Kilpailukykyä prosessien hallinnasta - MSdownload.microsoft.com/documents/UK/Finland/post/... ·...
Transcript of Kilpailukykyä prosessien hallinnasta - MSdownload.microsoft.com/documents/UK/Finland/post/... ·...
Copyright © Tieturi Oy 1
Business is evolving, you should too.
Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy
1
Kilpailukykyä prosessien hallinnastaVisualisoinnin aamuMicrosoft,16.4.2009
2Copyright © Tieturi Oy
• Kouluttaja ja konsultti• Osaamisalueet:
• Yritysarkkitehtuuri• Liiketoiminnan kehittäminen• Prosessien mallintaminen
• Päätoiminen yritysarkkitehti vuosina 2002-2008. • Vastuualueina metodologiankehitys, koulutus, konsultointi ja
yritysarkkitehtuurin kehittämishankkeet.• Sitä ennen 5 vuoden kokemus informaationhallinnan,
prosessien kehittämisen ja liiketoimintainfrastruktuurin kehittämisen alueilta.
• Tutkinnot: • Teknillinen korkeakoulu: Diplomi-insinööri
(Materiaalitalous, Teollisuustalous, Kuljetukset)• Leeds Metropolitan University: Post-graduate Higher
Diploma in International Business.• Open Group: TOGAF9 Certificate ja TOGAF8 Certificate• ISACA: COBIT Foundation Certificate
• Koulutuskielinä suomi ja englanti
Timo Karvinenyritysarkkitehtuurin asiantuntija
Copyright © Tieturi Oy 2
3Copyright © Tieturi Oy
Esityksen rakenne
1. Lyhyt johdanto prosessiajatteluun2. Prosessien mallintaminen ja mallintamisen välineet3. Visio 2007 prosessien mallintamisessa ja
visualisoimisessa• Case: Tieturi
Business is evolving, you should too.
Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy
4
Lyhyt johdanto prosessiajatteluun
Copyright © Tieturi Oy 3
5Copyright © Tieturi Oy
Tavallisia organisaation ongelmia
• Organisatoriset ongelmat• Valtataistelut: Osastojen / yksiköiden välisen yhteistyön puutteet• Päällekkäinen työ: Samaa asiaa tehdään useassa paikassa
organisaatiossa• Epäselvyydet vastuissa: Rajapinnoissa turhaa edestakaista pallottelua
• Laadulliset ongelmat• Paljon korjaavaa työtä, ei systemaattista palautemenettelyä, palautetta ei
hyödynnetä ja oteta opiksi.• Informaatiovirrat eivät palvele toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.
• Tehokkuusongelmat• ”Puuhastelu” - Lisäarvoa tuottamattomat toiminnot.• Toimintojen ajoitus optimoidaan oman yksikön tehokkuutta silmällä pitäen• Päätäntävaltaa ei ole delegoitu käytännön tasolle• Paljon odotusaikoja tai puskureita eri työvaiheiden välillä
• Kaikki nämä ongelmat liittyvät jollain tavalla yrityksen prosesseihin
6Copyright © Tieturi Oy
Prosessilla on useita määritelmiä
• Toimintaprosessi on joukko loogisesti toisiinsa liittyviä toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavat resurssit, joiden avulla saadaanaikaan toiminnan tulokset. (Laamanen)
• Prosessi on joukko toimintoja, joka ottaa vastaan yhden tai useampiasyötteitä ja luo tuotoksen, jolla on arvoa asiakkaalle. (Hammer & Champy)
• Prosessi on rakenteellinen, mitattavissa oleva toimintojoukko, jokaon suunniteltu tuottamaan ennaltamääritellyn tuotoksen tietylleasiakkaalle tai markkinalle. (Davenport)
• Prosessi on tapa, jolla ihmiset työskentelevät keskenään jahyödyntävät työkaluja saavuttaakseen asetetutliiketoimintatavoitteet. (Riihinen)
Prosesseja on olemassa vaikka niitä ei olisi mallinnettu
Copyright © Tieturi Oy 4
7Copyright © Tieturi Oy
Funktionaaliset ja prosessiorganisaatiot
F F F
P
P
P
Puhdasfunktionaalinen
organisaatio
Funktionaalinenorganisaatio, jossaon prosessimaista
toimintaa
Prosessiorganisaatio,jossa osaamista
kehitetäänfunktionaalisen
organisaation kautta
Puhdas prosessiorganisaatio
8Copyright © Tieturi Oy
Funktionaalinen ja prosessi-Eurooppa
Funktionaalinen Eurooppa• Kansallisvaltiot• Rajatarkastukset• Kansallisvaluutat• Työ- ja oleskeluluvat
Prosessi-Eurooppa• Euroopan Unioni• Schengenin sopimus• Euro• Kansalaisten vapaa
liikkuvuus
Copyright © Tieturi Oy 5
Business is evolving, you should too.
Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy
9
Prosessien mallintaminen ja mallintamisen välineet
10Copyright © Tieturi Oy
Presentaatiot ja mallit
TODELLISUUS
MALLI
PRESENTAATIO
• Tulkinnanvarainen• Vapaamuotoinen • Vapauksia salliva• Kuvaava • Kommunikoinnin väline• Yleisölähtöinen
• Yksiselitteinen• Määrämuotoinen• Kurinalainen• Määrittävä• Kehittämisen väline• Sisältölähtöinen
POWERPOINT
VISIO
Copyright © Tieturi Oy 6
11Copyright © Tieturi Oy
Prosessien mallintamisen syyt• Asiakastarpeen ymmärtäminen ja siihen vastaaminen.
• Kyetään tunnistamaan asiakkaalle lisäarvoa tuottavien toimintojen kokonaisuudet (toimintaprosessit) ja näiden toimintojen mahdollistajat / tukitoiminnot (tukiprosessit).
• Työresurssien tehokas hallinta ja hyödyntäminen. • Yleensä yksiköt ja osastot ovat osaamiskeskittymiä, eivät loogisia
toimintokokonaisuuksia. • Prosessimallit toimivat yrityksen muistina
• Prosessimallit ovat oppimisen ja tiedonsiirron välineitä. • Vain mallinnetut prosessit ovat systemaattisesti hallittavissa.• Mallintaminen mahdollistaa tehokkaan kehittämisen ja
kommunikoimisen.
12Copyright © Tieturi Oy
Prosessidokumentaation tasot
Prosessiarkkitehtuuri
Prosessimalli
Työnkulku
Kokonaisprosessi
Toiminto
Prosessikartta
Arvoketju, toimintamalli
Copyright © Tieturi Oy 7
13Copyright © Tieturi Oy
Prosessit eivät ole irrallisia ja riippumattomiatoimintakokonaisuuksia
• Jokainen prosessi tyypillisesti kytkeytyy johonkin toiseen.• Kaikki vaaditut syötteet (input) ovat jonkin toisen prosessin tuotoksia• Kaikkia tuotoksia (output) hyödynnetään toisissa prosesseissa.• Rajapinnat ovat prosessien välisiä sopimuksia.• Vaihdettavat tuotokset pitää määritellä ja yhteisesti hyväksyä.
• Prosessikartoilla kuvataan liiketoiminta-arkkitehtuuria.
14Copyright © Tieturi Oy
Prosessien mallintamisen lopputulos
• Prosessien mallintamisen lopputuloksena syntyy prosessikuvaus joka sisältää:
• Prosessikaavion, missä kuvataan graafisesti prosessin dynamiikka• toiminnot, tuotokset, roolit ja vastuut • sekä näiden väliset suhteet ja järjestys
• Sanallisen kuvauksen, mikä määrittää mm.• Prosessin rajapintojen kuvaukset (syötteet ja tuotokset)• Yksittäisen toiminnon vaiheistus• Prosessiin liittyvät tietojärjestelmävaatimukset • Prosessin mittarit
Copyright © Tieturi Oy 8
15Copyright © Tieturi Oy
Prosessimallintamisen sudenkuoppia• Asiakkaan unohtaminen
• Prosessin tarkoituksen kadottaminen, työ tulosta tärkeämpää.• Prosessin omistajuuteen kompastuminen
• Organisaatiolähtöisyys, valtataistelut, vastuun pallottelu.• Tietojärjestelmien ”ylivalta” prosessissa.
• Tietojärjestelmät ovat mahdollistajia• Rajapintavaatimusten unohtaminen
• Sisäisesti sujuvaa mutta yhteensopimatonta, yksipuolisia sopimuksia.• Liiallinen nykytilan (tai tavoitetilankin!) kuvaaminen
• Yksityiskohtiin ja epäolennaisuuksiin hukkuminen.• Liian monimutkainen tai epämääräinen kuvaustekniikka
• Yksinkertaisuus ja ymmärrettävyys etusijalle.
16Copyright © Tieturi Oy
Muista prosessien mallintamisessa
• Pyri yksinkertaisuuteen, älä ”symboliviidakkoon”• Rooli - kuka tekee? • Toiminta - mitä tekee?• Tuotos - mitä syntyy?• Etenemissuunta ja mahdolliset haarautumiset.
• Symbolien lukumäärän ja varianttien lisääntyessä, mallien tulkittavuus ja epätarkkuus kasvaa.
Copyright © Tieturi Oy 9
17Copyright © Tieturi Oy
Mallinnusvälineen ominaisuuksia
• Joustavuus ja helppokäyttöisyys• Aloittamiskynnys alhaalla• Erilaiset tavat mallintaa (notaatiot)• Mallintamistuki
• Tuki lisädokumentaatiolle• Attribuuttien hallinta• Liitteet ja linkit
• Julkaisumahdollisuus• Oikeuksien hallinta• Palaute
• Mahdolliset lisäominaisuudet ja liitännät• Simulointi• Kustannuslaskenta• Liittymät muihin järjestelmiin• Versionhallinta
18Copyright © Tieturi Oy
Prosessimallintamisen työkaluja
• Prosessien mallintaminen ei ole kiinni välineistä• Mutta mallien tehokas hallitseminen ja ylläpitäminen vaatii tukea.
• Yleisiä mallinnus- ja mallinnukseen käytettyjä välineitä:• Kynä ja paperi• Powerpoint• Microsoft Visio• QPR ProcessGuide• ARIS Business Architect• Sparx Enterprise Architect• Popkin System Architect
Copyright © Tieturi Oy 10
Business is evolving, you should too.
Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy
19
Visio 2007 prosessien mallintamisessa ja visualisoimisessaTekemällä opittua - Case Tieturi
20Copyright © Tieturi Oy
Prosessikartoituksen vaiheet• Tavoitteenasetanta• Työpajojen aikataulutus• 1. työpajakierros (kohdealueittain x8)
• Avaus: tavoite• Yksilötason näkemys (Post-it):
• prosessinäkökulmasta tuotos + asiakas (tarjonta) / syöte + tuottaja (kysyntä)• Purkaminen (whiteboard):
• prosessikarttaluonnos on-line• Prosessikarttaluonnoksen dokumentointi
• 1. työpajakierroksen analyysi• Tunnistetut epäjatkuvuudet
• kysyntä ilman tarjontaa• tarjonta ilman kysyntää
• 2. työpajakierros (poikkialueellinen)• Epäjatkuvuuksien läpikäyminen
• Voidaanko kysyntä tyydyttää• Onko tarjonnalle kysyntää
• 2. työpajakierroksen dokumentointi• Prosessikarttojen harmonisointi
...
Visio (~ 15-20 min / prosessikartta)
Visio (~ 15-20 min / prosessikartta)
Copyright © Tieturi Oy 11
21Copyright © Tieturi Oy
Käytetty notaatio (prosessikartta / prosessikaavio)
22Copyright © Tieturi Oy
Oma kaavain ohjaamassa mallinnusta
Copyright © Tieturi Oy 12
23Copyright © Tieturi Oy
Työkalurivien kustomointi
• Mahdollistaa • omien työkalurivien luomisen.• useimmin käytettyjen
komentojen tuomisen näkyville.
• Esimerkiksi:• Attribuuttien hallinta• Hyperlinkkien luominen• Tallennus HTML-muodossa• Tallennusmuodon valinta
(esim. jpeg)
24Copyright © Tieturi Oy
Vision tarjoamia ominaisuuksia • Symbolien lisäpisteet (connection point tool)
• Kiinnityspisteiden lisääminen symboleihin
• Yhdistinviivavaihtoehdot (connectors)• Muodosta muotoon - työkalu optimoi
siirrettäessä lyhyimmän reitin• Pisteestä pisteeseen• Risteävien nuolten hypyt
• Symbolitekstin siirtäminen (text block tool)• Tekstin siirtäminen symboliin nähden
haluttuun paikkaan
Copyright © Tieturi Oy 13
25Copyright © Tieturi Oy
Hyperlinkitys (insert hyperlink / CTRL+K)
Visio 2007 mahdollistaa hyperlinkkien luomisen• mallin muihin sivuihin• muihin malleihin• toisiin dokumentteihin• internet-sivustoihin
26Copyright © Tieturi Oy
Attribuuttien hallinta (shape data)
Visio 2007 mahdollistaa attribuuttien • määrittelyn• päivittämisen (manuaalinen ja tietokanta)• seurannan
Copyright © Tieturi Oy 14
27Copyright © Tieturi Oy
Dynaamiset prosessikaaviot ja visualisointi• Prosessisymbolin attribuutit voidaan kytkeä ulkoiseen
automaattisesti päivittyvään tietolähteeseen.• Prosessin tila voidaan esimerkiksi värikoodata
parametriarvojen mukaan.
28Copyright © Tieturi Oy
Vain mielikuvitus (ja tarpeet) on rajana
• Lisäesimerkkejä: http://visiotoolbox.com/bpm/default.aspx
Copyright © Tieturi Oy 15
29Copyright © Tieturi Oy
Houkutuksia mallintamisessa
• Värikoodaus• Käytetäänkö värejä systemaattisesti samalla tavalla?• Miten hyvin toimii musta-valkotulosteissa?
• Symbolien numerointi• Numerot tulkitaan helposti järjestykseksi• Miten toimia samanaikaisten toimintojen kanssa?• Mitä tehdä kun uusi toiminto tulee tai vanha poistuu?
• Staattisten kuvien (esim Powerpoint) konvertointi Visioon• Muista varmistaa lähtökuvan laatu (mm. käytetty kuvauskieli)• Usein uudelleen mallintaminen säästää todellisuudessa aikaa ja
takaa paremman lopputuloksen
Business is evolving, you should too.
Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy
30
Yhteenveto
Copyright © Tieturi Oy 16
31Copyright © Tieturi Oy
Prosessimallintaminen ei ole työkaluriippuvaista
• Prosessimallit ovat todellisuuden tai tahtotilan kuvauksia.• Mallinnustarpeen tunnistaminen ja kyvykkyys vastata
tarpeeseen määrittävät prosessimallien laadun.• Tarpeeseen sopiva työkalu tekee työstä mielekästä ja
auttaa tuotosten hyödyntämisessä ja hallinnoinnissa.
32Copyright © Tieturi Oy
Visio 2007
• Mallintamistyökaluna• helppokäyttöinen• helposti lähestyttävä• monipuolinen• laajalti käytetty
• Visualisoimistyökaluna• ilmaisuvoimainen
Copyright © Tieturi Oy 17
33Copyright © Tieturi Oy
Tieturi tukee ja auttaa prosessikehittämisessä
• Otteita julkisesta kurssitarjonnastamme • Yritysarkkitehtuurin suunnittelu• Liiketoimintaprosessien kehittäminen• Liiketoimintaprosessien mittaaminen• Prosessien mallintaminen• Visio perusteet• Visio jatkokurssi
• Koko kurssitarjontamme osoitteessa http://www.tieturi.fi/web/guest/koulutus
• Tarjoamme myös asiakaskohtaista koulutusta ja konsultointia.
Business is evolving, you should too.
Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy
34
Kiitos