G ERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Igor afonso Johny Dantas Max Mendes.
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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
Igor afonso
Johny Dantas
Max Mendes
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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
O gerente de projeto gasta de 75% a 90% de seu tempo com COMUNICAÇÃO:
Reuniões; Direcionamentos, Aconselhamento; Supervisão.
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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
Processos de gerenciamento das comunicações de um projeto:
Identificar as partes interessadas. Planejar as comunicações. Distribuir informações. Gerenciar as expectativas das partes
interessadas. Reportar o desempenho
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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses,envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
Clientes,patrocinadores,organização executora,colaboradores,público.
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
Entradas:
Termo de abertura do projeto. Documentos de aquisição (contratos). Fatores ambientais da empresa.
Cultura e estrutura organizacional.
Ativos de processos organizacionais. Modelos para registro das partes interessadas; Lições aprendidas de projetos anteriores.
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
Ferramentas e técnicas:
Analise das partes interessadas:
Identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto.
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
Opinião especializada:
Alta administração; Principais partes interessadas identificadas; Gerentes de projetos que trabalharam em projetos
da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas);
Especialistas no assunto da área de negócio ou do projeto;
Grupos e consultores do setor e Associações técnicas e profissionais.
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
Saída:
A principal saída deste processo de identificação é o registro das partes interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, incluindo, entre outros:
Informações de identificação: nome, posição na organização, local, papel no projeto,informações de contato;
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
Saída:
Informações de avaliação: requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida.
Classificação das partes interessadas: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente,
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IDENTIFICAR AS PARTES INTERESSADAS.
Saída:
Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo;Nível de participação no projeto desejado para cada parte interessada identificada
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Entrada:
Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Ferramentas e técnicas:
Análise dos requisitos da comunicação:
Um componente fundamental do planejamento das comunicações reais do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá cada informação.
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Ferramentas e técnicas:
Tecnologia e metodologia das comunicações:
Uma equipe de projeto pode usar diversas técnicas como métodos de comunicação: desde conversas rápidas até reuniões longas, ou desde simples documentos por escrito até materiais (como cronogramas e bancos de dados) que só possam ser acessados online.
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Ferramentas e técnicas:
Modelos de comunicações:
No modelo emissor-receptor o emissor é responsável por tornar as informações claras e completas, de modo que o receptor possa recebê-las corretamente e por confirmar se elas foram compreendidas adequadamente.
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Ferramentas e técnicas:
Métodos de comunicação:
Interativa:Ex.: reuniões, telefonemas, visitas.
Ativa (push – nós mandamos)Ex.: cartas, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio.
Passiva (pull – eles buscam)Ex.: o destinatário tem acesso à informação – Github, Dropbox.
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Saídas:
Plano de gerenciamento das comunicações:
Pessoa responsável por comunicar a informação;
Pessoa ou grupos que receberão as informações;
Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;
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PLANEJAR AS COMUNICAÇÕES
Saídas:
Atualizações nos documentos do projeto
Cronograma do projeto;Registro das partes interessadas;Estratégia para gerenciamento das partes interessadas.
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, tais como:
Modelos de emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação.
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
Entrada:
Plano de gerenciamento do projeto.
Relatórios de desempenho:
Usados para distribuir informações sobre o andamento e o desempenho do projeto.
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
Ativos de processos organizacionais.
Políticas; procedimentos e orientações relativas à distribuição de informações;Modelos; Informações históricas e lições aprendidas.
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
Ferramentas e técnicas:
Métodos de comunicação:
Reuniões individuais e em grupo, conferências de vídeo e áudio, conversas por computador e outros métodos de comunicações remotas são usados para distribuir informações.
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
Ferramentas de distribuição de informações
As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como:
Distribuição de documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e bancos de dados eletrônicos com acesso compartilhado;
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação, como email, fax, correio de voz, telefone, videoconferência, websites.
Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces da web para softwares de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, softwares de apoio a reuniões e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.
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DISTRIBUIR INFORMAÇÕES
Saída:
Atualizações em ativos de processos organizacionais:
Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados:
Notificações das partes interessadas; Relatórios do projeto; Apresentações do projeto; Registros do projeto; Documentação das lições aprendidas; Feedback das partes interessadas.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Gerenciar as expectativas das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões, tais como:
Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões, geralmente relacionadas com a prevenção de futuros problemas.
Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas para aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas do projeto.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Entrada:
Registro das partes interessadas. Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas. Plano de gerenciamento do projeto. Registro das questões. Registro das mudanças.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Ativos de processos organizacionais:
Requisitos de comunicação da organização;
Procedimentos de gerenciamento das questões;
Procedimentos de controle das mudanças e Informações históricas sobre projetos anteriores.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Ferramentas e técnicas:
Métodos de comunicação. Habilidades interpessoais.
O gerente de projetos aplica as habilidades interpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes interessadas tais como:
Estabelecimento de confiança, Solução de conflitos,
Escuta ativa e Superação da resistência à mudança.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Ferramentas e técnicas:
Habilidades de gerenciamento.
Habilidades de apresentação;
Negociação;
Habilidades de redação e
Capacidade de falar em público.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Saídas:
Atualizações em ativos de processos organizacionais.
A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Ferramentas e técnicas:
Solicitações de mudanças.
O gerenciamento das expectativas das partes interessadas pode resultar em uma solicitação de mudança do produto ou do projeto. Também pode incluir ações corretivas ou preventivas,conforme necessário.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS.
Ferramentas e técnicas:
Atualizações no plano de gerenciamento do projeto.
Atualizações dos documentos do projeto.
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GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS
Saída:
Atualizações em ativos de processos organizacionais
Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento do
projeto Atualizações nos documentos do projeto
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REPORTAR O DESEMPENHO
Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho,inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.
Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no
período.
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REPORTAR O DESEMPENHO
Entrada:
Plano de gerenciamento do projeto
Informações sobre o desempenho do trabalho
Andamento das entregas;Progresso do cronograma eCustos incorridos.
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REPORTAR O DESEMPENHO
Entrada:
Medições de desempenho do trabalho
Desempenho do cronograma planejado em relação ao real;Desempenho dos custos planejados em relação aos reais Desempenho técnico planejado em relação ao real.
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REPORTAR O DESEMPENHO
Entrada:
Previsões de orçamentos Ativos de processos organizacionais
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REPORTAR O DESEMPENHO
Ferramentas e técnicas:
Análise da variação Métodos de previsão Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações
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REPORTAR O DESEMPENHO
Saída:
Relatórios de desempenho Atualizações em ativos de processos
organizacionais Solicitações de mudanças