SMARTDESK2.0 ПРОГРАМ ХАНГАМЖЫН ГАРЫН АВЛАГА

Удирдлагын хэсэг буюу Тохиргоо мэдээлэл цэс

Энэхүү цэсийг SmartDesk2.0 Програмыг эхлэн ашиглах үед тухайн байгууллагын дэлгэрэнгүй мэдээллийн оруулан тохируулахад ашиглана.

1. Газар нэгж хэлтэс: Байгууллагын нэгжүүдийн бүтцийг оруулах хэсэг

2. Албан тушаал: Албан тушаалын ангилал

3. Ажилчид: Ажилтан албан хаагчдын бүртгэл

4. Харилцагч байгууллага: Харилцагч байгууллагын бүртгэл

5. Баримт бичгийн төрөл: Баримт бичгийн төрөл (Тогтоол, шийдвэр, зарилга . . . .)

6. Дотоод баримт бичгийн төрөл: Дотоод баримт бичгийн төрөл

7. Өргөдөл гомдолын төрөл: Өргөдөл гомдолын төрөл (Өргөдөл, гомдол, хүсэлт)

8. Явуулах төрөл: Энийн, яаралтай баримт бичгийн төрөл

1. Газар нэгж хэлтэс

Газар нэгж хэлтэс -> Нэмэх товч

Харъяалагдах бүтэц: Хэрэв харъяалагдах бүтэц байхгүй бол “Байхгүй” гэсэн тэмдэгийн өмнөх дөрвөлжин дүрсийг чагтлах хэрэгтэй. Энэ нь Засаг дарга, Газрын дарга, Агентлагын дарга гэх мэт байгууллагын хамгийн анхдагч нэгжид хамаарна. Бусад нэгжүүдүүдийн хувьд харъяалагдах нэгжийг сонгоод бүртгэх болно

Шинэ бүтцийн нэр: Харъяалагдах бүтцэд хамаарах нэгжийн нэр

Нэгжийн индекс: Нэгжийн индекс. Энэхүү нэгжийн индексийг Анхдагч нэгжид 1, дараагийн бүтцэд 2 гэх мэтээр өгөх бөгөөд нэг харъяалагдах бүтэцтэй олон ижил нэгжийн индекстэй газар байж болно. Дээрхи жишээний хувьд Төрийн сангийн хэлтэс, Захиргааны удирдлагын хэлтэс нь ижил 4 гэсэн нэгжийн индекстэй байна.

Газар нэгж хэлтэс -> Засварлах товч

Засвар хийгээд Хадгалах товчийг дарна.

2. Албан тушаал

Албан тушаал -> Нэмэх товч

Нэгжийн индекс: Энэ индексийг даргаас мэрэгжилтэн хүртэл өсөх дарааллаар оруулна. Мэрэгжилтэн, бичиг хэргийн ажилтан зэрэг ажилтанууд ижил индекстэй байх болно.

3. Ажилчид

Ажилчид ->Нэмэх

Харъяалагдах бүтэц, албан тушаал, Эцэг эхийн нэр, нэр, IP хаяг, нэвтрэх нэр, нууц үг, хэрэглэгчийн эрх ийг бөглөж тухайн ажилтаныг системд бүртгэнэ. Хэрэв харъяалагдах бүтэц, албан тушаал байхгүй тохиололд + гэсэн тэмдэгийг дарж нэмнэ. Нэвтрэх нэрийг Латин үсгээр бичнэ.

Хэрэглэгчийн эрх:

Энэ хэсэгт тухайн албан хаагч ямар эрхтэйгээр системд нэвтрэх вэ? гэдгийг зааж өгнө.

4. Харилцагч байгууллага:

Харилцагч байгууллага -> Нэмэх

Мэдээллийг бөглөөд Хадгалах товчийг дарна.

5. Баримт бичгийн төрөл: Баримт бичгийн төрөл (Тогтоол, шийдвэр, зарлиг . . . .)

6. Дотоод баримт бичгийн төрөл: Дотоод баримт бичгийн төрөл

7. Өргөдөл гомдолын төрөл: Өргөдөл гомдолын төрөл (Өргөдөл, гомдол, хүсэлт)

8. Явуулах төрөл: Энийн, яаралтай баримт бичгийн төрөл

ИРСЭН ЯВСАН БАРИМТ БИЧГИЙН БҮРТГЭЛ

Тохиргоо хэсэгт Ирсэн явсан бичиг бүртгэх эрх авсан хэрэглэгч энэ цэсийг ашиглан баримт бичигтэй ажиллана. Ирсэн, явсан, төлөвлөсөн албан бичгийг бүртгэх, тайлан мэдээ гаргах, хяналт тавих, архив үүсгэх зэрэг олон үйлдэл гүйцэтгэнэ.

Ирсэн бичиг бүртгэх:

Бүртгэлийн дугаар: Гараар оруулж өгөх бөгөөд, давхцлыг програм шалгана.

Ирсэн бичгийн дугаар: Баримт бичиг дээрхи дугаар

Т өрөл: Ирсэн бичгийн төрлийг сонгох.

Ирсэн бичгийн огноо: Ирсэн бичгийн огноо. Бүртгэлийн огноог програм системийн

цагаар бүртгэх болно.

Байгууллагын нэр: Ирсэн бичиг нь хаанаас аль байгууллагаас ирсэн болохыг сонгоно.

Албан тушаал: Ямар албан тушаалтай хүн явуулсан болох

Ажилтан: Албан бичгийг баталгаажуулж ирүүлсэн албан тушаалтаны буюу удирдах

ажилтны нэрийг сонгоно.

Хуудасны тоо: Ирсэн бичгийн хуудасны тоо байна.

Хавсралт хуудасны тоо: Ирсэн бичгийн хавсралт хуудасны тоо

Товч утга: Ирсэн албан бичгийн товч утга.

Хариуцах ажилтан: Хариуцах албан хаагчийн нэрийг оруулна

Хяналтын карт үүсгэх: Дээрх чагтыг чагталснаар уг бичигт карт үүсгэж цааш нь

архивт хадгална.

Шийдвэрлэх огноо: Шийдвэрлэх огноог заасан тохиолдолд огноог оруулж өгнө. Хариу буцаах огноо: Хариу буцаах өдрийг оруулна.

Илгээсэн байгуулага: Баримт бичгийг илгээсэн байгууллагын нэрийг оруулна.

Илгээсэн ажилтан: Илгээсэн байгууллагын ажилтаны нэрийг оруулна.

Явсан бичиг: Явсан бичгийн хариу бол оруулна.

Дэлгэрэнгүй утга: Дэлгэрэнгүй утга болон нэмэлт утгыг оруулна.

Зураг: Ирсэн бичгийн сканердсан зургийг хадгалахдаа хулганыхаа баруун товчийг

дараад уг файлынхаа замыг нь зааж өгнө.

Явсан баримт бичиг бүртгэх

Явсан баримт бичгийг албан бичиг төлөвлөлтөөр гөрсөн болон шууд явуулсан бичиг скайнердаж оруулан бүртгэнэ.

Бүртгэлийн дугаар: Гараар оруулж өгөх бөгөөд, давхцлыг програм шалгана.

Бичгийн дугаар: Явуулах бичгийн дугаар.

Төрөл: Явуулсан баримт бичгийн төрлийг сонгон оруулна.

Огноо: Явуулах бичгийн явсан огноо.

Хуудасны тоо: Хэдэн хуудастай явсан албан бичиг болхыг тодорхойлно.

Хавсралт х.тоо: Хэдэн хавсралт хуудастай явсан албан бичиг болхыг тодорхойлно.

Явуулах төрөл: энгийн болон яралтай явуулсан болхыг тодорхойлно.

Явуулсан ажилтан: Ямар хүний нэр дээр албан бичиг явуулж буйг тодорхойлно.

Товч утга: Явуулсан бичгийн товч утга.

Хариу ирэх огноо: Хугацаа заасан албан бичгийн хариу ирэх огноог бичнэ.

Хаашаа: Уг албан бичгийг хүргүүлэх байгууллагын нэрийг сонгоно

Хэнд: Уг бичгийг хүлээн авах ажилтны нэрийг сонгоно.

Ирсэн бичгийн хариу эсэх: Хэрвээ энэхүү бичиг нь ирсэн бичгийн хариу

болгож явуулж байгаа бол тухайн ирсэн бичгийг олж тодорхойлно.

Гарын үсэг зурсан ажилтан: Тухайн албан бичигт гарын үсэг зурсан хүний

нэрийг сонгоно.

Дэлгэрэнгүй утга: Дэлгэрэнгүй утга болон нэмэлт утгыг оруулна

Зураг: Албан бичгийнхээ зургийг оруулахдаа баруун хэсэгт байрлах

зураг оруулах талбар дээр хулганыхаа баруун товчийг дарж сканердсан

зургийнхаа замыг зааж өгнө.

SMART WEB APPLICATION БУЮУ ВЭБ ХАНДАЛТААР ХАНДАХ ҮЕИЙН ХЭРЭГЛЭХ ЗААВАР

Энэхүү вэб хандалттай application програмаар шинээр бүртгэсэн ирсэн бичиг, явсан бичиг, өргөдөл гомдол, дотоод баримт бичгийг шийдвэрлэх ёстой ажилтан нь өөрийн нэр нууц үгээр энэхүү вэбэд нэвтэрч ороод өөртөө хамааралтай бичиг баримтыг хянах, удирдах боломжтой. Ингэхийн тулд бичиг хэргийн ажилтан нь тухайн ажилтны мэдээллийг smartdesk 2.0 буюу “Архив, албан бичгийн програм”-даа бүртгэж вэбэд нэвтрэх нэр нууц үгийг оноож өгсөн байх шаардлагатай.

Жишээ болгож нэг ирсэн бичгийг хэрхэн шийдвэрлэж, цохох талаар үзүүлье. Эхлээд ажилтан нь вэб рүү хандана. Вэб рүү хандахдаа Интернэт хөтчөө ажиллуулаад хаягийн хэсэгт /IP Address/Smart/SmartWeb гэж бичээд Enter дарж вэб рүүгээ орно.

Тайлбар: ip address- танай байгууллагын сервер компьютрийн ip хаяг байх бөгөөд IP хаяг нь 192.168.1.3 гэх мэт тоо байна. Хаягаа бичээд вэб рүү нэвтэрч ороход доорх зураг дээр үзүүлсэн цонх гарч ирнэ

Хэрэглэгчийн нэр нууц үгээ бичээд нэвтрэх товчийг дарахад доорх цонх гарч ирнэ.

Мэдээ мэдээлэл

Дотоод мэдээ: Мэдээ оруулахдаа Байгууллагын гэсэн н үдний урдахыг чагтаагүй бол энд харандана.

Оруулсан мэдээ: Тухайн хэрэглэгчийн оруулсан мэдээлэл үүд харагдана.

Шинээр оруулах, засварлах: Албан бичиг болон мэдээ мэдээлээ оруулна.

Дотоод мэдээ: Мэдээ оруулахдаа Байгууллагын гэсэн н үдний урдахыг чагтаагүй бол энд харандана.

Оруулсан мэдээ: Тухайн хэрэглэгчийн оруулсан мэдээлэл үүд харагдана.

Шинээр оруулах, засварлах: Албан бичиг болон мэдээ мэдээлээ оруулна.

Ирсэн бичиг: Өөрт ирсэн албан бичиг харагдана.

Ирсэн бичгээ сонгоод Үйлдлүүд товчин дээр дарахад доорх цонх гарч ирнэ.

Цохох: Энэ цэсийг сонгосноор албан бичгийн цохолтыг хийнэ. Албан бичиг цохохын тулд Харъяалагдах хэлтэсээ зааж өгөөд хэн рүү цохохоо сонгоод цохсон шалтгаанаа бичээд Хадгалах товчин дээр дарна.

Шилжүүлэх: Шилжүүлэг хийхдээ ямар шалтгаанаар шилжүүлэх гэж байгаагаа тодорхой бичсэн байна. Шилж үүлсэн албан бичиг нь заавал бичиг хэргийн ажилтнаар дамжина.

Шийдвэрлэх: Албан бичиг шийдвэрлэхдээ хэрхэн шийдвэрлэсэн болохоо тодорхой бичсэн байна.

Цохолт хийсэн: Тухайн хэрэглэгч р үү цохолт хийгдсэн мэдээллүүд харагдана.

Дэлгэрэнг үй товчин дээр дарж хэн цохсоныг харж болно.

Шилжүүлсэн: Шилжүүлсэн албан бичигүүд харагдана.

Шийдвэрлэсэн: Тухайн хэрэглэгчийн шийдвэрлэсэн албан бичиг байна.

Шийдвэрлэх хугацаа хэтэгсэн: Тухайн хэрэглэгчийн шийдвэрлэх албан бичгийн хугацаа хэтэрсэн бол энд харагдана.

Өргөдөл гомдол: Өөрт ирсэн өргөдөл гомдолууд харагдана.

Албан бичиг т өлөвлөлт: Тухайн хэрэглэгчийн т өлөвлөсөн албан бичиг мөн хэрэглэгчийн агуулагдаж байгаа Group дахь хэрэглэгчидийн т өлөвлөсөн албан бичигүүд харагдана.

Төлөвлөгдөж байгаа бичиг: Энэ хэсэгт төлөвлөгдөж байгаа баталгаажаагүй албан бичгүүд харагдах ба баталгаажуулахын тулд Засварлах-Баталгаажуулах цэсэн дээр дарж Баталгаажуулах товчин дээр дарж баталгаажуулна.

Баталгаажсан: Төлөвлөсөн албан бичиг баталгаажуулсан бол энд харагдана.

Оруулсан бичиг: Тухайн хэрэглэгчийн шинээр т өлөвлөсөн албан бичиг байна.

Шинээр т өлөвлөх: Хэрэглэгч нь шинээр т өлөвлөх гэж байгаа албан бичгээ оруулна.