BOKFÖRING ÄR MER

ÄN ATT FÖRA BOK.

VAD SOM INGÅR I

BEGREPPET BOKFÖRING

FÖRKLARAS I DENNA

HANDLEDNING FÖR

DIG SOM STARTAR EGET.

VI TAR OCKSÅ UPP

HUR VIKTIGT DET ÄR

ATT GÖRA EN BUDGET.

Information till enskilda näringsidkare som upprättarförenklat årsbokslut finns i broschyren ”Bokföring, bokslut och deklaration”, se www.bfn.se.

• Bokföring har funnits så längemänniskan har gjort affärer. Densom gör affärer måste ha ordningoch reda på siffrorna.

• Bruket med dubbel bokföringväxte fram under tidig medeltid iItalien.

• Bokhållare skrev länge böcker förhand och avslutade siffrorna med envacker slinga, lik den vi gjort härbredvid.

EN HANDLEDNING I BOKFÖRING FRÅN BOKFÖRINGSNÄMNDEN12:e uppdaterade upplagan.

2

Introduktion

Den här handledningen vänder sig tilldig som nyligen startat ett företag somaktiebolag, handelsbolag eller enskild närings -idkare. Informationen är avsedd även för digsom är näringsidkare utan att ha registrerat dinverksamhet. För dig som är enskild närings -idkare som upprättar förenklat årsbokslut finnsbroschyren ”Bokföring, bokslut och deklara-tion”, se www.bfn.se. Handledningen kan ocksåvara en vägledning för dig som drivit ett företagnågra år och vill lära dig mer om bokföring.

Du kan göra din bokföring själv eller benågon om hjälp. Du kan skriva för hand elleranvända dator.

Målet med handledningen är att ge en in -troduktion i bokföring – visa hur du ska börja.Den visar hur bokföringen kan vara ett stöd iaffärsverksamheten. Steg för steg beskriver viprinciperna för bokföringen med hjälp av prak -tiska exempel. Vi visar också hur du kan göra enbudget.

Även om handledningen i första hand vändersig till dig som bedriver näringsverksamhet kanden också vara en vägledning för bl a ideellaföreningar och stiftelser som är bokförings -skyldiga av annan orsak.

Lycka till!

Bokföringsnämnden

Att Föra Bok – en handledning i bokföringUpplaga 12:1 • ISBN 978-91-979763-0-5© Bokföringsnämnden 1993, 1994, 1996, 1997, 1998, 1999, 2000, 2004,2008 och 2011

BESTÄLLNINGAR – SE BAKSIDAN.

Bokföringsnämnden, BFN, är ett statligt expertorgan som ansvarar för utvecklandetav god redovisningssed. BFN ger ut allmänna råd, vägledningar, uttalanden ochredovis ningsinformation som presenteras på BFNs hemsida (www.bfn.se). Vägledningarna i tryckt version kan beställas från Far Akademi, tel: 08-402 75 00 ellere-post: order@far.se.

DET HÄR

Samla fakturoroch kvitton

Registrera demenligt ett visstsystem

Resultatetblir tvåsammanställningar

•

3

R ÄR BOKFÖRING

Kapitel 1, 2 och 3Du som startar eget börjar med en idé –en affärsidé. Den kläs i ekonomiskatermer – en budget. För att kunna sättaigång med verksamheten behöver dugöra vissa inköp. Du får de första utgif-terna. Sen börjar du arbeta och får an -ledning att skicka din första fakturaeller ge kunden kvitto. Du får de förstainkomsterna.

Kapitel 4, 5 och 6Dags att börja bokföra dag för dagi takt med affärshändelserna. Efter denförsta månaden är det dags för en upp-följning. Månaderna går och åretnärmar sig sitt slut.

Kapitel 7a, 7b, 8 och 9Du avslutar den löpande bokföringen.Du kan avläsa hur din affärsidé lyckatsekonomiskt första året. Du gör en nybudget för kommande år.

4

BOKFÖRINGEN

1 2 3 4 5

förstabudgeten&likviditet

sid 6–9

■ Före starten

– en budget

■ Resultat -

budget

■ Bokföringens

begrepp

■ Avskrivningar

■ Likviditet och

likviditets -

budget

■ Mervärdes -

skatt

■ Arbetsgivar -

avgifter, preli-

minärskatt

■ Skattedekla-

ration och

skattekonto

förstautgifterna

sid 10–11

■ Verifikationer

■ Ordna

verifikationer

■ Skriva

verifikation

själv?

förstainkoms-

terna

sid 12–13

■ Faktura

■ Fakturerings-

rutin

■ Kassakvitto

börjabokföra

sid 14–15

■ Kontera

■ BAS-

kontoplan

■ Debet och

kredit

■ Börja bokföra

■ Bokföra hur

ofta?

bokföraallt

sid 16–17

■ Bokföra

fakturor

■ Bokföra

moms

■ Rätta fel

■ Vanliga

transaktioner

■ Egna pengar

eller

företagets

pengar

5

STEG FÖR STEG

6 7a 7b 8 9

följaupp

sid 18–19

■ Stämma av

bokföringen

■ Regelbunden

rapportering

■ Resultat-

och balans-

rapporter

års-

bokslutför enskilda

näringsidkare

och de flesta

handelsbolag

sid 20–23

■ Regler för

årsbokslut

■ Förbereda

och upprätta

årsbokslut

■ Balansräk-

ningen

■ Resultaträk-

ningen

■ Noter och

underskrift

årsredo-visningför aktiebolag,

ekonomiska

föreningar och

vissa handelsbolag

sid 24–27

■ Regler för

årsredovis-

ning

■ Förbereda

och upprätta

årsredovis-

ning

■ Balansräk-

ningen

■ Resultaträk-

ningen

■ Noter och

förvaltnings-

berättelse

efterårs -

bokslut/årsredo-visningsid 28–29

■ Revision

■ Bolags -

stämma

■ Information

till myndig-

heter

■ Spara bok -

föringen

nybudget

sid 30–31

■ Uppföljning

■ Ny budget

■ Bokföringens

betydelse

■ Om det inte

går bra

6

FÖRSTA BUDGETENSyftet med det här uppslaget är att beskriva hur du planerar enbra start för din verksamhet. Här förklaras också några av degrundläggande begreppen i bokföringen.

1

■ FÖRE STARTEN– EN BUDGETInnan du sätter igång att förverkliga dinaffärsidé, måste du göra en bedömningav om idén är ekonomiskt bärkraftig. Dugör en beräkning, eller som det kallas iredovisningssammanhang, en budget.Budgeten består av två delar – en resul-tatbudget och en likviditetsbudget.

En budget görs upp för en bestämdtidsperiod, vanligen ett räkenskapsår,som normalt omfattar tolv månader.Budgeten kan också delas upp på kortareperioder om en eller ett par månader.

I resultatbudgeten gör du en upp -skattning av hur mycket du kan räknamed att sälja för och vilka kostnader dumåste räkna med.

Vi återkommer till likviditetsbudgetenpå nästa uppslag.

■ RESULTATBUDGETI en första budget sammanställer du dinaberäknade intäkter och beräknade kost-nader. Budgeten är alltså en plan medsammanställda belopp. Det är viktigt attbeloppen ställs samman på ett sådant sätt att du sedan kan jämföra dem meddina verkliga intäkter och kostnader.Dessa får du från bokföringen.

Se därför till att du har samma rubri-ker på intäkter och kostnader i din bud-get som du har i din bokföring. Ta konto-planen till hjälp.

■ AVSKRIVNINGARNär du köper en maskin, gör en inves -tering, får du en tillgång som kommeratt användas i flera år. Du ska då delaupp utgiften på det antal år som dubedömer att maskinen kan användas(nyttjandeperioden).

Kostnaden varje år kallas för avskriv-ning. Minst en gång om året i sambandmed att den löpande bokföringen

avslutas – eller varje månad – räknar duut hur stor avskrivningen blir och för inden som en kostnad i bokföringen. Iresultatbudgeten tar du alltså bara med

avskrivningskostnaden. I likviditets -budgeten tar du med hela beloppet. Senästa uppslag.

Exempel: Maskininköp 50 000 kr, nyttjandeperiod 5 år.Fördelning av kostnaden på fem år (= avskrivning 20 % per år).

År 1 År 2 År 3 År 4 År 510 000 kr 10 000 kr 10 000 kr 10 000 kr 10 000 kr

Resultatbudget är en plan.Resultaträkning visar de verkliga beloppen efter ett år.

7

➡■ Före starten – en budget■ Resultatbudget■ Bokföringens begrepp■ Avskrivningar

Enskild firma, handelsbo-lag eller aktiebolag? I denhär handledningen utgår vifrån generella krav på enföretagares bokföring.Motsvarande gäller även iorganisationer som intebedriver näringsverksam-het, t ex ideella föreningar.För vissa företagsformerställs i några avseendenhårdare krav än för andraföretagsformer.

Bokföra själv eller tahjälp? Helt utan vägledningklarar du dig nog inte. Själ-va bokföringen kan enredo visningskonsult hjälpatill med. Upprätta tillsam-mans en uppdragsbeskriv-ning där en fördelning avarbetsuppgifterna framgår– ett bra stöd för bägge par-ter. Bokföringen kan ocksågranskas av en revisor (se kapitel 8). En revisions-

eller redovisningsbyrå kanockså hjälpa dig med frågor kring bok fö ring en.

Dator till din hjälp ellerej? Manuell bokföring blirallt ovanligare men har duen liten rörelse kan det vara bra i början. De följan-de sidorna visar det bok fö -rings arbete som måste göras, oavsett om du bok-för manuellt eller medhjälp av dator.

■ BOKFÖRINGENS BEGREPPVi har redan använt en del viktiga be-grepp som hör till redovisningen. Härdefinieras några av de viktigaste.

Inkomster uppstår genom försäljningavvaror eller tjänster. En inkomst kan varaen kontant inbetalning. Om du skickar enfaktura till kunden räknas det också sominkomst.

Intäkter är ofta detsamma som inkoms-ter. Ibland kan de dock skilja sig åt. Enleverans av en vara ska t ex räknas somen intäkt även om du inte hunnit skickaen faktura till kunden.

Utgifter är alla kontanta utbetalningarför t ex löner, hyra eller inköp av varoroch maskiner till din verksamhet. Inköppå kredit är också en utgift. Utgifter kandefinieras som värdet av anskaffaderesurser.

Kostnader kan definieras som värdet avförbrukade resurser, t ex anskaffnings -värdet för de varor du sålt. Kostnaderkan också sägas vara periodiserade utgif-ter.

Med periodisering menas att omvandlainkomster och utgifter till intäkter ochkostnader. Varje period ska därför till -godoräknas intäkter för den försäljningsom hör till perioden, och alla utgifterska redovisas som kostnader under denperiod då de anskaffade resurserna för -brukas. I resultaträkningen är det intäkt -erna, inte inkomsterna, och kost nader na,inte utgifterna, som redovisas.

För att beräkna resultatet för en vissperiod, t ex ett år eller en månad, drar dukostnaderna från intäkterna för perioden.Resultatbudgeten görs alltså upp föreperiodens början. Den jämförs sedan vidperiodens slut med resultaträkningensom du får från bokföringen. Mer om

8

➡FÖRSTA BUDGETEN OCH

LIKVIDITETENPå detta uppslag fortsätter vi att introducera viktiga begrepp inom bokföringen.Vi visar också hur viktigt det är att göra upp en plan för betalningar– en likviditetsbudget.

■ BOKFÖRINGENS BEGREPPTillgångarAllt som företaget äger i form av pengar,varor, kundfordringar och maskiner m mbenämns tillgångar.

Eget kapitalDet egna kapitalet består till en börjanav det kapital som ägaren har satt in vidföretagets start.* Kapitalet förändrasoch blir större om verksamheten gårmed vinst, och mindre om verksamhetengår med förlust. Kapitalet påverkasockså av ägarens insättningar och uttag.Man kan också säga att det egna kapita-let är skillnaden mellan tillgångar ochskulder. Om verksamheten ska fungera iframtiden, måste företaget ha ett tillräck-ligt stort eget kapital.

SkulderSkulder är lån från bank eller från andra,obetalda fakturor från leverantörer, menockså kostnader du haft i verksamhetenoch som du ännu inte fått faktura på.

* Bokföringslagen kräver att du ska redovisa de likvida medel och eventuellaandra tillgångar som du redan vid starten tillför rörelsen i en särskild öppnings-balans.

■ MERVÄRDESSKATT (MOMS)Nästan alla företag är enligt mervärdes -skattelagen skattskyldiga för moms. Det innebär normalt att moms ska läggastill försäljningsbeloppet på alla fakturoroch kassakvitton. Den moms som du pådetta sätt debiterar dina kunder kallas utgående moms. Den moms som finns på fakturor och kvitton du själv ska betala kallas ingå ende moms. Momsen ska bokföras för sig som en skuld (utgående moms) respektive fordran (ingående moms).

Ansökan om preliminärskatt (F-skatt), registrering för moms och som arbetsgivare gör du genom en Skatte- och avgiftsanmälan(SOA). En SOA kan fyllas i och lämnas antingen elektroniskt på www.verksamt.se eller på blankett som kan hämtas från Skatte-verkets hemsida, www.skatteverket.se. Där finns också broschyrer om företagsregistrering, moms, arbetsgivaravgifter och skatter.

Därför ingår inte momsbeloppen blandintäkter eller kostnader i resultaträk -ningen. Saldot av utgående respektiveingående moms ska redovisas på enskattedeklaration som lämnas till Skat-teverket månads- eller kvartalsvis. Omdu räknar med att sälja för mindre än enmiljon kr exkl moms per år kan duistället redovisa momsen i din inkomst-deklaration (gäller inte handelsbolag).Hur ofta man redovisar moms påverkarinte hur ofta bokföring ska göras.

■ ARBETSGIVARAVGIFTER,PRELIMINÄRSKATT M MHar du anställda ska du registrera digsom arbetsgivare hos Skatteverket.Arbetsgivaravgifter och den preliminär -skatt du drar från de anställdas bruttolönska du redovisa i en skattedeklaration somlämnas till Skatteverket varje månad.

Du ska också lämna en preliminär in-komstuppgift till Skatteverket. Med led-ning av den kan Skatteverket utfärda en s k F-skattsedel med ett belopp du ska betala varje månad.

9

■ Bokföringens begrepp, forts■ Likviditet och likviditetsbudget■ Mervärdesskatt■ Arbetsgivaravgifter, preliminärskatt■ Skattedeklaration och skattekonto

■ LIKVIDITETLikviditet betyder betalningsförmåga.På det föregående uppslaget speladein- och utbetalningar ingen roll när viberäknade resultatet. Den som driver ettföretag upptäcker dock snart hur viktigtdet är att det finns pengar i kassan.Eftersom utgifterna/utbetalningarnanästan alltid kommer först, innan detströmmar in betalningar, måste varjenäringsidkare ha ett startkapital. Start -kapitalet kan vara eget kapital eller egetkapital i kombination med lån.

■ LIKVIDITETSBUDGETFör att göra en beräkning av hur mycketkapital en verksamhet kräver kan resul-tatbudgeten användas, men görs då omtill en likviditetsbudget. Du måste dåtänka efter vilka utbetalningar somkommer först och hur länge det dröjerinnan den första inbetalningen frånkund förstärker kassan. Här har viomvandlat den resultatbudget som fannspå föregående uppslag till ett exempelpå hur en likviditetsbudget kan se ut.

Moms, anställdas preliminärskatt och arbetsgivaravgifter deklareras på en gemensam skattedeklaration till Skatte-verket. Moms ska deklareras senastandra månaden efter redovisningsperio-dens slut och anställdas preliminärskattsamt arbetsgivaravgifter månaden efterutbetalningsmånaden.

Skattedeklaration och ev inbetalningska ha kommit in till Skatteverket senastden 12:e deklarationsmånaden (i januarioch augusti den 17:e). En inbetalningska också omfatta företagets/företaga-rens F-skatt. Eftersom F-skatt inte dekla-reras i skattedeklarationen, kan inbetalatbelopp skilja sig från deklarerat belopp.

För företag med omsättning översti-gande 40 miljoner kr gäller delvis andratidpunkter för redovisning och betalning.

Varje företag/företagare har ett skatte-konto hos Skatteverket. Varje månadskickas normalt ut ett kontoutdrag somvisar periodens debiteringar på och inbe-talningar till skattekontot.

Ett överskott på skattekontot kan beta-las ut på begäran av företaget/företaga-ren. Automatisk utbetalning görs dock bl a av överskjutande moms. Om kontotvisar ett under skott kommer kontout -draget även att innehålla en betalnings -uppmaning. Överskott på kontot gerintäkts ränta och underskott på kontot ger kostnadsränta.

Skatteverket kan ge mer informationom skattedeklaration och skattekonto.

Tänk på att de flesta fakturor du skabetala också inkluderar moms, och därförblir utbetalningen större än kostnaden. Påmotsvarande sätt är för det mesta en inbe-talning enligt likviditetsbudgeten störreän motsvarande intäkt i resultatbudgeten.

RÅDGör alltid upp en budget innan dustartar din verksamhet. Tänk på attinte överskatta intäkterna och under -skatta inte kostnaderna. Kom ihåg allakostnader – många små kostnader blirtillsammans stora belopp. Glöm intebort avskrivningar och räntekostnader.Låt alltid någon erfaren person gå ige-nom din budget. Klara av din likviditetgenom regelbunden planering!

LIKVIDITETSBUDGET

Ingående Kassa och Bank

Inbetalningar frånkunder

Återbetalning moms

Utbetalningar förmaterialinköp

Löneutbetalningar till anställda(nettolön)

Uppbörd av moms, anställdaspreliminärskatt och arbetsgivaravgift

Hyresbetalningar

Diverse utbetalningar

Betalning av maskininköp

Egna uttag

Utgående Kassa och Bank

Januari

60 000

0

0

–13 000

– 8 000

0

–19 000

– 3 000

–63 000

0

–46 000 **

Februari

–46 000

62 000

19 000

–13 000

– 8 000

– 9 000

0

– 3 000

0

0

2 000

Mars

2 000

** Som du serräcker i vårt exem-pel inte de likvidamedlen till för attklara de kontantautbetalningarnaunder januari. Dubehöver då lånapengar, t ex ge-nom en check -räkningskredit ibank. Du kan också tillföra mereget kapital.

■ SKATTEDEKLARATION OCH SKATTEKONTO

10

2 FÖRSTA UTGIFTERNAPå det här uppslaget visar vi hur du kan ordna alla underlagför bokföringen på ett praktiskt sätt.Det är det första steget i själva bokföringen.

■ VERIFIKATIONER PÅ ALLAAFFÄRSHÄNDELSERAffärshändelser är allt som påverkarekonomin i verksamheten – en föränd-ring av en tillgång eller skuld eller en åt-gärd som orsakar en kostnad eller ger enintäkt. Du gör t ex en utbetalning frånbankkontot, betalar hyran för den lokaldär verksamheten bedrivs, betalar lön,köper material eller säljer en vara. Samt-liga affärshändelser ska dokumenteras.De uppgifter som visar sådana händelseri din rörelse kallas verifikationer. Detmåste finnas en verifikation för varje affärshändelse. De utgör underlag förbokföringen.

Verifikationer kan vara kvitton, fak -turor, utbetalningsbesked, inbetalnings -avier m m. Det kan vara pappersdoku-ment men det kan också vara elektronis-ka uppgifter, t ex erhållna via e-post.

Huvudregeln är att du alltid ska an-vända den ”handling” du får som verifi-kation. Det är särskilt viktigt att tänka pånär uppgifterna erhålls elektroniskt. Bokföringslagen tillåter inte att du skri-ver ut uppgifterna på en skrivare och ge-nast förstör de elektroniska uppgifterna.De måste sparas under minst tre år ävenom du gör en pappersutskrift. På motsva-

rande sätt ska pappersdokumenten sparasom du överför uppgifterna till elektro-nisk form genom skanning.

Även om en handling inte direkt skul-le behövas för själva bokföringen, är detklokt att ändå spara den. Spar hellre förmycket än för litet.

Alla verifikationer ska enligt laginnehålla följande uppgifter:

• Datum – när den sammanställdes

• Datum – när affärshändelsen inträffade

• Kort beskrivning av vad affärs -händelsen avser

• Hela beloppet med en specificeringav momsbeloppet

• Motparten – med vem eller vilket företag som affärstransaktionen gjortsupp

• Eventuell hänvisning till underlagsom du av praktiska skäl förvarar separat, t ex hyresavtal och andra avtal eller handlingar.

Alla noteringar ska vara skrivna på ett”varaktigt” sätt.

Utöver bokföringslagens krav kanbestämmelser även finnas i annanlagstiftning.

■ SKRIVAVERIFIKATION SJÄLV?Ibland händer det att du inte automa-tiskt får ett underlag, t ex vid mindreinköp eller parkeringsavgifter. Då skadu begära en verifikation, ett ”skrivet”kvitto, om det är möjligt. I annat fallskriver du en verifikation själv medalla uppgifter som en verifikation skaha. Du kan t ex använda en särskildblankett, en bokföringsorder, somfinns att köpa. I flertalet bokförings -program finns även en “bokförings -orderfunktion” vilket gör det möjligtatt göra bokföringsordern direkt i datorn.

Ankomstdatum kanstämplas på varjeverifikation. Det är enenkel rutin som underlättarsortering och ordning.

11

■ Verifikationer*

■ Ordna verifikationer■ Skriva verifikation själv?

■ ORDNA VERIFIKATIONERVerifikationer samlar du på ett ställe idatumordning. Följesedlar och s k sliparfrån kontokortsinköp sparas till dess faktura kommer och häftas ihop meddenna.

Sätt in verifikationerna varje dag i enpärm. Då kommer de automatiskt idatum ordning. Häfta gärna fast små kvit-ton på A4-papper. Det underlättar för-

varing och hantering. Flera små kvittonpå samma sorts utgifter kan häftas fastpå samma papper.

Verifikationerna ska helst numreras isamband med att de sätts in i datumord-ning. Överst i högra hörnet är tydligt.Numret kallas för verifikationsnummeroch används sedan när du bokför affärs -händelsen. Den som bokför kan också

skriva dit numret i samband med självabokföringen.

Verifikationerna numreras i en löp-nummerserie som bör hållas obruten under året. I vissa fall kan det vara prak-tiskt med flera nummerserier för olikatyper av verifikationer. Med hjälp avnumret hittar du lätt från verifikationentill bokföringen och vice versa.

* Ordet verifikation kommer från verifiera som betyder försäkra riktigheten av.

BETALNINGSRUTINEtt sätt att hålla ordning på sina betal-ningar är att göra på följande sätt: Sättin inkommande räkningar och fakturori en särskild pärm t ex ordnade efterförfallodag. Vid betalningen skriver dupå hur de betalats och när (”bet per pgden ... ”) och flyttar över till pärmenbetalda fakturor.

RÅDDet viktigaste rådet vi kan ge i den här handled-ningen är att hålla ordning på verifikationerna.Varför? Bokföringslagen kräver att du har ettordnat system. Men även för din egen och företagets skull behövs ordning och reda. Varjeminut som du själv eller en redovisningskonsultmåste använda för att reda ut oklarheter är dyrbar. Oavsett om du sköter bokföringen själveller anlitar hjälp, ska du samla och ordna verifikationerna själv. Du får annars inget fastgrepp om ekonomin i företaget. Oreda i bok -föringen kan också medföra att du kanske betalar leverantörer eller skatter för sent ellermed felaktiga belopp. Konsekvensen kan bl abli extra – och onödiga – kostnader i form avdröjsmålsräntor och förseningsavgifter.

12

3 FÖRSTA INKOMSTERNASyftet med detta uppslag är att ge tips på hur en bra kundfaktura kan se ut.Du som har kontantförsäljning får också råd.

I det förra kapitlet beskrev vi vilka kravsom ställs på en fullgod verifikation en-ligt bokföringslagen. När du säljer, varesig det är kontant eller mot faktura, skadet underlag du lämnar till din kund kun-na utgöra en fullgod veri fikation hoskunden likaväl som hos dig själv. Enkundfaktura eller kassa kvitto ska därförinnehålla alla de uppgifter som en verifi-kation ska innehålla. Därutöver kan an-nan lagstiftning ställa krav på extrainfor-mation.

■ FAKTURAUtseendet på fakturan bestämmer dusjälv. Men den bör innehålla alla uppgif-ter som finns i exemplet här bredvid.� FRÅN VEM – ditt företags fullständi-ga namn och adress, moms re gis tre rings -nummer samt uppgift om innehav av F-skatt sedel i förekommande fall. Det ärockså lämpligt att komplettera med tele-fonnummer, bank- och plusgiro nummer.I aktiebolag måste den ort där styrelsenhar sitt säte anges om den skiljer sig frånangiven postadress.� TILL VEM – kundens fullständiganamn och adress. Kundens/företagetsnamn skrivs före eventuellt personnamn.Var noga med att ange korrekt kund-namn – artigt mot kunden men också juridiskt viktigt.� FAKTURADATUM – vilken dagfakturan skrivs ut och eventuelltorder/leveransdatum.� FAKTURANUMMER. Av bok fö -ring en ska det klart och tydligt framgåatt alla dina leveranser har faktureratsoch bokförts. Fakturor med förtrycktanummer är därför praktiskt. Skulle duskriva fel på en förnumrerad faktura, skaoriginalet sparas med påskrift om att deninte använts. I bokföringen ska nämligennummerserien vara obruten. Om dunumrerar fakturorna själv, ska numrenvara i löpande följd.� VAD FAKTURAN AVSER. Allakunder vill klart och tydligt veta vad fak-turan avser. Därför bör den vara tillräck-ligt specificerad. Även mervärdesskatte-

lagen ställer krav. För varor: varubeteck-ning, antal och pris per styck samt datumför försäljningen. För tjänster: antal tim-mar och pris per timme samt när tjänstenutfördes. Tillkommer t ex utlägg som duhaft för kundens räkning. Alternativt kandu hänvisa till följesedel e dyl med detal-jerade uppgifter. I så fall blir även under-laget en del av verifikationen.� BELOPP – total summa att betala.För att det inte ska råda tveksamhet omvilken dag som är senaste betalningsdag,bör förfallodagen anges. Vanligt är 30 dagar efter fakturadatum, men 20 och

10 dagar förekommer också. Detta bördu göra upp med kunden vid ordertillfäl-let. För att man ska ha rätt att ta ut räntavid försenad betalning, ska detta angespå fakturan. Sådan dröjsmålsränta kantas ut enligt reglerna i räntelagen, t ex 8 % över gällande referensränta.� MOMS. Du måste tydligt angemomsbeloppet i både procent och kro-nor. Det behövs både för din egen skulloch för fakturamottagarens. Momsbelop-pet får avrundas till hel krona.

13

■ Faktura■ Faktureringsrutin*

■ Kassakvitto

■ FAKTURERINGSRUTINDet är praktiskt att använda s k faktura-set (original + 2 eller fler olikfärgade kopior). Originalet och eventuellt en kopia sänds till kunden, en kopia sätts ini pärmen Verifikationer och en kopia i enpärm med obetalda kundfakturor. En ytterligare kopia kan sättas in i pärm till-sammans med dina egna underlag ochberäkningar.

Fakturaset kan beställas från tryckerimen genereras oftast från det egna eko-nomisystemet. Fakturorna har nedtill enplusgiro- eller bankgirotalong för kun-den.

När betalning kommer, antecknar dudet på fakturakopian och flyttar över dentill pärmen för betalda fakturor.

Du passar samtidigt på att notera vilkakunder som inte betalat. Sena inbetal-ningar innebär förlorade ränteintäkter fördig. Praxis är att skicka första betal-ningspåminnelsen senast tio dagar efterförfallodagen – till exempel en kopia påfakturan med tillägget: ”Påminner här-med om betalning av denna faktura”.Och så datum och hälsningar NN. Ellerockså tar du kontakt per telefon.

Betalar inte kunden efter första betal-ningspåminnelsen, kan det vara allvarli-gare. Då måste du vidta andra åtgärder.Det är viktigt att du aktivt försöker und-vika kundförluster.

RÅDFakturera regelbundet och ofta. Det är en avförutsättningarna för ditt företags framgång.Fakturera gärna din kund så fort du levereratbeställda varor eller utfört beställda tjänster. Om dutänker på hur lång tid det förflyter mellan den dag dugör en prestation eller säljer en vara, till dess duverkligen har fått betalt för fakturan, ser dukonsekvensen av om du väntar för länge medfaktureringen. Penningflödet – likviditeten – blirbättre ju oftare och ju snabbare du fakturerar.

■ KASSAKVITTOKassakvitton och kvittenser ska inne -hålla samma uppgifter som andra veri -fikationer: företagets namn och moms - regist re ringsnummer, kundens namn, datum för transaktionen, vad trans -aktionen avser och belopp – varavmoms. Pappers handeln har färdiga blanketter.

Inom dagligvaru- och detaljhandelnbehöver man normalt inte ange motpar-

tens namn på kvittot. Då kan kassakon-trollremsa och tömningskvitto frånkassa apparaten användas som verifika-tion.

Vid försäljning mot kontant betalningmåste företag enligt lag, utom i särskiltangivna fall, registrera försäljningen i ettcertifierat kassaregister. En anmälan skagöras till Skatteverket, som kan ge merinformation.

* Ordet fakturering används i dagligt tal som ett sammanfattandebegrepp på utskrift och utskickande av själva fakturorna.

14

4 BÖRJA BOKFÖRAPå det här uppslaget går vi igenom principerna för hur bokföring går till.Om du förstår dessa principer, förstår du också de sammanställningar somblir slutprodukten av bokföringen.

Själva bokföringen förbereds genom attdu varje dag1) samlar verifikationer i datumordning,

t ex i en pärm med register 1–312) skriver på verifikationsnummer och3) konterar.

■ KONTERAFör att få ett ordnat system i bokföring-en, används olika konton. Samma slagsaffärshändelser ska samlas på ett ställe – ett konto. Varje konto har ett nummeroch ett namn, t ex: ”6100 Kontorsmate -riel och trycksaker”. Kvittot på inköp avpapper avser kontorsmateriel och skabokföras på detta konto.

Kontonas namn och nummer samman-ställs till en kontoplan som passar dinverksamhet. Det finns inga bestämmelserom vilken kontoplan du ska använda.Varoch en kan alltså konstruera sin egenkontoplan, om man så vill.

När du konterar, skriver du kontonum-ret och belopp på verifikationen. Manbrukar bara skriva kontonumret – intenamnet på kontot. En konteringsstäm-pel är praktisk att använda. Den kanköpas i pappershandeln.

EXEMPEL PÅ KONTONUMMER I BAS 2011

Klass 1 Tillgångar Klass 2 Eget Klass 3 Intäkter Klass 4–7 Kostnaderkapital och skulder

1510 Kund- 2440 Leveran- 3000 Försäljning av varor 4000 Varuinköpfordringar törsskulder 3900 Övriga 5010 Lokalhyra

1910 Kassa 2610 Utgående rörelseintäkter 6310 Företags-1920 Plusgiro moms försäkringar

2640 Ingående 7010 Löner till moms anställda

Hur du ska bokföra,ger nedanstående uppställningen viss vägledning om.

Debet Kredit KontoslagKostnad Intäkt Resultatkonto

Ökning Minskning Balanskontoav tillgång av tillgång

Minskning Ökning Balanskontoav skuld av skuld

15

■ Kontera■ BAS-kontoplan■ Debet och kredit*

■ Börja bokföra■ Bokföra hur ofta?

■ BAS-KONTOPLANDet finns en kontoplan som är allmäntanvänd – BAS-kontoplanen.

Den har en siffermässig koppling tilluppställningsformerna för årsbokslutetsrespektive årsredovisningens balans- ochresultaträkningar. Till BAS-kontoplanenfinns även konteringsinstruktioner.

Om du använder BAS-kontoplanen,blir det lättare för dig att lämna uppgifteroch statistik av olika slag och att fylla iräkenskapsschemat till verksamhetensdeklaration.

BAS-kontoplanen omfattar mångakonton, eftersom den ska kunna använ-das i alla företagsformer oavsett branschoch företagets storlek. Därför ska du ba-ra välja ut de konton som passar ditt fö-retag och på så sätt göra din egen konto-plan.

Du kan också bygga ut BAS-kontopla-nen. I den här handledningen har vi an-vänt fyrsiffriga kontonummer med ennolla i slutet hämtade från BAS 2011.Vill du ha en ytterligare uppdelning (t exför sålda varor och tjänster), kan du i vissa fall byta ut tredje siffran i konto-numret. Du kan också använda olikaslut siffror – kanske för att markera olikamomssatser i din försäljning.

För de allra minsta företagen finnsBAS 2011 Förenklat årsbokslut. Detfinns även ett antal branschanpassade va-rianter. Kanske har just din branschorga-nisation en sådan?

■ DEBET OCH KREDIT*Själva bokföringen sker med s k dubbelbokföring. Systemet är konstruerat föratt vara självkontrollerande – du ska all-tid bokföra ett lika stort belopp i debetsom i kredit, fördelat på ett eller flerakonton.

När verifikationen med kvittot för pap-per (100 kr) ska bokföras, sker det påkonto ”6100 Kontorsmateriel ochtrycksaker” och på konto ”2640 Ingåen-de moms” i debet och i kredit på konto”1910 Kassa”, eftersom du betalat kon-tant. Konteringen visar vilka konton manbokför på.

■ BÖRJA BOKFÖRAAlla affärshändelser ska bokföras. Dinasamlade numrerade verifikationer utgörunderlag för bokföringen.

Att bokföra innebär att du noteraraffärs händelserna dag för dag på sådantsätt att de kan presenteras dels i den ord-ning de har registrerats (grundbokföring),dels i systematisk ordning (huvudbokför-ing). I den systematiska presentationenvisas affärs händelserna sorterade på oli-ka konton.

För varje bokföringspost ska följandeframgå:1. Bokföringsdatum2. Verifikationsnummer3. Debetkonton och belopp respektive

kreditkonton och belopp. Ofta behövsockså text som ger tilläggsupplysningom vad bokföringsposten avser.En affärshändelse är bokförd först när

den kan presenteras i både registrerings-

ordning och i systematisk ordning. Såvälvid manuell bokföring som när du an-vänder dator kan de båda momenten göras samtidigt. Det finns också möjlig-het att dela upp bokföringen i två steg,t ex genom att avvakta med den systema-tiska bokföringen till månadens slut.Handböcker och utbildning i redovis-ningsteknik ger dig mer information.

■ BOKFÖRA HUR OFTA?Den som dagligen gör affärer som inne-bär kontanta in- och utbetalningar, skanormalt bokföra dessa senast påföljandearbetsdag.

Övriga verifikationer ska bokföras såsnart det kan ske. Det medför att bokför-ing ska göras löpande, helst en gång iveckan. Bokföring av samtliga verifika-tioner för en månad måste vara utförd se-nast vid utgången av nästkommande må-nad.

Bokföringen är till för att ge informa-tion om hur det går. Ju oftare bokföringsker, desto bättre information. Väntarman för länge med bokföringen, är detlätt att glömma uppgifter som hör ihopmed verifikationerna – vad som hände.Redovisning av moms, skatter och avgif-ter ställer också krav på att bokföringenhela tiden är uppdaterad.

RÅDPlanera för din bokföring redan när duregistrerar ditt företag. Bokförings-skyldigheten börjar omedelbart. Ta råd av revisor, redovisningskonsulteller någon erfaren företagare när dulägger upp din bokföring och väljerkonton. Du kan inte vänta med bok-föringen till dess din verksamhet harkommit igång.

Se till att bokföra regelbundet – hellreför ofta än för sällan.

* Båda orden är av latinskt ursprung. Debeo betyder jag är skyldig. Kredit kommer från creditor, långivare.

16

5

Som vi beskrev i föregående kapitel skaalla affärshändelser bokföras löpande:fakturor som du sänder, fakturor du självfår, betalning av moms, löner och skat-ter etc. Du använder hela tiden konton iden kontoplan du valt.

Oavsett om du bokför manuellt elleranvänder dator ska de bokförda affärs -händelserna kunna presenteras i regi-streringsordning (grundbokföring) och isystematisk ordning (huvudbokföring).Om du bokför manuellt i en kolumn -dagbok framgår ordningen av dag-boken. Momenten kan också vara åt -skilda.

Använder du dator, kan du löpandeskriva ut de bokförda affärshändelsernapå papper i form av verifikationslistor el-ler motsvarande. Där framgår i vilkenordning affärshändelserna har registre-rats. Du kan också skriva ut din bokfö -ring ordnad systematiskt efter konto-nummer. Den listan ska omfatta samtligaveri fikationer under en period och börtas ut regelbundet, gärna varje månad.Anlitar du en redovisningskonsult får duut utskrifterna månadsvis när du hämtarmånadens bokföringsmaterial. I de flestabokföringsprogram finns det också enmöjlighet att ta ut separata konto utdragpå enskilda konton om du t ex vill kon-trollera vad som har blivit bokfört på ettvisst konto.

■ BOKFÖRA FAKTURORFaktureringsmetoden Inkommande fakturor bokför du som en skuld den dag de anländer. Utgåendefakturor bokför du som en fordran dendag de avsänds. När fakturorna sedan betalas, bokförs det som en ut betalning/inbetalning från/till kassa, bank- ellerplusgiro. Motsvarande belopp förs bortfrån skuld- respektive fordringskontot.

Om du har många fakturor, kan du un-derlätta bokföringen genom att löpandeförteckna fakturorna, inkommande ochutgående i var sin förteckning, som dåvisar affärshändelserna i registrerings-ordning. När fakturorna sedan betalas,

noteras datum i förteckningen och betal-ningen bokförs därefter.

Vid månadens slut summeras belop-pen i förteckningarna och bokförs i sam-mandrag för presentation i systematiskordning.

KontantmetodenKontantmetoden innebär att det är tillåtetatt vänta med att bokföra en faktura tillden dag den betalas. Kontantmetoden fårtillämpas vid löpande bokföring av före-tag som har en nettoomsättning på högsttre mkr.

■ BOKFÖRA MOMSHur man ska deklarera och betala momsär en skatterättslig fråga. Reglerna förmomsredovisningen har dock viss betydelse för din bokföring. Skatteverketgodkänner två redovisnings metoder:faktu reringsmetoden och bok sluts me -toden (motsvarande faktu rerings- ochkontantmetoden för bok föring av fak -turor). Det framgår av regist rerings -beviset vilken metod du ska använda.Kontakta Skatteverket för att få mer information.

■ RÄTTA FELDu kommer förmodligen att någon gångbokföra en transaktion felaktigt. Det ärlätt att rätta ett fel men var noggrann såatt det i efterhand tydligt framgår vad duhar gjort. I den manuella bokföringenrättar du genom att stryka ett streck överdet felaktiga och skriva det rätta intill.Du ska signera och datera rättelsen.Du får alltså aldrig radera eller måla överen felaktigt bokförd post.

Upptäcker du felet långt i efterhandmåste du göra rättelsen genom ensärskild rättelsepost till vilken du skriveren ny verifikation (t ex en bokförings -order). På den anger du hur du bokat om,när det skett och din signatur. Du skaockså hänvisa till den ursprungliga, felaktiga verifikationen.

På den felaktiga verifikationen angerdu numret på rättelseverifikationen.

BOKFÖRA KOSTNADER

Kopieringspapper o dyl som du köperkontant bokförs så här.

Du köper ett verktyg och får en fakturaatt betala. (Se också bokföring avinventarier här nedan.)

Det enklaste sättet att bokföra lön,avgifter och skatter för anställda är attgöra på följande sätt.

När du betalar ut lön, bör du sam tidigtgöra den här transaktionen för att vetahur mycket du är skyldig i arbetsgivaravgifter.

BOKFÖRA INTÄKTER

Varor som du sålt kontant.

Fakturor som du skickar till dina kunder.

Du får betalt för en faktura via bank -giro. Bokförs så här.

Köp av inventarier som ska användasflera år i företaget, bokför du så här.(Tumregel: livslängd under tre år ellerbelopp understigande ett halvt pris -basbelopp exkl moms kan betraktassom förbrukningsinventarier.) Betal-ning via bankgiro.

Du betalar en leverantörsfaktura viabankgiro.

Amortering av lån kan bokföras så här.

BOKFÖRA ALLTPå det här uppslaget fortsätter vi vår beskrivning avhur du ska bokföra. Vi ger också några exempel påvanliga bokföringstransaktioner.

■ EXEMPEL PÅ VANLIGA BOKFÖR

BOKFÖRA FÖRÄNDRINGAR AV TILLGÅN

17

■ Bokföra fakturor■ Bokföra moms■ Rätta fel■ Vanliga transaktioner■ Egna pengar och företagets

ÖRINGSTRANSAKTIONER I ETT LITET FÖRETAG

GÅNGAR OCH SKULDER

Debet6100 Kontorsmateriel

och trycksaker2640 Ingående moms

5410 Förbruknings -inventarier

2640 Ingående moms

7010 Lön

7510 Lagstadgadesociala avgifter

Debet1910 Kassa

1510 Kundfordringar

Debet1930 Bank

1220 Inventarieroch verktyg

2640 Ingående moms

2440 Leverantörsskulder

2350 Andra långfristigaskulder till kreditinstitut

Kredit1910 Kassa

2440 Leverantörsskulder

2710 Personalskatt1930 Bank (om du tar ut på

bank)

2730 Lagstadgade sociala avgifter och särskild löneskatt

Kredit3000 Försäljning2610 Utgående moms

3000 Försäljning2610 Utgående moms

Kredit1510 Kundfordringar

1930 Bank

1930 Bank

1930 Bank

Bokföra själv eller med hjälp?I inledningsskedet när du startar före-taget är du kanske så upptagen avverksam heten, att tid och kunskaperinte räcker till bokföringen. Det ärdärför naturligt att anlita någon. Menallteftersom du förstår mer av bokför-

ing, kan du kanske ta över mer själv.Löpande vardagliga transak tionerkan du lätt lära dig att bokföra. Heltutan rådgivare klarar du dig förmodli-gen inte. Det är t ex svårt att varauppdaterad på nyheter i lagar ochförordningar.

■ EGNA PENGAR ELLER FÖRETAGETSDet är viktigt att skilja på egna pengar och företa-gets. För att kunna hålla ordning i bokföringen ärdet lämpligt att du har en liten handkassa för före-tagets småutgifter. För övriga in- och utbetalningarbör du använda dig av bank- och plusgirokonton iföretagets namn. Betalar du någon gång privat ettstörre belopp åt företaget, kan du sedan gottgöradig genom att föra över pengar till ditt eget konto.

Det är också viktigt att du inte gör större uttagför eget bruk från företaget än vad det klarar av.Du kan budgetera ett fast belopp varje månad. I aktiebolag sker uttagen i form av lön. Avdrag ska göras för källskatt som betalas in tillsammansmed bl a arbetsgivaravgifter månaden efter uttaget.Det är däremot förbjudet för aktieägare och styrelse/VD att låna pengar från bolaget. I andraföretagsformer är det bäst att tänka på uttagen somen motsvarighet till nettolön. Vinsten i sådanaföre tag måste räcka till såväl uttagen som inkomst -skatt och egenavgifter.

RÅDOm du har en verifikation som du inte vet hurdu ska bokföra, bokför den tillfälligt på ett”Observationskonto”. När du talar med dinredovisningskonsult eller revisor, diskuterar nihur posterna på detta konto ska bokföras.Omföring från observationskonto till rätt kontogörs med en rättelseverifikation. Gör enhänvisning på den ursprungliga verifikationen.Observationskontot bör alltid gås igenomregelbundet och posterna föras om, t ex isamband med avstämningar, se kapitel 6.

18

6

Bokföringen ska hela tiden vara rättvi-sande. För att kontrollera det, bör dustämma av viktiga konton regelbundet,minst en gång i månaden.

Bokföringen ligger till grund för sam-manställningar som kallas resultat- ochbalansrapporter. De ger dig löpande in-formation om hur det går för företaget.

■ STÄMMA AV BOKFÖRINGENAvstämning bör alltid börja med en kon-troll av att summan av alla debiteringarär lika med summan av alla kreditering-ar. Avstämning av enskilda konton gördu genom att jämföra saldon i bokföring-en med t ex kontoutdrag från bank- ellerplusgiro, fakturor eller andra handlingar.Avstämningarna bör göras enligt fastarutiner. Använd gärna mallar och spararesultatet av avstämningarna i en särskildpärm. Det är värdefull information omdu senare behöver gå tillbaka i redovis-ningen. Anlitar du hjälp med bokföring-en, bör ni tillsammans göra upp hur av-stämningarna ska skötas.

Kontantförsäljningskassa bör räknasvarje dag. Mindre handkassa för vissa in-köp kontrolleras veckovis. Bank- och

plusgirosaldot stäms av när kontoutdragkommer eller minst en gång i månaden.Andra konton är också lämpliga attstämma av månadsvis, t ex kundford-ringar och leverantörsskulder liksomskatter och avgifter.

Avstämning av kundfordringaroch leverantörsskulderSaldot i bokföringen jämförs med dinförteckning eller pärm med obetalda fak-turor.

MomsavstämningI samband med att du gör skattedeklara-tionen bör du stämma av bokföringen.Utgående moms enligt bokföringen jäm-förs med periodens saldo på försäljnings-kontot. Ingående moms hämtas från bok-föringen. En bedömning av rimlighetengörs. Avsluta gärna kontona för utgåen-de och ingående moms i samband medatt momsen deklareras.

Avstämning av arbetsgivar -avgifter och preliminärskatterKontrollera att arbetsgivaravgifter enligtskattedeklarationen stämmer med saldotpå kontot i bokföringen och motsvarandeför innehållen preliminärskatt för de an-ställda.

Om det inte stämmer?Om avstämningen visar att det finns fel ibokföringen, måste du gå tillbaka tillgrundmaterialet och kontrollera omsamtliga verifikationer har blivit bokför-da och bokföringen har gjorts på ett rik-tigt sätt. Finns det verifikationer på allaaffärshändelser? Finns det t ex avgiftersom banken angivit på kontoutdraget?

■ REGELBUNDENRAPPORTERINGSom stöd för dig i ditt företagande behö-ver du med jämna mellanrum, helst varjemånad, bilda dig en uppfattning om lägeti företaget. Bokföringens syfte är att duvid varje tidpunkt dels ska kunna veta re-sultatet av verksamheten, dels få en upp-

fattning om verksamhetens ekonomiskaställning, dvs vilka tillgångar och skul-der som finns. För att uppnå detta kan dubehöva göra vissa justeringar i bokför-ingen, s k periodiseringar.

Du som gör förenklat årsbokslut behö-ver bara göra ett fåtal periodiseringar, sevidare i broschyren ”Bokföring, bokslutoch deklaration”.

PeriodiseringarSom vi tidigare nämnt, gäller det att var-je period, månad eller år, ska tillgodo -räknas de intäkter som hör till perioden.På motsvarande sätt ska utgifter periodi-seras till kostnader. Många gånger måstedu betala i förskott för tjänster som duutnyttjar successivt. Exempel på detta ärförsäkringspremier och hyror. Ett annatexempel på utgifter som du betalar i”förskott” är dina inköp av varor ochmaterial som ska säljas men som finnskvar i företaget vid en redovisnings -periods utgång. Däremot görs ofta ränte-betalningar först i efterhand. Dessa ärdärför exempel på utgifter som betalas iefterskott.

För att du ska få ett rättvisande resul-tat, ska den här typen av poster beräknasoch beaktas. Förskottsbetalda utgiftermåste, till den del de inte utnyttjats ellerförbrukats, tas upp som en tillgång. Påmotsvarande sätt ska du beräkna dinkostnad, och därmed din skuld, för t extelefon, el och vatten som du ännu intefått någon räkning på. Använder du datori din bokföring, kan vissa sådana perio-diseringar göras automatiskt i bokför-ingsprogrammet. Beräkning av avskriv-ningar på maskiner och inventarier ärockså en sorts kostnadsperiodisering.

Det är först när du har kompletteratdin bokföring med nödvändiga periodi-seringar, som du har ett riktigt tillförlit-ligt periodresultat.

Exempel på mall för avstämning avlikvida medel (1930 Bank)

Datum för avstämning

Saldo enligt bokföringen XX

I bokföringen ej noteradeinbetalningar +XX

I bokföringen ej noteradeutbetalningar – XX

Av banken ej redovisade inbetal-ningar som noterats i bokföringen – XX

Av banken ej redovisade utbetal-ningar som noterats i bokföringen +XX

Saldo enligt kontoutdrag XX

FÖLJA UPPSyftet med det här uppslaget är att visa hur dukan följa upp att det som händer i ditt företagavspeglar sig i bokföringen.

19

■ Stämma av bokföringen■ Regelbunden rapportering■ Resultat- och balansrapporter

■ RESULTATRAPPORTResultatrapporten är en sammanställningav dina intäkter och kostnader. Har dugjort periodiseringarna i bokföringen,kan du direkt använda saldona där. Annars måste du göra manuella juste -ringar.

Resultatrapporter kan vara olika upp-byggda. De flesta bokföringsprogram haren standarduppställning, men många gerockså en möjlighet för dig att välja själv.Du bör då välja en uppställning som pas-sar ditt företag. För att saldon i en resul-tatrapport ska bli verkligt intressanta fördig, är det bra att ha något att jämföramed. Det vanligaste är att jämföra medbudgeten och med samma period föregå-ende år. Det är därför lämpligt att resul-tatrapporten har samma uppställningsom resultatbudgeten.

■ BALANSRAPPORTBalansrapporten är en förteckning överde tillgångar och skulder företaget harvid en bestämd tidpunkt. Summan av alla tillgångar ska vara lika med summanav skulder och eget kapital.

För din löpande kontroll och analys av företaget ger både resultatrapportenoch balansrapporten viktig information.Balans rapporten är till hjälp för din upp-följning av likviditeten. Hur mycketfinns på företagets bank- och plusgiro-konton? Hur stora är kundfordringarna?Räcker pengarna för att betala löpandeutgifter och förfallna skulder?

RÅDSe till att avstämningar av viktigakonton sker en gång i månaden – varesig du gör det själv eller tar hjälp avnågon annan. Acceptera aldrig att duinte förstå r beloppen i en resultat- ochbalansrapport. Använd tid i början tillatt gå igenom dessa med enredovisningskonsult. Redan andragången du ser uppställningarna, förstårdu mer. Att förstå bokföringen är enförutsättning för att kunna följa upp ochta ansvar för företagets ekonomi.

20

7a

■ REGLER FÖR ÅRSBOKSLUTAlla företag är skyldiga att avsluta den lö-pande bokföringen. Det sker genom upp-rättandet av ett årsbokslut eller en årsre-dovisning vid räkenskapsårets utgång.

Avgörande för hur den löpande bok-föringen ska avslutas är främst den företagsform i vilken verksamheten bedrivs men även företagets storlek harbetydelse.

Aktiebolag och ekonomiska förening-ar ska t ex alltid upprätta årsredovisning.Enskilda näringsidkare ska som hu-vudregel upprätta ett årsbokslut. Motsva-rande gäller för de flesta handelsbolag.Mindre företag* kan välja att upprättabalans- och resultaträkning i förkortadform. De flesta enskilda näringsidkarekan också välja att istället upprätta ettförenklat årsbokslut. I tabellen på sidan29 kan du få hjälp att se vad som gällerför just ditt företag.

I detta kapitel får du vägledning omhur ett årsbokslut upprättas. Hur ett för-enklat årsbokslut upprättas framgår avbroschyren ”Bokföring, bokslut och de-klaration” som finns att ladda ner gratispå www.bfn.se. I kapitel 7b finns mot-svarande genomgång för årsredovisnin-gens upprättande.

■ FÖRBEREDA ÅRSBOKSLUTÅrsbokslutet ska visa hur företaget gåttunder året och hur ställningen är vid utgången av året. För att det ska gåsnabbt och enkelt att ta fram ett årsbok-slut, krävs det att du förbereder arbetetordentligt.

Har du gjort regelbundna periodrap-porter, har du fått en ganska bra uppfatt-ning om vilket årsresultat du kan räknamed. Du vet om det kanske finns oklar-heter som måste lösas i samband medbokslutsarbetet.

Att förbereda ett årsbokslut innebär att ta fram korrekta underlag för alla delar i årsbokslutet. Har du t ex ett varu-lager, ska det inventeras. Det är ocksålämpligt att inventera maskiner och in-ventarier.

RÄKENSKAPSÅRFöretagets räkenskapsår omfattar normalt 12 månader, men det första räkenskapsåretfår omfatta kortare eller längre tid, dock högst 18 månader. Enskilda näringsidkare ochhandelsbolag med fysiska delägare måste ha ett räkenskapsår som sammanfaller medkalenderår. Dagen när räkenskapsåret avslutas kallas balansdag.

ÅRSBOKSLUTFÖR ENSKILDA NÄRINGSIDKARE OCH DE FLESTA HANDELSBOLAG

När året går mot sitt slut är det dags att förbereda årsbokslutet.På detta uppslag berättar vi om hur du kan förbereda och sedan genomföra bokslutsarbetet.Vi börjar också gå igenom de olika posterna i balansräkningen.

Alla dina tillgångar, avsättningar ochskulder ska förtecknas och värderas. För-teckningarna ska sparas och utgöra bila-gor till det färdiga årsbokslutet.

Du ska se till att intäkter och kostna-der redovisas på rätt sida av balansda-gen, dvs är rätt periodiserade. Därför ärdet t ex bra om du redan före årsskiftetfakturerar alla varor som levererats tillkunder. Du kan också be dina leverantö-rer att skicka sina fakturor till dig i tid.

■ UPPRÄTTA ÅRSBOKSLUTAtt upprätta årsbokslutet innebär att stäl-la samman alla affärstransaktioner för etthelt verksamhetsår i de två dokumentenresultaträkning och balansräkning. Meninnan du kan göra detta, måste du kon-trollera att allting värderats korrekt. Närdu bokfört alla löpande affärshändelseroch gjort de vanliga periodiseringarna,

har du fått fram ett preliminärt resultatför räkenskapsåret och preliminära saldon på dina tillgångs- och skuld -konton.

Det är då dags att gå igenom alla ba-lanskonton och avgöra om du behövergöra några justeringar – om det t ex finns några tillgångar som har minskat i värde.Att du ska göra klart balansräkningensposter före resultaträkningen, beror på att alla justeringar av värdet på tillgångar,avsättningar och skulder också påverkarföretagets resultat. Du kan alltså inte av-sluta din resultaträkning förrän du gåttigenom alla balansposter.

*Mindre företag uppfyller inget eller endastett av följande kriterier:– antal anställda > 50– balansomslutning > 40 mkr– nettoomsättning > 80 mkr

21

➡

Samtidigt bör du fundera på hur företa-gets balansräkning ska utformas. Debalans rapporter som du tagit fram löpan-de under året har innehållit en mängdolika konton. Nu ska de slås sammansystematiskt under fastställda rubriker.

■ BALANSRÄKNINGENBalansräkningen visar alla tillgångar,eget kapital, avsättningar och skulder enviss dag, balansdagen. Hur balansräk-ningen ska se ut är lagreglerat. Det finnsockså regler för hur olika poster ska vär-deras. När du gör din genomgång avbalans kontona, specificerar du alla till-gångar, avsättningar och skulder värde-rade enligt dessa regler – och summerarrespektive balanspost.

TILLGÅNGARTillgångar delas upp i Anläggningstill-gångar och Omsättningstillgångar. An-läggningstillgångar är avsedda att stadig-varande brukas eller innehas i rörelsen.Övriga tillgångar är omsättningstillgångar.

AnläggningstillgångarAnläggningstillgångar delas in i tre rubri-ker: Immateriella, Materiella och Finan-siella, som i sin tur delas in i poster. Någ-ra av dessa redogör vi för här.

Hyresrätter och

liknande rättigheter

En förvärvad hyresrätt är exempel på enimmateriell anläggningstillgång som skaredovisas i denna post. Avskrivning skagöras på anskaffningsvärdet.

Inventarier, verktyg

och installationer

Här redovisas de flesta materiella an -lägg ningstillgångarna. Från anskaff -nings värdet görs avdrag för avskrivning-ar. Alla inventarier etc ska vara förteck-nade i en särskild förteckning (anlägg-ningsregister). Helst skriver du löpandein i förteckningen uppgifter om anskaffa-de och försålda inventarier och avskriv-ningar på dessa så att saldot i registret

alltid stämmer överens med saldot i bok-föringen.

OmsättningstillgångarOmsättningstillgångar delas in i fyrarubri ker: Varulager m m, Kortfristigafordringar, Kortfristiga placeringar samtKassa och bank, som i sin tur delas in iposter. I det följande redogör vi för någ-ra av dessa.

Råvaror och förnödenheter,

handelsvaror, etc

Här tar du upp omsättningstillgångarsom är avsedda för försäljning eller för-brukning i verksamheten. Du ska ta uppde varor som inköpts eller framställts inom företaget under året (eller eventu-ellt tidigare år) och som finns kvar påbalansdagen.

Värdet på ditt varulager ska grundaspå en fysisk inventering. Var noga medatt varorna värderas korrekt – normalttill anskaffningsvärdet. Om ett beräknatförsäljningsvärde (med avdrag för för-säljningskostnader) för vissa varor ärlägre än anskaffningsvärdet, ska du taupp dessa varor till det lägre värdet.

Förskott till leverantörer

Här anger du betalningar i förskott förvaror och tjänster som inte levererats.Om förskottet avser något som ska an-vändas i flera år ska det redovisas somen anläggningstillgång.

Kundfordringar

Här summeras beloppet på dina utgåendefakturor som kunderna ännu inte betalt –minskat med eventuellt belopp som duinte tror att dina kunder kommer att beta-

la. Kom ihåg att helst fakturera alla varorsom du levererat och tjänster som du ut-fört före balansdagen.

Övriga fordringar

Kan vara fordringar av olika slag som inte hör hemma under de övriga rubri-kerna, t ex fordringar hos personal och ivissa fall momsfordran.

Förutbetalda kostnader och

upplupna intäkter

Den här raden används för alla de utgif-ter som tillhör det nya året, men som duredan bokfört. Det kan vara försäk-ringspremier, hyra och bonus. Här redo-visas också eventuella intäkter som dutjänat in, men som du inte hunnit faktu-rera.

Kassa och bank

Här anges summan av de likvida medelföretaget har på balansdagen. I den löpande bokföringen har du säkert haftolika konton för kassa, bank och plus -giro.

Balansräkning i förkortad formTillgångarna redovisas under rubrikernaAnläggningstillgångar, som delas in iposterna Immateriella, Materiella samtFinansiella, och Omsättningstillgångar,som delas in i Varulager m m, Kortfristi-ga fordringar, Kortfristiga placeringarsamt Kassa och bank. Exempelvis ingårdå kundfordringar i posten Kortfristigafordringar.

EGET KAPITAL OCH SKULDER ➜

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSER ➜

RÅDVänta inte för länge med att förbereda årsbokslutet. Oklarheter måste redas ut i god tid. Räkna med att rutinerna kring ditt första årsbokslut tar längre tid därför att du är ovan. Årsbokslutet görs klart så snart som möjligt. Det är viktigt att du har full kontroll över hur det går för företaget. Beloppen i årsbokslutet är också till god hjälp när budgeten för nästa år ska göras.

■ Regler för årsbokslut■ Förbereda årsbokslut■ Upprätta årsbokslut■ Balansräkningen

22

➡ÅRSBOKSLUTFÖR ENSKILDA NÄRINGSIDKARE OCH DE FLESTA HANDELSBOLAG

På detta uppslag går vi igenom posterna under eget kapital och skulder ibalansräkningen och resultaträkningen i sin helhet. Vi berör även deupplysningar som ska lämnas i noter.

kan du också redovisa här om den är förnyad.

Leverantörsskulder

I posten redovisas alla leverantörsfaktu-ror som inte är betalda på balansdagen.

Upplupna kostnader och

förutbetalda intäkter

I denna post ingår kostnader som du räk-nar med att få betala i framtiden mensom egentligen hör till detta år, t ex leve-rerade varor där faktura tas emot efterbalansdagen, semesterersättning, socialakostnader, arvoden och upplupna ränte-kostnader. Beloppen ska styrkas med såbra underlag som möjligt. Här redo visasäven eventuella intäkter som du fått iförskott men ännu inte tjänat in.

Övriga skulder

I posten redovisas personalens källskat-ter, arbetsgivaravgifter samt andra skul-der som inte hör hemma under andra rubriker.

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSERBalansräkningen och resultaträkningenger inte ensamma en fullständig bild avföretagets ekonomiska ställning. Kom-pletterande information under denna ru-brik behövs därför om företaget pantsattnågra tillgångar, t ex i form av företags -inteckningar, eller gjort utfästelser i formav t ex borgensförbindelser.

Balansräkning i förkortad formRubrikerna Eget kapital samt Ställda sä-kerheter och Ansvarsförbindelser redovi-sas på samma sätt som ovan.

Skulderna redovisas däremot endast iposterna Obeskattade reserver, Avsätt-ningar, Långfristiga skulder och Kort-fristiga skulder. Exempelvis ingår leve-rantörsskulder i posten Kortfristiga skul-der.

EGET KAPITAL OCH SKULDEREget kapital redovisas olika beroende påföretagsform. Skulderna delas in i Lång-fristiga och Kortfristiga skulder, som i sintur delas in i poster. Med långfristigaskulder avses skulder som inte ska betalasinom ett år. Andra skulder är kortfristiga.Företaget kan också ha Obeskattade reser-ver och Avsättningar. Här är några kom-mentarer till de rubriker och poster somkan vara aktuella för ett nystartat företag.

Eget kapitalI enskild näringsverksamhet adderas ingående eget kapital med årets vinst ocheventuella kapitaltillskott. Förlust och ka-

pitaluttag minskar det ingående kapitalet. I ett handelsbolag görs motsvarande

bokföring på respektive delägareskapital konto.

AvsättningarHär redovisas förpliktelser som hör tillräkenskapsåret och som på balansdagenär säkra eller sannolika till sin förekomstmen ovissa till belopp eller den tidpunktdå de ska infrias. Ett exempel på en av-sättning kan vara ett garantiåtagande.

Skulder till kreditinstitut

I denna post redovisas företagets bank -lån. En utnyttjad checkräkningskredit

23

■ Balansräkningen, forts■ Resultaträkningen■ Noter och underskrift

■ RESULTATRÄKNINGENResultaträkningen visar hur det gått för företaget under räkenskapsåret. Resultat räkningen ska upprättas antingen funktionsindelad eller kostnadsslags-indelad.

Ett företag kan fritt välja mellan de två uppställningsformerna. (Tänk dock på attnär du valt uppställningsform får du bara byta om det finns särskilda skäl m m.) I vårtexempel har vi visat en resultaträkning indelad efter kostnadsslag eftersom det är denuppställningsform som används i så gott som alla företag av denna storlek.

■ NOTER OCH UNDERSKRIFTÅrsbokslutet ska, utöver resultat- och ba-lansräkning, även innehålla noter. I no-terna finns tilläggsupplysningar om vilkaprinciper som använts för värdering av t ex tillgångar och skulder. Upplysningar

ska också lämnas om hur värdet av varjepost som redovisats som anläggningstill-gång har beräknats.

Årsbokslutet ska undertecknas av denenskilde näringsidkaren respektive av

delägarna i ett handelsbolag. I företagsom företräds av en styrelse ska årsbok-slutet skrivas under av samtliga styrelse-ledamöter.

Kommentarer till vårt exempel� Nettoomsättningen får du genom attsummera alla konton som avser försälj-ning av varor och tjänster. Nettoomsätt-ningen ska redovisas efter avdrag för lämnade kassarabatter, övriga rabatteroch mervärdesskatt. Intäkter som inte ingår i den normala försäljningen, t ex licensavgifter, hyror och arrenden redo -visas som övriga rörelseintäkter.

� Här redovisas bl a företagets kostna-der för råvaror och förnödenheter,handels varor, personal samt övriga externa kostnader. Även avskrivningarredovisas här.

� Avskrivningar ska göras på alla an-läggningstillgångar enligt en bestämdplan. En maskin som inköpts för 50 000kr kan t ex skrivas av med 10 000 kr perår. Alla avskrivningar ska dokumenterasoch i en not anger du bl a hur tillgångensvärde beräknats. Mer om avskrivningarfinns i kapitel 1.

� Finansiella poster utgörs framföralltav ränteintäkter och räntekostnader.

� Den sista raden i resultaträkningenanger den vinst eller förlust som företa-get redovisar för räkenskapsåret.

Resultaträkning i förkortadformIstället för Nettoomsättning redovisasBruttovinst. Denna får du genom att ökaNettoomsättningen med Övriga intäkteroch därefter dra av kostnader för Råva-ror och förnödenheter och Övriga exter-na kostnader. Bruttovinsten skulle i ex-emplet beräknas till 380 488 kr (628 130+ 2 120 – 145 000 – 104 762).

Övriga poster redovisas på samma sättsom i exemplet.

24

7b ÅRSREDOVISNINGFÖR AKTIEBOLAG, EKONOMISKA FÖRENINGAR, VISSA HANDELSBOLAG M FL

När året går mot sitt slut är det dags att förbereda årsredovisningen.På detta uppslag berättar vi om hur du kan förbereda och sedan genomföra arbetet medårsredovisningen. Vi börjar också gå igenom de olika posterna i balansräkningen.

■ REGLER FÖRÅRSREDOVISNINGAlla företag är skyldiga att avsluta denlöpande bokföringen. Det sker genomupprättandet av ett årsbokslut eller enårsredovisning vid räkenskapsårets ut-gång.

Avgörande för hur den löpande bok -föringen ska avslutas är främst den företagsform i vilken verksamheten be-drivs men även företagets storlek har betydelse.

Aktiebolag, ekonomiska föreningaroch vissa handelsbolag ska t ex alltidupprätta årsredovisning. Mindre företag*kan välja att upprätta balans- och resul-taträkning i förkortad form. I tabellen på sidan 29 kan du få hjälp att se vad somgäller för just ditt företag.

I detta kapitel får du vägledning omhur en årsredovisning upprättas. I kapitel7a finns motsvarande genomgång förårsbokslutets upprättande.

■ FÖRBEREDAÅRSREDOVISNINGÅrsredovisningen ska visa hur företagetgått under året och hur ställningen är vidutgången av året. För att det ska gåsnabbt och enkelt att ta fram en årsredo-visning, krävs det att du förebereder arbetet ordentligt.

Har du gjort regelbundna periodrap-porter, har du fått en ganska bra uppfatt-ning om vilket årsresultat du kan räknamed. Du vet om det kanske finns oklar-heter som måste lösas i samband medårsredovisningens upprättande.

Att förbereda en årsredovisning inne-bär att ta fram korrekta underlag för alladelar i årsredovisningen. Har du t ex ettvarulager, ska det inventeras. Det är ock-så lämpligt att inventera maskiner ochinventarier.

Alla dina tillgångar, avsättningar ochskulder ska förtecknas och värderas. För-teckningarna ska sparas och utgöra bila-gor till den färdiga årsredovisningen.

Du ska se till att intäkter och kostna-der redovisas på rätt sida av balansda-

RÄKENSKAPSÅRFöretagets räkenskapsår omfattar normalt 12 månader, men det första räkenskapsåretfår omfatta kortare eller längre tid, dock högst 18 månader. Ett räkenskapsår är oftalika med ett kalenderår men kan för vissa företag, t ex aktiebolag, också avslutas en annan månad än december. Den dagen kallas balansdag.

gen, dvs är rätt periodiserade. Därför ärdet t ex bra om du redan före årsskiftetfakturerar alla varor som levererats tillkunder. Du kan också be dina leveran -törer att skicka sina fakturor till dig i tid.

■ UPPRÄTTAÅRSREDOVISNINGAtt upprätta årsredovisningen innebärbl a att ställa samman alla affärstransak-tioner för ett helt verksamhetsår i de tvådokumenten resultaträkning och balans-räkning. Men innan du kan göra detta,måste du kontrollera att allting värderatskorrekt. När du bokfört alla löpande affärshändelser och gjort de vanliga periodiseringarna, har du fått fram ettpreliminärt resultat för räkenskapsåretoch preliminära saldon på dina tillgångs-och skuldkonton.

Det är då dags att gå igenom alla ba-lanskonton och avgöra om du behövergöra några justeringar – om det t ex finnsnågra tillgångar som har minskat i värde.Att du ska göra klart balansräkningensposter före resultaträkningen, beror på attalla justeringar av värden på tillgångar,avsättningar och skulder påverkar före -tagets resultat. Du kan alltså inte avslutaresultaträkningen förrän du gått igenomalla balansposter.

De balansrapporter som du tagit framlöpande under året har innehållit enmängd olika konton. Nu ska de slås sam-man systematiskt under fastställda rubri-ker.

*Mindre företag uppfyller inget eller endastett av följande kriterier:− antal anställda > 50− balansomslutning > 40 mkr− nettoomsättning > 80 mkr

25

➡

■ BALANSRÄKNINGENBalansräkningen visar alla tillgångar,eget kapital, avsättningar och skulder enviss dag, balansdagen. Hur balansräk-ningen ska se ut är lagreglerat. Det finnsockså regler för hur olika poster skallvärderas. När du gör din genomgång avbalanskontona, specificerar du alla till-gångar, avsättningar och skulder värde-rade enligt dessa regler – och summerarrespektive balanspost.

TILLGÅNGARTillgångar delas upp i Anläggningstill-gångar och Omsättningstillgångar. Anläggningstillgångar är avsedda att stadigvarande brukas eller innehas i rörelsen. Övriga tillgångar är omsätt-ningstillgångar.

AnläggningstillgångarAnläggningstillgångarna delas in i tre ru-briker: Immateriella, Materiella och Finansiella, som i sin tur delas in i pos-ter. Några av dessa redogör vi för här.

Hyresrätter och

liknande rättigheter

En förvärvad hyresrätt är exempel på enimmateriell anläggningstillgång som skaredovisas i denna post. Avskrivning skagöras på anskaffningsvärdet.

Inventarier, verktyg

och installationer

Här redovisas de flesta materiella an-läggningstillgångarna i ej tillverkandeföretag. I tillverkande företag gäller mot-svarande regler för posten Maskiner ochandra tekniska anläggningar. Från an-skaffningsvärdet görs avdrag för av-skrivningar. Alla inventarier etc ska varaförtecknade i en särskild förteckning (an-läggningsregister). Helst skriver du lö-pande in i förteckningen uppgifter omanskaffade och försålda inventarier och avskrivningar på dessa så att saldot i re-gistret alltid stämmer överens med saldoti bokföringen.

OmsättningstillgångarOmsättningstillgångar delas in i fyra rubriker: Varulager m m, Kortfristigafordringar, Kortfristiga placeringar samtKassa och bank, som i sin tur delas in iposter. I det följande redogör vi för några av dessa.

Råvaror och förnödenheter,

handelsvaror, etc

Här tar du upp omsättningstillgångarsom är avsedda för försäljning eller för-brukning i verksamheten. Du ska ta uppde varor som inköpts eller framställts in-om företaget under året (eller eventuellttidigare år) och som finns kvar på ba-lansdagen.

Värdet på ditt varulager ska grundaspå en fysisk inventering. Var noga medatt varorna värderas korrekt – normalttill anskaffningsvärdet. Om ett beräknatförsäljningsvärde (med avdrag för för-säljningskostnader) för vissa varor ärlägre än anskaffningsvärdet, ska du taupp dessa varor till det lägre värdet.

Förskott till leverantörer

Här anger du betalningar i förskott förvaror eller tjänster som inte levererats.Om förskottet avser något som ska an-vändas i flera år ska det redovisas somen anläggningstillgång.

Kundfordringar

Här summeras beloppet på dina utgåendefakturor som kunderna ännu inte betalt –minskat med eventuellt belopp som duinte tror att dina kunder kommer att beta-la. Kom ihåg att helst fakturera alla varor

som du levererat och tjänster som du ut-fört före balansdagen.

Övriga fordringar

Kan vara fordringar av olika slag som inte hör hemma under de övriga rubri-kerna, t ex fordringar hos personal och ivissa fall momsfordran.

Förutbetalda kostnader och

upplupna intäkter

Den här raden används för alla de utgif-ter som tillhör det nya året, men som duredan bokfört. Det kan vara försäkrings -premier, hyra och bonus. Här redovisasockså eventuella intäkter som du tjänatin, men som du inte hunnit fakturera.

Kassa och bank

Här anges summan av de likvida medelföretaget har på balansdagen. I den löpande bokföringen har du säkert haftolika konton för kassa, bank och plus -giro.

Balansräkning i förkortad formTillgångar redovisas under rubrikernaAnläggningstillgångar, som delas in iposterna Immateriella, Materiella samtFinansiella, och Omsättningstillgångar,som delas in i Varulager m m, Kortfristi-ga fordringar, Kortfristiga placeringarsamt Kassa och bank. Exempelvis ingårdå kundfordringar i posten Kortfristigafordringar.

EGET KAPITAL OCH SKULDER ➜

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSER ➜

RÅDVänta inte för länge med att förbereda årsredovisningen. Oklarheter måste redas ut i god tid.

Det är viktigt att du har full kontroll över hur det går för företaget. Beloppen i årsredovisningen är också till god hjälpnär budgeten för nästa år ska göras.

■ Regler för årsredovisning■ Förbereda årsredovisning■ Upprätta årsredovisning■ Balansräkningen

26

➡ÅRSREDOVISNINGFÖR AKTIEBOLAG, EKONOMISKA FÖRENINGAR, VISSA HANDELSBOLAG M FL

På detta uppslag går vi igenom posterna under eget kapitaloch skulder i balansräkningen och resultaträkningen i sin helhet.Vi berör även de upplysningar som ska lämnas i noter och förvaltningsberättelse.

EGET KAPITAL OCH SKULDEREget kapital redovisas olika beroende påföretagsform. Skulderna delas in i Lång-fristiga och Kortfristiga skulder, som isin tur delas in i poster. Företaget kanockså ha Obeskattade reserver och Av-sättningar. Här är några kommentarer tillde rubriker och poster som kan vara ak-tuella för ett nystartat företag.

Eget kapitalI aktiebolag och ekonomiska föreningardelas kapitalet in i bundet eget kapitaloch fritt eget kapital. I det bundna kapi-talet ingår t ex aktiekapital respektive in-betalda medlemsinsatser och vad bola-get/föreningen avsatt till reservfond. Ifritt eget kapital ingår årets vinst (för-lust) och vad som sparats av tidigare årsvinster (förluster).

I handelsbolag adderas för varje delä-gare ingående kapital med årets vinst ocheventuella kapitaltillskott. Förlust och kapitaluttag minskar det ingående kapi -talet.

Obeskattade reserverUnder denna rubrik redovisas de särskil-da dispositioner som skattelagstiftningentillåter i vinstreglerande syfte. Ett exem-pel är periodiseringsfonder.

AvsättningarRubriken omfattar förpliktelser som hörtill räkenskapsåret och som på balansda-gen är säkra eller sannolika till sin före-komst men ovissa till belopp eller dentidpunkt då de ska infrias. Ett exempelpå en avsättning kan vara ett garantiåta-gande.

Långfristiga skulderUnder denna rubrik redovisas sådanaskulder som inte ska betalas under detnärmast följande räkenskapsåret. En ut-nyttjad checkräkningskredit kan du redo-visa här om den är förnyad.

Kortfristiga skulderUnder denna rubrik redovisas de skuldersom ska betalas inom ett år.

Leverantörsskulder

I posten redovisas alla leverantörsfaktu-ror som inte är betalda på balansdagen.

Skatteskulder

Här redovisas endast företagets egen in-komstskatt. Posten blir därför aktuell en-dast om verksamheten drivs i aktiebolageller ekonomisk förening.

Övriga skulder

I denna post redovisas bl a kortfristigabankskulder, personalens källskatter, ar-betsgivaravgifter samt andra skulder sominte hör hemma under andra rubriker.

Upplupna kostnader och

förutbetalda intäkter

I denna post ingår kostnader som du räk-nar med att få betala i framtiden mensom egentligen hör till detta år, t ex leve-rerade varor där faktura tas emot efterbalansdagen, semesterersättningar,socia la kostnader, arvoden och upplupnaräntekostnader. Beloppen ska styrkasmed så bra underlag som möjligt. Här re-dovisas även eventuella intäkter som dufått i förskott men ännu inte tjänat in.

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSERBalansräkningen och resultaträkningen gerinte ensamma en fullständig bild av företa-gets ekonomiska ställning. Kompletteran-de information under denna rubrik behövsdärför om företaget pantsatt några till-gångar, t ex i form av företagsinteck -ningar, eller gjort utfästelser i form av t exborgensförbindelser.

Balansräkning i förkortad formRubrikerna Eget kapital samt Ställda sä-kerheter och Ansvarsförbindelser redovi-sas på samma sätt som ovan.

Skulderna redovisas däremot endast iposterna Obeskattade reserver, Avsätt-ningar, Långfristiga skulder och Kort-fristiga skulder. Exempelvis ingår leve-rantörsskulder i posten Kortfristiga skul-der.

27

Kommentarer till vårt exempel� Nettoomsättningen får du genom att sum-mera alla konton som avser försäljning av varor och tjänster. Nettoomsättningen skaredo visas efter avdrag för lämnade kassara-batter, övriga rabatter och mervärdesskatt. Intäkter som inte ingår i den normala försälj-ningen, t ex licensavgifter, hyror och arrendenredovisas som övriga rörelseintäkter.� Här redovisas bl a företagets kostnader förråvaror och förnödenheter, handelsvaror, personal samt övriga externa kostnader. Ävenavskrivningar redovisas här.� Avskrivningar ska göras på alla anlägg -nings tillgångar enligt en bestämd plan. Enmaskin som inköpts för 50 000 kr kan t exskrivas av med 10 000 kr per år. Alla avskriv-ningar ska dokumenteras och i en not angerdu bl a vilken avskrivningsplan du använder.Mer om avskrivningar finns i kapitel 1.� Finansiella poster utgörs framförallt av rän-teintäkter och räntekostnader. � Under den här rubriken redovisas skatte-mässiga dispositioner som innebär att resulta-tet ökas eller minskas. Det kan t ex vara frågaom avsättning till en periodiseringsfond somminskar årets skattekostnad och redovisadevinst.� Här anges endast företagets egen inkomst -skatt.� Den sista raden i resultaträkningen angerden vinst eller förlust som företaget redovisarför räkenskapsåret.

Resultaträkning i förkortad formIstället för Nettoomsättning redovisas Brutto-vinst. Denna får du genom att öka Nettoom-sättningen med Övriga intäkter och därefterdra av kostnader för Råvaror och förnödenhe-ter och Övriga externa kostnader. Bruttovins-ten skulle i exemplet beräknas till 349 348(628 130 + 2 120 – 155 220 – 125 682).

Övriga poster redovisas på samma sätt somovan.

Årsredovisningen ska utöver resultat-och balansräkning även innehålla noteroch en förvaltningsberättelse för rä ken -skaps året. I noterna finns tilläggsupplys-ningar om hur t ex tillgångar och skulder

värderats. I förvaltningsberättelsen be-skrivs i ord de viktigaste händelserna un-der året och anges vissa ytterligarelagstadgade uppgifter som t ex förslagtill vinstdisposition.

I aktiebolag och ekonomiska förening-ar ska årsredovisningen skrivas under avstyrelsen och eventuell verkställande direktör, i handelsbolag av delägarna.

■ NOTER OCH FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE

■ Balansräkningen, forts■ Resultaträkningen■ Noter och förvaltningsberättelse

■ RESULTATRÄKNINGENResultaträkningen visar hur det gått för företaget under räkenskapsåret. Resultaträkningen ska upprättas antingen funktionsindelad eller kostnadsslags -indelad.

Ett företag kan fritt välja mellan de två uppställningsformerna. Tänk dock påatt när du har valt uppställningsform får du bara byta om det finns särskilda skälm m. Ett aktiebolag som upprättar årsredovisning enligt BFNAR 2008:1 kan där -emot bara upprätta kostnadsslagsindelad resultaträkning. I vårt exempel har vivisat en resultaträkning indelad efter kostnadsslag eftersom det är den vanligasteuppställningsformen.

28

8 EFTER ÅRSBOKSLUT/ÅRSREDOVISNINGHär får du veta vad du ska göra efter årsbokslutet eller årsredovisningen.

■ REVISIONFör företag som ska upprätta årsredovis-ning finns i vissa fall regler om revision.Ett aktiebolag som omfattas av revisions -plikt är alltid skyldigt att utse minst enauktoriserad eller godkänd revisor, övri-ga företag endast om vissa villkor äruppfyllda. Ett företag får frivilligt tilläm-pa reglerna om revision.

Revisorn utses av bolagsstämman ochska granska företagets bokföring, årsre-dovisningen samt företagsledningens och styrelsens förvaltning. Resultatet avgranskningen sammanfattas i en revi-sionsberättelse, som lämnas till företagetoch bifogas årsredovisningen.

Revisionsplikten regleras i aktiebo -lags lagen, lagen om ekonomiska för -eningar, bostadsrättslagen och stiftelse -lagen.

■ BOLAGSSTÄMMA IAKTIEBOLAGI ett aktiebolag ska aktieägarna årligenhålla en bolagsstämma på vilken ett antalbestämda ärenden ska behandlas. Års -redovisningen presenteras och beslut fat-tas om att fastställa resultaträkningenoch balans räkningen. Stämman ska dess -utom avgöra hur uppkommen vinst ellerförlust ska disponeras och ta ställning tillom styrelseledamöter och eventuellverkställande direktör ska beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret.

På bolagsstämman blir det också aktuellt att utse styrelse. Ordinarie bo-lagsstämma ska hållas senast sex måna-der efter räkenskapsårets utgång.

Kom ihåg att stämmans beslut beträffande vinsten eller förlusten skabokföras.

■ INFORMATION TILLMYNDIGHETERFöretagsformen avgör vilken informa-tion som ska sändas till olika myndig -heter efter årsbokslutets eller årsredovis-ningens upprättande. Vi ger här en kortöversikt.

Aktiebolag ochvissa handelsbolagEn kopia av ett aktiebolags årsredovis-ning ska inom sju månader efter räken-skapsårets utgång ha inkommit till Bo-lagsverket i Sundsvall. Om hand lingarnainte har kommit in inom denna tid får dubetala försenings avgift. På kopian avårsredovisningen ska VD eller en styrel-seledamot intyga att den behandlats påordinarie bolags stämma och vilka beslutsom fattats. Handelsbolag med minst enjuridisk person som delägare ska skickain kopior av årsredovisningen till Bo -lags verket inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. Mer informationkan du få från Bolagsverket.

Även Skatteverket ska ha informationom ditt bolag. För att den ska kunna fast-ställa vilken skatt som ska betalas, är duskyldig ett lämna in en deklaration medtillhörande bilagor, bl a standardiseraderäkenskapsuppgifter (SRU) som hämtasfrån bokföringen. Mer information kandu få från Skatteverket.

Övriga företagÖvriga typer av företag som uppfyllerdefinitionen av större företag* är skyldi-ga att sända in en kopia av årsredovis-ningen till Bolagsverket.

Mindre företag är skyldiga att hållakopior av årsredovisningen tillgängligasenast från sex månader efter balansda-

DATUM ATT KOMMA IHÅGNär ditt företag har varit igång en tidhar du fått erfara hur viktigt det är atthålla reda på rätt datum för betalningav moms, skatt och arbetsgivaravgifterm m. Det är företagets omsättning somavgör vilka datum som gäller för digoch ditt företag (se sidan 9). För att du irätt tid ska kunna uppfylla de krav somställs på dig är det nödvändigt att du iförväg planerar vilken information somska tas fram och att du alltid har en

aktuell bokföring som du kan få stödav. Ett råd: Gör upp en plan för helaåret med inprickade dagar som gällerför just ditt företag.

* Större företag uppfyller minst två av följande kriterier:– antal anställda > 50– nettoomsättning > 40 mkr– balansomslutning > 80 mkr

gen. Årsbokslut är en intern handlingoch offentliggörs därför inte. För samtli-ga företag ska Skatteverket ha en dekla-ration med tillhörande bilagor, bl a stan-dardiserade räkenskapsuppgifter (SRU)som du hämtar från bok fö ring en. Mer information kan du få från Skatte-verket.

■ SPARA BOKFÖRINGENAll räkenskapsinformation ska enligt lagbevaras i ordnat skick och på betryggan-de och överskådligt sätt i sju år räknatfrån utgången av det kalenderår då rä -ken skaps året avslutades. Huvudregeln äratt den ska förvaras inom landet, men rä-kenskapsinformation i elektronisk formfår under vissa förutsättningar förvaras iett annat land.

Med räkenskapsinformation menast ex verifikationer, löpande bokföring,viktiga avtal, årsbokslut eller årsredovis-ning samt kontoplan och andra uppgiftersom visar hur bokföringen är organise-rad. Med andra ord allt som har betydel-se för bokföringen. Tänk på att ävenuppgifter på disketter, cd-rom och hårddiskar kan vara räkenskapsinfor -mation.

VERKSAMHET AVSLUTA INFORMATION TILL ARKIVERINGRÄKENSKAPERNA MYNDIGHETERNA

Fysiska personer

1) Enskild näringsidkare som normalt Förenklat årsbokslut Deklaration 7 åromsätter högst 3 mkr alternativt till Skatteverket

årsbokslut**

2) Enskild näringsidkare som normalt omsätter Årsbokslut** Deklaration 7 årmer än 3 mkr och som inte är större företag* till Skatteverket

Juridiska personer

3) Aktiebolag som inte är större företag* Årsredovisning** Deklaration 7 årtill SkatteverketÅrsredovisning till Bolagsverket

4) Ekonomisk förening som inte är större Årsredovisning** Deklaration 7 årföretag* till Skatteverket

5) Handelsbolag som normalt omsätter högst Förenklat årsbokslut Deklaration 7 år3 mkr och som inte har någon juridisk person alternativt till Skatteverketsom delägare årsbokslut**

6) Handelsbolag som normalt omsätter mer än Årsbokslut** Deklaration 7 år3 mkr men som inte har någon juridisk person till Skatteverketsom delägare och som inte är större företag*

7) Handelsbolag med en eller flera juridiska Årsredovisning** Deklaration 7 årpersoner som delägare och som inte är större till Skatteverketföretag* Årsredovisning

till Bolagsverket

Större företag*

8) Enskild näringsidkare Årsredovisning Deklaration 7 årHandelsbolag till SkatteverketEkonomisk förening Årsredovisning Aktiebolag till Bolagsverket

29

■ Revision■ Bolagsstämma■ Information till myndigheter■ Spara bokföringen

SAMMANSTÄLLNING

* Större företag uppfyller minst två av följande kriterier: – antal anställda > 50– nettoomsättning > 80 mkr– balansomslutning > 40 mkr

** Resultat- och balansräkning får upprättas i förkortad form

30

9 NY BUDGETNytt år och dags för ny budget.På detta sista uppslag visar vi hur bokföringen ger stödför den fortsatta planeringen av din verksamhet.

■ UPPFÖLJNINGFöretagets ekonomi styr du genom attanvända uppgifterna från bokföringen.Du utnyttjar dem hela tiden genom attjämföra budget med verkligt utfall. På såsätt blir du allt bättre på att bedöma, ana-lysera och dra slutsatser kring vad du skagöra. Tala gärna med din redovisnings-konsult/revisor om att utarbeta en rap-port- och budgetuppföljningsblankettsom är lämplig för din verksamhet.

Om förutsättningarna för din ur -sprung liga budget ändras drastiskt underåret, kan du bli tvungen att justera bud-geten. Att jämföra verkligt utfall med enbudget som inte längre är aktuell, är intemeningsfullt.

Det är inte nödvändigt att företagetredo visar vinst första året – om du harråd att skjuta till det kapital som behövs iföretaget för nästa år. Många företag harhöga kostnader i början och kanske redo-visar förlust det första räkenskapsåret.Det viktiga är att företagets framtidsut-sikter är goda – att affärsidén hå ller.Därför bör du alltid göra en ny budgetvarje år.

■ OM DET INTE GÅR BRAOm du driver din verksamhet som en en -skild firma eller som ett handels bolag, ärdu alltid personligt ansvarig för skulder-na som uppkommer i verksamheten. Dinegen personliga ekonomi påverkas alltsådirekt av hur det går för företaget. Börjarföretaget gå dåligt, är det därför viktigtatt du snabbt bestämmer dig för om detgår att göra verksamheten lönsam ellerom du måste avveckla företaget. Väntainte för länge på att situationen ska för-bättras av sig själv. Det gör den sällan.

För ett aktiebolag gäller annorlundaregler. De som satsat egna pengar i bola-get (aktieägarna) riskerar att förlora heladet beloppet, men normalt inget mer. Detär i stället leverantörer och långivaresom riskerar att förlora pengar om bola-get inte kan betala sina skulder. Det finnsdärför vissa speciella regler i aktiebo-lagslagen som ska verka för att verksam-heten avbryts i tid, innan för stora förlus-ter uppstår (likvidationsregler). Följs intedessa, kan det få konsekvenser för såväl

aktieägarna som styrelsen och VD.Samtliga kan i vissa fall bli personligtbetalningsansvariga för de skulder sombolaget har. En av reglerna är knuten tillaktiekapitalets storlek. Om styrelsen be-farar att bolagets förluster är så stora attde uppgår till mer än halva aktie -kapitalet, måste den vidta ett antal åtgär-der. Diskutera därför alltid med din redo-visningskonsult/revisor i sådana lägen.

Dessutom gäller alltid att du är skyldigatt ansöka om konkurs för företaget

31

om dess skulder inte kan betalas i tidoch denna oförmåga inte endast är till-fällig (obestånd). Detta avser såväl en-skild firma, handelsbolag som aktiebo-lag. Konkursansökan kan också görasav en leverantör eller långivare. Beslutom konkurs fattas av tingsrätten, omden finner att obestånd föreligger. Attså är fallet antas normalt utan vidareom företagaren själv gör konkursan -sökan, medan en mer omfattande pröv-ning görs i andra fall.

RÅDUtnyttja bokföringen! Skaffa digkunskaper genom utbildning.Den här handledningen har barahaft till syfte att ge en kort intro-duktion i bokföringens värld.

Lycka till med ditt företag ifortsättningen!

■ NY BUDGETResultatbudgetNär du gör en budget för ditt andra verk-samhetsår, är det naturligt att du utgårfrån de resultatrapporter som du löpandetagit fram under det första verksamhets -året. Du går igenom de olika raderna irapporterna och bedömer vad som kanvara rimligt att förvänta sig av nästa år. I de kommande resultatrapporterna kandu lägga in en kolumn som heter budget.Då blir det lätt att jämföra verkligheten(utfallet) med planeringen.

LikviditetsbudgetEtt års verksamhet har säkert visat hurberoende du är av ditt kassaflöde – attdet verkligen finns pengar precis då debehövs. Därför är det viktigt att fortsättaplanera likviditeten. Bokföringen förföre gående år kan vara till hjälp. Har dugjort balansrapporter ofta, kan du kon-trollera hur mycket likvida medel du haftvid olika tidpunkter. Ta med säsongs -variationerna i beräkningen – kommerdet in litet pengar under sommaren? Hur klarade du det förra året?

■ Uppföljning■ Ny budget■ Bokföringens betydelse■ Om det inte går bra

■ BOKFÖRINGENSBETYDELSEI den här handledningen har vi försöktbeskriva vilken central roll bokföringenspelar i ditt företag. Den kan ge dig stödnär det gäller att förstå och planera dinverksamhet.

Bokföringen kan inte fatta beslut åtdig, men du får väldigt svårt att fatta kloka beslut om den inte är aktuell ochkan ge dig vägledning om hur företagetsresultat och ställning verkligen är.

Bokföringen är alltid viktig, men denär särskilt värdefull när det inte går bra.Med hjälp av tätt återkommande resultat-och balansrapporter kan du bedöma omföretaget ska drivas vidare eller avveck-las.

Bokföringens grundidé är enkel. Enaffärs idé blir till en första budget. Du fårde första utgifterna och de första in-komsterna och börjar bokföra. Allt skabokföras, stämmas av och sammanställasi resultat- och balansrapporter. Sedan ärdet dags att avsluta räkenskaperna. Åretsredovisade resultat ska deklareras och såblir det dags för en ny budget. Du lär digalltmer om bokföring och använder den iditt företagande. Bokföringen är oum -bärlig – både för dig och andra som ärintresserade av att följa ditt företags utveckling.

1. Vad är bokföring?Bokföring är ett system för att ordna och behandla ekonomiskahändelser. Ett företags bokföringutgörs av verifikationer, löpandebokföring samt årsbokslut ellerårsredovisning. Alla dessa bok -föringens begrepp förklaras i denna handledning.

2. Varför bokföra?Bokföringen ger dig nödvändig information för att du ska kunna styra din verksamhet mot uppställdamål.

När du startar ett företag tar duockså på dig ett ansvar. Ansvaret regleras i olika lagar.

Skatteverket och andra myndighe-ter ställer krav på redo visningen frånditt företag. För att kunna leva upptill alla krav fordras ordning ochreda i bokföringen.

8frågor ombokföring

4. Vilka lagar gäller?Bokföringslagens regler om löpan-de bokföring och arkivering gälleralla bokföringsskyldiga. Regler omförenklat årsbokslut finns i bokfö -ringslagen. Regler om årsbokslutfinns i bokföringslagen och i årsre-dovisningslagen. Regler om årsre-dovisning finns i årsredovisnings-lagen.

5. Vem har ansvarför bokföringen?Om du har enskild firma, är det dusom företagare som har hela ansva-ret. I företag som företräds av enstyrelse är det styrelsen som har detövergripande ansvaret. Därutöverfinns ett ansvar för bokföringen hosden verkställande direktören och desom i praktiken utför bokförings -arbetet.

Ansvaret innebär bl a att du skabokföra alla affärstransaktioner påett korrekt sätt. Även om du tar hjälpmed din bokföring kommer du inteifrån ansvaret för att bokföringensköts korrekt.

3. Vem är bokförings -skyldig?Alla företag som bedriver närings-verksamhet är bokföringsskyldiga.Dessutom är alla aktiebolag, han-delsbolag och ekonomiska för -eningar, liksom vissa stiftelser ochideella föreningar, alltid bokfö -rings skyldiga även om de inte be-driver näringsverksamhet.

Den som inte sköter sin bok -föring på det sätt som lagen kräver,kan dömas för bokföringsbrott.

7. Bokföring ellerredovisning?Orden bokföring och redovisninghar ungefär samma betydelse. Ordet bokföring använder mandels som ett övergripande begreppdels för att beskriva själva hant-verket. Redovisning används ocksåövergripande men kan ibland syftapå slutprodukterna t ex årsredovis-ningen och andra rapporter.

8. Mer information?I den här handledningen ges grund-läggande information. Mer utförlighjälp kan du t ex få av – en redovisningskonsult– en revisor– Skatteverket på din ort.

Kurser och utbildning i ämnet gesav branschorganisationer och andra.

Litteratur, blanketter m m finnsatt köpa i bokhandeln.

6. Vad är godredovisningssed?Med god redovisningssed menasatt du sköter din bokföring i enlig-het med de lagar som finns på området och enligt vedertagenpraxis i branschen. Vad som är god redovisningssed framgår avbl a Bokföringsnämndens allmän-na råd.

Denna handledning kan beställas från Far Akademi, Box 6417, 113 82 Stockholm. tel: 08-402 75 00 • e-post: order@far.se • www.farakademi.se

Idé och produktion: Birgitta Wejnarth Information AB/Lasse Hallbert Design AB. Pre

pres

s: F

ar A

kade

mi A

B. T

ryck

: Int

elle

cta

Info

log,

201

1