Gary Jordan

retailsolutions (AG) UK Ltd

Januar 2019

Einführung in S/4HANA Finance

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Einleitung In unserer schnellebigen, digitalen Welt können herkömmliche ERP-Finanzprozesse entschei-

dungsrelevante Informationen nicht mehr jederzeit auf Abruf zur Verfügung stellen. Manager

und Finanzverantwortliche aber können sich nicht erlauben, Ergebnisse erst über Nacht oder

bei Monatsabschluss zu sehen. Sie benötigen Antworten in Echtzeit.

S/4HANA als Kernstück einer zukunftsfähigen IT ist heute in aller Munde. Aber was genau ist

S/4HANA, was verbirgt sich hinter diesem Schlagwort und was bringt es tatsächlich für Ihre

Geschäftsprozesse und Ihr Unternehmen?

Die Umstellung auf S/4HANA ist die grösste Transformation des SAP Kernproduktes seit Jahr-

zehnten. Es ist ein komplettes Re-Design der technischen Lösung: von der Transformation

der Back-End Datenstrukturen bis hin zur optimierten Neugestaltung der vielfach kritisierten

Benutzeroberfläche. Deshalb wird die Umstellung zu S/4HANA auch als “Migration” und nicht

als “Upgrade” bezeichnet. Es ist nicht nur eine aktualisierte Version, sondern eine komplett

neue Produktlinie. Viele Kunden nutzen dies als Chance für eine Neuimplementierung, anstatt

ihre hochgradig kundenspezifischen Alt-Systeme zu migrieren.

Dieser Artikel untersucht die Bedeutung von S/4HANA für Ihre Kernfinanzlösung und zeigt

Ihnen, wie Ihr Unternehmen die Vorteile voll ausschöpfen kann:

➢ Live-Berichte in Echtzeit direkt aus Ihrer Kernfinanzlösung

➢ Mehr Vertrauen in Datenintegrität

➢ Schnellere Monatsabschlüsse

➢ Effizientere Prozesse in Ihrem Unternehmen

➢ Intuitivere Schnittstellen

Was ist S/4HANA Finance? S/4HANA Finance ersetzt die bisherige Kernfinanzlösung der SAP und ist Teil des neuen

S/4HANA Produktes. Im Gegensatz zu anderen Modulen ist es auch als eigenständiges Add-

on für die etablierte SAP ECC Lösung verfügbar (alle Systeme ab EHP7, die auf der SAP

Business Suite on HANA laufen).

Finance war das erste Modul, das für die HANA Datenbank neu konzipiert wurde. Nach vier

jähriger Entwicklungszeit wurde aus “SAP Simple Finance” S/4HANA Finance - mit erheblich

verbesserter Datenbankgeschwindigkeit, Tabellenstrukturen und optimiertem Programm-

code.

Sie entscheiden sich für die Einführung von S/4HANA Finance als ‘Add-On’ zu Ihrer beste-

henden SAP ECC-Plattform? Im Vergleich zu einer vollständigen S/4HANA-Systemmigration

sparen Sie Zeit und profitieren schnell von effizienteren operativen Prozessen in Ihrem Fi-

nanzwesen.

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Grundlagen Wir betrachten die Lösung hier nun in den Bereichen Datenstrukturen, Versionen, Benutzer-

oberfläche und Reports näher. Gerne zeigen wir Ihnen auch persönlich, wie Ihr Unternehmen

konkret die Vorteile von S/4HANA Finance nutzen kann (Kontaktdaten finden Sie hier).

Datenstruktur In der Vergangenheit lief die SAP Finance Lösung auf einem komplexen Netzwerk von Da-

tenbanktabellen. Beispielsweise aktualisiert die Veröffentlichung eines FIBU-Journals eine

Vielzahl von Hintergrundtabellen, wie bspw:

➢ eine Tabelle zum Speichern von Kopfdaten

➢ eine Tabelle zum Speichern von Einzelposten

➢ eine Tabelle für offene Posten, die verwaltet werden (falls vorhanden)

➢ Indextabellen

➢ Aggregationstabellen…

…Sie können sich sicher die Masse an Daten vorstellen, die bei jeder Buchung entsteht und

welche Auswirkungen dies auf die Bearbeitungszeiten hat.

Abb. 1: Beispiel einiger Finanztabellen; eine vergleichbare Anzahl von Controlling- (CO) und anderen Mo-

dulen wird ebenfalls aktualisiert

Dank der Leistungsfähigkeit der HANA in-Memory-Funktionen und der verkürzten Tabellen-

struktur ist es jetzt nicht mehr nötig, Daten auf so viele Datenbanktabellen zu verteilen.

S/4HANA Finance baut auf einer ‘Universal Journal’-Tabelle namens ACDOCA auf. Mit nur

einer Kerntabelle, auf die zugegriffen und die aktualisiert werden muss, fallen aufwändige Ab-

stimmungsprozesse zwischen FI, CO, Anlagen, etc. komplett weg. Es wird eine einzige Ver-

sion der Wahrheit in Echtzeit bereitgestellt.

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Abb. 2: Migration bestehender Tabellen in eine universelle Journal-Struktur

Versionen Wie die gesamte S/4HANA Suite, kann auch diese Lösung sowohl on premise, als auch in

der Cloud oder in einer Kombination aus beidem laufen. Erweiterungen und Problembehe-

bungen werden vierteljährlich für die Cloud-Version und jährlich für die On-Premise-Edition

herausgebracht. In der Regel entsprechen die Versionsnummern dem Jahr und dem Monat

der Veröffentlichung – z.B. 1809 (September 2018).

Benutzeroberfläche Mit der Einführung zweier Flaggschiff-Technologien bietet SAP heute eine stark verbesserte

und zielorientierte Benutzeroberfläche an. Das vorherige UI-Angebot war darauf ausgerichtet,

sich flexibel an alle Prozesse und alle Branchen anpassen zu lassen – zu Lasten der Nutzer-

freundlichkeit, die durch eine enorme Menge irrelevanter Informationen häufig als zu unüber-

sichtlich kritisiert wurde.

Die Optimierung der Benutzeroberfläche ist seit jeher ein Fokusthema der SAP. Sie arbeiten

kontinuierlich daran, frühere Probleme und Schwachstellen zu verbessern. Ein wichtiger

Schritt auf diesem Weg waren die Netweaver Business Client (NWBC)-Lösungen, die die

Oberfläche mehr ‘Web’-ähnlich aussehen liessen. Nutzer kritisierten jedoch, dass zu viele ir-

relevante Informationen auf dem Bildschirm eine intuitive Nutzung erschwere.

Diese beiden neuen Technologien brachten den Durchbruch: SAP Personas und Fiori.

Fiori Fiori ist die neue Flaggschiff-Benutzeroberfläche von SAP, auf die das S/4HANA-System aus-

gelegt ist - Sie haben aber immer noch die Möglichkeit, auf Wunsch auch das klassische SAP

GUI zu verwenden.

Fiori ist vollständig webbasiert und zielt darauf ab, die User Experience zu vereinfachen. Die

Oberfläche ist auf die jeweilige Nutzerrolle zugeschnitten, einfachere Eingabeoptionen mit

standardmässig weniger Feldern, erweiterte Suchfunktionen und ein sauberes, schlankeres

Erscheinungsbild erleichtern die Handhabe. Die Einstiegsmaske ist kachelbasiert. Um den

Zugriff zu erleichtern, werden nur die für den angemeldeten Nutzer relevanten Kacheln, in

logischen Gruppen sortiert, angezeigt. Häufig verwendete Apps können in einer “Home”-

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Gruppe gespeichert werden, sodass sie immer oben sichtbar bleiben. Die Lösung ist so kon-

zipiert, dass sie erkennt, welches Gerät verwendet wird und den Bildschirm entsprechend

anpasst. So profitiert der Nutzer unabhängig von Desktop, Handy oder Tablet immer von einer

optimalen Ansicht.

Was bedeutet dies für den jeweiligen Finance User? Nehmen wir als Beispiel das klassische

SAP GUI Menü:

Der Nutzer sieht eine Ordnerstruktur mit vielen

Transaktionen, Berichten und Programmen. Es ist

schwer, sich den Ordnerpfad für eine bestimmte

Transaktion zu merken und es braucht Zeit, eine

Favoritenliste aufzubauen und Transaktionscodes

auswendig zu lernen. Hat er die gewünschte Op-

tion gefunden, kann es passieren, dass er die Mel-

dung ‘Sie sind nicht berechtigt Transaktion XYZ

auszuführen’ erhält.

Abb. 3: Klassische SAP GUI Ordner Struktur

Mit Fiori funktioniert dies genau umgekehrt – Ihre Nutzer sehen von vorne herein nur die Op-

tionen, zu denen sie auch eine Berechtigung haben.

Abb. 4: Fiori Launchpad Bildschirm; rollenbasiertes Display, passgenau auf den Nutzer zugeschnitten

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Auch die Transaktionen zu den einzelnen Applikationen sind deutlich übersichtlicher gestaltet.

Sehen wir uns dazu das Beispiel der Transaktion ‘Sachkonto löschen’ im Vergleich an. Der

klassische GUI Bildschirm ist zwar funktional, aber nicht perfekt. Jedes Element, das gelöscht

werden soll, muss doppelt angeklickt werden. Daraufhin wechselt die Farbe des Textes von

dunkelblau zu schwarz. Daraus wird aber nicht zwingend ersichtlich, dass es sich hierbei um

die zu löschenden Elemente handelt:

Abb. 5: Klassischer GL Clearing Screen mit zwei selektierten Elementen in schwarz

In der neuen Fiori-Alternative ist dies eindeutig: die zu löschenden Elemente werden in einen

separaten Abschnitt des Bildschirms verschoben:

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Abb. 6: Fiori Version des GL Clearing Screens; die ausgewählten Elemente sind unten rechts klar ersicht-

lich

Die neue Suite der Fiori Apps ist nach demselben Schema aufgebaut. Sie vereinfacht die

verfügbaren Eingabeoptionen, bietet während des Ausfüllens der Felder automatische Vor-

schläge zum Vervollständigen des Textes an, sowie eine flexible Auswahl von Bildschirmfil-

tern und Tabellenlayouts.

SAP Screen Personas “Personas” ist eine alternative Lösung für Transaktionen, bei denen keine vollständige Fiori

App verfügbar ist. Die klassischen SAP GUI Transaktionen können in demselben Browser-

fenster dargestellt und mit einer Kachel verknüpft werden, um eine nahtlose Benutzererfah-

rung zu gewährleisten. Die Bildschirme werden zwar mit Fiori in Einklang gebracht, die He-

rausforderungen der klassischen SAP Benutzeroberfläche bleiben jedoch bestehen.

Ein Beispiel für die Vereinfachung der Benutzererfahrung durch ‘Personas’ findet man in der

Transaktion des Anlagenstammsatzes.

Die folgende Abbildung zeigt, dass der Bestandsdatenbildschirm mehr als 40 verfügbare Fel-

der für die Population über fünf Tabs verteilt. Jedes dieser Felder wird tatsächlich irgendwo

innerhalb des Unternehmens benötigt und kann daher nicht gelöscht werden. Für den einzel-

nen Nutzer ist jedoch nur ein kleiner Teil der Felder jeweils relevant.

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Abb. 7: Standard Felder über fünf Tabs auf dem Anlagenstammsatzbildschirm

Während nicht benötigte Felder durch einfache Konfiguration entfernt werden können, muss

der Nutzer den Prozess dennoch auf mehreren Registerkarten ausführen, was komplex und

ineffizient ist.

Wie kann nun SAP Personas helfen? SAP Personas ermöglicht Ihnen, die Standard Bild-

schirme an Ihre jeweiligen Anforderungen anzupassen, Bilder hinzuzufügen, Bezeichnungen

von Labels/Feldern zu ändern und Objekte auf dem Bildschirm zu verschieben. In unserem

Beispiel können wir alle Felder aus den verschiedenen Registerkarten in einem einzigen

Tab/Bildschirm zusammenführen:

Abb. 8: SAP Screen Personas bietet einen alternativen, simpleren Anlagenstammsatzbildschirm

Insgesamt ist SAP mit S/4HANA Finance ein monumentaler Schritt zur Bereitstellung einer

effizienten, personalisierten und relevanten Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung ge-

lungen. Vorteile, von denen Sie in Ihrem Unternehmen direkt profitieren können, sind eine

kürzere Schulungsdauer, eine verbesserte Aktzeptanz und eine intuitivere und effizientere

Bedienung für Ihre Finanz-Mitarbeiter und die Abteilung insgesamt. Um Ihnen weitere Bei-

spiele und Vorteile aufzuzeigen, nehmen Sie hier gerne direkt Kontakt mit unserem Leiter

Finanzpraxis auf.

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Reporting Das grundlegende Ziel von Finance ist es, korrekte Reports zu gesetzlichen und technischen

Konten zu erstellen. Die Umstellung auf S/4HANA hilft Ihnen dabei, Ihre Berichterstellung

schneller, genauer und bequemer zu bewerkstelligen.

➢ Aufgrund der verfügbaren Echtzeitdaten und der eingebetteten BW-Funktionalität

innerhalb des S/4HANA Finance-Systems müssen Sie nicht länger über Nacht Ex-

traktionen im BW abwarten. In Ihrem Kernfinanzsystem können sowohl operative

als auch analytische Berichte erstellt werden.

➢ Redundante oder aggregierte Daten werden nicht gespeichert, d.h. Berichte wer-

den aus Daten der untersten Granularitätsstufe - Einzelposten - erstellt. Ihre Be-

richte können daher auf der Grundlage beliebiger Einzelpositionsmerkmale erstellt

werden, um eine flexible Verdichtung und Drilldown-Funktionen auf der Ebene ein-

zelner Positionen zu ermöglichen.

➢ Die universelle Journaltabelle kann auch Plan-Daten enthalten, so dass Sie direkt

Plan-, Ist- und Abweichungsberichte erzeugen können. Durch die Aktivierung der

Business Planning & Consolidation-Funktionalität, die in das S/4HANA Finance-

System eingebettet ist, können Sie komplexe und leistungsstarke Planungsfunkti-

onen durchführen, sowie Ihre Konsolidierungsprozesse rationalisieren und auto-

matisieren.

➢ Reporting Suites basieren auf intuitiven und benutzerfreundlichen Oberflächen, die

gerne verwendet werden. Planungs- und Berichtsfunktionen stehen mit einer Excel

Front End Schnittstelle zur Verfügung. Auf vorentwickelte Berichte und Ad-hoc-

Berichte kann über die Fiori-Benutzeroberfläche zugegriffen werden. Dies bedeu-

tet, dass der vielbeschäftigte Finanzmanager über sein Handy oder Tablet direkt

Zugriff auf alle Daten hat, die er benötigt.

➢ Durch die Kombination der Daten in S/4HANA Finance mit Produkten wie SAP

Lumira können wir personalisierte, komplexe Dashboards mit Visualisierungen er-

stellen, die dem Benutzer helfen, sich auf die Prozesse zu fokussieren, die seine

Aufmerksamkeit erfordern. Schauen Sie sich dazu das Video im Abschnitt “Links”

an. Hier zeigen wir Ihnen, wie diese Funktion von Einzelhändlern genutzt werden

kann. Ein Beispiel für ein Lumira Dashboard sehen Sie hier:

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Abb. 9: Beispiel eines Lumira basierten Dashboards, angepasst an die SAP Vorlage

Was bedeutet das für einen Retail CFO? Blicken wir nun zurück zur Einleitung dieses Artikels, wird deutlich, wie die Umstellung auf

S/4HANA Finance die folgenden Vorteile erzielen kann:

➢ Live-Berichte in Echtzeit direkt aus Ihrer Kernfinanzlösung – Kein Warten

mehr auf BW-Extrakte oder Batch-Läufe über Nacht. Flexible Anfragen, jederzeit

verfügbar

➢ Mehr Vertrauen in Datenintegrität – Eine Version der Wahrheit, keine redundan-

ten Daten und Abstimmungsbedarf zwischen FI, CO, Vermögens- und Ergebnis-

rechnung

➢ Schnellere Monatsabschlüsse – Weniger Reallokations- und Abstimmungsauf-

wand am Monatsende – schnellere und verlässliche Ergebnisse für Management-

Entscheidungen. Integration mit BPC zur Automatisierung des Konsolidierungs-

prozesses

➢ Effizientere Prozesse in Ihrem Unternehmen – optimierte, einfachere Transak-

tionen und Reports – weniger Klicks, weniger Komplexität

➢ Intuitivere Schnittstellen – für mehr Akzeptanz und weniger Schulungsaufwand.

Auch mobil einsetzbar. Rufen Sie Daten jederzeit auch unterwegs auf ihrem

Handy oder Tablet ab.

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Die nächsten Schritte für Ihr Unternehmen? Kontaktieren Sie uns bei retailsolutions, um gemeinsam Ihre Reise zu S/4HANA Finance zu

starten.

Senden Sie noch heute eine E-Mail an unseren Finance Practice Lead gary.jordan@retail-

solutions.uk. Wir besprechen Ihre Roadmap und planen gemeinsam den effizientesten Weg,

um alle Vorteile der neuen Lösung für Sie umzusetzen.

Hilfreiche Links Hier finden Sie einige hilfreiche Links, um mehr über das Potenzial von S/4HANA zu erfahren:

➢ Ein Tag im Leben eines CFO mit S/4HANA

https://www.youtube.com/watch?v=Aq8hCAIfcDA

➢ Fiori App Bibliothek

https://fioriappslibrary.hana.ondemand.com/sap/fix/externalViewer/

➢ SAP Lumira erklärt in 3 Minuten

https://www.youtube.com/embed/s44iKuILl-U