Ky nang gqvd

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn 1

Kỹ năng

Xử lý và

Giải quyết vấn đềTâm Việt Group


Xử lý và giải quyết vấn đề

Khái niệm và tầm quan trọng

Những sai lầm khi giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề


Vấn đề?


Vấn đề?

Một cái gì đó khó hiểu

Một tình huống không rõ ràng

Một cái gì đó khó kiểm soát và gây gián đoạn

sự tiến triển bình thường

Một câu đố hoặc bí ẩn

Một nhiệm vụ khó thực thi


Vấn đề là trạng thái mà

ở đó có sự mâu thuẫn

hay là có khoảng cách giữa

thực tế và mong muốn.


Vấn đề là tình huống mà

người ta đặt cho mình

mục đích cần đạt được,

nhưng bằng cách nào để

đạt được thì chưa biết.


Giải quyết vấn đề?


Giải quyết vấn đề là một quá

trình xác định, phân tích nguyên

nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu,

triển khai và đánh giá giải pháp

nhằm loại bỏ mâu thuẫn giữa

thực tế và mong muốn.


Giải quyết vấn đề là tìm ra

giải pháp tối ưu để đạt

được mục đích đề ra.


Các loại vấn đề

Vấn đề sai lệch

Vấn đề tiềm tàng

Vấn đề hoàn thiện


Các vấn đề sai lệch

Cần có biện pháp ĐIỀU CHỈNH

Máy móc bị trục trặc

Không nhận được nguyên vật liệu

Trong đội có người bị bệnh

Bế tắc trong công việc hoặc nhân sự


Vấn đề tiềm tàng

Cần có biện pháp PHÒNG NGỪA

Sự đấu đá giữa các thành viên

Nhu cầu gia tăng khiến khó có thể đáp ứng

Số nhân viên bỏ việc tăng


Vấn đề hoàn thiện

Cần tăng NĂNG SUẤT, HIỆU QUẢ

Nâng cấp dịch vụ, sản phẩm, thiết bị...

Lắp đặt hệ thống mới

Trang bị kỹ năng mới cho nhân viên

Thay đổi các quy trình để đáp ứng chuẩn mới


Thời đại

Tốc độ

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn16

Sony mỗi giờ

xuất xưởng 3

sản phẩm mới

Walt Disney cứ

5 phút công bố

một sản phẩm mớiThông tin trên thế giới

tăng gấp đôi

trong khoảng 18 tháng

Lưu lượng thông tin di chuyển trên Internet tăng 30%/tháng: Tăng

gấp đôi sau 100 ngày

Làm Tâm người Việt sáng hơn – Nâng Tầm người Việt cao hơn

Số SMS/ ngày > Dân số thế giới

> 3000 cuốn sách xuất bản/ ngày


Thập niên 60, các ông bố mỗi ngày giành ra

45 phút cho con cái.

Những ý tưởng truyền thống về

những yếu tố cấu thành gia đình nay đã sụp đổ

Những ý tưởng truyền thống về

những yếu tố cấu thành gia đình nay đã sụp đổ

Đa số trẻ em ngày

nay lớn lên mà không

hề được hưởng biết

thế nào là mối quan

hệ gia đình ổn định,

vĩnh cửu.

Ngày nay, tất cả các gia đình không còn thể hiện đúng chức năng của nó nữa.

Vấn đề chỉ còn là nó mất chức năng đến mức nào mà thôi.(Theo Báo cáo của Đại học Havard)

6 phútNgày nay,con số đó chỉ còn là:


Vấn đề và phương pháp giải quyết

thay đổi với tốc độ không ngừng!



thành công quyết định sự

trường tồn của cá nhân

và doanh nghiệp!


Giải quyết vấn đề





Giải pháp tối ưu

cho mọi vấn đề?


Sai lầm trong giải quyết vấn đề

Phương pháp mò mẫm: Thử và Sai

Sử dụng kinh nghiệm

Xét đoán

Sử dụng tiếp cận theo lối mòn, đóng khung


Phương pháp thử và sai

Vấn đề ( BT)

Lời giải

Véc tơ

tính ỳ tâm lý


Phương pháp thử và sai

Vấn đề ( BT)

Lời giải

Véc tơ Cơ chế định hướng

tính ỳ tâm lý


Vấn đề

Thử thách


Không bao giờ là

thất bại tất cả chỉ

là thử thách!Kim Wu Chung


Thầy bói xem voi!


A B C

Cách ta vẫn làm lâu nay

+ 2 - 2 - 3



Lý thuyết ba não trong giải quyết vấn đề

Phương pháp Metaplan

Sơ đồ xương cá

Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN

Chu trình giải quyết vấn đề 6 bước



Kẻ thù của vấn đề

phức tạp là

tư duy phức tạp


Não: 3 trong 1

Não người Não người (đại não)(đại não)

Não thú Não thú

Não bò sátNão bò sát


Não bò sát

Phản ứng tức thời không tính toán

Bảo vệ ta trước những thương tổn sinh lý

Kiểm soát hoạt động sinh lý

Bản năng sinh tồn Bản năng sinh tồn (không lôgic, suy luận)(không lôgic, suy luận)

(Bò sát: thạch sùng, cá sấu…)

3636


Não thú

Trung khu cảm xúcTrung khu cảm xúc

Bộ máy điều khiển:

Hệ thống miễn dịch

Các hoocmôn

Giấc ngủ

(Động vật có vú: chó)3737


Não ngườiTrung khu suy nghĩ, suy luận logic

Kết hợp thông tin, tạo thông tin mới

Ngôn ngữ

Tư duy trừu tượng

Điều khiển hoạt động sáng tạo

(duy nhất có ở con người)3838


AMYGLADA

Chiến Biến

Giải pháp


Ứng dụng trong GQVĐTạo lập môi trường

Vui vẻAn toànTích cựcNăng động

Ứng xử tích cựcVới chính mìnhVới mọi người

4040






Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN





Phương pháp đơn giản, hiệu quả, sinh động:

Để làm việc với các nhóm

Để phác thảo một kế hoạch

Để giải quyết một vấn đề

Dùng các tấm thẻ màu

Dùng bảng mềm và đinh ghim


Mục đích

Tăng cường hợp tác và thảo luận trong nhóm

Làm nảy sinh các ý kiến, đề xuất, giải pháp

Trực quan hóa quá trình và văn bản hoá


Các bước tiến hành

1.Viết các ý kiến, lý lẽ, từ chính lên các tấm thẻ

2.Ghim các tấm thẻ lên bảng

3.Phân loại, phân mảng các ý kiến thành nhóm

4.Sắp xếp lại các ý kiến (dùng các tấm thẻ)

5.Văn bản hoá (dán lại)


Hướng dẫn ghi thẻ

Chỉ ghi một ý kiến/ lý lẽ lên một tấm thẻ

Mỗi thẻ chỉ ghi tối đa 3 dòng (đơn giản, ngắn gọn)

Dùng những từ chính (để dễ đọc)

Sử dụng chữ Hoa và chữ thường

Dùng màu khác nhau cho chủ đề khác nhau


Thu thập các tấm thẻ

AA

EE

F

G

DDE

AA

FFGG

DDAA

EE D AA

DD

BBB DDD

AAA

DDD

AAA

BB


Phân mảng theo nội dung

A AA

AAA AA

A AA

AAA

BB BBB

G

GG

F

FF

EE

EEE

DD DDD

DDDDD

DDD


Phân loại ý kiến/ vấn đề

AAA AAA

AA AA AA

DDD DDD

DD DD DD

EE EE E






Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN





Dùng để phân tích những khó khăn nảy sinh

Còn gọi Ishikama, Sơ đồ ng/ nhân – kết quả

Nhấn mạnh ng/ nhân và kết quả của vấn đề

Các ng/ nhân thể hiện nguồn gốc của vấn đề



Kết quả thể hiện chuỗi các phản ứng tạo nên

Xây dựng: liệt kê mọi nguyên nhân có thể

Nhận định Vấn đề cơ bản là rất cần thiết

Trục ng/nhân chính sẽ có ng/nhân phụ


Quá trình phân tích

1.Giải thích:

Sơ đồ xương

Tác dụng hỗ trợ của sơ đồ xương cá

2.Tổ chức thảo luận nhóm:

Đưa ra các ý kiến

Dùng phương pháp khởi tạo ý tưởng



3. Viết các ý kiến vào một sơ đồ với trình tự

Trình tự thành viên tham gia

Chưa cần theo trình lôgíc

4. Xác định, tách riêng vấn đề, viết ở trung tâm



5. Phân biệt:

Nguyên nhân

Kết quả

6. Lập biểu đồ có thể chi tiết tới mức phân loại:

Ng/ nhân có thể và không điều khiển được

Kết quả có thể và không đo đếm được



7. Tiếp tục

Tìm nguyên nhân

Tìm kết quả tương ứng

Cho tới khi hết ý kiến

8. Rút ra từ sơ đồ một kế hoạch hành động



Sửa chữa chậm

Điều kiện làm việc

Cách quản lý/ CS nhân sự

Khách hàng

Công việcNhân sự


Sửa chữa chậm

Điều kiện làm việcCách quản lý/ CS nhân sự

Khách hàng

Công việcNhân sự

Nhiều công việc giấy tờ hơn

Giới thiệu phương pháp an toàn mới

Quá nhiều can thiệp

Chưa xác định ưu tiên

Được giao thêm nhiều việc

Doanh số tăng nhanh

Nhiều yêu cầu từ KH

Thay đổi cơ cấu phân phối

Nhiều loại khách hàng

Nhiệt độ không hợp

Thiết bị kém

Thông khí kém

Quá đông người

Không gian làm việc chật hẹp

Người giàu kinh nghiệm đã ra đi

Mới vào làm việc

Công việc khó làm hơn

Số lượng công việc tăng

Nhiều quy trình

Các quy định về an toàn làm chậm công việc

Công việc mới

Tỷ lệ hư hỏng cao

Sụt giảm về tinh thần

Ghen tị cá nhân



Nhân viên không áp dụng những phương

pháp mới đã được đào tạo

Đào tạo Chức vụ

Địa điểm làm việc

Người phụ trách nhóm

Nội dung

Giảng viênThiếu

kinh nghiệm

Nhiểu lý thuyết

Quá khó

Năng lực

Nhiệm vụ

Phong cách

Thái độ



Thiếu kỹ năng quản lý

Các nhà quản lý thiếu kinh nghiệm

Thiếu người cung cấp dịch vụ/ các dịch vụ

thích hợp

Địa điểm làm việc Các nhà quản lý ít được đào tạo chính thức

Các nhà QL được thuê theo các mối

quan hệ hơn là theo năng lực của

họ

Thanh toán /

khuyến khích

Giới hạn về việc tiếp cận

với thông tin và phương tiện truyền thông

Bị giới hạn/ không được tiếp cận với

môi trường bên ngoài

Không được đào tạo trước đó

Thiếu đào tạo

Đào tạo nhiều lý thuyết, không phù

hợp

Chất lượng đào tạo

kémThiếu

kinh phí đào tạo

Không biết các dịch vụ có sẵn

Trước đây thiếu nhu cầu về dịch vụ này

Số lượng các nhà cung cấp ít

Cung cấp dịch vụ chất lượng

kém

Điều kiện lao động

Nâng cao tay nghề

CN

Chỉ có một vài dịch vụ đào tạo thích hợp






Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN




Devise objectives

Establish options

Compare options

Identify the best choice

Direct the choice

Ensure results


Quy trình ra quyết định

Xác địnhVấn đề

1Tiêu chí ra quyết định

2 Xác định độ quan trọng của

các tiêu chí

3

Đưa ra cácphương án

4Phân tích các

phương án

5Lựa chọn phương án

6

Thực hiện sự lựa chọn

7 Đánh giá kết quả

8Rút ra

bài học

9






Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN




PlanLập kế hoạch

DoThực hiện

CheckKiểm tra

ActĐiều chỉnh

Hoàn thiệnQuy trình


Quy trình 6 bước

Xác định

vấn đề

Đánh giá

kết quả

Phân tích

nguyên nhân

Triển khai kế

hoạch hành động

Đưa ra các

giải pháp

Lựa chọn giải

pháp tối ưu


Quy trình giải quyết vấn đề

Xác định vấn đề

Phân tích nguyên nhân

Đưa ra giải pháp

Lựa chọn giải pháp tối ưu

Triển khai kế hoạch hành động

Đánh giá kết quả


Nhận dạng vấn đề

Sự sai lệch so với thành tích cũ

Sự sai lệch so với kế hoạch

Sự phản hồi tiêu cực từ bên ngoài (KH...)


Khó khăn khi nhận dạng vấn đề

Vấn đề nhận thức

Việc xác định vấn đề bằng các giải pháp

(kết luận vội vàng)

Nhận dạng những triệu chứng thành vấn đề


Đánh giá vấn đề

1. Đó có thực là một vấn đề?

2. Có phải vấn đề của ta không?

3. Vấn đề có đáng phải giải quyết không?

4. Cái giá phải trả là gì?

5. Mình có phải đích thân giải quyết nó?

6. Những ai có trách nhiệm liên quan?


Mô tả vấn đề

1. Mô tả ngắn gọn về vấn đề

2. Nó có ảnh hưởng gì?

3. Vấn đề xảy ra ở đâu?

4. Lần đầu tiên phát hiện là khi nào?

5. Có gì đặc biệt hay khác biệt về vấn đề này?


Định rõ được vấn đề

tức là đã giải quyết

được một nửa!


Xác định đúng vấn đề

quan trọng hơn tìm

giải pháp giải quyết

cho một vấn đề sai!


Xác định kết quả mong muốn

Hiệu suất

Hiệu quảVề công việc

Về quan hệ Bằng mặt

Bằng lòng


Thuyết TOC


Công cụ tìm nguyên nhân

Khởi tạo ý tưởng


Metaplan


Ràng buộc đối với giải pháp

Giải pháp

Quyền hạn

Vật chất

Tiền bạc

Thời gian

Con người

Chính sách

Văn hoá

Đạo đức

Luật pháp


Yêu cầu đối với giải pháp

Hiệu lực: trong một thời gian chấp nhận được

Hiệu quả: giải quyết mà không gây vấn đề mới

Khả thi: tính đến các ràng buộc có thể có


Tìm giải pháp khả thi

Tìm giải pháp cũng giống tìm nguyên nhân

Tiếp cận lôgíc và tập trung

Tiếp cận trên diện rộng và sáng tạo


Tiếp cận lôgic

Thu thập thông tin

Về vấn đề

Về nguyên nhân

Nghiên cứu và suy diễn hợp lý về giải pháp


Tiếp cận sáng tạo

Thoát ra khỏi những lý lẽ lôgíc

Sử dụng tư duy sáng tạo

Tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau



Cách 1: Dùng danh mục kiểm tra

Kiểm tra: Hiệu lực; Hiệu quả; Khả thi

Chọn giải pháp tốt nhất

Cách 2: Đánh giá dựa trên mục tiêu đã đề ra


Các cấp độ mục tiêu

Phải: Bắt buộc đạt được

Muốn: Có giá trị nhưng không nhất thiết phải đạt

Thích: Đạt được thì tốt, không thì cũng chẳng sao


Chọn theo cấp độ mục tiêu

Mục tiêu A B C

Phải cho người này thấy được cách cải thiện công việc của anh ta

X X

Phải đảm bảo rằng người ngày hiểu được điều gì xảy ra nếu tình hình không được cải thiện

X X X

Muốn thể hiện cho Sếp thấy rằng mình là người quản lý có năng lực

X

Muốn thể hiện cho toàn nhóm thấy mình có thể giải quyết những sự việc nhu vậy một cách công bằng

X X X

Thích dạy người khác một bài học X X

Thích vấn đề này được giải quyết trước 15.11.05 X


SMART


SpecificMeasurableAchievableResult-OrientedTime bound


Mục tiêu SMART

Mục tiêu cần có những đặc tính:

Cụ thể – Specific

Có thể đo được – Measurable

Có thể đạt được – Achievable

Hướng kết quả – Result-oriented

Thời gian cụ thể – Time-bound


Mục tiêu SMART

Cụ thể: Ai, cái gì, ở đâu?

Đo lường được: Bao nhiêu, bao lâu?

Có thể đạt được: Tại sao?

Hướng kết quả: Để làm gì, được gì?

Thời gian: Bao lâu, khi nào?


173


Không lập kế

hoạch là...

lập kế hoạch cho

sự thất bại


STARS


StepsTimingAssignmentResponsibilitySuccess criteria


STARS

Steps Timing Assign-ment

Respon-sibility

Success Criteria

Các bước

Thời gian

Người thực hiện

Người chịu trách nhiệm

Tiêu chí thành công


Triển khai KH hành động

Điều cần được thực hiện

Ngày bắt đầu

Ai sẽ thực hiện việc này

Họ sẽ thực hiện như thế nào


Triển khai KH hành động

Nguồn lực cần thiết

Thời điểm phải hoàn tất công việc

Rủi ro có thể gặp phải



Đánh giá dựa vào mục tiêu

Giải pháp đáp ứng mục tiêu ở mức độ nào?

So sánh với tiêu chuẩn

Những tiêu chuẩn đặt ra có được tuân thủ?



Đánh giá bằng lượng hoá

So sánh tiêu chí trước và sau thực hiện

Xem xét trên phương diện rộng

Điểm mạnh, điểm yếu

Hiệu ứng không mong đợi của giải pháp

Chi phí phát sinh






Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN



Phương pháp đồng đội cùng sáng tạo


Quy trình 7 bước GQVĐ

1.Nhận dạng vấn đề

2.Xây dựng tiêu chí lựa chọn giải pháp

3.Tìm các giải pháp

4.Đánh giá các giải pháp theo tiêu chí

5.Quyết định giải pháp và đánh giá rủi ro

6.Thực thi quyết định

7.Hoạt động tiếp theo và đánh giá kết quả



Xác địnhVấn đề

1Tiêu chí

lựa chọn GP

2 Xác định độ quan trọng của

các tiêu chí

3

Đưa ra cácphương án

4Phân tích các

phương án

5Lựa chọn phương án

6

Thực hiện sự lựa chọn

7 Đánh giá kết quả

8Rút ra

bài học

9


Nhận dạng vấn đề

Chia sẻ nhận thức về vấn đề

Làm rõ khái niệm vấn đề

Phân tích vấn đề


Xây dựng tiêu chí lựa chọn GP

Mô tả giải pháp hiệu quả

Phân biệt các tiêu chí:

Cơ bản

Mong muốn

Sắp xếp thứ tự ưu tiên


Tìm các giải pháp

Sử dụng các công cụ tư duy sáng tạo

Liệt kê tất cả các giải pháp có thể

?


Đánh giá các giải pháp

Xây dựng ma trận để xem xét các lựa chọn

Giải phápCao (có thể thực

hiện ngay)Trung bình

Thấp (dài hạn hoặc không là gì)

Giải pháp A X

Giải pháp B X

Giải pháp C X

Giải pháp D X

Giải pháp E X


Quyết định

Kiểm tra giải pháp nào phù hợp tiêu chuẩn

Nhận biết rủi ro, dự phòng

Kiểm tra các hậu quả chưa tính đến

Soát lại giải pháp để giải đáp các lo âu


Thực thi quyết định

Lập kế hoạch ai, làm gì, khi nào

Nhận biết tất cả các nguồn lực

Thiết lập các chỉ số thành công

Định ngày kiểm tra lại


Theo dõi và đánh giá kết quả

So sánh kết quả với các chỉ số

Điều chỉnh giải pháp nếu cần thiết

Đề xuất cho tương lai






Mô hình DECIDE

Mô hình PLAN






Khởi tạo ý tưởng

Sơ đồ tư duy

Sáu chiếc mũ tư duy


Khởi tạo ý tưởng(Brain Storming)


Sơ đồ tư duy(Mindmap)


Sáu chiếc mũ tư duy(Six hats thinking)


Cảm xúcTrực giác

Thông tinDữ liệu

Nguy cơSai lệch

Là gì?


Lợi íchViễn cảnh

Giải phápSáng tạo

Tổng thểKết luận

Sẽ là gì?


Cảm xúcTrực giác

Thông tinDữ liệu

Nguy cơSai lệch

Lợi íchViễn cảnh

Giải phápSáng tạo

Tổng thểKết luận


RẼ TRÁIRẼ PHẢI


Cân bằng


Hài hoà

Ky nang gqvd

Education

Transcript of Ky nang gqvd