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- PROYECTO FIN DE CARRERA -

SISTEMA DE GESTIN

DE PROYECTOS EN EMPRESAS

DE SERVICIOS

MARA BESADA JUEZ

MADRID, Septiembre 2007

UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS

ESCUELA TCNICA SUPERIOR DE INGENIERA-ICAI

Ttulo de Ingeniero en Organizacin Industrial

Autorizada la entrega del proyecto al alumno:

Mara Besada Juez

EL DIRECTOR DEL PROYECTO

Ral Gmez Rubio

Fdo: Fecha:

V B del Coordinador de Proyectos

Claudia Meseguer Velasco

Fdo: Fecha:

Resumen iii

Resumen

Las empresas de servicios generan mucha informacin en sus procesos y

necesitan un entorno de trabajo en equipo donde la informacin fluya libremente entre

cada componente del equipo. Los objetivos del Proyecto son dos:

1) Analizar los Procesos de trabajo de las empresas de servicios, sus

necesidades de informacin y la jerarqua en la toma de decisiones.

2) Desarrollar una aplicacin, en entorno Web, que soporte los flujos de

informacin anteriormente analizados.

En consecuencia, el proyecto consiste en desarrollar un sistema que permita

gestionar una empresa de servicios. Este sistema cumple con los siguientes requisitos:

o Ser una herramienta imprescindible para que cada persona, desde su perfil, pueda gestionar su propio trabajo diario: tareas pendientes, tareas realizadas,

grado de avance en las tareas en curso.

o Cada tarea tiene su responsable, los objetivos del trabajo y los tiempos que necesita; as como los requerimientos de partida necesarios para el inicio de la

tarea y los resultados que deben entregarse y quien debe recibirlos.

o Contener toda la informacin para el anlisis de ratios de rentabilidad y eficiencia.

Adems cubre las siguientes reas de trabajo: Gestin Comercial, Gestin de

Proyectos y Recursos, Gestin de Tareas y Gestin Documental.

Asimismo, la estructura jerrquica de una empresa de servicios obliga a disear un

sistema multiusuario con una amplia gama de perfiles con privilegios muy diferentes:

Gerente, Jefe de Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente.

El requisito fundamental es que el sistema en ningn momento debe ralentizar el

trabajo ni sobrecargar el trabajo de cada persona.

Por lo tanto, la introduccin de informacin manual por el personal de la empresa

debe ser el mnimo necesario para que se pueda llevar a cabo la ptima gestin de la

Resumen iv

empresa, y los procesos y procedimientos de trabajo parametrizados en el sistema

deben ser flexibles. Es ms importante conocer en qu estado est cada tarea, qu

tareas tiene cada equipo de trabajo o qu tiempos lleva cada tarea a garantizar la

correcta aplicacin de un flujo de trabajo.

Como caracterstica tcnica, el desarrollo software y la base de datos se presentan

en cdigo abierto y en un lenguaje de programacin moderno que permite la rpida

actualizacin del mismo. El objetivo principal es que el sistema pueda crecer en

paralelo a las necesidades de gestin de la empresa, con costes reducidos y rpidas

actualizaciones.

Por tanto, para la parte servidora ha utilizado la tecnologa J2EE (Java Enterprise

Edition) y la Base de Datos en MySQL. Como servidor de aplicaciones se utiliza

Tomcat.

Summary v

Summary

Service companies generate much information in their processes and need a

teamwork environment where information flows freely between each part of the teams.

The two main targets of the project work are:

1) Analyse the working processes of service companies, analyse their needed

information and the hierarchy in taking decisions.

2) Develop a web based application, which supports the flow of information

previously analysed.

Accordingly, the project work consists in developing a system to manage a service

company. This meets the following requirements:

o Being an essential tool for every person, which can manage the own daily work from its profile: outstanding tasks, tasks performed, progress of

outstanding work.

o Each task has a responsible person, the objectives of the work and the time needed; as well as the previous mentioned requirements for the start of the

task, the results to be delivered and who should receive them.

o Containing all the information for the analysis of profitability ratios and efficiency.

In addition, it covers the following work areas: Commercial Management, Project

and Resource Management, Task and Documentary Management.

Also, the hierarchical structure of a service company undertakes to design a

multiuser system with a wide range of profiles with very different privileges: Manager,

Head of Project, Consultant, Commercial and Client.

The key requirement is that the system doesnt slow down or overload the work of

each person at any time.

Therefore, the manual introduction of information by the staff of the company should

be the minimum which is necessary to carry out the optimal management of the

company, the processes and procedures of parameterised work in the system must be

flexible. It is more important to know the status of each task, which tasks are in each

Summary vi

work team or what times needs each task to ensure the correct application of any work

flux.

As technical feature, the software development and the database are presented in

open source and in a modern programming language that allows the rapid updating.

The main objective is that the system can grow in parallel to the management needs of

the company, with lower costs and faster updates.

Therefore, J2EE (Java Enterprise Edition) technology has been used in the server

part, MySQL for the Data Base and Tomcat as server application.

ndice vii

ndice

1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO................................................................................................2 1.1 La Gestin de Proyectos................................................................................ 2

Tiempo 3 Costo 3 Alcance 4

1.2 Objetivos reales y operativos ........................................................................ 4

1.3 Metodologa de trabajo y recursos a utilizar ................................................ 5

2 JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN DESARROLLADA EN ESTE PROYECTO...............9 2.1 Situacin empresarial actual ......................................................................... 9

2.1.1 Gestin de proyectos Situacin empresarial actual 9 2.1.2 Necesidades 12 2.1.3 Reingeniera y Benchmarking 13

2.2 Soluciones de BPM Gestin de Proyectos ..............................................15 2.2.1 Automatizacin de Procesos y BPM 16 2.2.2 Anlisis de las soluciones de mercado 18 2.2.3 Evolucin temporal y tendencias de las nuevas tecnologas 24

2.3 Ejemplos de xito ..........................................................................................25

2.4 Conclusiones..................................................................................................26

3 DESCRIPCIN DE UNA EMPRESA DE PROYECTOS TIPO ................................................29 3.1 Descripcin de la empresa ...........................................................................29

3.1.1 Organigrama 30 3.1.2 Descripcin de Procesos 33 3.1.3 Identificacin de necesidades 37

3.2 Plan de automatizacin de procesos...........................................................38

3.3 Descripcin de la solucin software ............................................................39

4 ANLISIS DE PROCESOS.........................................................................................................43 4.1 Mapa de Procesos.........................................................................................43

4.2 Proceso comercial y subprocesos ...............................................................44

4.3 Proceso de Gestin de Proyectos y subprocesos ....................................47

4.4 Procesos de apoyo........................................................................................52

4.5 Cuadro de mando y seguimiento de procesos ...........................................53 Los 4 ejes de la estrategia empresarial...................................................................................... 54

5 DESCRIPCIN DEL SISTEMA ..................................................................................................57

ndice viii

5.1 Diseo funcional ............................................................................................57 5.1.1 Mdulo de Usuarios y Perfiles 57 5.1.2 Mdulo de Gestin Comercial (MGC) 59 5.1.3 Mdulo de Gestin de Proyectos (MGP) 74 5.1.4 Mdulo de Gestin de Tareas (MGT) 80 5.1.5 Mdulo de Gestin Documental (MGD) 83

5.2 Diseo tcnico ...............................................................................................85

6 OPERATIVA Y PROCESOS AUTOMATIZADOS .................................................................90 6.1 Tipos de procesos automatizados ...............................................................90

6.2 Resumen de Beneficios por la Automatizacin ..........................................93

7 CONCLUSIONES Y RESULTADOS..........................................................................................95

8 VALOR TOTAL DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO........................................................99

9 BIBLIOGAFA ............................................................................................................................ 102

A GESTIN DE PROYECTOS CLSICA ................................................................................... 107 A.1 Proyectos y Operaciones............................................................................107

A.2 Origen de la gestin de proyectos .............................................................108

A.3 Organizaciones referentes en la gestin de proyectos............................108

A.4 Gestin predictiva o clsica........................................................................110

A.5 Gestin de proyectos clsica .....................................................................111

A.6 mbito de la gestin de proyectos.............................................................111

A.7 Resumen ......................................................................................................112

ndice de Figuras ix

ndice de Figuras

Figura 1. Organigrama de la empresa (Consultora). .....................................................................32 Figura 2. Proceso Comercial. ...........................................................................................................34 Figura 3. Fase Proyectos. .................................................................................................................35 Figura 4. Conceptos bsicos del diseo de un Proyecto. [1] .........................................................49 Figura 5. Los 4 ejes de la estrategia empresarial. [2] .....................................................................54 Figura 6. Resumen Gestin de Clientes. .........................................................................................60 Figura 7. Alta de Cliente (Gerente)...................................................................................................61 Figura 8. Listado de Clientes (Gerente). ..........................................................................................61 Figura 9. Detalle del Cliente y Contactos (Gerente). ......................................................................62 Figura 10. Modificar Cliente (Gerente).............................................................................................63 Figura 11. Modificar Contacto (Gerente). ........................................................................................63 Figura 12. Contactos (Gerente). .......................................................................................................64 Figura 13. Buscar Cliente y Clientes (Gerente)...............................................................................64 Figura 14. Listado de Clientes (Jefe de Proyecto). .........................................................................65 Figura 15. Listado de Clientes (Consultor). .....................................................................................65 Figura 16. Detalle del Cliente y Contactos (Consultor)...................................................................66 Figura 17. Mensaje de Error (Consultor). ........................................................................................67 Figura 18. Listado de Clientes (Comercial). ....................................................................................67 Figura 19. Listado de Clientes (Cliente)...........................................................................................67 Figura 20. Resumen Gestin de la Labor Comercial. .....................................................................68 Figura 21. Alta Propuesta (Gerente). ...............................................................................................69 Figura 22. Listado de Propuestas (Gerente). ..................................................................................69 Figura 23. Modificar Propuesta (Gerente). ......................................................................................70 Figura 24. Baja Propuesta (Gerente). ..............................................................................................70 Figura 25. Listado de Propuestas (Jefe Proyecto). .........................................................................71 Figura 26. Listado de Propuestas (Consultor).................................................................................71 Figura 27. Listado de Clientes (Comercial). ....................................................................................72 Figura 28. Listado de Propuestas (Comercial). ...............................................................................72 Figura 29. Listado de Propuestas (Cliente). ....................................................................................73 Figura 30. Comentarios de Propuesta (Cliente). .............................................................................73 Figura 31. Mensaje de Error (Cliente). .............................................................................................73 Figura 32. Resumen Gestin de Proyectos. ....................................................................................74 Figura 33. Alta Proyecto (Gerente)...................................................................................................75 Figura 34. Listado de Proyectos (Gerente).....................................................................................76 Figura 35. Modificar Proyecto (Gerente)..........................................................................................76

ndice de Figuras x

Figura 36. Listado de Proyectos (Jefe Proyecto). ...........................................................................77 Figura 37. Modificar Proyecto (Jefe Proyecto). ...............................................................................78 Figura 38. Men (Jefe Proyecto). .....................................................................................................78 Figura 39. Listado de Proyectos (Consultor). ..................................................................................78 Figura 40. Listado de Proyectos (Comercial). .................................................................................79 Figura 41. Listado de Proyectos (Cliente)........................................................................................79 Figura 42. Mensaje de Error (Cliente). .............................................................................................79 Figura 43. Resumen Gestin de Tareas. .........................................................................................80 Figura 44. Modificar Proyecto (Gerente)..........................................................................................81 Figura 45. Personas para Proyecto (Gerente). ...............................................................................81 Figura 46. Responsables para Proyecto (Gerente). .......................................................................82 Figura 47. Gestin Estado (Gerente). ..............................................................................................82 Figura 48. Resumen Gestin Documental.......................................................................................83 Figura 49. Comentarios de Propuesta (Gerente, Jefe Proyecto, Consultor, Comercial y

Cliente).....................................................................................................................................84 Figura 50. Biblioteca de Archivos (Gerente, Jefe Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente). ....84 Figura 51. Biblioteca de Archivos 2 (Gerente, Jefe Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente). .85 Figura 52. Modelo de Datos..............................................................................................................86 Figura 53. Diagrama de Tiempos. ....................................................................................................99

ndice de Tablas xi

ndice de Tablas

Tabla 1. Comparativa de aplicaciones BPM....................................................................................21 Tabla 2. Gestin Comercial...............................................................................................................58 Tabla 3. Gestin de Propuestas de Proyecto. .................................................................................58 Tabla 4. Gestin de Proyectos. ........................................................................................................59

1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO

1 Descripcin del Proyecto 2

1 Descripcin del Proyecto

1.1 La Gestin de Proyectos

La gestin de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de

manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del

alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, nico y

progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio tambin nico. sta

temporalidad y unicidad diferencia a los proyectos de las operaciones, que son

trabajos funcionales en curso permanente o semipermanente y que crean el mismo

producto o servicio una y otra vez. La gestin de estos dos sistemas es a menudo muy

diferente, por lo que requieren habilidades tcnicas y filosofas diferentes.

El primer desafo de la gestin de proyectos es asegurarse de que el proyecto sea

entregado dentro de los parmetros definidos. El segundo es la asignacin y la

integracin de las entradas necesarias para resolver esos objetivos predefinidos. El

proyecto, por lo tanto, es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades

definidas para utilizar los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales,

energa, espacio, provisiones, comunicacin, calidad, riesgo, etc.) para resolver los

objetivos predefinidos.

La gestin de proyectos es, muchas veces, la responsabilidad de un individuo. Este

individuo raramente participa de manera directa en las actividades que producen el

resultado final. En vez de eso se esfuerza por mantener el progreso y la interaccin

mutua productiva de las varias partes de manera que el riesgo general de fracasar se

disminuya.

Un gerente de proyectos es muchas veces un representante del cliente y debe

determinar e implementar las necesidades exactas del cliente, basndose en su

conocimiento de la firma que representa. La habilidad de adaptar los mltiples

procedimientos internos de la parte contratante y la forma de estrechar los lazos con

los representantes seleccionados es esencial para asegurar que los objetivos clave de

costo, tiempo, calidad y, sobre todo, satisfaccin al cliente, se hagan realidad.

Sin importar el campo, un gerente de proyectos exitoso debe ser capaz de

visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que

esa visin se haga realidad.


Cualquier tipo de producto o servicio - edificios, vehculos, productos electrnicos,

software de computadora, servicios financieros, etc. - puede ser supervisado en su

implementacin por el gerente de proyectos y su operacin por el gerente de producto.

Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y

entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido

alcance, tiempo y costo. Esto tambin se conoce como el Tringulo de la Gestin de

Proyectos, donde cada lado representa una restriccin. Un lado del tringulo no puede

ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones

separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restriccin.

La restriccin de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para

completar un proyecto.

La restriccin de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto.

La restriccin de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el

resultado final del proyecto.

Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar

el alcance tpicamente aumenta el tiempo y el costo, una restriccin fuerte de tiempo

puede significar un incremento en costos y una reduccin en los alcances, y un

presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reduccin de

los alcances.

La disciplina de la gestin de proyectos consiste en proporcionar las herramientas

y tcnicas que permiten al equipo de proyecto (no solamente al gerente del proyecto)

organizar su trabajo para cumplir con todas esas restricciones.

Tiempo

El tiempo se descompone para propsitos analticos en el tiempo requerido para

completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo

requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalizacin de cada

componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestin de proyectos, es importante

partir el trabajo en pedazos menores para que sean fciles de seguir.

Costo

El costo de desarrollar un proyecto depende de mltiples variables incluyendo

costes de mano de obra, costes de materiales, administracin de riesgo,


infraestructura (edificios, mquinas, etc.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un

consultor independiente para un proyecto, el coste tpicamente ser determinado por

la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del

proyecto.

Alcance

Requerimientos especificados para el resultado final. La definicin global de lo que

se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripcin especfica de lo que el

resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la

calidad del producto final. La cantidad de tiempo dedicado a las tareas individuales

determina la calidad global del proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad

dada de tiempo para ser completadas adecuadamente, pero con ms tiempo podran

ser completadas excepcionalmente. A lo largo de un proyecto grande, la calidad puede

tener un impacto significativo en el tiempo y en el costo (o viceversa).

1.2 Objetivos reales y operativos

El proyecto consiste en desarrollar un sistema que permita gestionar una empresa

de servicios. Este sistema cumple con los siguientes requisitos:

o Ser una herramienta imprescindible para que cada persona, desde su perfil, pueda gestionar su propio trabajo diario: tareas pendientes, tareas realizadas,

grado de avance en las tareas en curso.

o Cada tarea tiene su responsable, los objetivos del trabajo y los tiempos que necesita; as como los requerimientos de partida necesarios para el inicio de la

tarea y los resultados que deben entregarse y quien debe recibirlos.

o Contener toda la informacin para el anlisis de ratios de rentabilidad y eficiencia.

Adems cubre las siguientes reas de trabajo:

o Gestin Comercial: se inicia con los contactos comerciales y finaliza con la aceptacin de una oferta.

o Gestin de Proyectos y Recursos. o Gestin de Tareas. o Gestin Documental.

Adems la estructura jerrquica de una empresa de servicios obliga a disear un

sistema multiusuario con una amplia gama de perfiles con privilegios muy diferentes.


El requisito fundamental es que el sistema en ningn momento debe ralentizar el

trabajo ni sobrecargar el trabajo de cada persona.

Por lo tanto, la introduccin de informacin manual por el personal de la empresa

debe ser el mnimo necesario para que se pueda llevar a cabo la ptima gestin de la

empresa, y los procesos y procedimientos de trabajo parametrizados en el sistema

deben ser flexibles. Es ms importante conocer en qu estado est cada tarea, qu

tareas tiene cada equipo de trabajo o qu tiempos lleva cada tarea a garantizar la

correcta aplicacin de un flujo de trabajo.

Como requerimiento tcnico, el desarrollo software y la base de datos se

presentarn en cdigo abierto y en un lenguaje de programacin moderno que permita

la rpida actualizacin del mismo. El objetivo principal es que el sistema pueda crecer

en paralelo a las necesidades de gestin de la empresa, con costes reducidos y

rpidas actualizaciones.

1.3 Metodologa de trabajo y recursos a utilizar

El proyecto consta de las siguientes partes: memoria, estudio econmico y anexos

(toda informacin adicional).

El tipo de metodologa para la parte tcnica del sistema ser Modular, por lo que

podr ponerse en funcionamiento cualquiera de los mdulos funcionales sin necesidad

de cualquiera de los otros.

Los mdulos responden a necesidades puntuales de gestin, por lo que habr un

mdulo para cada rea o necesidad de gestin.

Los Mdulos y algunas de sus caractersticas ms importantes son:

o Mdulo de Gestin Comercial (MGC): Gestionar la informacin de clientes, permitiendo la gestin de clientes en varios niveles de jerarqua. Tambin

gestionar la informacin de prospects (clientes potencias), permitiendo el paso

de prospect a cliente una vez realizada la venta; y adems la informacin de

contacto, siendo ste la persona/s de un cliente o prospect con la que se

negoci la venta.

o Mdulo de Gestin de Proyectos y Recursos (MGP): Permitir el diseo de proyectos tipo, como agrupaciones de tareas. Las tareas estndar tendrs

asignados tipos de equipos, tiempos medios y mximos, necesidades de

recursos para su realizacin y entradas y salidas de informacin y resultados.


o Mdulo de gestin de Tareas (MGT): Llevar el peso de la gestin del Sistema, siendo la ventana al resto de funcionalidades y mdulos del Sistema.

Permite, en fase de diseo, la creacin de Tareas que irn asociadas a cada

tipo de trabajo, y por tanto a un tipo especfico de equipo. La segunda

funcionalidad ser la de seguimiento, por lo que cada persona podr acceder a

las Tareas(y por tanto Proyectos) que tiene asignadas.

o Mdulo de Gestin Documental (MGD): Permitir almacenar la documentacin vital de cada tarea, proyecto o propuesta. Como acceso a

biblioteca permitir realizar bsqueda de documentacin por cliente, proyecto,

tipo de proyecto, palabras clave o fechas.

El anlisis de la plataforma consta de la arquitectura cliente-servidor, el servidor de

aplicaciones y seguridad. El entorno de desarrollo utilizado es el eclipse v3.4, el cual

ya tiene integrado el servidor Tomcat.

Arquitectura cliente-servidor: es un modelo para el desarrollo de sistemas de

informacin, en el que las transacciones se dividen en procesos

independientes que cooperan entre s para intercambiar informacin, servicios

o recursos. Se denomina cliente al proceso que inicia el dilogo o solicita los

recursos y servidor, al proceso que responde a las solicitudes. Para la parte

servidora ha utilizado la tecnologa J2EE (Java Enterprise Edition). Dentro de la

arquitectura cliente-servidor se encuentra el modelo 3 capas, que es el utilizado

en este proyecto. Dichas capas son:

o Capa de datos: es la Base de Datos, se utiliza para guardar informacin de proyectos y tareas. Existen algunos gratuitos como MySQL, SQLittle,

etc. y otros comerciales como Oracle, Informix, etc. Los comerciales se

descartan por ser muy caros y por no precisar una gran carga de

trabajo. Se elige MySQL por ser un software muy maduro y que existe

en muchos sitios. Adems contiene muchas herramientas que facilitan

la administracin y consultas.

o Capa de negocios: o capa intermedia, se utiliza el modelo MCV. Mode: es la parte que interacta con la base de datos y que se

la conoce como DAO.


Controller: es el Servlet de la aplicacin y sirve de conexin

entre los DAO y los JSPs. Un servlet es un objeto que se

ejecuta en un servidor o contenedor JEE y permite generar

pginas Web de forma dinmica a partir de los parmetros de la

peticin que enve el navegador Web.

View: los JSPs, que son una tecnologa Java que permite

generar contenido dinmico para Web, en forma de documentos

HTML en este caso. Las JSP's permiten la utilizacin de cdigo

Java mediante scripts. Adems es posible utilizar algunas

acciones JSP predefinidas mediante etiquetas.

o Capa de presentacin: Se presenta en forma de HTML con el browser.

Servidor de Aplicaciones: un servidor de aplicaciones es un computador

potente que atiende a varios ordenadores de bajos recursos (terminales). Se

dice que sirve aplicaciones porque las aplicaciones no estn instaladas en las

terminales, sino en el servidor. Se elige la ltima versin de Tomcat.

Seguridad: la comunicacin entre cliente-servidor debe estar encriptada para

asegurar la seguridad en la transaccin y evitar fraudes. La seguridad se puede

definir en cuatro conceptos: privacidad, autenticacin, integridad y no repudio,

siendo la privacidad e integridad los ms importantes.

2 Justificacin de la aplicacin

desarrollada en este Proyecto

2 Justificacin de la aplicacin desarrollada en este proyecto 9

*La visin integrada en los procesos vincula la gestin al aprendizaje.

2 Justificacin de la aplicacin desarrollada en este proyecto

Este captulo recoge de manera general, las principales causas por las que se va a

llevar a cabo este proyecto, la situacin actual de las empresas (en un entorno cada

vez ms competitivo), sus necesidades y requerimientos, y cmo la Gestin de

Proyectos supone una herramienta relevante para las empresas de servicios

profesionales; por ejemplo, permite gestionar proyectos relacionados con el

benchmarking y la reingeniera, mejorando la eficacia competitiva de la empresa.

La Gestin de Proyectos se posiciona dentro de las soluciones BPM, que cada vez

se encuentran ms implantadas en las empresas de servicios ya que permiten abordar

la automatizacin y optimizacin del funcionamiento de las empresas, dando el

adecuado servicio en el mundo actual de intensa competencia y cambios. Para ello

existen numerosas aplicaciones BPM que permiten a las empresas definir, analizar e

implementar procesos empresariales capaces de ayudar a satisfacer las necesidades

de los clientes. Otras herramientas se centran en la Gestin de Proyectos, permitiendo

un control riguroso sobre el tiempo, las personas o los imprevistos que puedan surgir.

Por ltimo, las aplicaciones para la Gestin Comercial permiten satisfacer los

requerimientos de los circuitos administrativos y comerciales de toda la empresa.

2.1 Situacin empresarial actual

En la situacin empresarial actual las empresas tienen que hacer frente a una

competencia cada vez ms fuerte. Los esfuerzos por parte de las empresas para

mejorar su posicionamiento competitivo y diferenciarse de la competencia son cada

vez ms necesarios. Entre estos esfuerzos, la gestin de proyectos supone un

importante elemento de apoyo, ya que ayuda en gran medida al progreso de la misma

y responde a la necesidad de aprovechar las nuevas tecnologas para aumentar la

competitividad de las ingenieras y empresas de servicios que trabajan desarrollando

proyectos.

2.1.1 Gestin de proyectos Situacin empresarial actual

La gestin de proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, histricamente

relacionada con proyectos de ingeniera de construccin de obras civiles (como los

proyectos de ingeniera hidrulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la

logstica o la creacin de equipos de trabajo, con sus categoras profesionales


definidas, o la cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde aparece el

control de costes y tiempos y la aplicacin de soluciones normalizadas, como por

ejemplo en la construccin de una calzada), y en campaas militares, donde tambin

entran en juego muchos elementos de gestin (identificacin de objetivos, gestin de

recursos humanos, logstica, identificacin de riesgos, financiacin, etc.). Pero es a

partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas tcnicas desde el

punto de vista profesional, han transformado la administracin por proyectos en una

disciplina de investigacin.

La gestin de proyectos es la aplicacin del conocimiento, habilidades,

herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto de forma tal de cumplir con los

requerimientos del proyecto. Se lleva a cabo mediante el uso de procesos tales como:

iniciacin, planificacin, ejecucin, control y trmino. El equipo de proyecto gestiona el

trabajo de los proyectos, trabajo que comnmente implica: distintas demandas de

alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad; clientes con diferentes necesidades y

expectativas; y requerimientos identificados.

La gestin de proyectos se encuentra regulada por la norma UNE 16600X, ya que

una adecuada gestin de todas las actividades a ir realizando supone una mayor

garanta de eficacia en la consecucin de los objetivos y un enfoque de optimizacin

de los recursos que se plantea no slo en la gestin interna de los proyectos, sino

adems en la preparacin y el anlisis fiscal de los mismos para asegurar las

importantes deducciones fiscales existentes que van dirigidas a cualquier empresa y

organizaciones publicas y privadas.

Se puede definir proyecto como un conjunto de actividades interdependientes

orientadas a un fin especfico, con una duracin predeterminada, en el que intervienen

diferentes personas con distintos perfiles. Completar con xito un proyecto significa

cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones tcnicas, de costo y de plazo

de terminacin. A un conjunto de proyectos orientados a un objetivo superior se

denomina programa, y un conjunto de programas constituye un plan.

La gestin de proyectos suele tener asociado algunos problemas tales como:

Falta de comunicacin en el proceso: en un proceso hay un conjunto de tareas

interrelacionadas, con un responsable principal para cada una. En cada tarea

hay inputs y outputs, por lo que ser necesario que fluya una buena

comunicacin no solo de manera vertical (responsable y trabajadores), si no

tambin de manera horizontal (entre los trabajadores de cada tarea).


Falta de planificacin: al no tener las actividades bien organizadas, se produce

una dispersin en el trabajo que repercute en una prdida de tiempo.

Falta de control: el cuadro de mando es una herramienta que permite medir las

actividades de un proyecto en trminos de su visin y estrategia. La gestin de

proyectos suele descuidar este concepto.

Por otra parte, una buena gestin de proyectos aporta una serie de beneficios muy

importantes para la organizacin, que son:

Know how o conocimiento compartido entre los distintos integrantes.

Organizacin por procesos: hay que agrupar las actividades entre s

constituyendo procesos que permitan a la organizacin centrar su atencin

sobre reas de resultados que son importantes conocer y analizar para la

gestin del conjunto de actividades y para conducir a la organizacin hacia la

obtencin de los resultados deseados.

Optimizacin de recursos: permiten determinar la manera ms eficiente de usar

o aprovechar los bienes, personas, tiempos, disponibles.

Control de calidad: es el conjunto de actividades realizadas para garantizar el

cumplimiento de los requisitos.

Control de gestin (Cuadro de Mando): permite guiar la gestin hacia los

objetivos del proyecto y un instrumento para evaluarlo.

Control de necesidades y requisitos del cliente: es importante que el cliente

quede satisfecho, por ello la gestin de proyectos permite tener un control ms

riguroso de sus necesidades que favorece la relacin empresa-cliente.

Los servicios profesionales juegan un papel importante en la mejora de la

competitividad de la economa europea ya que constituyen aportaciones para la

economa y la actividad empresarial, de tal modo que su calidad y competitividad

producen importantes efectos colaterales. Tambin son importantes debido a su

importancia directa para los consumidores. Los servicios profesionales ms

significativos son:

Ingeniera: la "Ingeniera" es la profesin en la que el conocimiento de las

matemticas y ciencias naturales, obtenido mediante estudio, experiencia y

prctica, se aplica con juicio para desarrollar formas de utilizar,

econmicamente, los materiales y las fuerzas de la naturaleza para beneficio

de la humanidad y del ambiente.


Informtica: la informtica es la disciplina que estudia el tratamiento automtico

de la informacin utilizando dispositivos electrnicos y sistemas

computacionales. La informtica se utiliza en diversidad de tareas, por ejemplo:

elaboracin de documentos, control de procesos y robots industriales,

telecomunicaciones y vigilancia, as como el desarrollo de juegos y

multimedios. En la informtica convergen los fundamentos de las ciencias de la

computacin, la programacin y las metodologas para el desarrollo de

software, as como determinados temas de electrnica.

Arquitectura: es el arte de proyectar y construir los edificios, y engloba, por

tanto, no slo la capacidad de disear los espacios sino tambin la ciencia de

construir los volmenes necesarios.

Asesora a empresas: es el trabajo especfico de orientacin y capacitacin

para la definicin de las estrategias comerciales.

2.1.2 Necesidades

Las empresas de servicios necesitan un entorno de trabajo en equipo donde la

informacin fluya libremente entre cada componente del equipo.

Adems, el sector servicios se mantiene en continuo crecimiento. Esta es una

tendencia a escala mundial, que hace que da a da las empresas de servicios se

enfrenten a grandes oportunidades.

Las empresas de servicios necesitan de software y procesos de los sistemas de

gestin de sus servicios, que les permitan reducir el tiempo total requerido para

terminar los proyectos. Los proyectos de hoy en da y sus correspondientes equipos

organizativos se componen de una mezcla de cooperacin cruzada e ininterrumpida.

El trabajo se desarrolla durante las veinticuatro horas del da, los siete das de la

semana, con equipos de proyectos repartidos por todo el mundo. El almacn de

informacin, los procesos de negocio y los motores de anlisis e informes necesarios

para que las empresas de servicios avancen hombro con hombro y con agilidad no

son algo accesorio, sino imprescindible.


2.1.3 Reingeniera y Benchmarking

El benchmarking se puede definir como el proceso de identificar, analizar y adaptar

de modo objetivo, sistemtico y cuantitativo, las prcticas ms efectivas de los sectores

industriales para mejorar los resultados de la empresa. Se puede considerar como un

proyecto orientado a un objetivo, con inicio y fin definidos.

Se busca conocimiento (formacin y experiencia), para lo cual se necesita

identificar a los mejores, estudiarlos y aprender de ellos, cuanto, porqu y como. Para

responder a estas preguntas, se pueden utilizars distintas herramientas como puede

ser el anlisis de patentes, la ingeniera inversa, etc.

Los principales beneficios del benchmarking son:

1. Supone una excelente fuente de conocimiento, al permitirnos identificar de una

manera sistemtica las actividades y factores clave a mejorar, identificando las

prcticas ms efectivas de los mejores, lo que ayudar a cuantificar el

diferencial de la empresa con la competencia (cunto) y mejorar (cmo).

2. Supone una innovacin tecnolgica, al introducir cambios y mejoras en la

organizacin que permitir diferenciarse y alcanzar una posicin de liderazgo.

Lo que se busca es mejorar una actividad para lo cual se adquieren unos

conocimientos, que pueden permitir identificar nuevas ideas en factores que no

se estban estudiando en un principio.

3. Supone un incremento de la motivacin, al demostrar resultados tangibles,

facilitando el cambio en el desarrollo del proceso de mejoras. En este punto, es

importantsimo tener claro la necesidad de afrontar los nuevos retos para la

aplicacin de mejoras o nuevas ideas, siendo importante el compromiso de la

Direccin y la formacin en benchmarking del personal de la compaa.

Los tipos de benchmarking que se puede hacer son:

I. Competitivo: Es el ms difcil de aplicar, porque no se puede esperar

colaboracin por parte de la competencia. De forma legal y tica, sin caer en el

espionaje industrial, en meras copias, o pensar que somos los mejores, que son

las crticas ms habituales.

II. Cooperativo: No hay que preocuparse de consideraciones competitivas, se

contacta con otras empresas no competidoras directas, para mejorar una

actividad particular compartiendo conocimientos.


III. Colaborador: Un grupo de empresas comparte conocimientos sobre una

actividad particular.

IV. Interno: Forma de benchmarking colaborador, que utilizan grandes

compaas para identificar las prcticas del mejor de la casa.

V. Heterogneo: Una organizacin realiza un benchmarking sobre actividades o

procesos nicos y excepcionalmente bien hechos, que poco tienen que ver con

las actividades propias, pero sobre las que se pueden extraer reglas

generalizables o exportables a otros mbitos de la organizacin.

La Reingeniera es nada menos que una visin totalmente nueva de cmo se deben

organizar y administrar los procesos, negocios y recursos humanos de una

organizacin para que tengan xito en la actualidad.

Una breve definicin de la reingeniera podra ser que significa "empezar de nuevo".

En s la reingeniera, formalmente es la revisin fundamental y el rediseo radical de

procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas

de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

Cuatro palabras claves se incluyen en esta definicin:

a) Fundamental: La reingeniera empieza sin ningn preconcepto, sin dar nada

por sentado; no significa emprender la reingeniera de los supuestos, que la

mayora de procesos ya han arraigado en ellas. La reingeniera determina

primero qu debe hacer la organizacin; luego, cmo debe hacerlo. No da

nada por sentado; se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que

debe ser y lo que se desea obtener.

b) Radical: Se tiene que redisear todo desde la "raz", es decir no hacer cambios

superficiales o tratar de arreglar lo que ya est hecho, sino redisear todas las

estructuras y procedimientos existentes. Es reinventar la organizacin. El

realizar cambios parciales o progresivos no es reingeniera, puede ser la

aplicacin de mejoramiento continuo, cuyo tratado ser motivo de otra cultura

informtica, en la que tambin se trate temas como calidad total.

c) Espectacular: La reingeniera no es cuestin de hacer mejoras marginales o

incrementales sino de dar saltos gigantescos en rendimiento. La mejora

marginal requiere afinacin cuidadosa; la mejora espectacular exige volar lo


viejo y cambiar por algo nuevo, que sea til y no est de moda

necesariamente.

d) Procesos: Considerada la ms importante de las cuatro. Muchas personas no

estn orientadas a los procesos; estn enfocadas en tareas, oficios, personas,

estructuras, pero no en procesos.

Existen tres clases de organizaciones que emprenden la reingeniera:

1. Las primeras son las que se encuentran en graves dificultades. stas no

tienen ms remedio. Organizaciones que estn en una desventaja bastante

"abismal" con respecto a sus competidores, o que no pueden lidiar con sus

costos que son muy altos.

2. La segunda categora es de aquellas organizaciones que todava no se

encuentran en dificultades, pero que cuya administracin tiene la previsin de

detectar que se avecinan problemas. Estas organizaciones tienen la visin de

redisear antes de caer en la adversidad.

3. El tercer tipo de organizaciones que la constituyen las que estn en ptimas

condiciones. No tienen dificultades visibles ni ahora ni en el horizonte, pero

su administracin tiene aspiraciones y energa. Ven en la reingeniera una

oportunidad de ampliar su ventaja sobre los competidores.

Por todo ello, el benchmarking y la reingeniera suponen dos tcnicas muy

importantes que toda empresa debe tener en cuenta si quiere estar al da y pendiente

de sus competidores. Con una aplicacin que permita la gestin de proyectos de una

empresa de servicios, se consigue gestionar todo tipo de proyectos, incluidos los

relacionados con el bernchmarking y la reingeniera, lo que mejora an ms la eficacia

de la empresa.

2.2 Soluciones de BPM Gestin de Proyectos

Las soluciones BPM aportan importantes beneficios para la automatizacin de

procesos, ms especficamente en la Gestin de Proyectos, ya que permite a terceras

partes en general, participar en el proceso de forma automatizada, directa y eficiente;

reduciendo el tiempo global de ejecucin de los procesos de negocio y permitiendo la

diferenciacin de las empresas. Por esta razn han aparecido en el mercado un gran

nmero de soluciones de mercado que permiten dicha automatizacin, tanto para BPM

como para la Gestin de Proyectos y Gestin Comercial, ms concretamente.


Se est produciendo un desplazamiento del inters de la tecnologa hacia el

impacto de la organizacin, por lo que algunas empresas comienzan a posicionarse en

el mercado bajo la denominacin BPM.

2.2.1 Automatizacin de Procesos y BPM

Los sistemas BPM (Business Process Management), tambin llamados en espaol

Gestin de procesos de negocios constituyen el ms moderno y ambicioso esfuerzo

de la tcnica de software empresarial para abordar la automatizacin y optimizacin

del funcionamiento de las empresas y organizaciones de toda ndole ante la necesidad

de dotarse de una eficacia que permita sobrevivir, prosperar y dar el adecuado servicio

en el mundo actual de intensa competencia y constantes cambios.

La finalidad de un BPM es descomponer la actividad global de una empresa u

organizacin en un conjunto de Procesos, entidades de funcionamiento relativamente

independientes, aunque conectadas con las dems, que pueden ser analizadas con

detalle y cuyas acciones repetitivas puedan ser automatizadas, tanto en lo

concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen, para optimizar

tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad de adaptacin constante y

rpida a los cambios y conservando la coexistencia de mtodos seguros con la

necesaria flexibilidad para facilitar la intervencin activa y fundamental de las personas

en los procesos.

Los BPM se potencian cuando se combinan con un sistema de reglas de negocio

independiente. Ello da mayor flexibilidad y capacidad de adaptacin a los cambios.

Se acepta que el ciclo completo de un sistema BPM comprende cuatro etapas:

modelizacin, ejecucin, monitorizacin y optimizacin.

Todos los sectores productivos se vern beneficiados con la implantacin del

conjunto de herramientas BPM y aplicaciones en los prximos aos, resultando

especialmente tangibles los resultados en mbitos tan diversos como la gestin de

proyectos de outsourcing o externalizacin en grandes corporaciones, en donde los

parmetros de medicin en la eficiencia del servicio prestado se ven sustancialmente

incrementados (en beneficio directo tanto del cliente como de la empresa

"externalizadora") en la tramitacin de expedientes en organismos pblicos, con la

consiguiente intervencin crtica en aquellos proyectos destinados a la automatizacin

de la administracin pblica y la mejora de la atencin ciudadana o la provisin de

servicio en operadoras de telecomunicaciones. Dentro de este contexto resulta


significativo resaltar la importancia que las herramientas de BPM adquirirn en el

desarrollo del control del riesgo operacional.

La implantacin de proyectos BPM aporta beneficios para la automatizacin de

procesos. Combinada con la accesibilidad derivada de las tecnologas Web, permite a

clientes, proveedores, organismos pblicos..., terceras partes en general, participar en

el proceso de forma automatizada, directa y eficiente, abriendo la organizacin en

trminos tanto de acceso a los procesos como de acceso a informacin. Por otra

parte, la redefinicin de fases, facilitando la elaboracin de algunas de ellas en

paralelo, la eliminacin de tiempos muertos y la automatizacin de tareas, reducen

drsticamente el tiempo global de ejecucin de los procesos del negocio.

Adems reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la

misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos. En

este contexto, la automatizacin de procesos o la reduccin de los tiempos de

ejecucin son elementos que permiten la diferenciacin entre empresas. Ambos son

algunos de los beneficios que las compaas estn obteniendo gracias a la

implementacin de BPM, sin perder de vista el aspecto ms importante para el

negocio, el ROI. Business Process Management agiliza la eficacia operativa, pero el

retorno de la inversin es un factor clave a la hora de decidirse por cmo y cundo

implantar un BPM.

En el fondo de cualquier estrategia de riesgo operacional hay dos requerimientos

clave e interrelacionados entre s: la necesidad de automatizar y gestionar procesos de

negocio y la necesidad de recopilar la informacin necesaria para tomar decisiones a

tiempo y bien documentadas. Adems de mejorar la eficiencia operacional y disminuir

los costes, la automatizacin proporciona un completo seguimiento de las actividades

que llega hasta cada rincn de la empresa.

En resumen, las caractersticas ms importantes de la automatizacin de procesos

en BPM son:

Permite a clientes, proveedores, organismos pblicos,... participar en el

proceso de forma automatizada, directa y eficiente, abriendo la organizacin

en trminos tanto de acceso a los procesos como de acceso a informacin.

Reducen drsticamente el tiempo global de ejecucin de los procesos del

negocio.


Reduce errores, asegurando que los mismos se comporten siempre de la

misma manera y dando elementos que permitan visualizar el estado de los

mismos.

Permiten la diferenciacin entre empresas.

Completo seguimiento de las actividades que llega hasta cada rincn de la

empresa.

Los beneficios de la incorporacin de BPM a la gestin de riesgos operacionales

son muy reales y tangibles:

Mejora de la eficiencia a travs de la automatizacin de extremo a extremo.

Mejora de las capacidades para cumplir con estndares y regulaciones del

mercado.

Reduccin de costes.

Soporte a decisiones de negocio ms efectivas y mejora del control del

riesgo, proporcionando informacin de gestin precisa y en el momento

adecuado.

Al proporcionar una rpida definicin, automatizacin y monitorizacin de los

procesos, BPM permite a las organizaciones estandarizar y emplear

procesos de gestin de riesgos basados en los mejores modelos a seguir.

2.2.2 Anlisis de las soluciones de mercado

Las soluciones de mercado que permiten la automatizacin de procesos son las

siguientes: * La visin integrada en los procesos vincula la gestin al aprendizaje.

BPM: Las soluciones de BPM (Business Process Management) son un nuevo

tipo de software empresarial dirigido a aquellas compaas que consideran que

sus procesos son una parte fundamental de sus activos, es decir, del conjunto

de bienes y derechos pertenecientes a su Sociedad. Sin embargo, para ser

completamente efectivo, BPM no debe enfocarse simplemente como un

conjunto ms de herramientas informticas, sino como un entorno en el que

una visin centrada en los procesos* de la empresa sea el medio para


comunicar las necesidades del negocio a toda la organizacin. Las soluciones

BPM permiten a las empresas definir, analizar e implementar procesos

empresariales como activos competitivos capaces de ayudarle a satisfacer las

necesidades de sus clientes. Para soportar esta estrategia es necesario contar

con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con

el ciclo de vida de BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business

Process Management System y con ellas se construyen aplicaciones BPM.

o iGrafx: ofrece un conjunto de funciones de diseo, anlisis, optimizacin y gestin de procesos que, juntas, satisfacen las necesidades de los

tres principales grupos involucrados: los usuarios de tecnologas de la

informacin que necesitan modelizar los procesos para su

implementacin; los analistas empresariales que necesitan modelizar

los procesos para su optimizacin y los usuarios de iniciativas de

procesos que necesitan dar soporte a la metodologa de los mismos.

Esta solucin se adapta eficientemente a los requisitos especficos de

cada grupo de usuarios basndose en la tarea que realizan, y al mismo

tiempo ofrecen un mismo entorno para la mejora de procesos. Gracias

a su arquitectura por niveles, su depsito central de procesos y la

disponibilidad de funciones distintas para diferentes grupos de usuarios,

iGrafx tiende puentes entre los involucrados en los procesos. Con

iGrafx, los analistas empresariales pueden visualizar y trabajar con los

procesos jerrquicos ms complejos en el formato al que estn

acostumbrados: el mapa del proceso. A continuacin, los usuarios de

tecnologas de la informacin pueden implementar los procesos

rpidamente, con datos de modelizacin adicionales,

correlacionndolos con las definiciones WSDL (Web Service Definition

Language) y exportndolos en BPEL (Business Process Execution

Language). Estas capacidades, cuando se combinan, consiguen una

clara disminucin del tiempo necesario para sacar un producto o

servicio al mercado.

o AuraPortal: permite descomponer la actividad global de cualquier empresa u organizacin, en un conjunto de Procesos para que puedan

ser analizados con detalle, automatiza sus acciones (tanto en lo

concerniente a los sistemas como a las personas que intervienen),

optimizando tiempos, oportunidades y costes, sin perder la capacidad


de adaptacin constante y rpida a los cambios... y sobre todo,

conservando la necesaria flexibilidad para la intervencin activa y

fundamental de las personas en los procesos (disendolos y

controlndolos despus...). AuraPortal se potencia grandemente

cuando se combina con su sistema de Reglas de Negocio (Business

Rules) independiente, que le proporciona una mayor flexibilidad y

capacidad de adaptacin a los cambios, sin necesidad de modificar los

modelos.

o iFlow: tecnolgicamente, es un producto 100% basado en Java. La herramienta posee mecanismos de integracin con sistemas externos,

como pueden ser las herramientas de EAI, motores de reglas, gestin

documental, etc., a travs de Web Services, Java y XML. Tambin se

conecta con bases de datos externas a travs de adaptadores.

Adicionalmente, admite programacin a travs de Java y JavaScript con

la posibilidad de crear formularios de cliente de forma automtica

(HTML). Resumiendo, las principales funcionalidades del producto

iFlow:

Diseo de procesos drag and drop

Gestin de timers con distintos calendarios

Control de notificaciones basadas en email

Listener/triggers/eventos

Soporte Web Services

Posibilidad de personalizacin del cliente Web (css)

Voting Node

Integracin con motores de reglas

Soporte a Java 1.4

Mdulos de reporting, analtico y auditoria

Modificacin de procesos en tiempo de ejecucin

Generacin automtica de formularios HTML

Sistema de Gestin Documental

Balanceo de Carga

Plataforma de alta disponibilidad

Firma Digital

Dispone de Simuladores de ejecucin de procesos


o Polymita Technologies: Suite de aplicaciones BPM, para la automatizacin de procesos empresariales human intensive. Modelado

de procesos, ejecucin y monitorizacin (BAM). Gestin totalmente

integrada de los datos asociados a los procesos, formularios y

documentos. Arquitectura abierta por niveles y extensible mediante

interfaces de programacin Java.

El mtodo de optimizar la gestin de las organizaciones debe ir

necesariamente soportado por una o varios aplicaciones de software,

que proporcionen las capacidades necesarias para analizar, automatizar, implantar y controlar los procesos, siempre de una forma gil y eficiente. Una suite de BPM es el conjunto de todos estos

mdulos de software, funcionando de forma completamente integrados

entre s, sin fisuras. Este conjunto de aplicaciones est especialmente

diseado para automatizar y optimizar los procesos de una

organizacin.

A continuacin se muestra una tabla comparativa de las distintas

aplicaciones comentadas anteriormente:

Flexibilidad Arquitectura por niveles

Posibilidad de

integracin

Programacin Java

BAM

iGrafix Alta S

AuraPortal Alta S

iFlow Normal S S

Polymita Technologies

Normal S S S S

Tabla 1. Comparativa de aplicaciones BPM.

Gestin de Proyectos: Para poder completar con xito un proyecto de

software, se necesita tener un control riguroso sobre el tiempo, las personas o

los imprevistos que puedan surgir, como por ejemplo cambios en el software.

Para ayudar en la planificacin y gestin de proyectos, se ofrecen varias

herramientas bsicas, las ms importantes:


o Microsoft Project: la gestin de proyectos requiere una planificacin y un control continuo de las tareas a realizar, de los costes, de los miembros

del grupo de trabajo, etc., asegurando que el tiempo de finalizacin del

proyecto coincida con los objetivos iniciales. Microsoft Project

proporciona una plataforma para la gestin de proyectos, ayudando a

realizar una implementacin correcta de los proyectos. La familia de

productos Microsoft Office Project 2003 esta formada por dos lneas de

producto: Microsoft Project Standard 2003, y Enterprise Project

Management (EPM), una solucin empresarial compuesta por Microsoft

Project Server 2003, Microsoft Project Professional 2003 y Microsoft

Office Project Web Access.

o Microsoft Solutions Framework (MSF): es una flexible e interrelacionada serie de conceptos, modelos y prcticas de uso que controlan la

planificacin, el desarrollo y la gestin de proyectos tecnolgicos. MSF

se centra en los modelos de proceso y de equipo dejando en un

segundo plano las elecciones tecnolgicas. Originalmente creado en

1994 para conseguir resolver los problemas a los que se enfrentaban

las empresas en sus respectivos proyectos, se ha convertido

posteriormente en un modelo prctico que facilita el xito de los

proyectos tecnolgicos. MSF se compone de varios modelos

encargados de planificar las diferentes partes implicadas en el

desarrollo de un proyecto: Modelo de Arquitectura del Proyecto, Modelo

de Equipo, Modelo de Proceso, Modelo de Gestin del Riesgo, Modelo

de Diseo de Proceso y finalmente el modelo de Aplicacin.

o Visual Studio 2005 Team System: esta aplicacin permite realizar la gestin de proyectos directamente desde el entorno integrado del

desarrollo. Entre otras cosas, permite: controlar los cambios de la Base

de Datos, automatizar las pruebas para mejorar la calidad del Software,

mejorar la comunicacin y colaboracin, etc.

o GanttProject: es una aplicacin para gestionar proyectos basada en la utilizacin de diagramas de Gantt y grficas de carga de trabajo. Se

puede definir las tareas de forma jerrquica, establecer dependencias

entre ellas, calcular el grfico PERT, crear informes en formato PDF y

HTML, utilizar el estndar WebDAV para trabajar en equipo e

importar/exportar informacin de Microsoft Project. GanttProject est

desarrollado en Java, por tanto es multiplataforma, es libre y gratuito.


Gestin Comercial: Las aplicaciones para la Gestin Comercial fueron

desarrolladas para satisfacer plena y sencillamente los requerimientos de los

circuitos administrativos y comerciales de toda la empresa: Ventas, Stock,

Compras, Cuentas Corrientes, Fondos y Contabilidad. Esta herramienta

tecnolgica posibilita la integracin de los circuitos, operacin intuitiva y gil,

confidencialidad e informacin relevante al instante. Es indispensable para la

toma de decisiones.

o Gestin Total Profesional: es una aplicacin orientada a la gestin comercial, almacn y pequea gestin contable para las empresas

de la mayora de los sectores. Dispone de todas las caractersticas

de Gestin Total Bsico pero ampliadas y mejoradas en la versin

Profesional. En un mismo programa se dispone de Terminal Punto

de Ventas o TPV, Facturacin, Contabilidad y Recibos. Adems

permite ser utilizado en red local, bajo cualquier entorno de red,

incluyendo sistemas Linux. Destaca por ser un producto muy

competitivo, robusto y potente, caracterizado por su facilidad de

manejo. Adems, est preparado para sacar todo el provecho al

Comercio Electrnico y la e-Factura.

o GestCom: es un programa de Gestin Comercial, desarrollado bajo Microsoft Office 2003/2000/XP con motor de base de datos SQL

Server 2000. Tecnologa Cliente-Servidor, multiusuario,

multiproceso, multidelegacin (sistema de replicacin Microsoft SQL

Server). Posee un alto nivel de disponibilidad 7 das * 24 horas.

Adems permite contabilizaciones en tiempo real sobre el programa

ContaSpeed, con posibilidad de contabilizaciones diferidas sobre

otras aplicaciones contables. Sus caractersticas ms importantes

son:

Informacin detallada Clientes/Proveedores.

Gestin de almacenes, por familias, subfamilias, lotes, fechas

de caducidad, ubicaciones, artculos compuestos.

Tarifas de compra y venta.


Confeccin de presupuestos, pedidos, fra. Proforma,

Albaranes, Facturas, Recibos, Remesas.

Mdulo Gestin de los TPV's.

Mdulo Estadsticas.

Mdulo Terminales porttiles de venta y gestin de almacn.

Mdulo Web.

2.2.3 Evolucin temporal y tendencias de las nuevas tecnologas

En la medida en que las tecnologas de Inteligencia de Negocio estn bien

asentadas y han sido asimiladas por muchas empresas, se est produciendo un

desplazamiento del inters por la tecnologa hacia el impacto en la organizacin. As,

algunas empresas comienzan a posicionarse en el mercado bajo la denominacin de

gestin del rendimiento del negocio (BPM, Business Performance Management). Se

puede definir BPM como una serie de procesos y aplicaciones diseadas para

optimizar la ejecucin de las estrategias de negocio. Se comienza definiendo los

objetivos estratgicos de la alta direccin. A partir de ah, se establecen planes para la

ejecucin de actividades. stas son a su vez monitorizadas, evalundose los

resultados y refinndose el ciclo completo estrategia/planes/ejecucin a fin de que la

organizacin se mueva en el sentido deseado.

Por otro lado, el 22,5% de las empresas espaolas han implantado alguna solucin

de Business Process Management (BPM). El Club-BPM, el centro oficial de

promocin, difusin y formacin de sistemas y software de Business Process

Management (BPM) en Espaa y los dems pases de habla hispana, present un

estudio sobre la implantacin de las tecnologas BPM en Espaa. Segn este estudio,

realizado a travs de una encuesta a directores de Sistemas e Informtica de las

medianas y grandes empresas espaolas con representacin de todos los sectores de

actividad, el inters por las tecnologas BPM contina creciendo en nuestro pas a un

ritmo del 11 % anual. En cuanto al tipo de procesos sobre las que operan las

soluciones BPM implantadas, se reparten prcticamente al 50% entre procesos

horizontales y verticales. El estudio revela que los principales escollos para la

adopcin de sistemas BPM son la ausencia de conocimiento y el elevado precio en la

implantacin. El precio de estos sistemas ronda los $1700 si se trata de software y

hardware de control, mientras que si es slo software, ronda los $600.


Las principales conclusiones del estudio son:

El grado de conocimiento del BPM en Espaa sigue siendo bajo, alcanzando

una puntuacin de 2,6 sobre un total de 5 puntos.

El 22,5% de las empresas dispone de alguna solucin BPM.

El 75,9% de las empresas usuarias y potenciales optan por el software

propietario.

El 26,5% de las empresas consideran que los sistemas BPM son caros.

El 30,2% de los usuarios adoptan o adoptaran sistemas BPM para mejorar la

productividad, y un 27% para controlar los procesos de negocio. En cambio,

slo un seis por ciento lo utiliza o utilizara para mejorar la atencin al cliente.

2.3 Ejemplos de xito

Algunas empresas ya han desarrollado aplicaciones Web para la Gestin de

Proyectos, cuyo resultado ha sido un xito. Esto mejora las posibilidades de que la

aplicacin desarrollada en este proyecto sea de gran utilidad. Algunas de estas

aplicaciones se comentan a continuacin:

v Minicrm: aplicacin en espaol que permite gestionar proyectos, clientes y

facturas por Internet. Permite, de forma muy sencilla, registrar datos de las

actividades comerciales para poder tener acceso a las mismas desde

cualquier lugar. Es un sistema diseado para las pequeas y medianas

empresas que tienen necesidad de organizar la informacin de su empresa

en lnea. Este programa reemplaza el uso de excel como medio de control

de clientes, contactos, facturas, proyectos, notas, calendario. Este sistema

es para gestin de clientes, facturas, proyectos, calendario, archivos, notas

en modo multiusuario. Crea registros ilimitados de los contactos y los

organiza por Clientes o Proveedores. Asigna tareas al equipo de trabajo y

administra el estatus actual de los proyectos. Comparte archivos en lnea

con el equipo de trabajo. Administra la facturacin y el estatus de

facturacin. La suscripcin es gratis.

v Whodoes: aplicacin que permitir controlar las tareas de los proyectos

online. Permite gestionar proyectos, tareas y responsables en un entorno

bastante sencillo de usar. Por un lado se pueden crear proyectos y guardar


la documentacin dentro de cada uno. Cada proyecto podr tener una serie

de tareas localizadas en un calendario siempre visible. Las tareas pueden

ser asignadas a personas, as como aadir los recursos necesarios para su

conclusin. Comentarios, discusiones y eventos tambin tienen su sitio

reservado en esta aplicacin.

v PHPCollab: sistema de gestin de proyectos basado en lenguaje PHP con el

que se crea un entorno de colaboracin en equipos de proyectos. Permite

compartir informacin con otros miembros en un mismo espacio y publicar

sta informacin para el cliente en otro espacio cuando se desee. Incorpora

los aspectos ms importantes de la gestin de proyectos, tales como

planificacin de tareas, documentos compartidos y la posibilidad de

enlazarse con otras aplicaciones open-source, como puede ser PHPNuke.

Un Gestor de Proyectos permite crear jerarquas y clasificar los proyectos

mediante criterios de clasificacin, para poder entender los costes reales de

los servicios que presta y poder obtener una vista exacta y detallada de la

rentabilidad. La solucin puede ofrecer datos de seguimiento que ayudarn

a identificar las tendencias del mercado, aceptar los proyectos adecuados y

evitar comprometerse con proyectos que no se podrn realizar o que no

sern rentables. Se puede resumir por tipo de proyecto o por tipo de

categora de coste, o puede definir su propia estructura de registro. Tambin

se puede clasificar las transacciones por horas trabajadas, costes

generados, artculos enviados e ingresos para factura tambin ofrece un

generador de informes con mltiples opciones. Se puede obtener una visin

general desde la ventana general de estadsticas, donde puede filtrar entre

proyectos relacionados y presupuestados con transacciones realizadas, o

desde informes estndar, donde puede especificar diferentes rangos de

datos. Tambin se puede utilizar los servicios de anlisis opcionales para

presentar datos en tablas dinmicas.

2.4 Conclusiones

Quin lo necesita: una aplicacin Web para la Gestin de Proyectos est

orientada principalmente para aquellas empresas de servicios medianas,

ya que casi todas las empresas de servicios profesionales se gestionan por

proyectos/clientes. stas, necesitan mantener un estrecho control de


rendimiento de los proyectos, costes e ingresos, y mano de obra, as como

otros recursos.

Qu necesita: precisan de una aplicacin Web que les apoye desde la

orientacin estratgica de la Gestin de Proyectos hasta el trabajo diario

con proyectos, creando as la base para una planificacin y realizacin con

xito de sus proyectos.

Qu problemas tiene: las empresas de hoy da se encuentren gestionando

un gran nmero de Proyectos, Clientes, Documentos, sin un sistema

dinmico que les facilite esta operacin.

Qu beneficios obtienes: este sistema contribuye en muchas empresas de

forma decisiva para el xito empresarial y para el mantenimiento de

ventajas competitivas, especialmente necesario para lograr el xito en un

entorno de TI.

3 Descripcin de una empresa de

Proyectos tipo

3 Descripcin de una empresa de Proyectos tipo 29

3 Descripcin de una empresa de Proyectos tipo

Una empresa de proyectos tipo es aquella que necesita gestionar una gran

cantidad de proyectos para un correcto desempeo de su trabajo, por esta razn se ha

optado por describir una empresa que se encarga de realizar consultora de Negocios.

Los procesos ms importantes que ejecutan este tipo de empresas son dos: proceso

comercial (preventa) y proceso de proyectos. El proceso comercial es fundamental

para que la empresa tenga un control de sus clientes, lo que estn demandando y lo

que se pretende realizar para alcanzar sus requisitos. Por su parte, el proceso de

proyectos (o fase de proyectos) es crucial para poder desarrollar un proyecto conforme

a lo solicitado por el cliente en el proceso anterior. Sin embargo, estos procesos traen

consigo una serie de problemas a la hora de ponerlos en prctica, que se basan

principalmente en una excesiva vinculacin de cliente-comercial, una baja o carencia

de control y un gran cantidad de informacin a almacenar. Por consiguiente, la

automatizacin de procesos es una excelente solucin a esta problemtica, ya que

reduce los tiempos de elaboracin de tareas ms o menos superfluas y permite que el

equipo de trabajo se centre en lo que realmente importa: desarrollar el Proyecto. Esto

es lo que permite la solucin software que se ha llevado a cabo en este proyecto, ya

que soluciona en gran medida los problemas mencionados anteriormente, que se

comentan ms detalladamente en los puntos posteriores.

3.1 Descripcin de la empresa

La empresa a describir es una consultora de Negocios, por estar dedicada a

desarrollar Servicios de Asesora y Consultora en los mbitos de Negocio y Marketing

para que las empresas asesoradas puedan implantar estrategias y desarrollar

acciones mas ajustadas a las necesidades de sus clientes. Centra sus servicios en

dos focos: la mejora del Proceso Comercial (mayor rendimiento y mayor control suponen una mayor rentabilidad de su negocio, mantenible en el tiempo), el

conocimiento de las necesidades de su Cliente (mayor informacin y mayor calidad de

la informacin de su cliente suponen un mayor xito del proceso de venta) y la gestin

de proyectos, por lo que sirve de ejemplo para entender mejor como se desarrolla esta

actividad.


3.1.1 Organigrama

Este tipo de empresas se regulan tambin por la norma ISO 9000 que son un

conjunto de normas de calidad establecidas por la Organizacin Internacional para la

Estandarizacin (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin

(empresa de produccin, empresa de servicios, administracin pblica...). Su

implantacin en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una

gran cantidad de ventajas para sus empresas. Los principales beneficios son:

Reduccin de rechazos e incidencias en la produccin o prestacin del

servicio.

Aumento de la productividad

Mayor compromiso con los requisitos del cliente.

Mejora continua.

La familia de normas apareci por primera vez en 1987 teniendo como base una

norma estndar britnica (BS), y se extendi principalmente a partir de su versin de

1994, estando actualmente en su versin 2000. La principal norma de la familia es:

ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestin de la Calidad - Requisitos. Y otra norma es

vinculante a la anterior: ISO 9004:2000 - Sistemas de Gestin de la Calidad - Gua de

mejoras del funcionamiento.

Las normas ISO 9000 de 1994 estaban principalmente pensadas para

organizaciones que realizaban proceso productivo y, por tanto, su implantacin en

empresas de servicios era muy dura y por eso se sigue en la creencia de que es un

sistema bastante burocrtico.

Con la revisin de 2000 se ha conseguido una norma bastante menos burocrtica

para organizaciones de todo tipo, y adems se puede aplicar sin problemas en

empresas de servicios e incluso en la Administracin Pblica.

Para verificar que se cumple con los requisitos de la norma, existen unas entidades

de certificacin que dan sus propios certificados y permiten el sello. Estas entidades

estn vigiladas por organismos nacionales que les dan su acreditacin.

Para la implantacin, es muy conveniente que apoye a la organizacin una

empresa de consultora, que tenga buenas referencias, y el firme compromiso de la


Direccin de que quiere implantar el Sistema, ya que es necesario dedicar tiempo del

personal de la empresa para implantar el sistema de calidad.

El marco conceptual tiene una principal diferencia que es de la gestin del sistema

de calidad en la versin 2000 comparada con la versin anterior del ao 1994, es la

introduccin del concepto de gestin por procesos interrelacionados. En vez de

normar y asegurar la calidad bajo una conceptualizacin esttica, como ocurra en la

versin de 1994, en la nueva versin se propone complementarla con una visin

integral y dinmica de mejora continua, orientada a que el cliente se pueda sentir

satisfecho.

En la versin 2000, se dice que el sistema de calidad debe demostrar que la

organizacin es capaz de:

Suministrar un producto o servicio que de manera consistente, cumpla con los

requisitos de los clientes y las reglamentaciones correspondientes.

Lograr una satisfaccin del cliente mediante la aplicacin efectiva del sistema,

incluyendo la prevencin de no-conformidades y el proceso de mejora

continua.

El modelo del sistema de calidad consiste en 4 principios que se dejan agrupar en

cuatro subsistemas interactivos de gestin de calidad y que se deben normar en la

organizacin:

Responsabilidad de la Direccin

Gestin de los Recursos

Realizacin del Producto o Servicio

Medicin, Anlisis y Mejora

En esta versin tambin se incluyeron nuevas mejoras:

Facilitar la comunicacin entre la organizacin y los clientes.

Incluir nuevos elementos como la informacin, comunicacin, infractructuras y

proteccin del ambiente de trabajo.

Adaptar la terminologa, como por ejemplo, usar el trmino organizacin en vez

de suministrador.


Un organigrama es la representacin grfica de la estructura organizativa de una

empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos

casos, las personas que las dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones

jerrquicas y competenciales en la organizacin. A continuacin se muestra el

organigrama de la empresa en cuestin:

Figura 1. Organigrama de la empresa (Consultora).

En la gestin de proyectos, surge el problema de la asignacin de horas de trabajo

poco eficientes, ya que mientras un proyecto y su personal pueden estar parados, el

otro necesita de ms horas de trabajo. Por tanto se pueden asignar departamentos

staff, es decir, asignar horas de trabajo a cada proyecto en funcin de sus

necesidades y de la disponibilidad de cada persona. Esto permite aumentar la

flexibilidad y eficiencia de las tareas y disminuye las horas muertas.

Gerencia

rea

1

rea

2

Consultores

Consultores

Gestin Comercial

Comerciales

Comerciales

Consultores

Consultores


3.1.2 Descripcin de Procesos

Un proceso consiste en un conjunto de actividades secuenciales que realizan una

transformacin de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, informacin,

etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) aadiendo valor.

La Gestin por Procesos es la forma de gestionar toda la organizacin basndose

en los Procesos. Entendiendo stos como una secuencia de actividades orientadas a

generar un valor aadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una

SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente. Busca reducir la

variabilidad innecesaria que aparece habitualmente cuando se producen o prestan

determinados servicios y trata de eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad

de las acciones o actividades, al consumo inapropiado de recursos, etc.

Todo proceso incluye una sucesin de actividades que, necesariamente, tienen

cada una de ellas alguna actividad precedente y lgicamente tendrn otra a

continuacin hasta su final. Al espacio entre los lmites establecidos para cada

proceso, se le denomina mbito del proceso.

En el caso concreto de las empresas del sector servicios, donde coincide que el

producto se consume en el momento en el que se produce, se acta sobre el propio

cliente al que se considera como entrada a transformar en producto con valor aadido

al trmino del proceso de prestacin de un servicio (salida). Por ello, el producto

obtenido en el sector servicios se fundamenta en el mismo cliente, al que se ha

aportado el valor aadido con una prestacin de servicio determinada.

Para utilizar la gestin por procesos en una organizacin debe describirse de forma

clara su misin (en qu consiste, para qu existe y para quin se realiza),

concretando, a continuacin, entradas y salidas e identificando clientes y proveedores

del mismo. Se debe poder medir la cantidad y la calidad de lo producido, el tiempo

desde la entrada hasta la salida y el coste invertido en aadir valor; y, por ltimo, ha de

poder asignarse la responsabilidad del cumplimiento de la misin del proceso a una

persona (al que denominamos habitualmente propietario del proceso).

Los procesos ms importantes de la empresa se describen a continuacin:


Proceso Comercial (Pre venta): este proceso se encarga de recibir las

entradas de nuevos proyectos para elaborar una solucin adecuada a lo que se

est demandando.

Figura 2. Proceso Comercial.

El cliente puede enviar su propuesta mediante email, telfono o visita

personal, siendo las ms comunes. El comercial por su parte puede

dirigirse al cliente por iniciativa propia o consultando la base de datos de

prospects o clientes potenciales. Dentro del proceso de gestin comercial

existen varias tareas interrelacionadas que, paso a paso, permiten obtener

el proyecto deseado por el cliente, que son:

Registro de contactos: se da de alta un nuevo contacto o prospect,

si ste no se encuentra ya en la base de datos, con toda la

informacin necesaria para tener localizado al cliente en el caso de

ser necesario (nombre, telfono, email, direccin, nombre de la

empresa,...).

Elaborar la propuesta: disear la propuesta que se quiere vender al

cliente, por lo que esta actividad la lleva a cabo la direccin tcnica

de la empresa.

Negociacin: a continuacin, el comercial tiene que ponerse en

contacto con el cliente para negociar la propuesta diseada y si ste

est conforme con lo que se va a desarrollar. En el caso de que no

estuviera conforme, habra que redisenar lo acordado y buscar una

solucin que se encuentre en el equilibrio entre lo deseado por el

cliente y lo que puede ofrecer la empresa.

Proyecto

Comercial

Cliente Registro Elabora

propuesta Negociacin Cierre

Comercial Comercial Gerencia Tcnica


Cierre: Por ltimo, si todo est conforme, se realiza el cierre y firma

del proyecto por parte de la gerencia. Si se ha llegado a este ltimo

trmino, se produce un output en el que el proyecto ya ha sido

vendido y est listo para comenzar su desarrollo.

Por otro lado, desde cada tarea es posible que tanto el cliente como la

empresa puedan desear salir de la operacin y, por tanto, cancelar el proceso

comercial.

Fase de Proyectos: esta fase es indispensable para la propia realizacin del

proyecto, ya que a travs de la informacin obtenida del proceso comercial,

permite elaborar un proyecto conforme a lo solicitado por el cliente, para lo que

se necesita de personal, recursos y material de trabajo.

Figura 3. Fase Proyectos. Esta fase recibe la informacin del proceso comercial y la propuesta firmada,

necesarias para llevar a cabo dicho proceso. Se compone de una serie de

tareas, al igual que el proceso anterior, que son:

OK gerencia

EJECUCIN -

DESARROLLO

RESPONSABLE

DE DISEO

IMPLANTACIN

CIERRE POR

RESPONSABLE

Documento

Info Proceso

Comercial

Propuesta firmada


Responsable de Diseo: con la informacin recibida, el responsable de

diseo elabora un documento txt en el que se especifica todo lo que es

necesario hacer para el cliente, los recursos (personas, de

grstion.pdf

Documents

Transcript of grstion.pdf