WWW.INFRAMANAGER.RU

УПРАВЛЕНИЕ ИТ-

АКТИВАМИ

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОТ КОМПАНИИ

ИНФРАМЕНЕДЖЕР

ТОЧКА ОТСЧЕТА ВСЕГО ПРОЕКТА: ЦЕЛЬ.

ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ

• Повышение эффективности управления ИТ-бюджетом:

– Совмещение с бухгалтерским учетом

– Повышение точности учета

• Постановка управленческого учета:

– Переход на сервисную модель управления финансами

– Корректное отнесение ИТ-затрат на бизнес-подразделения

• Повышение качества ИТ-сервисов:

– Информация для управления изменениями

– Проактивное предотвращение инцидентов (управление событиями)

• …

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

• Единая база ИТ-активов с имущественной информацией: o Тип / модель техники

o Инвентарный номер, МОЛ,

o Дата постановки на учет, $

o Местоположение

• Автоматизация основных процедур учета ИТ-активов o Согласование операций

o Печать документов

o Отражение факта изменений

• Отчетность о: o состоянии техники

o использовании техники

ОБЕСПЕЧЕНИЕ АКТУАЛЬНОСТИ ДАННЫХ

ЕДИНАЯ ПОЛИТИКА УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ

•Классификация ИТ-активов (типы и модельный ряд)

•Маркировка и идентификация ИТ-активов

•Жизненный цикл учета ИТ-активов

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУР УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ

•В рамках каких процедур меняется состояние ИТ-активов

•Каковы требования внешних регуляторов к процедурам (информирование других систем; печать документов)

ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

•Интеграция с бухгалтерией, управленческим учетом

•Связь с процессом управления конфигурациями

•Автоматический аудит, автоматизация контроля изменений CMDB

ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПОЛИТИКА УЧЕТА ИТ-

АКТИВОВ

Политики определяются:

• типизацией ИТ-активов

• контролируемым жизненным

циклом

1

ИнфраМенеджер предлагает

• готовую модель базы данных для учета более 20 категорий ИТ-активов:

– Физическое оборудование и виртуальные объекты

– Лицензии и инсталляции ПО

– Комплектующие и периферийное оборудование

– Расходные материалы

– Приложения и информационные объекты (базы данных, файлы и т.п.)

• Каждая категория определяется

– составом хранимых данных

– доступными операциями

– набором взаимосвязей с другими категориями.

• Единый каталог типов и моделей ИТ-активов для всех операций с данными, в различных процедурах.

• Жизненный цикл ИТ-активов определяется единым образом для всех учетных единиц

ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПРОЦЕДУРЫ УЧЕТА ИТ-

АКТИВОВ

Для обеспечения актуальности CMDB крайне важно предусмотреть:

• в какой момент, кем производятся операции с ИТ-активами

• какими документами оформляются

Процедуры должны быть

• типизированы,

• определены в рамках жизненного цикла

• встроены в процессы, в которых инициируется необходимость операций с ИТ-активами.

2

ИнфраМенеджер предлагает

Инструменты для полной автоматизации изменений CMDB на основе

• автоматизированных процессов выполнения обращений (Service Desk)

• нарядов на работы ИТ-сотрудникам

• событий, получаемых из внешних систем (ERP / мониторинг / автоматический опрос сети)

ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНЕЙ

СРЕДОЙ

• Требования к процессу учета ИТ-активов зависят от:

– Смежных бизнес-процессов

– Требований к учету ОС, управленческому учету

• Поддержку процесса учета ИТ-активов обеспечивают:

– Маркировка физических ИТ-активов

– инвентаризация и аудит состояния ИТ-активов

3

ИнфраМенеджер предлагает:

• готовые средства интеграции с внешними базами данных

• пособытийную актуализацию данных о состоянии ИТ-активов в других системах

• мощные средства настройки аудита и сопоставления данных

• Встроенные средства печати этикеток, интеграцию со средствами штрих-кодирования

ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ГИБКАЯ НАСТРОЙКА ПОД

СПЕЦИФИКУ

• Графический редактор Workflow

– Автоматизация любых процедур

– Интеграция через Web-сервисы

– Обмен данными на уровне СУБД

• Интеграция с Crystal Reports

• Готовые коннекторы к внешним агентам автоматической инвентаризации:

– WMI

– SNMP

– Aida64 (Everest)

• Импорт данных из CSV-файлов

КОНЕЧНЫЕ

РЕЗУЛЬТАТЫ

АНАЛИЗ СТОИМОСТИ И СРОКА ЭКСПЛУАТАЦИИ ИТ-

АКТИВОВ Задача: Принятие решение о перераспределении ресурсов

Стоимость эксплуатации и потраченные средства на

новую технику: по типам и по службам

Задача: Управление модельным рядом, принятие решения о стандартизации

АНАЛИЗ ПАРКА ТЕХНИКИ ПО ПРОИЗВОДИТЕЛЯМ

Стоимость эксплуатации и потраченные средства на

новую технику: по производителям и

службам

Задача: оценка эффективности использования ИТ-активов

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОТРАЧЕННЫХ СРЕДСТВ ПО ИТ-

АКТИВАМ

Анализ объема средств, «замороженных» на

складе, против стоимости используемых ИТ-активов

Задача: обоснование закупок техники по подразделениям

КОЛ-ВО И ВОЗРАСТ ИТ-АКТИВОВ, ЧИСЛЕННОСТЬ

СОТРУДНИКОВ В БИЗНЕС-ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

Количество и срок эксплуатации техники в

бизнес-подразделениях, в сравнении с численностью

сотрудников

Задача: обоснование закупок техники по подразделениям

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИТ-АКТИВОВ ПО БИЗНЕС-

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Количество и стоимость закупленной техники в

бизнес-подразделениях

Задача: общий анализ ИТ-активов

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИТ-АКТИВОВ ПО СОСТОЯНИЯМ

Количество и стоимость техники в бизнес-

подразделениях по состояним ИТ-активов

РАСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Задача: общий анализ расходных материалов

Закупка и списание расходных материалов, по бизнес-подразделениям

(на которые списаны материалы)

СКЛАДСКИЕ ОСТАТКИ

Задача: планирование использования и закупок ИТ-активов

Задача: Анализ использования ИТ-бюджета

СТОИМОСТЬ ЭКСПЛУАТАЦИИ / МОДЕРНИЗАЦИИ

Задача: Анализ конфигураций техники для планирования модернизации

АНАЛИЗ ПО ОПЕРАТИВНОЙ ПАМЯТИ ПК

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ИТ-

АКТИВОВ И

ИМУЩЕСТВЕННЫЕ

ПРОЦЕДУРЫ

ЧТО МЫ УЧИТЫВАЕМ

• Сетевое оборудование

– Серверы

– Коммутаторы

– Маршрутизаторы

– ….

• Оконечное оборудование

– ПК

– Ноутбуки

– МФУ

– …

• Периферийное оборудование

– Мониторы

– Принтеры

– …

• Адаптеры

– Материнская плата

– Сетевая плата

– Процессор

– Память

– Видеокарта

– Блок питания

– Вентиляторы

– …

• Расходные материалы

– Картриджы

– …

• Программное обеспечение

– Инсталляции

– Лицензии

ЧТО МЫ УЧИТЫВАЕМ

• Типы и модели

• Стоимость и дату закупки

• МОЛ

• Местоположение (физическое)

• Состояние

МЕНЯЕТСЯ В РАМКАХ

ИМУЩЕСТВЕННЫХ

ОПЕРАЦИЙ

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: ОКОНЕЧНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

МОДЕРНИЗАЦИЯ

ЗАМЕНА КОМПЛЕКТУЮЩИХ

ПОДГОТОВКА К РЕМОНТУ

РЕМОНТ

НЕУЧТЕННОЕ

ХРАНЕНИЕ

ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

СПИСАНИЕ

ПОДГОТОВКА К

СПИСАНИЮ

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: ОКОНЕЧНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

• Неучтенное: закуплено, ожидает маркировки и постановки на учет

• Хранение: лежит на складе или просто в помещении, на основном или временном складе

• Подготовка к выдаче: взято инженером по заявке, готовится к выдаче пользователю

• Использование: установлено на рабочем месте пользователя

• Замена комплектующих / Модернизация: взято инженером по заявке, готовится к замене комплектующих / модернизации ПК

• Подготовка к ремонту: передано МОЛ для оформления документов для отправки в ремонт

• Ремонт: находится в ремонте у внешнего поставщика

• Подготовка к списанию: передано МОЛ для оформления документов для списания

• Списано: передано на утилизацию

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: ПЕРИФЕРИЙНОЕ

ОБОРУДОВАНИЕ

ПОДГОТОВКА К РЕМОНТУ

РЕМОНТ

НЕУЧТЕННОЕ

ХРАНЕНИЕ

ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

СПИСАНИЕ

ПОДГОТОВКА К

СПИСАНИЮ

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: АДАПТЕРЫ

НЕУЧТЕННОЕ

ХРАНЕНИЕ

ПОДГОТОВКА К ВЫДАЧЕ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

СПИСАНИЕ

ПОДГОТОВКА К

СПИСАНИЮ

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ: РАСХОДНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

• Хранение: лежит на складе

• Списано: использовано для той или иной единицы оконечного оборудования

ИМУЩЕСТВЕННЫЕ

ОПЕРАЦИИ И

ПОДДЕРЖКА

ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АКТИВАМИ

РОЛИ В РАМКАХ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИТ-

АКТИВАМИ

• Ответственный за учет / «кладовщик» - ответственный за учет в целом или же за учет конкретной категории ИТ-активов

• Инициатор имущественной операции - ведущий инженер / ответственный за склад / руководитель группы

• Исполнитель имущественной операции - инженер

ИМУЩЕСТВЕННЫЕ ОПЕРАЦИИ

1. Выдача на временный склад

2. Ввод в эксплуатацию

3. Замена комплектующих

4. Модернизация ПК

5. Ремонт у внешнего поставщика

6. Возврат на склад

7. Расход материала

8. Списание техники

ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ: 1. Автоматическое отражение в базе данных

изменений состояния, местоположения и МОЛ

2. Автоматическое формирование документов

ОБЩАЯ СХЕМА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИТ-АКТИВАМИ Общая схема процесса управления ИТ-активами

Инициатор Исполнитель Ответственный за мат.учетService Desk

ЗАК

РЫ

ТИЕ

РА

БО

ТИ

НИ

ЦИ

ИР

ОВ

АН

ИЕ

ВЫ

ПО

ЛН

ЕНИ

Е О

ПЕР

АЦ

ИЙ

С И

Т-А

КТИ

ВА

МИ

ЗНО / Инцидент

Выдача техники

Ремонт в сервисном

центре

Диагностика

Отражение изменений в

CMDB

Конец

Замена оборудования

Замена комплектующих

СписаниеЗамена оборудования

Расход материала

Требуется операция с ИТ-активом?

Постановка на учет

Отражение изменений в

CMDB

Контроль изменений CMDB и оформления документации

Размещение на складе

ИСПОЛНЕНИЕ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

• Оформление операций в рамках единых процедур исполнения нарядов, инициируемых из Service Desk

ЧТО НУЖНО ДЛЯ

ВНЕДРЕНИЯ

ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПОСТАНОВКА ПРОЦЕССА

УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ

1. Формируем правильную модель

процесса учета

• Определяем охват учета ИТ

• Идем от потребностей

заказчиков процесса,

разрабатываем каталог ИТ-

активов

• Идем от потребностей

заказчиков и потребителей

процесса: определяем

жизненный цикл и процедуры

учета

2. Формируем первичное

наполнение CMDB

• Определяем источники данных

(ERP / Excel-файлы / доступные

агенты опроса сети)

• Определяем требования к

физической инвентаризации

• Проводим импорт из источников

данных, дополняем CMDB

данными из опроса сети

ИНФРАМЕНЕДЖЕР: ПОСТАНОВКА ПРОЦЕССА

УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ

3. Реализуем процедуры учета ИТ-активов

• Встраиваем процедуры в другие процессы (чаще всего – в рамках Service Desk)

• Разрабатываем печатные формы

• Автоматизируем актуализацию данных во внешних системах

4. Запускаем в опытно-промышленную эксплуатацию

• Проводим обучение персонала

• Подгоняем проектирование к жизни

• Проводим выборочную инвентаризацию

5. Сдаем в промышленную эксплуатацию

• Определяем дальнейшие шаги по актуализации

АКТУАЛЬНОСТЬ ДАННЫХ

ОБ ИТ-АКТИВАХ

Актуальность данных обеспечивается автоматизированными

процессами отслеживания изменений:

• Процедуры учета ИТ-активов встроены в процессы Service Desk

(обязательное внесение изменений в CMDB после выполнения заявки,

при выполнении операции без заявки и т.п.)

• Интеграция со средствами автоматического опроса сети позволяет на

порядок увеличить и объем полезных данных о конфигурациях, и

степень актуальности информации о местоположении активов

Степень актуальности CMDB без дополнительных усилий со стороны сотрудников возрастает до 90-95%

ОСНОВНОЕ ДЛЯ СТАРТА ПРОЕКТА • Утвердить перечень задач процесса управления ИТ-активами

– Взаимодействие с бухгалтерией?

– Упрощение отчетности об использовании ИТ-активов?

– Сокращение случаев утери ИТ-активов?

– Контроль используемых ИТ-активов для КИС?

• Определиться с классификацией и перечнем типов учитываемых активов

– Что есть расходный материал / что есть адаптер

– Что мы учитываем как сетевое, оконечное или периферийное оборудование

• Найти источники данных для первичного наполнения базы данных

– Планирование физической / автоматической инвентаризации

– Учетная система, собственные Excel-файлы?

• Определить требования к имущественным процедурам

– Назначение ролей по процессу

– Определение точек контроля исполнения процедур

ВАРИАЦИИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ

• От индивидуальных проектов…

– Интеграция с корпоративными системами

– Построение процессов учета ИТ-активов

– Интеграция процессов учета ИТ-активов с другими процессами

• …до экспресс-внедрения «Учет ИТ: быстрый старт!»

– Быстрое внедрение на основе типовых процессов учета ИТ-активов

– Возможности интеграции:

• Выгрузка данных в формате CSV

• Событийная интеграция при помощи Web-сервисов, обмена XML-сообщениями

УЧЕТ ИТ: БЫСТРЫЙ

СТАРТ!

ЭКСПРЕСС-ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕССА УЧЕТА ИТ-АКТИВОВ

НА БАЗЕ СТАНДАРТНЫХ ПРАКТИК ОТ КОМПАНИИ

«ИНФРАМЕНЕДЖЕР»

Учет ИТ: быстрый старт! – это экспресс-внедрение ПО «ИнфраМенеджер ITSM» с целью быстрой постановки процесса управления ИТ-имуществом «с нуля». Мы:

• берем типовое решение «Учет ИТ» по постановке управления ИТ-активами, разработанное нами на базе ИнфраМенеджер ITSM на основе опыта многочисленных внедрений

• и проводим весь комплекс организационно-технических мероприятий, требуемых для его адаптации с учетом специфики заказчика и внедрения в жизнь

В результате уже через 1-2 месяца вы получите

• Формализованный процесс учета ИТ-активов (ITAM)

• Сокращение трудозатрат ИТ-сотрудников на поддержку актуальности базы данных

• Повышение степени актуальности данных в CMDB

ЧТО ТАКОЕ «УЧЕТ ИТ: БЫСТРЫЙ СТАРТ!»

Политика учета ИТ-имущества Определяется типизацией ИТ-имущества и контролируемым жизненным циклом.

Готовые рекомендации и большой опыт наших консультантов позволяют быстро определить собственную политику

ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ «УЧЕТ ИТ» ПОСТРОЕНО НА «ИНФРАМЕНЕДЖЕР ITSM»

И ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ:

1

2

3

Процедуры учета ИТ-имущества В какой момент, кем производятся операции с ИТ-активами, какими документами оформляются. В типовом решении все операции встроены в стандартную процедуру обработки заявок и заданий.

Изменение CMDB выполняется автоматически при выполнении заявок в Service Desk

Отчеты о состоянии ИТ-имущества Не только для получения списков ИТ-имущества, но и для контроля самого процесса управления ИТ-активами

Нельзя забывать не только контроль списков имущества, но и контроль ЖЦ, сроков эксплуатации и т.п.

КОМУ ПОДОЙДЕТ

ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ «УЧЕТ ИТ»

Если ваша компания уже использует ИнфраМенеджер в части Service Desk Типовое решение «Учет ИТ» позволит дополнить полезность системы для всего ИТ-подразделения в целом. Решение позволит:

• Сократить сроки решения инцидентов • Повысить эффективность обработки типовых запросов пользователей

Если в ИТ-службе база данных ИТ-активов ведется одним человеком Типовое решение «Учет ИТ» позволит быстро поставить на правильной основе процедуры управления ИТ-активами во всем подразделении. При этом вы:

• Снимите часть нагрузки с ответственного за учет ИТ за счет автоматизации процедур • Обеспечите актуальность данных в CMDB

Если учет ИТ-имущества не ведется вообще Внедрение базовых практик учета ИТ-имущества пройдет легко, сделав очевидной пользу от ITSM-системы уже в первые же месяцы использования за счет:

• Актуальной информации о текущей потребности в ИТ-имуществе • Сокращению случаев потерь ИТ-имущества

СОСТАВ РАБОТ

1

Формализация процедур учета ИТ-имущества

Затем мы адаптируем типовые процедуры учета и сопутствующие им события / артефакты и разрабатываем ролевые инструкции: • Встраивание процедур учета (выдача / ремонт / перемещение / списание / расход

материала) в процессы обработки заявок техподдержки • Формы документов по операциям учета (накладные выдачи, акты передачи и т.п.)

2

3

Определение политики учета ИТ-активов

Сначала мы собираем всю информацию по политикам учета в компании и адаптируем типовое решение в части: • Типизации ИТ-имущества • Жизненного цикла ИТ-активов

Настройка отчетности

Третьим шагом выбираем необходимые отчеты, при необходимости их адаптируем: • Для нужд ИТ • Для финансовых служб

СОСТАВ РАБОТ

Консультационная поддержка наполнения базы данных

Для первичного заполнения базы данных ИТ-активов (CMDB) нами прорабатываются вопросы: • Интеграции с учетными системами (автоматическое получение данных о закупках

через выгрузки в формат CSV) • Автоматического опроса сети • Методики физической инвентаризации ИТ-активов

Обучение

Один из важных этапов внедрения – научить работе в системе. Обучение проводится с учетом специфики , которая определяет выполняемые настройки системы: • Сотрудников ИТ • Администраторов системы

Консультационная поддержка

Самый сложный – первый шаг. Мы поддерживаем запуск в эксплуатацию: • Консультации сотрудников ИТ • Адаптация настроек системы с учетом замечаний

4

5

6

В РЕЗУЛЬТАТЕ: КЛАССИФИКАЦИЯ ИТ-

АКТИВОВ

Сформировав понимание, что и как учитываем, заполняются справочники типов и моделей ИТ-имущества, в том числе

• Типы и модели оконечного оборудования

• Типы и модели сетевого оборудования

• Типы расходных материалов

Настройка жизненного цикла ИТ-имущества осуществляется через

Заполнение справочника состояний

Определение операций по изменению состояний

В РЕЗУЛЬТАТЕ: ПРОЦЕДУРЫ УЧЕТА

С учетом требований заказчика в типовых процедурах обработки заявок и заданий (нарядов на работу) настраивается:

– Момент автоматического запуска процедуры (выдача / перемещение / ремонт / расход материала)

– Способы определения ответственных за операции с ИТ-имуществом

– Формы документов по операциям (акт выдачи; накладная на перемещение и т.п.)

В РЕЗУЛЬТАТЕ: ОТЧЕТЫ

Мы выбираем требуемые отчетов из 50 стандартных, встроенных в ИнфраМенеджер.

При необходимости, отчеты адаптируются под заказчика в рамках проекта

ВОПРОСЫ?

• Телефон: +7(495)989-7660

• mailto: itsm@inframanager.ru

• Подробнее: www.inframanager.ru