Locatech Vertragsmanagement für SharePoint und Office365
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LeistungenProzess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & KonzeptionWorkshops & Schulungen ProjektmanagementAnpassung – Erweiterung - SoftwareentwicklungEinführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation
ProduktlösungenLTRS
TicketsystemAnforderungsmanagementServicedesk
LPM ProjektmanagementLVM VertragsmanagementLQM QualitätsmanagementLRM Reklamationsmanagement
UnternehmenUnternehmensgruppe Locatech seit 1992Microsoft Partner seit 2000SharePoint-Expertise seit 2006Locatech IT Solutions seit 2008Beratungsexperten + Software-Entwicklungs-Knowhow
KompetenzenUnternehmens- und Prozesslösungen für UnternehmenVereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePointStrategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365
Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und
Office 365
Prozess-Kompetenz & -Lösungen
Portfolio - Unternehmensprozesse 2.0
Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
Vertrags-management- Ziele
Ziele Einführung Vertragsmanagement
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Gesetzliche Grundlage
Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen(KonTraG 1998)
Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG) verpflichtet die Unternehmen zu einem professionellen Risikomanagement. Die wesentliche Risiken sollen durch ein Früherkennungssystem rechtzeitig aufgedeckt und damit die Insolvenzgefahr deutlich gemindert werden. Verantwortlich hierfür sind die Vorstände bzw. die Geschäftsführer der Unternehmen. Die Aufsichtsräte sind verpflichtet sich davon überzeugen, ob das Frühwarnsystem funktioniert, die Wirtschaftsprüfer müssen die Tauglichkeit der Maßnahmen prüfen und testieren.
Analyse &Strategie
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Abdeckung des Vertrags-lebenszyklus
Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team
Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zu Verträgen
Abstimmung zwischen Vertragspartnern Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen Ablage rechtsgültiges Original Suchen und Wiederfinden von Verträgen Auswertung -> Fristenwahrung, Vertragsrisiken Wiedervorlagen und Erinnerungen Archivierung
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Vertrags-prozesse
Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen Genehmigungshistorie Aktionen bei Vertragskündigung Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
Prozesse
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Anforderungen Vertrags-verwaltung
Umfassende Vertragsablage und -recherche Beliebige Vertragsarten Konfigurierbar an eigene
Anforderungen/Namenskonventionen Fristenverwaltung / Fristenwahrung Controlling / Bewertung von Risiken Benachrichtigungen Dokumentenmanagement Individualisierte Vertragsformulare Suche / Filterung von Verträge Auswertungen / persönliche Reports Vier-Augen-Prinzip - Genehmigungsworkflow
Informations-transparenz
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MetadatenVerwaltete Vertrags-informationen
Vertragsobjekte Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…) Vertragsarten Vertragsdokumente Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Aufgaben Termine Benachrichtigungen Zugriffsrechte
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Vertrags-objekte
Eigene Objektverwaltung Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen Beliebig viele Verträge zu einem Objekt
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Vertrags-partner
Eigene Vertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP
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Einzelverträge/Rahmen-verträge
Vertragsarten, Fristen, Kosten, Dokumente…
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Vertrags-dokumente
• Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreife Version
• Korrespondenz z.B. per E-Mail • Änderungen durch Vertragspartner• (durchsuchbar + ggf. Vorlage für neue Verträge) • Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint
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Laufzeiten und Kündigungs-fristen
Konfigurierbare Wiedervorlagelisten Erinnerungs-Emails zu Vertragsfristen
Prozesse
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Risiko-managementBeschreibung und Bewertung von Vertragsrisiken
• Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser• Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien • Plan B aufstellen
Risiko-management
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Risiko-managementÜbersicht der Vertragsrisiken
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Controlling/ Vertragskosten
Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On) Basisdaten für neue Vertragsverhandlungen Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche
Controlling
Benach-richtigungen
• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard• Zeit- und aktionsgesteuert
Prozesse
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Organisation & Zugriffsrechte
Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge? In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor? Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Organisationsstruktur Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren
Dokumentversionen
Organisation
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Informations-transparenz
- Ansichten - Suchfunktion
• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar
• Anstehende Kündigungstermine• Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen
Informations-transparenz
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Vertragssuche
Volltextsuche (auch Inhalt von Vertragsdokumenten) Suchverfeinerung
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Vertrags-reporting
Definition von Reportumfang und Intervall Grafische oder Listenauswertung Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
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Integration/ Schnittstellen
Vertrags-management
Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-
Konnektor
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Integration/ Schnittstellen- Datenbanken
Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
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Integration / Schnittstellen- Excel/CSV- SAP
Übernahme relevanter vertragsrelevanter Daten aus führenden DV-Systemen
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Archivierung
Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform
Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung
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Zusammen-fassung
Zentrales Management-Informations-System aller Verträge
Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten Vier-Augen-Prinzip durch Genehmigungsworkflow
Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten
Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen Verwaltung von verschiedenen Vertragsarten z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden
Vertragsdokumente
Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem
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Vertrags-management- Methodik
Vielen Dank!Dirk Löhn –
[email protected] Rudolf Vehring –
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Weitere Informationen
http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/
http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-sharepoint-online-vm365/ Vielen Dank!
Dirk Löhn – [email protected]
Rudolf Vehring – [email protected]
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