Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-Edu 2

CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM

A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737

W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

of 239

EDU CRM USER GUIDE V2

MỤC LỤC

EDU CRM USER GUIDE V2 ..................................................................................................................................................................................... 1

NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG RELEASE 2 ....................................................................................................................................................... 5

Quản lý lớp học, giáo viên, phòng học ......................................................................................................................................................... 5

Lập thời khóa biểu cho lớp ........................................................................................................................................................................... 5

Quản lý quá trình học của học viên .............................................................................................................................................................. 6

Cổng thông tin học viên: ............................................................................................................................................................................... 6

Bổ sung các báo cáo tài chính, kế toán ......................................................................................................................................................... 6

QUY TRÌNH CRM CHO EDU ........................................................................................................................................................................ 7

Tổng quan quy trình ...................................................................................................................................................................................... 7

Diễn giải quy trình ........................................................................................................................................................................................ 8

Các khái niệm liên quan .............................................................................................................................................................................. 10

Một số ràng buộc quy định ......................................................................................................................................................................... 16

QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐÀO TẠO ............................................................................................................................................................. 21

Tạo chương trình học (Programs): .............................................................................................................................................................. 21



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo gói học (Package) cho chương trình học: ............................................................................................................................................ 28

Tạo giảm giá cho đăng kí học (Promotions) ............................................................................................................................................... 36

Tạo mới một lớp học ................................................................................................................................................................................... 42

Chỉnh sửa thông tin lớp học ........................................................................................................................................................................ 47

Kiểm tra Giáo viên rãnh (Giáo viên chưa có lịch dạy) ............................................................................................................................... 51

Kiểm tra Phòng học trống ........................................................................................................................................................................... 54

Tạo thời khóa biểu cho lớp ......................................................................................................................................................................... 56

Thêm Danh sách Học viên vào lớp học ...................................................................................................................................................... 61

Gửi Thời khóa biểu cho học viên ................................................................................................................................................................ 69

Nâng Level cho tất cả học viên của lớp khi lớp đã kết thúc ....................................................................................................................... 75

Điểm danh Học viên ................................................................................................................................................................................... 80

Tạo Bảng điểm cho Học viên...................................................................................................................................................................... 83

Nhập điểm cho Học viên............................................................................................................................................................................. 86

Tạo Giáo viên mới ...................................................................................................................................................................................... 90

Sửa thông tin Giáo viên .............................................................................................................................................................................. 92

Gửi lịch dạy trong tháng cho Giáo viên ...................................................................................................................................................... 95

Move hoặc Transfer học viên ..................................................................................................................................................................... 98

1. Chuẩn bị ...................................................................................................................................................................................................... 98

2. Move học viên ........................................................................................................................................................................................... 101

3. Transfer ..................................................................................................................................................................................................... 103

Thay đổi ngày giờ cho 1 buổi học............................................................................................................................................................. 105



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Thay đổi Giáo viên hoặc Phòng cho 1 buổi học ....................................................................................................................................... 109

Tạo lịch học bù cho 1 lớp học ................................................................................................................................................................... 112

QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ MARKETING ..................................................................................................................................................... 114

Sơ đồ tổng quan ........................................................................................................................................................................................ 114

Tạo Học viên Thô (Targets) ...................................................................................................................................................................... 114

Tạo danh sách Học viên Thô (Targets list) ............................................................................................................................................... 126

Tạo mẫu Email (Email Templates) ........................................................................................................................................................... 129

Tạo Chiến dịch và gửi Email quảng cáo, tiếp thị (Campaigns) ................................................................................................................ 131

Xem báo cáo của chiến dịch gởi email ..................................................................................................................................................... 140

QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ SALES ................................................................................................................................................................. 144

Sơ đồ tổng quan ........................................................................................................................................................................................ 144

Tạo mới Học viên Tiềm năng (Leads) ...................................................................................................................................................... 144

Tạo mới Students ...................................................................................................................................................................................... 151

Tìm kiếm Students .................................................................................................................................................................................... 157

Tạo mới đăng ký học ................................................................................................................................................................................ 161

Tìm kiếm và xem báo cáo (Reports) ......................................................................................................................................................... 178

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA HỌC VIÊN............................................................................................................................................... 186

Log call ..................................................................................................................................................................................................... 186

Ghi chú và file đính kèm (Notes) .............................................................................................................................................................. 187



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Gửi / Sao lưu Email .................................................................................................................................................................................. 190

Xem lịch làm việc ..................................................................................................................................................................................... 193

1. Xem tất cả lịch làm việc trong ngày, tháng, năm. ..................................................................................................................................... 193

2. Xem lịch Meeting ...................................................................................................................................................................................... 201

3. Xem lịch Testing ....................................................................................................................................................................................... 203

NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN ............................................................................................................................................................................... 204

Xuất Phiếu thu (Payments) ....................................................................................................................................................................... 204

Xuất Hóa đơn (Invoices) ........................................................................................................................................................................... 206

Lập Phiếu chi (Refunds) ........................................................................................................................................................................... 208

Tạm ứng (Deposit) – Nghiệp vụ này tương tự với nghiệp vụ đăng ký học .............................................................................................. 216

XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP .................................................................................................................................................. 222

Màn hình danh sách KH của tôi không có dữ liệu, trong khi nhân viên khác vẫn thấy? ......................................................................... 222

Làm sao để thay đổi định dạng ngày? ....................................................................................................................................................... 222

Tôi là quản lý, tôi muốn xem trong ngày hoặc trong tuần chúng tôi có bao nhiêu đăng ký học mới, bao nhiêu học viên tiềm năng mới

thì làm thế nào? .................................................................................................................................................................................................... 224

Làm sao để thay đổi ngày - giờ của một buổi học? .................................................................................................................................. 224

Làm sao thay đổi giáo viên hoặc phòng của 1 buổi học? ......................................................................................................................... 225

Có mấy loại học viên?............................................................................................................................................................................... 226

Các loại khoản dư của học viên? .............................................................................................................................................................. 227

Làm sao để tạo lịch học bù cho 1 lớp? ...................................................................................................................................................... 228



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Làm sao để invite học viên học thử vào một buổi học? ............................................................................................................................ 230

Làm sao để chuyển học viên đến một trung tâm khác? ............................................................................................................................ 230

Làm sao để chuyển tiền trong tài khoản giữa 2 học viên? ........................................................................................................................ 230

Làm sao để thêm ngày nghỉ (holiday) vào cho giáo viên? ....................................................................................................................... 231

Làm sao để nhập điểm cho học viên? ....................................................................................................................................................... 234

Làm sao để phân bổ giáo viên dạy cùng lúc nhiều trung tâm? ................................................................................................................. 235

NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG RELEASE 2

Các chức năng mới EduCRM Ver 2.0:

Quản lý lớp học, giáo viên, phòng học

- Quản lý lớp học: giúp quản lý danh sách học viên của lớp, thêm mới học viên vào lớp hoặc xóa học viên ra khỏi lớp khi cần thiết, sửa

thông tin lớp, sau khi hoàn tất lớp học có thể chuyển tất cả học viên của lớp cao hơn…

- Quản lý giáo viên: chức năng quản lý giáo viên của trung tâm, thêm mới hoặc xóa giáo viên khi cần thiết, tạo lịch dạy cho giáo viên,

kiểm tra giáo viên rãnh, ngày nghỉ của giáo viên, phân công giáo viên dạy nhiều trung tâm cùng 1 lúc….

- Quản lý phòng học: chức năng quản lý phòng học của trung tâm, thêm xóa phòng học, kiểm tra phòng học trống…

Lập thời khóa biểu cho lớp

- Chức năng cho phép lập thời khóa biểu của lớp, sửa thời khóa biểu, thay đổi giờ học, tạo lịch học bù cho lớp học…



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Quản lý quá trình học của học viên

Theo dõi học viên từ lúc đăng ký học đến lúc kết thúc học tại Apollo:

- Theo dõi Delivery ( thời lượng học, số tiền học viên phải trả trải qua các thời gian), tổng số Payments của học viên và Refunds

- Attendance: Chức năng điểm danh học viên, ghi chú nguyên nhân nghỉ học của học viên

- Gradebook: Chức năng tạo bảng điểm và nhập điểm cho học viên.

Cổng thông tin học viên:

- Đăng ký học online: giúp học viên đăng kí học online thông qua hệ thống Portal của trung tâm

- Theo dõi quá trình học: Giúp phụ huynh và học viên theo dõi toàn bộ quá trình học tập của học viên tại trung tâm.

- Xem điểm: Hệ thống online cho phép phụ huynh và học viên xem điểm của học viên trong quá trình học tập tại trung tâm

- Gửi phàn nàn, góp ý: Chức năng giúp phụ huynh và học viên gửi phàn nàn, ý kiến và góp ý về trung tâm.

Bổ sung các báo cáo tài chính, kế toán

- Hệ thống bổ sung thêm các tính năng nghiệp vụ như báo cáo tài chính, kế toán theo tháng, quý hoặc một khoảng thời gian cụ thể.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

QUY TRÌNH CRM CHO EDU

Tổng quan quy trình

(1) M

arke

ting

(2) Sales (P

re-sales)

(3) Sales (D

eal C

losin

g)

CRM FLOW

(4) C

S (A

fter-sa

les)

Chiến dịch HV Thô Nhóm HV Thô

HV Đầu mối

HV Chính thức Người liên hệ Đăng ký học Phiếu thu Refunds

Vụ việc

(5) M

anagemen

t

Program Package Báo cáo

Activites (Call, Meeting, Task, Note, Email)

MKT Activities Pre-sales Activities Sales Activities CS Activities Internal Activities

Hình 1: Quy trình CRM - cái nhìn tổng quan



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Diễn giải quy trình

STT Từ ngữ, khái niệm Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú

1 Marketing – Quảng bá thông tin

1.1 Chiến dịch (Campaigns) Là các chiến dịch quảng bá thông tin hình ảnh khóa học, dịch vụ của trung tâm tới đối tượng

khách hàng thô, khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện hữu (KH cũ)

1.2 Học Viên (HV) Thô

(Targets)

Là đối tượng chưa sử dụng dịch vụ, đăng kí học lần nào tại trung tâm.

1.3 Nhóm HV Thô (Targets

List)

Là các đối tượng nhận thông tin chiến dịch quảng bá.

1 Nhóm HV Thô có thể bao gồm:

- Học viên có lưu trữ trên hệ thống CRM (HV Thô, HV Đầu mối, HV Chính thức (Người liên

hệ))

- Khách hàng import từ file Excel (chưa có trên hệ thống CRM)

2 Pre-sales – Tiếp cận, khảo sát, đánh giá ban đầu

2.1 HV Tiềm năng (Leads) Là đối tượng học viên thô nhưng có quan tâm tới dịch vụ, khóa học của trung tâm thông qua

việc phản hồi lại thông tin từ các chiến dịch.

3 Deal Closing – Chốt cơ hội.

3.1 HV Chính thức Là đối tượng HV Thô nhưng đã đồng ý sử dụng dịch vụ và khóa học của cty. Việc đồng ý này



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

(Students) có thể thông qua việc đăng kí học chính thức tại trung tâm.

HV Chính thức có thể là Cá nhân hoặc Tổ chức.

3.2 Người liên hệ (Contacts) Là các cá nhân trong 1 HV Tổ chức mà nhân viên trung tâm có quan hệ quen biết hoặc cùng làm

việc.

3.3 Đăng kí học

(Enrollments)

Là biên bản thể hiện kết quả của việc bán hàng: HV Đầu mối đăng kí khóa học, dịch vụ của

trung tâm và trở thành đối tượng HV Chính thức.

3.4 Phiếu thu (Payments) Là chứng từ ghi nhận các khoản thu trung tâm nhằm mục đích lưu trữ thông tin và quản lý công

nợ khách hàng sau này.

Phiếu thu trên CRM KHÔNG có ý nghĩa nhiều về mặt kế toán thuần túy.

4 CS (After-sales) – Sau bán hàng

4.1 Vụ việc (Tasks) Là thông tin được khách hàng phản hồi trước hoặc sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của cty.

Nếu phản hồi trước khi trở thành KH Chính thức: Vụ việc liên quan bộ phận kinh doanh

Nếu phản hồi sau khi trở thành KH Chính thức: Vụ việc liên quan bộ phận chăm sóc và hỗ trợ

khách hàng

5 Management – Quản lý, công tác nội bộ

5.1 Chương trình học

(Programs)

Là các chương trình học của trung tâm.

5.2 Các gói chương trình

(Packages)

Là các gói học trong chương trình học học trung tâm

5.3 Báo cáo (Reports) Là báo cáo lại doanh số đạt được và thông kê lại những vụ việc hàng tháng, năm…. Theo yêu



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

cầu của quản lý.

Các khái niệm liên quan

Module Mô tả

1 Leads - Status: Trạng thái của một Lead (Học viên tiềm năng).

+ New: Một học viên mới được tạo ra.

+ Assigned: Đã phân công phụ trách chăm sóc.

+ In Process: Đang trong quá trình chăm sóc.

+ Converted: Một học viên đã được chuyển thành học viên chính thức (Students).

+ Recycle: Tiếp cận trở lại sau một thời gian không chăm sóc.

+ Dead: Ngưng chăm sóc.

- Lead Source: Học viên biết đến trung tâm qua những nguồn (kênh ) thông tin nào. Ví dụ: Như

Học viên A được bạn bè giới thiệu thì Lead Source có giá trị là Friends, Học viên B xem thông

tin trên website và đăng ký học thì Lead Source có giá trị là Website....

- Date Created: Ngày tạo ra một dữ liệu mới. Ví dụ: 01-06-2014 07:00:00 Một học viên A mới

được tạo ra trên hệ thống, hay 01-06-2014 07:03:05 Một đăng ký B học mới được tạo ra thành

công....

- Date Modified: Ngày chỉnh sửa một học viên bất kỳ, giá trị hiển thị thường là ngày chỉnh sửa

cuối cùng. Ví dụ: Dữ liệu của một Học viên A: 01-06-2014 07:03:05 là ngày mà học viên đó



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

được tạo ra, nhưng vì vài lý do nào đó nên nhập liệu sai, phải chỉnh sửa lại tại thời điểm 01-06-

2014 08:12:40 thì lúc đó Date Modified chính là 01-06-2014 08:12:40. Sau vài ngày sau, tại

thời điểm 03-06-2014 16:20:03 Học viên này muốn bổ sung thêm thông tin thì Date Modified

lúc này sẽ có giá trị là 03-06-2014 16:20:03 chứ không phải là 01-06-2014 08:12:40 như

trường hợp ở trên.

- Email Address: Địa chỉ mail cá nhân của một học viên.

+ Primary: Địa chỉ liên hệ chính, nếu học viên có nhiều địa chỉ mail, thì phải chọn một email làm

email liên lạc chính, để thực hiện chức năng chăm sóc.

+ Opted Out: Từ chối nhận email quảng cáo, chăm sóc từ phía trung tâm.

+ Invalid: Địa chỉ mail lúc gửi quảng cáo hệ thống trả về là địa chỉ mail không hợp lệ thì bên này

sẽ tự động checked.

- Campaign: Chiến dịch, quảng cáo. Ví dụ: Qua chiến dịch “Ưu đãi giảm giá cho học viên nghèo

vượt khó” thì học viên A đến đăng ký học, thì nhân viên trung tâm sẽ hỏi và nhấp chọn chiến

dịch để sau này thống kê mức độ thành công của một chiến dịch được tạo ra.

- Potential level: Mức độ thành công để trở thành một học viên chính thức của học viên này có

cao hay không.

- Assigned to: Liên quan đến một user (người dùng). Ví dụ: Một học viên A mới được tạo ra bởi

Nhân viên B thì Assigned to lúc này có giá trị là nhân viên B.

- Team: Chi nhánh mà (user) người dùng đang làm việc. Ví dụ: Một học viên A mới được tạo ra

bởi nhân viên B, tại trung tâm Nguyễn Trãi....



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Students - Status: Trạng thái của một học viên chính thức

+ Learning: Trạng thái đang học.

+ Suspending: Tạm thời nghỉ học do có vài lý do nào đó.

+ Cancel: Học viên này đã nghỉ ở trung tâm, không còn theo bất kỳ khóa học nào ở trung tâm nữa.

- Assigned to, Team, Date Modified.... Chức năng tương tự module Leads.

3 Enrollments - Type: Loại học viên đăng ký.

+ New Business: Học viên mới đăng ký, thường học viên được lấy từ bên module Leads sang.

+ Existing Business: Học viên đã tồn tại trong hệ thống, tức là học viên chính thức của trung tâm,

đã đăng ký học trước đó.

- Sales Stage: Trạng thái của một đăng ký học.

+ Success: Thành công. (Trạng thái mặc định của một đăng ký học)

+ Failure: Thất bại. Ví dụ: Một học viên A đã đăng ký học gặp phải một lý do nào đó nên xin nghỉ,

không thể tiếp tục học trong một thời gian, ta phải hủy đăng ký học cho học viên đó, trạng thái sau

khi hủy chính là Failure.

+ Moved: Đã chuyển. Ví dụ: Học viên A bên trên sau khi hủy một đăng ký học, số tiền mà học viên

A đã đóng sẽ chuyển sang một đăng ký học khác của người thân hoặc bạn bè thì đăng ký học mới

đó sẽ có trạng thái là Moved.

- User Enrolling: Đăng ký học bởi nhân viên. Ví dụ: Một học viên H tới đăng ký học, thì một



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

đăng ký học mới được tạo ra bởi nhân viên A thì User Enrolling chính là nhân viên A đó.

- User Approaching: Người dùng tiếp cận đầu tiên với học sinh. Ví dụ: Nhân viên A trước đây

đã tư vấn cho học viên H, sau khi H về nhà, suy nghĩ, phân tích thì quyết định đăng ký học,

nhưng lần sau lên đăng ký học thì lại được đăng ký bởi nhân viên B, thì User Approaching là

Nhân viên A, User Enrolling là nhân viên B.

4 Invoices - Status: Là trạng thái của một Hóa đơn.

+ Paid: Đã trả đầy đủ.

+ Unpaid: Chưa trả đủ.

+ Cancel: Hóa đơn đã bị hủy. Ví dụ: Một học viên A sẽ hủy một đăng ký học, thì số tiền mà học

viên A đã đóng, bây giờ sẽ chuyển sang cho người thân hoặc bạn bè, thì hóa đơn cũ của học viên A

sẽ có trạng thái là Cancel.

5 Payment - Status: tương tự chức năng của Invoices, tuy nhiên chỉ có hai trạng thái là Paid và Unpaid.

6 Calls - Status: Trạng thái của một lịch gọi điện chăm sóc học viên, gặp đối tác....

+ Inbound: Ghi nhận cuộc gọi đến của khách hàng, đối tác, học viên.

+ Outbound: Ghi nhận, lên lịch hẹn một cuộc gọi đi cho khách hàng hoặc học viên...

+ Planned: Lên kế hoạch gọi điện, thường là giá trị mặc định khi tạo mới cuộc gọi

+ Held: Đã thực hiện cuộc gọi đi hoặc đến.

+ Not Held: Không thực hiện cuộc gọi nữa, trạng thái này tương tự như hủy cuộc gọi đó.

- Reminders: Nhắc nhở cuộc gọi.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

+ Popup: Hiển thị thông báo trên hệ thống nhắc nhở sắp có một cuộc gọi đi cho khách hàng, đối

tác, học viên....

+ Email all invitees: Nhắc nhở cuộc gọi cho những người liên quan bằng Email.

- Related to: Liên quan đến đối tượng trong cuộc gọi vừa nhận hay cuộc gọi sắp tới. Ví dụ: Cuộc

gọi điện xin nghỉ học của một học viên, hay cuộc gọi đến xin hủy đăng ký học của một nhóm

học viên....

- Scheduling: Khung thời gian xảy ra cuộc gọi.

- Add Invitees: Bổ sung thêm những nhân viên, học viên hay đối tác liên quan đến cuộc gọi.

7 Meeting - Status: Trạng thái của một lịch hẹn học viên, gặp đối tác....

+ Planned: Lên kế hoạch lịch hẹn, thường là giá trị mặc định khi tạo mới cuộc hẹn

+ Held: Đã thực hiện cuộc hẹn.

+ Not Held: Không thực hiện cuộc hẹn nữa, trạng thái này tương tự như hủy cuộc hẹn đó.

- Meeting Type: Mục đích của cuộc hẹn.

+ Meeting: Hội nghị, gặp mặt,...

+ Consultant: Hội thảo.

+ Testing: Hẹn lên làm bài thi thử để phân lớp.

- Location: Địa điểm xảy ra cuộc hẹn.

- Related to, Scheduling, Add Invitees: Tương tự module Calls.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Một số ràng buộc quy định

Module Một số ràng buộc chức năng cần tuân thủ

1 Leads - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Last Name

+ Mobile

+ Email Address

+ Assigned to

+ Teams

2 Students - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Last Name

+ Mobile

+ Email Address

+ Assigned to

+ Teams

3 Enrollments - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Enrollments For

+ Package

+ Expected Date

+ Assigned to



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

+ Teams

- Khi chọn Enrollments for ta có thể nhập liệu thông tin trên thẻ input text thay vì click vào mũi

tên chọn, giúp giảm thời gian tìm kiếm. Trong trường hợp chọn Enrollments For là Lead thì

Type mặc định là New Business, nếu Enrollments For là Student thì Type là Existing

Business.

NOTE: Nhân viên lưu ý không nên chọn lại type tránh sai sót trong quá trình báo cáo kết quả

sau này.

- Tương tự Erollments For, khi ta search Packages, các trường giá trị Price, Total In Invoices,

Remaining, Payment Amount, Payment Balance sẽ tự động đổ dữ liệu vào, và sẽ không được

phép chỉnh sửa.

- Khi nhập Sponser code xong thì tiếp tục nhập Discount rate để hệ thống tính ra Discount

Amount hoặc nhập Discount Amount để hệ thống tính ra Discount rate.

NOTE: Vì lí do làm tròn 2 chữ số nên trong một vài trường hợp số liệu sẽ lẻ. Ví dụ: Discount

Rate: 3,33333333, Discount Amount: 20,000,000 nhưng lúc làm tròn 2 chữ số thì Discount

Rate: 3,33, Discount Amount: 20,001,000...

- Sale Stage: Mặc định khi tạo một đăng ký mới thì có giá trị là Success, nhân viên vui lòng

không thay đổi giá trị mặc định này.

- Generate Invoices: Khi click chọn thì lúc lưu Đăng ký học này hệ thống sẽ tự động tạo ra

Invoices, và đăng ký học này sẽ không được chỉnh sửa, nếu có sai sót vui lòng hủy đăng ký đi

để tạo lại một đăng ký khác.

- For Company: Khi click chọn thì sẽ xuất hiện thêm phần thông tin để xuất hóa đơn cho công

ty.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Create New Payment: Khi click chọn thì sẽ xuất hiện thêm phần thông tin Phiếu thu

(Payments), đồng thời sau khi lưu hệ thống sẽ tự động tạo ra phiếu thu tương ứng với số tiền đã

thu với trạng thái là Paid.

- Is Deposit ?: Khi click chọn thì sẽ cho phép người dùng nhập vào số tiền đặt cọc. Hệ thống sẽ

tự động tính toán lại các giá trị tương ứng khác.

4 Payment - Nên hạn chế tạo Payment cho một Invoices, vì trong quá trình tạo Invoices từ Đăng ký học hệ

thống đã tự động tạo ra số lượng Payment tương ứng với số lượt trả của Package trong đăng ký

học đó, nếu tạo ra tiếp sẽ gây rác dữ liệu đồng thời sai số liệu.

- Chỉ nên tạo Payment mới khi và chỉ khi tạo cho Hóa đơn với trạng thái là Unpaid và tất cả các

Phiếu thu của hóa đơn đó chỉ có trạng thái là Paid hoặc những trường hợp sai sót mà cần phải

xóa Payment cũ đi để tạo Payment mới.

5 Refunds - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Amount

+ Reason

+ Assigned to

+ Teams

6 Packages - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Name

+ Price

+ Payment Price



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

+ Payment Rate

+ Assigned to

+ Teams

7 Promotion - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Name

+ Start Date

+ End Date

+ Discount (%)

+ Marketing (%)

+ Center (%)

+ Assigned to

+ Teams

- Giá trị Start Date phải luôn bé hơn End Date

8 Meeting - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Subject

+ Start Date

+ End Date

+ Assigned to

+ Team



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Giá trị Start Date phải luôn bé hơn giá trị End Date

- Một cuộc họp hay hội thảo, luôn phải liên quan đến ít nhất một người trong phần Scheduling.

9 Calls - Các trường dữ liệu bắt buộc phải nhập:

+ Subject

+ Start Date

+ Status

+ End Date

+ Assigned to

+ Team

- Giá trị Start Date phải luôn bé hơn giá trị End Date

- Một cuộc gọi đi hay gọi đến đều phải liên quan đến ít nhất một người trong phần Scheduling.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐÀO TẠO

Tạo chương trình học (Programs):

Bước Thao tác Hình minh họa

Bước 1: Vào Menu

Chọn

Programs

Create

Programs



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2: Màn hình

tạo

Programs

xuất hiện.

Điền đầy

đủ thông

tin và nhấn

nút

để

lưu.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3:

Màn hình

chi tiết sau

khi tạo

Programs.

Chọn thì ta sẽ có màn hình như sau và điền những thông tin như đăng kí và nhấn nút



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Nhấp nút sẽ xuất hiện màn hình, chúng ta điền đầy đủ thông tin và nhấn nút ta sẽ có một

chương trình mới được nhân đôi từ chương trình cũ.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4: Xem

những

Programs

đã tạo:

Programs

-> View

Programs

B1:

B2: Màn hình chi tiết xuất hiện:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Nhấp chuột vào chương trình muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo gói học (Package) cho chương trình học:



Chọn

Packages

Create

Packages



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2: Màn hình

tạo

Packages

xuất hiện.

Điền đầy

đủ thông

tin và nhấn

nút

để

lưu.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3:

Màn hình

chi tiết sau

khi tạo

Packages

Chọn thì ta sẽ có màn hình như sau và điền những thông tin như đăng kí và nhấn nút



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Nhấp nút sẽ xuất hiện màn hình, chúng ta điền đầy đủ thông tin và nhấ nút ta sẽ có

một chương trình mới được nhân đôi từ chương trình cũ với nhưng thông tin mới.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4: Xem

những

Packages

đã tạo:

Packages

-> View

Package

B1:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Nhấp chuột vào gói học muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo giảm giá cho đăng kí học (Promotions)



Chọn

Promotions

Create

Promotions



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2: Màn hình tạo

Promotions

xuất hiện.

Điền đầy đủ

thông tin và

nhấn nút

để

lưu.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3:

Màn hình chi

tiết sau khi

tạo

Promotions



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Nhấp nút sẽ xuất hiện như màn hình bên dưới, sau khi điền đủ thông tin và nhấp nút ta

sẽ có một chương trình mới được nhân đôi từ chương trình cũ với nhưng thông tin mới.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4: Xem những

Promotions

đã tạo:

Promotions

-> View

Promotions

B1:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Nhấp chuột vào chương trình khuyến mãi muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo mới một lớp học

Bước Thao Tác Hình Minh Họa



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

Create

Classes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2 Màn hình tạo

Class xuất

hiện, điền đầy

đủ thông tin

và nhấn nút

để

lưu



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Hệ thống tự

chuyển đến

màn hình

Danh sách

các lớp học



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Chọn lớp học

cần xem

thông tin, hệ

thống tự động

chuyển đến

Màn hình chi

tiết lớp học



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Chỉnh sửa thông tin lớp học




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

View

Classes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


cần chỉnh sửa



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn

điền những

thông tin

chỉnh sửa và

nhấn nút



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Kiểm tra Giáo viên rãnh (Giáo viên chưa có lịch dạy)




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

Check

Teacher

Hoặc vào

màn hình chi

tiết lớp học,

chọn Chọn

Bước 2 Điền đầy đủ

thông tin,

chọn

để

kiểm tra



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Kết quả tìm

kiếm Giáo

viên rãnh



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Kiểm tra Phòng học trống




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

Check

Room


thông tin,

chọn

để

kiểm tra



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Kết quả tìm

kiếm Phòng

trống

Tạo thời khóa biểu cho lớp




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

Create

TimeTable

Hoặc vào

màn hình chi

tiết lớp học,

Chọn

hoặc



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


động chuyển

đến giao diện

tạo thời khóa

biểu, bạn

chọn đầy đủ

thông tin và

nhấn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn giờ bắt

đầu, giờ kết

thúc vào ngày

tương ứng

cho lớp học.

Chọn

để tìm danh

sách Giáo

viên rãnh và

Phòng trống

Bước 4

Chọn Giáo

viên và Phòng

Bước 5 Chọn

để

hoàn tất việc

tạo thời khóa



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

biểu cho lớp

Thêm Danh sách Học viên vào lớp học




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

View

Classes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


cần thêm

danh sách học

viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn Tab

Bước 4 Chọn danh

sách học viên Thêm học viên từ Public Student, chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Tick chọn những học viên để thêm vào lớp. Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Chọn Lớp tương ứng để hoàn tất quá trình thêm học viên vào lớp



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Thêm học viên vào lớp từ Hợp đồng Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Chọn lớp tương ứng để hoàn tất quá trình



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Xem danh

sách học viên

của lớp, có

thể chọn

để

xóa học viên

ra khỏi lớp

Gửi Thời khóa biểu cho học viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

View

Classes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


cần Gửi thời

khóa biểu cho

học viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn Tab



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Chọn danh

sách học viên

cần gửi thời

khóa biểu,

sau đó chọn


động gửi thời

khóa biểu cho

học viên.

Thời gian gửi

mail tùy

Mail được gửi đến học viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

thuộc vào tốc

độ internet



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Nâng Level cho tất cả học viên của lớp khi lớp đã kết thúc




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn Classes

View

Classes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


cần Upgrade



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Cửa số mới

hiện ra, ta

chọn lớp với

Level cao hơn

tương ứng



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Toàn bộ học

viên của lớp

cũ đã được

nâng Level và

chuyển danh

sách sang lớp

mới

Điểm danh Học viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn

Attendance

Bước 2 Chọn đầy đủ

các thông tin,

sau đó chọn

để tiếp tục



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Tiến hành

điểm danh

cho Học viên,

comment lý

do cho học

viên vắng

Chú thích ký hiệu

Present: Học viên có đi học

Excused: Học viên nghỉ học có xin phép

Unexcused: Học viên nghỉ học không xin phép

Comment Saved: Lý do học viên nghĩ học đã được hệ thống lưu lại



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Comment NOT Saved: Lý do học viên nghĩ học CHƯA được hệ thống lưu lại

Tạo Bảng điểm cho Học viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn

Gradebook

Create

Gradebook



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2 Sau khí điền

đầy đủ các

thông tin,

chọn

để lưu lại



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Bảng điểm

sau khi được

tạo ra

Để chỉnh sửa

thông tin

Bảng điểm,

chọn Edit,

điền đầy đủ

thông tin sau

đó Save lại

Nhập điểm cho Học viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn

Gradebook

Input

Gradebook

Bước 2 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


của Học viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Chọn Bảng

điểm tương

ứng của lớp.

Sau đó Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Nhập điểm

cho Học viên,

sau đó chọn

để hoàn tất

quá trình

nhập điểm

Tạo Giáo viên mới




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn

Teachers

Create

Teachers


thông tin, sau

đó chọn

để

hoàn tất



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Sửa thông tin Giáo viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn

Teachers

View

Teachers

Bước 2 Chọn Giáo

viên cần

chỉnh sửa



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Tiến hành

chỉnh sửa

thông tin, sau

đó chọn

để

hoàn tất

Gửi lịch dạy trong tháng cho Giáo viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu

chọn

Teachers

View

Teachers

Bước 2 Chọn Giáo

viên cần Gửi

lịch dạy trong

tháng



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


động gửi mail

lịch dạy trong

tháng cho

Giảng viên

Move hoặc Transfer học viên

1. Chuẩn bị



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Điều kiện để Move hoặc Transfer học viên là tài khoản Free Balance của học viên phải lớn hơn 0.

Trước khi Move hoặc Transfer, phải chọn chức năng Close. Chức năng này sẽ chuyển toàn bộ số tiền Enroll Balance và Hour

Balance của học viên thành Free Balance

Bước Người dùng Hệ thống

Bước 1 Vào Menu chọn Students

View Students



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2 Chọn Học viên cần Move

hoặc Transfer

Bước 3 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Trạng thái của học viên đã

chuyển sang Close

2. Move học viên

Chức năng Move dùng để chuyển học viên từ trung tâm A đang học sang trung tâm B.


Bước 1 Thực hiện Close Học viên

ở mục III.18.1 Chuẩn bị



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn Trung tâm chuyển

đến của Học viên, điền đầy

đủ thông tin.

Chú ý nhập tài khoản

chuyển sang trung tâm

khác của Học viên

Amount sao cho

Amount <= Free Balance

Chọn Save để hoàn tất quá

trình chuyển đi của Học

viên

3. Transfer

Chức năng Transfer dùng để chuyển tài khoản Free Balance từ học viên A sang học viên B.

Nếu Transfer tài khoản Free Balance giữa 2 học viên A và B khác trung tâm thì Người thực hiện phải có quyền truy cập dữ liệu của

học viên B (Ví dụ Admin của toàn bộ hệ thống)


Bước 1 Thực hiện Close Học viên

ở mục III.18.1 Chuẩn bị



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2 Chọn

Bước 3 Chọn Học viên nhận, điền

đầy đủ thông tin.

Chú ý nhập tài khoản

chuyển sang Học viên

khác của Học viên

Amount sao cho

Amount <= Free Balance

Chọn Save để hoàn tất quá

trình chuyển và nhận tài

khoản của 2 Học viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Kết quả thực hiện

Thay đổi ngày giờ cho 1 buổi học




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 1 Vào Menu chọn Classes

View Classes

Bước 2 Chọn lớp cần thay đổi ngày

giờ



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn thẻ Sessions



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Tại buổi học cần thay đổi

ngày giờ, chọn

Bước 5 Chọn ngày giờ bắt đầu và

kết thúc buổi học, sau đó

chọn để tìm

kiếm Giáo viên và Phòng.

Điền đầy đủ thông tin, lưu

lại để kết thúc



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Thay đổi Giáo viên hoặc Phòng cho 1 buổi học



View Classes

Bước 2 Chọn lớp cần tạo thay đổi

Giáo viên hoặc Phòng



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn Tab Sessions



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Tại buổi học cần thay đổi

Giáo viên hoặc Phòng,

chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Chọn Giáo viên và Phòng.

Điền đầy đủ thông tin, lưu

lại để kết thúc

Tạo lịch học bù cho 1 lớp học




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239


Create TimeTable

Bước 2 Chọn lớp, ngày cần học bù

và các thông tin cần thiết

Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn thời gian bắt đầu và

kết thúc, chọn Find để tìm

giáo viên và phòng. Chọn

giáo viên và phòng. Cuối

cùng chọn Apply để hoàn

tất

QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ MARKETING

Sơ đồ tổng quan

Tạo Học viên Thô (Targets)


1. Targets 2. Target List3.

Campaign4. Send Email

5. View results



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

1 Chọn Menu Targets

Create Target



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Sau khi nhập đầy đủ thông

tin như hình bên rồi Nhấn

nút Save để lưu lại thông

tin học viên đó



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Màn hình chi tiết sau khi

lưu.

4 Ta có thể chỉnh sửa hoặc

Duplicate học viên này lên

tương tự những phần

trước.

1: Màn hình Edit



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2. Màn hình Duplicate



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5 Ngoài ra ta có chức năng

Convert Học viên Thô từ

Target sang Học viên Tiềm

năng bằng cách nhấn vào

nút Convert Target

B1: Nhấp chọn Convert Target

B2: Hệ thống tự động chuyển học viên này sang màn hình Save Lead:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Sau khi nhấn Save, Học viên này đã chuyển sang danh sách Học viên Tiềm năng (Lead).

6 Convert nhanh danh sách

Target bằng cách cách

chọn nhiều Targets

Bước 1: Chọn nhiều Target muốn convert sang Lead. Sau đó nhấp chọn Mass Update



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2: Sau đó sẽ xuất hiện màn hình Mass Update, phải nhập thông tin Assigned to,

Working Date, Status là Assigned, Team.

Bước 3: Sau đó nhấn Update thì sẽ danh sách Target đã converted sẽ được tạo mới bên module Lead,

mặc định những Lead mới được tạo ra sẽ có Potential Level là Low



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4: Khi phát sinh một cuộc gọi với Meeting của Lead đó, nếu cuộc gọi/meeting có Status là

Planning thì hệ thống sẽ update Potential Level lên Medium, còn status là held thì hệ thống sẽ update

lên High.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo danh sách Học viên Thô (Targets list)

Tạo Nhóm Học viên (HV) – Target List


1 Chọn Menu Target

List Create Target

List

2 Nhập thông tin Nhóm Học

viên Thô vào.

Name: Tên nhóm HV, ví dụ : Nhóm HV Thô Tp HCM



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Type: Loại Nhóm (Khuyến cáo nên để Mặc định)

Description: Mô tả sơ bộ về nhóm khách hàng thô, ví dụ: Nhóm khách hàng tại Tp HCM

trong tháng 12.

Assigned to: Người chịu trách nhiệm thực hiện quản lý nhóm HV này, Mặc định là người

dùng hiện tại.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Save lại.

Sau khi save lại thì tại màn

hình suppanel có các đối

tượng để gom vào nhóm

HV vừa tạo ra.

Màn hình chi tiết Danh Sách HV:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo mẫu Email (Email Templates)


1 Chọn menu Email

> Create Email Template

2 Nhập thông tin cho chiến

dịch.

(!!Chú ý!!) Subject: Tiêu đề email trong hộp mail của người nhận

Attachments (Đính kèm): tham khảo hình bên dưới



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

+ Choose File: Chọn file đính kèm từ máy tính

+ Tài liệu Sugar: Chọn file đính kèm từ module Document của Sugar

3 Nhấn nút để lưu

dữ liệu. Sau khi save màn

hình detail như sau



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo Chiến dịch và gửi Email quảng cáo, tiếp thị (Campaigns)


1 Chọn Menu

Campaigns ->

Create Campaign

(Wizard)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Chọn loại chiến

dịch = Email

sau đó nhấn

3 Nhập thông tin về

chiến dịch ví dụ:

Tên chiến dịch, thời

gian thực hiện, mô

tả

-> Sau đó chọn

để tiếp tục.

1. Name = Tên chiến dịch, ví dụ: Chiến dịch email tháng 4.

2. Assigned to = chọn người phụ trách chiến dịch này (mặc định là người dùng hiện tại).

3. Status = hoạt động (nếu muốn chiến dịch này ngưng hoạt động thì chọn lại = không hoạt

động)

4. Start Day = chọn ngày bắt đầu của chiến dịch.

5. End Day = chọn ngày kết thúc chiến dịch.

6. Description = mô tả ngắn gọn về chiến dịch.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Nhập thông tin về

ngân sách, chi phí

dự kiến của chiến

dịch

(Campaigns).

-> Sau đó chọn

để tiếp tục.

Điền các thông tin về ngân sách của chiến dịch:

7. Budget =Tổng ngân sách của chiến dịch.

8. Actual Cost= Chi phí thực tế bỏ ra cho chiến dịch (trường này thường được cập nhật sau khi

thực hiện chiến dịch).

9. Expected Revenue= Doanh thu mong đợi từ chiến dịch.

10. Expected Cost= Chi phí dự kiến cho chiến dịch.

11. Currency = Loại tiền tệ thực hiện trong chiến dịch.

Objective = Mô tả ngắn về mục tiêu cần đạt được trong chiến dịch này.

4 Tạo bộ theo dõi

phản hồi người

dùng gồm các

đường dẫn tham

Bước này chúng ta tạo các được dẫn tham khảo hoặc đường dẫn từ chối nhận tin. Những đường dẫn

này được phầm mềm theo dõi lượt click và trả về kết quả thống kê lượt click của người nhận.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

khảo, đường dẫn từ

chối nhận tin.

Những đường dẫn

này cho phép

chúng ta theo dõi

lượt xem (click)

của người nhận.

Tạo bộ theo dõi

như hình tham

khảo Nhấn

12. Điền tên của đường dẫn tham khảo hoặc đường dẫn từ chối nhận tin.(lưu ý tên không dấu)

13. Điền đường dẫn tham khảo, ví dụ: http://abc.vn .

14. Nhấp để tạo đường dẫn theo dõi.

+ MÁCH NHỎ :

Để tạo đường dẫn từ chối nhận tin, ta click vào dấu check phía sau tên đường dẫn tham khảo.

http://abc.vn/



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5 Chọn danh sách

người nhận email.

B1. Nhấn

B2. Chọn Nhóm

KH (tạo nhóm KH

tại đây) nhận

email.

B3. Nhấp

Sau khi nhấp Màn hình chọn nhóm KH xuất hiện.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

6 Điền thông tin

Email Marketing

như bên hình minh

họa.

-> Sau đó chọn

để tiếp tục.

- Name : Tên email marketing (tên dùng để phân biệt các email marketing, ví dụ email

marketing tháng 12 lần 1)

- Status = Hoạt động (Phải chọn hoạt động, nếu muốn ngừng hoạt động email marketing này

chọn Không Hoạt Động).

- User Mail Account: Chọn tài khoản email của hệ thống, đây là tài khoản email marketing

được admin cấu hình từ trước.

- Start Date and Time: Thời điểm email marketing bắt đầu có hiệu lực.

- From name: Tên hiển thị người gửi khi mail được gửi đi.

- *From* Address: Điền tên người gởi email, tên này sẽ hiển thị trong phần người gởi khi

KH nhận được email.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- *Reply to* Name: Tên hiển thị người nhận khi khách hàng trả lời (để mặc định)

- *Reply to* Address: Điền địa chỉ email để nhận trả lời của KH. (Mặc định tự sinh ra khi

chọn tài khoản Email phía trên).

- Send this Message To: Chọn danh sách người nhận, check vào ô chọn tất cả nếu muốn gửi

cho tất cả danh sách đã chọn ở bước 5.

- Email Teamplate: Chọn email mẫu trong danh sách hoặc tạo email mẫu mới (hướng dẫn tạo

email mẫu tại đây).

7 Chọn để

hoàn thành và

chuyển qua giao

diện gửi.

8 B1. Tại màn hình

xem tóm tắt chiến

dich, chọn

để

xem trạng thái của

chiến dịch.

Màn hình xem tóm tắt chiến dịch,



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B2. Tại Màn hình

xem trạng thái

chiến dịch, chọn

để

xem chi tiết và gửi

email.

B3. Tại màn hình

xem chi tiết, chọn

để

gửi mail

marketing.

Màn hình xem trạng thái chiến dịch.

Màn hình xem chi tiết chiến dịch.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Màn hình chọn email marketing để gửi.

Xem báo cáo của chiến dịch gởi email




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

1 Tại màn hình danh

sách Chiến dịch

Campaigns. Ta

chọn 1 chiến dịch

để xem báo cáo.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Tại màn hình chi

tiết ta nhấp chọn

View Status để

xem kết quả của

chiến dịch.

3 Xem thông tin báo

cáo hiệu quả của

chiến dịch



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ SALES

Sơ đồ tổng quan

Tạo mới Học viên Tiềm năng (Leads)


1. Lead2. Chăm sóc

Lead3.

Enrollment4. Students

5. View reports



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

1 Vào Menu: Leads

Create Leads.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Cập nhật đầy đủ thông

tin Leads

-> Nhấn nút để

lưu thông tin.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Xem lại thông tin đã

nhập của Leads:

B1: chọn Leads -> View

Leads

B2: Màn hình danh sách

Lead:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Nếu muốn xem

thông tin Leads thì nhập

thì nhấp vào Leads cần

xem, màn hình sau sẽ

xuất hiện:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B4: Khi phát sinh một

cuộc gọi với Meeting của

Lead đó, nếu cuộc

gọi/meeting có Status là

Planning thì hệ thống sẽ

update Potential Level lên

Medium, còn status là held

thì hệ thống sẽ update lên

High



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo mới Students




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B1: Menu

Students

Create

Students.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B2: Cập nhật

đầy đủ

thông tin

Sutends

để

lưu lại

thông tin

của

Students.

Chú ý cấp

tài khoản

Portal cho

Học viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Màn hình

thông tin

của

Students.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B4: Cập nhật

thông tin

Free

Balance

and

Expire

Date (nếu

có thay đổi

về số dư

Free

Balance)

B5: Sau khi

bấm vào

nút Save



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

thì hệ

thống sẽ

lưu cập

nhật lại giá

trị Free

Balance và

Expired

của học

viên tương

ứng với giá

trị nhập

vào.

Tìm kiếm Students



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B1: Menu

View

Students.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B2: Chọn các tiêu

chí tìm kiếm

thích hợp và

tìm kiếm.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạo mới đăng ký học


1 Có 2 cách để tạo đăng ký

học cho học viên:

C1: Vào Menu chọn:

Enrollments -> Create

Enrollment



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

C2: Tạo Enrollments cho

Học viên Tiềm Năng

(Leads) hoặc Học viên

chính thức (Students):

Vào Menu chọn: Leads

(Students) -> View

Leads (View Students) -

> Chọn học viên cần tạo

-> màn hình Detail của

học viên đó chọn Create

Enrollments



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Nhập thông tin cho Đăng

ký học.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Nhập thông tin cho Hóa

đơn (Invoices) tại màn

hình Đăng ký

(Enrollments)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

4 Nhập thông tin cho Phiếu

thu (Payments) tại màn

hình tạo mới Đăng ký

(Enrollments)

1. Mặc định số tiền cần thu lần thứ 1 là số tiền đã quy định bên module Packages

2. Nếu Học viên muốn thanh toán Deposit trước thì nhân viên sẽ chọn option Deposit.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3. Nếu học viên muốn thanh toán bằng số tiền Free Balance thì nhân viên sẽ chọn option Move/Transfer

4. Nếu Học viên vẫn còn Free Balance và muốn nạp thêm tiền để mua các gói khác, chọn Option Extend

Balance



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5. Một vài thông tin về phương thức thanh toán:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5 Sau khi nhấn để

lưu lại thông tin của của

đăng ký này. Màn hình

chi tiết sau khi đăng ký.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

6 Trong trường hợp Nhân

viên không nhấp chọn

tạo Invoices trong màn

hình Edit thì tại màn hình

Details có chức năng tạo

Hóa đơn (Invoices) cho

đăng ký (Enrollments)

hiện tại

B1: Nhấp chọn chức năng Generate Invoices.

B2: Sau khi nhấp chọn chức năng Generate Invoices thì xuất hiện Pop-Up thông tin về Hóa đơn (Invoices)

cho đăng ký (Enrollments) hiện tại



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Sau khi nhập thông tin đầy đủ, Nhấn button Save để tạo mới Hóa đơn (Invoices).



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

6 Tiến hành thanh toán cho

Phiếu thu (Payments) có

tình trạng là Unpaid của

đăng ký học hiện tại.

B1: Nhấn vào nút (button) màu cam.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B2: Sau khi click sẽ xuất hiện Pop-Up, sau khi điền đầy đủ thông tin nhấn nút Save

để thanh toán cho phiếu thu này



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

7 Hủy đăng ký

(Enrollments) cho đăng ký

hiện tại Chỉ những

user có quyền Study

Manager Supervisor mới

được xóa

B1: Nhấp chọn Delete Enrollments



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tìm kiếm và xem báo cáo (Reports)


1 Vào Menu chọn:

Reports ->View

Reports



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Sau khi nhấp chọn thì

xuất hiện màn hình

danh sách các reports



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Tại màn hình danh sách

các Báo cáo (Reports)

ta nhấp chọn vào phần

Advance Search để lọc

những điều kiện tìm

kiếm theo nhu cầu sử

dụng.

B1:

B2: Chọn những tiêu chí cần lọc ra kết quả tìm kiếm.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Sau khi lọc ta có kết quả như sau: (Ở đây ta lọc những kết quả theo module Enrollments)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Sau khi lọc ta chọn 1

trong những báo cáo để

xem.

B1: Chọn 1 báo cáo để xem.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B2: Sau khi chọn ta có màn hình chi tiết của Report.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA HỌC VIÊN

Log call

Bước Thao tác Hình Minh Họa

1 Vào Menu:

Calls Log

Call



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Điền thông tin

tác vụ:

- Subject: Tên công việc cần làm

- Start Date & Time: Khoảng thời gian dự kiến để thực hiện công việc.

- Status : Tình trạng của công việc: Chưa bắt đầu, đang thực hiện, hoàn thành, tạm hoãn…

- Related to: Chọn loại đối tượng của cuộc gọi, ví dụ Student. Nhấp dấu mũi tên để chọn Student.

3 Chọn

để lưu lại.

Ghi chú và file đính kèm (Notes)




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

1 Menu More

Notes Create Note

or Attachment.

Ghi chú là tính năng dùng để ghi nhận lại một số ghi chú của một đối tượng khách hàng và cho

phép chúng ta đính kèm file.

2 Điền thông tin ghi chú:

- Subject: Tên Ghi chú



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Attachment : Đính kèm file từ máy tính.

- Related to: Chọn loại đối tượng của cuộc gọi, ví dụ Student. Nhấp dấu mũi tên để chọn

Student.

3 Chọn để lưu

lại.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Gửi / Sao lưu Email


1 Menu Email

Compose

View Email Compose



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Sao lưu Email: Là tính năng dùng để soạn/gửi/ hoặc ghi nhận email đã gửi cho HV hoặc đã

nhận từ HV.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Điền thông tin email.

- Subject: Chủ đề Email

- Attach: Đính kèm file từ máy tính.

- Related To: Chọn loại đối tượng để gửi Email, ví dụ: Student. Nhấp dấu mũi tên để

chọn KH từ hệ thống.

3 - Nhâp

để gửi mail hoặc

để lưu

lại email.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Xem lịch làm việc

1. Xem tất cả lịch làm việc trong ngày, tháng, năm.


1 Vào Menu:

Calendar

Schedule Meeting.

Sử dụng lịch để xem cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào theo ngày/tuần/tháng/năm.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Xem theo ngày:

Màn hình xem theo

ngày thể hiện từng

dòng theo các mốc

thời gian khác nhau,

nhấp vào 1 dòng để

tạo cuộc gọi hoặc

cuộc hẹn tại thời

điểm đó.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Nhấp vào vị trí bất

kỳ trong ngày, sau

đó sẽ xuất hiện Pop-

Up thông tin để sắp

xếp buổi hẹn.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Sau đó điền thông

tin phần thêm cuộc

hẹn để Meeting hoặc

Testing...

Sau đó nhấp nút

để lưu lại.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

4 Xem danh sách

theo tuần:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5 Xem danh sách

theo tháng:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

6 Xem danh sách

theo năm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

7 Một vài cài đặt để

hiển thị Lịch

- Display Time: Hiển thị giờ cho Calendar

- Show Calls: Hiển thị danh sách Cuộc gọi (Call).

- Show Tasks: Hiển thị tác vụ công việc (Tasks).

Show completed Meeting, Calls and Task: Hiển thị những cuộc gọi, họp và tác vụ đã hoàn thành.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2. Xem lịch Meeting


1 Vào Menu:

Calendar

Schedule Meeting.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Hiển thị danh sách

Meeting theo tuần,

tháng, năm tương tự

phần Genaral

Calendar



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3. Xem lịch Testing


1 Vào Menu:

Calendar

Schedule Testing.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Hiển thị danh sách

Testing theo tuần,

tháng, năm tương tự

phần Genaral

Calendar

NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

Xuất Phiếu thu (Payments)


1 Vào menu chọn

Payments -> View

Payments



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Sau khi chọn View

Payments, sẽ xuất

hiện danh sách

Payments, Chọn 1

Payment có trạng thái

là Paid để có chức

năng xuất phiếu thu.

3 Sau khi chọn 1

Payments có trạng

thái là Paid. Ta chọn

1 trong 2 button để

tạo những mẫu file

Excel phiếu thu

tương ứng.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

4 Nếu chọn

bạn nhập Ký hiệu

hóa đơn và Số hóa

đơn. Sau đó chọn

Save hoặc Print hoặc

Save & Print để hoàn

tất

Xuất Hóa đơn (Invoices)


1 Vào menu chọn

Invoices



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Sau khi chọn View

Invoices, sẽ xuất hiện

danh sách Hóa đơn

(Invoices), Chọn 1

Hóa đơn thực hiện

chức năng xuất Hóa

đơn.

3 Sau khi chọn 1 Hóa

đơn (Invoices). Ta

chọn button Export to

Excel để xuất file

Hóa đơn.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Lập Phiếu chi (Refunds)


1 Vào Menu Chọn

Refunds

Create Refunds



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Màn hình tạo Refunds

xuất hiện. Điền đầy đủ

thông tin và nhấn nút

để lưu.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3

Màn hình chi tiết sau

khi tạo Refunds



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

4 Edit Phiếu chi

(Refund) vừa tạo. B1: Chọn thì ta sẽ có màn hình như sau và điền những thông tin như đăng kí .

B2: Sau đó nhấn nút để lưu lại.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5 Duplicate Phiếu chi

(Refund) vừa tạo. B1: Nhấp nút sẽ xuất hiện màn hình, chúng ta điền đầy đủ thông tin

Nhấp nút ta sẽ có một phiếuch I nhân đôi từ phiếu chi cũ với nhưng thông tin mới.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

6 Xem những Refunds

đã tạo: Refunds ->

View Refunds

B1:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

B3: Nhấp chuột vào phiếu chi muốn xem sẽ xuất hiện màn hình chi tiết xuất hiện:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Tạm ứng (Deposit) – Nghiệp vụ này tương tự với nghiệp vụ đăng ký học


1 Vào Menu chọn:

Enrollments -> Create

Enrollment



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

2 Nhập thông tin cho Đăng

ký học.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

3 Nhập thông tin cho Hóa

đơn (Invoices) tại màn

hình Đăng ký

(Enrollments)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

4 Nhập thông tin Deposit

cho Phiếu thu (Payments)

tại màn hình tạo mới

Đăng ký (Enrollments)

6. Mặc định số tiền cần thu lần thứ 1 là số tiền đã quy định bên module Packages

7. Nếu Học viên muốn thanh toán Deposit trước thì nhân viên sẽ click chọn vào Is Depost?



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

5 Sau khi nhấn để

lưu lại thông tin của của

đăng ký này. Màn hình

chi tiết sau khi đăng ký.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP

Màn hình danh sách KH của tôi không có dữ liệu, trong khi nhân viên khác vẫn thấy?

Có nhiều lí do cho tình huống này:

- Do phân quyền: do phân quyền ta chỉ được xem dữ liệu của chính mình, và trong TH này chưa có dữ liệu cho mình nên màn hình danh sách

KH không có dữ liệu.

- Do màn hình Tìm kiếm chưa được làm sạch: khi tìm kiếm trên Sugar thì tiêu chí tìm kiếm lần trước sẽ được lưu lại cho đến khi nào ta thực

hiện xóa chúng. Do vậy, để bảo đảm kết quả tìm kiếm chính xác thì ta phải làm sạch màn hình tìm kiếm trước khi thực hiện thao tác tìm kiếm

mới với tiêu chí mới. Để thực hiện làm sạch màn hình tìm kiếm đơn giản chỉ bằng cách click chuột vào nút Xóa tìm kiếm bên

cạnh nút Tìm trên màn hình tìm kiếm.

Làm sao để thay đổi định dạng ngày?

- Bước 1: Ở góc phải màn hình, chọn Administrator Profile



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Bước 2: Chọn thẻ Advanced



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Bước 3: Ở mục Locale Settings, thay đổi định dạng ngày tháng

- Bước 4: Chọn Save để lưu lại

Tôi là quản lý, tôi muốn xem trong ngày hoặc trong tuần chúng tôi có bao nhiêu đăng ký học mới, bao nhiêu học viên tiềm năng

mới thì làm thế nào?

Vào menu More > Reports > chọn tên báo cáo cần xem:

- Bao nhiêu Đăng ký học mới Click vào báo cáo…

- Bao nhiêu Học viên tiềm năng mới nhập vào hệ thống Click vào báo cáo …

Làm sao để thay đổi ngày - giờ của một buổi học?

Bước 1: Vào menu Class, chọn View Classes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2: Chọn lớp học cần thay đổi ngày giờ

Bước 3: Chọn thẻ Sessions

Bước 4: Chọn Makeup ở buổi học muốn thay đổi ngày giờ

Bước 5: Chọn ngày giờ

Bước 6: Chọn giáo viên và phòng học

Bước 7: Lưu lại để kết thúc.

(Xem chi tiết ở mục III.19 Thay đổi ngày giờ cho 1 buổi học của tài liệu này)

Làm sao thay đổi giáo viên hoặc phòng của 1 buổi học?

Bước 1: Vào menu Class, chọn View Classes

Bước 2: Chọn lớp học cần thay đổi Giáo viên hoặc Phòng học

Bước 3: Chọn Tab Sessions

Bước 4: Chọn Cover ở buổi học cần thay đổi Giáo viên hoặc Phòng học

Bước 5: Chọn Giáo viên hoặc Phòng học mới

Bước 6: Tick vào All session remaining nếu muốn thay đổi áp dụng cho tất cả những buổi học còn lại của khóa học (Mặc định không tick)

Bước 7: Lưu lại để kết thúc.

(Xem chi tiết ở mục III.20 Thay đổi Giáo viên hoặc Phòng cho 1 buổi học của tài liệu này)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Có mấy loại học viên?

Có 3 loại học viên: Public, Corporate và Public from Corp

- Public: loại học viên thưởng gặp nhất, là học viên cá nhân đăng kí tại Trung tâm, được phân biệt bởi màu xanh trên màn hình danh sách

học viên

- Corporate: Học viên đăng ký học theo hợp đồng để trở thành Học viên của Trung tâm, được phân biệt bởi màu cam trên màn hình danh

sách học

- Public from Corp: là học viên Corporate nhưng được tính phí như học viên Public, được phân biệt bởi màu đỏ trên màn hình danh sách

học viên

Để trở thành học viên Public from Corp, khi tạo Enrollments mới cho Học viên phải chọn Is Corporate và điền đầy đủ các thông tin



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Các loại khoản dư của học viên?

Học viên có 3 khoản dư: Enroll Balance, Free Balance, Hour Balance

- Enroll Balance: là số tiền thực khi học viên mua gói học tại Trung tâm, số tiền này sẽ được trừ dần trong khoảng thời gian học

- Free Balance: là số tiền có thể dùng để đăng kí 1 gói học mới, Free Balance phát sinh từ Enroll Balance khi học viên ngừng học nhưng

vẫn còn Enroll Balance.

- Hour Balance: tổng thời gian học của 1 gói học, thời gian này được trừ dần trong thời gian học.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

- Expire Date: là ngày hết hạn sử dụng của tất cả tài khoản của học viên. Sau ngày Expire Date, tất cả các tài khoản của Học viên sẽ

chuyển về 0 và cộng vào doanh thu của Apollo. Expire Date được tính bằng Khoảng thời gian quy định của gói học + 3 tháng

- Cách tính phí học viên, sau mỗi giờ học tại Trung Tâm, số tiền Enroll Balance bị trừ sẽ được tính như sau:

Với học viên Public và Public from Corp:

Cost per hour = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑖𝑛 𝐼𝑛𝑣𝑜𝑖𝑐𝑒 (𝑆ố 𝑡𝑖ề𝑛 𝑡ℎự𝑐 𝑡ℎ𝑢 𝑐ủ𝑎 𝑔ó𝑖 ℎọ𝑐 đă𝑛𝑔 𝑘ý)

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 ℎ𝑜𝑢𝑟𝑠 (𝑇ổ𝑛𝑔 𝑠ố 𝑔𝑖ờ 𝑐ủ𝑎 1 𝑔ó𝑖 ℎọ𝑐 đă𝑛𝑔 𝑘ý)

Với học viên Corporate:

Cost per hour = 𝐴𝑚𝑜𝑢𝑛𝑡 𝑝𝑒𝑟 𝑠𝑡𝑢𝑑𝑒𝑛𝑡 (𝑇ổ𝑛𝑔 𝑠ố 𝑡𝑖ề𝑛 ℎọ𝑐 𝑐ủ𝑎 𝑚ỗ𝑖 ℎọ𝑐 𝑣𝑖ê𝑛 𝑡ℎ𝑒𝑜 ℎợ𝑝 đồ𝑛𝑔)

𝐻𝑜𝑢𝑟𝑠 𝑝𝑒𝑟 𝑆𝑡𝑢𝑑𝑒𝑛𝑡 (𝑇ổ𝑛𝑔 𝑠ố 𝑔𝑖ờ ℎọ𝑐 𝑐ủ𝑎 𝑚ỗ𝑖 ℎọ𝑐 𝑣𝑖ê𝑛 𝑡ℎ𝑒𝑜 ℎợ𝑝 đồ𝑛𝑔)

Làm sao để tạo lịch học bù cho 1 lớp?



Create TimeTable



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 2 Chọn lớp, ngày cần học bù

và các thông tin cần thiết

Chọn

Bước 3 Chọn thời gian bắt đầu và

kết thúc, chọn Find để tìm

giáo viên và phòng. Chọn

giáo viên và phòng. Cuối

cùng chọn Apply để hoàn

tất



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Làm sao để invite học viên học thử vào một buổi học?

Bước 1: Vào menu Class, chọn View Classes.

Bước 2: Chọn lớp học để invite học viên vào học thử.

Bước 3: Kéo xuống, chọn tab Sessions, click chọn 1 buổi học với trạng thái là Not Started.

Bước 4: Sau khi màn hình details của 1 Session hiển thị lên, kéo xuống và chọn tab Leads.

Bước 5: Click chọn button Select, màn hình popup chọn học viên (Leads) hiện ra.

Bước 6: Tìm kiếm học viên (Leads) rồi click chọn, học viên sẽ được add vào buổi học thử đó.

Bước 7: Nếu muốn remove học viên đó ra khỏi buổi học thử, chỉ cần click vào button unlink phía góc bên phải mỗi dòng dữ liệu.

Làm sao để chuyển học viên đến một trung tâm khác?

Để chuyển học viên từ đến một trung tâm khác, bạn phải sử dụng chức năng Move, chức năng này được trình bày cụ thể mục III.18.1 Move học

viên của tài liệu này

Làm sao để chuyển tiền trong tài khoản giữa 2 học viên?

Để chuyển học viên từ đến một trung tâm khác, bạn phải sử dụng chức năng Transfer, chức năng này được trình bày cụ thể mục III.18.2

Transfer của tài liệu này



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Làm sao để thêm ngày nghỉ (holiday) vào cho giáo viên?


Bước 1 Vào Menu chọn Teachers

View Teachers

Bước 2 Chọn giáo viên cần thêm

ngày nghỉ vào



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Tìm đến Supanel Holidays

Click vào Nút Create



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Chọn ngày nghỉ phép ở

lịch – Từ ngày .. đến ngày



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Chọn Save để hoàn tất, sau

khi lưu có thể nhấn nút

Unlink trong Subpanel để

xóa ngày nghỉ

Làm sao để nhập điểm cho học viên?

- Để nhập điểm cho học viên, trước hết Bảng điểm của lớp phải được tạo. Để tạo Bảng điểm của lớp, vui lòng tham khảo mục III.13 Tạo

Bảng điểm cho Học viên của tài liệu này

- Sau khi Bảng điểm cho Học viên được tạo, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn chi tiết ở mục III.13 Nhập điểm cho Học viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Làm sao để phân bổ giáo viên dạy cùng lúc nhiều trung tâm?


Bước 1 Vào Menu chọn Teachers

View Teachers

Bước 2 Chọn giáo viên cần thêm

phân bổ



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 3 Chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 4 Chọn để thêm trung

tâm vào cho giáo viên



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Chọn trung tâm cần thêm

vào



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


of 239

Bước 5 Chọn Save để hoàn tất

Mỗi khi gặp lỗi vui lòng liên hệ phòng Công nghệ Thông tin tại trung tâm để hướng dẫn hoặc gọi cho chúng tôi Công ty TNHH Phần mềm quản

lý khách hàng Việt Nam theo số điện thoại : (+84 8) 3 511 7737 để chúng tôi có thể cập nhật lại bản vá sớm nhất.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-Edu 2

Technology

Transcript of Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-Edu 2