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第 3 章

資料庫物件的關係

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本章提要

3-1 Access 資料庫物件的關係

3-2 簡介 Access 的各種物件

3-3 Access 的群組

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3-1 Access 資料庫物件的關係

Access 資料庫共有資料表、查詢、表單、報表、巨集及模組等物件。

有些資料庫軟體會將每一個物件都儲存成個別的檔案, 而 Access 則是將所有的物件都存放在同一個資料庫檔案中, 因此我們會稱之為『物件』而非檔案。

在 Access 中, 所有的資料都是有組織地儲存在資料表中, 無論是查詢、表單或報表, 只是提供一個不同的操作介面, 用來取出資料表中的資料供我們檢視或編輯而已,

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Access 資料庫物件的關係

所以我們可得到以下的關係：

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Access 資料庫物件的關係

資料表是真正存放資料的地方。

若想從資料表中依條件尋找資料, 則需建立查詢；若要建立漂亮的輸入畫面, 就設計表單；若要列印資料, 就做成報表, 就是這麼簡單。

至於巨集及模組則是運用在這些介面上, 增加我們操作上的便利及增強功能。

以下我們分別就這些物件為各位作概要的介紹。

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3-2 簡介 Access 的各種物件

在上一節中, 我們說明了各種物件之間的關係,

接著我們來看看這些物件成員各自扮演的角色。

資料表 (Table)

查詢 (Query)

表單 (Form)

報表 (Report)

巨集 (Macro)

模組 (Module)

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資料表 (Table)

Access 是一套資料庫管理系統, 它能將資料有組織地儲存起來, 而資料表便是儲存資料的地方。

資料表是以何種方式來儲存資料呢？以下我們就利用一個通訊錄資料表加以說明：

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資料表 (Table)

首先, 我們將要儲存的資料, 依照其性質的不同加以分類, 即可在資料表中設定出各個欄位(field)。

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資料表 (Table)

例如在上表的通訊錄中, 我們便將親朋好友的資料依照性質的不同, 區分為 “姓名”、“性別”、“地址” ...等欄位。

若將同一列中所有的欄位組合起來的資料, 便成為一筆記錄 (record),

例如我們將與王一為同一列的所有欄位組合起來, 這筆記錄詳細記載著王一為的所有資料；再集合所有的記錄, 就成為一個通訊錄資料表了！

下面就是資料表的實際範例：

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資料表 (Table)

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查詢 (Query)

我們已經在資料表中建立資料了, 是不是每次找資料都要開啟資料表？

當然不是, 我們可在 Access 的查詢物件中, 輸入我們要查詢的條件, 再由系統從資料表中篩選出符合條件的資料。

我們來看看以下的例子, 您就會瞭解了！

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查詢 (Query)

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查詢 (Query)

其實查詢物件中儲存的就是我們設定的『查詢條件』, 並不包括資料 (資料仍然存放在資料表)。

以上圖為例, 查詢條件為：

1. 生日欄位為 8 月的朋友。

2. 我們要顯示他們的姓名、地址、電話及生日。

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查詢 (Query)

若將這些條件儲存到名為 8 月生日的查詢物件,

爾後再次執行該查詢時, Access 就會依照其中的『查詢條件』, 到通訊錄資料表中將生日為8 月的資料列出來。

此外, 查詢的對象不只是資料表而已, 我們還可針對其他查詢物件執行查詢 (其實我們可將查詢當成一種虛擬資料表)：

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查詢 (Query)

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查詢 (Query)

依上圖, 查詢物件可從單一資料表或查詢物件中篩選所需的資料, 也可從多個資料表或查詢物件中取得所需的資料。

右圖就是一個查詢實例：

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表單 (Form)

表單物件可視為日常使用的各種表格, 例如各類採購單、申請單及報名表...等等。

表單最主要的目的就是提供一個較人性化的操作介面, 我們不需要到資料表或查詢那樣的表格中輸入或尋找資料, 而能在最舒服的環境下輸入或查閱資料。

如下圖所示：

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表單 (Form)

上圖表單中的資料都是從資料表或查詢中取得,

當然我們也可利用表單來新增、修改或刪除資料表中的資料：

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表單 (Form)

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表單 (Form)

除此之外, Access 還可將資料數值轉換成各類統計圖的表單, 如：圓形圖、長條圖、樞紐分析圖、樞紐分析表...等等：

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報表 (Report)

在 Access 中, 我們不僅可利用表單及查詢功能將需要的資料顯示到螢幕上, 還可將它們列印出來,

但是這些列印出來的資料都只是我們在螢幕上看到的, 並無法做出有意義的統計資料。

而報表物件的最大好處就是可將這些資料經過重新整理排序後, 列印出來。

如下所示：

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報表 (Report)

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報表 (Report)

我們在資料表及查詢中就無法直接看出客戶每個月的採購種類及金額...等統計資料, 而報表即可整合這些資料, 產生極有參考價值的資訊。

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巨集 (Macro)

Access 除了提供資料表、表單、報表、查詢及資料頁等物件的設計外, 也能夠藉由自行設計的介面 (如：自訂功能表), 直接執行或開啟特定的輸入表單及資料表, 要執行此項工作, 就必須利用巨集。

它的優點在於易學易用、不必寫程式, 所以非常適合一般使用者使用。

所謂巨集, 就是一個或多個巨集指令的集合。

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巨集 (Macro)

我們可將一連串的操作指令組合成一個巨集,

當我們執行此巨集時, Access 就會依照我們在其中設定的指令, 一步一步執行。

例如公司每個月都要列印客戶採購報表、月份銷售報表及月份收支報表, 我們便可將這些工作製作成一個巨集：

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巨集 (Macro)

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巨集 (Macro)

我們只要在表單上建立按鈕來執行這些巨集,

以後每個月只要輕鬆按下這個按鈕, 就會自動地執行上述的命令了。

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模組 (Module)

在 Access 中, 除了可使用巨集來開發應用系統外, 還可使用 VBA (Visual Basic for

Applications) 程式語言來發展出架構更複雜、功能更強大的資料庫系統。

而資料庫檔案中的模組其實就是這些 “VBA

程式”。

雖然 Access 定位在應用程式, 不需寫任何程式便可滿足使用者的一般需求, 但是針對較為複雜或特定的需求時, 仍可藉由程式來完成。

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模組 (Module)

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3-3 Access 的群組

利用群組可讓您更方便管理及組織資料庫中的物件, 例如將相關的資料表、表單及報表...等,

集合到群組中, 避免在不同物件視窗間來回切換, 在設計資料庫時會比較方便。

我們以下圖為例說明：

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Access 的群組

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Access 的群組

我們將客戶相關的物件都拉曳到客戶資料群組中, 爾後當我們要開啟客戶相關的資料庫物件時, 就不需要分別到各個物件中尋找, 直接展開該群組即可。

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自訂群組

我們可以透過自訂群組功能, 將各種物件分門別類存放, 如此在操作資料庫時, 就可以依據我們要進行的工作, 快速地從相關的群組中找到我們想要的物件。

Access 預設即會建立一個自訂群組 1, 接下來以 Ch03 範例資料 .accdb 為例, 為您示範如何以物件分類到自訂群組 1：

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自訂群組

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自訂群組

接著我們只要將物件拉曳到自訂群組 1, 該物件便分類完成了：

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自訂群組

接著筆者依此要領, 將 “客戶” 的相關物件都分類到自訂群組 1：

不過自訂群組 1

這個名稱實在不太實用, 我們可以自行更改群組的名稱：

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自訂群組

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自訂群組

除了上述的修改方法外, 也可以將滑鼠移到群組名稱上 (此時會變成白色), 再按 F2 鍵便能修改群組名稱。

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新增群組

除了預設的群組外, 我們也可以另外新增群組。操作的方法如下：

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新增群組