Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
description
Transcript of Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 1/18
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
DIALOG PRESTASI
Disediakan oleh :
Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
2014
DERAF
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 2/18
ISI KANDUNGAN
1. PENGENALAN
2. LATAR BELAKANG
Pengenalan Program Transformasi Daerah (DTP)
Pengenalan Dialog Prestasi (DP)
Objektif DP
Keahlian DP
Pasukan Petugas DP
3. DASHBOARD PRESTASI
● Dashboard
● Scorecard
4. PRA DIALOG PRESTASI
● Perancangan Dan Persediaan Pelaksananaan
● Jadual Pelaksanaan
● Pemilihan Dan Penyediaan Tempat
● Penyediaan Bahan Dan Analisis Data
● Verifikasi Data
● Pra Sidang
5. SESI DIALOG PRESTASI
● Agenda DP
6. POST DIALOG PRESTASI
● Penyediaan Laporan
● Borang Maklum Balas Program
● Tindakan Susulan
7. PENUTUP
8. LAMPIRAN
Lampiran 1 - Laporan DP
Lampiran 2 - Keputusan DP
Lampiran 3 - Senarai Semak DP
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 3/18
1.0 PENGENALAN
Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi ini disediakan bagi memberikan
garis panduan kepada pihak Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan Pejabat
Pendidikan Daerah (PPD) melaksanakan sesi Dialog Prestasi di peringkatnegeri dan daerah. Walau bagaimanapun pihak JPN dan PPD boleh membuat
penyesuaian mengikut keperluan dan kesesuaian.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH (DTP)
2.1.1 DTP adalah inisiatif utama dalam Pelan Pembangunan Malaysia
(PPPM) 2013-2025. DTP merupakan satu pendekatan
berkoordinasi baru, untuk meningkatkan prestasi sekolah-sekolahdengan:
• berfokus kepada pengajaran dan pembelajaran
• berasaskan apa yang diketahui berhasil
• PPD diperkasa dan diupayakan
• menyediakan sokongan terus kepada sekolah dan
kebertanggungjawaban kepada sekolah
2.1.2 DTP mempunyai empat komponen utama seperti berikut:
• perubahan peranan JPN dan PPD yang
memberikan tumpuan dan sokongan kepada
sekolah
• sokongan dan intervensi yang menjurus kepada
sekolah didorong oleh daerah dan diupayakan oleh
negeri
• Dialog prestasi di semua peringkat memastikan
sekolah, daerah dan negeri boleh mencapai
sasaran
• Dashboard dan ranking baharu memberi
tumpuan (dari JPN hingga ke sekolah) kepada KPI
terpenting
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 4/18
3. PENGENALAN DIALOG PRESTASI
3.1 DEFINISI DIALOG PRESTASI
Dialog Prestasi merupakan forum untuk menyemak prestasi berdasarkan
data dan fakta, dan diakhiri dengan satu set tindakan-tindakan konkrit
seterusnya untuk dilaksanakan oleh pihak JPN/PPD/Sekolah.
Dialog Prestasi juga merupakan perancangan jadual pemantauan
(checkpoint) yang kerap antara pihak atasan dan bawahan untuk menilai
dan memastikan penyampaian berada pada landasan yang betul kerana
mengekalkan konsistensi pelaksanaan adalah penting
3.2 OBJEKTIF DIALOG PRESTASI
Objektif Dialog Prestasi adalah seperti berikut:
Fokus dan akauntabiliti: Memastikan organisasi fokus kepada
penyampaian dan memastikan akauntabiliti (positif dan negatif)
Memantau prestasi: Memahami jika sistem itu berada pada
landasan yang betul untuk menyampaikan aspirasinya
Mengenal pasti masalah: Mengemukakan isu-isu yang
menghalang kemajuan dan menganalisis data untuk menentukan
punca
Penyelesaian masalah dan sokongan: Menyediakan forum
untuk membincangkan cara untuk mengatasi cabaran dan
berkongsi amalan terbaik
Mengemukakan isu: Mengemukakan isu-isu yang perlu
diselesaikan kepada pihak pengurusan atasan yang lebih tinggi
.
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 5/18
3.3 PERINGKAT DIALOG PRESTASI
Dialog prestasi perlu diadakan mengikut peringkat seperti berikut:
PERINGKAT KEKERAPAN PENGERUSI SASARANUTAMA
Nasional Setiap 3 bulansekali
KPPM Semua JPNseluruh negara
Negeri Setiap 3 bulansekali
Pengarah JPN Semua PPDdalam negeri
Daerah Setiap bulan PegawaiPendidikanDaerah
SemuaPengetua/GuruBesar sekolahdalam Daerah
3.4 KEAHLIAN DIALOG PRESTASI
Keahlian dalam DP adalah seperti berikut:
NASIONAL NEGERI DAERAH KEAHLIAN
KPPM PengarahPegawai Pendidikan
Daerah (PPD)Pengerusi
TKPPM
Timbalan
Pengarah
(Pengurus
Program)
Timbalan PPD
(Pengurus Program)
Timbalan
Pengerusi
Pengarah
BPSH
Ketua Sektor
Pengurusan
Akademik
Ketua Unit
AkademikSetiausaha
Timbalan
Pengarah
BPSH
Timbalan
Setiausaha
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 6/18
(Pengurus
Program)
PengarahBahagian
Semua Ketua
Sektor, KPPBTPN Dan
Ketua Nazir
Negeri
Semua Ketua Unit Ahli
Pengarah
Negeri
Semua
Pegawai
Pendidikan
Daerah
Semua
Pengetua/Guru
Besar
Ahli
KoordinatorNasional
KoordinatorNegeri
Koordinator Daerah Ahli
Wakil PADU
Unit
Akademik
BPSH
Sektor AkademikJPN
Unit Akademik PPD
Urus setia
JK
Pelaksana
Dashboard
PenyelarasDashboard/SICT
PenyelarasDashboard/ Unit ICT
Urus setia
* Jemputan ahli mesyuarat di peringkat negeri dan daerah boleh dibuat
mengikut keperluan seperti IAB dan IPG.
3.5 PASUKAN PETUGAS
Pasukan petugas adalah individu atau kumpulan pegawai petugas
yang dilantik untuk merancang, mengurus dan melaksanakan DP.
Peranan mereka amat penting bagi memastikan DP dilaksanakan
menepati matlamat DP dalam Program DTP. Berikut adalah senarai
pasukan petugas dan peranan mereka.
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 7/18
PASUKAN PETUGAS PERANAN
PENGURUS
PROGRAM
● Merancang dan mengurus pelaksanaan
program
● Memberi penerangan awal kepada
Pengerusi
● Memastikan DP dilaksanakan mengikut
jadual
● Memastikan keputusan DP diambil
tindakan
KOORDINATOR
● Menyelaras pelaksanaan DP
● Menyelaras semua maklumat yang
diperlukan
● Mengambil tindakan yang diarahkan
Pengurus Program.
● Mendapatkan maklum balas DP
PENYELARAS
DASHBOARD
Memastikan sistem pengurusan Dashboard
Prestasi berfungsi dengan baik dan efisien.
Memastikan pengisian data Dashboard
Prestasi dibuat mengikut jadual yang telah
ditetapkan.
Memastikan ketepatan data dalam
dashboard dengan mendapatkan data
daripada sumber yang sah.
URUS SETIA ● Membantu Pengurus Program danKoordinator
● Mengurusetiakan DP
● Menguruskan keperluan DP
● Menyelaras maklumat dan data DP
● Menyediakan minit dan maklum balas DP
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 8/18
● Mencatat keputusan DP untuk
dibentangkan pada akhir sesi DP.
● Membuat laporan dan dihantar ke JPN
3.6 PERANAN SEKTOR/UNIT DI JPN DAN PPD
SEKTOR/UNIT DIJPN/PPD
PERANAN
Sektor Pengurusan
Akademik JPN
/Unit Akademik PPD
• Menjadi urus setia dialog prestasi
• Memastikan semua data dan maklumat
dari semua sektor/unit berkenaan
disediakan dengan lengkap dan
mengikut format
• Melapor status tindakan intervensi
yang menjurus kepada pencapaian
sasaran
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Mencatat keputusan dialog prestasi
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Pengurusan
Sekolah JPN/Unit
Pengurusan Sekolah
PPD
• Menyediakan data keperluan guru dan
status pengisian mengikut sekolah,
daerah dan negeri mengikut opsyen
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Melapor isu dan tindakan susulan
berkaitan penempatan dan kedudukan
guru
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Penilaian dan
Peperiksaan JPN / Unit
Penilaian dan
Peperiksaan PPD
• Menyedia data Peperiksaan Awam dan,
peperiksaan Pertengahan Tahun serta
Peperiksaan Percubaan terkini
mengikut daerah dan sekolah
• Menganalisis keputusan peperiksaan
awam
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 9/18
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Jaminan Kualiti
JPN
/Unit Jaminan Kualiti PPD
• Melapor status terkini tindakan
intervensi akademik untuk sekolah
berkeperluan khas mengikut daerah
dan negeri (berdasarkan keperluan)
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Menyemak data berkaitan SKPM
Standard 1 dan 4
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Pendidikan Islam
JPN /Unit Pendidikan
Islam PPD
• Melapor status terkini tindakan
intervensi akademik untuk sekolah
agama dan mata pelajaran agama
Islam mengikut daerah dan negeri
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Bekerjasama dengan Sektor SPK
dalam pengelolaan program berbentuk
motivasi insaniah
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Pendidikan
Swasta dan Pendidikan
Khas JPN/ Sektor
Pendidikan Swasta dan
Pendidikan Khas PPD
• Melapor status terkini tindakan
intervensi akademik untuk sekolah
pendidikan khas mengikut daerah dan
negeri
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Khidmat
Pengurusan dan
Pembangunan JPN/ Unit
Khidmat Pengurusan danPembangunan PPD
• Menyediakan maklumat status
perbelanjaan
• Menyediakan status infrastruktur
sekolah• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Psikologi dan
Kaunseling JPN/ Unit
Psikologi dan Kaunseling
• Menyediakan maklumat program
bimbingan professional guru dan
pegawai
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 10/18
PPD • Menyediakan maklumat guru
bermasalah dan status tindakan
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Pembangunan
Kemanusiaan JPN/ Unit
Pembangunan
Kemanusiaan PPD
• Merancang program pembangunan
kemanusiaan, insaniah dan motivasi.
• Memastikan data kehadiran dan disiplin
murid dikemaskini
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Hal-hal lain yang berkaitan
Sektor Pengurusan
Maklumat (ICT) JPN/ Unit
Pengurusan Maklumat
(ICT) PPD
• Penyelaras/pegawai meja Dashboard
JPN
• Menyemak data dalam dashboard
• Membantu penyediaan data untuk DP
berdasarkan dashboard dan sumber
lain
• Melapor status terkini tindakan / aktiviti
ICT
• Menyediakan dan membuat analisis
data mengikut keperluan dashboard
• Hal-hal lain yang berkaitan
4. PENGENALAN DASHBOARD
Dashboard Prestasi merupakan paparan petunjuk prestasi utama Kementerian
Pendidikan yang komprehensif dan boleh dipantau oleh semua pihak di setiap
peringkat. Dashboard Prestasi mengandungi dua komponen utama iaitu aspek“Keberhasilan” dan “Input”.
Perbincangan utama dalam DP adalah berdasarkan data dan maklumat yang
dipaparkant menerusi dashboard prestasi mengikut peringkat masing-masing.
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 11/18
4.1 FUNGSI DASHBOARD
Sebagai alat untuk memantau perkembangan prestasi
KPM/JPN/PPD/sekolah
Memaparkan status terkini bagi aspek utama
Mengenalpasti kawasan/aspek yang perlu dipantau/diberi perhatian
dan diambil tindakan segera (kritikal)
Sebagai pemandu tindakan mengikut keutamaan
4.2 MATRIKS DASHBOARD
Item yang terdapat di dalam dashboard prestasi dibahagikan mengikutmatriks yang dikategorikan kepada Aspek Keberhasilan dan Aspek Input
seperti berikut:
ASPEK KEBERHASILAN ASPEK INPUT
Kehadiran Murid Disiplin Murid
Peperiksaan Awam Guru di luar Sekolah
Peperiksaan Dalaman (SAPS) Guru Mencapai tahap Minimum Kualiti
Guru (SKPM Standard 4)
Skor Komposit Sekolah Mencapai tahap Minimum
Kualiti Kepimpinan ( SKPM Standard 1)
Sekolah Band 1 dan 2 Bimbingan PPD Kepada Sekolah
(sekurang-kurang sekali setahun
Sekolah Band 6 dan 7 Latihan dan Bimbingan PPD Kepada
Sekolah Band 5/6/7 (Dua Bulan Sekali)
Murid yang Tidak Menguasai
Mata Pelajaran Kritikal
Kehadiran Guru di dalam Kursus (PRO-
ELT)
Sekolah Yang Dirangkaikan
(1-BestariNET)
Jumlah Kerosakan Infrastruktur
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 12/18
5. FASA PRA DIALOG PRESTASI
5.1 PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN PELAKSANAAN DP
Urus setia berbincang bersama Pengurus Program dan koordinator bagi
mendapatkan tarikh dan tempat pelaksanaan DP. Surat jemputan DP
diedarkan seminggu sebelum tarikh DP. Tempahan tempat/peralatan dan
makan minum ahli DP diuruskan oleh pihak urus setia. Jadual
pelaksanaan DP perlu disediakan bagi memastikan DP berjalan lancar.
Hari Pertama Aktiviti
9.00 pagi – 4.30 petang Prasidang DP
(Urus setia dan JPN/PPD/sekolahyang dikenal pasti)
Hari Kedua Aktiviti
8.30 pagi- 1.00 tengah hari Sesi Dialog Prestasi (rujuk agenda)
1.00 tengah hari – 2.00 petang Makan tengahari
Contoh Jadual Pelaksanaan DP (Peringkat Nasional/Negeri)
5.2 PEMILIHAN DAN PENYEDIAAN TEMPAT
5.2.1 Lokasi DP boleh ditetapkan berdasarkan kesesuaian seperti
berikut:
i) Peringkat Nasional - DP diadakan di negeri yang dikenal
pasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan
dashboard atau lain-lain kriteria
ii) Peringkat Negeri - DP diadakan di PPD yang dikenal pasti
berdasarkan prestasi semasa berdasarkan dashboard
atau lain-lain kriteria
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 13/18
iii) Peringkat Daerah- DP diadakan di sekolah yang
dikenalpasti berdasarkan prestasi semasa berdasarkan
dashboard (mengikut aspek tertentu) atau lain-lain kriteria
5.2.2 Persiapan tempat (termasuk tagging tempat duduk utama)
5.3 PENYEDIAAN BAHAN DAN ANALISIS DATA
i) Slide pembentangan Utama (ucapan Pengerusi) disediakan oleh
urus setia-softcopy dan hardcopy
ii) Slide pembentangan JPN/PPD disediakan oleh Penyelaras
Program bersama urus setia JPN/PPD- softcopy dan hardcopy
(berdasarkan matriks dashboard)
5.4 VERIFIKASI DATA
Penyelaras Program perlu membuat pengesahan data dengan pemilik
data yang berkaitan.
5.5 PRA SIDANG
Bagi memastikan DP dapat dilaksanakan dengan lancar sesi pra-
sidang dicadangkan dilaksanakan sehari sebelum sesi DP di lokasi DP
yang dikenalpasti. Ahli yang terlibat ialah Pengurus
Program,Penyelaras Program dan Urusetia. Semua maklumat dan
bahan disemak dan disahkan serta disusun di lokasi DP.
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 14/18
6. SESI DIALOG PRESTASI
Sesi DP dilaksanakan mengikut agenda berikut:
AGENDA TINDAKAN
Bacaan Doa Urus Setia
Ucapan Pengerusi KPPM/Pengarah/PPD
Pembentangan Dashboard Prestasi
Nasional/Negeri/PPD
KPPM/TKPPM
Pengarah/Timbalan Pengarah
JPN
PPD/Timbalan PPD
Pembentangan Dashboard Prestasi
Negeri/PPD/Sekolah (yang dikenal pasti)
Pengarah Pendidikan Negeri/
PPD/Pengetua/Guru Besar
Keputusan DP Koordinator
7. POST DIALOG PRESTASI
7.1 PENYEDIAAN LAPORAN
Laporan dan dokumentasi keseluruhan pelaksanaan DP disediakan oleh
Koordinator dengan kerjasama urus setia.
7.2 BORANG MAKLUM BALAS PROGRAM
Borang maklumbalas program perlu diisi, dikumpul dan dianalisis
selaras dengan keperluan Sistem Pengurusan Berkualiti
ISO MS 9001: 2008
7.3 TINDAKAN SUSULAN
Segala keputusan dan ketetapan daripada DP hendaklah diambil
tindakan semerta. Koordinator perlu memastikan setiap tindakan susulan
diambil oleh pihak yang berkaitan.
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 15/18
LAMPIRAN 1
LAPORAN DIALOG PRESTASI
1.0
TAJUK PROGRAM
2.0 TARIKH DAN TEMPAT
3.0 LATAR BELAKANG PROGRAM
4.0 OBJEKTIF
5.0 KUMPULAN SASARAN
6.0 PELAKSANAAN AKTIVITI
7.0 IMPLIKASI KOS
8.0 KEPUTUSAN MESYUARAT
9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
10.0 PENUTUP
11.0 LAMPIRAN
i) Catatan Keputusan Mesyuaratii) Senarai Kehadiran
iii) Gambar
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 16/18
LAMPIRAN 2
KEPUTUSAN DP
TAJUK:
TARIKH:
TEMPAT:
BIL TINDAKAN PELAKSANA TARIKH
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 17/18
LAMPIRAN 3
SENARAI SEMAK PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI
Bil Perkara Tarikh & Tindakanoleh StatusTindakan
SEBELUM
1 Mengeluar surat pemakluman tarikh pelaksanaandialog kepada JPN/PPD/Sekolah terlibat. Sertakanlampiran berikut:
1. Agenda Dialog
2. Senarai Jemputan Kehadiran
2 Mengeluarkan memo arahan bertugas kepadapegawai
3 Mengurus logistik :
1. Tempat mesyuarat
2. Hotel penginapan
2.1 Membuat tempahan bilik
2.2 Menghantar senarai nama peserta
2.3 Mengemaskini senarai nama peserta
3. Tiket penerbangan (Jika Perlu)
3.1 Memastikan senarai pegawai yangmemerlukan penerbangan
3.2 Menyedia waran penerbangan
3.3 Memastikan tiket diserah kepada pegawai
4 Menyedia jadual perjalanan DP teperinci untukmakluman JPN/PPD/Sekolah dan pegawai
5 Mengadakan sesi taklimat kepada pegawai
7/17/2019 Draf Garis Panduan Pelaksanaan Dialog Prestasi 130414
http://slidepdf.com/reader/full/draf-garis-panduan-pelaksanaan-dialog-prestasi-130414 18/18
6 Mengeluar surat jemputan kepada ahli mesyuarat
7 Mengemaskini data dashboard
8 Menyediakan laporan untuk pembentanganberdasarkan dashboard
9 Mengadakan pre council di JPN/PPD/Sekolah terpilihuntuk memastikan penyediaan laporan yangmenepati keperluan DP
10 Menyedia laporan Prestasi JPN berdasar Dashboard
11 Membuat temujanji dan mengadakan briefing kepada
Pengarah/PPD
12 Memastikan setting bilik mesyuarat memenuhikeperluan
13 Memastikan kehadiran ahli mesyuarat
SEMASA
14 Mengambil kehadiran ahli mesyuarat
15 Pelaksanaan DP mengikut agenda
16 Mencatat keputusan DP
17 Membentang rumusan keputusan DP
SELEPAS
18 Mengambil tindakan susulan keputusan DP
19 Menyedia laporan pelaksanaan DP
20 Menyerahkan satu salinan laporan kepadaKPPM/Pengarah/ Ketua PPD