E-invoicing van praktijk naar theorie
-
Upload
informatielogistiek -
Category
Business
-
view
649 -
download
0
description
Transcript of E-invoicing van praktijk naar theorie
E-invoicingVan praktijk naar theorie
Als ik 4,5 miljoen facturen per jaar op papier door heel Europa stuur, hoe digitaliseer ik dat proces?
Jean Paul SchriekProduct Marketeer Ricoh NL
De insteek
• Hoofdkantoor in de VS, EMEA hoofdkantoor in Nederland
• Factuurdata vanuit hoofdkantoor VS
• Ca. 4,5 miljoen facturen per jaar op papier
• Printen facturen uitbesteed
• Distributie facturen via DHL
• Veel ‘kleine’ resellers/distributeurs
Zochten naar kostenbesparing op papieren proces
Oude situatie
Genereren factuur
Klant
Printen en afwerken
Archiveren voor intern gebruik
Omzetten naar PDF
Klant
Klant
Wensen klant
• Digitaliseren facturen naar alle EMEA landen
• Mogelijkheid tot geleidelijke overgang van papier naar digitaal
• Presentatie facturen op ‘eigen’ Internet portal
• Facturen niet gehost op eigen portal
• Één partij om zaken mee te doen
Proces
• Wensen gebundeld in RFP
• Over twintig inschrijvingen – meeste konden niet aan eisen voldoen
• Drie kandidaten in eindronde
• Veel overleg tussen kandidaten en klant in eindronde
• Aanbod drie partijen niet echt vergelijkbaar
• Ricoh kwam uiteindelijk als beste uit de bus
Oplossing
• Splitsen data op één locatie
• Klant- en landspecifieke verzending van facturen
• Single Sign On op portal sportartikelen distributeur
• Portal extern gehost, met ‘look-and-feel’ sportartikelen distributeur
Splitsen data, daarna of printen of PDF aanmaken en deze digitaal onderteken. Vervolgens op portal plaatsen
Genereren factuur Distributie RetailerOnvangt factuur
Componenten oplossing
• Volledig uitbesteed – Klant levert bestanden aan.
• Splitsen en initiële distributie facturen middels Formscape- Stuurt printers aan- Stuurt digitale facturen naar Trustweaver platform
• Trustweaver platform zorgt voor juiste handtekening (gebaseerd op landcode)
• Via Trustweaver naar Portal; gehost in datacenter Porthus
• Notificatie naar ontvanger via Porthus
Aandachtspunten
• Proces lijkt eenvoudig, maar uitwerking redelijk complex
• Vooraf meer informatie benodigd
• In begin niet alle relevante partijen betrokken van klant
• Goede afspraken gemaakt – schept duidelijkheid
• Details kunnen veel tijd kosten – voorbeeld: GB versus UK
• Veel communicatie over progressie
• Stel realistische doelen in overleg met leverancier
Waarom Ricoh?
• Betrouwbare partner
• Ricoh acteert als hoofdaannemer en ontzorgt klant
• Kennis van zaken over regelgeving digitaal factureren binnen EMEA
• Businesscase voldoet ruimschoots aan de doelstelling- Doel: reduceren kosten proces met 75% binnen 3 jaar (80% digitaal)- ROI: binnen 1 jaar
• Europese (mondiale) dekking
• Korte implementatie periode
• Begeleiden proces van analoog naar digitaal
Bedankt voor uw aandacht