Dossier Comision de Innovacion EXECyL: Meeting Design
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Comisión de
Innovación: Meeting
Design
Pongámonos en el caso de que
nos convocan a una reunión (algo
común en el día a día de las em-
presas). ¿Pensamos en ésta como
una molestia? ¿Quizá como una
pérdida de tiempo? ¿Nos preocu-
pamos por si se alargará otra vez?
¿Nos quitará tiempo para lo que
teníamos planificado realizar en
ese momento? ¿Llegaremos a
alguna conclusión útil?
Conscientes de que, tradicional-
mente, la innovación la centramos
en las Hard Skills o habilidades
técnicas (estandarizaciones, pro-
cesos, procedimientos estructura-
dos, instrucciones de trabajo cla-
ras y precisas), entendemos que
la innovación debe ir más allá.
Hemos de poner el foco en las
personas y en sus proceso, en la
evolución y en la adaptación al
cambio. En definitiva, las Soft
Skills o habilidades interpersona-
les son el eslabón que hemos
querido abordar en esta primera
reunión de la Comisión de Innova-
ción del año, pero aplicada a un
campo muy concreto: la eficien-
cia en la configuración y el
despliegue de las reuniones en
las empresas (MEETING DE-
SIGN). ¡Casi nada!
Sabíamos que era una temática
que nos afecta (y mucho) diaria-
mente a todos sea cual sea el
tamaño y el sector de nuestras
empresas, pero el grado de res-
puesta la convocatoria (25 asis-
tentes de Arbor Ingeniería y
Arquitectura, Benteler Palencia,
Comercial Ulsa, Cualtis, Domo,
Comisión de Innovación 30 de marzo de 2016
Meeting Design: eficiencia e innovación en las reuniones empresariales.
Si casi todo lo que nos rodea ha
sido diseñado para optimizar sus
resultados, ¿por qué no las reu-
niones?
Bajo esta premisa, el Meeting
Design es un proceso estructu-
rado con el que configurar y des-
plegar reuniones con mejores
programas y mejores resultados.
Este proceso realizado por un
Meeting Designer, tiene como
objetivo estructurar los factores
vinculados a aquéllas (desde la
cultura empresarial hasta la facili-
tación de las sesiones de trabajo)
con el fin de generar impacto y de
optimizar el tiempo de los partici-
pantes (con el correspondiente
ahorro para la empresa).
En definitiva, pretende mejorar la
eficiencia en un campo hasta la
fecha poco abordado.
¿Qué es Meeting Design?
El diseño de reuniones como fórmula de optimización de sus resultados.
Acta 30/03/2016
La Comisión de Innova-
ción de EXECyL liderada
por Grupo Norte, tiene
por objeto velar por la
diferenciación y la aplica-
ción de conocimientos
como apuesta de futuro
necesaria para la supervi-
vencia de las organiza-
ciones y para la mejor
satisfacción de las necesi-
dades de los distintos gru-
pos de interés.
Eclosión Coaching, Epunto Interim
Management, EXECyL, Grupo
Norte, Iberacústica, Iberaval,
Investigación y Consulting, Quími-
cos López Escudero, Madison,
Onda Cero, PPG Ibérica, Premap,
Projecta Conulting, Próxima Sys-
tems y Renault Consulting) así
como la participación tan activa
durante la sesión, no hicieron más
que corroborarlo.
Nuestra ponente:
Natalia Barrero (Natalia
B., MindMeeting) es Mee-
ting Designer, así como
consultora, formadora y
facilitadora. Pulsa aquí para acceder al vídeo
de MindMeeting que explica, en
menos de 2 minutos y en espa-
ñol, qué es el Meeting Design y
la labor de un Meeting Designer.
ejemplo real compartido por uno
de los asistentes.
Para analizar el mismo, era preci-
so responder previamente a algu-
nas de las preguntas que pue-
den orientarnos a la hora de
realizar un primer diagnóstico
de nuestras reuniones y así
determinar su eficiencia:
¿Los participantes son los que
tienen que estar o falta/sobra
alguien? ¿Es una reunión útil para
todos los presentes? ¿Tienen po-
der para tomar decisiones o infor-
mación relevante para el tema en
cuestión? ¿Son puntuales?
¿Apagan teléfonos y portátiles?
¿La sala es adecuada por condicio-
nes ambientales y medios? ¿Ha
sido preparada a tiempo?
¿La reunión ha sido organizada y
planificada con antelación? ¿Tiene
un tiempo de inicio y fin? ¿Se ha
comunicado previamente? ¿Ha
habido cambios de última hora?
¿La sesión sería prescindible? ¿Los
objetivos de la misma son claros y
se han comunicado previamente?
¿Se han asignado tareas para la
preparación de la misma? ¿Se ha
preparado realmente la reunión?
¿Se conoce o asigna un rol para
cada participante?
¿Se respetan los turnos de palabra
durante la sesión? ¿Alguien lidera
la misma? ¿Lo hace realmente?
¿Se respetan los roles fijados?
¿Existe concentración en el debate
sobre los temas fijados en la
agenda? ¿Se toma nota de lo
comentado, con especial atención
a los acuerdos adoptados, a las
tareas asignadas a cada partici-
pante y a los objetivos logrados o
en curso?
¿Se comunican adecuadamente –a
poder ser por escrito- las conclu-
siones a los involucrados? ¿Se
realiza el seguimiento de las tare-
as y objetivos vinculados a la
reunión?
Respondiendo a éstas, entre otras
preguntas, podremos entender por
qué solemos encontrarnos con
reuniones ineficaces y para las
que implementar soluciones tanto
estructurales como de facilitación,
tal y como veremos en el siguien-
te apartado.
MEJORA
Precisamente en este sentido de
aportar mejoras, en grupos de
tres y trabajando al aire libre,
desplegamos una nueva dinámica
en la que cada uno de los miem-
bros del equipo contaba con una
Dinámicas
CONCEPTO DE REUNIÓN
Para entender el alcance del con-
cepto de reunión, llevamos a
cabo una dinámica en parejas
consistente en destacar palabras
que describiesen el mismo. De
este intercambio sacamos algunas
conclusiones.
Para empezar, y aunque resulte
obvio, en una reunión debe produ-
cirse una comunicación entre
dos o más personas, pero no de
un modo casual. Las reuniones
son planificadas/programadas
y cuentan con una duración limi-
tada.
Asimismo, cumplen una función en
la organización: tienen un objeti-
vo claro, se comparte información
o contenido sobre alguna cuestión
interna o proceso entre personas
concretas y se pretende obtener
alguna solución o resultado que
afecte a la organización.
Finalmente, deberían tener un
seguimiento para optimizar sus
resultados.
DIAGNÓSTICO
Para poder llegar a mejorar esas
reuniones que no dejan “buen
sabor de boca”, partimos del
Página 2 Comi s ión de I nnovación: Meet ing Des ign 30 Marzo 2016
función diferente: vigilar el tiempo
(10’), tomar nota de lo compartido
y comentar las conclusiones, res-
pectivamente. Era importante
vivir en primera persona los
efectos de una reunión bien
dirigida y preparada.
Y el resultado no pudo ser más
enriquecedor tanto desde el punto
de vista humano como desde la
eficiencia de las aportaciones.
Clasificando las mismas en dos
categorías (soluciones de estrate-
gia o cultura empresarial y facilita-
ción –procesos, competencias-)
visualizamos cómo las unas sin las
otras están condenadas al fracaso.
¿Contamos con un proceso propio
para reunirnos en nuestras em-
presas? ¿Contamos con roles
e s p e c í f i c o s p a r a é s t a s ?
¿Desarrollamos las competencias
necesarias para ello?
Imágenes de los resultados de las dinámicas:
A la izquierda, resumen con las propuestas de mejora.
A la derecha, expectativas de la sesión y visión sobre los aspectos fundamentales de las reuniones.
Perfil de los facilitadores de reuniones
Página 3 Comi s ión de I nnovación: Meet ing Des ign 30 Marzo 2016
Bibliografía de referencia
INTO THE HEART OF MEETINGS (ERIC DE GROOT, MIKE VAN DER VIJVER)
FACILITATION AT A GLANCE (INGRID BENS)
RUNNING MEETINGS (HARVARD BUSINESS REVIEW)
CUALIDADES
1. Habilidad para diferenciar entre proceso y contenido.
2. Habilidad de crear un entorno abierto, de confianza y que invite al trabajo.
3. Fuerte orientación a resultados.
4. Habilidad para diseñar un proceso estructurado y para seguirlo.
5. Flexibilidad allá donde el proceso no funcione.
6. Habilidad para suspender su propio juicio acerca de las cuestiones o problemas tratados.
7. Fuerte capacidad de escucha.
8. Buenas habilidades de comunicación verbal y, en particular, a la hora de parafrasear.
9. Habilidad para diferenciar entre los asuntos principales y tangenciales.
10. Habilidad para supeditar los propios intereses a los del equipo.
11. Habilidad para leer el entorno de la organización.
12. Aprecio de la colaboración frente a la competición.
13. Integridad.
14. Deseo de probar nuevas y creativas soluciones.
15. Deseo y habilidad para evaluar los propios comportamientos y actitudes y adaptarlos para que sean más efectivos.
Porque, como vemos, la parte competen-
cial es igualmente importante que la
estratégica o cultural a la hora de conse-
guir que nuestras reuniones sean lo más
eficientes posible, desde MindMeeting,
además, nos ayudan a determinar las cuali-
dades que debería tener un buen facilitador
con este fin.
Por esta razón, estas competencias que a
continuación se detallan son las que deber-
ían ser fomentadas y desarrolladas por
quien vaya a dirigir las reuniones en nuestra
empresa que, tal y como nos indician, no
tiene por qué ser el Meeting Owner (o
dueño de la reunión): mientras que éste
habrá de conocer y fijar los objetivos de la
reunión, los cómos recaerán sobre el Mee-
ting Designer que es quien conoce el pro-
ceso de optimización de las sesiones de
trabajo.
Éstas son las 15 cualidades destacadas
según MindMeeting para un exitoso rol
como Facilitador:
¿Te perdiste la Comisión de Innovación y te gustaría conocer más acerca del
Meeting Design de la mano de Natalia Barrero? ¿Quieres refrescar los princi-
pales contenidos que compartimos durante la sesión?
Aquí dejamos el enlace al audio de la intervención (a partir del minuto 35) de
nuestra ponente en la sección de EXECyL en Aquí en la Onda (Onda Cero
Castilla y León).
Sección de EXECyL en Aquí en la Onda
Agradecimientos
Queremos agradecer su apoyo a quienes han contribuido al éxito de la jornada de la Comisión. En este caso:
Al Centro de Recursos Turísticos de Valladolid, por cedernos sus instalaciones en
el Pabellón de Cristal de la Acera de Recoletos (un marco especial y diferente para nuestras reuniones de trabajo) lo que nos permitió trabajar a gusto en la sala y reali-
zar una dinámica al aire libre. ¡Un lujo!
A Chema Gómez (Grupo Evento, MindMeeting) por proponer la temática y facili-
tarnos todas las gestiones.
A Natalia, por su cercanía y profesionalidad. Por haber facilitado las dinámicas y
permitirnos vivir en primera persona un ejemplo claro de cómo configurar y desplegar una reunión eficaz en nuestras empresas que, además, deje un buen recuerdo en los asistentes. Sus coordenadas: +34 652 850 805 [email protected]
A todos los asistentes, por vuestra participación TAN activa y vuestro feedback posi-
tivo.
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Fundación para la Excelencia
Empresarial de Castilla y León
Centro Empresarial San Cristóbal
C/ Plata 41A, 2ª Planta, Oficina 6
47012 Valladolid
Tlf: 983 20 75 00
www.execyl.es