Kleos 6.5 (Marzo 2019) Mejoras y nuevas...

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Versión de este documento: 1.04 (RBI) Fecha: 15 de Febrero del 2019

Kleos 6.5 (Marzo 2019)

Mejoras y nuevas características

Tabla de contenidos

1 EMAIL: Nueva versión del complemento Kleos para Outlook 3

2 EMAILS: Usar Outlook como editor de correo electrónico dentro de Kleos 17

3 EMAILS: Preferencia: mostrar/no mostrar la lista de plantillas 18

4 EMAILS: mostrar las plantillas utilizadas recientemente 20

5 EMAILS: utilice una plantilla dentro del editor de correo electrónico de Kleos 21

6 FACTURACIÓN: Crear una nota de crédito de retroceso en una provisión 22

7 EXPORTAR LISTAS A EXCEL: el límite es ahora de 350.000 líneas en Kleos 6.5 25

Introducción Esta página muestra una visión general de las características más relevantes añadidas o mejoradas en Kleos 6.5, lanzado en marzo de 2019. Esta versión está orientada principalmente a mejoras en el correo electrónico, incluyendo una nueva versión del complemento de Kleos para Outlook.

1 EMAIL: Nueva versión del complemento Kleos para

Outlook

Contexto: El complemento Kleos para Outlook es un complemento gratuito de Outlook que le permite

almacenar correos electrónicos entrantes y salientes directamente desde Outlook a Kleos.

Kleos 6.5 viene con una nueva versión del Kleos para Outlook que incluye emocionantes mejoras y nuevas características.

Kleos para Outlook: Instalación y puesta en marcha (incluso si Kleos no se ha puesto en marcha) Si ya ha utilizado la versión anterior de Kleos para Outlook en su PC: cuando se actualice a Kleos 6.5, el instalador desinstalará automáticamente la versión antigua e instalará la nueva versión de Kleos para Outlook. Si necesita (re)instalar el Kleos para Outlook en otro PC, puede descargarlo aquí: https://kleos.wolterskluwer.com/spain

DEBE SABER QUE: - Kleos para Outlook es compatible con Outlook 2013-2013-2016-2019 - Kleos para Outlook también es compatible con Outlook 365 (pero sólo con la aplicación de escritorio, no con la versión web). Al iniciar Outlook, el complemento de Kleos para Outlook se iniciará automáticamente y aparecerá como un panel en el lado derecho de Outlook. En la primera ejecución debe seleccionar su país

https://kleos.wolterskluwer.com/spain

Para iniciar sesión en Kleos para Outlook: utilice las mismas credenciales que se utilizan en Kleos. Para simplificarlo, Kleos para Outlook puede iniciar sesión automáticamente al iniciar Outlook, seleccionando la opción "Inicio de sesión automático al iniciar":

Si se selecciona esta opción, Kleos para Outlook se iniciará y conectará automáticamente al iniciar Outlook…. … a menos que te desconectes explícitamente de Kleos para Outlook Para salir del Kleos para Outlook: Haga clic en su nombre (abajo a la izquierda del panel Kleos para Outlook) y Cerrar Sesión

Kleos para Outlook: Expediente de destino: propuesta automática, expedientes recientes o búsqueda manual.

Esta es una de las mejoras más importantes: cada vez que se selecciona un correo electrónico en Outlook, el Kleos para Outlook intenta automáticamente encontrar el expediente de destino con más relevancia. Para ello, se buscan varias informaciones y se propone uno (o varios) casos: Para correos electrónicos entrantes y salientes:

- El correo electrónico es parte de un hilo => el hilo se identifica y se propone el mismo

expediente

- La referencia de su expediente de Kleos se menciona en el asunto del correo electrónico

- La referencia de una parte se menciona en el asunto del correo electrónico

Sólo para correos electrónicos entrantes:

- Si el remitente es parte en un expediente, Kleos para Outlook comprobará su dirección de

correo electrónico y en qué casos se encuentra.

- Si los destinatarios están involucrados como partes en los casos, Kleos para Outlook

comprobará la dirección de correo electrónico y propondrá los casos en los que se

encuentran.

Sólo para correos electrónicos salientes:

- Remitente como parte interna de un expediente, Kleos para Outlook comprueba si la

dirección de correo electrónico del remitente coincide con las direcciones de correo

electrónico de un miembro del despacho involucrado en un expediente.

- Los destinatarios como parte externa de un expediente, Kleos para Outlook comprueba si las

direcciones de correo electrónico de los destinatarios coinciden con las direcciones de correo

electrónico de una de las partes de un expediente en Kleos.

Si no se encuentran expedientes coincidentes (o la "calificación" es demasiado baja):

- El Kleos para Outlook propone archivar el correo electrónico en uno de los "expedientes

recientes".

- También puede buscar un expediente manualmente

Kleos para Outlook: Carpeta de destino: propuesta automática Después de seleccionar un expediente de destino para el correo electrónico (automática o manualmente), Kleos para Outlook siempre propone una carpeta de destino para almacenar el correo electrónico/archivo(s), con las siguientes reglas:

1. Correo electrónico seleccionado en un hilo ya almacenado en Kleos. Si el email seleccionado es parte de un hilo, Kleos para Outlook propondrá la carpeta del último email almacenado en Kleos del mismo hilo.

2. En el expediente seleccionado/propuesto hay al menos un correo electrónico almacenado pero no

en el mismo hilo del correo electrónico seleccionado. a) El correo electrónico seleccionado en Outlook es un correo electrónico enviado. Kleos para

Outlook propondrá la última carpeta utilizada para almacenar un correo electrónico enviado en el expediente propuesto.

b) El correo electrónico seleccionado en Outlook es un correo electrónico recibido. Kleos para Outlook propondrá la última carpeta utilizada para almacenar un correo electrónico recibido en el expediente propuesto.

3. En el expediente propuesto, no hay ningún correo electrónico almacenado. En este escenario, Kleos para Outlook propondrá la carpeta por defecto configurada por el usuario en la configuración de

Kleos. Para ello, se han añadido 2 nuevas configuraciones en la sección de documentos de las preferencias del usuario (para correos electrónicos entrantes y salientes).

Si la carpeta propuesta no satisface las necesidades, puede seleccionar otra carpeta, haciendo clic en el botón Cambiar a la derecha del nombre de la carpeta:

A continuación, navegará por las carpetas existentes del expediente para seleccionar una (e incluso crear una nueva carpeta en el expediente).

Kleos para Outlook: Crear una nueva carpeta en el expediente de destino El nuevo Kleos para Outlook ofrece la posibilidad de crear "sobre la marcha" una nueva carpeta. Después de seleccionar un expediente, haga clic en Cambiar al lado derecho de la carpeta propuesta. Haciendo esto puede navegar por las carpetas existentes del expediente, pero también Crear nueva carpeta

Aparecerá un marcador de posición vacío

Escriba el nombre de la nueva carpeta y luego <enter> o haga clic a un lado de la carpeta para guardarla. A continuación, mueva la nueva carpeta a la ubicación deseada: simplemente arrástrela y suéltela en la ubicación correspondiente dentro de la vista de estructura de carpetas.

La nueva carpeta ahora se puede utilizar para archivar correos electrónicos/archivos adjuntos dentro del expediente.

Kleos para Outlook: Archivar un correo electrónico entrante Simply click in Outlook on an existing email. Kleos para Outlook intentará automáticamente encontrar un expediente coincidente de acuerdo con las reglas descritas anteriormente en este documento. Si se encuentra un expediente coincidente, se mostrará en el panel Kleos para Outlook:

Si el expediente propuesto por Kleos para Outlook no es el que usted espera, puede hacer clic en Cambiar y seleccionar otro. Si no se encuentra ningún expediente coincidente: puede seleccionar uno de los expedientes recientes o buscar uno (escriba al menos 3 caracteres para buscar).

Cuando finalmente se selecciona un expediente, son posibles 2 situaciones: SITUACIÓN 1: El correo electrónico no tiene ningún archivo adjunto O usted quiere archivar el correo electrónico + archivos adjuntos como un solo archivo, opcionalmente, cambie la carpeta de destino, y luego haga clic en Archivar ahora

Kleos para Outlook mostrará un cuadro con la confirmación....

...y puede ejecutar pasos adicionales (Añadir tarea....) como se describe a continuación en este documento SITUACIÓN 2: El correo electrónico tiene archivos adjuntos y desea archivarlos como archivos separados en Kleos. Seleccione Archivos adjuntos como documentos separados A continuación, para el propio correo electrónico y para cada uno de los archivos adjuntos se puede:

- Desmarque los elementos que no desea archivar - Cambiar la carpeta propuesta - Renombrar los archivos adjuntos (haga clic en el nombre y podrá editarlo)

Luego haga clic en Archivar ahora Kleos para Outlook mostrará un cuadro de confirmación....

...y puede ejecutar pasos adicionales (Añadir tarea....) como se describe a continuación en este documento

Kleos para Outlook: Seleccione varios correos electrónicos a la vez Simplemente seleccione varios correos electrónicos en Outlook. Kleos para Outlook mostrará los casos recientes, el campo de búsqueda y el número de correos electrónicos seleccionados:

Seleccione un expediente o busque uno (escriba al menos 3 caracteres para buscar) Después de seleccionar un expediente, puede cambiar la carpeta de destino Luego haga clic en Archivar ahora Kleos para Outlook mostrará un cuadro de confirmación....

...y puede ejecutar pasos adicionales (Añadir tarea....) como se describe a continuación en este documento DEBE SABER QUE: Al seleccionar varios correos electrónicos

- No se lanza ninguna correspondencia automática al expediente

- No puede guardar archivos adjuntos como archivos separados Kleos para Outlook: Crear un nuevo email (opcionalmente usando una plantilla) Para crear un nuevo correo electrónico, haga clic en el botón habitual de Outlook ("Nuevo mensaje") Aparecerá un correo electrónico vacío; el Kleos para Outlook mostrará los expedientes recientes y propondrá buscar uno.

Seleccione entre los expedientes recientes, o busque uno escribiendo al menos 3 caracteres en el campo de búsqueda. Después de seleccionar un expediente, Kleos para Outlook muestra una pantalla para ayudar a componer el correo electrónico:

Aparece el expediente seleccionado, haga clic en < para seleccionar otro

Kleos para Outlook propone una carpeta donde se archivará el correo electrónico sobre el expediente en Kleos (haga clic en Cambiar si es necesario, incluso puede crear una nueva carpeta). Haga clic en Usar una plantilla de Kleos para navegar por la lista de 5 plantillas de correo electrónico usadas recientemente, o busque una. La plantilla se "ejecuta" y rellenará (dependiendo de la plantilla): los destinatarios, el asunto y el cuerpo. DEBE SABER QUE:

- Si introdujo manualmente destinatario(s) (Para, Cc o Cco) antes de ejecutar la plantilla, no

se añadirá ningún destinatario desde la misma.

- Si introdujo manualmente un asunto antes de ejecutar la plantilla, el asunto no será

actualizado por la plantilla.

- Si ha introducido manualmente un cuerpo, se le añadirá el cuerpo de la plantilla. Haga clic en Agregar destinatarios para seleccionar los destinatarios que vienen del expediente. Simplemente haga clic en la dirección de correo electrónico para seleccionar un destinatario directo o CC CCO que aparecerá cuando pase el ratón por encima de la dirección de correo electrónico.

Si es necesario, haga clic en Agregar archivos adjuntos A continuación, navegará por los documentos del expediente…

Puede seleccionar uno (o varios, pero uno a la vez) Aparecerá una barra de progresión y el documento se añadirá a los archivos adjuntos en Outlook (una marca verde en el Kleos para Outlook indica que la descarga desde el servidor se ha realizado correctamente). DEBE SABER QUE: Para simplificar la selección de los anexos se pueden filtrar los tipos de documentos a mostrar:

Después de seleccionar los archivos adjuntos, puede escribir el cuerpo del mensaje ¡Usted está casi listo para archivar el correo electrónico!

IMPORTANTE: ANTES DE ARCHIVAR: si tiene la intención de agregar una cita o una actividad, seleccione “Pasos adicionales después de archivar”.

A continuación, haga clic en Enviar y archivar Si marcó Pasos adicionales después de archivar, se le propondrá crear una cita, una tarea, una actividad o un seguimiento, esto se describe a continuación…

Kleos para Outlook: pasos adicionales después de archivar un correo (calendario, tarea...) Después de archivar un correo electrónico existente o nuevo, usted puede opcionalmente agregar: una cita / tarea / seguimiento / actividad. Estos "siguientes pasos" se proponen de diferentes maneras, dependiendo del escenario.

Escenario 1: Archivado de un correo electrónico entrante o ya enviado

Los siguientes pasos están sistemáticamente disponibles, pueden ser ejecutados varias veces si es necesario,

y el correo electrónico también puede ser archivado de nuevo en otro caso:

Escenario2: crear y archivar un nuevo correo electrónico: En este caso, debe elegir explícitamente realizar acciones adicionales, seleccionando Pasos adicionales después de la archivar el email.

Si la opción está seleccionada, Kleos para Outlook abre una ventana que incluye:

• A la izquierda: un resumen del correo electrónico enviado.

• A la derecha: los posibles próximos pasos.

El método para registrar los siguientes pasos es común a ambos escenarios.

Al añadir una cita, esta, queda automáticamente vinculada al caso en el que se ha archivado el correo

electrónico

Cuando se guarda, aparece el mensaje ("Cita añadida").

DEBE SABER QUE:

- Tipo de evento: Kleos propone por defecto la preferencia relevante que se ha establecido en la configuración de Kleos (una para la importación de documentos y otra para la creación de documentos).

- La cita se le asigna sistemáticamente. Al añadir una tarea, esta, queda automáticamente vinculada al caso en el que se ha archivado el correo electrónico

Cuando se guarda, aparece el mensaje ("Tarea añadida").

DEBE SABER QUE:

- Tipo de tarea: Kleos propone por defecto la preferencia relevante que se ha establecido en la configuración de Kleos (una para la importación de documentos y otra para la creación de documentos).

- La tarea se le asigna a usted (usuario registrado) por defecto, pero puede asignarse a otro miembro.

Al añadir una actividad, esta, queda automáticamente vinculada al caso en el que se ha archivado el correo electrónico

Cuando se guarda, aparece el mensaje ("Actividad añadida"). DEBE SABER QUE:

- Aquí sólo están disponibles las clases de actividad "planas" en función del tiempo. - Clase de actividad: Kleos propone por defecto la preferencia que se ha establecido en la

configuración de Kleos (una para la importación de documentos y otra para la creación de documentos).

- El propietario de la actividad es usted mismo (el usuario registrado)

Añadir seguimiento

Cuando se guarda, aparece el mensaje ("Seguimiento creado").

Kleos para Outlook: responder o reenviar un correo electrónico ya archivado

Las funciones relacionadas con la creación de un nuevo correo electrónico también están disponibles

cuando responde a un correo electrónico o lo reenvía.

Además, si el correo al que está respondiendo ya estaba archivado en Kleos, el complemento propondrá

automáticamente almacenar la respuesta en el caso de que el correo original haya sido archivado (pero

puede cambiarlo).

2 EMAILS: Usar Outlook como editor de correo electrónico

dentro de Kleos

Contexto: hasta ahora, Kleos sólo proponía un editor interno para crear nuevos correos electrónicos. Kleos 6.5 le permite establecer Outlook como el editor de correo electrónico predeterminado. Para activar esta función para que usted mismo pueda enviar correos electrónicos utilizando el editor de Outlook, tendrá que configurarlo en las preferencias (no afectará a otros usuarios de su despacho). Para ello: acceda a la configuración haciendo clic en el icono situado a la derecha de Kleos.

Luego haga clic en General, Mis preferencias, y marque la opción Usar Microsoft Outlook para enviar un nuevo correo electrónico y haga clic en Aceptar.

No es necesario que cierre la sesión para que se apliquen los cambios. A partir de este momento, al crear un nuevo correo electrónico de Kleos, Outlook aparecerá instantáneamente como editor de correo electrónico. DEBE SABER QUE: activar esta opción sólo tiene sentido si también utiliza el nuevo complemento Kleos para Outlook que se describe más arriba. Si utiliza el Kleos para Outlook: la información procedente de Kleos será transmitida a Outlook (el expediente relacionado y/o el documento de un expediente que se adjuntará al correo electrónico....). Además, podrá seleccionar una plantilla de correo electrónico, seleccionar destinatarios del expediente, etc.... Si no utiliza el Kleos para Outlook, se abrirá un correo electrónico en blanco en Outlook, sin heredar ninguna información procedente de Kleos.

3 EMAILS: Preferencia: mostrar/no mostrar la lista de

plantillas

Contexto: hasta ahora, al crear un nuevo correo electrónico, Kleos proponía sistemáticamente elegir una plantilla entre una lista, incluso si usted no quería utilizar una plantilla. Con Kleos 6.5, el comportamiento por defecto ha cambiado: la lista de plantillas no aparece y se propone un correo electrónico en blanco. A continuación, puede seleccionar una plantilla haciendo clic en el botón Usar plantilla en el editor de correo electrónico:

Si desea volver al comportamiento anterior (es decir, que la lista de plantillas se propone sistemáticamente al crear un correo electrónico), modifique la configuración de la siguiente manera: Para acceder a la configuración, haga clic en el icono que se encuentra a la derecha del menú principal de Kleos.

Luego haga clic en General, Mis preferencias, y marque la opción Forzar selección de plantillas al crear nuevos correos electrónicos y haga clic en Aceptar.

No es necesario que cierre la sesión para que se apliquen los cambios. A partir de este momento, al crear nuevos correos electrónicos de Kleos, la lista de plantillas será propuesta como anteriormente.

DEBE SABER QUE: activar esta opción no tendrá ningún efecto si también configuras Outlook como tu editor de correo por defecto dentro de Kleos. De hecho, si configura Outlook como su editor de correo electrónico, tendrá que utilizar el complemento de Kleos para Outlook para seleccionar una plantilla.

4 EMAILS: mostrar las plantillas utilizadas recientemente

Contexto: Hasta ahora, los grandes usuarios de plantillas de correo electrónico tenían que elegir entre la lista de plantillas definidas para todo el bufete. Kleos 6.5 ofrece la posibilidad de seleccionar, con un solo clic, entre las plantillas que has utilizado recientemente. Cuando se muestra la ventana de selección de plantillas, al hacer clic en Reciente sólo se mostrará esta lista, lo que permite una selección mucho más rápida.

5 EMAILS: utilice una plantilla dentro del editor de correo

electrónico de Kleos

Contexto: Antes de Kleos 6.5, siempre se mostraba la ventana que permitía seleccionar un correo electrónico (incluso si no se necesitaba una plantilla) y aparecía antes de que apareciera el propio editor de correo electrónico. Esto era una desventaja para los usuarios que no usaban plantillas de correo electrónico. El comportamiento por defecto de Kleos 6.5 es abrir un correo electrónico vacío y permitir al usuario seleccionar una plantilla y, opcionalmente en cualquier momento. Una vez abierto un nuevo correo electrónico en Kleos, un nuevo botón "Usar plantilla" está disponible para permitirle seleccionar y aplicar una plantilla al correo electrónico.

DEBE SABER QUE: si desea volver al comportamiento anterior (lo que significa que la lista de plantillas se propone sistemáticamente antes de introducir un nuevo mensaje de correo electrónico, consulte la sección mostrar/no mostrar automáticamente la lista de plantillas en este documento).

6 FACTURACIÓN: Crear una nota de crédito de retroceso en

una provisión

Contexto: las notas de crédito de anulación son una forma muy conveniente y rápida de cancelar (anular totalmente) un documento de facturación, vinculando automáticamente el documento de facturación y la nota de crédito, limitando también el riesgo de errores. Hasta ahora, sólo se podían anular las facturas de ventas pero Kleos 6.5 trae la posibilidad de anular una provisión. Para anular una nota de provisión hay que utilizar la misma opción que se utiliza para anular una factura de ventas y para ello existen 3 opciones. 1-EN LA FICHA FACTURACIÓN GENERAL

2-EN EL MENÚ DE LA SECCIÓN DE FACTURACIÓN DE UN EXPEDIENTE

3-DIRECTY CLIC DERECHO EN UNA NOTA DE PROVISIÓN

DEBE SABER QUE: Cuando se intenta crear una nota de crédito roll-back sobre una nota de provisión, Kleos

comprueba si la nota de provisión ha sido deducida o parcialmente deducida en una factura.

Si es así, el retroceso no es posible y se informa al usuario con el siguiente mensaje:

Si la provisión no ha sido deducida, Kleos abre la ventana de la nota de provisión.

En la parte superior de la ventana Kleos muestra la información sobre la nota de disposición original. Todos

los importes y cuentas se heredan de la nota de provisión original y el usuario sólo puede editarlos:

a. La fecha

b. Las cuentas de cada línea (si el módulo de contabilidad está activo)

c. Información del cliente en la pestaña "Cliente"

A continuación, Guardar como final: tanto la nota de provisión como la nota de anulación correspondiente se identifican con un icono específico:

DEBE SABER QUE: cuando se crea una nota de crédito de devolución en una nota de provisión, todas las posiciones de facturación de la nota de provisión original se bloquean, convirtiéndose en no facturables y no deducibles en una factura. Las pantallas siguientes muestran un ejemplo del status de una posición de facturación provisional antes de la reducción y después de la misma ANTES DE LA ANULACIÓN:

DESPUES DE LA ANULACIÓN:

7 EXPORTAR LISTAS A EXCEL: el límite es ahora de 350.000

líneas en Kleos 6.5

Contexto: es probable que conozca la función Imprimir lista que aparece en la parte inferior derecha de la mayoría de las cuadrículas de Kleos.

Esta función le permite organizar, ocultar columnas, agrupar, guardar el resultado como un diseño y también imprimir o exportar a Excel. Hasta ahora, el número máximo de líneas que se podían exportar a Excel era de 8.000 pero Kleos 6.5 ahora permite exportar hasta 350.000 líneas. DEBE SABER QUE: Si la exportación contiene más de 65.000 líneas, se le advertirá que la exportación puede tardar un poco y puede confirmar o cancelar.

Después de unos segundos, Kleos mostrará una barra de progreso (Exportación en progreso, esto puede

tardar unos minutos...) durante la exportación de los datos a Excel

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