9/23/20131Sesi 4: Key Performance Indicators (KPI)Hasrini SariHambatan dalamEksekusi StrategiHanya10% organisasiyang melakukaneksekusi strategiHambatan VisiHanya 5% pegawai yang memahami strategiHambtan orangHanya 25% manajeryanginsentifnya terkaitdengan strategiHambatan manajemen85% anggota timeksekutif menghabiskankurang dari 1 jam membahas strategiHambatan sumber daya60% organiasi tidakmengkaitkan anggrandengan strategiKaplan & Norton, 2002Tiga Tipe Pengukuran KinerjaKey Performance IndicatorsPerformance IndicatorsKey Result Indicators9/23/20132Key Result Indicators Indikator: Kepuasanpelanggan Profit sebelumpajak Profitabilitas pelanggan Kepuasanpegawai Pengembalianterhadap kapital yang digunakan(return on capital employed) Sebagai hasil dari berbagai tindakan yang dilakukan dalam organisasi Informasi yang sesuai untuk manajemen yang tidak terlibat dalam kegiatan harian organisasiPerformance Indicators Menjadi tolok ukur kinerja divisi, departemendan tim Contoh indikator: Profitabilitas dari 10% pelanggan utama Profit bersih dari lini produk utama Prosentase peningkatan penjualan terhadap 10% pelanggan utama Jumlah pegawai yang berpartisipasi pada skemapemberian masukan pada perusahaanKey Performance Indicators Sekumpulan ukuran yang berfokus pada aspek kinerja organisasiyang paling kritis untuk keberhasilan organisasi saat ini dan yad Seringkali KPI sudah ada hanya tidak disadari atau tersebar diorganisasi Tujuh karakteristik: Ukuran non finansial Sering diukur (setiap minggu, setiap hari atau setiap saat). Berorientasisaat ini dan yad Menjadi fokus atensi yang terus menerus bagi CEO dan timmanajemen senior Mampu menunjukkan tindakan korektif yang harus dilakukan Terkait dengan setiap individu dalam organisasi Mempengaruhi sebagian besar faktor kunci keberhasilan organisasi Memberikan dampak positif pada ukuran-ukuran kinerja lainnya9/23/20133KRI KPIPeriode waktu Jangka panjang Jangka pendekBulananan/kwartalan Mingguan/harianPihak yang berkepentinganDewan komisaris dan pihak-pihak yang tidak terlibatdalamperasional harianperusahaanManajemen yang terlibat dalamoerasional harian perusahaanManfaat Memberikan gambaranmengenai arah yang sudahditempuh oleh organisasiMemberikan informasi mengenaitindakan yang harus dilakukanuntuk meningkatkan kinerjaKarakteristikindikatorMencerminkan hasil daritindakan/aktivitas yang dilakukan oleh beberapabagian dalamorganisasiBerakar dalam organisasisehingga dapat dikaitkan denganaktivitas individualContoh KPI Industri penerbangan: Delay Industri angkutan: Kendaran mengangkut barang dengan kapasitasmaksimumInventarisasi Permasalahan KPI KPI Individu tidak merupakan turunan KPI Group cascadingnya bottom up Tidak semua Group menyusun sasaran kerja pegawainya Penilaian kinerja tidak mengacu pada KPI Proses penyusunan KPI belum sempurna, antara lain tidak adanya komitmen antara pegawai dengan atasannya harus diformalkan Waktu pembuatan KPI terlambat (pertengahan tahun) Kesalahan teknis pengisian, antara lain kesalahan penggolongan perspektif Ukuran/indikator kineja belum SMART-CC Perbedaan pemahaman kriteria sukses Tugas-tugas diluar job description/rencana Permasalahan mengenai sangsi-sangsiBP9/23/20134MENGAPA PERUSAHAAN MEMERLUKAN KPI ?KINERJA PERUSAHAAN SEKARANG PERLU DITELAAH !!!perusahaan akan menghadapi tekanan dan ancamanBagaimana konsumen nantinya akan memandang perusahaanApakah kinerja perusahaan sekarang sudah memadai danmemuaskanDalam hal apa dan mana dapat ditingkatkan akan diperbaikiBP2KPI adalah alat ukur internal perusahaanuntuk melacak kinerjaKPI memungkinkan perusahaan mengkuantifikasiKinerja dibidang tertentuFinancial returnsKinerja operasionalTingkat layananpada pelangganKeselamatan lingkunganKPI memungkinkan manajemen mengelola lebihefektifMenentukan sasaran perbaikan dibidang yang tepatMelacak kinerja yang sedang dicapaiMelakukan benchmarking dengan pesaingMemeberikan ganjaran kinerja yang positif13MENGAPA DIPERLUKAN KEY PERFORMANCE INDICATORS ?BP1. Informasi dikumpulkan secara terpusat 1. Personel disediakan informasi strategik dandi fungsi akuntansi didukung oleh SI terpadu dan terbagi2. Data & Informasi secara eksklusif 2. Personel diberi ruang utk memberikanhanya diperuntukkan bagi manajemen kontribusi pemikiran strategik danpuncak dan pihak luar u/.menyusun rencana strategik3. Pengambilan keputusan ada di 3. Perumusan strategi merupakan hasilmanajemen puncak dan penjabarannya melibatkan karyawan4. Perusahaan beroperasi dengan 4. Perusahaan beroperasi dengan Sense andCommand and Control Approach Response Approach, orientasi stakeholders5. Fokus Pemantauan ditujukan pada 5. Fokus pemantauan ditujukan bukan hanyaimplementasi, sehingga SI diarahkan u/. pada implementasi, tapi juga rencana yangmenangkap data yang berkaitan dengan telah ditetapkan sebelumnyaimplementasi rencana6. Creating the future from the past 6. Creating the future from the futurePERBANDINGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA PERUSAHAANPENDEKATAN TRADISIONAL PENDEKATAN KOMPREHENSIF DAN STRATEJIK9/23/20135FUNGSI KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)Key performance Indicator adalah alat untuk mengukur kesehatan dan kebugaranperusahaan/organisasi.Key performance Indicator menekankan pada aspek kinerja organisasi yangpenting dan vital bagi kesinambungan masa depanKey performance Indicator mengukur keberhasilan perusahaan/organisasi dibidang atau proses yang penting dan vital.Key Performance Indicator dibuat untuk :Keseluruhan organisasi perusahaanMasing-masing bidang/bagianKelompok kerja atau teamTiap-tiap jabatanBPKPI ALAT PENTING MANAJEMENTiga Fungsi UtamanyaMengukur kinerja di bidang khusus dan mengamati peningkatan/penurunan kinerjaKesempatan memperbaiki sasaranEfektivitas upaya perbaikan itu sendiriMelakukan benchmarking terhadap pesaingMengetahui kelemahan dibanding pesaingMeningkatkan value creationMenetapkan tujuan dan incentiveKPI untuk menetapkan sasaran kinerjaDi integrasikan dalam pemberian bonus123BPMEMBUAT RENCANA KERJAMENENTUKANKPITANGGUNG JAWABMELAKSANAKAN RENCANA KERJA BEKERJA MENUJU KPIPELAKSANAAN KEGIATANMEMBANDING RENCANA VSPELAKSANAAN SASARAN KPI TERCAPAI ATAU TIDAK? MENGAPA ? SEKARANG APA YANG HARUS DILAKUKAN DAN BAGAIMANA UNTUK YANG AKAN DATANG MENGHINDARINYAPARA MANAJER BELAJAR BAGAIMANA MEMPERBAIKI KINERJA DENGANMEMBANDINGKAN RENCANA vs PELAKSANAANTOLOK UKUR PENTING DAN DIPERLUKAN UNTUK PERBAIKAN KINERJA DAN MEMETIK PELAJARANBP9/23/20136DENGAN KPI KITA TAHU DIMANA KINERJA ORGANISASI YANG DAPAT DIPERBAIKI DAN DITINGKATKANORGANIZATIONORGANIZATIONPERFORMANCEKPI JOB ORINDIVIDUALPERFORMANCEINDIVIDUALINCUMBENTBPORGANIZATIONALREALISASIPENCAPAIANOBJECTIVEJOBPERFORMANCEINDIVIDUALPERFORMANCEORGANIZATIONALOBJECTIVEKPIAPABILA KINERJA TIDAK MEMUASKAN, MAKA ..PERLU PERBAIKAN ATAUIMPROVEMENT DAN KPI AKAN MENUNJUKKAN DIMANA PERBAIKAN ITU SEHARUSNYA DILAKUKANINILAH TUJUAN KPI !!!JOBBPMANAJER BUTUH ALAT UNTUK MENGELOLA BISNISMENGANALISAKINERJAMENGURANGIKERUMITANMENDUKUNGKEPUTUSANMENYAJIKAN MASUKANUMPAN BALIK TENTANGBAGAIMANA PERKEMBANGAN KITASEKARANGBENCHMARKING EXTERNALMAUPUN INTERNALUNTUK MEMFOKUSKANPADA MASALAHSEBENARNYACARI DAN TEMUKANBIDANG YANGMEMERLUKAN PERHATIANSEGERADATA NYATA YANG DAPATDI KUANTIFIKASIMENYIAGAKAN ACUAN PADAOBJECTIVES UNTUKMENDUKUNG KEPUTUSAN1 2 3KPIKEY PERFORMANCE INDICATORS ADALAH ALATTERSEBUT YANG PALING LANGSUNG PUNYADAMPAK KINERJA BISNISBP9/23/20137APAKAH MANFAAT KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) ?Dapat membantu :Senior ManajemenMasing-masing Bidang/BagianSetiap Kelompok Kerja/TeamMemfokuskan Pada Faktor Penting yang Perlu Dilakukan Untuk Memperbaiki Kinerja PerusahaanMemperbaiki Kinerja Pada Faktor Penting dan Utamanya Adalah Jalan Pintas Menuju dan Menjamin Keberhasilan Masa Depan.BPPERAN KPI UNTUK PERBAIKAN DAN PENINGKATANPERTAHANKANTINGKATANKINERJA LEBIHBAGUSPERBAIKANPERUBAHANKINERJA BAGUSKINERJA JELEKKINERJA YANG TERCAPAISAAT ITUOBJECTIVESORGANISASI YANG DIREN-CANAKANKPIKPIKPIBPSIAPA YANG MEMERLUKAN KPI ?ORGANISASI KORPORATKESELURUHANMASING-MASINGBIDANG/BAGIANSETIAP JABATANKELOMPOK KERJATEAMOLEH DIPERLUKAN DIMILIKI DIGUNAKAN DIKEMBANGKANKPIBP9/23/20138EFEKTIVITAS ORGANISASI,1SECARA SEDERHANA, EFEKTIVITAS ORGANISASI DAPAT DINYATAKAN SEBAGAI TINGKAT KEBERHASILAN ORGANISASI DALAM USAHA MENCAPAI TUJUAN ATAU SASARANNYA.MENURUT G.L. GIBSON, J.M. IVANCEVICH& J.H. DONELLY ORGANIZATION : STRUCTURE, PROCESSES AND BEHAVIOR (1979): EFEKTIVITAS ORGANISASI MERUPAKAN FUNGSI DARI WAKTU JANGKA PENDEK, JANGKA MENENGAH, JANGKA PANJANGPERIODE KRITERIA KETERANGANJANGKA PENDEK PRODUKSI MEREFLEKSIKAN KEMAMPUANORGANISASI DALAM MENGHASILKANSEJUMLAHKELUARAN YANG BERKUALITAS SESUAI DENGAN PERMINTAAN PASAREFISIENSI MERUPAKAN PERBANDINGAN ANTARA KELUARAN DENGAN MASUKANKEPUASAN MERUPAKAN KONSEPTUALISASIDARI ORGANISASI SEBAGAI SISTEM SOSIAL YANG HARUS MEMPERTIMBANGKANHAL-HAL TERTENTU DALAM MENCAPAIKEUNTUNGAN,TERUTAMA TERHADAP PARTISIPAN UTAMA ORGANISASI SEPERTI KONSUMENDAN KARYAWANJANGKA MENENGAHADAFTIVENESS MENGACU KEPADA KEMAMPUANORGANISASI UNTUK MERESPON PERUBAHANYANG TERJADI, BAIK SECARA INTERNAL MAUPUNEKSTERNALPENGEMBANGAN MEREFLEKSIKAN KEMAMPUANUNTUK MENINGKATKAN KAPABILITAS ORGANISASI UNTUK SURVIVE DALAM JANGKA PANJANGJANGKA PANJANG SURVIVAL KEMAMPUANUNTUK MELAKUKANUSAHA-USAHAUNTUK TETAP HIDUP DALAM JANGKA PANJANGBPEFEKTIVITAS ORGANISASI,2MENURUT S.P. ROBBINS ORGANIZATION THEORY : STRUCTURE, DESIGN AND APPLICATIONS (1990) EFEKTIVITAS ORGANISASI DIUKUR DARI8 KEMAMPUAN ORGANISASI TERSEBUT MEMENUHI KEPENTINGAN SELURUH KONSTITUENNYA.NOMOR KONSTITUEN UKURAN EFEKTIVITAS1 PEMILIK ROI, ROE, PERTUMBUHANPENDAPATAN2 KARYAWAN KOMPENSASI,KONDISI KERJA3 KONSUMEN KEPUASAN TERHADAP HARGA, KUALITAS DAN PELAYANAN4 PEMASOK PEMBAYARAN CEPAT DAN TIDAK ADA KICKBACK, PEMBELIYANG POTENSIAL5 KREDITOR KEMAMPUANMEMBAYARPINJAMAN6 SERIKAT PEKERJA GAJI DAN BONUSYANG KOMPETITIF, PUNYA DAYA TAWAR7 KOMUNITAS SETEMPAT PELIBATAN ORGANISASI DALAM PEMECAHANMASALAHDI LINGKUNGAN SEKITAR LOKASI ORGANISASI8 PEMERINTAH PATUH PADA HUKUM,JUJUR DALAM MEMBAYARPAJAKBIASANYA, TIDAK SEMUA KONSTITUEN MEMPUNYAIINTENSITAS PERMINTAAN YANG SAMA, SEHINGGA MANAJEMEN ORGANISASI HARUS MENETAPKAN LEBIH DAHULU KONSTITUEN MANA SAJA YANG HARUS DIUTAMAKAN PERMINTAANYA DAN KONSTITUEN MANA LAINNYA YANG DAPAT DIPERLUNAK TUNTUTANNYA.BPFOKUS PENANGANAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)ORGANIZATIONALKEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)INDIVIDUALKEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)Dibuat Sendiri Oleh Masing-masing AtasanBP9/23/201393 (TIGA) JENIS KPIKey Performance IndicatorFinansialKey Performance Indicator OperasionalKey Performance Indicator KebijakanMengukur Kinerja KeuanganROGI, Net Cash Flow, Overhead ExpensesMengukur Kinerja OperasionalCost per Barrel, Market Share, Finding Cost per BOEMengukur pelaksanaan kebijakanperusahaan tetapi tidak langsung mempengaruhi Value Creation :Community Development,Safety Accidents, Enviromental IncidentBPTIAP JENJANG ORGANISASI MEMILIKI KPI BERBEDA ADA KALANYA BISA SAMA TAPI SCOPE BERBEDADewan DireksiDirekturKelompok BisnisKepala DivisiKepala DinasPimpinan UnitKepala BidangJABATANFinansialKeuanganKPIOperasionalKPI Tingkat DireksiKPI Tingkat DirekturKPI Tingkat DivisiKPI Tingkat DinasKPI Tingkat UnitKPI Tingkat BidangKPI Tingkat IndividuBPJENJANG KPI DALAM STRUKTUR ORGANISASIJenjang 1KPI Perusahaan Menyeluruh/koporatMengamati Kinerja Pada Faktor KritisKeberhasilan CSF.Jenjang 2KPI Divisi Mencerminkan CSF tapiDiterapkan Pada Tujuan dan Peran Fungsional Bagian ybsk.Jenjang 3KPI Bagian mencerminkan CSF Tapi Diterapkan Pada Tujuan dan PeranFungsional Bagian ybsk.Jenjang 4KPI Jabatan/Team/Kelompok Kerja Mencerminkan CSF Tapi Diterapkanpada Apa Yang SesungguhnyaDikerjakan, Dikontrol dan Diarahkan Oleh PemegangJabatan/Anggota Team.Jenjang Terpenting DalamPengembangan KPIJOBS TEAMDEPARTMENTALDIVISIONALGLOBAL Untuk Organisasi Secara MenyeluruhBP9/23/201310KPI DAN SASARAN ANTARAOBJECTIVEUNITORGANISASIMengukurObjectiveKPIDataMengukurKPI SASARAN ANTARA .. .. .. ..PRINCIPAL ACCOUNT ABILITIESTUGAS KEWAJIBAN UTAMABPBAGAIMANA MERUMUSKAN KPI ? Perumusan KPI sebaiknya memuat karakteristik strategik, komprehensif, koheren,seimbang, dan terukurKomprehensif Pendekatan ini berarti mencakup keseluruhan aspek yang ada dalamorganisasi, bahkan mencakup aspek non fisik perusahaan. Sehinggavisi dan misi organisasi dapat dijabarkan secara menyeluruh dandinilai tingkat pencapaiannya.Koheren Pendekatan ini amat mempertimbangkan kekoherenan sasaran-sasaran strategiknya yang dibangun dengan menciptakan hubungansebab-akibat (rationale) antara satu sasaran strategik dengansasaran strategik lainnya.Seimbang Pendekatan ini mengutamakan keseimbangan di antara sasaran-sasaran strategik : internal Vs eksternal dan proses Vs orangTerukur Pendekatan BSC menghasilkan sasaran-sasaran strategik yang ditentukanukurannya untuk menilai keberhasilan pencapaian sasaran strategik yang telahdirumuskan dan untuk mengukur faktor yang memacu pencapaian sasaran strategiktersebutBPKESEIMBANGAN DALAM MENYUSUN KPIBP9/23/201311PILIH KPI YANG WAJIB DAN DAPAT DITERAPKANWAJIB DITERAPKAN DAPAT DITERAPKANDampak KeuanganApakah hasilnya mempunyaidampakpentingpada penciptaannilaiEfektivitas InvestasiApakah KPI ini membantumengarahkandan memprioritaskankeputusaninvestasiEfektivitas OperasiApakah KPI ini membantumemfokuskanpada bidang operasi yangmemerlukanperbaikanBenchmarking/Best PracticeApakah perusahaanlain juga menggunakanKPI ini untuk manajemenTanggung JawabApakah ada seorang/fungsiyang bertanggung jawab penuhatas KPI iniMampu dikelola (manageable)Apakah hasil KPI ini dapat sepenuhnyadikelolaPengukuran DimungkinkanApakah data untuk KPI ini dapat diperoleh dengan mudahcepat dan tepatBPTENTUKAN JUMLAH KPI YANG WAJARTERLALU BANYAK KPI TERLALU SEDIKIT KPIMengurangi perhatian terhadap hal yang sebenarnya menjadi masalahMenimbulkan keruwetanMahal dan lama melacaknyaTidak mencakup semua aspekMengaburkan aspek bisnis penting lainnyaMis :Terlalu memfokuskan pada KPI biayadapat melupakan masalah kualitasBPBERAPA JUMLAH IDEAL KPI ?TERLALU BANYAK KPI MENGABURKAN FOKUS PERMASALAHANTERLALU SEDIKIT TIDAK MENCAKUPKESELURUHAN KOMPLIKASI BISNIS DAN PERMASALAHAN?BP9/23/201312KPI SEYOGYANYA MENANTANG DAN WAJAR AKAN MEMOTIVASI PERBAIKAN DAN PENINGKATANKPI Tidak RealistisMenimbulkan FrustasiKPI Menantang Membangkitkan Gairah Peningkatan Kinerja Menuntut orang kerja lebih pintarKadangkala perlu perubahanmendasar dalam proses, struktur, assetKPI Mudah Gampang Puas dan Kehilangan KesempatanUntuk Value CreationKinerjaSekarangKinerjaMendatang( % )-ROGI-MKT SHARE-MKT COSTBPBAGAIMANA MENGGUNAKAN KPI ? Mengadakan Paparan KPI Perusahaan Menyeluruh, KPI Bidang/Bagian dan KPI Kelompok Kerja/Jabatan Menelaah Kinerja Dengan MenggunakanTolok Ukur KPI Dalam rapat yang Diadakan Secara Teratur Pelatihan Bagi Karyawan Agar dapat MengidentifikasiMasalah, Menyarankan Pemecahan dan Menyajikan KPI dengan Cara Efektif Melaksanakan Perubahan yang Telah Disepakati Bersama dan MenggunakanKPI untuk Mengecek apakah Benar Menghasilkan Perbaikan KinerjaBPBAGAIMANA MENYUSUN KPI ? Melalui konsultasi dan Mengikut-Sertakan Karyawan Unit Organisasi Yang Bersangkutan Mengaitkan KPI dengan Faktor Penting Keberhasilan Perusahaan Secara Menyeluruh (Key Success Factor) Team KPI Sebagai Fasilitator Akan Membahas dengan Unit Organisasi, Bidang/Bagian atau Kelompok kerja yang BersangkutanBP9/23/201313APA TINDAKAN DAN LANGKAH SELANJUTNYA (1)? Menyusun dan Mengembangkan KPI Untuk Unit Organisasi, Bidang/Bagian dan Jobs/Kelompok Kerja Mulai Menggunakan KPI Dalam Rapat Kelompok Kerja/Team Untuk : Menganalisa Apa yang Perlu Diperbaiki Merencanakan Apa yang Perlu Diperbaiki Mengambil Langkah Tindakan Nyata Menelaah Kembali Kinerja yang Dicapai Akhirnya Mengembangkan KPI untuk Seluruh Jenjang Organisasi dan JabatanBPKETERPADUAN KPI KONSOLIDASI KPIContoh : Unit PengolahanTOTAL PROCESSINGCRUDE THROUGHTPUTUP-2 CRUDETHROUGHTPUTUP-3 CRUDETHROUGHTPUTUP-1 CRUDETHROUGHTPUTKPI OPERATIONAL UNIT= KPI UNIT MANAGER= KPI PU PENGOLAHANKPI DIREKTORAT= KPI DIREKTURBPKPI HARUS TERPADU DALAM SISTEM KOMPREHENSIFREVIEW REWARDS CAPABILITY DEVELOPMENTKPI & OBJECTIVESREVIEWACCOUNTABILITYCOMMUNICATIONREWARDSCOMPENSATIONPROMOTIONDEVELOPMENTTRAININGCOACHINGTANPA KETERPADUAN KPI MENJADI KURANG BERARTI DANAKANSEMATA-MATA MENJADI BEBAN ADMINISTRATIF !!!BP9/23/201314Perlu dukungan 4K untuk menerapkan SPK :Kiat Implementasi Sistem Penilaian Kinerja (SPK) PerusahaanKomitmen, Keselarasan, Kerjasama dan Kesejahteraan seluruh lapisan dan fungsi organisasi untuk menjadikan SPK sebagai bahasaatau alat manajemen dalam organisasi BPKESEIMBANGAN DALAM MENYUSUN KPIBPManfaat Informasi Kinerja Organisasi=+ +POSISI INDIVIDU PERFORMANSITAKE HOMEPAYUANGGAJI POKOKNON-UANG :TRANSPORTASIMAKAN SIANGKESEHATANINSENTIF/BONUSP2P3P1Melalui Evaluasi JabatanMelalui AsesmenIndividuMelalui Penilaian Prestasi Karyawan/Tim/Unit KerjaInformasi dari BSCor KPIBP9/23/201315AREA PERBAIKAN KINERJAKINERJA SAATINITINGKAT KEPENTINGAN95115 9OVERKILL OKUNIMPORTANTMUST BE IMPROVEDBPJenis-jenis KPI KPI bertipe OUTCOME : Ini adalah jenis ukuran kinerja yang biasanya baru dapat dicapai setelah beberapa tahunkemudian. Jadi, sebuah organisasi baru benar-benar bisamenunjukkan keberhasilan kinerja tipe ini biasanya setelahlebih dari satu tahun. Contoh jenis KPI bertipe OUTCOME adalah Angka Harapan Hidup, Persentase Balita denganGizi buruk, Tingkat Kehandalan sarana & fasilitas, dsb. KPI bertipe OUTPUT : ini adalah jenis ukuran kinerja yang menggambarkan keluaran dari suatu aktivitas. Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan jenis KPI ini biasanyakurang dari satu tahun. Contoh jenis KPI bertipe OUTPUT adalah tingkat susut jaringan per periode waktu, tingkatkomplain pelanggan, tingkat efisiensi usaha, prosentaseproduk cacat, tara kalor, dsb.Jenis-jenis KPI (2) KPI bertipe PROSES : ini adalah jenis ukuran kinerjayang menyatakan ukuran penggunaan sumber dayaorganisasi dalamsuatu proses atau aktivitas yang dilakukan. Contoh jenis KPI bertipe PROSES adalahjumlah sosialisasi per periode, waktu pelaksanaankegiatan per periode, Ketepatan waktu, jumlahbiaya untuk suatu proses, dsb. KPI bertipe INPUT : ini adalah jenis ukuran kinerja yang menyatakan karakteristik INPUT dari suatu proses atauaktivitas. Contoh jenis KPI bertipe INPUT adalahtingkat mutu bahan baku atau enerji yang digunakan, tingkat kompetensi pegawai, tingkat ketersediaanbahan atau enerji, dsb. 9/23/201316Penetapan KPI KPI pada setiap tingkatan unit organisasi/perusahaanseharusnya mengikuti kaidah sebagai berikut : (sumber: Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan AparaturNegara, Nomor : PER/15/M.PAN/7/2008) Pada tingkat organisasi/perusahaan keseluruhan sekurang-kurangnya menggunakan KPI bertipe OUTCOME sesuaidengan kewenangan, tugas, dan fungsi. Pada unit organisasi setingkat eselon I menggunakan KPI bertipe OUTCOME dan atau OUTPUT yang setingkat lebihtinggi dari keluaran (OUTPUT) unit kerja di bawahnya. Pada unit organisasi setingkat eselon II sekurang-kurangnya menggunakan KPI bertipe OUTPUT.Fokus KPIOUTCOMEOUTCOME1 OUTCOME2OUTPUT12 OUTPUT11 OUTPUT21 OUTPUT22Organisasi/PerusahaanEselon IEselon II Target KPI menyatakan ukuran kuantitatif yang hendak diterapkan pada suatu jenis KPI. Target KPI biasanya dinyatakan untuk setiap tahun. Bagi organisasi yang telah beroperasibertahun-tahun dan mengalami peningkatankinerja, target KPI tiap tahun selayaknyadinaikkan antara 12% sampai dengan 25% darirata-rata capaian tahun-tahun sebelumnyaagar cukup menantang bagi penanggungjawab dari jenis KPI tersebut.9/23/201317 Penentuan bobot KPI ditentukan berdasarkan tiga kriteria : Dampak suatu jenis KPI pada suatu sasaran strategis padapencapaian tujuan jangka panjang perusahaan Tingkat urgensi suatu jenis KPI untuk dilakukan Kaitan suatu jenis KPI terhadap penggunaan sumber dayaperusahaan. Semakin tinggi ketiganya sebaiknya jenis KPI tertentu diberibobot tinggi. PIC (Person In charge) merupakan penanggung jawabterhadap pelaksanaan suatu jenis KPI. Penetapan unit kerjamana yang sebaiknya bertanggung jawab terhadap suatujenis KPI tergantung pada otoritas & tanggung jawab unit kerja terkait. Kamus KPI menjelaskan secara rinci maknasuatu jenis KPI, target KPI tiap tahun, PIC, sumber data, dsb. Kamus KPI diperlukansebagai pemandu dan cakupan suatu jenis KPI. Co Kamus KPI.docx9/23/201318 Khusus untuk penetapan KPI, disamping untukmemastikan terwujudnya suatu jalinan koordinasi kearah vertikal, bagian ini juga seharusnya ditujukanuntuk memastikan bahwa suatu jenis KPI memangdidukung oleh berbagai PIC lain yang berada dalamposisi yang selevel (dalamorganisasi/perusahaan) dengan PIC yang bertanggung jawab langsung terhadapkeberhasilan pencapaian target suatu jenis KPI. Upayaini berguna untuk memastikan adanya suatu jalinankoordinasi ke arah horizontal antar pejabat atau unit kerja dan/atau unit bisnis strategis yang selevel.RASI Untuk memastikan penyelarasan horisontal ini, ada baiknya pada tahapIdentifikasi peran setiap unit kerja/unit bisnis/job pada setiap jenis KPI seharusnya dirumuskan 4 (empat) jenis peran PIC, yakni : Peran Accountable (kode A) : peran ini bekerja sebagai penanggung jawabutama terhadap pemberian approval atau control hasil pekerjaan yang dilakukan oleh peran R (Renponsible). Peran Responsible (kode R) : peran ini berfungsi sebagai pelaksana suatucapaian target jenis KPI tertentu. Peran Support (kode S) : peran ini berfungsi sebagai penunjang peran A dan R dalammewujudkan suatu target KPI. Wujud dukungan oleh peran S ini adalahdalambentuk penyediaan sumber daya organisasi yang diperlukan oleh peranA dan R untuk mencapai target KPI tertentu. Peran Informed (kode I) : peran ini berfungsi sebagai peran yang menerimasegenap informasi tentang kemajuan pencapaian aktual KPI tertentu9/23/201319Menentukan kebijakanorganisasi/perusahaan Kebijakan perusahaan adalah panduan untuk mengambil keputusandan menangani situasi-situasi yang repetitif atau berulang-ulang. Kebijakan meliputi pedoman & aturan yang ditetapkan untukmendukung upaya-upaya pencapaian tujuan yang tersurat. Kebijakan dapat diterapkan di tingkat korporat dan berlaku untukkeseluruhan organisasi, di tingkat divisional dan berlaku untuk satudivisi tersebut, atau di tingkat fungsional dan berlaku untukaktivitas atau departemen operasional tertentu. Kebijakan seperti halnya target KPI tahunan, sangat penting bagiimplementasi strategi sebab mereka menjabarkan pengharapanorganisasi kepada pegawai dan manajernya. Kebijakanmemungkinkan konsistensi dan koordinasi di dalamdan antardepartemen organisasional.Menentukan program kerja, anggaran, dan prosedur Program kerja menyatakan sekumpulan aktivitas yang diperlukan untuk mewujudkan suatu sasaran strategis& target KPI tertentu di suatu tahun. Anggaranmenyatakan jumlah sumber daya finansial yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu program kerja. Prosedur kerja menyatakan serangkaian instruksitertulis yang dibakukan mengenai berbagaipenyelenggaraan rangkaian aktivita, bagaimana dankapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapadilakukan. Prosedur kerja digunakan untuk memastikansegenap aktivitas dilakukan sejalan dengan kebijakanorganisasi/perusahaan.9/23/201320Melakukan evaluasi & mengendalikankinerjaTujuan utama:: memantau efektivitas implemetasi dari suatu peta strategi; menjaring data & informasi yang berkaitan dengan capaianaktual suatu jenis KPI membandingkan capaian aktual suatu KPI dengan targetnyayang telah ditentukan dan menganalisis sumber-sumberpenyebab kegagalan atau keberhasilannya; menentukan rencana tindak lanjut (what, how, when, who, where, how much) untuk memperbaiki atau meningkatkanatau memantapkan capaian aktual suatu jenis KPI di masamendatang.