Festival 2014 - A importância da prestação de contas para a Captação de Recursos
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A importância da prestação de contas para a Captação de
Recursos
Profª Msc Sandra Helena Pedroso
maio/2014
Doutoranda em Ciências Políticas pelo IUPERJ. Mestre em Sistema de Gestão de Projetos com foco em Responsabilidade Social pela UFF e bacharel em Ciências Contábeis pela USU. Diretora do Ateliê de Cultura e da ABCR. Nos últimos 30 anos exerceu diversas funções na área cultural e cinematográfica. Atualmente atua como professora de Gestão Financeira na pós-graduação, no MBA de Produção Cultural e da graduação da UCAM. Atuou como Coordenadora da Ancine e da Lei do ICMS e como Membro do Comitê Setorial da Lei de Incentivo àCultura Lei do ISS/RJ.
Résumé
Projeto
Gestão
Contabilidade
Licitação
Prestação de contas
Documentos fiscais
Referências
Projeto? O que é?
4
Definição
• “É a materialização de uma idéia ou sonho com início e fim determinado.”
• É um conjunto de atividades ou medidas planejadas para serem executadas dentro de uma área de atuação pré-definida, com recursos específicos, em um prazo de tempo limitado e com a finalidade de alcançar determinados resultados e objetivos.
5
Administração
Desafio do projeto: guardar estreita vinculação entre o proposto e o executado.
• Eficácia – resultado;
• Eficiência – gestão, cumprir os objetivos;
• Efetividade – atender as expectativas.
Desafio
Eficácia – fazer as coisas certas;
Eficiência – fazer certo as coisas;
Efetividade – gerar impacto positivo.
Desafio
Contabilidade
• É a ciência que estuda a evolução do patrimônio das entidades fornecendo informações aos stakeholders.
• Objetivo fiscalizar e registrar as mudanças ocorridas no patrimônio a fim de quantificar o superávit ou déficit da entidade, para que a administração seja capaz de tomar decisões financeiras e verificar o andamento das atividades da entidade.
Contabilidade
Gestão
Governança Corporativa
• compliance (seguir as regras estabelecidas);
• accountability (obrigação de prestar contas);
• disclosure (transparência de informações);
• fairness (equidade para os acionistas).
A prestação de contas faz parte da transparência e do accountability de uma gestão.
Nakagawa define o termo "accountability" como sendo “a obrigação de se prestar contas dos resultados obtidos, em função das responsabilidades que decorrem de uma delegação de poderes”.
Prestação de contas, é um relatório de avaliação de um projeto ou ação,
ou seja, é um demonstrativo financeiro que demonstra e compara
o previsto e o realizado.
Definição
Demonstrativo organizado pelo recebedor do recurso, acompanhado de documentos comprobatórios das operações de receita
e despesa, os quais deverão ser aprovados por quem autorizou os
recursos.
(a) funcional – relativas a relatórios financeiros, uso de recursos, eficiência, lisura;
(b) estratégicas, relacionadas com seu impacto e sua performance, a médio prazo. É a accountability de desempenho.
Leilah Landim (2006/2007) apud(a) Koslisnski (2007)(b) Edwards, M. & Hulme, D. 1996. Beyond the Magic Bullet: NGO performance and accountability in the post-cold war world. Hartford, Conn.: Kumarian Press.
Tipos
• Física = Realizado
• Financeira = Recursos
• Física e Financeira = Realizado e Recursos
Base Legal
Artigo 70 da Constituição Federal
A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e
indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo
Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema decontrole interno de cada Poder.
Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou
administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza
pecuniária.
• Lei nº 4.320/1964
• Lei nº 8.666/1993
• Acórdão do TCU
• Súmulas do TCU
• Orientações do órgão ordenador da despesa
Legislação
CONVÊNIOS E AFINS
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 507
Prazo de entrega: 60 dias
Guarda dos documentos: 10 anos após aprovação
Fluxo da Prestação de contas
Despesas feitas antes da obtenção dos recursos – não são válidas para alguns patrocinadores ou órgãos públicos;
Observe o prazo final do contrato de patrocínio;
Observe o prazo final de execução e captação;
Documentos fiscais: de acordo com cada tipo de pagamento.
ITENS QUE PODEM SER PAGOS COM OS RECURSOS RECEBIDOS
• Todas as despesas previstas no orçamento;
• Despesas realizadas por terceiros (desde que tenha vínculo com o projeto) podem ser ressarcido mediante recibo junto com a documento fiscal;
• Tíquete de estacionamento: não vale o documento de saída e sim um cupom fiscal ou a Nota fiscal;
• Recibo de táxi sem rasura, com destino e dados do carro;
• Passagens aéreas devem estar acompanhadas do cartão de embarque.
ITENS QUE NÃO PODEM SER PAGOS PELO PATROCÍNIO
• Multa de carro, colégio de filhos, cursos e correlatos não podem ser pagos;
• Multa, juros, IOF, tarifa de devolução de cheques e tarifa cheque superior e inferior devem ser pagos com recursos próprios;
• Despesas não previstas e não autorizadas.
• Pagamento aos índios?
• Pagamento aos analfabetos e menores?
• Pagamento dos sócios - também exerça função?
• Equipamentos e materiais da proponente ou responsável?
• Idoneidade do fornecedor
• Captação de recursos - pela proponente
• Captação de recursos - terceiros
• Taxa de administração = gerenciamento
• Agenciamento e elaboração?
• A discriminação do serviço tem que ser clara e compatível com o orçamento;
• Tem que constar na descrição o nome do projeto;
• Tem que constar o nome da empresa, CNPJ e endereço completo idêntico ao que está no contrato.
Documentos Fiscais
IDEAL TER UM CARIMBO OU INFORMAÇÃO “RECEBEMOS” ou “PAGO”.
Tipos de Documentos fiscais
• Serviço
• Mercadoria
• Cupom Fiscal
• Avulsa
• Outras moedas
• RPA
Sempre observe em uma Nota Fiscal os seguintes itens:
• A data de emissão tem que ser anterior a data do cheque e nunca posterior a data de compensação do cheque no banco;
• Verifique a data limite da emissão e/ou prazo de validade da Nota Fiscal;
• Verifique se está apta ao serviço;
• Ausência de rasuras;
• Nome do projeto e contrato ou identificação do patrocínio.
Documentos Fiscais
Nota de Serviço
Verifique se a localidade do prestador de serviço não está obrigada a emitir
a Nota Fiscal eletrônica.
Nota de Serviço
Verifique se o serviço prestado consta do CNPJ (CNAE) ou do contrato social.
Obs.: ISS DEVERÁ ESTAR INCLUSO NO SERVIÇO, NÃO ACRESCIDO
Documentos Fiscais
CORRETO INCORRETO
SERVIÇO R$ 1.000,00 SERVIÇO R$ 1.000,00
ISS R$ 50,00 ISS R$ 50,00
TOTAL R$ 1.000,00 TOTAL R$ 1.050,00
Notas de Gasolina
Notas de Alimentação
Cupom Fiscal
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Cupom Fiscal
Nota Fiscal Avulsa
Nota em outra moeda
• Utilize o câmbio oficial para a conversão ou a da compra de moeda estrangeira;
• As despesas podem ser pagas com cartão da empresa ou do sócio, desde que a Nota/Invoiceesteja no nome da proponente;
• A despesa tem que estar prevista no orçamento;
• Verifique a legislação específica do projeto.
www.captacao.org
Documentos não aceitos
• Nota;• Nota de Venda;• Nota de Balcão;• Orçamento;• Pedido;• Nota de Compra/Serviços;• Nota de garantia;• Ticket de máquina registradora;• Outros sem valor fiscal; • Depósito não acompanhado de um documento
fiscal válido.
Advertência
As Notas Fiscais devem vir acompanhadas de:
• Certidão do INSS;• Certidão do FGTS;• Certidão da Receita Federal
Todos os pagamentos devem ser feitos preferencialmente por DOC ou TED.
Peculiaridades
• Conta bancária: outros recursos não podem ser misturados;
•Primordial o extrato inicial estar zerado e o final também;
• Verifique as inconsistências dos saldos entre um extrato e outro;
• Crie uma planilha eletrônica de verificação do extrato bancário, para sanar as dúvidas;
•Confira sempre o extrato bancário.
Peculiaridades
• O saldo do projeto tem que ser ressarcido ao órgão ou patrocinador, verifique a forma correta;
• Encerramento da conta bancária;
• A contabilidade tem que espelhar a prestação de contas enviada;
Cheques diferentes – mesma nota fiscal
Pagamentos diversos – cheque caixa
Caixa – pequenos valores
Evitar cheques caixa altos valores
Cheque – nota fiscal
Filtragem dos documentos
Controlar os recebimentos e despesas
Procedimentos Internos
Recomendações
• Guardar os documentos de forma organizada por ordem de data ou
emissão de cheque ou ordem bancária;
• Colar em uma folha as pequenas notas fiscais e os cupons fiscais;
• Guardar com cuidado e em ordem os extratos bancários;
• Os rendimentos financeiros devem ser utilizados no projeto,
mediante autorização ou nos itens já previstos no orçamento;
• O relatório de execução financeira deverá ser feito no modelo
fornecido pela patrocinador ou da lei de incentivo ou convênio;
• Digitalizar todos os documentos em formato PDF.
APLICAÇÃO FINANCEIRA
§ 1º - Quando o destinatário da transferência for Estado, Distrito Federal ou Município, entidade a eles vinculada ou entidade particular, os recursos transferidos, enquanto não empregados nasua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados:
I - em caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; e
II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.
Contabilidade
• Escrituração dos documentos fiscais
• Programas contábeis – prestação de
contas
• Conhecer o projeto
• Legislação
• Montagem da prestação de contas
Prazo de Avaliação
Relatórios
Qual a relação com a captação?
• Projeto
• Gestão
• Relationship
• Stakeholders
• Transparência
• Governança
• Patrocinador
• Planejamento estratégico
• Marketing
• Avaliaçãowww.captacao.org
O sucesso nasce do querer, da determinação e persistência em se chegar a um objetivo. Mesmo não atingindo o alvo, quem busca e vence obstáculos, no mínimo fará coisas admiráveis.
José de Alencar
LEI FEDERAL nº 8.313/91 LEI FEDERAL nº 8.666/93
Programa de Voluntariado da Classe Contábil - CFCAllen, Johnny – Organização e gestão de eventos
Castiglioni, José Antonio – Assistente AdministrativoCavalieri, Adriane – Gerenciamento de Projetos
Costa, Ivan Freitas da - Marketing Cultural: o patrocínio de atividades culturais como ferramenta de construção de marca – São Paulo – Atlas – 2004
Martin, Vanessa – Manual Prático de EventosBarbosa, Regina Célia – Como Elaborar Projetos Culturais
Olivieri, Cristiane Garcia – Cultura Neoliberal: leis de incentivo como política pública de cultura – Sâo Paulo – SP: Escrituras Editora, 2004.
Reis, Ana Carla Fonseca – Marketing Cultural e financiamento da cultura – São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.
Thiry-Cherques, Hermano – Projetos Culturais
• www.gife.org.br• www.ethos.org.br• www.cultura.gov.br• www.mte.gov.br• www.captacao.org• www.gestaocultural.org.br• www.convenios.gov.br• www.sebrae.com.br • www.fiscosoft.com.br
Referências
www.captacao.org www.festivalabcr.org.br
[email protected]@ateliedecultura.com.br
+55 (21) 98216-5201