PROJEKTORI - projektitoiminnan kehittäminen ja sitä tukevan tietojärjestelmän esittely –
Hyvinvointia työstä ja uudistuvasta toimintakulttuurista ... · Hr-tietojärjestelmän...
Transcript of Hyvinvointia työstä ja uudistuvasta toimintakulttuurista ... · Hr-tietojärjestelmän...
Hankesalkku
Henkilöstö
Projekti
Hyvinvointia työstä ja uudistuvasta
toimintakulttuurista
Hankejohtajat Outi Sonkeri, Juhani McBreen
Projektipäällikkö Tiina Auranne
Uusimaa 2019 -hanke
Uudenmaan sote- ja maakuntauudistus
Uudenmaan liitto // Nylands förbund
Helsinki-Uusimaa Regional Council
Toinen linja 4 • 00530 Helsinki • Finland
[email protected] • www.uusimaa2019.fi
Sisällysluettelo
1. Projektin nykytila ja tavoitteet ........................................................................................................ 1
Projektin nykytilan kuvaus ........................................................................................................... 1
Vaatimukset................................................................................................................................. 2
Tavoitteet ..................................................................................................................................... 3
1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet ........................................................................... 3
1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet ................................................................................... 3
2. Projektin kuvaus ................................................................................................................................... 4
2.1. Projektin laajuus .............................................................................................................................. 4
2.2. Lopputuotokset ................................................................................................................................ 6
2.3. Rajaukset ........................................................................................................................................ 6
3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet .................................................................................................... 8
3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät ............................................................................................. 8
3.2. Projektin vaiheet .............................................................................................................................. 8
3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista ............................................................................................... 9
4. Organisaatio ja päätöksenteko ......................................................................................................... 10
4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko ........................................................................................ 10
4.2. Projektitiimit ................................................................................................................................... 10
4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät ................................................................................................. 10
5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava työmäärä ................................................................. 12
6. Riskit .................................................................................................................................................... 13
7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit ......................... 15
1
1. Projektin nykytila ja tavoitteet
Projektin nykytilan kuvaus
Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi on tehty vertailua
henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja resursoinnista sekä
henkilöstökäytännöistä, eli mm. henkilöstösuunnittelu ja –resursointi, organisaatiokulttuurin lähtökohdat,
rekrytointi ja perehdyttäminen, osaamisen johtaminen, työkyvyn johtaminen, suorituksen johtaminen,
palkitseminen, yhteistoiminta ja osallistaminen, esimiestoiminnan periaatteet, työsuojeluorganisaation
rakenne, työterveyshuollon järjestelyt ja työsuojeluun liittyvät toimintatavat ja ohjeistus. Valmistelun
avulla saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi
hahmottamiseksi ja benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi.
Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan
maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on laadukasta.
Maakunnan henkilöstöpolitiikassa on määritelty tavoitteena, että maakuntakonsernissa on yhdessä
tekemiseen, arvostavaan vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja sitoutumiseen kannustava työilmapiiri.
Tavoitteesta on johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan maakunnan työhyvinvoinnin
toimintaohjelma ja työsuojelun käytännöt.
Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttää, että maakunta
määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä keskeisiltä osin
ennen toiminnan alkamista. Lähtökohtana on organisaation toiminnan hyvä johdettavuus ja tavoitteena
henkilöstönäkökulmasta onnistunut muutoksen johtaminen ja sitoutumisen vahvistaminen. Uudenmaan
maakunta on yksi työnantaja, jossa
• Uudenmaan maakunnassa luotetaan siihen, että jokainen maakunnan palveluksessa oleva
hoitaa tehtävänsä viipymättä ja oikein
• Maakunnan henkilöstöjohtamisessa jokaista työntekijää kohdellaan samojen sääntöjen
mukaisesti
• Jokainen työntekijä, on hän palveluammattilaisen tai esimiehen roolissa, on aloitteellinen
omissa asioissaan
• Jokainen työntekijä huolehtii oman toimintakykynsä, osaamisensa ja työsuoritustensa
moitteettomasta ylläpitämisestä
• Jokaisen luotetaan myös ottavaan vastuun omien palvelussuhdeasioidensa hoitamisesta ja
ottaa tilannettaan koskevat asiat tarvittaessa puheeksi oman esimiehensä kanssa
• Uudenmaan maakunnan jokainen esimies on vastuussa oman työyksikkönsä
päivittäisjohtamisesta ja henkilöstönsä suunnittelusta, resursoinnista, kehittämisestä ja
työsuojelusta
• Itseohjautuvissa tiimeissä otetaan yhteisesti vastuu palvelutehtävien sujumisesta, tiimin
suorituskyvyn varmistamisesta ja työnkulkujen kehittämisestä
• Maakunnassa luotetaan siihen, että kukin esimies hoitaa tehtävänsä ja tekee päätökset
yhtenäisten annettujen ohjeiden ja prosessien mukaisesti
• Jokainen hyödyntää itsepalveluna omien tietojensa tai alaisensa henkilöstön
palvelussuhdetietojen hallinnassa kaikille yhteisiä tietojärjestelmäratkaisuja
• Uudenmaan maakunnan palveluksessa olevat hyödyntävät tarvittaessa kaikille yhteisiä
keskitettyjä palveluja, jotka tukevat suoritusten johtamisen, palvelussuhdeasioiden,
työhyvinvoinnin, osaamisen varmistamisen ja osallistavan viestinnän toteuttamista
2
• Hyvä henkilöstökokemus ja työnhakijakokemus ovat elintärkeitä maakunnan olevien
henkilöresurssien pysyvyydelle ja uusien osaajien saamiselle
Samalla projektissa vastataan Sote- ja maakuntauudistukselle asetettuihin tuloksellisuus ja tehokkuus
tavoitteisiin määrittelemällä ne toimenpiteet, joilla voidaan edistää HR:n tehokkuutta ja laatua:
• Lean johtamisen periaatteet ja menetelmät
• HR-prosessien standardointi ja automatisointi
• Itsepalvelutoimintojen ja sähköisen asioinnin tarjoaminen kaikille
• Jatkuvan parantamisen menetelmien käyttöönotto
• Suorituksen johtamisen kehittäminen
• HR-mittariston kehittäminen ja mittariston seuranta tinkimättömästi
• Talent management ja työnantajamielikuvan toimenpiteet
Sidosryhmä- ja asiantuntijatyöryhmätyön avulla kootaan – ja vertaillaan luovuttavien organisaatioiden
henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, - toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja.
Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita
käytänteitä maakunnassa käytettäväksi. Tämän jälkeen tehdään aineiston analysointia, vertailua ja
esitetään alustava ehdotus maakuntakonsernitasoisen henkilöstöprosessien malleista. Tavoitteena on
henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen
maakunnan liikelaitoksien ja toimialojen kanssa.
Vaatimukset
Vaatimus * Kuvaus
Työturvallisuuslaki 738/2002 Työturvallisuuden ohjaus
Laki työsuojelun valvonnasta ja
työpaikan
työsuojeluyhteistoiminnasta 2006/44
Työsuojelun ohjaus
Työterveyshuoltolaki 1383/2001 Työterveyshuollon ohjaus
Sairausvakuutuslaki 2004/1224 Työterveyshuollon järjestämisestä
aiheutuvien kustannusten korvaaminen jne.
Työaikalaki 605/1996 Työajan ohjaus
Työsopimuslaki 2001/55 Työnantajan uudelleensijoitusvelvollisuuden
sisältö ja laajuus konsernissa
Laki yksityisyyden suojasta
työelämässä 2004/759
Yksityisyyden suojan ohjaus
Laki sairausvakuutuslain
muuttamisesta 19/2012
Työterveyshuollosta aiheutuvien
kustannusten korvaaminen jne.
Laki työterveyshuoltolain
muuttamisesta 20/2012
Työterveyshuollon ohjeistus
3
Tavoitteet
1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet
• Työhyvinvointi -projektin tavoitteena on varmistaa, että huolellinen ja arvostava esimiestyö
toteutuu maakunnan henkilöstön työhyvinvoinnin, työsuojelun ja työkyvyn johtamisessa.
Esimiehiltä edellytetään työyhteisöjen ilmapiirin rakentamista, henkilöstön kannustamista sekä
luottamukseen perustuvaa vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Työhyvinvoinnin edistämistä ohjaavat
periaatteet, tavoitteet, keinot ja mittarit on esitelty tarkemmin projektidokumentoinnin liitteissä.
• Työyhteisöjen hyvinvoinnin ylläpitäminen on ennakoivaa ja henkilöstön työ- ja toimintakykyä
edistävää. Maakunnassa työskentely on mielekästä ja sujuvaa turvallisessa, terveyttä
edistävässä sekä työuraa tukevassa työympäristössä ja työyhteisössä. Maakunnassa henkilöstö
pysyy työkykyisenä työuran loppuun asti.
• Maakunnassa työntekijäkokemusta johdetaan saumattomasti koko työsuhteen ajan.
Systemaattisilla ja yhtenäisillä työkykyjohtamisen käytännöillä ja toimintatavoilla kartoitetaan
työkykyyn vaikuttavia tekijöitä ja parannetaan työhyvinvointia yksilötasolla. Maakunnan
hyvinvointityössä olennaisia ovat ne toimenpiteet ja investoinnit, joilla parannetaan työyhteisön ja
henkilöstön fyysistä ja psyykkistä työkykyä. Henkilöstön työkykyä huomioidaan ja johdetaan
järjestelmällisesti.
• Ennalta ehkäisevällä työterveyspalvelujen järjestämisellä sekä sairauksien tehokkaalla
hoidolla ylläpidetään ja parannetaan henkilöstön työkykyä.
• Työterveysyhteistyö on prosessinomaista ja suunnitelmallista toimintaa yhteistyön
tarpeista ja tavoitteen asetannasta seurantaan, arviointiin ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.
Työterveyshuolto tuntee työn, henkilöstön ja työyhteisön tilanteen ja esimies tuntee
työterveyshuollon toiminnan. Työterveysyhteistyön toimijoilla on määritelty selkeät roolit ja
vastuut terveys-, työkyky ja turvallisuusjohtamisessa = yksilö, esimies, johtaja, työyhteisö,
työsuojelu.
1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet
• Onnistuneen muutoksen toteutumista tuetaan panostamalla muutoksen johtamiseen,
huolelliseen esimiestyöhön, hyvään tiedonkulkuun ja osallistaviin toimintatapoihin.
Työntekijäkokemusta ja sitoutumista maakuntaorganisaatioon vahvistetaan. Maakunnassa
edistetään henkilökohtaista muutoskyvykkyyttä ja valmiutta toimia muutoksessa, samastumista
ja sitoutumista maakunnan työtehtäviin
• Henkilöstön sitoutuminen ja samastuminen lisää työmotivaatiota ja työn imua, joka näkyy
tuottavuusparannuksina maakunnan toiminnassa. Suunnitelmalliset työsuojelutoimenpiteet
edistävät työntekijöiden työhyvinvointia, terveyttä, turvallisuutta ja työkykyä sekä tuottavuuden ja
työelämän laadun kestävää parantamista.
• Systemaattisella perehdytyksellä tuetaan työhyvinvoinnin ja työsuojelun ohjeiden ja
käytänteiden toiminnallistamista.
• Terveellisten ja turvallisten työolosuhteiden lähtökohtana on työolojen kokonaisvaltainen arviointi.
Työn ja työympäristön terveellisyyden ja turvallisuuden kehittäminen edellyttää
työnantajan, työntekijöiden ja työterveyshuollon yhteistyötä.
• Aktiivinen varhainen puuttuminen henkilöstön työkyvyn haasteissa on osoitus huolenpidon ja
välittämisen kulttuurista, jossa yhdistyvät inhimillinen, taloudellinen ja tuottavuusnäkökulma.
4
Työyhteisöissä edistetään tiimien tuloksellisuutta ja tuloksellista asiakastyötä työn kehittämisellä,
suunnittelulla ja järjestämisellä sekä yhteisellä vastuulla tavoitteiden saavuttamisesta. Hyvä
esimiestyö luo työn imun kokemuksia. Digitalisaatio tukee esimiestyötä
• Työjärjestelyt ovat selkeät ja perustyö on kunnossa. Tiimeissä luodaan selkeitä rakenteita
työn tekemiseen ja onnistumisen edellytyksiin. Työn tuunaaminen vahvistaa työn imua ja
aktiivista sopeutumista.
• Esimiehet ja työntekijät tuntevat riskien hallinnan perustan, toimenpiteet ja ohjelman. Maakunnan
työyksikköjen riskit on arvioitu ja tunnistetut riskit ovat hallinnassa. Haastavien tilanteiden,
uhka- ja väkivaltatilanteiden ja epäasiallisen kohtelun ja häirinnän osalta maakunnassa
noudatetaan nolla- toleranssia.
• Yhteistoiminta toteutetaan kaikissa maakunnan organisaatioissa sujuvasti
toimintaorganisaation puitteissa, työnantajan ja henkilöstön edustajien kesken. Yhteistyötä ovat
tukemassa työterveyshuolto ja muut asiantuntija tahot. Yhteisöllisyys tukee terveyttä,
hyvinvointia, oppimista, tuloksellisuutta ja samastumista maakuntaan. Erilaisuuden
hyväksyminen, luottamus ja vuorovaikutus edistävät yhteisöllisen työhyvinvoinnin kehittymistä
maakunnan työyhteisöissä.
• Maakunnassa huolehditaan työntekijöiden osaamisen kehittämisestä. Tunnistetaan tiimien
uudet strategiset osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet. Maakunnassa kohdennetaan
resursseja henkilöstön osaamisen kehittämiseen.
2. Projektin kuvaus
Projektin lopputuotoksena syntyy kaksi ohjelmaa:
1_2241 Työhyvinvointiohjelma
1_2242 Työterveyshuollon ohjelma
2.1. Projektin laajuus
Projektissa on tehty aineiston analysointia, vertailua ja esitetään alustava ehdotus ja luonnos
maakuntakonsernitasoisesta työhyvinvointi -ohjelmasta.
Projektin työstämisessä painottuu tietojärjestelmäintegraation varmistaminen henkilöstöprosessien ja
ICT hankevalmistelun välillä. Maakunnan HR kokonaisarkkitehtuuri on suunniteltu Oraclen
pilvipalveluun maakuntaan suunniteluilla HR- prosesseilla.
Maakunnan HR -järjestelmän käyttöönotto edellyttää tietojärjestelmän kehittämisen näkökulmasta
arviointia, joka kohdistuu HR-prosessien erojen arviointiin, toimintaohjeiden ja delegointien
muuttamisten arviointiin sekä ohjeistuksiin ja koulutuksiin ja tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden
työnkuvien tarkistamisiin. Lisäksi käyttöönotto edellyttää HR-prosessivastaavien/päälliköiden työtä ja
näkemyksiä kehittämiskohteista ja prosessien tehostamisesta, tiivistä yhteistyötä ja prosessien
kehittämistä Tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden kanssa, vaatii vahvaa projektiosaamista ja
kokonaisuuksien hallintaa ja jolloin henkilöstön muutostuki on välttämätöntä.
5
Uudenmaan valmisteluvaiheen HRD-käytänteiden analysointia lähestytään ns. dialogisen
muutoksenjohtamisen ajattelutapaa soveltaen. Tavoitteena on saada aikaan Uudenmaan sote- ja
maakuntauudistukselle maakuntaan luovuttavien organisaatioiden asiantuntijoita yhdistävä dialoginen
prosessi. Prosessissa työstetään yhdessä uuden maakunnan henkilöstöpoliittisia linjauksia ja
toimintaohjelmia.
Henkilöstöpolitiikan linjausten toimenpidekokonaisuudet puretaan ja nimetään ohjelmiksi, jotka edelleen
konkretisoidaan toimintaohjeisiin, prosessikuvauksiin jne. alla olevalla tavalla
1. Ohjelma
Ohjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan
maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen
asiaan.
2. Toimintaohje
Kirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat,
reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi
käyttää pelkistämiseen.
3. Prosessikuvaus
Ylätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessin etenemisen vaiheittain ja työnjaon
visualisoituina kuvina.
4. Vuosikello
Ohjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio
muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa
tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.
5. Tukimateriaali
Tukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saa lisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.
6. Tietojärjestelmä
Hr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan miten valitun ohjelman henkilöstötieto löytyy ja
ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.
7. Palvelut
Kuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.
Valmistelutyöhön on kutsuttu laajasti asiantuntijoita luovuttavista organisaatioista. Valmistelu-
/asiantuntijaryhmien aihealueet on jaoteltu henkilöstöjohtamisen prosessien perusteella:
Ryhmä 1: Palvelussuhde, palkkaus ja yt
Ryhmä 2: Osaamisen kehittäminen, työilmapiiri
Ryhmä 3: Henkilöstöresurssointi, rekrytointi ja perehdytys
Ryhmä 4: Työhyvinvointi, työsuojelu ja työkyky
Työpajatyöskentelyn aikana on tunnistettu henkilöstöjohtamisen toimintamallien yhdensuuntaisuutta
luovuttavissa organisaatioissa. Tavoitteena on henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen
tarkoituksenmukaisella tavalla. Maakunnan valmistelutyön asiantuntijaryhmissä on tunnistettu hyviä
käytänteitä, joita voidaan jatkojalostaa ja levittää koko maakunnan toimintaan. Jatkossa hankkeessa on
tunnistettava mitkä toimintamallit rakennetaan yhteisiksi koko maakuntaan ja mitä omia toimintamalleja
6
sovelletaan liikelaitoksiin ja toimialoille. Näitä pitää olla koeteltu ja tuloksia vaikuttavuudesta pitää
löytyä.
2.2. Lopputuotokset
Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttävät, että maakunta
määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä ennen toiminnan
alkamista.
Projektissa on koottu – ja vertailtu luovuttavien organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, -
toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja. Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä
esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita käytänteitä maakunnassa
käytettäväksi. Paras käytäntö on;
• prosessi, menetelmä, toiminto tai ohjelma, joka on parasta mitä on tiedossa
• kattaa omassa organisaatiossa suuren osan henkilöstöä
• tarvittavat tiedot hallitaan ja on tuettu sähköisesti
• on ohjeistettu ja dokumentoitu
• käytännön käyttöönotto ja ylläpito on varmistettu koulutuksilla
• käytäntöä kehitetään tavoitteellisesti ja seurataan mittarein
• on helposti monistettavissa tai skaalattavissa muille
Henkilöstön ja johdon rekrytointi -projektissa on laadittu seuraavat henkilöstöjohtamisen
toimintamallien ja prosessien kuvaukset sekä henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT
prosessit.
Henkilöstöjohtamisen toimintamallit:
• HR toimintamallit – nykytilakartoitus
• Maakunnan työhyvinvointiohjelma – luonnos
• Terveydellisistä syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen
osana rekrytointia – luonnos
• Varhainen tuki – luonnos
• Työterveyshuollon nykytila – kartoitus
Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:
• Uudelleensijoitusprosessia edeltävät työkyvyn tuen toimenpiteet
• Terveydellisistä syistä tapahtuva uudelleensijoitusprosessi
• Prosessikaavio, terveysperusteinen uudelleensijoitus
Projektin tiedon keruun vaiheen ja työpajojen aineistot on tallennettu maakuntauudistuksen Soma
ekstranettiin, henkilöstövalmistelun osioon.
2.3. Rajaukset
Projektisuunnitelman mukaisten ohjeiden ja mallien valmistelu, joita jatketaan projektin seuraavassa vaiheessa:
7
Korvaava työ – ohjeet
Terveysperusteisen uudelleensijoituksen – malli
Ammatillinen kuntoutus – toimintamalli
Työkykyarvio – ohje
Osasairauspäiväraha, osakuntoutustuki – ohje
Sovellettu työ – ohje
Työturvallisuus – ohje
Työtapaturmien ilmoittaminen ja tutkinta – ohje
Vakava työssä sattunut tapaturma – ohje
Työsuojelu – ohje
Työpaikkahäirintä ja ristiriitatilanne – ohje
Työpaikkaväkivallan torjunta – ohje
Turvallisuus kotisairaanhoito, asiakaspalvelu – ohje
Sovittelu – ohje
Riskien arviointi ja hallinta – ohje
Riskit ohjelmisto ja käyttöopas – ohje
Turvallisuuskierros – ohje
Tulosten käsittely ja kehittämiskohteet – ohje
Sisäilmaongelmat – ohje
Päihdeohjelma ja liitteet
Tartuntatautilaki- ja ohjeet
Savuton maakunta – ohje
Työkuormituksen hallinta – ohje
Ergonominen työvuorosuunnittelu – ohje
Työnohjaus – ohje
Defusing– ohje
Hyvä työkäyttäytyminen – ohje
Työolobarometritutkimus, tulosten käsittely ja kehittämiskohteet –ohje
Työterveyshuolto – sopimus
Työterveyshuolto – toimintasuunnitelma
Työterveysyhteistyö, työhyvinvointi- ja työsuojelu – vuosikello
Terveydenhuollon tutkimuksissa, tarkastuksissa ja hoidoissa käynti – ohje Vuokratyöntekijöitä ja harjoittelijoina olevia opiskelijoita koskeva tartuntalain soveltaminen – ohje
Biologinen altistuminen ja veritapaturma – ohje
Työhyvinvoinnin toimintasuunnitelma v. 2012
Työhyvinvoinnin ja työsuojelun toimintasuunnitelman liite – työyksiköiden toimenpiteet
Työsuojelutoimijat – tehtäväkuvat
Yhteistoiminta toimintaohje – esimiesohje
Yhteistoiminta – kaavio
Työsuojeluvaltuutettujen toiminta-alueet ja ajankäyttö – ohje
8
3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet
3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät
Lopputuotoksen kuvaus Mahdollinen ajankohta tuotokselle (esim. huhti-, touko- ja kesäkuu)
HR toimintaohjeet – Nykytilakartoitus Huhtikuu 2019
Maakunnan työhyvinvointiohjelma – Ohjelma
Huhtikuu 2019
Varhainen tuki –Toimintaohje ja HR ICT moduuli
Huhtikuu 2019
Terveydellisistä syistä johtuva uudelleensijoittuminen – Toimintaohje
Huhtikuu 2019
Työterveyshuollon nykytilavertailu Uudenmaan kunnissa – Analyysi
Huhtikuu 2019
HR työhyvinvointimoduuli ICT järjestelmät maakunnassa - Vertailu
Huhtikuu 2019
Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:
• Työhyvinvoinnin hallinta
• Työsuojelu ja työturvallisuuden hallinta
• Työsuojelu ja työturvallisuus
• Työhyvinvoinnin mittaaminen
• Varhainen tuki, työhyvinvointimoduuli ja lomakkeet
• Terveydellisistä syistä johtuva uudelleensijoittuminen
Huhtikuu 2019
3.2. Projektin vaiheet
Henkilöstöjohtamista tukevan henkilöstötoiminnon perustaminen maakunnalle on mittava
muutoshanke, jossa tehdään tiivistä yhteistyötä sekä maakunnan muiden hankkeiden että
toimintoja siirtävien nykyorganisaatioiden kanssa, ja edellyttää Uudenmaan maakuntaan siirtyvien
HR-ammattilaisten osallistamista valmistelutyöhön. Syksyn 2018 aikana valmistelutyö on
kohdistunut nykytilan kokonaiskuvan muodostamiseen, henkilöstöpoliittisten linjauksien mukaisten
ohjelmien ylätason määrittelyihin ja selvityksiin sekä tulevan työn projektointiin.
Kevään 2019 aikana tuetaan maakunnan HR ICT –ratkaisun 1. käyttöönoton valmistelua ja
suunnitellaan henkilöstöjohtamisen toimintamallit.
9
Syksyn 2019 työsuunnitelma ja siitä eteenpäin maakunnan käynnistyshetkeen asti voidaan tehdä
vasta lakien voimaantulon ja aikataulujen perusteella.
3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista
Riippuvuuden kuvaus Riippuvuuden kriittisyys Riippuvuuden hallintamenetelmä
1_423 Alustava toimintamallin ja rakenteiden kuvaus. Työhyvinvointi, työkyky, työsuojeluohjelmien valmistelulla on riippuvuus liikelaitosvalmistelun tavoittelemaan toimintamalliin, rakenne ja tarpeet henkilöstöjohtamiselle ja esimiestyölle vaikuttavat henkilöstötoiminnon rakenne-, sisältö- ja prosessimäärittelyihin.
Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä, hankkeiden väliset työpajat on sovittu 10 ja 11/2018.
1_40 Työterveyshuolto. Työhyvinvointi, työkyky, työsuojeluohjelmien valmistelulla on riippuvuus työterveyshuollon tuottajan valmisteluprojektiin. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen.
Kriittinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä, hankkeiden väliset työpajat on sovittu 10 ja 11/2018.
10
4. Organisaatio ja päätöksenteko
4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko
Projektin vastuuhenkilö, joka linjaa projektiin liittyvät päätökset, on hankejohtaja Outi Sonkeri. Uusimaa
2019 hankkeessa keskeinen eskalaatiopiste on operatiivinen johtoryhmä.
4.2. Projektitiimit
Hankkeen projektipäällikkönä toimii Tiina Auranne. Projektipäällikön vastuuna on toimia
puheenjohtajana asiantuntijaryhmien kokouksissa ja työpajoissa sekä työstää
työpajojenkokousmateriaalit sis. valmisteludokumentit, asialistat, muistiot. projektipäällikön vastuulla on
laatia ohjelmadokumentit ja toimintaohjeet.
Asiantuntijaryhmän jäseniä ovat:
• Työhyvinvointiasiantuntija Anne Heikkilä, Helsinki/Sote
Työsuojelupäällikkö Aila Hyvönen, Helsinki/Sote
• Työhyvinvointikonsultti Ella Isaksson, Vantaa
• Työkykykoordinaattori Kerstin Johansson, Porvoo
• Työhyvinvointipäällikkö Paula Strann, Lohja
• Työhyvinvointipäällikkö Cenita Blomqvist, HUS
• Työhyvinvointipäällikkö Maija Rikanniemi, Espoo
• Työhyvinvointipäällikkö Leena Ojala, Nurmijärvi
• Työhyvinvointipäällikkö Ritva Hyvärinen, Järvenpää
• Työsuojelupäällikkö Ulla Aalto, Keha-keskus
• Työterveyshuollon johtaja Leena Forss- Latvala, HUS työterveyshuolto
• Suunnittelija Agneta Wedenberg, Porvoo
• Projektipäällikkö Juhani MCBreen, Uusimaa 2019
4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät
Maakunnassa tulee olla konsernitasoisia strategiseen ohjaukseen keskittyviä henkilöstötoimintoja,
palvelukeskusmallilla tuotettavia henkilöstöpalveluja sekä palvelutoimialoilla tuotettavia
henkilöstöjohtamisen business partneruus –palveluita. Tämän johdosta Uudenmaan maakunnan
henkilöstöpoliittisia linjauksia, HR-toimintojen nykytilan kartoituksia sekä palveluvalikoiman valmistelu
on tehty laajassa yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa kokonaiskentän
hahmottamista varten
Keskeisiä sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita ovat työssä olleet
Sidosryhmän kuvaus
Mitä sidosryhmältä odotetaan Miten yhteistyö tapahtuu?
Uusimaa2019 Maakuntastrategian, Viestinnän ja Konsernihallinnon valmistelun hankejohto
Hyväksyy konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
Hankevalmistelun projektien operatiivinen johtoryhmäkäsittely
11
Henkilöstö –hankejohtajan alaisuudessa toimiva HR-valmistelutiimi
Aineiston analysointi, vertailu, kehittäminen ja ehdotus konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalleista
Henkilöstöpolitiikan, toimintamallien ja prosessien vastuuvalmistelu Sote- ja maakuntauudistus hankkeen puitteissa
Henkilöstöfoorumi
Yhteistoimintaan kuuluvien asioiden käsittely ilman neuvottelumenettelyä
Yhteistoiminnallinen foorumi Kokoontuu noin 1/kk
KT Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon ja työnantajien edustajien yhteistyöfoorumi hakevalmistelussa
Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö
Keva Työhyvinvoinnin ja työkyvyn tuen toimintatapojen kehittämisen yhteistyöfoorumi hankevalmistelussa
Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö
Kuntien ja kuntayhtymien HR-johtajaverkosto
Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon asiantuntijatuki hankevalmistelussa
Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon työpajat
Maakuntien HR-valmisteluvastaavien verkosto
Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely
Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi
Kuntien ja kuntayhtymien nimeämät, nykyorganisaatioissa olevat henkilöstöammattilaiset asiantuntijaryhmissä (R1 –R4)
Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely
Kootaan ja vertaillaan luovuttavien organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, -politiikkojen, -toimintaohjelmien, -prosessien ym. käytäntöjä ja toimintatapoja Saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi hahmottamiseksi Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi
Sote-liikelaitoksen valmisteluryhmä ja sote-liikelaitoksen valmistelun HR-tiimi
Sote liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely
HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Yhteiset työpajat noin kerran kuussa
Pelastustoimialan valmisteluryhmä
Pelastustoimen liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely
HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Tapaamiset noin kerran kuussa
12
ICT/ TORI –valmisteluryhmä, henkilöstötietojärjestelmät
Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan = järjestelmä/ICT
HR ICT (Oracle) määrittelyworkshopit ICT Koordinaatioryhmän kokous joka toinen perjantai HR –tietojärjestelmät –palaveri joka toinen torstai ja HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai
TAHE palvelukeskuksen hankejohtaja
Määritellään TAHEn ja HR toimintojen vastuut ja HR prosessit
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelumallin ja –valikoiman valmistelu HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai
Hanketta tukevat ulkoiset konsultit (Deloitte, Talent Vectia, Broadscope, BDS) toimeksiantojensa puitteissa Henkilöstöpolitiikan ulkoinen akateemisista ja yritysmaailman huippuosaajista koostuva haastajaryhmä
Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
Projektinhallinnan ja hankesisältöjen valmistelun tukena
Uusimaa2019 -valmisteluorganisaatio yhteiskokouksissa
Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
yhteiset hankekokoukset joka keskiviikko
Viestintä Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
Henkilöstöviestintä Osallistamissuunnitelma ja muutostuki/PMO valmistelu Projektikohtaiset tapaamiset viestintä- ja HR-tiimien kesken
5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava
työmäärä
Tehtävän kuvaus Vastuullinen henkilö Vaadittava työmäärä [htp]
Maakunnan työhyvinvoinnin, työsuojelun ja työkyvyn tukemisen ohjelman laadinta
Projektipäällikkö 120
Työhyvinvointisuunnitelma 30
13
Työkyvyn toimintamalli 15
Sairauspoissaolo -ohjeet 15
Terveysperusteisen uudelleensijoituksen -malli
15
Korvaava työ, sovellettu työ -ohjeet
15
Työtapaturma -ohjeet 15
Työsuojelun -toimintaohjeet
30
Työpaikkahäirinnän ja työpaikkaväkivallan -ohjeet
15
Riskien arviointi ja hallinta -toimintaohjeet
30
Sisäilmaongelmat -toimintamalli
15
Päihdeohjelma 20
Tartuntatautilaki- ja ohjeet 10
Savuton maakunta -ohjeet 10
Ammatillinen kuntoutus -toimintamalli
10
Työhyvinvoinnin - ja työsuojelun vuosikello
10
6. Riskit
Riskien kartoitus projekti: 1_224 Hyvinvointia työstä ja uudistuvasta toimintakulttuurista
Riskin kuvaus Vaikuttavuus Todennäköisyys Riskiluku yht.
Korjaavat toimenpiteet
Arvioitu työmäärä kasvaa suunnittelun edetessä ja henkilöiden ajankäyttö ja työpanos eivät ole riittävät.
3 2 6 1. Mahdollisimman selkeät askelmerkit ja suunnitelmat, työmääräarvion tarkentaminen syyskaudelle. 2. Lisäresurssit 3. Keskustelu ajoissa luovuttavien organisaatioiden kanssa
Kaikkiin tehtäviin ei ole vielä varattu resursseja riittävästi (esim. HR-verkostot)
3 2 6 Ennakoiva arviointi tarvittavista resursseista
Valmistelu päätöksentekoon ei ole riittävän osallistavaa ja “valmista” (sis. myös
3 2 6 Valmisteluaineiston “testaus” etukäteen yhteiskokouksissa ym. foorumeissa
14
hankeorganisaation yhteistyön).
IT-järjestelmiä ei saada tukemaan prosesseja.
3 2 6 ICT-valmistelun nivominen entistä paremmin yhteen oman valmistelun kanssa
Ei saada ajoissa aikaan riittävän toteuttamiskelpoisia koulutus- ja valmennussuunnitelmia.
2 1 2 Muutosvalmentajan rekrytointi. PMO:n pystyttäminen. Fokusointi kriittisiin ’must-have’ valmiuksiin, jotka sovitaan soten ja muiden hankkeiden kanssa
Sote-liikelaitosta ja pelastuslaitosta ei saada vakuutettua toimintamallien päälinjoista
3 2 6 Osallistutaan päätösprosessien muotoiluun (hallintosääntö ja toimintaohje) ja muistutetaan maakunnan yhdenmukaisuuden merkitystä.
Vanhat toimintatavat jatkuvat, eikä aitoa uudistumista tapahdu
1 3 3 Hyväksytään ’Turvallinen siirtymä’ käynnistysvaiheen ambitiotasoksi
15
7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun
liittyvät keskeiset dokumentit
Dokumentin nimi Versio: Päiväys: Tekijä(t): Tila:
Maakunnan valmisteluvaiheen strategia
MH hyväksymä
24.10.2018 Hallinto Maakuntahallituksen hyväksymä
Uudenmaan maakunnan henkilöstöpolitiikan linjaukset
1.0 14.06.2018 HR SJR hyväksymä
Hallintosääntö 1.0 08.03.2019 Hallinto Luonnos
Sote liikelaitos, alustavan toimintamallin kuvaus
1.0 08.03.2019 Sote liikelaitos
Luonnos
Henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT
1.0 08.03.2019 ICT, HR Luonnos
Viestintä- ja markkinointiohjelma
1.0 04.06.2018 Viestintä Maakuntahallituksen puolto