Il mondo corporate: sfide, tendenze, linguaggi, aspettative nella gestione degli eventi e dei congressi

Cisalpina Research

Cisalpina Research è il centro studi creato da Cisalpina Tours nel 2011 per rilevare dati e tendenze, opportunità e sfide del mercato dei viaggi d’affari.

Le indagini di Cisalpina Research hanno come primo elemento di unicità quello di fotografare esclusivamente il mercato italiano, in maniera obiettiva e puntuale.

Ogni survey dà, quindi, voce e possibilità di confronto sui temi di maggiore attualità ai travel e event manager, marketing, responsabili acquisti e risorse umane di aziende italiane di ogni settore e dimensione, che rappresentano una fetta significativa dell’articolato tessuto economico nazionale.

L’indagine Eventi e Congressi

L’indagine, condotta in collaborazione con MPI Italia Chapter nel periodo di settembre-ottobre 2013 ha l’obiettivo di esplorare le tendenze nel mondo degli eventi in Italia e comprendere come le aziende si stanno muovendo in questa fase di rinnovamento.

Il target di riferimento sono stati i Corporate Event Manager, Marketing Manager e chi all’interno della propria organizzazione si occupa della gestione degli eventi aziendali.

L’iniziativa nasce a seguito degli incontri avviati nel 2012 e proseguiti nel 2013 con le principali aziende italiane durante il ciclo di seminari interattivi «Experience and Perfom», ideato da Cisalpina Tours e patrocinato da MPI Italia Chapter per costruire e diffondere una cultura d'impresa tra le aziende che organizzano eventi di comunicazione.

La ricerca si è svolta su base web attraverso domande a risposta multipla. In totale 17domande.

Si ringrazia Event Report e Secretary.it che hanno partecipato in qualità di media partner.

Alcuni risultati

Il primo dato a stupire è la confusione di ruoli e competenze nell’organizzazione degli eventi aziendali; una miriade le figure professionali e le funzioni aziendali coinvolte. Solo l’11% delle aziende intervistate ha infatti dichiarato di affidare l’organizzazione dell’evento al Corporate event.

Quando poi, le decisioni finali per la gestione e organizzazione di un evento sono affidate al Top Management (Presidenti 35% e AD 30%)

Tutto ciò genera situazioni interne problematiche, quali ad esempio confusione di ruoli e mansioni, gestione frammentata e pesante, processi decisionali lunghi e faticosi.

Tra le difficoltà principali da fronteggiare nella realizzazione degli eventi emerge con una percentuale superiore al 40% l’esiguità dei budget messi a disposizione che risultano inappropriati, richiedendo alle agenzie di eventi di trovare sempre più frequentemente soluzioni originali e creative a basso impatto economico.

Alcuni risultati

Tra le difficoltà esterne spicca la scarsa conoscenza, qui in Italia, degli standard internazionali (33%) che disciplinano e istituzionalizzano il settore del MICE.

Particolarmente difficile è risultato essere, anche, il rapporto con i fornitori finali; a venir meno secondo i nostri rispondenti sarebbe l’approccio “tailor made”.

Sentendosi poco comprese le aziende stesse al loro interno cercano di trovare le soluzioni più adeguate e sicure per garantire il buon esito dell’evento: tra queste di primaria rilevanza pare essere un buon brief completo e dettagliato (31%)

Le aziende italiane si concentrano sempre più sul Meeeting Design per raggiungere gli obbiettivi prefissati. La misurazione dell’impatto generato dall’evento e la ricerca continua di un suo miglioramento è stato segnalato come uno dei punti su cui le aziende pongono maggior peso strategico.

In futuro le aziende vedono il ruolo delle agenzie di pianificazione e organizzazione di eventi più coinvolte nella comunicazione (34%) piuttosto che nella logistica (9%).

Gli eventi saranno sempre più caratterizzati da un’ anima verde (35%) e si sente l’esigenza del ritorno ai meeting face to face (26%)

Quali sono le problematiche interne con cui si confronta quotidianamente e che maggiormente influiscono sulla qualità del suo lavoro?

41%

13%

10%

10%

10%

8%

5% 3%

Necessità di combinare qualità con budget ridottiSovrapposizione dei ruoli/funzioni aziendaliLungo processo di validazione internaMancanza di formazione specifica/conoscenza del mondo eventi all'interno dell'organizzazioneIncertezza del mercato e dell'andamento dell'aziendaPartner prefissati e imposti dalla casa madreTravel Policy blindate e poco flessibiliAltro

Quali sono le problematiche esterne con cui si confronta quotidianamente e che maggiormente influiscono sulla qualità del suo lavoro?

33%

24%

15%

12%

9%

6%

Scarsa conoscenza degli standard inter-nazionali

Mancanza di risposte tempestive da parte dei fornitori

Mancanza di flessibilità da parte dei fornitori

Difficoltà di "dialogo" con i fornitori

Altro

Inadeguatezza dei fornitori

* per Altro è emersa la scarsa capacità propositiva e creativa dei fornitori.

Quali delle seguenti strategie utilizzate nella vostra organizzazione per assicurare il buon esito dell'evento?

31%

19%17%

12%

12%

10%

Stesura di un brief dettagliato

Coinvolgimento costante del management

Creazione di collaborazioni con tutti gli attori coinvolti nell'organizzazione

Analisi rischio degli eventi precedenti

Report periodici per evidenza delle spese

Frequente Audit

Negli ultimi due anni quale è stata la principale sfida affrontata nella gestione degli eventi?

43%

26%

22%

4% 4% Budget limitati

Cultura aziendale conservativa

Crisi economica diffusa

Instabilità del mercato (fornitori in difficoltà o scomparsi)

Regime fiscale sfavorevole

Scelga tra le seguenti opzioni quelle su cui la sua azienda pone un maggior peso strategico per la gestione di un evento?

26%

17%

12%

19%

12%

10%3% 2%

Raggiungimento degli obiettivi prefissati

Creare coinvolgimento dei partecipanti

Logistica dell'evento

Riduzione dei costi - Migliorare i risparmi

Aumento ritorno dell'investimento -ROI

Visione globale di tutti gli aspetti e le fasi di un evento

Allineamento alle nuove norme legislative in ma-teria

Altro

In Azienda quali sono attualmente le due esigenze prioritarie nella pianificazione e organizzazione di un evento?

26%

24%

14%

14%

12%

10%

Contenuti e format più innovativi

Fissare obiettivi specifici, realistici, raggiungibili, misurabili, a scadenza

Dimostrare a breve-medio-lungo termine il BVOM (Business Value of Meeting)

Coerenza con la Policy generale dell'azienda

Maggiore creatività

Stabilire a monte i criteri di misurazione dell'investimento economico

Secondo quali criteri vengono selezionate le agenzie a cui affidare l'evento?

33%

18%

23%

8%

8%

3%8%

Professionalità

Idee innovative e creatività

Affidabilità e capacità di realizzazione

Rispetto delle politche sostenibili e di una condotta etica

Remunerazione dell'agenzia (Agency Fee)

Conoscenza e rispetto degli standard in-ternazionali

Capacità di selezionare i fornitori (capacità di fare network)

Come immagina il ruolo delle agenzie di pianificazione e organizzazione di eventi nei prossimi anni?

34%

31%

25%

9% Ruolo più attivo nella comunicazione

Capacità di coordinare e gestire le rispet-tive aree di competenza e specializ-zazione

Maggiore apporto nello stabilire i criteri di misurazione e valutazione dell'evento

Meno logistica e più coinvolgimento sul meeting design

Grazie per l’attenzione