KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNHKỹ năng hoạch định

Một số điều cần biết

Ñuùng giôø

Hôïp taùcTrao ñoåi côûi môûPhaùt bieåu yù kieánLaéng nghe

Khoâng huùt thuoác Ñeå ñieän thoaïi ôû cheá ñoä rung

vaø nghe ôû ngoaøi lôùp

NỘI DUNG

Tổng quan về hoạch định

Tầm quan trọng của hoạch định

Trách nhiệm hoạch định

Các bước hoạch định

Ví dụ về kế hoạch

Mở đầu

• Đóng góp của lao động Việt Nam

• Do đâu?

• Năng suất lao động của người Việt Nam hiện thực

hóa theo giá thành là 3.360 USD/người/năm, chỉ

bằng 4,4% của Singapore và 17,4% của Malaysia,

35,2% của Thái Lan, 48,5% của Philippines và

48,8% của Indonesia.

• Năm 2015, thống kê cho thấy

– 1 người Singapore có năng suất làm việc bằng gần

23 người Việt Nam

– 1 người Malaysia bằng gần 6 người Việt Nam và

– 1 người Thái Lan gần bằng 3 người Việt Nam,

– 1 người Philippines và Indonesia cũng bằng 2 người Việt

Nam.

NHỮNG SỐ LIỆU

DO ĐÂU?

Tổng quan về hoạch định

• Những chỉ trích

• Kế hoạch và thành quả

• Hoạch định là gì?

• Mục đích của hoạch định

• Các loại kế hoạch

• Lợi ích của hoạch định

• Một số vấn đề trong hoạch định

• Tiêu chuẩn của một kế hoạch tốt

• Định hướng hoạch định

• Khi nào hoạch định?

• Hoạch định có thể tạo nên sự cứng nhắc

• Kế hoạch không thể triển khai trong môi trường năng

động và nhiều thay đổi

• Các kế hoạch chính thức không thể thay thế trực

giác và sự sáng tạo

• Kế hoạch tập trung vào môi trường hiện tại không dự

báo được trong tương lai

• Hoạch định chính thức có thể mang lại thành công

hôm nay nhưng có thể thất bại trong tương lai

NHỮNG CHỈ TRÍCH VỀ HOẠCH ĐỊNH

KẾ HOẠCH VÀ THÀNH QUẢ

Chiến thuật ngắn hạn

Kế hoạch ngắn hạn

Không kế hoạch

Kế hoạch vận hành dài hạn

Kế hoạch chiến lược cạnh tranh dài hạn

Thành quả

Thấp Cao

Lo

ại kế h

oạ

ch

• Hoạch định là một chức năng quan

trọng trong quản lý

• Hoạch định là• Phân tích, đánh giá môi trường kinh doanh,

công việc

• Xác định các mục tiêu

• Đưa ra các chương trình và nguồn lực hỗ trợ

để thực hiện các mục tiêu này

• Phương pháp kiểm soát, đánh giá

HOẠCH ĐỊNH LÀ GÌ?

• Đưa ra định hướng, mục tiêu rõ ràng

• Giảm bớt sự không chắc chắn

• Giảm thiểu lãng phí và dư thừa

• Lập ra các tiêu chuẩn để kiểm soát và nâng cao hiệu

quả quản lý

• Cơ sở để phối hợp các hoạt động trong hệ thống

quản lý

• Tăng hiệu quả và hiệu suất

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

CÁC LOẠI KẾ HOẠCH

• Nếu phân về loại hình, có các loại kế hoạch

• Kế hoạch chiến lược• Áp dụng cho toàn bộ tổ chức

• Được thiết lập trên mục tiêu của toàn bộ tổ chức

• Dài hạn

• Kế hoạch tác nghiệp/hoạt động/vận hành• Chỉ rõ cách thức đạt được mục tiêu

• Ngắn và trung hạn

CÁC LOẠI KẾ HOẠCH

Nếu phân về thời gian, có các loại kế hoạch

• Kế hoạch ngắn hạn: đến 1 năm

• Kế hoạch trung hạn: 1 – 5 năm

• Kế hoạch dài hạn: hơn 5 năm

LỢI ÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Đưa ra mục đích rõ ràng

• Nhận diện các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức

• Đánh giá các yếu tố bên ngoài

• Khuyến khích tham gia toàn bộ

• Phối hợp các hoạt động

• Thiết lập các chiến lược ưu tiên

• Bảo đảm sự sẵn có nguồn lực

• Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá năng lực

• Hỗ trợ trong việc kiểm soát hệ thống

• Dự báo các viễn cảnh để ứng phó trong tương lai

• Sử dụng người không hợp lý để hoạch

định

• Không có cam kết từ quản lý cao cấp

• Thiếu thành thạo trong hoạch định

• Đưa ra cách đơn giản • Ví dụ: doanh số năm nay = năm trước + 3%

CÁC VẤN ĐỀ TRONG HOẠCH ĐỊNH

TIÊU CHUẨN CỦA KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC TỐT

• Tiên phong: Kế hoạch phải có tầm nhìn dài hạn trong

tương lai

• Phù hợp: Kế hoạch chiến lược phải phù hợp với đặc

điểm của tổ chức và môi trường bên ngoài

• Phối hợp: Cần có phối hợp tốt các nổ lực của các bộ

phận trong tổ chức để hoàn tất tốt nhiệm vụ chung

của tổ chức

• Có cái nhìn “bức tranh lớn”

• Hoạch định hữu hiệu trong môi trường năng động, có

nhiều thay đổi

• Hoạch định phải rõ ràng nhưng linh hoạt

• Hiểu rằng hoạt định là một quá trình liên tục

• Thay đổi kế hoạch khi điều kiện đã đảm bảo

• Kiên trì đến một kết quả cao

• Luôn luôn nâng cao khả năng hoạch định

ĐỊNH HƯỚNG HOẠCH ĐỊNH

• Kế hoạch dài hạn: trước ít nhất là 6 tháng

• Kế hoạch năm: trước năm tài chính ít nhất là 1 tháng

KHI NÀO NÊN HOẠCH ĐỊNH ?

Trách nhiệm hoạch định?

• Trách nhiệm hoạch định của ai?

• Các cấp quản lý với hoạch định

• Nhóm với hoạch định

• Cá nhân với hoạch định

AI CÓ TRÁCH NHIỆM HOẠCH ĐỊNH?

• Các cấp quản lý: Kế hoạch của tổ chức,

của bộ phận

• Nhân viên: Kế hoạch làm việc cá nhân

CÁC CẤP QUẢN LÝ VỚI HOẠCH ĐỊNH

Quaûn lyù

caáp cao

Kế hoạch

chiến lược

Kế hoạch

tác nghiệp

Quản lý cấp

cao

Quản lý cấp

trung

Quản lý cấp

cơ sở

NGƯỜI QUẢN LÝ VỚI HOẠCH ĐỊNH

• Người quản lý được mong đợi là cộng tác với

nhân viên:• Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của bộ phận

của mình

• Thông tin mục tiêu đến những nhân viên

• Người quản lý phải lập kế hoạch để hoàn tất

các mục tiêu và đưa ra các bước thực hiện

• Một quá trình hoạch định tốt là:• Uyển chuyển trong lập kế hoạch

• Tạo cho nhân viên ý thức liên tục

• Các nhóm phải phối hợp để tiến hành kế

hoạch một cách hiệu quả

• Quá trình hoạch định tốt có thể giúp

nhóm: • Định nghĩa được những gì họ phải hoàn tất

• Thiết lập các công cụ và hoạt động để đạt mục

tiêu một cách hiệu quả

NHÓM VỚI HOẠCH ĐỊNH

• Phân bổ thời gian hợp lý để lập mục

tiêu cá nhân và xác định cách tốt nhất

để đạt mục tiêu đó

• Điều đó quan trọng bởi vì:• Đánh giá lại định kỳ các mục tiêu

• Thay đổi, điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết

CÁ NHÂN VỚI HOẠCH ĐỊNH

Các bước lập kế hoạch

• Quá trình hoạch định chiến lược

• 7 bước trong hoạch định

QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN

LƯỢC

Các bước chính trong hoạch định chiến lược

Định nghĩa tầm nhìn, sứ mệnh tổ chức

Thiết kế chiến lược kinh

doanh nhóm (SBU)

Thiết kế tập hợp kinh doanh nhóm

Lập mục tiêu của tố chức

Kế hoạch chức năng:

Sản xuất, nhân sự

Kinh doanh

Marketing

1. Phân tích

2. Xác định mục tiêu

3. Chiến lược

4. Chương trình hành động

5. Ngân sách

6. Kiểm soát

7. Kế hoạch dự phòng

7 BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH

NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH TRONG

HOẠCH ĐỊNH

Phaân tíchLaäp muïc

tieâu

Chieán

löôïc

Chöông

trình haønh

ñoäng

Keá hoaïch

döï phoøng

Tìm thoâng tin

caàn thieát cho

keá hoaïch

Caùc muïc

tieâu

Caùc ñònh

höôùng lôùn ñeå

ñaït muïc tieâu

Trieån khai

chieán löôïc

thaønh coâng

vieäc chi tieát

Ñieàu chænh

khi coù thay

ñoåi

Yeáu toá beân

ngoaøi vaø

beân trong

aûnh höôûng

ñeán keá

hoaïch

Caùc muïc

tieâu phuø

hôïp vôùi söù

meänh, taàm

nhìn cuûa toå

chöùc vaø

nhieäm vuï

cuûa ngöôøi

laøm keá

hoaïch

(SMART)

Caùc ñònh

höôùng phuø

hôïp ñeå ñaït

muïc tieâu

theo keát

quaû phaân

tích

Goàm caùc

hoaït ñoäng,

ngaân saùch,

nguoàn löïc,

thôøi gian

thöïc hieän

vaø phöông

phaùp kieåm

soaùt

Caùc phöông

aùn döï

phoøng khi

coù thay ñoåi

trong moâi

tröôøng hoaït

ñoäng

Muïc tieâu

Noäi dung

• Mô tả sứ mệnh, tầm nhìn

• Mô tả chức năng hoạt động kinh doanh

• Sản phẩm và dịch vụ

TÓM TẮT

PHÂN TÍCH

• Môi trường vĩ mô

• Chính trị, Luật pháp

• Kinh tế

• Dân số

• Môi trường

• Văn hoá

• Địa lý

• Môi trường vi mô

• Khách hàng

• Thị trường

• Công ty: Sản phẩm, công nghệ, tài chính…

• Đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà phân phối

• …

PHÂN TÍCH

• Phân tích SWOT

• Điểm mạnh: Trong doanh nghiệp

• Điểm yếu: Trong doanh nghiệp

• Thời cơ: Môi trường bên ngoài

• Thách thức: Môi trường bên ngoài

MỤC TIÊU

• Các mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART

• Tài chính: Lãi, ROE, giá cổ phiếu, …

• Doanh số: Doanh số theo sản phẩm, khu vực

• Thị phần

• Tăng sản phẩm mới

• Giảm chi phí sản xuất

• Giảm phế phẩm

• Tăng hiệu suất

• …

CHIẾN LƯỢC

● Các định hướng để đặt được mục tiêu

● Sản xuất

● Cung ứng

● Sản phẩm

● Giá

● Quảng bá

● Khuyến mãi

VÍ DỤ MỤC TIÊU -> CHIẾN LƯỢC

Đạt lợi

nhuận 60

tỷ đồng

2018

Tăng doanh

thu 2018 đến

600 tỷ đồng

Giảm chi phí

bán hàng

dưới dưới

20%

Giảm chi phí

giá vốn dưới

50%

Giảm chi phí

hao phí dưới

0.8%, hư

hỏng dưới

0.2%

• Tăng thêm 10 sản phẩm mới

• Đẩy mạnh các hoạt động quảng bá

• Phát triển thêm thị trường tỉnh

• Tăng doanh thu qua kênh Online, HORECA

• Tự thực hiện Marketing thay cho thuê ngoài

• Giảm chi phí quảng cáo

• Giảm các hoạt động tài trợ Games Show XY

• Giảm chi phí giao hàng

• Cải tiến quy trình sản xuất

• Giảm phế phẩm dưới 1%

• Tăng hiệu suất làm việc qua huấn luyện C. nhân

• Thay thế những dây chuyền kém năng suất

• Tăng hiệu quả quản lý qua huấn luyện

• Tăng năng suất làm việc 105%

• Thi nâng tay nghề

• Giảm chi phí làm thêm giờ dưới 3000 giờ/năm

CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG

• Định ra các hành động/chương trình/công việc để đạt được mục

tiêu

• Phân công con người có trách nhiệm hoàn thành chương trình

• Xác định thời gian cho các chương trình (chú ý thời hạn cuối cùng

– deadline)

• Xác định nguồn lực cần thiết để có thể thực hiện chương trình

• Thiết lập các tài liệu hướng dẫn thực hiện chương trình và thông

tin đến những nơi cần thiết và kênh phản hồi thông tin

• Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá, các công cụ kiểm soát và cơ chế

thưởng phạt

BIỂU MẪU CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG

TEÂN KEÁ HOAÏCH:

Muïc tieâu:

Stt

Chöông trình

haønh ñoäng

Traùch nhieäm Thôøi gian Nguoàn löïc

Chính Hoå trôï Baét ñaàu Hoaøn taát Nhaân

löïc

Vaät löïc Ngaân

saùch

1

Nghieân cöùu saûn

phaåm môùi

2 Saûn xuaát

3 Naâng caáp nhaø maùy

4 Thöïc hieän 5S

5 Ñieàu chænh daây

chuyeàn suûi

6 Baûo trì maùy moùc

7 Huaán luyeän QT SX

cho CN

8 Caûi tieán quy trình a

9 Thi naâng baäc

CHÖÔNG TRÌNH

St

t Coâng vieäc 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1

0 11 12

Highlight time

1 Nghieân cöùu saûn phaåm môùi

2 Saûn xuaát

3 Naâng caáp nhaø maùy

4 Thöïc hieän 5S

5 Ñieàu chænh daây chuyeàn suûi

6 Baûo trì maùy moùc

7 Huaán luyeän QT SX cho CN

8 Caûi tieán quy trình thuoác vieân

9 Thi tay ngheà, naâng baäc

TetWorld cup

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CHƯƠNG

TRÌNH HÀNH ĐỘNG

• Xác định các hướng dẫn để đảm bảo những người có

liên quan hiểu được và làm đúng các chương

trình/công việc đã đề ra

• Truyền thông và cập nhật thường xuyên thông tin về

chương trình để những người có được hướng xử lý

• Xác định nguồn lực tài chính cần thiết để đạt được

mục tiêu

• Phân bổ nguồn lực tài chính cho các chương trình và

bộ phận để được mục tiêu

• Kiểm soát tình trạng sử dụng tài chính để kịp thời đều

chỉnh nhằm đạt mục tiêu trong giới hạn ngân sách

NGÂN SÁCH

VÍ DỤ NGÂN SÁCH

Stt Muïc Ngaân saùch Tyû troïng

1 Nghieân cöùu saûn phaåm môùi 30,000,000 1%

2 Saûn xuaát 1,200,000,000 55%

3 Naâng caáp nhaø maùy 800,000,000 37%

4 Thöïc hieän 5S 10,000,000 0%

5 Ñieàu chænh daây chuyeàn suûi 60,000,000 3%

6 Baûo trì maùy moùc 30,000,000 1%

7 Huaán luyeän QT SX cho CN 3,000,000 0%

8 Caûi tieán quy trình thuoác vieân 25,000,000 1%

9 Thi tay ngheà, naâng baäc 5,000,000 0%

Toång coäng 2,163,000,000 100%

• Ngân sách có thể quá cao so với mục tiêu. Xác định

chỉ số B/C

• Xem ngân sách thay thế mục tiêu. Ngân sách là công

cụ để phục vụ cho thực hiện mục tiêu

• Ngân sách có thể không dùng đúng do những chi tiêu

không hợp lý và đánh giá không thích hợp

• Ngân sách được xem như một áp lực có thể làm phá

sản mục tiêu ban đầu

CÁC VẤN ĐỀ TRONG NGÂN SÁCH

KIEÅM SOAÙT

• Kiểm soát Là quá trình theo dõi và đánh giá tình

trạng kết quả để duy trì ổn định của hệ

thống, thẩm định năng lực hệ thống và

đưa ra các hành động cải tiến hệ thống

• Mô hình kiểm soát Thiết lập tiêu chuẩn

Theo dỗi tình trạng và kêt quả

So sánh tình trạng và kết quả với tiêu

chuẩn

Đánh giá và đưa ra các cải tiến

• Các hệ thống kiểm soát

• Các báo cáo: năm, nửa năm, quý, tháng, tuần, …

• Kết quả tổ chức

• Kết quả cá nhân

• Hành động phòng ngừa khắc phục

• Hệ thống đánh giá, khen thưởng

NHỮNG NỘI DUNG CẦN KIỂM SOÁT

VÍ DỤ CÁC CON SỐ CẦN KIỂM SOÁT

• Tài chính

• Doanh số

• Lợi nhuận

• ROI, …

• Kinh doanh

• Doanh số

• Thị phần

• Phát triển thị trường, …

• Sản xuất

• Năng suất

• Hiệu suất

• Chi phí sản xuất

• …

Nothing plan, nothing gain

KẾT LUẬN

CHAÂN THAØNH CAÙM ÔN