Den kommunikativa organisationen – En diskussion av begreppet
Kommunikativa workshop – tips på sätt att stötta chefer och ledare Karlstad 2013-08-29
description
Transcript of Kommunikativa workshop – tips på sätt att stötta chefer och ledare Karlstad 2013-08-29
Kommunikativa workshop– tips på sätt att stötta chefer och ledare
Karlstad 2013-08-29
Workshop kring kommunikation
Ett verktyg för kommunikatörer
• Utgår från metod i Chefens verktygslåda• Är gratis, tidsbesparande, effektiv och rolig• Förutsättning 1: att du gillar facilitera/leda möten• Förutsättning 2: ett väl genomfört förarbete:Analysera välHa ett första inledande samtal
Workshop kring kommunikation
Är en metod för att:
• Ha ordning och reda på er kommunikation• Skapa en struktur i ert sätt att kommunicera• Bli mer effektiv i användandet av era kanaler• Lättare nå fram med era budskap• Tydliggöra kommunikationsansvaret
• Bygger på ett verktyg från Nordisk kommunikation.
Workshop kring kommunikation
Sex steg för att utveckla ert kommunikationssystem
Workshop kring kommunikation
Efter genomförd kartläggning
… har man förhoppningsvis följande
1. Ett system som berörda aktörer förstår
2. Kanaler med tydliga syften
3. Ett system som motsvarar både kartläggarens och aktörernas behov av information och kommunikation
4. Systemet ska funka:
• både i det dagliga, vid förändringar och i kris
• i kommunikationen med valda grupper
• i dialog med valda grupper
• som återkoppling från grupperna
Workshop kring kommunikation
Så jobbar vi
Halvdag 1: Identifierar och prioriterar aktörer, beskriver kommunikationen med dessa (nuläge)
Halvdag 2: Analyserar nuvarande kommunika-tionssystem, identifierar förbättringar (analys)
Halvdag 3: Beskriver ett önskat kommunika-tionssystem och tar fram en handlingsplan (framtid)
Workshop kring kommunikation
Inledning
• Enskilt och i grupp – fundera över hur stor del av ert arbete går åt till att kommunicera med andra?
(De flesta svarar minst 70 procent, många svarar 100)• Om ni kommunicerar så mycket – varför inte göra det på
ett strukturerat sätt och bättre uppnå nå önskad effekt?
(Brukar vara ett övertygande argument)
Workshop kring kommunikation
Snabbkurs i kommunikation:
Workshop kring kommunikation
Ingen information
Dialog:vad, varför och
hur
Dialog: vad och varför
Muntlig information och svar på frågor
Muntlig information via
möten, telefon…Tryckt info, intranätet, hemsidan,
e-post
Ingen effekt, rykten, spekulation
Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap
Effekt:Engagemang, ägarskap. handling
Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt
Workshop kring kommunikation
Vi kommer ihåg
10 procent av det vi läser.20 procent av det vi hör.30 procent av det vi ser.50 procent av det vi ser och hör.70 procent av det vi diskuterar.80 procent av det vi gör.95 procent av det vi lär andra
Nils Simonsson, kirurg och hjärnforskare
Workshop kring kommunikation
Begrepp
Kommunikation
Information
Aktör
Målgrupp
Budskap
Kanal
Kommunikationssystem
Workshop kring kommunikation
Exempel kommunikationssystem
Privata vårdcentraler
Offentliga vårdcentraler
Ägarna till privata resp. offentliga vårdcentraler
Allmänheten/Patienter
HSA
HSU
Andra avd. på RK
Andra aktörer i VGR
Andra landsting
Press/media
Intresseföreningar
Politiker
Kommuner
HSK
VEM VADHUR
Prata i telefon
Svara på mejl
Dialogmöten
Informationsmöten
Nyhetsbrev
Webbplats
Mejlutskick
I-linjen
Linjen
Informella möten
Inbjudna möten
Operativa
Sociala
Strategiska
Instruktioner
Nya riktlinjer
Återrapportering
Peppning
Nyhetsförmedling
Krav på agerande
Värderelaterade
Polisroll (?)
Förvissa sig om att information förståtts
Workshop kring kommunikation
Kommunikation
Vårdgivare
MailRadio
TV
Socstyrelse
HSN
Region-kansliet
RiksdagenLokalradio
VGPV-kontoret
Press
Patienter
Intresse-förening
Fack
Politiker
HSK
Nyhetsbrev
Personal
Webb
Sociala medier
Workshop kring kommunikation
Syftet med er kommunikation?Vilket är ert uppdrag?
Vilket är ert uppdrag? Vad ska kommunikationen stötta? Är ni överens? Alla förbättringar som föreslås ska knyta an till ert uppdrag.
Är till exempel ”alla medborgare” eller ”alla medarbetare” verkligen nödvändiga att kommunicera med för att utföra ert uppdrag?
Workshop kring kommunikation
Ingen information
Dialog:vad, varför och
hur
Dialog: vad och varför
Muntlig information och svar på frågor
Muntlig information via
möten, telefon…Tryckt info, intranätet, hemsidan,
e-post
Ingen effekt, rykten, spekulation
Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap
Effekt:Engagemang, ägarskap. handling
Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt
Workshop kring kommunikation
Workshopen genomförs• Nuläge: vilka aktörer har ni? Aktörerna prioriteras
och betygssätts. 3-5 granskas noga: hur kommunicerar ni med dem och vad vill ni?
• Analys: Varför kommunicerar ni på det sättet ni gör? Vad funkar och vad funkar inte?
• Förslag till förbättring: Hur kan ni göra annorlunda? Vad kan ni förändra direkt och vad är mer komplicerat? Vem ansvarar för vad?
• Hur ser ert önskade kommunikationssystem ut?
Workshop kring kommunikation
Heureka• Kunskapen om vad medveten och effektivt använd kommunikation
kan ge för effekter – bidrar till målen• Gott kommunikationsarbete utgår aldrig ifrån en kanal, utan från
önskad effekt.• Den smärtsamma insikten att skickad information inte garanterar
mottagen eller förstådd information • Kommunikationsansvaret ligger inte hos mottagaren, utan hos
avsändaren• Bättre ett mejl i rättan tid, än tio vid fel tillfälle.• Man förändrar inte beteenden via kanalen mejl
Workshop kring kommunikation
Kommunikatörseffekter
• Synen på vad en kommunikatör kan bidra med förändras.
• Genom att samla alla viktiga deltagare i ett rum snabbar man upp nödvändiga processer
• Blir tydligt att det inte är kommunikatören som ansvarar för att saker kommuniceras
• Nödvändiga med ibland obehagliga frågor kan diskuteras under den mer harmlösa kommunikationsrubriken
Workshop kring kommunikation
Förändringskommunikationens fyra faser
Workshop kring kommunikation
Vilka är vinnare, förlorare, skeptiker och ambassadörer?
Workshop kring kommunikation
Förändringskurvan
Workshop kring kommunikation
I fas?
Workshop kring kommunikation
Lycka till!
• Annika Mattsson
• Lena Alexanderson
• Jeanette Karlström
• Regionkansliet, Västra Götalandsregionen