De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen...
-
Upload
gerrit-bogaerts -
Category
Documents
-
view
218 -
download
2
Transcript of De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen...
![Page 1: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/1.jpg)
De gebruiker centraal
De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid
Michiel HazenManagement [email protected] Public Management Consulting
![Page 2: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
- Wat gaat er vaak mis bij document management projecten?
- Wat zijn daar de oorzaken van?
- Wat zijn mogelijke oplossingen?
![Page 3: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/3.jpg)
Bron: http://www.flickr.com/photos/erikvanhannen/537167308/
![Page 4: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/4.jpg)
Bron: http://www.flickr.com/photos/snwbeast/527920584/
![Page 5: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/5.jpg)
Bron: http://www.myconfinedspace.com/2009/03/27/print-screen/
![Page 6: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/6.jpg)
Wat is het probleem? - Samenvattend
Document management projecten:
- Duren vaak lang
- Kosten vaak veel geld
- Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt
Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend
![Page 7: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/7.jpg)
Wat zijn oorzaken?
- Opdrachtgeverschap & governance
- Welke informatie & taal van de organisatie
- Snelheid & doorlooptijd
- ICT-focus
- Tool-focus→ Toegevoegde waarde primaire proces?
![Page 8: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/8.jpg)
Bron: http://www.flickr.com/photos/paloalto/3038701605/
![Page 9: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/9.jpg)
Wat zijn oplossingen?
Om een project tot een succes te maken:
- Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd
- Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn
- Heb je flexibele en schaalbare tools nodig
- Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken
- Staan gebruikers centraal
![Page 10: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/10.jpg)
Microsoft SharePoint-platform
SharePoint biedt:
- Flexibiliteit
- Schaalbaarheid
- Gebruikersvriendelijkheid
BISamenwerken
Zoeken
PortalFormuliere
nPlatformServices
ContentManagement
Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat
![Page 11: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/11.jpg)
Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint
Scenario Kenmerken
Alleen SharePoint • Standaard• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• Basale workflow• Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering
SharePoint icm 3rd party of maatwerk
• 3rd party of maatwerk• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• Krachtig ontwikkelplatform• Veel sector-specifieke en generieke oplossingen
SharePoint als presentatielaag
• SharePoint als presentatielaag• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• ‘Best of both worlds’• Hoogwaardige ECM-oplossingen
![Page 12: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/12.jpg)
SharePoint ‘uit de doos’
![Page 13: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/13.jpg)
Voorbeeld van standaard workflow
![Page 14: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/14.jpg)
SharePoint en NEN2082
- NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering:
– “NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur”
– Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software
- Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2
- Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008)
- In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)
![Page 15: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/15.jpg)
Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom
- Fasegewijze implementatie digitaal werken
- Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn
Uitdagingen:- Post ontvangen op
verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord)
- Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar
- Dossiervorming
![Page 16: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/16.jpg)
![Page 17: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/17.jpg)
![Page 18: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/18.jpg)
SharePoint met 3rd party oplossingen
![Page 19: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/19.jpg)
SharePoint met ECM
- Local heroes: – Decos– BCT Corsa– Circle Verseon
- ‘Grote’ spelers– Filenet– Open Text– EMC
- Specifiek voor SharePoint– Meridio (van Autonomy)
![Page 20: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/20.jpg)
Integratie van content tussen Livelink en SharePoint
![Page 21: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/21.jpg)
Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink
![Page 22: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/22.jpg)
Samenvattend
- Focus op toegevoegde waarde primaire proces
- Implementatie van Document management is geen technologie project
- Governance
- Focus op gebruikers
![Page 24: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/24.jpg)
Mensen maken
![Page 25: De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina.](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022110306/5551a0f14979591f3c8bc022/html5/thumbnails/25.jpg)
het Nieuwe Werken