komunico - eprints.mercubuana-yogya.ac.ideprints.mercubuana-yogya.ac.id/2294/3/BAB II.pdf · lazim...
-
Upload
nguyendieu -
Category
Documents
-
view
226 -
download
0
Transcript of komunico - eprints.mercubuana-yogya.ac.ideprints.mercubuana-yogya.ac.id/2294/3/BAB II.pdf · lazim...
BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini membahas landasan teori yang digunakan oleh peneliti dalam
menggunakan penelitian ini, Sebelum masuk pada pembahasan di bab selanjutnya,
peneliti akan memulai dari awal yang harus diketahui sebagai awal penelitian.
2.1 Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu comunis yang berarti membuat
kebersamaan atau membangun kesamaan antara dua orang atu lebih, pada dasarnya
kata communis tersebut komunico yang berarti berbagi, di sebutkan bahwa
komunikasi tersebut berasal comunicare yang berearti membuat sama antrara satu
sama lain Istilah comunis tersebut adalah akar dari kata comunikasi yang merupakan
akar kata latin yang menyarankan suatu pikiran, suatu makna, suatu pesan yang
dianut secara sama. berdasarkan uraian serta pemaparan diatas bahwa dapat
disimpulkan kalau komunikasi tersebut maknanya: a) komunikasi tersebut
melibatkan pertukaran simbol atau tanda baik secara verbal maupun non verbal,
b)terbangunnya relasi antar komunikator dan komunikan.1
1Agus.” Teori Komunikasi “. Jakarta. Kencana Media Group, 2008. Hal 4
simbol atau tanda verbal atau seperti bahasa lisan dan bahasa tulisan sementara
bahasa nonverbal seperti mimik muka, serta gerak gerik dari anggota tubuh serta
suara. Terbangun relasi kebersamaan ini bukan selalu sebagai hubungan yang positif
seperti keakrapan , melainkan kontak hubungan antara pengirim pesan dan penerima
pesan melalui pesan dan tanda- tanda tertentu yang bersifat perbal maupun
nonverbal, aplikasi kontak simbol ini dilakukan dengan dirisendri maupun secara
interperonal serta menjalin komunikasi dengan pihak lain, menerangkan bahwa
ilmu komunikasi tersebut mencari untuk memahami dan mengenai produksi
pemprosesan dua efek dari simbol serta signal dengan mengembangkan pengujian
teori-teorimenurut hukum generalisasi guna menjelaskan fenomena yang
berhubungan dengan produksi proses pesan dan efek.
Lawrence kincaid menerangkan bahwa komunikasi adalah suatu proses
menerangkan dimana satu atau dua orang lebih membentuk atau melakukan
pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada akhir mereka memahami
dan mendalami informasi yang diterima. Komunikasi tersebut membentuk interaksi
pada manusia saling mempengaruhi satu sama lain sengaja atau tidak sengaja serta
tak mempengarui bentuk terbatas dalam penyampaian pesain, pada bentuk
komunikasi yang digunakan komunikasi verbal, juga dalam bentuk ekspresi muka,
lukisan, seni dan teknologi.2
2 Ardianto, Elvinaro. 2008 . “Public Relacion Praktis. Bandung” : Wijaya Padjajaran. Hal 67.
Komunikasi merupakan suatu yang sangat esensial bagi individu dan relasi
kelompok, organisasi dan masyarakat, dia merupakan garis yang menghubungkan
manusia dengan dunia, komunikasi sebgai sarana manusia untuk mengekpresikan
diri dan mempengaruhi orang lain. Oleh karna itu juka manusia tidak melakukan
komuniksai maka dia tidak dapat menciptaka relasi dengan sesama dalam kelompok,
organisasi dan masyarakat. Komunikasi dapat mengkoordinasikan semua kebutuhan
dengan bersama orang lain.
2.1.1 Unsur komunikasi
Komuniksi dalam pengantar ilmu komunikasi mengungkapkan bahwa
komunikasi tersebut memiliki beberapa unsur utama dalam komunikasi adalah :
a. Komunikator
Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataan kepada komunikan,
komunikasi tersebut bisa tunggal, kelompok atau organisasi pengirim berita.
Komunikator bertanggung jawab dalam mengirim berita dengan jelas, memilih
media yang cocok untuk menyampaikan pesan tersebut.
b. Pesan
Pesan segala sesuatu yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan
untuk mewujudkan motif komunikasinya. Suara, mimik dan gerak-gerik yang
lazim yang digolongkan dengan pesan non verbal, sedangkan bahasa lisan dan
tulisan di kelompokan dengan bahasa verbal.
c. Komunikan
Merupakan penerima pesan atau benda yang disampaikan oleh komunikator,
dalam proses komunikasi penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat
mengerti isi pesan juga memberi umpan balik kepada pengirim pesan untuk
memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti dengan sempurna3.
2.1.2 Faktor-Faktor komunikasi lancar :
a. Latar belakang
Latar belakang kedua belah pihak apakan memiliki latar belakang kehidupan
baik secara budaya baik dari aspek yang mempengaruhi situasi psikolog.
b. Bahasa
Bahasa adalah simbol yang berisi makna yang jelas sangat penting dalam
komunikasi yang harus di pertimbangkan, komunkas dapat berlangsung secara
baik memalui pemaham bahasa masing-masing pihak.
c. Sikap
Sikap dari diri kita sendri sangat berpengaruh dalam menyampaikan sebuah
pesan apalagi dengan melakukan komunikasi secara langsung dan tatap muka hal
ini juga sangat berkaitan dengan etika berkomunikasi.
d. Waktu
3Arifin , Anwar.” Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Ringkasan”. Jakarta. Rajawali, 1998. Hal 33
Waktu akan menunjukkan hubungan yang terjadi pasti mengalami perubahan
dalam sebuah interaksi waktu pun juga sangat mempengaruhi pesan yang
disampaikan, ketegangan yang disebabkan oleh banyak tugas dan sempit waktu
untuk melakukan komunikasi.
e. Lingkungan
Lingkungan sangat menentukan sikap seseorang dalam menyampaikan pesan
secara baik dan benar dimana lingkungan terlalu gaduh juga tidak akan efektik
saat penyampaian pesan.
f. Melihat
Komunikasi melalui pendangan antara dua orang atau lebih yang berdekatan
akan lebih efektif, pengaruh sangat luar biasa, hal ini disebabkan dalam tatap
muka tidak hanya menerima pesan tidak efektif saja, melainkan menarik orang
yang menyampaikan pesan .
g. Mendengar
Mendengar adalah proses aktif menerima ransangan telinga, mendengar yang
efektif pengaruhnya terhadap kita dalam proses menyimak, mengingat,
memahami merespon, mengevaluasi dan menafsirkan pembicaraan yang
didengar.
h. Berbicara
Berbicara sebagai tindakan yang juga membutuhkan sebuah efektifitas agar
respon dari lawan bicara dapat tersampaikan dengan baik, sebagai proses
penyampain pesan, berbicara dalam bukan hanya mengeluarkan suara dari mulut
saja tetapi juga harus memposisikan tubuh dan mengerakkan tangan serta
menunjukkan wajah dengan mimik supaya bisa meyakinkan para audiece4.
Komunikasi didorong juga oleh beberapa faktor dalam aktifitasnya, selain faktor
komunikasi tersebut juga didorong oleh suatu motif sehingga memiliki fungsi-fungsi
tertentu, proses komunikasi tersebut juga sering berjalan dengan tidak baik hal ini
disebabkan oleh gangguan. Gangguan adalah faktor yang mempengaruhi informasi
yang disampaikan kepada penarima pesan menurur nurani terdapat gangguan dalam
berkomunikasi ada 2 jenis :
1) Secara teknis ganguan yang menyangkut hambatan yang ada pada saluran
komunikasi yang menjadi media antara komunikator dan komunikan yang
menyebabkan pesan tidak sampai secara baik.
2) Secara sematik ganguan yang berkaitan dengan masalah pemahaman yang
berbeda dengan tentang makna dari simbol atau isi pesan yang disampaikan,
tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi penafsiran makna
4Arifin , Anwar.” Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Ringkasan”. Jakarta. Rajawali, 1998. Hal 38
antara anggota hanya lewat pentrasferan dari satu orang ke orang lain
informasi atau gagasan yang dihantarkan.
2.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi berperan penting dalam memegang organisasi jika tidak ada
maka komunikasi tersebut akan berhenti seketika. Komunikasi dalam organisasi
menghasilkan, menyalurkan dan menerima pesan-pesan dalam keseluruhan proses
komunikasi, komunikasi dalam sebuah organisasi tersebut harus dapat komunikator
yang mampu memberikan keakuratan pesan, proses penyampaian, dan ini sangat
diharapkan sekali dalam keakuratan pesan yang disampaikan oleh pemberi
pesan.komunikasi organisasi dibutuhkan sebagai sarana memecahkan
ketidakpastian atau ketidakpahaman yang terjadi antara anggota organisasi di
lingkungan organisasi. Dengan demikian proses komunikasi dibutuhkan untuk
menciptakan pemahaman bersama antara pimpinan dan bawahan dalam sebuah
organisasi5
Sumber komunkasi adalah komunikator yang akan memberikan pesan kepada
orang atau bagian lain dalam organisasi bisnis, modal utama komunikator tersebut
adalah penguasaan informasi yang akan diberikan kepada bagian dalam
keorganisasian, peran komunikasi dalam organisasi tersebut semua pesan maupun
5Soetopo Hendyat, “ Perilaku organisasi”, Bandung, Rosda, 2012. Hal 1
informasi yang akan disalurkan dalam mekanisme organisasi. Bagi komunikator
harus dengan jelas maupun dengan tepat oleh karena itu pesan yang disampaikan
dalam komunikasi tersebut harus tepat dan jelas konsisten antara yang dikirim oleh
komunikator dengan yang diterima komunikasi.
Komunikasi organisasi terjadi dalam organisasi, bersifat formal maupun
bersifat informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar daripada
komunikasi kelompok. Oleh karena itu Organisasi dapat diartikan sebagai kelompok
dari kelompok-kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga
kumunikasi diadik, komunikasi antar pribadi
2.2.1 Jenis komunikasi yang digunakan dalam organisasi
a. pertama komunikasi kebawah berasal dari seseorang yang mempunyai
posisi yang lebih tinggi kepada seseorng yang status lebih rendah, komunikasi
ini berupakebijakan seringkali berupa kebijakan, petujuk,dan informasi
yangkomunikasi ini dapat dilakukan melalui tatap muka telpon paparan
buletin buku pedoman.
b. Kedua komunikasi keatas merupakan kebalikan komunikasi kebawah.
Biasa berisi laporan pengaduan desas-desus (rumor) permohonan tuntutan dan
keinginan. komunikasi ini dapat dilakukan lewat tatap muka, surat terbuka,
surat kaleng dan sebagainya. Seorang pemimpin harus memperhatikan
komunikasi keatas, agar dapat mengetahi apa yang dilakukan bawahannya
dan dapat mengecek komunikasi kebawahnya dapat dilaksanakan dengan
baik. Namun,pemimpin harus mengendalikan komunikasi keatas ini dengan
menggunakan jalur yang benar misalnya desas-desus kiranya dapat dicari
penyebabnya dangan segera di selesaikan. Penggunaan cara demonstrasi dan
surat kalengpun dapat mungkin dihindari. Ciptakan iklim keterbukaan agar
cara ini tidak dimanfaatkan
c. Ketiga komunikasi horizontal yaitu komunikasi antar status yang sama
dalam organisasi dalam bisnis. Komunikasi horizontal mempunyai dua tujuan
yaitu untuk mempercepat jalan komunikasi antar bagian yang memiliki status
yang sama, dan dapat menyatukan organisasi secara sosial. Sebagai contoh,
bagian pemasaran dapat berhubungan langsung dengan bagian keungan untuk
meminta biaya trasport tanpa harus melewati direktur, jika lewat direktur
maka jalur komunikasi yang ditempuh akan panjang dan akan menghambat
jalannya orgnisasi secara keseluruhan. Jalur kontrol direktur bisa meminta
pertanggung jawaban bagian pemasaran dan bagian keuangan. 6
2.2.2 Bentuk organisasi:
a. Bentuk organisasi jamak adalah organisasi yang pucuk pimpinanya ada di
tangan beberapa orang sebagai satu kesatuan. Sebutan jabatan yang
digunakan antara lain presedium direksi direktoriaum dewan majelis .
6Soetopo Hendyat, “ Perilaku organisasi”, Bandung, Rosda, 2012. hal 193
b. Bentuk organisasi jalur adalah organisasi yang wewenang dari pucuk
pimpinan dilimpahkan satuan-satuan organisasi dibawahnya. Dalam
semua bidang pekerjaan baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan.
c. Bentuk organisasi fungsional adalah organisasi yang wewenang dari
pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan organisasi di bawahnya dalam
bidang pekerjaan tertentu, pimpinan bidang berhak memerintah kepada
semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya.
d. Bentuk organisasi jalur dan staf adalah organisasi yang berwewenang dari
puncuk pimpinan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam semua
bidang pekerjaan baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan.
e. Bentuk organisasi tunggal adalah organisasi yang pucuk kepemimpinan
ada di tangan seorang. Sebutan jabatan bentuknya adalah presiden,
direktur, kepala ketua. Di dalam struktur organisasi pemerintahan di kenal
sebutan jabatan mentri, gubernur bupati, walikota, walikota madya, camat,
lurah, dalam struktur komunikasi abri dikenal sebutan jabatan panglima
dan komandan, Dalam struktur organisasi perguruan tinggi dikenal
sebutan jabatan dekan dan rektor.7
7Sutarto, “ Dasar-dasar organisasi”, Yogyakarta, Gajah Mada Pres, 2012. Hal 23
2.2.3 Kepemimpinan Dalam Organisasi
a. Konsep gaya kemimpinan
Orientasi kepemimpinan itu dapat dipahamin secara sendiri-sendri dan
dapat pula dipahami sebagai kesatuan yang disebut dengan dimensi
kepemimpinan. Gaya kepemimpinan yang berorientasi kepada tugas, yaitu
kepemimpinan yang lebih menaruh perhatian pada perilaku pemimpin yang
mengarah pada penyusunan kerja, penetapan pola organisasi, adanya saluran
komunikasi, metode kerja dan prosedur pencapaian yang jelas.
Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada manusia yaitu kepemipinan
yang menaroh dan memberikan perhatian pada perilaku pemimpin yang
mengarah pada hubungan kesejawatan, saling mempercayai dalang
menghargai dan penuh kehangatan atara pimpinan dan stafnya.
Pimpinan mempengaruhi performasi kelompok dengan alat verbal atau
gestur yang dikomunikasikan melalui pengarahan eveluasi dan sikap
pemimpin terhadap anggota kelompok. Hal ini berkaitan dengan perilaku
pemimpin dalam mempengaruhi perfomansi kelompok. Periku pemimpin
mengacu pada tidak akan spesifik seorang pemimpin dalam mempengaruhi
mengoordinasikan kerja anggota kelompok. Gaya kepemimpinan mengacu
pada struktur 8kebutuhanpemimpin yang memotivasi perilaku dan situasi
antura pribadi. Intinya,gaya kepemimpinan merupakan karakteristik
kepribadian, bukan perilaku.
b. Komponen Gaya Kepemimpinan
Ada beberapa karakteristik kepribadian pemimpin yang digambarkan oleh
Fiedle dalam Least Preferred Cowokers (LPC) yaitu :
1. pemimpin yang berorientasi hubungan pada bawahan ciri cirinya yaitu
Menyenangkan, Bersahabat, Menerima, Membantu, Bersemangat, Rileks,
Kerjasama, Mendukung, Harmonis, Percaya diri, terbuka.
2. pemimpin yang berorientasi pada tugas yaitu ciri-cirinya, Kurang
menyenangkan, Kurang bersahabat, Menolak membuat sesuatu, Kecewa,
Lesu tegang, Kurang kerja sama, Bertentangan, Mengbosankan, Suka
bertengkar, ragu-ragu kurang 9
3. Ciri-ciri dari karakteristik gaya kepemimpinan itu menggambarkan dari
dilihat, Perangai (menyenangkan, periang, rilek, dan menarik ), Semangat
(bersemangat dan hangat), Ketebukanan (menerima dan terbuka),
8Sutarto, “ Dasar-dasar organisasi”, Yogyakarta, Gajah Mada Pres, 2012. Hal 56
9Ivancevich, dkk “ Perilaku dan Menajemen Organisasi, Jakarta, Erlangga, 2008 .Hal 32
Kesejawatan (bersahabat dan dekat), Dipercaya (percaya diri membantu
mendukung)10
c. Karakteristik Bawahan
Karakteristik bawahan merupakan ciri-ciri kematangan, kemampuan
kebutuhan pengalaman dan kepuasan yang dimiliki oleh pegawai disuatu
organisasi, organisasi itu dapat dilakukan perusahaan, sekolah, universitas
maupun lembaga pemerintahan harus memahami karakteristik bawahan
sangat menentukan gaya kepemimpinan yang akan diterapkan instansi,
sebagai contoh:
bawahan yang memiliki kemampuan yang tinggi tidak cocok diterapkan
gaya kepemimpinan direktif, tetapi dengan gaya yang sportif akan lebih
cocok. Begitu sebaliknya bawahan yang berkemampuan rendah sangat meliki
bantuan, bimbingan dan pengarahan dalam melaksanakan tugas dalam sehari-
hari, sehingga cocok diterapkan gaya kepemimpinan yang direktif. Dengan
demikian dapat diketahui bahwa karakteristik bawahan mempengaruhi gaya
kepemimpinan yang diterapkan oleh pemimpin.Karakteristik bawahan
mencakup lokus, kemampuan melaksanakan tugas, kebutuhan berprestasi,
10Keith David.”Comunication Within Management”. New York. Personel, 1995. Hal 132
pengalaman dan kebutuhan akan kejelasan membagi karekteristik bahan
menjadi dua yaitu :
1. Kerangka Acuan
Orang dapat menafsirkan komunikasi yang sama dengan cara berlain,
yang bergantungan dengan pada pengalaman mereka sebelumnya. Hal ini di
sebabkan dalam proses penyandian dan penguraian sandi, para ahli
komunikasi berpendapat bahwa itu marupakan faktor yang penting
menghambat kesamaan.
Jika proses penyandian dan penguraian sandi tidak sama komunikasi
tersebut cendrung gagal oleh karena itu meskipun komunikator berbicara
dalam bahasa yang sama dengan penerima, pesan itu bertentangan dengan
cara penerima dalam menyusun pemahamannya, seringkali remaja
memandang segala sesuatu dengan berbeda dari orang tua mereka, dan
umpamaannya juga seorang dekan kampus memandang suatu masalah juga
berbeda dengan para staff pengajarnya, orang-orang dalam berbagai fungsi
organisasi menafsirkan dalam situasi yang sama dengan cara yang berbeda.
Cara pandang seseorang manejer pemasaranpun terhadap suatu
masalah bisnis sangat berbeda dari maneger produksi dalam menilai maupun
mengambil keputusan pada masalah yang mereka hadapi, akibatnya
kebutuhan nilai, sikap dan harian mereka tidak sama perbedaan ini seringkali
menyebabkan distorsi komunikasi yang tak di inginkan, ini tidak berarti
bahwa suatu kelompok salah atau benar, dalam demikian orang akan memilih
dalam sesuatu terdesak maka akan memilih pengalaman masalalunya sendiri
dan berkaca dari itu berkaitan dengan masa sekarangnya yang dapat
membantu pembentukan kesimpulan dan kata putus, ketidak samaan dalam
penandian tersebut dapat memberikan pemahaman yang berbeda sehingga
komunikasi yang efektif tersebut tidak berjalan secara efektif11.
2. Menyimak Selektif
Menyimak selektif merupakan bentuk persepsi yang selektif dimana
kita cendrung menghambat informasi baru, terutama jika informasi itu
bertentangan dengan apa kita yakini. Oleh karena itu kita terima pengarahan
dari pimpinan yang kita perhatikan adalah yang kita perkuat keyakinan kita.
hal-hal ini bertentangan dengan pendapat kita yang telah terbentuk
sebelumnya, tidak akan kita perhatikan sama sekali atau kita usahakan agar
hal itu memperkuat pendapat kita sebelumnya.
Contohnya, kepada semua departemen operasional diingatkan untuk
memperkecil biaya agar perusahaan dapat meraih laba yang telah ditargetkan
pada sebelumnya, komunikasi itu tidak mungkin mencapai sasaran yang di
11J.D HatField. And R.C Huseman. “ Perceptual Congruence about comunication”, Academic of juernal, Juni 1982 hal 58
inginkan karena bertentangan dengan sebuah realita para penerima. Jadi para
karyawan operasional mungkin mengabaikan atau merasa geli mendengar
informasi semacam itu dalam hubungan besar gaji, uang perjalanan, dan
rekening pengeluaran sebagai eksekutif, tidak jadi apakah soal itu benar atau
tidak yang penting bahwa pendapat tersebut yang telah terbentuk sebelumnya
dapat berdampak kepada kemacetan dalam komunikasi12
3. Kata Putus Nilai
Pada setiap situasi komunikasi dalam departemen, penerima kita dapat
membuat putus nilai. Hal ini pada dasarnya menyangkut pada penilaian
menyeluruh atas sebuah 13pesan sebelum menerima seluruh komunikasi. Kata
putus nilai dapat didasarkan atas penilaian panerima atas komunikator atau
pengalaman dalam komunikator sebelumnya, atau atas arti pesan yang sudah
digunkan pada sebelunya.
Contohnya administrator rumah sakit kurang memperhatikan
memorandum dari pemeriksaan perawat “ karena dia selalu mengeluh segala
sesuatunya” seorang perguruan tinggi mungkin menganggap pertemuan
evaluasi dengan ketua jurusan sebagai sekedar melakukan sesuatu karena staf
pengajar tersebut menganggap katua jurusan tersebut kurang memiliki atau
12Gibson, Ivancevich “ Organisasi Edisi ke lima”, Erlangga Jakarta, 1992, Hal 116.
tidak memiliki kemampuan administrasi perguruan tinggi. Sebuah kelompok
kerja yang kompak dapat membentuk kata putus nilai negatif atas segala
tidakan pimpinan.
4. Kredibilitas Sumber
Kredibilitas sumber merupakan kepercayaan, keyakinan, dan
pengakuan penerima terhadap perkataan dan tindakan komunikator pada
giliran tersebut akan mempengaruhi pandangan dan reaksi penerima terhadap
gagasan, perkataan dan tindakan komunikator.
Dengan demikian, bagaimana bawahan memandan komunikasi dari
manegernya di pengaruhi oleh penilian mereka terhadapan maneger mereka
tersebut. Hal ini tentusaja di pengaruhi oleh pengalaman mereka sebelumnya
dengan maneger tersebut. Sekali lagi kita melihat yang dilakukan oleh
14maneger kita dalam melakukan sesuatu dengan mengkomunikasikan itu
benar atau tidak, sehingga dapat mempengaruhi kinerja bawahan serta atasan.
Contoh berikut, sekelompok staf medis rumah sakit menggap seorang
adminstrator rumah sakit tersebut kurang jujur dalam memberikan sebuah
data yang tidak valid dlam penyampaian data biaya rumah sakit perusahaan
dia sering kali membuat curang, dan tidak dapat dipercaya. Cendrung
membuat alasan yang berbelit jika data yang diberikan tersebut tidak valid
14K.M Wasto, “ Analysis of Comunication Patters” Acdemy Of managemen Juournal, Maret 1983. Hal 107.
terhadap pendatan yang diterima rumah sakit perbukanya, para pemimpin
perusahaan dan bawahan yang berpendapat bahwa sebagai orang yang sering
bohong dan tidak dapat dipercaya sama sekali, sehingga dengan kejadian
tersebut dapat membuat ineg yang di berikan kepada orang bagian
administrasi tersebut menjadi jelek.
5. Masalah Sematik
Komunikasi tersebut telah banyak yang mendefinisikan sebagai
penyampain informasi dari mulut kemulut baik secara verbal maupun non
verbal, yang sebenarnya kita dapat menyampaikan pengertiannya. Kita dapat
harus memberikan informasi tersebut dengan baik mengunakan kata-kata,
yang merupakan tanda yang serupa. Yang sayangnya kata-kata tersebut
dapat memberikan tanda yang berbeda bagi orang lain yang melihat dan
mendengarnya.
Karenanya kelompok lain tersebut dapat mengunakan kata lain atau
dengan tanda yang berbeda, sehingga seringkali komunikasi tersebut tidak
berjalan dengan baik yang dapat terjadinya gangguan, hal ini terutama benar
kaitanya dengan kata-kata dan ungkapan abstrak atau istilah “telaah biaya
maslahat” akan berarti dan mengerti dengan orang yang berurusan dengan
urusan rumah sakit tetapi akan mungkin berubah juga artinya dengan staff
dokter. Sebenarnya istilah tersebut mungkin mengadung arti yang negatif,
konsep seperti kepercayaan, laba dan dokumen keuangan mungkin
mempunyai arti kongkrit bagi eksekutif bank. Jadi karena harta tersebut
mempunyai arti yang berbeda bagi setiap kelompok dan kalangan yang
berbeda juga maka sebahagian komunikator tersebut dapat berbicara dangan
bahasa yang sama.
6. Penyaringan
Penyaringan filter biasanya terjadi pada komunikasi keatas dalam
organisasi istilah ini mengacu kepada manipulasi informasi sehingga
penerima memandang sebagai hal yang positif. Bawahan yang menutupi
nutupi informasi yang kurang di sukai dalam pesan mereka kepada atasan.
Alasan dalam menyaring pesan tersebut tentunya jelas ini adalah arah keatas
yang membawa informasi pengendalian kepada pimpinan, pimpinan tersebut
wajib melaksanakan evaluasi wajib dalam mengenai memberikan kenaikin
gaji, dan mempromosikan individu berdasarkan apa yang diterimnya melalui
saluran keatas. Godaan untuk menyaring pada setiap tingkatan organisasi
nampaknya kuat sekali.
7. Bahasa Kelompok
Kita semua pasti mempunyai hubungan dengan para ahli seringkali
menggunakan istilah yang secara teknis, yang sebenarnya hanyalah sebuah
kata-kata atau kalimat yang menggambarkan sebuah prosedur yang sederhana
atau objek yang umum. Banyaknya mahasiswa diminta peneliti untuk
melengkapi sebuah instrumen sebagai bagian dari penganan ekperimantal.
Seringkali kelompok ahli, profesional, dan sosial mengembangkan
kata-kata atau ungkapan yang artinya hanya di ketahui oleh para anggota itu
sendiri. Hal ini dapat menimbulkan perasaan memiliki, kepadauan, dan dalam
banyak hal serta harga diri. Ungkapan tersebut juga dapat memperlancar
komunikasi didalam sebuah kelompok akan tetapi dalam pemakaian bahasa
kelompok, dapat juga mengalami kegagalan yang parah jika melibatkan
dalam komunikasi tersebut orang lain atau kelompok lainya.
Ini terutama terjadi apabila kelompok tersebut menggunakan bahasa
tersebut dalam kelompoknya dan hampir sama sehingga agak mudah mengerti
bahasa yang diucapkan dan yang disampaikan oleh kelompok itu. Bukanya
untuk mengirim informasi dan pengertian melainkan untuk
mengkomunikasikan sesuatu yang bersifat rahasia tentang kelompok tersebut
atau fungsinya.
8. Perbedaan Status
Organisasi kerapkali megungkapkan tingkat hirarrki memalui sejumlah
simbol serta gelar, kantor, aparat dan sebagainya. Perbedaan status tersebut
dapat dipandang oleh orang-orang yang bertingkat hirarrki yang lebih rendah,
dan ini dapat mencegah atau menimbulkan distorsi dalam komunikasi. Dari
pada dianggap tidak mampu, seorang perawat lebih suka berdiam diri
ketimbang mengemukakan pendapat dan menanyakan sesuatu kepada
perawatlainya.
Seringkali terjadi dalam usaha menggunakan waktunya secara efisien
para penyelia membuat hambatan ini semakin suka dia atasi. Pejabat
pemerintahan atau direktur bank hanya mungkin dapat di temui dengan janji
yang sebelumnya melalui pemeriksaan yang teliti melalui sekretarisnya. Ini
merupakan memperlebar kesengajaan komunikasi antara atasan dan bawahan.
9. Tekanan Waktu
Tekanan waktu merupakan hambatan penting dalam berkomunikasi.
Masalah yang jelas tampak adalah bahwa maneger tidak punya waktu untuk
sering berkomunikasi dengan bawahan akan tetapi tekanan waktu sering dapat
menimbulkan masalah yang serius lainnya. Jalan pintasnya berupa kegagalan
sistem komunikasi yang ditentukan secara formal yang sering timbul karna
tekanan waktu, ini terbukti terjadi karena ada seseorang yang tidak di ikutkan
dalam saluran komunikasi formal sedangkan orang tersebut di ikut sertakan.
Contohnya andaikan seorang winariaga memerlukan pesan kilat untuk
seorang pelanggan yang penting, dan ia langsung menghubungi maneger
produksi untuk mengajukan permintaan karena maneger tersebut pernah
berhutang budi kepadanya, para wianraga lainya mendengar hal ini lalu
merasa marah dan jengkel terhadap kejadian tersebut merasa bahwa tidak
diperlakukan secara adil dan baik serta pilih kasih, yang lalu melaporkan
kejadian tersebut kepada maneger penjualan.
Jelas-jelas maneger penjualan tersebut tidak mengetahui apa yang
terjadi sebenarnya terhadap transaksi diatas jelas jelas menger penjualan
tersebut telah dilampaui, akan tetapi dalam beberapa kasus yang hampir
serupa berurusan dengan secara formal ini lebih mahal sehingga dapat
membengak pembiayayan.
a. Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi
Para maneger yang berusaha keras untuk menjadi komunikator yang
baik memeliki tugas yang terpisah mereka lakukan:
Yang pertama mereka harus menigkatkan pesan yang mereka sampaikan
kepada bawahan nya
Yang kedua mereka harus berusaha menigkatkan pemahaman tentang apa
yang ingin di komunikasikan orang lain kepada mereka.
Artinya mereka harus pembuat dan pengurai sandi yang baik, mereka
harus berusaha keras tidak saja untuk dipahami melainkan juga harus
memahami yang diberikan dan yang akan diberikan kepada bawahan.
1. Melakukan Tindak lanjut
Teknik ini mengandaikan anda di salah pahamkan, sebagaimana dapat
diketahui arti selalu terdapat pada pikiran penerima. Umpamanya seorang
pemimpin bagian keuangan di kantor pemerintahan mengumumkan kepada
para anggota staff akuntansi tantang lowongan dikantor lain. Para karyawan
lama mungkin menartikan hal ini sebagai maksud baik. Tetapi karyawan baru
berarrti menilai sebagai penilain prestasti yang kurang baik dan dianjurkan
untuk pindah kantor.
2. Mengatur Arus Informasi
Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi guna menjamin arus informasi
yang optimal kepada maneger, hingga meniadakan hambatan, komunikasi
diatur dalam kaitannya dengan mutu dan jumlah, gagasan ini dalam prinsip
pengecualian maneger yang mengatakan penyimpangan penting dari
kebijaksanaan dan prosedural yang harus diperhatikan oleh atasan.
Dalam kaitan ini dengan komunikasi formal berarti atasan tersebut perlu
dikomunikasikan dalam dengan kejadia yang bersifat luar biasa dan bukan
sekedar komunikasi itu sendiri.
3. Memanfaatkan Balikan
Dalam komunikasi tatapmuka, dimungkinkan adanya balikan langsung
akan tetapi komunikasi kebawah sering terjadi ketidak akuratannya karna
kurangnya kesempatan penerima untuk memberikan balikan ada
kemungkinan memorandum yang berisi kebijaksanaan penting telah
disampaikan kepada semua karyawan, hal ini tidak menjamin telah terjadinya
komunikasi.
Orang mungkin berharap komunikasi balikan dalam bentuk komunikasi
keatas akan lebih didorong dalam komunikasi keatas dan ditemukan dalam
banyak disain organisasi yang berbeda. Organisasi yang sehat memerlukan
komunikasi yang arahnya keatas dan efektif, yang dimaksud dengan ini adalah
mekanisme yang mengembangkan dan mendorong balikan itu terlibat lebih
dalam dari pada sekedar menidak lanjutkan komunikasi.
4. Empati
Yang dimaksud dengan empati merupakan komunikasi yang berorientasi
pada penerima dan bukan berorientasi kepada komunikator, empati
komunikasi harus menempatkan dirinya dalam peran pada kedudukan
penerima sehingga dapat memperkirakan bagaimana penguraian sandi pesan
yang akan disampaikan.
Sandi sangat penting bagi seorang maneger untuk memahami dan
memahami penguraian sandi, empati merupakan kemapuan untuk
menempatkan diri kepada orang lain dan mengandaikan sudut pandang serta
emosi orang tersebut, empati juga dapat mengurangi hambatan dalam
berkomunikasi yang efektif.
5. Pengulangan.
Pengulangan adalah prinsip belajar yang telah di terima, mencakup unsur
peluang atau redundasi kedalam komunkasi dan menjamin seandainya satu
bagaian pesan yang tidak dimengerti, bagian lain yang akan membawa pesan
yang sama, karyawan baru seringkali dilengkapi dengan informasi dasar yang
sama dalam beberapa bentuk yang berbeda ketika baru dia bekerja dalam
perusahaan.15
6. Mendorong Terciptanya Rasa Saling Percaya
Kita tahu bahwa tekanan waktu sering memperkecil kemungkinan bahwa
maneger akan mampu menindak lanjut komunikasi dan mendorong
penyampaian balikan atau komunikasi keatas setiap kali mereka
berkomunikasi. Dalam keadaan semacam itu adanya saling percaya antara
maneger dan bawahan yang dapat memperlancar komunikasi.
Bawahan menilai sendiri mutu hubungan dengan atasanya sesuai dengan
persepsinya. Maneger yang berusaha mengembangkan suasana yang saling
percaya akan lebih mudah melakukan tindak lanjut komunikasi dan tidak
akan terjadi salah paham dikalangan bawahan karena ketidak mampuan
mereka tindak lanjut atas setiap komunikasi.
15Gibson, Ivancevich “ Organisasi Edisi ke lima”, Erlangga Jakarta, 1992, Hal 123
7. Penetuan Waktu dan Efektif
Setiap orang menghargai ribuan pesan banyak diantara pesan ini tidak
pernah di uraikan sandinya atau tidak diterima karana tidak mungkin
menampung seluruh pesan itu. Para maneger penting mengetahi bahwa setiap
saat mereka berusaha berkomunikasi dengan seorang penerima pesan lainnya
diterima sekaliagus. Jadi pesan yang dikirim oleh maneger mungkin tidak
didengar pesan itu dapat dimengerti jika pesan itu tak bersaing dengan pesan
lain.
Banyak organisasi mengadakan rapat khusus di suatu tempat untuk
menyusun kebijaksanaan atau melaksanakan perubahan penting. Sekelompok
eksekutif mengadakan rapat khusus ditempat peristirahatan untuk
menggulangi issu kebijakan perusahaan yang penting.16
8. Menyederhanakan Bahasa
Bahasa yang rumit merupakan hambatan utama bagi komunikasi yang
afektif. Para mahasiswa sering mengalami kesulitan dalam mengajar
menggunakan istilah yang rumit. Para maneger harus ingat bahwa komunikasi
yang efektif meliputi pemahaman dan juga informasi. Jika penerima tidak
paham sebenarnya tidak terjadi komunikasi, sebenarnya banyak teknik yang
dibicarakan di bagian ini mempunyai tujuan utama yang meningkatkan pesan
16Keith Davis, “human Behavour at Work (new York:Mc Graw-Hill, 1980) hal 394
mereka dalam kata kata himbauan dan simbol yang mempunyai arti bagi
mereka.
9. Menyimak secara efektif
Telah dikemukakan bahwa untuk menigkatkan komunikasi maneger harus
berusaha di pahami dan memahami. Ini berarti semua maneger harus
menyimak. Salah satu cara yang didorong seseorang untuk mengungkapkan
perasaan, keinginan, dan emosinya yang sebenarnya ialah dengan menyimak.
Hanya dengan mendengar orang tidak cukup, orang harus mendengarkan
dengan pemahaman.
Pedoman oleh maneger seperti bersifat biasasaja dalam mengemukakan
argumentasi dan memberikan kritik dengan tenang serta nada yang rendah
sehingga dapat dipahami dalam rapat denganbawahan serta jajaran petinggi
sebuah perusahaan. Kesadaran dalam komunikasi yang efektif menyangkut
soal dipahami dan memahami, mungkin jauh lebih penting dari pedoman itu,
pedoman tersebut hanya ada denagn manfaat landasantersebut.