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民國 104 年 7 月製 版本 V1.0 教 教育 育 訓 訓練 練講 講義 義 桃園市政府教育局 104年度「各級學校及幼兒園公文整合資訊系統」維護服務案 文書/檔案管理作業
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民國 104年 7月製 版本 V1.0
教教育育訓訓練練講講義義
桃園市政府教育局
104年度「各級學校及幼兒園公文整合資訊系統」維護服務案
文書/檔案管理作業
目 錄 第壹章 文書作業 ............................................................... 1
第一章 公文管理系統 ........................................................... 1
一、主畫面功能說明 ........................................................ 1
第二章 公文流程操作說明 ....................................................... 2
一、紙本來文(紙本簽核) .................................................... 2
(一)一般收文登錄及分文 ................................................ 2
(二)分辦後公文處理方式 ................................................ 3
1.改分 ............................................................. 3
2.併案/彙辦 ........................................................ 4
3.展期 ............................................................. 6
4.銷號 ............................................................. 8
5.公文內容 ......................................................... 9
(三)公文結案處理方式 ................................................. 10
1.發文 ............................................................ 10
2.存查/歸檔 ....................................................... 13
二、電子來文(線上簽核) ................................................... 15
(一)電子收文登錄及分文 ............................................... 15
(二)分辦後公文處理方式 ............................................... 15
1.改分 ............................................................ 15
2.提陳 ............................................................ 16
3.銷號 ............................................................ 17
(三)公文結案處理方式 ................................................. 18
1.退件 ............................................................ 18
2.發文 ............................................................ 19
三、創簽稿公文處理(紙本簽核) ............................................. 20
(一)公文取號後處理方式 ............................................... 20
1.併案/彙辦 ....................................................... 20
2.展期 ............................................................ 20
3.銷號 ............................................................ 20
4.公文內容 ........................................................ 20
(二)公文結案處理方式 ................................................. 20
1.發文 ............................................................ 20
2.存查/歸檔 ....................................................... 21
四、創稿公文處理(線上簽核) ............................................... 21
(一)公文結案處理方式 ................................................. 21
1.退件 ............................................................ 21
2.發文 ............................................................ 21
第三章 常用功能說明 .......................................................... 22
一、作業功能 ............................................................. 22
1.電子收文資料刪除 ................................................ 22
2.簽收作業 ........................................................ 23
3.取消處理作業 .................................................... 23
4.代理人設定 ...................................................... 24
5.重新發文作業 .................................................... 25
二、查詢功能 ............................................................. 26
1.公文資料查詢 .................................................... 26
2.改分公文查詢 .................................................... 27
3.行事曆查詢 ...................................................... 28
4.電子收文核對清單 ................................................ 28
三、報表功能 ............................................................. 29
1.報表功能說明 .................................................... 30
2.報表列印操作 ................................................... 31
3.列印工具說明 .................................................... 33
四、維護功能 ............................................................. 33
1.詞庫維護 ........................................................ 33
2.個人資料維護 .................................................... 35
第貳章 檔案管理作業 .......................................................... 38
第一章 初始化資料設定 ........................................................ 38
一、分類表維護 ........................................................... 38
(一)新增分類表 ....................................................... 38
二、分類號維護 ........................................................... 39
(一)匯入分類號 ....................................................... 39
(二)新增分類號 ....................................................... 40
(三)修改分類號 ....................................................... 42
(四)刪除分類號 ....................................................... 42
三、案名資料維護 ......................................................... 43
(一)新增案名資料 ..................................................... 43
(二)修改案名資料 ..................................................... 44
(三)刪除案名資料 ..................................................... 45
第二章 檔案點收至完成編目 .................................................... 46
一、紙本檔案 ............................................................. 46
(一)檔案點收匣 ....................................................... 46
(二)立案編目匣 ....................................................... 47
(三)成卷作業程序 ..................................................... 48
1.案卷目次表 ..................................................... 48
2.卷脊標籤 ....................................................... 50
3.封面標籤 ....................................................... 51
4.盒脊標籤 ....................................................... 52
二、電子檔案 ............................................................. 53
(一)檔案點收匣 ....................................................... 53
(二)立案編目匣 ....................................................... 55
(三)電子檔案詮釋資料封裝 ............................................. 56
第三章 案卷著錄 .............................................................. 58
一、案卷著錄 ............................................................. 58
(一)案卷著錄匣 ....................................................... 58
(二)待編案卷清單 ..................................................... 62
(三)案卷資料維護 ..................................................... 63
第四章 常用作業 .............................................................. 66
一、歸檔退件 ............................................................. 66
(一)點收退件 ......................................................... 66
(二)歸檔退件 ......................................................... 67
(三)退件取消處理 ..................................................... 68
二、案件資料維護 ......................................................... 70
(一)修改案件資料 ..................................................... 70
(二)修改案件目次號 ................................................... 71
(三)取消案件編目 ..................................................... 72
三、分併卷處理 ........................................................... 74
(一)分卷作業 ......................................................... 74
(二)併卷作業 ......................................................... 75
(三)指定案卷 ......................................................... 75
四、指定檔號編目 ......................................................... 76
(一)檔案編目作業 ..................................................... 76
五、檔案檢調 ............................................................. 78
(一)待調案清單 ....................................................... 78
(二)已調案清單 ....................................................... 79
1.借調展期 ....................................................... 79
2.借調還卷 ....................................................... 80
(三)檔案檢調權限維護作業 ............................................. 81
1.檢調權限設定 ................................................... 81
2.檔案檢調移交 ................................................... 82
(四)逾期未歸還稽催單 ................................................. 83
(五)檔案檢調資料查詢 ................................................. 84
(六)調案數量統計表 ................................................... 85
第五章 進階功能 .............................................................. 86
一、點收時注意事項 ....................................................... 86
(一)延後歸檔 ......................................................... 86
1.歸檔狀況 ....................................................... 86
2.延後歸檔確認作業 ............................................... 86
3.延後歸檔清單 ................................................... 87
(二)附件抽存註記作業 ................................................. 88
1.附件抽存註記 ................................................... 88
2.附件抽存歸還註記 ............................................... 89
二、解密作業 ............................................................. 90
(一)機密檔案目錄 ..................................................... 90
(二)機密等級調整作業(依文號) ......................................... 91
三、檔案目錄匯入 ......................................................... 92
(一)目錄匯入 ......................................................... 92
桃園市政府教育局 104年度「各級學校及幼兒園公文整合資訊系統」
維護服務案教育訓練講義
民國 104年 7月製 版本 V1.0
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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第壹章 文書作業
第一章 公文管理系統
一、主畫面功能說明
A. 顯示使用者名稱、課室，主畫面與登出系統功能鈕。
B. 系統功能之細項作業選擇區，分為作業、查詢、報表、維護。
C. 系統快捷功能選單，分別為文書處理與常用作業。
D.
●公文訊息區：顯示目前待簽收公文、電子收文處理中、分文處理中及公文
處理中之公文件數。
●最新布告：顯示系統維護人員登載之系統公告資訊。
E. 提供下載區、信任網站設定、文書編輯服務平台、線上報修系統、連線軟體
及系統環境檢測。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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第二章 公文流程操作說明
一、紙本來文(紙本簽核)
(一)一般收文登錄及分文
【功能說明】提供文書人員登錄紙本公文資訊，進行公文取號、分文作業。
※分文後請至報表功能選單，列印【分文清單】。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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◎ 欄位說明：
欄位名稱 欄位說明
簽核模式 ＊1：一般收文登錄不適用線上簽核，預設無法選取。
＊2：上傳 TIF格式掃瞄檔案，將轉為線上簽核模式。
操作步驟
(1) 按【一般收文登錄】。
(2) 輸入各項欄位資訊如來文機關、來文日期、主旨…等相關資訊，選擇公文承
辦單位。
(3) 如公文為限期公文，在 打ˇ，並輸入限辦日期。
(4) 如要保留輸入值，在 打ˇ。
(5) 按【儲存】鈕，一般收文登錄即完成，公文也一併分至該承辦單位。
(6) 系統自動顯示一般收文登錄成功提示訊息，按【確定】鈕完成分文設定。
(二)分辦後公文處理方式
1.改分
【功能說明】提供文書人員將公文改分辦至正確承辦單位及承辦人員。
※改分設定後請至報表功能選單，列印【分文清單】。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選欲改分之公文文號，按【改分】鈕。
(3) 點選分文對象(主辦單位)。
(4) 點選承辦人員。
(5) 按【確定】鈕，即完成公文改分設定。
2.併案/彙辦
【功能說明】提供文書人員將相同案件，可合併辦理之公文，登錄併案/彙辦資訊。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選欲併案或彙辦之公文文號，按【併案/彙辦】鈕。
(3) 點選併案別。
(4) 從下拉式選單選擇欲併案/彙辦之文號。
※系統控制主辦人員需為同主辦人才可執行併案/彙辦。
(5) 按【確定】鈕，系統會在下方顯示併案/彙辦成功之副案資訊。
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◎取消併案/彙辦
操作步驟
(1) 若需取消併案，於主案下方清單，在欲取消併案/彙辦的文號前按【取消】。
(2) 出現系統提示訊息，按【確定】鈕即可取消併案/彙辦。
3.展期
【功能說明】提供文書人員登錄公文展期資訊，展延公文限辦日期。
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選欲展期之公文文號，按【展期】鈕。
(3) 輸入展期天數與展期原因(此為必填欄位)。
(4) 按【確定】，系統會在下方顯示展期資訊。
◎修改展期資訊
操作步驟
(1) 若欲修改展期資訊，按【編輯】，系統會帶出展期天數與展期原因欄位。
(2) 修改展期天數與展期原因。
(3) 按【儲存】即展期資訊修改成功。
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◎取消展期資訊
操作步驟
(1) 若欲刪除展期資訊，可按【取消】，系統自動顯示提示訊息。
(2) 按【確定】鈕，即可完成取消展期設定。
4.銷號
【功能說明】提供文書人員將需銷號之公文進行銷號處理。
※銷號設定後請至報表功能選單，列印【來文銷號清單】。
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選欲銷號之公文文號，按【銷號】，系統自動開啟銷號作業畫面。
(3) 輸入【銷號原因】。※可點選 輸入詞庫。
(4) 按【確定】鈕，即完成公文銷號設定。
5.公文內容
【功能說明】提供文書人員維護總收文來文部分公文資訊。
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選欲修改之公文文號，按【公文內容】鈕。
(3) 依據公文紙本，修改公文內容，例如:公文性質、主旨。
(4) 按【儲存】鈕，公文即完成修改作業。
(三)公文結案處理方式
1.發文
【功能說明】提供文書人員開啟承辦人上傳成功之公文製作檔案，執行電子發文轉
交換檔及列印發文紙本。
※發文設定後請至報表功能選單，列印【歸檔清單】。
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選欲發文之公文文號，按【發文處理】，系統自動開啟發文設定作業視窗。
(3) 按【發文】，系統會自動帶出筆硯製作畫面。
(4) 按【發文清單】鈕，於公文製作之發文清單列出正、副本之受文者明細清單。
(5) 按【轉檔&列印】，進行列印公文紙本與轉交換檔。
(6) 完成轉交換檔與列印，按【離開】。
(7) 按【 =關閉筆硯】，將公文製作軟體視窗關閉，回到發文設定作業畫面。
(8) 確認各欄位之結案資訊。
(9) 按【確定】鈕後，即發文結案設定成功。
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2.存查/歸檔
【功能說明】提供文書人員將公文登錄存查結案公文資訊，登錄後公文流程送至檔
管人員檔案點收匣。
※存查設定後請至報表功能選單，列印【歸檔清單】。
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操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
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(2) 點選欲存查之公文文號。
(3) 按【存查/歸檔】鈕。
(4) 若有附件資料需登錄，按【附件資料登錄】鈕，若無附件資料，直接進行步
驟(9)即可。
(5) 按【新增】鈕，系統會新增附件資料輸入區欄位。
(6) 輸入附件名稱、媒體型式與數量等資訊。
(7) 按【儲存】，則附件資料新增成功。若有多筆附件需新增，請重複步驟(5)~(7)。
(8) 若需編輯已登錄之附件，於附件資料清單，在欲修改之資料前按【編輯】，重
複步驟(6)~(7)即可。
(9) 輸入結案資訊，包括：決行單位、人員、分類號與數量等。
※分類號可點選 由分類號清單點選。
(10) 公文資訊皆輸入完畢，按【確定】鈕，則公文存查設定完畢。
二、電子來文(線上簽核)
(一)電子收文登錄及分文
【功能說明】提供文書人員進行電子來文公文取號、分文作業。
操作步驟
(1) 按【電子收文匣】。
(2) 點選欲登錄之來文文號。
(3) 點選【分文】鈕。
※後續操作請參照一般收文登錄步驟(3)-(6)
(二)分辦後公文處理方式
1.改分
【功能說明】提供承辦人退分後，文書人員將公文改分辦至正確承辦單位及承辦人員。
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操作步驟
(1) 按【公文分文匣】。
(2) 點選【線上簽核】頁籤。
(3) 點選欲改分之公文文號。
(4) 按【改分】鈕。
(5) 點選欲改分之承辦單位及承辦人員。
(6) 按【確定】鈕，即完成公文改分設定。
2.提陳
【功能說明】提供文書人員將來文公文提陳相關權責主管，避免輾轉延誤。
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操作步驟
(1) 按【公文分文匣】。
(2) 點選【線上簽核】頁籤。
(3) 點選欲提陳分文之公文文號。
(4) 按【提陳】鈕。
(5) 點選欲提陳主管。
(6) 按【確定】鈕，即完成公文提陳分文設定。
3.銷號
【功能說明】提供文書人員將需銷號之公文進行銷號處理。
※銷號設定後請至報表功能選單，列印【來文銷號清單】。
操作步驟
(1) 按【公文分文匣】。
(2) 點選【線上簽核】頁籤。
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(3) 點選欲銷號之公文文號。
(4) 按【銷號】，系統自動開啟銷號作業畫面。
(5) 輸入【銷號原因】。
(6) 按【確定】鈕，即完成公文銷號設定。
(三)公文結案處理方式
1.退件
【功能說明】提供文書人員將承辦人已送發文之公文，因資料不齊、缺少附件、內
容有誤…等因素，登錄退件原因，公文流程送至承辦人作業承辦公文
匣/決行公文。
操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選【線上簽核】頁籤。
(3) 點選欲退件之公文文號，點選【退件】鈕。
(4) 輸入【退件原因】。
(5) 按【確定】鈕後，公文即可退件至承辦人。
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2.發文
【功能說明】提供文書人員開啟承辦人上傳成功之公文製作檔案，執行電子發文轉
交換檔及列印發文紙本。
操作步驟
(1) 按【公文處理匣】。
(2) 點選【線上簽核】頁籤。
(3) 點選欲發文之公文文號，按【繕印校對】，系統會自動帶出筆硯製作畫面。
(4) 按【清稿】鈕，完成清稿。
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(5) 按【發文清單】鈕，於公文製作之發文清單列出正、副本之受文者明細清單。
(6) 按【轉檔&列印】，進行列印公文紙本與轉交換檔。
(7) 完成轉交換檔與列印，按【離開】。
(8) 按【傳送歸檔】鈕。
(9) 按【傳送】鈕，即可完成電子發文。
三、創簽稿公文處理(紙本簽核)
(一)公文取號後處理方式
1.併案/彙辦
【功能說明】提供文書人員將相同案件，可合併辦理之公文，登錄併案/彙辦資訊。
【此功能操作說明請參照 P4-P6】
2.展期
【功能說明】提供文書人員登錄公文展期資訊，展延公文限辦日期。
【此功能操作說明請參照 P6-P8】
3.銷號
【功能說明】提供文書人員將創簽稿公文，因重覆擬稿、不需給號…等因素，登
錄銷號原因。
※銷號設定後請至報表功能選單，列印【創簽稿銷號清單】。
【此功能操作說明請參照 P8-P9】
4.公文內容
【功能說明】提供文書人員維護承辦人創簽稿公文資訊。
【此功能操作說明請參照 P9-P10】
(二)公文結案處理方式
1.發文
【功能說明】提供文書人員開啟承辦人上傳成功之公文製作檔案，執行電子發文轉
交換檔及列印發文紙本。
※發文設定後請至報表功能選單，列印【歸檔清單】。
【此功能操作說明請參照 P10-P12】
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2.存查/歸檔
【功能說明】提供文書人員將承辦人存查/歸檔之公文，登錄結案資訊。公
文流程送至檔管人員點收匣。
※存查設定後請至報表功能選單，列印【歸檔清單】。
【此功能操作說明請參照 P13-P15】
四、創稿公文處理(線上簽核)
(一)公文結案處理方式
1.退件
【功能說明】提供文書人員將承辦人已送發文之公文，因資料不齊、缺少附件、內
容有誤…等因素，登錄退件原因，公文流程送至承辦人作業承辦公文
匣/決行公文。
【此功能操作說明請參照 P18】
2.發文
【功能說明】提供文書人員開啟承辦人上傳成功之公文製作檔案，執行電子發文轉
交換檔及列印發文紙本。
【此功能操作說明請參照 P19-P20】
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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第三章 常用功能說明
一、作業功能
1.電子收文資料刪除
【功能說明】提供文書人員可輸入來日文期，批次刪除電子收文匣之電子來文檔案。
操作步驟
(1) 於作業功能選單，點選【電子收文資料刪除】。
(2) 輸入欲刪除之電子檔案的來文日期區間。
(3) 點選【查詢】下方即顯示電子收文清單。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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(4) 勾選欲刪除的電子文(※亦可利用【全選】鈕勾選全部的電子文)。
(5) 點選【刪除】即可刪除電子來文。
2.簽收作業
【功能說明】提供文書人員收到各單位送件之公文紙本，以輸入文號或使用條碼讀取機
讀取公文文號條碼方式批次簽收公文。
已簽收之公文將置於公文分文匣/公文處理匣。
操作步驟
(1) 於作業功能選單，點選【簽收作業】。
(2) 在公文文號區輸入公文文號，或用條碼讀取機讀取公文條碼。
(3) 按【查詢】鈕或按【ENTER】，系統即會將簽收匣中待簽收之公文帶入下方視窗
並預設勾選。
(4) 按【簽收】鈕，即可簽收公文。
(5) 系統會提示簽收之公文件數，按【確定】即可。
3.取消處理作業
【功能說明】提供文書人員公文流程設定錯誤之取消功能，取消後可於公文處理匣重新
進行設定。
※若對方已做簽收，則無法執行取消處理。
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操作步驟
(1) 於作業功能選單，點選【取消處理作業】。
(2) 在公文文號區輸入公文文號。
(3) 按【查詢】鈕，系統即會將符合條件的資料帶入。
(4) 選擇欲處理之公文文號。
(5) 按【取消處理】鈕，公文取消回至單位處理匣重新設定。
4.代理人設定
【功能說明】提供休假時職務代理人、職務代理期間與休假事由之設定，以利職務代理
人於代理期間使用個人帳號可登入系統執行代理工作。
操作步驟
(1) 於作業功能選單，點選【代理人設定】。
(2) 點選代理人、輸入代理期間、事由。
※代理期間供行事曆 可點選
※事由可點選詞庫輸入。
(3) 點選【儲存】，即可設定完成。
◎ 取消代理人設定
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操作步驟
(1) 於作業功能選單，點選【代理人設定】。
(2) 點選代理期間。
※代理期間供行事曆 可點選。
(3) 點選【查詢】鈕。
(4) 按【取消代理】鈕，即可取消代理人設定。
◎ 切換代理身分
【功能說明】代理人設定完成後，代理人可於公文管理系統直接切換被代理人公文管
理系統，進行代理公文辦理及可切換回自行之承辦業務作業畫面。
操作步驟
(1) 於公文管理系統主畫面，點選【切換身分】。
(2) 於被代理人姓名前，點選【切換身分】，系統自動切換被代理人公文管理系統畫
面。
(3) 點選【回承辦業務】，代理人可切換回自行之承辦業務作業畫面。
5.重新發文作業
【功能說明】提供發文人員發文結案登錄後，須再次開啟該文號之公文製作檔案，重新
執行發文轉檔作業。
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操作步驟
(1) 於作業功能選單，點選【重新發文作業】。
(2) 輸入欲重新發文之公文文號。
(3) 按【查詢】鈕或【ENTER】鍵。
(4) 按【發文】鈕，系統會自動帶出公文製作檔案資料畫面。
【後續功能操作說明請參照 P12】
二、查詢功能
1.公文資料查詢
【功能說明】提供文書人員依公文文號、收創日期、主辦單位…等條件進行公文資料查
詢。
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操作步驟
(1) 於查詢功能選單，點選【公文資料查詢】。
(2) 輸入查詢條件。
※查詢條件，至少一個條件(含)以上。
(3) 按【查詢】鈕，系統產生符合條件之清單。
(4) 點選欲查詢之公文資訊。
(5) 按【回查詢】鈕，即可回至公文資料查詢畫面。
2.改分公文查詢
【功能說明】提供文書人員依公文文號、收文日期、改分日期與簽核模式條件進行已改
分公文資料查詢及維護。
操作步驟
(1) 於查詢功能選單，點選【改分公文查詢】。
(2) 輸入查詢條件，如公文文號、收文日期…等。
(3) 按【查詢】鈕，系統產生符合條件之清單。
(4) 點選欲查詢之公文資訊。
(5) 按【回查詢】鈕，即可回至改分公文查詢畫面。
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3.行事曆查詢
【功能說明】提供文書人員查詢行事曆資料，該資訊為統計公文辦理時效之計算依據。
操作步驟
(1) 於查詢功能選單，點選【行事曆查詢】。
(2) 從下拉式選單選擇欲查看的年、月。
(3) 按【查詢】鈕，系統會切換至當月之行事曆。
(4) 點選欲查看的日期，即可從說明欄位查看詳細內容。
4.電子收文核對清單
【功能說明】提供文書人員核對電子收文清單資訊。
操作步驟
(1) 於查詢功能選單，點選【電子收文核對清單】。
(2) 輸入查詢條件，如收文日期、來文文號。
(3) 按【查詢】鈕，系統產生符合條件之清單。
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三、報表功能
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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1.報表功能說明
功能名稱 功能說明
收文登記簿 提供文書人員依收文日期、承辦單位、來源別之條件列印收文清
單，以利文書人員核對收文件數。
分文清單 提供文書人員依分文日期、公文文號之類別列印分文清單，以利
公文收件單位進行簽收。
來文銷號清單 提供文書人員依銷號日期條件列印已銷號清單，以利文書人員瀏
覽已銷號公文明細。
條碼列印 提供文書人員依公文文號列印公文條碼。
收文件數統計表 提供文書人員統計每月收文件數。
免編文號簽收清單 提供文書人員依收文日期、承辦單位列印免編號文簽收清單，以
利公文收件單位進行簽收。
未結公文清單 提供文書人員依限辦日期、主辦單位、主辦人員…等條件列印未
結公文清單，以利瀏覽該單位承辦人承辦中尚未結案之公文清單。
公文展期申請單 提供文書人員依公文文號列印展期申請單，以利承辦人將展期申
請單交由權限長官簽核後，交登記桌人員展延公文限辦日期。
創簽稿銷號清單 提供文書人員依銷號日期列印銷號清單。
公文辦理日數記錄表 提供文書人員依統計年月、公文性質、承辦單位與承辦人員列印
公文辦理日數記錄表。
公文承辦人員半年成績
統計表
提供文書人員依統計年度、承辦單位與承辦人員列印公文承辦人
員半年成績統計表。
超過ｎ日結案公文清單 提供文書人員依統計年月、結案別、承辦單位、逾期日數、辦理
日數，列印超過 n日結案公文清單。
逾期N日以上結案案件一
覽表
提供文書人員依統計年月、主辦單位、主辦人員及逾期天數，列
印逾期 N日以上結案案件一覽表。
公文辦理清單 提供文書人員依收創日期、公文性質、承辦單位與承辦人員列印
公文辦理清單。
創簽稿清單 提供文書人員依收創日期、承辦單位與承辦人員列印創簽稿清單。
總發文登記簿 提供文書人員依發文日期、承辦單位之條件列印發文清單，以利
總發文人員核對發文件數。
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歸檔清單 提供文書人員發文登錄後，依處理日期與承辦單位列印歸檔清
單，以利檔案管理人員進行簽收/點收。(適用於紙本簽核公文)
發文件數統計表 提供文書人員統計每月發文件數。
公文電子交換暨線上簽
核統計表 提供文書人員統計每月電子交換公文件數。
線上簽核歸檔清單 提供文書人員依處理日期列印線上簽核發文歸檔清單，以利檔案
管理人員進行簽收/點收。(適用於線上簽核公文)
發文電子交換清單 提供文書人員依發文日期及傳遞方式等條件列印發文電子交換清
單，以利文書人員確認公文發文方式是否正確。
2.報表列印操作
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操作步驟
(1) 輸入報表產生條件。
(2) 按【預覽】鈕。
(3) 按 圖示，系統會跳出印表機設定視窗。
(4) 於印表機設定視窗選擇欲列印的印表機。
※亦可於此畫面輸入欲列印的頁數或按【確定】直接列印報表(可忽略步驟 5~7)。
(5) 按【預覽】鈕，可預覽報表印出格式與資料內容。
(6) 可按【上一頁】鈕、【下一頁】鈕預覽報表內容。
※亦可從右上方輸入欲查看的頁數按【ENTER】直接跳頁。
(7) 按【列印】鈕即可列印報表清單。
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3.列印工具說明
四、維護功能
1.詞庫維護
【功能說明】提供文書人員建立常用詞庫，以利創稿登錄、展期登錄、退分登錄…等作
業時選用。
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◎詞庫新增
操作步驟
(1) 於維護功能選單，點選【詞庫維護】。
(2) 點選詞庫類別，系統提供下拉式選單可點選。
(3) 按【新增】鈕後，系統會產生新的欄位。
(4) 於『詞句』輸入區輸入詞庫。
(5) 按【儲存】鈕，該類別詞庫新增成功。
◎詞庫修改
操作步驟
(1) 點選詞庫類別，系統提供下拉式選單可點選。
(2) 於該類別詞庫清單中，選擇欲修改之詞彙，於動作區按【編輯】。
(3) 於『詞句』區修改。
(4) 按【儲存】鈕，該類別詞庫修改成功。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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◎詞庫刪除
操作步驟
(1) 點選詞庫類別，系統提供下拉式選單可點選。
(2) 於該類別詞庫清單中，選擇欲刪除之詞彙，按【刪除】即可。
(3) 系統會彈出詢問是否確定刪除視窗，按【確定】即可。
2.個人資料維護
【功能說明】提供設定系統使用相關之個人資訊。
公文製作帳號：為筆硯公文製作帳號整合資訊，提供承辦人由公文管理整
合資訊系統開啟公文製作軟體功能。
Email：系統自動發送個人稽催公文通知及忘記密碼之郵件信箱。
密碼設定：登入管理系統之密碼維護。
憑證匯入：提供匯入自然人憑證，以利線上簽核公文進行數位簽章及使用
憑證登入公文管理系統。
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操作步驟
(1) 於維護功能選單，點選【個人資料維護】。
(2) 輸入欲修改的職稱、電話 E-Mail信箱。
(3) 點選【儲存】鈕。
(4) 輸入欲修改的登錄密碼並再次確認密碼。
(5) 按【儲存】鈕。
(6) 系統會顯示個人資料修改成功訊息，按【確定】即可。
※公文製作資料維護：可直接連結至「文書編輯服務平台」網頁。
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※憑證匯入操作
操作步驟
(1) 輸入自然人憑證密碼。
(2) 按【確定】鈕，即可完成自然人憑證匯入。
※若需刪除憑證，請按【刪除】鈕，即可刪除匯入之自然人憑證。
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第貳章 檔案管理作業
第一章 初始化資料設定
一、分類表維護
【功能說明】提供檔管人員新增、編輯機關內使用之分類表，如分類表名稱、啟用日期…
等相關資料維護，以利檔管人員建立分類號。
(一)新增分類表
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【分類表維護】。
(2) 按【新增】，系統自動開啟分類表維護畫面。
(3) 輸入分類表名稱。
(4) 輸入啟用日期。※停用日期不需輸入。
(5) 輸入【儲存】，即完成分類表新增。
二、分類號維護
【功能說明】提供檔管人員新增、編輯機關內使用之分類號，如類目名稱、保存年限、
使用單位…等相關資料維護，以利業務單位公文結案、檔管人員案件編目
時選用。
(一)匯入分類號
【功能說明】提供檔管人員匯入已送檔案管理局審核通過之分類號，以利業務單位公文
結案及檔管人員案件編目時選用。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【分類號維護】。
(2) 按【匯入】，系統自動開啟分類號匯入作業畫面。
(3) 選擇「匯入格式」、「分類表」及「瀏覽」欲匯入之檔案。
(4) 按【匯入】，分類號即匯入下方清單。
(5) 選擇「使用單位」，勾選「自動加入一筆案次號」並輸入案次號。
※系統預設為勾選狀態(建議使用)。
(6) 勾選使用單位可選用之「分類號」。
(7) 按【分類號選用】，即完成分類號匯入及選用。
(二)新增分類號
【功能說明】提供檔管人員新增已送檔案管理局審核通過之分類號，以利業務單位公文
結案及檔管人員案件編目時選用。
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◎欄位說明
欄位名稱 欄位說明
使用單位 系統必選欄位，選擇該分類號可使用之單位。
可否選用 設定業務單位於公文存查或發文設定時，是否可選到此分類號。
是：業務單位可選用此分類號。
否：業務單位無法選用此分類號。
案次號 系統預設勾選自動加入一筆案次號，使用者新增分類號後，系統則自動
新增一筆案名資料。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【分類號維護】。
(2) 按【新增】，系統自動開啟分類號維護畫面。
(3) 選擇分類表名稱，輸入「分類號」、「類目名稱」、點選「分類層級」、「保存年限」、
「可否選用」、勾選「使用單位」(可複選)，如有備註資訊則可輸入說明。
※分類號可否選用系統自動預設：「是」，可點選適用條件。
(4) 勾選是否自動加入一筆案次號。
※系統預設為勾選狀態(建議使用)。
(5) 按【儲存】，即完成分類號新增。
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(三)修改分類號
【功能說明】提供檔管人員修改已新增之分類號資料，如類目名稱、保存年限、使用單
位…等相關資訊，以利業務單位公文結案及檔管人員案件編目時選用。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【分類號維護】。
(2) 按【編輯】，系統自動開啟分類號維護畫面。
(3) 修改分類號資訊。
(4) 按【儲存】，即完成分類號修改。
(四)刪除分類號
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【分類號維護】。
(2) 點選【刪除】。
(3) 系統會彈出詢問是否確定刪除視窗，點選【確定】即可。
三、案名資料維護
【功能說明】提供檔管人員依據檔案內容之性質，依檔案案情新增案名資料，以利編目
作業使用。
(一)新增案名資料
【功能說明】提供檔管人員於「案名資料維護」作業，登錄案名資料，如立案年度、案
次號、案名…等相關資料，以利檔管人員案件編目時選用。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案名資料維護】。
(2) 點選【新增】，系統自動開啟案名資料維護畫面。
(3) 輸入或點選分類號清單( )，選擇欲立案之分類號。
(4) 輸入「立案年度」、「案次號」、「案名」資訊，如有並列案名及其他案名資訊可
於該欄位補充說明。
(5) 按【儲存】，即完成案名資料新增。
(二)修改案名資料
【功能說明】提供檔管人員於「案名資料維護」作業，修改、刪除案名資料，以利檔管
人員案件編目時選用。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案名資料維護】。
(2) 點選【編輯】，系統自動開啟案名資料維護畫面。
(3) 修改案名資料。
(4) 按【儲存】，即可完成案名資料修改。
(三)刪除案名資料
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案名資料維護】。
(2) 點選【刪除】。
(3) 系統會彈出詢問是否確定刪除視窗，點選【確定】即可。
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第二章 檔案點收至完成編目
一、紙本檔案
(一)檔案點收匣
【功能說明】提供檔管人員將各單位歸檔送件之公文紙本或電子檔案，於檔案點收匣執
行紙本或電子檔案公文點收。已點收之案件將置於立案編目匣。
操作步驟
(1) 按【檔案點收匣】。
(2) 點選【檔案型式】(紙本檔案)、【結案類別】或【承辦單位】，系統提供下拉式
選單選取。
※系統自動預設檔案型式:「不區分」、結案類別：「不區分」、承辦單位：「全
部單位」，可點選適用條件。
(3) 勾選欲點收之公文文號。
(4) 按【點收確認】鈕，即可確認完成紙本檔案點收。
◎點收歸檔清單：提供檔管人員依點收日期、承辦單位之條件，列印點收歸檔清單，
以利檔管人員瀏覽已點收之檔案清單。
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(二)立案編目匣
【功能說明】提供檔管人員將已點收之檔案執行編目及登錄案件相關著錄資料。
◎欄位說明
欄位名稱 欄位說明
文件產生日
案件文件產生之日期
收文存查：來文機關發文日期。
收文函復發文：公文發文日期。
創簽(稿)存查：公文存查日期。
創簽(稿)發文：公文發文日期。
應用限制
為提供民眾申請應用檔案及機關決定檔案應用申請案件准駁之參
考。
應用限制著錄原則可參考檔案管理局編印之機關檔案管理作業手
冊第八章編目。
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操作步驟
(1) 按【立案編目匣】。
(2) 點選紙本檔案頁籤。
(3) 點選欲編目之案件分類號。
(4) 輸入案件文號，輸入方式：
1.於公文文號欄位輸入案件文號。
2.按案件文號清單( )，點選案件文號。
3.使用條碼讀取機讀取案件文號條碼。
(5) 按【查詢】或【ENTER】鍵，系統將自動帶出該筆案件編目資訊並自動依序
給目次號。
※輸入方式如為『3.使用條碼讀取機讀取案件文號條碼』，則不需執行步驟(4)，
系統將自動帶出該筆案件編目資訊，並自動依序給目次號。
(6) 可依案件資訊實際狀況修改案件編目資訊(若不需修改案件資訊，則可忽略步驟
(5)、(6))。
※密等欄位資訊
當密等不為普通時，解密條件值必須輸入；當解密條件為『本件至某年某月
某日解密』時，解密日期為必要輸入欄位；反之，若密等為普通時，解密條
件及解密日期改為空白；當解密條件為其他時方可以登打解密條件資料。
(7) 案件資訊完成修改後，點選【儲存】，即可完成修改案件編目資訊。
(三)成卷作業程序
1.案卷目次表
【功能說明】提供檔管人員依檔號、密等、保存年限…等條件，列印案卷目次表，以利
檔案卷宗歸檔上架管理。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【案卷目次表】。
(2) 輸入或點選『檔號-年度』、『檔號-分類號』、『檔號-案次號』…等資訊。
※系統自動預設檔號-年度：「目前年度」。
※系統自動預設密等：「不區分」，可點選適用條件。
(3) 按【預覽】，系統產生符合條件之清單。
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2.卷脊標籤
【功能說明】提供檔管人員依檔號，列印卷脊標籤，以利檔管人員黏貼於檔案卷宗側邉。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【卷脊標籤】。
(2) 輸入欲列印卷脊標籤之檔號起-迄資料。
(3) 點選【查詢】，系統產生符合條件之資訊。
(4) 勾選欲列印之卷脊資料。
(5) 輸入欲開始列印的位置。
※列印位置系統自動預設：「1」。
(6) 點選【預覽】，會顯示儲存檔案之視窗。
(7) 按【儲存】，即可將檔案另存在電腦上。
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3.封面標籤
【功能說明】提供檔管人員依檔號，列印封面標籤，以利檔管人員黏貼於檔案卷宗封面。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【封面標籤】。
(2) 輸入欲列印封面標籤之檔號起-迄資料。
(3) 點選【查詢】，系統產生符合條件之資訊。
(4) 勾選欲列印之封面標籤資料。
(5) 點選【預覽】，會顯示儲存檔案之視窗。
(6) 按【儲存】，即可將檔案另存在電腦上。
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4.盒脊標籤
【功能說明】提供檔管人員依檔號，列印盒脊標籤，以利檔管人員黏貼於檔案盒側邉。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【盒脊標籤】。
(2) 輸入欲列印盒脊標籤之檔號起-迄資料。
(3) 點選【查詢】，系統產生符合條件之資訊。
(4) 勾選欲列印之盒脊資料。
(5) 點選【預覽】，會顯示儲存檔案之視窗。
(6) 按【儲存】，即可將檔案另存在電腦上。
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二、電子檔案
(一)檔案點收匣
【功能說明】提供檔管人員將各單位歸檔送件之公文紙本或電子檔案，於檔案點收匣執
行紙本或電子檔案公文點收。已點收之案件將置於立案編目匣。
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操作步驟
(1) 按【檔案點收匣】。
(2) 點選【檔案型式】(數位檔案)、【結案類別】或【承辦單位】，系統提供下
拉式選單選取。
※系統自動預設檔案型式:「不區分」、結案類別：「不區分」、承辦單位：「全部
單位」，可點選適用條件。
(3) 勾選欲點收之公文文號。
※可一次勾選多筆欲點收之電子檔案。
(4) 按【點收確認】鈕，系統自動開啟數位檔案點收作業畫面。
(5) 輸入機關憑證密碼。
(6) 按【執行】，系統自動顯示插入『機關憑證』確認視窗。
(7) 按【確定】，系統執行數位點收。
※執行數位點收時，需等待數位檔案檢查及機關憑證簽章驗證完成後，方可繼
續執行下一步驟。
(8) 按【確定】，即完成數位檔案點收。
(9) 按【離開】，即可離開點收作業畫面。
◎點收歸檔清單：提供檔管人員依點收日期、承辦單位之條件，列印點收歸檔清單，
以利檔管人員瀏覽已點收之檔案清單。
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(二)立案編目匣
【功能說明】提供檔管人員將已點收之檔案執行編目及登錄案件相關著錄資料。
操作步驟
(1) 按【立案編目匣】。
(2) 點選電子檔案頁籤。
(3) 點選欲編目之案件分類號。
(4) 輸入案件文號。
※可點選案件文號清單( )，選擇案件文號。
(5) 按【查詢】或【ENTER】鍵，系統將自動帶出該筆案件編目資訊並自動依序
給目次號。
(6) 可依案件資訊實際狀況修改案件編目資訊(若不需修改案件資訊，則可忽略步驟
(5)、(6))。
※密等欄位資訊
當密等不為普通時，解密條件值必須輸入；當解密條件為『本件至某年某月
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某日解密』時，解密日期為必要輸入欄位；反之，若密等為普通時，解密條
件及解密日期改為空白；當解密條件為其他時方可以登打解密條件資料。
(7) 案件資訊完成修改後，點選【儲存】，即可完成修改案件編目資訊。
(三)電子檔案詮釋資料封裝
【功能說明】提供檔管人員將已點收之檔案執行編目及登錄案件相關著錄資料。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，按【電子檔案詮釋資料封裝】。
(2) 輸入機關憑證密碼。※可勾選記住 PIN Code。
(3) 按【確定】鈕。
(4) 系統顯示提示訊息，請插入機關憑證卡至讀卡機，並按【確定】鈕。
(5) 系統顯示提示訊息，請按【確定】鈕，即完成電子檔案詮釋資料封裝。
(6) 若仍有待處理件數，請按【顯示下一批】鈕，並執行步驟(5)~(8)。
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第三章 案卷著錄
一、案卷著錄
(一)案卷著錄匣
【功能說明】提供檔管人員執行案卷著錄及登錄案卷相關著錄資料。
案卷著錄匣之檔案資訊產生資料為：
已編目之案卷所涉案情於半年未續辦理或未增修之案件資料。
◎欄位說明
欄位名稱 欄位說明
案情摘要 系統預設為必填欄位。
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系統預設同於案名，檔管人員應綜合全案卷之扼要案情，以時間、
業務性質、區域、人名或團體名稱扼要說明，說明各卷重點。
參照有關案卷 著錄與案情相關之其他案卷名稱。
檔案產生機關 系統預設為必填欄位。
系統預設帶出機關全銜，檔管人員亦可自行修改。
檔案有關機關 檔案有關機關、團體、名稱、姓名。
密等 系統預設為必填欄位。
系統自動帶出該案卷內最高密等，此欄位無法修改。
保存年限 系統預設為必填欄位。
系統自動帶出此案卷內之最高保存年限，此欄位無法修改。
文件起迄日期
系統預設為必填欄位。
系統自動帶為該案卷最早及最晚的文件產生日期，此欄位無法修
改。
媒體型式 系統預設為必填欄位。
系統提供下拉式選單選取『紙本、底片…等』。
檔案數量 系統預設為必填欄位。
系統自動統計此案卷數量，此欄位無法修改。
應用限制 提供下拉式選單選取『不開放』、『限制開放』或『開放』。
應用註記 紀錄影響檔案提供應用之相關條約、協定或政策。
其他編號 著錄特殊媒體型式之檔案，足以識別或查詢該檔案之相關編號。
複製限制 著錄檔案是否可提供複製或部份複製之註記說明。
主題項
系統預設為必填欄位，提供下拉式選單。
檔管人員依據案卷內容，擇足以表達檔案主題之關鍵詞彙，以該案
卷涉及之事項、主題、人名..等。
主題內容 系統預設為必填欄位。
著錄有關主題項之相關內容。
操作步驟
(1) 按【案卷著錄匣】。
(2) 於欲著錄之案卷資料，按【著錄】，系統自動開啟案卷著錄作業畫面。
(3) 輸入或點選案卷著錄資訊。
※點選 圖示：可點選此案相關案件的案由帶入案情摘要。
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(4) 按【儲存】，系統自動顯示媒體型式、外觀細節、主題項…等案卷著錄功能。
(5) 如欲著錄下一卷檔案，提供可直接點選【上一案】或【下一案】，系統自動顯示
上一案或下一案案卷資訊。
◎主題項：依據案卷內容，著錄足以表達檔案主題之關詞彙。
A新增主題項資料
操作步驟
(1) 按【新增】。
(2) 點選欲新增之主題選項。
※系統提供下拉式選單選擇
(3) 輸入「主題內容」。
(4) 點選【儲存】，即完成案卷著錄–主題項新增。
B修改主題項資料
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操作步驟
(1) 點選【編輯】。
(2) 點選欲修改之主題選項。
※系統提供下拉式選單選擇
(3) 修改案卷著錄-主題項之內容。
(4) 完成修改後，點選【儲存】，即完成案卷著錄–主題項修改。
C刪除主題項資料
操作步驟
(1) 點選【刪除】，即可確認完成案卷著錄-主題項刪除。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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◎取消著錄：提供取消著錄之案卷資料，執行取消著錄後，案卷資料回至案卷著錄匣。
操作步驟
(1) 點選【取消】，即可確認完成此案卷資料取消著錄。
(二)待編案卷清單
【功能說明】提供檔管人員依半年內無新增案件之待編案卷清單或待編案卷產生日期
產生案卷資料，以利檔管人員，執行案卷著錄及登錄案卷相關著錄資料。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【待編案卷清單】。
(2) 點選依自動篩選或指定日期。
(3) 按【查詢】，系統會將符合條件之檔案顯示於下方清單。
(4) 按【著錄】，系統自動開啟案卷著錄作業畫面。
(5) 輸入或點選案卷著錄資訊。
(6) 按【儲存】，系統自動顯示媒體型式、外觀細節、主題項…等功能。
(7) 如欲著錄下一卷檔案，可點選【上一案】或【下一案】，系統自動顯示上一案或
下一案資訊。
(三)案卷資料維護
【功能說明】提供檔管人員修改或取消已著錄之案卷資訊，取消後可於案卷著錄匣重新
進行案卷著錄。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案卷資料維護】。
(2) 輸入或點選已著錄案卷資料之『年度』、『分類號』。
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(3) 按【查詢】，系統產生符合條件之案卷資料。
(4) 點選欲修改案卷著錄資料，系統自動將資料帶入上方資料區。
(5) 修改案卷著錄資訊。
(6) 完成修改後，點選【儲存】，即完成案卷資料修改。
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第四章 常用作業
一、歸檔退件
(一)點收退件
【功能說明】提供檔管人員將各單位已結案歸檔之公文，因資料不齊、缺少附件、內容
有誤…等因素，於「檔案點收匣」登錄退件原因，公文流程送至業務單位
或發文人員簽收匣。
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操作步驟
(1) 按【檔案點收匣】。
(2) 點選【檔案型式】、【結案類別】或【承辦單位】，系統提供下拉式選單選取。
※系統自動預設檔案型式:「不區分」、結案類別：「不區分」、承辦單位：「全部
單位」，可點選適用條件。
(3) 按【退件】，系統自動開啟歸檔退件作業畫面。
(4) 點選欲退件之對象。
※系統自動預設退件對象：「退承辦人」
(5) 輸入退件理由或點選退件詞庫( )，選擇退件理由。
(6) 按【確定】，即完成案件退件。
◎歸檔退件清單：提供檔管人員登錄案件退件原因後，依退件日期、承辦單位之條件，
列印歸檔退件清單，以利公文收件單位進行簽收/點收。
(二)歸檔退件
【功能說明】提供檔管人員將各單位已結案歸檔之公文，因資料不齊、缺少附件、內容
有誤…等因素，於「檔案退件作業」登錄退件原因，公文流程送至業務單
位或發文人員簽收匣。
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操作步驟
(1) 於檔案點收功能選單，點選【檔案退件作業】。
(2) 輸入欲退件之案件文號。
(3) 按【查詢】或【ENTER】，系統自動顯示該案件資訊。
(4) 點選欲退件之對象。
※系統自動預設退件對象：「退承辦人」
(5) 輸入退件理由或點選退件詞庫( )，選擇退件理由。
(6) 按【確定】，即完成案件退件。
◎歸檔退件清單：提供檔管人員登錄案件退件原因後，依退件日期、承辦單位之條件，
列印歸檔退件清單，以利公文收件單位進行簽收/點收。
(三)退件取消處理
【功能說明】提供檔管人員退件流程設定錯誤之取消功能，取消後可於檔案點收匣或
檔案點收作業重新進行簽收處理。
※若公文收件單位簽收後，則無法執行取消處理
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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操作步驟
(1) 於檔案點收功能選單，點選【取消處理作業】。
(2) 輸入公文文號、處理時間，亦可只輸入或點選其中之一條件。
(3) 按【查詢】鈕或【ENTER】鍵，系統產生符合條件之案件資料。
(4) 勾選欲取消退件之案件。
(5) 按【取消處理】鈕，即完成取消退件。
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二、案件資料維護
【功能說明】提供檔管人員編輯、取消已編目之案件資訊。
(一)修改案件資料
【功能說明】提供檔管人員修改已編目之案件資訊。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案件資料維護】。
(2) 輸入已編目案件之『分類號』、『案次號』、『卷次號』或於公文文號欄位輸入案
件文號。
(3) 按【查詢】，下方資訊會顯示該案卷已編目之案件資訊。
(4) 點選欲修改之案件資料，其案件編目資料會顯示至上方各欄位。
(5) 修改案件編目資料。
※公文文號、主辦單位、主辦人員及辦畢日期欄位不提供變更修改。
(6) 完成修改後，點選【儲存】，即完成案件資料修改。
(二)修改案件目次號
【功能說明】提供檔管人員修改已編目之案件目次號。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案件資料維護】。
(2) 輸入已編目案件之『分類號』、『案次號』、『卷次號』或於公文文號欄位輸入案
件文號。
(3) 按【查詢】，下方資訊會顯示該案卷已編目之案件資訊。
(4) 點選欲修改目次號之案件，其案件編目資料會顯示至上方各欄位。
(5) 輸入欲修改之案件目次號，
(6) 按【目次號儲存】。
(7) 按【儲存】，即完成變更為修改後之目次號。
(三)取消案件編目
【功能說明】提供檔管人員取消已編目之案件資訊，取消後可於立案編目匣、案件編目
作業或案件編目作業(依文號)重新執行案件編目及登錄案件相關著錄資
料。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【案件資料維護】。
(2) 輸入已編目案件之『分類號』、『案次號』、『卷次號』或於公文文號欄位輸入案
件文號。
(3) 按【查詢】，下方資訊會顯示該案卷已編目之案件資訊。
(4) 點選欲取消編目之案件。
(5) 按【取消】，即可確認完成案件取消編目。
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三、分併卷處理
(一)分卷作業
【功能說明】提供檔管人員可將已完成編目之案件資料，進行分卷至下一案卷存放。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【分併卷處理作業】。
(2) 輸入欲分卷之檔號。
(3) 按【查詢】，資料會顯示在下方視窗中。
(4) 點選分卷。
※系統自動預設：「分卷」，可點選適用條件。
(5) 點選欲分卷之目次號。
(6) 按【確定】，即完成案件分卷。
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(二)併卷作業
【功能說明】提供檔管人員可將已完成編目之案件資料，進行併卷至上一案卷存放。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【分併卷處理作業】。
(2) 輸入欲併卷之檔號。
(3) 按【查詢】，資料會顯示在下方視窗中。
(4) 點選併卷。
※系統自動預設：「分卷」，可點選適用條件。
(5) 點選欲併卷之目次號
(6) 按【確定】，即完成案件併卷。
(三)指定案卷
【功能說明】提供檔管人員可將已完成編目之案件資料，指定到某一案卷存放。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【分併卷處理作業】。
(2) 輸入欲指定案卷之檔號。
(3) 按【查詢】，資料會顯示在下方視窗中。
(4) 點選指定案卷及輸入指定存放之檔號。
※系統自動預設：「分卷」，可點選適用條件。
(5) 點選欲指定存放到案卷之目次號
(6) 按【確定】，即完成指定到某一案卷存放。
四、指定檔號編目
(一)檔案編目作業
【功能說明】提供檔管人員將已點收之案件，依「指定分類號」方式執行案件編目及登
錄案件相關著錄資料。
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◎欄位說明
欄位名稱 欄位說明
文件產生日
案件文件產生之日期
收文存查：來文機關發文日期。
收文函復發文：公文發文日期。
創簽(稿)存查：公文存查日期。
創簽(稿)發文：公文發文日期。
應用限制
為提供民眾申請應用檔案及機關決定檔案應用申請案件准駁之參考。
應用限制著錄原則可參考檔案管理局編印之機關檔案管理作業手冊
第八章編目。
操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【案件編目作業】。
(2) 輸入欲編目之案件分類號或點選分類號清單( )，選擇欲編目之分類號並輸入
卷次號。
(3) 按【編目查詢】，系統將自動帶出此案卷下一筆待編目之目次號。
(4) 輸入案件文號，輸入方式：
1.於公文文號欄位輸入案件文號。
2.按案件文號清單( )，點選案件文號。
3.使用條碼讀取機讀取案件文號條碼。
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(5) 按【查詢】或【ENTER】鍵，系統將自動帶出該筆案件編目資訊並自動依序
給目次號。
※輸入方式如為『3.使用條碼讀取機讀取案件文號條碼』，則不需執行步驟(5)，
系統將自動帶出該筆案件編目資訊，並自動依序給目次號。
(6) 可依案件資訊實際狀況修改案件編目資訊(若不需修改案件資訊，則可忽略步驟
(6)、(7))。
※密等欄位資訊
當密等不為普通時，解密條件值必須輸入；當解密條件為『本件至某年某月
某日解密』時，解密日期為必要輸入欄位；反之，若密等為普通時，解密條
件及解密日期改為空白；當解密條件為其他時方可以登打解密條件資料。
(7) 案件資訊完成修改後，點選【儲存】，即可完成修改案件編目資訊。
五、檔案檢調
(一)待調案清單
【功能說明】提供檔管人員依承辦人簽請之公文調案單，登錄檔案借調資訊。
待調案清單之公文資訊為：承辦人申請調案中，為待借出之案件清單。
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操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【待調案清單】。
(2) 點選【借出】，系統自動開啟調案登錄作業畫面。 (3) 確認借調資訊正確後，點選【確認借出】，即完成案件調案作業。
(二)已調案清單
【功能說明】提供檔管人員將承辦人已歸還之紙本案件登錄檔案還卷、展期資訊。並可
登錄檔案借調資訊。
已調案清單之案件資訊為：承辦人借調中或承辦人簽請之案件展期資訊。
1.借調展期
【功能說明】提供檔管人員依承辦人簽請之案件展期調案單，登錄檔案借調展期資訊。
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操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【已調案清單】。
(2) 點選【展期】鈕，系統自動開啟調案展期登錄作業畫面。
(3) 按【確認展期】鈕，即完成案件借調展期程序。
2.借調還卷
【功能說明】提供檔管人員將承辦人已歸還之紙本案件，登錄檔案還卷資訊。
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操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【已調案清單】。
(2) 點選【還卷】鈕，系統自動開啟還卷登錄作業畫面。
(3) 確認還卷資訊。
(4) 點選【確認還卷】，即完成還卷程序。
(三)檔案檢調權限維護作業
【功能說明】提供檔管人員進行承辦人之檢調移交及權限設定功能。
1.檢調權限設定
【功能說明】提供檔管人員解除或授予承辦人之檢調權限。
◎ 解除檢調權限
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操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【檔案檢調權限維護作業】。
(2) 輸入欲查詢之內容(輸入一個(含)以上條件即可)。
(3) 按【查詢】鈕，系統會將資訊帶出。
(4) 按【解除】鈕，系統帶出確認視窗。
(5) 按【確定】鈕，即完成檢調權限的解除。
◎ 授予檢調權限
操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【檔案檢調權限維護作業】。
(2) 輸入欲查詢之內容(輸入一個(含)以上條件即可)。
(3) 按【查詢】鈕，系統會將資訊帶出。
(4) 按【授予】鈕，系統帶出確認視窗。
(5) 按【確定】鈕，即完成檢調權限的授予。
2.檔案檢調移交
【功能說明】提供檔管人員於機關內系統使用者職務調動或離職時，可透過檢調移交設
定作業，辦理檢調檔案業務移交。
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操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【檔案檢調權限維護作業】。
(2) 輸入欲查詢之內容(輸入一個(含)以上條件即可)。
(3) 按【查詢】鈕，系統會將資訊帶出。
(4) 按【檢調移交】鈕，系統帶出檢調移交作業。
(5) 點選交接人員之資料。
(6) 勾選欲移交之案件。
(7) 按【確定】鈕，即完成檢調移交作業。
(四)逾期未歸還稽催單
【功能說明】提供檔管人員依承辦單位、承辦人、密等之條件，列印逾期未歸還稽催單，
以利檔管人員稽催承辦人案件借調已逾歸還日期未歸檔之案件。
操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【逾期未歸還稽催單】。
(2) 點選依承辦單位、承辦人及密等。
※系統自動預設承辦單位：「全部單位」、承辦人：「全部人員」、密等：「不區
分」、催辦次數：「列入催辦次數計算」，可點選適用條件。
(3) 按【預覽】，系統產生符合條件之清單。
※「稽催次數」：若勾選「列入催辦次數計算」，同一筆逾期歸檔公文案件，在
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報表預覽次數的顯示等於逾期稽催次數。
(五)檔案檢調資料查詢
【功能說明】提供檔管人員依檔號、公文文號、調案編號之條件，查詢檔案檢調及檔案
應用紀錄。
操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【檔案檢調資料查詢】。
(2) 輸入欲查詢之內容(輸入一個(含)以上條件即可)。
：勾選含檔案應用紀錄進行檔案檢調資訊查詢時亦可查看檔
案應用紀錄。
(3) 按【查詢】，系統產生符合條件之清單。
(4) 點選欲查詢之檢調資訊。
※可點選「內容」查看檔案檢調資訊、「調案編號」修改檔案借調資訊、「檔號」
查看借閱檔案資訊。
※清單各欄位資訊皆可排序。
(5) 按【回查詢】鈕，即可回至檔案檢調資料查詢畫面。
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(六)調案數量統計表
【功能說明】提供檔管人員依年度及調案類別等條件，列印調案數量統計表，以利檔管
人員統計各單位借調案件件數。
操作步驟
(1) 於檢調應用功能選單，點選【檔案檢調】/【調案數量統計表】。
(2) 輸入欲查閱之年度及調案類別。
※年度系統自動預設：「目前年度」
※密等系統自動預設：「不區分」，可點選適用條件。
※調案類別系統自動預設：「不區分」，可點選適用條件。
(3) 按【預覽】，系統產生符合條件之清單。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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第五章 進階功能
一、點收時注意事項
(一)延後歸檔
1.歸檔狀況
【功能說明】提供檔管人員查看延後歸檔之公文，並進行點收作業。
※點收檔案方式請參閱講義第 9頁。
2.延後歸檔確認作業
【功能說明】提供檔管人員依承辦人簽請之延後歸檔申請單，於延後歸檔確認作業進行
延後歸檔申請確認。(適用紙本申請)
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操作步驟
(1) 於檔案點收功能選單，點選【延後歸檔確認作業】。
(2) 按【確認】鈕。
(3) 於延後歸檔申請作業畫面，按【確認】鈕即可。
3.延後歸檔清單
【功能說明】提供檔管人員依承辦人簽請之延後歸檔申請單，於延後歸檔清單查看延後
歸檔資訊。
操作步驟
(1) 於檔案點收功能選單，點選【延後歸檔清單】。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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(2) 點選或輸入欲查詢之條件。
※ 系統自動預設歸檔狀況：「未歸檔」、承辦單位：「全部單位」，可點選適用條
件。
※ 系統自動預設申請日期：「3個月內」，可點選適用條件。
(3) 按【查詢】，系統產生符合條件之清單。
(4) 點選欲查詢之公文資訊。
(二)附件抽存註記作業
【功能說明】提供檔管人員將附件抽存續辦者於系統內註記抽存原因、應歸還日期與
實際歸還日期。
1.附件抽存註記
【功能說明】提供檔管人員將附件抽存續辦者於系統內註記抽存原因與應歸還日期。
「文書與檔管作業教育訓練講義」
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操作步驟
(1) 於檔案點收功能選單，點選【附件抽存註記作業】。
(2) 按【附件抽存註記】鈕。
(3) 輸入欲註記之案件文號，按【查詢】或【ENTER】，系統自動顯示該案件資訊。
(4) 輸入附件抽存註記或點選詞庫( )並輸入應歸還日期。
(5) 按【儲存】，即可確認完成附件抽存註記作業。
2.附件抽存歸還註記
【功能說明】提供檔管人員將附件抽存續辦，於辦畢歸至檔案室時，於系統內註記實際
歸還日期。
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操作步驟
(1) 於檔案點收功能選單，點選【附件抽存註記作業】。
(2) 於欲進行歸還註記之案件文號前，按【歸還】。
※若筆數眾多，亦可直接輸入欲查詢的文號，按【查詢】查詢欲註記的案件資
料。
(3) 輸入附件實際歸還日期。
(4) 按【確定】，即完成附件抽存歸還註記。
二、解密作業
(一)機密檔案目錄
【功能說明】提供檔管人員依檔號、保存年限、文件產生日期、解密條件…等條件，列
印機密檔案目錄，以利檔管人員送會業務單位進行解密程序。
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操作步驟
(1) 於檔案清理功能選單，點選【檔案清查】/【機密檔案目錄】。
(2) 輸入檔號，點選「保存年限」、輸入「文件產生日期」、「密等」等列印條件。
※主辦單位、主辦人員系統自動預設：「全部單位」、「全部人員」
各選項可點選適用條件。
(3) 按【預覽】，系統產生符合條件之清單。
(二)機密等級調整作業(依文號)
【功能說明】提供檔管人員依文號查詢機密檔案，將各單位已解密之案件，登錄解密後
之密等、調整原因、解密條件…等相關資料。
操作步驟
(1) 於檔案清理功能選單，點選【檔案清查】/【機密等級調整作業(依文號)】。
(2) 輸入欲調整密等之公文文號。
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(3) 按【查詢】，系統產生符合條件之資訊。
(4) 點選調整後密等、輸入調整原因、調整後案由、頁數、點選調整後檔號給定方
式。
(5) 按【儲存】，調整機密等級後的案件資訊帶至下方。
(6) 勾選於欲確認降解密之案件。
(7) 按【解降密確認】，即完成機密等級調整。
三、檔案目錄匯入
(一)目錄匯入
【功能說明】提供檔管人員將符合檔案管理局之檔案目錄資料匯入本系統資料庫中。
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操作步驟
(1) 於立案編目功能選單，點選【其他作業】/【檔案目錄匯入】。
(2) 選擇【分類表】。
(3) 選擇【目錄匯送格式】。
(4) 按【瀏覽】，選擇檔案之存放路徑。
(5) 按【匯入】，系統自動將資料匯入。
