Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
Transcript of Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
1/70
UNIVERSITAS INDONESIA
PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN
ANGGARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK
MENGGUNAKAN ANALISIS DOKUMENTASI DAN REKONSILIASI
LAPORAN MAGANG
PRASYA ANINDITYA0906532540
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK
JULI 2014
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
2/70
UNIVERSITAS INDONESIA
PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN
ANGGARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK
MENGGUNAKAN ANALISIS DOKUMENTASI DAN REKONSILIASI
LAPORAN MAGANGDiajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
PRASYA ANINDITYA
0906532540
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK
JULI 2014
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
3/70
ii UNIVERSITAS INDONESIAPengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
4/70
iii UNIVERSITAS INDONESIAPengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
5/70
iv UNIVERSITAS INDONESIA
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan
karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dalam benuk
Laporan Pelaksanaan Program Magang ini.
Program magang dilaksanakan sebagai alternatif pilihan tugas akhir Skripsi dari
Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Laporan
Magang ini disusun sebagai pelengkap program magang yang telah dilaksanakan
dalam periode 3 (tiga) bulan atau minimal 90 hari.
Dalam penyelesaian Laporan Magang ini, tidak lepas dari banyak pihak yang
telah memberikan masukan dan bantuan kepada penulis. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih pada:
1. Ibu Sylvia Veronica, selaku Kepala Departmen Akuntansi yang telah
membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan pra pelaksanaan program
magang.2. Ibu Desti Fitriani dan Ibu Siti Nurwahyuningsih selaku tim Dosen Penguji
yang membantu dan memberikan masukan yang berharga pada saat siding
dan pasca-sidang.
3. Bapak Chaerul Djakman, selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar
telah meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan penulis
dalam penyusunan laporan ini.
4. Ibu Miranti Kartika Dewi, selaku pembimbing akademis penulis yang selalu
membantu penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini.
5.
Bapak Sugeng, selaku Pimpinan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New
York yang memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan program
magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.
6.
Bapak Iwan Setiawan, selaku Chief Economist Kantor Perwakilan Bank
Indonesia New York yang turut membina penulis sebelum dan selama
program magang berlangsung.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
6/70
v UNIVERSITAS INDONESIA
7. Bapak Arditya Dinar Fiskiawan, selaku Kepala Bidang Administrasi Kantor
Perwakilan Bank Indonesia New York yang berperan sebagai supervisor
penulis dalam program magang.
8.
Bapak Dudi, Bapak Anton dan Auntie Aurora, selaku local staff Kantor
Perwakilan Bank Indonesia New York yang senantiasa penulis repotkan
dengan pertanyaan-pertanyaan seputar prosedur dan peraturan di KPw, yang
bersedia membagi tugas dan pekerjaannya kepada penulis sehingga penulis
mendapatkan pengalaman di dunia kerja.
9. Ibu Ruth, Bapak Nugi dan Mas Sigit, sebagai dealers Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York yang memberikan pengetahuan praktis tambahan
bagi penulis dalam bidang pengelolaan dana dan pasar saham.
10. Arief, Harta dan Yogi, selaku rekan magang penulis di Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York. Thank you, guys, for the best 3 months EVER.
11. Seluruh dosen dan asdos FEUI yang telah memberikan pengetahuan dan
bimbingan yang sangat berharga bagi penulis. Semoga ilmu tersebut dapat
penulis gunakan dengan baik dan dapat memberikan manfaat bagi bangsa
dan negara Indonesia.
12.
Para dosen Program Sarjana Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia yang
telah memberikan arahan, bantuan, bimbingan serta ilmu di dalam maupun
di luar lingkungan perkuliahan.
13. Seluruh pegawai FEUI yang telah berjasa bagi penulis.
14. Avijun Budiharti dan Iman Santosa, selaku orang tua penulis yang
senantiasa memberikan dukungan yang tidak dapat dihitung besarnya.
15. Muliawan Suprihandono dan Virdreeana Yuristianty, selaku keluarga
penulis yang bersedia menampung penulis selama program magang di NewYork.
16. Dea, Fira, Putri, Rissa, Tepi, Yuke dan para plus plus yang selalu ada
disamping penulis di saat susah maupun senang, terima kasih atas segala
petuah dan pengalaman yang kalian bagi untuk penulis, terima kasih untuk
kalian.
17. Geng Maker terutama Adit, Aisya, Andre, Amas, Bobob, Duta, Dini, Ferin,
Ilham, Indra, Lupi, Nana, Naqib, Pupu, Rangga dan Ripa yang selalu ada
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
7/70
vi UNIVERSITAS INDONESIA
dan sangat kreatif untuk menghibur dan melengkapi hari-hari penulis, YOU
RAWK!!
18.
Buwaneka Jayanetti, who always stood beside me no matter what, who
supports me each time I’m limping through life, who can brought me up
from my deepest pit, I thank you for being a part of me as a friend, a
brother, and a best-bud. Thank you.
19. Anhar Raiardi dan Rizky Ajrina yang membantu penulis dalam penyusunan
laporan ini ketika penulis kesulitan menyusun tata bahasa yang baik dan
benar.
20. Teddy Triantara dan Niken Kartika Irmadella selaku sahabat dekat penulis.
When the road gets rocky, you were always there for me. I thank you both so
much for the support, for everything .
21. Adrianus Henri Hartanto, Catherine Dian, Fabio Ray Jordan dan Shan
Aristyo Siregar. Tanpa kalian, tahun terakhir di FEUI tidak akan seberharga
ini. Terima kasih kawan, atas dukungan yang kalian berikan, kenangan yang
kalian bagikan dan pelajaran yang tidak ternilai harganya.
22. Semua pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Terima
kasih atas segala bantuan, dukungan, semangat dan doa yang diberikan
kepada penulis.
Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan dari semua pihak yang telah
mendampingi penulis dan membantu penulis hinggal saat ini. Akhirnya, penulis
berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pengembangan ilmu.
Depok, 16 Juli 2014
Prasya Aninditya
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
8/70
vii UNIVERSITAS INDONESIAPengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
9/70
viii UNIVERSITAS INDONESIA
ABSTRAKSI
Nama : Prasya Aninditya
Program Studi : Akuntansi
Judul : Pengendalian Internal pada Siklus Pengeluaran Anggaran
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
menggunakan Analisis Dokumentasi dan Rekonsiliasi
Pengendalian internal merupakan bagian penting dalam sebuah organisasi untuk
memastikan ketepatan dan akuntabilitas laporan keuangan. Tentunya mutasi asetlikuid tetap merupakan sebuah faktor penting dalam memastikan ketepatan sistim
pelaporan keuangan. Metode kantor perwakilan di negara asing untuk
menciptakan sebuah pengendalian internal yang efektif, termasuk kendali
terhadap segala kegiatan termasuk aset likuid – dengan tetap mengacu pada
peraturan lokal dan peraturan dalam negeri – menjadi pertanyaan utama/kunci
dalam laporan ini. Pendekatan empiris dengan penjelasan kualitatif digunakan
dalam penulisan laporan ini untuk memastikan kerahasiaan data. Analisis ini
digunakan untuk menjelaskan mekanisme dari pengendaliankegiatan internal dari
siklus pengeluaran entitas dan untuk membuktikan bahwa pengendalian internal
yang efektif dalam sistim akuntasi otomatis merupakan dengan melakukan
perbandingan antara temuan dan catatan dalam sistem. Meski adanya temuankesalahan, pengendalian dalam sistem otomasi akuntansi sangat memadai untuk
merepresentasikan kegeiatan keuangan dan untuk memastikan pelaporan
keuangan yang akurat. Namun kegiatan pengendalian seperti dokumentasi dan
rekonsiliasi tetap dibutuhkan untuk menjaga efektivitas dan efisiensi dari
pengendalian internal.
Kata kunci : Pengendalian Internal, Kantor Perwakilan, Sistem
Informasi Akuntansi, Siklus Pengeluaran, Pengendalian
Kas, Dokumentasi, Rekonsiliasi
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
10/70
ix UNIVERSITAS INDONESIA
ABSTRACT
Name : Prasya Aninditya
Study Programme : Accounting
Title : Internal Contol Analysis on Expenditure Cycle in
Representative Office of Bank Indonesia in New York
using Documentation and Reconciliation Analysis
Internal control is always needed and always be a big part in an organization to
ensure accurate and accountable financial reports. By all means, liquid assets
mutation is always an important factor to achieve accuracy in financial reporting
system. Thus, how does a representative office in a foreign country create an
effective internal control, including their control activities especially on liquid
assets – while referring back to local regulation and home regulations – will be the
key question in this report. Empirical approach with qualitative explanation is
used in this report to maintain confidentiality of the data. This analysis isused to
explain the mechanism of internal control activities in entity’s expenditure cycle
and to prove that the internal control in automated accounting system is effective
by comparing findings and records in the system. Despite of the error findings, the
control in the automated accounting system is very adequate to represent financialactivities and to ensure accurate financial reporting. However, control activities
such as documentation and reconciliation is still needed to maintain the
effectiveness and efficiency of internal control.
Keywords : Internal Control, Representative Office, Accounting
Information System, Expenditure Cycle, Cash Controlling,
Documentation, Reconciliation
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
11/70
x UNIVERSITAS INDONESIA
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS
AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ............................................ vii
ABSTRAKSI ....................................................................................................... viii
ABSTRACT .......................................................................................................... ix
DAFTAR ISI .......................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii
DAFTAR GRAFIK ............................................................................................ xiv
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................... 1
1.1 LATAR BELAKANG .................................................................................... 1
1.2 LATAR BELAKANG PELAKSANAAN MAGANG ........................................... 3
1.3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN MAGANG ....................................... 4
1.4 PELAKSANAAN K EGIATAN MAGANG ........................................................ 4
1.5 R UANG LINGKUP PENULISAN LAPORAN .................................................... 5
1.6 TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN ........................................................ 5
1.7 SISTEMATIKA PENULISAN ......................................................................... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 8
2.1 SISTEM I NFORMASI ORGANISASI ............................................................... 8
2.2 PENGENDALIAN I NTERNAL ...................................................................... 10
2.2.1 Komponen Kontrol Internal ............................................................... 11
2.3 PEDOMAN R EKONSILIASI K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA NEW
YORK ...................................................................................................... 16
2.3.1 Rekonsiliasi Giro Bank ...................................................................... 16
2.3.2 Rekonsiliasi Kartu Kredit .................................................................. 17
BAB 3 PROFIL ORGANISASI ....................................................................... 18
3.1 PROFIL BANK I NDONESIA ........................................................................ 18
3.1.1 Sejarah Bank Indonesia ..................................................................... 18
3.1.2 Visi dan Misi ..................................................................................... 19
3.1.3 Struktur Organisasi Bank Indonesia .................................................. 20
3.2 K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA ............................................... 21
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
12/70
xi UNIVERSITAS INDONESIA
3.2.1 Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia (New York) .................. 23
3.2.2 Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York . 25
3.2.3 Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 26
BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH ................................. 28
4.1 SIKLUS PENGELUARAN PADA K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA
NEW YORK .............................................................................................. 28
4.1.1 Mekanisme Transaksi Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York ................................................................ 29
4.1.2 Mekanisme Pengeluaran Kas (Mutasi Rekening) Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York ................................................................ 32
4.2 A NALISIS PENGENDALIAN I NTERNAL ATAS SIKLUS PENGELUARAN
K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA NEW YORK ............................ 35
4.2.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) ............................ 364.2.2 Penaksiran Risiko (Risk Assessment) ............................................... 37
4.2.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)...................................... 41
4.2.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) ........ 44
4.2.5 Pengawasan (Monitoring Activities) ................................................. 45
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 50
5.1 K ESIMPULAN ........................................................................................... 50
5.2 SARAN..................................................................................................... 52
DAFTAR REFERENSI ...................................................................................... 53
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
13/70
xii UNIVERSITAS INDONESIA
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Bank Indonesia ............................................. 21
Gambar 3.2 - Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia
New York ...................................................................................... 25
Gambar 4.1 - Proses Otorisasi Dokumen untuk Pengeluaran Anggaran
KPwBI New York ......................................................................... 31
Gambar 4.2 - Mekanisme Pengeluaran Anggaran KPwBI New York ................ 34
Gambar 4.3 - Fishbone Theory oleh Kaoru Ishikawa (1968).............................. 36
Gambar 4.4 - Proses Pengecekan Kelengkapan Dokumen untuk
Rekonsiliasi ................................................................................... 43
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
14/70
xiii UNIVERSITAS INDONESIA
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Giro Bank ........................ 47
Tabel 4.2 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Kartu Kredit ..................... 48
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
15/70
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
16/70
1 UNIVERSITAS INDONESIA
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengendalian internal merupakan sebuah proses pengendalian kegiatan
operasional manajemen agar tetap selaras dengan tujuan organisasi dalam
efektifitas dan efisiensi operasional, laporan keuangan yang dapat diandalkan
serta kepatuhan terhadap hukum, regulasi dan kebijakan. Proses pengendalian
internal dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan
rekonsiliasi dan dokumentasi.
Rekonsiliasi adalah sebuah proses pencocokan antara dua kumpulan catatan yang
independen (Tabor et al., 2005). Dalam proses audit, catatan yang digunakan
adalah catatan internal organisasi dengan catatan pihak ketiga. Menurut Peraturan
Dirjen Perbendaharaan Negara No. PER-36/PB/2009 rekonsiliasi dilakukan
dengan mencocokkan catatan internal organisasi dengan catatan Bank. Tujuan
utama pelaksanaan rekonsiliasi adalah untuk menyajikan adanya sebuah kejadiankelengkapan catatan atas kejadian-kejadian tersebut dan menjamin upaya
penyusunan laporan keuangan yang kredibel.
Dokumentasi adalah sebuah proses pengumpulan dan mengklasifikasikan
dokumen dan menyajikan informasi di dalamnya kepada pengguna informasi
(UNESCO, 2006). Undang-Undang Republik Indonesia No. 8 Tahun 1997
tentang Dokumen Organisasi mewajibkan semua jenis organisasi untuk
melakukan dokumentasi atas segala kegiatan yang dilakukan. Kumpulan dokumen
ini diperlukan oleh organisasi sebagai bukti audit, bahan rekonsiliasi dan basis
pengambilan keputusan manajemen.
Ketentuan Undang-Undang tentang dokumentasi berlaku juga terhadap kantor
perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang mempunyai
kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap
memerhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat (UU No. 8 Tahun 1997
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
17/70
2
UNIVERSITAS INDONESIA
Pasal 28). Sehingga menjadi hal yang menarik untuk ditelaah bagaimana
penerapan dan pelaksanaan Undang-Undang ini dalam rangka melakukan
pengendalian internal pada sebuah kantor perwakilan di luar negeri.
Kantor perwakilan di luar wilayah Indonesia memiliki kegiatan organisasi yang
dinamik, dan tentunya memiliki beberapa tantangan dalam menjalankan
pengendalian internalnya. Sebagaimana Kantor Perwakilan Bank Indonesia New
York, selaku perwakilan Bank Indonesia di luar negeri seperti yang telah diatur
oleh Undang-Undang No. 13 Tahun 1968, Kantor Perwakilan Bank Indonesia
bertugas menjalankan fungsi hubungan internasional Bank Indonesia seperti
menjalin hubungan dengan lembaga internasional dan melakukan fungsi utama
bank sentral di luar wilayah Indonesia. Kantor Perwakilan Bank Indonesia juga
berperan mewakili pemerintah Negara Republik Indonesia sebagai delegasi
Indonesia di luar negeri. Dengan mengamati apa yang dicanangkan oleh Bapak
Presiden Susilo Bambang Yudoyono pada 28 September 2012 (Situs Resmi Partai
Presiden Republik Indonesia) mengenai lima kepentingan yang diperjuangkan
delegasi Indonesia di New York yaitu:
1.
Kerjasama ekonomi, khususnya menggalang kerjasama investasi diIndonesia
2. Kerjasama non-ekonomi, yaitu menggalang kerjasama untuk
mensukseskan pembangunan dalam negeri. Misalnya, dalam bidang
pembangunan, bidang pangan dan bidang perlindungan hutan.
3. Mensukseskan misi PBB khususnya misi panel yang telah dibentuk oleh
Sekjen PBB untuk merumuskan dan menghasilkan kerangka kerjasama
4.
Perluasan peran internasional Indonesia yang konstruktif di berbagaiforum global
5. Menyampaikan pandangan, pemikiran dan usulan Indonesia menyangkut
isu global melalui sejumlah forum penting di PBB
Hal ini menggambarkan betapa dinamisnya lingkup kerja Kantor Perwakilan Bank
Indonesia New York, dalam menjalankan fungsi hubungan internasional bank
sentral dan dalam mewakili pemerintah sebagai delegasi Indonesia di New York.
Tentunya untuk menjalankan tugas yang diembankan kepada Kantor Perwakilan
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
18/70
3
UNIVERSITAS INDONESIA
Bank Indonesia New York dengan efektif dan efisien, membutuhkan
pengendalian baik secara internal organisasi maupun dari sisi anggaran. Sehingga
muncul pertanyaan bagaimana pengendalian internal Kantor Perwakilan Bank
Indonesia dalam menjalankan berbagai peran yang dimiliki sampai tercipta
efisiensi dalam organisasi. Bedasarkan uraian di atas, penulis mengadakan
penelitian terhadap pengendalian internal atas siklus pengeluaran anggaran yang
dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York dengan
mempertimbangkan Undang-Undang Republik Indonesia.
1.2 Latar Belakang Pelaksanaan Magang
Untuk menghadapi dunia kerja nyata, mahasiswa perlu memiliki kemampuan
tidak hanya pengetahuan teoritis saja, pengalaman praktis, softskill dan
kemampuan mengaplikasikan pengetahuan teoritis ke dalam dunia kerja nyata
menjadi faktor penting dalam kompetensi. Hal ini menjadi pertimbangan yang
mendesak perguruan tinggi sebagai tempat lahirnya para sarjana untuk
menciptakan sebuah sistem pendidikan yang mendukung mahasiswanya untuk
mendapatkan pengetahuan baik konseptual maupun praktikal yang dapat
mendorong kompetensi mahasiswa untuk dapat bersaing dalam mendapatkanlapangan kerja.
Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia membuka
kesempatan bagi para calon sarjana untuk mempelajari ilmu terapan dari konsep
akuntansi yang telah didapatkan di bangku kuliah serta mandapatkan pengalaman
kerja nyata melalui program magang. Selama program magang ini, mahasiswa
berkesempatan untuk memproyeksikan konsep-konsep yang telah dipelajari ke
dalam tugas yang diberikan dan bagaimana menyiapkan solusi atas masalah yang
timbul baik sesuai maupun di luar ekspektasi, sehingga mahasiswa mendapatkan
gambaran sesungguhnya dari dunia kerja nyata. Selain itu, mahasiswa akan
berinteraksi dengan berbagai pihak dengan latar belakang berbeda, sehingga
mahasiswa diharapkan dapat memperlajari bagaimana komunikasi bisnis dan
kehidupan sosial di lingkungan kerja.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
19/70
4
UNIVERSITAS INDONESIA
1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang
Penulis mengikuti program magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia yang
berlokasi di New York. Kegiatan magang ini berlangsung selama 3 (tiga) bulanterhitung sejak 20 Juni 2013 hingga 27 September 2013.
1.4 Pelaksanaan Kegiatan Magang
Pada program magang yang diberikan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia
New York, penulis ditempatkan di Divisi Administrasi yang bertanggung jawab
atas segala transaksi keuangan, distribusi surat dan memo, serta inventaris entitas.
Selama kegiatan magang, penulis diberikan kesempatan untuk mempelajari
bidang kerja Divisi Administrasi secara keseluruhan, akan tetapi penulis
berkonsentrasi kepada segala transaksi keuangan yang dilakukan oleh entitas dan
bertugas untuk membantu bidang keuangan dalam proses rekonsiliasi dan
pengumpulan data audit atas rekonsiliasi. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis
dalam mengumpulkan data dengan teknik observasi dan teknik dokumentasi,
antara lain:
1.
Mengatur arsip dengan mengelompokkan ke dalam 3 (tiga) divisi sesuaidengan divisi kerja di Kantor Perwakilan, yaitu; Divisi Administrasi,
Divisi Ekonomi Internasional dan Divisi Pengelolaan Portfolio.
2. Mengumpulkan bukti-bukti administrasi keuangan termasuk antara lain
anggaran tahunan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, bukti cek
yang keluar, rekening koran JP Morgan Chase Bank, Warkat Anggaran
dan laporan rekonsiliasi periode sebelumnya.
3. Membuat rancangan kasar monitoring anggaran yang dibuat sesuai dengan
pengajuan anggaran dan realisasi anggaran di tahun sebelumnya.
4. Memeriksa kelengkapan arsip administrasi terkait dengan pengeluaran
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.
5.
Melakukan proses rekonsiliasi bank atas catatan pengeluaran Kantor
Perwakilan Bank Indonesia New York dengan laporan rekening koran
yang dikeluarkan oleh JP Morgan Chase Bank .
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
20/70
5
UNIVERSITAS INDONESIA
6. Menyusun laporan atas rekonsiliasi bank yang dilakukan atas mutasi
rekening yang tidak tercatat dalam catatan pembukuan Kantor Perwakilan
Bank Indonesia.
1.5 Ruang Lingkup Penulisan Laporan
Selama melaksanakan program magang, penulis berkesempatan untuk
mempelajari aktivitas transaksi pengeluaran anggaran serta mempelajari
bagaimana pengendalian internal berdasarkan dokumentasi dan rekonsiliasi
entitas. Adapun ruang lingkup penulisan laporan magang ini ditekankan kepada
pengendalian internal pada pengeluaran anggaran dengan menggunakan analisis
komponen pengendalian internal khususnya dokumentasi dan rekonsiliasi entitas.
Kedua hal ini menarik untuk dibahas dan ditelaah lebih lanjut karena proses
dokumentasi merupakan sebuah proses yang diwajibkan bagi bentuk organisasi
apapun untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukan sebagai bahan
rekonsiliasi dan merupakan bagian dari pengendalian internal Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York. Sedangkan untuk menghasilkan laporan
pertanggungjawaban yang dapat diandalkan dan akurat, diperlukan pengendalian
internal yang baik. Sehingga pembahasan laporan akan di khususkan mengenai“Pengendalian Internal pada Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York menggunakan Analisis Dokumentasi dan
Rekonsiliasi.”
1.6 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui siklus pengeluaran
anggaran oleh entitasproses dokumentasi dan rekonsiliasi dalam rangka
melakukan pengendalian internal dan analisis siklus pengeluaran dalam rangka
melakukan pengendalian internal organisasi. Adapun batasan penulisan pada
laporan ini yaitu keterbatasan akses ke dalam sistem BI-SOSA dan kerahasiaan
keuangan entitas, sehingga penelitian dilakukan menggunakan metode komparatif
deskriptif secara empiris.
Hasil dari penelitian ini bermanfaat bagi beberapa pihak. Bagi Universitas,
laporan ini dapat digunakan sebagai referensi untuk penelitian lain dengan topik
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
21/70
6
UNIVERSITAS INDONESIA
dan materi yang berkaitan. Bagi entitas, hasil laporan ini diharapkan dapat
memberikan alternatif solusi dalam pertimbangan untuk mengembangkan dan
meningkatkan kinerja pengendalian internal baik pada sistem informasi akuntansi
maupun pada siklus pengeluaran entitas. Bagi penulis, laporan digunakan sebagai
referensi pengaplikasian pengetahuan teoritis ke dalam dunia kerja nyata yang
menjadi faktor penting dalam pengembangan kompetensi.
Beberapa pokok bahasan yang akan diulas dalam laporan magang ini, antara lain
adalah:
1.
Siklus pengeluaran yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank
Indonesia New York
2. Pengendalian atas pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia
New York
3. Peran dokumentasi dan rekonsiliasi dalam pelaksanaan pengendalian
internal
1.7 Sistematika Penulisan
Laporan Magang ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:
BAB 1 : Pendahuluan
Bab ini memberikan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan
magang yang ditulis. Bab ini juga menjadi bagian pembuka dan
menjelaskan mengenai latar belakang dari program magang yang dipilih
sebagai salah satu alternatif syarat kelulusan mahasiswa jurusan
Akuntansi, serta menjelaskan tujuan dibuatnya laporan magang ini.
Penulis juga menjelaskan mengenai sistematika pelaksanaan magang,
termasuk di dalamnya tujuan magang, lama waktu magang serta
penjelasan mengenai kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama
program magang berlangsung.
BAB 2 : Landasan Teori
Bagian ini menjelaskan mengenai teori-teori yang menjadi landasan
pembahasan dan analisa pada pengendalian internal entitas dalam
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
22/70
7
UNIVERSITAS INDONESIA
dokumentasi rekonsiliasi. Teori yang dimaksud mencakup konsep
pengendalian internal, aktivitas kontrol dan prosedur yang digunakan oleh
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.
BAB 3 : Profil Organisasi
Bagian ini akan memberikan gambaran umum mengenai profil, fungsi,
kegiatan dan struktur organisasi Bank Indonesia sebagai tempat
pelaksanaan magang penulis. Bab ini akan dibagi menjadi tiga bagian,
yaitu profil Bank Indonesia Pusat, profil Kantor Perwakilan Bank
Indonesia New York dan penjelasan mengenai tugas divisi dimana penulis
ditempatkan.
BAB 4 : Pembahasan dan Analisis Masalah
Pembahasan akan dipaparkan dalam bab ini untuk menjawab rumusan
masalah yang telah dijelaskan di bab sebelumnya. Analisa masalah
dilakukan dengan cara mambahas segala aspek yang menjadi bagian dalam
proses dokumentasi dan rekonsiliasi sebagai aktivitasi pengendalian
internal di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.
BAB 5 : Kesimpulan dan Saran
Bab ini merupakan bagian terakhir dari keseluruhan laporan yang berisi
ringkasan dan kesimpulan atas analisis pembahasan masalah. Saran yang
berisikan masukan menjadi fokus perhatian utama penulis.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
23/70
8 UNIVERSITAS INDONESIA
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Organisasi
Sistem Informasi pada sebuah organisasi dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan informasi yang berhubungan dengan masing-masing dan diterapkan
pada setiap area dan lapisan manajemen organisasi. Dalam Blackwell
Encyclopedia of Management, Davis (2005) menjelaskan sebuah sistem informasi
sebagai seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan
prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud tujuan bersama yang
menghantarkan informasi kepada seluruh bagian organisasi untuk merencanakan,
mengembangkan dan mengelola informasi tersebut. Sedangkan definisi lain dari
sebuah sistem informasi adalah serangkaian prosedur di mana data dikumpulkan,
diolah menjadi sebuah informasi dan di distribusikan kepada pengguna (Hall,
2008). Dari kedua pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk mengolah segala bentuk informasi dari
berbagai bagian organisasi menjadi sebuah produk informasi yang terintegrasi dan
berguna bagi seluruh lapisan manajemen dan pengguna informasi lainnya.
Sistem informasi organisasi digunakan untuk membuat aliran informasi tersedia
untuk pengguna informasi. Laporan ini lebih memfokuskan pada data dan
informasi transaksi, yang dilakukan dalam Sistem Informasi Akuntansi yang
disebut Transaction Processing System (TPS). Transaction Processing System
didefinisikan sebagai siklus transaksi penghasil data mentah (raw data) untuk
laporan manajemen dan keuangan yang membutuhkan perhatian khusus dari para
akuntan profesional (Hall, 2008). Tidak ada regulasi yang mengharuskan suatu
organisasi untuk menggunakan sistem informasi tertentu; keputusan penggunaan
sistem informasi tergantung pada kebijakan manajemen untuk memenuhi
kebutuhan dan tujuan organisasi.
Dalam sistem informasi akuntansi, terdapat 3 siklus yang dilaksanakan dengan
cara dan waktu tertentu dalam suatu organisasi; siklus tersebut adalah expenditure
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
24/70
9
UNIVERSITAS INDONESIA
cycle, Revenue Cycle dan Conversion Cycle (Hall, 2008). Laporan ini lebih
menekankan pada pengelolaan akuisisi dan pembayaran untuk barang dan jasa,
yang selanjutnya akan disebut siklus pengeluaran. Dalam penerapan siklus
pengeluaran ini, sebuah organisasi perlu melakukan kontrol, pengawasan dan
pengelolaan arus kas yang masuk dan keluar. Pengendalian atau kontrol terhadap
siklus pengeluaran dapat dilaksanakan dengan implementasi dokumentasi dalam
organisasi untuk memantau mutasi anggaran guna menjaga akurasi dan
kelengkapan data laporan keuangan. Dokumentasi informasi keuangan ini
dilaksanakan sebagai proses pengelolaan dan pengawasan untuk menjaga
perputaran dan keamanan aset organisasi yang paling likuid, yaitu kas. Selain
dengan dokumentasi, pengendalian dan pengawasan perputaran kas organisasi
dapat dilakukan dengan menerapkan otorisasi terhadap pengeluaran anggaran
untuk menjamin keabsahan transaksi dan mengurangi risiko penggunaan kas yang
tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Agar lebih mudah dimengerti,
penjelasan siklus pengeluaran dalam laporan ini akan menggunakan Data Flow
Diagram (DFD) yang mencakup pihak terkait, kebutuhan dokumen dan otorisasi
dalam pelaksanaan pengeluaran anggaran.
Siklus pengeluaran sendiri terdiri dari dua proses, yaitu transaksi pembelian dan
pengeluaran kas. Transaksi pembelian mencakup identifikasi kebutuhan
organisasi, pemesanan, penerimaan dan pengakuan kewajiban atas akuisisi barang
atau jasa. Sedangkan proses pengeluaran kas adalah tindakan pelunasan kewajiban
yang muncul akibat transaksi pembelian yang dilaksanakan sebelumnya. Masing-
masing proses akan dijelaskan sesuai dengan hasil pengamatan pada subjek
penelitian secara lebih rinci pada bab berikutnya.
Untuk menjaga aliran informasi yang akurat dan lengkap serta untuk
mempermudah pengambilan keputusan, dokumentasi siklus pengeluaran perlu
dilakukan dengan menggunakan sebuah sistem yang diterapkan dalam organisasi.
Pentingnya penggunaan sistem informasi membutuhkan adanya kontrol untuk
menjamin kelancatan distribusi dan ketepatan informasi. Oleh karena itu, laporan
ini, pembahasan akan difokuskan kepada analisis siklus pengeluaran termasuk di
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
25/70
10
UNIVERSITAS INDONESIA
dalamnya pelaksanaan komponen pengendalian internal untuk dijadikan referensi
kontol atas sistem informasi yang digunakan.
2.2
Pengendalian Internal
Pengendalian internal diperlukan entitas untuk tetap beroperasi sesuai dengan
tujuan utamanya sehingga pengendalian internal menjadi kunci dari keberhasilan
operasional entitas. Sistem pengendalian internal sendiri bertujuan untuk
mendorong efisiensi dan efektifitas kegiatan organisasi, mendukung pelaporan
yang dapat diandalkan serta memastikan kepatuhan organisasi terhadap hukum
dan peraturan yang berlaku. Seperti yang dijelaskan dalam pengertian
pengendalian internal oleh COSO: Internal Control-Intergrated Framework
(2013): “a process affected by entity’s board of directors, management, and other
personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement
of objectives relating to operations, reporting and compliance.” Sedangkan
definisi pengendalian internal oleh Thorngren (2011) adalah:
“Internal Control is the organizational plan al all related measures
designed to accomplish the following: (1) Safeguard assets ..., (2)
Encourage employees to follow company policy ..., (3) Promote operational
efficiency ... and (4) Ensure accurate, reliable accounting record ... .”
Dengan ini dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah segala proses
yang dipengaruhi oleh direksi, manajemen dan personil lainnya yang dirancang
untuk membantu entitas dalam mencapai tujuannya terkait dengan efisiensi
operasional, akurasi dan kenadalan laporan, kepatuhan komponen entitas atas
regulasi dan hukum yang berlaku serta penjagaan aset entitas.
Dalam melaksanakan pengendalian internal, entitas perlu memperhatikan berbagai
aspek internal entitas. Aspek yang perlu diperhatikan antara lain adalah risiko
yang dihadapi entitas, pihak yang bertanggung jawab atas perumusan dan
pelaksanaan pengendalian internal berdasarkan peraturan dan hukum yang berlaku
serta pembagian tugas oleh manajemen untuk menciptakan efisiensi kinerja dan
efektifitas kontrol. Pendekatan risiko dilakukan sesuai dengan bidang operasi
entitas untuk merumuskan prosedur dan penerapan kontrol internal. Akan tetapi,
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
26/70
11
UNIVERSITAS INDONESIA
pengendalian internal tidak akan efektif apabila komponen entitas tidak memenuhi
prosedur yang telah dirumuskan sebelumnya, sehingga diperlukan pihak yang
bertanggung jawab untuk memeriksa kelengkapan dokumen akuntansi sebagai
dasar bukti pelaporan keuangan serta memastikan bahwa pengendalian internal
telah dilakukan dengan baik. Manajemen entitas juga perlu melakukan pembagian
tugas yang konkrit pada keseluruhan komponen entitas agar pengendalian internal
dapat berjalan dengan optimal. Pembagian tugas ini sangat diperlukan agar
manajemen dapat dengan jelas meminta pertanggung jawaban terhadap pihak
tertentu apabila risiko yang ditaksir terjadi.
2.2.1 Komponen Kontrol Internal
Dalam melaksanakan pengendalian internal, banyak faktor yang harus
diperhatikan oleh entitas karena pengendalian internal merupakan alat untuk
menjaga keselarasan kegiatan operasional entitas dengan strategi dan tujuan
entitas. Terdapat lima komponen pengendalian internal yang dijelaskan COSO
dalam Internal Control: Integrated Framework (2013), yaitu:
1.
Control Environment
2.
Risk Assessment
3. Control Activities
4.
Information & Communication
5. Monitoring
Kelima komponen kontrol internal diatas memiliki peran penting dalam
pelaksanaan kontrol internal organisasi. Masing-masing komponen memiliki tolak
ukur tersendiri untuk memastikan bahwa organisasi telah menjalankan kontrol
yang baik yang akan dijelaskan secara rinci dalam ulasan berikutnya.
2.2.1.1 Control Environment
Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar untuk semua komponen lain dari
pengendalian internal agar dapat berfungsi secara optimal. Kelemahan pada
kebijakan dan sistem kendali yang diciptakan oleh pimpinan dan manajemen
menjadi salah satu faktor utama terjadinya kecurangan dalam sebuah organisasi.
Sehingga lingkungan pengendalian harus terbentuk dan mendorong komitmen
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
27/70
12
UNIVERSITAS INDONESIA
dari setiap komponen organisasi untuk melakukan pengendalian internal yang
didukung oleh demonstrasi pengendalian internal yang dilakukan oleh baik
pimpinan maupun manajemen organisasi.
Untuk dapat menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif, maka pimpinan
serta manajemen organisasi perlu menetapkan kebijakan, kode etik dan sistem tata
kelola organisasi yang mampu mendukung keseluruhan komponen organisasi
untuk membentuk lingkungan pengendalian internal yang efektif. Penetapan
kebijakan terkait dengan lingkungan pengendalian mengacu kepada budaya
organisasi yang difokuskan kepada beberapa hal, antara lain:
1. Komitmen terhadap kompetensi yang mengedepankan integritas dan nilai
etika
2.
Kepemimpinan yang kondusif dan mendukung setiap komponen
organisasi untuk melakukan pengawasan, pengembangan dan pelaksanaan
pengendalian internal
3. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat kepada setiap
komponen organisasi
4. Kesesuaian ketetapan manajemen dengan standar pengawasan, struktur
organisasi, alur tanggung jawab dan keselarasan ketetapan tersebut dengan
tujuan organisasi
5. Penyusunan dan penerapan kebijakan pembinaan sumber daya manusia
yang mengedepankan pengembangan kompetensi individu dengan tujuan
pencapaian organisasi
6.
Akuntabilitas individu dalam pengendalian internal pada kegiatan
organisasi
2.2.1.2
Risk Assessment
Peniliaian risiko yang termasuk dalam manajemen risiko adalah sebuah proses
mengidentifikasi kejadian yang berpotensi dalam menghambat kemampuan
organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Semua risiko ini perlu dikelola
dalam sebuah sistem pengendalian organisasi untuk dijadika dasar pengambila
keputusan manajemen menentukan solusi dan alternatifnya agar risko-risiko
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
28/70
13
UNIVERSITAS INDONESIA
tersebut tidak menghambat kinerja organisasi secara keseluruhan. Risiko dapat
berasal baik dari dalam organisasi maupun dari luar orgaisasi.
Untuk menghadapi risiko-risiko tersebut, organisasi perlu membuat sebuah
perencanaan pengendalian risiko, program kerja yang mampu meminimalisir risko
tanpa mengurangi optimalisasi kinerja organisasi, serta tindakan yang diperlukan
untuk menghindari dan mengendalikan risiko apabila terjadi. Dalam pelaporan
keuangan, sebuah organisasi perlu mengembangkan kontrol atas kinerja keuangan
untuk mengurangi risiko salah saji laporan dan memastikan ketepatan pelaporan
keuangan organisasi.
2.2.1.3
Control Activities
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006) kegiatan pengendalian andalah tindakan
dan prosedur yang dilakukan untuk memastikan bahwa alur manajemen berjalan
dengan baik. Aktivitas pengendalian mecakup sejumlah kebijakan dan prosedur
yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi dan meminimalisir risiko.
Aktivitas pengendalian internal harus memiliki hubungan erat dan terintegrasi
dengan proses penaksiran risiko. Aktivitas pengendalian yang bisa diterapkan oleh
manajemen dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk
memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap
sistem aplikasi yang material dalam organisasi. Adapun unsur-unsur aktivitas
pengendalian antara lain adalah:
1.
Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas merupakan sebuah titik krusial dalam efektifitas
pelaksanaan pengendalian internal. Hal ini diterapkan dengan cara
memisahkan tanggung jawab dan wewenang dalam otoritasi dan pelaksana
transaksi. Sehingga tanggung jawab pelaku, pencatat dan otorisasi atas
sebuah transaksi tidak jatuh kepada satu pihak saja. Risiko kesalahan dan
peluang tindakan kecurangan dapat diminimalisir dengan adanya
pemisahan tanggung jawab pada sebuah organisasi.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
29/70
14
UNIVERSITAS INDONESIA
2. Dokumentasi dan Pencatatatan
Seluruh informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi harus disimpan
atas peraturan UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
sebagai bukti administrasi dan audit di kemudian hari. Dokumen dan
catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan data
informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi. Wujud dokumen dapat
berupa kertas sampai media penyimpanan dengan menggunakan sistem
komputerisasi. Setiap jenis dokumen dan catatan harus diatur dengan cara
relevan sesuai dengan regulasi akuntansi umum dan regulasi organisasi.
3.
Akses terhadap aset
Aset merupakan unsur pernting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu
akses terhadap aset perlu dibatasi kepada pihak yang berkepentingan saja.
Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian atas
otorisasi terhadap pihak yang diberikan akses terhadap aset yang memadai.
Pengendalian akses terhadap aset dapat dilakukan dengan dokumentasi dan
catatan penggunaan aset serta dengan menggunakan sistem informasi
organisasi untuk menguatkan pengendalian.
4.
Pemeriksaan oleh pihak independen
Dokumentasi dan catatan yang dimiliki organisasi harus bisa menyajikan
informasi sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Agar akuntabilitas dan
relevansi informasi terjaga sesuai dengan kondisi sebenarnya, secara
berkala informasi yang dimiliki organisasi akan dibandingkan
kesesuaiannya dengan aset yang ada. Fungsi ini sebaiknya dilakukan oleh
pihak independen dan tidak memiliki kepentingan dengan informasi dalamorganisasi tersebut.
5. Pengendalian Informasi
Pengendalian pengolahan informasi memastikan adanya otorisasi,
keakuratan, dan kelengkapan transaksi individual tertentu yang memadai.
Otorisasi membatasi pelaksanaan transaksi atas suatu aktivitas oleh pihak
yang tidak berkepentingan. Akurasi informasi menjamin bahwa semua
transaksi yang tercatat sudah sesuai dengan transaksi yang terjadi.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
30/70
15
UNIVERSITAS INDONESIA
Sedangkan kelengkapan informasi menjamin bahwa data pendukung atas
transaksi terkait sudah lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.
2.2.1.4
Information & Communcation
Informasi dan komunikasi merupakan komponen pengendalian internal yang
melintasi dan menghubungkan seluruh komponen lainnya. Informasi yang sesuai
dengan kondisi sebenarnya harus di komunikasikan kepada tingkat manajerial atas
maupun bawah dengan cara dan pada waktu tertentu agar personil organisasi
dapat melaksanakan tanggungjawabnya. Sebuah organisasi perlu memiliki
prosedur yang efektif untuk dapat melakukan komunikasi baik dengan pihak
internal maupun eksternal.
COSO menyarankan bahwa pengendalian internal sistem informasi yang
digunakan organisasi harus bisa menunjukkan pentingnya penyimpanan informasi
dan penggunaan sistem pendukung yang konsisten dan selaras dengan kebutuhan
organisasi secara keseluruhan. Untuk menciptakan sistem strategis dalam
pencapaian tujuan organisasi, manajemen perlu mempertimbangkan perencanaan,
desain dan implementasi sistem informasi sebagai salah satu strategi organisasi.
Selain itu, organisasi juga perlu melakukan integrasi sistem otomasi informasi
suatu aktivitas operasional dengan aktivitas lainnya.
Untuk memastikan bahwa pengendalian internal dapat terlaksana dengan efektif
dan efisien, organisasi harus menentukan kualitas informasi yang dimilikinya.
Berikut faktor yang perlu dipastikan dalam menentukan kualitas informasi:
1.
Isi daripada informasi yang dilaporkan sesuai dengan kondisi sebenarnya
2.
Informasi disajikan tepat waktu dan tersedia apabila dibutuhkan
3. Informasi yang terkandung mewakili kondisi terkini
4. Data dan informasi yang disajikan tepat dan dapat dijamin akurasinya
5. Informasi dapat diakses oleh pengguna yang sesuai
Komunikasi berperan sebagai penghantar informasi yang mengalir dalam sebuah
organisasi. Selain itu, komunikasi baik dalam organisasi maupun kepada pihak
eksternal organisasi mampu membantu organisasi dalam mengidentifikasi risiko
dalam pelaksanaan pengendalian internal yang mungkin terjadi dan mengolah
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
31/70
16
UNIVERSITAS INDONESIA
informasi tersebut untuk mengembangkan kebijakan pengendalian internal
organisasi. Dengan adanya komunikasi, organisasi dapat mengolah informasi
terkait dengan kinerja selama periode tertentu kedalam laporan finansial, laporan
kinerja operasional dan reviu kepatuhan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
2.2.1.5 Monitoring Activities
Setiap kegiatan yang dilakukan harus selaras dengan tujuan operasional dan
strategis organisasi. Untuk mencapai keselarasan tersebut, dibutuhkan
pengawasan atas jalannya aktivitas-aktivitas dalam organisasi. Aktivitas
pengawasan mencakup evaluasi atas komponen pengendalian internal telah
dilaksanakan dan berfungsi dengan baik. Temuan yang berkaitan dengan pengendalian ini akan dievaluasi secara menyeluruh dan di informasikan untuk
menetapkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan pengendalian
internal. Aktivitas pengawasan ini dapat dilakukan oleh semua pihak organisasi,
baik dari tingkat manajerial bawah ke atas.
2.3 Pedoman Rekonsiliasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
Bank Indonesia menetapkan prosedur rekonsiliasi sebagai bagian dari aktivitas
pengawasan atas mutasi rekening dalam bentuk kas. Pada buku pedoman
rekonsiliasi yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia, terdapat dua jenis rekonsiliasi
yaitu rekonsiliasi giro bank dan rekonsiliasi kartu kredit. Kedua jenis rekonsiliasi
akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian berikut:
2.3.1 Rekonsiliasi Giro Bank
Rekonsiliasi adalah kegiatan pencocokan antara saldo yang tercatat pada sistem
BI-SOSA (Sentralisasi Otomasi Sistem Akuntansi Bank Indonesia) dan saldo
yang tercatat pada rekening bank (bank statement ), sebagai upaya untuk
memperoleh saldo yang benar dan akurat.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
32/70
17
UNIVERSITAS INDONESIA
Pelaksanaan rekonsiliasi giro bank pada sistem BI-SOSA diatur sebagai berikut:
1.
Rekonsiliasi dilakukan secara periodik (minimal sebulan sekali).
2.
Rekonsiliasi dilakukan dengan cara membandingkan transaksi pemakaianrekening giro bank yang telah diinput di BI-SOSA dengan bank statement
secara bulanan.
3. Rekonsiliasi dilakukan oleh petugas data entry dengan melakukan proses
pencocokan mutasi rekening pada saat sistem BI-SOSA dengan mutasi
pada bank statement . Nominal mutasi debet dan kredit yang dicocokan
harus sama (balance).
4.
Apabila terdapat mutasi/transaksi debet atau kredit yang ada di bank
statement tapi belum terdapat di sistem BI-SOSA, maka mutasi/transaksi
tersebut harus diinput ke BI-SOSA.
5.
Petugas persetujuan melakukan verifikasi dan persetujuan hasil
rekonsiliasi.
2.3.2 Rekonsiliasi Kartu Kredit
Rekonsiliasi kartu kredit dilakukan untuk membandingkan transaksi pemakaian
kartu kredit kedinasan yang telah diinput di BI-SOSA dengan tagihan pembayaran
kartu kredit secara bulanan.
Pelaksanaan rekonsiliasi kartu kredit diatur sebagai berikut:
1. Sistem menampilkan semua mutasi rekening kartu kredit debet dan kredit.
2.
Petugas data entry melakukan proses pencocokan mutasi rekening kartu
kredit dengan tagihan kartu kredit. Nominal mutasi debet dan kredit yang
dicocokan harus sama (balance).
3.
Petugas persetujuan melakukan verifikasi dan persetujuan rekonsiliasi.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
33/70
18 UNIVERSITAS INDONESIA
BAB 3
PROFIL ORGANISASI
3.1 Profil Bank Indonesia
3.1.1 Sejarah Bank Indonesia
Bank Indonesia didirikan pertama kali pada tahun 1953 menggantikan fungsi De
Javasche Bank sebagai bank sentral yang bertugas untuk mengatur sistem
moneter, perbankan dan pembayaran di Indonesia. Undang-undang yang
mengatur Bank Indonesia kerap direvisi seiring dengan perkembangan ekonomi
dan politik dalam negeri. Hingga dibentuk UU No. 23/1999 dan sebagaimana
telah diubah dengan UU RI No. 6/2009 yang menjelaskan mengenai status dan
kedudukan Bank Indonesia sebagai Bank Sentral Republik Indonesia yang
independen dan bebas dari campur tangan pemerintah ataupun pihak lainnya
kecuali untuk hal-hal yang secara tegas telah diatur dalam undang-undang
tersebut.
Kedudukan Bank Indonesia yang telah ditetapkan dalam undang-undang adalah
sebagai Bank Sentral Republik Indonesia yang bertindak sebagai otoritas moneter.
Bank Indonesia mempunyai otorisasi penuh dalam merumuskan dan
melaksanakan setiap tugas dan wewenangnya. Pihak luar tidak dibenarkan
mencampuri pelaksanaan tugas Bank Indonesia, dan Bank Indonesia juga
berkewajiban untuk menolak dan mengabaikan intervensi dalam bentuk apapun
dan dari pihak manapun juga. Sebagai badan hukum, status Bank Indonesia
mempunyai status sebagai badan hukum publik dan perdata. Sebagai badanhukum publik, Bank Indonesia berwenang untuk menetapkan regulasi hukum
yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat seluruh
masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sedangkan sebagai badan
hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas nama sendiri di
dalam maupun di luar pengadilan.
Dalam kapasitasnya sebagai Bank Sentral, tujuan utama dari Bank Indonesia
adalah untuk mencapai dan memelihara kestabilan nilai Rupiah. Kestabilan nilai
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
34/70
19
UNIVERSITAS INDONESIA
Rupiah ini didalamnya terdapat dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang
terhadap barang dan jasa – dicerminkan dengan laju inflasi – dan kestabilan nilai
mata uang terhadap mata uang asing – dicerminkan dengan nilai tukar Rupiah
dengan mata uang asing. Untuk mencapai tujuan tersebut, Bank Indonesia
didukung oleh tiga pilar utama yang juga merupakan bidang tugasnya:
1. Menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter
2. Mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran
3. Mengatur dan mengawasi perbankan Indonesia
Untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kerja, Bank Indonesia membentuk
perpanjangan tangan di dalam maupun di luar negeri. Jaringan kantor Bank
Indonesia di seluruh wilayah Indonesia disebut Kantor Bank Indonesia (KBI)
yang berfungsi sebagai pengawas perekonomian regional. Jaringan Bank
Indonesia di luar negeri disebut Kantor Perwakilan (KPw).
Di awal tahun 2014 ini, pilar ketiga Bank Indonesia yang mengatur dan
mengawasi perbankan Indonesia diambil alih oleh Otoritas Jasa Keuangan yang
dibentuk tahun 2013 sebagai pengatur dan pengawas sistem jasa keuangan.
Pengalihan fungsi ini resmi efektif sejak tanggal 31 Desember 2013 dengan
Laporan Deputi Gubernur Bidang 3 Bank Indonesia mengenai Serah Terima
Pengawasan Mikroprudensial Bank dari Bank Indonesia kepada Otoritas Jasa
Keuangan.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi
Menjadi lembaga bank sentral yang dipercaya sebagai penjaga stabilitas moneter
dan sistem keuangan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi yang berkualitas.
Misi
Mencapai dan memelihara kestabilan nilai Rupiah melalui pemeliharaan
kestabilan moneter dan pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk
pembangunan ekonomi nasional yang berkualitas dalam jangka panjang.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
35/70
20
UNIVERSITAS INDONESIA
Untuk mencapai visi dan misi tersebut, Bank Indonesia menetapkan nilai-nilai
strategis yang menjadi pedoman dasar lingkungan Bank Indonesia untuk dalam
bertindak, yakni kompetensi, intergritas, transparansi, akuntabilitas dan
kebersamaan. Bank Indonesia juga menetapkan sasaran strategis jangka menengah
untuk mewujudkan visi, misi dan nilai strategis tersebut, yaitu:
1. Memperkuat pengendalian inflasi dari sisi permintaan dan penawaran
2. Menjaga kestabilan nilai tukar Rupiah
3. Mendorong pasar keuangan yang dalam dan efisien
4. Mewujudkan keuangan inklusif yang terarah, efisien dan sinergis
5.
Memelihara sistem pembayaran yang aman, efisien dan lancar
6. Memperkuat pengelolaan keuangan Bank Indonesia yang akuntabel
7. Mewujudkan proses kerja efektif dan efisien dengan dukungan Sistem
Informasi, Kultur dan Tata Kelola yang baik
8. Mempercepat ketersedaan Sumber Daya Manusia yang kompeten
9. Memperkuat aliansi strategis dan meningkatkan persepsi positif Bank
Indonesia
10. Memantapkan kelancaran transisi pengalihan fungsi pengawasan
perbankan ke Otoritas Jasa Keuangan (OJK)
3.1.3 Struktur Organisasi Bank Indonesia
Pada awalnya, struktur organisasi Bank Indonesia dibagi kedalam dua departemen
fungsi yang dibentuk sesuai dengan tujuan Bank Indonesia yaitu untuk menjaga
stabilitas moneter, menjaga stabilitas sistem keuangan dan melakukan
pengawasan atas perbankan di Indonesia. Kedua departemen fungsi ini memiliki
sub-bagian masing-masing yang berperan untuk meningkatkan efisiensi dan
efektifitas Bank Indonesia dalam mencapai tujuannya. Guna memperkaya
informasi yang dimiliki Bank Indonesia, setiap Kantor Perwakilan baik dalam
negeri maupun luar negeri mewakili sub-departemen untuk melakukan riset dan
tinjauan mengenai kondisi dan situasi perekonomian di wilayahnya.
Namun, dalam perkembangannya, fungsi pengawasan perbankan yang dilakukan
oleh Bank Indonesia telah dipindahtangankan kepada Otoritas Jasa Keuangan
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
36/70
21
UNIVERSITAS INDONESIA
(OJK) sehingga tujuan utama Bank Indonesia menjadi: menjaga stabilitas moneter
dan menjaga stabilitas sistem keuangan. Untuk mencapai kedua tujuan utama
tersebut, struktur organisasi Bank Indonesia dilengkapi dengan Departemen
Manajemen Intern yang bertugas untuk menjamin kelancaran, efisiensi dan
efektifitas kinerja pada keseluruhan bagian organisasi Bank Indonesia. Selain itu,
agar Bank Indonesia dapat secara efektif merumuskan kebijakan moneter yang
akan diterapkan di Indonesia, Bank Indonesia memiliki perwakilan di dalam
negeri yang disebut Kantor Perwakilan Dalam Negeri (KPwDN) dan beberapa
Kantor Perwakilan Luar Negeri (KPwLN).
Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Bank Indonesia (Sumber: Website Bank Indonesia)
3.2 Kantor Perwakilan Bank Indonesia
Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas-tugas Bank Indonesia, diperlukan
informasi dan analisis mengenai kondisi ekonomi, moneter dan perbankan dari
dalam negeri dan luar negeri khususnya pada pusat-pusat pasar keuangan dan
modal dunia. Untuk itu Bank Indonesia menempatkan beberapa Kantor
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
37/70
22
UNIVERSITAS INDONESIA
Perwakilannya di luar negeri, antara lain di London, New York, Singapura dan
Tokyo. Dengan adanya Kantor Perwakilan ini, diharapkan dapat membantu Bank
Indonesia dalam meningkatkan kualitas perumusan kebijakan dan memberikan
informasi yang terkait dengan tugas Bank Indonesia kepada berbagai pihak di luar
negeri.
Pada dasarnya, Kantor Perwakilan Bank Indonesia bertugas untuk membantu
pencapaian tugas utama Bank Indoneisa, yaitu menetapkan dan melaksanakan
kebijakan moneter serta mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran.
Dalam hal penetapan kebijakan moneter, perwakilan berperan sebagai
penyelenggara survei seperti yang ditetapkan dalam Undang-Undang No. 23
Tahun 1999 Pasal 14 tentang Bank Indonesia dengan melakukan pengamatan dan
pengolahan data informasi ekonomi dan keuangan di wilayah kerjanya untuk
dijadikan bahan pengambilan keputusan kebijakan moneter yang dilakukan Bank
Indonesia.
Berdasarkan Undang-Undang No. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral, kegiatan
Kantor Perwakilan Bank Indonesia dalam menjalankan hubungan internasional
Bank Indonesia salah satunya adalah membantu dalam penyusunan rencana devisadan memperlancar usaha pembangunan dengan memperhatikan posisi likuiditas
dan solvabilitas Indonesia di mata internasional untuk diajukan kepada
Pemerintah melalui Dewan Moneter. Untuk menjaga dan memelihara likuiditas
dan solvabilitas tersebut, Kantor Perwakilan Bank Indonesia wajib mendukung
kegiatan hubungan internasional Bank Indonesia dengan rincian: (Undang-
Undang No. 13 Tahun 1968 Pasal 38 ayat 2)
1.
Menguasai, mengurus dan menyelenggarakan tata-usaha cadangan emas
dan devisa milik Negara sesuai dengan ketetapan syarat-syarat
pembayaran berkenaan dengan perjanjian-pernjanjian pinjaman yang
mengakibatkan kewajiban pembayaran atas cadangan emas dan devisa
Negara.
2. Menata-usahakan tagihan dan kewajiban tunai maupun berjangka terhadap
luar negeri.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
38/70
23
UNIVERSITAS INDONESIA
3. Mengusahakan pemeliharaan jumlah cadangan minimum emas dan devisa
negara terhadap kewajiban internasional dalam perbandingan yang diatur
dalam Undang-Undang.
4.
Melaporkan perkembangan neraca pembayaran menunjukkan gejala-gejala
yang mengkibatkan turunnya cadangan emas dan devisa milik Negara
dibawah cadangan minimum yang telah ditetapkan kepada Pemerintah
melalui Dewan Moneter serta mengambil tindakan yang perlu untuk
mengembalikan keseimbangan neraca pembayaran tersebut.
5. Menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam bidang pembayaran dengan Luar
Negeri.
Sebagai perwakilan Bank Indonesia yang dekat dengan pusat ekonomi
internasional, Kantor Perwakilan bertugas untuk membina hubungan dengan
lembaga-lembaga internasional dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan
dengan kepentingan Bank Indonesia di wilayah kerjanya. Lembaga-lembaga
internasional ini berperan sebagai sarana pusat informasi yang diperlukan oleh
Bank Indonesia sebagai bahan pengambilan keputusan kebijakan-kebijakan yang
akan diterapkan di Indonesia. Selain itu, entitas juga bertugas untuk membantu
pelaksanaan pembinaan dan pengawasan terhadap kantor bank dan lembaga
pembiayaan nasional dalam wilayah kerjanya. Tugas yang diembankan kepada
perwakilan Bank Indonesia ini berfungsi untuk membantu Bank Indonesia dalam
pencapaian tugas utama Bank Indonesia.
3.2.1 Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia (New York)
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York pertama kali dibuka pada tanggal 1
Agustus 1947 sebagai bekas perwakilan De Javasche Bank (DJB) di New York.
Seperti Kantor Perwakilan Luar Negeri lainnya, peran utama yang dimiliki oleh
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York adalah sebagai perpanjangan
tangan Bank Indonesia Pusat dalam menjalankan tugas hubungan internasional
yang terdiri dari tiga tugas utama (“Bank Sentral”, n.d):
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
39/70
24
UNIVERSITAS INDONESIA
1. Melakukan kerjasama dengan bank sentral negara lain dan lembaga
keuangan internasional
2.
Menerima pinjaman luar negeri dan mencari investor luar negeri atas nama
Bank Indonesia
3. Melakukan kerjasama dengan Perwakilan Pemerintah Indonesia di Luar
Negeri dalam menatausahakan dan menyelesaikan kewajiban Pemerintah
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York berperan langsung mewakili Bank
Indonesia dalam melakukan kerjasama dengan Federal Government of the United
States of America selaku Bank Sentral Amerika Serikat dalam meningkatkan
kualitas informasi moneter dan perbankan yang diterapkan oleh Fed. Selain itu,
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York juga berperan untuk mewakili
Indonesia dengan lembaga keuangan internasional lainnya seperti International
Monetary Fund (IMF) dan World Bank yang berpusat di Washington D.C,
Amerika Serikat.
Untuk menarik investor luar negeri, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
berwenang untuk melakukan seminar di kontinen Amerika, dan
mempresentasikan kebijakan moneter Indonesia, pertumbuhan ekonomi Indonesiadan menjual kredibilitas investasi di Indonesia. Pada bulan November 2013,
Kantor Perwakilan Indonesia telah melakukan seminar perekonomian Indonesia di
Kanada untuk menarik investor asing untuk menanamkan modal di Indonesia.
Dalam seminar ini, Bapak Sugeng selaku Kepala Kantor Perwakilan Bank
Indonesia New York memaparkan perkembangan ekonomi Indonesia yang relatif
stabil dan meningkat. (“Promosi Indonesia Sebagai Mitra Perdagangan dan
Tujuan Investasi”, KBRI Ottawa, 2013)
Dalam mewakili bank sentral dalam menjalankan fungsi hubungan
internasionalnya serta sebagai delegasi Indonesia yang mewakili pemerintah dan
Negara Republik Indonesia, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan cadangan devisa Negara yang
ditugaskan kepada bagian dealing room. Bagian ini bertanggung jawab dalam
pelaporan perkembangan neraca perdagangan terkait dengan kewajiban
pemerintah dan cadangan devisa negara.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
40/70
25
UNIVERSITAS INDONESIA
3.2.2 Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
Struktur Organisasi di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York relatif kecil
karena tugas Kantor Perwakilan Luar Negeri lebih sedikit daripada Bank
Indonesia Pusat. Disesuaikan dengan fungsi dan tugas Kantor Perwakilan Luar
Negeri Bank Indonesia, struktur organisasi terdiri dari Gubernur Kantor
Perwakilan Bank Indonesia, Bagian Ekonomi Internasional, Bagian Administrasi
dan Sub Dealing Room. Saat ini, struktur organisasi Kantor Perwakilan Bank
Indonesia New York adalah sebagai berikut:
Gambar 3.2 - Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York(Sumber: Dokumen Struktur Organisasi Internal Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York)
Struktur Kantor Perwakilan Bank Indonesia terbagi menjadi 3 bagian utama:
1. Bagian Ekonomi Internasional
Bagian Ekonomi Internasional bertugas untuk memberikan informasi
mengenai kondisi ekonomi, moneter dan perbankan di luar Indonesia.
Sugeng
Kepala KantorPerwakilan BI New York
Iwan SetiawanKepala Bagian Ekonomi
Internasional
Arditya DinarFiskiawan
Kepala Bagian Administrasi
Aurora MadridSekretaris
Dudi RochyadiStaff Administrasi
Prasemo R.Martadarma
Petugas Data Entry
Ruth A. Cussoy IntamaKepala Dealing Room
Sigit SetiawanDealer
Nugraha Y.Handrajati
Dealer
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
41/70
26
UNIVERSITAS INDONESIA
Secara detil, analisis yang diberikan antara lain adalah analisis hasil
diskusi kebijakan ekonomi dengan lembaga keuangan internasional
lainnya di wilayah New York. Selain itu, bagian ekonomi internasional
juga mempunyai tugas untuk memberikan informasi dan analisa mengenai
efisiensi dan efektifitas kebijakan moneter yang diberlakukan di Indonesia
dengan terhadap kondisi perekonomian internasional.
2. Bagian Administrasi
Bagian Administrasi bertanggung jawab untuk dokumentasi arsip-arsip
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, baik dokumen surat/fax
maupun dokumen akuntansi. Selain itu, bagian administrasi juga
bertanggung jawab atas kontrol keluar-masuk kas melalui pencatatan
anggaran dan pengesahan cek beredar.
3. Sub Dealing Room
Dealing Room bertugas untuk membantu Bank Indonesia dalam
pengelolaan cadangan devisa dengan melakukan penelitian dan pelaporan
informasi berkaitan dengan neraca perdagangan Indonesia terhadap
kewajiban pemerintah dan cadangan devisa negara. Seperti yang diaturdalam PMK No. 170/PMK.08/2008 tentang Transaksi Surat Utang Negara
Secara Langsung, badan yang memiliki bagian dealing room ditunjuk oleh
kementrian untuk melakukan transaksi Surat Utang Negara secara
langsung.
3.2.3 Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York secara garis
besar berperan sebagai bagian keuangan. Bapak Dinar Fiskiawan selaku Kepala
Bagian Administrasi menjabarkan bahwa Bagian Administrasi memiliki tugas
fungsi yang sama dengan bagian keuangan dari sebuah organisasi, hanya saja
pengaturan dokumentasi arsip diperluas tidak terbatas pada dokumen akuntansi
(percakapan penulis dengan sumber pada tanggal 20 Juni 2013).
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
42/70
27
UNIVERSITAS INDONESIA
Tugas pokok Bagian Administrasi Kantor antara lain adalah:
1.
Mengatur dan menyimpan arsip resmi (Surat Edaran, Surat
Pemberitahuan, faksmili dan lain-lain) yang diedarkan dari dan kepadaKantor Perwakilan Bank Indonesia New York
2.
Membantu perencanaan kegiatan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New
York dengan lembaga keuangan internasional atau Perwakilan Pemerintah
Indonesia di luar negeri
3. Melakukan kontrol atas budget Kantor Perwakilan Bank Indonesia New
York yang telah di setujui oleh Departemen Keuangan Internal (DKI)
Bank Indonesia Pusat
4. Menyajikan informasi atau laporan keuangan kepada Kepala Perwakilan
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
5.
Melakukan pengesahan transaksi masuk atau keluar yang dilakukan
Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
6. Melakukan kontrol atas keutuhan dokumen akuntansi yang dimiliki Kantor
Perwakilan Bank Indonesia New York
7. Melakukan input data akuntansi ke dalam sistem BI SOSA
8.
Melaksanakan kewajiban penggajian dan insentif lainnya bagi untuk
anggota organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
43/70
28 UNIVERSITAS INDONESIA
BAB 4
PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH
Pada bab pembahasan ini, penulis akan menjelaskan mengenai siklus pengeluaran
yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York (selanjutnya
akan disebut KPwBI New York) dan analisis pengendalian internal atas siklus
pengeluaran tersebut. Penelitian mengenai siklus pengeluaran dilakukan secara
empiris dan penjelasan akan menggunakan pendekatan kualitatif dengan cara
membandingkan teori serta kebijakan terkait dengan pengendalian internal yang
ada dengan praktik pengendalian internal yang dilakukan. Pertama, penulis akan
memberikan hasil pengamatan sistematika arus dokumen dan otorisasi pada siklus
pengeluaran entitas. Kemudian akan dilanjutkan dengan analisis pengendalian
internal yang meliputi lingkungan pengendalian, risiko dan aktifitas pengendalian
dan pengawasan yang dilakukan.
4.1 Siklus Pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia New
York
Siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh KPwBI New York terdiri dari
dua proses, yaitu transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Kedua proses dalam
siklus pengeluaran ini menggunakan sistem otomasi akuntansi Bank Indonesia
(selanjutnya akan disebut BI-SOSA). Oleh karena itu, pembahasan dilakukan atas
penelitian siklus pengeluaran yang dilakukan baik dalam sistem maupun tanpa
sistem yang mencakup dokumentasi dan persetujuan dokumen untuk pengeluaran
anggaran.
Transaksi pembelian merupakan fase akuisisi barang atau jasa yang dilakukan
berdasarkan pengajuan dari bidang internal KPwBI New York yang sudah
disetujui oleh Kepala Perwakilan. Sedangkan pengeluaran kas adalah fase
finansial pelunasan tagihan atas transaksi pembelian yang tercatat dalam sistem
dan telah disetujui pelaksanaan pengeluaran kas oleh Kepala Bagian Administrasi
KPwBI New York. Pada bagian ini, siklus beserta dengan analisis pengendalian
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
44/70
29
UNIVERSITAS INDONESIA
pada siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh KPwBI New York akan
dijelaskan secara rinci.
4.1.1
Mekanisme Transaksi Pengeluaran Anggaran Kantor PerwakilanBank Indonesia New York
Transaksi pengeluaran anggaran adalah sebuah proses akuisisi barang atau jasa
yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk kegiatan operasionalnya yang selaras
dengan tujuan utama organisasi. Transaksi pembelian mencakup identifikasi
kebutuhan organisasi, pemesanan, penerimaan dan pengakuan kewajiban atas
akuisisi barang atau jasa. Dalam melaksanakan transaksi pembelian atau
pengeluaran anggaran, sebuah organisasi membutuhkan adanya tindakan
pengendalian dan pengawasan atas keselarasan dan kesinambungan transaksi
terhadap pencapaian tujuan organisasi. Tindakan pengendalian pada transaksi
pembelian dapat dilakukan dengan cara menerapkan otorisasi transaksi serta
pendelegasian tugas dan wewenang yang tepat.
Setiap organisasi memerlukan pengendalian atas segala kegiatan perputaran
anggaran, baik berupa pengeluaran maupun pendapatan. Pengendalian transaksi
yang dimaksud dapat dilakukan salah satunya dengan cara proses otorisasi
dokumen. Pada KPwBI New York, otorisasi dan persetujuan dilakukan dengan
dua tahap, pertama persetujuan pengajuan pengeluaran anggaran oleh Kepala
Perwakilan dan kedua persetujuan pengeluaran kas oleh Kepala Bidang
Administrasi. Pengajuan pengeluaran anggaran dilakukan oleh pihak yang
membutuhkan adanya pengeluaran anggaran baik melalui pembelian barang atau
jasa maupun melalui pengajuan proposal rangkaian acara. Proses persetujuan
utama terletak pada persetujuan Kepala Perwakilan yang memulai seluruh proses
transaksi pembelian dan dilanjutkan dengan proses pengeluaran kas. Setelah
pengajuan pengeluaran anggaran disetujui, proposal pengajuan diserahkan kepada
Kepala Bidang Administrasi untuk dilakukan reviu dan persetujuan untuk
pengeluaran kas. Dari alur otorisasi transaksi pengeluaran anggaran ini, dapat
disimpulkan bahwa keputusan pada siklus pengeluaran dan output persetujuan
terletak pada dua pihak yaitu Kepala Perwakilan dan Kepala Bidang Administrasi.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
45/70
30
UNIVERSITAS INDONESIA
Otorisasi transaksi ini didukung oleh pembagian tugas yang dilaksanakan entitas.
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas akan mempersempit
kemungkinan adanya tindakan yang melanggar aturan. Pembagian tugas dan
fungsinya dapat dirinci sebagai berikut:
1.
Pengaju Transaksi ( Initiator of transaction)
Transaksi dapat dilakukan oleh semua personil entitas dengan persetujuan
Kepala Perwakilan dan Kepala Bidang Administrasi untuk meminimalisir
risiko penggunaan anggaran yang tidak proporsional (diluar kebutuhan
dinas).
2.
Pencatat Transaksi ( Data entry)
Transaksi yang terjadi harus dicatat ke dalam sistem BI-SOSA sebagai
bukti penggunaan anggaran. Akses ke dalam BI-SOSA hanya diberikan
kepada petugas data entry dan Kepala Bidang Administrasi untuk
menghindari adanya tindakan kecurangan oleh pihak yang tidak
berkepentingan.
3.
Persetujuan Transaksi ( Approver of transaction)
Persetujuan pengeluaran atas sebuah transaksi hanya dapat dilakukan oleh
Kepala Bidang Administrasi sebagai wewenang keuangan KPwBI New
York agar penggunaan anggaran dapat dikendalikan.
Penjelasan mengenai otorisasi dokumen pengeluaran anggaran diberikan atas hasil
pengamatan terhadap kegiatan transaksi pembelian atau pengeluaran anggaran,
dari mulai pengajuan sampai dengan pelunasan. Ringkasan otorisasi dokumen
untuk transaksi pengeluaran anggaran KPwBI New York dapat dilihat pada
Gambar 4.1.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
46/70
31
UNIVERSITAS INDONESIA
Gambar 4.1 - Proses Otorisasi Dokumen untuk Pengeluaran Anggaran KPwBI New York
Pengajuan pengeluaran anggaran diberikan oleh bidang tertentu dalam entitas
dengan memberikan keterangan pengeluaran tersebut. Misalnya, Bidang Analisis
Internasional membutuhkan biaya transportasi dan akomodasi selama pelaksanaan
survei, maka Bidang Analisis Ekonomi harus mengajukan proposal pengeluaran
anggaran kepada Kepala Perwakilan. Apabila pengajuan pengeluaran anggaran
sudah disetujui oleh Kepala Perwakilan, maka anggaran yang diajukan oleh
Bidang Analisis Ekonomi akan diserahkan kepada Kepala Bidang Administrasiuntuk disesuaikan dengan anggaran yang ada. Pada proses pengajuan pengeluaran
anggaran ini, otoritas utama terletak pada Kepala Perwakilan sebagai wewenang
atas keputusan kegiatan Bank Sentral yang dilakukan oleh KPwBI New York.
Sedangkan Kepala Bidang Administrasi berperan sebagai wewenang keuangan
yang menyetujui pengeluaran anggaran yang diajukan.
Setelah anggaran disetujui oleh Kepala Bidang Administrasi, maka informasi
pengeluaran akan diserahkan kepada staf bidang administrasi untuk melakukan
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
47/70
32
UNIVERSITAS INDONESIA
persiapan pengeluaran kas dan kepada petugas data entry untuk melakukan input
ke dalam sistem BI-SOSA. Transaksi yang dilakukan kemudian akan dibuat
Warkat Anggaran untuk pelunasan. Apabila transaksi menggunakan sistem tunai,
maka persetujuan Warkat Anggaran segera diajukan kepada Kepala Bidang
Adminitrasi untuk persiapan pembuatan cek untuk pembayaran. Adapun transaksi
dilakukan secara non-tunai, maka persetujuan Warkat Anggaran diajukan pada
saat tagihan diterima. Dalam hal ini, pengakuan pengeluaran anggaran oleh
KPwBI New York dilakukan dengan basis akrual, akan tetapi otorisasi
pengeluaran anggaran dilakukan dengan basis kas. Cek yang dibuat atas
persetujuan Warkat Anggaran tersebut akan diserahkan kepada Bank untuk
dilakukan pemindahan dana kepada pihak yang menagih.
Dari ilustrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa entitas menerapkan pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab dilaksanakan dengan tepat dan jelas sehingga
memungkinkan terciptanya batasan otoritas kegiatan finansial KPwBI New York.
Keputusan pengeluaran anggaran dan pelunasannya terletak pada dua pihak saja,
yaitu Kepala Perwakilan dan Kepala Bagian Administrasi. Limitasi otorisasi
keputusan pengeluaran anggaran ini memungkinkan entitas untuk meminimalisir
risiko penyalahgunaan anggaran atas kegiatan yang tidak sesuai dengan tujuan
entitas. Adapun pembagian tugas yang dilakukan, bertujuan untuk membantu
proses otorisasi dokumen dalam transaksi. Otorisasi transaksi dilakukan untuk
mengendalikan, mengawasi dan mengurangi risiko adanya pengeluaran anggaran
yang tidak sah atau tidak berkaitan dengan kegiatan strategis organisasi dalam
mencapai tujuan utamanya. Oleh karena itu, kedua kegiatan pengendalian dalam
siklus pengeluaran pada KPwBI New York saling berhubungan dan saling
mendukung adanya pengendalian internal secara keseluruhan yang efektif dan
efisien.
4.1.2 Mekanisme Pengeluaran Kas (Mutasi Rekening) Kantor Perwakilan
Bank Indonesia New York
Proses pengeluaran kas adalah proses pelunasan atas transaksi pembelian yang
dilakukan sebelumnya. Dalam sebuah sistem informasi, mutasi kas yang muncul
akibat adanya transaksi pembelian harus dicatat agar catatan dan laporan
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
48/70
33
UNIVERSITAS INDONESIA
keuangan dapat merepresentasikan kegiatan keuangan entitas yang sebenarnya.
KPwBI New York menggunakan sistem pencatatan BI-SOSA yang didukung oleh
penyimpanan data dalam bentuk dokumen dalam internal storage.
Pada sistem BI-SOSA, transaksi pengeluaran kas memerlukan dokumen berupa
Warkat Anggaran sebagai bukti input data ke dalam sistem. Pengakuan dan
pencatatan pengeluaran dilakukan oleh petugas data entry sebagai pihak yang
bertanggung jawab atas pencatatan kegiatan keuangan KPwBI New York. Warkat
Anggaran ini kemudian di serahkan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk
disetujui dan digunakan sebagai referensi pembuatan cek untuk transaksi
pengeluaran kas. Adapun satuan berkas yang disimpan untuk bukti
pertanggungjawaban dan bukti audit terdiri dari Warkat Anggaran, bukti cek dan
dokumen administratif pendukung – misalnya proposal pengajuan pengeluaran
anggaran. Proses pengeluaran kas merupakan bagian dari keseluruhan transaksi
pembelian yang diilustrasikan ke dalam Gambar 4.1. Secara detail, ilustrasi
dokumentasi dan otorisasi pengeluaran kas diringkas dalam Gambar 4.2.
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
49/70
34
UNIVERSITAS INDONESIA
Gambar 4.2 - Mekanisme Pengeluaran Anggaran KPwBI New York
Seperti yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, Warkat Anggaran
berfungsi sebagai alat pengakuan transaksi pengeluaran anggaran melalui
persetujuan pihak yang berwenang dan bukti audit yang wajib dibukukan entitas.
Persetujuan Warkat Anggaran digunakan sebagai syarat pembuatan cek untuk
menghindari kesalahan pada pembuatan cek. Cek yang dibuat tersebut akan
dikirim kepada Bank terkait untuk dilakukan pemindahan dana kepada pihak yang
menagih. Bukti cek keluar akan dilampirkan bersama dengan Warkat Anggaran
dan dokumen administratif pendukung (misalnya pengajuan pengeluaran
anggaran) untuk dijadikan bahan penyesuaian mutasi rekening yang tercatat dalam
sistem BI-SOSA dengan catatan yang dikeluarkan oleh bank dalam bentuk bank
statement. Kontrol atas pemindahan dana ini akan dilakukan secara periodik (per-
Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014
-
8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya
50/70
35
UNIVERSITAS INDONESIA
bulan) oleh petugas data entry sebagai penanggung jawab proses rekonsiliasi
sesuai de