i-P2P: Vendor Management OverviewS(fjmgcb1puikru22npkx4evng... · 2021. 1. 13. · •Pemenuhan...

i-P2P: Vendor ManagementOverview

23 Desember 2014

Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada, diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis

• Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan

•Aplikasi terkait proses bisnis Procurement yang belum terintegrasi.

(ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll)

• Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi.

• Efisiensi dan efektifitas proses procurement dalam rangka meningkatkan operational excellenceperusahaan.

• Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler.

• Keselarasan dengan ICT Master Plan PT Pertamina (Persero).

• Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1)

• Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end).

Latar Belakang

Sistemprocurement

yang terintegrasi(end-to-end)

yang menerapkanprinsip SRM

Sistem ini nantinya akanterintegrasi baik untuk

korporat dan anakperusahaan Pertamina

Solusi

Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi Pertamina.

Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy

Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment.

Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data administratif perusahaan (self service)

Kendala External (Vendor)

Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement

Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement

Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif

Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat

Kendala Internal (Pertamina)

Apakah i-P2P itu?

Apakah“ i-P2P “

itu?

Aplikasi online untuk membantu pencatatan proses bisnis pengadaan barang dan jasa

(terutama non Hydro) mulai dari permintaan, penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing,

pembayaran dan pajak yang terintegrasi langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan

oleh Pertamina beserta anak perusahaannya.

Integrated Procure to Pay (i-P2P) diharapkan dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Pertamina

http://www.pertamina.com/i-p2p

Dapat diakses melalui alamat portal:

http://www.pertamina.com/i-p2p

Baseline:

i-P2P Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user

management serta workflow definition.

Master Data MgmtPengelolaan master

data terkait proses

procurement termasuk

di dalamnya data

vendor

Vendor MgmtPengelolaan master

data vendor, dimana

vendor dimungkinkan

dapat mengelola

beberapa datanya

sendiri.

Contract MgmtMembentuk sistem

yang mencakup

Contract Repository,

Creating Contract &

Contract Monitoring.

SourcingProses pemilihan

penyedia barang &

jasa secara OL serta

memberikan notifikasi

kpd penyedia secara

electronic.

Collaborative

ProcurementAdanya electronic

catalog (shopping

cart), kemudahan

proses approval serta

update supplier

performance

Spend AnalysisMengklarifikasi &

menganalisa data purc

activity serta monitoring

compliance dalam hal

pengadaan barang/jasa

Invoice MgmtTransparansi proses

invoice serta

monitoring

outstanding

SA/GR/GI

consigment

Payment MgmtProses mendapatkan

data pembayaran yang

dilakukan lewat MIRO

SAP

TaxMengelola perpajakan

seperti kode jenis

pajak serta

perhitungannya,

ReportingSifatnya operational

seperti report data

vendor, contract

management, spend

Analysis serta invoice

dan payment

Fitur yang tersedia di i-P2P akan digunakan oleh internal Pertamina dan external (Vendor)

Membutuhkan aktivitas yang akan

dilakukan oleh vendor di sistem

Implementasi i-P2P Modul Vendor Management

Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-P2P yang ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri

Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di Pertamina

Paperless-ready: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy.

Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke unit procurement terdaftar

Desember 2014

a

b

c

d

Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management

Fitur/FungsionalitasVendor

SKTVendor

Non SKTVendor

Baru

1 Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor Pertamina (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi data di i-P2P

Ya Ya -

2 Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor

- - Ya

3 Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina)

- Ya -

4 Update data Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data di i-P2P

Ya - -

5 Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina

Ya - -

6 CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS)

Ya Ya -

7

Re-Registrasi

Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di Pertamina (SKT dan Non SKT) untuk memiliki akun di i-P2P dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan

8

Prerequisite: 1. NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P

2. Sudah memiliki nomor vendor di Pertamina

Re-Registrasi: Normal Flow

9

Re-RegistrasiVerifikasi & Approval

Admin Reg LocProses Utama

Users dan Roles

Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWPVendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina

Output Utama yang dihasilkan

Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina

Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data

Vendor (SKT) menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P (update data atau mengikuti pengadaan)Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT

Re-Registrasi: Return Flow

10

Input data re-registrasi

Verifikasi

OK?No / Rejected

Yes

Re-Registration completed

VendorPertamina

(Admin Reg Loc)

Registrasi

Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor

11

Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P

Registrasi: Normal Flow

12

RegistrasiVerifikasi &

Approval Admin Reg Loc

Proses Utama

Users dan Roles

Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst)Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina


Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina

Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data

Verifikasi & Approval

MDM

Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP

Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-P2P

Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKTVendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-P2P

Registrasi: Return Flow

13

Input data registrasi

Verifikasi

OK?No / Rejected

Verifikasi

YesOK?

No / Return to adm reg loc

Registration completed

VendorPertamina

(Admin Reg Loc)Pertamina

(MDM)

Yes

Upgrade SKT

Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT(SKT – Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses

procurement di Pertamina)

14

Prerequisite: Vendor non SKT telah memiliki nomor vendor di Pertamina dan account i-P2P

Upgrade SKT: Normal Flow

15

Upgrade SKT


Admin Reg Loc

Proses Utama

Users dan Roles

Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)


Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.

Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM

Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendorPertamina (Keuangan)melakukan verifikasi data keuangan vendorPertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMSPertamina (Procurement)melakukan verifikasi data procurementPertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP

Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi

Vendor terdaftar sebagai SKT

Upgrade SKT: Return Flow

16

Input data registrasi

Verifikasi

OK?No / Return

Verifikasi

Yes

OK?


Upgrade SKT completed

VendorPertamina

(Admin Reg Loc)

Pertamina(MDM)

Yes

Pertamina(Legal, Finance, HSE, Procurement)

Verifikasi (Legal)

Verifikasi(Finance)

Verifikasi(HSE)

OK?

Verifikasi(Procurement)

Verifikasi

OK?

Pertamina(Admin RegLoc)

No / Reject SKT

Upgrade SKT rejected

Yes

Update Data

Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-P2P

17

Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P

Update Data: Normal Flow

18

Update Data


Admin Reg Loc

Proses Utama

Users dan Roles

Vendor SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan yang ingin diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)


Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.

Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM

Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendorPertamina (Keuangan)melakukan verifikasi data keuangan vendorPertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMSPertamina (Procurement)melakukan verifikasi data procurementPertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP

Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi

Perubahan data vendor tercatat di sistem i-P2P

Update Data: Return Flow

19

Input data update

Verifikasi

OK?No / Return

Verifikasi

Yes

OK?


Update data completed

VendorPertamina

(Admin Reg Loc)

Pertamina(MDM)

Yes

Pertamina(Legal, Finance, HSE, Procurement)

Verifikasi (Legal)

Verifikasi(Finance)

Verifikasi(HSE)

OK?

Verifikasi(Procurement)

Verifikasi

OK?

Pertamina(Admin RegLoc)

No / Reject SKT

Update data rejected

Yes

Yes

Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location)

Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina.

Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar

20

Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P

Extend Registered Location: Normal Flow

21

Extend Registered Location


Admin Reg Loc

Proses Utama

Users dan Roles

Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend:

Company CodeRegistered LocationSub Bidang

Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu perusahaan Pertamina maupun antar perusahaan Pertamina


Pertamina (Admin Reg Loc yang dituju) melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data


MDM

Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP

Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaanVendor menerima email notifikasi status permohonan extend

Extend Registered Location: Return Flow

22

Input data extend

Verifikasi

OK?No / Rejected

Verifikasi

YesOK?


Extend data completed

VendorPertamina

(Admin Reg Loc)Pertamina

(MDM)

Yes

CSMS

Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS)

23

Prerequisite: 1. Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-P2P

2. Sub bidang / pekerjaan di Pertamina mensyaratkan adanya penilaian CSMS

CSMS: Normal Flow

24

CSMSVerifikasi &

Approval Admin Reg Loc & HSE

Proses Utama

Users dan Roles

Vendor SKT & Non SKT mendownload daftar pertanyaan CSMSVendor SKT & Non SKT mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke i-P2PVendor SKT & Non SKT mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS


Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM


MDM

Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan men-submit status CSMS ke MySAP

Status CSMS vendor terupdate di MySAPVendor menerima email notifikasi status permohonan CSMS

CSMS: Return Flow

25

Input data extend

Verifikasi

OK?No / Rejected

Verifikasi

YesOK?

No / Return to HSE

CSMS completed

VendorPertamina

(HSE)Pertamina

(MDM)

Yes

26

Email: [email protected]@pertamina.com Telepon 021-3815111 ext 4537

Pertanyaan dan

Informasi

mailto:[email protected]:[email protected]

i-P2P: Vendor Management OverviewS(fjmgcb1puikru22npkx4evng... · 2021. 1. 13. · •Pemenuhan...

Documents

Transcript of i-P2P: Vendor Management OverviewS(fjmgcb1puikru22npkx4evng... · 2021. 1. 13. · •Pemenuhan...