Ryczałtowa metoda rozliczania kosztów ogólnych w ramach projektów

w Działaniu 1.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna

Gospodarka, 2007-2013

Dział Finansowy

NARODOWE CENTRUM BADAŃ I ROZWOJU

Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenia ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych w ramach nowych projektów z I i II osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - tym samym wszyscy beneficjenci, którzy podpisali umowy o dofinansowanie w ramach tegorocznego konkursu Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w Działaniu 1.4 PO IG, przechodzą na uproszczoną, ryczałtową metodę rozliczania kosztów ogólnych.

2

Koszty ogólne rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione.

Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu realizacji projektu.

3

W ramach jednego projektu nie jest możliwe rozliczanie części kosztów ogólnych metodą ryczałtową, a pozostałej części na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

W przypadku rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową wypłata dofinansowania na pokrycie kosztów ogólnych uzależniona jest od ponoszenia wydatków innych niż koszty ogólne (wniosek o płatność nie może zawierać jedynie kategorii kosztów ogólnych występujących samodzielnie).

4

W związku z wprowadzeniem ryczałtowej metody rozliczania kosztów ogólnych konieczne jest wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie oraz Harmonogramu rzeczowo – finansowego.

Instytucja Pośrednicząca niezwłocznie przekaże beneficjentom aneks do umowy o dofinansowanie oraz informację na temat koniecznych zmian w Harmonogramie.

5

Do momentu podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie wprowadzającego regulacje dotyczące rozliczania kosztów ogólnych metodą ryczałtową nie należy składać wniosków o płatność rozliczających poniesione koszty (refundacji oraz rozliczenia zaliczek).

Weryfikacja już złożonych wniosków o płatność jest wstrzymana (nie dotyczy wniosków o płatność zaliczkową).

6

Procentowe wskaźniki kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem (dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych), zgodne ze wykazanymi we wniosku o dofinansowanie (nie większe jednak niż 6%), zostaną określone w umowie o dofinansowanie.

Wskaźniki te będą podstawą do rozliczania kosztów ogólnych we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia kosztów bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach PO IG.

7

Procentowy wskaźnik kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem to stosunek wykazanych w Harmonogramie rzeczowo - finansowym dołączonym do wniosku o dofinansowanie kwalifikowanych kosztów ogólnych do sumy kosztów kwalifikowanych wykazanych w pozostałych kategoriach.

Owskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych (%) = ----------------------- * 100

W+A+G+E+Op

Wskaźnik ryczałtu kosztów ogólnych zostanie wyliczony oddzielnie dla badań przemysłowych oraz prac rozwojowych.

8

W przypadku zlecania przez beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia kwoty kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość zleconych zadań (poprzez pomniejszenia wartości kosztów bezpośrednich).

Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości.

9

Na wysokość kosztów ogólnych rozliczonych ryczałtem mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są w ramach projektu, np. w związku korektami finansowymi.

W przypadku uznania (np. przez zespół kontrolny) za niekwalifikowany kosztu bezpośredniego, w stosunku do którego zostały naliczone ryczałtem koszty ogólne, odpowiedniemu pomniejszeniu ulegają także rozliczone koszty ogólne (kwota korekty zostaje odpowiednio powiększona o wskaźnik ryczałtu).

10

Rodzaje kosztów wskazane w katalogu kosztów ogólnych nie mogą zostać wykazane w ramach kosztów bezpośrednich projektu – w trakcie sprawdzania wniosku o płatność zostanie zweryfikowane czy w zestawieniu poniesionych kosztów bezpośrednich nie zostały wykazane koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową.

11

Do kategorii kosztów ogólnych należą (jest to katalog zamknięty):

• koszty wynajmu lub utrzymania budynków niezbędnych dla realizacji projektu, tj.: koszty wynajmu, czynszu lub amortyzacji budynków administracyjnych, koszty mediów, koszty sprzątania i ochrony pomieszczeń, koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu;

• koszty administracyjne, tj.: opłaty za telefony, Internet, usługi pocztowe i kurierskie, opłaty skarbowe i notarialne, BHP, usługi bankowe, koszty ubezpieczeń majątkowych, zakup materiałów biurowych;

12

• koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia;

• inne niż koszty wynagrodzeń koszty związane z zatrudnionym personelem tj. delegacje;

• koszty zakupu usług zewnętrznych, obejmujących usługi księgowe, audytu (w tym koszty usług w zakresie obowiązkowego audytu zewnętrznego), usługi prawne, które nie stanowią elementu stałej lub okresowej działalności beneficjenta, ani nie są związane z jego bieżącymi wydatkami operacyjnymi, zakup ogłoszeń prasowych, usługi drukarskie i usługi kopiowania dokumentów.

13

W niektórych, szczególnych przypadkach możliwa jest sytuacja, w której ww. rodzaje kosztów, ze względu na swoje zastosowanie, nie są zaliczane do kosztów ogólnych i w związku z tym zostały ujęte w Harmonogramie finansowo – rzeczowym w kategoriach innych niż koszty ogólne.

W takim wypadku koszty te są wciąż ponoszone i rozliczone na podstawie dokumentów księgowych, jako koszty bezpośrednie.

14

15

Wykazywanie kosztów ogólnych rozliczanych ryczałtem we wniosku o

płatność

Generator wniosków o płatnośćoraz karty rozliczenia zadań

16

Generator Wniosków o płatność – tabela 11. Zestawienie dokumentów

Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych dla badań przemysłowych i prac rozwojowych należy umieścić jako oddzielne pozycje na końcu tabeli nr 11 - Zestawienia dokumentów.

17

Generator Wniosków o płatność – tabela 13. Postęp rzeczowo - finansowy

Kwoty ryczałtu kosztów ogólnych w tabeli 13 należy wykazać na liście zadań jako dodatkowe pozycje (zadania).Sumę kosztów ryczałtu należy podać również w poz. „W tym wydatki związane z kosztami pośrednimi…”

18

Generator Wniosków o płatność – pkt 9 i 10

Poz. 9 = Suma wydatków kwalifikowalnych wykazanych w tabeli nr 11

Poz. 10 = Kwota dofinansowania

19

Karta rozliczenia zadania

W karcie rozliczenia zadania są wykazywane tylko koszty bezpośrednie

20

Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla badań przemysłowych

Wysokość ryczałtu kosztów ogólnych jest wyliczana w kartach podsumowania wydatków na poszczególne rodzaje badań – osobno dla badań przemysłowych i osobno dla prac rozwojowych.

21

Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla prac rozwojowych

22

Karta podsumowania wydatków kwalifikowalnych dla projektu

Suma kosztów kwalifikowalnych dla bieżącego wniosku =

Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 11 Generatora =

Suma wydatków kwalifikowalnych tabeli 13 Generatora =

pkt. 8a Generatora

Kwota dofinansowania bieżącego wniosku o płatność =

pkt. 10 Generatora Wniosków o płatność

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

23