TALLER PROYECTOS PMIDocente :Mg Ivn Martnez Moran Consultor en Proyectos TI Email:c14163@grupoutp.edu.pe

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin NDICE

Introduccin a la gestin de proyectos

1.1. Definicin de proyecto1.2. Gestin de proyectos1.2.1. Definicin y conceptos generales1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto1.2.3. Fases de la gestin de proyectos

Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad en la gestin de proyectosQu es un Proyecto?1.1. Definicin de proyecto

CONTROLAR PRESUPUESTOS?GESTIONAR MATERIALES?CONSEGUIR PERSONAS?CREAR CRONOGRAMAS? Planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivacin de todos aquellos que estn involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto.Gestin de Proyectos 1.2. Gestin de proyectos1.2.1. Definicin y conceptos generales

PMI: Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando:Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidadLas necesidades o requisitos identificadosLos intereses de las partes implicadasGestin de Proyectos 1.2. Gestin de proyectos1.2.1. Definicin y conceptos generales

Fase inicial . Diseo

Fases intermedias . Ejecucin

Fase final.

Nivel de coste y personalTiempo1.2. Gestin de proyectos1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIASPlanificacin y seleccin de ideasPriorizacin de ideas (criterios) (Estudio de viabilidad tcnica-econmica) (*)FASES PROYECTODiseo del proyectoPlanificacin (recursos/medios) Fase de informacin, consenso Fase de ejecucin Fase de seguimiento y revisin Difusin y comunicacin1.2. Gestin de proyectos1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto

NDICEINTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin

2. Presentacin del caso de trabajo

CASO : Ruta de compras

2. Presentacin del caso de trabajoCASO : Ruta de compras

AntecedentesLos estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequea en lo que respecta a la alimentacin, fundamentalmente causada por motivos laborales. Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.

Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histrico-turstico y mejorar as la oferta comercial y de servicios.D.1

INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin NDICE

3. La gestin de proyectosSec. 1: Diseo del proyecto1.1 Anlisis de los requisitos del proyecto1.2 Definicin del alcance1.3 Definicin de los objetivos1.4 Identificacin y segregacin de tareas1.5 Gestin de riesgos

3.1.1. Anlisis de los requisitos del proyectoF.06

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con xito.Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las caractersticas y funciones especificadas.ProcesosLugarParticipantes3.1.2. Definicin del alcanceF.07

Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific* especfico: definicin Measurable* medible: control Assignable* asignable: responsabilidades Realist* realista: recursos Time related*relacionado con tiempo: plazos3.1.3. Definicin de los objetivos del proyectoF.07

3.1.4. Identificacin y segregacin de tareas

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto.

Actividades:Sencillas Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursosCompletas: gestin autnomaAsignadas a un responsable nicoEntradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)3.1.4. Estructura del proyecto

PREPARACIN DEL MATERIALINFORMACIN, CONSENSOPRUEBA PILOTOEJECUCINDIFUSIN SEGUIMIENTO Y CIERREDISEO DEL PROYECTOPLANIFICACINRECURSOS/COSTES/PLAZOSPaquetes de trabajo3.1.4. Identificacin de los paquetes de trabajo

Esa desviacin puede ser tanto positiva como negativa.

Efectos positivos oportunidadesEfectos negativos amenazas3.1.5. El riesgo

Identificacin y caracterizacin de riesgos. Cuantificacin de riesgos. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas) Supervisin y Control de los riesgos.Herramientas:

Cuantificar riesgosMatrices de priorizacin.rbol de decisinCheck listDAFO3.1.5. Procesos de la gestin de riesgosF.09

OBJETIVO PROY.I MUY BAJO I BAJOI MEDIOI ALTOI MUY ALTOCoste----< 5%5 10 %10 20 %> 20 %Tiempo----< 5%5 10 %10 20 %> 20 %Plazos----< 5%5 10 %10 20 %> 20 %

Aceptables y no aceptables Evitables e inevitables A corto y largo plazo Positivos y negativos Gestionables y no gestionables Internos (planificacin y estimaciones y tcnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)3.1.5. Tipos de riesgos

PERSONALCOSTESCALENDARIOPersonal desmotivadoCoste externos no planificadosInadecuada planificacinResponsabilidad toma de decisiones indefinidaMayores costes subcontratasRetraso en financiacin

El control y prevencin de los riesgos consiste en: Descripcin del riesgo y objetivos afectadosDefinir Acciones (Plan de accin)-Preventivas (para evitar que suceda)-Correctivas (para subsanar lo sucedido)Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgosHay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgoF.09

3. La gestin de proyectosINTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectosSec. 2: Constitucin del equipo de trabajo2.1 Equipo de trabajo e identificacin de responsables2.2 Reuniones de trabajo2.3 Conflictos

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razn de su trabajo, unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo. Implica que los participantes basen sus relaciones en, la confianza, la identificacin con los objetivos de la asociacin, una metodologa activa para resolver los problemas de una manera creativa.3.2.1. Equipos de trabajo

Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto. Funciones (quin hace qu) Responsabilidades (quin decide qu)Pueden ser asignadas a personas internas o externasEquipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.3.2.1. Identificacin de los responsables de cada paquete de trabajo

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del trabajo, adaptacin de las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfaccin de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.1. El consenso de objetivos

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin.Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y dinmica. Reuniones eficaces: Reuniones no muy largas Llegar con los temas preparados Ceirse al orden del da Puntualidad Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables3.2.2. Reuniones de proyecto

Qu es un conflicto?Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de difcil salida.Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya satisfaccin simultnea resulta incompatible.Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WINEl conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas

Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de una organizacin.

Habilidades para resolver conflictos3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cada conflicto implica dos aspectos:Qu sucede si no se resuelve el conflicto?3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

Si la solucin del problema no es posible, la nica satisfaccin para los implicados ser el haber manejado la situacin de forma que no se haya deteriorado su relacin.

3. La gestin de proyectosINTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin

Planificacin requerida para asegurar la conclusin del proyecto en los plazos previstos: Definicin de actividades Secuenciacin de las actividades: identificar y definir las interrelaciones. Estimacin de la duracin Desarrollo del cronograma Control del cronogramaFelicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificacin y por debajo del presupuesto, No est mal para la primera hora!!!!3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronogramaF.08

TIEMPO DE EJECUCINTAREAS DEL PROYECTO1er paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma

Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;

Planificar las adquisiciones: qu, cundo Bsqueda y seleccin de proveedoresComparativa de proveedores y servicios Contratos y gestin de la relacin con el proveedor Evaluacin del servicio prestado3.3.3. Planificacin del aprovisionamientoF.10

3. La gestin de proyectosINTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectosSec. 4:Presupuesto y financiacin4.1 Gestin de costes. Presupuesto.4.2 Financiacin

Procesos requeridos para asegurar la terminacin del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.Planificacin de recursos: qu recursos y qu cantidad de ellosEstimacin de costesPresupuestoPlanificacin tesoreraControl del presupuesto y tesorera3.4.1. Gestin de costesPlanificacin del AprovisionamientoCostes subvencionablesCostes no subvencionablesRiesgos Costes financieros (Tesorera)Provisiones contingenciasPlanificacin de la gestin de tesorera, en funcin de las subvencionesF.11

Presupuesto del proyecto + reserva de gestin = coste objetivo del Proyecto3.4.3. Elaboracin del presupuestoPresupuesto interno : dedicacin del personalPresupuesto externo : servicios externos contratadosPROVISIONES CONTINGENCIASRIESGOS

3.4.4. Control de costes

FASE 1FASE 2FASE 3TOTALCOSTES TEORICOSCOSTES REALESDESVIACIN

Presupuesto propioFinanciacin regional2.1Departamento de Industria, Comercio y Turismo2.1.1 Direccin General de Comercio y Artesana2.1.2Direccin General de Industria y de PYMESInnoempresa: - hasta 17 de Noviembre, max 50%- Identificacin, desarrollo y utilizacin de servicios avanzados compartidoFinanciacin nacionalFinanciacin europeaEsponsorsFinanciacin bancaria

3.4.5. Financiacin

3. La gestin de proyectosINTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin

3. La gestin de proyectosSec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto5.1 Gestin de cambios5.2 Cierre del proyecto

El control de cambios debe:Asegurar que los cambios sean beneficiososDetectar los factores que ocasionan los cambiosDeterminar cundo se produce un cambioGestionar los cambios reales cundo ocurrenBuscar los por qu de las variaciones tanto positivas como negativasLos cambios pueden ser;En el alcanceEn los plazosEn los costesEn los riesgos3.5.1. Control de cambiosEl control de cambios se identifica en:Los estados de revisin de los formatos del proyectoUn archivo ordenado de todos los registrosUn Histrico del proyecto (de cambios)Reuniones de seguimiento. Actas de reuninF.12F.13

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:Analizar econmicamente el resultado del ProyectoRecursos iniciales Recursos consumidosDiagnosticar la actividad desarrolladaIdentificar desviaciones y las causasCorregir las actuaciones inadecuadasOBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua 3.5.2. Cierre del proyecto

Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mnimas.Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo queEstimacin en el presupuesto inicial excesivamente conservadoraSe exijan sobre-esfuerzos al personalAhorro en materiales, equipos, etc.3.5.2. Informe de cierre

Motivos del fracaso de un proyecto3.5.2. Anlisis del proyecto

3. La gestin de proyectosINTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOSPRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJOGESTIN DE PROYECTOSSec. 1: Diseo del proyectoSec. 2: Constitucin del equipo de trabajoSec. 3: Planificacin temporal y de recursosSec. 4: Presupuesto y financiacinSec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 6: Difusin y comunicacin

Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto:

Planificacin de las comunicaciones:

QUIN necesita la informacinQU tipo de informacinCUNDO la va a necesitarCMO le ser enviada

Distribucin difusin: en el momento preciso!3.6.1. Difusin y comunicacin

COMUNICACIN EFICAZ3.6.1. Difusin y comunicacinCanales de comunicacin: Trpticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofnicos, elementos fsicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

La periodicidad de la comunicacinEl filtrado de la informacinEl lenguajeLa indefinicin de los objetivos de la comunicacin3.6.2 Distribucin-difusin. Fallos ms comunes

La portada colores como la de la presentacinN1Vietas. Usar un par de tipos slo?Formatos con ms de 2 pginas que ttulo contine en todas las que sigan***Analizar si incluimos definicin de Diccionario de Real Academia si interesa**PMI Project Management Institute. Que es este institute? Editan PMBOCK. Gua y titulacin de proyectos*Que es el eje Y, que unidades**Falta describir resumen. Entregar el caso como D.XHilar con linea estrategica, objetivoTema casco histrico***Sencillas para permitir y facilitar su gestinDescomposicin detallada desperdicio de recursos complicando y encareciendo labores de gestin y direccin.Completas: getin autnoma. Imprescindible para dimensionar el esfuerzo.Asignadas a un responsable nico: una persona responsable de varios paquetes de trabajo.Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

Gestin de tesorera*****PRIORIZAR / PTO FUERTE: RESULTADOS CLAVE???????**Hitos, costes planificados, coste real, desviaciones**Beneficio en la Asociacin: aumento del n de asociados, repercusin en la sociedad, etc.*****Existen muchos fallos a la hora de comunicarnos pero los cinco ms generalizados y que ms influyen negativamente en el proceso de comunicacin son: 2. Los roles, normas y valores que provocan una percepcin selectiva y limitada de la situacin3. El Filtrado de la informacin: fenmeno por el cual no se comunica ms que una parte de lo que se sabe4. El lenguaje que provoca problemas de entendimiento por la falta de precisin como consecuencia del significado diferente que las palabras tienen para cada persona.5. La indefinicin de los objetivos de la comunicacin: que imposibilita el logro de las comunicaciones efectivas.