM-UPB2).
Ur. l. RS: 96/2008. Dostopno prek: http://www.uradni-
list.si/1/content?id=88662&part=&highlight=statut+mestne+ob%C4%8Dine+Novo+
mesto (28. 11. 2011).
19. Sward, S. David (2006): Measuring the Business Value of Information Technology.
Intel Press. Dostopno prek:
http://www.intel.com/intelpress/samples/bvm_chapter1.pdf (29. 11. 2010).
20. Zakon o varstvu osebnih podatkov. Ur. l. RS: 94/2007. Dostopno prek:
http://www.uradni-
list.si/1/content?id=82668&part=&highlight=Zakon+o+varstvu+osebnih+podatkov+
(28. 11. 2011).
21. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Ur. l. RS: 28/2004.
Dostopno prek: http://www.uradni-
list.si/1/content?id=51150&part=&highlight=Zakon+o+elektronskem+poslovanju+in+
elektronskem+podpisu.+ (28. 11. 2011).
22. Zakon o upravnem postopku (uradno prečiščeno besedilo - ZUP-UPB2). Ur. l. RS:
24/2006. Dostopno prek: http://www.uradni-
list.si/1/content?id=72111&part=&highlight=zakon+o+upravnem+postopku (28. 11.
2011).
PRILOGE
Priloga 1: Skupni transkript s pojmi in kategorijami
Priloga 2: Odnosi med kategorijami in pojmi
Priloga 3: Paradigmatski model – Doprinos k poslovni vrednosti Občinskega sveta MO NM z
uvedbo IKT (na primeru postopka priprave in posredovanja gradiv ter odločanja na sejah
občinskega sveta)
Priloga 1: Skupni transkript s pojmi in kategorijami
ENOTE POJMI KATEGORIJE
1. INFORMACIJSKO KOMUNIKACIJSKA
TEHNOLOGIJA
1. Koliko let že uporabljate IKT pri svojem
delu – kaj IKT pomeni za vas?
IKT pri svojem delu uporabljam že kar nekaj
let, recimo 5 let in za mene pomeni delo od 7-
15. Torej cel dan delam z računalnikom.
Uporabljam ga že okoli 5 let. IKT mi pomeni
olajšanje dela oz. hitrost, kvaliteto ter moda
transparentnejše vse skupaj.
Pri svojem delu uporabljam IKT že okoli 10-15
let. Ne vem več natančno. Pač ko se je začelo
uporabljati računalnike za gradiva sem jih začel
delati z računalnikom.
IKT pri svojem delu uporabljam že okoli 10 let.
oz. za potrebe gradiva v e obliki za seje
občinskega sveta pa recimo 1 leto. IKT za mene
pomeni stik z informacijskim in modernim
svetom. Okoljem, ki potrebuje informacijsko
komunikacijske stimulacije, da bi ostal
konkurenčen in v končni fazi tudi kaj
privarčeval. Če pa se s tem še kaj naučiš pa
toliko boljše.
IKT pri delu kot svetnik uporabljam že okoli 3
leta, sedaj pa za primer e-gradiv kako leto. IKT
zame pomeni predvsem olajšanje dela, hitrost,
učinkovitost in kvaliteto.
5 let
5 let
olajšanje dela
hitrejše delo
kvalitetno
transparentno
10-15 let
10 let
stik z informacijskim
svetom
stik z modernim
svetom
konkurenčnost
dodatna znanja
3 leta
olajšanje dela
hitrost
učinkovitost
kvaliteta
različna izkušenost
uporabnikov
olajšanje dela
hitrost
kakovost
transparentnost
konkurenčnost
dodatno znanje
učinkovitost
povezljivost
Informacijsko komunikacijsko tehnologijo
uporabljam pri svojem delu že 15 let. IKT
pomeni lažje delo, z manj truda, lažja
povezljivost akterjev ipd.
15 let
lažje delo manj truda
lažja povezljivost
2. Kako ocenjujete vpliv e-gradiv oz. IKT na
poslovanje OU?
Ja, vpliv e gradiv na poslovanje oz splošno
vpliv IKT se najbolj morda občuti na bolj
elektronskem načinu poslovanja, čeprav bi
morda to bolj pomenilo, da občani ne bi več
rabili fizično priti do nekega uradnika ampak bi
recimo svojo vlogo vložili preko spletne strani,
česar pa zaenkrat še nisem zaznal. Vpliv e
gradiv pa se vidi morda v tem, da vse več ljudi
zahteva e gradiva in vse več pripravljavcev se
udeležuje raznih seminarjev in tečajev za
kvalitetnejšo pripravo e gradiv.
Vpliv e gradiv obstaja in ni neka moda muhica.
To je ozaveščanje občinske uprave. Če bi
občinska uprava forsirala gradiva bi se svetniki
na e gradiva navadili še prej in občinska uprava
obratno bi se prilagodila in to sodelovanje gre
naprej z roko v roki naprej proti neke vrste
elektronskemu poslovanju v prihodnosti. Tudi
na tem področju. Preklop v glavi se prej zgodi,
prej bo bolje za občinski svet, upravo in
meščanke in meščane. E gradiva vplivajo na
finance saj se porabi manj oz. nič. Potrebuješ le
enkraten nakup IKT opreme in potem konec
koncev je gradivo v e obliki zastonj.
Vpliv IKT na poslovanje občinske uprave je
bolj elektronski način
poslovanja
nič več fizičnega
prihoda do uradnika
vlaganje vlog preko
spletne strani
vse več zahtev za e
gradiva in e
dokumente
udeleževanje
seminarjev
tečaji
kvalitetnejša priprava
e gradiv
vpliv e gradiv ni
modna muha
ozaveščanje občinske
uprave
navajenost prej
prilagoditev OU
sodelovanje
elektronsko
poslovanje v
časovni vpliv
dodatno izobraževanje
pozitiven vpliv
finančni vpliv
sodobno poslovanje
prenova in
optimizacija procesov
participacija in
povezovanje ljudi
ozaveščanje javnosti
in OU
vpliv na miselnost
kvalitetnejše delo in
gradiva
povečevanje
transparentnosti
odločilnega pomena, saj se z znanjem IKT
povečuje na nek način tudi kvaliteta dela in
optimizacija procesov. Pa tudi javna uprava se
sedaj bolj izpostavlja v javnosti in se je
potrebno za izdelavo e gradiva še bolj potruditi.
Kot rečeno se z IKT poslovanje občinske
uprave racionalizira v smer, da se prenavljajo
postopki, če hočete procesi, zaposleni se
računalniško izobražujejo. Vpliv je pozitiven v
smislu varčevanja in izkoriščanja modernih
tehnologij.
Vpliv IKT na poslovanje občinske uprave
ocenjujem pozitivno, saj se s tem daje neka
zelena luč vsem, da je zadeve mogoče narediti
tudi tako. Poslovanje občinske uprave je
potrebno spraviti v bolj elektronsko obliko, ker
uprava je tukaj za ljudi in deluje za njihove
interese kot javna služba in če ni potrebe, da
ljudje hodijo na sedeže občinske uprave in
imajo možnost vse opraviti od doma iz
naslonjača, zakaj pa ne? Preklop je potrebno
narediti v glavi. Urediti potrebno infrastrukturo
oz. prenoviti spletno stran, uvesti e obrazce in
poslovanje bi se v veliki meri preneslo na splet.
Vpliv e gradiv na občinsko upravo se mi zdi
pozitiven z vidika sodobnosti poslovanja in
večje participacije ljudi v mestu, ter
povezovanja.
prihodnosti
preklop v glavi
vpliv na finance
manjša poraba
e gradivo je zastonj
vpliv je odločilnega
pomena
povečevanje znanja
IKT
povečevanje kvalitete
dela
optimizacija
procesov
izpostavljenost
javnosti
za izdelavo potrebno
bolj potruditi
racionalnejše
poslovanje
prenavljanje
postopkov
prenavljanje
procesov
računalniška dodatna
izobraževanja
pozitiven vpliv
varčevanje
izkoriščanje
modernih tehnologij
pozitiven vpliv
poslovanje v bolj
elektronski obliki
uprava za ljudi
uprava za interese
meščanov
vpliv prostora
preklop v glavi
uvajanje novih
tehnologij in
obrazcev
pozitiven vpliv
sodobnost poslovanja
večja participacija
ljudi
povezovanje ljudi
3. Kaj IKT še vsebuje poleg e-gradiv za seje
občinskega sveta oz. kaj bi bilo še potrebno?
Pri svojem delu glede na svoje delo v službi
občinskega sveta uporabljam največ oz.
konstantno računalnik – stacionaren. Kadar
pišem zapisnike dodam še slušalke in nožno
stopalko za vračanje posnetega nazaj ali naprej
stacionarni
računalnik
slušalke
nožni krmilnik
prenosni računalnik
glasovalni sistem
programska oprema
strojna oprema
internetno omrežje
elektronska pošta
projektor
elektronsko
ali za prevajanje. Koristna zadeva za hitrejše
pisanje zapisnikov. V času seje uporabljam še
prenosnik, na katerem teče glasovalni sistem
podjetja Optimus. V času seje se uporablja tudi
projektor, ki projicira predloge sklepov in kako
je kdo glasoval in velike plazemske televizije,
ki kažejo predloge odlokov o katerih se odloča.
Uporabljam tudi zvočni sistem, ki omogoča
ločeno razpravo oz. aktivne svetnike. Za
predstavitve se uporablja še drugi prenosnik, ki
je v sejni dvorani in s katerim zunanji
pripravljavci in občinska uprava pripravlja in
predstavlja različne prezentacije.
Mogoče pametni telefoni z operacijskim
sistemom. Android, ipod. Neka elektronska
naprava, potisna e pošta, non stop online,
wireless. Elektronske glasovalne naprave. Če bi
imeli svetniki svoje znane emaile ipd. bi se našli
tudi občani, ki bi hoteli na tak način
komunicirati s svojim svetnikom oz. županom.
Poleg e gradiv ki so končni izdelek se uporablja
razne stvari. Predvsem računalnik z različnimi
programi za oblikovanje gradiva. Povezujem se
v različne baze podatkov iz katerih dobimo
razne podatke ki jih potrebujemo pri svojem
delu. Elektronska pošta je ključnega pomena in
brez nje si sploh ne znam več predstavljati
sodobnega poslovanja.
Poleg same izdelave e gradiv bi bilo potrebno
namestiti izdelovalcem gradiv večje monitorje
in zmogljivejše računalnike. Morda boljšo
programsko opremo za izdelavo zahtevnejših
projektor
projiciranje sklepov
in rezultatov
glasovanja
avdio sistem
drug prenosnik za
predstavitve
programi za
oblikovanje gradiva
povezovanje v baze
podatkov
elektronska pošta
večji monitorji
zmogljivejši
računalniki
boljša programska
oprema
prenosniki
elektronsko
glasovanje
projektor za
prezentacijo
elektronska pošta
elektronska pošta
internet omrežje
brezžično internet
glasovanje
oprema za pisanje
zapisnikov
avdio sistem
gradiv. Saj nekaterim.
IKT za seje občinskega sveta poleg e gradiv
vsebuje še prenosnike, elektronsko glasovanje,
projektor za prezentacije, elektronsko pošto.
Poleg e gradiv IKT za seje občinskega sveta
potrebuje elektronsko pošto, brezžično oz žično
internet omrežje, e glasovanje. Morda bi bila
potrebna še kakšna dodatna programska oprema
za urejanje e – gradiv.
omrežje
dodatna programska
oprema za urejanje
gradiv
potisna e pošta
brezžični internet
elektronske
glasovalne naprave
programi za izdelavo
gradiva
4. Katere prednosti je IKT prinesla v delo
občinske uprave, občinskega sveta in MO
NM na sploh?
Prednost IKT ja v delo občinske uprave je ravno
to, da se posamezniki ki pripravljajo gradiva in
se ne morejo navaditi e-gradiv med sabo
preverjajo in na nek način tekmujejo kdo se bo
kaj naučil, prej posredoval itd. Seveda na ta
račun tudi kaj privarčujejo. Občinski svet
vsekakor z IKT pridobi v smislu racionalizacije,
hitrejše dostopnosti do gradiva na spletni strani.
Z e sporočilom so obveščeni o objavi gradiva in
ne rabijo vsakih 5 minut gledati na splet ali je
gradivo že objavljeno. IKT za MO NM pa
pomeni napredek in razvoj v sodobno e-
poslovanje ki se bo še stopnjevalo.
Delo občinske uprave je sedaj bolj racionalno.
Nekako so ljudje dobili občutek, da sedaj
varčujejo s tem načinom dela. Med sabo se
posamezniki se med
sabo preverjajo
medsebojna
tekmovalnost
varčevanje
racionalizacija
hitrejša dostopnost
razvoj v sodobno e
poslovanje
stopnjevanje razvoja
racionalno delo
občutek da se varčuje
medsebojno
preverjanje
napredek
medsebojna
tekmovalnost
pripravljavcev gradiv
racionalno poslovanje
hitrejša dostopnost
posodobitev in razvoj
dela občinske uprave
računalniško
opismenjevanje
zgled mešankam in
meščanom
dodana vrednost javne
uprave
zadovoljstvo
uporabnikov
večanje
preverjajo kdo bolj kvalitetno pripravi gradivo v
e obliki ipd. IKT je lijak, ki te prej ali slej
potegne vase. Napredka ni mogoče zaustaviti.
V delo občinske je IKT kot rečeno prinesla
predvsem tako imenovano računalniško
opismenjevanje, ki je z vidika sodobnega sveta
potrebno. IKT je prinesla na nek način tudi
racionalno obnašanje proračunskih porabnikov
saj na nekaterih področjih kot je material kot je
papir, svinčniki, kartuše za printanje ipd. Z
uporabo IKT se občinski svet sedaj lahko
obnaša bolj transparentno do volivcev, ki so jih
volili in z uporabo e gradiv dajejo zgled vsem
ostalim v občini in širše. MO NM na sploh pa je
s tem pridobila neke vrste paradnega konja po
katerem bi se lahko zgledovali še drugi oddelki.
IKT je prinesla predvsem eno splošno prednost
in to je, da je prišlo v mentaliteto ljudi, da se
lahko z uporabo modernih tehnologij celo kaj
privarčuje. Sicer je res, da je začetni strošek
nekoliko večji vendar se vse povrne s časom oz.
z nekoliko drugačno dodano vrednostjo javne
uprave, ki se kaže predvsem v zadovoljstvu
občank in občanov.
Ja, delo občinske uprave se je sedaj saj v tem
delu precej racionalizirala. Meščanke in
meščani vidijo, da se da z novo tehnologijo tudi
privarčevati in jim skoraj da pripeljati na dom
seje občinskega sveta. Tudi občinska uprava kot
sem opazil sedaj za vsako sejo naredi še
kvalitetnejše gradivo v e obliki. Z raznimi grafi,
razpredelnicami, grafikami, tlorisi. Poudarjajo
računalniško
opismenjevanje
racionalno obnašanje
proračunskih
porabnikov
manjši materialni
stroški
transparetnejši
občinski svet
zgled vsem ostalim
z uporabo se lahko
privarčuje
IKT prišla v
mentaliteto ljudi
z uporabo IKT se
privarčuje
nekoliko drugačna
dodana vrednost
javne uprave
zadovoljstvo občank
in občanov
delo občinske uprave
se je racionaliziralo
ljudje vidijo, da se z
novo tehnologijo se
da privarčevati
priprava
transparentnosti
pomembne stvari z različnimi barvami oz. jih
odebelijo ipd.
Delo občinske uprave se je posodobilo in vezalo
na spletno stran. Občinski svet se je z e gradivi
posledično transparentno odprl volivkam in
volivcem. Mesto pa se je morda s tem postavilo
saj delno ob bok razvitim občinam saj na
področju IKT.
kvalitetnejših gradiv
posodobitev dela
občinske uprave
prenos dela na splet
posledično
transparentnost
občinskega sveta
postavitev mesta ob
bok razvitim občinam
5. Katere vrste IKT uporabljate v procesu
gradiv za seje občinskega sveta?
Predvsem stacionaren računalnik. Kadar pišem
zapisnike še slušalke in nožno stopalko za delo
z zvokom za hitrejše pisanje zapisnikov. V času
seje uporabljam še prenosnik, na katerem teče
glasovalni sistem podjetja Optimus. V času seje
se uporablja tudi projektor, ki projicira predloge
sklepov in kako je kdo glasoval in velike
plazemske televizije, ki kažejo predloge
odlokov o katerih se odloča. Uporabljam tudi
zvočni sistem, ki omogoča ločeno razpravo oz.
aktivne svetnike. Za predstavitve se uporablja
še drugi prenosnik, ki je v sejni dvorani in s
katerim zunanji pripravljavci in občinska
uprava pripravlja in predstavlja različne
prezentacije.
Tablični računalnik. Elektronsko pošto pa za
obveščanje kdaj so gradiva na netu.
Uporabljam predvsem osebni računalnik z
stacionarni
računalnik
slušalke
nožna stopalka za
pisanje zapisnikov
prenosnik
programska oprema
za pisanje zapisnika
programska oprema
za glasovalni sistem
projektor
avdio sistem za zvok
prenosnik za
prezentacije
tablični računalnik
elektronska pošta
prenosni računalnik
stacionarni računalnik
elektronska pošta
projektor
oprema za pisanje
zapisnikov
glasovalni sistem za
potrebe občine
skenirna naprava
različna programska
oprema
sistem za avdio zvok
internetna povezava
tablični računalnik
baze podatkov
različnimi programi. Povezujem se v druge baze
podatkov. Z elektronsko pošto hitro prihajam do
informacij in podatkov, ki jih ne posedujem jaz
ampak neke druge osebe in prosim za
posredovan je gradiv v elektronski obliki, ki jih
lahko vključim v e gradivo.
Uporabljam predvsem namizni računalnik,
monitor in skenirano napravo.
Kot sem že prej omenil prenosni računalnik kot
najpomembnejši del, potem jasno na njemu
programska oprema za ogled teh gradiv, pa
glasovalno napravo s katero glasujemo,
projektor na katerem transparentno vidimo kako
je kdo glasoval in tudi katero gradivo
obravnavamo, jasno internet, spletna stran MO
NM, lahko pa tudi morda kakšni dlančniki za
spremljanje sej.
Predvsem stacionarni računalnik, elektronsko
pošto in diktafon.
osebni računalnik
različna programska
oprema
baze podatkov
elektronska pošta
namizni računalnik
skenirna naprava
prenosni računalnik
programska oprema
glasovalna naprava
projektor
internet
spletna stran
dlančnik
stacionarni
računalnik
elektronska pošta
diktafon
6. Se je z uporabo IKT in e-gradiv zaupanje
v delo občinske uprave in občinskega sveta
okrepilo in zakaj?
Vsekakor. Gradiva so sedaj dostopna vsem.
Javnost lahko vidi sedaj vsa gradiva kot svetniki
samo glasovati ne more in sodelovati v
razpravah. Zaupanje se je povečalo ravno s to
okrepitev zaupanja
gradiva dostopna
vsem
javnost lahko vidi vsa
gradiva
povečanje zaupanja
okrepitev zaupanja
osebna odgovornost
transparentnost
varčnost
odprtost
transparentnostjo. Javnost nekako veliko bolj
vidi kot prej kaj se dela in na čemu se bo delalo
in za kaj se zapravlja. Saj glede občinskega
sveta. Pa tudi pri gradivih ki so objavljena na
spletu so na dnu dokumenta naved3eni
pripravljavci in se takoj vidi kdo je odgovoren
in kdo ne.
Ja. Gradivo je sedaj bolj transparentno in
javnosti znano. Občinska uprava mora paziti kaj
naredi in kakšna gradiva pripravlja. In tudi
svetnik mora paziti kako bo potem glasoval. Če
bodo seje še bolj transparentne z nekimi prenosi
bodo svetniki še bolj previdno razpravljali in v
imenu svojih volivcev, ki so te volili in ne kot
eden ki hoče čim več zaslužiti.
Z uporabo IKT in e gradiv se je zaupanje v delo
občinske uprave povečalo, če ne zaradi drugega
pa saj zaradi transparentnosti. Javnost lahko
sedaj pogleda vsa e gradiva objavljena na
spletni strani, prav tako pa lahko tudi vidijo kdo
poimensko jih je pripravil.
Po mojem mnenju se je zaupanje okrepilo, saj je
sedaj delo bolj »na očeh« vsem ljudem in sedaj
lahko ljudje vidijo kako kvalitetno zaposleni
delajo. Vse pa na koncu občuti župan na
naslednjih volitvah. Če so ljudje zadovoljni z
njegovim mandatom, torej tudi gradivi za seje
občinskega sveta ter odločitvami na podlagi
njih potem se nima kaj bati na naslednjih
volitvah.
Ja seveda drugače najbrž sploh ne bi svetniki
povečanje
transparentnosti
javnost veliko bolj
vidi kaj in kdo dela
vidi se kdo je
pripravljavec gradiva
zaupanje v delo se je
okrepilo
gradivo je sedaj bolj
transparentno
gradivo je sedaj
javno znano
občinska uprava
mora sedaj paziti kaj
in kako dela
občinski svet mora
paziti kako glasuje
previdne in kvalitetne
razprave
zaupanje v delo se je
povečalo
zaradi
transparentnosti
javnost lahko sedaj
vidi vsa gradiva
poimensko se lahko
vidi kdo je gradivo
predlagali tega načina dela. Sicer se je želelo
tudi nekaj privarčevati ampak v prvi vrsti smo
najbrž želeli naše delo bolj predstaviti našim
volivcem in upam da smo njihovo zaupanje
opravičili oz. ga povečali.
Da. Vsekakor se je zaupanje okrepilo do dela
občinskega sveta. Morda tudi delo občinske
uprave. Vsako gradivo je podpisano in se ve
kdo ga je pripravil. Občinski svet pa sedaj
sprejema odločitve, ki so znane občanom in
občankam, prej pa je bilo to nemogoče. Pa tudi
na račun e gradiv se je nekaj privarčevalo in
ljudje to opazijo.
pripravil
zaupanje se je
okrepilo
delo na očeh javnosti
ljudje lahko vidijo
kako kvalitetno
občinska uprava dela
delo občinskega sveta
v luči naslednjih
volitev
zaupanje se je z
uporabo IKT
povečalo
želelo se je
privarčevati
opravičiti zaupanje in
ga še povečati
zaupanje se je
okrepilo
za vsako gradivo se
ve kdo ga je napisal
in podpisal
sprejemanje javnih
odločitev
varčevanje na račun e
gradiv
ljudje opazijo
varčevanje
7. Kako bi opisali vaš odnos do uvedbe e-
gradiv in IKT (kaj sprememba pomeni za
vas, kako vpliva na vaše delo)?
Odnos do uvedbe e gradiv in IKT je skrajno
pozitiven. Ta sprememba za mene pomeni
predvsem manj fizičnega dela z papirjem,
fotokopiranjem, razmnoževanjem, prenašanjem,
voženj na pošto, raznega signiranja, štemplanja.
Hkrati pa pomeni več dela z računalnikom. Kjer
je nekaj več je drugje manj. Moje delo se je
sedaj bolj preselilo za računalnik saj kar se tiče
e gradiv. Ampak še vedno, moj odnos je
pozitiven saj sem del sodobnega sveta in
sprejemam to, da je potrebno čuvati našo
okolico glede porabe papirja, stroškov. E
gradiva zahtevajo več onesnaževanja kar se tiče
elektronske opreme, računalnikov.
Pomeni, da ne rabim vlačiti tiste krame za sabo
na vsak sestanek in na sejo. Pa potem na sami
seji in še brskati na njej po papirju. Dobro je, da
je to e gradivo v pdf-ju in če že je, da je pdf
searcheable da lahko iščeš po gradivu. Isto kot
da bi listal po papirju. Navaden pdf ni v redu.
Preberem e gradivo ali pa klasično gradivo. V
bistvu pliva na delo ni. Vseeno je. Morda vpliva
to, da sem si prej na papir kaj zabeležil s
svinčnikom in to potem na tisti strani našel, tu v
e gradivu pa dodam kot komentar v pdf in hitro
najdem. Sprememba zame pomeni predvsem da
ne nosim stvari, da smo zgled občanom in da ne
pozitiven odnos
manj fizičnega dela
manj fotokopiranja
manj razmnoževanja
manj prenašanja
manj voženj do pošte
manj signiranja
več dela z računalniki
prenos dela še bolj z
računalniki
odnos je pozitiven
del sodobnega sveta
čuvanje okolice glede
porabe papirja
pozitivna sprememba
brskanje po papirju
gradivo v pdf-ju
ni vpliva na delo
ni potrebno prenašati
gradiva
zgled občanom
varčevanje
se ne zapravlja tam
pozitiven odnos
manj fizičnega dela
zmanjšanje
distribucije
več dela z računalniki
čuvanje okolice glede
porabe papirja
zgled občanom
varčevanje
skrajšanje časa
priprave gradiva
olajšano arhiviranje
zmanjšanje
materialnih stroškov
poslovanja
pozitivna in napredna
sprememba
pozitivna in moderna
podoba občine
delo kvalitetnejše
dodatno usposabljanje
zapravljamo tam kjer ni treba.
Sprememba ne vem če je sploh kakšna.
Spremeniš word v pdf. Gradivo daš pregledati
vodji. Če ni nič narobe ga daš naprej isto kot pri
klasičnem gradivu.
Uvedbo e-gradiv in IKT podporo v celoti
podpiram. Pri delu skrajšuje čas od zaključka
priprave do oddaje in prejema gradiva, lajša
elektronsko arhiviranje in nenazadnje bistveno
zmanjšuje materialne stroške poslovanja.
Uvedba e gradiv mi je všeč. S tem sem se rešil
vsega nepotrebnega gradiva, ki so mi ga nosili
poštarji. Gradivo se je trgalo in mi ni bilo všeč.
Veliko bolj všeč mi je bilo, da mi občinska
uprav po mejlu obvestilo in jaz si lahko sam
pogledam gradivo z računalnikom v pdf-ju
kadarkoli in kjerkoli že hočem. Ta sprememba
je zame pozitivna in napredna. Kaže mi neko
podobo občine ki ni treba da je srednjeveška
ampak moderna in ki lahko tudi pomeni neko
vrste regijsko središče. Prej sem vse delal s
papirjem in na seje jemal vedno s seboj težka
gradiva v papirnati obliki. Na kakšno gradivo
sem si tudi kaj dopisal. To gradivo mi je
prihajalo domov trikrat. 15 dni pred sejo sem
dobil domov en paket, potem 7 dni pred sejo še
en paket, pa še na mizo isti dan tako da je bilo
tega res veliko in preveč. Moje delo je sedaj
kvalitetnejše. V elektronskem gradivu si sedaj
lahko dopišem neke opomnike v pdf-ju. Ta
sprememba mi kot svetniku pomeni to, da
kažemo nek pozitiven odnos in do občank in
kjer ni treba
spremembe ni
ni vpliva na delo
podpora IKT in e
gradivu
skrajšanje časa
priprave e gradiva
olajšano arhiviranje
zmanjšanje
materialnih stroškov
poslovanja
všeč uvedba e gradiv
ni več papirnatega
gradiva
ogled gradiv z
računalnikom
pozitivna sprememba
napredna sprememba
pozitivna podoba
občine
moderna podoba
občine
prej delo s papirjem
sedaj delo z
računalnikom
prej težka gradiva v
občanov saj kar se tiče varčevanja.
Moj odnos do uvedbe je pozitiven. Sprememba
ki je posledica uvedbe je predvsem dodatno
usposabljanje za nove postopke.
papirnati obliki
sedaj delo
kvalitetnejše
pozitiven odnos do
občank in občanov
odnos je pozitiven
dodatno
usposabljanje
8. Ali ste naklonjeni spremembam pri
pripravi e-gradiv za seje občinskega sveta ali
ne in zakaj?
Če gledam z vidika tega, da sem zaposlen v
službi občinskega sveta in glede na to, da naša
služba sprejema gradiva tako v navadni kot v e
obliki sem naklonjen in nisem naklonjen. Zdaj
naklonjen sem ravno zaradi tega, da se ne
obremenjuje okolice s sekanjem dreves,
dodatnimi stroški, fotokopiranjem, poštnimi
stroški. To sem naklonjen. Nisem pa naklonjen
v smislu tega, ker je namesto tega potrebno
gradiva gledati in urejati v računalniku z
raznimi pripravami in programi. S tem se
obremenjuje človeka, njegove oči ipd. To pa ni
prijetno.
Spremembam sem naklonjen predvsem zaradi
tega ker se fotokopira preveč gradiv in so
gradiva obsežna. Da pa bi se kaj privarčevalo je
pa najbrž utopija. Mogoče za katerega svetnika
to ni dobro, to e gradivo ker so navajeni na
papir, da malo polistajo. Za mlade pa je že kar
naklonjen spremembi
nenaklonjen
spremembi
proti sekanju dreves
dodatni stroški
proti fotokopiranju
proti potnim
stroškom
gradivo gledati in
urejati v računalniku
obremenjujoče za
zdravje
obremenjujoče za oči
ni prijetno
spremembam
naklonjen
fotokopira se preveč
naklonjenost
spremembam
ekološka ozaveščenost
manjši materialni
stroški
stroški posredovanja
zdravstveno
obremenjujoče
preobsežna gradiva
varčevanje
značilno da gledajo v monitor in berejo na
sodoben način.
Sem naklonjen spremembam predvsem zaradi
nižanja stroškov te papirologije. Da se
zmanjšajo te kupi papirja.
Uvajanju e-gradiva za seje občinskega sveta v
celoti podpiram. Poleg razlogov iz 1. točke 1.
teme je pomemben tudi vidik razumevanja
gradiva. Prepričan sem, da občinski svetnik ki
ga tema zanima sedaj lažje prouči pripravljeno
gradivo.
Spremembam pri spremljanju gradiv za seje
občinskega sveta sem naklonjen ker s tem je
občina prenehala fotokopirati, razmnoževati in
pošiljati obsežna in težka gradiva s pošto. To so
bili še dodatni stroški. Nekaj se bo privarčevalo.
Sem naklonjen spremembam.
Prehodu na e gradiva sem naklonjen predvsem
zato ker to pomeni prihranek časa in stroškov.
gradiva so
preobsežna
utopija da se kaj
privarčuje
svetniki navajeni na
papir
mladi berejo sodobno
na monitorju
naklonjen
spremembam
znižanje stroškov
manj porabe papirja
podpiranje uvajanja e
gradiv za občinski
svet
naklonjen
spremembam
prenehanje
fotokopiranja
prenehanje
razmnoževanja
prenehanje uporabe
pošte
zmanjšanje dodatnih
stroškov
varčevanje
naklonjen
spremembam
9. Ali se vam vaše poznavanje Informacijsko
komunikacijskih tehnologij zdi dovolj dobro
za pripravo e-gradiv (kako ocenjujete vaše
znanje informacijsko komunikacijskih
tehnologij) oz. ali bi potrebovali nadgradnjo
na določenih področjih, in če, na katerih?
Glede na to, da sem na nek način celo bil
soudeležen pri tem, da se gre v spremembo
postopkov in poslovanja torej uvedbe e gradiv
se mi zdi moje znanje dovolj dobro. In če bi
rabil nadgradnjo znanja na določenih področjih
bi vsekakor rabil kakšen tečaj objavljanja na
spletnih straneh, mogoče še kaj o znanju
resolucij in skeniranju dokumentov, kak
programski jezik bi bilo tudi v redu znati.
Tu ne vidim nobenih problemov. Mislim da
sem tako domač z IKT, da mi to ni nikakršen
problem. Mogoče bi si želel, da se v te pdf-je,
če ga že bereš na računalniku, da se v ta pdf
doda nek zaznamek. Morda kako znanje
objavljanja gradiv, urejanje spletnih strani.
Dovolj dobro. Nadgradnjo potrebujemo morda
celo vsi postopoma. Trenutno tega sicer ne
čutim ampak prej ali slej ga bom potreboval,
ker bo IKT šel tako naprej, da se bo zopet treba
na kaj prilagoditi in obvladati.
Menim, da sem dovolj seznanjen z IKT, da
pripravo e-gradiva uvedem v vsakodnevno delo
in delovne procese. Pomoč potrebujem pri
določenih omejenih vprašanjih, ki so pojavljajo
znanje dovolj dobro
potrebno dodatno
znanje
tečaji objavljanja na
spletnih straneh
dodano znanje
skeniranja
dokumentov
dodatno znanje
arhiviranja
dokumentov
znanje programskih
jezikov
znanje zadovoljivo
domač z IKT
nikakršen problem
znanje objavljanja
gradiv na spletni
strani
urejanje spletnih
strani
dovolj dobro znanje
dodatno znanje
potrebno pri
specifičnih gradivih
zadovoljivo znanje
nezadovoljivo znanje
potrebno dodatno
znanje
dodano znanje
skeniranja
dokumentov
dodatno znanje
arhiviranja
dokumentov
znanje programskih
jezikov
znanje objavljanja
gradiv na spletni strani
urejanje spletnih strani
dodatno znanje
potrebno pri
specifičnih gradivih
znanje grafične
ločljivosti,
optimizacije velikosti
e gradiv
znanje načina
združevanja različnih
formatov zapisa
podatkov
pri specifičnih gradivih (vprašanje grafične
ločljivosti, optimizacije velikosti e-gradiv,
kakovosti tiska in načina združevanja različnih
formatov zapisa podatkov).
Moje znanje IKT se mi delno kot svetniku zdi
dobro. Sicer smo opravili tudi nek seznanitveni
seminar, ki ga je pripravila občinska uprava na
katerem smo se seznanili z delom s prenosniki,
spletno stranjo MO NM, kje se nahaja gradivo
za seje občinskega sveta, kako si ogledamo
gradiva, kako si jih naložimo na računalnik v
posebno mapo in kako si v tem elektronskem
gradivu delamo opomnike. To osnovno znanje
bi morali vsi, skoraj vsi, svetniki ponoviti
enkrat na leto. Tehnika gre naprej in to bi rabili.
Zakaj pa ne.
Vsekakor prehod na e gradiva zahteva neke
nadgradnje informacijskega znanja in
postopkov. Gre predvsem za tehnološka znanja
v zvezi z obvladovanjem računalniških orodij.
znanje grafične
ločljivosti
znanje optimizacije
velikosti e gradiv
znanje kakovosti
tiska
znanje načina
združevanja različnih
formatov zapisa
podatkov
znanje dovolj dobro
opravljen
seznanitveni seminar
seznanitev dela s
prenosniki
seznanitev dela s
spletom
seznanitev dela z
gradivi za seje
občinskega sveta
tečaj potrebno
ponoviti vsako leto
prehod na e gradiva
zahteva nadgradnje
informacijskega
znanja
potrebna znanja
obvladovanja
seznanitev dela z
gradivi za seje
občinskega sveta
računalniških
programskih orodij
10. Kako bi opisali vaš odnos do spremembe
procesa priprave gradiva za seje občinskega
sveta iz klasičnega na e-gradiva?
Moji sodelavci so prej pripravljali gradivo v
klasični papirnati obliki. Delo kot delo. Sicer
težav s tem nisem imel. Sicer je tudi naša služba
pripravljala gradiva za seje občinskega sveta na
papirju. Gradivo pač pripraviš. Gradivo mora iti
na kolegij občinske uprave. Kolegij to odobri
ali zavrne, ker ni ali dobro, kvalitetno ali
pomanjkljivo pripravljeno. In ta papir se zavrne.
Potrem mora pripravljavec gradiva pripraviti
novo gradivo in to gre spet v pregled, vodji
oddelka ter zopet na kolegij in naprej dokler ni
v redu. To so skoraj da ne neki začarani krogi s
katerim se povečuje poraba papirja, časa in to
nekako ne zgleda več v času v katerem živimo.
Če pa je zadeva v e obliki gre vse skupaj precej
hitreje in ta proces priprave gradiva, obravnave
gradiva, odobritve gradiva je sedaj hitrejši.
Hitreje se vse pripravi. Ni več tiskanja in
fotokopiranja. Vse je v elektronski obliki
podprto z e poslovanjem. Tudi z aplikacijo o
notranjem poslovanju EPP – elektronsko
pisarniško poslovanje. In ja. Super da se je ta
proces spremenil in upanje da se bo še
nadgradil.
Podpiram spremembo procesa spremljanja
gradiva. To sedaj, mi je veliko boljše. Zadeva je
sodelavci prej
pripravljali gradivo v
klasični obliki
delo kot delo
težav ni bilo
proces se je delno
spremenil
prevelika poraba
papirja
prevelika poraba časa
sedaj vse skupaj
poteka hitreje
proces priprave
gradiva je hitrejšo
obravnave gradiva so
hitrejše
odobritve gradiva so
sedaj hitrejše
dobro da se je proces
spremenil
upanje da se bo še
nadgradil
hitreje se vse pripravi
ni več tiskanja
proces se je delno
spremenil
proces priprave
gradiva je hitrejši
obravnave gradiva so
hitrejše
odobritve gradiva so
hitrejše
ni več tiskanja
ni več fotokopiranja
sprememba procesa je
pozitivna in
sprejemljiva
raba papirja po
nepotrebnem
sprejemanje
sprememb
uvajanje tehnologije v
poslovanje
varčevanje
pozitivna in sprejemljiva.
Podpiram e gradiva ravno zaradi tega printanja
in fotokopiranja. Samo to mi gre na živce in
nasprotujem temu neskončnemu fotokopiranju
in porabi papirja za nepotrebne stvari. Štiri, pet
ali pa celo deset printanj, da se pride do iste
stvari z nekaj slovničnimi popravki.
V celoti podpiram spremembe procesa pri
pripravi gradiva.
Ta sprememba se mi zdi v redu. Sedaj je boljše,
pozitivno in to spremembo sprejemam. S tem se
daje zgled tako občanom, dolenjski kot širše
Slovenji, Evropi če hočete, zdi se da je to prava
pot, v tehnologijo in v varčevanje na podlagi
tehnologije.
Odnos do sprememb procesa je vsekakor
pozitiven z vsemi tistimi vprašanji, ki jih
prinaša vsaka novost.
ni več fotokopiranja
podpiranje
spremembe procesa
sedaj je veliko boljše
zadeva je pozitivna in
sprejemljiva
podpira uvedbe e
gradiv
nasprotovanje
fotokopiranju
nasprotovanje
tiskanju
nasprotovanje
neskončnemu
fotokopiranju
poraba papirja po
nepotrebnem
podpira spremembe
procesa
sprememba se zdi v
redu
sedaj je boljše
pozitivno
sprejemanje
sprememb
zgled občanom
zdi se, da je to prava
pot
pot v tehnologijo je
prava
pot v varčevanje je
prava
varčevanje na podlagi
tehnologije
odnos do sprememb
je pozitiven
2. KLASIČNO GRADIVO, E-GRADIVO
TER RAZLIKA
11. Kaj so po vašem mnenju slabosti in
prednosti klasičnega (papirnatega) gradiva?
Slabost klasičnega papirnatega gradiva je velika
količina papirja, ki se je porabila za
fotokopiranje. Dosti veliki poštni stroški za
pošiljanje na dom. Ker ni enotne lokacije MO
NM smo veliko časa porabili tudi za vožnjo od
mestne hiše do sedeža MO NM. Samo gradivo,
ki se je pripravljalo in če ni bilo pripravljeno
pravilno ga je bilo potrebno še enkrat delati, še
enkrat napisati, sprintati, fotokopirati v veliki
količini, še enkrat dati v podpis vodstvu,
pripravljavcem kar vzame veliko časa, živcev.
Veliko je bilo lovljenja oseb, ki so se morale
podpisati. Potrebno je bilo čakati na gradivo, da
se je fizično dostavilo Službi občinskega sveta.
Dejansko veliko preveč dela, s prevelikimi
stroški in preveč porabljenega časa da se je
velika količina
papirja
veliki poštni stroški
stroški prevoza
ponavljanje
fotokopiranja
ponavljanje tiskanja
podpisovanje
čakanje na gradivo
fizična dostava
preveč dela
preveliki stroški
preveč porabljenega
slabosti
stroški papirja
stroški fotokopiranja
stroški distribucije
stroški tiskanja
porabljen čas
preveč dela
neekološkost
nepovezljivost
dokumentov in
akterjev
zgubljivost
neobdelovalnost
gradivo uredilo do te mere, da se je lahko
posredovalo pošti in naprej svetnikom.
Prednosti klasičnega gradiva so predvsem v tem
da je gradivo na papirju še vedno bolj
pregledno. Ko držiš papir v roki je lažje z njim
delati. Ljudje smo papirnata vrsta. Radi malo
polistamo. Vse je še veliko bolj pregledno kot z
računalniki in bralniki. Na listu je zadeva bolj
pregledna in hitrejša v smislu da prideš do
želene informacije na 15 strani kot recimo,ko se
moraš na računalniku prebiti do želene
informacije z listanjem na nekoliko drugačen
način, ki je malo manj pregleden in učinkovit.
Slabe lastnosti so predvsem večji stroški.
Sekanje dreves, čuvanje okolja. Prednosti
papirnatega gradiva glede na e gradivo jih pa ne
vidim in torej prednosti ni. Če imaš tri strani
natisnjene je papirnato gradivo lažje spremljati,
če jih pa imaš dvesto pa ne.
Slabosti klasičnega gradiva mogoče v sami
hitrosti koliko časa potrebuje, da pride do
tistega kateri naj bi to gradivo dobil. Slabost so
seveda tudi stroški tiskanja in fotokopiranja ter
poraba papirja. Prednosti klasičnih gradiv ne
vidim. Klasično gradivo ne zbledi, enako kot ne
elektronsko saj ne v času ko je to aktualno.
Mogoče se klasično gradivo prej zgubi kot
elektronsko.
Predvsem so manj prijazna za kritičnega
uporabnika, kar občinski svetniki zagotovo so.
Klasično gradivo ne omogoča enostavnega
iskanja po vsebini dokumenta, enostavne
časa
gradivo na papirju je
bolj pregledno
s papirjem je lažje
delati
bolj pregledno kot na
računalniku
na listu bolj
pregledno
hitreje najdeš
informacijo
večji stroški
sekanje dreves
čuvanje okolja
prednosti ne vidim
slabost je hitrost
prenosa med
pripravljavci in
uporabniki
stroški tiskanja
stroški fotokopiranja
poraba papirja
prednosti ne vidim
klasično gradivo se
prej zgubi kot
elektronsko
težje arhiviranje
neracionalnost
težje najdeš
informacijo
prednosti
boljša kontrola
izhodnega gradiva
lažja uporaba
lažje rokovanje
ne gledaš v računalnik
manj zdravstveno
obremenjujoče
preglednejše
priprave komentarjev in opomb, morebitno
enostavno izmenjavo mnenj o določenih delih
gradiva in ostalih prednosti e-gradiva. Brez
dvoma je v primerih obsežnejšega gradiva težje
tudi arhiviranje in primerjanje različnih verzij
gradiva. Klasično gradivo ima lahko nekatere
prednosti pred e-gradivom. Se pa te prednosti
prepoznajo kot prednost le v posebnih primerih
rabe gradiva, npr. gradivo za večkratno, redno
ali stalno rabo (npr. proračun, statut, odlok o
prostorskem načrtu).
Slabosti papirnatega gradiva zame kot
svetnika,…za občino so bili to vsekakor višji
stroški fotokopiranja itd. In če so višji za občino
mi svetniki na to opozarjamo ker za to gredo
sredstva iz proračuna. Ker se gre o papirju, se
gre tudi o ekologiji, varovanju našega okolja.
Slabost papirnatega gradiva so tudi poštni
stroški. Nepregledni kupi papirja, ki sem jih
moral pregledati in prebrati, da sem sploh prišel
do kakšnega podatka. Kopiralo se je tudi takšne
stvari, ki se jih ne bi rabilo. Motila me je
kvantiteta napram kvaliteti, seveda na papirju.
Neracionalno povsem. Prednosti klasičnega
gradiva so morda ravno to, da ne gledaš
nenehno v računalnik in obremenjuješ oči. S
tem zelo trpijo oči. Morda je to edini razlog ki
se ga sedaj spomnim.
Slabosti klasičnega papirnatega gradiva vidim
predvsem v porabljenem času in materialu.
Prednosti klasičnega gradiva so boljša kontrola
izhodnega gradiva, lažja uporaba oz. rokovanje
manj prijazna za
kritičnega uporabnika
klasično gradivo ne
omogoča iskanja po
vsebini dokumenta
klasično gradivo ne
omogoča enostavne
priprave komentarjev
in opomb
klasično gradivo ne
omogoča enostavne
izmenjave mnenj o
določenih delih
gradiva
težje arhiviranje
težje primerjanje
različnih vezij
papirnatega gradiva
prednosti klasičnega
gradiva so vidne le v
izjemnih primerih
(gradivo za večkratno
uporabo)
višji stroški
fotokopiranja
ekologija
varovanje okolja
poštni stroški
za večino uporabnikov.
nepregledni kupi
papirja
prekomerno
fotokopiranje
moti kvantiteta proti
kvaliteti
neracionalnost dela
prednost da ne gledaš
v računalnik
obremenjevanje oči
je manjše
porabljen čas
porabljen material
boljša kontrola
izhodnega gradiva
lažja uporaba
lažje rokovanje za
večino svetnikov
pozitivne lastnosti pri
pripravi ni
12. Katere so pozitivne lastnosti pri pripravi
klasičnega (papirnatega) gradiva, če jih
prepoznavate?
To je bolj specializirano vprašanje od prejšnjega
kjer se je odgovarjalo o slabostih in prednostih.
Tu pa je potrebno povedati nekaj o pripravi.
Pozitivne lastnosti pri pripravi klasičnega
to je navada
pozitivnih lastnosti ni
papir še vedno v
glavah ljudi
občutek varnosti in
sigurnosti
navajenost
občutek varnosti in
sigurnosti
sigurno arhiviranje
trajnejši dokument
priprava gradiva na
gradiva niti ni. To je pač navada, da se z
računalnikom pripravi neko besedilo, sklep,
odlok, ki se ga nato sprinta na papir, se ga da na
kolegij, kjer ga obravnavajo in če je
pomanjkljiv se ga vrne nazaj. Neke pozitivne
lastnosti ni, glede na to, da se je uvedlo e-
gradivo. Morda to, da je papir v klasični fizično
obliki nekako v glavah ljudi tak dokument, da
ga je še vedno lažje arhivirati fizično in je s tem
dokument trajnejši in sigurnejši in varnejši.
Kot sem rekel prej. Če imaš do deset strani
velik dokument hitro najdeš na papirju vse, če
pa imaš veliko strani pa je to isto kot če bi imel
gradivo v e obliki oz. še slabše. Pa gradivo je
težko in potrebno ga je nositi sem in tja, pa še
shraniti ga je potrebno kam doma oz. službi. Ko
dobiš gradivo domov s pošto je potem doma
sama krama. Če pa imaš na računalniku prostor
imaš gradivo gor in ne moti nikogar in ničesar.
Ne prepoznam pozitivnih lastnosti. Mogoče
edino to, da je navada železna srajca. Od nekdaj
se je gradivo pripravljalo na papirju in tako se
tudi danes. Slej ko prej bo čas povozil tak način
dela.
Enako kot v gornji točki 5.
Pozitivne lastnosti so bile sicer, če imaš dovolj
tanek dokument pred sabo kot neko gradivo
najdeš informacijo dosti hitro, ki te zanima. Če
pa je gradivo obsežno, kar na seji občinskega
sveta ponavadi je to težava in je težko najti tisto
kar me zanima. Neki pozitivnih lastnosti nisem
manjši dokument
hitreje najdeš podatek
večji dokument težje
najdeš podatek
neprepoznavanje
pozitivnih lastnosti
navada je železna
srajca
priprava gradiva na
papirju od nekdaj
hitro se najde želen
podatek v gradivu če
je tanek
če je gradivo obsežno
ne najdeš želenega
podatka
težko je najti kar te
zanima
pozitivnih lastnosti ni
videti
javnost ni seznanjena
s tem kaj občinski
svet obravnava
tradicionalnost pri
pripravi klasičnih
gradiv
navezanost
papirju od nekdaj
hitro se najde želen
podatek v gradivu če
je tanek
navezanost
lažje rokovanje za
uporabnike
videl. Pa tudi javnost ni bila seznanjena s tem
kaj obravnavamo.
Med pozitivne lastnosti pri pripravi klasičnih
gradiv po moje sodi tradicionalnost se prvi
navezanost oz. navajenost pripravljavcev in
prejemnikov oz. uporabnikov teh gradiv in lažje
rokovanje predvsem za prejemnike.
navajenost
lažje rokovanje
predvsem za
uporabnike
13. Katere so težave oz. negativne lastnosti,
ki vas odvračajo od priprave klasičnega
(papirnatega) gradiva, če jih prepoznavate?
Težave so, da moraš imeti na voljo papir, ki ima
svojo ceno. Tiskalnik in kartušo, ki ima spet
svojo ceno. Včasih zmanjka in papirja in kartuš
in potem so težave. Težava so tudi iskanja
podpisov pripravljavcev gradiva, vodij
oddelkov, župana in direktorja občinske uprave
ker dokument mora biti podpisan, da ima
veljavo. Kot zaposlen v službi občinskega sveta
in sem včasih pripravil kakšno klasično gradivo
so bile predvsem te težave.
Ravno to kar sem govoril. Kupi in kupi papirja.
Ga šparaš in misliš da ga boš čez leto ali dve
rabil potem pa vidiš da ga ne in vse vržeš v
smeti.
Tiskanje. Pa to, da gre moje gradivo do šefa in
nato direktorja ter službe občinskega sveta, ki
distribuira gradivo svetnikom. Gradivo potuje
zelo dolgo. Nepotrebni stroški nastajajo tako
pošte kot fotokopiranja.
Posebnih težav pri gradivu, ki ne obsega več kot
vedno na voljo papir
papir ima ceno
na voljo tiskalnik in
kartušo
iskanje podpisov
pripravljavcev
gradiva
iskanje podpisov
vodij oddelkov
iskanje podpisov
župana in direktorja
OU
veliki kupi papirja
tiskanje
gradivo potuje
predolgo
nepotrebni stroški
fotokopiranja
nepotrebni stroški
pošte
cena papirja
na voljo tiskalnik in
kartuša
iskanje podpisov
deležnikov
nepotrebno tiskanje
stroški fotokopiranja
težave pri obsežnejših
gradivih
zamudna distribucija
možnost poškodb
zamudnost
velike količine
ustvarjenega gradiva
nekaj strani in več kot nekaj kopij pravzaprav
ni. Te se pojavijo pri obsežnejših gradivih, ki pa
so običajna pri obravnavi prostorskih vsebin.
Težave oz. negativne lastnosti so ravno ti veliki
kupi papirja ki nikomur ne koristijo.
Tehnologija je napredovala in če ne rabiš
papirja ga pač ne rabiš. Tehnologija je
napredovala. Same težave so s papirjem. Od
tega da ga je treba prenašati sem in tja do tega,
da se na koncu ob njega lahko še grdo urežeš.
Ko govorimo o pripravi klasičnega gradiva
razumem pod pripravo tri faze, to je sama
neposredna priprava gradiv, razmnoževanje
gradiv in distribucija gradiv. S tega vidika
vidim pri klasičnih gradivih naslednje težave:
zamudnost torej časovni vidik in velike količine
ustvarjenega gradiva, razmnoževanje,
fotokopiranje in distribucije tega gradiva.
težave pri
obsežnejših gradivih
veliki kupi papirja
s papirjem same
težave
prenašanje sem in tja
možnost poškodb
zamudnost tj.
Časovnost
velike količine
ustvarjenega gradiva
razmnoževanje
fotokopiranje
distribucija
14. Katere so po vašem mnenju slabosti in
prednosti e-gradiva?
Slabosti e-gradiva so predvsem nekako ko
objavim gradivo na spletni strani, da gradiva
niso podpisana, ker jaz jih s posebnim
programom preoblikujem iz word oblike v pdf
obliko in tako gradivo ni podpisano razen če ga
poskeniram. Če ga pa poskeniram, pa je zelo
veliko in zasede veliko MB. Podpis je sicer na
skeniranem dokumentu se pa potem v pdf
bralniku ne da uporabljati iskalca po ključnih
besedah ker ne razbere vseh znakov. Če pa se to
ureja s Cute PDF writerjem se pa lahko uporabi
gradiva niso
podpisana
preoblikovanje iz
worda v pdf
skeniranje
velikost skeniranega
dokumenta
če je dokument
skeniran ni mogoče
uporabiti iskalca po
ključnih besedah
slabosti
gradiva niso
podpisana
iskanje po gradivu
bojazen po izgubi
podatkov
v primerih ko se
gradivo obravnava
izven IKT podprtega
okolja (hodnik, KS
ipd.)
search in če je dokument dolg 200 strani se
pritisne ctrl F in program najde določeno
besedo na določeni strani v pdf dokument
spremenjenem iz worda. Slabosti niti ni.
Prednost je vsekakor pred klasičnim gradivom.
E gradivo lahko takoj objavim na internetu. Ni
izgube časa. Ni izgube časa z iskanjem
podpisov. Ni izgube s poštnimi stroški,. Stvar je
hitra in transparentna. Ko je enkrat na spletni
strani MO NM je dostopna vsem. Tudi kasneje
se objavljene dokumente da spreminjati na
spletu z nekaterimi drugimi načini kot je, da se
logiram z geslom na našo spletno stran kot
urednik in zamenjam popravljeni dokument.
Mogoče je slabost iskanje. Prednost pa ravno
obratno od klasičnega, ko imaš vse v eni
računalniški mapi. Ko rabiš, najdeš hitro in
pogledaš. Hitro dosegljivo. Slabost je mogoče
to, da se bojiš, da boš te podatke zgubil, kar pa
danes ne bi smel več biti problem. Prednost e
gradiva so v tem da ni kilaže. Gradiva vem da
so v e obliki na spletu, ko dobim elektronsko
obvestilo in ne rabim konstantno spremljati in
gledati kdaj bo gradivo objavljeno.
Mogoče je slabost v tem da še nisi tako v tem
IKT. Pri sebi tega problema ne vidim. Prednosti
pa so hitrost, cena, zanesljivost.
Pri sami pripravi e-gradiv ne prepoznavam
nobenih slabosti. Pri rabi e-gradiv pa nastopi
slabost v primerih, kadar se gradivo obravnava
izven IKT podprtega okolja. To pa je
pravzaprav še vedno zelo pogosto, naj gre za
slabosti ni
e gradivo lahko takoj
objavim na spletu
gradivo je vidno
vsem
gradivo je
transparentno
ni izgube časa do
uporabnikov
ni izgube časa z
iskanjem podpisov
ni izgube pri poštnih
stroških
stvar je hitra in
transparentna
enkrat na spletu je
dostopno vsem
kasneje se da
dokumente tudi
spreminjati in
dopolniti
slabost je iskanje
najdeš hitro podatek
hitro dosegljivo
slabost je bojazen po
izgubi podatkov
prednost je, da ni teže
varnost podatkov
e gradivo je lahko
slabo prepoznavno če
je skenirano
nenavajenost
težje rokovanje
težja preglednost v
začetni fazi uvajanja
slabša kontrola nad
izhodnimi gradivi
prednosti
majhnost dokumenta
takojšnje objavljivost
na spletu
vidno vsem
transparentnost
ni izgube časa do
uporabnikov
ni izgube časa z
iskanjem podpisov
ni izgube pri poštnih
stroških
kasneje se da
dokumente tudi
spreminjati in
dopolniti
kratke sestanke pred sejami, na hodniku, ob
kavi, ali npr. v krajevni skupnosti in podobno.
V takih primerih bo še vedno nastopila potreba
po klasični kopiji gradiva, vendar bo o tem
odločal prejemnik e-gradiva in ne njegov
pripravljavec.
Slabost e gradiva je mogoče ravno to iskanje.
Dokument objavljen na spletni strani je v pdf-ju
oz. lahko bi bil tudi v zaklenjenem wordu
ampak je nekako težko, če je gradivo obsežno
se prebiti skozi 200 strani, ko moraš skrolati po
monitorju in se prebiti na določen podatek.
Prednost e gradiva pa je predvsem to da je hitro
dosegljivo, da imam vse v neki mapi sortirano
in urejeno. Slabost je morda še to, da se mi zdi,
da bo vse elektorsko gradivo enkrat zginilo
ampak kaj potem saj je vse gradivo na spletni
strani. Prednost e gradiva so po mojem mnenju
predvsem ta, da se prej na papirju ni moglo oz.
je bilo predrago kopirati barvne večje formate
sedaj pa so gradiva lahko tudi vsa barvna v
elektronski obliki, lahko se jih povečuje in
pregleduje barvne grafike, ki so bile prej črno
belo fotokopirane in nerazpoznavne.
Med slabosti e gradiv bi naštel predvsem
netradicionalnost oz. nenavajenost in zaradi
tega težje rokovanje in preglednost v začetni
fazi uvajanja. Slabša kontrola nad izhodnimi
gradivi.
papirja in stroškov
fotokopiranja
gradivo je vedno pri
roki na internetu
ni slabosti
slabost je v primerih
ko se gradivo
obravnava izven IKT
podprtega okolja
(hodnik, KS ipd.)
slabost je iskanje
slabost je varnost
hitro dosegljivo
urejeno in pregledno
slabost je varnostni
vidik, da bo vse
enkrat izginilo
prednost so barvni
večji formati grafik
gradivo je lahko
pripravljeno barvno
gradivo se lahko
povečuje in obrača,
obdeluje
e gradivo je lahko
slabo prepoznavno če
je skenirano
podatek hitro najden
ni teže papirja
ni stroškov
fotokopiranja
hitro dosegljivo
urejeno in pregledno
večji in barvni formati
grafik
gradivo se lahko
povečuje obrača in
obdeluje
netradicionalnostin
nenavajenost
težje rokovanje
težja preglednost v
začetni fazi uvajanja
slabša kontrola nad
izhodnimi gradivi
15. Katere so pozitivne lastnosti pri pripravi
e-gradiva, če jih prepoznavate?
Jih prepoznavam. Z računalnikom pripravim
določeno gradivo, ga pošljem v odobritev z
elektronsko pošto vodji oddelka. On naredi
svoje popravke, pošlje po mejlu nazaj. Ni
izgube časa in porabe papirja. Ni tiskanja in
porabe papirja. Ko vidimo, da je zadeva zrela za
podpis jo pošljemo tajnici župana ali direktorja
in ona sprinta en izvod in ga da v podpis
direktorju ali županu in to je en in edini uraden
izvod, ki ga uporabimo zaenkrat še kot arhivsko
gradivo za kasnejše časa ali primere, da se
kakšno gradivo potrebuje v fizični obliki.
Ravno to spet isto. Ta velika količina gradiva je
nesprejemljiva. 300,400 strani natisnjenega
gradiva najbrž sploh nihče ne prebere. Samo da
se nekaj piše in naredi veliko gradivo. Prednosti
ne vidim, če kot rečeno pdf ni pravilno
oblikovan z iskalcem ključnih besed.
Jih ne prepoznam. Hitrost, cena, zanesljivost.
Lahko jih pošlješ vsem trem nadrejenim
naenkrat, vsi pregledajo in podajo komentarje in
prepoznavanje
pozitivnih lastnosti
ni izgube časa
ni porabe papirja
odobritve gradiv
potekajo hitro
ni tiskanja
ni porabe papirja
hitro pošiljanje z
elektronsko pošto
en edini uraden izvod
kot arhivsko gradivo
ni velikih količin
papirja
pdf mora biti lepo
oblikovan z iskalcem
ključnih besed
hitrost
cena
ni izgube časa
ni porabe papirja
odobritve gradiv
potekajo hitro
ni tiskanja
hitro pošiljanje z
elektronsko pošto
en edini uraden izvod
kot arhivsko gradivo
hitrost
distribucija do
uporabnika
cena
zanesljivost
vsi deležniki lahko
naenkrat podajo
pripombe
skrajšanje časa od
priprave do
predloge za popravke.
Pri delu skrajšuje čas od zaključka priprave do
oddaje in prejema gradiva, lajša elektronsko
arhiviranje in nenazadnje bistveno zmanjšuje
materialne stroške poslovanja.
Pozitivne lastnosti prepoznavam pri spremljanju
e gradiva prepoznavam. E gradiva spremljam
hitreje kot klasično gradivo. Več imam prostora
pred sabo na mizi in se lahko posvetim
pomembnejšim zadevam kot temu da se
prebijam skozi kupe papirja. Morda me celo
kakšna situacija zanima v zvezi z gradivom in si
grem pogledati v kak drug dokument ali je
informacija oz. podatek morda tam.
Pozitivne lastnosti e gradiv. Med te bi lahko
predvsem naštel prihranek pri času, prihranek
pri materialu in pa prihranek pri sistemu
distribucije gradiv.
zanesljivost
vsem naenkrat
pošlješ gradivo
vsi naenkrat
pregledajo
vsi naenkrat podajo
pripombe
skrajšanje časa od
priprave do
uporabnika
lajšanje
elektronskega
arhiviranja
zmanjševanje
materialnih stroškov
prepoznavanje
pozitivnih lastnosti
hitrejše spremljanje e
gradiv
več prostora pred
sabo na mizi
prihranek pri času
prihranek pri
materialu
prihranek pri sitemu
distribucije gradiv
uporabnika
lažje arhiviranje
zmanjševanje
materialnih stroškov
hitrejše in lažje
spremljanje
16. Katere so težave oz. negativne lastnosti,
ki vas odvračajo od priprave e-gradiva, če
jih prepoznavate?
Negativne lastnosti, ki me odvračajo od
priprave e-gradiva so predvsem ta, da je
potrebno gledati v računalnik, kar pa
obremenjuje zdravje. Trpijo oči, hrbet,
hrbtenica. Drugih slabih stvari pa niti ni.
Če ni pdf searcheable, potem je to zastonj, da je
v pdf-ju; kot svetnik, če imaš neko pripombo in
gledaš v e gradivo v obliki pdf-ja in ni pravilno
oblikovan, pomeni da moraš še vedno imeti
zraven en papir da si na njega pišeš pripombe.
Če pa je dokument v e obliki narejen po pravilih
pa se v njega vnaša tudi pripombe brez težav.
Gradiva v e obliki niso nikoli premalo razločna
in se jih da na informacijskih napravah brez
problema spremljati.
Bojazen, da se pripravlja e gradiva za
nadrejene, ki tega gradiva ne pregledajo oz. jih
samo spustijo čez. Mogoče se pa motim in je
vodstvo že tako v teh vodah IKT-ja da jim ne
dela težav. Kot poznam svoje tega ne
verjamem.
Težav ne vidim. Odvrača me mogoče samo to,
da je potrebno konstantno delo z računalnikom
kar obremenjuje oči, zdravje.
Težave so morda ravno to, da je potrebno v nek
monitor ali prenosnik gledati in začenjajo
morda boleti malo oči. Dokler se ne navadiš, je
pripombe težko napisati. Napisati jih moraš prej
gledanje v računalnik
obremenjuje zdravje
trpijo oči
trpi hrbet
če ni pdf searcheable
ni v redu
nepravilna oblika e
gradiva
oblikovan po pravilih
da nimaš težav
včasih premalo
razločna
strah, da nadrejeni
gradiv ne pregledajo
ne vidim težav
konstantno delo z
računalnikom
obremenjuje zdravje
gledanje v monitor
bolijo oči
težko pisanje
pripomb
priprava na sejo pred
sejo
nenavajenost
obremenjuje zdravje
nepravilna oblika
gradiva
premalo razločna
gradiva
strah, da nadrejeni
gradiv ne pregledajo
konstantno delo z
računalnikom
težko pisanje pripomb
priprava pred sejo
nenavajenost
, pred sejo. V bistvu se moraš na sejo prej
popraviti. Ampak to si ljudje najbrž tudi želijo,
da svetnik pride na sejo pripravljen in da ve
kdaj se bo na seji oglasil in kaj komentiral.
Težave ki odvračajo od priprave e gradiv so
predvsem nenavajenost, tradicionalnost in
nezavedanje, da lahko e gradiva pripomorejo k
racionalnosti.
nezavedanje, da e
gradiva lahko
pripomorejo k
racionalnosti
17. Ali lahko primerjate in navedete glavne
razlike med pripravo klasičnega gradiva in
e-gradiva?
Kot že prej omenjeno so glavne razlike v tem,
da je za pripravo klasičnega gradiva potrebno
več časa, več stroškov saj kar se tiče tiskanja,
poštnih stroškov, bencina, tiskanja in kartuš,
iskanja podpisov. Medtem ko e-gradivo ne
zahteva nekih stroškov važno da imaš
računalnik z e pošto, razne naslove pošiljateljev,
spletno stran kamor gradiva posredujem in
zadeva gre čez hitreje z nižjimi stroški in
morebitna investicija se hitro povrne.
Jaz klikam po tablici in pripombah, ki sem jih
naredil v e dokument ostali pa se prebijajo
skozi listanje. Preberemo pa vsi isti. Podatke
pridobim jaz prej in hitreje če je dokument
urejen kot je potrebno, drugače pa enako, ali e
gradivo ali pa klasično gradivo. Pri nas je
gradivo objavljeno na spletni strani posebej po
točkah, če pa bi bilo v enem pdf-ju pa bi bilo to
gradivo predolgo in nepregledno torej
neuporabno. Odvisno tudi od tega kako gradivo
za klasično gradivo
več časa
več stroškov za
klasično gradivo
stroški tiskanja
poštni stroški
bencin
stroški kartuš
stroški tiskanja
iskanje podpisov
računalnik z e pošto
različni naslovi
pošiljateljev in
prejemnikov
spletna stran za
gradiva
hitrejše posredovanje
gradiv
Čas priprave gradiva
stroški tiskanja
poštni stroški
podpisovanje
spletna stran za
gradiva
hitrejše posredovanje
gradiv
spremljanje gradiv
pregledovanje
dokumentov
fotokopiranje
razmnoževanje
distribucija
e gradivo pošiješ z e
sporočilom
objava, urejanje in
pregled na spletni
pripraviš. Ali narediš več pdf-jev ali eno veliko
in dolgo nepregledno gradivo.
E gradivo že imaš pripravljeno v računalniku,
klasično gradivo pa je še dodatno potrebno
natisniti in sfotokoprati in poslati s pošto
svetnikom ter še prej poskrbeti za podpise. E
gradivo hitro pošlješ po mejlu. Nič koliko
klasičnega gradiva je potrebno v dveh, treh
izvodih printati s tiskalnikom, pa če tudi se gre
za majhno slovnično napako. Pa vse je še
potrebno spenjati, da ne govorim o dodatnem
barvnem fotokopiranju. Gradiva v e obliki so
barvna, medtem, ko so fotokopirana črno bela
in redko kakšne skice barvne.
Vprašanje je nepotrebno. Gradivo se praviloma
pripravi kot e-gradivo. Potem se natisne kot
klasično gradivo. Zato razlike pri pripravi
gradiva ni, razlika nastopi pri
podpisovanju,razmnoževanju, distribuciji in
rabi gradiva.
Glavne razlike so, da sem prej listal po papirju
sedaj pa gledam v prenosni računalnik. Sedaj si
gradiva pogledam na spletni strani ,si jih
naložim v računalnik, uredim si jih v neki mapi,
jih poimenujem, dodam opombe kje bi rad
razpravljal. Hitreje gre e gradivo skozi
obravnavo in je sedaj lažje delati.
Klasično gradivo: Priprava klasičnega gradiva,
dolgotrajnejše zbiranje gradiv, razmnoževanje
gradiv, distribucija s klasično pošto.
E gradivo: lažje in hitrejše zbiranje gradiv, ni
hitrejša izdelava
gradiv
hitrejše spremljanje
lažje pregledovanje
dokumenta
klasično gradivo je
potrebno natisniti ,
fotokopirati in
razmnoževati
pošiljanje po pošti
skrb za podpise
e gradivo pošiješ z e
sporočilom
e gradivo objaviš na
spletni strani
dodatno barvno
fotokopiranje
spenjanje
gradiva so sedaj
barvna prej črno bela
podpisovanje
razmnoževanje
distribucija
raba gradiva
prej listal po papirju
sedaj gledanje v
strani
gradiva so sedaj
barvna prej črno bela
raba gradiva
lažje delo
potrebno razmnoževanje, hitra in lahka
distribucija.
prenosni računalnik
pregled gradiv na
spletni strani
urejanje gradiva na
spletni strani
hitreje gre sedaj skozi
obravnavo
lažje delo
prej dolgotrajnejše
zbiranje gradiva
razmnoževanje
gradiv prej
prej distribucija s
pošto
sedaj lažje in hitrejše
zbiranje gradiv
ni potrebno
razmnoževanje
hitra in lahka
distribucija gradiv
18. Ali lahko časovno opredelite razliko med
pripravo klasičnega gradiva in e-gradiva?
E gradivo je narejeno in posredovano
neprimerno hitreje od klasičnega. Namen
gradiva je da se ga posreduje občinskemu svetu.
Glede na to, če se ga tiska v enormnih količinah
traja 2-3 dni da se vse fotokopira. Nato je
e gradivo narejeno
hitrejše
e gradivo
posredovano hitrejše
časovna dimenzija ni
primerljiva
časovna dimenzija ni
primerljiva
e gradivo narejeno
hitrejše
e gradivo hitreje
prebereš
potrebno gradivo posredovati pošti, ki
posreduje s svojo dostavno službo naslovnikom
in tudi to traja dan dva ali če je vmes vikend kar
okoli 3-4 dni da gradivo dobijo svetniki in
svetnice. E gradivo se ne fotokopira ampak se
skenira fizični original ali spremeni format z
računalnikom, pošlje z elektronsko pošto in
naloži na spletno stran v kratkem času in je
takoj dosegljiva vsem in ta časovna dimenzija
sploh ni primerljiva. E-gradivo je narejeno in
posredovano v celotnem procesu veliko hitreje
od klasičnega.
Se zdi, da seja z e gradivi poteka hitreje. To je
mogoče sedaj malo slabše zaradi kvalitete. E
gradivo hitreje prebereš kot klasično. Tak imam
občutek, da ga hitreje preletim kot klasično na
papirju. Mogoče pdf celo berem diagonalno.
Meni se zdi e gradivo dosti hitrejše kot
klasično.
Med samo pripravo kot rečeno ni nobene
razlike do trenutka, ko moraš klasično gradivo
še natisniti, fotokopirati, iskati podpise,
distribuirati s pošto svetnikom. E gradivo pa se
zaključi, shrani, po e mailu posreduje vodji
oddelka v pregled in nato direktorju občinske
uprave in županu.
Praviloma se gradivo pripravi kot e-gradivo.
Razlika v času nastopi pri njegovem
podpisovanju, razmnoževanju, distribuciji in
rabi gradiva. Pri povprečnem odloku o
prostorskem načrtu, ki ga obravnava občinski
svet, lahko ocenim dodatno delo zaradi priprave
seja z e gradivi
poteka hitreje
e gradivo hitreje
prebereš
e gradivo dosti
hitrejše od klasičnega
med pripravo ni
nobene razlike do
trenutka, ko moraš
gradivo še natisniti,
fotokopirati in
posredovati
e gradivo je časovno
hitrejše dostavljeno
uporabnikom
razlika v času nastopi
pri podpisovanju
razlika nastopi pri
razmnoževanju
razlika v času nastopi
pri distribuciji
razlika nastopi pri
rabi gradiva
razlika je lahko tudi
dan dva ali kar nekaj
ur
spremljanje sej z e
gradivi poteka hitreje
hitrejša distribucija e
gradiva
med pripravo ni
nobene razlike do
trenutka, ko moraš
gradivo še natisniti,
fotokopirati in
posredovati
spremljanje sej z e
gradivi
klasične kopije gradiva na nekaj delovnih ur.
Zdi se mi, da spremljanje sej z e gradivi poteka
hitreje. Mogoče na račun tega trpi kaka
razprava, ker e gradiva lažje preletiš in greš
skozi njih. Nekako jih ne bereš ampak iščeš
konkretne podatke, ki te zanimajo. Časovno se
mi zdi spremljanje e gradiv hitrejše.
Ker smo šele na začetku uvedbe e gradiv za seje
občinskega sveta je to težko natančno opredeliti
to časovno obliko vendar gre po moji oceni za
porabo večkrat manj časa za tehnično pripravo
in odpravo oz. distribucijo gradiv.
časovno je
spremljanje e gradiv
hitrejše
težko je natančno
opredeliti časovni
vidik
gre za večkrat manj
časa za tehnično
pripravo
gre za večkrat manj
časa za odpravo oz.
distribucijo gradiv
19. Ali lahko opredelite finančno razliko med
pripravo klasičnega gradiva in e-gradiva?
Klasično gradivo je dražje zaradi samega
fotokopiranja, cene fotokopirnega stroja. Včasih
je potrebno fotokopirati barvno, v večjih
formatih od A4. Enormni zneski za kopiranje in
nekaj manjši za poštne stroške. Pri e-gradivu pa
je tako, da v službi občinskega sveta vse kar
potrebujem je samo en izvod v fizični obliki kot
neke vrste dokaz in za arhiviranje enega izvoda.
Od pripravljavca zahtevam trenutno še vedno,
da mi pošlje tudi enako verzijo v elektronski
obliki, kar pa včasih ne naredijo in se
elektronska verzija razlikuje od fizične. Lahko
mi pošljejo ali v wordu ali pdf-ju. Če je v wordu
ga spremenim jaz. Ta dokument trenutno še ni
elektronsko podpisan. Tudi v drugih občinah
klasično gradivo je
dražje
dražje zaradi
fotokopiranja
včasih fotokopirati
barvno kar podraži
zadevo
enormni zneski za
kopiranje
nekaj manjši stroški
za distribucijo s pošto
finančni vidik ni
primerljiv
e gradivo je cenejše
finančni vidik ni
primerljiv
klasično gradivo je
dražje zaradi
fotokopiranja
barvno fotokopiranje
podraži zadevo
stroški za distribucijo
s pošto
cenejše e gradivo
stroški tiskanja
stroški materiala
cena papirja
teh dokumentov še nimajo podpisanih ampak v
primeru da kdo zahteva dokazilo, če je ta
dokument uraden, je uraden ker na sedežu
hranimo originalni en izvod tega gradiva v
fizični obliki in je podpisan in enak tistemu, ki
se lahko tudi brez podpisa objavi na spletni
strani MO NM. Finančni vidik sploh ni
primerljiv in e-gradivo je cenejše in
posredovano tako rekoč zastonj.
Klasično gradivo je absolutno dražje, torej e
gradivo cenejše. E gradivo za vse svetnike v
celem letu ne vem če stane najbrž toliko kot le
gradivo na papirju za enega svetnika. Finančna
razlika je neprimerljiva. E gradivo je cenejše.
Finančno ni primerljivo.
Kar se tiče finančne razlike je razlika šele od
trenutka zaključka dela v računalniku, ko
nastanejo stroški tiskanja in printanja, kartuše,
cena papirja, poraba elektrike, stroški pošte. Pri
e gradivih pa ni finančnih posledic glede na
klasično gradivo.
Ja, razlika je velika oz. na začetku povsem
enaka saj se gradiva pripravijo v računalniku.
Kasneje pa pride do velikih finančnih razlik v
prid e gradivu saj ni več potrebe po
fotokopiranju in tiskanju in pošiljanju velikih in
težkih gradiv po pošti.
Klasično gradivo je dražje zaradi vsega
omenjenega fotokopiranja in tiskanja in
pošiljanja po pošti. E gradivo je pa cenejše. Kot
sem slišal so bili narejeni neki izračuni s strani
posredovano zastonj
klasično gradivo je
absolutno dražje
e gradivo je cenejše
finančna razlika je
neprimerljiva
e gradivo je cenejše
finančna razlika
nastopi šele od
zaključka del v
računalniku
stroški tiskanja
stroški kartuš
cena papirja
poraba elektrike
stroški distribucije
finančni stroški na
začetku enaki nato
zrastejo pri klasičnem
gradivu
ni več potrebe po
fotokopiranju in
distribuciji in so
stroški manjši
klasično gradivo je
dražje
stroški fotokopiranja
poraba elektrike
ni več potrebe po
fotokopiranju in
distribuciji in so
stroški manjši
stroški IKT kmalu
povrnjeni
občinske uprave in bile dane tudi pobude
svetnic in svetnikov, da se ugotovi koliko
finančnih sredstev bi se privarčevalo na ta
račun. Privarčevalo bi se precej tako na letni
ravni oz. še več v mandatnem obdobju.
Finančno torej sploh ni primerljivo in je e
gradivo cenejše.
Tudi finančno razliko je na samem začetku
težko opredeliti, gotovo pa gre za večkrat
manjša neposredna sredstva brez upoštevanja
stroškov opreme in komunikacijske tehnologije.
in pošiljanja
e gradivo je cenejše
narejeni izračuni
veliki prihranki na
letni ravni
finančno ni
primerljivo
stroški računalnikov
povrnjeni kmalu
gre za večkrat manjša
sredstva
upoštevanje stroškov
opreme in
komunikacijske
tehnologije
20. Katero vrsto gradiva raje pripravljate pri
svojem delu in zakaj?
Rad sem pripravljal tudi papirnato gradivo.
Fotokopirati v toliko izvodih je bilo zanimivo.
Vse zapakirati n pošiljati na pošto je bilo
zanimivo ampak zamudno. Tudi z avtom smo
včasih peljali. Zanimivo ampak zamudno. Je
nek čar v delu s papirjem ampak v 21. stoletju
se moramo ljudje obnašati racionalno in
vsekakor moram reči, da raje uporabljam e-
gradiva čeprav zahtevajo neka dodatna znanja
in informacijska komunikacijska znanja. E
gradiva zahtevajo drugačen način dela ampak
smo občinska uprava in delamo za ljudi in
raje pripravljal
klasično gradivo
fotokopirati zanimivo
a drago
pošiljati s pošto
prijetno a zamudno
čar v delu s papirjem
ljudje se moramo
obnašati racionalno
raje uporabljam e
gradiva
fotokopirati zanimivo
a drago
pošiljati s pošto
prijetno a zamudno
čar v delu s papirjem
racionalno obnašanje
raje uporabljam e
gradiva
dodatna znanja
drugačen način dela
občinska uprava je
njihovo zadovoljstvo, da so ljudje obveščeni.
Če si ni potrebno delati nekih stroškov saj na
tem področju zakaj bi si jih če ni potrebe. Raje
uporabljam e gradiva in jih pripravljam,
obdelujem in objavljam na spletni strani.
Zaenkrat bi še rekel, da raje uporabljam pri delu
kot svetnik klasično gradivo. Vidim pa, da bo
pdf v pravilni obliki ključen in bo to
prevladovalo v naslednjih letih saj kar se tiče e
gradiv. V pdf searcheable pa se vpiše v iskalnik
besedo, ki me zanima in me v dokumentu
postavi ravno tja kjer se ta ključna beseda
omenja in veš, da si si tam nekaj pred sejo
zabeležil in lahko hitro spremljaš in ne motiš
poteka seje z iskanjem.
E gradivo je prej pripravljeno in posredovano
do svetnikov. Je cenejše. Ko je enkrat v
računalniku zaključeno se ga lahko posreduje
naprej. Raje uporabljam in pripravljam e
gradivo ker se hitreje posreduje naprej, lažje se
pripravlja, spreminja se preprosto in če ni
natisnjeno ni stroškov.
Brez dvoma e-gradivo, ker zmanjšuje čas in
materialne stroške.
Jaz vsekakor raje uporabljam e gradivo in vidim
da bo v prihodnosti spremljanje tega gradiva šlo
v smer samo še lažjega spremljanja in bo to
edina opcija in se več sploh ne bo pogovarjalo
o papirju.
Raje pripravljam e gradiva predvsem zaradi
e gradivo zahteva
dodatna znanja
e gradiva zahtevajo
drugačen način dela
smo občinska uprava
dela se za ljudi
občinska uprava daje
zgled ljudem
večja obveščenost
ljudi
lažja obdelovalnost
dokumentov
lažje posredovanje
gradiv
raje uporabljam
klasično gradivo
e gradivo je prej
pripravljeno
e gradivo je prej
posredovano do
uporabnikov
e gradivo je cenejše
e gradivo se hitreje
posreduje
zainteresiranim
e gradivo se lažje
pripravlja, popravlja
zgled ljudem
večja obveščenost
ljudi
lažja obdelovalnost
dokumentov
lažje posredovanje
gradiv
raje uporabljam
klasično gradivo
e gradivo je prej
pripravljeno
e gradivo je hitreje
posredovano do
uporabnikov
e gradivo je cenejše
lažje obdelovalnost
se pripravi z manj
stroški
zmanjšuje čas
priprave in distribucije
zmanjšuje stroške
priprave in distribucije
gradiva
raje uporabljam e
gradivo
lažje spremljanje e
gradiv
časovne komponente. in spreminja
e gradivo se pripravi
z manj stroški
e gradivo zmanjšuje
čas priprave in
distribucije
e gradivo zmanjšuje
stroške priprave in
distribucije gradiva
raje uporabljam e
gradivo
prihodnost gradiv gre
v smer lažjega
spremljanja e gradiv
raje pripravljam e
gradiva
pomembna je
časovna komponenta
raje pripravljam e
gradiva
3. PROCES
21. Kako bi opisali spremembo procesa
priprave gradiva za seje občinskega sveta z
uporabo IKT oz. pripravo e-gradiva glede na
pripravo klasičnega gradiva?
Sam proces priprave gradiva poteka nekoliko
drugače. Pripravljavec gradiva je na začetku
pripravil papirnato klasično gradivo potem se je
to gradivo podajalo med vodjo oddelka in
pripravljavcem tj. referentom zadolženi za neko
proces poteka
nekoliko drugače
dolgotrajen proces
priprave klasičnega
gradiva
dolgotrajen proces
distribucije
klasičnega gradiva
proces poteka
nekoliko drugače
dolgotrajen proces
priprave in distribucije
klasičnega gradiva
na začetku proces
enak
pozitivnost
področje. Ko se jima je ta papir – izdelek zdel
dovolj dober si ga spet sprintata in posredujeta
na kolegij občinske uprave in tam se je ta
dokument spet razmnožilo med vodje oddelkov,
ki so člani kolegija. Če se je gradivo odobrilo je
zrelo za posredovanje na sejo občinskega sveta,
če se ga ni odobrilo se ga je zavrnilo in vodja
oddelka naroči pripravljavcu gradiva v katerih
točkah naj ga popravi, če pa je bilo na kolegiju
zavrnjeno kot neprimerno pa se ga je tudi
zavrnilo. Ta referent je torej vnesel nove
podatke, ga sprintal, popravil in ga dal v podpis
vodji oddelka in direktorju občinske uprave ter
nato spet na kolegij čez kak teden. In spet še
enkrat cel postopek kot že prej omenjen.
Dodatno je potrebno še narediti neko
naslovnico kjer je moral biti podpisan dodatno
še župan. Po drugi strani, pa e-gradivo se
pripravlja nekoliko drugače. Na začetku se ga
pripravlja enako saj je vsebina enaka ista. Vse
gre hitreje brez sprememb. Ni čakanja. Proces
je pozitiven in potreben. To je prihodnost.
Sprememba procesa se mora najprej zgoditi v
glavah svetnikov in svetnic. Razlike niti ne
vidim na sami seji saj se z e gradivom kot
klasičnim spremlja sejo morda le to, da ni več
papirja in se mi zdi, da gre seja hitreje naprej.
Pri svetniku je pomembno, da on preklopi med
papirjem in pdf-jem. Kar pa se tiče
pripravljavcev gradiva pa je zgodba drugačna.
Sprememba procesa se vidi predvsem v tem da
se toliko ne fotokopira in razmnožuje. Da se
e gradivo se
pripravlja drugače
na začetku se v
računalniku e gradivo
pripravlja enako
kasneje se razlika
vidi v razmnoževanju
in distribuciji
na začetku se
pripravlja enako
proces z e gradivi je
pozitiven in potreben
proces e gradiv je
prihodnost
sprememba procesa
se mora zgoditi v
glavah
razlike v procesu ne
vidim
na sami seji se zdi, da
gre seja hitreje naprej
ni več fotokopiranja
in razmnoževanja
preklop v glavi
svetnika
preklop med
papirjem in
potrebnost
pogled v prihodnost
sprememba procesa se
mora zgoditi v glavah
ni več fotokopiranja in
razmnoževanja
gradivo se objavlja na
internetu
gradiva ni več
potrebno posredovati s
klasično pošto
proces z e gradivi je
hitrejši
preglednejša gradiva
transparentnost gradiv
usposabljanje
pripravljavcev in
uporabnikov gradiv
gradiva objavljajo na internetu. Proces se je
spremenil do te mere, da sedaj gradiva ni več
potrebno printati in jih posredovati enemu in
potem drugemu, jih popraviti, spet printati in
tako v skoraj nedogled. Proces je hitrejši. Ali je
gradivo podpisano ali ne ni relevantno na
relaciji občinska uprava in občinski svet. En
izvod gradiva za seje os se še vedno tiska za
potrebe Arhiva RS.
Pozitivno.
Proces se je glede na klasično gradivo
spremenil do te mere, da sedaj pridem na sejo s
prenosnikom in začnem z njim delati brez
problema. Brezžična internetna povezava v
sejni sobi deluje in seja gre lahko hitro naprej.
Gradiva so pregledna, ki se jih lahko tudi
projicira na platno.
Sprememba procesa s prehodom na e gradivo je
bila uvedena v relativno kratkem času brez
večjih namenskih predhodnih vlaganj v
informacijsko komunikacijsko tehnologijo in z
minimalnim usposabljanjem pripravljavca in
uporabnikov teh gradiv.
računalnikom
gradivo se objavlja
na internetu
gradiva ni potrebno
printati in
fotokopirati
gradiva ni več
potrebno posredovati
s klasično pošto
proces z e gradivi je
sedaj hitrejši
na relaciji os in OU
ni pomembno ali je
gradivo podpisano na
spletni strani
sprememba procesa
se zdi pozitivna
proces se je
spremenil
sedaj se na seje hodi
s prenosnikom
v sejni dvorani je
nepogrešljiv a
internetna povezava
brez internetne
povezave ni seje
bolj pregledna
gradiva
transparentna gradiv
sprememba procesa
uvedena v relativno
kratkem času
brez namenskih
predhodnih vlaganj v
IKT
minimalno
usposabljanje
pripravljavcev gradiv
minimalno
usposabljanje
uporabnikov gradiv
22. Ali se je v procesu priprave gradiva
skrajšal čas same priprave gradiva?
Da. Čas same priprave se je zmanjšal. V
procesu priprave gradiva gre vse hitreje. Sami
prenosi gradiva. Ni zgubljanja časa pri
fotokopiranju in prenosu od enega vodje do
drugega. Ni poštnega čakanja in kuvertiranja.
Mogoče se z e gradivi ne bi tako dolgo
razpravljalo pri vsaki točki seje občinskega
sveta. Mogoče je to dobra tematika za kakšno
raziskavo.
Skrajšal se je čas samo to, da ni več tiskanja,
razmnoževanja, kompletiranja, dodatnega
nepotrebnega dela in pošiljanja po pošti. Delo
čas same priprave se
je skrajšal
sam proces poteka
hitreje
prenosi gradiv
potekajo hitreje
ni zgubljanja čas pri
fotokopiranju
ni izgube časa pri
prenosu gradiva od
enega vodje do
drugega
čas priprave gradiva
proces poteka hitreje
prenosi gradiv
potekajo hitreje
ni zgubljanja čas pri
fotokopiranju
ni izgube časa pri
prenosu gradiva
skrajšal se je čas
priprave gradiva
krajši zaradi tiskanja,
fotokopiranja,
pošiljanja,
usklajevanja,
dodatnega
se je optimiziralo in skrajšalo.
Da. Seveda se je skrajšal. Sedaj vse poteka
hitreje, skoraj brez zapletov in zastojev. Pa
četudi se kje kaj zaustavi se sedaj z dokumenti
hitreje operira.
Nekako imam občutek, da gredo z e gradivi pri
določenih točkah razprave hitreje čez. Ampak
po drugi strani pa pri drugih točkah pa še vedno
enako.
Pri tem vprašanju je potrebno izhajati na eno
izmed prejšnjih vprašanj, da pod pripravo
gradiva razumem samo pripravo,
razmnoževanje in distribucijo in če izhajamo iz
teh treh operacij pri pripravi klasičnega gradiva
gre gotovo za bistveno skrajšanje časa za
tehnično pripravo in distribucijo gradiva za
uporabnike.
se je skrajšal
čas priprave gradiva
se je skrajšal od točke
zaključka obdelave
gradiva
čas priprave je krajši
zaradi manjka
tiskanja,
fotokopiranja,
pošiljanja,
usklajevanja,
dodatnega
nepotrebnega dela,
pošiljanja po pošti
delo se je
optimiziralo
priprava se je
skrajšala
čas se je skrajšal,
sedaj vse poteka
hitreje
skoraj brez zapletov
in zastojev
z dokumenti se
hitreje operira
razprave na seji
potekajo hitreje
bistveno krajšanje
časa za tehnično
nepotrebnega dela,
pošiljanja po pošti
delo se je optimiziralo
z dokumenti se hitreje
operira
razprave na seji
potekajo hitreje
pripravo
bistveno skrajšanje
časa za distribucijo
gradiva za
uporabnike
23. Ali se je v procesu priprave gradiva
spremenil finančni vidik same priprave
gradiva?
Ja seveda se je. Kot že rečeno v tem procesu ni
več fotokopiranja in poštnih stroškov. Trošenja
bencina. Same distribucije. Finančni vidik v
procesu priprave je….z manjšimi stroški se
pripravi enaka količina gradiva če ne večja.
Ja. Za občino to pomeni manj fotokopiranja. Za
svetnika pa pomeni da si pač mora nabaviti
ustrezni pripomoček za spremljanje tega
gradiva ali pa da mu ga kupi občina kar je
določitev občine.
Seveda se je. Saj sedaj gradivo v elektronski
obliki posredujem naprej brez tiskanja. Vodja
oddelka ga odobri in pošlje s popravki po
elektronski pošti nazaj. Vnesem popravke in ga
posredujem naprej službi občinskega sveta, ta
pa objavi gradivo na spletni strani in obvesti
svetnike. Tiskanje in fotokopiranje se še da
nekako prežvečiti. Poštni stroški so tudi velika
težava.
Finančni vidik priprave gradiva se je spremenil
do te mere, da sedaj lahko privarčujemo kar
nekaj finančnih sredstev zaradi distribucije in
finančni vidik se je
spremenil
ni več stroška
fotokopiranja
ni več stroška
bencina
ni stroška prevoza
gradiv
ni stroška distribucije
ni stroška poštne
dostave
finančni vidik je
težko ocenljiv
z manjšimi stroški se
pripravi enaka ali več
gradiva
za občino manj
fotokopiranja
za svetnika pomeni
nakup it opreme za
spremljanje seje
spremenil se je
finančni vidik se je
spremenil
ni več stroška
fotokopiranja
ni stroška distribucije
in stroška poštne
dostave
z manjšimi stroški se
pripravi več gradiva
nakup IT opreme za
spremljanje seje
distribucija brez
tiskanja in
fotokopiranja
z objavo na spletni
strani ni več stroškov
fotokopiranja in
pošiljanja
finančni vidik se je
spremenil pozitivno
z e gradivom se
privarčuje
strošek prenosnih
razmnoževanja gradiva.
Ja seveda. Manj je kopiranja itd. Z e gradivom
se privarčuje kot rečeno na letni ravni, še več pa
v mandatni dobi. Obstaja pa strošek prenosnih
računalnikov, vzpostavitve spletne strani,
brezžične internetne povezave, e glasovanja itd.
Vse to ima svojo ceno ampak stroški se
povrnejo oz. jih v nadaljevanju ni več. To je
enkratni strošek nakupa neke opreme s katerimi
spremljaš e gradivo v tem primeru prenosniki
itd.
Tudi pri odgovoru na to vprašanje je treba
izhajati, da ne govorimo samo o pripravi
gradiva ampak o razmnoževanju in distribuciji
gradiva. Zaradi začetka uvedbe e gradiv ni
mogoče oceniti neposrednega finančnega vidika
prihranka pri pripravi e gradiv.
finančni vidik
priprave gradiva
e gradivo se
posreduje brez
tiskanja in
fotokopiranja
z objavo na spletni
strani ni več stroškov
fotokopiranja in
pošiljanja
velika vloga spletne
strani
poštni stroški so bili
težava pri težkih
gradivih
finančni vidik se je
spremenil pozitivno
manj je kopiranja
z e gradivom se
privarčuje
pojavil se je strošek
prenosnih
računalnikov
pojavil se je strošek
vzpostavitve spletne
strani
strošek brezžične
internetne povezave
računalnikov
strošek vzpostavitve
spletne strani
strošek brezžične
internetne povezave
vsi dodatni stroški so
enkratni
vsi dodatni stroški so
enkratni
ni mogoče oceniti
neposrednega
finančnega vidika
prihranka pri pripravi
e gradiv
24. Ali v procesu priprave e-gradiva vidite
kakšno težavo?
E gradiva imajo eno težavo in to je da niso
podpisana. Ko pripravljavci gradiva prinesejo
gradivo za sejo občinskega sveta, to gradivo ni
podpisano. Jasno saj je narejeno v wordu.
Elektronskih podpisov se zaenkrat še ne
uporablja in to se v prihodnosti bo uporabljalo
in bo vsak dokument elektronsko podpisan. In
ko se bo dokument spremenil v pdf se bo jasno
videlo, da je elektronsko podpisan. Kot rečeno,
zaenkrat gradiva še niso elektronsko podpisana
in je potrebno verjeti izdelovalcem gradiva da je
to gradivo, ki ga je izdelovalec poslal službi
občinskega sveta njegovo zadnje gradivo,
veljavno gradivo in tisto gradivo ki se ga je tudi
dalo županu in direktorju občinske uprave v
podpis in ga še jaz osebno preverim s fizično
verzijo gradiva, ki jo imamo v hranjenju v
službi občinskega sveta. Med sabo primerjam
ali so verzije enake. Drugače pa v samem
procesu priprave ni neke težave razen
omenjenega podpisa.
Ne. Mislim, ker obravnavano točko v e-gradivu
gradiva niso
podpisana
elektronskih
podpisov se zaenkrat
ne uporablja
v prihodnosti bo vsak
dokument
elektronsko podpisan
potrebno je verjeti
pripravljavcem
gradiv
gradivo na spletni
strani je veljavno
gradivo
zaupanje je težava
gradivo na spletni
strani je zadnje
veljavno gradivo
v samem procesu
priprave ni težav
ikt neizobraženost
gradiva niso
podpisana
v prihodnosti bo vsak
dokument elektronsko
podpisan
zaupanje
pripravljavcem gradiv
gradivo na spletni
strani je veljavno
gradivo
zaupanje je težava
v procesu priprave ni
težav
uporaba gradiv
slaba programska
oprema
spremljamo tudi na projektorju. Napisan bi bil
predlog sklepa in bi se projiciral in bil viden
vsem.
Vidim. Vodje oddelkov niso zadosti izobraženi
glede priprave in uporabe e gradiv. Delavci se
bodo temu hitro prilagodili, vodje oddelkov pa
bodo imeli nekaj težav, da bodo naredili
preskok v svojih glavah.
V procesu priprave e gradiva vidim težave
predvsem v slabi programski opremi ter morda
dejstvu da še vedno ni urejeno elektronsko
podpisovanje dokumentov.
Težava je morda to, da se zaenkrat še premalo
znajdem, oz. nisem zadosti hiter pri rokovanju z
e gradivi. Drugače pa ni nekih pomanjkljivosti.
Večjih težav v procesu priprav e gradiv ne
vidim.
vodij oddelkov
težava je uporaba
gradiv
preskok v glavah
vodij oddelkov
težava je slaba
programska oprema
še ni urejenega
elektronskega
podpisovanja
dokumentov
težava je
nenavajenost
rokovanja z e gradivi
Ni nekih
pomanjkljivosti
večjih težav v
procesu ni
25. Ali lahko primerjate proces priprave
gradiva prej in sedaj?
Glede na vse našteto je proces sedaj veliko bolj
učinkovit, hitrejši, kvalitetnejši.
Meni se to zdi vse enako. Edino kar je, je
hitrost, da je seja prej končana oz. točka
predihana.
Mogoče če bo enkrat e gradivo delano povsem
elektronsko od prvega do zadnjega v procesu
potem bo to prej drugače pa je to isto. Prej je bil
bolj učinkovit
hitrejši
kvalitetnejši
se zdi enako
hitrejši
seje so prej končane
hitrejše
cenejše
neučinovit/učinkovit
počasnejši/hitrejši
nekvaliteten/kvalitetne
jši
seje so prej končane
potraten/cenejši
predolg
proces/optimiziran
proces predlog, dodatna dela, zaposlitev in
odvečni koraki za to kar lahko sedaj naredi ena
zaposlena oseba.
Sedanja priprava je bistveno bolj učinkovita.
Proces spremljanja gradiva prej z klasičnim
gradivom se je ponavadi začel z naštevanjem
kdaj in kaj smo vse dobili in zakaj nismo dobili.
Sedaj pa župan pove, da je gradivo bilo v
poslovniških rokih objavljeno na spletni strani
in to je to. Tam ga imamo in kdor želi si ga
lahko pogleda. Prav tako je tudi gradivo iz
istega dne kot je seja objavljeno tudi na spletni
strani MO NM. Gradivo pa sedaj spremljam
lažje saj imam na mizi manj oz. nič papirjev in
se mi zdi da tudi ostali lažje delajo in gre seja
morda tudi zaradi tega lažje naprej.
Odgovor je podoben enemu od predhodnih
odgovorov in sicer pri klasični pripravi gre za
dolgotrajno zbiranje gradiv za potrebo po
razmnoževanju teh gradiv in za klasično
distribucijo s pošto. Pri e pripravi gradiv gre za
lažje in hitrejše zbiranje, ni potrebno
razmnoževanje gradiv in gre za hitro in
enostavno distribucijo.
prej proces predolg
preveč dodatnega
dela
prej nepotrebna dela
sedaj manj ljudi
lahko naredi več
bolj učinkovito
hitrejše
varčnejše
preglednejše
lažje spremljanje
lažje delo
lažje in hitrejše
zbiranje gradiv
hitra distribucija
enostavna distribucija
proces
preveč dodatnega in
nepotrebna dela
neučinkovito/
učinkovito
nepregledno/pregledn
ejše
težja uporaba/lažje
delo
26. Kje vidite prednosti in slabosti procesa v
pripravi gradiva z IKT?
Kot rečeno je ta proces uprave se niti v bistvu v
resnici na ljubo skoraj ne razlikuje saj se
gradiva tako v klasični kot v e-obliki
pripravljajo enako torej z računalnikom. Sama
vsebina se pripravlja z računalnikom. Potem pa
procesa se skoraj ne
razlikujeta
v obeh variantah se
pripravita z
računalnikom
procesa se začneta
Prednosti
prihranek časa
material
nižji stroški
varčnost
se procesa začneta razlikovati pri nekem
potrjevanju, podpisovanju, distribuciji med
upravo, kasneje distribuciji , ki ni več klasična s
pošto ampak se objavi na spletni strani.
Prednosti so prihranek časa, materiala in
stroškov. Pri klasičnem gradivu pa ravno
obratno saj porabiš za pripravo veliko časa,
denarja, materiala.
Prednosti so predvsem stroškovne. Slabosti pa
ne vidim. Mogoče so slabosti za starejše
svetnike ker se gre o nekako novi tehnologiji
oz. načinu spremljanja gradiva. ZA srednjo
generacijo in malo mlajše naj to ne bi bil nek
problem spremljanja procesa z IKT.
Prednosti procesa v pripravi gradiva z IKT
vidim predvsem v tem da se sedaj lahko
izognemo tiskanju in fotokopiranju ter odvečni
distribuciji gradiva od enega do drugega.
Gradivo hitrejše kroži in se obdeluje.
Proces priprave e-gradiva (čeprav razumem
vprašanje) se v resnici skoraj ne razlikuje od
procesa priprave klasičnega gradiva – seveda do
točke priprave vsebine. Procesa se razlikujeta
pri načinu potrjevanja/podpisovanja,
distribucije in rabe gradiva. Na kratko povzeto
iz prejšnjih točk, proces priprave e-gradiva
pomeni prihranke časa, materiala in stroškov,
glede na klasično gradivo.
Prednost procesa v spremljanju gradiva z IKT
se mi zdi predvsem v nižjih stroških poslovanja,
hitrejši potek seje, nek vzgled ostalim občinam
razlikovati kasneje
razlike v
podpisovanju,
distribuciji
prednost je prihranek
časa
prednost je v
materialu
prednost je v nižjih
stroških
za klasično gradivo
veliko časa
za klasično gradivo
veliko denarja
za klasično gradivo
veliko materiala
prednosti so
stroškovne
slabosti ne vidim
za starejše svetnike
slabost nova znanja
in tehnologije
za mlajše ni slabosti
v procesu
prednost je izognitev
fotokopiranju
prednost je
cenejše
izognitev
fotokopiranju
izogibanje tiskanju
izogibanje odvečne
distribucije s klasično
pošto
hitrejše kroženje
gradiva
lažja obdelovalnost
gradiva
hitrejši potek seje
zgled meščankam in
meščanom
Slabosti
za starejše svetnike
slabost nova znanja in
tehnologije
neustrezna oprema
uporabnikov
pomanjkljivo znanje
IKT
podpisovanje e gradiv
oz. meščankam in meščanom. Slabosti pa niti
ne vidim.
Prednosti so predvsem prihranek na času,
materialu, papir in distribuciji gradiv. Slabosti
pa so predvsem neustrezna oprema uporabnikov
gradiv, pomanjkljivo znanje z informacijsko
komunikacijskimi tehnologijami in pa
podpisovanje e gradiv s strani pripravljavcev.
izogibanje tiskanju
prednost je
izogibanje odvečne
distribucije klasično s
pošto
prednost je hitrejše
kroženje gradiva
prednost je lažja
obdelovalnost
gradiva
prednost je prihranek
časa
prednost je prihranek
materiala
prednost je manj
stroškov
prednost so nižji
stroški poslovanja
hitrejši potek seje
zgled meščankam in
meščanom
slabosti procesa ne
vidim
prihranek na času
prihranek na
materialu
prihranek na papirju
prihranek pri
distribuciji gradiv
slabost je neustrezna
oprema uporabnikov
slabost je
pomanjkljivo znanje
IKT
slabost je
podpisovanje e
gradiv
4. POSLOVNA VREDNOST OZIROMA
DOPRINOS
27. Ali se je z uvedbo e-gradiv povečal
doprinos MO NM ter kako?
Ker sem zaposlen v službi občinskega sveta
dostikrat opazim, da se je z uporabo e-gradiv
povečala transparentnost gradiv. Gradiva so
takoj dostopna vsem. Ni več nekih težav in
izgovorov, da se je nekaj zataknilo, da je pošta
kriva, da je barve zmanjkalo. Gradiva so takoj
dostopna tako svetnikom kot javnosti. In to je
plus 21. stoletja in IKT-ja. Vsekakor se je
doprinos povečal in mestna občina kot služba se
je približala občankam in občanom tudi
občinskemu svetu. Občinska uprava se je z
uvedbo e-gradiv kako naj rečem katapultirala v
samo sredino ljudi za katere dela.
Seveda se je. Doprinos vidim predvsem o
računalniškem opismenjevanju ter
opismenjevanju občanov na področju IKT.
povečala se je
transparentnost
gradiv
doprinos občine se je
povečal do občanov
gradiva so dostopna
vsem
ni več izgovorov
zakaj neko gradivo
nekdo ni naredil ali
dobil
gradiva takoj
dostopna svetnikom
doprinos se je
povečal
občina se je približala
povečala se je
transparentnost gradiv
gradiva so dostopna
vsem
ni več izgovorov zakaj
neko gradivo nekdo ni
naredil ali dobil
gradiva takoj dostopna
svetnikom
občina se je približala
občankam in občanom
občina se je približala
občinskemu svetu
računalniško
opismenjevanje je
Kogar bo zanimalo kaj občinski svet dela oz.
katera gradiva obdeluje in s čim se ubada si bo
pogledal na spletni strani e gradivo in s tem se
povečuje tudi obisk na spletni strani. Občina bo
s spletno stranjo komunicirala s svojimi občani.
Ne bo toliko telefonskih klicev in obiskov ter
sestankov. Prej smo imeli gradiva objavljena na
stenčasu pa še to samo odloke. Potem so bili
nekaj časa objavljeni samo zapisniki na spletni
strani, sedaj pa še vsa gradiva. Doprinos se je
povečal. Prej občani niso vedeli kaj dela
občinski svet. Ni bilo transparentnosti in
seznanjenosti občanov sedaj pa so občani in
seznanjeni in transparentnost gradiv in
odločanja je večja kot prej. Skratka skoraj vsak
občan je lahko sedaj svetnik saj vidi ista gradiva
in prebere samo odločati ne more. Za vse ve,
razen za kakšne zakulisne igrice.
Seveda. Zniževanje stroškov. Vsi zaposleni so
se prilagodili izdelavi in sedaj lažje sprejemajo
novosti na področju IKT, na nove zahteve. Nov
način posredovanja in vnašanja popravkov.
Povečala se je transparentnost gradiv oz.
vidnost do občanov in občank. E-gradiva so
tako vidna vsem. E-gradiva so takoj dostopna
tako svetnikom in ljudem. Vsekakor se je
doprinos povečal. Občinska uprava je z uvedbo
e-gradiv morda celo končno po veliko letih
porušila mejo med ljudmi, torej ali se dela za
ljudi ali je sama sebi namen.
Ja, mislim da se je. Doprinos MO NM vidim
predvsem v smislu e gradiv seveda, da se je
občankam in
občanom
občina se je približala
občinskemu svetu
z uvedbo e gradiv se
je povečal doprinos
občine
doprinos je
računalniško
opismenjevanje
opismenjevanje
občanov in občinske
uprave
doprinos z objavo
vseh gradiv na spletni
strani
povečevanje obiska
ogledov spletne strani
večje komuniciranje
občine preko spletne
strani
manj telefonskih
klicev
manj obiskov občine
manj sestankov
doprinos se je
povečal
doprinos
opismenjevanje
občanov in občinske
uprave
povečevanje obiska
ogledov spletne strani
večje komuniciranje
občine preko spletne
strani
manj telefonskih
klicev in obiskov na
občini
ve se kaj OS dela in o
čem odloča
doprinos je večja
uporaba IKT
začelo še bolj uporabljati informacijsko
tehnologijo, če hočete tudi komunikacijsko.
Doprinos je vsekakor neke vrste računalniško
opismenjevanje tako za občinski svet, občinsko
upravo kot tudi zgled za ljudi, ki živijo v tem
mestu. E gradiva so objavljena na spletni strani
MO NM in že zaradi tega razloga je potrebno
obiskati stran, na kateri je še veliko ostalih
zanimivih stvari kot le e gradiva za seje
občinskega sveta. Ljudje prej niso sploh vedeli
kaj dela občinski svet in o čem odloča, sedaj pa
si lahko vse preberejo na internetu.
Zaradi kratkega časa od uvedbe e gradiv ne
morem govoriti o konkretnem doprinosu MO
NM ob uvedbi e gradiv.
prej se ni vedelo kaj
občinski svet dela
sedaj se ve o čem
odloča občinski svet
prej ni bilo
preglednosti in
transparentnosti
doprinos se je
definitivno povečal
e gradiva so takoj
vidna občankam in
občanom
e gradiva so takoj
dostopna članom
občinskega sveta
doprinos se je
povečal
meja med ljudmi in
upravo se je
zmanjšala
doprinos je večja
uporaba IKT
doprinos je
računalniško
opismenjevanje
zgled ljudem ki živijo
v mestu
gradivo je objavljeno
na spletu in s tem se
povečuje splošen
ogled spletne strani
prej se ni vedelo kaj
dela občinski svet
vse se lahko sedaj
prebere na internetu
kratek čas od uvedbe
zato ne more govoriti
o doprinosu
28. Kje in kako opazite doprinos uvedbe e-
gradiv, če jih opazite?
Saj pravim, doprinos je pri tej transparentnosti,
pri takojšnji vidnosti gradiv na spletu. Poslovna
vrednost je vidna v nižjih stroških poslovanja.
Ja. Isto. Splošno znanje o IKT se poveča.
Javnosti se da v vpogled. Poveča se
transparentnost. Če te zanima je na spletu e
gradivo objavljeno. Tudi glasovanje o
posamezni točki je objavljeno na spletu in kakor
pač svetniki glasujejo, javnost to vidi in to
morda tudi vpliva na volitve čez štiri leta.
Predvsem pri manjših stroških poslovanja,
hitrosti priprave, obremenjenost v vložišču z
nošenjem in transportiranjem gradiva.
Doprinos se vidi pri takojšnji objavi gradiv na
spletu. Poslovna vrednost je vidna v nižjih
stroških poslovanja. Brezpapirno poslovanje.
Varčevanje. Da občina pokaže občankam in
doprinos pri
transparentnosti
doprinos pri vidnosti
gradiv
nižji stroški
poslovanja
znanje o IKT se
poveča
javnosti se da gradivo
na vpogled
poveča se
transparentnost
gradivo objavljeno na
spletu
glasovanje je javno
manjši stroški
poslovanja
povečanje
transparentnosti
vidnost gradiv
nižji stroški
poslovanja
povečanje znanja IKT
gradivo objavljeno na
spletu
manjši stroški
poslovanja
večja hitrost priprave
gradiva
manjša obremenjenost
v glavni pisarni
brezpapirno tj
ekološko poslovanje
zgled meščankam in
občanom neko smer kako bi se bilo potrebno
varčnejše obnašati vsaj na nekem področju.
Kot sem že zgoraj povedal. Doprinos je ravno v
tem da se začne uporabljati informacijska
tehnologija in spletna stran. Neko splošno
znanje informatike in komuniciranja, da pride v
navado ljudi, da so možni še drugačni kanali
sporazumevanja in sodelovanja.
Odgovor je povezan z enim izmed prejšnjih
odgovorov in sicer vidim doprinos predvsem v
zmanjševanju stroškov za razmnoževanje in
distribucijo klasičnega gradiva.
večja hitrost priprave
gradiva
manjša
obremenjenost v
glavni pisarni
manj nošenja in
transportiranja
gradiva
objava gradiva na
spletu
nižji stroški
poslovanja
brezpapirno
poslovanje
ekološko poslovanje
varčevanje
zgled meščankam in
meščanom
uporaba IKT
uporaba spletne strani
splošno znanje
informatike
splošno znanje
komuniciranja z IKT
IKT pride v navado
ljudi
zmanjševanje
meščanom
uporaba spletne strani
splošno znanje
komuniciranja z IKT
IKT pride v navado
ljudi
stroškov za
razmnoževanje
gradiv
zmanjševanje
stroškov klasičnega
gradiva
29. Ali e-gradiva pripomorejo h kvalitetnejši
pripravi gradiva in zakaj?
Po mojem mnenju ja ker se to e gradivo do
zadnjega trenutka spreminja, popravlja in naredi
kvalitetnejše kot je na papirju. Lahko se ga
izdeluje in popravlja od doma, oz. drugega
delovnega mesta.
Da seveda. Izključno zaradi opcije, da se v pdf
napiše besedo, ki jo iščemo in jo hitro najdemo.
Kar nas zanima hitro najdemo, preberemo,
enkrat, dvakrat in na sami seji vemo o čem se
gre. Hitro. V besedilo se doda opombo in si na
seji opozorjen kaj bi komentiral »v živo«.
Ne. To je čisto vseeno. Če si šlampast in
nenatančen si pač nenatančen in delaš napake.
IKT ti mogoče pomaga v tej meri, da napake
lažje opaziš, popraviš v računalniku in ne tiskaš
po nepotrebnem gradiva za vsako napako, ki jo
opaziš.
Lahko pripomorejo, ni pa nujno. E gradivo se
lahko do zadnje odločitve tudi popravlja in
ureja ter konec koncev naredi kvalitetnejše saj
je v njem manj napak.
Če mislite s tem ali sedaj sprejemamo
e gradivo pripomore
h kvalitetnejši
pripravi gradiva
e gradivo se lahko do
zadnjega trenutka
spreminja
e gradivo se lahko do
zadnjega trenutka
popravlja
e gradivo se lahko
izdeluje in popravlja
od doma
e gradiva
pripomorejo h
kvalitetnejši pripravi
gradiv
ne
je vseeno
če si nenatančen si
nenatančen
IKT pomaga da lažje
opaziš napako in jo
e gradivo pripomore h
kvalitetnejši pripravi
gradiva
e gradivo se lahko do
zadnjega trenutka
spreminja in popravlja
e gradivo se lahko
izdeluje in popravlja
od doma
e gradiva pripomorejo
h kvalitetnejši pripravi
gradiv
IKT pomaga da lažje
opaziš napako in jo
popraviš
ni nepotrebnega
tiskanja za vsako
napako
sedaj so grafike v
gradivu bolj vidne in
dobro ločljive
na seji je sedaj manj
papirja in se
kvalitetnejše odločitve, to morda niti ne. Morda
je razlika le v tem da so sedaj vse grafike v
gradivu barvne in dobro ločljive. Pa morda se
svetniki prej znajdemo za računalnikom kot prej
iskali med kupi in kupi papirja, ki ga nekateri
sploh več niso nosili s seboj na seje.
Po mojem mnenju e gradiva ne premorejo
bistveno h kvalitetnejši pripravi gradiv.
popraviš
ni nepotrebnega
tiskanja za vsako
napako
lahko pripomorejo ni
pa nujno
do zadnje odločitve
se lahko popravlja in
ureja
gradivo je
kvalitetnejše ker je v
njem manj napak
sedaj so grafike v
gradivu bolj vidne in
dobro ločljive
na seji je sedaj manj
papirja in se
posledično hitreje
najde podatke
e gradiva bistveno ne
pripomorejo h
kvalitetnejši pripravi
gradiva
posledično hitreje
najde podatke
30. Menite, da e-gradiva pripomorejo k
optimizaciji delovnega procesa ter zakaj?
Da vsekakor. Z vsem naštetim kar smo našteli
pri prejšnjih točkah in če optimizacija pomeni
tudi zniževanje stroškov in časa, krajši čas
priprave in kvalitetnejša priprava gradiva potem
e gradiva
pripomorejo k
optimizaciji
delovnega procesa
optimizacija pomeni
e gradiva pripomorejo
k optimizaciji
delovnega procesa
optimizacija pomeni
znižanje stroškov
to pomeni da je proces bolj optimiziran in je
pozitivno naravnan.
Ne. Delovni proces je povsem isti. Vse gre z
istim delom naprej. Razprave, glasovanje.
Hitrejše se naredi vse.
Da. Če optimizacija pomeni zniževanje stroškov
in časa priprave, kvalitetnejša priprava gradiva
potem najbrž to pomeni.
Da vsekakor. Skrajša se najbrž čas izdelave
gradiva, stroški so nižji. Gradivo domnevam da
se pošilja po elektronski pošti in s tem odpade
razno tekanje in sprehajanje gor in dol. Prostor
nekako postane nepomemben z vidika e gradiv.
Z vidika delovnega procesa kot svetnika na seji
pa proces morda postane rahlo optimiziran v
smislu hitrosti saj seje potekajo hitreje in
odločneje.
Po mojem mnenju e gradiva deloma
pripomorejo k optimizaciji delovnega procesa.
tudi znižanje stroškov
zmanjšanje časa
krajši čas priprave
kvalitetnejša priprava
gradiva
proces je bolj
optimiziran
proces je pozitivno
naravnan
delovni proces je isti
vse gre z istim delom
naprej
hitrejše se naredi
zniževanje stroškov
optimizacija procesa
krajši čas priprave
gradiva
kvalitetnejša priprava
gradiva
e gradiva
pripomorejo
skrajša se čas
priprave
stroški so nižji
gradiva se pošilja z e
pošto ali objavi na
krajši čas priprave
kvalitetnejša priprava
proces je pozitiven
proces je hitrejši
racionalnejša
distribucija
prostor nepomemben
z vidika e gradiv
seje potekajo hitreje
spletni strani
ni več tekanja in
sprehajanja
prostor postane
nepomemben z
vidika e gradiv
seje potekajo hitreje
e gradiva delno
pripomorejo k
optimizaciji procesa
31. Menite, da e-gradiva pripomorejo h
kvalitetnejšemu odločanju na sejah
občinskega sveta ter zakaj?
Na nek način ja in na nek način ne. Ker se tudi
sam udeležujem sej občinskega sveta vidim da
imajo svetniki težave, ko gledajo v prenosnike
in iščejo določene podatke v gradivih. Ne
morejo najti podatka tako hitro kot če bi ga
imeli natiskanega na papirju. Kvalitetnejše
odločanje morda niti ne. Najbrž je odločanje
nekako oz. morda celo nekoliko slabše. Je pa
res, da se jim sedaj ta gradiva pošilja hitreje in
imajo več časa da se svetniki kvalitetnejše
pripravijo na samo glasovanje in odločanje. V
bistvu niti ne bi mogel reči, da e-gradiva
pripomorejo h kvalitetnejšemu odločanju.
Ja. Seveda. Pripomorejo h kvalitetnejšemu
odločanju ker ne prihaja več do napak pri
glasovanju. Gradivo je jasno in enotno.
Glasovanje pa nato poteka z IKT opremo in se
e gradiva
pripomorejo h
kvalitetnejšemu
odločanju na sejah
e gradiva ne
pripomorejo h
kvalitetnejšemu
odločanju
svetniki imajo težave
pri spremljanju seje
preveč časa se išče
določeno gradivo
odločanje je morda
sedaj celo nekoliko
slabše
gradiva se svetnikom
pošilja hitreje
svetniki imajo sedaj
e gradiva pripomorejo
h kvalitetnejšemu
odločanju na sejah
e gradiva ne
pripomorejo h
kvalitetnejšemu
odločanju
svetniki imajo težave
pri spremljanju seje
preveč časa se išče
določeno gradivo
odločanje je morda
sedaj celo nekoliko
slabše
svetniki imajo sedaj
več časa da se
pripravijo na sejo
gradivo je jasno in
vedno opravi glasovanje in je vedno pravilno.
Ne prihaja do napak.
Da. Zdi se mi, da se sedaj lahko svetniki prej
pripravijo na gradiva. So jim dostopna vedno na
spletni strani in si jih pogledajo kadar hočejo
brez da bi s seboj nosili kupe papirja.
Objavljeno gradivo je sedaj vidno in dostopno
vsem občanom in odločanje mora biti
kvalitetno.
Lahko pripomorejo, ni pa nujno oz. na nek
način ja in na nek način ne. Svetniki imajo
težave, ko gledajo v prenosnike in iščejo
določene podatke v gradivih. Ne morejo biti
tako hitri kot lahko župan vodi hitro sejo.
Kvalitetnejše odločanje pa ne. Morda je
odločanje celo nekoliko slabše. E-gradiva se jim
sedaj pošiljajo prej in hitreje in na računalnik,
torej so svetniki prej obveščeni in se lahko prej
pripravijo na sejo.
Da seveda. Prej ko smo imeli na mizi velike
kupe papirjev se je lahko tudi napačno
glasovalo zaradi tega. Sedaj se svetnik nekako
že mora pripraviti na sejo, če hoče sodelovati
seveda, že prej in si narediti nekakšne opomnike
v e dokument kaj želi razpravljati in posledično
se zaradi te predpriprave kvalitetnejše odloča.
Na podlagi kratke prakse na to vprašanje ne
morem odgovoriti niti pozitivno niti negativno.
več časa da se
pripravijo na sejo
e gradiva
pripomorejo h
kvalitetnejšemu
odločanju na seji
ne prihaja več do
napak pri glasovanju
gradivo je jasno in
enotno
glasovanje poteka z
IKT opremo
ne prihaja do napak
človeški dejavnik je
izločen
svetniki se lahko prej
pripravijo na sejo
gradiva so vedno
dostopna na spletni
strani
objavljeno gradivo
lahko vidijo vsi in
odločanje svetnikov
mora biti kvalitetno
svetniki imajo težave
z gledanjem v
prenosnike
iskanje določenih
enotno
odločanje poteka z
IKT opremo
gradiva so vedno
dostopna na spletni
strani
objavljeno gradivo
lahko vidijo vsi in
odločanje svetnikov je
kvalitetnejše
težave pri iskanju
določenih podatkov v
prenosnikih
morda je odločanje
sedaj nekoliko slabše
podatkov
svetniki niso dovolj
hitri
morda je odločanje
sedaj nekoliko slabše
e gradiva se sedaj
pošilja prej in hitreje
svetniki so prej
obveščeni in se
pripravijo na sejo
e gradiva
pripomorejo h
kvalitetnejšemu
odločanju na seji
manjši kupi papirja
na mizi in s tem večja
preglednost
32. Menite, da e-gradiva pripomorejo k
hitrejši pripravi gradiva ter kako?
Priprava gradiva se mi zdi enaka. Čas se
privarčuje in je krajši ravno pri posredovanju in
distribuciji. Sama priprava se zdi enaka oz.
nekaj hitrejša.
Seveda. Morda zaradi omenjenega
diagonalnega branja, hitreje vse pregledaš in
označiš kar te zanima oz. se ti zdi da je
pomembno. Pred samo sejo se hitreje pripravim
na sejo. Prižgem računalnik in že delam ter si
delam opomnike v e gradivo. Če je dokument
priprava gradiva se
zdi enaka
čas se privarčuje pri
posredovanju in
distribuciji
priprava se zdi enaka
oz. nekaj hitrejša
e gradiva
pripomorejo k hitrejši
pripravi gradiva
čas se privarčuje pri
posredovanju in
distribuciji
priprava se zdi enaka
oz. nekaj hitrejša
e gradiva pripomorejo
k hitrejši pripravi
gradiva
hitrejši pregled
hitrejša priprava pred
dolg preko sto strani in ga imaš v papirnati
obliki ne prideš nikamor. IKT omogoča načine
za hitrejše spremljanje sej.
Ja seveda. Tu odpadejo stroški tiskanja,
pošiljanja, vezave, distribucije in fotokopiranja.
Da. Privarčuje se na času.
Ja glejte. Prej sem na seje nosil velik kup
papirja in na nek način sem ga moral celega
prelistati da sem prišel na star, ki jo je občinska
uprava na seji razlagala kako je novo napisana
in preden sem jo našel in prebral je bilo
ponavadi že na vrsti glasovanje. Sedaj pa
vpišem ključno besedo, ki se je spremenila in
me vrže na določeno stran kjer je sprememba
oz. jo že prej posebej občinska uprava označi in
poudari, da jo vsi vidimo kot spremenjeno.
E gradiva po mojem mnenju pripomorejo k
hitrejši pripravi gradiv.
diagonalno branje
hitreje vse pregledaš
kar te zanima označiš
pred sejo se hitreje
pripravim na sejo
opomniki v e gradivu
IKT omogoča načine
za hitrejše
spremljanje sej
odpadejo stroški
tiskanja
odpadejo stroški
pošiljanja
odpadejo stroški
vezave
odpadejo stroški
distribucije
odpadejo stroški
fotokopiranja
privarčuje se na času
e gradivo pripomore
k hitrejši pripravi
gradiv
sejo
IKT omogoča načine
za hitrejše spremljanje
sej
ni časa potrebnega
tiskanja
odpade čas
fotokopiranje
33. Menite, da e-gradiva pripomorejo k
znižanju stroškov in kako?
Vsekakor. Da.
e gradiva
pripomorejo k
znižanju stroškov
pripomorejo k
znižanju stroškov
znižanje se nikjer ne
Da, pripomorejo k znižanju stroškov ampak
žalostno je to, da se to z nižanje stroškov nikjer
ne pozna oz. se prerazporedi na druge postavke
za druge namene in je to spet mešanje megle.
Na račun materialnih stroškov in stroškov
distribucije so vsekakor e gradiva pripomogla k
znižanju stroškov.
Da vsekakor pripomorejo k znižanju stroškov.
Da seveda. Pred časom se je naš občinski svet
odločil, da ne bi več prejemal klasičnega
gradiva z razlago racionalizacije in
privarčevanje nekaj sredstev. Ni pa v redu, da se
ta privarčevana sredstva nikjer ne vidi in se
privarčevana sredstva zgubijo v glavnem
proračunu in to je škoda. Denar bi moral biti
namensko porabljen za tisto kar svetniki želijo
izboljšati.
Gotovo e gradiva pripomorejo k znižanju
stroškov.
znižanje stroškov se
nikjer ne pozna
prerazporeditev na
druge postavke v
proračunu
mešanje megle
znižanje stroškov na
račun materialnih
stroškov
znižanje stroškov na
račun stroškov
distribucije
vsekakor e gradiva
pripomorejo k
znižanju stroškov
odločitev občinskega
sveta o znižanju
stroškov poslovanja
privarčevanih
sredstev se nikjer ne
vidi
privarčevana sredstva
se zgubijo v
proračunu
denar bi moral biti
namensko porabljen
e gradiva
pripomorejo k
vidi in pozna
prerazporeditev na
druge postavke v
proračunu
znižanje na račun
materialnih stroškov
znižanje na račun
stroškov distribucije
sredstva bi morala
biti namensko
porabljena
znižanju stroškov
5. IZBOLJŠAVE
34. Menite, da se je z uvedbo IKT olajšalo
delo občinskega sveta in občinske uprave ter
olajšalo spremljanje sej s strani javnosti ter
zakaj (e-gradiva, e-pošta, e-glasovanje,
objava gradiv na spletni strani)?
Ja z uvedbo IKT se je olajšalo delo občinske
uprave kot tudi občinskega sveta. Olajšalo se je
tudi spremljanje sej s strani javnosti in medijev
tj. novinarjev saj imajo vsi sedaj dostopna
gradiva enko kot svetniki ki o teh stvareh
odločajo. Delo občinskega sveta se sedaj zdi
lažje saj pred seboj nimajo več kupov papirja na
mizi. Ker so sedaj gradiva v elektronski obliki
se lahko svetniki za delo pripravijo ali doma, ali
na delovnem mestu ali na izletu, vse kar rabijo
je naprava povezana v internet. Na samo sejo se
zdi da svetniki prihajajo bolj pripravljeni saj s
seboj nimajo kupov papirja in morajo gradivo
že doma pregledati, da so pripravljeni. Zaseda
se manj prostora. Z IKT oz. računalniki se sedaj
lahko pogleda še kakšno drugo gradivo izpred
par let o katerem so odločali na sejah
občinskega sveta in bi morebiti bilo relevantno
za odločanje. Na sami seji je sedaj tudi
glasovalna naprava s katero se glasuje z neke
vrste komunikatorji. Nič več z dvigom rok.
Glasovanje je javno in takoj izpisano na
projektorju ki projicira gradiva in glasovanje.
Kasneje po koncu seje se glasovanje na seji
objavi na spletni strani v pdf obliki in je
delo občinske uprave
se je olajšalo
delo občinskega sveta
se je z uvedbo IKT
olajšalo
olajšalo se je
spremljanje sej s
strani javnosti in
medijev
vsi imajo sedaj
dostopna gradiva
delo občinskega sveta
se sedaj zdi lažje
svetniki se za delo
lahko pripravijo
doma
gradiva so v
elektronski obliki
potrebuje se le IKT
za spremljanje seje
na sejo prihajajo
svetniki sedaj bolj
pripravljeni
zaseda se manj
prostora
delo občinske uprave
in občinskega sveta
se je olajšalo
olajšalo se je
spremljanje sej s strani
javnosti in medijev
vsi imajo sedaj
dostopna gradiva
svetniki se za delo
lahko pripravijo doma
gradiva so v
elektronski obliki
potrebuje se IKT za
spremljanje seje
na sejo prihajajo
svetniki bolj
pripravljeni
zaseda se manj
prostora
ogled drugih
relevantnih spletnih
strani med sejo
projiciranje gradiv s
projektorjem
po seji se glasovanje
dostopno vsem da si poimensko pogledajo vsi
kako je kdo glasoval. Torej transparentnost je
na visokem nivoju. Skoraj nič se ne more skriti.
S strani javnosti je spremljanje sej olajšano do
te mere, da so sedaj vsa gradiva objavljena na
spletni strani. Vsa gradiva so objavljena, nič ni
skrito. Vse je javno. Delo občinskega sveta se je
olajšalo.
Da. Predvsem se mi zdi, da mogoče več ne bi
bilo potrebno imeti sej in bi lahko izvedli seje
elektronsko iz kjerkoli. Od doma, službe,
vikenda. Primer: od tega do tega roka imaš za
obravnavo gradivo. Do določene ure imaš čas
da oddaš glas. Na spletni strani neka aplikacija
kjer se prijaviš kot svetnik in oddaš glas.
Mogoče bi se lahko uvedla neka google skupina
in se ne bi več plačevalo sejnin. Samo potem je
vprašanje kako bi se sploh svetnika stimuliralo,
da bi šel kandidirati za svetnika. Vedno več se
zdi, da svetniki delajo svoje delo zaradi denarja
a to je vse posledica situacije sedanjega časa.
Vse je transparentno. Če hočeš videti, vidiš in
to je to.
Sedaj se zdi oz. je sigurno, da občani bolj
poznajo delo občinske uprave. Delo občinske
uprave se je z uvedbo IKT za seje občinskega
sveta nekoliko spremenilo, ne morem pa reči,
da se je drastično spremenilo. Delo občinskega
sveta se je spremenilo v smer večje
transparentnosti tako e glasovanja kot javnega
spremljanja sej. Javnost pa je sedaj z gradivi
seznanjena bolj kot prej ko sploh ni bila. Na
ogledovanje tudi
drugih relevantnih
spletnih strani med
sejo
komunikatorji za
javno in
transparentno
glasovanje
glasovanje je javno
projiciranje gradiv s
projektorjem
po seji se glasovanje
javno objavi
transparentnost na
visokem nivoju
spremljanje sej je
olajšano
sedaj vsa gradiva
objavljena na spletni
strani
nič ni skrito
vse je javno
delo občinskega sveta
se je olajšalo
z uvedbo IKT se je
olajšalo delo
v prihodnosti morda
javno objavi
transparentnost na
visokem nivoju
sedaj vsa gradiva
objavljena na spletni
strani
sedaj občani bolj
poznajo delo občinske
uprave
delo občinske uprave
se je z uvedbo IKT
nekoliko spremenilo
javnost bolj
seznanjena z gradivi
na spletni strani so
objavljena vsa gradiva
javnost vidi kdo je
pripravil gradivo
delo je lažje
delo je hitrejše
spletni strani so objavljena vsa gradiva za seje
občinskega sveta in javnost takoj ve in je
seznanjena s tem kaj bo oz. o čem bo občinski
svet razpravljal in o čem bo odločal. Javnost
tudi takoj lahko vidi kdo je gradivo pripravil.
Da. Vsekakor je sedaj delo lažje, hitrejše.
Javnost pa sedaj vidi vse kar pripravimo in
lahko pri procesu odločanja oz. razprave tudi
sodeluje.
Ja tistim svetnikom, ki so bolj domači z
informatiko se je delo olajšalo, tistim nekoliko
starejšim pa se je z novim načinom dela malo
zakompliciral način spremljanja sej. Je pa to
tudi v redu, da se starejše malo porine, da se
tako izrazim, naprej in se zadevo naredi celovito
za vse in ne le za nekatere. Če hočemo da
izboljšava zaživi jo je potrebno urediti celostno
in brez izgovorov. Javnost sedaj lahko vidi in
spremlja če želi vse kar svetniki sprejmemo na
seji in s kakšnimi gradivi se ubadamo. Morda še
ne vidijo slike kako govorimo in kaj dejansko
delamo in to bi bilo pa res transparentno do
njih.
Glede na to, da je mestna občina že nekaj let
objavljala gradiva za seje občinskega sveta na
spletni strani se spremljanje javnosti s
prehodom na e gradiva po moje ni olajšalo, delo
občinske uprave in občinskega sveta pa je
gotovo racionalnejše.
ne bi več imeli sej
izvedle bi se
elektronske seje
uvedba google
skupine
ne bi se več plačevalo
sejnin
vprašanje stimulacije
svetnikov
popolna
transparentnost
sedaj občani bolj
poznajo delo
občinske uprave
delo občinske uprave
se je z uvedbo IKT
nekoliko spremenilo
Ni se drastično
spremenilo
delo občinskega sveta
je bolj transparentno
e glasovanje in javno
spremljanje sej
javnost bolj
seznanjena z gradivi
na spletni strani so
objavljena vsa
gradiva
javnost takoj vse ve
in je seznanjena
javnost vidi kdo je
pripravil gradivo
delo je lažje
delo je hitrejše
javnost sedaj vse vidi
kar se pripravi
pri procesu odločanja
lahko sodeluje
javnost
kdor je domač z
informatiko se je delo
olajšalo
starejšim se je delo z
IKT zakompliciralo
spremljanje sej
starejše se izobražuje
o IKT
uvedbo IKT je
potrebno narediti
celovito in ne le za
nekatere
da izboljšava zaživi
jo je potrebno izvesti
celostno
javnost še ne vidi
žive slike seje
delo občinske uprave
in občinskega sveta
je racionalnejše
35. Ali in kako po vašem mnenju IKT
dviguje zaupanje med občinsko upravo,
svetniki in javnostjo ter zakaj?
IKT vsekakor dviguje zaupanje med občinsko
upravo javnostjo in občinskim svetom. IKT
pomeni večje število javno objavljenih
dokumentov in podatkov kar poveča zaupanje
javnost hkrati pa se zaradi večje količine
podatkov neka preglednost poslabša in se pride
lahko do različnih interpretacij. V bistvu se
zaupanje dviguje ker občinska uprava dela za
ljudi in njihove izvoljene predstavnike –
svetnike. Javnost lahko sedaj vidi kako
občinska uprava v nekem delu dela in kako
dela. Kaj se obeta. In to na nek način dviguje
zaupanje.
Isto. Če pripraviš gradivo in s tem postane
gradivo javno, ga daš javnosti na vpogled, si ga
javnost prebere in vidi kje stoji občinska uprava
in župan. Kot svetnik vidim, da se s tem ko
občinska uprava pripravi tudi e gradivo vidim,
da se dviguje tudi IKT opismenjevanje občinske
uprave. Zaupanje pa se mi zdi da je sedaj malo
večje. Občan pa vidi gradivo, ki ga prej sploh ni
videl.
Ja. Seveda. Takoj ko se na spletni strani objavi
IKT vsekakor dviguje
zaupanje med OU in
os
IKT pomeni večje
število objavljenih
dokumentov in
podatkov
povečanje zaupanja
javnosti
zaradi večje količine
podatkov se
preglednost zmanjša
različne interpretacije
zaupanje se dviguje
občinska uprava dela
za ljudi in izvoljene
predstavnike
javnost lahko vidi
kako OU dela
gradivo je javno in se
ga da javnosti na
vpogled
javnost si lahko vse
IKT dviguje zaupanje
med OU, os in
javnostjo
IKT pomeni večje
število javno
objavljenih
dokumentov
zaradi večje količine
objavljenih podatkov
se preglednost
zmanjša
občinska uprava dela
za ljudi in izvoljene
predstavnike
javnost lahko vidi
kako OU dela
gradivo je javno in se
ga da javnosti na
vpogled
zaupanje se sedaj zdi
malo večje
občani lahko vidijo
gradivo ki ga prej niso
gradivo za seje občinskega sveta se že na raznih
forumih začnejo ljudje pogovarjati, prav tako
mediji po časopisih in s svojimi spletnimi
stranmi. Nekako se zdi da se zaupanje dviguje s
tem ker tudi vsi ostali vedo vedno več kaj se
dogaja za zidovi sejne dvorna občinskega sveta.
IKT praviloma pomeni večjo količino javno
objavljenih podatkov, kar lahko poveča
zaupanje javnosti. Ni pa nujno, saj lahko
prevelika količina objavljenih podatkov
preglednost poslabša.
Seveda. IKT zvišuje zaupanje med vsemi tremi
sodelujočimi na način, da se sedaj nekako trgajo
barijere in ne prihaja do nekakšnih nepotrebnih
kratkih stikov kot so nerazumevanje, iskanje
sodelujočih, čas in kraj sta skoraj da ne postala
nepomembna. Zaupanje ljudi se mislim da
povečuje in se bo še povečevalo.
IKT predvsem skrajšuje čas posredovanja
gradiv in informacij kar je lahko eden od
elementov dviga zaupanja med občinsko upravo
in svetniki.
prebere
dvig IKT
opismenjevanja
občinske uprave
zaupanje se sedaj zdi
malo večje
občani lahko vidijo
gradivo ki ga prej
niso mogli
sodelovanje občanom
na forumih
pisanje medijev o
gradivih
zaupanje se dviguje
vsi vedo več
zadeve so
transparentne
IKT pomeni večjo
količino javnih
podatkov
trganje mej med OU
os in javnostjo
ne prihaja do kratkih
stikov
čas, kraj in iskanje
sodelujočih je skoraj
nepomembno
mogli
sodelovanje občanov
na forumih
pisanje medijev o
gradivih
vedenja in znanja je
več
zadeve so
transparentne
zaupanje ljudi se
povečuje
zaupanje ljudi se bo
še povečevalo
36. Ali uvedba IKT pripomore k večji
transparentnosti (preglednosti) gradiv za
svetnike, občinsko upravo in javnost ter
zakaj?
Seveda. Gradiva so sedaj veliko bolj pregledna
tako svetnikom kot javnosti in občinski upravi.
Vsi trije deležniki so takoj seznanjeni s tem kaj
se bo obravnavalo na seji, kam se delo občinske
uprave obrača, kaj se bo delalo. Tudi tisti, ki do
sedaj niso bili povezani z delom službe
občinskega sveta ali pripravljavcev gradiv si
lahko sedaj z enim klikom ogledajo vsa gradiva.
Torej da. Vsekakor je večja transparentnost.
Za svetnike večje transparentnosti ni, je enaka.
Občinska uprava pa mora sedaj malo bolj se
potruditi ker ima sedaj nekoliko širšo množico
ljudi katerim piše gradivo. Prej se je gradivo
napisalo za svetnike sedaj pa so nasproti vsi
občani in je potrebno paziti kaj se napiše in
kako. Ne sme se opredeljevati. Gradivo mora
biti nevtralno. IKT pa najbolj pripomore k večji
transparentnosti pri javnosti saj javnost vidi
sedaj objavljeno gradivo in vidijo kaj se dela,
kdaj bo objavljeno. Ali je kvalitetno
pripravljeno itd.
IKT pripomore k večji transparentnosti gradiv
predvsem do javnosti saj so gradiva objavljena
gradiva so sedaj
veliko bolj pregledna
vsi trije deležniki
takoj seznanjeni
ve se kam se obrača
delo občinske uprave
ve se kaj se bo delalo
tudi tisti, ki niso
povezani z delom OU
si lahko ogledajo
klike zelo preprosto
večja transparentnost
transparentnost je
enaka
občinska uprava se
mora sedaj bolj
potruditi
širša množica
uporabnikov
prej se je pisalo
gradivo za svetnike
sedaj se piše za vse
občane in širše
gradiva so sedaj
veliko bolj pregledna
vsi trije deležniki
takoj seznanjeni
ve se kam se obrača
delo občinske uprave
ve se kaj se bo delalo
večja transparentnost
občinska uprava se
mora sedaj bolj
potruditi
širša množica
uporabnikov
prej se je pisalo
gradivo za svetnike,
sedaj za vse občane in
širše
zmanjša se
opredeljevanje
gradivo mora biti
nevtralno
javnost vidi kaj se
dela
na spletni strani. Preglednost gradiv je za
svetnike tudi večja, za občinsko upravo pa niti
ne.
Praviloma da, ker vpleteni deležniki lažje
izbirajo pomembnejše teme.
Transparentnost je kot rečeno širok pojem pa
vendar IKT povečuje odgovornost nosilcev
javnih funkcij pa najsi so to svetniki ali pa
občinska uprava ali župan za sprejete odločitve
in neko smotrnejšo porabo javnih sredstev. Ker
pri financah se pa srečamo vsi, tako svet, uprava
kot javnost. Če se vedno bolj javno objavljajo in
so dostopne informacije se s tem omogoča bolj
argumentirano razpravo o nekih javnih stvareh.
Nekje na internetu sem prebral, da se s tem
zmanjšuje neko tveganje za slabo upravljanje in
zlorabo oblasti in klientelizem. Bomo videli.
Enako kot odgovor na eno izmed prejšnjih
vprašanj ocenjujem, da zaradi že dozdajšnje
objave gradiv za seje občinskega sveta na
spletni strani ne gre za večjo transparentnost
javnosti. Za uporabnike, ki so dobro
računalniško usposobljeni to pomeni lahko
večjo preglednost za manj vešče uporabnike pa
uvedba e gradiv ne pripomore k večji
preglednosti prej nasprotno.
ne sme se
opredeljevati
gradivo mora biti
nevtralno
IKT pripomore k
transparentnosti
javnost sedaj
objavljeno gradivo
vidi
javnost vidi kaj se
dela
IKT pripomore k
večji transparentnosti
do javnosti
gradiva so objavljena
na spletni strani
preglednost je za
svetnike večja
preglednost za
občinsko upravo ni
večja
vpleteni deležniki
lažje izbirajo teme
IKT povečuje
odgovornost nosilcev
javnih funkcij
odgovornost
večja transparentnosti
do javnosti
IKT povečuje
odgovornost nosilcev
javnih funkcij
odgovornost svetnikov
je večja
odgovornost župana
večja za sprejete
odločitve
smotrnejša poraba
javnih sredstev
vedno bolj javne
informacije
bolj argumentirane
razprave
zmanjševanje tveganja
za slabo upravljanje in
zlorabo oblasti
svetnikov je večja
odgovornost župana
večja za sprejete
odločitve
smotrnejša poraba
javnih sredstev
vedno bolj javne
informacije
omogoča se bolj
argumentirana
razprava
zmanjševanje
tveganja za slabo
upravljanje in zlorabo
oblasti
klientelizem
večja preglednost za
uporabnike
podkovane v IKT
manjša preglednost
za uporabnike
nevešče IKT
37. Ali menite, da obstaja razlika v
transparentnosti med e-gradivi in klasičnimi
gradivi ter ali bi lahko transparentnost še
povečali?
Transparentnost ni primerljiva, ker klasično
gradivo sploh ni bilo transparentno, saj se sploh
transparentnost ni
primerljiva
klasično gradivo
sploh ni bilo
transparentno
klasično gradivo se ni
transparentnost ni
primerljiva
klasično gradivo ni
bilo transparentno
povečanje
transparentnosti z
ni javno objavljalo na spletu ampak se ga je na
krajevno običajen način obesilo na stenčas v
prostorih občine. Ni se ga pošiljalo po
elektronski pošti. Mogoče bi se transparentnost
lahko povečala s kakšnimi prenosi sej z videom
in bi ljudje še dejansko spremljali razprave v
živo če bi želeli. Sicer se razprave lahko vidijo
v zapisnikih ampak morda zapisniki niti ne
povedo vsega kot spremljanje razprav v živo.
Da. Seveda. E-gradiva so sedaj vsem znana in
vidna ter dostopna. Klasično gradivo pa ni več
transparentno saj odkar imamo e gradiva. Potem
bi to pomenilo, da se mora gradiva fotokopirati
vsem občanom oz. v gospodinjstva pošiljati
gradiva. Sejo lahko narediš še bolj
transparentno. Vključil bi se lahko še facebook
ali twitter web 3.0. Seje v živo mogoče prek
skypa. Mogoče celo neke vrste
videokonferenca. Napredka se ne da zaustaviti.
Možnosti je veliko.
Seveda se da povečati. Razlika je v tem, da
klasična gradiva sploh niso bila transparentna z
vidika velikih gradiv saj so bila povsem
nepregledna. Javnost in mediji sploh niso vedeli
oz. izjemoma o čem se odloča na sejah
občinskega sveta. Transparentnost bi lahko še
povečali z uvedbo nekega javnega glasovanja
oz. prenosom seje preko skaypa ali posnetkom
seje.
Transparentnost gradiv se meri na različne
načine. Sam mislim da je najpomembnejše
merilo transparentnosti (ali bolje preglednosti),
javno objavljalo
na krajevno običajen
način se ga je dalo na
vpogled v prostorih
občine
gradiva se ni
pošiljalo po
elektronski pošti
povečanje
transparentnosti z
video ogledom seje
spremljanje razprav
»v živo«
pozitivna razlika
e gradivo so sedaj
vsem znana
klasično gradivo ni
transparentno
v prihodnje vključiti
naprednejše
tehnologije
facebook ali twitter
web 3.0
seje v živo prek
skypa
seje kot
videokonference
video prenosom seje
os
spremljanje razprav
»v živo«
vključitev
naprednejših
tehnologij
facebook , twitter web
3.0, skypa,
videokonferenca
posnetek seje
enostavna orientacija v zbirki obsežnih gradiv,
ki edina omogoča hitro osredotočanje na
ključne vsebine.
E gradiva so vsem dostopna in vidna. Vsak si
lahko ustvari svoje mnenje oz. predlaga svojo
rešitev. Ljudje so nas izbrali, tako da je sedaj ta
odločitev prepuščena nam pa vendarle nam
ljudje pošljejo kakšno elektronsko sporočilo, da
naj vprašamo župana na seji o kakšni določeni
stvari, tako da je sedaj transparentnost večja.
Lahko bi se vključilo še kakšne napredne
tehnologije kot so facebook ali pa nekakšni
uradni občinski mejli za svetnike.
To vprašanje je tesno povezano s predhodnim.
Torej za tradicionalne in računalniško manj
vešče uporabnike to ni korak k povečanju
transparentnosti vsaj ne v prvi fazi uporabe.
napredek se ne da
zaustaviti
možnosti je veliko
klasična gradiva niso
bila transparentna
klasična gradiva
nepregledna
javnost in mediji niso
vedeli očem se
odloča
povečanje
transparentnosti z
javnim glasovanjem
prenos seje prek
skypa
video posnetek seje
transparentnost je
enostavna orientacija
v zbirki obsežnih
gradiv
e gradiva so vsem
dostopna
Vsak si lahko ustvari
svoje mnenje
Vsak lahko predlaga
svojo rešitev
kritična masa
elektronska sporočila
transparentnost je
sedaj večja
vključitev naprednih
tehnologij
38. Ali imate kakšen predlog za izboljšanje
glede IKT pri pripravi sej občinskega sveta?
Ja seveda. Gradiva, ki se jih objavlja na spletni
strani bi lahko bila objavljena ker so tako
pomembna za samo mesto na prvi strani spletne
strani, vsa gradiva bi lahko bila elektronsko
podpisana, na spletni strani bi gradiva bila
lahko objavljena kot ena mapa in bi si svetniki
lahko dol potegnili vsa gradiva naenkrat, morda
bi se lahko kakšno sejo v živo posnelo s kakšno
kamero, e gradiva za svetnike in obravnavo na
seji bi morala biti 100 % objavljena na spletu na
čemer sem vztrajal.
Facebook, Google groups, Skype,
videokonferenca. Morda da se v prihodnosti
seje dogajajo od doma in se ne bi zapravljalo za
sejnine.
Morda bi bilo v redu da se zaradi preglednosti
in še bolj kvalitetnih odločitev izboljšajo
prezentacije z raznimi displayi oz. morda bi bilo
dobro še dodelati kvaliteto e gradiv na spletu.
Morda celo prenoviti spletno stran.
Tehnika priprave e-gradiva z orodji »natisni
gradiva pomembna
zaradi pomembnosti
morala biti objavljena
na prvi strani spletne
strani
gradiva elektronsko
podpisana
gradiva v eni mapi
enkratna shranitev
dokumentov na
računalnik
seje posnete s kamero
e gradiva 100% na
spletu in nič na
papirju
google groups
skype
videokonferenca
seje od doma in nič
zaradi pomembnosti
morala biti objavljena
na prvi strani spletne
strani
gradiva elektronsko
podpisana
gradiva v eni mapi
enkratna shranitev
dokumentov na
računalnik
seje posnete s kamero
e gradiva 100% na
spletu in nič na
papirju
facebook, google
groups, skype,
videokonferenca
večji in natančnejši
prikazovalniki slik
boljša kvaliteta gradiv
na spletu (pdf
pdf« je precej slabša od tehnike priprave z
namensko aplikacijo (npr. adobe professional).
Vsebinsko pa bo e-gradivo v prihodnje mogoče
povezati s spletnimi GIS aplikacijami, tako da
bo preglednost in učinkovitost še večja.
Ko denar ne bo več pomemben, bi se seje lahko
dogajale preko nekakšnih videokonferenc ali
nekih dopisnih sej. Čeprav so zaenkrat razprave
še kar burne.
Predlog za izboljšanje sistema je po mojem
nadgradnja informacijsko komunikacijskih
tehnologij in usposabljanje vseh udeležencev v
tem procesu tako pripravljavcev kot
uporabnikov gradiv.
več sejnin
zaradi prezentacij
večji in natančnejši
prikazovalniki slik
boljša kvaliteta
gradiv na spletu
pdf searcheable
vsebinske povezave
gradiv z GIS
aplikacijami
seje prek
videokonferenc
dopisne seje
nadgradnja IKT in
usposabljanje vseh
udeležencev
searcheable)
vsebinske povezave
gradiv z GIS
aplikacijami
usposabljanje vseh
udeležencev
39. Kakšna se vam zdi vloga IKT pri izdelavi
e-gradiv v prihodnosti?
V prihodnosti se mi zdi, da bodo morala vsa
gradiva biti elektronsko podpisana, tudi eno
gradivo se ne bo več delalo v fizični obliki, ker
bodo elektronsko podpisana gradiva pravno
formalno veljala kot original ampak to je neka
druga zgodba. IKT se zdi da bo še napredovala.
Morda se bo dalo objavljati na spletni strani še
lepša gradiva. Morda drugačni računalniki z
različnimi oblikami prezentacij. Pustimo se
presenetiti. Vloga IKT pri delu občinskega
sveta je zelo pomembna ampak ima tudi svojo
vsa gradiva bodo
morala biti podpisana
ne bo več fizične
izdelave gradiva
arhivski izvod bo
elektronski
IKT bo še napredoval
vloga IKT je
nepogrešljiva
morda na spletu še
vloga IKT vedno bolj
pomembna in
nepogrešljiva
vsa gradiva bodo
morala biti podpisana
ne bo več fizične
izdelave gradiva
arhivski izvod bo
elektronski
finančni vidik IKT
(meja za nakup IKT)
ceno in vprašanje kje je meja, da se bo
zaustavilo z nakupi drage računalniške opreme
kot so natančnejši projektorji, dlančniki,
bralniki in ostala IKT.
IKT in spremljanje gradiv in prihodnost eden
brez drugega ne bo šlo. Vprašanje časa je samo
kdaj bo bil narejen končni preskok in odločitev
da se več ne uporablja papirja. Papir težko, da
izumira bo pa delo temeljilo na e-gradivih.
Glasuje se na seji in se šele takrat odloča in
gradiva, ki so na spletu so verzije, ki ne rabijo
biti podpisane. Ali so skenirane in podpisane ali
pa so spremenjena v pdf s programom ki potem
omogoča pdf search in niso podpisane.
Dokument na netu je veljaven dokument samo
na relaciji občinska uprava – občinski svet.
Sodišče ne sprašuje kako si dobil gradivo, kaj je
pisalo ali je bilo podpisano. Dokument, ki se ga
objavi na spletni strani za sejo občinskega sveta
in ki ni podpisan je čisto zadosten in velja kot
veljaven in zakonit. Na tej točki pa mora
občinska uprava paziti, da je spletna stran varna
in da ne pride do zlorab gradiv. Se bi pa tudi na
sami seji videlo da se gradivo od recimo župana
in gradivo na spletu razlikuje. V prihodnje bo
treba dati e gradivom tudi poudarek bolj k
varnosti gradiv.
Iz e gradiv se najbrž ne moglo iti na nič več
novega. Spremembe bodo morda samo še v
načinu spremljanja seje ali z neko novo napravo
ali pa se bo spremenila lokacija spremljanj sej.
Kaj tretjega poleg e gradiv ali papirnatega
lepša gradiva
IKT ima svojo ceno
nekje je meja za
nakup IKT
IKT in spremljanje
gradiv v prihodnosti
z roko v roki
stvar odločitve kdaj
se ne bo več
uporabljalo papirja
delo bo temeljilo na e
gradivih
verzije na spletu ne
rabijo biti podpisane
dokument na netu je
veljaven dokument
spletna stran mora
postati varna
ne sme priti do zlorab
gradiv
v prihodnosti
poudarek na varnosti
gradiv
iz e gradiv se ne bo
šlo na nekaj novega
spremembe samo še
v načinu spremljanja
stvar odločitve kdaj se
ne bo več uporabljalo
papirja
spletna stran mora
postati varna (ne sme
priti do zlorab gradiv)
v prihodnosti
poudarek na varnosti
gradiv
spremembe samo še v
načinu spremljanja sej
nove naprave
spremenila se bo
lokacija sej
vse poslovanje se bo
preselilo na internet
namen IKT v OU in
os je večja
participacija občanov
gradiva pa se zaenkrat ne vidi oz. jaz tega ne
vidim.
V smislu varčevanja z viri in hkratne nujne
večje transparentnosti/preglednosti gradiv, je
vloga IKT nepogrešljiva.
V prihodnosti brez IKT ne bo šlo. Vse
poslovanje se bo selilo na internet. Na nekakšne
e obrazce z namenom, da se bo lahko vse
naredilo še bolj javno in dostopno brez nekih
dodatnih stroškov za občane. Pa tudi brez nekih
obremenitev njihovega časa in prostora. V
prihodnosti se bodo seje dogajala se mi zdi že
kar od doma in nič več ne bo potrebe hoditi v
sejne dvorane.
Menim, da bo informacijsko komunikacijska
tehnologija prevzela ključno vlogo pri izdelavi e
gradiv v prihodnosti.
sej
nove naprave
spremenila se bo
lokacija sej
v smislu varčevanja
je vloga e gradiv
nepogrešljiva
v prihodnosti brez
IKT ne bo šlo
vse poslovanje se bo
preselilo na internet
namen IKT je da se
stvari naredi
dostopnejše za
občane
Brez obremenitev
časa in prostora
v prihodnje se bodo
seje dogajale od
doma oz. ne iz sejne
dvorane
IKT prevzema
ključno vlogo pri
izdelavi gradiv
40. Ali bi želeli za konec še kaj dodati in kar
vas v tem intervjuju nisem vprašal?
Vloga IKT je nepogrešljiva in poslovanje je
treba racionalizirati na različnih področjih
vloga IKT je
nepogrešljiva
poslovanje je treba
racionalizirati na
vloga IKT je
nepogrešljiva
poslovanje je treba
racionalizirati na
delovanja občinske uprave. Obnašati se je
potrebno varčno in konkurenčno. Če je služba
občinskega sveta s tem predlogom da se gre v
elektronsko poslovanje v tem segmentu in
uvede e gradiva z namenom da se privarčuje
potem je bil namen dober in učinkovit.
Določena sredstva so bila privarčevana in ta
sredstva bi se lahko namensko uporabilo za
druge stvari potrebne za delo občinskega sveta
in službe občinskega sveta kot so snemalniki,
televizije, kamere ipd. Privarčevana sredstva bi
se lahko uporabila tudi za pravilnejšo postavitev
sedežev, da svetniki ne bi sedeli kot v šolskih
klopeh ampak bi sedeli za ovalno mizo. Lahko
bi se kupil dodatno IKT opremo za delo službe
občinskega sveta in pisanje zapisnikov. Preko e
gradiv se vidi tudi delo občinske uprave v
javnosti in služba občinskega sveta je v tem
delu izpostavljena javnosti in kaže podobo
občinske uprave in ne zgleda v redu da bi se ta
del občinske uprave tlačil in nazadoval ampak
se je potrebno izobraževati, spremljati novo
IKT in vzpostaviti korekten odnos tako z
občinskim svetom kot javnostjo. IKT je
prihodnost, e gradiva so prihodnost in
papirnatega poslovanja bo vedno manj in to se
odrazi tudi na stroških in vprašanje kako se
bodo v prihodnosti ljudje na to navadili.
Ne.
Ne
Ne.
različnih področjih
obnašati se je
potrebno varčno in
konkurenčno
določena sredstva so
bila privarčevana
namenska poraba
privarčevanih
sredstev potrebna
preko e gradiv se vidi
delo uprave
IKT je prihodnost
dodatno
izobraževanje v smeri
IKT potrebno
vzpostavitev
korektnega odnosa
med javnostjo os in
OU
navajenost in
odločitev ljudi o
prehodu na delo z
IKT
različnih področjih
obnašati se je
potrebno varčno in
konkurenčno
določena sredstva so
bila privarčevana
potrebna je namenska
poraba privarčevanih
sredstev
preko e gradiv se vidi
delo uprave
IKT je prihodnost
potrebno dodatno
izobraževanje v smeri
IKT
Ne.
Ne.
Priloga 2: Odnosi med kategorijami
3. RAVEN 2. RAVEN 1. RAVEN
olajšanje dela
hitrost
kakovost
transparentnost
konkurenčnost
dodatno znanje
učinkovitost
povezljivost
sodobno poslovanje
vpliv na miselnost
racionalno poslovanje
posodobitev dela OU, OS
zadovoljstvo uporabnikov
moderna podoba občine
zdravstveno obremenjujoče
varčevanje
Informacijsko
komunikacijska tehnologija
Doprinos k poslovni
vrednosti Občinskega sveta
MO NM z uvedbo IKT (na
primeru postopka priprave in
posredovanja gradiv ter
odločanja na sejah
občinskega sveta).
transparentnost
dosegljivost
nižji stroški
urejenost in preglednost
e gradivo
ekološkost
ažurnost
hitrost
varčnost
zanesljivost
nenavajenost
optimiziran
hitrejši
kvalitetnejši
cenejši
učinkovitejši
preglednejši
lažje delo
varčnejši
Proces
Povečevanje odgovornosti
nosilcev javnih funkcij
Smotrnejša poraba javnih
sredstev
Zmanjšanje tveganja za
slabo upravljanje in zlorabo
oblasti
povečanje transparentnosti
gradiv
participacija občanov
Poslovna vrednost
nižji stroški poslovanja
večanje znanja
dvigovanje zaupanja
ekološko poslovanje
zgled meščankam in
meščanom
kvalitetnejša priprava gradiva
optimizacija delovnega procesa
Izboljšave/Prihodnost
širjenje transparentnosti
občinska uprava se mora sedaj
bolj potruditi
dostopnost gradiv
smotrnejša poraba javnih
sredstev
ekološkost poslovanja
vključitev naprednejših
tehnologij
pomembna in nepogrešljiva
vloga IKT
varnost e gradiv
varčnost in konkurenčnost
dodatna izobraževanja
Priloga 3: Paradigmatski model: Doprinos k poslovni vrednosti Občinskega sveta MO
NM z uvedbo IKT
