ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ EL KİTABI...ESKİŞEHİR OSMANGAZİ...

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ-SÜREÇ EL KİTABI

ESOGÜ Süreç El Kitabı

Revizyon Tarihi: 15 Haziran 2011 Toplam Sayfa sayısı: 49

Bu dokümandaki bilgiler Eskişehir Osmangazi Üniversitesi‟nin yazılı izni olmaksızın dağıtılamaz.

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ

İDARİ VE MALİ İŞLER İŞ SÜRECİ

Doküman No: Yayın Tarihi : 15 Haziran 2011 Revizyon Tarihi : Revizyon No :

Süreç Adı: İdari ve Mali İşler Süreci

Sürecin Sorumlusu: Daire Başkanı

Sürecin Uygulayıcıları: Şube Müdürlükleri

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Eskişehir Osmangazi Üniversitesinin sahip olduğu mevcut kaynakların (insan,para ve malzeme

gibi)en uygun ve verimli şekilde kullanılması suretiyle hizmet ve faaliyetlerin en ekonomik ve etkin bir şekilde yerine

getirilmesini temin etmek. Rektörlük ve bağlı birimlere ait tüm bütçe ve bütçeleme işlemleri ile Rektörlük bünyesinde

gerçekleştirilen satınalma, tahakkuk, taşınır kayıt ve kontrolü, genel hizmetler ,arşiv hizmetlerinin yürütülmesi .

Sürecin Girdileri: Kayıtlar,yasal mevzuatlar,akademik ve idari diğer birimlerin talepleri, demirbaş mal ve malzemeler, gelen

ve giden evrak, arşivlik malzemeler

İŞ ve İŞLEMLER:

1. Rektörlük ve bağlı idari birimlerin yıllık” Bütçe Kanun Teklif ve Tasarısı’nın hazırlanmasını,planlaması ile

harcanmasını, bütçe ödenek durumunun sürekli olarak takip ve kontrolünün yapılması,

2. Üniversitemizin maaş,ücret,yasal kesintilerinin takip edilmesi,

3. Rektörlüğe bağlı birimler ile Daire Başkanlık’larının her türlü malzeme ve hizmete ilişkin ihtiyaçlarının

karşılanması,Rektörlüğe bağlı Fakülte,Yüksekokul,Enstitü ve diğer bölümlerin Makine-Teçhizat alımlarına ilişkin

ihtiyaçlarının satınalma yolu ile karşılanması,

4. Bilimsel Araştırma projeleri komisyonu tarafından kabul edilen,projeler gereği mal,hizmet ihtiyaçlarının satınalma

yolu ile karşılanması,

5. Kamu İhale Kanunu doğrultusunda ihale işlemlerinin yürütülmesi,

6. Kullanılan ve tüketilen demirbaş ve sarf malzemelerin,depolanmasını,kullanılımını muhafaza ve elden çıkarılmasını

düzenleyen ilke ve esaslara uygun olarak faaliyetlerinin yürütülmesi değerlendirilmesi, Rektörlüğe bağlı

birimlerinin ihtiyaç duyduğu demirbaş ve sarf malzemelerinin karşılanması,

7. Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin haberleşme hizmetlerinin yürütülmesi ve telefon hatlarının

bakım ve tamir işlerinin yapılması,

8. Rektörlük ile Rektörlüğe bağlı bina ve tesislerin temizliğinin yapılması, Rektörlük taşıt araçlarının sevk

ve idaresinin yapılması,

9. Rektörlük ile Rektörlüğe bağlı hizmet birimleri (Atölyeler, basımevi vb. birimler) ile Genel Sekreterliğe

bağlı hizmet birimlerinde yapılan her türlü arşiv hizmetlerinin yerine getirilmesi,

10. Sivil Savunma hizmetlerinin yürütülmesi.






İDARİ VE MALİ İŞLER İŞ SÜRECİ


Çıktıları : İşlemi tamamlanmış doküman ve kayıtlar, hizmet izleme sonuçları, yapılan ihale ve satın alma

işlemi, ödeme işlemleri, ön mali kontrol işlemleri, avans işlemleri, tedarikçi değerlendirme işlemleri,

hurdaya ayrılan ve terkin evrakları hazırlanan malzeme listeleri, mali yıl sonunda hazırlanan sayım cetvelleri

ve depo stok listeleri, ayıklama ve imha komisyonunca yapılan imha işlemi sonuçları, tasnif işlemleri ve

sonuçları, hizmete sunulan arşiv belgeleri, haberleşme hizmetlerinin yürütülmesi, akıllı kart sisteminin

yürütülmesiyle ilgili olarak koordinasyon, yönlendirme, ücretlendirme, faturalandırma işlemleri.

Performans Göstergeleri: Öğrenci, idari ve akademik personel memnuniyet oranı, satınalma ve ihale

sayıları, ödeme işlem sayıları, verilen hizmetlerin süreleri.

Müşterisi: Akademik ve idari birimler, akademik ve idari personel, resmi ve özel kurumlar.

Tedarikçisi: Genel Sekreterlik, Tüm Daire Başkanlıkları, Fakülte ve Yüksekokullar, Üniversite ile ilişki

içersinde olan Resmi Kurum ve Kuruluşlar, Üniversitemize iş yapan özel firmalar.






İDARİ VE MALİ İŞLER SÜRECİ

Doküman No: Yayın Tarihi :15 Haziran 2011 Revizyon Tarihi : Revizyon No :

Sorumlular İş Akışı Kayıt/Doküman

-Bütçe Tahakkuk Şb.Md. -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter -Rektör Yardımcısı -Rektör

Bütçe İşlemleri İş Akışı

-Bütçe Tahakkuk Şb.Md. -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Bütçe İşlemleri İş Akışı

-Satınalma Müdürlükleri -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Satınalma İş Akışı


Satınalma İş Akışı


İhale İşlemleri İş Akışı

-T.K.K Servisi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Taşınır Mal Kayıt Kontrol iş Akışı

Gelen Talepler

Rektörlük ve bağlı idari birimlerin yıllık “Bütçe Kanun

Teklif ve Tasarısı’nın hazırlanması.

İlgili birimlerin bütçe planlaması ile

harcanmasını,bütçe ödenek durumunun sürekli

olarak takip ve kontrolünün yapılması

Birimleri her türlü malzeme ve hizmete ilişkin

ihtiyaçları ile Makine-Teçhizat alımlarına ilişkin

ihtiyaçlarının satın alma yolu ile karşılanması.

Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu tarafından

kabul edilen,projeler gereği mal,hizmet

ihtiyaçlarının satınalma yoluyla karşılanması.

Kamu İhale Kanunu doğrultusunda ihale

işlemlerinin yürütülmesi.

Birimlerinin demirbaş ve sarf malzeme

ihtiyaçlarının karşılanması, depolanması, kullanımı

muhafazası ve elden çıkarılması işlemlerinin yerine

getirilmesi






İDARİ VE MALİ İŞLER SÜRECİ


Sorumlular İş Akışı Kayıt/Doküman -Muhaberat Birimi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

İdari İşler İş Akışı

-İdari İşler Birimi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter


-İdari İşler Birimi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter -Rektör Yardımcısı -Rektör


-İdari İşler Birimi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter


-Tahakkuk Şube Müdürü -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Mali İşler İş Akışı

-İdari İşler Müdürlüğü -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Arşiv Hizmetleri İş Akışı

-Akıllı Kart Koord. Birimi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

İdari ve Mali İşler İş Akışı

-Sivil Savunma Uzm. -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Sivil Savunma İş Akışı

Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı bina ve tesislerin temizliğinin yapılması, çevre düzeni ve kampüs

temizliğinin yapılması

Kiralama usulü ile takip edilen yerlerin

kira,elektirik,su,ısınma vb. sözleşmelerinden

kaynaklanan işlemlerin takip edilmesi

Üniversite personelinin maaş,yolluk yapılması

icra, borçlanma vb. kesintilerinin takibinin

yapılması.

Rektörlüğe bağlı hizmet birimleri ile Genel

Sekreterliğe bağlı hizmet birimlerinde yapılan her

türlü arşiv hizmetlerinin yerine getirilmesi.

Akıllı kart sisteminin yürütülmesiyle ilgili olarak koordinasyon,yönlendirme,ücretlendirme,fatura-

landırma,işlemlerinin yürütülmesi

Sivil Savunma Hizmetlerinin yürütülmesi

İşlemlerin sonuçlandırılması ve dosyalanması

Rektörlük ve Rektörlüğe bağlı birimlerin haberleşme hizmetlerinin yürütülmesi ve telefon

hatlarının bakım ve tamir işlerinin yapılması

Rektörlük taşıt araçlarının sevk ve idaresi


Revizyon Tarihi: 15 Haziran 2011 Toplam Sayfa sayısı: 49 Bu dokümandaki bilgiler Eskişehir Osmangazi Üniversitesi‟nin yazılı izni olmaksızın dağıtılamaz.



İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

İDARİ İŞLER İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: İdari İşler Süreci

Sürecin Sorumlusu: İdari İşler Müdürü

Sürecin Uygulayıcıları: İdari işler Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Sosyal tesislerinin ve

müstecirlere ait taşınmazların, kira,elektirik vb, tahakkukların takibi, ulaştırma servisinin araç

ve şoför görevlendirmelerinin takibi, akaryakıt talep formu ve araç sigorta takibi,Personel,

öğrenci ve şirket çalışanlarının araç giriş kart işlemlerinin takibi,Rektörlük, kampüs temizliği

ve çevre temizliğinin takibi

Sürecin Girdileri: Kayıtlar,yasal mevzuatlar,akademik ve diğer birimlerin

talepleri.Yöneticilerin yazılı veya sözlü emirleri, iş talebinde bulunanların istekleri, yapılacak

işlerle ilgili sarf malzemeleri

İş ve İşlemler:

1. Sosyal tesis,kafeterya,kantin denetim kurulu marifeti ve buraların denetim ve

kontrolünün yapılması,

2. Bankamatik, sosyal tesis ve kantinlerden sağlanan gelirlerin takibinin yapılması,

3. Araç giriş kartlarının hazırlanması, araçların akaryakıt taleplerinin hazırlanması

4. Kampüs içi reklam panolarının değişimi.afiş,bayrak asımı vb. işlerin yapılması,

5. Çevre düzeni ve kampüs temizliğinin yapılması.

Çıktıları: Üniversitemiz bünyesindeki, sosyal tesis ve kafetarya ile ATM kira gelirleri

işlemleri,ulaştırma hizmeti işlemleri,kampüs içi çevre temizlik işlemleri.

Müşterisi:Akademik ve idari birimler, akademik ve idari personel,üniversite ile ilişki içerisinde

olan resmi ve özel kurum ve kuruluşlar

Tedarikçisi: Rektörlük,tüm birimler,resmi kurumlar






İDARİ İŞLER İŞ SÜRECİ



-İdari İşler Şefi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter -Rektör

-Ulaştırma Sorumlusu -İdari İşler Şefi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter -Rektör

-İdari İşler Şefi -İdari İşler Personeli -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

-Şirket Personel Sorumlusu -İdari İşler Şefi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

-Basımevi sorumlusu -İdari işler Şefi -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı -Genel Sekreter

Gelen Talepler

Sosyal tesis,kafeterya ve kantin denetim kurulu marifeti

ile buraların denetim ve kontrolü

yapılmaktadır.Bankamatik, sosyal tesis, kantinlerden

sağlanan gelirlerin takibinin yapılması

Araç giriş kartları hazırlanması,ulaştırma biriminin sevk

ve idaresi,araç görevlendirmelerinin yapılması

Rektörlüğe bağlı birimlerin temizliği ve firma işçilerinin

kontrolünün yapılması,kampüs içi çevre temizliğinin

yapılması,kar kürüme ve tuzlama işlerinin

yapılması,bina içi ve dışı ilaçlamalarının yapılması

Araçların akaryakıt taleplerinin hazırlanması

Kampüs içi reklam panolarının değişimi,afiş,bayrak

asımı vb. işlerin yaptırılması







BASIMEVİ İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Basımevi Süreci

Sürecin Sorumlusu: Basımevi sorumlusu

Sürecin Uygulayıcıları: Basımevi Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi’ne bağlı tüm birimlerin eğitim-

öğretimle ilgili baskı taleplerinin karşılanması.

Sürecin Girdileri: Kayıtlar, yasal mevzuatlar, akademik ve idari diğer birimlerin talepleri. Yöneticilerin

yazılı veya sözlü emirleri, iş talebinde bulunanların istekleri (örnek çalışma ile), yapılacak işlerle ilgili

sarf malzemeleri

İş ve İşlemler:

1. Ders kitabı, yardımcı ders kitabı, sempozyum.kongre kitapçıklarının baskıları yapılması,

2. Dergi,broşür,afiş ve davetiye baskıları yapılması,

3. Öğrenci kayıt evrakları,öğrenci kulüplerinin ihtiyacı olan evraklar ile öğrenciye yönelik

formların basımının yapılması,

4. Takdir-Teşekkür belgeleri , Onur ve Yüksek Onur belgeleri, Katılım belgeleri baskıları

yapılması,

5. Gelen-giden evrak, zimmet, hasta kayıt defterleri baskıları yapılması,

6. Hasta sevk kağıdı,reçete,laboratuar tahlil vb. basılı formların basılması,

7. Antetli kağıt baskıları yapılması,

8. Tel spiral,fotokopi çekimi, kapak geçme işleri yapılması,

9. Sınav kağıdı,sınav kitapçıklarının baskıları yapılması,

Çıktıları: Baskı ve fiziki şekillendirmesi isteğe uygun tamamlanmış olan basılmış meteryaller.

Performans göstergeleri: İş talep eden birimlerin teslim edilen işler hakkında olumlu veya olumsuz

görüşleri.

Müşterisi: akademik ve idari birimler,akademik ve idari personel,Üniversite ile ilişki içerisinde olan

resmi ve özel kurum ve kuruluşlar.

Tedarikçisi: Rektörlük, tüm birimler, resmi kurumlar, özel firmalar.







BASIMEVİ İŞ SÜRECİ



İlgili Birimler İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

İş Emri Belgesi

Basımevi sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı İlgili Rektör Yard.

İş Emri Belgesi


İş Emri Belgesi


İş Emri Belgesi


İş Emri Belgesi


Raporlanma İş Akışı

Basımevi sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Genel Sekreter İlgili Rektör Yard.

Talebin Doğması,hazırlanması,onaylanması.

Grafik,tasarım,dizgi işlemleri,baskı öncesi hazırlık

yapılması.

Baskı İşlemlerinin yapılması.

Baskı sonrası işlemler ve teslimat işlemlerinin

yürütülmesi..

Baskı Maliyet hazırlama İşlemlerinin yürütülmesi.

İşlemlerin sonuçlandırılması ve dosyalanması

Faaliyet raporlarının hazırlanması







ATÖLYELER İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Atölyeler Süreci

Sürecin Sorumlusu: Atölyeler sorumlusu

Sürecin Uygulayıcıları: Atölyeler Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Eskişehir Osmangazi Üniversitesi’ne bağlı tüm birimlerin mobilya,ahşap

işleri,metal işleri,ofis takımları gibi taleplerin karşılanması

Sürecin Girdileri: Kayıtlar, yasal mevzuatlar, akademik ve idari diğer birimlerin talepleri. Yöneticilerin

yazılı veya sözlü emirleri, iş talebinde bulunanların istekleri (örnek çalışma ile), yapılacak işlerle ilgili

sarf malzemeleri

İş ve İşlemler:

1. Mobilya ve ahşap işleri atölyesinde suntalam,laminant v.s gibi panel yarı mamullerinden,

üniversitemiz ihtiyacı olan ofis takımları,kütüphane,vitrin,dolap,raf,tezgah,banko,bahçe

mobilyaların üretiminin yapılması,

2. Metal işleri atölyesinde profil ve borulardan çelik konstrüksiyonlar,bahçe oturma grupları,saç

işleri,boru ve profil büküm işi,seri parça kesim işi,paslanmaz çelik ve alüminyum kaynağı dahil

tüm kaynak işlerinin yapılması,

3. Yapılacak işlerin ön değerlendirilmesinin (atölyede yapılabilirliğinin) yapılması,

4. Projelendirme,malzeme ve ihtiyaçlarının belirlenmesi,

5. Malzemelerin projeye göre uygun ölçülere getirilmesi,

6. Malzemelerin montajı ve imalatı yapılan ürünün yerine montajının yapılması.

7. Küçük tamirat ve onarımların yapılması.

Çıktıları: Üniversitemiz bünyesindeki tüm birimlerin mobilya,ahşap işleri, metal işleri atölyesinde

yapılan isteklerin fiziki şekillendirmesi isteğe uygun tamamlanmış ürünler.

Performans göstergeleri: İş talep eden birimlerin teslim edilen işler hakkında olumlu veya olumsuz

görüşleri.

Müşterisi: akademik ve idari birimler,akademik ve idari personel,Üniversite ile ilişki içerisinde olan

resmi ve özel kurum ve kuruluşlar.

Tedarikçisi: Rektörlük, tüm birimler, resmi kurumlar, özel firmalar.






ATÖLYELER İŞ SÜRECİ


Sorumlular İş Akışı Kayıt/Doküman İlgili Birimler İdari ve Mali İşler Daire Bşk. İlgili Rektör Yrd. Atölyeler Sorumlusu

İş Emri Belgesi

Atölyeler sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

İş Emri Belgesi


İş Emri Belgesi


İş Emri Belgesi

Atölyeler Sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

İş Emri Belgesi


İş Emri Belgesi

Atölyeler sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Bşk. Genel Sekreter İlgili Rektör Yard.

İş Emri Belgesi

Atölyeler sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Bşk. Genel Sekreter İlgili Rektör Yard

Raporlar kayıtlar



Mobilya, ahşap işleri ve metal işleri atölyesinde ihtiyaç

duyulan isteklerin üretiminin yapılması.

Yapılacak işlerin ön değerlendirilmesinin (Atölyede

yapılabilirliğinin) yapılması.

Projelendirme,malzeme ve ihtiyaçlarının

belirlenmesi.

Malzemelerin projeye göre uygun ölçülüre getirilmesi.

Malzemelerin montajı ve imalatı yapılan ürünün

yerine montajının yapılması

İşlemlerin sonlandırılması ve faaliyet raporlarının

hazırlanması.

Küçük tamirat ve onarımların yapılması







TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Taşınır Kayıt Kontrol Birim Süreci

Sürecin Sorumlusu: Taşınır Kayıt Şube Müdürlüğü

Sürecin Uygulayıcıları: Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Harcama birimi tarafından edinilen taşınırların muayene ve kabulü

yapılanları cins ve niteliklerini göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim alnması,tüketilmeyen ve

kullanıma verilmeyecek olan malzemelerin ambarda muhafaza edilmesi,taşınırların,yangın,ıslanma ve

bozulmaya karşı önlemlerinin alınması.

İş ve İşlemler:

1. Daire başkanlığından gelen satınalma ihtiyaç belgesinde belirlenen kalemlerin depoda olup

olmadığının kontrol edilmesi,

2. Gelen satınalma isteğinde bulunan malzemelerden karşılanabilecek miktarların belirlenmesi,

3. Karşılanacak olan miktarlar taşınır istek belgesinde belirtilerek başkanlığa iletilmesi,

4. İlgili satınalma birimlerince satınalma işlemi gerçekleştirilen ve firmaya verilen sipariş yazısı

ile firma tarafından getirilen mal/malzemenin geçici olarak teslim alma işleminin yapılması,

5. Muayene ve kabul işlemleri tamamlanan mal/malzemenin depolama giriş işlemleri yapılarak

“Taşınır İşlem Fişi” düzenlenerek giriş kayıtlarının yapılması,

6. İlgili birimlerin yapmış olduğu malzeme isteklerinin başkanlıktan havaleli olarak gelmesi,

7. İsteklerin karşılanarak taşınır işlem çıkış fişinin düzenlenmesi ve birimlere zimmet karşılığı

teslim edilmesi,

8. Girişi çıkışı yapılan mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi,

9. Periyodik dönemlerde sayım işlemleri yapılarak stok kontrolünün yapılması,

10. Yıl sonu işlemleri yapılarak, yıllık hesaplar çıkarılması, mizan ve defterlerin düzenlenerek

ertesi yıla devirlerin yapılması.

Çıktıları: Harcama birimi tarafından edinilen taşınırların muayene ve kabul işlemleri, isteklerin

karşılanarak taşınır işlem çıkış fişinin düzenlenmesi ve birimlere teslim edilmesi işlemleri, periyodik

dönemlerde sayım işlemleri yapılarak stok kontrolünün yapılması işlemleri.

Müşterisi: Akademik ve idari birimler, akademik ve idari personel.

Tedarikçisi: Rektörlük,Tüm birimler.










-T.K.K Personeli -Taşınır Kayıt sorumlusu -İdari ve Mali İşler Daire Başk. -Genel Sekreter

Satınalma istek belgesi Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri

T.K.K Personeli -Taşınır Kayıt sorumlusu -İdari ve Mali İşler Daire Başk. -Genel Sekreter

Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri

-Taşınır Kayıt Sorumlusu ve birim Personeli


-Taşınır Kayıt Sorumlusu ve birim Personeli


-Taşınır Kayıt Sorumlusu ve Birim Personeli


-Taşınır Kayıt Sorumlusu ve birim personeli


Daire Başkanlığından gelen satınalma ihtiyaç belgesinde

belirlenen kalemlerin depoda mevcut olup olmadığı

kontrol edilmesi

Gelen satınalma isteğinde bulunan malzemelerden

karşılanabilecek miktarların belirlenmesi

Karşılanacak olan miktarlar Taşınır İstek Belgesine

dökülürek ilgili birimin ihtiyacının karşılanması

Karşılanmayacak olan isteklerin satınalma istek

belgesinde belirtilerek başkanlığa iletilmesi

İlgili satınalma birimlerince satınalma işlemi gerçekleştirilen ve

firmaya verilen sipariş yazısı ile firma tarafından getirilen

mal/malzemenin geçici olarak teslim alma işleminin yapılması

Daha önceden harcama yetkilisi tarafından

görevlendirilen muayne ve kabul komisyonunun

çalışabilmesi için gerekli ortamın hazırlanması









Sorumlular İş Akışı Kayıt/Doküman -T.K.K personeli -Taşınır Kayıt Sorumlusu -Muayene Kabul Komisyonu -İdari ve Mali işler Daire Bşk. -Genel Sekreter


-T.K.K Personeli -Taşınır Kayıt Sorumlusu -Muayene Kabul Komisyonu -İdari ve Mali işler Daire Bşk. -Genel Sekreter


-T.K.K Personeli -Taşınır Kayıt Sorumlusu -İdari ve Mali işler Daire Bşk.


-İlgili Birimler -Evrak Kayıt -İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı -T.K.K yetkilisi


-İlgili Birimler -T.K.K Personeli -T.K.K Servisi


-T.K.K Personeli -T.K.K servisi


-T.K.K Personeli -T.K.K Sorumlusu -Sayım Komisyonu -İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı -Genel Sekreter


Muayne ve kabul işlemleri tamamlanan mal/malzemenin

depolama giriş işlemleri yapılarak taşınır işlem fişi

düzenlenerek giriş kayıtlarının yapılması

Taşınır İşlem fişi ile muayne ve kabul komisyonunca

düzenlenen muayne ve kabul tutanağı ilgili satınalma

birimine gönderilmesi

İlgili birimlerin yapmış olduğu malzeme isteklerinin

başkanlıktan havaleli olarak gelmesi

İstekler karşılanarak Taşınır İşlem çıkış fişi

düzenlenip,birimlere zimmet karşılığı teslim edilmesi

Muyenesi yapılan ve girişi düzenlenen mal ve

malzemenin kayıtlara geçirilmesi

Periyodik dönemlerde sayım işlemleri yapılarak stok

kontrolü yapılması,harcama yetkilisine stok planlaması

konusunda yardımcı olunması

Yıl sonu işlemlerinin yapılması,yıllık hesapların

çıkarılması,mizanların ve defterlerin düzenlenip ertesi

yıla devirlerin yapılması

Girişi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi






MUHABERAT İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Muhaberat Süreci

Sürecin Sorumlusu: Muhaberat sorumlusu

Sürecin Uygulayıcıları: Muhaberat Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: ESOGÜ ve Kampüsleri (Tıp Fakültesi Eğitim ve Uygulama hastanesi hariç)

içerisinde kurulu büyük ve küçük ofis tipi telefon santralleri ile bu santrallere ait telefon dağıtım

şebekeleri ve bina içi telefon tesisatlarında çeşitli nedenlerden dolayı meydana gelen arızaların en

kısa sürede haberleşmeyi kesintiye uğratmadan ıslah edilmesi ve düzeltici bakımının yapılması,

çıkması muhtemel arızaların ise önüne geçilebilmesi için tedbir olarak koruyucu bakımlarının

yapılarak servis kalitesinin artırılması, haberleşmenin kesintisiz devamı, haberleşme gizliliğinin

sağlanması, kurulu sistemlere ilave, genişleme için proje geliştirilmesi, sistemin işletilmesi ve işletme

yönünden her türlü malzeme ve demirbaş malzemenin temini yönünde ( talep, araştırma, fizibilite)

ön hazırlık yapılması ve yürütülmesi.

Sürecin Girdileri: Akademik ve idari birimlerin yazılı, sözlü talepleri, santral ve şebeke kayıtları,

işletme mevzuatı, demirbaş mal ve malzemeler, gelen ve giden evrak.

İş ve İşlemler:

1. Santralların bakım ve işletmesinin yapılması

2. Telefon şebekesinin bakım ve işletmesinin yapılması

3. Bina içi telefon tesisatının bakım ve işletmesinin yapılması

4. Telefon arızalarının giderilmesi

5. Tahsis edilen dahili telefonların bağlantı işlemlerinin yapılması

6. Harici telefonların bağlantı işlemlerinin yapılması

7. Kullanıcıların demirbaş ve sarf malzemelerin talep ve kullanımı

Çıktıları: Müşteri memnuniyeti, müşteri isteklerini karşılama, işlemi tamamlanmış doküman ve

kayıtlar






MUHABERAT İŞ SÜRECİ



İlgili Birimler İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

Gelen Giden Evrak

Muhaberat Personeli İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

Kayıt Defteri Tutanak

Muhaberat personeli İdari ve Mali İşler Daire Başkanı


Muhaberat Personeli


Muhaberat personeli


Muhaberat Personeli


Muhaberat Personeli


Muhaberat Personeli



Santralların bakım ve işletmesinin yapılması.

Telefon şebekesinin bakım ve işletmesinin yapılması.

Bina içi telefon tesisatının bakım ve işletmesinin

yapılması.

Telefon arızalarının giderilmesi.

Tahsis edilen dahili telefonların bağlantı

işlemlerinin yapılması.

Harici telefonların bağlantı işlemlerinin yapılması

Kullanılan demirbaş ve sarf malzemelerinin talep

ve kullanımı







AKILLI KART KOORİNASYON BİRİMİ İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Akıllı Kart Koordinasyon Birimi Süreci

Sürecin Sorumlusu: Akıllı Kart Koordinasyon Birimi Sorumlusu

Sürecin Uygulayıcıları: Akıllı Kart Koordinasyon Birimi Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Esogü öğrencileri ve personele ait kimlik kartlarına para

yükleme ve harcama taleplerinin karşılanması

Sürecin Girdileri: Kimlik kartları

İş ve İşlemler:

1. Akıllı kart koordinasyon biriminde kimlik kartlarına (akıllı kartlara) para yükleme işi ve

harcama işi (yemekhane+ öğrenci işleri, kantinler) olarak üç bölüm halinde

yürütülmesi

2. Akıllı kartlara para yükleme işinde mutemet bilgilendirilir,akıllı kart merkezi

veznelerinin açılması için onay verilerek,veznelerde para yükleme işlemlerinin

başlamasının sağlanması

3. Yükleme işi bitince raporlar alınıp alınıp veznelerin kapatılması,akıllı kart merkezinin

mutabakatının alınması,mutemetin parayı vezneye yatırması,yatan para makbuzunun

mutabakatının yapılması,

4. Harcama raporlarının alınarak mutabakatınan yapılması,

5. Raporlama işlemi yapılarak gerekli imzaların alınması

6. Akıllı karta para harcama işinde ise yemekhane görevlisi,Öğrenci İşleri Daire

Başkanlığı bilgilendirilerek,Akıllı kart post makinesinin açılması için onay verilmesi,

Çıktıları: Müşteri memnuniyeti, müşteri isteklerini karşılama, işlemi tamamlanmış doküman

ve kayıtlar







AKILLI KART KOORDİNASYON BİRİMİ İŞ SÜRECİ (Akıllı kart para yükleme işi)



İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon sorumlusu

Akıllı Kart Koordinasyon Birimi İşlemleri

İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon sorumlusu Mutemetler


İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon sorumlusu Mutemetler


İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon sorumlusu Mutemetler Muhasebe Yetkilisi


İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon sorumlusu


Başkanlıktan Resmi yazı gelmesi

Mutemetin bilgilendirilmesi

Akıllı kart veznelerinin açılması için onay verilmesi

Veznelerde para yükleme işlemlerinin başlaması

Yükleme işi bitince raporları alıp veznelerin kapatılması,Akıllı

kart merkezinin mutabakatının alınması,mutemetin parayı

vezneye yatırması,yatan para makbuzunun mutabakatının

yapılması

Raporlama işlemlerinin yapılarak gerekli imzaların

alınması.







AKILLI KART KOORDİNASYON BİRİMİ İŞ SÜRECİ (AKILLI KARTA PARA HARCAMA İŞİ)

(YEMEKHANE-ÖĞRENCİ İŞLERİ-KANTİNLER)




İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon Birimi Personeli.






Basımevi sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Genel Sekreter İlgili Rektör Yard.




İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Akıllı kart Koordinasyon Birimi Personeli


Başkanlıktan resmi yazı gelmesi

Yemekhane görevlisi ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının

bilgilendirilmesi

Akıllı kart post makinesinin açılması için onay verilmesi

Yemekhane ve öğrenci işleri görevlisinin işlemi başlatması

Yemekhane işlemleri ve öğrenci işleri işlemleri bitince Z

raporu alıp kapatılması

Akıllı kart merkezinin mutabakatının alınması ve

raporlama işlemi yapılarak gerekli imzaların alınması

Raporların muhasebe birimine iletilmek üzere başkanlığa

gönderilmesi


Revizyon Tarihi: 15 Haziran 2011 Toplam Sayfa Sayısı: 49 Bu dokümandaki bilgiler Eskişehir Osmangazi Üniversitesi‟nin yazılı izni olmaksızın dağıtılamaz.




BÜTÇE HAZIRLIK İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Bütçe Hazırlık Süreci

Sürecin Sorumlusu: Tahakkuk Şube Müdürü

Sürecin Uygulayıcıları: Tahakkuk Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Üniversitemize bağlı Genel sekreterlik, Daire Başkanlıkları, eğitim öğretim ve

merkezlerin yıllık harcamalarının hesaplanabilmesi için Maliye Bakanlığının vermiş olduğu oranlar dikkate

alınarak bütçelerin hazırlanması.

Sürecin Girdileri: Bütçe hazırlama Rehberi,orta vadeli mali plan, yasal mevzuatlar, Akademik ve idari birimlerin,

maaş bordro, emeklilik ve diğer özlük iş ve işlemlerinin talepleri.

İş ve İşlemler:

1. Bütçenin hazırlanmasında mayıs ayı sonuna kadar orta vadeli program (DPT) tarafından açıklanması

buna göre bütçe hazırlık sürecinin başlamış olması,

2. Haziran ayı sonuna kadar orta vadeli mali programın açıklanması,

3. Orta vadeli program ve orta vadeli mali plan yayınlandıktan sonra kamu idarelerinin bütçe tekliflerini

ve yatırım programını hazırlama sürecini yönlendirmek üzere bütçe çağrısı ve bütçe hazırlama rehberi

maliye bakanlığınca haziran ayı sonuna kadar resmi gazetede yayınlanması,

4. Bütçe hazırlama rehberi, bütçenin hazırlanmasında izlenecek yol ve yöntemler teknik ayrıntı ve

standartların hazırlanması esnasenda kullanılacak formlara göre temmuz ayı sonuna kadar bütçe

teklifleri hazırlanması ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi,

5. Ayrıntılı harcamanın yapılması,

6. Yıl içinde harcamaların yapılabilmesi için mecliste kabul edilen bütçenin tertiplere göre ve aylar

itibariyle yapılacak harcamaların dağılımının yapılması ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na teslim

edilmesi,

7. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’nın gerçekleştirme memurluğu olan tüm birimlerin ödeneğinin

takibinin yapılması.






BÜTÇE HAZIRLIK SÜRECİ



-Bütçe tahakkuk şube müdürü ve personeli -İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

-Orta vadeli mali plan -Orta vadeli Program -Bütçe çağrısı -Bütçe formları








Yılı bütçe kanunu Ayrıntılı finansman programı

Bütçenin hazırlanmasında mayıs ayı sonuna kadar orta vadeli

program (DPT) tarafından açıklanması buna göre bütçe hazırlık

sürecinin başlamış olması

Haziran ayı sonuna kadar orta vadeli mali programın

açıklanması

Orta vadeli program ve orta vadeli mali plan yayınlandıktan

sonra kamu idarelerinin bütçe tekliflerini ve yatırım programını

hazırlama sürecini yönlendirmek üzere bütçe çağrısı ve bütçe

hazırlama rehberinin maliye bakanlığınca haziran ayı sonuna

kadar resmi gazetede yayınlanması

Bütçe hazırlama rehberi,bütçe esnasında izlenecek yol ve

yöntemler teknik ayrıntı ve standartların hazırlanması

esnasında kullanılacak formlara göre temmuz ayı sonuna kadar

bütçe teklifleri hazırlanması ve Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına teslim edilmesi

Ayrıntılı harcamaların yapılması





BÜTÇE HAZIRLIK SÜRECİ




Yılı bütçe kanunu Ayrıntılı finansman programı


Ayrıntılı Finansman Programı


Yıl içinde harcamaların yapılabilmesi için mecliste kabul edilen

bütçenin tertiplere göre ve aylar itibariyle yapılacak

harcamaların dağılımı yapılması ve Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına teslim edilmesi

İdare ve Mali İşler Daire Başkanlığının gerçekleşterme görevlisi

olan tüm birimlerin ödeneğinin takibinin yapılması






TAHAKKUK İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Tahakkuk Süreci

Sürecin Sorumlusu: Tahakkuk Şube Müdürü

Sürecin Uygulayıcıları: Tahakkuk Personeli

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Üniversitemiz personeli ve öğrencilerinin, kısmi zamanlı çalışan öğrenci

maaş işlemleri,telefon faturalarının ödenmesi işlemleri,icra ile ilgili yazışma işlemleri,stajer öğrenci

maaş İşlemleri,emekli ikramiyeleri,makam temsil tazminatı işlemleri,yolluk

işlemleri,İdari,akademik,4B sözleşmeli,4C geçici personel maaş işlemleri ve sgk işlemlerinin

yürütülmesi.

Sürecin Girdileri: Kayıtlar, yasal mevzuatlar,Akademik ve idari birimlerin,maaş bordro,emeklilik ve

diğer özlük iş ve işlemlerinin talepleri.

İş ve İşlemler:

1. Gelen evrakla ilgili hangi iş ve işlemin yapılmasına karar verilmesi,

2. Evrağın incelenilerek ilgili personele havale edilmesi,

3. Maaş ve ücret işlemlerinin yapılması,

4. SGK ile ilgili işlemlerin yapılması,

5. Yolluk ödemesi ile ilgili işlemlerin yapılması,

6. Eczane ödemeleri ile ilgili işlemlerin yapılması,

7. Telefon Faturası ödeme İşlemlerinin yapılması,

8. Üniversite içi ve dışı yazışma işlemlerinin yapılması,

9. Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup,olmadığının incelenmesi,

10. Evrakın paraf ile ilgili imza işlemlerinin tamamlanması,

11. Evrakın kayıt edilmesi ve dosyalanması,

12. Evrakın dağıtımının yapılması ve işlemin sonlandırılması,

Çıktıları: Maaş işlemleri,SGK işlemleri,yolluk ödenmesi işlemleri,icra ile ilgili yazışma işlemleri

Tedarikçisi: Akademik ve idari personel,stajyer ve kısmi zamanlı olarak çalışan öğrenciler









Sekreterya

Şube Müdürü H

Birim Personeli E

Şube Müdürü

Tahakkuk Personeli Şube Müdürü Gerçekleştirme Grv.(İMİD) Harcama Yetkilisi Strateji Gel.Dai.Bşk





Gelen Evrak

Evrakla ilgili bir iş

yapılacak mı?

Dosyaya kaldırılır

Evrak incelenir ve ilgili personele havale edilir.

Maaş İşleri

SGK ile ilgili İşlemler

Yolluk ödenmesi

ile ilgili işlemler

Eczane ödemeleri

Telefon faturası

ödeme işlemleri









Resmi yazışma kuralları yönetmeliği

Şube Müdürü

HAYIR EVET


Şube Müdürü Tahakkuk Personeli



Resmi yazışma kuralları yönetmeliği Giden evrak kayıt defteri


Resmi yazışma kuralları yönetmeliği Evrak zimmet defteri

Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri

Yazı ve ekleri

doğru mu?

Evrak incelenir ve ilgili personele havale edilir.

Evrak kayıt edilir ve dosyalanır.

Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır.






İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SATINALMA (CARİ-YATIRIM) İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Satınalma(CARİ-YATIRIM) Süreci

Sürecin Sorumlusu: Satınalma Şube Müdürü

Sürecin Uygulayıcıları: Satınalma Görevlileri

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Üniversitemİz Akademik ve İdari Birimlerin her türlü malzeme, Makine-

Teçhizat ve hizmete ilişkin ihtiyaçlarının ve satınalma işlemlerinin yürütülmesi Sürecin Girdileri:

Kayıtlar,yasal mevzuatlar,akademik ve diğer birimlerin talepleri.

İş ve şlemler:

DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA HİZMET ALIMI

1. Planlama dahilinde ilgili birimlerden satınalma istek formu ve teknik şartnamelerin

satınalma şube müdürlüğüne gelmesi

2. Ödenek ve harcama kalemi belirlenmesi

3. Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceği görülen hizmet alımlarının

işlemlerine başlanması

4. İhale onay belgesinin düzenlenmesi,

5. Tekliflerin toplanması ve piyasa fiyat araştırması tutanağının düzenlenmesi,İhale

dökümanlarının imzalanmasından sonra ödenek blokesi yapılması, sipariş yazısı

hazırlanması,istekliye tebliği,

6. Hizmetin gerçekleşmesini müteakıp kabul raporu düzenlenmesi.

7. Ödeme evraklarının Strateji Geliştirme Daire başkanlığına gönderilmesi,

8. Satınalma İşlemi bitirilip işlemlerin sonuçlandırılması ve dosyalanması.







SATINALMA (CARİ-YATIRIM) İŞ SÜRECİ


Doküman No: Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi : Revizyon No :


-İstek sahibi Birim -Şube md. Ve Birim Personeli -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

-İstek Belgesi -Ekli Döküman

-Şube Müdürü ve -Birim Personeli –İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

-Yılı Bütçesi -AFB

-Şube Müdürü ve Birim Personeli -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

-Yılı Bütçesi -Harcama limitleri Tebliği -AFP


-Satınalma istemine ait dökümanlar





Planlama dahilinde ilgili birimlerden satınalma istek

formu ve teknik şartnamelerin satınalma şube

müdürlüğüne gelmesi

Ödenek ve harcama kalemi belirlenmesi

Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceği uygun

görülen hizmet alımlarının işlemlerine başlanması

İhale onay belgesinin düzenlenmesi

Tekliflerin toplanması ve piyasa fiyat araştırması

tutanağının düzenlenmesi

İhale dökümanlarının imzalanmasından sonra

ödenek blokesi yapılması,sipariş yazısı

hazırlanması,istekliye tebliği






-Şube müdürü ve Personeli -Kabul komisyonu -İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Kabul raporları

-Şube Müdürü ve Personeli -Gerçekleştirme memuru(İdari ve Mali İşler Daire Başkanı)

-Veri emri ve ekleri

Şube müdürü ve personeli


Hizmetin gerçekleşmesini müteakıp kabul raporu

düzenlenmesi

Ödeme evraklarının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına

gönderilmesi

Satınalma işleminin bitirilip işlemlerinin

sonuçlandırılması ve dosyalanması






İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SATINALMA (CARİ-YATIRIM) İŞ SÜRECİ

DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA MAL ALIMI



1. Planlama dahilinde ilgili birimlerden gelen satınalma isteği ve teknik şartnamelerin

satınalma şube müdürlüğüne gelmesi,


3. Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceği uygun görülen mal alımlarının

işlemlerine başlanması,

4. İhale onay belgesinin ve piyasa fiyat araştırma görevlendirmesinin yapılması,

tekliflerin dağıtılması

5. Tekliflerin toplanması,piyasa fiyat araştırma görevlilerince alınan kararın ardından

gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunulması,

6. İhale dökümanının imzalanmasından sonra ödenek blokesi yapılması,sipariş yazısı

hazırlanması, istekliye gönderilmesi,

7. Gelen malın taşınır kayıt deposuna teslim edilmesi,

8. Muayene kabul komisyonunca muayenesinin yapılması

9. Muayene kabul tutanağının imzalanması,taşınır belgesi düzenlenerek satınalma

birimine gönderilmesi

10. Satınalma biriminin ödeme emrini düzenlemesi

11. Ödeme evraklarının ödenmek üzere strateji daire başkanlığına gönderilmesi

12. Satınalma işlemi bitirilip işlemlerin sonuçlandırılması ve dosyalanması







SATINALMA (CARİ-YATIRIM) SÜRECİ



Sayfa No:


















Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceği

uygun görülen mal alımlarının işlemlerine başlanması

İhale onay belgesinin ve piyasa fiyat araştırma

görevlendirmesinin yapılması,tekliflerin dağıtılması

Tekliflerin toplanması, piyasa fiyat araştırma

görevlilerince alınan kararın ardından gerçekleştirme

görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunulması

İhale dökümanlarının imzalanmasından sonra

ödenek blokesi yapılması,sipariş yazısı

hazırlanması,istekliye tebliği







Kabul raporları









Gelen malın taşınır kayıt deposuna teslim edilmesi

Muayne kabul komisyonunca muayenesinin yapılması

Muayene kabul tutanağının imzalanması,taşınır

belgesinin düzenlenerek satınalma birimine gönderilmesi

Satınalma biriminin ödeme emrini düzenlemesi

Ödeme evraklarının ödenmek üzere Strateji Geliştirme

Daire Başkanlığına gönderilmesi

Satınalma işlemi bitirilip işlemlerin sonuçlanması ve

dosyalanması








İHALE YOLUYLA MAL VE HİZMET ALIMI


İHALE YOLUYLA ALINAN MAL ALIMLARI VE HİZMET ALIMLARI

1. Planlama dahilinde ilgili birimlerden gelen satınalma istek formu ve teknik

şartnamelerin satınalma şube müdürlüğüne gelmesi


3. İhale yoluyla alınıp alınmayacağına karar verilmesi

4. Yaklaşık maaliyetin belirlenmesi

5. Mal alım ihale komisyonu oluşturularak belgesi ile birlikte ihale yetkilisinin onayına

sunulması ve ilgisine göre ihale dökümanlarının hazırlanması

6. İhaleilan metni hazırlanması ve ilana çıkılması

7. İhale ilanı ile ihale tarihi arasında isteklilere ihale dökümanı satışları yapılması

8. İhale komisyonu marifetiyle ihalenin gerçekleştirilmesi

9. Sonucun ihale yetkilisinin onayına sunulması

10. Katılımcılara ihale sonucunun gönderilmesi

11. İhale üzerinde kalan firmanın sözleşmeye davet edilmesi

12. Firma ile sözleşme imzalanması

13. İhale dökümanında belirlenen süreç içinde yüklenicinin istenilen malzemeleri taşınır

kayıt deposuna teslim edilmesi

14. Gelen malzemenin muayenesinin yapılması, kabul edilip edilmeyeceğine karar

verilmesi, olumsuzsa malın iade edilmesi

15. Muayene kabul tutanağının imzalanması,taşınır kayıt belgesinin düzenlenerek

satınalma birimine gönderilmesi

16. Satınalma biriminin ödeme emrine çevrilmesi

17. Satınalma işlemi bitirilip işlemlerin sonuçlandırılması ve dosyalanması








İHALE YOLUYLA ALINAN MAL VE HİZMET ALIMLARI



















İhale yoluyla alınıp alınmayacağına karar verilmesi

Yaklaşık maliyetin belirlenmesi

Mal alım ihale komisyonu oluşturarark belgesi ile birlikte

ihale yetkisinin onayına sunulması ve ilgisine göre ihale

dökümanlarinin hazırlanması

İhale metninin hazırlanması ve ilana çıkılması





sorumlular İş Akışı Kayıt/Doküman

















İhale ilanı ile ihale tarihi arasında isteklilere ihale

dökümanı satışları yapılması

İhale komisyonu marifetiyle ihalenin gerçekleştirilmesi

Sonucun ihale yetkilisinin onayına sunulması

Katılımcılara ihale sonucunun gönderilmesi

İhale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeye davet edilmesi

Taahhütkar ile sözleşme imzalanması

İhale dökümanında belirlenen süreç içinde yüklenicinin

istenilen malzemeleri n taşınır kayıt kontrol deposuna

teslim edilmesi

Gelen malzemenin muayenesinin yapılması,kabul

edilip edilmeyeceğine karar verilmesi,olumsuzsa

iade edilmesi





Sorumlular İŞ AKIŞI Kayıt/Doküman





Muayne kabul tutanağının imzalanması,taşınır kayıt


Satınalma biriminin belgeyi ödeme emrine çevirmesi

Satınalma işleminin bitirilip işlemlerinin

sonuçlandırılması ve dosyalanması


Revizyon Tarihi: 15 Haziran 2011 Toplam Sayfa Sayısı: 49





SATINALMA (BAP) İŞ SÜRECİ


Süreç Adı: Satınalma (BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ) süreci

Sürecin Sorumlusu: Satınalma (BAP) Şube Müdürü

Sürecin Uygulayıcıları: Satınalma (BAP) Görevlileri

Sürecin Amacı ve Kısa Özeti: Üniversitemiz Akademik birimler tarafından hazırlanan Bilimsel

Araştırma Projelerinin B.A.P komisyonu tarafından kabul edilen projeler gereği her türlü malzeme,

Makine-Teçhizat ve hizmete ilişkin ihtiyaçlarının doğrudan temin usulü yöntemine göre satınalma

işleminin yürütülmesi ve üniversitesinin ihale ile ilgili işlemlerinin yürütülmesi.

Sürecin Girdileri: Kayıtlar,yasal mevzuatlar,akademik ve diğer birimlerin talepleri.


İş ve İşlemler:

1. Bilimsel Araştırma Projeleri komisyonundan İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na satınalma

isteğinin gelmesi,

2. Proforma faturalar kontrol edilmesi,

3. Ödenek tahsis edilen bütçeye uyup uymadığının kontrolünün yapılması,

4. Teknik şartname incelenmesi,uygunluk kontrolünün yapılması,

5. Ödenek ve harcama kalemi belirlenmesi,

6. Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceğine karar verilmesi,

7. Piyasa fiyat araştırmasının yapılması,

8. Piyasa fiyat araştırması tutanağının düzenlenmesi, yasaklı olup olmadığının sorgulanması,

9. Onay belgesi ve fiyat araştırma tutanağının gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin

onayına sunulması,

10. İmzadan sonra ödenek blokesi yapılması, sipariş yazısının hazırlanması, istekliye tebliği ve

firmayla sözleşme imzalanması,

11. Kabul raporu ve taşınır kayıt işlem fişinin düzenlenmesi,

12. Gelen malın taşınır kayıt deposuna teslim edillmesi,

13. Muayene ve kabul komisyonunca muayenesi yapılması ve (tif)lerinin satınalma birimine

gönderilmesi,

14. Satınalma biriminin muhasebe işlem fişini düzenlenmesi,

15. Strateji geliştirme daire başkanlığına ödeme için gönderilmesi.







SATINALMA (BAP) İŞ SÜRECİ




-BAP Komisyonu Koordinatörlüğü

-İstek belgesi

-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü Birim Personeli

-İstek belgesi -Teklif -Onay -Komisyon Kararı

-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru -İdari ve Mali İşler Daire Başk.

-Bap yılı Bütçesi

-BAP Satın alma Şube Müdürlüğü _İdari ve Mali İşler Daire Başk.

-Örnek Proje Dosyası

-BAP Satın alma Şube Müdürlüğü

-Bap yılı bütçesi

Bilimsel Araştırma Projeleri komisyonunca kabul edilen

satınalma isteğinin İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na

gelmesi

Proforma faturalar kontrol edilmesi

Ödenek tahsis edilen bütçeye uyup uymadığının

kontrolünün yapılması

Teknik şartname incelenmesi ve uygunluk








-BAP Satın alma Şube Müdürlüğü -İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

-Yılı Bütçesi -Harcama Limitleri tebliği -AFP

-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü Personeli

-Satınalma işlemine ait dökümanlar



-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü Personeli -Bap Şube Müdürü -Gerçekleştirme grv. -Harcama Yetk.


-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü Personeli -Bap Şube Müdürü -Gerçekleştirme grv. -Harcama Yetk


-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü Personeli -Kabul Komisyonu -İdari ve Mali İşler Daire Başkanı

-Kabul Raporları



-BAP Satınalma Şube Müdürülüğü -İdari ve Mali İşler Daire Bşk. -Taşınır kayıt kont. Yetkilsi


Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceğine

karar verilmesi

Piyasa fiyat araştırmasının yapılması

Piyasa fiyat tutanağının düzenlenmesi,yasaklı olup

olmadığının sorgulanması

Onay belgesi ve fiyat araştırma tutanağının

gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin

onayına sunulması

İmzadan sonra ödenek blokesi yapılması,sipariş yazısının

hazırlanması istekliye tebliği ve firmayla sözleşme

imzalanması

Gelen malın taşınır kayıt deposuna teslim edilmesi

Muayene ve kabul komisyonunca muayenesi yapılması ve

(tif)lerinin satınalma birimine gönderilmesi

Kabul raporu ve taşınır işlem fişinin düzenlenmesi









-Veriemri ve ekleri

Satınalma biriminin muhasebe işlem fişini düzenlemesi

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödeme için

gönderilmesi







SATINALMA (BAP) SÜRECİ

İHALE YOLUYLA MAL ALIMI



İş ve İşlemler:

1. Bilimsel Araştırma Projeler Komisyonu’nda satınalma isteğinin idari ve Mali işler Daire

Başkanlığına gelmesi,

2. Proforma faturalarının kontrol edilmesi

3. Ödenek tahsis edilen bütçeye uyulup uyulmadığının kontrolünün yapılması,

4. Teknik şartnamenin incelenmesi ve uygunluk kontrolünün yapılması,

5. İhale yoluyla alınıp alınmayacağına karar verilmesi, yaklaşık maliyetin belirlenmesi,

6. Yaklaşık maliyete göre ihale usulünün belirlenmesi,

7. İhale komisyonu oluşturularak onay belgesi ile birlikte yetkilisinin onayına sunulması,

8. İlgisine göre ihale dökümanları hazırlanması,

9. İhale ilan metni hazırlanıp ilana çıkılması,

10. İhale ilanı ile ihale tarihi arasında isteklilere ihale dökümanı satışları yapılması,

11. İhale komisyonu kararına göre ihalenin gerçekleştirilmesi,

12. Sonucunun ihale yetkilisine sunulması,

13. Katılımcılara ihale sonucunun gönderilmesi,

14. İhale üzerinde kalan firmanın sözleşmeye davet edilmesi,

15. Firma ile sözleşme imzalanması,

16. İhale dökümanında belirlenen süre içinde yüklenicinin istenilen malzemeleri taşınır kayıt

belgesi düzenlenerek satınalma birimine gönderilmesi,

17. Malzemenin muaynesinin yapılması, kabul edilip edilmeyeceğine karar verilmesi, olumsuzsa

işlemin iptal edilmesi

18. Muayene kabul tutanağının imzalanması,taşınır kayıt belgesinin düzenlenerek satınalma

birimine gönderilmesi,

19. Satınalma biriminin muhasebe işlem fişinin düzenlemesi,bloke ödeneğinin kesin ödeme

emrine çevrilmesi

20. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi,

21. Evrakların proje dosyası bazında dosyalanıp,arşivlenmesi.










Sorumlular İş Akışı Kayıt/Doküman -BAP Komisyonu Koordinatörlüğü


-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru


-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru -İdari ve Mali İşler Daire Başk






Bilimsel Araştırma Projeleri komisyonundan satınalma

isteğinin İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na gelmesi


Ödenek tahsis edilen bütçeye uyup uymadığınn


Teknik şartname incelenmesi ve uygunluk



yaklaşık maliyetin belirlenmesi



























Yaklaşık maliyete göre ihale usulünün belirlenmesi

İhale komisyonu oluşturularak onay belgesi ile birlikte

yetkilisinin onayına sunulması

İlgisine göre ihale dökümanları hazırlanması

İhale ilan metninin hazırlanıp ilana çıkılması



Sonucunun ihale yetkilisine sunulması


İhale komisyonu kararına göre ihalenin gerçekleştirilmesi










-Firma -BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru


-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru -Taşınır Kayıt Kont Yetk. -İdari ve Mali İşler Daire Bşk.


BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru


BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru


-BAP Satınalma Şube Müdürü ve servis memuru -Gerçekleştirme görevlisi

-Veriemri ve ekleri

BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis personeli


İhale dökümanında belirlenen süre içinde yüklenicinin

istenilen malzemeleri taşınır kayıt belgesi düzenlenerek

satınalma birimine gönderilmesi

İhale üzerinde kalan firmanın sözleşmeye davet edilmesi

Firma ile sözleşme imzalanması

Malzemenin muaynesinin yapılması,kabul edilip

edilmeyeceğine karar verilmesi,olumsuzsa işlemin iptal

edilmesi

Muayene kabul tutanağının imzalanması,taşınır kayıt


Satınalma Biriminin muhasebe işlem fişinin

düzenlenmesi,bloke ödeneğinin kesin ödeme emrine

çevrilmesi


gönderilmesi

Evrakların proje dosyası bazında dosyalanıp, arşivlenmesi








DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA HİZMET ALIMI Doküman No: Yayın Tarihi : 15 Haziran 2011 Revizyon Tarihi :

Revizyon No :


İş ve İşlemler:

1. Bilimsel Araştırma Projeleri komisyonundan satınalma isteğinin gelmesi,

2. Proforma faturalar kontrol edilmesi,

3. Ödenek tahsis edilen bütçeye uyup uymadığına bakılması,

4. Teknik şartname incelenmesi,

5. Teknik şartname oluru alınması,

6. Ödenek ve harcama kalemi belirlenmesi,

7. Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceğine karar verilmesi,

8. Piyasa fiyat araştırmasının yapılması,

9. Piyasa fiyat araştırması tutanağının düzenlenmesi, yasaklı olup olmadığının sorgulanması,

10. Onay belgesi ve fiyat araştırma tutanağının gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin

onayına sunulması,

11. İmzadan sonra ödenek blokesi yapılması, sipariş yazısının hazırlanması, firmaya gönderilmesi

ve firmayla sözleşme imzalanması,

12. Muayene kabul raporu ve taşınır işlem fişinin düzenlenmesi,

13. Muayne ve kabul komisyonunca muaynesi yapılması,

14. Satınalma birimine gönderilmesi,

15. Satınalma biriminin muhasebe işlem fişini düzenlenmesi,

16. Strateji geliştirme daire başkanlığına ödeme için gönderilmesi.
























Ödenek tahsis edilen bütçeye uyup uymadığına bakılması

Teknik şartname incelenmes ve olurunun alınması















BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru -İdari ve Mali İşler Daire Başk








-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü ve Personeli


Doğrudan temin yoluyla temin edilip edilmeyeceğine

karar verilmesi

Piyasa fiyat araştırmasının yapılması

Piyasa fiyat tutanağının düzenlenmesi,yasaklı olup

olmadığının sorgulanması

Onay belgesi ve fiyat araştırma tutanağının

gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin

onayına sunulması

İmzadan sonra ödenek blokesi yapılması,sipariş yazısının

hazırlanması firmaya gönderilmesi ve firmayla sözleşme

imzalanması

Satınalma birimine gönderilmesi

Satınalma biriminin muhasebe işlem fişini düzenlemesi

Keşif kabul veMuayene kabul raporu düzenlenmesi

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na ödeme için

gönderilmesi








İHALE YOLUYLA HİZMET ALIMI Doküman No: Yayın Tarihi : Revizyon Tarihi :

Revizyon No :

İHALE YOLUYLA HİZMET ALIMI

İş ve İşlemler:

1. Bilimsel Araştırma Projeler Komisyonu’nda satınalma isteğinin idari ve Mali işler Daire

Başkanlığına gelmesi,

2. Proforma faturalarının kontrol edilmesi

3. Ödenek tahsis edilen bütçeye uyulup uyulmadığına bakılması,

4. Teknik şartnamenin incelenmesi,

5. Teknik şartname olurunun alınması

6. İhale yoluyla alınıp alınmayacağına karar verilmesi, yaklaşık maliyetin belirlenmesi,

7. Yaklaşık maliyete göre ihale usulünün belirlenmesi,

8. İhale komisyonu oluşturularak onay belgesi ile birlikte yetkilisinin onayına sunulması,

9. İlgisine göre ihale dökümanları hazırlanması,

10. İhale ilan metni hazırlanıp ilana çıkılması,

11. İhale ilanı ile ihale tarihi arasında isteklilere ihale dökümanı satışları yapılması,

12. İhale komisyonu kararına göre ihalenen gerçekleştirilmesi,

13. Sonucunun ihale yetkilisine sunulması,

14. Katılımcılara ihale sonucunun gönderilmesi,

15. İhale üzerinde kalan firmanın sözleşmeye davet edilmesi,

16. Firma ile sözleşme imzalanması,

17. İhale dökümanında belirlenen süre içinde yüklenicinin hizmetlerin komisyonca belirlenen

yerlerde hizmetlerin yapılması ve kayıt belgesi düzenlenerek satınalma birimine

gönderilmesi,

18. Satınalma biriminin muhasebe işlem fişinin düzenlemesi,bloke ödeneğinin kesin ödeme

emrine çevrilmesi

19. Strateji daire başkanlığına gönderilmesi,

20. Evrakların proje dosyası bazında dosyalanıp,arşivlenmesi.








İHALE YOLUYLA HİZMET ALIMI


















Ödenek tahsis edilen bütçeye uyup uymadığına bakılması

Teknik şartnamenin incelenmesi

Teknik şartname olurunun alınması


yaklaşık maliyetin belirlenmesi














BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis memuru -İdari ve Mali İşler Daire Başk








Yaklaşık maliyete göre ihale usulünün belirlenmesi

İhale komisyonu oluşturularak onay belgesi ile birlikte

yetkilisinin onayına sunulması

İlgisine göre ihale dökümanları hazırlanması

İhale ilan metninin hazırlanıp ilana çıkılması



Sonucunun ihale yetkilisine sunulması


İhale komisyonu kararına göre ihalenin gerçekleştirilmesi






-BAP Satınalma Şube Müdürlüğü servis

memuru












İhale üzerinde kalan firmanın sözleşmeye davet edilmesi

Firma ile sözleşme imzalanması

İhale dökümanında belirlenen süre içinde yüklenicinin

hizmetlerin komisyonca belirlenen yerlerde yapılması

Satınalma biriminin muhasebe işlem fişini düzenlemesi,

bloke ödeneğinin kesin ödeme emrine çevrilmesi


gönderilmesi

Evrakların proje dosyası bazında dosyalanıp arşivlenmesi

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ EL KİTABI...ESKİŞEHİR OSMANGAZİ...

Documents

Transcript of ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ EL KİTABI...ESKİŞEHİR OSMANGAZİ...