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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR INFORME DE PASANTÍAS REALIZADAS EN LA COMPAÑÍA ANÓNIMA EMPRESA CINES UNIDOS. Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior Autor: Mejía M. Yunly A. Carnet: 09-2204 C.I.: 20803090 Tutor Académico: Prof. Flores María Victoria Camurí Grande, 2013
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
INFORME DE PASANTÍAS REALIZADAS EN LA
COMPAÑÍA ANÓNIMA EMPRESA CINES UNIDOS.
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior
Autor: Mejía M. Yunly A.
Carnet: 09-2204
C.I.: 20803090
Tutor Académico: Prof. Flores María Victoria
Camurí Grande, 2013
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RECONOCIMIENTO
Primeramente a Dios por darme salud para lograr todas mis metas, a mis padres Oscar
Mejía y Judith Medina, ya que son el pilar de todo lo que soy y a quienes les debo su apoyo
en todo momento, sus infinidades consejos y el ejemplo de perseverancia y constancia que
me caracteriza.
A mis hermanos que me han hecho sentir como su hija, ya que me han apoyado y
acompañado a lo largo de mi vida, a mi tía Lolimar Álvarez; maravilloso ser que admiro y
considero mi segunda madre, quien me hizo una persona de bien, pero más que nada, por su
amor.
A mis amigos que nos apoyamos mutuamente en la formación profesional y vivimos
increíbles momentos, y a los que aún conservo: Yannelys Montilla, Yénica Mata, Luisana
Espinoza, Kleidy Cárdenas, Eiteliana Rojas, David Gil, Anderson Riverol, Gerardo Noda y
Eloy Olejua.
A mis compañeras del departamento de Compras de Cines Unidos, quienes me brindaron
todas las herramientas necesarias para poner en práctica toda la teoría estudiada.
Y finalmente a la Lic. María Victoria Flores por su gran apoyo para la culminación de este
informe y a todos los profesores que marcaron cada etapa del camino universitario.
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ÍNDICE GENERAL
Resumen……………………………………………………………………………………..x
Introducción…………………………………………………………………………………2
Objetivo General…………………………………………………………………………….7
Objetivo Específicos………………………………………………………………………...7
Capítulo I
Aspectos relativos a la Empresa
1.1 Reseña Histórica de la Institución……………………………………………………….8
1.2 Misión………………………………………………………………………………….10
1.3 Visión…………………………………………………………………………………...11
1.4 Valores……………………………………………………………………...…………..11
1.5 Estructura Organizativa de la institución…………………………………………...….13
1.6 Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación………………………………..14
Capítulo II
Actividades realizadas por la pasante
2.1 Revisión de compras ejecutadas para conocer cada uno de los documentos necesarios
para efectuar una importación……………………………………………………………...15
2.2 Realizar los pedidos semanales y mensuales de los productos solicitados por los
Cines………………………………………………………………………………………..19
2.3 Notificación de despacho con el Agente de Carga y Autorización y aviso Arribo de
mercancía al Agente Aduanal…………………………………………………………...…23
2.4 Relación de facturas para entregar a Cuentas por Pagar……………………………….28
2.5 Creación de nuevos proveedores en el sistema………………………………………...30
2.6 Emitir Requisición de la (SA); una vez aprobada según su nivel de aprobación, genera
Orden de Compra (OC) para enviar al proveedor confirmando pedido……………………31
v
2.7 Analizar los costos que implican la importación de un producto……………………...32
2.8 Solicitud de Actualización de Solvencia……………………………………………….34
2.9 Cierre de importación de CADIVI……………………………………………………..35
2.10 Armar expedientes de importaciones en carpetas OSLO por Orden de Compra una vez
emitido el cierre de importación y cierre CADIVI………………………………………...42
Capítulo III
Caso Práctico……………………………………………………………………………….45
Conclusiones……………………………………………………………………………….57
Recomendaciones………………………………………………………………………......58
Fuentes de información……………………………………………………………….........59
Anexos……………………………………………………………………………………...60
vi
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Cronograma de Actividades Propuestas……………….……………………...…3
Cuadro 2. Cronograma de Actividades Desarrolladas……………………………………...5
Cuadro 3. Total de butacas por sala de cine……………………………………………….10
Cuadro 4. Documentos para la Solicitud de Solvencia……………………………………34
Cuadro 5. Documentos para el cierre de importación……………………………………..37
Cuadro 6. Archivo de la OC……………………………………...……………………….43
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Salas de Compañía Anónima Empresa Cines Unidos en el país…………...……..9
Figura 2. Estructura Organizativa Cines Unidos…………………………………………..13
Figura 3. Estructura Organizativa del departamento de Compra………………………….14
Figura 4. Formato de pedido de los Cines………………………………………………...19
Figura 5. Matriz de pedido de los cines…………………………………………………...20
Figura 6. Requisición en el sistema……………………………………………………….21
Figura 7. Pestañas de la requisición……………………………………………………….21
Figura 8. Pestañas de la requisición……………………………………………………….22
Figura 9. Requisición en el sistema……………………………………………………….22
Figura 10. Comentarios de la OC…………………………………………………………23
Figura 11. Menú principal de la página web de CADIVI…………………………………25
Figura 12. Encabezado del portal………………………………………………………….25
Figura 13. Opciones de la web…………………………………………………………….26
Figura 14. Inicio de sesión………………………………………………………………...27
Figura 15. Selección de Solicitud…………………………………………………………27
Figura 16. Autorización al Agente a Aduanal……………………………………………..28
Figura 17. Opciones de Proveedores en el sistema………………………………………..31
Figura 18. Encabezado del Reporte de Importación………………………………………32
Figura 19. Detalle de costos del Reporte de Importación…………………………………33
Figura 20. Solicitud de Cierre de importación…………………………………………….36
Figura 21. Monto de renuncia……………………………………………………………..36
Figura 22. Ticket de Cierre de importación……………………………………………….37
Figura 23. Primera etiqueta de la carpeta…………………………………………………40
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Figura 24. Modelo de la carpeta…………………………………………………………..41
Figura 25. Modelo de páginas a consignar………………………………………………..42
Figura 26. Certificado de No Producción…………………………………………………46
Figura 27. Factura Comercial de la película………………………………………………47
Figura 28. Factura por flete………………………………………………………………..48
Figura 29. Documento de transporte (AWB)……………………………………………...49
Figura 30. Planilla de Pago forma 84 (Pago al Seniat)……………………………………50
Figura 31. Planilla de Pago forma 86 (Pago de impuestos)……………………………….51
Figura 32. Consulta de Solicitudes………………………………………………………..52
Figura 33. Carta de Renuncia de Divisas………………………………………………….53
Figura 34. Reporte de Importación………………………………………………………..54
Figura 35. Comprobante de Liquidación de Divisas………………………………………55
Figura 36. Consulta de Solicitudes en el portal…………………………………………...56
ix
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Acta de consignación de documentos para cierre de importación………………60
Anexo 2. Acta de consignación de documentos para actualización de solvencias………...61
Anexo 3. Ciclo de Pago con Órdenes de Compra………………………………………….62
Anexo 4. Ciclo de Pago con Contrato……………………………………………………...63
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR
INFORME DE PASANTÍAS EN LA COMPAÑÍA ANÓNIMA
EMPRESA CINES UNIDOS
Autor: Yunly Mejía
Tutor Académico: María Victoria Flores
Fecha: Camurí Grande, 2013
RESUMEN
Significando la etapa práctica de la carrera una de las más importantes ya que el estudiante
demuestra el desempeño todo lo aprendido en el entorno académico, se ha desarrollado este
informe, el cual trata de definir y ejemplificar todo el proceso que conlleva una importación
en Venezuela, los pasos para que se nacionalice una mercancía y la manera en que inicia
una negociación; involucrando en el proceso a CADIVI quien es el encargado de otorgar la
divisas para que la introducción de la mercancía en el país se efectúe cumpliendo los
regímenes legales a los que esté sometida la carga. Por lo que en este informe se
presentarán minuciosamente todos los pasos y procedimientos que debe cumplir la
operación antes de que la mercancía arribe en puertos venezolanos.
Palabras Claves: importaciones, nacionalización, CADIVI, mercancía, puertos.
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INTRODUCCIÓN
El presente informe de pasantías es un requisito necesario para la obtención del título de la
carrera TSU en Comercio Exterior, en la Universidad Simón Bolívar.
Durante el periodo de aprendizaje el estudiante adquiere múltiples conocimientos que al
llegar el tiempo de realizar sus pasantías se convierten en su primer aliado para la ejecución
de las tareas designadas; es por ello que la fase practica se considera una de las más
importantes, ya que es el momento en que se pone en marcha todos los conocimientos
entrelazándolo en un entorno laboral. El principal propósito de este informe, es detallar de
manera específica las actividades que realizó la pasante en las trece semanas que laboró en
la Compañía Anónima Empresa Cines Unidos específicamente en el departamento de
Compras; que es el encargado de contactar a los proveedores y gestionar las compras
nacionales e internacionales con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios. Como
es propio del Comercio Exterior el informe se enfoca primordialmente en el ámbito
internacional; abriendo paso a la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI) que es
el ente encargado de otorgar las divisas correspondientes a cada importación; no obstante
también se profundiza como Cines Unidos realiza compras nacionales y finalmente el
proceso de pago a los proveedores quienes brindaron el producto o servicio requerido.
El informe está estructurado en tres capítulos; en donde en primer lugar se define la
características de la empresa como por ejemplo: los objetivos, misión, visión y valores;
seguidamente el cronograma de actividades detallando minuciosamente todas las tareas
realizadas por la pasante en la empresa; y finalmente cerrando con el capítulo III en el que
se ejemplifica con un caso práctico una compra del material fílmico que es la primera
fuente de ingreso de la compañía.
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CUADRO 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTAS
Descripción de Actividades Tiempo Estimado
Revisar compras ya ejecutadas que le
permitan familiarizarse con la
documentación, conocer la denominación y
función de cada documento oficial, así como
los pasos para su emisión.
1 Semana
Revisar solicitudes anteriores que le
permitan identificar la información requerida
y la forma de llenado.
2 Semanas
Emitir Solicitudes de Autorización de
Divisas. 2 Semanas
Armar expedientes para consignar al
operador cambiario, tanto de solicitudes
como para liquidaciones.
2 Semanas
Revisar que los presupuestos recibidos
cumplan con los requerimientos de nuestro
cliente interno.
3 Semanas Una vez se corrobore la información se
envía al solicitante y se hace seguimiento a
la emisión, en sistema de la Solicitud de
Artículos.
Emitir Orden de Compra para enviar al
proveedor confirmando pedido
Actualizar status de la nacionalización con
Agente Aduanal de aquellas compras
arribadas a puerto venezolano.
2 Semanas Analizar los costos que implican la
importación de un producto con la
determinación de los costos asociados.
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Armar el expediente final de una
importación para el respaldo de la
documentación de acuerdo a lo que exige la
ley.
TOTAL: 12 SEMANAS
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CUADRO 2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Descripción de Actividades Cronograma de Ejecución
Revisar compras ya ejecutadas que le
permitan familiarizarse con la
documentación, conocer la denominación y
función de cada documento oficial, así como
los pasos para su emisión.
Semana 1 (03/09/12 al 07/09/12)
Realizar los pedidos semanales y mensuales
correspondientes a la compra de los
alimentos proyectados por el cine y dar
seguimiento al despacho de cada uno de los
pedidos.
Semana 2 (10/09/12 al 14/09/12)
Girar instrucciones al Agente de Carga en
país de Origen.
Semanas 3 y 4 (17/09/12 al 28/09/12) Autorizar al Agente Aduanal en país de
destino en el portal de CADIVI.
Notificar al Agente Aduanal de la
importación para que éste haga la
nacionalización de la mercancía.
Relacionar las facturas recibidas en caja en
la matriz, para proceder al pago de los
proveedores.
Semana 5 (01/10/12 al 05/10/12)
Creación de nuevos proveedores en el
sistema.
Semanas 6 y 7 (08/10/12 al 19/10/12)
Emitir Requisición de la (SA); una vez
aprobada según su nivel de aprobación,
genera Orden de Compra (OC) para enviar al
proveedor confirmando pedido.
Analizar los costos que implican la
importación de un producto con la
determinación de los costos asociados.
Semana 8 (22/10/12 al 26/10/12)
6
Realizar Solicitudes de Solvencias.
Semana 9 (29/10/12 al 02/11/12)
Armar el expediente CADIVI para la
Solicitud de Autorización de Liquidación de
Divisas (SALD), de acuerdo a lo solicitado
en el certificado MILCO.
Semanas 10 y 11 (05/11/12 al 16/11/12)
Armar expedientes de importaciones en
carpetas OSLO por Orden de Compra una
vez emitido el cierre de importación y cierre
CADIVI.
Semanas 12 y 13 (19/11/12 al 30/11/12)
TOTAL: 13 SEMANAS
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OBJETIVO GENERAL
Obtener conocimientos sobre la Gestión de Compras y proveedores nacionales e
internacionales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer los pasos y requerimientos que conlleva una compra en Cines Unidos,
tanto nacionales como internacionales.
Aprender los pasos y requerimientos para la Autorización de Divisas ante CADIVI
(Solicitud, Autorización y Liquidación).
Poner en práctica los conocimientos obtenidos a través de la revisión documental,
canalizando pedidos de compras locales con los clientes internos.
Involucrarse en el proceso de revisión de la nacionalización de la mercancía objeto
de importación.
CAPITULO I
ASPECTOS RELATIVOS A LA COMPAÑÍA
1.1 Reseña Histórica de la Compañía
Compañía Anónima Empresa Cines Unidos, marcó su origen con la llegada a Venezuela de
su fundador Ilio Ulivi Parra, quien apostó dejar sus raíces e inmigrar a Venezuela para
centrarse en el mundo cinematográfico. La empresa se fundó 13 de junio de 1947, surge
como resultado de la incorporación de nuevos conceptos de entretenimiento, confort y
calidad de servicio.
Compañía Anónima Empresa Cines Unidos empezó su recorrido con la inauguración de
teatros, ya que para ese entonces el país estaba en la llamada “Época dorada del cine”; entre
ellos podemos nombrar el teatro Metropolitano (inaugurado en 1952) conocido como el
más lujoso de la ciudad de Caracas y el teatro Altamira (inaugurado en 1959) el cual se
convirtió en el más grande de la época con una capacidad para 1.600 invitados.
A partir de 1974, y hasta mediados de los 90, un control de precios en los boletos repercutió
negativamente en la industria cinematográfica del país. Sin embargo, Compañía Anónima
Empresa Cines Unidos superó esta crisis y, en abril de 1996 el gobierno liberó los precios
de los boletos, lo que impulsó un significativo cambio en la industria. A partir de ese
momento, Compañía Anónima Empresa Cines Unidos inició una agresiva labor para
innovar tanto a nivel de tecnología como en servicios y al mismo tiempo elevar sus
estándares de calidad en este mercado donde el consumidor es cada vez más exigente.
Ese mismo año fue el inicio de una acelerada expansión de la compañía; empezando en
“Multicine Humboldt” con 3 pantallas, siendo éste el primer cine en ofrecer un sistema pre-
compra, reservaciones vía telefónica y ventas de boletos con cargo a tarjetas de crédito.
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A mediados de 1998, se abrieron 2 nuevos complejos multi-salas: “Cines Unidos Sambil 6”
en Caracas y “Cines Unidos Rattan Plaza 4” en Margarita. En el Segundo semestre de
1999, Cines Unidos inauguró 3 nuevos complejos “Cines Unidos San Diego 6” en
Valencia, “Cines Unidos Guatire Plaza 8” en Guatire y “Cines Unidos Costa Azul 5” en la
ciudad de Coro.
En el año 2000, Cines Unidos continuó su plan de crecimiento con la apertura de Maturín
CCP con 9 pantallas, y a finales de año el cine más grande del país para el momento
“Cines Unidos Sambil Valencia” aportando 10 nuevas pantallas para el público.
Es así como año tras año la empresa ha logrado un increíble proceso de expansión, en la
actualidad Cines Unidos cuenta con 192 salas con capacidad para 35.309 invitados,
distribuidas en 24 complejos a lo largo de doce ciudades del país.
Compañía Anónima Empresa Cines Unidos, está presente a lo largo de varios puntos de
nuestra geografía nacional, como lo muestra la siguiente figura:
Figura 1 Salas de Compañía Anónima Empresa Cines Unidos en el país.
10
Satisfaciendo las necesidades de los clientes que frecuentan el cine se ha equipado cada sala
con un número suficiente de butacas para mayor capacidad de espectadores, en la cuadro a
continuación se refleja la distribución de los asientos de los complejos de cine de la
empresa.
Cuadro 3. Total de butacas por sala de cine.
1.2 Misión
Ofrecer una experiencia total en entretenimiento dirigida a todo público, basada en
productos y servicios de alta calidad, dedicándose con pasión a servir a los invitados.
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1.3 Visión
Hacer soñar con los ojos abiertos... Ser reconocidos como los mejores
1.4 Valores
Pasión: Valorar la acción motivada al trabajo. Esto es, no solamente actuar por
actuar, sino teniendo interés, amor y motivación por lo que se realiza.
Honestidad: Observar una actitud de transparencia y sinceridad en las relaciones
laborales y personales, mostrando siempre respeto por los derechos y pertenencias
ajenas y esperando en retribución ese mismo respeto para todos.
Trabajo en Equipo: Trabajar y actuar considerando una visión global de la
organización, para que cada acción sea a favor de los objetivos organizacionales,
permitiendo que se genere entre la empresa y sus empleados una estrecha relación
de pertenencia y unidad para la consecución de sus metas, utilizando la
colaboración y la cooperación como principales vías para alcanzar estas metas
comunes.
Hacerlo Divertido: Para poder identificarse con el producto que se ofrece
(entretenimiento) se orienta a la búsqueda del disfrute de todo lo que se hace en la
búsqueda de las metas organizacionales. Esto incluye el disfrute del trabajo, del
ambiente laboral y de relaciones interpersonales de fraternidad y colaboración.
Profesionalismo: Realizar las actividades siempre con el concepto de la excelencia
en la mente. Se trata no sólo de hacer las tareas, sino realizarlas y elaborarlas de la
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mejor manera posible. Esto es la base de realizar en el sentido profesional y hallar
en la empresa un marco organizado y armónico para ello.
Responsabilidad: Se valora la conciencia y seriedad con la que se realiza las
actividades laborales. Responder ante las tareas sin atribuírselas a otros compañeros
de trabajo o hacia la organización en general. Es una manera de ser, donde la
madurez con que se enfrentan los retos del trabajo y de la vida en general permiten
superar continuamente las expectativas propias y las de la organización.
Aprendizaje: Aprender y desarrollar al potencial.. Facilitar el aprendizaje soportado
en técnicas modernas, creativas y de impacto.
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1.5 Estructura Organizativa de la Institución
Figura 2. Estructura Organizativa Cines Unidos
Vicepresidencia
Ejecutiva
Gerencia Corporativa
de Procesos y Calidad Gerencia de Auditoria y
Seguridad
Vicepresidencia
de
Comercialización
Vicepresidencia
de
Administración y
Finanzas
Gerencia de
Tesorería
Gerencia
Corporativa de
Capital Humano
Vicepresidencia
de Operaciones y
Mercadeo
Vicepresidencia
de Tecnología y
Servicios
Gerencia
Corporativa de
Distribución de
Películas
Gerencia de
Control y
Gestión
Financiera
Gerencia de
Compras
Consultoría
Jurídica
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1.6 Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación
Figura 3. Estructura Organizativa del departamento de Compra.
Vicepresidencia
de Finanzas
Analista de
Compras
Comprador Jr.
Comprador
Senior
Gerencia de
Compras
Especialista
CADIVI
CAPITULO II
ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA PASANTE DURANTE
EL PERIODO DE PASANTÍAS
Durante los tres meses del periodo, la pasante estuvo desarrollándose en el departamento de
Compras; encargado de gestionar tanto compras nacionales como internacionales, darle
seguimiento a la mercancía objeto de tránsito y verificar que su despacho se complete con
la menor novedad posible. Contactar proveedores nacionales e internacionales que ofrezcan
productos de calidad, confiabilidad y precios bajo. Canalizar las compras internacionales
con la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI) y finalmente finiquitar el pago
con los proveedores. A su vez llevar la relación de las facturas pendiente de pago para que
se efectúe la liquidación a los vendedores.
La llegada a la empresa fue el día 03 de septiembre en donde fue recibida por todas sus
compañeras que se desempeñan en el área, minutos después de la presentación se dispuso a
trabajar con el tutor y jefe inmediata Katheryne Nunes quien destaca en el cargo de
Comprador Senior, ambas se dispusieron a elaborar un plan de trabajo por las siguientes 13
semanas en la que la pasante pudiera aprender y apoyar a todo el personal en el área,
enfocándose en el área internacional. A continuación se presentan de manera explícita cada
una de las actividades realizadas en la empresa.
Semana 1 (03 de septiembre al 07 de septiembre de 2012)
2.1 Revisión de compras ejecutadas para conocer cada uno de los documentos
necesarios para efectuar una importación.
La primera semana de pasantías las actividades se enfocaron en la revisión de los
documentos que permiten realizar una importación y consulta de los pasos para el tránsito
de mercancía de un país a otro.
La pasante analizó los pasos a seguir para lograr una importación exhaustivamente, para
ello se tomó cada documento requerido y por su parte el tutor iba explicando la importancia
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y definición de cada uno, esta manera aprender el proceso desde el inicio; que va desde la
contratación del fabricante, hasta el despacho de la mercancía en el almacén del comprador.
Para comprender claramente cómo se vive el proceso desde el punto de vista del importador
es importante resaltar que se deben seguir unas fases para que pueda entrar una mercancía
al territorio nacional, así como también conocer la denominación de los documentos, ya
que cada uno posee un valor importante para la operación. Entre los documentos que son
necesarios para realizar una importación con CADIVI se encuentran:
2.1.1 Factura Pro forma (PF flete y mercancía)
Es un documento que emite el proveedor en el que se detalla el producto que desea adquirir
el comprador; es decir es un instrumento donde se especifica la oferta comercial, el mismo
es el primer paso para la compra-venta ya que posterior a este documento se emite una
Factura Comercial. Además de la descripción del producto cotizado y el precio del mismo,
la factura proforma debe contener la siguiente información: País de Origen de la mercancía,
Condiciones de pago y Modalidad de despacho de la mercancía.
2.1.2 Factura Comercial (flete y mercancía)
Es el documento posterior a la Factura Proforma, concreta la contratación del bien o
servicio ofrecido por el proveedor. El documento debe contener los datos fiscales del
contratante y el ofertante, tales como: direcciones, teléfonos, así como información
descriptiva del bien o servicio contratado, cantidades y peso, país de origen, divisa fijada
para el pago del producto y la condición de acuerdo al INCOTERM negociado.
2.1.3 Documento de Transporte
En términos generales es el documento que otorga el conocimiento de embarque, puede
variar según la modalidad en la que se efectúe el transporte de la carga. Si es Marítimo se
conoce como Bill of Lading (BL) o conocimiento de embarque; Airwail Bill (AWB), guía
área si es por vía aérea. El documento debe constar del número de bultos o de piezas y el
peso de las mercancías o su cantidad.
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2.1.4 Solicitud de Autorización Adquisición de Divisas (SAAD)
Es una solicitud que emite la empresa para que CADIVI otorgue las divisas con las que se
pagará el costo de la mercancía y flete de la importación. La misma debe canalizarse por el
portal y luego consignar documentos ante el banco y la Comisión para que empiece el
proceso de adquisición de divisas.
2.1.5 Autorización de Adquisición de Divisas (AAD)
Es un comprobante emitido por CADIVI, en el que se demuestra las divisas aprobadas por
la Comisión con el propósito de dar inicio a la importación.
2.1.6 Autorización de Liquidación de Divisas (ALD)
Es la solicitud final que otorga de manera definitiva las divisas concedidas al importador,
para soportar el pago de la mercancía introducida al país.
2.1.7 Declaración Única de Aduanas (DUA)
Es un documento emitido por la autoridad aduanera en la que el Agente Aduanal en nombre
y por cuenta de aquel que contrate sus servicios declara la mercancía importada,
especificando por ítem la clasificación arancelaria de cada artículo y de acuerdo a esto la
mercancía está sujeta al pago de los derechos aduaneros y demás impuestos que gravan la
importación
2.1.8 Declaración Andina de Valor (DAV)
Es el documento que soporta la importación en donde se establece toda la información
técnica respecto a las condiciones y circunstancias de la operación comercial que da lugar a
la importación de la mercancía, que sirven para determinar el valor aduanero de la misma.
Para entender más detalladamente los documentos necesarios para importar el tutor explicó
a la pasante los pasos y lineamientos para la importación. Haciendo énfasis que hay que
diferenciar que por una parte está la documentación requerida para que el tránsito y
nacionalización del producto y por otra parte los documentos comerciales emitidos por el
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Importador. Entre los documentos comerciales del Importador se encuentran: Solicitud de
Articulo, Requisición y Orden de Compra.
El proceso arranca cuando la Gerencia de Compras, solicita a los distintos departamentos
de la corporativa proyectar los productos a necesitar en un plazo de 8 meses, el
departamento solicita al proveedor la Proforma de los artículos requeridos con el fin de
tramitar ante el Ministerio de Industrias Intermedias el Certificado de No Producción para
que le sea otorgado como el Permiso para Importar cotizar un producto.
Una vez aprobado el certificado se emiten ante el portal las SAAD, correspondientes por
PF y Proveedor, para que CADIVI analice y otorgue el AAD. Una vez corroboradas las
divisas de la importación se contacta al proveedor para confirmar la compra validando con
un contrato de Compra-Venta con el que se genera la Factura Comercial, contra esta
confirmación el vendedor prepara el pedido y comunica a la Gerencia de Compras cuando
es posible la entrega en el Agente de Carga en país de origen para finalmente efectuar la
importación.
Cuando el Agente de Carga confirme la recepción del material se programa el despacho;
emitiendo el documento de transporte, en el caso de ser marítima la travesía se conoce
como Bill of Lading (BL); y de ser aéreo se conoce como Guía aérea o Air Waybill (AWB),
este documento debe ser enviado por correo junto con la Factura Comercial del producto y
a su vez debe acompañar a la carga para que se conozca el consignatario de la misma.
Cuando finalmente se confirme el arribo de la mercancía el Agente de Carga tiene la
responsabilidad de actualizar el status del Tránsito Internacional e informa tiempo estimado
de tránsito y una fecha aproximada de llegada a puertos venezolanos.
El comprador anuncia al Agente Aduanal de la próxima llegada de ese embarque a través
de un correo en el que envía Factura, documento CADIVI y documento de transporte, con
estos documentos el Agente aduanal apertura el expediente y pre-valora para notificar al
importador los derechos estimados que deben pagarse para la nacionalización.
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Semana 2 (10 de septiembre al 14 de septiembre de 2012)(
2.2 Realizar los pedidos semanales y mensuales de los productos solicitados por los
Cines.
Para cubrir la extensa demanda que tienen los 24 cines, por el constante flujo de
espectadores que van a ver la proyección de las películas y a disfrutar de los deliciosos
combos que ofrece la empresa, los cines deben anticipar sus pedidos con lo que estiman
venderán de los productos que están en exhibición, dependiendo de esto el pedido se separa
en el consumo semanal y mensual. La pasante tuvo la oportunidad de trabajar con ambos
pedidos y el proceso se define de esta manera:
2.2.1 Pedidos Semanales
Para realizar estos pedidos en primer lugar los Cines del país deben enviar en un formato ya
establecido los productos a requerir.
Figura 4. Formato de pedido de los Cines.
Una vez envíen todo lo solicitado la pasante procede a esquematizar cada pedido en una
matriz donde se encuentra reflejado los nombres de todos lo Cines.
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Figura 5. Matriz de pedido de los cines.
Una vez se han llenado todos los campos, la pasante debe enviar el archivo a cada uno de
los proveedores para que éstos realicen los despachos a los cines en el tiempo determinado.
Posterior al envío de los pedidos a los proveedores se procede a realizar la Orden de
Compra.
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Figura 6. Requisición en el sistema.
La descripción debe contener el PS (Pedido Semanal) correspondiente a la semana de cada
mes, nombre del proveedor, mes y año en curso. No Prov. se tipifica el nombre del
proveedor a contacto de nuestro pedido.
Figura 7. Pestañas de la requisición
En la pestaña de Departamento se refleja a la unidad que deberá ser cargado el pago, en el
caso de estos pedidos de alimentos se canaliza a los Cines y en formato de Compra Directa,
ya que el pedido tiene su consumo final en ese lugar.
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Figura 8. Pestañas de la requisición
Una vez llenada la pestaña de “Partidas” se procede a llenar la “Información de envío” en
donde se tipifica, el lugar en donde el proveedor debe despachar la mercancía. Que para los
efectos es recibido en el Almacén de Cines Unidos ubicado en La Yaguara.
Figura 9. Requisición en el sistema
De acuerdo a los comentarios de la OC la pasante debe reflejar la información requerida en
la orden. “Fecha de Vigencia” es el día en el que se realiza el pedido, en “Lista de Precio”
debe ir la fecha actualizada de la lista de precio del producto a requerir. En los campos
“Plazo de Entrega”, “Días de Notificar Cambios” y “Días de Validación” son días estándar
23
que ya están establecidos en las políticas de la empresa; los cuales son 5, 0 y 7,
correspondientemente.
Figura 10. Comentarios de la OC
Una vez se llenan todos esos campos, se guarda la orden y la misma arroja un numero el
cual será la identificación de la compra, concretado eso se envía aprobación para que luego
se proceda al pago.
2.2.2 Pedidos Mensuales
Con respecto a estos pedidos el proceso seria el mismo, solo varia que los representantes
que envían lo productos requeridos son los Gerentes regionales de los cines confirmando el
pedido por región y no por Cine como aplica en los Pedidos Semanales. Una vez recibida la
información la pasante procede a llenar las matrices correspondientes y seguidamente se
envían a los proveedores para que se efectúe el despacho, simultáneamente se genera la
Orden de Compra para el proceso interno y se realice el pago de los productos.
Semanas 3 y 4 ( 17 de septiembre al 28 de septiembre de 2012)
2.3 Notificación de despacho con el Agente de Carga y Autorización y aviso
Arribo de mercancía al Agente Aduanal.
2.3.1 Instrucciones de despacho al Agente de Carga
Una vez aprobada o acordada la cotización la pasante debe enviar por correo la OC por lo
que el proveedor deberá informar el plazo estimado de entrega para organizar la logística
24
del despacho con el agente de carga. Una vez que el proveedor tiene el pedido listo para su
despacho deberá enviar la Factura comercial definitiva con la siguiente información:
Termino de Compra FOB.
Termino de Pago 120 días.
Reflejar No. Orden de compra indicado.
Emitirla a Compañía Anónima Empresa Cines Unidos.
El proveedor debe informar la fecha de despacho a C.A. Empresa Cines Unidos indicando
el peso total, las dimensiones y la cantidad de bultos antes del despacho, y de esta manera
girar instrucciones al Agente de Cargar para la recolecta de la mercancía, haciendo llegar
Copia de los siguientes documentos.
Concluido el despacho proveedor-agente de carga, éste ultimo procede a concretar el envío
y de la mercancía hacia tierras venezolanas, emitiendo documento de embarque el cual
debe acompañar a la carga en su travesía sirviendo como titulo de pertenencia a Cines
Unidos.
2.3.2 Autorizar al Agente Aduanal en el portal de CADIVI
A partir del momento que el agente carga en el lugar de origen notifique la salida del
embarque, el deber de la pasante es avisar al Agente Aduanal en el país de destino el status
de la carga y su vez estimar su arribo en tierras venezolanas, cuando eso pase se debe
autorizar al Agente Aduanal que se haya contratado ante CADIVI, para ello seguimos los
siguientes pasos:
25
1) Acceder al portal CADIVI.
Figura 11. Menú principal de la página web de CADIVI.
Fuente: http://www.cadivi.gob.ve/
2) Clic en Usuarios registrados.
Figura 12. Encabezado del portal.
26
3) Al hacer clic en el enlace se abre una nueva ventana, en la que arroja dos opciones,
hacer clic en el enlace que expresa al Opción 1.
Figura 13. Opciones de la web.
27
4) Iniciar sesión con el usuario de Cines Unidos.
Figura 14. Inicio de sesión.
5) Entre las opciones hacer clic en “Opciones Aduanales” e indicar el número de la
solicitud y escoger la opción de Autorizar Agente Aduanal y continuar.
Figura 15. Selección de Solicitud.
6) Confirmar ante el portal el Agente Aduanal a autorizar para el proceso de
nacionalización escribiendo el RIF de la compañía del Agente Aduanal y finalmente
presionar continuar para concretar exitosamente la operación.
28
Figura 16. Autorización al Agente a Aduanal.
2.3.3 Notificación de Arribo al Agente Aduanal
Concretado el transporte de la carga, el paso es seguir es la notificación de arribo al Agente
Aduanal, para ello la pasante debe enviar un correo con copia de los siguientes recaudos:
RUSAD (003-004 y 005).
AAD.
Factura Comercial.
Factura por Flete.
Documento de Transporte.
Póliza de Seguro (opcional)
Cuando el Agente Aduanal reciba la documentación procede a realizar los cálculos de pre
valoración para estimar el pago por impuestos aduaneros y para que internamente se
canalice la Solicitud de pago de anticipo por concepto de estos impuestos.
Semana 5 (01 de octubre de 2012 al 05 de octubre de 2012)
2.4 Relación de facturas para entregar a Cuentas por Pagar.
Cuando la unidad contratante solicite al departamento de Compras cotizar determinado
artículo y se confirme el proveedor, éste debe emitir una factura por el bien cotizado; una
vez se realice el despacho del mismo el vendedor de hacer llegar la factura a la corporación,
la misma debe llegar en Caja para que allí se relacione y sea pasada a la Analista de
Compras del departamento, la cual enseñó y delegó esta función a la pasante para que ella
29
haga la recepción de la misma y la relacione en una matriz en la que se encuentran
tipificadas todas las facturas de los diferentes departamento de la compañía.
Una vez se efectúa el proceso de recepción de la factura en el departamento se debe seguir
un proceso para completar el ciclo de pago, todo inicia con la relación de la factura en la
matriz, cuando se termine el proceso se deben separar las facturas que tienen Orden de
Compra, las que no tienen la Solicitud de Articulo y por último las Facturas por Contrato
2.4.1 Con Orden de Compra.
Cuando una factura llega con OC el proceso se hace más fácil ya que únicamente se debe
revisar su recepción y lote en el sistema además la fecha de recepción de la misma, plasmar
esta información es una relación que se lleva a cuentas por pagar y esperar que finiquite el
pago (Ver Anexo 3).
2.4.2 Sin Solicitud de Artículo.
Cuando llega al departamento una factura sin SA, el proceso es más largo ya que en
principio se debe hacer llegar una copia al departamento solicitante para que ellos procedan
a emitir la SA, luego esperar que sea aprobada por todos sus niveles y finalmente realizar la
recepción para que el departamento de Compras la relacione y envíe su original en Cuentas
por Pagar para que se finiquite el pago al proveedor.
2.4.3 Contrato
Una factura por Contrato nace cuando se solicita un servicio que es constante; es decir,
cuando se requiere mensualmente la asistencia del proveedor y el monto no varia es por
ello que para no realizar una OC mensual por lo solicitado, se crea un Solicitud de Pago
anual correspondiente a los meses que se realizó el servicio. Cuando la factura es por
Contrato el proceso es distinto, como es correspondiente se recibe en caja y una vez la
misma llega a Compras únicamente se hace llegar una copia a la gerencia solicitante y
finalmente es pasada a Cuentas por Pagar para que se genere el pago (Ver Anexo 4).
30
Semanas 6 y 7 (08 de octubre al 19 de octubre de 2012)
2.5 Creación de nuevos proveedores en el sistema.
La compañía Cines Unidos gestiona bajo un sistema que permite llevar el control total de
todos los procesos que se llevan a cabo, con el fin de llevar un registro de todas las
operaciones que se manejan dentro de la compañía. En efecto cuando se realiza una
compra, dentro de la base de datos del sistema como punto referencial debe estar creado el
proveedor al cual se le cargara esa compra. Si es el caso que el vendedor no se encuentra en
la base se debe registrar en el sistema, para ellos la gerencia contratante debe proporcionar
los siguientes datos a al departamento de compras:
Copia del Registro Mercantil.
Copia del Registro de Información Fiscal (RIF).
Copia de la Cedula de Identidad de los Representantes Legales.
Copia de la Certificación Bancaria.
Planilla del proveedor con los datos del proveedor.
Una vez el contratante envíe los recaudos se procede a la creación de proveedores en el
sistema. El proceso consiste básicamente en vaciar la información que envían. En primer
lugar accedemos al sistema, al módulo de Compras, allí hacer clic en Proveedores. Se
despliega una ventana, en la que se presiona el Correlativo para asignar un código al
proveedor a crear. Una vez se asigne el número se procede al llenado de los campos
correspondientes a las Pestañas Proveedor e Información Dirección.
31
Figura 17. Opciones de Proveedores en el sistema.
2.6 Emitir Requisición de la (SA); una vez aprobada según su nivel de aprobación,
genera Orden de Compra (OC) para enviar al proveedor confirmando pedido.
Cuando la unidad solicitante genere la SA debe notificar a la gerencia de compra de la
misma para que se realice la OC, éste proceso no se pudo efectuar ya que la pasante no
tenía acceso a esta opción en el sistema, sin embargo se comprendió y apoyó con los
usuarios de las chicas en el área.
32
Semana 8 (22 de octubre al 26 de octubre de 2012)
2.7 Analizar los costos que implican la importación de un producto.
Cuando finalmente se concrete la nacionalización de la mercancía el Agente Aduanal tiene
la responsabilidad de enviar los documentos correspondientes a todo el expediente. Una vez
se haga la entrega de los soportes en las oficinas de Cines Unidos la pasante examina el
costo total que de la importación, analizando Valor CIF de la carga, gravámenes e
impuestos a los que esta sujeto el producto de acuerdo a su clasificación arancelaria,
almacenaje, manejo y gastos operativos del Agente Aduanal; para proceder a estudiar
cuanto fue el costo final de la importación se realiza un “Reporte de importación”.
Figura 18. Encabezado del Reporte de Importación.
El encabezado del reporte es información básica como el nombre del proveedor a quien se
solicita el producto y el número de la orden de compra con la que se registra la solicitud en
el sistema. Por otro lado se refleja la tasa de cambio de Aduana/Compra con la que se
adquiere el producto, que se maneja con la moneda americana, dólar ($), que según lo
33
estipulado el tipo de cambio = /USD = 4.30 Bs. Una vez completada esa información
procedemos a escribir todo lo relacionado con el documento de transporte de la mercancía
como lo es: Tipo de embarque, número de unidades y/o bultos, peso bruto/volumen, fecha
de embarque y llegada; toda esta información la encontramos en la BL o AWB de la carga.
La fecha de la factura se verá tipificada en el documento comercial, al igual que la del
Warehouse (WR) que se encuentra en la parte superior del mismo; la fecha del CDY es en
la que el almacén de La Yaguara recibió la mercancía, la de recepción es cuando se registró
en el sistema que a su vez arroja un numero de Recepción y Lote que es un registro interno
y finalmente “Fecha de la última actualización” es la fecha en la que se está haciendo el
reporte. Ya entrado en materia de montos a reflejar en la liquidación se presentan los
gravámenes generados por la importación de acuerdo a su clasificación arancelaria; esto se
demuestra por la tasa ad-valores (arancel de importación), tasa servicio de aduanas-
tesorería, pago al Seniat y el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A,). Esta información se
encuentra en las planillas de pago forma 99086 y 99084, las cuales determinan la
liquidación de tributos aduaneros para abonar a la cuenta del Tesoro Nacional,
Por otro lado se demuestra del detalle del costo con el monto por concepto de artículo, flete
y gastos aduanales.
Figura 19. Detalle de costos del Reporte de Importación.
En primer lugar se refleja el valor FOB de la mercancía, que es el precio total de producto
importado que se encuentra en la Factura Comercial del proveedor; para los efectos de las
34
importaciones en Cines Unidos solo estipulamos el Flete Internacional y el Seguro (si
aplica) que lo refleja la Factura del Flete. Llenados estos campos automáticamente se
calcula el valor CIF de la mercancía, correspondiente al Costo, Seguro y Flete de la carga.
Aunado a esto se presentan los campos generados por el agente aduanal por concepto de
nacionalización de mercancía, los cuales son proporcionados por la factura del mismo;
especificando ítem por ítem los gastos operacionales y los gastos rembolsables por el pago
de almacenaje, manejo, reconocimiento y acarreos de la mercancía.
Una vez impreso el reporte, el mismo se envía a Cuentas por Pagar con su respectivo
soporte; Orden de Compra, Facturas Comerciales, Factura de Agente Aduanal, Planillas de
pago y anticipos cancelados a cada uno; todo esto con el fin de solicitar el pago por los
servicios prestados al Agente Aduanal.
Semana 9 (29 de octubre al 02 de noviembre de 2012)
2.8 Solicitud de Actualización de Solvencia.
Para hacer Solicitudes de Adquisición de Divisas y/o Cierres de importación, el portal de
CADIVI debe mantenerse abierto, la empresa debe estar solvente con los siguientes
organismos: Instituto Venezolano de Seguro Social (IVSS), Fondo de Ahorro Obligatorio
para la Vivienda (FAOV), Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista
(INCES) y la Solvencia Laboral, cada una tiene un periodo de duración y debe renovarse
cada cierto tiempo. Los documentos que se deben acompañar las Solvencias a Banco son
los siguientes:
Cuadro 4. Documentos para la Solicitud de Solvencia
Orden Presentación de Documento por separador Detalle de la presentación.
1 Acta de Consignación de Documentos.
(Ver Anexo 2)
Original.
2 Planilla “Solicitud de Actualización de
Documentación de Registro y Solvencia”.
Original.
Obtenida por el portal CADIVI,
firmada y sellada por el
representante legal de la empresa.
3 Planilla “Documentación a Consignar”
Original.
Obtenida por el portal CADIVI,
firmada y sellada por el
35
representante legal de la empresa.
4 Solvencias
4.1 Solvencia del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales (IVSS) o de la
constancia de no afiliación.
Original.
4.2 Solvencia del Instituto Nacional de
Capacitación y Educación Socialista
(Inces) o de la carta de no afiliación.
Original.
4.3 Solvencia del Fondo Ahorro Obligatorio
para la Vivienda (FAOV) o constancia de
no afiliación.
Original.
4.4 Solvencia laboral.
Original.
5 Otros documentos. Según sea el caso y conveniente.
La pasante debe armar el expediente de acuerdo a la Solvencia a consignar, foliando cada
una de las hojas y luego se procede a enviar el mismo al Operador Cambiario para su
revisión.
Semanas 10 y 11 (05 de noviembre al 16 de noviembre de 2012)
2.9 Cierre de importación de CADIVI.
Una vez que el Agente Aduanal formalice la nacionalización de la mercancía en el país el
mismo debe hacer llegar a la empresa toda la documentación correspondiente a la carga
para que la pasante proceda a realizar la Solicitud de cierre de importación. Para consignar
la documentación a Banco y CADIVI se deben seguir unos patrones y normas establecidos
por la comisión.
2.9.1 Generar Ticket de Cierre
En primer lugar entrar al portal e iniciar sesión con el usuario, una vez dentro entre las
opciones a la izquierda se encuentra “Solicitud de Cierre de Importación” hacer clic en ella
para generar el Ticket de Cierre; éste es una planilla en donde se reflejan todos los datos
36
referente a la importación y debe ser entregada por parte del importador al operador
cambiario y de esta manera confirmar el cierre.
Luego de acceder al enlace, el sistema pide el número de solicitud a la que se le hará el
cierre, el cual es asignado desde el momento que se inicia la importación es conocido como
AAD Autorización de Adquisición de Divisas.
Figura 20. Solicitud de Cierre de importación.
Cuando se indique el número de la solicitud objeto de operación, se presiona el botón
Continuar, automáticamente se desplegará una pestaña en la que aparece una cifra que se
conoce como Monto de Renuncia; este diferencial se genera cuando el monto solicitado es
mayor al consumido totalmente, ya sea por un alto estimado en flete o en la factura
comercial del proveedor. Cuando se verifique que realmente ese es el monto a renunciar se
procede a generar el ticket de cierre, ya una vez generado ya no se puede dar marcha atrás
para consignar los documentos a banco.
Figura 21. Monto de renuncia.
Si desea salir haga clic en el botón “Regresar” para retornar el menú principal; en caso
contrario y seguir con el proceso presionar “Generar Solicitud de Cierre” para que se
finalmente se desligue la Planilla de Cierre. Imprimir 3 soportes de este registro para
proceder a armar los expedientes.
37
Figura 22. Ticket de Cierre de importación.
2.9.2 Documentos a consignar
La documentación que se debe anexar la Compañía Cines Unidos, en la carpeta debe seguir
un orden establecido para que se pueda otorgar Adquisición de Liquidación de Divisas
(ALD); los documentos y su orden es el siguiente:
Cuadro 5. Documentos para el cierre de importación
Orden Presentación de documentos por
separador
Detalle sobre su presentación
1 Acta de Consignación de documentos.
(Ver Anexo 1)
Original.
2 Ticket de Cierre de Importación. Original.
Obtenido por el portal de CADIVI.
3 Planillas “Solicitud de Autorización de
Adquisición de Divisas para
Importación” (RUSAD-004) y “Solicitud
de Autorización de Adquisición de
Divisas para Importación”
(RUSAD-005).
Originales.
Obtenida cuando se genera la
Solicitud de Adquisición de Divisas
(SADD), firmada y sellada por el
representante legal de la empresa y
Operador Cambiario.
38
4 Declaración y Acta de Verificación de
Mercancías.
Original.
Obtenida del portal de CADIVI y
certificada por la Oficina de
Verificación Aduanal en el proceso
de nacionalización, correspondiente
con su respectivo número de control.
5 Comprobante de Aprobación de
Adquisición de Divisas.
Original.
Obtenido por el portal de CADIVI
en la pestaña “Consulta de
Solicitudes”.
6 Factura Comercial definitiva y sus
anexos.
Copias.
Suscritas por el proveedor en el
extranjero.
7 Documento de Transporte. Copia.
BL, AWB, u otro documento de
embarque que refleje la fecha de
salida de la carga.
8 Declaración Única de Aduanas (DUA) o
Declaración Informativa de Aduanas
(DIA), acompañada de la Declaración
Andina de Valor (DAV).
Copia.
9 Planilla de Determinación y Liquidación
de Tributos Aduaneros o cualquier
Sustitutiva de ésta.
Copia.
10 Notificación de pago al Servicio Nacional
Integrado de Administración Tributaria y
Aduanera (Seniat), (comprobante de
pago de la tasa por los servicios
Copia.
39
aduaneros)
11 Licencia, permiso u otros requisitos para
la importación.
Copia.
Vigente del certificado No
Producción correspondiente al
MILCO.
12 Carta de notificación de cambio de
puerto de embarque o de destino.
Original.
Cuando corresponda presentada a la
Oficina de Verificación Aduanal
correspondiente.
13 Carta de renuncia a las divisas
autorizadas.
Original.
Cuando corresponda.
14 Otros documentos. Originales o Copias.
Que sean convenientes para
adjudicar las divisas.
2.9.3 Armar expedientes en las carpetas y presentación de las mismas
Una vez se tenga todos los documentos necesarios correspondientes al cierre de
importación la pasante debe empezar a realizar de las carpetas preparando tres (3) juegos
idénticos con los documentos requeridos. Las tres carpetas tendrán el siguiente destino:
La primera carpeta será enviada al Operador Cambiario de la Comisión de Administración
de Divisas; y debe contener los originales y copias de los documentos que correspondan.
La segunda carpeta destinada a los archivos del Operador Cambiario; la ultima será del
usuario solicitante y quedara firmada y sellada como constancia de consignación de
documentos.
2.9.4 Presentación de la Carpeta.
La carpeta a consignar ante la Comisión debe ser tamaño oficio, color marrón y debe estar
debidamente identificada.
40
2.9.5 Identificación de la Carpeta.
2.9.5.1 Primera etiqueta.
Colocada de manera manuscrita o impresa en la cara principal externa al centro (pueden
ser elaboradas con: hoja de papel bond recortada, cartulina, papel autoadhesivo o
cualquier otro material que pueda ser utilizado como etiqueta), con la información que
se detalla:
Tipo de solicitud: (Nombre de solicitud o trámite a colocar en la etiqueta).
Razón Social del usuario.
Nº de RIF: Registro Único de Información Fiscal (RIF).
Nº de solicitud: Indique el número de solicitud generado por el Sistema
Automatizado de Administración de Divisas (cuando corresponda).
Destino: Indique la actividad comercial a la cual va dirigido el insumo o bien
Importado.
Figura 23. Primera etiqueta de la carpeta.
2.9.5.2 Segunda Etiqueta
Colocada de manera manuscrita o impresa en el cuadrante inferior derecho de la carpeta
(pueden ser elaboradas con: hoja de papel bond recortada, cartulina, papel autoadhesivo o
41
cualquier otro material que pueda ser utilizado como etiqueta), señalando el número de la
solicitud.
Figura 24. Modelo de la carpeta.
2.9.6 Documentos a consignar
El “Acta de Consignación de Documentos” por tipo de solicitud o trámite, debe ser el
primer documento que se incorpore a la carpeta (sin foliar).
Todas las hojas a excepción del “Acta de Consignación de Documentos”, deben estar
debidamente foliadas (inclusive los separadores), en el cuadrante superior derecho, de
forma vertical, en tinta (negra o azul), en letras y números legibles, sin tachaduras ni
enmendaduras. Los separadores (pueden ser: hoja de papel bond, cartulina y cualquier
material que pueda ser utilizado como separador) deben identificarse con el nombre del
documento que antecede (en forma manuscrita en letra legible o impresa). Esta
identificación debe estar colocada en forma legible en la parte central del mismo.
42
Figura 25. Modelo de páginas a consignar.
Cuando los documentos sean presentados en carpeta oficio marrón, deben ser sujetos con
un gancho, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta.
Una vez ordenados y foliados los documentos se envían al operador cambiario para que se
proceda al cierre, cabe destacar que una y exclusivamente debe foliarse la carpeta dirigida
el CADIVI, que es la que contiene los documentos originales
Semanas 12 y 13 (19 de noviembre al 30 de noviembre de 2012)
2.10 Armar expedientes de importaciones en carpetas OSLO por Orden de Compra
una vez emitido el cierre de importación y cierre CADIVI.
Cuando el proceso de compra finalice y se haya hecho el Reporte de Importación y
consignado los documentos para la Adquisición de Liquidación de Divisas, la pasante debe
archivar los expedientes en las carpetas OSLO para que se tenga un orden de toda la
operación. Para realizar esto se toma todo el soporte de la importación y se archiva de la
siguiente manera:
43
Cuadro 6. Archivo de la OC.
Orden Nombre de Separador. Detalle de Documento
1
ORDEN DE COMPRA
Orden de Compra impresa debidamente
firmada.
Solicitud de Artículo y constancia de
aprobación.
Cotizaciones del producto (si aplica)
2
PAGOS
Reporte de Importación
Factura Agente Aduanal con soportes de
pagos a terceros.
Constancia de recepción de anticipo (si la
hubiere)
Copia de Solicitud de anticipo al Agente
Aduanal con su respectivo soporte.
Otra factura cancelada por Cines Unidos.
Factura del Flete Internacional.
Constancia de Pago a proveedor de Flete.
Solicitud de pago del Flete.
Factura de Proveedor.
Constancia de pago a Proveedor.
Copia de solicitud de pago a Proveedor.
3
NACIONALIZACIÓN
Planilla de Pago Forma 86 y 84.
Declaración Única de Aduanas.
Declaración Andina de Valor.
Documento de Transporte.
Guías de recepción.
Pases de Salida.
Notas de Despacho.
44
Nota de entrega en Almacén.
4
CADIVI
Cierre de ALD.
Constancia de consignación ante la oficina.
AAD.
Solicitud Aprobada de AAD.
Acta de consignación de documento para
Cierre.
Solicitud de Divisas (RUSAD 03-04-05).
Pro forma.
5 Comunicaciones Cartas, Correos u otras comunicaciones
referentes al expediente.
Una vez se anexe todo el soporte dentro de la carpeta, se procede a identificar la misma con
número de la OC y nombre del proveedor.
Básicamente estas fueron las actividades que realizó la pasante en las 13 semanas, la fecha
de conclusión de las pasantías fue el día 30 de noviembre. Con cada una de las actividades
tuvo la oportunidad de apoyar e integrarse con los procesos y de esta manera adquirir
mayores conocimientos y obtener mejores resultados de esta experiencia.
CAPÍTULO III
CASO PRÁCTICO DE IMPORTACIÓN DE PELICULAS
Cines Unidos es una empresa líder en la industria de exhibición cinematográfica en
Venezuela, teniendo como su primordial meta el disfrute de sus espectadores en las salas de
cine de las diferentes películas que allí se proyectan. Durante el periodo de pasantías se
vivió el proceso de cómo se realizan las importaciones de material fílmico; es por ello que
se decide desarrollar el Caso Práctico de la operación.
A groso modo los aspectos importantes que se deben destacar para canalizar el proceso son
los siguientes:
Empresa Importadora: Empresa Compañía Cines Unidos.
Proveedor: YAMM Pro Films.
Producto: Copias de Película titulada “We can’t back down”-“No podemos
retroceder”.
País de Origen: Estados Unidos.
Código Arancelario de la mercancía: 3706.10.00.
Documentación Requerida: Facturas Comerciales y documento de embarque.
Perisología Requerida: Certificado de No Producción (MILCO).
Medio de pago: CADIVI.
Incoterm usado: EXW (En fabrica).
El proceso arranca desde la proyección que estima el departamento encargado de la
logística del material cinematográfico. La gerencia de compras solicita a Distribución una
aproximación de las películas que se desean comprar, entiéndase que este material se
maneja en Copias para su clasificación arancelaria. Esta información se requiere para
46
elaborar el Certificado de No Producción o Producción Insuficiente (MILCO); éste es un
instrumento requerido para hacer trámites correspondientes a CADIVI o SENIAT, y así se
adjudiquen las divisas de las importaciones que se estiman hacer dentro de un periodo
establecido, el cual tiene seis (6) meses de vigencia a partir de su fecha de emisión. Una vez
el ministerio apruebe el certificado se mostrara de la siguiente forma el formato.
Figura 26. Certificado de No Producción.
Sabiendo su aprobación se canaliza la importación concretando la recolecta de la mercancía
en la fábrica del vendedor, cual debe emitir la Factura Comercial correspondiente al
material cinematográfico; estableciendo los términos de pago y condiciones de pago.
El agente de carga Brenom Company se dirige hasta el almacén del proveedor el día 17 de
Octubre de 2012 para recoger el material fílmico, una vez verificada la mercancía se
procede al despacho de la misma, por su parte el agente de carga también debe enviar la
factura comercial correspondiente al flete del material.
47
Figura 27. Factura Comercial de la película.
48
Figura 28. Factura por flete.
Una vez la mercancía llegue al almacén, el agente realiza los trámites necesarios para que la
película pueda salir del país. Concretada la salida para la fecha 20 de Octubre el Brenom
Company emite el documento de embarque, que para los efectos viajara de forma aérea.
Como lo refleja la guía aérea siguiente, en la que se especifica los datos del proveedor, la
aerolínea que lo transporta, el nombre del consignatario, carga a transportar, ciudad de
origen, peso y cantidades, agente aduanal a notificar y finalmente el día estimado de vuelo
49
de la película. También debe mencionar el número de guía de la carga que será su cedula de
identidad en la travesía.
.
Figura 29. Documento de transporte (AWB).
Tras coordinar el despacho de la película a tierras venezolanas la pasante procede a
notificar a Jesarg Aduanales el arribo de la carga que está pautada para el 23 de Octubre
enviando la Factura Comercial, Planillas Rusad, AAD y AWB. Aunado a esto se autoriza el
50
mismo en el portal para que pueda tramitar todo lo referente a la nacionalización de la
mercancía.
Una vez llegada la fecha de arribo de los rollos cinematográficos el agente aduanal procede
a realizar los trámites correspondientes a la nacionalización y a su vez envía las pre
valoraciones de los gravámenes causados por la importación, cuando Jesarg Aduanales
envíe el cálculo la pasante realiza una “Solicitud de Pago” que básicamente consiste en
plasmar el monto total de los impuestos en un formato ya establecido y pasar esa
información a Tesorería para que se realice el anticipo de estos tributos y se pueda dar
salida a la mercancía. Para los efectos de la importación los gravámenes a los que está
sujeta la mercancía según su clasificación arancelaria da un total de 2.894,49 Bs, así como
lo demuestra la Planilla de pago en su forma 86. En la cual se describe su tasa ad-valorem,
tasa de servicio de aduanas y tesorería y el IVA. A su vez en la planilla 84 se destaca el
valor por el pago correspondiente al Servicio Nacional Integrado de Administración
Tributaria y Aduanera (SENIAT) el cual debe coincidir con el servicio de aduanas por un
monto de 76.43.
Figura 30. Planilla de Pago forma 84 (Pago al Seniat).
51
Figura 31. Planilla de Pago forma 86 (Pago de impuestos).
Una vez haya finalizado la nacionalización de la mercancía el Agente de Aduanas debe
enviar la documentación correspondiente al expediente de importación, para que la pasante
realice el cierre de la operación de CADIVI, consignando la documentación requerida para
que se otorguen las divisas. De acuerdo al número de solicitud asignado por el portal de
CADIVI que para los efectos de importación se canalizara con el número 14620753. La
52
pasante debe realizar la revisión del status de la misma que debe presentarse en “Solicitud
en Análisis” como los expresa el siguiente anexo:
Figura 32. Consulta de Solicitudes.
Ese status demuestra que la solicitud en objeto está en su revisión por el operador
cambiario. Al momento de elaborar las carpetas la pasante debe considerar el monto de
divisas a las que hay que renunciar, para ello suma los montos correspondientes al material
y al flete el cual da un total de $3.804,12, trayendo total de renuncia de $226.76 a las cual
Cines Unidos debe renunciar, elaborando una carta explicativa.
53
Figura 33. Carta de Renuncia de Divisas.
Tras haber consignado las carpetas a CADIVI, la pasante debe realizar el reporte de
importación para saber cuánto fue el costo total de la importación y además efectuar el
pago al Agente Aduanal. Reportando todos los gastos correspondiente a la importación y
las operaciones aduanales que originaron la nacionalización.
54
Figura 34. Reporte de Importación.
Finalmente la pasante archiva la OC junto a su soporte de importación para llevar un orden
de las operaciones canalizadas con anterioridad y esperar hasta que la Comisión otorgue las
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divisas y se proceda a realizar el pago al proveedor y agente de carga. Una vez el Operador
Cambiario analice exhaustivamente el expediente y otorgue las divisas, llegará la
notificación por correo en el que el status cambia a “Liquidar”, como lo demuestra la
imagen, en la que confirma que las divisas fueron entregadas el día 21 de noviembre.
Figura 35. Comprobante de Liquidación de Divisas.
Cambiando automáticamente el status en el portal como “Totalmente Liquidada”, para que
una vez validados los montos se proceda a la transferencia a los proveedores, extendiendo
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la participación al departamento de Finanzas el cual es el encargado de generar el pago a
los involucrados.
Figura 36. Consulta de Solicitudes en el portal.
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CONCLUSIONES
Las pasantías fueron una oportunidad de medir el conocimiento adquirido en los estudios
formarles de la carrera Comercio Exterior, representando la fase practica un complemento
indispensable para la educación del alumno, permitiendo la interacción de lo aprendido a lo
largo de la carrera con lo experiencia laboral.
Todas las actividades anteriormente presentadas se cumplieron con totalidad, dando los
mejores resultados y el cumplimiento de los objetivos
Luego de haber culminado satisfactoriamente las pasantías se puede concluir que la fase
práctica fue un éxito, ya que la pasante pudo vincular los conocimientos académicos con la
actividad laboral que desempeñó en la empresa, permitiéndole profundizar y conocer más a
fondo sobre el proceso de inició a fin de una importación. A su vez dentro de Cines Unidos
se tuvo la oportunidad de conocer el proceso de las compras nacionales lo que significa un
conocimiento extra e importante en la vida del estudiante.
Finalmente agradecer a Cines Unidos por brindar las herramientas necesarias para el
cumplimiento de los objetivos planteados, permitiendo la ejecución y el desarrollo de los
mismos,
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RECOMENDACIONES
Dirigidas a la Universidad:
Garantizar a cada estudiante un lugar en donde realizar sus pasantías, de acuerdo al
área de desempeñarse.
Profundizar más el contenido de CADIVI y hacer actividades prácticas para
familiarizarse con el portal.
Separar el programa de actividades en la materia Medios de Pagos en dos trimestres
ya que su contenido es necesario y fundamental para la realización de actividades en
materia de importaciones.
Dirigidas a Cines Unidos:
Autorizar a los pasantes para que usen el Sistema Solomon y realicen las
operaciones correspondientes a su área.
Garantizar apoyo financiero para los pasantes.
Actualizar nuevos equipos de computación, en vista que muchas veces se mostraron
fallas que retrasaron el trabajo.
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FUENTES DE INFORMACIÓN
Fuente 1:
Como realizar una importación, de acuerdo el SENIAT. Proceso de nacionalización.
http://www.slideshare.net/alexandern/pasos-detallados-efectuar-una-importacin-en-
venezuela
Fuente 2:
Providencias, instructivos y actas de consignación de documentos para canalizar las
importaciones con CADIVI.
http://www.cadivi.gob.ve/atencionusuario/personajuridica/importaciones.html
Fuente 3
Trámites para la realización del Certificado No Producción (MILCO)
http://tramites.mcti.gob.ve/tramites/
Fuente 4:
Pasos y documentación para importar
http://www.ibce.org.bo/asistencia-tecnica/pasos_importac.pdf
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ANEXO 1
ACTA DE CONSIGNACIÓN DE DOCUMENTOS PARA CIERRE DE
IMPORTACIÓN
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ANEXO 2
ACTA DE CONSIGNACIÓN DE DOCUMENTOS PARA
ACTUALIZACIÓN DE SOLVENCIAS
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ANEXO 3
CICLO DE PAGO CON ORDENES DE COMPRA
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ANEXO 4
CICLO DE PAGO CON CONTRATO
