EM i Karate 2017 i Roskilde

Roskilde Karate Klub - Præstemarksvej 10C - 4000 Roskilde

Formand Jan Bülow - tel +45 40168000

Roskilde, 1. april 2015

Formand for Kultur- og Idrætsudvalget

Birgit Pedersen

Kultur- og Idrætschef CC.: Borgmester Joy Mogensen

Poul Knopp Damkjær

Oplæg til samarbejde om EM i Karate 2017 i Roskilde

Efter tilskyndelse fra Borgmesteren ved Idrætsfesten 2015 fremsender jeg hermed oplæg til samarbejde om

EM i Karate 2017 mellem Dansk Karate Union og Roskilde Kommune.

Dansk Karate Union (DKU), som netop i 2017 fejrer sit 50 års jubilæum, har ansøgt om værtsskabet for EM i

Karate 2017 hos European Karate Organization (EKO). DKU har samtidig rettet henvendelse til Roskilde Karate

Klub om at hjælpe med planlægning og afvikling af arrangementet, da Roskilde Karate Klub har de ressourcer

og kompetencer der skal til for at gennemfører et så og stort omfattende arrangement.

Roskilde Karate Klub har accepteret at være primusmotor på opgaven med hjælp fra de øvrige klubber under

DKU. Mere information om organisationen findes på www.kyokushin.dk

Det ligger Roskilde Karate Klub meget på sinde at EM 2017 skal til Roskilde. Dels har Roskilde Kongres- og

Idrætscenter ideelle fysiske rammer, og vi kan udnytte de synergier og erfaringer vi har fra vores eget årlige

stævne her (Roskilde Cup som afvikles 25. april i år og for første gang med internationale deltagere), dels vil de

mange frivillige fra Roskilde Karate Klub være primusmotor på planlægning og afvikling af EM 2017, og sidst

men ikke mindst vil det være en ære at præsentere vores stolte idræts- og kulturby Roskilde for de mange

tilrejsende deltagere og tilskuere.

Projektbeskrivelse EM i Karate 2017 i Roskilde

Konkurrencebeskrivelse Arrangementet tænkes gennemført i dagene 6. - 9. april 2017

(datoerne er reserveret hos Roskilde Kongres og Idrætscenter, Scandic Hotel og Comwell Hotel)

Selve mesterskabet foregår over 2 dage (8. og 9. april 2017):

Første dag

EM for Juniorer i aldersgruppen 16 og 17 år i Kamp samt Kata (individuel opvisning) for både juniorer og voksne

over 18 år (alle inddelt efter køn og vægtklasser)

Anden dag

EM i Kamp for voksne (4 klasser for herrer og 3 klasser for damer).

Deltagere/tilskuere

Samlet set er der ca. 330 deltagere fra 35 europæiske lande fordelt på alle klasser og aldre samt ca. 175 ledere

og dommere. Dertil forventes ca. +300 øvrige gæster fra udlandet. Vi forventer ca. 900 – 1200 tilskuere fra

Danmark. Dermed et realistisk antal deltagere, ledere, dommere, tilskuere på ca. 1700 – 2000 personer.

EM i Karate 2017 i Roskilde

Roskilde Karate Klub - Præstemarksvej 10C - 4000 Roskilde

Formand Jan Bülow - tel +45 40168000

Tidsplan Den officielle del af stævnet starter torsdag morgen og slutter søndag aften med følgende program:

Torsdag 6 april:

Ankomst EKO bestyrelse, dommer- doping- og lægekomite

Fredag 7. april:

Deltagere ankomst

10:00 Lægetjek og registrering af deltagere, dommerkomitemøde, dopingkomitemøde

13:00 EKO Bestyrelsesmøde

16:00 Reception EKO bestyrelse, politikere og embedsfolk fra Roskilde Kommune (på Rådhuset?)

16:00 Dommerkursus

21:00 Lodtrækningsceremoni

Alle ovenstående begivenheder foregår på det officielle Hotel eller i Roskilde Kongrescenter

Lørdag 8. april:

09:00 EM Kata & Junior-Kampklasser, Roskilde Kongres- og Idrætscenter – Hal D

18:00 EKO Generalforsamling i Roskilde Kongres- og Idrætscenter

Søndag 9. april:

09:00 Europamesterskaberne i Kamp Herrer & Damer, Roskilde Kongres- og Idrætscenter – Hal D

13:00 Æresceremoni inden semifinaler og finaler, bla. velkomsttale v. Borgmesteren

13.30 Kampe og Opvisninger

19:00 Pokaloverrækkelse

21:00 Sayonaraparty, Roskilde Kongres- og Idrætscenter – Hal A

24.00 Afslutning

Mandag 10. april:

Ud-tjek og afrejse

Økonomi Arrangementet planlægges og afvikles udelukkende på frivillig basis, hvilket er med til at holde budgettet på et

rimeligt niveau.

Væsentlige udgifter: Væsentlige indtægter:

Leje af hal DKUs egenfinansiering

Pokaler Roskilde Kommune, hal-omkostninger

Indretning af hal Entré

Transport Sponsorer

Sayonara Party

Forplejning i hal til deltagere/officials

EM i Karate 2017 i Roskilde

Roskilde Karate Klub - Præstemarksvej 10C - 4000 Roskilde

Formand Jan Bülow - tel +45 40168000

Budget for EM i Karate 2017 i Roskilde

Inkl. moms

Beskrivelse Udgift Indtægt

RKIC, leje af haller og RKIC’s teknik (jf. tilbud) 167.825,00

Deltagergebyr 15 Euro/prs. 37.750,00

Doping test. 10 Euro/prs 24.000,00 24.000,00

Pokaler 75.000,00

Indretning af hal: måtter, bannere, bander etc. 75.000,00

Transport deltagere, lokal shuttle 75.000,00 40.000,00

Hotel VIP gæster 20.000,00

Forplejning dommere & officials* 50.375,00

Forplejning deltagere* 26.000,00

Forplejning VIP* 20.000,00

Sayonara Party, 475 couv.* 140.000,00

Drikkevarer Sayonara party* 45.000,00

Entre dag 1 30.000,00

Entre dag 2 60.000,00

Sponsorer 125.000,00

Roskilde Kommune (svarende til RKIC halomkostninger) 167.825,00

Dansk Karate Union, egenfinansiering 325.000,00

Markedsføring 50.000,00

Div. Administration, møder, buffer etc. 40.000,00

Sum 808.200,00 809.575,00

Balance 1.375,00

*DKU bestiller og afregner en stor del af forplejningsomkostningerne med RKIC’s restauratør

Risici Vi har et fantastisk stærkt, engageret og professionelt netværk af medlemmer, der gennem deres civile jobs

besidder kompetencer inden for projektledelse, logostik, infrastruktur, kommunikation og økonomi. DKU har

tidligere arrangeret i EM i Karate i 1999 og i 2005, og erfaringerne fra disse to mesterskaber i Danmark samt de

mesterskaber der ellers er afholdt i Europa viser os at deltagerantallet til EM er meget stabilt. Derfor er vores

vurdering, at der ikke er risici forbundet med den planlægningsmæssige, afviklingsmæssige og sportslige del af

arrangementet.

Vi vurderer at vi har sat forventningerne til entréindtægter på et realistisk niveau – måske en smule i

underkanten.

Den økonomiske usikkerhed ligger dermed pt. i om det lykkes at indgå sponsorater for kr. 125.000 inkl. moms.

EM i Karate 2017 i Roskilde

Roskilde Karate Klub - Præstemarksvej 10C - 4000 Roskilde

Formand Jan Bülow - tel +45 40168000

Vi vil med sikkerhed indgå en del mindre sponsorater, men mener også at vi har brug for min. én større

sponsor. RKIC har på et møde nævnt muligheden for at deres samarbejdspartner Bauhaus kunne være en

mulighed, så dem vil vi bla. arbejde videre med.

Roskilde Kommune

Roskilde Kommune er en afgørende samarbejdspartner for at realisere EM i Karate 2017 i Roskilde Kongres- og

Idrætscenter.

Derfor er vores oplæg til samarbejde med Roskilde Kommune at kommunen afholder flg. omkostninger jf.

budgettet:

Beløb inkl. moms

1. Dækning af omkostningerne i Roskilde Kongres- og Idrætscenter (jf. tilbud): Kr. 167.875,00

2. Underskudsgaranti* på endeligt arrangementsregnskabs balance på maks.: Kr. 125.000,00

*med en underskudsgaranti kan vi med ro i sindet acceptere at arrangere mesterskabet over for European

Karate Organisation og gå i gang med planlægningen og have god mulighed for at indgå nødvendige og

fornuftige sponsoraftaler.

Opsummering

Vi mener at vi med frivillige kræfter og et relativt beskeden budget kan tilbyde et fantastisk internationalt

arrangement i Roskilde, som vil styrke de lokale kompetencer og netværk.

Markedsføringen skal naturligvis koordineres med kommunen og ikke kun fokusere på karate-delen, men på

det faktum at Roskilde by har de rammer der skal til for at tiltrække støre sportsbegivenheder.

Da vi har forhåndsreserveret Roskilde Kongres & idrætscenter samt Scandic Hotel og Comwell Hotel anmoder

vi om muligheden for at afholde et snarligt møde med relevante personer fra kommunen for i første omgang at

afklare, om det er realistisk at samarbejde med kommunen om projektet, og i fald det er dette, at få

forventningsafstemt og afklaret hensigtsmæssig procedure med kommunen fremadrettet.

Vi ser frem til at høre fra jer og stiller gerne op til et møde hvor projektet kan uddybes yderligere.

På vegne af Dansk Karate Union

Jan Bülow

Formand for Roskilde Karate Klub