La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc.
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La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 2
Agenda
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
Le maggiori esigenze di Conservazione Sostitutiva
La soluzione Una-Doc
Il Valore della soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 3
Sostituzione della conservazione cartacea con quella digitale
Conservazione Sostitutiva
INTEGRITÀ
ACCESSIBILITÀLEGGIBILITÀ
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 4
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
COMPONENTI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
PROCESSO RESPONSABILITÀ ESIBIZIONE
NORMATIVA SPECIFICA (Cnipa, Mef, Ag. Entrate,…)
REGOLAMENTO
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 5
Memorizzazione su supporti (es. CD) in modalità non coerente con la normativa di riferimento
NON è conservazione a norma
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 6
Delega
{Responsabile
Conservazione
ORGANIZZAZIONE
ATTESTAZIONE
LEGGIBILITÀ
SICUREZZA
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 7
Responsabile Conservazione
Firma digitale Indicazione temporale
AcquisizioneVerifica
Organizzazione
Esibizione
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 8
1 Contenuto del documento
2 Evidenze che qualificano la conservazione
3 Strumenti utili per la verifica del buon esito del processo
Esibizione di un documento
Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 9
Gestione Cartacea
COSTI DIRETTI
COSTI INDIRETTI
Risparmio
Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 10
Riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione
Perdita di documenti
Spedizione per movimentazione
Reinserimento dei documenti in modo errato
Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 11
Eliminazione spazi di archivio
Archivio Conservazione
Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 12
Accesso distribuito ai dati
Archivio Conservazione
Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 13
BENEFICI
Sicurezza
Efficacia
Efficienza
DEMATERIALIZZAZIONE RAZIONALIZZAZIONE
CONSERVAZIONE SOSTITUIVA
Semplificazione Controllo Risparmio
Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 14
Possibili approcci alla Conservazione Sostitutiva
Soluzioni Software
Servizi
Software di conservazione installato nel DataCenter del Cliente
Responsabilità della Conservazione presso il Cliente Costi di gestione, manutenzione, sicurezza
Delega della Responsabilità della Conservazione Conservazione dei documenti nel DataCenter del fornitore Integrazione dei sistemi del Cliente
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 15
La soluzione Una-Doc
Una-Doc è una applicazione web per la gestione di documenti sottoposti al
processo di Conservazione Sostitutiva
Inserimento di nuovi documenti nel sistema di conservazione
Ricerca di documenti con chiavi specifiche
Esibizione a norma dei documenti, con piena validità legale
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 16
La soluzione Una-Doc
Una-Doc consente la delega della Resposanbilità della Conservazione
1 NO responsabilità tenuta, accesso, integrità
2 NO Investimenti iniziali
3 NO spazi d’archivio per documenti cartacei
{Pieno Valore Legale
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 17
Inserimento nuovi documenti
InternetInternet
Tipologia documentaleIndici di classificazioneDocumento (elettronico o da scanner)
Interfaccia WebUtente
La soluzione Una-Doc – Modello di utilizzo
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 18
Ricerca ed esibizione documenti
InternetInternet
Ricerca per indiciConsultazione
Esibizione a norma
Interfaccia Web
Utente
La soluzione Una-Doc – Modello di utilizzo
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 19
Unappa
Agenzia
Utente 1
Utente m
Utente a
Utente k
Gestione documentazione conto terzi
Gestione propria documentazione
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
AgenziaCliente x
Cliente y
Cliente z
La soluzione Una-Doc – Scenario di riferimento
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 20
Consolle di Amministrazione
Applicazione Una-Doc
Attivazione nuove utenzeGestione/Controllo utenze
Inserimento e classificazione nuovi documentiRicerca documentiConsultazione ed esibizione a normaGestione rubrica e accessi in sola lettura
{Utenze che, tramite l’applicazione Una-Doc, possono inserire documenti sul sistema di conservazione
La soluzione Una-Doc – Strumenti
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 21
Documenti fiscali
DDT AttivoDDT Passivo
Modello F24
Documenti dichiarativi
UNICO IntermediarioUNICO Contribuente
730 Intermediario730 Contribuente
770 Intermediario770 Contribuente
Libri
Libro giornaleLibro mastro
Libro cespitiLibro Inventario
Registro IVA VenditeRegisto IVA Acquisti
Documenti Amministrativi
Documento generico
Fattura attivaFattura passiva
La soluzione Una-Doc – Tipologie documentali
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 22
Caratteristiche distintive
SEMPLICITÀ
SICUREZZAAFFIDABILITÀ
Semplicità Interfaccia user friendly con funzionalità immediate Non sono necessarie installazioni
Nessuna preoccupazione per la conservazione dei documenti Controllo della documentazione conservata
Il Valore della soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 23
Sicurezza Accesso all’applicazione profilato
Elevate misure di sicurezza fisica e logica Delega delle attività Interfaccia di attivazione
Affidabilità Tecnologie di ultima generazione Elevati Livelli di Servizio
Il Valore della soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 24
Una-Doc
Il Valore della soluzione Una-Doc
Conservazione Sostitutiva Spazi d’archivio Risparmio Centralizzazione
Delega attività Controllo costi Adeguamento costante normativa Leggibilità, integrità, autenticità nel tempo
Utilizzo immediato Funzioni semplici Nessun prerequisito
Semplicità di Provisioning Interfaccia di attivazione Utilizzabilità immediata
Una-Doc soluzione completa, semplice e sicura per il raggiungimento di obiettivi di dematerializzazione