Área: SECTOR PÚBLICOIII

Contenido:

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Formulación de los Estados Financieros en el Sector Público(Parte II)

8. Elaboración del Balance dela Comprobación

Es el documento técnico contable quemuestra la evolución del movimiento men-sual y acumulado de las cuentas del ma-yor a la manera de un listado de saldos.Contiene el movimiento de cada una delas cuentas principales, contiene los sal-dos deudores y acreedores según el casoy que servirá de base para realizar los ajus-tes de las partidas no monetarias por efec-tos de inflación.Por lo general, se puede obtener reportesen cualquier momento a fin de compro-bar su exactitud a través del SIAF.

9. ¿Cómo se Formula el BalanceConstructivo?

Se formula mediante una hoja de trabajocontable que contiene tanto los saldosiniciales o saldos referenciales de apertu-ra. Los saldos acumulados de las cuentasde Balance de un período anterior, el mo-vimiento anual de los mismas y nuevossaldos obtenidos al final del ejercicio conla finalidad de mostrar los asientos de re-gularización patrimonial y de determina-ción de resultados, permitiendo conocerel superávit o déficit al final del período.El Balance Constructivo, cuya estructurase muestra en el formato HT-1, es la hojade trabajo que contiene el movimientoacumulado del libro mayor, para la for-mulación de los Estados Financieros, consus respectivas notas y anexos.Los saldos de las cuentas presupuestarias quemuestran la captación de recursos financie-ros, así como las cuentas que registran lasasignaciones comprometidas y la ejecucióndel gasto, deben coincidir con los saldos re-flejados en el Estado de Ejecución del Pre-supuesto de Ingresos y Gastos EP-1.Esta hoja de trabajo constituye el elemen-to básico para la elaboración anual delos Estados Financieros y notas correspon-dientes.

INFORME ESPECIALFormulación de los Estados Financieros en el Sector Público (Parte II) .......................................................................... III-1

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ............................................................................................................................................................................... III-4

Es el proceso que resume la historia financiera económica de la entidad las cuales deben observar en la preparación ypresentación de información financiera con el objeto de mostrar los principios de contabilidad generalmente aceptados ylas normas internacionales del Sector Público.

Nos muestra tres partes: la informaciónpatrimonial o financiera, la informaciónpresupuestaria y la información a travésde cuentas de control.Los Estados Financieros y la Informaciónpresupuestaria se reporta a la ContaduríaPública de la Nación, Órgano rector delSistema Contable Gubernamental de laRepública, es un documento que incluyetodos los datos y referencias necesariaspara que esta pueda ser utilizada comoinstrumentos de investigación y fiscaliza-ción del Poder Ejecutivo.

10. Documentos y registros bá-sicos para el Balance Cons-tructivo

* Asientos de apertura y/o reapertura.* Análisis de cuenta.* Inventario de almacén y bienes de uso.* Arqueo de fondos y valores.* Conciliaciones bancarias, cuentas co-

rrientes.* Conciliaciones bancarias, sub. cuenta

Tesoro Público.* Ajustes y regularización patrimonial, se

debe considerar errores, omisiones yduplicaciones que permiten obtener elmovimiento correcto y saldo de cada unade las cuentas, así como también losasientos de regularización patrimonial co-rresponden a la cuenta Hacienda Nacio-nal Adicional por los fondos recibidos,entregados por la entidad para atendergastos de capital durante el ejercicio oreversiones al Tesoro Público, así comolos traspasos recibidos y entregados debienes . Dicha regularización patrimonialdeberá efectuarse separadamente tantopor los cargos y abonos, etc.

* Cuadro de conciliaciones.* Traspaso de Tesoro Público.* Traspaso de documentos.* Traspaso de bienes.* Remesas de bienes.* Remesas regionales.

* Traslado de fondos.* Traspaso a instituciones públicas.* Transferencias corrientes (recibidas y

entregadas).* La Columna de ajustes por corrección

monetaria, aparte de encontrarse sus-tentadas por los respectivos asientos.

* Notas de contabilidad: ajustes y regulari-zación patrimonial, asientos de determi-nación de resultados y cierre contable.

* Otros, para los estados presupuesta-rios: tenemos:- Estado de ejecución mensual del

gasto corriente y de capital.- Por el órgano ejecutor.- Estructura programática.- Clasificador por ingresos y gastos.- Cadena institucional.- Clasificador del gasto.- Clasificador del ingreso.

11. ¿Cómo se elabora el BalanceConstructivo?

Se elabora al final del cierre de cada ejer-cicio, como hoja Intermedio para la For-mulación de los Estados Financieros y Pre-supuestarios, este documento nos mues-tra referencialmente el asiento de apertu-ra, luego del movimiento acumulado decada una de las cuentas que figuran en elBalance de comprobación; así como lasrectificaciones, ajustes técnicos, regulari-zación patrimonial, ajustes por inflación,saldos ajustados y distribución de los sal-dos de las diferentes cuentas.Para realizar el Balance Constructivo sedebe tener en cuenta lo siguiente:a. Asiento de apertura referencial: se debe

mostrar el asiento inicial de aperturaen forma referencial.

b. Movimiento acumulado: cada unade las cuentas financieras y presu-puéstales que se encuentren refleja-dos en el mayor al cierre del ejerci-cio donde debe aparecer el movi-miento acumulado de la cuenta 30.

INFORME

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III INFORMES ESPECIALES

12. Balance Constructivo al 31 de diciembre de 200... (En Nuevos Soles)

Transferencias y remesas de Capital,así como el movimiento acumuladode la cuenta 56. Hacienda NacionalAdicional.

c. Saldos. Los mismos que se obtienen dela detracción aritmética de sumas y res-tas del movimiento acumulado.

d. Columnas de ajustes y regularizaciónpatrimonial. Para mostrar los ajustespara corregir errores, omisiones y

duplicaciones que permitan obtener elmovimiento correcto y saldo real decada una de las cuentas.

e. Saldos. Reflejan el resultado de cada unade las cuentas financieras presupuestalesy de orden, luego de efectuar los asientosde ajustes y regularización patrimonial.

f. Distribución de saldos: Para la respec-tiva distribución se toma cada una delas cuentas del activo, pasivo y pa-

trimonio; así como las cuentas de in-gresos y gastos para el estado degestión y cuentas presupuestarias,estos saldos a nivel de cuentasdivisionarias deberán coincidir con lasnotas y anexos a la información fi-nanciera:- Balance General.- Estado de Gestión.- Balance Presupuestario.

13. Elaboración de los EstadosFinancieros

Es un proceso a través del cual se formulanlos Estados Financieros teniendo en consi-deración lo siguientes aspectos como:- La verificación de las operaciones más

importantes, que se hayan ejecutadodurante el ejercicio, con la finalidad decontrastar el registro y la documenta-ción sustentatoria.

- Revisión y análisis de las cuentas.- Análisis y verificación de las notas de la

contabilidad enviadas por las diferen-tes áreas.

- Formulación del Balance constructivoel mismo que debe conciliar con los res-pectivos mayores auxiliares, a fin dedarle consistencia y racionabilidad.

Nota:Del Balance constructivo se desprenderála formulación respectiva de los EstadosFinancieros dándole una estructura orgá-nica y adecuándolos a los formularios es-tablecidos en la Directiva N.º 02-2006-EF/93.01, cierre contable aprobado porR.C.N.º 002-2006-EF/93.01.

14. Formulación de los EstadosFinancieros Comparativos

La presentación de los Estados Financie-ros Comparativos incrementa la utilidad y

15. Formulación de los EstadosPresupuestarios

Se formula al cierre del ejercicio a travésde los documentos resumen que repre-sentan el movimiento presupuestal de

Asiento deapertura inven-tario inicial10xx12xx1921xx33xx37xx39xx54xx56xx59xxImportes delasiento deapertura debenser exactamen-te iguales a lospresentados elaño anterior ala ContaduríaPública.

(*) 01 03 04 05 06

Cód.Cuentas

del Mayor

AsientoReferenc. de

Apertura

MovimientoAcumulado al 31-

12-2001Saldos

Ajuste y Regulariz.Patrimonial Nuevos Saldos

Distribución de Saldos

BalanceGeneral

Estado deGestión

Balance dePresupuesto

D H D H D A D H D H A P Gastos Ingresos D H

Sumasdel

Mayor«Debe»

S a l d o sdel mo-vimientoacumu-lado delM a y o r«Haber»

Asientos de regulariza-ción patrimonial

Transferencia de capitaldel ejercicio59 xx54 xxTransferencia de resulta-dos solo cuando es supe-rávit.36 xx54 xxTransferencia de fondosde capital del año ante-rior enviados por el MEF57 xx54 xxCapitalización, exceden-te, revaluación

Nuevos Soles

03 + 04 = 05

30 xx56 xx

02 y 03 igual al balance decomprobación

Distribución de saldos a Balance GeneralEstado de Gestión (Resultados)

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nos muestran claramente la naturaleza ytendencia de los cambios que afectan a laentidad.Esta forma de presentación enfatiza el he-cho que los Estados Financieros presenta-dos por dos períodos son bastantes signi-ficativos que presentan por un solo perío-do, por lo tanto para la presentación com-parativa de los Estados Financieros actua-lizados; en moneda de un mismo poderadquisitivo.Para tal fin se expresarán todas las parti-das monetarias y no monetarias de losestados financieros del año anterior o añoprocedente que se multiplica por el factorde reexpresión anual de (1.020 año 2003),con excepción del estado de gestión quepor disposición expresa los saldos del añoanterior se mostrarán a valores históricos.Para el caso del estado de cambios en elpatrimonio neto los saldos de los años pre-cedentes 2001 y 2002 se multiplicarán porel factor de ajuste anual 1.020 así como tam-bién se ajustarán los importes que se reve-len al interior de la columna Hacienda Na-cional Adicional y Resultados Acumulados.

ingresos y salidas, compromisos y eje-cución.La formulación de los Estados Presupues-tarios deberán estar adecuados a la clasi-ficación de ingresos y gastos por fuentede financiamiento categoría del gasto gru-po genérico y una partida específica.Los Estados Presupuestarios de Programa-ción del Presupuesto de Ingreso (PPI) YProgramación de Presupuestos de Gastos(PP2) deben presentar equilibrio en losconceptos del presupuesto autorizado,inicial, modificaciones, etc.Debe considerar lo siguiente:* EL Marco Legal de Presupuesto debe ser

elaborado en base a la Ley Anual de Pre-supuesto y las normas emitidas por laDirección Nacional de Presupuesto, ini-cial, modificaciones, mediante créditossuplementarios, habilitaciones y trans-ferencias de partidas, así como créditosy anulaciones presupuestarias internas,la cual será conciliado con el órganorector del Sistema Nacional de Contabi-lidad, adjuntando fotocopias fedateadasde las normas pertinentes actualizadas.

* Los Estados Presupuestarios deben serelaborados y presentados a nivel de fuen-tes de financiamiento y en base a los cla-sificadores de ingresos y gastos, de acuer-do a la normatividad presupuestal emi-tida por la Dirección Nacional de Pre-supuesto Público.

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ÁREA SECTOR PÚBLICO III* EL Estado de Ejecución del Presupuesto

de Ingresos y Gastos (EPI) deben reflejarnetos de anulaciones y reversiones.

16. Programación del Presu-puesto de Ingresos y Gastos(PPI - PP2)

Son documentos a través de los cuales laestimación de ingresos y gastos presupues-tado y modificado que por todo concep-to se esperan captar, recaudar u obtenerniveles de fuentes de financiamiento.La programación del presupuesto de in-greso y gastos tiene como objetivo princi-pal, mostrar el monto anual de los recur-sos financieros con que dispondrá el plie-go durante el ejercicio fiscal, a fin de eje-cutarlos y aplicarlos en gastos corrientesde la inversión y el capital.Los estados presupuestarios PP1 y PP2deberán presentar siempre el principio deequilibrio presupuestario, tanto en el pre-supuesto inicial como en las modificacio-nes y el presupuesto final.

17. Balance de ejecución del pre-supuesto. EP1

En el Estado Presupuestario consta de losiguiente:a. La captación de ingresos reales clasifi-

cados en ingresos corrientes, ingresosde capital recursos de financiamiento,obtenidos durante el ejercicio fiscal.

b. Forma de haber aplicado los recursosobtenidos clasificándolos en gastos co-rrientes, gastos de capital y devoluciónde créditos obtenidos en el ejercicio.

c. Nos muestran el resultado obtenidoentre el ingreso y gasto corriente, esteparámetro nos servirá como referenciapara la toma de decisiones.

d. Nos muestran también el resultadoeconómico que proviene del resultadode los ingresos menos los gastos co-rrientes, más los ingresos menos losgastos de capital.

e. Al final del resultado financiero produc-to de la diferencia entre el resultadoeconómico menos el movimiento delos ingresos y gastos de capital.

18. Información complementaria

* Las entidades que ejecuten gastos porlas Fuentes de Financiamiento Recur-sos Ordinarios para los Gobiernos Re-gionales, deben consignar la siguienteinformación:- En el Estado de Programación del

Presupuesto de Ingresos (PP1), con-signar el importe que presenta elEstado de Programación del Presu-puesto de Gastos (PP2) en la mismafuente de financiamiento.

- En el Estado de Ejecución Presupues-taria de Ingresos y Gastos (EP1),mostrar en forma referencial comoingresos, el importe total obtenido

19. Cierre de Cuentas

Al finalizar cada ejercicio fiscal se debeefectuar el cierre de cuentas, situandotemporalmente las cuentas en cero, pararealizar la apertura nuevamente al iniciodel ejercicio las cuentas del activo, pasivoy patrimonio.El proceso de cierre se realiza de la siguien-te manera:

a. Procedimiento de cierre y aperturade cuentas:

Es el proceso mediante el cual se liquidantodos los saldos de las cuentas nomina-les, se determina la utilidad o pérdida delejercicio económico y se transfiere el sal-do del patrimonio neto, como:- Liquidar una cuenta: consiste en rea-

lizar las operaciones necesarias para ob-tener el saldo final de una cuenta alcierre del ejercicio económico.

- Saldar una cuenta: consiste en colo-car un importe que sea la diferenciaentre el debe y el haber de una cuentapara equilibrarla y saldarla (saldo finales igual a cero), este importe debe serutilizado en el siguiente ejercicio eco-nómico para reaperturar la cuenta solopara el caso de cuentas (activos, pasi-vos y patrimonio).

- Cerrar una cuenta: consiste en sumarlos dos saldos DEBE y HABER, despuése haber saldado la cuenta y haber sidoaprobado por el resultado del ejercicio.

- Reapertura de cuentas: consiste encolocar el saldo inicial en el lado con-trario utilizada para saldarla.

b. Asientos de cierre.- La Cuentas Patrimoniales deberán cerrar-

se en forma recípocra por los saldos delActivo, Pasivo y Patrimonio, Asientosde cierre y al finalizar el ejercicio.

- Las cuentas de orden se cerrarán en for-ma recípocra.

- Asientos de cierre al finalizar el ejercicio.- Las cuentas de Presupuesto se cerra-

rán trasladando los saldos deudores yacreedores.

c. Asientos para determinar los resul-tados y cierre.

Los asientos para determinar resultados, sonlos que se formulan de determinar el resul-tado de la gestión del ejercicio, adicionandoa las cuentas de ingresos y gastos los valoresajustados que resulten haber actualizadomensualmente los conceptos de ingresos,gastos y costos, de manera que la clase 3, 4y 5 deberían cerrarse contablemente a finde año conteniendo valores históricos másvalores ajustados contra la cuenta 89. Re-sultado del ejercicio.

Ejemplos:* Cuentas de gestión.

——————— X ——————— DEBE HABER

70 INGRESOS TRIBUTARIOS 1 50071 INGRES. NO TRIBUTARIOS 1 00075 TRANSF. CORRIENT. RECIB. 2 50076 INGRES. DIV. DE GESTIÓN 1 20077 INGRESOS FINANCIEROS 1 10080 RESULT. DE OPERACIÓN 7 300x/x Para el trabado de la cuenta

result. de la operac., los saldosde las ctas. divis. que registrangastos y costos del ejercicio.

* Cuentas de Gestión de Gastos

——————— X ——————— DEBE HABER

80 RESULT. DE OPERACIÓN 18 62160 GASTOS DE OPERACIÓN 1 15062 CARGAS DE PERSONAL 1 35063 TRANSF. CORRIENT. OTORG. 1 27165 TRIBUTOS 1 50067 GASTOS FINANCIEROS 3 20068 PROVISIONES DEL EJERCICIO 4 65068 COSTOS DE VENTAS 5 500

Este asiento contable se realiza cuando elsaldo de la cuenta resultado de la opera-ción es acreedor.

Este asiento contable se realiza cuando elsaldo de la cuenta resultado de la opera-ción es acreedor.

——————— X ——————— DEBE HABER

89 RESULT. DEL EJERCICIO 10 00080 RESULT. DE LA OPERACIÓN 10 000

en la ejecución de gastos de la mis-ma fuente de financiamiento.

- En los numerales VIII Y IX del Esta-do de Fuentes Uso de Fondos, ano-tar el importe correspondiente a Re-cursos Ordinarios para los Gobier-nos Regionales respectivamente.

* EL Órgano Rector del Sistema Nacio-nal de Contabilidad solicitará informa-ción adicional que considere necesariapara la elaboración de la Cuenta Ge-neral de la República.

* Los saldos de las cuentas presupuesta-rias que muestran la captación de re-cursos financieros así como las cuen-tas que registran las asignaciones com-prometidas y la ejecución de gastosdeben coincidir con los saldos refleja-dos en el estado de ejecución de in-gresos y gastos- EP1.

Se realiza para la gestión de las entidadespor cuanto determina sus resultados enbase al análisis y medición de los avancesfísicos y financieros obtenidos, compren-de el grado de cumplimiento de las metasprogramadas en base al presupuesto apro-bado, compara lo planeado con lo ejecu-tado respecto al financiamiento y ejecu-ción del presupuesto, como:* La medición del grado de eficacia.* La medición del grado de eficiencia.* Examinar los resultados obtenidos.* Explicar las desviaciones planteadas.

20. ¿Cómo se realiza la Informa-ción Presupuestal?

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III PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Ficha Técnica

AutorAutorAutorAutorAutor ::::: C.P.C. Florencio Bernal Pisfil

TítuloTítuloTítuloTítuloTítulo ::::: Formulación de los Estados Financieros en el SectorPúblico (Parte II)

FuenteFuenteFuenteFuenteFuente ::::: Actualidad Empresarial, N.º 145 - Segunda Quincenade Octubre 2007

Deben tener como finalidad evaluar elmarco presupuestal a fin de determinarsu consistencia y legalidad del presupues-to aprobado.

- La información presupuestal para la con-ciliación debe estar desagregada porprogramas, fuentes de financiamientoy grupos genéricos.

- Verificación y contratación que realizala Contaduría Pública con respecto a laaprobación, y ejecución del presupues-to autorizado.

- Las entidades del sector público debe-rán conciliar con la Contaduría Públicade la Nación semestralmente, el mar-

21. Conciliación del marco legaldel Presupuesto

La información presupuestal generadadebe conciliar con la registrada en libros yformatos auxiliares con las cuentaspresupuestales, con las cifras mostradasen el Balance Constructivo, así como conlos reportes que genere el área de presu-puesto respecto a la aprobación, compro-miso, ejecución presupuestal consideran-do las fuentes de financiamiento, las par-tidas específicas, así como la categoría delgasto e ingreso.

22. Conciliación de la informa-ción y las cuentas presu-puestales, con el BalanceConstructivo.

* Es un reporte que permite visualizar enconjunto el comportamiento delpreexpuesto autorizado desde su apro-bación inicial (PIA) hasta su situaciónfinal (PIM), luego de realizar las modi-ficaciones necesarias durante el ejerci-cio (créditos suplementarios, etc.).

* Esta información constituye un elemen-to de utilidad para la gestión de la en-tidad que nos muestra las variacionesocurridas en las partidas autorizadasinicialmente, su incidencia en la auto-rización del gasto y grado de relaciónentre los objetivos y metas.

23. Marco legal del Presupues-to Autorizado

co legal del presupuesto deberá efec-tuarse dentro de los 15 días hábiles si-guientes del mes vencido.

Es importante señalar que los datos quemuestra la evaluación presupuestal debenser contrastados con los datos que mues-tran los estados presupuestarios, a fin deconciliar adecuadamente la informaciónfinanciera y presupuestal.La normativa legal del presupuesto debeestar debidamente conciliado entre la en-tidad y la Contaduría Pública de la Naciónde acuerdo a las cifras desagregadas con-tenidas en la Ley Anual de Presupuesto,presupuesto inicial y modificaciones pre-supuestarias constituidas como créditos yanulaciones presupuestarias y deben es-tar sustentadas con los dispositivos lega-les vigentes a la conciliación.

Resolución (PIM)

CONCILIACIÓN DEL MARCO LEGAL DE PRESUPUESTO

Presupuesto Inicial Presupuesto Institucional Aprobado (PIA) Aprobado.- Resolución Municipal- Resolución Presidencial- Resolución Directorial(PIA)

Modificaciones

Créditos suplementarios,Transferencias de Partidas,devoluciones y créditos

MEF

Presupuesto original

Marco Legal delPresupuesto

Modificación Presupuestal

Transferencias de Partidas

PresupuestoInstitucionalModificado

Incorporación deSaldos de BalanceResolución (PIM)

Mayor captaciónde Recursos

Resolución (PIM) Transferencias en-tre partidas gené-ricas y específicasexcepto remune-raciones

MEF: Resoluciones

MEF: Directivas

Normativas Legales