Trường Truyền thông VNMG – 12/3/2014

TỔ CHỨCSỰ KIỆN

Sự kiện

Nội dung1. Tổ chức sự kiện là gì?

2. Các bước thực hiện

3. Người tổ chức sự kiện

4. Một số lưu ý

5. Bài tập nhóm

Tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch Điều phối

Sự kiện

Chỉ có vậy thôi ư?

1. Lên ngân sách

2. Đề ra thời gian làm việc

3. Chọn và đặt địa điểm

4. Xin giấy phép

5. Lên kế hoạch đồ ăn thức uống

6. Điều phối việc vận chuyển

7. Phát triển chủ đề

8. Sắp xếp các hoạt động

9. Chọn diễn giả và bài phát biểu

10. Trang trí và sắp xếp trang thiết bị

11. Quản lý rủi ro và lên kế hoạch dự phòng

12. …

Các bước thực hiện

Xây dựng ý tưởng

Lên ngân sách sơ bộ và khảo sát

Lập kế hoạch chi tiết

Thực hiện kế hoạch

Lấy ý kiến phản hồi và đánh giá

Xây dựng ý tưởng

Lên ngân sách sơ bộ

& Khảo sát

Lập kế hoạch

chi tiết

Kế hoạch chi tiết

• Kịch bản: nội dung sự kiện, thời gian và địa điểm diễn ra

• Hậu cần: những thứ cần chuẩn bị

• Nhân sự: ai phụ trách, hỗ trợ việc gì

• Timeline: kiểm tra tiến độ thực hiện

• Ngân sách: cân đối nguồn tài chính và yêu cầu tổ chức

• Cách đánh giá: xác định tiêu chí và cách thức đánh giá sự kiện

• Kế hoạch dự phòng: nếu không thể làm như kế hoạch A thì có phương án B thay thế không?

Thực hiện!

Trước sự kiện

Trongsự kiện

Sau sự kiện

Lấy ý kiến phản hồi và đánh giá

Ai?sẽ là người tổ chức sự kiện tốt

Người tổ chức sự kiện

• Linh động

• Giao tiếp tốt

• Quản lý thời gian

• Quyết đoán

• Đam mê

• Đồ ăn• Diễn giả• Tình nguyện viên• Quảng cáo• Giấy mời• Quà tặng• Hoạt động, trò chơi• Người nổi tiếng• Trang trí• Âm thanh ánh sáng

Một số điều cần lưu ý

• Gửi nhiều email cho thành viên

• Cố gắng lấy phản hồi bằng mọi cách

• In quá nhiều tài liệu

• Hoàn thành công việc sát thời hạn

• Đặt địa điểm càng sớm càng tốt

• Luôn cập nhật danh sách các thứ

cần chuẩn bị (checklist)

• Quan tâm đến mạng xã hội

• Đảm bảo wifi hoạt động

• Tìm hiểu về diễn giả trước khi mời

• Tạo cơ hội kết nối

• Địa điểm tiếp cận cho mọi người

• Tập trung vào nội dung sự kiện

Bài tập nhóm