Garispanduan Pelupusan & Hapus Kira Aset & Stok Dalam Bencana Banjir
-
Upload
tunas-harapan -
Category
Documents
-
view
111 -
download
14
description
Transcript of Garispanduan Pelupusan & Hapus Kira Aset & Stok Dalam Bencana Banjir
-
LAMPIRAN A
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
/igg*{*i+.iSxfi+i1*.1:tl*:i'!xt1t6*tsfl r,:',r*rt*#'sstiir
GARIS PANDUANPENGURUSAN PELUPUSAN DAN HAPUS KIRAASET & STOK
YAN G ROSAK DAN HILANG AKIBAT BENCANA BANJIR
-
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PELUPUSANDAN HAPUS KIRA ASET & STOK YANG ROSAK DAN HILANG AKIBAT
BENCANA BANJIR
PENDAHULUAN
Tujuan garis panduan ini diwujudkan bagi memberi panduan kepada semua PTJ untukmenyediakan satu laporan pelupusan aset dan stok yang rosak serta hilang akibatbanjir. Kesemua fasiliti Kementerian Kesihatan perlu mengikuti tatacara ini.
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
Pegawai Pemeriksa Aset, Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok dan Pegawai PenyiasatAset dan Stok di PTJ untuk melaksanakan perkara-perkara berikut:
i. Mengesahkan aset yang rosak dan tidak dapai digunakan serta tidak ekonomikdibaiki akibat banjir, yang disenaraikan oleh JKN/PTJ berdasarkan LaporanLembaga Pemeriksa Aset Alih (KEW.PA-17) bagi tujuan pelupusan.
ii. Mengesahkan stok yang rosak dan tidak boleh digunakan berdasarkan LaporanLembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) bagi tujuan pelupusan.
iii Mengesahkan aset dan stok yang tidak dapat dikesan dan hilang akibat banjirdan bukannya disebabkan unsur kecurian, kecuaian, penyelewengan danpenyalahgunaan penjawat awam dan orang awam bagi tujuan hapuskira.
iv. Membolehkan Kuasa Melulus melupuskan dan menghapuskira aset dan stoktersebut di bawah had bidang kuasa yang ditetapkan dalam P.U. (B) 485berdasarkan nilai perolehan asal.
v. Membolehkan Kuasa Melulus di peringkat Negeri, Kementerian danPerbendaharaan mengenal pasti nilai kerugian aset dan stok yang telahdilupuskan dan disyorkan hapuskira akibat banjir.
vi. Membolehkan pihak Kementerian menyediakan satu Pelan TindakanPencegahan dan Mitigasi bagi meminima kos kerugian aset dan stok yangmusnah dan rosak uniuk dilupuskan dan yang hilang akibat banjir pada masahadapan.
PENUTUP
Garis panduan ini perlu diikuti bagi memastikan prosedur pelupusan dan hapuskira asetdan stok yang rosak dan hilang akibat banjir dilaksanakan mengikut peraturanpengurusan aset yang berkuat kuasa.
-
GARIS PANDUAN BAGI PELUPUSAN ASET YANG ROSAK AKIBAT BANJIR
Mengenal pasti aset yang rosak,tidak boleh digunakan, tidakekonomik dibaiki dan musnah akibatbaniir vanq oerlu diluouskan
Pegawai Aset PTJ
2 Aset mekanikal, teknikal, elektrikal,elektronik dan perkakasan komputertidak perlu mendapatkan PerakuanPelupusan (KEW.PA-16)
DikecualikanTidak perludisediakan
Menyediakan dan mengesahkanmaklumat aset dalam LaporanLembaga Pemeriksa (KEW.PA-171.-i. Keterangan Asetii. Kuantitiiii. Tarikh Pembelianlv. Tempoh Digunakan /Disimpanv. Nilai Perolehan Asal, danvi. Nilai Semasa
KEW.PA-17 Pegawai Aset PTJ/Lembaga Pemeriksa
Pelupusan yangdilantik KSU
Nyatakansecaraanggaransekiranya tiadarekod
4 Menyemak KEW.PA-17. KEW.PA-17 Ketua Jabatan PTJ
5 Mengemukakan KEW.PA-17 kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @Pe rben d a haraa n l\,4 alaysia
KEW.PA-17 Ketua Pasukan /Lembaga Pemeriksa
Pelupusan
6 Menerima dan merekodkanmaklumat KEW.PA-17 ke dalampengkalan data dan mengemukakanKEW.PA-17 dengan segera kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @Perbendaharaan lVlalavsia
KEW.PA-17 Urus setia KKM /Kuasa Melulus KKM /
PerbendaharaanMalaysia
7 Memproses permohonan,mempertimbang danmenandatangani kelulusanpelupusan aset
KEW.PA-17 Urus setia KKM /Kuasa Melulus KKM /
PerbendaharaanMalaysia
I Mengemukakan kelulusanpelupusan keoada PTJ melalui JKN
Urus setia KKM
9 PTJ melaksanakan tindakanpelupusan mengikut kaedah yangdilu luskan
Pegawai Aset PTJ
10 l\/enyediakan Sijil Pelupusan AsetAlih Kerajaan (KEW.PA-19) denganmelampirkan Salinan:-- Resit jualan bagi pelupusan
secara jualan- Sijil Penyaksian Pemusnahan
(KEW.PA-18) bagi pelupusansecara musnah
KEW.PA-18KEW.PA.19
Pegawai Aset PTJ
11 Mengemukakan KEW.PA-1 Ibersama salinan dokumen berkaitankepada Kuasa Melulus.
KEW.PA-19 Pegawai Aset PTJ
-
ALIRAN KERJA PELUPUSAN
PERANAN
1+v
r.' l
I
I
Jt-;_lI'lIu+tf*t-Itr
IlrIl'l?V
TII
tTl
ASET ALIH KERAJAAN YANG ROSAK AKIBAT BENCANABANJIR
PROSES
Pegawai Aset
Peoawai Aset
Lembaga Pemeriksa
Ketua Pasukan /Lembaga Pemeriksa
Pelu pusa n
Urusetia KKM / KuasaMelulus KKM /
PerbendaharaanMalaysia
Urus Setia KKM / KuasaMelulus KKM /
PerbendaharaanMalaysia
Pegawai Aset JKN /Urusetia KKM
Pegawai Aset PTJ
Pegawai Aset PTJ
Pegawai Aset PTJ &Pegawai Aset JKN
Mengenalpasti aset yang rosak dan tidak boleh dibaiki akibatbanjir yang perlu dilupuskan
Menyediakan maklumat aset dalam Laporan LembagaPemeriksa (KEW. PA-1 7) seperti.-
i. Keterangan aset,ii. Kuantiti,iii. Tarikh Pembelian,iv. Tempoh d igu nakan/d isim pan.v. Nilai perolehan asal, danvi. Nilai semasa.
Lembaga Pemeriksa Pelupusan melaksanakan pemeriksaan
Mengemukakan KEW.PA-17 kepada Kuasa [,{elulus peringkatKKM @ Perbendaharaan Malaysia
Menerima dan merekodkan KEW.PA-17 ke dalam pengkalandata dan mengemukakan KEW.PA-17 dengan segera kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @ Perbendaharaan Malaysia
Memproses permohonan, mempertimbang dan menandatanganikelulusan pelupusan
Mengemukakan kelulusan pelupusan kepada PTJ
PTJ melaksanakan tindakan pelupusan menglkut kaedah yangdiluluskan
Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW pA-19)dengan melampirkan salinan .-- Resit jualan
- Pelupusan secara jualan
- Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) -
pelupusansecara musnah
Mengemukakan KEW.PA-19 bersama salinan dokumenberkaiian kepada Kuasa Melulus.
-
GARIS PANDUAN BAGI PELUPUSAN STOK YANG ROSAK AKIBAT BANJIR
1 Mengenal pasti stok yang rosak dantidak boleh digunakan akibat banjir yangpedu dilupuskan
Pegawai Stor PTJ
2 Menyediakan maklumat stok dalamLaporan Lembaga PemeriksaPelupusan (KEW.PS-1 9):-
i. No. Kod Stokii. Perihal Stokiii. Tarikh Terimaiv. Tempoh Simpananv. Kuantitivi. Nilai Perolehan Asal (RM)vii. Justifikasi Pelupusanviii. Svor Kaedah Pelupusan
KEW.PS.'t9
Pegawai Stor PTJ /Pegawai Aset
Nyaiakan
anggaransekiranya tiadarekod
3 Lembaga Pemeriksa melakukanpemeriksaan
KEW.PS.19
LembagaPemeriksa
Pelupusan yangdilaniik KSU
4 Mengemukakan KEW.PS-19 kepadaKuasa Melulus peringkat KKM @Perbendaharaan Malaysia
KEW,PS.19
Ketua Pasukan /LembagaPemeriksa
5 Menerima dan merekodkan KEW.PS-19ke dalam pengkalan data danmengemukakan KEW.PS-19 dengansegera kepada Kuasa Melulusperingkat KKM atau PerbendaharaanMalaysia
KEW.PS-19
Urusetia KKI\/ /Kuasa Melulus
KKIVI /Perbendaharaan
Malaysia
6. Memproses permohonan,mempertimbang dan menandatanganikelulusan pelupusan stok
Urusetia KKM /Kuasa Melulus
KKM @Perbendaharaan
Malaysia
7 Mengemukakan kelulusan pelupusankepada PTJ
Pegawai Aset JKN/ Urusetia KKM
8 PTJ melaksanakan tindakan pelupusanmengikut kaedah yang diluluskan
Pegawai Aset /Stor PTJ
9 Menyediakan Sijil Pelupusan Aset AlihKerajaan (KEW.PA-19) denganmelampirkan Salinan.-- Sijil Penyaksian Pemusnahan
KEW.PA-18
KEW.PA-
Pegawai Stor PTJ
6
-
10
(KEW. PA-18) bagi pelupusan secaramusna h
19
Mengemukakan KEW.PA-19 bersamasalinan dokumen berkaiian kepadaKuasa lvlelulus
KEW.PA-19
Pegawai Aset JKN
-
Pegawai Aset
Pegawai Aset
Lembaga Pemeriksa
Ketua Pasukan /Lembaga Pemeriksa
Urusetia KKM / KuasaMelulus,.KKM /
PerbendaharaanMalaysia
Urusetia KKM / KuasaMelulus (KKM @Perbendaharaan
Malaysia)
Pegawai Aset JKN /Urusetia KKM
Pegawai Aset PTJ
Pegawai Aset PTJ
Pegawai Aset PTJ &Pegawai Aset JKN
ALIRAN KERJA PELUPUSAN STOK AKIBAT
PERANAN
BENCANA BANJIR
PROSES
Mengenalpasti stok yang rosak dan tidak boleh digunakan akibatbanjir yang perlu d ilu puskan
Menyediakan maklumat stok ke dalam Laporan LembagaPemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS- 1 9) seperii:-
i. No. Kod Stokii. Perihal Stokiii. Tarikh Terimaiv. Tempoh Simpananv. Kuantitivi. Nilai Perolehan Asal (RM)vii. Justifikasi Pelupusanviii. Syor Kaedah Pelupusan
Lembaga Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan
Mengemukakan KEW.PS-19 kepada Kuasa Melulus peringkatKKM @ Perbendaharaan Malaysia
Menerima dan merekodkan KEW.PS-19 dari PTJ ke dalampengkalan data dan mengemukakan KEW.PA-19 dengan segerakepada Kuasa Melulus peringkat KKM atau PerbendaharaanMalaysia
Memproses permohonan, mempertimbang dan menandatanganikelulusan pelupusan stok
Mengemukakan kelulusan pelupusan kepada PTJ
PTJ melaksanakan tindakan pelupusan mengikut kaedah yangd ilu lu ska n
Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19)deng an melampirkan salinan .-- Resit jualan
- Pelupusan secara jualan
- Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) -
Pelupusansecara musnah
lvlengemukakan KEW.PA-19 bersama salinan dokumenberkaita n kepada Kuasa Melulus.
-
GARIS PANDUAN BAGI HAPUS KIRA ASET DAN STOK YANG HILANG AKIBAT BANJIR
1. Menyenaraikan aset dan stokyang hilang akibat banjir danmelaporkan kepada KetuaJabatan.
Pegawai AsetD-f IPegawai Stor PTJ
Memadaimenyenaraikankategori aset dansiok sahalasepertiKelengkapanPejabat danUbat-ubatan
2. Menyediakan danmenandatangani Laporan Awal(KEW PA-28) dan kemukakankepada Pegawai Penyiasat dihari sesi lawatan.
KEW.PA-28 Ketua Jabatan(Pengarah /PegawaiKesihatan Daerah/ PegawaiPergigianDaerah) iPegawaiPenyiasat lbuPejabat KKM
KIinik hendakla hmengemukakanmelalui PKD danPKPD
Membantu PTJ menyediakanKEW.PA-28 sekiranya belumdisediakan oleh PTJ
KEW.PA-28 PegawaiPenyiasat lbuPejabat KKM
4. Pegawai Penyiasat yang dilantikoleh KSU mengesahkan asetyang hilang disebabkan banjirdan bukan disebabkan kecurian,penipuan dan kecuaian pegawaiawam.
KEW.PA-29 PegawaiPenyiasat
5. Menyediakan Laporan AkhirKehilangan Aset dan Siok untukmerumuskan siasatan dankemukakan kepada Urus setiaKKM selewatJewatnya sebulandari tarikh lawatan.
KEW.PA-30 PegawaiPenyiasai
o Menyemak Laporan Akhir yangdisediakan dan mengangkatunrrk kelulusan PegawaiPengawal untuk perakuansebelum dimajukan kepadaKuasa Melulus untu k dihapuskiraaset dan stok yang hilang.
Urus seiia KKM
7. Mengemukakan permohonanhapus kira kepada KuasaMelulus peringkat KKM
Urus setia KKM
10
-
B Mengemukakan Sijil Hapuskira(KEW.PA-31) kepada JKN dalamtempoh satu (1) bulan dari tarikhkelulusan dan mengemas kiniKEW,PA-2, KEW PA.3KEW,PA.4, KEW.PA-5, dANKEW. PA-7 sekiranya asei telahdidaftarkan dalam SistemPengurusan Aset (SPA). PTJhendaklah kemukakanpermohonan kepada BahagianPerolehan & Penswastaan, KKMuntuk diangkat kelulusanPerbendaharaan bagi membukamodul Pelupusan Terus danHapuskira.
Sekiranya aset yang dibelisebelum tahun 2A15 yangdidaftarkan secara manual danbelum didaftarkan di dalam SPA,PTJ dikehendaki menyenaraikanaset yang telah dihapus kiradalam satu 'masterlisi' PTJmengandungi butiran berikut:
i) Nama Asetii) Anggaran
perolehaniii) Anggaran harga
tahun
KEW.PA-2,KEW.PA.3,KEW.PA-4,KEW.PA.5,KEW.PA.7,KEW.PA-31
KEW.PS-3KEW.PS.4
Pegawai Aset /Pegawai Stor PTJ
I Menyelaras semua SijilHapuskira (KEW.PA-31) yangditerima dan kemukakan kepadaBahagian Perolehan danPenswastaan, KKM danseterusnya dimajukan kepadaPerbendaharaan
KEW.PA-31 Pegawai AsetJKN
10 Menyediakan Laporan HapuskiraStok mengikut format KEW.PS-22
KEW.PS.22 Pegawai AsetPTJ
ALIRAN KERJA HAPUS KIRA ASET DAN STOK YANG HILANG AKIBAT BANJIR
11
-
PERANAN
PegawaiAset PTJ
Ketua Jabatan(Pengarah/PKD/PPDyPegawaiPenyiasat
PegawaiPenyiasat
PegawaiPenyiasat
PegawaiPenyiasat
Kementerian(Urusetia)
Kementerian(Urusetia)
PegawaiAset PTJ
ALIRAN KERJA HAPUS KIRAASET DAN STOKYANG HILANG AKIBAT BANJIR
PROSES
Senaraikan aset-aset yang hilang akibat banjir danmelaporkan kepada Ketua J abatan.
Menyediakan dan menandatangani Laporan Awal(KEW.PA-28) dan kemukakan kepada PegawaiPenyiasat di hari sesi lawaian.
Membantu PTJ menyediakan KEW.PA-28 sekiranyabelum disediakan oleh PTJ
Pegawai Penyiasat yang dilantik oleh KSUmengesahkan aset yang hilang disebabkan banjir danbukan disebabkan kecurian, penipuan dan kecuaianpegawai awam.
Menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset dan Stokuntuk merumuskan siasatan dan kemukakan kepadaUruseiia KKM selewat-lewatnya sebulan dari tarikhIawatan.
Menyemak Laporan Akhir yang disediakan danmengangkat untuk kelulusan Pegawai Pengawal untukperakuan sebelum dimajukan kepada Kuasa Melulusuntuk dihapuskira aset yang hilang.
Kemukakan permohonan hapuskira kepada KuasaMelulus peringkat KKM.
Kemukakan Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) kepada JKNdalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan(sekiranya diluluskan hapus kira) dan mengemaskiniKEW.PA.2, KEW.PA-3, KEW.PA-4, KEW.PA.5 dANKEW.PA-7 sekiranya aset telah didaftarkan di dalamSPA. Sekiranya aset yang dibeli sebelum tahun 2015yang didaftarkan secara manual dan belum didaftarkandi dalam SPA, PTJ dikehendaki menyenaraikan asetyang telah dihapus kira dalam satu'masterlist'.
Selaras KEW.PA-3'1 yang diterima dan kemukakankepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan, KKMuntuk direkodkan dan dikemukakan kepadaPerbendaharaanl
Tti ]I
Tr;-.lT
IVFt+
I
TIElEJKN (UnitAset) &Kemenierian
(Urusetia)
L2
-
13
-
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KP 2.612013 Lampiran A
L4
-
oJ-:.: ::o:: :idl.-::: :::
''i:
-(!c; .. -:9 o * q;J:t; FE;:o i (!$ioz d t-z;
E6
FF
_l:
o
.-l r: a! 0loI ,oq- or or
+ .:6x:Ft) d o
q -hiai -o(!cl!
-x
o -{
-2 =9t! 6 96or
^-ds 6 -dii 6scD OJ A L
o0lElo 'aa
oj_6Xl;o)r (o X=-c
-
Pekeliling Perbendaharaan Malaysta KP 2.72013 Lampiran A
KEW,PA-28LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:-
1. Keterangan Aset yang hilang.(a) Jenis Aset:(b) Jenama dan Model:(c) Kuantiii:(d) Tarikh Perolehan:(e) Harga Perolehan Asal:(0 Anggaran Nilai Semasa:
2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.:4. Nyatakan cara bagaimana kehilangan berlaku lebih terperinci dan jelas termasuk
pegawai-pegawai yang terlibat dan aset kali terakhir ditinggalkan di mana.
5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.6. Nyatakantarafjawaianpegawai(tetap/kontral
-
Del eli]'rg Perbe-da'raraa- l\4alaysta KP 2.712013 Lamp ran B
KEW.PA-29No. Rujukan Fail.Tarikh:
Keoad a
(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Adalah dimaklumkan bahawa tuan/ puan dilantik sebagai Pengerusi/ Ahli JawatankuasaPenyiasat untuk menyiasat kehilangan . .. . .. ... . .. . (nama aset)di................ ......... (Kementerian/ Jabatan/ pTJ) mulai daritarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal ... )
2. Tuan/ Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkanmaklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yangberkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas JawatankuasaPenyiasat sebagai panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW.pA-30) seperti yangdilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ..(tarikh).
Tandatangan : ... .. . . .. . . . . .. . . . .Nama Pegawai Pengawal : ............Kementeria n/Jabatan
t]
-
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:-
1. Keterangan Aset AIih yang hilang.
(a) Jenis Aset Alih:(b) Jenama dan Model:(c) Kuantiti:(d) Tarikh Perolehan:(e) Harga Perolehan Asal:(f) Anggaran Nilai Semasa.2. Perihal Kehilangan.
(a) Tarikh diketahui:(b) Tarikh sebenar berlaku:(c) Tempat kejadian.(d) Bagaimanakehilangandiketahui:(e) Bagaimana kehilangan berlaku3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
4. (a) Nama pegawai yang:-(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.(ii) Bertanggungjawabsebagai penyelia.(iii) Bertangg ungjawab ke atas kehilangan itu.(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyaiakan:-(j) Jawatan hakiki pada masa kehilangan.(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas).(iii) Taraf Jawaian (sama ada tetap/ dalam percubaan/ sementara/
kontrak).(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakantarikh kuat kuasa hukuman.(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan.(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan danhukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)(vii) Maklumat lain, jika ada.
KP 2.712013 Lampiran C
KEW. PA-30
18
-
Pekeliling Perbendaharaan lVlaiaysia
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan AsetKerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atauyang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan
KP 2.7 t2013 Lampiran C
.'.''
AIih Kerajaan. Tatacara Penguiusan Storarahan lain termasuk langkah berjaga-jagaperaturan atau arahan tersebut.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan
8. Nyatakan sama ada tindakan surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak denganmemberikan justifikasi.
TandatanganNamaJawaianTarikh
TandatanganNamaJawatanTarikh
TandatanganNamaJawatanTarikh
9. Syor dan Ulasan
Syor:
Ulasan:
TandatanganNamaJawatanTarikhCap Kementerian/Jabatan:
.....(pengerusi)
/ahli\
.. .(Ahri)
Pegawai Pengawal
19
-
c';c .. (!Gtr"O.d : (!I Jd lgfolEa!t- zat-o
; !o in i