L’esperienza di Bauli con SAP S/4HANA

Ing. Pierangelo Chiappini - CIO, Bauli

2

Una dolce storia: SAP S/4HANA 1511 live in Bauli

SAP S/4HANA - NEW GENERATION ERP - DIGITAL AT THE CORE

Vimercate, 26 Febbraio 2017

3

Agenda

Breve introduzione di Bauli

Il Progetto Leonardo: Ambito e Attività

Descrizione della soluzione SAP S/4HANA Enterprise Management

Architettura e processi implementati

Il valore della soluzione per Bauli ed i punti di attenzione

Q&A

4

Il Gruppo Bauli – un’azienda in forte crescita

Ricorrenze Natale Ricorrenze Pasqua

ContinuativiBiscotti e Crackers

Continuativi Merende

I prodotti

I brand

5

Il gruppo Bauli - gli obiettivi strategici e le direttrici di crescita

Internazionalizzazione

Innovazione

Posizionamento

strategico di

differenziazione

Le sfide che Bauli dovrà affrontare

• Definire e abilitare attraverso strumenti adeguati

processi strategici e operativi uniformi in tutte le aree

geografiche, armonizzando le procedure tra tutte le

realtà del gruppo

• Avere disponibilità di informazioni a supporto delle

attività e delle decisioni

• Definire un assetto organizzativo in grado di

supportare la crescita a livello internazionale

• Definire un sistema di Performance Management

adeguato in grado di guidare Bauli verso gli obiettivi

definiti

• Essere in grado di supportare e guidare la transizione

verso il nuovo assetto definito

• Flessibilità e velocità di risposta al cambiamento

460MIO €390

MIO €240MIO €169

MIO €

6

Macro Piano Progetto Leonardo

CONFIDENTIAL - Bauli & IBM USE ONLY

7

Ambito del progettoRevisione dei processi (BPR)

• BPR e ridisegno delle aree: Innovation, Order to Cash, Plan to Build,

Procure to Pay, Budget to Report, Acquire to Retire Fixed Assets.

• Mappatura di 89 processi aziendali

4

Idea Generation

Idea to OfferingIl Modello

Feasibility tecnica ed economica e

sviluppo prototipi del nuovo prodotto

Raccolta, valutazione e

selezione delle ideeProve industriali

e attivazione degli investimenti

• Il processo di Idea to Offering sarà strutturato secondo un modello Phase&Gate che porteranno l’idea

individuata ad essere selezionata, definita, valutata e pianificata in termini di fattibilità, sviluppata e

industrializzata.

• Considerando un processo di Idea to Offering più allargato è anche stata definita la fase di Post Launch per

avere i feedback su quanto avviato

FeasibilityIndustriali-

zationPost Launch

2

3

GO/NO GO

1Documento di

Business Activity

Recommentation

Documento di Letter of

IntentDocumento di Project

Idea

GO/NO GO

GO/NO GO

8

Ambito del progettoRevisione Modello Organizzativo

CONFIDENTIAL - Bauli & IBM USE ONLY

• Tre livelli di revisione del modello organizzativo:

• Macro-struttura organizzativa di gruppo

• Micro-organizzazione di funzione

• Ruoli e Responsabilità nello svolgimento delle attività a livello di transazione

1010

CONFIDENTIAL – IBM and Bauli SpA use only

A B

DC

IT and

Business

Systems

Customer

and Market

Mngmnt

Servizi di

Supporto

Network o

Canale

Distributivo

Product

Mngmnt Operations

CEO

BoD

Funzionale per Prodotto (Bene o Servizio)

MarktingFinance IT

HR

OpsDistrib

C

MarktingFinance IT

HR

OpsDistrib

A

MarktingFinance IT

HR

OpsDistrib

B

CEO

BoD

per Area Geografica/Mercato/Canale/Cliente

Product

Dvlopmnt

Product

Dvlopmnt

Product

Dvlopmnt

MarktingFinance IT

HR

OperationsDistribution

Geo

Channel

Client

Market

MarktingFinance IT

HR

OperationsDistribution

Geo

Channel

Client

Market

MarktingFinance IT

HR

OperationsDistribution

Geo

Channel

Client

Market

CEO

BoD

Marketing

Canale Distributivo

Operations

IT

Finanza Amministrazione

Human

Resources

CEO

BoDMatrice per Prodotto

A B C

La linea guida finora percorsa a livello di progetto è stata quella di mantenere un’unica struttura organizzativa per gestire i business Ricorrenza e Continuativi e, al contempo, di cogliere opportunità di armonizzazione dei processi interni.

Struttura Organizzativa di GruppoPossibili Scenari

1818

Tesoreria

CFO

Amministrazione Controllo

Contabilità Generale,

Fornitori e Cespiti

Contabilità Clienti e

Gestione del Credito

• Pianificazione finanziaria

• Gestione flussi bancari

• Gestione di cassa contanti e valori bollati.

• Gestione ciclo passivo e note spese (registrazione fatture, gestione pagamenti e rimborsi spese)

• Gestione contabilità generale e reporting (bilancio, corrispettivi, prime note, intercompany)

• Gestione asset aziendali (registrazione fatture, gestione cespiti)

• Gestione adempimenti fiscali

• Fatturazione attiva “non ordinaria”

• Archiviazione sostitutiva documentale

• Gestione ciclo attivo (attiva ordinaria, incassi, front office con il Cliente, solleciti, marketing trade, resi e rettifiche)

• Gestione degli agenti

• Gestione anagrafica cliente / figure aziendali

• Gestione progetti interni sviluppo/innovazione.

Struttura Organizzativa a livello n-2Amministrazione e Finanza – To Be

CONFIDENTIAL – IBM and Bauli SpA use only

Aree e Principali

Responsabilità

2121

CONFIDENTIAL – IBM and Bauli SpA use only

Matrici RACI

Responsabilità

del singolo

ruolo (ambito

SAP)

Approccio di definizione del Modello Organizzativo

Accountability Alignment

Accountability

AlignmentMicro DesignMacro Design

Obiettivi: Definizione del

modello di Governance

di Gruppo

Definizione del macro

modello organizzativo

Obiettivi: Disegno

dell’organizzazione di

funzione a livello di

unità

Definizione dei ruoli

Obiettivi: Definizione delle

responsabilità di

ciascun ruolo nello

svolgimento del

processo / attività

9

Ambito del progettoDisegno del sistema di Performance Management

• Definizione del modello di Performance Mgmt e di un dashboard

strategico di controllo aziendale

• Identificazione e disegno di KPI su tre livelli: strategico, organizzativo e

operativo

5

KPI Registrazioni errate su totale registrazioni

Tipologia KPI Misura di Efficacia

Priorità Media

Responsabile

DefinizioneIndicatore che mette a confronto il numero di registrazioni errate con il totale delle

registrazioni contabili effettuate

Unità di misura %

Regola di calcolo (Registrazioni errate mensili, annuali / totale registrazioni mensili, annuali)*100

Dimensioni di

analisi

Paese

Organizzazione (Società)

FrequenzaMensile

Annuale

Note

50-03 Budget to Report - Contabilità Generale

1

3

2

x x x

Livello “Strategico”

Livello “Organizzativo”

Livello “Operativo”

10

Ambito del progettoGestione delle attività di Change Management

• Organizzazione del progetto per Processi

• Costante monitoraggio e coinvolgimento degli stakeholder

• Gestione del cambiamento in termini di competenze (re-skilling e training) e del modo di lavorare

12 CONFIDENTIAL - Bauli & IBM USE ONLY

Gli utenti, in caso di dubbi/problemi/richieste relativi al nuovo sistema SAP e in base alla tipologia di

richiesta, potranno richiedere supporto:

Struttura di supporto per gli utenti SAP

Tramite email Al Key User di

riferimento

Di seguito vengono riportate le istruzioni per utilizzare i due canali di supporto.

Per tematiche legate a utenza/password, autorizzazioni e problemi di sistema sono state attivate 2

caselle email ed è stato individutato un referente della Funzione IT.

A seconda delle tematiche occorre procedere come segue:

‣ Utenza / Password (problemi di accesso al sistema) → inviare una mail a sistemisti@bauli.it .

‣ Autorizzazione e Profili (mancanza di autorizzazione a transazioni necessarie per la propria

mansione, gruppi merci non abilitati, filtri su transazioni) → inviare una mail a leonardo@bauli.it NB. Specificare nell’oggetto della mail “PROBLEMA AUTORIZZAZIONI TRANSAZIONE"

Errori di funzionamento del sistema SAP → inviare una mail all’IT Analyst di riferimento (vedi

tabella in fondo al presente documento). NB. per facilitare l’individuazione del problema si raccomanda di

fare un printscreen del problema lanciando la transazione SU53 e di allegare l’immagine di printscreen alla mail.

2

3

1

2121

CONFIDENTIAL – IBM and Bauli SpA use only

Change Impact Analysis – Area Order to Cash

Change Management

Cosa cambierà nel modo di lavorare

11

• FRONT-END DEL REPORTING OPERATIVO

ATTRAVERSO SAP BO ANALYSIS

• SCHEDA CLIENTE CON SAP BO WEBI

• AMMINISTRAZIONE E FINANZA

• Verifica Fattura Passiva

• ACQUISTI INDIRETTI

• VENDITE

• PIANIFICAZIONE E FORECAST COSTI FISSI

• PROCESSI DI APPROVAZIONE RICHIESTE ED

ORDINI DI ACQUISTO

• APP PER ANALISI ORDINI E RICHIESTE DI

ACQUISTO

• DATA MODEL ACQUISTI

• DATA MODEL FATTURATO

• GESTIONE ALLEGATI ORDINI DI ACQUISTO• ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

• GESTIONE ASSET

• CONTROLLO DI GESTIONE

• DATA MODEL CONTABILITA’ GENERALE E

CONTROLLO DI GESTIONE

• DATA MODEL GESTIONE DEL CREDITO ED AGENTI

Disegno ed Implementazione del sistema SAP S/4 HANA Enterprise ManagementMacro-Architettura Applicativa SAP e Processi attivati in Fase 1

12

SAP S/4 HANA 1511

SAP BI Web Intelligence Analysis for Excel (2.3)SAP Fiori

SAP HANA Studio

• Creazione di Attribute Views per Anagrafiche• Creazione di Analytic e Calculation Views per

Modelli Dati Real time: • Flusso Acquisti • Fatturazione Attiva

• Sviluppo di Procedure per calcolo KPI:• DPO Fornitori• DSO Clienti

SAP IBP

Budget e Forecast : • Costi Fissi per CDC e ordine

interno• Costi marketing e pubblicità

per WBS

SAP

HA

NA

Ap

plia

nce

Use

r in

terf

ace

SAP BI Enbedded (BW 7.5 SP01)

Modelli Persistenti (Flusso ETL)

• Multiprovider Controllo di Gestione : (infocubi Standard: Impegnato, ACDOCA, ODA , Planning)

• Composite Provider : Fi Credito Cliente

• Caricamento Dati Storici:

• Acquisti

• Controllo di Gestione

Modelli Real Time

Infocube Virtuali :

• Acquisti

• Fatturazione SD

• FI Credito e Fornitori

Sistema di reporting operativo e di pianificazioneArchitettura e Processi BI e Planning – SAP HANA Appliance

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SAP BO Web Intelligence

SAP BO Analysis for Excel

- Reportistica Web intelligence per - Controllo Credito Agenti :

• Scheda Cliente• Ageing Scaduto/Scadere • Portafoglio Clienti

SAP Fiori

- Attivazione APP Standard Area CO-FI

- Attivazione APP KPI Standard Acquisti

- Creazione APP custom da Query BI

Use

r in

terf

ace

- DPO, DSO e GG di Ritardo Ponderati

- Reporting Controllo di Gestione

- Reporting Credito Amministrazione Clienti

- Reporting Real Time Acquistii

Sistema di reporting operativo e di pianificazione con SAP HANAArchitettura e Processi BI e Planning – User Interface

14

• Flessibilità del blocco di contabilizzazione (per gestione di dimensioni di analisi specifiche Bauli) attraverso l’utilizzo dell’Universal Journal, con contestuale adeguamento delle informazioni gestibili dai flussi passivi, attivi e contabili

• Gestione dei Business Partner ed ampliamento delle informazioni gestite

• Processo di approvazione delle Richieste e degli Ordini di Acquisto in mobilità attraverso SAP FIORI

• Gestione tramite workflow automatizzato ed auditabile delle regole di approvazione dei documenti di acquisto

• Reporting operativo in Real Time attraverso modelli virtuali HANA con front-end APP FIORI e Analysis

• Utilizzo di SAP BPC Embedded per i processi di pianificazione

Il valore della soluzione SAP S/4HANA per Bauli

15

• Granularità informativa (dimensioni di analisi) delle interfacce contabili: contabilizzazione in ACDOCA solo dopo contabilizzazione in BSEG

• Gestione di dimensioni di analisi ad hoc per gli impegni finanziari

• Integrazione con Documentale Open Text

• Migrazione dei Business Partner (clienti e fornitori)

• Gestione Intrastrat per acquisti di servizi

• Integrazione con APP Fiori

• Gestione Stampe via BRF+

I punti di attenzione di SAP S/4HANA 1511

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