Instituía Tecnológico de la Construcción
Transcript of Instituía Tecnológico de la Construcción
Comoro Mexicano de lo Industrio de lo Construcción D e l e g a c i ó n Oaxaca
Instituía Tecnológico de la Construcción
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL
ESTADO DE OAXACA.
I n v e s t i g a c i ó n . Que para obtener el título de:
"Maestría en Administración de la Construcción"
presenta: Octavio Heredia Cruz.
Estudios con reconocimiento de validez oficial por la Secretaría de Educación Pública, conforme al acuerdo No. 00954061 de fecha 7 de Marzo de 1995.
<S CflllC
México D. F., Abril del 2002
A MI ASESOR: M. en C. ARTURO PERLASCA LOBATO
Con profundo agradecimiento, por su sabia conducción y acertados consejos para la realización del presente estudio.
\ A. •
i L-* L- t U » "—• ,!—" >*-
In memoriam DE Ml MADRE:
SRA.DOMITILA CRUZ MAR. f
Que su luz y presencia espiritual guíe siempre mi camino.
A MI ESPOSA: ANA LUZ OLEA MORENO.
Copartícipe y apoyo para el logro de ésta meta.
A MIS HIJOS: OCTAVIO Y ERICK.
Como reconocimiento a la excelencia de hijos.
AMIS HERMANOS: MIGUEL ÁNGEL Y ALFREDO.
Con cariño.
ÍNDICE.
página RESUMEN I
ANTECEDENTES II
CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN.
1.1 Introducción 1 1.2 Problema de Investigación 2 1.3 Justificación 5 1.4 Objetivo 7
1.4.1 Objetivo general 7 1.4.2 Objetivos específicos 7
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO.
2.1 El almacén en la organización de la empresa 8 2.2 Modelos de administración y control de almacenes 9
2.2.1 Modelo de control de almacenes de Pierre Lebas 9 2.2.2 Modelo de control de almacenes de la UDLAP 18 2.2.3 Modelo de control de almacenes de DNI-ASPEO 24
CAPÍTULO III. MÉTODO.
3.1 Tipo de investigación 43 3.2 Hipótesis 44 3.3 Modelo relacional de variables 44
3.3.1 Descripción de las variables 45 3.4 Diseño de la investigación 45 3.5 Muestreo 46
3.5.1 Universo muestral 46 3.5.2 Selección de la muestra 48 3.5.3 Tamaño de la muestra 48 3.5.4 Recolección de datos 50
3.6 Análisis de los datos 53 3.6.1 Estadística descriptiva 53 3.6.2 Método de Pareto 53
3.7 Resultados 55
CAPÍTULO IV. PROPUESTA DE MANEJO DE ALMACÉN DE OBRA.
4.1 El almacén de obra en la organización de la microempresa 57 4.2 Conceptos, objetivos y funciones básicas del almacén de obra 58 4.3 Diseño del almacén de obra 60 4.4 Zonificación de las áreas del almacén de obra 61 4.5 Distribución de los materiales dentro del almacén de obra 62 4.6 Clasificación de los materiales del almacén de obra 65 4.7 Codificación de los materiales del almacén de obra 67 4.8 Control de los materiales del almacén de obra 68 4.9 Suministro de los materiales del almacén de obra 70 4.10 Recepción de los materiales del almacén de obra 71 4.11 El inventario del almacén de obra 74 4.12 Incremento de la productividad del almacén de obra 79
CAPÍTULO V. CONCLUSIONES.
5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 80
BIBLIOGRAFÍA 81
APÉNDICE 83
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
RESUMEN.
En el estado de Oaxaca, de acuerdo a la clasificación y datos estadís
ticos de la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, el mayor
porcentaje de las constructoras que existen en la entidad, son microempresas,
dedicadas básicamente a la edificación.
El presente estudio de investigación, expone la problemática que se
presenta en el almacén de obra, de la microempresa constructora dedicada
a la edificación en el estado de Oaxaca.
El método usado en esta investigación, fue del tipo descriptivo, no ex
perimental, transeccional, teniendo como propósito describir las variables
organización y control.
Con un universo de 158 elementos muéstrales, y a través de la técnica
de la muestra probabilística, se determinó el tamaño de la misma,
obteniéndose 48 unidades, seleccionándolas bajo la técnica de números
Random.
En la recolección de los datos, se utilizo como instrumento de medición
la entrevista, aplicando un cuestionario con dieciocho preguntas cerradas y
una abierta.
Con la información obtenida, se realizaron dos análisis, uno por medio
de estadística descriptiva, de las variables organización y control mediante
la distribución de frecuencias, y otro aplicando el principio de Pareto.
Los resultados arrojados por los análisis anteriores, fueron los si
guientes: que el 90% de las microempresas constructoras, dedicadas
a la edificación en el estado de Oaxaca, no aplican ni la mitad de los
procedimientos de control y organización en sus almacenes de obra y
que, aplicando estos procesos, se soluciona prácticamente la proble
mática de los almacenes de obra.
i
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
ANTECEDENTES.
En el quehacer de la actividad docente y profesional, en el campo de la
arquitectura, y la experiencia adquirida por aproximadamente veinte años
como constructor, actividades básicamente realizadas en el estado de
Oaxaca, así como también de la observación diaria de los trabajos de cons
trucción, que se ejecutan en el mismo estado, he llegado a notar la falta de
organización y control que adolecen, en su gran mayoría, los almacenes de
obra.
Este aspecto, puede parecer insignificante, pero es todo lo contrario, ya
que la productividad en la industria de la construcción, se da básicamente
en la obra, y es el almacén de obra, el lugar donde se realizan los movimien
tos de materiales, que en algunos casos, pueden representar hasta el cua
renta por ciento del valor de venta de una obra1.
La administración de estos almacenes, por lo general, recae en perso
nas que medianamente saben leery escribir; no hay una organización de los
materiales; no se tiene estantes y anaqueles para su colocación; el control
de los materiales se da en una forma rudimentaria; el espacio destinado al
almacenamiento de materiales, frecuentemente, sirve como dormitorio para
los obreros de la misma obra, propiciando con esto, que puedan darse ro
bos hormiga de materiales y herramienta, que no son detectados fácilmen
te; a todo lo anterior, se asocian otros factores, que propician la disminución
de la productividad de la microempresa constructora.
Estos aspectos, generalmente no son del conocimiento del dueño o
administrador de la microempresa constructora, debido a la forma de cons
titución de la misma2, ya que básicamente, esta formada por una
112J Suárez Salazar, Carlos. Administración de empresas constructoras. Limusa, México, 1977 p. 238.
2 9 J Morales Gutiérrez, Mario. Blanco y González, A. Carmen. Planeación y dirección para empresas constructoras. IPN. México, 1999 p. 20
II
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
persona que ejerce múltiples funciones, entre otras, las de gerente y admi
nistrador al mismo tiempo, auxiliado únicamente por un reducido numero de
personal; originando que se descuide uno de los eslabones de la produc
ción, y propiciando con esto, una posible baja en la productividad de la
microempresa, y como consecuencia, una reducción de las utilidades.
Lo anterior, asociado a la creencia que el almacén es un mal necesario,
lleva a establecer la idea, que los empresarios de las microempresas cons
tructoras, dedicadas a la edificación en el estado de Oaxaca, no le dan el
lugar preponderante, que debe tener el almacén de obra, dentro de la orga
nización de la misma.
Analizando el desarrollo de una microempresa constructora, se detecta
que por lo general tienen una vida muy corta, ocasionada en la mayoría de
los casos, por una mala o nula administración de la misma; pudiéndose
incluir entre otros factores, causantes de esta corta vida de la empresa, la
mala o nula administración del almacén de obra.
Los aspectos anteriores, fueron la motivación, para realizar el presente
trabajo de investigación, analizando la problemática del almacén de obra;
proponiendo un modelo y manejo adecuado del mismo; y de esta manera,
hacer conciencia en las personas que se dediquen a la industria de la cons
trucción, y lean el presente trabajo, para que reflexionen en la importancia
que tiene este almacén, dentro de la organización y desarrollo de la
microempresa constructora; y que la implementación de un modelo de ma
nejo del almacén adecuado, propiciará un resultado positivo en la adminis
tración de la misma empresa.
Ill
CAPITULO I.
INTRODUCCIÓN.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
1.1 INTRODUCCIÓN.
Este trabajo de investigación, tiene la finalidad de presentar la proble
mática que se da en el almacén de obra, de la microempresa constructora
dedicada a la edificación en el estado de Oaxaca, originada, por la falta de
aplicación de normas y procedimientos de organización y control, del mismo
almacén.
En los capítulos que lo integran, se analiza la importancia del almacén de
obra de la microempresa constructora de edificación; con la finalidad de que
los empresarios de la construcción, le den la importancia que tiene éste, en la
organización de la empresa, evitando los resultados negativos, al no tener
implementado un modelo de administración del mencionado almacén.
Se compone este trabajo, de cinco capítulos, los cuales se sintetizan
de la siguiente forma:
En el capítulo uno, se describe la problemática del almacén de obra, se
dan los elementos justificantes, señalando los objetivos del presente estudio.
El capítulo dos, corresponde al marco teórico, donde se analizan las
teorías que enmarcan la planeación, organización, dirección y control de los
almacenes, a través del análisis, de tres modelos de control de almacenes.
Un tercer capítulo, se enfoca en la metodología que se siguió, señalan
do el tipo de investigación, definiendo las hipótesis, se diseña la investiga
ción, determinando el universo muestral y la selección de la muestra, el
procedimiento de recolección de los datos, su análisis y los resultados de
los mismos.
La propuesta de manejo del almacén de obra, se consigna en el capítu
lo número cuatro, dándose todos los elementos para su aplicación, en la
microempresa constructora dedicada la edificación en el estado de Oaxaca.
I
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
El capítulo cinco, corresponde a las conclusiones a las que se llegó, así
como también se hacen las recomendaciones del autor de esta investiga
ción.
1.2 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.
En nuestro país, la industria de la construcción es la encargada de rea
lizar la infraestructura de la planta productiva del mismo3, teniendo como
objetivo, la realización de obras de construcción, mismas que son ejecuta
das por las empresas constructoras.
Las características de esta industria son muy peculiares4, entre otras,
podemos mencionar las siguientes:
• Carece de instalaciones fijas.
• Utiliza variados insumos.
• Labora con fuerza de trabajo eventual.
• Entrega productos finales diferentes.
• Opera con bajos activos fijos.
• Requiere de crédito para sus actividades.
• Es hipersensible a los cambios económicos del país.
• Está sujeta a variaciones del mercado de insumos.
• Dependen de ella otras industrias.
De las características anteriormente descritas, se generan una serie de
problemas propios de esta industria, lo que obliga al constructor a optimizar
los recursos humanos, materiales y financieros, con el propósito de lograr,
los objetivos planeados con eficiencia y eficacia.
En el estado de Oaxaca, de acuerdo a la clasificación y datos estadís
ticos de la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, el mayor
3 2 | Dirección de Capacitación. Instituto de Capacitación de la Industria de la Construcción, Inducción al ICIC. CMIC, México, 1991 p.24.
4 2 | Ibidem p. 25
2
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
porcentaje ( 99.37 %) de las constructoras que existen en la entidad son
microempresas5; dedicadas principalmente a la edificación.
Registro de las empresas afiliadas a la Delegación Oaxaca de la Cáma
ra Mexicana de la Industria de la Construcción, por tamaño de empresa.
Entidad federativa
Oaxaca
Gigantes
0
Grandes
0
Medianas
1
Pequeñas
0
Micro
158
Total
159
Integrando la cadena de la producción, en la microempresa constructo
ra dedicada a la edificación, se encuentra el almacén de obra; siendo uno de
los eslabones que en la mayoría de los casos, descuidan su administración
y control, las microempresas constructoras.
En su operación, los almacenes de obra presentan una serie de defi
ciencias, entre las que podemos mencionar las siguientes:
• Falta de comprensión de lo que es el almacén de obra,
y el papel que desempeña en la microempresa constructora.
• La ubicación del almacén es arbitraria.
• Los espacios son inadecuados.
• No existe una clasificación de los materiales.
• No se cuentan con estantes y anaqueles para colocar los materiales.
• Falta de orden en el almacén.
• Los procedimientos y controles de materiales son deficientes.
• El personal encargado del almacén no está debidamente capacitado.
En suma, se realiza una deficiente administración, o definitivamente, no
se administra dicho almacén de obra.
Las circunstancias citadas anteriormente, originan por lo general, una
falta de control de los materiales, que no permiten la detección oportuna, de
5 11 Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción. Situación de la industria de la construcción 2001. México.2001 p.112
3
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
probables desviaciones que se pudieran presentar en su consumo, perca
tándose de estas anomalías, una vez terminada la obra. Estos factores,
reducen en mayor medida la productividad de la microempresa constructo
ra, con la consecuencia en las utilidades.
Esta problemática, hace necesaria la implantación de un modelo ade
cuado de administración del almacén de obra, lo que permitirá llevar un
control sobre los materiales, detectando oportunamente, desviaciones y con
sumos fuera de las cantidades presupuestadas, y poder hacer así, las co
rrecciones necesarias.
La precisión de esta problemática, se logra a través de una pregunta,6
que define exactamente, cual es el problema.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
¿ De que forma, la falta de aplicación de un modelo administrativo en el
almacén de obra, afecta la productividad, y como consecuencia, las utilida
des de la microempresa constructora dedicada a la edificación, en el estado
de Oaxaca?
6 6 I Méndez Álvarez, Carlos Eduardo. Metodología para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas, contables y administrativas. McGraw-Hill, Colombia, 1999 p.66.
4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
1.3 JUSTIFICACIÓN.
Partiendo del hecho, que es la industria de la construcción, la que se
encarga de realizar la infraestructura productiva del país7, la buena calidad
de las obras que realiza, señaladas en las especificaciones y procedimien
tos constructivos, debe estar presente, entre los objetivos de toda
microempresa constructora dedicada a la edificación.
Al cumplir con una buena calidad de la obra, se estará dando un uso
adecuado a los recursos provenientes de la sociedad, por ejemplo, en la
edificación de un centro de salud; esto a través de la utilización adecuada
tanto en cantidad como en calidad, de los materiales de construcción.
Otro de los objetivos, que toda microempresa constructora debe consi
derar para su desarrollo, es el económico, es decir, la obtención de ganan
cias justas8; considerando que una empresa, es una organización económi
ca que produce y distribuye bienes o servicios para el mercado, con el pro
pósito de obtener beneficios, para sus titulares o dueños9. Esta obtención de
ganancias, puede traducirse en una reinversión en maquinaria y equipo,
entre otros rubros.
En función de los objetivos arriba anotados, tomando en cuenta que la
producción en la industria de la construcción se da en la obra, y siendo el
almacén de la misma, el lugar donde se realiza todo el movimiento de los
materiales, este adquiere una importancia relevante; por lo que el buen
manejo y control de los materiales resulta de capital importancia, pues en
algunos casos, pueden llegar a representar éstos, hasta el 40 % del precio
Dirección de capacitación, op. cit., p. 24
Morales Gutiérrez Mario, et al. op. cit., p. 40
Mercado H. Salvador. Administración de medianas y pequeñas empresas. Pac, México, 1995 p. 3
5
7_2
8_9 9 7
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
de venta10 de una obra de edificación, por lo que su correcta administración,
debe ser una acción prioritaria, en toda microempresa constructora.
Entre las ventajas, que se pueden obtener con la aplicación de un mo
delo de manejo del almacén de obra, podemos mencionar las siguientes:
• Incremento en la producción, al existir los materiales necesarios para
el avance de la obra, evitando los tiempos muertos, que reducen
considerablemente las utilidades de la empresa.
• Reducción de las existencias, lo que representa mayor movilización
del capital invertido, menores costos de operación por almacenaje y
manejo de los materiales.
• Mejor aprovechamiento, del espacio disponible para almacenamien
to, mediante una buena distribución del almacén, y el equipo nece
sario, para el manejo de los materiales.
• Mejor aprovechamiento de los materiales, con reservas reales, para
cubrir las necesidades de la obra, controlando los materiales de mayor
costo e importancia para la obra.
• Entrega oportuna de los materiales, al tener bien administrado el
almacén, garantizando la entrega oportuna de los materiales, en las
cantidades requeridas.
• Detección oportuna de consumos de materiales, fuera de las canti
dades presupuestadas.
• Detección oportuna, de fugas o robos de materiales.
• Se mantiene un sistema de inventario óptimo, que asegura la reposi
ción oportuna y el registro correcto de las operaciones.
• Fácil supervisión, y realización de controles físicos y administrativos,
de los materiales.
• Proporciona una información contable confiable. El almacén es el
elemento para suministrar la información para los registros conta
bles y para la toma de decisiones.
1 0 1 2 j Suárez Salazar, ... op. cit, p. 238.
6
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Con base en lo anterior, la aplicación de un modelo de manejo del alma
cén de obra, permitirá a las microempresas constructoras, dedicadas a la
edificación en el estado de Oaxaca, elevar su productividad y como conse
cuencia, incrementar sus utilidades.
1.4 OBJETIVO.
1.4.1 OBJETIVO GENERAL.
Conocer, el estado actual de la administración del almacén de obra, de
la microempresa constructora dedicada a la edificación en el estado de
Oaxaca, y formular un modelo operativo, para aplicarlo, en la administración
del almacén de obra.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
1. Registrar, clasificar y guardar los materiales, que se reciban en el
almacén.
2. Determinar y mantener las cantidades adecuadas de materiales, se
gún las necesidades de la obra.
3. Llevar un registro diario, de las entradas y salidas de materiales del
almacén.
4. Almacenar y ordenar adecuadamente, los materiales.
5. Verificar que todos los materiales que entren y salgan del almacén,
se amparen con la documentación correspondiente.
6. Informar a las áreas de control y contabilidad, de los movimientos
diarios, de entradas y salidas de materiales del almacén.
7
CAPITULO II.
MARCO TEÓRICO.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
2.1 EL ALMACÉN EN LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.
En el quehacer cotidiano de nuestras industrias, la actividad mas común,
es el movimiento de materiales y productos, los cuales pueden llegar a repre
sentar en una empresa industrial, hasta el 30% del total de sus activos11.
Por lo tanto, no puede dejarse que el almacenamiento, control y manejo
de tan importantes elementos, no vayan al mismo paso que los adelantos de
la tecnología administrativa moderna, y de las técnicas mas avanzadas de
producción.
En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es
un medio para lograr economías potenciales, y para aumentar las utilidades
de la empresa12. Este concepto, rechaza la idea de que un almacén es un mal
necesario, cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilida
des. Ahora se piensa de una manera científica, al integrar sus funciones a las
de: ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución.
También el almacén, es ubicado a la altura que debe tener dentro de la
organización de la empresa, al seleccionar adecuadamente su personal,
desde el puesto de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el
ultimo puesto de mozo o cargador.
Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de
su área y la división de sus espacios, los medios de almacenamiento y ma
nejo de productos y materiales; los diseños más indicados de estantería, y
muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han
de normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir
de la definición y establecimiento de objetivos y políticas.
j3j Molina Aznar, Víctor. Almacenes y control de inventarios. Isef, México, 1998. p. 13
4 j García Cantú, Alfonso. Almacenes: planeación, organización y control. Trillas, México, 1995. p. 15.
8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
2.2. MODELOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES.
2.2.1 MODELO DE CONTROL DE ALMACENES DE PIERRE LEBAS.
Lebas, Pierre. ( 1984 ). Gestión des Stocks. Editions Hommes Et
Techniques de Nevilly-sur. Seine, Francia.
«Gestión de stocks y organización de almacenes».
Trad. D. Jesús Landa.
El autor de este modelo, enfatiza que sus principios, recomendaciones
y procedimientos, están basados en la observación de los hechos y en la
experimentación, eliminando toda idea teórica.
Señala que la existencia de artículos y materiales en toda empresa,
constituyen un mal necesario, pues todo proceso de fabricación requiere de
estos elementos; las existencias exigen un capital hasta cierto punto inutili
zado, a la vez que ocasionan gastos de almacenaje.
Es por lo tanto, esencial que las existencias en el almacén, se reduzcan
al mínimo necesario, que hagan posible el funcionamiento correcto de la
producción, y que, estas existencias, estén adecuadamente clasificadas y
ordenadas.
El enfoque que emplea, aparentemente es muy amplio, en el que todas
las ideas y métodos que recomienda, supone la aplicación solamente a
grandes empresas, lo cual no es así; ya que cuanto más grande es la empre
sa, tanto más deben individualizarse las funciones, y esto es tanto más nece
sario cuando las tareas son mas precisas. El conjunto de estas funciones, se
coordinan después, para obtener la armonía y los resultados deseados.
Lo anterior, no quiere decir que estos principios no sirven, o no pueden,
aplicarse a una pequeña o mediana empresa, ya que en estos casos, un
solo hombre asume varias funciones.
9
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Empieza por la definición de la palabra stock, procediendo después a la
clasificación del material; proporcionando una nomenclatura con la designa
ción del artículo o material, y asignándole un control a través de una carpeta.
Después, continúa con el control de los inventarios, prosiguiendo con el
aprovisionamiento de los materiales, llegando a establecer la determinación
de la existencia mínima.
Continúa con el establecimiento de normas para la recepción y salidas
de material del almacén, concluyendo con los inventarios.
El autor hace una descripción del significado de stock, y menciona, que
los diccionarios franceses, dicen que se trata de una palabra inglesa utiliza
da para definir las provisiones y los aprovisionamientos. Confirmando, en
este sentido, los diccionarios ingleses el significado y teniendo como origen
la palabra alemana: STOCK.
La clasificación del material, es la primera acción que se debe realizar,
cuando se trata de establecer una organización del almacén, determinando
un método, que debe de adoptarse y seguirlo paso a paso, para seleccionar
de una manera lógica los materiales.
Propone una clasificación decimal, dividiendo todo el material utilizado
en la empresa, en cien clases de materiales. Para que a cada clase, se le
asigne un número de dos cifras, estas clases se numeraran del 00 al 99.
Cada clase, agrupa una familia de artículos por ejemplo: varillas de acero,
maderas, cables, etc.
Según la naturaleza de la empresa, será la clasificación que se adopte;
se considera que con 100 clases son suficientes para incluir la totalidad de
los objetos a considerar, sin embargo es provechoso reservar números li
bres para futuras extensiones.
IO
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Es conveniente agrupar, las clases según la naturaleza del material; por
ejemplo, si se tienen tres clases de materiales de construcción, los números
de estas clases deben ser correlativos, y no deben intercalarse entre ellos
una clase relativa a otra categoría de artículos.
El siguiente paso, es dividir cada clase en 10 subdivisiones secunda
rias, numeradas del 0 al 9; en cada una de éstas subdivisiones, se agrupan
los artículos por afinidades más estrechas.
Este método permite, una clasificación de 100 x 10 = 1000; mil subdivisiones
genéricas, que proporciona en la práctica, una claridad suficiente.
Como principio, no puede haber organización del almacén sin nomen
clatura. Conviene tener un documento de forma condensada, que enliste
todos los artículos que existan en el almacén.
Antes de clasificar, es preciso saber lo que se va a clasificar. El autor
maneja cinco clases de existencias, siendo éstas: existencias normal, exis
tencia en tránsito, la existencia de seguridad, los excedentes de existencia o
surplus y el material recuperado.
La existencia normal, es la adquiere mayor importancia y está constitui
da, por artículos o materiales de uso cierto y constante, y su aprovisiona
miento, está asegurado regularmente de una forma cíclica; son materiales,
cuya presencia, es indispensable para la buena marcha de la empresa; y su
necesidad de existencia es reconocida; en una palabra, materiales que pue
den soportar gastos de almacén.
La existencia de seguridad, es en general pequeña, pero su importan
cia relativa es capital. Esta existencia, juiciosamente constituida, se consi
derará como una póliza de seguros.
II
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
El término americano «Surplus», define perfectamente el sentido de
«excedentes de existencia». En un almacén a reorganizar, se encontrarán
una serie de artículos y materiales inútiles.
Si después de analizarlos, se revelan como totalmente inútiles, no hay
que clasificarlos, se reformarán o se desecharan como chatarra. Los artícu
los o materiales desclasificados de la existencia normal, se clasificarán en
los «excedentes de existencia.»
La existencia de material recuperado, a diferencia del material «exce
dentes de existencia», que es siempre nuevo, se refiere al material usado y
que todavía puede ser utilizable; se considera como recuperación, todo lo
que se ha desechado de su utilización primaria. No debe mezclarse con el
material nuevo; su contabilización se hará en forma particular.
Para darle una nomenclatura a cualquier artículo o material, se necesita
un examen preciso de su naturaleza y denominación.
Los elementos necesarios para la designación de cada pieza o mate
rial, son los siguientes:
a) Nombre, el cual debe ser la palabra justa comprendida por todo el
mundo sin ambigüedad.
b) El material que lo constituye.
c) Se deberá enunciar en las unidades en que se contabiliza: pieza,
metro, kilogramo, etc.
d) Si se trata de una pieza o material especial, se deberá poner la
referencia respectiva ya sea, plano, especificación, catálogo, fabri
cante, etc.
Reunidas las condiciones anteriores, y habiéndose analizado los artícu
los y materiales, se deberá pasar a la fase de numeración. Cabe mencionar
que la numeración decimal es la más recomendable de utilizar. Las cifras
permiten toda clase de combinaciones, y con un poco de practica, se re
cuerdan muy bien, llegando a ser hasta familiares.
is
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
La clasificación se inicia con la división de todo el material utilizado en la
empresa en cien clases de artículos, asignándole a cada clase, un número
de dos cifras, numerándose estas clases del 00 al 99; cada clase agrupa
una familia de artículos por ejemplo: perfiles de acero, cilindros, cables, etc.
Una vez reunido todos los artículos en 100 clases, se pasa a la siguien
te fase, dividiendo cada clase en 10 subdivisiones secundarias, numeradas
del 0 al 9. En cada una de estas subdivisiones, se agrupan los artículos por
afinidades mas estrechas.
Se puede observar que este método permite una clasificación de
100x10=1,000 subdivisiones genéricas, cantidad que se considera suficien
te. En seguida se puede hacer una subdivisión terciaria del 0 al 9, reservan
do las dos últimas cifras para el análisis final, y así formar un número de seis
dígitos.
Ejemplo: 281303
28 tornillos.
28.1 tornillos, rosca fina
28.1.3 tornillos, rosca fina, cabeza hexagonal.
28.1.3.03 tornillos, rosca fina, cabeza hexagonal, de 1" de largo
El establecimiento de una nomenclatura, nos lleva al estudio práctica
mente de cada artículo, por lo que el autor es partidario de agrupar en una
carpeta, especial por artículo, todos los objetos relativos al mismo.
La referencia de esta carpeta, es la misma que la que se le ha dado en
la nomenclatura, por lo que en caso de investigación o estudio complemen
tario, se tienen en una sola carpeta numerosas anotaciones, más fáciles de
obtener que por investigación en numerosas carpetas; por consiguiente, en
esta carpeta por artículo, debe de contener todos los datos del mismo tales
como: información de orden estadístico, contable o de control, e informa
ción de orden general.
B
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA PE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
El autor hace énfasis, al sentido general de la palabra existencias, como
la «acumulación de material o materiales en espera de ser empleados».
Recomienda, que los aprovisionamientos no se hagan de manera
intuitiva, sino que, se deben de implementar planes de aprovisionamiento.
Estos planes que describe proceden de varias nociones, cuya combinación
armónica permite deducir un método racional de tipo matemático.
Estas nociones son:
• El período de reaprovisionamiento.
• El plazo de reaprovisionamiento.
• La previsión media de las salidas, en relación con la unidad de tiempo.
• Las cantidades que de un material, se encuentren en un momento dado.
• El margen de seguridad, que servirá para compensar el tiempo pasa
do en aprovisionamiento y en los imprevistos de la entrega.
Establece tres fases de aprovisionamiento:
1. Determinación y aprovisionamiento de materiales y artículos de
consumo directo, que no necesitan almacenamiento.
2. El material aprovisionado con fines particulares.
3. El aprovisionamiento y reaprovisionamiento de los materiales
juzgados como indispensables.
Esta última fase, es la más importante, y es la que origina la nomencla
tura del almacén.
La previsión media de las salidas, se determina, fijando en primer lugar
la unidad de tiempo, según la naturaleza de los materiales y su ritmo de
salida, siendo esta media un promedio de consumo en la unidad de tiempo,
tratando de determinar una cifra lo más apegada a la realidad.
El plazo de aprovisionamiento, se define como: tiempo que media en
tre el momento que se observa una necesidad, y el momento probable en
que el pedido, será satisfecho.
14
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICBOEMPREsfflONSfRUCTtaft D E f D l f ICAO^N EN EL ESTADO DE OAXACA
El mantenimiento en equilibrio de una existencia, obliga a revisar ésta,
metódicamente, a intervalos regulares.
En numerosos almacenes, la determinación de la existencia mínima y
el respeto a ésta, constituye el único medio de asegurar la cobertura y origi
nar la renovación de un pedido. La fijación de la existencia mínima, se deter
mina en general, por el examen del ritmo de salidas, en función de un tiem
po dado.
La recepción de los materiales puede definirse como: una función que
consiste en tomar posesión y aceptar los suministros reconocidos en todos
sus aspectos, como conformes al pedido, o, en caso contrario devolverlos.
Entendiéndose por suministros, los materiales, materias o la prestación
de servicios. Maneja dos tipos de recepciones: la recepción cuantitativa,
que controla la naturaleza y la cantidad, y la recepción cualitativa, que con
trola la calidad en función de las especificaciones del pedido.
Deberá designarse personal para efectuar la recepción cuantitativa, así
como también para la recepción cualitativa.
En todos los casos, en el momento de la descarga, deberá presentarse
al receptor cuantitativo, la documentación respectiva que contenga: natura
leza, cantidad ( número, peso etc.) y en la medida de lo posible, referencia
del pedido.
Se deberá verificar, la calidad de los materiales que ingresan al alma
cén, ya que es éste, un factor de progreso que contribuye a la calidad del
resultado final de la producción de la empresa.
Se deberá comparar las especificaciones o texto del pedido, con los
materiales entregados. Cuando todo está conforme, el receptor cualitativo
deberá firmar la recepción.
15
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Tan pronto como el receptor cualitativo, haya dado su acuerdo sobre la
conformidad de los materiales y firmada la recepción, los materiales debe
rán colocarse en los estantes respectivos, anotando las cantidades tanto en
la ficha del estante como en la de entrada.
Las salidas del almacén, deberán hacerse por medio de un vale de
salida, que por lo general consta de original y dos copias.
El original sirve de justificante del almacén, para los materiales distribui
dos, el duplicado se destinará para el departamento de contabilidad y el
triplicado será para el demandante. En general, los vales de salida estarán
numerados, lo que permite a las partes interesadas tener una continuidad.
Un punto muy importante, es que el vale de salida, debe ser requerido
por el demandante y firmado por él. En ningún caso, el jefe del almacén,
puede crear un vale de salida.
Se recomienda, que los vales de salida, se hagan y soliciten con anticipa
ción al momento que se requieran los materiales, para dar tiempo a la prepa
ración de estos, y tenerlos disponibles al momento en que se utilizarán.
El autor maneja dos tipos de inventarios, el permanente y el rotativo. El
permanente es aquel que consiste en llevar una contabilidad cuantitativa,
movimiento por movimiento, con el fin de tener, para cada artículo o mate
rial, un saldo de las existencias en todo momento.
Este inventario, se obtiene de las fichas de existencia, eventualmente
de las fichas de estante. Para que la información sea valedera, es preciso
que a este saldo, se deduzcan toda distribución en curso.
El inventario rotativo, es una verificación que se realiza a lo largo de
todo el año, a todas las existencias, según un ciclo predeterminado, que
permite evitar los inconvenientes de un inventario total, al final del ejercicio.
16
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
El autor maneja una serie de principios para realizar un inventario,
dentro de los cuales podemos anotar los siguientes: el recuento debe ser
riguroso, de lo contrario no es inventario; el inventario es una verificación,
por lo tanto debe ser hacerse de improviso y por consecuencia el plan debe
ser secreto y variable; debe permitir pasar revista, sin excepción, a la totali
dad de la existencia y debe operarse integralmente en el curso del ejercicio.
COMENTARIO.
El autor, formula sus teorías en la experiencia empírica, lo que pro
porciona una certidumbre en su aplicación, llevándonos a pensar, que
una adecuada implementación nos dará resultados positivos.
Organización y control, son las variables que maneja, haciendo énfasis, en el control que debe de existir en un almacén, señalando especial relevancia en el aprovisionamiento de este, lo cual es muy importante, ya que sin materiales suficientes y necesarios, las funciones y servicios que debe prestar el almacén, no se cumplirían adecuadamente.
Los principios que se toman en cuenta, de este modelo, para apli
carlos en la propuesta de control de almacén de obra, del presente
trabajo de investigación, son los siguientes:
• Determinación de las existencias de materiales, considerando
las cantidades mínimas necesarias, para un funcionamiento ade
cuado de la producción.
• Control de los materiales, mediante un documento único para
cada material.
• Propuesta de clasificación decimal de los materiales.
• Planeación de los aprovisionamientos.
• Recepción y chequeo de los materiales un cuanto a cantidad y
calidad de los mismos.
• El control de salida de los materiales, mediante un vale de salida.
17
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
2.2.2 MODELO DE CONTROL DE ALMACENES DE LA UDLAP.
SISTEMA DE CONTROL DEL ALMACÉN DE LA UNIVERSIDAD DE
LAS AMERICAS CAMPUS PUEBLA.
http://info.pue.udlap.mx
El almacén de la Universidad de las Americas Campus Puebla, tiene
como misión: resguardar, custodiar, proteger, controlar y distribuir los bie
nes materiales, equipos e insumos necesarios, para la realización de las
operaciones de la institución, proporcionando al usuario final que es el alum
no, la satisfacción de sus requerimientos.
Su almacén, tiene los siguientes objetivos generales :
• Recibir, almacenar y distribuir, los productos necesarios para el con
tinuo desarrollo de las funciones de la institución, basados en las
necesidades y deseos de los usuarios.
• Garantizar la entrada y salida de los productos, en cantidad y calidad
óptima, manteniendo el registro adecuado y eficiente de cada opera
ción.
• Asegurar que los artículos recibidos, ostenten una calidad, que cum
pla los más altos estándares nacionales e internacionales, según las
necesidades de los usuarios.
• Garantizar el registro, control y custodia de la llegada de productos a
la institución, hasta la entrega en resguardo, a los responsables o
solicitantes de los mismos.
• Mantener un stock óptimo, para soportar las funciones cotidianas de
la institución, con base en una correcta administración de inventarios,
coordinada con la contabilidad y auditoría de la misma.
• Recibir, custodiar, proteger y controlar, los materiales obsoletos que
la institución desecha, buscando obtener la mayor ventaja de los
mismos.
18
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
La institución, cuenta con un almacén central, mismo que tiene la infra
estructura y la organización necesaria, para administrar las actividades de:
recibo, registro, resguardo, custodia, despacho y entrega de bienes de con
sumo, materiales y equipo, que requieren las áreas de la institución para su
operación normal.
La atención al usuario se establece, con un horario definido, así como
también, con determinados días a la semana.
El almacén se encarga de la recepción, registro y control de los produc
tos que adquiere la institución, para ser entregados a los responsables o
usuarios solicitantes de los mismos, asegurando su calidad e integridad.
El almacén, suministra los insumos que la institución requiere, a través
de solicitudes de salidas de material, las cuales se pueden realizar de forma
manual o electrónica.
La salida manual, requiere el llenado del vale de salida, con los datos
de los materiales requeridos, cuenta de cargo y la autorización correspon
diente del jefe del departamento, director o vicerrector, llenado el vale con
estos requisitos, se presenta en el área de atención del almacén, donde se
entregará el material requerido.
La salida electrónica, es efectuada dentro del sistema de comunicación
de la red administrativa, donde se registran los datos de los artículos reque
ridos y la cuenta de cargo, debiendo ser enviada por el responsable del
área, acreditando su autorización.
Las distintas áreas de la institución, tienen acceso al catálogo de los
productos que se encuentran en el almacén central, a través de la red admi
nistrativa para computadoras.
Los artículos o materiales del catálogo del inventario, pueden sufrir
modificaciones (altas, bajas y cambios) en función de los requerimientos de
19
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
los usuarios, así como también, los máximos y mínimos requeridos en exis
tencia.
El almacén maneja, un punto mínimo y máximo de reorden sobre sus
existencias. En caso que se requieran sobreconsumos de algún material, es
indispensable programar el mismo, con veinte días de anticipación, para su
adquisición.
El catálogo electrónico del almacén, se encuentra organizado en tres
familias principales, siendo las siguientes: artículos de papelería, artículos
de despensa y artículos de cómputo.
A su vez, cada una de éstas familias se divide en subfamilias, lo cual
hace mucho más fácil la búsqueda de productos en el catálogo.
El vale de salida de almacén, es una forma utilizada para tramitar la
solicitud de los materiales, que están bajo custodia del personal del alma
cén.
La forma de vale de salida del almacén, esta constituida de un original y
dos copias, las cuales se canalizan de la siguiente manera: el original se
destina al departamento de contabilidad, la primer copia al departamento de
almacén y la segunda copia al departamento solicitante.
El vale de salida, es llenado según las instrucciones pertinentes, y se
rechazarán por el personal del almacén central, cuando los formatos estén
tachonados o encimados, incompletos o mal documentados. Es importante,
resaltar que las fallas en el llenado, pueden ser de consecuencias para la
operación del usuario.
Es requisito indispensable, para que proceda el abastecimiento de los
artículos, se presente el solicitante en el área de atención del almacén, en
horario de servicio.
2 0
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
El vale de salida, para su llenado cuenta con los siguientes campos:
• Orden de compra, número de salida y orden de trabajo. Estos cam
pos, son de uso exclusivo de la dirección de planta física y del depar
tamento de almacenes; en ellos se marcará, con una cruz en el recua
dro, el tipo de control correspondiente al movimiento de salida que se
efectúa.
• Cargo a departamento. Se escribe el nombre, y se codifica el número
de departamento al que se hace el cargo del material que se saca del
almacén.
• Número de cuenta. Se escribe el número de cuenta que se afectará
por el movimiento de almacén.
• Concepto. Se especifica el uso final, objetivo o razón, por lo que se
solicitan los productos identificados en el vale de salida.
• Fecha. Se escribe la fecha, en la cual se efectúa la tramitación del
vale de salida de almacén.
• Código del artículo. Este se refiere, al número con el que están clasi
ficados los artículos o materiales custodiados por el personal del al
macén, el cual, puede ser identificado en el catálogo de artículos de
inventario.
• Cantidad solicitada. Esta cantidad es escrita por el usuario, que iden
tifica el número de unidades del material que está requiriendo.
• Cantidad surtida. Esta cantidad, es escrita por el responsable de sali
das del almacén, que identifica las que pudo dar al solicitante, depen
diendo de las existencias físicas de los artículos pedidos.
21
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Tipo de unidad. Se refiere, a la manera en que se clasifican por uni
dad de medida los artículos, los cuales pueden ser: pieza, ciento, mi
llar, kilo, tonelada, litro, metro, etc. En este campo, se escriben las
iniciales de la unidad que corresponda, las cuales se pueden identifi
car en le catálogo de artículos del almacén.
• Descripción del artículo. Se anota el nombre del artículo solicitado,
estos nombres pueden identificarse en el catálogo de artículos de in
ventario.
• Folio. Este campo, es de uso exclusivo del almacén, el cual será asig
nado, al momento de ser presentado, el vale de salida de almacén al
despachador, en el mostrador de entrega de materiales, el folio man
tendrá un consecutivo de control, para posibles aclaraciones
subsecuentes.
• Jefe del departamento solicitante. Se escribe la firma del jefe del de
partamento que solicita el bien.
• Supervisor del almacén central. Se escribe la firma del responsable
del almacén central, después de que se verificó el adecuado uso del
vale de salida, así como su captura en le sistema de cómputo.
• Despachado por. Se escribe la firma del despachador que atendió al
usuario y que entregó los materiales.
• Recibe. Se escribe la firma y el número de empleado que físicamente
recibe del almacén el material o artículo.
2 2
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
COMENTARIO.
Debido al tipo de institución, como lo es la Universidad de las Ame
ricas Campus Puebla, en la que el lucro, no es el factor principal de su
razón de ser, el modelo que se aplica en la administración de su alma
cén, fundamentalmente se enfoca al control del mismo, identificándo
se el control, como variable principal.
Esto se corrobora, con el énfasis que se pone a la salida de los
materiales y artículos que maneja el almacén, por medio del vale de
salida.
El presente modelo de control de almacén, no lo considero ade
cuado para aplicar sus principios, en el modelo de control de almacén
de obra, a proponer en el presente trabajo de investigación, ya que está
bastante incompleto, faltándole varios aspectos, entre otros, puede
señalarse el relativo a la organización del propio almacén.
23
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
2.2.3 MODELO DE CONTROL DE ALMACENES DE DNI-ASPEO.
CURSO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACENES E
INVENTARIOS, impartido por: DNI - ASPEO « DESARROLLO DE NEGO
CIOS EN FORMA INTEGRAL» en el Centro de Educación continua del Ins
tituto Politécnico Nacional Unidad Oaxaca.
www.decont.ipn.mx/centros/centrosd.htm.
El curso enfoca los siguientes aspectos:
• Objetivos y funciones básicas del almacén.
• Los principios básicos del almacén.
• Conceptos sobre administración y control de inventarios.
• Tipos de almacén.
• Plan de trabajo para la planeación y organización de los almacenes,
espacio, localización, distribución, colocación, centralización de
inventarios y descentralización.
• Sistemas y procedimientos para el control de inventarios, codifica
ción,
• Procedimiento para entradas y salidas del almacén.
• Diagramas de proceso y la organización de tareas en inventario.
• Control de existencias y sistemas de valuación de inventarios.
• Evaluación económica-financiera de los inventarios.
• Toma física de los inventarios.
Se consigna, que en una empresa industrial, el 30% de su inversión
total se encuentra representado por inventarios, y en las empresas comer
ciales13 este monto en ocasiones supera el 80%, por lo que el importe de
materiales y mercancías, es muy importante para la empresa.
13 8 | Molina Aznar,...op. cit. p. 13.
2 4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
En general, las empresas consideran que a éstas les va bien cuando
los inventarios han crecido, pero no se dan cuenta que un momento dado,
una importante cantidad de mercancías se vuelven obsoletas, y ya no se
venden, entonces empiezan las preocupaciones y el interés por saber que
mercancías son las que están actualizadas, que capital se tiene invertido en
éstas; es entonces, cuando la toma del inventario, se convierte en una peni
tencia y descontrol, por la falta de planeación y organización de los almace
nes, características que han predominado durante todo el tiempo de vida de
las empresas.
Por lo tanto, para llevar un buen control de los inventarios, se necesita
saber: qué, cuánto y cuándo se deben comprar las mercancías y productos,
y para llegar a ésto, se debe seguir el proceso de la administración.
El administrador, debe buscar la máxima productividad y eficiencia, con
la menor inversión, para incrementar su rentabilidad y liquidez.
Es prioritario, conocer los objetivos de la empresa para así planear el
almacén y dirigir sus actividades. El responsable del almacén, debe recibir
de la gerencia, la información precisa y comprensible de tales objetivos,
para así dirigir los esfuerzos y delinear las funciones del almacén.
Para que un almacén, proporcione un servicio eficiente, las siguientes
funciones14 deben de realizarse en todo tipo de almacenes:
a) Recepción de materiales en el almacén.
b) Registro de entradas y salidas del almacén.
c) Almacenamiento de materiales.
d) Despacho de materiales.
e) Coordinación del almacén, con los departamentos de control
de inventarios y de contabilidad.
14 4 I García Cantú,..op. cit. p. 17.
H5
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Los principios básicos que se emplean son los siguientes:
1. El almacén, es un lugar especialmente estructurado y planifica
do, para custodiar, proteger y controlar los materiales y produc
tos de la empresa, antes de ser requeridos para la producción
o venta.
2. Todo almacén, puede considerarse redituable para una empre
sa, según el apoyo que preste, a las funciones generadoras de
utilidades, producción y ventas.
3. Es importante señalar, que lo almacenado, debe tener un movi
miento rápido de entrada y salida, o sea, una rápida rotación.
4. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos, es
algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor,
razón por la cual, se debe conservar al mínimo de existencias
con el mínimo de riesgo de faltantes, y al menor costo de ope
ración posible.
Para el control del almacén, los principios básicos que se manejan son
los siguientes:
• En la administración del almacén, el control del mismo es una
parte muy importante, por lo que la responsabilidad del alma
cén debe de estar bajo una sola persona.
• Debe de existir una sola puerta, o una de entrada y otra de
salida, ambas bajo control.
• Deberá de llevarse un registro al día, con el control interno de
entradas y salidas de materiales y productos.
• Se deberá, informar a contabilidad y control de inventarios, de
los movimientos diarios de entradas y salidas, así como tam
bién, a programación y control de producción, de las existen
cias.
2 6
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Deberá asignarse una identificación a cada producto o mate
rial, y unificarla por el nombre común y conocido por los depar
tamentos de compras, producción y control de inventarios. Esta
identificación, debe estar codificada cuando sea posible.
• Deberá de clasificarse y ordenarse los materiales, ubicándolos
en sus respectivos estantes y casilleros, marcados con una no
menclatura, que facilite la colocación en su lugar, y su localiza-
ción, cuando haya que buscarlos. Esta misma localización, de
berá marcarse en la tarjeta correspondiente, del registro y con
trol de existencias.
• Los materiales y productos almacenados, deberán obtenerse
fácilmente cuando se necesiten.
• La disposición de almacén, deberá facilitar el control de los ma
teriales y productos.
• La disposición del almacén, deberá ser lo más flexible posible,
es decir, deberá disponerse de tal manera, que puedan hacer
se modificaciones o ampliaciones, con una inversión mínima
adicional.
• El área ocupada por los pasillos, respecto del área total de al
macenamiento, deberá ser tan pequeña, como lo permitan las
condiciones de operación.
• Toda operación de entrada y salida de materiales y productos
del almacén, requiere de documentación autorizada según un
sistema establecido.
• Deberá prohibirse, la entrada a toda persona ajena al almacén,
y se restringirá su entrada, al personal autorizado por la geren
cia o el departamento de control de almacenes.
• Los inventarios físicos, deberán hacerse preferentemente por
personal ajeno al almacén.
La clasificación de los almacenes, está en función de la mercancía,
material o producto que resguarda, custodia y controla, pudiendo ser de los
siguientes tipos:
27
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
a) Almacén de materiales y materias primas.
b) Almacén de materiales indirectos.
c) De productos en proceso.
d) De productos terminados.
e) De herramientas.
f) De refacciones.
g) De material de desperdicio,
h) De materiales obsoletos.
i) De devoluciones.
El almacén de materiales y materias primas, tiene como función princi
pal, el abastecimiento oportuno de los mismos al área o departamento de
producción. Normalmente, requiere de tres secciones: recepción, almace
namiento y entrega.
Para la organización óptima de los almacenes, deberá implementarse
un plan de trabajo, por lo que se recomienda el siguiente orden: detectar los
problemas actuales del almacén, hacer un análisis de éstos, buscar solucio
nes prácticas y aplicarlas de inmediato.
Dentro de los problemas, que comúnmente se presentan en los alma
cenes, se pueden mencionar los siguientes:
• Espacio y personal insuficiente.
• Personal incapaz por falta de capacitación.
• Mala localización del almacén.
• Mala distribución, y deficientes equipos de almacenamiento.
• Deficiente, o mala colocación de los materiales y mercancías, dificul
tando la localización y surtido rápido de las mismas.
• Equipo de almacenamiento y manejo de materiales, inadecuado, ob
soleto o en mal estado.
• Personal con mentes cerradas y conformistas, que se oponen al cam
bio y a la innovación.
2 8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Se deberán recabar datos, de forma metódica y sistemática, para conocer:
a) Necesidades actuales y futuras de almacenamiento.
b) Recursos físicos y humanos actualmente disponibles, y los que ha
brán de necesitarse en el futuro.
c) Sistemas de abastecimiento y de control interno actuales.
d) Áreas y espacios disponibles, y distribución actual del almacén.
e) Localización del almacén y sus áreas de recibo y despacho, con
relación a plataformas y andenes, y la relación de éste, con los cen
tros de producción de la planta.
Con la información anterior, se deberá mejorar o modificar, los aspec
tos, sistemas y controles que no estén funcionando adecuadamente.
Elaborar un plan de acción, y poner en practica las mejoras, así como
también, implementar un sistema de seguimiento y evaluación, de las trans
formaciones realizadas. El plan, se puede dividir en los siguientes pasos:
recabar datos, soluciones a localización del almacén, diseño de medios de
almacenamiento y manejo de materiales, implementar un orden racional de
las actividades y labores de su personal, hacer un estudio de flujo de mate
riales y sistemas de información.
Para hacer una adecuada planeación, se deberá tener información de
los materiales que se van almacenar, estableciendo sus:
• Dimensiones, peso, tamaño, cantidad a almacenar.
• Cantidades usualmente solicitadas y frecuencias de las requisiciones.
• Los puntos de recepción y entrega.
• El número máximo de unidades que se almacenarán.
• La cantidad mínima que hay que almacenar, y el espacio necesario
para la manipulación y transporte.
S9
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Una parte importante, del plan de trabajo para la planeación y organiza
ción de los almacenes, es conocer su situación y condiciones actuales, así
como también, las necesidades de almacenamiento presentes y futuras. No
basta, con hacerle arreglos a lo existente, si el negocio estará en constante
desarrollo y crecimiento, es necesario conocer, lo que se espera almacenar
en el futuro.
No es suficiente, mejorar las condiciones del almacén, si no se organi
zan las funciones y trabajos del personal, y se revisan y mejoran, los siste
mas de registro de existencias y de información a la dirección.
El almacén, como base de su planeación, debe contar con tres áreas
que son las siguientes:
1. Recepción.
2. Almacenamiento.
3. Entrega.
La distribución y tamaño de estas áreas, estará en función del volumen
de operaciones, y de la organización de cada empresa. Podrán estar sepa
radas e independientes unas de otras, o bien, estar juntas dentro de un
local cerrado.
Área de recepción. Es el lugar, donde se reciben los materiales y produc
tos que fueron requeridos a los proveedores, mediante un pedido u orden de
compra. La fluidez del material que entra al almacén, dependerá de una ade
cuada planeación del área de recepción, y de su óptima utilización.
La permanencia, de productos y materiales que ingresan al almacén,
deberá ser el menor tiempo posible, ya que todo estancamiento en ésta
área, elevará el costo del producto o material. Se deberá estudiar e
implementar, los medios que sean más prácticos, para acelerar las manio
bras de carga y descarga de vehículos.
3 0
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Área de almacenamiento. La planeación del área de almacenamiento,
requiere conocer las características de los materiales o productos, como son:
• Tamaño, largo, ancho y alto.
• Peso del material o producto.
• Número de unidades a almacenar.
• Método de almacenamiento o apilamiento.
• Clase de estantería, casilleros o bastidores a usar.
• Métodos para manipular al material.
• Frecuencia con que se pide el material.
• Sistema empleado para controlar la calidad.
La planeación de ésta área, requiere de un pleno conocimiento de los
productos y materiales que se almacenarán, y de las condiciones que exi
gen su resguardo y protección, para ello, se deberán observar las siguientes
recomendaciones: aminorar el riesgo de incendio separando y aislando los
productos y materiales inflamables; se deberá evitar la corrosión y enmohe-
cimiento de los materiales, cubriéndolos o protegiéndolos en áreas a cubier
to y secas; evitar que se estropeen y deterioren.
Dentro de los objetivos de ésta planeación, se pueden mencionar los
siguientes:
a) Facilidad de localización y control de los materiales.
b) Flexibilidad en la estructuración de las áreas de almacenamiento,
de tal manera que puedan introducirse modificaciones o ampliacio
nes, con una inversión mínima adicional.
c) Disposición del área de almacenamiento, de forma que facilite el
control de materiales.
d) Implementación de pasillos primarios y secundarios.
31
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Los principio básicos, que deben de seguirse en el área de almacena
miento, son los siguientes:
• Primera entrada, primera salida.
• Colocar los materiales y artículos de mayor demanda, cerca de las
puertas de recepción y entrega.
• Reducir las distancias, que deban recorrer tanto las personas como
los materiales.
• Reducir movimientos y maniobras.
• Llevar registros de existencias al día.
• Controlar las salidas de mercancías del almacén, a través de docu
mentación autorizada.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería, con divi
siones a la medida de lo que se almacena.
• El área ocupada por los pasillos, respecto del área total de almace
namiento, debe representar un porcentaje, tan bajo como lo permi
tan las condiciones de operación.
• El pasillo principal, debe correr a lo largo del almacén; los transver
sales perpendiculares al principal, debiendo permitir el fácil acceso
a los casilleros, bastidores o pilas independientes de materiales.
• Se deberá prohibir, la entrada al área de almacenamiento, a perso
nal extraño a él.
Para una buena administración de un almacén de materiales, es indis
pensable la codificación de estos. Todo material, artículo o producto, debe
tener un nombre y un número, que sirva de identificación unificada para
todos los departamentos de la empresa.
Sistema de codificación de materiales y productos. El establecimiento
de un sistema de identificación de los materiales, es la función de los depar
tamentos de ingeniería, de compras, de almacenes o de producción. El sis
tema de identificación, debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de
las etapas de producción, y debe ser lo suficientemente flexible para las
necesidades actuales y futuras de la fábrica.
32
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Para numerar un material, se pueden tener en cuenta una o varias ca
racterísticas, pero debe fijarse, solamente en aquellas que determinen el
uso del material en cuestión dentro de nuestra fábrica; las características
que se mencionan a continuación, solo son un ejemplo:
1. Dimensiones. Largo, ancho y calibre, en el caso de una lámina; diá
metro, en el caso de una flecha.
2. Material de que está hecho. Hierro, acero, cobre, latón, níquel, plás
tico, madera, etc.
3. Composición química. Aceros aleados, sustancias químicas, mez
clas, etc.
4. Aparato o equipo del cual va a formar parte. En caso de ser compo
nentes, identificables como pertenecientes a alguno de los produc
tos terminados, que produce la fábrica.
5. Casa vendedora y marca de fábrica. En algunos casos.
En la identificación de los materiales, deben tomarse en cuenta sola
mente, las características antes mencionadas que sean de utilidad para la
fábrica, de lo contrario, el sistema de identificación se complica innecesaria
mente.
En un sistema de identificación, no deben usarse signos arbitrarios,
sino letras y números, mas aún, es preferible usar solamente números.
En un sistema de clasificación de materiales, se tendrán clases,
subclases, grupos, subgrupos, etc., y al final, elementos.
Como ejemplo de lo mencionado anteriormente, supongamos que se
elige un sistema de números de nueve cifras, tal como: 99-999-9999.
33
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Las dos primeras cifras, pueden representar clases.
Las tres cifras siguientes, nos indican subclases.
Las cuatro cifras siguientes, las reservamos para subensambles, y
se tiene capacidad para 9999 subensambles por producto.
Ejemplo:
02-023-0579
clase subensamble
subclase
Para facilitar la localización de los productos y materiales, cada pasillo,
estante, pila, caja, recipiente o espacio de anaquel, debe numerarse.
El proceso de ingreso y salidas de material del almacén, se da a través
de un encargado de recepción y salidas de materiales, un encargado del
control de existencias y de un almacenista.
La empresa, debe de contar con un mapeo de sus procesos, entre los
cuales se pueden mencionar los siguientes: flujo documental, de producto,
de servicio interno y externo, informático y global.
Un sistema común y generalizado, para llevar el control de las existen
cias en los almacenes, es por medio de tarjetas de control. Los datos co
múnmente asentados, son los siguientes: fecha, concepto, entrada, salida y
saldo. Este sistema, ha servido y seguirá sirviendo, cuando el único objetivo
sea conocer el último saldo en especie o valor.
Un mejor registro de las existencias de materiales, se logra cuando las
tarjetas de control, sirven para lograr los siguientes propósitos:
3 4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Poder promediar, el consumo mensual para los cálculos del míni
mo, punto de reorden y cantidad económica de compra.
• Tener siempre a la vista, la mercancía reservada que debe salir del
almacén, para el departamento de producción, debido a un progra
ma de producción o en espera de completar un requerimiento.
• Estar al corriente de lo que está por llegar al almacén, por pedidos
en tránsito de compras.
• Saber en cada instante, la existencia física en el almacén.
• Conocer, en cualquier momento, la existencia real o sea la física,
mas lo que está por llegar, menos lo que está reservado por salir.
El punto de reorden, es el nivel de inventario, que nos indica el momen
to en que debemos realizar el pedido, es indispensable conocer el número
de unidades en existencia necesarias, para cubrir la demanda, durante el
tiempo de entrega de una compra.
El funcionamiento de los máximos y mínimos se explica de la siguiente
manera:
CANTIDAD
nivel máximo de inventario
Nivel del inventario actualmente en existencia
V cantidad del pedido (500)
punto de reorden (200)
i—i—r 5 6 7 8 9 10 11
SEMANAS
12
3B
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
En la gráfica anterior se puede observar lo siguiente:
a) Hay un nivel máximo, de 700 unidades, y un nivel mínimo de 100.
b) En cada semana, se consumen 50 unidades.
c) El nivel de existencias, va disminuyendo cada semana partiendo de
600 a 100 en la semana 10 (10 semanas x 50 unidades = 500)
d) Al llegar a la semana 8, se hace un pedido de 500 unidades, que
dando el inventario en 200. Si se recibieran de inmediato, llegaría a
700 el número de unidades, su nivel máximo, pero tardará dos se
manas en recibirse la mercancía. En virtud de esto, se adelanta el
pedido.
e) Cuando llega la semana 10, se reciben las 500 unidades, pero como
quedad todavía en el inventario 100, éste se eleva a 600, repitiéndo
se el proceso.
La cantidad económica de compra, es la cantidad óptima a costo míni
mo, y se calcula aplicando la fórmula siguiente:
donde:
D = demanda anual.
P = Costo promedio por pedido ( estimado).
M = Costo promedio por mantener una unidad (estimado).
Q = Cantidad a mínimo costo.
El documento, para cubrir la salida de los materiales del almacén, es la
requisición al almacén, comúnmente llamado vale, el cual puede servir como
requisición y como autorización de salida, siempre y cuando, cuente con las
suficientes copias para: el empleado que solicita el material, el empleado
que surte y despacha, el encargado de tarjetas o sistemas de control de
existencias y para el departamento de contabilidad.
3 6
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
En este formato, se consignaran los siguientes datos: el número de
folio, la fecha, el departamento al cual se hará el cargo, el número de código
o parte, la descripción del artículo o material, la cantidad solicitada y la can
tidad surtida, el costo unitario y el costo total; el nombre y firma del solicitan
te, y el nombre y firma de quien entrega.
El inventario, consiste en una lista detallada de los bienes de la empre
sa, los cuales se clasifican en fijo y circulante. El inventario del activo fijo de
la empresa, comprende los bienes que no se consumen en la práctica diaria
de las operaciones de la oficina o de producción. El activo circulante, com
prende los bienes, que se gastan o consumen en las operaciones de oficina
o de producción.
En el caso de los almacenes, tienen que responder ante la empresa, de
todos los materiales y productos, recibidos en el mismo almacén. El concep
to básico, que establece la responsabilidad es muy sencillo y directo, todo lo
que se recibe en un almacén debe estar en él. Los inventarios, no desapare
cen sin explicación.
La importancia del control de inventarios, es el renglón de mayor signi
ficación dentro del activo circulante de la empresa, no solo por su cuantía,
sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa.
El registro y la valuación de los activos de la empresa , son elementos
constitutivos del control de estos bienes, por lo tanto, se debe de tener una
idea cabal, del significado «control».
Control15, significa: gobierno, dirección, verificación o comprobación,
vigilancia; los términos de la definición anterior, carecen de un valor absolu
to, ya que hay que referirlos a un objeto o propósito: ¿qué es lo que se
gobierna o conduce, y a dónde? ¿los resultados que se verifican o comprue-
1510] Morales Felgueres, Carlos. Control y valuación de inventarios. Ecasa, México, 1990. p. 1
37
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
ban, coinciden contra los que señala el plan previamente establecido? ¿qué
es lo que se vigila y para que se vigila? Ya que la vigilancia, es diferente de
la contemplación; se vigila la integridad de algo, contra una pérdida; se vigi
la, contra posible daños; se vigila, contra un crecimiento irregular, o para
evitar el decrecimiento por debajo de un límite establecido.
Los objetivos que persigue el inventario, son los siguientes: dar a cono
cer a los departamentos de contabilidad y de finanzas, el valor real de todas
las existencias; proporcionar a los departamentos de ventas, programación,
producción y compras el estado de las existencias.
El ejercicio del control, implica entonces, la correspondencia de las ope
raciones o de sus resultados, a una política establecida. En el control de
inventarios, se pueden apreciar dos fases:
1. Control operativo, que comprende el movimiento físico del inventa
rio, y del mantenimiento de las existencias a los niveles adecuados.
2. Control contable, que se refiere al registro apropiado y al reporte de
movimientos y existencias, en unidades y en valor, desde la
concertación de la compra, hasta la entrega al cliente, lo que incluye
los problemas de control interno.
Cuando se habla de control interno, se hace referencia al conjunto de
procedimientos de verificación automática, que se produce por la coinciden
cia de los datos, reportados por diversos departamentos o centros operativos.
Entre las ventajas, que se obtienen con el control de inventarios, se
pueden mencionar las siguientes:
• Mantener el mínimo de capital invertido.
• Reducir altos costos financieros, generados por existencias excesivas.
• Reducción de riesgos por fraudes, robos, daños físicos o deterioro.
• Evitar retrasos en la producción, por falta de existencias.
3 8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Evitar que no se realicen ventas por falta de mercancía.
• Reducir la inversión de equipos y muebles, que exige el almacenaje
de grandes cantidades, sin contar, con la reducción de espacios e
instalaciones.
• Evitar o reducir, perdidas resultantes de la baja de precios.
• Mejorar la política de compras, y procurar aprovechar descuentos y
facilidades financieras.
• Reducir el costo, de la toma del inventario físico anual.
Es necesario aclarar, que el propósito de mantener inventarios bajos,
no es el objetivo primordial del control de inventarios.
Debe existir una mezcla correcta de las existencias, y el cambio de
política debe operarse, cuando convenga, o las condiciones así lo exijan. Un
control apropiado en los inventarios, requiere de una planeación, y del equi
librio de todos los factores involucrados, y no solamente de una decisión
unilateral, que excluya la consideración de las consecuencias
interconectadas.
En pocas palabras, no sólo debe considerarse el costo sino también el
beneficio; se trata de obtener el mayor beneficio al menor costo posible.
Las funciones de control, pueden apreciarse desde dos puntos de vista;
del control operativo, y del control contable. Si se ha establecido, que uno de
los objetivos del control de operaciones, es el de mantener las existencias a
un nivel apropiado, cuantitativo y cualitativo, es lógico pensar, que el control
empieza a ejercerse, con antelación a las operaciones mismas, ya que si se
compra «a lo loco», nunca se podrá gobernar el nivel de los inventarios. A
este control preoperative podemos llamarlo «control preventivo».
3 9
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO PE OAXACA
El control preventivo, en relación al inventario de mercancías, se refiere
entre otras cosas, a que se compre solamente lo que se necesite, evitando
la acumulación excesiva, que se fabriquen los artículos en la cantidad y tipo
que convengan.
El control contable, la auditoria y análisis de inventarios, permiten co
nocer la eficiencia del control preventivo, y señala los puntos débiles que
merecen una acción correctiva. No hay que olvidar, que los registros y la
técnica del control contable, se utilizan como herramientas valiosas en el
control preventivo.
La valuación de los inventarios, tiene por objetivo primordial, la determi
nación del costo de un artículo vendido. En relación a los inventarios, el
costo puede definirse, como la suma de todas las erogaciones y gastos
incurridos directa o indirectamente, para producir o adquirir cierto artículo,
en su calidad y localization existentes.
Se acepta como regla general, no incorporar dentro del costo, los gas
tos generales y administrativos, no relacionados claramente con la fabrica
ción o la compra. También por razones practicas, para evitar su prorrateo, se
acepta no incluir los gastos de compras.
Los métodos mas usados para la valuación de inventarios, son los si
guientes:
• Costos identificados.
• Primeras entradas-primeras salidas, conocido por su abreviatura:
PEPS.
• Ultimas entradas-primeras salidas, conocido por las siglas UEPS.
• Costos promedios.
Costos identificados. Cada compra se maneja por separado; el consu
mo o la venta, se valoriza al costo exacto y específico, que corresponde al
lote de donde proviene. No tiene mucha aplicación, ya que su funcionamien-
4 0
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
to, requiere de mucha atención y trabajo contable muy detallado. Se usa sin
embargo, para costear artículos perecederos, o de unidades especiales que
se compran, para destinarlas a cierta producción específica, o bien, para el
manejo de artículos valiosos en el ramo de la joyería y el arte.
PEPS (Primeras entradas, primeras salidas). Se le conoce como el
método clásico de costeo. Se basa en el supuesto, de que los artículos que
se reciben primero, son los primeros que se despachan. El problema que se
presenta en el funcionamiento de este método, radica en el costeo de una
requisición que contiene artículos que deben marcarse a un costo, y su com
plemento, a un precio diferente.
UEPS (Ultimas entradas, primeras salidas). Ya sabemos, que al revés
del método anterior, las salidas se costean al último precio de compra, hasta
que se agoten las últimas adquisiciones, para costear las unidades comple
mentarias, a una compra anterior.
El propósito de este método, es determinar el costo de ventas o de
producción, lo más cercano posible al costo del mercado, de los artículos
que se destinan a la venta, o a su transformación.
Se inicia la preparación y toma física de los inventarios, con la selección
del personal que efectuará la toma del inventario, teniendo en cuenta sus
aptitudes y tiempo disponible. Se adiestrara al personal designado; ensegui
da se prepararán las tarjetas respectivas, procediéndose después a efec
tuar el inventario.
Haciendo una evaluación, económica-financiera de los almacenes, los
materiales y productos almacenados, representan: medios para generar uti
lidades, activo circulante más importante, inversión inmovilizada y funciona
miento de producción.
41
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
COMENTARIOS:
En este modelo de administración y control de almacenes, las va
riables que se manejan son: planeación, organización y control, lo que
nos lleva a aplicar el proceso administrativo en el almacén.
Hay una estructuración adecuada, y una secuencia ordenada de
las acciones a desarrollar, por lo tanto, la aplicación de este modelo en
cualquier almacén, nos hace pensar en la obtención de muy buenos
resultados.
Éste modelo de control de almacenes, considero que es el más
completo, para aplicar sus principios, en la propuesta de manejo de
almacén, que se hace en el presente trabajo de investigación.
4S
CAPITULO III.
MÉTODO.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN.
Para seguir una estrategia de estudio, es necesario, determinar el tipo
de investigación que debe realizarse. Según la clasificación de Dankhe16
(1986), los tipos de estudio se dividen en: exploratorios, descriptivos,
correlaciónales y explicativos.
Los estudios descriptivos, buscan especificar las propiedades impor
tantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno, que
sea sometido a análisis (Dankhe, 1986)17.
En función, del estado de conocimiento del presente tema, tomando en
cuenta el enfoque que se le dio al presente trabajo de investigación, el estu
dio se encuadra, en el tipo de investigación descriptiva, ya que entre
otros elementos, se identifican las características del universo de la investi
gación, como lo es, en este caso, el almacén de obra de la microempresa
constructora, estableciendo la forma de control que se aplican en estos
almacenes, e identificando las variables de la investigación.
Este estudio descriptivo, se apoya en las técnicas específicas para la
recolección de información como lo son: las entrevistas y los cuestionarios;
que son los instrumentos de recopilación de datos, que se emplearon en
este trabajo.
16 5\ Hernández Sampieri, Et al., Me Graw Hill, México, 1977 p. 58 17_5J Idem.
4 3
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
3.2 HIPÓTESIS.
H^ En los almacenes de obra, de las microempresas constructoras de
dicadas a la edificación en el estado de Oaxaca, no se aplican, normas y
procedimientos de organización y control de los materiales de construcción,
provocando con esto, una baja de eficiencia de la microempresa, y como
consecuencia, la reducción también de las utilidades.
H0: En los almacenes de obra, de las microempresas constructoras de
dicadas a la edificación en el estado de Oaxaca, sí se aplican, normas y
procedimientos de organización y control de los materiales de construcción,
provocando con esto, una baja de eficiencia de la microempresa y como
consecuencia, la reducción también de las utilidades.
3.3 MODELO RELACIONAL DE VARIABLES (Constructo)
X1 Variable independiente
Y1, Y2 Variables dependientes
no se aplican, normas y procedimientos de organización y control de los materiales de construcción
baja de eficiencia
reducción de las utilidades
4 4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
3.3.1 DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES.
X1: Normas y procedimientos de organización y control. Se descri
be a esta variable, como la aplicación de reglas y secuencia ordenada de
operaciones y métodos administrativos, en el almacén de obra, verificando
que exista una relación coordinada entre las actividades que realiza el al
macenista; clasificando, ordenando y controlando, los materiales almacena
dos; manteniendo los volúmenes y cantidades de estos, en niveles adecua
dos, suministrando información a las instancias respectivas, para poder com
parar las cantidades y volúmenes de materiales utilizados, contra los presu
puestados de una obra, y así poder realizar acciones correctivas necesa
rias, ante cualquier desviación.
Y1: Eficiencia. La eficiencia es una medida de corto alcance para sa
ber que tan bien utiliza sus recursos la microempresa constructora.
Y2: Utilidades. Es la ganancia, que debe percibir la constructora por la
ejecución de obras de construcción.
Microempresa constructora de edificación. Es aquella empresa cons
tructora, cuyo valor de producción anual18, es como máximo 8,902.9 miles
de pesos corrientes y las obras que ejecuta, son edificaciones para comer
cios y servicios, para la salud, la educación, la recreación y el deporte,
reclusorios y vivienda.
3.4 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
Para responder de una manera práctica y concreta, a las preguntas de
la investigación del presente estudio, se desarrollo un diseño del mismo,
para así tratar de alcanzar los objetivos, contestar las interrogantes plantea
das, y analizar las hipótesis formuladas.
18 1 I Cámara Mexicana de ..., op. cit., p 86.
4 5
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
El presente estudio, se encuadra en la investigación no experimental,
que define Hernández Sampieri como: «La investigación no experimental19,
es aquella, que se realiza sin manipular deliberadamente variables».
La investigación no experimental, es investigación sistemática y empíri
ca, en la que las variables independientes, no se manipulan porque ya han
sucedido. Las inferencias sobre las relaciones entre variables, se realizan
sin intervención o influencia directa, y dichas relaciones se observan tal y
como se han dado en su contexto natural.
En el presente estudio de investigación, se observó el manejo del al
macén de obra, tal y como se presenta en el quehacer cotidiano de la cons
trucción, procediendo posteriormente a analizarlo.
Por su dimensión temporal, o número de momentos o puntos en el tiem
po, en los cuales se recolectan datos, la clasificación del presente trabajo,
se encuadra en una investigación de tipo transversal o transeccional,
ya que los datos, se tomaron en un solo momento y en un tiempo único20,
con el propósito de describir las variables, organización y control.
3.5 MUESTREO.
3.5.1 UNIVERSO MUESTRAL.
De acuerdo a las estadísticas, proporcionadas por la Cámara Mexicana
de la Industria de la Construcción, consignadas en su reporte anual21 «SI
TUACIÓN DE LA INDUSTRIA DÉLA CONSTRUCCIÓN2001», el registro
de las empresas constructoras en el estado de Oaxaca asciende a: 159
empresas constructoras.
Hernández Sampieri, op. cit. p. 189
Ibidem, pp. 191, 192.
Cámara Mexicana de ... op. cit, p 112
46
19 5
20_5
211
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
De este total de 159 empresas constructoras, y según la clasificación
por tamaño de empresa, que hace la propia cámara en: gigantes, grandes,
medianas, pequeñas y micro; el universo muestral en el estado de Oaxaca,
queda determinado de la siguiente forma:
0 Gigantes
0 Grandes
1 Mediana
0 Pequeñas.
158 Micro.
Según la tabla del valor de producción, y tipo de obra de las empresas,
consignadas en el mismo reporte, la estructura quedaría de la siguiente
manera:
• Edificación 54.40%
• Agua, riego y saneamiento 13.23%
• Electricidad y comunicaciones 2.59%
• Transporte 21.30%
• Petróleo y petroquímica 5.71%
• Otras construcciones 2.77%
En función de los datos arriba anotados, el mayor porcentaje, por tipo
de obra en las microempresas constructoras, es la edificación, razón por la
cual, el presente se estudio se enfocó, a las microempresas constructoras
que se dedican a este tipo de obra.
Una vez que se estableció el universo muestral, la siguiente acción, fue
determinar la unidad de análisis, que en el presente estudio, es el almacén
de obra, de la microempresa constructora dedicada a la edificación.
4 7
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
3.5.2 SELECCIÓN DE LA MUESTRA.
Basándose en la ley de los grandes números y el cálculo de probabili
dades, y con la finalidad, que todos los elementos muéstrales tuvieran las
mismas posibilidades de ser seleccionados en la muestra, y que, las medi
ciones en el subconjunto, nos dieran estimaciones precisas del conjunto
mayor, se determinó hacer un muestreo probabilístico.
3.5.3 TAMAÑO DE LA MUESTRA.
En virtud de que el universo muestral es finito, para determinar el tama
ño de la muestra, se empleó la fórmula utilizada para poblaciones finitas22,
que es la siguiente:
Z2Nqp n = e2(N-l) + Z2pq
En donde:
n = tamaño de la muestra
Z = nivel de confianza
N = universo
p = probabilidad a favor
q = probabilidad en contra
e = error de estimación
Se consideraron, los niveles de confianza del estadístico Z (área bajo la
curva de la distribución normal)23
2211] Munch Gahndo, Lourdes. Ángeles Mejia, Ernesto Arturo Métodos y técnicas de investigación. Trillas,
México.1990p 116 2 3 l l ] Ibidem, p 117
4 8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Nivel de confianza
95%
Z 1.96
Z2 3.84
e 0.05
e2 0.0025
90%
1.65
2.74
0.1
0.01
Por la ley de los grandes números y cálculo de probabilidades:
p = probabilidad de que se realice el evento = 0.5
q = probabilidad de que no se realice el evento = 0.5
donde: p + q = 1
N = 158
e = error estándar = 1 0 %
Sustituyendo valores, con el 90% de confiabilidad en la fórmula, tene
mos que:
n _ (2.74)(158)(0.25) = 108.23 = ^ ^ _H g
0.01(158-1)+ 2.74(0.25) 2.255
Obteniéndose como resultado 48 unidades de análisis.
49
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
La selección de los elementos muéstrales, se realizó bajo la técnica de
Números Random o números aleatorios, ésto con la finalidad de asegurar,
que todos los elementos dispusieran de la misma probabilidad de ser elegi
dos.
Habiéndose realizado lo anterior, las microempresas constructoras que
resultaron elegidas, para que su almacén de obra y su personal del mismo
fueran analizados, son las que, en listado de socios inscritos en el estado de
Oaxaca para el año 200124, poseen los siguientes números :
2, 4, 5, 9,13,15, 19, 21, 22, 23, 25, 29, 31, 35, 36, 37, 39, 41, 42, 45, 50, 53,
57, 58, 71, 73, 77, 80, 85, 94, 99, 103, 105, 106, 108, 111, 115, 116, 120,
127, 128, 132, 138, 140, 145, 146, 150, 158.
3.5.4 RECOLECCIÓN DE DATOS.
Una vez determinada la muestra, se procedió a la etapa de recolección
de datos, para lo cual se ¡mplementaron las siguientes actividades: la selec
ción de un instrumento de medición, y aplicación del mismo.
De los diversos instrumentos de medición, se optó por la entrevista,
con la aplicación de un cuestionario25 ya que es el instrumento, que se con
sideró el adecuado, para fundamentar la hipótesis.
Entre sus ventajas, podemos anotar la relación personal que se esta
blece con el entrevistado, tomando en cuenta, el bajo nivel de escolaridad
que por lo general, tienen las personas encargadas del almacén de obra, se
consideró el medio adecuado, para aclarar dudas que surgieran en el desa
rrollo de la misma entrevista.
2 4 1 | Cámara Mexicana de op. cit. p. 46 25 51 Hernández Samp¡er¡,...op. cit. p. 285.
5 0
r< T I C B l i L i U T E C A
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Se determinó, que la entrevista fuera estructurada, con la aplicación de
un cuestionario, preparado con la elaboración de preguntas cerradas, ya
que de antemano, se formularon las posibles respuestas, efectuando su
categorización.
La aplicación de la entrevista, se efectuó de la manera siguiente: se
realizó con el concurso de ocho personas, siete estudiantes de la Facultad
de Arquitectura de la Universidad Autónoma «Benito Juárez» de Oaxaca, y
como coordinador, el autor del presente trabajo de investigación.
Se les capacitó, para realizar las tres etapas que deben cubrir las entre
vistas, que son: preparación, conducción y cierre o despedida. Se les hicie
ron las siguientes recomendaciones para efectuarla:
1. Motivar al entrevistado, para lograr su colaboración.
2. Propiciar en el entrevistado un estado de cordialidad.
3. Limitar sus comentarios e intervenciones, a los absolutamente ne
cesarios.
4. Escuchar al entrevistado pacientemente.
5. Registrar la información con la mayor fidelidad.
La aplicación del cuestionario a los cuarenta y ocho elementos
muéstrales, duró aproximadamente, dos semanas.
La última pregunta marcada con la letra «A», se dejo abierta , para que
los entrevistados, respondieran en forma libre, y así poder hacer otro análi
sis, diferente al de las preguntas con respuestas cerradas.
Se codificaron los datos de cada ítem, asignándoles un valor numérico,
para así poder analizarlos cuantitativamente.
A continuación, se estableció el libro de códigos localizando las varia
bles y los códigos asignados.
5I
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
LIBRO DE CÓDIGOS
VARIABLE CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
CONTROL
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
ITEM 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
CATEGORÍA SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
CÓDIGO 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0
COLUMNA 2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
El siguiente paso, fue la aplicación de una prueba piloto, haciendo su
análisis respectivo, ajustando algunos aspectos del cuestionario, y dejándo
lo listo para su aplicación.
Habiéndose realizado las entrevistas, se procedió a transferir los datos
de las respuestas a una matriz de datos, para así poder hacer su análisis.
52
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
3.6 ANÁLISIS DE LOS DATOS.
3.6.1 ESTADÍSTICA DESCRIPTIVA.
El análisis de los datos, se efectuó por medio de la estadística descrip
tiva de las variables control y organización, mediante la distribución de fre
cuencias26, las cuales se indican en la siguiente tabla:
TABLA 1
FRECUENCIAS
17
14
6
4
2
2
2
1
CATEGORÍAS EN
0 a 9
6
10a19
17
20 a 29
14
30 a 39
4
40 a 49
2
50 a 59
2
%
60 a 69
0
70 a 79
0
80 a 89
1
90 a 100
2
3.6.2 MÉTODO DE PARETO.
Las respuestas, a la pregunta abierta marcada con la letra «A» del cues
tionario, se agruparon básicamente en cinco respuestas, en función a la
similitud entre ellas, elaborándose una tabla de datos, y procediéndose a
realizar un análisis con la ley de Pareto27, con el objeto de determinar el 20%
de las causas vitales que provocan el 80% del efecto (problema).
2 6 51 Hernández Sampieri op. cit. p. 350 2 7 3 | Essautier de la Mora, Maurice. Elementos básicos de administración. Trillas, México. 1994. p. 184.
53
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
TABLA 2
N°de Item
1
2
3
4
5
Requerimiento: Organización y Control.
No se lleva un control diario de las existencias.
No se lleva un registro de entradas y salidas de materiales.
No se reportan los faltantes de materiales.
El almacén no cuenta con estantes ni casilleros.
Los materiales no se clasifican ni codifican
SUMAS
Frecuencia
19
16
6
4
3
48
Porcentaje relativo
39.59
33.33
12.5
8.33
6.25
100.00
Porcentaje acumulado
39.59
72.92
85.42
93.75
100.00
5 4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
GRÁFICA 1
te o c (D
O
CO < 00
ce Q.
LU LU Q
O Ct LU
GRÁFICA QUE MUESTRA EL PORCENTAJE DE APLICACIÓN DE LAS VARIABLES ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN EL ALMACÉN DE OBRA
18-
16-
14-
12-
10-
8-
6-
4-
2-
0
I— m "1 *—j
0 a 9 10a 19 20a29 30a 39 40a49 50a59 60a69 70a79 80a 89 90a 100
PORCENTAJE DE APLICACIÓN DE LAS VARIABLES: CONTROL Y ORGANIZACIÓN.
COMENTARIO:
El resultado anterior, nos lleva a determinar que prácticamente, la mayoría (90%) de las microempresas constructoras dedicadas a la edificación en el estado de Oaxaca, no aplican ni la mitad de procedimientos de control y organización, en su almacén de obra, confirmando que existe una gran deficiencia en la administración del mismo almacén, y contrastando con esto la hipótesis (H,).
5 5
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
<
o
GRÁFICA 2 DIAGRAMA DE PARETO
1 2 3 4 5
ITEMS
Interpretación.
Si se atacan o resuelven las causas: 1. No se lleva un control diario de las existencias. 2. No se lleva un registro de entradas y salidas de materiales.
Se resuelve el 73% del problema.
COMENTARIO:
Este resultado nos muestra, que la falta de aplicación, de los procedimientos de control y organización en los almacenes de obra de las microempresas constructoras, son los problemas principales de los mismos, y que atacando estos aspectos, se solucionará en gran medida, el resto de la problemática de los mencionados almacenes.
5 6
CAPITULO IV.
PROPUESTA DE MANEJO DE ALMACÉN DE OBRA.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
4.1 EL ALMACÉN DE OBRA EN LA ORGANIZACIÓN
DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA.
La correcta administración del almacén de obra, representa una de las
acciones de mayor importancia para la ejecución de una obra, reflejando
directamente sus resultados en el avance de la misma, permitiendo a la vez
una buena utilización de los recursos materiales, propiciando como conse
cuencia, el aumento de las utilidades de la microempresa constructora.
Un almacén técnicamente concebido y bien administrado, se traduce
en reducción de tiempo y costo en el manejo de los materiales, existencias
adecuadas de los mismos, para el avance de la obra, evitando con esto, los
tiempos muertos, que reducen considerablemente las utilidades de la
microempresa constructora, así como también, resulta el elemento princi
pal, para suministrar la información necesaria para los registros contables
de la misma.
La ubicación del almacén de obra, dentro de la organización de la
microempresa constructora, puede considerarse bajo diversos criterios, sien
do dos los generalmente aceptados:
• Teniendo en cuenta, que los almacenes resguardan y distribuyen el
total de los materiales que son empleados en las obras, y siendo
estos, suministrados por el departamento de compras a solicitud del
área de producción, puede ubicarse el almacén dentro de esta mis
ma área.
• Por el tipo de controles que emanan del almacén de obra, y el tipo
de información que deben generar y recibir, su ubicación estaría
supeditada al área administrativa, con estrecha relación al área de
producción.
57
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Este último criterio, considero que es el más adecuado ya que permite
la aplicación de medidas efectivas de control interno, y la definición clara de
responsabilidades.
4.2 CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES BÁSICAS DEL
ALMACÉN DE OBRA.
La administración del almacén de obra, es una de las operaciones de
mayor importancia en la microempresa constructora, ya que su resultado,
se refleja directamente en los estados financieros, buscando lograr una efi
ciencia en la administración y producción, para poder obtener, mayores uti
lidades con menor inversión y esfuerzo.
Definición de almacén de obra.- El almacén de obra, es una unidad de
servicio, en la estructura orgánica y funcional de una microempresa cons
tructora, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abas
tecimiento de materiales de construcción28.
Funciones básicas del almacén de obra. Para proporcionar un servicio
eficiente, en el almacén de obra, deben realizarse las siguientes funciones:
• Registrar, clasificar y guardar los materiales que se reciban en el
almacén.
• Examinar la calidad de los materiales antes de que ingresen al al
macén.
• Rechazar los materiales que no cumplan satisfactoriamente las es
pecificaciones consignadas en el pedido, así como la calidad solici
tada.
28 4| García Cantú, ..op. cit. p. 16.
5 8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Informar a los proveedores de la mala calidad de los materiales,
cuando éste, sea el caso.
• Determinar y mantener las cantidades adecuadas de materiales,
que representan la inversión óptima en inventarios, para poder cu
brir en el momento preciso las necesidades de la obra.
• Evitar existencias innecesarias, que representan, además del capi
tal inmovilizado, mayores costos de operación por almacenaje y
manejo de artículos.
• Evitar el agotamiento de los materiales, que representan costos adi
cionales de operación, por solicitud y compra de materiales, y por
entregas extraordinarias, con los consecuentes trastornos y retra
sos en las actividades de la obra.
• Mantener un sistema de inventario óptimo, que asegure la reposi
ción oportuna, y el registro correcto de las operaciones.
• Garantizar la entrega oportuna, de los materiales que son maneja
dos en el almacén, en las cantidades requeridas.
• Proporcionar información necesaria, para la contabilidad adecuada
de las existencias.
• Realizar y mantener actualizados, los registros contables, de las
entradas y salidas de materiales del almacén.
• Reportar al departamento administrativo correspondiente, los movi
mientos de entradas y salidas del almacén.
• Verificar que todo material que salga del almacén, con cargo a las
áreas solicitantes, se ampare con la documentación correspondien
te.
5 9
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
4.3 DISEÑO DEL ALMACÉN DE OBRA.
Un buen diseño del almacén de obra, implica, la recopilación de infor
mación suficiente sobre las necesidades y recursos disponibles, para lo cual,
se deberá considerar una serie de factores como son:
1. De acuerdo al programa de suministros de la obra, definir la canti
dad y tipo de materiales, que se van a almacenar a un mismo tiem
po.
2. Determinar las características de los materiales (largo, ancho, alto,
etc.)
3. Tipo de estantes o casilleros, necesarios para almacenar los mate
riales.
4. El volumen y área que se dispondrá para el almacén, y cual será su
distribución, tomando en cuenta las áreas para pasillos, tipos de
anaqueles, etc.
5. La localización del almacén en la obra, y la ubicación de sus áreas
de recepción y despacho, con relación a los andenes y plataformas.
6. Cual es el área de carga y descarga con que se contará, y cual será
el flujo de los vehículos.
7. Cual será el área de recepción, para una buena operación de la
misma.
8. El equipo especial a utilizar, para el almacenamiento de los materia
les, ( estantes, plataformas, tarimas, etc.).
El contar con una buena información y recopilación de datos, nos per
mitirá realizar un estudio completo de las medidas de los espacios, así como
también, realizar el cálculo de la altura de los entrepaños para los estantes,
ancho y profundidad de los mismos, entre otros aspectos.
6 0
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
La planeación del almacén de obra, exige considerar tres principios
básicos, en los cuales se apoyará dicha planeación.
1. Principio de precisión. Los planes, no deberán hacerse con afirma
ciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, ya
que regirán acciones concretas. En la medida en que los planes
persigan un fin preciso, también los medios que se coordinen serán
eficaces.
2. Principio de flexibilidad. Dentro de la precisión, todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en éste, y permitir pequeñas
adaptaciones.
3. Principio de unidad. Los planes, deben ser tal naturaleza, que pueda
decirse que existe uno solo, para cada función dentro de la obra.
4.4 ZONIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DEL ALMACÉN DE OBRA.
El objetivo de un buen almacén de obra, es hacer una distribución ra
cional y ordenada de los materiales, para ello se deberá contar con las si
guientes áreas físicas, para poder desarrollar así, con eficacia y eficiencia,
las actividades encomendadas:
1. Área de recepción de materiales.
2. Área de despacho de materiales.
3. Oficina del jefe del almacén.
4. Área de almacenamiento a cubierto.
Esta área a su vez, deberá contar con las siguientes subáreas:
• Pasillo principal.
• Pasillo secundario.
• Área de herramienta y equipo menor.
• Área de anaqueles.
61
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Área de pilas.
• Área de estibas.
• Área de clasificación de materiales.
4. Patio de maniobras.
5. Patio de almacenamiento.
6. Almacén de lubricantes.
7. Almacén especial.
8. Materiales obsoletos.
Las dimensiones de éstas áreas, estarán en función de las necesida
des y recursos de cada obra en particular.
4.5 DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES DENTRO DEL
ALMACÉN DE OBRA.
La distribución adecuada de los materiales, y el funcionamiento óptimo
del almacén, requiere la consideración de varios aspectos, entre otros:
Definir las características especiales de cada material como son:
• Dimensión del material.
• Peso del material.
• Cantidad de material a almacenar a un mismo tiempo.
• Riesgos especiales en el manejo del material.
• Tipo de estantes o casilleros necesarios para almacenar los mate
riales.
• Continuidad de utilización en la obra.
Pasillo principal. Se ubicará en línea recta a lo largo del almacén, que
dando en sus extremos, las áreas de recepción y la de despacho. Para una
mayor eficiencia en la circulación de materiales, y fácil supervisión de movi
mientos, el ancho deberá ser de 2.50 Metros.
6 2
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Pasillos secundarios. Serán los pasillos que queden paralelamente al
pasillo principal, con una medida mínima de 1.50 metros.
Pasillos de servicio. Son los pasillos perpendiculares a los anteriormen
te mencionados, con un ancho de 1.50 metros, debido a los movimientos
que se deben hacer para el acomodo y despacho de los materiales almace
nados.
La recepción del material, contará con un área lo suficientemente am
plia, para la inspección y clasificación de los materiales, y así evitar,
congestionamiento dentro del almacén.
El realizar las consideraciones anteriormente descritas, nos permitirá
cumplir con una serie de objetivos, que soportan la finalidad del almacenaje,
siendo los siguientes:
a) La localización y entrega de materiales, deberá hacerse fácilmente.
b) Los materiales de mayor consumo, estarán mas cerca del área de
despacho.
c) El movimiento del material, será lo más flexible posible.
d) La disposición del almacén, deberá facilitar el control de los materia
les.
Casilleros y anaqueles. La utilización de casilleros y anaqueles, estará
en función, de las características y forma de embalado de los materiales a
almacenar.
A continuación mencionaremos algunos sistemas de almacenaje:
• Sistema de tarimas. Cuando se requiere el almacenamiento de un
gran volumen de materiales, las tarimas nos proporcionan un exce
lente resultado, ganando espacio dentro del almacén.
63
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Estantes especiales. Cuando es necesario el aprovechamiento de
los espacios disponibles, y la clasificación de los materiales es por
grupos, se utilizan estos estantes, obteniéndose una mejor ubica
ción de los materiales.
• Estantes con cajones y entrepaños. Son ideales, para el almacena
miento de artículos pequeños y delicados, ya que están conforma
dos por cajones removibles y separaciones preconstruidas.
• Estantes esqueleto. Son unidades, comúnmente usadas y muy efec
tivas, para el ahorro de espacio dentro del almacén, sirviendo para
acomodar materiales en línea, en función de la ventaja que tienen,
al poder unirse.
• Mueble tubular. Una variante del estante anterior, es el mueble
tubular, que proporciona ventajas de almacenamiento, ya que sus
características se prestan para un manejo flexible, como son: poco
peso, rapidez y economía de instalación, fácil de adaptar a las medi
das requeridas y diversidad en su utilización.
• Estantes para barretas y barrenos. Son utilizados, para el almace
namiento de barrenos y barretas de acero.
Medios de transporte de los materiales. La movilización de los materia
les dentro y fuera del almacén de obra, se realizaran a través de medios de
transporte, que satisfagan las demandas en eficiencia y eficacia.A continua
ción se enumeran los más comunes:
a) Esfuerzo simple humano.
b) Arrastrando o deslizando sobre rodillos.
c) Mecanismos izadores.
d) Vehículos de manejo manual, eléctrico o tractores.
6 4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
e) Palas mecánicas.
f) Elevadores y escaleras.
g) Utilizando la fuerza de la gravedad,
h) Bomba para líquidos.
Transporte de materiales fuera del almacén en la obra. Entre los trans
portes de materiales a utilizar fuera del almacén, se pueden mencionar los
siguientes:
1. Montacargas.
2. Carretillas.
3. Diablos.
4. Grúas, camiones, etc.
Estos medios de movimiento de materiales, hace la entrega y recepción
de los mismos, más dinámica ya que evita costos y pérdida de tiempo.
4.6 CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES DEL ALMACÉN DE OBRA.
Para que funcione el proceso de almacenaje de materiales, debe satis
facerse el principio de ordenación que dice: «debe de haber un lugar para
cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar», para su cumplimiento, es
necesario que los materiales sean debidamente clasificados.
Se deberán clasificar los materiales, obedeciendo un determinado cri
terio, que estará en función de las necesidades de cada empresa. Una vez
establecido el criterio de clasificación, se escoge un método para agrupar
los materiales, de modo que sea fácil de identificar la clase y el grupo.
El método puede ser:
a) Numérico. Cuando se usan números para representar el grupo, sus
divisiones y los materiales que reúne.
b) Alfabético. Cuando se usan letras en vez de números.
c) Alfanumérico. Cuando se usan combinaciones de letras y números.
6 5
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Indistintamente del método o criterio usado en la clasificación, es im
portante que esta satisfaga dos condiciones que a continuación se señalan:
• Debe ser irreducible, de modo que un material no aparezca al mis
mo tiempo, en más de un grupo.
• Debe ser adecuada, de modo que siempre haya un grupo en donde
clasificar, determinado material.
Ejemplo de clasificación utilizando claves numéricas.
10000 Materiales de consumo (Clase)
11000 Materiales de construcción (Grupo)
11100 Acero de refuerzo (Subgrupo)
11117 Varilla de 3/8 de diámetro (Artículo)
Para la clasificación alfanumérica se consideran los siguientes princi
pios:
• La clasificación se forma con 17 caracteres.
• El primer carácter identificará la clase a la que pertenece.
• El segundo y tercer carácter identificará el grupo.
• El cuarto y quinto carácter identificará el subgrupo.
• Los doce caracteres restantes identificarán el artículo.
Ejemplo de clasificación utilizando claves alfanuméricas.
Clave de clases.
1. Materiales
2. Refacciones.
3. Mobiliario.
4. Equipo de cómputo.
Claves del grupo de la clase de materiales:
AM Aceros y metales.
CL Combustibles y Lubricantes.
MA Maderas.
TO Tornillería.
6 6
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Claves de subgrupos CL (Combustibles y lubricantes).
01 Aceites.
02 Aditivos.
03 Diesel.
04 Grasa.
Grasa Super Chasis con clave: 1 CL
La clase es 1 Materiales 1
El grupo es CL Combustibles y Lubricantes—1
04 Grasupchasis
Identificación del artículo
"- El subgrupo es 04 Grasa
4.7 CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES DEL ALMACÉN DE OBRA.
Para una buena administración de los almacenes de obra, es indispen
sable, implementar un sistema de codificación de los materiales, con el ob
jeto que todo material o producto tenga un nombre y un número, que sirva
de identificación unificada, para los diferentes departamentos de la
microempresa constructora, como son: compras, control de inventarios, con
tabilidad, etc.
El nombre dado a los materiales o productos, los deberá conocer toda
la organización de la microempresa constructora, y deberá hacerse su pedi
do, en función de ésta codificación.
Para lograr este propósito, se deberá elaborar un registro que contenga
el número de material y la descripción del mismo.
Esta codificación deberá coincidir con la utilizada en el software para la
elaboración de presupuestos y precios unitarios.
6 7
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
4.8 CONTROL DE LOS MATERIALES DEL ALMACÉN DE OBRA.
El control de los materiales, es de gran importancia, ya que nos indica
con claridad y rapidez, todos los movimientos que se generan en el manejo
interno del almacén.
La finalidad, es detectar desviaciones, de manera que sean corregidas
antes que estas se vuelvan críticas, para ello, se necesita efectuar procedi
mientos claros, donde se presenten todas las áreas involucradas.
Para realizar, con eficiencia y eficacia, el control de materiales, se re
quiere por lo menos, el uso de los siguientes formatos:
a) Reporte de entradas de almacén.
b) Reportes de salidas de almacén.
c) Kardex.
La función del reporte de entrada de almacén, es la de concentrar la
información general de las entradas de almacén, dentro de un periodo de
terminado.
La información de las salidas del almacén, tiene como objeto conocer el
uso final de los materiales de construcción.
Para llevar a cabo el control de existencias y valores del almacén, se
requiere de un formato, donde se concentrará toda la información de los
movimientos de cada uno de los suministros dentro del área de almacena
miento.
6 8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Este formato se denomina kardex, documento básico para analizar los
resultados de un inventario, ya que la información que contiene, se deberá
confrontar con los datos que tiene el área del departamento de contabilidad.
El control de los materiales tiene como objetivos primordiales:
1. Llevar un mejor control de las existencias, mediante sistemas de
tarjetas.
2. Llevar una estadística de consumos.
3. Llevar un registro de las compras hechas de cada material.
4. Utilizar un mejor método, para hacer los requerimientos al departa
mento de compras.
5. Diseñar sus propias formas, para el control de las existencias de los
materiales y la administración del almacén de obra.
El sistema mas común, para llevar las existencias y control de los mate
riales en los almacenes, es por medio de una tarjeta de control, la cual tiene
entre otros propósitos, los siguientes:
• Poder promediar el consumo mensual, para los cálculos del míni
mo, punto de reorden y lote económico de compra.
• Saber en cada instante la existencia física en el almacén.
• Conocer en cualquier momento la existencia real, o sea la física,
mas lo que está por llegar, menos lo que está reservado por salir.
• Estar al corriente de lo que está por llegar al almacén, por pedidos
en tránsito de compras.
6 9
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
4.9 SUMINISTRO DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE OBRA.
Siendo los suministros de los materiales, parte fundamental para el
desarrollo del proceso productivo de las obras, se deberá procurar alcanzar
la optimización, del manejo de los mismos.
Se considera al suministro, como la acción de proveer los recursos ne
cesarios, que necesitan ser aplicados en un proceso productivo. En el caso
particular de un almacén de obra, los recursos necesarios son: los materia
les, la herramienta y los diversos equipos que se requieren para la ejecución
de una obra.
Es necesario analizar el ciclo del suministro, el cual es el período que
transcurre entre la detección de las necesidades de abastecimiento, y el
momento en que estas han sido satisfechas, mediante la acción correspon
diente. El ciclo puede ser corto, o largo según las siguientes condiciones:
a) Si se tiene el material requerido.
b) Si no se tiene en existencia el material requerido.
Trayecto de los suministros. La función básica del almacenaje, es la de
guardar los materiales desde que se adquieren, hasta que son utilizados
según las necesidades de la obra.
Por eso es importante, que el responsable del almacén, tenga conoci
miento del trayecto de los suministros, y de las condiciones, que deben ser
cumplidas en los diferentes puntos del trayecto, reseñadas a continuación:
Recepción y revisión. Se llevará a cabo, la recepción del material que
ha llegado al almacén de la obra, revisando que cumpla con los requisitos
que se establecieron al momento de solicitar el suministro.
7 0
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Clasificación. Los materiales se clasificarán, conforme al control que se
estableció en el almacén.
Entrada al almacén. Se deberá registrar la entrada al almacén, de los
materiales que han sido recibidos, revisados y clasificados, llenando para tal
efecto, los formatos establecidos para el control de los materiales.
Acomodo. Los materiales, se acomodarán en las áreas que fueron pre
vistas, de acuerdo a las características propias de cada material.
Despacho. Con este paso concluye el trayecto de los suministros, dado
que los diversos materiales que en determinado tiempo fueron solicitados,
se despacharán por medio de los procedimientos autorizados, para ser utili
zados en un proceso constructivo.
Control. Este se lleva a través de diversos formatos para le manejo del
almacén, en los cuales se concentra y controla toda la información de los
movimientos del almacén.
Adquisiciones. La función del área de adquisiciones consiste en adqui
rir los materiales, herramientas o equipos que le sean requeridos, cubriendo
las condiciones de entrega oportuna, al costo adecuado y con la calidad
requerida.
4.10 RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES DEL ALMACÉN DE OBRA.
Para llevar a cabo una adecuada recepción de materiales, se debe
implementar, un procedimiento de registro por medio de documentos, que
vayan de acuerdo a las características propias de los materiales que utilice
la microempresa constructora.
7I
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Los documentos más comunes para realizar esta actividad, son los si
guientes:
a) Entrada de almacén.
b) Nota de devolución al proveedor.
c) Marbete de identificación.
d) Nota de traspaso.
e) Nota de devolución al almacén.
A continuación, se explica el uso correspondiente de cada uno de ellos.
Entrada de almacén. Este documento, sirve para asentar los movimien
tos de los suministros que llegan al almacén, para lo cual se debe considerar
lo siguiente:
1. Recibir la documentación y material para su verificación.
2. Verificar que la calidad de los materiales sea la solicitada.
3. Confrontar la información con la requisición de compra.
Nota de devolución al proveedor. Este formato, sirve para hacer la de
volución al proveedor, de aquellos suministros que tengan alguna de las
siguientes características:
• No cumplir con la calidad solicitada.
• No coincida el material con las especificaciones solicitadas.
• No se requiera en la obra.
Marbete de identificación. La función de este formato, es la de facilitar
la identificación y localización de los materiales dentro del almacén. Este
debe colocarse en un lugar visible para obtener mejores resultados en su
uso.
Nota de traspaso. Este documento se usa cuando se presenta alguna
de las siguientes opciones:
7 2
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
a) Recibir o remitir material de otro almacén de la empresa.
b) Recibir o remitir material de alguna área de la empresa.
Nota de devolución al almacén. Este documento, se requiere cuando
sucedan algunas de las siguientes condiciones:
• Cuando existan materiales, que por sus características deban de
almacenarse.
• Cuando el material no fue utilizado.
• Cuando las características del material no son aceptables para su
uso.
DESPACHO DE LOS MATERIALES.
Dado que esta función del almacén, es vital para el avance de las obras,
el proceso debe ser expedito y seguro, teniendo presente que en los formatos,
será necesario contar con las autorizaciones de todo el personal directa
mente involucrado.
Los documentos que usualmente se manejan en esta área, son los si
guientes:
a) Vale de salida.
b) Vale de salida provisional.
c) Resguardo provisional.
d) Resguardo definitivo.
Vale de salida. Sirve para asentar los movimientos, de los suministros
de materiales, del proceso de construcción, entregados a los solicitantes.
Vale de salida provisional. Tiene como función asentar los movimientos
de los suministros mas comunes del proceso de construcción entregados a
los solicitantes. Los materiales solicitados con estas formas deben agrupar
se y asentarse en un vale de salida.
73
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
Resguardo provisional. Sirve para controlar los movimientos de las he
rramientas, maquinaria equipo e instrumentos que se requieren para el buen
desarrollo de las actividades encomendadas al personal. Este formato, se
recomienda que tenga una vigencia no mayor de una semana.
Resguardo definitivo. Su función, es la de controlar los movimientos de
las herramientas, maquinaria, equipo e instrumentos asignados a un res
ponsable, el cual tiene la obligación de hacer un buen uso de ellos y devol
verlo, cuando se le requieran.
4.11 EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DE OBRA.
El inventario, consiste en una lista detallada de lo bienes de la
microempresa constructora; estos bienes se clasifican contablemente en
fijo y circulante. Los bienes circulantes en la industria de la construcción,
son los materiales e insumos que se utilizarán en una obra determinada, lo
que nos lleva a determinar la importancia que tienen estos, en la administra
ción de la microempresa constructora.
El registro y la valuación de estos activos, son elementos constitutivos
del control de estos bienes. De su manejo proceden las utilidades de la
empresa.
Es necesario, realizar pruebas selectivas por semana, quincena o mes,
así como cuando se presenten irregularidades en el kardex. Pero en forma
obligatoria, deberá llevarse a cabo cuando menos un inventario físico anual.
Al realizar un inventario se obtiene las siguientes ventajas:
• Permite que el personal del almacén, aclare las diferencias de exis
tencias que existan, entre sus registro contables.
7 4
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• Determinar el valor total de las existencias en el almacén, para in
corporarlas a los estados financieros correspondientes.
• Controlar las existencias, detectando que materiales no han tenido
movimiento, saber si han pasado a la categoría de obsoletos, y con
firmar sus condiciones físicas para traspasarlos a otras obras o bien,
proponerlos para su venta.
• Verificar el manejo y control correctos del almacén, así como su
orden y condiciones de operación y seguridad.
Con el objeto de obtener resultados positivos en el inventario es nece
sario cumplir el siguiente procedimiento:
a) Actividades previas al inventario.
b) Conteo físico.
c) Procesamiento y cálculo.
Actividades previas al inventarío. Esta etapa es quizá la mas importan
te, en virtud de que el orden y la disciplina, son elementos indispensables
para el logro de un buen inventario, para lo cual, se deberán desarrollar las
siguientes actividades:
• Definir con claridad, las responsabilidades y funciones del personal
que intervendrá en el inventario.
• Elaborar un programa de trabajo, al personal involucrado en el in
ventario.
• Ordenar y acomodar al 100%, todos los materiales de acuerdo a
sus características. Ésta actividad, será ejecutada por el personal
que labora en el almacén.
• El jefe del almacén, designará claves de localización de los materia
les, con el propósito de evitar situaciones de confusión o entorpeci
miento, para la realización del inventario.
75
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
• El jefe del almacén, verificará que en todos los materiales, esté co
locado el marbete de identificación correspondiente.
• Los jefes de obra, preverán las solicitudes de material necesario,
para evitar que en las fechas específicas del inventario, se tengan
que recibir o surtir algún material.
• Se verificará, que se hayan expedido los documentos que originen
movimientos de entradas y salidas de existencias, para actualizar
las tarjetas de control, antes del inventario.
• Deberán agruparse por paquetes, los materiales de tamaño chico,
los cuales se contarán y empacarán previamente al inventario,
anexando etiquetas que contengan la cantidad, unidad de medida y
firma, del empleado del almacén que hizo el conteo.
• El jefe del almacén, colocará a cada uno de los materiales, la tarjeta
para inventario físico, un día antes de la fecha de inicio del inventa
rio. Las tarjetas para inventario físico, es el formato fundamental,
para el conteo de las existencias del almacén.
Conteo físico. En esta etapa, se cuantificarán las existencias físicas, en
unidades de medida que indiquen las tarjetas para inventario físico. Esta
etapa, se realiza desarrollando las siguientes actividades:
Los responsables del inventario, aclararán las dudas que tengan las
personas, que formen parte de las parejas que se encargarán del recuento
físico. Se recomienda, que se integren por una persona del almacén y una
persona del departamento administrativo, indicándoles la sección que les
corresponda contar.
Al iniciarse el primer conteo, los recuadros de la tarjeta para inventario
físico, se irán llenando anotando la cantidad, firma de quien contó y las ob
servaciones correspondientes.
Terminando el primer conteo, procederá el responsable del inventario a
desprender de todos los materiales, la parte correspondiente al primer conteo
7 6
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
de la tarjeta para inventario físico, con la finalidad, de ordenarlas en forma
progresiva por número de folio, vigilando que estén completos.
Se procederá a realizar el segundo conteo, anotando en las tarjetas
para inventario físico de cada uno de los artículos, la cantidad y firma, de
quien contó y las observaciones correspondientes.
Terminado el segundo conteo, procederá el responsable del inventario,
a desprender de todos los materiales, la parte correspondiente al segundo
conteo de la tarjeta para inventario físico, con la finalidad de ordenarlas en
forma progresiva por número de folio, vigilando que estén completas.
El responsable del inventario, cotejará los dos conteos de todas las
tarjetas para inventario físico, no debiendo existir diferencia entre ellas. En
caso de discrepancia, deberá hacerse un nuevo recuento con las personas
que intervinieron en ese conteo. Aclarada la situación, se debe anotar en la
tarjeta para inventario físico correspondiente, la cantidad correcta, la cual
debe estar firmada por todas las personas que realizarán el tercer conteo.
Procesamiento y calculo. Esta es la última etapa, la cual tiene por objeto
cotejar las existencias del inventario físico, con las existencias marcadas en la
tarjeta de kardex correspondiente, con la finalidad de valuar el almacén.
Para la realización de esta actividad, es necesario anotar la información
correspondiente de la tarjeta de kardex y la tarjeta para inventario físico de
todos los materiales, en una forma que se denomina «concentración de in
ventario».
Valuación de los inventarios. La valuación de los inventarios, tiene por
objeto primordial, la determinación del costo de los materiales que se en
cuentran en el almacén de obra.
Existen cuatro métodos de valuación de inventarios que son los siguientes:
77
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
a) Costo específico.
b) Costo promedio.
c) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).
d) Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS).
La elección del método, depende de las características de la
microempresa constructora, pero en general, nos permiten determinar el
costo de la operación, la precisión de la valuación de los inventarios.
Costo específico. Consiste en relacionar o asignar el costo específico
de adquisición a cada uno de los materiales del inventario.
Este método no es aplicable, cuando el inventario es muy grande y sus
materiales son de poco valor. Sólo es recomendable, cuando se tiene un
valor considerable de adquisición de materiales.
Costo promedio. Este método es el mas utilizado en la industria de la
construcción, y se aplica bajo el supuesto, que el inventario inicial y los
materiales utilizados representan una mezcla de todos los materiales dispo
nibles.
Se calcula, sumando los precios unitarios entre el número de compras
efectuadas.
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Este método, toma como
premisa, que todos los materiales salen con el mismo precio con el que
entraron al almacén, pero el orden de salida, será de acuerdo a su entrada,
o sea lo que primero entró va a ser lo primero que saldrá, con su mismo
precio.
Últimas entradas, primeras salidas (UEPS). Indica que todos los mate
riales tendrán su costo específico y el orden de salida de los mismos serán
en orden inverso a su entrada, o sea, el material que entró al último saldrá
primero y a su mismo precio.
7 8
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
4.12 INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DEL ALMACÉN DE OBRA.
Una vez, determinada la importancia que tiene el almacén de obra den
tro del proceso productivo de la microempresa constructora, es de vital im
portancia, el hacer una revisión de costos de operación, por lo que se deben
de implementar los planes de trabajo adecuados, para lograr una eficiencia
a un menor costo, contando con la información básica que a continuación se
describe:
• Analizar los sistemas y procedimientos actuales y su funcionamien
to, para reconstruirlos, simplificando las operaciones y los métodos
de trabajo.
• Integrar los medios de comunicación, información y retroalimenta-
ción, que harán funcionar los sistemas, y evaluar su eficiencia para
continuar el plan de mejoras.
• Capacitar debidamente al personal, en el uso de los nuevos siste
mas, procedimientos, controles equipos, etc.
• Analizar la distribución de espacios o áreas disponibles para el ma
nejo de los materiales, dándoles fluidez tanto en la recepción, aco
modo y despacho, como en los controles administrativos.
Con base en lo anterior, se estará en la posibilidad de organizar los
procedimientos operativos con un menor esfuerzo, pero con mayor eficacia,
reduciendo tiempos y el resultado se determinará objetivamente en la eco
nomía de la obra
7 9
O 1 I c B I B L I O T E C A
CAPÍTULO V.
CONCLUSIONES.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
5.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
En función de los resultados arrojados por la investigación, y funda
mentados en el análisis de la estadística descriptiva, podemos concluir que,
aproximadamente el 90% de las microempresas constructoras dedicadas a
la edificación en el estado de Oaxaca, no aplican ni la mitad de normas y
procedimientos, de control y organización en sus almacenes de obra, lo que
propicia una reducción significativa en la productividad de la microempresa,
originando como consecuencia, la reducción en las utilidades de la misma;
por lo tanto, la hipótesis de trabajo queda plenamente comprobada ,
rechazándose la hipótesis nula.
Con el segundo análisis efectuado, utilizando el método de Pareto, se
obtiene el resultado siguiente: que atacando el 20% de los problemas de los
almacenes de obra, como son, la falta de registro de entradas y salidas y
control diario de materiales del almacén, se resuelve el 80% restante de
problemas del mismo.
En función de la importancia que adquiere el almacén de obra, dentro
de la cadena de la producción de una microempresa constructora, se reco
mienda, aplicar el modelo de control de almacén, propuesto en el presente
trabajo de investigación, a todas las microempresas, ya que como es sabi
do, cuando se aplica el proceso administrativo a cualquier organización, las
posibilidades de éxito son mas factibles de alcanzar, propiciando la eleva
ción de la productividad de la microempresa constructora, y por ende, las
utilidades de la misma.
Con la implementación de este modelo, se estará en posibilidad de sub
sanar, una de las deficiencias que se tienen en la administración general de
la microempresa constructora, eliminando una probable causa del fracaso,
y como consecuencia, la corta permanencia en el mercado de la industria de
la construcción de estas microempresas.
8 0
BIBLIOGRAFÍA.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
BIBLIOGRAFÍA.
U Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción. Situación de la industria de la construcción 2001. Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción. México. 2001. pp.161.
•̂ J Dirección de Capacitación. Instituto de Capacitación de la Industria de la Construcción. Inducción al ICIC. Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, México. 1991 pp. 65
U Eyssautier de la Mora, Maurice. Elementos básicos de administración. Trillas, México. 1994. pp. 230
!]García Cantú, Alfonso. Almacenes: planeación, organización y control. Trillas, México. 1995. pp. 204.
5] Hernández Sampieri, Roberto. Fernández Collado, Carlos. Baptista Lucio, Pilar. Metodología de la investigación. McGrawHill, México. 1997. pp.505.
—I Méndez Álvarez, Carlos Eduardo. Metodología, guía para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas, contables y administrativas. McGraw-Hill, Colombia, 1999. pp. 170.
U Mercado H. Salvador. Administración de medianas y pequeñas empresas. Pac, México, 1995. pp. 347.
81
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
£-1 Molina Aznar, Victor. Almacenes y control de inventarios. Isef, México, 1998. pp. 153.
U Morales Gutiérrez, Mario. Blanco y González, A. Carmen. Planeación y dirección para empresas constructoras. IPN. México, 1999. pp. 235.
1™ Morales Felgueres, Carlos. Control y valuación de inventarios. Ecasa, México, 1990. pp. 77.
Hi Münch Galindo, Lourdes. Ángeles Mejía, Ernesto Arturo. Métodos y técnicas de investigación. Trillas, México, 1990. pp. 166.
1U Suárez Salazar, Carlos. Administración de empresas constructoras. Limusa, México, 1997. pp. 333.
82
APÉNDICE.
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN OE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
APÉNDICE.
C U E S T I O N A R I O .
Localidad Puesto o trabajo que desempeña en el almacén N° de Microempresa constructora Fecha
V
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
o
o
0
o
0
0
0
0
PREGUNTAS
1.- ¿Cuando recibe materiales registra su entrada?
2.- ¿Efectúa un doble conteo cuando recibe o entrega el material?
3.- ¿Checa la calidad de los materiales que recibe?
4.- ¿Entrega el material que le solicitan mediante un vale debidamente requisitado
5.- ¿Lleva un control diario de la s existencias de materiales?
6.- ¿Cuenta con un cuaderno de firmas que puedan autorizar vales de salida?
7.- ¿Reporta a su jefe inmediato los faltantes de materiales?
8.- ¿Lleva un registro de las salidas de materiales?
9.-¿Los materiales que deben entregarse por kilo, metro, o litro los entrega de ese modo? 10.-¿La herramienta y equipo a su cargo la entrega bajo un resguardo?
11 .-¿Clasifica y codifica los materiales que ingresan al almacén?
12. ¿Cuenta el almacén con áreas, estantes y casilleros para los materiales?
13.-¿Los materiales que por sus características no pueden estar dentro del almacén los tiene bajo control y en jaulas? 14,-¿EI material y la herramienta ajena al almacén, la conserva separada y en lugar especial? 15.-¿Permite que toda persona ajena al almacén ingrese y permanezca en él?
16.-¿Permite que los trabajadores de la obra se duerman dentro del almacén?
17.-¿Cuándo se debe de ausentar del almacén lo deja completamente cerrado?
18.-¿Tiene implantadas normas de seguridad e higiene en el almacén?
RESPUESTAS
SI ( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 1 )
SI ( 1 ) SI
( 1 )
SI ( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 1 )
SI ( 1 ) SI
( 1 ) SI
( 0 )
SI ( 0 )
SI ( 1 )
SI (1 )
NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO ( 0 )
NO ( 0 ) NO ( 0 )
NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO ( 0 )
NO ( 0 ) NO ( 0 ) NO (D
NO (D
NO ( 0 )
NO ( 0 )
A.- ¿Cuál considera usted es el principal problema que tiene el almacén de obra?
INSTRUCCIONES. Deberá marcarse con una V la casilla respectiva según la respuesta del informante. VARIABLES A MEDIR: Organización y control.
83
LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN DE OBRA DE LA MICROEMPRESA CONSTRUCTORA DE EDIFICACIÓN EN EL ESTADO DE OAXACA
MATRIZ DE DATOS
EMPRESA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
VARIABLE C C | C | C c c c c c c o o o |o o |o o o
ITEMS 1 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 1 1 1 0 0 1 0 0 1
2 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1
3 1 1 0 1 0 1 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1
4 0 0 0 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 1 0
5 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0
6 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0
7 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 1 0 1 1 1 0 0 1 0 1 0 1 1 0 1 1 0 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0
8 0 1 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0
9 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1
10 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0
11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0
12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0
13 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0
14 0 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0
15 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0
16 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0
17 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0
18 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL
2 2 3 2 2 7 5 7 6 5 5 5 5 2 2 2 5 5 3 4 2 1 5 18 3 2 0 4 3 8 1 4 9 0 16 4 6 9 2 3 5 2 8 1
17 0 3 4
8 4