i

MỤC LỤC

I. Những điều căn bản cần làm trước .......................................................................... ii

1. Khổ giấy ................................................................................................................ iii

2. Font chữ ................................................................................................................. iv

3. Dãn dòng .................................................................................................................. v

II. Đánh số trang với nhiều cách đánh khác nhau. ........................................................ vi

III. Quay một trang ngang giữa những trang dọc. ........................................................... 2

IV. Tạo mục lục tự động ................................................................................................. 4

1. Word 2003 ............................................................................................................... 4

2. Với word 2007 ......................................................................................................... 6

a. Cách 1 .................................................................................................................. 6

ĐƯA MỤC LỤC VÀO BÀI. ......................................................................................... 7

b. Cách 2 .................................................................................................................. 8

Có một vài thủ thuật khác như: ...................................................................................... 9

V. Một số phần mềm cho dân văn phòng ...................................................................... 9

1. Phần mềm dò lỗi chính tả: ........................................................................................ 9

2. Phần mềm xuất file PDF bằng cách dùng máy in ảo ................................................. 9

3. Office tab: Tạo thẻ tab cho các file văn bản ............................................................ 10

ii

MỘT VÀI THỦ THUẬT VỀ WORD 2007

Hiện nay, phần mềm word 2007 trong bộ office đã trở nên phổ biến hơn. Nhưng có

lẽ nhiều bạn cũng vẫn còn thấy nó không quen thuộc chỉ vì chúng ta đã sử dụng bộ office

2003 quá lâu. Và chi phí chuyển đổi lớn để đối sang word 2007 cũng làm nhiều bạn ngại

ngùng khi muốn dùng nó.

Thời gian tới, việc đi thực tập và viết lách đề tài cũng sẽ làm các bạn phải sử dụng

word nhiều để chỉnh sửa bài. Tuy rằng có nhiều bạn cũng đã rất rành về word. Nhưng

mình cũng mạo muội gửi tới các bạn một vài thủ thuật hay và khó mà chúng ta có thể gặp

phải khi sử dụng phần mềm này. Mình gặp và đã thực hành chúng trong thời gian đi làm

tại quán foto. Nếu có vấn đề gì các bạn gặp phải mà không giải quyết được cũng như

trong tài liệu này chưa đề cập, các bạn có thể gửi mail về địa chỉ:

thethanh.dba07@gmail.com để mình nghiên cứu giải đáp và hoàn thiện hơn tài liệu này.

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của các bạn!

Tuy rằng có những người đã rất sành về nó nhưng mình mong là sẽ giúp được

những ai chưa thực sự rành. Mong các bạn đừng nghĩ là mình tự đại. hiiiiiiiiiiiiiiiiiiii!

Đây có thể coi như là món quà mình muốn dành tặng cho các bạn trước khi

chia tay nhau. Chúc các bạn thành công trong công việc và sự nghiệp của mình.

Tất cả các nội dung dưới đây đều có hình minh họa. Nếu các bạn thấy không rõ

có thể zoom lớn hơn để xem.

I. Những điều căn bản cần làm trước

Trước khi bạn làm gì đó các bạn nên làm những việc dưới đây đầu tiên, vì khi các bạn

làm nội dung xong rồi mới chỉnh lại thì bạn sẽ mất công chỉnh lại bài của mình từ đầu.

iii

1. Khổ giấy

Trên thanh Ribbon các bạn chọn thẻ Page Layout và chọn vào nút nhỏ ở góc mà

mình đã đánh dấu bằng vòng tròn.

Tại thẻ Margins (hình dưới) các bạn có thể căn lề

cho trang giấy. Chúng ta thường căn trang như sau:

Top (Căn lề trên) : 25mm Bottom (Căn lề dưới) : 25 mm

Left (Căn lề trái) : 30 mm Right (Căn lề phải): 20mm.

Đây là cách căn lề thường sử dụng nhất để in ra

trang giấy đẹp hơn. Nhưng tùy vào những yêu cầu của giáo

viên hướng dẫn đề tài hoặc trong những trường hợp khác

để các bạn có thể căn cho phù hợp.

Tại thẻ Paper: các bạn có thể chọn khổ giấy ở đây.

Có nhiều khổ giấy để lựa chọn. Làm chuyên đề hoặc luận

văn thì thường chọn khổ A4. Nói chung là chọn tùy thuộc

vào kích thước mà bạn muốn in ra.

Còn thẻ Layer là những điều chỉnh về section (sẽ

được nói rõ hơn trong phần tạo header and footer), border

cho trang, hay khoảng cách của header và footer.

Bạn nên chọn nút defaut để lưu làm mặc định cho

những lần mở sau. Những định dạng này sẽ được lưu cho

toàn bộ những file mới.

iv

2. Font chữ

Chọn font chữ các bạn cũng nên chọn mặc định. Cửa sổ giao diện không khác gì

nhiều với thẻ Page Layer. (phím tắt Ctrl+D). Các bạn nên chú ý giữa font chữ và bảng mã

sử dụng phải phù hợp.

Nếu các bạn muốn đổi sang font chữ mình muốn mà không cùng bảng mã các bạn

có thể sử dụng Unikey từ 3.6 trở nên để đổi bảng mã. Các bạn cần phải biết mã nguồn là

gì trước. Đây là một vài bảng mã và loại font chữ hay sử dụng

Font chữ Bảng mã .VN… TCVN3 VNI VNI windowns Times new roman Unicode

Trước tiên các bạn bôi đen và Cut (Ctrl + X) phần cần chuyển mã.

Khi đã xác định được bảng mã và chương trình Unikey đang chạy, các bạn nhấn

Ctrl + Shift + F6. Một cửa sổ xuất hiện:

v

Các bạn chọn mã nguồn và Mã đích sao cho phù hợp rồi nhấn vào chuyển mã.

Sau khi báo việc chuyển mã đã hoàn thành các bạn tắt cửa sổ trên đi và quay lại

trang word nhấn Ctrl + V (dán) lại. và chuyển và

font chữ mong muốn.

Nén dòng nếu gặp trường hợp rớt chữ.

Tại thẻ này cũng có một cách rất hay! Rớt

chữ là trường hợp trong một đoạn chỉ có 1 chữ bị

đứng một mình một dòng ở cuối đoạn.

Tại thẻ Font xuất hiện các bạn chọn

Character Spacing tại nút Spacing by Các bạn

có thể nhấn nút mũi tên xuống để giảm khoảng

cách của từ từ để chữ bị rớt có thể lên trên. Hoặc

trong trường hợp nó các chữ quá gần nhau thì các

bạn nên tăng lên bằng cách bấm vào nút lên để tăng khoảng cách làm cho hai chữ có thể

được nằm ở dòng cuối.

3. Dãn dòng

Sử dụng thẻ Paragraph. Thẻ này cũng có thể chọn Deafaut

Tại cửa số xuất hiện:

- Aligment: Chọn căn trái, phải, hai bên hoặc căn giữa.

- Outline: Chọn mức để có thể sử dụng làm mục lục tự động. Nhưng thường không

ai chọn cách này mà để mặc định là Body Text

- Left: Đưa cả đoạn được chọn vào (hoặc ra) so với biên trái.

- Right: Đưa cả đoạn được chọn vào (hoặc ra) so với biên phải.

vi

- Special:

o Firt line: Đưa dòng đầu tiên

của đoạn vào một khoảng

o Haging: Đưa các dòng không

phải là dòng đầu tiên vào một khoảng

- Before: Khoảng cách giữa đoạn được

chọn với đoạn trước nó.

- After: Khoảng cách giữa đoạn được

chọn với đoạn sau nó.

- Line …: Khoảng cách giữa các dòng.

Chúng ta thường để 1.5 line hoặc 1,4 là hợp

lý. Nhưng cũng tùy yêu cầu nữa.

II. Đánh số trang với nhiều cách đánh khác nhau.

Trong chuyên đề thường có thể yêu cầu đánh số trang theo nhiều kiểu. Ví dụ như:

Lời mở đầu, mục lục thì đánh là: i, ii, … còn nội dung thì đánh 1,2,3. Tạo ra nhiều cách

đánh số trang là theo cách tạo ra nhiều section khác nhau ở header hoặc footer của văn bản.

Các bạn cần chọn chỗ để đánh số trang, hoặc là header hoặc là footer. Các bạn cứ

đánh số trang mà mình muốn đánh vào trang đầu trước.

Tiếp theo: Để con trỏ chuột ở cuối trang bạn muốn thay đối số trang rồi chọn như

trong hình:

1

Tiếp theo các bạn chọn điểm mà mình đánh số trang ở trang dưới

Đặt

trỏ chuột ở

Chọn cái này

Đặt trỏ chuột ở

đây

Đặt trỏ chuột ở

đây

Chọn cái này

2

Sau đó các bạn chọn lại vào chỗ đánh số trang các bạn vừa chọn và xóa nó đi. Sẽ

không ảnh hưởng tới những số trang ở trên. Rồi chèn số trang mới, nó sẽ ra trang tiếp theo

theo kiểu i,ii,iii… như ở trên nhưng các bạn phải chọn như sau:

Chọn đánh số trang lại từ 1.

III. Quay một trang ngang giữa những trang dọc.

Thường thì khi bạn chọn định dạng trang ngang thì tất cả các trang khác cũng quay

ngang nhưng khi bạn chỉ cần 1 trang ngang thì bạn sẽ làm như sau:

Đặt con trỏ chuột ở cuối trang (mà trang sau cần quay ngang) rồi làm như bên

dưới. (Giống như phần trên)

Ch

ọn cái này

3

Tiếp theo các bạn mở hộp thoại Page Layer và chọn như trong hình.

Chọn cái này

Đặt trỏ chuột ở

đây

4

Các bạn sẽ thấy những trang sau trang đó là trang ngang, nếu bạn muốn quay lại

trang dọc của trang sau trang ngang các bạn chọn lại tương tự, Chỉ khác là các bạn chọn là

trang dọc thôi.

IV. Tạo mục lục tự động

Có lẽ đây cũng là phần phức tạp nhất và hay gặp lỗi nhất trong word. Có nhiều

cách để làm mục lục nhưng mình xin trình bày một cách làm ở word 2003 và một cách ở

word 2007.

Khi mình sử dụng word 2007 để làm mục lục thì gặp một khó khăn là với cách

đánh số trang 1, 1.1, 1.1.1…. thì các heading không nhảy số tự động theo đúng ý và thay

đổi định dạng. Vì thế mình đã gửi mail cho thầy Trần Văn Cát – Trung tâm tin học Indec

để xin ý kiến. Mình xin gửi lại nguyên văn mail mà thầy gửi cho mình.

1. Word 2003

Với Offfice 2003, cách tạo Heading: Vào lệnh Format/Styles and Formatting,

Bước 1: nhắp phải vào Heading1, chọn Modify. Bước 2: Ở cửa sổ Modify Style, nhắp nút

Format, chọn Nubering. Bước 3: chọn kiểu đáng số Heading (chú ý: mở tab Outline

Numbered), nhắp nút Customize. Bước 4: khai báo cách đánh số cho các Level 1,2,3…

cùng lúc.

Trường hợp em nêu, chú ý khi đânh số cho các Heading, ở phần đinh dạng

Numbering, chọn trang Outline Numbered, chọn hình thức đánh số thứ tự cho tất cả các

mức Level cùng một lần duy nhất, rồi chọn OK. Ví dụ:

1 Mot

1.1 Hai

1.1.1 Ba

2 Bon

5

2.1 Nam

2.1.1 Sau

2.1.1.1 Bay

2.1.1.2 Tam

3 Chin

3.1 Muoi Chúc em thực hiện được theo yêu cầu.

Trần Văn Cát.

Hình ảnh minh họa:

6

2. Với word 2007

a. Cách 1

Chúng ta cũng sử dụng các heading. Nhưng làm trong word 2007 thì cách đánh số

trang là 1, 1.1., 1.1.1 thường bị lỗi do chế độ nhảy số tự động quá cao. Nếu đánh số là A,

I, 1, a, … thì không bị lỗi.

Nếu đặt A là heading 1, các bạn nhấp chuột phải vào heading 1 và chọn modify

Tiếp theo chọn Format/Numbering để mở hộp thoại number and bullet. Và chọn

kiểu đánh số cho heading phù hợp.

Thẻ shortkey cho phép bạn đặt phím tắt cho heading đó.

Thẻ paragrap cho phép bạn căn chỉnh đoạn cho heading đó.

Đó là những thẻ thường sử dụng.

7

Tương tự với các heading khác.

Chú ý: Nếu khi tới mục II, ở mục 1 sau mục II các bạn chọn mức heading mà

thấy nó là 4, 5, hoặc 6 thì các bạn chỉ cần nhấp chuột phải chọn restart at 1.

ĐƯA MỤC LỤC VÀO BÀI.

Sau khi chọn xong các mức heading cho các mục các bạn đưa mục lục vào bài. Đặt

con trỏ ở nơi muốn đặt mục lục và chọn như hình dưới.

8

Chọn modify để thay đổi font chữ cho mục lục, chọn options để chọn các mức

heading được hiển thị trong mục lục

Mục show levels là các mức levels sẽ hiển thị trong mục lục, giống như thao tác ở

Options.

Rồi nhấn OK.

b. Cách 2

Chọn các mức level cho các mục ở chế độ outline với document map.

Khi các bạn làm xong bài mà quên chưa tạo heading thì các bạn có thể làm theo

cách này. Nhưng khi add các mức levels có thể các bạn sẽ gặp phải tình trạng là font chữ

bị đổi thì các bạn chỉ còn cách đổi lại cho font chữ cho nó là đơn giản nhất. (Hoặc bạn

cũng có thế sửa ở heading – cái này khó hiểu hơn). Chịu khó đổi từng cái vậy. hihii

9

Chọn Outling và đặt chuột ở bên cột phải và chọn mức level tương ứng cho từng mục.

Sau đó thì đưa mục lục vào bài cũng làm như trên.

Có một vài thủ thuật khác như:

Chèn footnote, endnote và danh mục cho các bảng biểu tại thẻ References.

Footnote and Endnote: bôi đen vùng cần chèn, nhấn vào footnote hoặc Endnote.

Ghi chú tại footnote hoặc Endnote được hiện ra.

Chèn danh mục bảng biểu: Insert Table ò Figures. (Các bạn tự tìm hiểu hoặc

cũng có thể đưa vào mục lục như phần trên rồi sau đó cut nó ra riêng một phần

khác) hiiiiiiiiiiii

V. Một số phần mềm cho dân văn phòng

1. Phần mềm dò lỗi chính tả:

http://www.mediafire.com/?jngzgimwy0j

2. Phần mềm xuất file PDF bằng cách dùng máy in ảo

http://www.dopdf.com/download.php

down về và cài đặt, sau đó bạn vào controlpanel chọn devices and printer rồi

chỉnh thiết đặt cho máy in ảo đó

10

Chọn Printing Preferences. Chọn khổ giấy là A4

và nhấn OK.

Khi in ra thì các bạn nhấn Ctrl + P và in bình

thường, chú ý các chọn lựa khi in.

3. Office tab: Tạo thẻ tab cho các file văn bản

Down về và cài đặt và sử dụng. Nói chung là rất

dễ sử dụng, đây là bản miễn phí:

http://www.mediafire.com/?pm0t75279zj6xp1

Trên đây là toàn bộ những gì mình nghĩ ra để

viết. Có thể còn sót nhưng nếu gặp rắc rối các bạn có

thể gửi mail cho mình. Mình sẽ giúp đỡ hết sức nếu có

thể.

Xin chân thành cảm ơn!