Kleos 6.7 (noviembre 2019) Novedades y mejora de...

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Versión de este documento : 1.00 Fecha : octubre 23rd 2019

Kleos 6.7 (noviembre 2019)

Novedades y mejora de características

Contents

1 Expedientes : situación del expediente (dashboard) 4

2 CONTACTOS : Configura derechos de acceso a los contactos 8

3 ACTIVIDADES : Presupuesto del Expediente (alerta al exceder el presupuesto) 11

4 DOCUMENTOS : duplicación Masiva de documentos de un caso a otro 15

5 DOCUMENTOS : asignar un propietario a un documento 16

Kleos 6.7 – Nuevo & mejorado presenta Pedad 3

1 Expedientes : situación del expediente (dashboard)

Esta nueva característica introduce la posibilidad de acceder instantáneamente a una visión general de la información más pertinente relacionada a un expediente. Esto incluye: gráficos mostrando la situación financiera actual, último y próximos pasos a dar (tareas y citas), documentos añadidos o modificados recientemente y las notas. La "Situación del expediente" será la primera pestaña dentro de cada expediente (en lugar de “ General”) y es simbolizada por este icono :

Está organizado en cinco widgets, de izquierda a derecha: Últimos documentos, Citas, Tareas, Estado Financiero y Notas

A TENER EN CUENTA:

• (EL Acceso a estos widgets respeta vuestros permisos a módulos y características de Kleos)

• Cada widget tiene un + botón que permite la creación de un elemento nuevo.

Widget de Últimos documentos

Muestra los documentos que se crearon/modificaron/importaron en el expediente, siendo el más reciente

el primero de la lista).

Simplemente haz doble clic para abrir y editar un documento. Si no pueden mostrarse todos los elementos, el enlace del botón “Más” te dirigirá directamente a la pestaña de documentos del expediente.

Usa el botón + para crear un nuevo documento.

También puedes importar documentos directamente por arrastrándolo dentro de este widget


Widget de Citas Muestra el último evento del calendario y también los próximos. Simplemente pasa el ratón por encima de cada elemento para mostrar más detalles, o haz clic en él para editarlo. Si no pueden mostrarse todos los elementos, el enlace del botón “Más” te dirigirá directamente a la pestaña de calendario del expediente.

Usa el + botón para crear una cita nueva.

Widget de Tareas Muestra las últimas tareas completadas en el expediente y una lista de las próximas tareas. Simplemente haz clic en una para editarla. Si no pueden mostrarse todos los elementos, el enlace del botón “Más” te dirigirá directamente a la pestaña de tareas del expediente.

Usa el + botón para crear una cita nueva.

Widget del estado financiero

Pantalla KLS-BI-1039.2

La parte izquierda del gráfico muestra las cantidades de honorarios/gastos/suplidos, cada uno de los cuales distingue entre facturado y no facturado. La parte derecha del gráfico muestra el total de horas invertidas, también distinguiendo entre facturado y no facturado. La primera tabla de la derecha muestra la “RESERVA” (excluyendo IVA): compara el importe no facturado con el importe de las provisiones: si las provisiones superan el importe no facturado, entonces tiene una reserva. Si no es así, debe facturar las actividades o crear una nueva provisión.

La tabla de abajo a la derecha muestra un resumen (IVA incluido) de las facturas, abonos y pagos realizados. La diferencia muestra el importe total impagado, mostrando también el importe vencido (importe impagado en facturas/provisiones cuya fecha de vencimiento ha pasado). A TENER EN CUENTA:

- Puedes utilizar el botón + para crear una nueva actividad, provisión o factura.

- Si se ha definido un presupuesto en el expediente, también se mostrarán en la situación financiera los límites de los honorarios y/u horas (ver la sección dedicada al presupuesto del expediente en este documento)

Por favor, lee la sección de este documento para saber más sobre el presupuesto del expediente.. Widget de Notas Muestra las notas relacionadas con el expediente. Simplemente haz clic en una para editarla.

Usa el botón + para crear una nota nueva.

Configuración de la Situación del Expediente Dentro de la pantalla de situación del expediente, haz clic en este icono (inferior derecha)…

Esto abrirá la pantalla relacionada en las preferencias del usuario (pestaña situación del expediente):

Aquí puedes decidir:


- Hacer que la situación del expediente sea la pestaña por defecto cuando se accede a un expediente

(si es así, dejar la casilla sin marcar), o que sea la pestaña General (marcar la casilla).

- Ocultar o mostrar el estado financiero (dependiendo de tus permisos para acceder a la información

financiera)

- Ocultar o mostrar las notas

2 CONTACTOS : Configura derechos de acceso a los

contactos

Kleos 6.7 introduce una característica nueva que da la posibilidad de limitar la visibilidad de algunos contactos (clientes normalmente) a algunos miembros del despacho. Para activar esta funcionalidad a un miembro del despacho (o a un grupo) Desde el menú de configuración: accede al Administrador de permisos, APARTADO: Contacto; y comprueba la opción: Configurar permisos de contactos NOTA: normalmente sólo los administradores tienen acceso a la Administración de permisos.


Desde ese momento, el usuario (o grupo) podrá poner restricciones a los contactos. Para conceder el acceso a usuarios (o grupos de usuarios) a un contacto Selecciona el contacto que quieras proteger. Pulsar en el menú Más… que tiene la nueva funcionalidad: “Autorización”


Kleos abre entonces una ventana donde el usuario puede asignar autorizaciones para el contacto seleccionado. Las autorizaciones de contactos pueden ser asignadas a todo el mundo o para un usuario solo o grupo de usuarios. Por defecto, el conmutador "Seleccionar permisos" está desactivado, lo que significa que todos los miembros de la oficina están autorizados a visualizar y gestionar el contacto seleccionado.


- Haz clic en "Seleccionar permisos" - Selecciona el usuario(s) o grupo que tendría que tener acceso al contacto - Selecciona los derechos de acceso concretos (Editar y/o Borrar) - Pulsa en OK

Una vez que las autorizaciones han sido establecidas en un contacto, Kleos actualiza la pestaña "Autorizaciones" dentro del contacto, como se muestra a continuación:

A través de esta pestaña "Autorizaciones" del contacto, el Usuario puede comprobar qué Usuarios/Grupos están autorizados a gestionar ese contacto; a la derecha está disponible el botón "Seleccionar permisos" para configurar las autorizaciones adicionales (si el usuario tiene derecho a hacerlo). A TENER EN CUENTA:

- Actualmente, no es posible poner permisos de visualización mientras esté creando un contacto nuevo. Por lo tanto, justo después de crear una identidad, acceda al menú Más..., Autorización para

proteger el contacto. - Las autorizaciones sólo se pueden establecer en contactos externos (clientes, contrarios, etc.), no

en miembros del despacho. Una vez que un contacto ha sido ocultado a otros miembros/grupos de la oficina, este contacto no será visible en la lista de Contactos y no aparecerá como resultado en los listados de búsquedas avanzadas/rápidas o guardadas. Visibilidad de los contactos protegidos dentro de los expedientes Si un usuario tiene acceso a un expediente donde un contacto protegido está implicado, podrá acceder al contacto, pero sólo desde el expediente. Además, cuando se agrega un contacto con limitaciones de acceso en un expediente, Kleos muestra un mensaje de advertencia al usuario para informarle que puede ser necesario configurar la autorización del Caso para mantener esa Identidad no visible en absoluto:


3 ACTIVIDADES : Presupuesto del Expediente (alerta al

exceder el presupuesto)

Para permitir tener un control del tiempo empleado en un expediente, Kleos 6.7 introduce la posibilidad de definir un presupuesto y ser alertado cuando se alcance o se supera el límite.

En la pestaña General de cada expediente, hay dos nuevos datos: Horas registradas y Honorarios registrados. Para cada uno de ellos, se puede ajustar/editar un tope haciendo clic en el icono de engranaje

De forma alternativa, el ajuste de los límites se puede hacer desde la pestaña Actividad del expediente, en el menú “Más…” y pulsar en Opciones.

Pantalla KLS-BI-983. 1

La ventana de opciones de actividad muestra entonces una nueva sección llamada "PRESUPUESTO":


Las opciones son:

• Límite sobre las horas: representa la limitación máxima de horas trabajadas.

• Límite sobre honorarios: representa el límite máximo de honorarios (de tiempo o importes fijos).

• Umbral de aviso: representa un umbral máximo, definido como un porcentaje del límite, para

generar un aviso.

• Contar sólo las horas/honorarios no facturados. Por defecto, este parámetro no está seleccionado, y

se añaden todas las horas y tarifas registradas para comprobar los límites.

Cuando se selecciona esta opción, sólo se consideran las horas y los honorarios no facturados para

comprobar los límites.

Presupuesto establecido en horas/honorarios REGISTRADOS La(s) limitación(es) que se establezcan aparecerán en la pestaña General del expediente:

El total de horas/honorarios que ha sido registrado en el expediente también aparecerá aquí, en naranja si se mantienen por encima del umbral pero continúa por debajo del presupuesto :



… Y en rojo si se ha superado el límite presupuestado:

Alerta cuándo se está creando una nueva actividad

Cada vez que se graba una nueva actividad en un expediente con presupuesto, Kleos comprueba que no se

esté alcanzando el límite y muestra un mensaje de advertencia solicitando una confirmación en caso de que

se supere (el mensaje no es bloqueante).

Presupuesto establecido en horas/honorarios NO FACTURADOS Cuando la opción "Contar sólo las horas/honorarios no facturados" está activada en un expediente, se consideran sólo los honorarios y las horas no facturadas en lugar de las horas/honorarios registrados. Cada vez que el usuario factura los honorarios, éstas quedan excluidas del cálculo del presupuesto. Este comportamiento es útil cuando se aplica un acuerdo de precios recurrente para un caso (límite de una iguala).

Si el número de horas no facturadas o de honorarios no facturados alcanza el umbral (si está establecido), aparecen en naranja, .... o en rojo si exceden el presupuesto.


4 DOCUMENTOS : duplicación Masiva de documentos de un

caso a otro

Para acelerar la duplicación de documentos de un caso a otro, es ahora posible seleccionar varios documentos de una sola vez para ser copiados. A continuación, haz clic en el botón Copiar/Duplicar habitual, Kleos abre la ventana de abajo:

Puedes seleccionar el expediente de destino. Con respecto a la carpeta de destino, hay dos opciones posibles :

- Duplicar con la misma estructura de carpetas, MARCADO (por defecto): los documentos se duplicarán en las mismas carpetas que en el expediente original. Las carpetas que falten se crearán en el expediente de destino

- Duplicar con la misma estructura de carpetas, DESMARCADO: todos los documentos se copiarán en una sola carpeta en el expediente de destino (será necesario especificar esa carpeta seleccionando en la lista virtual de carpetas).

A TENER EN CUENTA :

- Kleos NO duplicará masivamente los siguientes archivos: correos electrónicos, facturas y

documentos de Lexnet.

- La versión del documento a copiar será la versión del documento de origen en el momento de la copia. Si el documento del expediente de origen se ha validado, se copiará la última versión guardada.

5 DOCUMENTOS : asignar un propietario a un documento

A partir de Kleos 6.7, es posible asignar a un miembro específico del despacho como "Propietario" de un documento. Esto permite distinguir entre el Creador de un documento y el "Responsable" de un documento importante (= al Propietario). El nuevo campo Propietario se puede rellenar en varias pantallas de Kleos (y en cualquier momento): Normalmente cuando:

- Se esté creando un documento nuevo - Se esté revisando un documento existente - Se esté importando un documento - Se estén editando las propiedades de un documento

A TENER EN CUENTA:

- La columna Propietario se puede añadir en las cuadrículas que muestran los documentos - La pantalla de búsqueda avanzada de documentos permite acotar por Propietario

Además, el informe estándar relacionado con los documentos ahora incluye al Propietario. Y los usuarios que tienen acceso al editor de informes Jasper también pueden utilizar este campo dentro de sus informes personalizados. A TENER EN CUENTA: por defecto, el Propietario de un documento es su Creador (y así se ha marcado para todos los documentos creados antes de la versión de Kleos 6.7).

Fin de documento

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