EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN...
Transcript of EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN SURAT EDARAN...
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIABAHAGIAN AKAUNARAS 6, BLOK E7, KOMPLEKS EPUSAT PENTAOBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN62590 WP PUTRAJAYA
,
MSISO/EC 170Z~SIRIM QS021l1"'CSOl
CERTIFIEDTO ISO 9001 : zooaCERT.NO.: AR4183
Teldo" : 03-UIUZ5ZFaks : 03-88891030Llman Web: http://.ccount.moh.lov.my
Ruj. Kami : Bil (02) dim. KKA 173jUPj292j8j2011Tarikh : 15 Mac 2011
EDARAN SEPERTI DI LAMPIRAN
Y. Bhg. Tan SrijDato'jDatinjTuanjPuan
SURAT EDARAN BAHAGIAN AKAUN BIL 2 TAHUN 2011
PROSEDUR PEMBAYARAN BIL DALAM TEMPOH 14 HARI BAGIPEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM ePEROLEHAN
Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.
2. Bersama-sama ini disertakan Kertas Makluman mengenai Prosedur PembayaranBil Dalam Tempoh 14 Hari Bagi Pembelian Terus Melalui Sistem ePerolehan untukperhatian Y. Bhg. Tan SrijDato'jDatinjTuanjPuan.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
I
(HAWA~:SHAARI)Bahaqian Akau/b.p Ketua SetiausahaKementerian Kesihatan Malaysia
s.k TKSU(K)
Excellent Accounting @ Your Service
,
KERTAS MAKLUMAN
PROSEDUR PEMBAYARAN BIL DALAM TEMPOH 14 HARI BAGI
PEMBELIAN TERUS MELALUI SISTEM ePEROLEHAN
1. TUJUAN
1.1 Kertas ini adalah untuk memaklumkan mengenai proses pembayaran bil dalam
tempoh 14 hari bagi pembelian terus melalui sistem ePerolehan secara atas
talian (online) dan luar talian (offline) oleh Pusat Tanggungjawab CPTJ) di
Kementerian Kesihatan Malaysia.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Didalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006 dan Arahan
Perbendaharaan 103 (a), Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah
meminta supaya semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera. Ketua
Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah memastikan bahawa bil dan tuntutan
itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya
diterima dengan lengkap dan sempurna dari pembekal.
2.2. Tempoh 14 hari termasuk cuti am dan cuti umum.
2.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 19 Tahun 2008 telah memaklumkan
mengenai proses pembayaran bil dan tuntutan serta peraturan proses
penyediaan baucar oleh Pusat Tanggungjawab CPTJ)di Kementerian Kesihatan
Malaysia untuk pembayaran bil dan tuntutan yang diterima secara hardcopy.
1
,
2.4 Transaksi antara Pusat Tanggungjawab CPT]) dan Pembekal secara atas tahen
bermaksud Pusat Tanggungjawab CPT]) dan Pembekal telah menggunapakai
sistem ePerolehan manakala transaksi antara Pusat Tanggungjawab CPT]) dan
Pembekal secara manual (Iuar talian) bermaksud Pembekal belum
menggunapakai sistem ePerolehan atau terdapat masalah sistem ePerolehan.
2.5 Penerangan tentang Peranan Pengguna Sistem ePerolehan seperti di Carta 1.
3.0 PROSES PEMBAYARAN BIl DALAM TEMPOH 14 HARI MELAlUI SISTEM
ePEROlEHAN SECARA ATAS TAlIAN (ONLINE)
3.1 Tempoh pembayaran 14 hari adalah dikira bermula dari tarikh invois /
bil dicipta oleh Pembekal di dalam sistem ePerolehan hingga tarikh cek/
EFTdisediakan.
3.2 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian barangan secara
atas talian (online) seperti di Carta 2.
3.3 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian perkhidmatan
secara atas talian (online) seperti di Carta 3.
4.0 PROSES PEMBAYARAN BIl DALAM TEMPOH 14 HARI MELAlUI SISTEM
ePEROlEHAN SECARA lUAR TAlIAN (OFFLINE)
4.1 Tempoh pembayaran 14 hari adalah dikira bermula daripada tarikh
terima invois / bil hingga tarikh cek/ EFTdisediakan.
2
,
4.2 Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan tarikh invois / bil,
tarikh terima invois / bil, nombor invois / bil dan maklumat akaun
bank seperti nama bank, nombor akaun bank, dan alamat bank
dikunci masuk dengan betul di dalam sistem ePerolehan seperti yang
tertera pada invois / bil (hardcopy).
4.3 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian barangan secara
luar talian (offline) seperti di Carta 4.
4.4 Penerangan aliran proses pembayaran bil bagi pembelian perkhidmatan
secara luar talian (offline) seperti di Carta 5.
5.0 NOTA PELARASAN DEBIT / KREDIT
5.1 Bagi perolehan barangan atau perkhidmatan secara atas talian, Nota
Pelarasan Debit / Kredit perlulah mendapat persetujuan di antara dua (2)
pihak iaitu pihak Pembekal dan pihak Pusat Tanggungjawab (PTJ).
5.2 Nota Pelarasan Debit / Kredit mestilah dikunci masuk ke dalam sistem
ePerolehan, jika barangan atau perkhidmatan yang diterima oleh Pusat
Tanggungjawab (PTJ) tidak mengikut spesifikasi yang telah dipersetujui atau
ditetapkan.
5.3 Bagi pembelian barangan, Nota Pelarasan Debit / Kredit boleh dikunci
masuk ke dalam sistem ePerolehan dengan melakukan pindaan di medan
"kuantiti" sahaja manakala di medan "jumlah" tidak boleh dipinda dimana
sistem ePerolehan akan menjumlahkannya secara automatik. Manakala, bagi
pembelian perkhidmatan, Nota Pelarasan Debit / Kredit boleh dikunci
masuk ke dalam sistem ePerolehan dengan melakukan pindaan di medan
"jumlah".
3
6.0 PENUTUP
6.1 Kertas makluman ini diedarkan untuk perhatian dan tindakan Pusat
Tanggungjawab CPTJ)di Kementerian Kesihatan Malaysia.
Bahagian Akaun
Kementerian Kesihatan Malaysia
21 MAC 2011
4
=
,
CARTA 1 - PERANAN PENGGUNA SISTEM ePEROLEHAN
Bil Pengguna Peranan Peranan & tanggungjawab penggunadalam Semasa ePerolehan
ePerolehan
1 Peminta Pegawai yang • Mendapatkan butiran barangan /Menyediakan perkhidmatanPesanan • Menyemak peruntukanTempatan • Menyediakan pesanan tempatan
Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai PegawaiPenerima barangan
2 Pelulus Pegawai yang • Menyemak permohonan dan meluluskannyaMenandatangani • Menyemak peruntukanPesanan • Meluluskan pesanan tempatanTempatan Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai Pegawai
Padanan Bayaran
3 Pegawai Pegawai yang • Menerima baranganPenerima menerima • Memastikan barangan yang diterima dalamBarang barangan keadaan memuaskan
• Mengesahkan penerimaan barangan
Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai Peminta
4 Pegawai Pegawai yang • Pegawai yang membuat padanan (PesananPadanan membuat Tempatan, Nota Terimaan Barangan, InvoisBayaran arahan dan Nota Pelarasan Kredit jika ada)
pembayaran • Arahan pembayaran kepada eSPKBkepada eSPKB Pegawai ini juga boleh bertindak sebagai Pelulus
dalam sistem ePerolehan
5 Pegawai Pentadbir • Penyelenggaraan PTJ dan PenggunaSokongan PTJ Sistem • Mengaktifkan Pengguna EP di PTJ
• Menambah atau menukar peranan penggunaEP
• Membuat penugasan semula
Pegawai ini adalah berkecuali dan tidak bolehterlibat dalam Perolehan Kerajaan
5
r-
CARTA 2 - ALIRAN PROSES PEMBAYARAN BIL BAGI PEMBELIAN BARANGANSECARA ATAS TALIAN (ONLINE)
SISTEM STATUS BULETIN PERANAN TINDAKAN TEMPOHTINDAKAN DI eP CHARI)
eP Menunggu Pengesahan Pembekal1. Sah Terima Pesanan Kerajaan
Menunggu Pembekalan 2. Buat Pembekalan -
3. Cipta Pesanan Penghantaran
eP Menunggu Nota Pegawai Penerima 1. Terima Pembekalan -Penerimaan Barangan Barang 2. Jana Nota Penerimaan Barangan
3. Sahkan Penerimaan Barangan
eP Menunggu Invois / Bil Pembekal Cipta Invois / Bil
eP Menunggu Padanan Pegawai Padanan 1. Papar dan Cetak Invois / Bil - tidakBayaran Bayaran perlu menunggu invoisfbil daripada
pembekal (hardcopy)2. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, 9 Hari
Nota Penerimaan Barangan dan Invois
eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak
eSPKB - Pegawai Peraku ISemak dan Peraku Baucar Bayaran
dan Peraku II
"'Pejabat
1. Semak BaucarGFMAS -
Perakaunan 2. Lulus Baucar 5 Hari3. Cek / EFT disediakan
6
=
-r CARTA 3 - AllRAN PROSES PEMBAYARAN BIl BAGI PEMBELIANPERKHIDMATAN SECARA ATAS TAlIAN (ONLINE)
SISTEM STATUS BUlETIN PERANAN TINDAKAN TEMPOHTINDAKAN DI eP CHARI)
eP Menunggu Pengesahan Pembekal 1. Sah Terima Pesanan PerkhidmatanMenunggu Nota 2. Laksana Perkhidmatan -
Pelaksanaan Perkhidmatan 3. Cipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
eP Menunggu Pengesahan Nota Peminta/Pegawai Peraku / Tolak Nota Pelaksanaan -
Pelaksanaan Perkhidmatan Penerima Barang Perkhidmatan
eP Menunggu Kelulusan Nota Lulus / Tolak Nota PelaksanaanPelaksanaan Perkhidmatan Pelulus Perkhidmatan - (Lulus-Pesanan -
Kerajaan Dijana)
eP Menunggu Invois / Bil Pembekal Cipta Invois / Bil
eP Menunggu PadananPegawai Padanan
1. Papar dan Cetak Invois / Bil - tidakBayaran
Bayaranperlu menunggu invoisfbil daripadapembekal (hardcopy)
2. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, 9 HariNota Pelaksanaan Perkhidmatan danInvois
eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak
eSPKB - Pegawai Peraku I Semak dan Peraku Baucar Bayarandan Peraku II
}GFMAS - Pejabat 1. Semak Baucar
Perakaunan 2. Lulus Baucar 5 Hari3. Cek / EFT disediakan
7
CARTA 4 - ALIRAN PROSES PEMBAYARAN BIL BAGI PEMBELIAN BARANGANSECARA LUAR TALIAN (OFFLINE)
SISTEM STATUS BULETIN PERANAN TINOAKAN TEMPOHTINOAKAN OI eP CHARI)
eP Dibuat Secara Manual Pembekal 1. Sah Terima Pesanan Kerajaan2. Buat Pembekalan -
3. Serah Pesanan Penghantaran
eP Menunggu Pembekalan Pegawai Penerima 1. Terima Pembekalan
Barang 2. Jana Nota Penerimaan Barangan -apabila telah sempurna Pembekalmembuat bekalan
eP Dibuat Secara Manual Pembekal Serah Invois / Bil (hardcopy) -
eP Menunggu Padanan 1. Terima Invois / Bil (hardcopy), NotaBayaran Pegawai Padanan Penghantaran dan Pesanan Tempatan
Bayaran (hardcopy)2. Semak Invois / Bil serta dokumen
sokongan yang lengkap dan sempurna3. Cop "Tarikh Terima" atas Invois / Bil4. Kunci Masuk Invois / Bil dalam sistem5. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, Nota
Penerimaan Barangan dan Invois 9 Hari
eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak
eSPKB - Pegawai Peraku I Semak dan Peraku Baucar Bayarandan Peraku II
GFMAS - Pejabat 1. Semak BaucarPerakaunan 2. Lulus Baucar :> 5 Hari
3. Cek / EFT disediakan../
8
CARTA 5 - AlIRAN PROSES PEMBAYARAN BIl BAGI PEMBElIAN
PERKHIDMATAN SECARA lUAR TAlIAN (OFFLINE)
SISTEM STATUS BULETIN PERANAN TINDAKAN TEMPOHTINDAKAN 01 eP CHARI)
eP Dibuat Secara Manual Pembekal 1. Sah Terima Pesanan Perkhidmatan2. Laksana Perkhidmatan -3. Cipta Nota Pelaksanaan Perkhidmatan
eP Menunggu Kemaskini Nota Peminta/Pegawai Kemaskini Nota Pelaksanaan -Pelaksanaan Perkhidmatan Penerima Barang Perkhidmatan
eP Menunggu Kelulusan Nota Lulus Nota Pelaksanaan Perkhidmatan -Pelulus
Pelaksanaan Perkhidmatan - Pesanan Kerajaan Dijana
eP Dibuat Secara Manual Pembekal Serah Invois / Bil (hardcopy)
Pegawai Padanan 1. Terima Invois / Bil (hardcopy), NotaeP Menunggu Padanan Bayaran Penghantaran dan Pesanan Tempatan
Bayaran (hardcopy)2. Semak Invois / Bil serta dokumen
sokongan lengkap dan sempurna3. Cop "Tarikh Terima" atas Invois / Bil4. Kunci Masuk Invois / Bil dalam sistem5. Buat Padanan Pesanan Kerajaan, Nota
Pelaksanaan Perkhidmatan dan Invois 9 Hari
eSPKB - Pegawai Penyedia Semak dan Sedia Senarai Semak
eSPKB - Pegawai Peraku I Semak dan Peraku Baucar Bayarandan Peraku II
} 5 HariGFMAS - Pejabat 1. Semak Baucar
Perakaunan 2. Lulus Baucar3. Cek / EFT disediakan
9