情報共有システム

ワークフロー操作マニュアル

【共通編】

2020年6月 第2版

本手引きについてのお問合わせ

＜システムや登録に関すること＞

カスタマーサポートセンター

TEL：03-4221-1300

Mail：bp_support@kts.co.jp

情報共有システム「basepage」新ワークフロー操作マニュアル

目 次

１． ワークフローについて ......................................................................................................................................... 1

１-１． ワークフローとは ............................................................................................................................................. 2

２． ポータルについて .................................................................................................................................................. 3

２-１． ポータルとは ....................................................................................................................................................... 4

２-２． タブについて ....................................................................................................................................................... 5

２-３． 操作方法 ................................................................................................................................................................. 6

３． 文書一覧について .................................................................................................................................................. 7

３-１． 文書一覧について ............................................................................................................................................. 8

３-２． 文書の検索･絞り込み･並べ替え ................................................................................................................ 8

３-３． 決裁の進捗状況について ............................................................................................................................... 9

３-４． 文書内容を確認する ...................................................................................................................................... 10

４． 文書の発議 ............................................................................................................................................................ 11

４-１． 文書を作成する ............................................................................................................................................... 12

４-２． ファイルを添付する ...................................................................................................................................... 15

４-３． 文書を発議する ............................................................................................................................................... 17

４-４． 発議文書を引き戻す ...................................................................................................................................... 19

５． 文書の決裁 ............................................................................................................................................................ 21

５-１． 文書を承認する ............................................................................................................................................... 22

５-２． 文書を差し戻しする ...................................................................................................................................... 25

５-３． 差し戻しされた文書を処理する ............................................................................................................. 25

５-４． 代理承認する .................................................................................................................................................... 27

－1－

１．ワークフローについて

－2－

１-１．ワークフローとは

ワークフローとは、打合せ簿など、承認や決裁を必要とする文書を作成し、決裁ルートを

利用して、順次承認し、決裁処理を行うアイテムです。

作成した文書は PDF で保管され一括で管理することができます。

ワークフローを利用するには、「メイン画面」の上部にある「ワークフロー」アイテムを選択

します。

「メイン画面」までの操作は、ログイン画面の下にリンクされている

「basepage スタートマニュアル」をご覧ください。

ワークフローを選択すると、画面の左側にワークフローメニューが表示され、作成した文書

を一括管理するための「ポータル」画面となります。

－3－

２．ポータルについて

－4－

２-１．ポータルとは

[ポータル]は自分に関連しているワークフローを確認できる画面です。関連しているワーク

フローが分類ごとに分けられ、一覧として表示されているので、素早く目的のワークフロー

を確認できます。

自分が所属している全チームについて一括で表示されます。

画面左側のワークフローメニューより[ポータル]をクリックすると、ポータル画面となります。

－5－

２-２．タブについて

◆要承認タブ

要承認タブは、現在、自分の承認・決裁が必要な文書がまとめられているタブです。

ここから文書を承認・決裁することができます。

◆作成済みタブ

作成済みタブは、自分が作成した文書が一覧としてまとめられているタブです。

•自分が作成した文書を発議したい

•自分が作成した文書を引き戻したい

•自分が作成した文書の進捗が知りたい

ときに使用します。

◆承認予定タブ

承認予定タブは、自分が将来承認・決裁する予定の文書がまとめられているタブです。

承認する予定の文書の確認の他、文書を引き上げ承認（決裁）したいときなどに使用します。

－6－

２-３．操作方法

ソート（並べ替え）機能

各タブの[チーム名][件名][様式][回答希望日]（または[発議日]）をクリックすると、各項

目ごとにソートすることができます。

チームや文書の種類ごとに並べたい時や、発議日や回答希望日順に並べ替えたい場合に使用

します。

項目名をクリックする度に、昇順と降順が切り替わります。

昇順 降順

進捗状況

承認の進捗状況を確認することができます。

： 発議または承認処理が終了しているフェーズです。

： 承認処理を行っているフェーズです。

： 差し戻し処理をしたフェーズです。

： 未処理のフェーズです。

： 決裁権限のあるフェーズです。

－7－

３．文書一覧について

－8－

３-１．文書一覧について

画面左側のワークフローメニューの[一覧]より[すべての様式]をクリックすると、選択した

チーム内の全ての作成済み文書が一覧で表示されます。更新日時や発議日、回答希望日、決

裁の進捗状況など文書の状態を確認できます。

[すべての様式]以下の各文書をクリックすると、文書の種類ごとに表示することもできます。

３-２．文書の検索･絞り込み･並べ替え

文書の件名や様式、発議日、決裁区分で検索や絞り込みが行えます。

条件を設定して[検索]ボタンをクリックしてください。

様式、発議日、決裁区分（未決裁、決裁済）での絞り込みも可能です。

[様式][件名][更新日時][発議日][回答希望日]をクリックすると、各項目ごとにソートするこ

とができます。文書の様式ごとに並べたい時や、更新日時や発議日順に並べ替えたい場合に

使用します。

－9－

項目はクリックする度に、昇順と降順が切り替わります。

昇順 降順

３-３．決裁の進捗状況について

進捗欄で文書の決裁の進捗状況を確認できます。

：発議されていない文書です。

：最終決裁まで完了している文書です。

：処理が途中段階の文書です。表示されている職位まで決裁が進んでいます。

：差し戻しされた文書です。表示されている職位に差し戻されています。

決 裁 済

未 決 裁

差し戻し

未 発 議

－10－

３-４．文書内容を確認する

件名欄において、内容を確認したい文書のタイトルをクリックすると、文書の詳細が表示

されます。

この画面から文書の承認処理を開始することもできます。

詳細は「5-1．文書を承認する」を参照してください。

－11－

４．文書の発議

－12－

４-１．文書を作成する

文書を作成するには、画面左側の[作成]のリストの中から作成する文書の様式をクリックし

ます。

選択した様式の文書作成画面が表示されます。

－13－

件名を入力します。

発議年月日はカレンダーから該当日をクリックして入力します。

実際の起案日より遡って設定できます。

回答希望日がある場合、回答希望日を選択して設定します。

設定した回答希望日を超えて回答が無い場合、一覧表示において赤字で表示されるようにな

ります。

－14－

内容を入力して[保存]をクリックします。

内容は作成する文書の様式により異なります。

ポータルの[作成済み]タブに表示されます。

－15－

４-２．ファイルを添付する

ファイルを添付する場合、[ファイル添付へ]をクリックします。

ファイル添付画面が表示されます。

[参照]ボタンをクリックして、添付するファイルを選択してください。

ファイルを選択したら[追加]をクリックしてください。

添付ファイルを追加する場合は、[参照]と[追加]を繰り返して下さい。

削除する場合は[削除]をクリックします。

鑑の内容入力を行う場合、[修正]をクリックします。

－16－

ワンポイント

添付ファイルは、以下のエリアにドラッグ・アンド・ドロップすることで、登録することが

できます。複数ファイルを一括で登録することもできます。

添付ファイルを追加する際、閲覧できる職位を限定して登録することができます。

添付するファイルを選択後、[添付ファイルの公開範囲を限定する]をクリックします。

公開する組織、または職位を選択して、追加ボタンをクリックします。

公開を限定して追加した添付ファイルは、“盾”マークが付きます。

公開されていない職位のメンバーは、添付ファイルがあることも判りません

注意！：公開範囲を限定しない（全員公開）の場合は、この項目は一つもチェックしな

いでください。また、公開制限したファイルは、ダウンロードされません！

電子納品されるファイルに登録されませんので注意してください。

盾マークにカーソルをあてると、閲覧できる職位が表示されます。

－17－

４-３．文書を発議する

文書作成画面（「文書を作成する」参照）の[発議処理へ]をクリックします。

または、前ページのファイル添付画面の[発議処理へ]をクリックします。

発議画面となりますので、決裁ルートを選択します。

青色の文字がログインしている ID で発議権限のあるルートです。

－18－

発議時にメンバーに通知することができます。

通知したい内容をコメントに記述して下さい。

通知設定は以下の 3 つから設定可能です。

・設定内容に従う： デフォルト通知設定で通知を行います。

通常、「次承認者」「差し戻し先」です。設定は変更できます。

・次ページで詳細通知：発議後、通知方法、通知するメンバーを指定し、通知を行います。

・通知しない： 文書の発議を通知しません。

押印者名の文字列が押印欄の印影となります。

メンバー異動などで、以前の担当者印で発議する場合、変更して押印することが出来ます。

[発議]をクリックすると、発議が実行されます。

－19－

４-４．発議文書を引き戻す

発議した文書は、既に承認が開始されている文書を含め、引き戻しする事ができます。

その場合、全ての承認処理がクリアされます。

メニューの[ポータル]、または[一覧]から、引き戻したい文書を選択して、[承認処理へ]ボタ

ンをクリックします。

[引き戻し]をクリックします。

以下のメッセージが表示されますので、実行する場合は[OK]をクリックします。

－20－

引き戻したフェーズ以降、全ての承認処理（チェックマーク）がクリアされます。

－21－

５．文書の決裁

－22－

５-１．文書を承認する

ポータルの要承認タブより、承認する文書を選択します。

「編集」画面が表示されますので、必要な項目を入力します。

ファイルの添付方法は、「文書の発議」より、「ファイルを添付する」を参照してください。

[保存]ボタンをクリックすると内容が保存されます。

－23－

[承認処理へ]をクリックします。

青色の文字がログインしている ID で処理しているメンバーです。

進捗で決裁ルートの確認ができます。

次の承認者を挿入したり、変更することができます。

承認時にメンバーに通知することができます。

通知したい内容をコメントに記述して下さい。

通知設定は以下の 3 つから設定可能です。

・設定内容に従う： デフォルト通知設定で通知を行います。

通常、「次承認者」「差し戻し先」です。設定は変更できます。

・次ページで詳細通知：承認後、通知方法、通知するメンバーを指定し、通知を行います。

・通知しない： 文書の承認を通知しません。

－24－

押印欄のイメージが表示され、自分が押印できる個所に、押印者の文字列が表示されます。

赤色は既に承認済の印影です。

メンバー異動などで、以前の担当者印で承認する場合、変更して押印することが出来ます。

押印して承認する場合は、[押印して承認]をクリックします。

押印せずに承認のみ行う場合は、[押印せずに承認]をクリックします。

[承認後、次フェーズに進む]のチェックについて

■[承認後、次フェーズに進む]のチェックを外すと、承認状態で保留します。

次の承認者が承認出来ない状態となりますので注意して下さい。

■同じ職位に他の未承認者がいる場合は、チェックを外して下さい。

チェックを入れると、同じ職位の他のメンバーの承認の有無に係わらず、強制的に次の承

認者に上程されますので、同じ職位の最後の承認者のみチェックしてください。

－25－

５-２．文書を差し戻しする

文書を差し戻しする場合、差し戻し先を指定できます。

上記の場合、監督員が現場代理人に差し戻したとき、途中の承認処理は保存されたまま、

現場代理人に差し戻されます。現場代理人が処理を行うと、監督員から承認処理が再開され

ます。

[承認処理をやり直す]にチェックを入れた場合、途中の承認処理も全てクリアされます。

上記の場合、現場代理人から再度、全ての承認処理を行うようになります。

５-３．差し戻しされた文書を処理する

差し戻しされた文書は、ポータル画面の[要承認]に表示されますので、修正する文書を選択

します。

－26－

内容や添付ファイルなど、必要な個所を修正し、[承認処理へ]をクリックします。

押印欄を確認して、[押印して再開]ボタンをクリックしてください。

－27－

５-４．代理承認する

既に起案されている文書の承認者が異動などで変更されている場合、同じ職位の後任者が

代理承認することができます。

上記は、[監督員]まで承認処理が回ってきており、[監督員 鈴木]が異動のため、 [監督員 井

上]が代理決裁する場合の画面です。

押印欄の押印名は変更できるので、前任の“鈴木”で押印することも可能です。

代理承認を行うと、[監督員 井上]で承認され、次の承認者へ上程されます。

・本書の内容の一部または全部を、無断で転載および複写することを禁止します。

・本書の内容については、将来予告なしに変更することがあります。

・当社システムを使用したことによる貴社の損害について、当社はその責任を負いかねますのでご了承ください。

・本書の内容について、不明な点、誤り、お気づきのことがございましたら、当社までご連絡下さいますようお願い致します。

新ワークフロー操作マニュアル【共通編】

2015 年 6 月 1 日 初版発行

2020 年 6 月 15 日 第 2 版発行

編集・発行