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CTP DE OROSI– 2020 – PROF. STEVE HANSEN MURILLO – TALLER 7-2 A - GUÍA 12 PLANTILLAS DE CÁLCULO 1. Plantillas se cálculo Las planillas de cálculo son documentos compuestos de datos numéricos y alfanuméricos que se hayan dispuestos en tablas. Estos documentos pueden ser creados, editados y visualizados con distintos programas, los cuales permiten realizar operaciones matemáticas, crear tablas dinámicas, dibujar gráficos y muchas cosas más. Entre los programas más conocidos se encuentran el Microsoft Excel y el Open Calc (o LibreCalc, en su versión más reciente). Google también permite trabajar con planillas de cálculo online a través de Google Docs. En la Fig. 1.1 se observa el entorno de trabajo del programa EXCEL, en el cual se distingue el arreglo tabular de las celdas. Cada celda tiene una identificación, que está dada por la columna y fila donde se encuentra (como en una matriz). Es común en las planillas de cálculo que las columna estén nomencladas con letras y las filas, con números. De esta manera, al referirnos a una celda lo haremos de la siguiente manera: A3, B5, C7, etc. (ver Fig. 1.1). En cada celda podremos ingresar letras, por ejemplo para el encabezado de una columna; números, por ejemplo datos o mediciones de un experimento, o también fórmulas que involucren otras celdas, que el programa interpretará mostrando resultados numéricos en dicha celda. 2. Operaciones básicas con celdas Para ilustrar algunas de las funcionalidades básicas de la planilla de cálculo, vamos a usar un ejemplo. Vamos a confeccionar una tabla en la cual queremos volcar el dinero que gastamos en cada uno de los días de una semana. Para ello vamos a usar en principio tres columnas: en la primera pondremos el día de la semana, en la segunda el número del día (de 1 a 7) y en la tercera, el dinero correspondiente a cada día. Para el llenado de las primeras dos columnas utilizaremos una de las funciones más útiles de la planilla de cálculo: el llenado automático (o autocompletado). Si ingresamos “Lunes” en la primera fila de la primera columna, podemos hacer que el programa rellene las filas siguientes con el resto de los días. Para ello, hay que seleccionar la celda, clickear y mantener sobre el pequeño cuadrado que se encuentra abajo y a la derecha de la misma y arrastrar hacia abajo (ver Fig. 2.1). El programa nos va mostrando con qué valores se rellenarán las celdas de las filas siguientes. Podemos hacer lo mismo para rellenar con los números del 1 al 7 en la columna siguiente. En la sección 4, se da otro ejemplo de llenado automático.
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CTP DE OROSI– 2020 – PROF. STEVE HANSEN MURILLO – TALLER 7-2 A - GUÍA 12 PLANTILLAS DE CÁLCULO
1. Plantillas se cálculo Las planillas de cálculo son documentos compuestos de datos numéricos y alfanuméricos que se hayan dispuestos en tablas. Estos documentos pueden ser creados, editados y visualizados con distintos programas, los cuales permiten realizar operaciones matemáticas, crear tablas dinámicas, dibujar gráficos y muchas cosas más. Entre los programas más conocidos se encuentran el Microsoft Excel y el Open Calc (o LibreCalc, en su versión más reciente). Google también permite trabajar con planillas de cálculo online a través de Google Docs. En la Fig. 1.1 se observa el entorno de trabajo del programa EXCEL, en el cual se distingue el arreglo tabular de las celdas. Cada celda tiene una identificación, que está dada por la columna y fila donde se encuentra (como en una matriz). Es común en las planillas de cálculo que las columna estén nomencladas con letras y las filas, con números. De esta manera, al referirnos a una celda lo haremos de la siguiente manera: A3, B5, C7, etc. (ver Fig. 1.1). En cada celda podremos ingresar letras, por ejemplo para el encabezado de una columna; números, por ejemplo datos o mediciones de un experimento, o también fórmulas que involucren otras celdas, que el programa interpretará mostrando resultados numéricos en dicha celda.
2. Operaciones básicas con celdas Para ilustrar algunas de las funcionalidades básicas de la planilla de cálculo, vamos a usar un ejemplo. Vamos a confeccionar una tabla en la cual queremos volcar el dinero que gastamos en cada uno de los días de una semana. Para ello vamos a usar en principio tres columnas: en la primera pondremos el día de la semana, en la segunda el número del día (de 1 a 7) y en la tercera, el dinero correspondiente a cada día. Para el llenado de las primeras dos columnas utilizaremos una de las funciones más útiles de la planilla de cálculo: el llenado automático (o autocompletado). Si ingresamos “Lunes” en la primera fila de la primera columna, podemos hacer que el programa rellene las filas siguientes con el resto de los días. Para ello, hay que seleccionar la celda, clickear y mantener sobre el pequeño cuadrado que se encuentra abajo y a la derecha de la misma y arrastrar hacia abajo (ver Fig. 2.1). El programa nos va mostrando con qué valores se rellenarán las celdas de las filas siguientes. Podemos hacer lo mismo para rellenar con los números del 1 al 7 en la columna siguiente. En la sección 4, se da otro ejemplo de llenado automático.
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Luego de seguir los pasos descriptos anteriormente, podemos llenar la columna “Gastos” con valores a fin de completar la tabla, que ahora tendrá un aspecto similar al de la Fig. 2.2. Notar que los números de la última columna aparecen con cifras decimales y con el símbolo de peso; para lograr esto hay que establecer el Formato de la columna. El mismo se modifica a través del menú Formato → Celdas → Números. Allí es posible elegir entre diversas opciones de formato para los números ingresados en una o varias celdas. En la Fig 2.2 se observa también que se ha agregado una fila en la cual se consigna el total de los gastos. Para ello, en la celda D10 se introdujo una fórmula, que es la suma de los valores de las siete celdas que se encuentran por encima. Para ello, se puede introducir la suma término a término: =D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9 o, como se hizo en el ejemplo de la Fig. 2.2, utilizar una de las funciones con las que viene EXCEL: =SUMA(D3:D9).
3. Formulas básicas en Excel, calc, etc.
Excel es una de las aplicaciones básicas en la ofimática. Una potente hoja de cálculo que forma parte de Microsoft Office muy usada en las tareas de oficina y contables básicas. Muchos son los que tienen cierto miedo a Office, una aplicación que requiere de una labor de aprendizaje basada en fórmulas que, no podemos negarlo, lleva su tiempo. El problema es el desconocimiento de las fórmulas necesarias y eso es lo que vamos a tratar de ver aquí. Algunas de las fórmulas básicas para acceder a Excel sin miedo y así perder el temor a la hora de elaborar una hoja de cálculo.
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FÓRMULA SUMA
Es el ABC y Excel. La fórmula básica que todos deben conocer cuándo se enfrentan a la hoja de cálculo de Microsoft. Una fórmula que nos permite sumar los valores de un grupo de celdas, o incluso filas y columnas entera. Ofrece la ventaja de soportar tanto celdas separadas como intervalos. Una fórmula cuyo ejemplo podría ser
=SUMA (A1:A30) FORMULA RESTA
Lo mismo que la anterior. Otra básica pero ahora empleada para restar los valores de dos celdas. Este podría ser el ejemplo a usar, en el que se resta el valor de una casilla al de otra:
= A2 - A3.
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FÓRMULA MULTIPLICACIÓN
Es la fórmula usada para multiplicar los valores de dos o más celdas. Se marcan las celdas cuyos valores queremos usar y entre ellas a modo de símbolo de multiplicar, un asterisco. Este podría ser un ejemplo:
= A1 * A3 * A5
FÓRMULA DIVISIÓN
Lo mismo que la anterior, pero ahora para dividir usaremos el símbolo "/" entre las casillas cuyos valores queremos emplear. Este podría ser un ejemplo:
= A2 / C2.
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FORMULAS PROMEDIO, MEDIA O MEDIA ARITMÉTICA
Avanzamos un poco y llegamos a la fórmula promedio. La función de esta fórmula es devolver el valor de promedio aritmético de los valores almacenados en las celdas seleccionadas. La fórmula podría ser tal que así.
=PROMEDIO (A2:B2).
FÓRMULAS VALORES MÁXIMOS Y MÍNIMOS
Es la fórmula empleada para conocer los valores máximos y mínimos que figuran en un conjunto de celdas. Para calcularlos usaremos los términos MAX y MIN junto con las celdas a analizar. Este es un ejemplo para
máximos =MIN(A2,B4,C3,29) y otro para mínimos =MIN(A2,B4,C3,29).
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FÓRMULA CONTARA
CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. Una fórmula que permite contar valores incluso aunque no sean números y sólo hace caso omiso de las celdas vacías. Se suele usar para conocer cuántas entradas tiene una tabla, si no nos importa que sean valores alfa numéricos. Si sólo queremos tener en cuenta los números se usa la fórmula CONTAR. Un ejemplo podría ser
=CONTARA (B2:B13)
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FÓRMULA CONTAR SI
Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Criterios que se pueden basar en la correspondencia con un número, en que aparezca un texto determinado. Excel contará las celdas que ofrecen una condición que hayamos marcado. Un ejemplo podría ser contar las celdas con el valor 455 =CONTAR.SI(B2:B13;"455")
FÓRMULA SI CONDICIÓN
En cierta medida parecida a la anterior. Es una fórmula basada en el cumplimiento de una condición. Se devuelve un valor si se cumple la condición que marcamos. El clásico ejemplo usado es el de las notas, donde aprobado es si hay un valor igual o superior a 5 y suspenso es donde ese valor es inferior a 5. El ejemplo podría ser:
=SI(B2="500","Aprobado";"Suspenso")
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FÓRMULA BUSCAR V
Busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error en caso de no haberlo encontrado. Un ejemplo podría ser
=BUSCARV(“Jose”, B1:D6, 3,FALSO) Si queremos saber el número de cervezas servidas por José en el mes de febrero. El uso de “FALSO” se debe a que es el valor necesario para indicar que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el valor para la entrada con índice José.
FORMULA BUSCAR H Similar a la anterior, esta fórmula persigue el buscar un determinado dato en la primera columna de una tabla o matriz y una vez localizada la fila en la que se encuentra dicho dato, devolver el valor que tiene en esa misma fila la columna que especifiquemos. Este ejemplo
=BUSCARV("Mayo";A1:D13;2;FALSO) serviría para conocer cuántas copas sirvió José en un mes.
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OPERADORES EN EXCEL, CALC, ETC
PRACTICA PARA LOS QUE TIENE COMO HACER LOS EJERCICIOS EJERCICIO 1
EJERCICIO 2
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EJERCICIO 3
EJERCICIO 4
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EJERCICIO 5
EJERCICIO 6
